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Bogotá, 23 de enero de 2012

Ciclo de PlaneaciónRecursos del SGP yAuditorías de Matrícula PBM___________________________

▪Ciclo de Planeación

▪Recursos del SGP

▪Consolidación de Matrícula 2011 y Auditorías de Matrícula

La planificación es “Concebir un futuro deseado así como los medios necesarios para alcanzarlo”Ackoff (1973)

¿Por qué es importante la planificación?

La planificación es importante porque transforma la intención en acción y permite vislumbrar los impactos y consecuencias de los acontecimientos e influir en ellos

La Ley Orgánica del Plan de Desarrollo, es decir la Ley 152 de 1994, establece las directrices del Plan Nacional de Desarrollo, del cual se debe derivar toda la planeación del país.

Esta ley, además de hablar del Plan Nacional de Desarrollo, de los contenidos estratégicos y de un plan de inversiones, establece también las orientaciones para la elaboración de los Planes de desarrollo territorial, departamentales, municipales y distritales.

Asimismo, indica que debe existir coherencia entre niveles; es decir, los Planes de desarrollo territoriales deben tener en cuenta las directrices del Plan Nacional.

Etapas del ciclo de planificación

Roles de las Secretarias dentro del proceso de Planificación

Importancia de la Información Sectorial en el proceso de planificación

- Conocer las políticas, programas y proyectos más importantes ejecutados, en ejecución y aquellos que requieren continuidad.

- Identificar proyectos innovadores, que permitan avanzar en la ejecución de la gestión pública atendiendo a principios de buen gobierno, como la equidad, inclusión, transparencia y participación ciudadana.

- Las fuentes de financiamiento y situación financiera para el sector y su dinámica.

Importancia de la Información Sectorial en el proceso de planificación

- Las condiciones que facilitaron el cumplimiento de metas y razones por las cuales hubo otras que no se alcanzaron.

- Las estrategias de articulación sectorial con otros niveles de gobierno, sectores y actores.

Para el análisis de la información sectorial se recomienda comparar las estadísticas con estándares internacionales, nacionales, departamentales y/o entidades territoriales vecinas.

Guaviare

San Andrés

Riohacha

Cauca mun. no certificados

Bolívar mun. no certificados

Santa Marta

Malambo

Armenia

Córdoba mun. no certificados

Rionegro

Facatativá

Fusagasugá

Sincelejo

Cartagena

Lorica

Popayán

Tumaco

Pereira

Sogamoso

Yopal

Magdalena mun. no certificados

Barrancabermeja

Barranquilla

Maicao

0.0% 20.0% 40.0% 60.0% 80.0% 100.0% 120.0% 140.0% 160.0%

Cobertura Neta Cobertura Bruta

Fuente: MEN (Grados 0°a 11°) por ETC - 2010

La tasa de cobertura neta nacional en educación preescolar, básica y media alcanza el 90%, sin embargo esta cifra es muy desigual entre las Entidades Territoriales.

Fuente: ICFES - Comparaciones entre puntajes promedio de los EE y su nivel socioeconómicos

Además, existen grandes diferencias en los resultados de las pruebas por zona urbana y rural y por nivel socioeconómico -NSE

Algunos Indicadores Sectoriales a tener en cuenta

Fuente MEN: ICALED – Indicador de calidad calculado por el MEN de acuerdo a resultados en Saber 5º, 9º y 11º

Tasa de Cobertura Neta Total

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Lo importante es hacer un análisis objetivo de la situación del sector que reconozca los avances pero evidencie los problemas

DIRECTIVA MINISTERIAL 001 DE 19 de enero de 2012ARTICULACIÓN CON LOS PLANES DE DESARROLLO TERRITORIAL, DEPARTAMENTALES, MUNICIPALES Y

DISTRITALESEs necesario que los nuevos mandatarios locales, en los procesos de planeación que inicien, para la formulación de sus planes de desarrollo, tengan en cuenta como referente la articulación con:

Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014 Plan Nacional Decenal de Educación 2006-2016Plan Sectorial 2010-2014 del Ministerio de Educación Nacional

Dando cumplimiento entre otros, a la normatividad respectiva:

Ley Orgánica del Plan de Desarrollo - Ley 152 de 1994Ley General de Educación - Ley 115 de 1994Ley 715 de 2001 y Ley 1176 del 2007 - SGPLey 1450 de 2011 – Plan Nacional de Desarrollo


▪Recursos del SGP


Antecedentes:El artículo 16 de la Ley 715 de 2001 señala que la participación para educación del Sistema General de Participaciones – SGP – será distribuida por municipios y distritos atendiendo los criterios de: (1) población atendida, (2) población por atender en condiciones de eficiencia y (3) equidad-calidad.

