auxiliar de oficina

El PERFIL DEL ASISTENTE EJECUTIVO Y

LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA OFICINA

I N T R O D U C C I O N

Un alto porcentaje de la población trabajadora, sea está en el ámbito comercial, industrial, agropecuaria,

finanzas, o de servicios, u otro; desempeñan tareas de oficina, lo que da una idea de la importancia que

tiene el conocimiento y la aplicación de las técnicas y herramientas básicas comúnmente utilizadas en la

función administrativa.

En este nuevo siglo, el mundo de los negocios y el ámbito empresarial, exige de todos sus colabores:

efectividad, creatividad, iniciativa, trabajo, modernidad, liderazgo, comunicación, buenas relaciones, toma

de decisiones, servicio al cliente y trabajo en equipo.

Las empresas con visión están poniendo en práctica nuevas estrategias porque están convencidas de que

hoy más que nunca deben “ganar clientes”, no solamente “vender”. Esta nueva actitud se debe a que una

empresa, organización o institución en realidad compra cooperación o asesoría o, tal vez, solución a sus

problemas.

En los próximos apartados encontrarás conocimientos, orientaciones, sugerencias y las actividades

necesarias para que al ponerlos en práctica, tu cliente más importante: “el ejecutivo con quién colaboras”

sea un cliente que ganes por tu talento, tu desempeño, tu seguridad y tu colaboración.

¿ Q U E E S U N A U X I L I A R D E O F I C I N A ?

Se refiere al personal de oficina que sirve de apoyo a los administradores en el trabajo diario de la oficina,

está orientada a realizar actividades elementales en centros privados o públicos. Sus funciones principales

están relacionadas con el trabajo de oficina, como pueden ser:

Recepción de documentos. Atender llamadas telefónicas. Atender visitas. Archivo de documentos. Cálculos elementales. Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende. Estar al día de la tramitación de expedientes. Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de reuniones. Poseer conocimiento de los departamentos de las Administraciones Públicas con los que esté más

relacionada la sección de que dependa. Asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde calculadoras hasta

fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los programas informáticos que conllevan. Amplios conocimientos en protocolo institucional y empresarial.

En definitiva, la figura del profesional de oficina, responde a un gestor de tiempo para el directivo con el que colabora, para que éste no deba preocuparse más que en la toma de decisiones que beneficien el progreso de la compañía.

http://es.wikipedia.org/wiki/Oficina

http://es.wikipedia.org/wiki/Fotocopiadora

http://es.wikipedia.org/wiki/Ordenador_personal

El Perfil del Asistente Ejecutivo y 2 Los Procedimientos Administrativo para la Oficina

P U E S T O S D E T R A B A J O

La oficina de hoy ha entrada en una etapa en la cual el equipo electrónico ha cambiado las actividades que

se realizan en el trabajo diaria. Como consecuencia, un grupo grande de hombres y mujeres se emplea

anualmente en la realización de tareas de oficina. Nuevos nombres para los puestos de trabajo surgen a la

luz de las tareas que realiza el personal. Entre estos encontramos los siguientes:

Operador de Texto: Personal que utiliza la computadora para procesar la información. Esta persona

permanece sentada mucho tiempo realizando trabajos repetitivos. Las destrezas y habilidades de este tipo

de personal son:

o Rapidez y exactitud al crear documentos de información en la computadora.

o Rapidez y exactitud para hacer revisiones.

o Dominio de la aplicación para procesar textos.

o Dominio en aplicaciones de hoja de cálculo, gráficas, base de datos y otros programas.

o Técnicas eficientes de cotejo.

o Dominio de los símbolos para corrección de pruebas.

o Conocimiento de los estilos de documentos que se generan en una oficina

o Habilidad para trabajar bajo presión.

o Establecimiento de prioridades.

o Dominio de las técnicas de archivo electrónico.

Asistente Administrativo: Las tareas relacionadas con la administración de la oficina, tales como atender al

público, contestar el teléfono y archivar, entre otras. Sus tareas van dirigidas a dar apoyo a los gerentes en

la toma de decisiones, recopilación de información, seguimiento a asuntos pendientes, manejo del

calendario de citas y compromisos.

