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Buenas prácticas ambientales para las oficinas de los mediadores

Índice

1. En relación al cambio climático

2. En relación al consumo de energía

3. En relación a la toxicidad de los productos de limpieza

4. En relación al uso del agua

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1.1 Uso eficiente de papel.

1.2 Fomento del uso de videoconferencia.

1.3 Formación en conducción eficiente y revisión de vehículos comerciales.

1.4 Gestión de residuos de envases, tóner de impresora y embalaje y eliminación de los plásticos de un solo uso.

2.1 Realización de un estudio de consumo eléctrico.

2.2 Mejorar el aislamiento de puertas y ventanas y mejorar el emplazamiento de los sensores y reguladores de los aparatos de calefacción y aire acondicionado.

2.3 Configurar los equipos informáticos para una correcta gestión del consumo.

2.4 Sustitución de lámparas, aprovechamiento de luz natural e interruptores con temporizador.

2.5 Elección y correcto uso de los aparatos de aire acondicionado.

2.6 Contratación de energía verde.

3.1 Redacción de procedimientos escritos para las tareas de limpieza y fichas de seguridad de los productos de limpieza y productos químicos.

3.2 Almacenamiento de los productos de limpieza y productos químicos.

3.3 Elección de productos de limpieza y productos químicos.

3.4 Formación e información del personal de limpieza.

4.1 Elaborar una política de gestión eficiente del agua y llevar a cabo el seguimiento del consumo.

4.2 Realizar una descripción de la instalación de agua y establecer un inventario de los usos de los consumidores de agua y mantenimiento de las instalaciones sanitarias.

4.3 Instalación de mecanismos y sistemas de ahorro de agua.

31. Introducción

Introducción

La presente guía medioambiental, realizada conjuntamentepor DKV Seguros y ECODES, ha sido especialmente diseñadapara aplicarse en las oficinas de los mediadores de seguros.

Siguiendo las acciones propuestas en la guía, que tienenque ver con el cambio climático, consumo de energía,tóxicos en los productos de limpieza y uso del agua, los mediadores obtendrán oficinas medioambientalmente más sostenibles.

Con esta iniciativa, enmarcada dentro del programa Medialia,se pretende acercar la Responsabilidad Empresarial a la redde la mediación de DKV Seguros a través de:

• Comunicación y sensibilización en materia de sostenibilidad.

• Difusión, con toda la red comercial, de los valores de DKV.

• Formación sobre hábitos responsables para minimizar el impacto que nuestra actividad aseguradora provoca en el medioambiente.

• Concienciación sobre cómo pequeños gestos o acciones llevados a cabo en una oficina, de manera reiterada, mejoran la salud del planeta.

4 1. En relación al cambio climático


1.3 Formación en conducción eficiente y revisión de vehículos comerciales

Introducción a buenas prácticas

• Fomentar el uso de vehículos compartidos.

• Fomentar el uso de otros sistemas de movilidad: bicicletas, patinetes, etc.

• Fomentar el uso de coches eléctricos o híbridos.

• Los desplazamientos de los vehículos suponen una importante fuente de emisión y especialmente cuando no funcionan a pleno rendimiento.

1.1 Uso eficiente de papel


Usar papel reciclado tiene todos estos beneficios:

• Ahorro de energía.

• Reducción de materias primas .

• Ahorro de recursos.

• Ahorro de agua.

• Ahorro de las emisiones de gases de efecto invernadero (GEI).

Sistemas de control y actuación

• Configurar como predeterminado el modo de impresión a doble cara y de impresión en blanco y negro.

• Fotocopiar e imprimir por las dos caras y en blanco y negro siempre que sea posible.

• Ajustar los textos para que encajen con la medida estándar, incluso a márgenes estrechos.

• Utilizar doble pantalla en ordenadores (evita imprimir para trabajar con varios documentos simultáneamente).

• Registrar el consumo y la compra de papel por oficina y analizar el desarrollo y eficiencia desde la aplicación de esta medida.

• Sustituir el papel virgen por el papel reciclado (FSC - Reciclado) y en el caso de seguir usando virgen que sea certificado como gestión responsable (FSC 100%: papel procedente de bosques certificados como bien manejados).

• Reducción del peso del papel utilizado, prefiriendo hojas de gramajes de 70-80 g/m2 frente a gramajes de 90 g/m2.

Resultados esperados

• Configurando la impresión a doble cara como predeterminada supondría en las oficinas DKV un ahorro del 40% del papel disminuyendo así 40kg de papel por empleado al año aproximadamente.

