brechas entre el rol comercial y el rol de gerencia de...

Brechas entre el rol Brechas entre el rol Brechas entre el rol Brechas entre el rol Comercial y el rol de Comercial y el rol de

Gerencia de ProyectosGerencia de ProyectosAdriana Marcela Pérez RodríguezAdriana Marcela Pérez Rodríguez

PMPMarzo 2011

Por que esta charla?Por que esta charla?qq

Les es familiar….• Esto no fue lo que me ofrecieron• Me dijeron que se tardaban 3…..j qmeses o años?• El costo inicial era $ y cuestaEl costo inicial era $ y cuestarealmente $$

AgendaAgendagg

• Ciclo de proyectos en empresas dei iservicios

• Brechas entre el rol comercial y laBrechas entre el rol comercial y laGerencia de Proyectos

M j d t ti d l• Manejo de expectativas de losinteresados en el proyecto

Ciclo de proyectos en Ciclo de proyectos en empresas de Servicios de TIempresas de Servicios de TIempresas de Servicios de TIempresas de Servicios de TI

Perspectiva Comercial

Perspectiva Perspectiva Soporte Perspectiva Jurídica

Perspectiva Soporte y operaciones

Perspectiva Gerencia de Proyectos


Expectativas

Interesados


Iniciando la preventaIniciando la preventa

Alcance: Características Generales producto o servicio – Alcance No Detallado

pp

Expectativas

o servicio – Alcance No Detallado

Tiempo : Para ayer es tarde

Calidad : Total

Costo : PresupuestoInteresados

Ciclo de proyectos en Ciclo de proyectos en empresas de Servicios de TIempresas de Servicios de TI

Protagonista rol comercial

empresas de Servicios de TIempresas de Servicios de TI

Análisis deIdentificación y Análisis de Necesidades

Pre‐oferta con información del producto o servicio

Presentaciones y reuniones

exploratorias

Análisis de posibles

personalizaciones y/o modificaciones en el producto o servicio estándar

Propuesta con objetivos, alcance, costo y tiempo

PREVENTA

Ciclo de proyectos en Ciclo de proyectos en empresas de Servicios de TIempresas de Servicios de TIInvolucrar en la preventa prácticas deGP


GP◦ Identificar a los interesados◦ Definir el alcance◦ Recopilar requerimientos◦ Dimensionamiento macro de actividades, duración

y recursosy◦ Estimación de costos◦ Planear las comunicaciones◦ Manejar las expectativas de los interesados◦ Manejar las expectativas de los interesados◦ Identificar y planear de riesgos

Ciclo de proyectos en Ciclo de proyectos en empresas de Servicios de TIempresas de Servicios de TI

Protagonista rol Gerencia Proyectos


PlanearActuar

HacerVerificar HacerVerificar

EJECUCION

Brechas fuerza comercial vs Brechas fuerza comercial vs Gerencia ProyectosGerencia ProyectosGerencia ProyectosGerencia ProyectosFactores que influyen en estos GAP’s

•Métricas de evaluación e incentivos para cada rol– Comercial : Volumen de ventaso a o u d a– GP: Cumplimiento del proyecto en términos de

presupuesto, tiempo y alcance.

•Esquemas de contratación de la fuerza comercial– Fuerza de ventas propia

T i ió di t ib id t j l– Tercerización, distribuidores, otros ajenos a laempresa

Brechas fuerza comercial vs Brechas fuerza comercial vs Gerencia ProyectosGerencia Proyectos

Extroversión Mesura

A lit d í

Gerencia ProyectosGerencia Proyectos

Persistencia Efectividad

Amplitud Límites

Poco Técnico Alta/ Técnico

Optimista Realista

T. Individual T. Equipo

/

Capacidad de Negociación

Habilidad Comunicación

ComercialGerenciaProyectosEntendimiento Necesidades

Conocimiento Prod./Serv.

Brechas fuerza comercial vs Brechas fuerza comercial vs Gerencia ProyectosGerencia Proyectos

Brechas amplias

Gerencia ProyectosGerencia Proyectos

Impacto -Alcance: Características Generales producto o servicio – Alcance No Detallado

Expectativas

o servicio – Alcance No Detallado

Tiempo : Para ayer es tarde

Brechas leves

+

Calidad : Total

Costo : PresupuestoInteresados

Impacto +

Brechas fuerza comercial vs Brechas fuerza comercial vs Gerencia ProyectosGerencia ProyectosGerencia ProyectosGerencia Proyectos

Como acortar las brechas y/o evitar-mitigar el impacto negativo de las mismas?

Involucrar prácticas de la GP en el proceso de venta

Visión del ciclo de proyectos de forma integral

Involucrar prácticas de la GP en el proceso de venta

Establecer métricas adecuadas para evaluar cada rol

Conocimiento producto o servicio vs Necesidades del cliente

Fortalecer el trabajo en equipo de los roles involucradosFortalecer el trabajo en equipo de los roles involucrados

Gerente de cuenta por cliente (rol mixto)

Manejo expectativas de los Manejo expectativas de los Interesados en el ProyectoInteresados en el ProyectoInteresados en el ProyectoInteresados en el Proyecto

Hace parte del área de gestión de las i i l PMB k 4th Editicomunicaciones en el PMBok 4th Edition

Gestión de las comunicaciones

Identificar a los Interesados

Planear Comunicaciones

Distribuir Información

Manejo de expectativas de los interesados

Reportes de desempeño

Manejo expectativas de los Manejo expectativas de los Interesados en el ProyectoInteresados en el Proyecto

• Objetivos

Interesados en el ProyectoInteresados en el Proyecto

–Manejo activo de las expectativas paraaumentar la probabilidad de aceptación delaumentar la probabilidad de aceptación delproyecto.

–Anticipar posibles problemas, comonecesidades o riesgos no identificados.

–Resolver los asuntos identificados a tiempo


• Métodos de comunicación establecidos para

Interesados en el ProyectoInteresados en el ProyectoHerramientas• Métodos de comunicación establecidos para

cada uno de los interesados• Habilidades interpersonales aplicadas a

–Construcción de confianza en el proyecto–Resolución de conflictos–Escuchar activamenteEscuchar activamente–Superar resistencia al cambio

• Habilidades GerencialesNegociación–Negociación

–Manejo de público–Presentaciones


• El Gerente de Proyecto debe estarpreparado para situaciones como:


p p p

–Las expectativas de algunos interesadosd i CONTRAVÍA d l d tpueden ir en CONTRAVÍA de las de otros

–Reparar las expectativas generadas durante elproceso de venta A TIEMPOproceso de venta A TIEMPO

–Influenciar a los interesados para mantener lasexpectativas ALINEADAS con los objetivos delproyecto y viceversa


• El Gerente de Proyecto debe evitar caeren situaciones como:


–Concentrarse en hacer caber el proyecto ent ti i l t tiexpectativas irreales respecto a tiempo,

alcance y costo, entre otras.–Ser complaciente y tratar de tener contentos aSer complaciente y tratar de tener contentos atodos, esto es algo prácticamente imposible.

–Dejar crecer expectativas alejadas de losb d lobjetivos del proyecto

GRACIASGRACIAS

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