Qu puede esperar del

sistema? ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Esto se basa exclusivamente en mi propia experiencia al trabajar con el sistema durante varias semanas, pero lo que he descubierto es lo siguiente:

Un aumento considerable en el volumen de trabajo. He encontrado que puedo procesar el trabajo con mucho mayor rapidez. Esto parece deberse principalmente al hecho de que hay muy poca friccin producto de la resistencia o del dejar para luego o postergacin (procrastination).

Ausencia de estrs. Aunque es obvio que el trabajo an hay que hacerlo, no hay grandes barreras de resistencia a las que sobreponerse ni sentimientos de agobio. De hecho, casi

todo mi trabajo se ha hecho placentero. Mientras ms he aprendido a confiar en el sistema, ms ha sido este el caso.

El foco en lo importante. Es muy difcil enfocarse en lo importante slo con la mente

racional, porque lo que la mente conciente piensa que es importante puede no ser lo que

la mente subconciente piense que es importante. Lo que he encontrado es que al repasar

lo que hecho puedo ver que el foco generado por el sistema se siente correcto correcto

para m en mis circunstancias actuales.

Procesamiento muy rpido de las acciones de rutina. Mi velocidad al hacer tareas

esenciales varias de rutina ha aumentado exponencialmente. El tipo de cosas en las que

estoy pensando son contestar mensajes de correo electrnico, responder a los comentarios de mi blog, devolver llamadas telefnicas, etc. etc.

Procesamiento a fondo de tareas y proyectos importantes. El sistema promueve el enfoque

de poco y frecuente para las tareas de envergadura. El resultado es que un proyecto, tal

como organizar esta prueba, puede llevarse a cabo a lo largo de un perodo de tiempo de

manera muy metdica. Otro resultado del enfoque poco y frecuente es que las ideas y las

intuiciones surgen naturalmente como resultado de la interaccin entre la mente y la tarea

durante el transcurso de un perodo de tiempo.

Gua rpida

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El sistema consiste en una larga lista de todo lo que usted tiene que hacer, escrita en una

libreta o cuaderno rayado (25-35 lneas por pgina es lo ideal). A medida que piense en nuevas tareas, adalas al final de la lista. Se trabaja la lista una pgina a la vez de la siguiente manera:

1. Lea rpidamente todos los puntos de la pgina sin tomar acciones acerca de ninguno de

ellos

2. Recorra la pgina ms lentamente mirando en orden cada punto hasta que alguno se

destaque

3. Trabaje en esa tarea durante el tiempo que desee

4. Tache el punto de la lista y reescrbalo al final de la lista si no lo ha terminado

5. Contine repasando la pgina del mismo modo. No pase a la siguiente pgina hasta

completar una vuelta completa a la pgina actual sin que se destaque ningn punto

6. Pase a la pgina siguiente y repita el proceso

7. Si va a una pgina y ningn punto se destaca en la primera pasada, entonces todos los

puntos pendientes de esa pgina se descartan sin reescribirlos. (N.B. Esto no aplica a la ltima pgina, en la cual todava est aadiendo tareas). Use un resaltador para marcar los puntos descartados

8. Una vez que termine con la ltima pgina, comience de nuevo con la primera pgina

que an est activa. Cada uno de estos pasos se explica en ms detalle a continuacin,

pero le sugiero que comience ya y lea el resto de las instrucciones luego. No olvide escribir

Leer el resto de las instrucciones como una de sus tareas. No necesita un gran nmero

de tareas para comenzar, simplemente aada las tareas cuando le vengan a la mente o

cuando surjan.

Instrucciones completas

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A medida que piense en nuevas tareas, adalas al final de la lista. Una de las

caractersticas de este sistema es que le puede lanzar lo que sea. Le recomiendo que

agregue todo lo que le venga a la mente sin tratar de evaluarlo. El propio sistema har la

evaluacin.

Lea rpidamente todos los puntos de la pgina sin tomar acciones acerca de ningno

de ellos. Una lectura rpida de la pgina le permite a su mente comenzar a procesar las

tareas sin presin.