Archivista: Las empresas grandes han optado por centralizar la información en un área designada en la

empresa. Los departamentos y divisiones se dirigen a ese lugar para buscar información y devolver los

documentos que han tomado prestados. La persona encargada de custodiar, guardar y localizar

información se conoce como archivista. Los archivistas deben tener conocimiento de las reglas de archivo,

saber manejar los archivos electrónicos y la microfilmación (es una técnica de archivamiento de documentos

basado fundamentalmente en el cambio de soporte de los documentos de papel, en otro de un material sintético muy

resistente y durable. Normalmente es una cinta de 30,5 metros de un material plástico flexible, sobre la cual se ha

depositado una capa de material tipo fotográfico de altísima calidad. En esta cinta se ¨fotografían¨ los documentos

con fuertes reducciones, sin por ello perder calidad o información).

También debe poseer conocimientos sobre la retención y destrucción de información y en el seguimiento a

documentos prestados. Los documentos son la columna vertebral de la empresa y el custodio de los

mismos debe ser una persona responsable, leal y discreta.

Recepcionista: La persona que contesta el teléfono y recibe los visitantes en una empresa se distingue por

tener buena apariencia, buen tono de voz, cortesía y diplomacia. Es la primera persona que ve el visitante y

la primera voz que oye el que llama. Cada vez surgen en el mercado equipos más avanzados que facilitan la


tarea del recepcionista, por lo que el individuo que ocupa este puesto, puede realizar otras tareas que no

requieren mucha concentración ni urgencia mientras está en el área de recepción.

M O D A L I D A D E S E N E L M U N D O E M P R E S A R I A L

Obviamente, la profesión continuará su acelerada evolución con la aparición de diferentes tipos de equipos

que ayuden en la realización de las tareas de oficina, pero siempre estará presente el factor humano. Las

exigencias en las destrezas están orientadas cada vez hacia un empleado con gran calidad humana y con

deseos de aprender.

Para trazar una trayectoria profesional es importante que observes los siguientes aspectos del mundo

empresarial:

- La exigencia de una mejor preparación académica.

- Las empresas funcionan con menos empleados.

- El enfoque actual es hacia la calidad total de los servicios y productos. El empleado debe entender

los pormenores de los servicios que ofrece la empresa para satisfacer las necesidades de los

clientes y brindarles un servicio de calidad.

- Horarios flexibles en la semana de trabajo. Una semana de cuatro días de trabajo, horarios

extendidos y trabajo desde el hogar son modalidades que ya existen. El horario flexible también

conlleva compartir equipo y tareas. El empleado tiene que educarse para formar parte de un

equipo de trabajo en el que ayude a cumplir con las metas y objetivos de la empresa, aportando

sus conocimientos y habilidades al grupo de trabajo.

- Trabajar sin supervisión directa. Debido a la reestructura en el horario de trabajo, el poder ejecutar

las tareas sin una supervisión directa será otra de las destrezas importantes de la oficina

automatizada.

- Interacción con empleados de diferentes culturas y experiencias. La internacionalización de las

empresas para poder competir en el mercado global requieren que el empleado pueda trabajar con

personas de diferentes nacionalidades, idiomas, razas y culturas.

- Flexibilidad para manejar cambios en el ambiente de trabajo y en las tareas asignadas. Las

empresas constantemente planifican y reorganizan las tareas para lograr un mejor uso del

personal, equipo y espacio para un rendimiento mayor. Los empleados deben adaptarse a nuevos

procedimiento con rapidez e incorporarlos a las tareas diarias.

- Iniciativa para crear nuevas estrategias en la realización de las tareas asignadas.


- Buena comunicación. La comunicación oral y escrita siempre será un requisito indispensable para

todo profesional de oficina. Con el uso del correo electrónico y de otros equipos “multimedia”, se

requiere que el personal pueda redactar y crear documentos con rapidez y corrección. Las

telecomunicaciones se continuarán usando en la oficina para facilitar más el intercambio de

información y estrechar las relaciones comerciales.

- Buena organización y administración efectiva del tiempo. Se requieren las destrezas para manejar

el tiempo eficientemente y organizar el trabajo. Varios programas para computadoras ayudan en

estas áreas.

- Calidad en las relaciones humanas. La tecnología no debe menoscabar los aspectos personales en la

toma de decisiones en el trabajo diario en la oficina. Mantener relaciones interpersonales cordiales,

demostrar calor humano y cooperación son actitudes necesarias en la oficina automatizada.