Para la distribución por población atendida, “se determinará una asignación por alumno, de acuerdo con las tipologías que definirá la Nación atendiendo los niveles educativos (preescolar, básica y media en sus diferentes modalidades), y las zonas urbana y rural, para todo el territorio nacional”.

En el marco de la Ley se entiende por tipología el conjunto de “variables que caracterizan la prestación del servicio educativo en los niveles de preescolar, básica y media, de acuerdo con metodologías diferenciadas por zona rural y urbana”.

Al tiempo se señala que la Nación: «definirá la metodología para el cálculo de la asignación por alumno y anualmente fijará su valor atendiendo las diferentes tipologías, sujetándose a la disponibilidad de los recursos del Sistema General de Participaciones».

RECURSOS DISPONIBLES PARA 2010¿QUÉ DICE EL ACTO LEGISLATIVO 04 DE 2007 FRENTE

A LA BOLSA DE RECURSOS?Tiene aplicación a partir del 1° de enero de 2008

Mantiene un Crecimiento sostenido hasta 2016 (hacen base)2008 y 2009 Inflación + 4 %2010 Inflación + 3.5 %2011 – 2016 Inflación + 3.0 %

Asigna recursos adicionales para educación - sobre el total de la bolsa (no hacen base)2008 y 2009 1.3 %2010 1.6 %2011 – 2016 1.8 %

Otorga recursos adicionales si la economía crece por encima del 4% destinados a Primera Infancia

¿Cómo se venía construyendo la tipología?En general ha variado mucho, en algunos se busca recoger la diversidad de las ETC (2005-2006) en otros no (2008-2009)2002

Transición a excepción de los distritos de Bogotá, Barranquilla, Cartagena y Santa Marta -a los cuales la asignación por alumno atendido se inició desde 20022003

2004 Matrícula, nivel educativo, número de docentes, grado promedio en el escalafón y geográficas como: zona y densidad poblacional o número de habitantes por km2,

2005 Se redefinieron los grupos por separado para departamentos y municipios así: 7 grupos de departamentos, 4 grupos de municipios y un grupo de Distritos. 2006

2007 Se mantuvieron los grupos pero se abrieron por niveles (secundaria-media y primaria)

2008Se redefinieron las tipologías hacia UNA tipología por nivel.

2009

2010Nuevamente se establecen grupos de entidades con tipologías diferenciadas teniendo en cuenta exclusivamente las diferenciales en costos generadas por la dispersión poblacional.

La metodología que se venía utilizando en 2010 no diferenciaba entre dispersión y densidad poblacional:

Estas dos figuras tienen la misma área y la misma población (10 puntos) luego tendrían el mismo indicador pero ¿TIENEN LA MISMA DISPERSIÓN?

Ante esta situación el Plan Nacional de Desarrollo definió:

«Fortalecimiento de la financiación de la educación: Para mejorar la eficiencia y la equidad en la asignación, transferencia y uso de los recursos para educación preescolar, básica y media se desarrollarán las siguiente estrategias:

(1) la revisión y modificación de los criterios de distribución de los recursos para la atención educativa. Como parte de lo anterior se revisará el costo de la prestación del servicio educativo buscando fortalecer el reconocimiento de las características regionales y poblacionales de las entidades territoriales, así como la zona de ubicación, con énfasis en la zona rural, y se buscará que los recursos lleguen directamente a los establecimientos educativos;

(2) la revisión de qué recursos del SGP, bajo qué condiciones y para qué acciones, se podrían dirigir a los establecimientos educativos atendiendo a las características de las respectivas entidades territoriales;

(3) la redefinición de criterios de asignación de recursos del SGP para el mejoramiento de la calidad;

(4) la implementación de un esquema de incentivos a las entidades territoriales a partir de la valoración de sus esfuerzos de gestión y resultados en términos de acceso, permanencia, calidad y pertinencia;

(5) el fortalecimiento de la transparencia y Buen Gobierno en el uso de recursos del sector educativo mediante la adopción de medidas para eliminar las filtraciones del sistema general de participaciones y el fortalecimiento de los Sistemas de Información existentes para mejorar su uso en la evaluación y control;

Ante esta situación el Plan Nacional de Desarrollo definió:

Nuevo Modelo a partir de 2011- Población atendida:

Caracterización de la

Prestación del Servicio

educativo

Índice de desarrollo municipal y departamentalÍndice de desempeño fiscalRuralidad de la ETC

Alumnos por docente

Atención a población ruralAtención a población vulnerable (desplazados, Sisben 1 y 2, etc.)