• El uso de papel reciclado en sustitución del papel virgen, para una oficina con 3 empleados, puede suponer el ahorro de unos 700 kg de CO2 al año.

1.2 Fomento del uso de videoconferencia


• Aprovechar las nuevas tecnologías de la comunicación para reuniones y actividades formativas evitando desplazamientos.

Sistemas de control actuación

• Instalar en todos los equipos programas de comunicación y dotar a los equipos para el uso efectivo de estos canales.

• Fomentar su uso entre los grupos de trabajo en distintas oficinas.

• Registrar el número de videoconferencias realizadas.



• Registrar desplazamientos que realizan los trabajadores (medio de transporte y kilómetros recorridos) y a partir de esto calcular las emisiones de CO2 en www.ceroCO2.org.

• Revisar de forma periódica la mecánica y la presión de ruedas de los vehículos comerciales.

• Registrar el consumo de combustible anual y las emisiones de los vehículos que se utilizan en los desplazamientos de los trabajadores de la oficina.


• Mantener el vehículo en buen estado puede suponer una reducción de los niveles de emisión de CO2 de un 2% (correcta presión de las ruedas, no cargar con peso innecesario, …).

6 1. En relación al cambio climático


1. Sensibilización ambiental

• Formar a todos los empleados de la oficina en estas medidas y registrar esta jornada de formación en el programa de formación anual de la empresa.

• Realizar un documento que se podrá presentar a los nuevos empleados en el que se recojan algunas de las siguientes cuestiones: los trabajadores siempre han de contar con agua durante sus horas de trabajo y deben evitar traer sus propias botellas para no generar residuos. A su vez, deberán reciclar el tóner de la impresora.

2. Plástico, papel y cartón

• Instalar fuentes de agua en la oficina y repartir vasos térmicos con tapa a todos los trabajadores. Así se evitará el uso de plástico y con la tapa de los vasos térmicos los derrames de líquidos en los materiales de oficina.

• Las oficinas deberán contar con contenedores para la recogida selectiva de residuos. El uso de plástico debe ser reducido en una oficina pequeña por lo que se podrán depositar en contenedores urbanos.

• Añadir indicaciones que muestren que deben comprimirse los envases de plástico antes de depositarse en el contenedor, para reducir su volumen.

• No se adquirirá ningún producto fabricado en plástico de un solo uso.

• Registrar el plástico seleccionado para su reciclaje en kg antes de vaciar contenedores. De esta forma, se podrá llevar un seguimiento y se podrá evaluar la evolución.

• Establecer política de compra verde en las oficinas, seleccionando productos y servicios que tengan en cuenta medidas ambientales para la reducción de embalajes.

• Los residuos de embalaje son principalmente papel, cartón y plástico por lo que si se gestionan los residuos estos se reducirán mediante las herramientas de control.


• Es necesario que todos los empleados se impliquen en las medidas establecidas en la campaña de formación y sensibilización ambiental para conseguir que estas sean exitosas.

• Es preciso contar con una correcta gestión de los residuos con el objetivo de evitar impactos sobre el medio.

• La mejor forma de tratar un residuo es evitarlo. Al realizar la selección de los productos de oficina podemos escoger aquellos que hayan reducido su necesidad de embalaje.

• Evitar el uso de plásticos de un solo uso.

• Para evitar producción de residuos, optar preferentemente en la adquisición de productos que cumplan las siguientes especificaciones ambientales:

- Hechos con materiales reciclados o reciclables.

- Con embalajes mínimos (evitar sobreempaquetados).

- Monomateriales (evitar, siempre que sea posible, los materiales compuestos).

- Reutilizables o recargables (evitar los productos desechables y plásticos de un solo uso).

- Ecológicos o procedentes del comercio justo (evitar productos manufacturados bajo condiciones de explotación laboral en países con economías en transición).

1.4 Gestión de residuos de envases, tóner de impresora y embalaje y eliminación de los plásticos de un solo uso.


3. Residuos específicos (tóner y embalaje)

• Establecer un sistema de recogida selectiva de tóner de impresora con un contenedor específico para este residuo y gestionando su retirada por un gestor autorizado.

• Registrar el número de tóner seleccionados para su reciclaje antes de vaciar los contenedores.


• La correcta separación y por lo tanto reciclaje de residuos puede suponer un ahorro de 15.000 kg de CO2 por empleado, al evitar que estos materiales vayan al vertedero.

