Unidad 10: Base de datos (II)1. Bases de datos con varias tablas

1.1 Guardar comoPuede guardarse en versiones anteriores, extensión .mdb Se guarda sin especificar lo hará en la versión 2007 extensión .accdb

1.2 Clave principal y externa• Campo o conjunto de campos de la tabla, un identificador para cada fila.

Se relacionarán y la base de datos quedará enlazada. El campo clave no podrá contener datos susceptibles de repetirse.

• Cada tabla puede tener su propia clave principal

EJEMPLO

• Creación de la base de datos y las tablas

• CLIENTES:

• PAGO:

• FACTURAS:

1.3 Relaciones• De uno a varios

• De varios a varios

• De uno a unoLas relaciones entre tablas deben crearse, para evitar errores en la base de datos. Para las relaciones:

Campos relacionados. Entre dos campos en dos tablas distintas. En una tabla el campo será clave principal y en la otra será clave externa. Campo del mismo tipo Excepción en lo que respecta a la igualdad de tipo de campo es la de un campo Autonumérico.

Modificar y borrar relaciones.

EJEMPLO• Activa la pestaña Herramientas de base de datos. Haz clic en Relaciones,

del grupo Mostrar u ocultar. En el panel de trabajo se verán las tablas que componen la base de datos: cliente, Facturas y Forma de pago.

• Observa que hay una relación hecha entre las tablas de Forma de Pago y Facturas. Esto debe a que al diseñar la tabla facturas, en el campo Forma de Pago hemos elegido el tipo asistente para búsqueda y ha sido entonces cuando hemos creado esa relación.

• Debemos completar la relación entre forma de pago y facturas, para que cumpla todas las reglas aconsejables de una relación

• A continuación relacionaremos la tabla Facturas y Clientes.

1.4 Introducción de datos

Pueden introducirse o una vez que se han hecho las relaciones, puede crearse un formulario e introducir los datos a través de él.Datos introducidos a partir de un formulario de clientes:

ACTIVIDADAbre la base de datos Ventas.

• Con los conocimientos adquiridos en la Unidad anterior puedes crear un formulario.

• Introduce en la tabla Cliente los registros que se muestren en las siguientes tablas.

• Introduce los siguientes registros en la tabla Forma de Pago.

• Una vez que has introducido los datos en las tablas Clientes y Forma de Pago, crea un formulario para cada una de estas tablas, con todos los campos de las mismas. Llámalo, respectivamente, Formulario Clientes y Formulario Forma de pago.

• Hemos dado de alta una lista de clientes y las diferentes formas de pago que se usan en la empresa para sus ventas.

• Introduce los siguientes registros en la tabla Facturas.

• Formulario Facturas.

EJEMPLO

• Abre, si no lo está la base de datos Ventas.

• Con el asistente para consultas crea una, que llamarás Consulta 1.

• La consulta se diseña para obtener un listado de todas las ventas que se han realizado.

• Deberá mostrar el contenido de los siguientes campos.

• Como puedes ver, en esta consulta están implicadas todas las tablas de la base de datos:

• De Clientes: Nombre cliente, Apellido cliente.

• De factura: Nº Factura, Importe, Fecha.

• De forma de Pago: Forma de pago

• Con el asistente para consultas sencillas, comienza a seleccionar de cada tabla los campos antes mencionados y en ese mismo orden.

• Solicita una consulta de Detalles. Al finalizar observamos el resultado de la consulta, que será similar al de la imagen, de la que se muestran solamente las primeras líneas

EJEMPLOAhora queremos saber qué ventas se han producido entre los días 12 y 17 de enero. En esta consulta deseamos que aparezca los mismos campos y en idéntico orden que en la consulta anterior.

• Para ahorrarnos trabajo podemos utilizar la Consulta 1 y después cambiarle el nombre y ponerle la condición de fechas. Por tanto, abre la Consulta 1 si no estaba abierta y desde el botón Office guárdala con el nombre Consulta 2.

• Inserta la condición de fechas: con la pestaña inicioVerVista Diseño.

EJEMPLO• Haz una consulta llamada Consulta 3, con los mismos campos que la consulta 2.

Para ello puedes abrir la Consulta 2 y guardarla con el nombre nuevo. Edita la consulta 3 en vista de diseño En criterios de fecha escribe lo siguiente: Entre [Fecha de inicio y Fecha final. Recuerda que cuando queríamos que Access nos hiciera una pregunta la escribiremos entre corchetes.