A R E A S D E E S P E C I A L I Z A C I O N

El mundo empresarial provee una amplia gama de especialidades para que el futuro empleado seleccione

el campo en el cual pueda ofrecer sus servicios y desarrollar al máximo sus capacidades. Cuando se está en

la búsqueda de empleo, se recomienda analizar los tipos de servicios que ofrecen las diferentes empresas.

Es importante que conozcas tus gustos, preferencias, capacidades e intereses y que te ubiques en aquella

especialidad que sea compatible con ellos. Esto te ayudará a obtener satisfacción del trabajo que realizas.

La labor de oficina, se especializa de acuerdo con el campo profesional donde se ofrezca el servicio. Algunas

áreas de especialización son:

Médica: Las empresas que ofrecen servicios de salud van desde el consultorio privado de un médico hasta

dispensarios médicos, clínicas, hospitales, centros de cuidados y servicio médicos en el hogar, entre

otros. Tienen horarios rotativos y son una fuente de empleo adecuada para personas a quienes les

guste trabajar con pacientes. Las tareas son variadas y en la actualidad existen programas para la

computadora muy efectivos para realizas las tareas particulares de las empresas que se dedican a la

salud. Entre las tareas que realiza el personal de oficina se encuentran: llenar formularios para

cobros a planes médicos, preparar informes periódicos, facturar, llevar el calendario de citas,

archivar los expedientes médicos, llevar récord (registro) de pago de los pacientes, preparar

requisiciones de materiales y transcribir dictado grado para récords e historiales médicos.

Legal: En la actualidad es común entre abogados la práctica de compartir la oficina o bufete y los servicios

del personal profesional, ya que las tareas en este campo se han facilitado grandemente con el uso

de la computadora. En el bufete se usan documentos con contenido similar, en los cuales muchas

veces lo que cambia es la información personal del cliente. Entre las tareas más comunes que

realiza el profesional de la oficina legal están: creación de documentos actualizados a la necesidad

del cliente, transcripción de dictado grabado, coordinación de citas, archivo y seguimiento a tareas

pendientes.


Educativa: Son aquellas que ofrecen servicios de enseñanza. Existente diferentes niveles tales como el

preescolar, elemental, superior, postsecundaria y universitario. Estas empresas requieren del

empleado que interaccione con padres, personas de la comunidad y estudiantes de diferentes

edades. Las tareas más comunes que realiza el asistente administrativo son: tramitar

correspondencia, archivar, preparar requisiciones, preparar informes periódicos, organizar

reuniones y preparar arreglos de viaje.

Técnica: Los servicios del profesional de oficina también son necesarios en áreas tales como laboratorios de

investigación, ingeniería, ecología, comunicaciones, ventas y servicio a equipos de oficina. Los

empleados de este tipo de empresa requieren dedicación, flexibilidad en el horario y una continua

preparación académica del personal. En muchas de estas empresas se producen documentos

voluminosos en la computadora, integrando diferentes sistemas de información. Se preparan

informes diarios, semanales, mensuales, propuestas, inventarios, así como requisiciones y facturas.

Además, se realizan tareas de recepcionista y un sinnúmero de otras funciones que resultan en un

trabajo variado.

Otros Tipos de Empresa: El turismo es un campo de crecimiento que ofrece oportunidades de empleo al

personal de oficina. Conocer varios idiomas es una ventaja para esta especialidad. Los medios de

radio y televisión también son empresas florecientes con demanda por personal de oficina

capacitado y con deseos de progresar. Cualquier tipo de empresa en cualquier parte del mundo

ofrece oportunidades de empleo para el profesional de oficina.

P E R F I L Y D E S T R E Z A S D E L A S I S T E N T E A D M I N I S T R A T I V O

La oficina moderna necesita personal capacitado y preparado en la nueva tecnología para desempeñarse

eficientemente en el campo. Aunque muchas empresas proveen adiestramiento a empleados nuevos, la

necesidad de que este empleado comience a producir con niveles de eficiencia inmediatamente hace

necesario reclutar personal capacitado y con destrezas básicas.