• La correcta superación y por lo tanto reciclaje de los tóneres evita la liberación de agentes contaminantes al agua y al aire.

• Con esta campaña de formación y sensibilización ambiental se pretende dar a conocer a todos los empleados las medidas implementadas para reducir el impacto sobre el medio ambiente.

8 2. En relación al consumo de energía

Buenas prácticas ambientales en las oficinas de mediadores de seguros DKV:

2.1 Realización de un estudio de consumo eléctrico


• Para conseguir una reducción del consumo energético, es necesario realizar un estudio previo para determinar cuáles son los principales consumos energéticos y actuar en consecuencia.

Sistemas de control y actuación:

• Realizar un listado de equipos electrónicos y medir su consumo. Posteriormente, se tomarán medidas y se informará a los trabajadores de su consumo para su sensibilización.

• Establecer un registro de consumos energéticos después de las medidas y evaluar la eficiencia de estas.

Resultados esperados:

• Las medidas que se adopten tras el estudio serán específicas y por lo tanto más útiles.


2.2 Mejorar el aislamiento de puertas y ventanas y mejorar el emplazamiento de los sensores y reguladores de los aparatos de calefacción y aire acondicionado.


• Las corrientes indeseadas en el interior de la oficina producen un descenso de la temperatura en invierno y un aumento de las temperaturas en verano.

• Si los sensores y reguladores están cerca de corrientes de aire, mostrarán una temperatura que no es la real, esto llevará a un sobrecalentamiento en invierno y una temperatura más baja en verano.


• Revisar el aislamiento de puertas y ventanas. Sustituir o reforzar el aislamiento o bien con acristalamiento con cámara de aire y rotura de puente térmico con burletes con espuma, caucho, silicona o cepillo según el tamaño y características del hueco a cubrir.

• Establecer un registro de consumo energético y comparar las facturas anteriores a la puesta en marcha de las medidas para evaluar la eficiencia de las buenas prácticas energéticas.

• Revisar el emplazamiento de sensores y reguladores de temperatura y modificar en el caso de que este no sea correcto.


• Registrar el consumo energético producido en la oficina y comparar con facturas anteriores si las modificaciones se han traducido en eficiencia.


• Mejorar el aislamiento de puertas y ventanas podría reducir un ahorro entre el 5-10% de energía.

• Mejorar el emplazamiento de sensores y reguladores de aparatos de calefacción y aire acondicionado podría producir un ahorro entre 10-20% de energía.

2.3 Configurar los equipos informáticos para una correcta gestión del consumo


• La configuración de los equipos informáticos no suelen estar adaptados al consumo que se hace de ellos, por lo que se deberían disponer de manera correcta.

• El modo en el que se utilizan los equipos informáticos influye en el consumo por lo que modificar hábitos puede disminuir el consumo.


• Configurar todos los equipos de la oficina siguiendo las indicaciones de “Gestión de consumo de energía” del programa de la comunidad europea ENERGY STAR.

• Registrar los consumos energéticos de la oficina y comparar las facturas previas con las producidas después de la implementación de las medidas.

• Apagar los equipos informáticos para periodos de inactividad superiores a una hora y apagar los equipos informáticos al final de la jornada.


• Con la puesta en marcha de esta medida se puede producir un ahorro en el consumo de electricidad de hasta un 50%.

• Los aparatos informáticos en stand by suponen un consumo superior al 10%, porcentaje que se puede reducir con estas medidas.

2.4 Sustitución de lámparas, aprovechamiento de luz natural e interruptores con temporizador


• La iluminación es uno de los consumos más importantes que se producen por lo que la elección de las bombillas es un factor clave.

• La luz natural es la fuente más barata y saludable, la distribución de los espacios teniendo en cuenta el aprovechamiento de la luz hará que se reduzcan los costes eléctricos.

• Técnicas de iluminación eficientes son aquellas que están encendidas exclusivamente cuando son necesarias. Por lo tanto, se deben llevar a cabo medidas para implementarlas.

Sistemas de control y actuación:

• Sustituir gradualmente el uso de bombillas incandescentes y halógenas por bombillas LED.

• Realizar una distribución de los objetos de la oficina de forma que se favorezca el paso de la luz y pintar de colores claros las paredes y techos.

• Instalar interruptores con temporizadores en baños y zonas de paso.

• Registrar del consumo energético y comparar con facturas anteriores a las medidas.


• Sustituir bombillas incandescentes y halógenas por bombillas LED, para un mismo nivel de iluminación, ahorran hasta un 90% de energía y duran 50 veces más.

