auditorias y procedimientos holmes2

7/26/2019 Auditorias y Procedimientos Holmes2

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www.monografias.com.

[email protected]. Para consultar referente a los Sistemas Administrativos.

www.gestiopolis.com/dirgp/fin/auditora.htm


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GLOSARIO

Trmino. Descripcin.

Administracin. La direccin de un organismo social, y su efectividad en alcanzar

sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus

integrantes.

Auditor

independiente.

Persona encargada de realizar o ejecutar la auditoria, que no

esta ligado en forma directa con la entidad que lo contrata.

Auditora

interna.

Evaluacin sistemtica de las operaciones de la entidad, con el fin

de verificar si las polticas, mtodos, procedimientos, controles,

objetivos y metas dictadas por la administracin son ejecutadas

segn lo planeado.

Es una funcin independiente de la evaluacin, establecida

dentro de una organizacin para examinar y evaluar sus

actividades como un servicio a la misma organizacin.

Auditora

Administrativa.

Examinar una organizacin y determinar las mejoras necesarias;

es estudiar el mecanismo administrativo para determinar si la

planeacin, la organizacin, el mando, la coordinacin y control

estn siendo atendidos, o sea si la empresa est siendo bien

atendida.

Auditora

Operativa o de

Gestin.

Es el examen del flujo de transacciones llevadas a cabo en una o

varias reas funcionales que constituyen la estructura de una

entidad con el propsito de incrementar la eficiencia y eficacia a

travs de proporcionar las recomendaciones que se consideren

necesarias.


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Trmino. Descripcin.

Auditora de

Gestin.

Es el examen de planes, programas, proyectos y operaciones de

una organizacin o entidad pblica, a fin de medir e informar

sobre el logro de los objetivos previstos, la utilizacin de los

recursos en forma econmica y eficiente, y la fidelidad con que

los responsables cumplen con las normas jurdicas involucradas

en cada caso.

Auditora. a. Verificar que la informacin financiera, operacional y

administrativa que se presenta es confiable, veraz y oportuna.

b. Es revisar que los hechos, fenmenos y operaciones se dan

en la forma como fueron planeadas; que las polticas y

lineamientos establecidos han sido observados y respetados;

que se cumplen con las obligaciones fiscales, jurdicas y

reglamentarias en general.

c. Es evaluar la forma como se administra y opera tendiendo al

mximo aprovechamiento de los recursos.

Auditora

externa.

Es toda auditora realizada por profesionales independientes, sin

ms dependencia jerrquica y salarial de la direccin de la

empresa que la que se deriva del contrato suscrito para realizar la

auditora concreta de que se trate.

Auditoras

integrales o

completas.

Son auditoras que debido a la fiscalizacin comprende totalidad

de los aspectos de la actividad econmica y financiera de la

institucin, incluyendo la evaluacin de todos los tipos de control,

para lo cual se efecta una auditora de legalidad o de

cumplimiento, auditora financiera, auditora de economa o

eficiencia y administrativa.


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Trmino. Descripcin.

Auditora

gubernamental.

Son todas las gestiones de revisin efectuadas a las oficinas

gubernamentales, organismo e instalacin pblica. Aunque dicha

auditora puede ser practicada por profesionales independientes,

lo habitual es que sea practicada por la institucin pblica que por

ley tenga asignado ese cometido, concretamente la Corte de

Cuentas de Repblica.

Ambiente de

control.

Significa la actitud global, conciencia y acciones de directores y

administracin respecto del sistema de control interno y su

importancia en la entidad. El ambiente de control tiene un efecto

sobre la efectividad de los procedimientos de control especficos.

Balance. Cmputo o comparacin de los activos y pasivos para averiguar

el estado del patrimonio a una determinada fecha. Documentos

que refleja el resultado de las operaciones de la empresa.

Control. Aseveramiento que los procesos se estan ejecutando de acuerdo

a lo planificado y que se estan obteniendo los resultados

esperados.

Contabilidad. Es el arte de registrar, clasificar y resumir de una manera

significativa y en trminos monetarios, las transacciones y

eventos que son, cuando menos en parte, de carcter financiero,

as como de interpretar sus resultados.

Contador

pblico.

Persona encargada de ejercer la Contabilidad.


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Trmino. Descripcin.

Control Interno. Es un proceso, ejecutado por el consejo de directores, la

administracin y otro personal de una entidad, diseado para

cumplir objetivos especficos y proporcionar seguridad razonable.

Control Interno

Financiero.

