7.1 Qu es la planeacin?

Planeacin

Una actividad gerencial primordial que implica:

Definir los objetivos de la organizacin.

Establecer una estrategia general para lograr dichos objetivos.

Desarrollar planes para las actividades del trabajo organizacional.

Planeacin formal:

Objetivos especficos durante un periodo especfico.

Se plantean por escrito y se comparten con los miembros de la

organizacin.

Por qu los gerentes planean?

Propsitos de la planeacin

Proporciona direccin.

Reduce la incertidumbre.

Minimiza el desperdicio y la redundancia.

Establece los objetivos o los estndares para controlar.

Planeacin y desempeo

Relacin entre planeacin y desempeo

La planeacin formal se asocia con:

Utilidades y rendimiento de activos ms altos.

Resultados financieros positivos.

La calidad de la planeacin y de la implementacin afecta ms al desempeo

que cunta planeacin se haya hecho.

El entorno externo puede reducir el impacto de la planeacin en el

desempeo.

La planeacin formal debe usarse durante varios aos antes de que comience

a afectar al desempeo.

7.2 Cmo planean los gerentes?

Elementos de la planeacin

Objetivos (metas)

Resultados deseados para los individuos, grupos u organizaciones

enteras.

Proporcionan direccin y criterios para la evaluacin del desempeo.

Planes

Documentos que describen cmo se lograrn los objetivos.

Describen las asignaciones de los recursos y establecen los programas

de actividades.

La Planificacin

Objetivos El Mesn Sandwiches

El objetivo de El Mesn Sandwiches consiste en ofrecer el mejor sndwich del mundo,

elaborado con esmerada pasin y hacer esta experiencia accesible a todos nuestros visitantes

La Planificacin

Objetivos El Mesn Sandwiches

Objetivos establecidos Declaraciones oficiales de lo que dice una organizacin que son sus

objetivos, as como lo que quiere que las partes interesadas crean

Objetivos reales son los que la organizacin en la realidad persigue, y son definidos por los

acciones de sus miembros

Tipos de objetivos

Objetivos financieros

Se relacionan con el desempeo financiero interno que se espera de la

organizacin.

Objetivos estratgicos

Se relacionan con el desempeo de la empresa con relacin a los factores de

su ambiente externo (como competidores).

Objetivos establecidos frente a objetivos reales

Las declaraciones oficiales ampliamente difundidas de la organizacin

(dirigidas al pblico en general) que pueden ser irrelevantes para sus objetivos

reales (lo que en realidad ocurre en la organizacin).

Figura 7-1 Tipos de planes

Tipos de planes

Planes estratgicos

Aplican a toda la organizacin.

Establecen los objetivos generales de la organizacin.

Buscan posicionar a la organizacin en su entorno.

Abarcan periodos largos.

Planes operacionales

Especifican los detalles de cmo lograr los objetivos generales.

Abarcan periodos ms cortos.

Tipos de planes

Planes de largo plazo

Planes con un periodo mayor a tres aos.

Planes de corto plazo

Planes que abarcan un ao o menos.

Planes especficos

Planes claramente definidos y que no dan lugar a interpretaciones.

Planes direccionales

Planes flexibles que exponen pautas generales y proporcionan enfoque, pero

permiten la discrecin en su implementacin.

Tipos de planes

Plan nico

Un plan para una vez, el cual se disea especficamente para satisfacer las

necesidades de una situacin.

Planes permanentes

Planes continuos que proporcionan una gua para las actividades que se

realizan repetidamente.

7.3 Objetivos

Los objetivos son resultados que una empresa pretende alcanzar, o situaciones hacia

donde sta pretende llegar.

7.3 Objetivos

Caractersticas de los objetivos

Los objetivos deben ser:

Medibles

Los objetivos deben ser mensurables, es decir, deben ser cuantitativos y estar ligados a

un lmite de tiempo. Por ejemplo, en vez del objetivo: aumentar las ventas, un

objetivo medible sera: aumentar las ventas en un 20% para el prximo mes. Sin

embargo, es posible utilizar objetivos genricos, pero siempre y cuando stos estn

acompaados de objetivos especficos o medibles que en conjunto, permitan alcanzar

los genricos.

7.3 Objetivos

Claros

Los objetivos deben tener una definicin clara, entendible y precisa, no deben

prestarse a confusiones ni dejar demasiados mrgenes de interpretacin.

Alcanzables

Los objetivos deben ser posibles de alcanzar, deben estar dentro de las posibilidades

de la empresa, teniendo en cuenta la capacidad o recursos (humanos, financieros,

tecnolgicos, etc.) que sta posea. Se debe tener en cuenta tambin la disponibilidad

de tiempo necesario para cumplirlos.

7.3 Objetivos

Alcanzables

Los objetivos deben ser posibles de alcanzar, deben estar dentro de las posibilidades

de la empresa, teniendo en cuenta la capacidad o recursos (humanos, financieros,

tecnolgicos, etc.) que sta posea. Se debe tener en cuenta tambin la disponibilidad

de tiempo necesario para cumplirlos.

Desafiantes

Deben ser retadores, pero realistas. No deben ser algo que de todas maneras

suceder, sino algo que signifique un desafi o un reto. Objetivos poco ambiciosos no

son de mucha utilidad, aunque objetivos fciles al principio pueden servir de estmulo

para no abandonar el camino apenas ste se haya iniciado.

7.3 Objetivos

Realistas

Deben tener en cuenta las condiciones y circunstancias del entorno en donde se

pretenden cumplir, por ejemplo, un objetivo poco realista sera aumentar de 10 a 1000

empleados en un mes. Los objetivos deben ser razonables, teniendo en cuenta el

entorno, la capacidad y los recursos de la empresa.

