Borrador de Manual para Implementación de

Programas ConjuntosF-ODM

SNU-Honduras

Junio 2009

Contenido1. Antecedentes

2. Propósito

3. Estructura del PC

4. Modelo de Gestión

5. Comités del PC

6. Monitoreo y Evaluación

7. Seguimiento y Auditoria

8. Plan de Trabajo y Anexos

9. Plan de Comunicaciones, Viáticos y Salarios

10. Matriz RACI

11. Anexos: Guías Rápidas de Operaciones y Documentos de Referencia

1.Antecedentes NU Honduras asumió el liderazgo para la elaboración

del Manual en base a un acuerdo de la Reunión de CR-NU (Septiembre de 2008 en Tegucigalpa) y con asistencia financiera del F-ODM.

Trabajo en proceso, en base a experiencia de Honduras y de los siguientes países: Guatemala, El Salvador, Nicaragua, Costa Rica, Panamá, México y República Dominicana, recopilada por la consulta Katty Gagliuffi, contratada al efecto.

Presentación de Borrador actual (elaborada por consultora) para revisión por participantes en el taller y posterior incorporación de comentarios y ajustes, hasta llegar a un solo documento final del F-ODM.

2. Propósito

• Elaborar un Manual para la Implementación de los Programas Conjuntos (P C) del F-ODM, que describa lo siguiente:– Estructura Organizativa: Comités– Roles y Funciones de los participantes– Guías rápidas de procesos operativos

• El alcance del Manual es a partir de la etapa de Implementación.

Documentos de Documentos de ReferenciaReferencia

2. Estructura del PC

Nota: El Comité Programático no está en implementación en Honduras pero si en otros países.

3. Modelo de Gestión: Agencia Líder

En este modelo de gestión se tiene una Agencia Líder la cual realiza la coordinación técnica del Programa Conjunto.

En este modelo de gestión se tiene Agencias Líderes por Efecto (o componente) las cuales realizan la coordinación técnica por Efectos del Programa Conjunto.

TécnicoTécnico

TécnicoTécnico

4. Reuniones por ComitéComité Rol Principal Frecuencia Presidido Por Secretariado

Comité Directivo de País

Coordinación Estratégica -

Política

Semestral Coordinador/a Residente SNU

Asociado Nacional Principal

Oficina de Coordinador/a Residente

Comité de Gestión

Técnico - Operativo

A nivel de gestión

Trimestral Coordinador/a Residente SNU o

Asociado Principal de Implementación

Agencia Líder/ Oficina de Coordinador/a Residente

Comité Técnico

Ténico – Operativo

A nivel de Implementación

Quincenales Facilita el Coordinador (a)del Programa Conjunto

Unidad de Coordinación

Nota: Se puede implementar la figura de un Comité Programático donde se reúnan semestralmente los Representantes del SNU para analizar la ejecución de los Programas Conjuntos a nivel Político y Técnico.

5. Monitoreo y EvaluaciónDescripción

Responsable/Entregables

•El Coordinador (a) del PC es el responsable del seguimiento del plan de monitoreo y evaluación del PC.•El Coordinador (a) del PC junto con los Puntos Focales de Agencias y Asociados Nacionales definirán el medio y plazos para elaborar la línea de base del PC.•El Coordinador se encargará de consolidar la información provista por todos los puntos focales y de presentarlo al CDG y al CDP previo VB de la Agencia Líder.•VNUs participan en las funciones de monitoreo en campo.•El Coordinador (a) asegurará que se realicen las visitas de monitoreo y elaborará los informes junto con los puntos focales de cada Agencia.•El Coordinador (a) facilitará la información para las evaluaciones del F-OM .

Responsables:•Unidad de Coordinación (Coordinador(a) del PC) -> Responsable del Monitoreo y Evaluación del PC•Puntos Focales de Agencias y Asociados de Implementación-> Responsables del Monitoreo y Evaluación de sus respectivos componentes (resultados, productos y actividades) Entregables:•Plan de Monitoreo y Evaluación•Línea de Base•Informe de Monitoreo y Evaluación•Informes de visitas•Informes de Evaluaciones

• Mandatorias de Agencia• Del F-ODM

•Comité de Gestión aprobará los informes antes de su envío al CDP. Y al F-ODM

Monitoreo Y

Evaluación

6. Seguimiento y Auditorias

AS IS TO BEDescripción Entregables

•El Coordinador (a) del PC realizará el seguimiento global del Plan de Trabajo.•Cada punto focal de Agencia es responsable de la elaboración del informe narrativo (avance), y financiero.•Cada punto focal de Agencia enviará los Informes Narrativos y Financieros al Coordinador(a) del Programa Conjunto en los plazos establecidos, para su revisión consolidación y presentación al CDG (trimestral) y al CDP (Semestral).