• La puesta en marcha de esta medida junto al uso de energía artificial eficiente puede suponer en una oficina donde trabajen 3 personas un ahorro aproximado de 438.000 kWh al año.

• La instalación de interruptores con temporizadores puede suponer un 55% de energía consumida en relación al consumo inicial.

10 2. En relación al consumo de energía

2.5 Elección y correcto uso de los aparatos de aire acondicionado


• La punta de demanda eléctrica se ha incrementado en verano debido al uso de aires acondicionados. Por lo tanto, hay que tener presente su uso y reducir su consumo.


• Seleccionar un equipo de alta eficiencia según la etiqueta. Debemos elegir la potencia en función de la superficie.

• En invierno, una temperatura de confort adecuado se sitúa entre los 19 ºC y 21 ºC. En verano, la temperatura de confort debería ser de 26 ºC. Hay que evitar una diferencia entre exterior e interior a 12 grados ya que no es saludable.

• Registrar el consumo y comparar las facturas con aquellas anteriores a la puesta en marcha de las medidas.

• A la hora de sustituir un equipo de aire acondicionado, apostar por equipos que utilicen refrigerantes naturales como el CO2, propano o NH3, en sustitución de aquellos que utilizan gases fluorados, que tienen un alto potencial de calentamiento global.


• En el aire acondicionado, se pueden conseguir ahorros de energía superiores al 30%, aplicando las medidas indicadas.

2.6 Contratación de energía verde

Introducción buena práctica

• El consumidor puede elegir la comercializadora energética que prefiera en función del origen de esta energía y fomentar el uso de energías renovables.

Sistema de actuación:

• Elegir una comercializadora que provea energía 100% renovable.


• Los resultados dependerán del % de energía renovable que provea la comercializadora. Si esta fuese del 100%, para una oficina de 3 personas, puede suponer un ahorro de 40 toneladas de CO2.



3.1 Redacción de procedimientos escritos para las tareas de limpieza y fichas de seguridad de los productos de limpieza y productos químicos

Introducción buenas prácticas

• Las instrucciones de trabajo deben incluir la manera correcta de realizar las distintas operaciones, la cualificación requerida por parte de las personas implicadas y los medios materiales necesarios teniendo en cuenta los riesgos laborales de los locales.

• Crear documentos de información con los productos de limpieza y productos químicos (especialmente los peligrosos) que estén a disposición de los trabajadores de limpieza así como de los servicios médicos.


• Implantar procedimientos escritos para saber cómo actuar después de un accidente o derrame de productos químicos.

• Estas fichas deben incluir: tipo de producto, presentación y envase, marca, composición, descripción de uso y dosis requerida.


• Elaborar un informe anual con la relación de los productos empleados con certificación medioambiental, la relación de los productos y la cantidad de producto empleado en la limpieza del edificio.


• Que los trabajadores tengan total disponibilidad a estas fichas en un sitio identificado para la consulta

• Se estará facilitando la formación de los trabajadores si en la instrucción se integran los aspectos claves de calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales.

3.2 Almacenamiento de los productos de limpieza y productos químicos


• Las vías de tránsito y los accesos de las puertas deben estar siempre despejados. Además el nivel de iluminación debe permitir que se pueda leer el etiquetado y llevar a cabo su manipulación de manera correcta.

• Los productos que puedan reaccionar entre sí violentamente no deben ser almacenados juntos.

12 3. En relación a la toxicidad de los productos de limpieza

3.3 Elección de productos de limpieza y productos químicos


• El objetivo de la medida es fomentar la compra de productos de bajo impacto ambiental y menor riesgo para la salud del personal de limpieza.


• Otorgar mayor valoración en la adjudicación a las empresas que dispongan de la certificación ambiental según las normas de prevenciones riesgos laborales y certificados ambientales.

• Requerir a la empresa adjudicataria toda la información de los productos especialmente aquellos clasificados como peligrosos.

• Evitar en la medida de lo posible comprar productos clasificados como peligrosos. Además, asegurarse de que los productos desinfectantes no contengan materiales nocivos y en el caso de los no desinfectantes que tengan pH neutro y sean biodegradables. En ambos casos comprar productos químicos con certificación.

• Adquirir productos concentrados, que no afecten a la capa de ozono y que tengan envases reciclables.

• El responsable de la oficina deberá elaborar un informe anual de carácter ambiental que contenga todos estos aspectos para el cumplimiento de compromisos.