El profesional de la oficina automatizada necesita dotarse de conocimiento, habilidades y destrezas

profesionales para las exigencias de las nuevas modalidades en el mundo empresarial sin olvidar buenas

relaciones interpersonales, tan vitales para el buen funcionamiento de la oficina.

El Asistente Administrativo es aquella persona que sirve de apoyo a un gerente administrativo o ejecutivo,

posee conocimiento en la tecnología, destrezas para asumir responsabilidades sin supervisión directa,

demuestra iniciativa y toma de decisiones dentro de su marco de autoridad. Para desempeñar bien su

función, el asistente administrativo necesita una preparación académica sólida, destrezas en el manejo de

las tecnologías, en la solución de problemas, en la administración del tiempo y toma de decisiones, en el

trabajo en equipo, así como en las exigencias de una calidad total, alta productividad y conocimientos en

telecomunicaciones.


PREPARACIÓN ACADÉMICA

El profesional que aspire a ofrecer sus servicios en la oficina moderna debe ser muy hábil en el manejo de

equipos tecnológicos. Además, debe alcanzar un nivel académico excelente en áreas de lenguaje y

comunicación e idiomas (especialmente inglés). Debe saber redactar documentos, organizar viajes y

eventos, transcribir documentos a máquina y conocer las técnicas relacionadas con la administración de

documentos y procedimientos de oficina. Este profesional de oficina debe manejar el tiempo

adecuadamente, tomar decisiones dentro de su marco de autoridad y conocer las técnicas para solucionar

problemas.

La preparación académica debe estar acompañada de un compromiso con los valores humanos y con el

esfuerzo en desarrollar cualidades y habilidades personales que lo lleven a observar un comportamiento

moral y social propio de un ser humano integral.

DESTREZAS BÁSICAS

Todo profesional de oficina necesita de las siguientes destrezas para desenvolverse efectivamente en la

oficina.

Destrezas en la tecnología: Para tener éxito en la oficina automatizada, el empleado debe ser capaz

de utilizar efectivamente la computadora y diferentes programas de aplicación, la

calculadora, la fotocopiadora, el facsímil, la impresora, el explorador láser o equipos de

telecomunicaciones.

Destrezas de Comunicación: El personal de oficina invierte gran parte del tiempo comunicándose

con otras personas, ya sea en la página escrita o en conversaciones de persona a persona,

por teléfono o mediante los diferentes sistemas modernos de comunicación. En cualquier

estilo que utilice, el empleado debe ser muy hábil en las técnicas de comunicación. La

comunicación escrita exacta y concisa economiza tiempo, aumenta la productividad y

mantienen las relaciones comerciales. Una conversación en la que se utiliza vocabulario

culto, correcto y claro y en la cual la cortesía está presente, es de buen agrado y ayuda a

que el receptor comprenda el mensaje del interlocutor.

DESTREZAS EN SOLUCION DE PROBLEMAS

Para solucionar los problemas que surgen diariamente en la oficina, el profesional de oficina debe aprender

las técnicas disponibles. Se recomiendan los siguientes pasos:

Definir detalladamente el problema: Se requiere de un tiempo para analizar serenamente los detalles de la

situación que originaron el problema.

Identificar las posibles causas: Hacer una lista de todas las posibles causas, sin descartar aquellas que

parezcan insignificantes o sin posibilidades.

Verificar las causas: Hacer un análisis objetivo de cada una de las causas.


Identificar posibles soluciones: Hacer una lista de todas las posibles soluciones sin dejar fuera las que

puedan parecer menos apropiadas. Por ejemplo, compra de equipo, cambio de lugar del equipo o

mobiliario, reubicación de personal, etc. Ponerlas en orden descendentes por grado de mayor

posibilidad de solución, facilita su verificación.

Seleccionar y ejecutar la solución: Poner en acción la primera solución de la lista. Si no produce resultado,

intentar con la siguiente.

DESTREZAS EN LA TOMA DE DECISIONES

Tomar decisiones acertadas y resolver problemas son técnicas que pueden aprenderse y que es

conveniente desarrollar cuando se aspira a ser un profesional eficiente que contribuya a la buena marcha

de las actividades empresariales. Cuando un ejecutivo cuenta con personal al cual le da instrucciones sin

entrar en los más mínimos detalles, que le presentan alternativas para solucionar situaciones que una toma

decisiones sin traspasar su marco de autoridad la empresa marcha con una alta productividad y se hace uso

adecuado del tiempo. Para desarrollar la destreza para tomar decisiones, el empleado puede utilizar

experiencias previas para evaluar el costo-beneficio de cada oportunidad. En el instante que tome una

decisión debe madurarla y evaluar los resultados para que de esta forma aprenda la lección para futuras

acciones.