•Punto Focales de Agencia -> Informes Narrativos (de Avance) y Financieros Trimestrales•Coordinador del PC -> Revisión y Consolidación de los Informes Narrativos y Financieros para la revisión del CDG y CDP

•Las Agencias de NU llevarán a cabo las auditorias de sus componentes según sus propias normativas.•Cada agencia elaborará un plan de auditorias indicando fechas aproximadas, y lo entregará al Coordinador (a) del PC para su consolidación y seguimiento.

•Puntos Focales de Agencia -> Plan de Auditoria de c/Agencia•Puntos Focales -> Informe de Auditoria de cada Agencia•Sugerido (Realizar auditorias conjuntas y con los Asociados, implementar HACT,)

InformesNarrativos y Financieros

Auditorias

7. Plan de Trabajo y Anexos

AS IS TO BEDescripción Entregables

Se podrán actualizar las actividades pero no los Productos.Si las actividades se actualizan y exceden el 10% del monto total presupuestado para la Agencia, el Coordinador(a) del PC lo presentará a la aprobación del CDG.Actualización presupuestaria y del Plan del PC por el Coordinador (a) en base a los insumos de los puntos focales de Agencia.

Puntos Focales de Agencia -> Revisiones PresupuestariasCDG -> Aprueba, cuando aplique.Coordinador (a) del PC -> Actualiza el presupuesto total del PC

Plande Trabajo

Se elaborará un Plan de Compras y Contrataciones, basado en el Plan de Trabajo, por cada punto focal de Agencia con el objetivo de medir el costo-eficiencia.El Plan de Compras y Contratos se hará bajo la responsabilidad del Punto Focal en conjunto con el área operativa que corresponda a su Agencia u Organismo.Los inventarios y traspasos de activos se realizarán de acuerdo a la normativa de cada agencia.

Puntos Focales -> Plan de Compras y Contrataciones por cada Agencia y Asociado de ImplementaciónSugerido evaluar modalidad de ejecución para compra y evitar traspasos sin seguir la normativa.

PlanDe

Adquisiciones

8. Comunicaciones y Viáticos/Salarios

AS IS TO BEDescripción Entregables

Se utilizará la escala de Naciones Unidas o la que aplique según la normativa de cada Agencia o Asociado Nacional.

Coordinador (a) del PC -> oficializar escala de viáticos que aplique

Se define un rango mínimo y máximo de salarios por cada PC, en base a categorías de puestos (profesionales, administrativos, VNUs, etc.).

Coordinador (a) del PC -> Rango mínimo y máximo de salarios por PC

Viaticos

Salarios

El Coordinador(a) del Programa Conjunto deberá elaborar en coordinación con los puntos focales del SNU y Asociados Nacionales en la Implementación, el Plan de Comunicación ,el cual deberá estar basado en la Estrategia de Comunicación e Incidencia, aprobada en última instancia por el CDP. El mismo debe considerar: Imagen, Medios de Comunicación (correo, Sitio Web) y formatos.

Comunica-ciones

Coordinador (a) del PC -> Plan de ComunicaciónOficina del Coordinador/a Residente -> RevisaCDP -> Aprueba

Nota: Se debe considerar los principios de confidencialidad, exactitud en los informes y publicaciones emitidos por el PC

9. Matriz RACI

Actividad Elabora / Realiza

(Responsible)

Responsa-ble

(Accountable)

Consultado/Asesora

(Consulted)

Informado

(Informed)

Plan de Trabajo y Presupuesto Anual

Puntos Focalesdel SNU y Asociados Nacionales

CDP CDG Todos

Elaboración y Cumplimiento del Plan de M&E

Puntos Focalesdel SNU y Asociados Nacionales

CDG Coordinador (a) PC

CDP

Línea de Base Puntos Focalesdel SNU y Asociados Nacionales

CDG Coordinador (a) PC

CDP

Plan de Adquisi-ciones

Puntos Focalesdel SNU y Asociados Nacionales

CDG Coordinador (a) PC

CDP

Plan de Comunicaciones

Puntos Focalesdel SNU y Asociados Nacionales

CDP Coordinador PC

CDG

9. Matriz RACIActividad Elabora / Realiza

(Responsible)

Responsa-ble

(Accountable)

Consultado/Asesora(Consulted)

Informado

(Informed)

Revisiones Presupuestarias

Puntos Focalesdel SNU

CDG Coordinador (a) PC y Puntos Focales

CDP

Seguimiento a la Ejecución del PC

Coordinador (a) del PC y Puntos Focales SNU y de Asociado Nacionales

CDG CDP

Informes Narrativos

Local: Puntos Focales de Agencia

Al F-ODM: Coordinador (a) del PC y Puntos Focales de Agencia

CDG

CR SNU

Coordinador (a) PC

Oficina de Coordinación

del SNU

CDP

F-ODM

Informes Financieros

Local: Puntos Focalesde AgenciaAl F-ODM: Oficiales Financieros a nivel de Sede del SNU

