BLOQUE VI: Bases de Datos Microsoft AccessConcepto de Base de DatosLas actividades productivas y de servicios requieren de un volumen de datos considerable para desarrollarse de manera efectiva, y necesitan que estos se encuentren organizados con relacin a la actividad que se desea desarrollar. Por lo tanto, disponer de informacin relevante, en forma rpida y sencilla, es imprescindible para tomar decisiones acertadas. Para lograr su correcta y dinmica organizacin disponemos de una de las herramientas ms potentes para su manejo: Access 2010. Esta aplicacin permite gestionar contenido mediante bases de datos (estructura donde se guarda la informacin de forma organizada), de una manera gil y completa.Una base de datos se define como una coleccin de datos organizados sistemticamente en formato de tablas. Estas nos permiten generar nueva informacin a partir de dichos datos y a travs de diversos procesos, haciendo uso de campos (columnas) y registros (filas). Si bien una base puede contener infinitas tablas, es conveniente que definamos previamente su estructura, para no generar datos duplicados. Lo primero que debemos hacer es tomar lpiz y papel y realizar un esquema de las actividades que queremos registrar, teniendo en cuenta la forma de distribucin de la informacin en tablas. Debido a que estas son los elementos ms importantes de una base de datos, gran parte de nuestro trabajo se centrar en su apropiada construccin y posterior mantenimiento. Ejemplo de base de datos: Agenda, Facturacin, Manejo de Stock, Videoclub (Prstamos y Devoluciones), Biblioteca (Prstamos, Devoluciones, Socios), etc.Microsoft Access 2010Access es la aplicacin del paquete Office que permite gestionar bases de datos. Para ello dispone de 6 clases de objetos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y mdulos. Los ms utilizados son los 4 primeros:1. Tablas: son las planillas donde se almacenan los datos de un tema en particular, donde cada tabla contendr toda la informacin sobre ese tema y no habr otra tabla con informacin repetida. En Access cada columna se llama Campo, cada fila Registro y las celdas se llaman Datos. De manera de que cada registro contendr toda la informacin del tema de la tabla para un elemento almacenado en ella. Por ejemplo: si tenemos una tabla de Empleados es en esta tabla donde se almacenarn todos los datos de los empleados, no habr otra tabla con datos similares o repetidos. Un registro (fila) de la tabla de empleados contendr toda la informacin que conocemos de un empleado.

CAMPOS

DNINOMBREFECHA NACLOCALIDAD NACTELEFONODIRECCIONLEGAJO REGISTROS

DATOS2. Consultas: Una consulta es una solicitud de los resultados de los datos, de las acciones de los datos o de ambos. Puede usar una consulta para responder a una pregunta sencilla, realizar clculos, combinar datos de diferentes tablas o incluso para agregar, cambiar o eliminar datos de una tabla. Las consultas que se usan para recuperar datos de una tabla o realizar clculos se denominan consultas de seleccin. Las consultas que agregan, cambian o eliminan datos se denominan consultas de accin. Tambin puede usar una consulta para proporcionar datos para un formulario o informe. En una base de datos debidamente diseada, los datos que desea presentar mediante un formulario o informe se encuentran a menudo en varias tablas. Al usar una consulta, puede reunir los datos que desee usar antes de disear el formulario o informe. 3. Formularios: Los formularios son objetos de base de datos que pueden usarse para crear una interfaz de usuario para una aplicacin de base de datos. Un formulario "enlazado" es aquel que est directamente conectado a un origen de datos, como una tabla o una consulta, y que puede ser usado para insertar, modificar o mostrar datos del origen de datos. Tambin se pueden crear formularios "independientes" sin un vnculo directo al origen de datos, pero que tambin contienen botones de comando, etiquetas o cualquier otro control necesario para que la aplicacin funcione. Considere los formularios enlazados como ventanas por las que los usuarios ven y obtienen acceso a la base de datos. Un formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Si un formulario es visualmente atractivo, resultar ms agradable y ms eficaz trabajar con una base de datos, adems de ayudar a evitar que se introduzcan datos incorrectos.4. Informes: los informes permiten imprimir el contenido de la base de datos, ya sea la informacin de una sola tabla o la combinacin de datos de 2 o ms tablas. Es la herramienta utilizada para obtener el resultado buscado cuando fue creada la base de datos. Son ejemplos de informe: facturas, lista de alumnos por curso, lista de clientes, lista de precios, etc.Cuestionario:1. Qu son las bases de datos. Ejemplos.2. Qu es Access y para qu sirve.3. Cules son los objetos de Access.4. Explicar los 4 objetos de Access ms utilizados.