Recorra la pgina ms lentamente mirando en orden cada punto hasta que alguno se

destaque. Este es el corazn del sistema. No trate de asignar prioridades a las tareas

mentalmente esto interferir con el balance entre la parte intuitiva y la racional de su

mente. En cambio, espere una sensacin de liberacin acerca de alguna tarea. Es difcil

de describir pero fcil de reconocer. Usted simplemente siente que la tarea est lista para

ser llevada a cabo. Si contina recorriendo la pgina, es posible que se encuentre atrado

de vuelta hacia esa tarea. Una vez que sienta esa sensacin acerca de una tarea, toda la

resistencia a hacerla desaparece, y se hace fcil de ejecutar.

Trabaje en esa tarea durante el tiempo que desee. No se obligue a continuar trabajando en la tarea por ms tiempo del que sienta que es apropiado. Este sistema propicia el

enfoque de poco y frecuente. Una vez que sienta que ha hecho suficiente, detngase.

Tache el punto de la lista y reescrbalo al final de la lista si no lo ha terminado. De

hecho, es mejor reescribir la tarea primero y luego tacharla porque as ser menos probable que pierda su lugar en la lista, pero debo admitir que no soy muy bueno

recordando hacerlo en ese orden. La reescritura de los puntos es una parte esencial del

sistema. Usted debe reescribir todo lo que haga de forma recurrente (p. ej. correo electrnico, papeles, ejercicio), todo aquello en lo que an est trabajando (p. ej. el borrador de un artculo o informe), todo aquello que requiera seguimiento (p. ej. Ya Mike ha respondido al mensaje?), y tareas prolongadas como leer un libro, revista, o publicacin profesional. Usted tambin puede necesitar anotar los pasos siguientes o recordatorios de

seguimiento. Yo encuentro que entre la mitad y dos tercios de mis tareas requieren ser

reingresadas de una forma u otra.

Contine repasando la pgina del mismo modo. No pase a la siguiente pgina hasta

completar una vuelta completa a la pgina actual sin que se destaque ningn punto. El

considerar cada pgina como una unidad le permite obtener el beneficio de la

postergacin estructurada, la cual se basa en el hecho de que la postergacin es

relativa. En otras palabras, cualquier tarea se hace fcil si se trata de escoger entre

hacerla o hacer alguna tarea ms difcil.

Pase a la pgina siguiente y repita el proceso. Puede ser que encuentre que recorre

una una pgina muy rpidamente o que pasa un tiempo considerable trabajando en ella. De cualquier modo est bien solo deje que el mtodo de que algo se destaque lo gue.

Si va a una pgina y ningn punto se destaca en la primera pasada, entonces todaos

los puntos pendientes de esa pgina se descartan sin reescribirlos. (N.B. Esto no aplica a la ltima pgina, en la cual todava est aadiendo tareas).

Use un resaltador para marcar los puntos descartados. Es aqu donde el sistema

finalmente descarta todas las tareas que usted agreg sin evaluar, pero que el sistema ha

filtrado y hallado sin mrito. Esto puede ocurrir muy rpidamente (por ejemplo si usted ha ingresado una larga de lista de libros que est pensando leer), pero ms usualmente con bastante lentitud.

Por favor tome en serio la regla de no reingresar estas tareas. No quiere decir que nunca

pueda reingresarlas, pero usted debe dejar transcurrir un cierto tiempo andtes de hacerlo y considerar cuidadosamente por qu fueron descartadas, si realmente es necesario

hacerlas, si el momento es oportuno para hacerlas, si lo distraen de sus objetivos principales, y cualquier otro factor. Cuando usted decida reingresar un punto descartado,

con frecuencia es mejor dividirlo o volver a redactarlo de otra manera.

El resaltar los puntos descartados lo ayudar a repasarlos fcilmente.

Recuerde que esta regla no aplica a la pgina en la cual an est escribiendo tareas (es decir, la ltima pgina).

Una vez que termine con la ltima pgina, comience de nuevo con la primera pgina

que an est activa. Yo marco las pginas que ya no estn activas con una cruz en la

esquina externa superior de la pgina, y pongo un crculo alrededor de la cruz cuando ya

no hay pginas activas antes de esa pgina. Esto facilita encontrar la primera pgina

activa. Usted puede encontrar que el nmero de pginas activas vara considerablemente

en el tiempo. Al momento de escribir tengo nueve, pero esto ha variado entre tres o cuatro

hasta quince. Este sistema puede ser bastante adictivo (al menos es lo que yo he descubierto) as que puede ser una buena idea el definir horas estrictas de trabajo. Detngase en seco cuando se le acabe el tiempo, y comience de nuevo en el mismo lugar

cuando llegue el momento de comenzar de nuevo. Admito que yo mismo no soy muy

bueno siguiendo este consejo!