• Ejecuta la consulta con el botón ejecutar. La siguiente lista muestra la fecha de inicio 20 de enero y fecha final 21 de enero.

ACTIVIDADES Realiza una consulta llamada Consulta Clientes Málaga, que al ejecutarse muestre un listado de las facturas realizadas a clientes de la provincia de Málaga y que solamente muestre estos campos: Nombre, Localidad, Importe, Fecha. Recuerda que el campo provincia debe estar en la consultas pero no aparecer en el Listado

Haz un informe con los datos que aporta la consulta anterior. Llámala Informe Clientes Málaga. Puede tener el autoformato que desees

Realiza una consulta llamada Consulta Clientes por provincia, con los mismos campos de la consulta anterior pero en la que el usuario escriba qué provincia desea listar.

Comprueba que la apariencia de los formularios Clientes, Forma de Pago y Facturas para comprobar si todos los datos caben en el espacio disponible. De no ser así modifica los formularios en Vista Diseño para adecuar el espacio al tamaño de los datos que muestran. Abre en vista diseño el Informe Cliente Málaga. En la cabecera del listado de clientes cambia el título Nombre por el de Cliente.

Verifica los objetos que tiene hasta ahora tu base de datos Ventas, que han de ser los que se muestran a continuación. Recuerda que los objetos que se van creando en una base de datos aparecen a izquierda.

2. Botones de comandoSe insertan en los formularios y ejecutan la acción que se les asigne

También pueden crearse arrastrando una macro a un formulario, permite personalizar los botones insertados.

EJEMPLO

• Abre la base de datos Ventas y a continuación abre el Formulario Facturas en vista diseño.

• Desplaza hacia abajo unas tres cuadriculas el Pie Formulario, arrastrándolo con el ratón desde su parte superior. De esta manera haremos espacio en el formulario para insertar un botón de comando.

• Con la pestaña Diseño activa, haz clic en botón.

• Una vez pulsado, el puntero del ratón cambiará de forma. Llévalo hasta el espacio que has dejado libre en el formulario y dibuja un rectángulo, que se verá bordeado de color sobre la cuadricula.

• Simultáneamente aparecerá el cuadro de diálogo Asistente para botones de Comando.

• ¿De qué informe desea obtener una vista previa con este botón de comando?¿Desea incluir texto o una imagen en el botón? Deseamos incluir el siguiente texto, que se escribirá en el recuadro correspondiente: Factura de Málaga.

• Se puede dar nombre al botón o dejar el predeterminado de Access. En nuestro caso dejaremos el que viene por defecto. Guardar los cambios al formulario y después muéstralo en vista Formulario.

3. Panel de controlFormulario con forma de menú facilita la navegación por la base de datos. Herramientas de base de datos Administrador del panel de control

Se ejecuta al inicio. Mostrará una lista de acciones, que abrirán formularios e informes que hayan sido creados con anterioridad. Cuando se crea, se muestran de manera automática dos nuevos objetos en el panel, una tabla y un formulario.Se puede rediseñar en Diseño.

EJEMPLOVamos a elaborar un panel de control o menú para abrir distintos formularios e informes que hemos ido creando a lo largo de esta Unidad sobre la base de datos Ventas.Por seguridad, antes de comenzar a elaborar el panel de control haremos una copia de Seguridad de la base de datos.

• Abre la carpeta de ejercicios de base de datos. Haz clic con el botón secundario del ratón sobre Ventas. Abre la base de datos ventas Selecciona la pestaña

Herramientas de base de datos. En el grupo Herramientas de base de datos, haz clic en Administrador del panel de control. Se abrirá un cuadro de diálogo avisando de que no existe ningún panel de control y si se desea crear uno.

• Se abre el cuadro de dialogo del Administrador del panel de control. Haz clic en modificar, para cambiar el nombre predeterminado de nuestro panel de control. El siguiente cuadro de diálogo pide darle a un nombre a nuestro panel de control. Lo llamaremos Menú de la base de datos Ventas.

• Primera línea del menú: un mensaje para que al hacer clic sobre él se pueda ver el formulario Clientes.

• Segunda línea de menú: otro mensaje para poder agregar clientes en el formulario clientes. En el cuadro de dialogo Modificar página del panel de control haz clic en nueva.

• Siguiendo el mismo procedimiento realizado para las dos líneas anteriores crea una nueva línea para abrir el Informe Clientes Málaga.

• Y otra línea más para cerrar la aplicación.

• Desde el panel de Objetos haz clic en Panel de Control y visualiza el que acabas de crear.