Todas las decisiones que se toman en la oficina no tienen la misma importancia, no toman el mismo tiempo

para decidirse, ni tienden el mismo resultado. Por tanto, se recomienda antes de poner en marcha una

decisión importante o fundamental, tener más de una alternativa para solucionar la situación y analizar y

madurar cada alternativa. Luego hay que ponerla en acción, sin olvidar que la evaluación del resultado

ayudará en situaciones similares en el futuro.

DESTREZAS EN EL MANEJO DEL TIEMPO Y ESTABLECIMIENTO DE PRIORIDADES

El empleado de oficina debe esforzarse por utilizar adecuadamente el tiempo. Existen técnicas para el

manejo efectivo del tiempo al realizar las tareas en un día normal de oficina. Una buena planificación

redunda en el buen uso del tiempo y en la toma de decisiones acertadas, además de ayudar a establecer

prioridades en las tareas asignadas, creativas o rutinarias.

Algunas recomendaciones para el buen manejo del tiempo son:

- Mantener el área de trabajo organizada. Cada cosa en su lugar.

- Planificar la composición y ubicación del equipo y materiales necesarios.

- Conocer bien las tareas que se realizan.

- Hacer un plan diario lo suficientemente flexible que permita atender las emergencias.

- Utilizar los espacios de tiempo que quedan disponibles entre una tarea y la siguiente.

- Hacer las tareas más difíciles en horas de la mañana cuando se está más descansado y con la meta

más alerta.

- Cambiar de tareas cuando se sienta agotamiento para renovar energías.

- Tomar recesos para recuperar energías y despejar la mente.


- Anotar todas las tares pendientes. No confiar en la memoria.

- Pedir ayuda cuando realmente se necesita.

DESTREZAS DE TRABAJO EN EQUIPO

Un equipo es un grupo de personas con destrezas complementarias que se unen para la realización de un

propósito, para lograr alcanzar alguna meta o para recibir apoyo unos de otros. El trabajo en equipo une a

las personas para trabajar por el logro de un objetivo. El trabajo en equipo ha existido siempre; por

ejemplo, en los deportes y en la escuela al realizar proyecto en grupos. Las personas se unen a los grupos

para realizar algunas funciones o resolver problemas particulares, tanto en el comercio como en otras áreas

del diario vivir. Cada miembro del equipo debe ser responsable y cumplir con la tarea que le corresponde.

El trabajo en equipo tiene una ventajas que se pueden ver claramente a lo largo de la historia. El trabajo en

equipo no es una habilidad innata, pero puede aprenderse. Un miembro efectivo de un grupo canaliza sus

ideas y conocimiento especializado para colaborar efectivamente en el logro de las metas de la empresa.

Como miembro de un grupo, cada persona debe sentirse parte del grupo y de la empresa, debe poseer

confianza en sus habilidades y en las de cada miembro del grupo, además de sentirse orgulloso de estar

vinculado a un grupo empresarial y reconocer que éste logrará sus propósitos en la medida en que estén

sus miembros comprometidos.

Los participantes en un grupo necesitan tener confianza mutua, establecer metas claras, mantener buena

comunicación y cada miembro debe estar comprometido con las metas para que la labor sea efectiva. Los

miembros de un grupo deben respetarse, ser corteses en la comunicación y permitir que cada uno tenga la

oportunidad para expresar sus ideas, sugerencias y opiniones personales.

Un grupo exitoso es aquel en el cual cada miembro

aporta sus ideas, su tiempo y sus capacidades.

PRODUCTIVIDAD

La productividad es el rendimiento por empleado en la empresa. El uso de la computadora aumenta

considerablemente la productividad, ya que aumentan el número de documentos que pueden generase en

un día de trabajo. Un empleado debe velar por satisfacer las expectativas y demandas de la empresa.