Trabajo acumulado (Backlogs) ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Es posible que usted tenga ya algo de trabajo acumulado cuando comience con este sistema. Si tiene una acumulacin de tareas, entonces le recomiendo que ingrese todas

las tareas al sistema de una vez y permita que ste las filtre. Si encuentra que algunas de

ellas terminan por ser descartadas, entonces debe hacerse algunas preguntas serias

acerca de si es necesario del todo hacerlas. Sin embargo, con las acumulaciones de

correo electrnico y papel, hay el peligro de que una acumulacin grande interfiera con el

procesamiento eficiente del correo electrnico y los papeles que continan llegando. As

que le recomiendo que mueva lo acumulado a carpetas separadas y coloque tareas

llamadas acumulacin de correo electrnico y/o acumulacin de papel adems de las

estndares procesar el correo electrnico y despejar la bandeja de entrada.

Por qu funciona

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El sistema funciona proporcionando un marco de referencia que equilibra lo intuitivo y lo

racional del cerebro. Si tratamos de conducir nuestras vidas con el cerebro racional

solamente, tenderemos a hacer planes que se ven subvertidos por nuestras propias

mentes porque nuestras mentes no funcionan con una base puramente racional. La

mayora de nosotros hemos experimentado ocasiones en las que sabemos (con nuestro cerebro racional) que nos convendra ms hacer ciertas cosas, pero sin embargo nuestra inclinacin natural es a rechazarlas. Por otra parte, si intentamos conducir nuestras vidas

siguiendo nuestras inclinaciones naturales solamente, tendremos una fuerte tendencia a ir

a la deriva, hacernos implusivos y actuar irracionalmente. Sin embargo, cuando estas dos

maneras de pensar estn en equilibrio somos capaces de tomar decisiones racionales que

estn plenamente en concordancia con nuestras emociones y sentimientos ms

profundos. El sistema Autofoco proporciona un marco de referencia que permite esto.

Aunque yo hablo de que el sistema escoja, lo que quiero decir realmente es que el sistema da un marco de referencia que nos permite a nosotros mismos tomar estas

decisiones equilibradas, de una manera sin estrs.

Para hacer y no hacer

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S confe en el sistema. Dada la forma como est estructurado le ayudar a generar mejores decisiones de lo que lo hara usted sin l.

S utilice el sentido comn. Si surge algo que requiere hacerse inmediatamente, hgalo inmediatamente.

NO trate de pre-editar lo que ingresa al sistema. Si lo hace, estar utilizando un medio

menos eficiente de asignar prioridades que el sistema mismo.

S espere que las cosas se muevan a velocidades diferentes. Algunas cosas se movern rpido, algunas lentamente, algunas se detendrn por un perodo, y algunas sern

descartadas del todo. Es as como se supone que debe funcionar.

NO utilice este sistema para cosas que deben hacerse en momentos especficos del da.

Estas pueden incluir preparar las comidas, practicar msica, cerrar su negocio, etc. S lea todos los puntos pendientes de la lista cuando regrese a ella luego de una interrupcin

extendida. Esto ayudar a su mente a tener una visin general de lo que hace falta hacer.

NO olvide incluir puntos de seguimiento y recordatorios en el sistema. Estos son una

manera esencial de monitorear su trabajo.

S incluya abundancia de tareas creativas tales como pensar en, investigar; discutir; evaluar S coloque la fecha al lado del primer tem que aada cada da. Aunque no es esencial para el sistema, esto ayuda a monitorear el progreso.

NO se aleje de su lista sin tener alguna manera de registrar ideas y tareas que le vengan a la mente. S utilice algm modo de traer al presente tareas que slo puedan hacerse en

una fecha futura (Archivo Tickler, recordatorios en Outlook, Calendar, etc.) S utilice una lista y cuaderno separados para cada ubicacin, por ejemplo, Casa, Trabajo.