• Se elegirá un local adecuado al almacenamiento de los productos con ventilación natural y se organizaran las estanterías por productos cuya mezcla accidental o mezcla de vapores no sea peligrosa.

• El responsable de la oficina deberá elaborar un informe anual de carácter ambiental con la certificación de productos con certificación ambiental, cantidad de producto empleado y cumplimiento de los compromisos adquiridos.


• Se dispondrá de productos químicos y de limpieza certificados con el menor impacto posible sobre el medio ambiente y el personal de limpieza.

3.4 Formación e información del personal de limpieza


• Los productos químicos utilizados para la limpieza y la desinfección pueden acarrear dos tipos de consecuencia: daños al medio ambiente y daños a los trabajadores. Existen en el mercado una gran cantidad de productos ecológicos que se deben adquirir siempre que sea posible.


• El suministrador de productos de limpieza deberá informar de los riesgos laborales y de las medidas preventivas para que el responsable pueda informar a los trabajadores.

• Los productos y sustancias utilizados en el trabajo deberán estar envasados de forma que se identifique claramente su contenido y los riesgos que conlleva su uso.


• Los trabajadores del servicio de limpieza estarán formados e informados sobre los riesgos y los productos empleados, sabrán cómo prevenirlos y como protegerlos.


4.2 Realizar una descripción de la instalación de agua y establecer un inventario de los usos de los consumidores de agua y mantenimiento de las instalaciones sanitarias


• Realizar una descripción de la instalación de agua y establecer un inventario de los usos consumidores de agua para determinar si el consumo es excesivo, dónde es excesivo y como se puede reducir.

• Resulta imprescindible mantener los elementos de grifería y sanitario en perfecto estado y que estén ajustados a parámetros de eficiencia.


• Las principales actuaciones a llevar a cabo son las siguientes: efectuar una descripción de la instalación sanitaria, hacer inventario de los usos consumidores de agua y estimar la distribución del uso de agua en la oficina.

• Revisar y medir una vez al año el consumo unitario de cada uno de los aparatos sanitarios y articular un Plan de Mantenimiento llevado a cabo por el personal de mantenimiento.


4.1 Elaborar una política de gestión eficiente del agua y llevar a cabo el seguimiento del consumo


• Conocer el consumo de agua y llevar seguimiento para determinar fugas o disfunciones de los aparatos sanitarios y grifería.

• Elaborar un programa de gestión eficiente con el apoyo y compromiso de la Dirección del centro.


• Llevar un registro periódico de los consumos de agua potable y comparar con consumos anteriores.

• Disponer de una política de gestión eficiente del agua. Los empleados conocerán esta política.


• Se dispondrá de una política de gestión eficiente del agua. Los empleados conocerán esta política y el seguimiento del agua permitirá verificar los resultados conseguidos y los problemas encontrados.


14 4. En relación al uso del agua


• Se dispondrá de un documento descriptivo que permitirá determinar si el consumo de agua es excesivo.

• Para un grifo con temporizador, un tiempo de apertura de unos 15/20 segundos es suficiente y para los inodoros con fluxómetro de unos 6 segundos. Tiempos de apertura de más de un minuto equivalen un gasto innecesario de agua de más de un 60%.

4.3 Instalación de mecanismos y sistemas de ahorro de agua


• La elección de sistemas de elementos de grifería y sanitarios adecuados y eficientes permitirá reducir el consumo de agua sin reducir estándares de confort. Esto irá acompañado de un procedimiento de detección de fugas.

• Se debe identificar los elementos ahorradores instalados e informar a los empleados sobre su correcto uso.


• Establecer mecanismos para que los empleados puedan advertir del mal funcionamiento de un aparato y establecer el procedimiento para la posterior resolución del problema detectado.

• Poner en marcha un registro de incidencias para su correcto seguimiento.

• Elegir nuevos aparatos sanitarios e instalar en función del tipo de uso y de sus caudales unitarios y establecer un registro de consumo.

• Colocar pegatinas explicativas del procedimiento a seguir en caso de incidencia.


• Un inodoro que tiene una fuga puede gastar hasta unos 200.000 litros al año (unos 500 l/día) y un grifo hasta unos 10.000 l/año. La detección rápida de una fuga permite evitar estos consumos.

• Los dispositivos ahorradores de agua tienen precios bajos y suponen un importante ahorro del consumo de agua.

• Adaptar tecnología en las instalaciones permitirá el uso más eficiente de los aparatos.

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