Cobertura Neta básicaCobertura Neta media

Matrícula de asignación por 9.162.369 (No incluye adultos Ciclo 1, jardín-prejardín, menores de 5 años)

Dimensiones de análisis:

1.

• Cálculo de los indicadores correspondientes para cada una de las dimensiones de análisis

2

• Cálculo de un índice sintético para cada dimensión (Análisis factorial mediante análisis de componentes principales)

3.

• Agrupación de ETC con condiciones similares en grupos (Análisis de clúster mediante el método de agrupación de Ward)

4.• Revisión y confirmación de

los grupos (Análisis discriminante)

TIP

OL

OG

IAS

201

1

TIPOLOGÍAS 2010

Incluso la variación de las tipologías compensó caídas de matrícula:

26

27

Distribución PA SGP 2010 Variación

% 2010-2011

Distribución PA SGP 2011

Las mayores variaciones en tipologías llegaron a las zonas

que más lo necesitan…

Es una metodología técnica más robusta.

Mejora las condiciones técnicas de agrupación en relación con sus condiciones socioeconómicas de contexto, atención y desarrollo educativo.

Se relaciona más con la política al asignar diferencial a educación media y preescolar, donde se requiere mayores esfuerzos en 2011 por parte de las ETC.

Se mejora en términos de equidad la distribución con las ETC que atienden población más rural y vulnerable, que están en contextos de menor desarrollo económico y con menores condiciones de atención educativa.

Las bondades de la nueva metodología:

De hecho el cambio corrige la sostenibilidad de las ETC a futuro ante la disminución de los niños de primaria por efecto del cambio demográfico: (Bono demográfico)

Comportamiento de la matrícula en primaria 2002 – 2009 y proyecciones población de 6 a 10 años hasta 2014

Recursos del Sistema General de Participaciones para Educación

FUENTE: MEN

Concepto Distribución / Giro Monto Receptores

Prestación del Servicio

Se distribuyen en Enero de 2012 y se gira en doceavas

$11.5 billones 94 Entidades Territoriales Certificadas

Conectividad Se distribuyen en febrero 2012 y se gira de acuerdo a convenio

$100 mil millones 94 Entidades Territoriales Certificadas

Calidad Se distribuye en febrero y se gira en doceavas

$630 mil millones 1.100 municipios

Gratuidad Se distribuye en enero y se gira el 100%

$525 mil millones 13.700Establecimientos Educativos

Remanentes (Complemento)

Se distribuye en el segundo semestre de acuerdo necesidades

$1.4 billones A las Entidades Territoriales

Pago del personal docente y administrativo de los establecimientos educativos, las contribuciones inherentes a la nómina y sus prestaciones sociales.

Construcción de la infraestructura, mantenimiento, pago de servicios públicos y funcionamiento de las instituciones educativas.

Provisión de la canasta educativa (dotación mobiliarios, textos, bibliotecas, materiales audiovisuales y didácticos)

Actividades destinadas a mantener, evaluar y promover la calidad educativa.

Contratación de la prestación del servicio educativo

Transporte escolar y complementar alimentación escolar

Prestación del servicio Usos de recursos (Ley 715 de 2001)

Calidad - Usos de recursos (Directiva Ministerial No. 12 de 2008)

Dotación institucional de mobiliario básico y material pedagógico (dotación mobiliarios, textos, bibliotecas, materiales audiovisuales y didácticos).

Construcción, mantenimiento y adecuación de establecimientos educativos.

Pago de servicios públicos y funcionamiento de los establecimientos educativos oficiales.

Acciones de mejoramiento de la gestión académica enmarcadas en planes de mejoramiento.

Complementar de ser necesario transporte escolar y alimentación escolar.

Restricciones en el uso de los recursos

No pueden usarse para beneficios individuales de los estudiantes tales como el kit escolar, aplicación pruebas tipo ICFES.

No puede usarse para gastos recurrentes, como mantenimiento de vehículos y contratos laborales.

Calidad

• La asignación de recursos no ha incentivado una mejora en las condiciones de calidad. Mientras de 2002 a 2010 los recursos de SGP (pesos constantes) aumentaron en 31%, los resultados de calidad no han tenido grandes variaciones.

• Los resultados de calidad siguen manifestando la existencia de enormes brechas según las condiciones socioeconómicas, regionales y por zona (rural-urbana).

• Sólo 5 municipios (que tienen bajo NBI), recogían el 14% de los recursos.