Coherentes

Deben estar alineados y ser coherentes con otros objetivos, con la visin, la misin, las

polticas, la cultura organizacional y valores de la empresa.

7.3 Objetivos

Objetivos generales

Son expresiones genricas, algunos ejemplos de objetivos generales o genricos son:

ser el lder del mercado.

incrementar las ventas.

generar mayores utilidades.

Objetivos especficos

Son objetivos concretos necesarios para lograr los objetivos generales, estn

expresados en cantidad y tiempo, algunos ejemplos de objetivos especficos son:

aumentar las ventas mensuales en un 20%.

generar utilidades mensuales mayores a US$20 000 a partir del prximo ao.

obtener una rentabilidad anual del 25%.

7.3 Cmo establecer objetivos y desarrollar planes

Establecimiento tradicional de objetivos

Los objetivos generales se establecen en los niveles altos de la organizacin.

Los niveles altos de la administracin saben qu es lo mejor debido a que

pueden ver la perspectiva general.

Luego, los objetivos se convierten en subobjetivos para cada nivel de la

organizacin.

Los objetivos tienen la intencin de guiar y obligar desde los niveles

superiores.

Los objetivos pierden claridad y enfoque conforme los gerentes de nivel

inferior intentan definir los objetivos para sus propias reas de

responsabilidad.

Figura 7-2 Los inconvenientes del establecimiento tradicional de objetivos

Mantener la jerarqua de los objetivos

Cadena de medios y fines:

Red integrada de objetivos que resulta de establecer una jerarqua

claramente definida de los objetivos de la organizacin.

El cumplimiento de los objetivos de los niveles inferiores es el medio

para lograr los objetivos de los niveles superiores (fines).

Administracin por objetivos (APO)

Los empleados y los gerentes determinan conjuntamente los objetivos

especficos de desempeo.

Se revisa peridicamente el progreso hacia el cumplimiento de los objetivos.

Las recompensas se asignan basadas en los objetivos.

Elementos clave de la APO:

Especificidad de los objetivos, toma de decisiones participativa,

periodo explcito de evaluacin/desempeo, retroalimentacin.

Figura 7-3 Pasos de un programa tpico de APO

La APO funciona?

Razn del xito de la APO

El compromiso y la participacin de la gerencia.

Problemas potenciales con los programas de APO

No son tan eficaces en los entornos dinmicos, por lo que se requiere volver a

establecer objetivos constantemente.

El nfasis excesivo en el logro individual puede generar problemas con el

trabajo en equipo.

Dejar que el programa APO llegue a ser una baraja anual de trabajo

administrativo.

Figura 7-4 Objetivos bien escritos

Pasos para establecer objetivos

1. Revisar la declaracin de misin de la organizacin.

Los objetivos reflejan la misin?

1. Evaluar los recursos disponibles.

Hay recursos suficientes para lograr la misin?

1. Determinar los objetivos individualmente o con otros.

Los objetivos son especficos, mensurables y oportunos?

1. Escribir los objetivos y comunicarlos.

Est todo el mundo en la misma sintona?

1. Revisar los resultados y si los objetivos se estn cumpliendo.

Qu cambios se necesitan en la misin, los recursos o los objetivos?

Desarrollo de planes

Factores de contingencia en la planeacin que hace un gerente

Nivel del gerente en la organizacin:

Planes estratgicos en los niveles superiores.

Planes operacionales en los niveles inferiores.

Grado de incertidumbre ambiental:

Entorno estable: planes especficos.

Entorno dinmico: planes especficos pero flexibles.

Duracin de compromisos futuros:

Concepto de compromiso: los planes actuales que afecten

compromisos futuros deben ser considerados a un plazo lo

suficientemente largo para cumplirlos.

Figura 7-5 Planeacin y nivel organizacional en la jerarqua de las organizaciones

Mtodos de planeacin

Establecimiento de un departamento de planeacin formal

Un grupo de especialistas en planeacin que ayudan a los gerentes a escribir

los planes organizacionales.

Planear es una funcin de los gerentes; nunca debe convertirse en la nica

responsabilidad de los planeadores.

Involucrar en el proceso a ms miembros de la organizacin

Los miembros de las unidades de diferentes niveles desarrollan los planes y

luego son coordinados con otras unidades de la organizacin.

7.4 Temas contemporneos de planeacin

Crticas a la planeacin

La planeacin puede generar rigidez.

No es posible desarrollar planes para un entorno dinmico.

Los planes formales no pueden sustituir la intuicin y la creatividad.

La planeacin centra la atencin de los gerentes en la competencia actual y no

en la supervivencia a futuro.

La planeacin formal refuerza el xito, lo que puede llevar al fracaso.

Slo planear no es suficiente.

Temas contemporneos de planeacin (cont.)

Planeacin eficaz en entornos dinmicos

Desarrollar planes que sean especficos pero flexibles.

Entender que la planeacin es un proceso continuo.

Cambiar los planes cuando las condiciones lo justifiquen.

Persistir en la planeacin finalmente vale la pena.

Favorecer la jerarqua de la organizacin para fomentar el desarrollo de las

habilidades de planeacin en todos los niveles de la organizacin.

Trminos que conocer

planeacin

objetivos

planes

objetivos establecidos

objetivos reales

periodo

planes estratgicos

planes operacionales

planes de largo plazo

planes de corto plazo

planes especficos

planes direccionales

plan nico

planes permanentes

establecimiento tradicional de objetivos

cadena de medios y fines

administracin por objetivos (APO)

misin

concepto de compromiso

departamento de planeacin formal