CDG

Agencias SNU participantes

Coordinador (a) PC

CDP

F-ODM

Anexos

1. Guía Instructiva de Procesos Administrativos - Consultorías

AS IS TO BE

PagosRecu-

rrentes

Pagos Por

Producto

Criterios Checklist

1. Convocatoria Cerrada, Lista Corta2. Conformar Comité de Evaluación3. Solicitar Propuestas Tec. y Fin.4. Preparar Entrevista (si aplica)5. Elaborar Acta de Selección6. Presentarlo a Comité (si aplica)7. Elaborar Contratos y Firmas

Formulario de SolicitudLa documentación de soporte 1 a 7.Además incluir el CV, Documento de Identidad.Pago contra Certificación de Pago del Oficial de Proyecto/ProgramaResponsable: Oficial designado (a) SNU

1. Convocatoria Abierta y difusión por dos semanas

2. Conformar Comité de Evaluación3. Definir Lista Corta4. Preparar Entrevista5. Elaborar Acta de Selección6. Presentarlo a Comité (si aplica)7. Definir propuesta contractual 8. Elaborar Contratos y Firmas

Formulario de SolicitudLa documentación de soporte 1 a 8.Además incluir el CV, Documento de Identidad y copia de credenciales académicas.Responsable: Oficial designado (a) SNU

2. Guía Instructiva- Talleres, Seminarios, Cursos

AS IS TO BE

Adelan-tos

Liqui-dación

Criterios Checklist

1. Se liquida 15 días después del evento.

2. No se puede emitir un adelanto si esta pendiente una liquidación

Responsable: Oficial designado (a) SNU

1. Mínimo con 8 días de anticipación2. Reunir Documentación de soporteResponsable: Oficial

Proyecto/Programa SNU

FACE firmado por OficialAgenda o Programa, presupuesto, transporte, etc; y número Participantes

Formulario de LiquidaciónListado de Gastos y FacturasPrograma del Evento y listado de participantes

Viajes1. Adelanto: Solicitar si es nacional

con 8 días.2. Liquidación: Se debe liquidar el

viaje para que se pueda emitir otro adelanto

Responsable: Oficial designado (a) SNU

Formulario de Viaje/Liq.Security clearance, si aplica (adelanto)Originales de Boarding Pass y Comprobantes (liquidación)Copia Pasaporte

3. Guía Instructiva- Compras

AS IS TO BE

Compras Directas

Concursos Abiertos

Criterios Checklist

1. TdR / ET2. Anuncio (1 mes)3. Conformar Comité de Evaluación4. Elaborar Acta de Adjudicación5. Presentarlo a Comité(s) si aplica6. Elaborar Orden de Compra

TdR/ETOfertasActa de Evaluación y documentación de SoporteResponsable: Oficial designado (a) SNU

1. Solicitar Cotizaciones (sugerido 3)2. Elaborar Acta de Adjudicación3. Elaborar Orden de Compra

CotizacionesActaResponsable: Oficial designado (a) SNU

Cotiza-ciones

1. TdR/ET2. Lista Corta3. Conformar Comité de Evaluación4. Elaborar Acta de Adjudicación5. Presentarlo a Comité si aplica6. Elaborar Orden de Compra

Lista CortaActa de Evaluación y documentación de SoporteResponsable: Oficial designado (a) SNU

3.1 VNUs

VNUs

Descripción

• Los VNUs podrán: Apoyar a implementación en el campo (nivel local); Apoyar en la recopilación de la información para el monitoreo; Difundir los ODMs.

• Los VNUs estarán bajo la supervisión del Coordinador (a) del Programa Conjunto. Si aplica, estarán bajo la supervisión de Coordinadores Intermedios o de Efecto, previo acuerdo con el Coordinador (a) del PC o en base a un MOU.

•El Programa VNU es administrado y representado por PNUD a nivel país; PNUD administrará los fondos de UNV para los Programas Conjuntos. •A nivel de PC se elaborará un solo Informe Narrativo y Financiero Anual para la sede, incluyendo ambos componentes, bajo responsabilidad del PNUD, con el apoyo de VNU,

Documentos de Referencia• Manual de Joint Programme ( Guía de Orientación

UNDG)

• Guías del F-ODM

• Guía de Ventana Temática de Género - Guatemala

• Manual de Implementación de PCs – Nicaragua

• Manuales y Formatos de PCs - Panamá

• Manual del PC Seguridad Humana – Honduras

• Manual del PC Cultura y Desarrollo – Costa Rica

• Manual F-ODM – Ecuador

• Informe de Lecciones Aprendidas – Honduras

• Informes y Notas a los Coordinadores Residentes

• Guías Operativas de PNUD, UNICEF, FAO, OPS/OMS