En Calidad también se implementó una nueva metodología:

33

La nueva distribución es más equitativa. Hay una mejor asociación entre el NBI del municipio y la asignación per cápita:

Diagrama de dispersión de asignación per cápita de la población atendida y NBI del municipio

34

Gratuidad

La gratuidad de la educación se entiende como la exención del pago de derechos académicos y servicios complementarios a los alumnos de los establecimientos educativos estatales.

A partir de la vigencia de 2008, el Gobierno Nacional ha asignado recursos del Sistema General de Participaciones (SGP) para el sector educativo, adicionales a los de calidad, con el fin de compensar el dinero que las instituciones educativas oficiales dejaron de percibir por la gratuidad educativa en el pago de derechos académicos y servicios complementarios.

A partir de 2012 se decreta la gratuidad universal de 0 a 11 para el sector oficial

Gratuidad educativa Uso de recursos (Decreto 4807 de 2011)

Per capitas a reconocer

20112012

Urbano Rural Transicion

$ 35.000 $ 68.000 $ 84.000

Primaria $ 60.000 $ 74.000 secundaria $ 60.000 $ 74.000

media $ 62.000

$ 90.000 $ 112.000 media tecnica $ 110.000 $ 136.000

Además de aumentar la población beneficiaria para le 2012 el per cápita asociado tendrá un incremento significativo, discriminado por niveles y por atención urbana y rural.

-50%

0%

50%

100%

150%

200%

250%

Var Mat% Var Asignacion %

De acuerdo al PND, estos recursos a partir del 2012 serán girados a los Fondos de Servicio Educativo

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100%

Registros OK Registros inconsistentes Registros sin información

Estado actual del reporte de información recibido por ETC


▪Recursos del SGP


Conjunto de procedimientos y actividades que permiten organizar la continuidad de los alumnos antiguos y el ingreso de alumnos nuevos en el sistema educativo del país. Para el control y desarrollo del proceso el MEN tiene a disposición de los establecimientos educativos y de las secretarías de educación el sistema integrado de matrícula SIMAT, herramienta que permite organizar el proceso de matrícula en todas sus etapas, así como tener una fuente de información única oportuna, confiable y disponible para la gestión, la toma de decisiones y la distribución eficiente de los recursos del sector.

Proceso de matrícula en educación básica y media

Sistema de gestión de la matrícula que facilita la inscripción de alumnos nuevos, la actualización de datos de alumnos antiguos, el reporte de novedades, el registro de los traslados de alumnos a otros establecimientos y la obtención de informes asociados a fenómenos como la deserción. El SIMAT es un sistema transaccional, en tiempo real, que permite efectuar un seguimiento completo y detallado de todo el proceso educativo asociado a un estudiante, desde que se matricula por primera vez hasta que finaliza el ciclo escolar.

El Sistema de matrícula SIMAT

• Recolecci

ón manual - Censo establecimientos educativos – Formulario C-600 DANE

Hasta 2001

• Reporte de información certificado por las ETC a través de SINEB – MEN – Cargue de archivos planos

2002 a

2004

• Reporte de información certificado por las ETC a través de SINEB – MEN – Cargue de archivos planos

2005 a

2007

• Reporte en línea – SIMAT – Información en tiempo real – Actualización permanente de novedades

2008 a

2011

Información agregada

Información rezagada y para fines estadísticos

(2 años de rezago)

Información estadística estratégica oportuna para la toma de decisiones, la gestión del sector, asignación y distribución de recursos y

la formulación, seguimiento y evaluación de la política sectorial

Información niño X niño sector oficial y agregado

sector privado

Información niño X niño sector oficial y privado

Matrícula estadística y para giro de recursos en un único momento del tiempo – Corte estadístico definido por el MEN a una fecha determinada –

No hay actualización de novedades – MATRÍCULA ESTÁTICA

Cortes mensuales - Matrícula en línea con actualización permanente de novedades –

Análisis en diferentes momentos que permite conocer la totalidad de alumnos

atendidos - MATRÍCULA DINÁMICA

Evolución del proceso de recolección y consolidación de matrícula

Nueva dinámica de la información de matrícula

A partir la vigencia 2011, el MEN aplica una nueva metodología de consolidación de matrícula que refleja de manera más aproximada la realidad de la atención de los estudiantes en los establecimientos educativos del país y que consiste en:

1. Seguimiento mensual al reporte de matrícula realizado por las 94 entidades territoriales. Para tal fin el MEN realizó cortes de información de matrícula de manera mensual.


