CONCEPTOS DE ACCESS

¿Qué es Access?

Access es un gestor de Bases de Datos relacional, es decir, puede relacionar datos de distintas tablas. Las bases de datos de Access se guardan en ficheros de extensión .mdb para que el Sistema Operativo los reconozca como tal.

Objetos de una base de datos

Las tablas son el objeto principal de una base de datos. En las tablas es donde se almacena toda la información de la base de datos. Las tablas están formadas por filas y columnas Un Registro es cada una de las filas de la tabla. Es una

ficha que contiene toda la información de un mismo elemento (persona, libro, etc.)

Un Campo es cada una de las columnas de la tabla. Es una característica o atributo común a todos los registros (por ejemplo: Apellido, Nombre, etc.)

Ejemplo de una tabla en Access

Objetos de una base de datos

Las Consultas permiten dar respuestas a las preguntas que se puedan plantear acerca de los datos almacenados. Las consultas proporcionan una visión especial de los datos, partiendo de una o más tablas.

Objetos de una base de datos

Un Formulario es una ventana diseñada para que los usuarios tengan un acceso más agradable a los datos. El formulario permite introducir, modificar, consultar y borrar los registros de la tabla o consulta para la que se ha diseñado.

Objetos de una base de datos

Los Informes son objetos diseñados para dar formato, realizar cálculos, imprimir o resumir los datos seleccionados.

Objetos de una base de datos

Las Macros son una serie de instrucciones que se almacenan para que se puedan ejecutar de forma secuencial mediante una sola llamada u orden de ejecución.

Las Páginas son documentos HTML, es decir, páginas Web con información de la base de Datos.

Tipos de campos

Texto: Datos constituidos por caracteres alfanuméricos, hasta un máximo de 255 caracteres.

Memo: Se utiliza para almacenar texto de gran longitud, como notas o descripciones.

Numérico: Se utiliza para almacenar datos numéricos, por lo que podrán realizarse operaciones matemáticas con ellos.

Fecha/Hora: Los campos así declarados almacenarán datos correspondientes a fechas u horas.

Tipos de campos

Moneda: Estos campos se utilizan para introducir datos numéricos de tipo monetario

Auto numérico: Los datos de estos campos serán introducidos automáticamente por el programa en incremento de una unidad.

Si/No. Son campos que sólo contienen uno de dos valores, como Si/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado.

Objeto Ole. En este campo se pueden insertar objetos de cualquier tipo creados en otros programas (como documentos de Word, hojas de cálculo de Excel, imágenes, sonidos u otros datos binarios) mediante el protocolo OLE y pueden ser vinculados a, o incrustados en una tabla de Access.  

Tipos de campos

Hipervínculo. Tipo de campo que sirve para almacenar hipervínculos. Un hipervínculo puede ser una ruta de acceso a una ubicación en una red local, o una dirección URL para acceder a una página Web.

Asistente para búsquedas: Los campos así declarados permiten introducir datos en ellos tomándolos de una lista de valores o de otra tabla.

Tipos de relaciones

Una relación es una asociación entre varias entidades.Uno a varios: Es la más usual. Cada registro de la tabla principal puede estar relacionado con varios de la tabla secundaria. Se adopta cuando sólo uno de los dos campos relacionados es clave principal.

Tipos de relaciones

Uno a Uno: Poco habitual. Se crea cuando ambos campos son clave principal.

Tipos de relaciones

Varios a Varios: Cada registro de la primera tabla puede estar relacionado con varios de la segunda y viceversa. Cómo la relación no puede establecerse directamente, se precisa de una tercera tabla intermedia que tenga como campo clave las claves externas de las dos tablas relacionadas.