Los empleados de una oficina productiva trabajan juntos; producen información correcta y completa en

cualquier forma, sea informe, carta o gráfica. En la oficina productiva, los empleados se preocupan por la

exactitud y puntualidad de la información, utilizan el tiempo y los materiales con sensatez y se preocupan

por la eficacia. Una característica de la oficina productiva es que la información se pone a disposición de

quienes la necesitan y en la forman como la necesitan.

Para medir la productividad, el empleado lleva un registro diario de las tareas que realiza. Luego, estas

tareas se computan semanal y mensualmente. Esta medición ayuda a la gerencia a detectar a los

empleados más productivos.


CALIDAD TOTAL

La calidad es una meta, una medida o un conjunto de requisitos por los cuales se determina si se ha logrado

lo que se dijo que se iba a lograr de tal manera que se satisfaga al cliente. La calidad no se posee, sino se

practica. Es un esfuerzo continuo de mejorar, que comienza con metas personales de calidad y compromiso

con esa calidad. La calidad requiere un esfuerzo consciente y continuo de parte de todos los empleados de

una empresa. Por medio de la información que el cliente provee, el logro de metas puede medirse, ya que

la evaluación final es la satisfacción del cliente. El empleado administrativo debe estar consciente de que su

trabajo es ofrecer servicios. Éstos deben ser de calidad para los clientes, tanto dentro como fuera de la

empresa.

Para mejorar los servicios al cliente, no debe pensarse en el uso de la tecnología como única alternativa.

Ésta debe considerarse como una herramienta en una operación de servicios; nunca debe verse como la

solución automática a una situación. Es importante cumplir con los requerimientos de los clientes, y

adaptar el servicio o producto de modo que satisfaga las necesidades de éstos.

R E L A C I O N E S I N T E R P E R S O N A L E S E I M A G E N P R O F E S I O N A L

Las relaciones comerciales, laborales y sociales exigen pautas de comportamiento que garanticen armonía y

bienestar a los participantes. Los profesionales se distinguen, entre otras razones, por la imagen profesional

que proyectan, por practicar una ética profesional, por actitudes positivas y la observancia de las normas de

cortesía y etiqueta.

Las investigaciones reflejan que gran parte de los despidos de los empleados se deben a relaciones

interpersonales inadecuadas, reflejo de actitudes negativas y pobres hábitos de trabajo. Otras causas para

perder un empleo son un comportamiento inmoral y el incumplimiento en las tareas asignadas. Aunque

muchas de éstas personas poseen los conocimientos y destrezas profesionales, es su comportamiento la

causa de despido o cesantía en el empleo.

La computadora se ha convertido en un equipo de uso continuo, restando así tiempo al empleado para la

socialización. Los estudios revelan que esta generación se caracteriza por seres humanos solitarios, sin

habilidad para compartir socialmente y con tendencias al trabajo individual, no grupal. No nos podemos

olvidar que el ser humano está capacitado para vivir en grupo, necesita compartir, dar y recibir afecto.

¡Gran dilema, ¿Verdad? Primero tenemos que reconocer que los humanos somos seres integrales. No

podemos dividirnos en dos o tres partes y separar nuestra actitud y comportamiento en la escuela, en el

trabajo, en el trato con los amigos o con la familia; somos un todo y en cada momento de nuestra vida

debemos aprender a ser auténticos dejando las máscaras a un lado y esforzándonos en decir lo que

sentimos y sentir lo que decimos, para que haya congruencia entre nuestro pensar, sentir y ser.


PERSONALIDAD

La personalidad se define como el conjunto de aptitudes, actitudes, comportamiento y rasgos físicos que

distinguen a un individuo de otro.

Moral: Conjunto de cualidades o defectos que una persona tiene, disminuye o desarrolla para su

crecimiento.

Físicos: Está conformada por la imagen, la apariencia y el impacto.

CAPACIDADES HUMANAS Y AUTOESTIMA

La autoestima alta ayuda a los seres humanos en sus relaciones interpersonales. Se denomina autoestima

el concepto de valoración propia. Conlleva a la aceptación de las capacidades y limitaciones personales que

se posee. Es el aprecio valorativo de sí mismo que tiene la persona y que le lleva a reconocer sus

posibilidades para lograr lo que se propone. El ser humano posee las capacidades de inteligencia,

imaginación y voluntad, entre otras virtudes, que lo hacen ser dueño de sus decisiones y capaz de

emprender nuevas metas.