2. Seguimiento a las novedades registradas alumno por alumno. Con el análisis de los cortes mensuales de matrícula se realizó el siguiente proceso: a) Identificación de alumnos nuevos reportados en cada corte de matrícula. b) Seguimiento a las novedades de los alumnos ya registrados y que continuaban matriculados en los diferentes cortes mensuales. c) Identificación de alumnos trasladados a otros establecimientos educativos. d) Identificación de alumnos desertores. e) Identificación de registros retirados del sistema por efectos de depuración.

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% Matricula % Desercion % Depuracion

En 2011 el nivel de depuración por entidad territorial varia del 0,13% al 14,71%


El resultado del ejercicio es un archivo consolidado de matrícula que recoge la totalidad de alumnos que fueron atendidos en el sistema educativo en algún momento de la vigencia, y que permite identificar: a) El tiempo de atención de cada estudiante matriculado en una entidad territorial, calculado a partir de la fecha de registro en el SIMAT. b) Las novedades de cada estudiante, relacionadas con traslados, retiro por motivo deserción y retiro del sistema por motivos asociados a depuraciones.


En este sentido se entiende:

1. Estudiantes atendidos: Alumnos que en los diferentes cortes de matrícula tengan el estado “matriculado”, “graduado” o “retirado” por motivo “deserción”, “traslado a otra institución educativa” o “traslado por cambio de sector”.

2. Depuraciones: El MEN no considera dentro del consolidado de matrícula de la vigencia los registros con motivo de retiro “liberación de cupos” o “no aplica”. Estos registros se consideran depuraciones del sistema.

Proceso de consolidación de la información de matrícula

• Análisis cortes mensuales de matrícula

1• Identificación

de depuraciones

2• Ajustes por

auditorías y alumnos nuevos

3

PROCESO DE AUDITORÍA DE MATRÍCULAS

Marco legal del proceso de auditoría de matrícula

La Ley 715 de 2001 en su artículo 16 establece que la asignación de los recursos del Sistema General de Participaciones (SGP) para educación se determinará por alumno atendido y de acuerdo con las diferentes tipologías que defina la Nación. La población atendida será la población efectivamente matriculada en el año anterior y reportada a través del sistema de información de matrícula del Ministerio de Educación Nacional.

Marco legal del proceso de auditoría de matrícula

De acuerdo con el artículo 19 de la Ley 715 de 2001, el artículo 4 del Decreto 1526 de 2002 y el artículo 3 de la Resolución 166 de 2003, el Ministerio de Educación Nacional tiene la responsabilidad de verificar en las instituciones la calidad de la información de matrícula oficial, contratada y privada, reportada por las entidades territoriales. En este sentido el MEN viene realizando con periodicidad anual, desde el año 2003, la contratación del proceso de auditoría a la información de matrícula, de acuerdo con la disponibilidad de recursos.

Características del proceso de Auditoría a la información de matrícula

Consiste en la verificación censal de la matrícula reportada por la entidad territorial en el SIMAT.

Además de garantizar una asignación eficiente de los recursos del SGP, se busca fortalecer los procesos de recolección de información, solicitando a las firmas auditoras, la verificación, depuración, corrección y/o levantamiento de las variables básicas de todos los estudiantes.

Adicionalmente se solicita a las firmas auditoras la verificación y/o levantamiento de información básica de alumnos nuevos no reportados en SIMAT.


El proceso de verificación de matrícula consiste en la revisión física de los niños y/o de los documentos que soportan la existencia y atención de los mismos, tales como folios de matrícula, observador del alumno, listados de notas, entre otros.

La verificación que realiza la firma auditora en los establecimientos educativos está siempre acompañada de actas de visita que dan cuenta de los hallazgos encontrados y que son firmadas por los rectores de los establecimientos o por quien sea delegado en la institución para atender la visita.


El proceso de verificación es anunciado por el MEN a las secretarías de educación y a los establecimientos educativos a través de oficios donde se dan a conocer las características del mismo.

Las visitas a los establecimientos educativos son concertadas y están soportadas en actas de visita.

Los resultados del proceso son entregados y socializados con las secretarias de educación. Se definen plazos para el suministro de evidencias adicionales.

Los resultados del proceso son suministrados a los entes de control para los fines pertinentes.


Dadas las implicaciones que tienen los resultados de las auditorias de matrícula, el MEN contrata una firma interventora cuyo rol es supervisar el completo y adecuado trabajo de las firmas auditoras, estar permanentemente al tanto del desarrollo del operativo de campo y revisar y refrendar con su firma los informes de auditoría. El objeto contractual de la firma interventora está asociado al seguimiento y verificación de la correcta ejecución del proceso de auditoría por parte de la firma contratada.

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