Ponentes Magistrales y de mesas de

trabajo10

Planificación del hospedaje11

Estrategia de difusión en los medios de

comunicación12

Difusión atreves de correo directo y

publicidad impresa13

Invitación de representantes de los

medios14

Diseño y elaboración de impresos y

materiales15

Determinar el personal necesario para el

buen desarrollo del evento16

Reclutamiento, selección y capacitación 17

Capacitación del comité organizador y

personal de apoyo 18

Determinar el material necesario para el

desarrollo del evento19

Determinar el equipo necesario para el

desarrollo del evento20

DURANTE EL EVENTO

40 - Asignacion y traslado a hoteles

a) Asignar participantes en los transportes

b) Asignar participantes en los hoteles

c) Distribuir habitaciones

41 – distribucion de hoteles a los participantes, ponentes, invitados y

representantes de los medios de comunicacion.

• A) asignar hoteles y habitaciones.

• B) asignar numero de personas por cuarto

• C) Entregar habitaciones a ponentesmagistrales, de mesa, invitados especiales, participantes y medios de comunicacion.

• D) Entregar habitaciones para el comiteorganizador, edecanes y personal de apoyo.

• E) informar sobre la siguiente actividad

42 – Resepcion de modulos de registroy centros de informacion y control

a) Tener los muebles, equipos y materiales necesarios para las

funciones del modulo

b) Instalar al personal responsable de cada modulo

43 – Realizacion del coctel de bienvenida

a) Definir local o salon

b) escenografia

c) Programa del coctel

d) Alimentos y bebidas

e) Grupos musicales

f) Espectaculos

g) Recepcion de participantes

h) Palabras de bienvenida

44 – Realizacion de la inauguracion

a) Definir recinto

b) escenografia

c) Lista de invitadosc

d) Distribucion de salon

e) Programa de inauguracion

f) Discursos

g) Boletines de prensa

45 – implantacion del programageneral de actividades

4a) ponencias magistrales

b) Ponencias de mesa de trabajo

c) Eventos sociales culturales

d) Rueda de prensa

e) Reuniones especiales

f) acompañantes

46 – Recopilacion de concluciones

47- clausura de evento

48 – Evento social de despedida

49 – Elaboracion de la memoria

50 – traslado de hoteles a mediosde trasporte

Lista de seguimientos para realizar unaexpocion

1. Definir lema2. Definir objetivos3. Pronosticar la asistencia de expositores y visitantes4. Definir lugar sede y contratar el lugar5. Elaborar presupuesto6. Contratar equipo administrativo, personal tecnico7. Definir el sistema de registro8. Definir el diseño del modulo9. Diseñar y elaborar escenografia10. Definir e numero nde modulos11. Contruir y distribucion de mudulos12. Establecer el precio por metro cuadrado13. Identificar el mercado potencial14. Elaborar un plan de difusion15. Desarrollar estrategia y campaña de ventas16. Diseñar y elaborar el folleto promocional17. Contratar servicios especiales18. Firmar contratos con expocitores19. Entregar modulos

20- Hacer preparativos parainauguracion y clausura21 - Demontar,empacar y embarcar los modulos22 - Realizar el pago total de la renta

Eventos internacionales

1. Tramites generales2. Contratar personal bilingue , equipo de traduccion3. Traducir las ponencias magistrales4. Invitar alos medios de comunicacion5. Atencion a ponentes e invitados