Las características vitales de las personas con autoestima positiva son:

- Aceptan su propio valor y el de los demás

- Tienen confianza en sí mismas

- Ellas mismas son su mejor recurso para superarse

- Seleccionan la calidad de vida que siempre favorezca su autoestima.

Las características, contra las que se debe luchar, de personas con autoestima negativa son:

- Piensan que valen muy poco o nada

- Esperan ser engañadas y menospreciadas

- Se anticipan a lo peor y de esta manera lo atraen

- Se ocultan tras un muro de desconfianza

- Se hunden en la soledad y el aislamiento.

- Tienen sentimientos de inferioridad e inseguridad

- No se aman a sí mismas

ACTITUDES POSITIVAS

Por actitudes positivas entendemos la demostración tangible de los valores humanos. Cuando el ser

humano posee valores como la lealtad, la honestidad, la responsabilidad y el respeto, los manifiestan a

través de acciones o actitudes leales, honestas, responsables y respetuosas.


Otras actitudes positivas necesarias en todo profesional de oficina son: la cordialidad, el sentido de servicio,

la veracidad, el entusiasmo y la generosidad. La tolerancia y la serenidad son actitudes que ayudan a

superar problemas y a tomar decisiones acertadas.

Cualidades Intelectuales:

- Conocimiento de la misión y objetivos de la empresa con la que colabora.

- Capacitación y actualización profesional permanentes.

- Cultura general: leer artículos, periódicos y revistas nacionales, así como de otros países para estar

al día en la información o escuchar los noticieros.

- Concentración en las actividades que se realizan, para evitar errores.

- Ser receptiva

- Comunicarse con efectividad

- Tener tacto para manejar ciertos conflictos.

- Capacidad de observación del lenguaje corporal de tus interlocutores

- Iniciativa

- Capacidad para determinar el valor de tus prioridades en la organización de las actividades

- Sentido común

- Habilidad para transmitir y seguir instrucciones

- Utilización adecuada del lenguaje.

Cualidades Morales:

- Responsabilidad

- Empatía

- Tacto

- Entuasiamo

- Veracidad

- Honradez

- Cooperación

- Flexibilidad

- Discreción

- Respeto

- Efectividad

- Paciencia

- Sinceridad

Cualidades Sociales:

- Ser práctica y realista

- Mostrar interés por el trabajo

- Capacidad para trabajar en equipo. El individualismo en el mundo empresarial

- Actitud positiva

- Habilidad para dirigir, distribuir tareas y coordinar el trabajo de personas a tu cargo.

- Simpatía y cortesía en el trato con las personas.


- Estabilidad emocional

- Facilidad para adaptarse a las situaciones que se presenten

- Sentido del humor

- Tolerancia

- Justicia

- Solidaridad

- Seguridad en sí misma

- El orden en todas tus cosas

- Excelente comportamiento y relaciones interpersonales

- Autodominio permanente.

Cualidades Físicas:

- Excelente presentación personal: ésta se refleja no solamente con una ropa adecuada al clima, el

puesto y la edad, sino también por el estado de salud, la complexión física, el maquillaje que se use,

el comedimiento y los buenos modales que se practiquen.

- Buena vista

- Modulación y volumen adecuado de la voz

- Coordinación motriz

ETICA PROFESIONAL

Al hablar de ética profesional nos referimos al comportamiento moral del personal de oficina en el ejercicio

de sus funciones en una empresa.

NORMAS DE CORTESÍA

Las normas de cortesía deben observarse en el compartir diario. El mostrar un comportamiento adecuado

en cada ocasión y en cada lugar permite que las relaciones interpersonales y la comunicación con los

compañeros de trabajo sean efectivas. Las siguientes normas de cortesía deben estar siempre presentes:

- Saludar y responder al saludo cuando se recibe.

- Respetar los derechos de los demás.

- Cumplir con los deberes.

- Desempeñar el trabajo con agrado y eficiencia

- Observar un comportamiento cortés en todo momento

La etiqueta puede ayudarte a desenvolverte armoniosamente y con éxito en una reunión, en la mesa y en

las distintas actividades sociales. La falta de etiqueta puede afectar la imagen que se proyecta.


IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL

El personal de oficina debe tener una apariencia profesionalmente adecuada. Una presentación personal

excelente se refleja no sólo en el vestuario, sino también en el estado de salud, en el maquillaje que se

utiliza, en los accesorios y en los modales. Por tanto, debe escogerse la vestimenta adecuada para el

ambiente de trabajo, y se debe ser pulcro en el aseo personal.

Toda oficinista debe proyectar una imagen profesional positiva, y una gran calidad humana. Demostrar

profesionalismos es hacer las tareas asignadas con calidad, llegar a tiempo al trabajo y hacer buen uso de

los materiales y del tiempo. La apariencia física y el comportamiento social correcto contribuyen a crear

una imagen profesional positiva.

La posición administrativa implica contacto con el público, por tanto, es imprescindible el uso de

vocabulario culto, habilidad para conversar sobre temas de actualidad, el ofrecer un trato amable y

simpático a la par de la higiene corporal, de una vestimenta apropiada, del uso de reglas de etiqueta y de

actitudes positivas.

VESTIMENTA

El atuendo que se seleccione para asistir a la oficina debe proyectar profesionalismo y buen gusto. Cada

persona debe considerar sus gustos, su figura, el clima y la comodidad y seguridad que le ofrezcan los

diferentes atuendos. Los accesorios deben ser adecuados para el ambiente de trabajo. El calzado debe

proveer seguridad y debe armonizar con la vestimenta. Debe mantenerse una postura adecuada, caminar

con elegancia, seguridad y con la cabeza erguida.

En muchas empresas los empleados utilizan uniformes para asistir diariamente al trabajo. El uniforme

ayuda a proyectar una imagen de la empresa y hace lucir al empleado más profesional. El mantenimiento

del uniforme es responsabilidad del empleado, y algunas empresas no permiten variaciones personales.

Otras, por el contrario, establecen las variaciones y preferencias aceptadas. Siempre debe lucir limpio,

planchado y en buenas condiciones.

COMPORTAMIENTO EN LA OFICINA

El comportamiento en la oficina debe ser una extensión del comportamiento habitual, sin fingimiento. Al

compartir con el equipo de trabajo debe ofrecerse un saludo a los compañeros de trabajo al entrar y salir

de la empresa, conocer los nombres de cada compañero, visitante y superiores y utilizarlos evitando las

palabras cariñosas. Los gestos, miradas y expresiones de mal gusto deben evitarse en el ambiente de

oficina. Por tanto, deben evitarse rumores y los chismes ni mucho menos demeritarse ni perjudicar la labor

de los compañeros.

El comportamiento en la oficina debe ser natural y espontáneo; no se trata de poner máscaras y adoptar

actitudes fingidas, pero se recomienda tener presente lo siguiente:

- Usar los nombres de pila entre compañeros y de acuerdo con las policitas establecidas en cada

empresa anteponer el tratamiento social o titulo al dirigirse a los directivos e indiscutiblemente a


todos los visitantes y clientes. Nunca dirigirse a ellos utilizando apodos o diminutivos o palabras

melosas o cariñosas.

- Saludar a los compañeros de trabajo al entrar y salir de la empresa, con amabilidad y cortesía.

- Evitar hacer entrevistas de cortesía en corredores, elevadores u otros sitios de trabajo.

- Evitar el arreglo personal en la oficina.

- Evitar los rumores y chismes de todo tipo

- Ser leal con la empresa, los compañeros y el jefe.

- La presencia física debe ser agradable, natural y discreto.

- El maquillaje debe ser acordes con nuestra responsabilidad, estatura y conformación física; por lo

que se debe evitar aquellos exagerados.

- Nunca masticar chicle.

- No ingerir alimentos en zonas abiertas, a la vista del público y menos en el escritorio.

- Evitar utilizar gestos, miradas, expresiones o ademanes que puedan ser interpretados en doble

sentido o de mal gusto.

- Siempre contestar el teléfono antes de que el timbre suene tres veces: saludar identificar a la

empresa u oficina e identificarse personalmente.

- Tratar a los principiantes o personal de nuevo ingreso como nos gustaría ser tratados en nuestro

inicio.

- Interactuar en el ámbito laboral en el que nos desempeñamos.

auxiliar de oficina

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