Este comprende el plan de organizacin, los procedimientos y

registros que conciernen a la custodia de los recursos, as como

la verificacin de la exactitud y confiabilidad de los registros e

informes financieros.

Control Interno

Administrativo.

Comprende el plan de organizacin, los procedimientos y

registros que conciernen a los procesos de decisin que llevan a

la autorizacin de las transacciones y actividades por parte de la

gerencia, de manera que fomenta la eficiencia de las

operaciones, la observancia de la poltica prescrita y el logro de

las metas y objetivos programados.

Contabilidad

financiera.

Es un sistema de informacin que expresa, en trminos

cuantitativos y monetarios, las transacciones financieras que

realiza una entidad econmica, as como ciertos acontecimientos

econmicos que la afectan, con el fin de proporcionar informacin

til, confiable y oportuna a usuarios externos a la organizacin.

Contabilidad de

costos.

La contabilidad de costos es aquella parte de la Contabilidad que

identifica, mide, informa y analiza los diferentes elementos de

costos, directos o indirectos, asociados con la fabricacin de un

bien y/o la prestacin de un servicio.

Control Interno

y de Gestin.

El sistema de control interno es un instrumento de gestin que

comprende el plan de organizacin y el conjunto de mtodos y


10/31

Trmino. Descripcin.

procedimientos adoptados dentro de una entidad.

Dictamen del

Auditor.

Es el informe que refleja la veracidad o no de la informacin que

reflejan los estados financieros.

Decisin. Es un juicio o una eleccin entre dos o mas opciones, y es algo

que surge de innumerables situaciones, ya sea para solucionarun problema o aplicar una medida.

Empresa. Es un unidad que se forma mediante la union de capital y trabajo

para desarrollar una actividad econmica.

Equidad. Igualdad, equilibrio.

Ejecucin. Dar por iniciada un actividad, es interaccin de los elementos de

un entidad a un mismo ritmo ejerciendo cada una su actividad

encomendada.

Evidencia de la

Auditora.

El hallazgo o la prueba que refleja el error o desviacin cometido

en ciertos procesos.

Eficiencia. Es la relacin entre los bienes o servicios producidos y los

recursos utilizados para producirlos.

Economa. El concepto de economa evala si los resultados se estn

obteniendo a los costos alternativos ms bajos posibles.


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Trmino. Descripcin.

Eficacia. Se entiende por el grado de cumplimiento de una meta, la que

puede estar expresada por ejemplo en trminos de cantidad,

calidad, tiempo y costo.

Foda. Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.

Gestin. Es la actuacin de la direccin y abarca la razonabilidad de las

polticas y objetivos propuestos, los medios establecidos para suimplementacin y los mecanismos de control que permitan el

seguimiento de los resultados obtenidos.

Es un proceso de coordinacin de los recursos disponibles que se

lleva a cabo para establecer y alcanzar objetivos y metas

precisas.

Indicadores de

desempeo.

Se relacionan los diferentes conjuntos de datos operacionales o

financieros, para utilizarlos como actividades de control. Los

indicadores de desempeo influyen significativamente, como por

ejemplo, variaciones en los precios de compra.

Indicadores de

resultado por

reas.

Se basan en los resultados operativos y financieros de gestin y

muestran la capacidad administrativa de la empresa.

Modelo. La relacin que se asume entre las seales observadas.

NIAS. Normas Internacionales de Auditora.

Opinin limpia. Cuando el auditor concluye que los estados financieros dan un

punto de vista verdadero y razonable (o estn presentados


12/31

Trmino. Descripcin.

razonablemente, respecto de todo lo importante,) de acuerdo con

el marco conceptual para informes financieros identificado. Una

opinin limpia tambin indica implcitamente que han sido

determinados y revelados en forma apropiada en los estados

financieros cualesquier cambios en principios contables o en el

mtodo de su aplicacin, y los efectos consecuentes.

Planeamiento. Sustituir la improvisacin por la ciencia, mediante la planeacindel mtodo.

Planeacin. Seleccionar cientficamente a los trabajadores de acuerdo con

sus aptitudes y prepararlos, entrenarlos para producir ms y

mejor, de acuerdo con el mtodo planeado.

Patrimonio. Bienes propios.

Principios de

contabilidad.

Son un conjunto de postulados generalmente aceptados que

norman el ejercicio profesional de la contadura pblica.

Procedimientos

de control.

Son aquellas polticas y procedimientos adems del ambiente de

control que la administracin ha establecido para lograr los

objetivos especficos de la entidad.

Revisiones del

desempeo.

Son las revisiones del desempeo actual frente a presupuestos,

pronsticos, y desempeo de perodos anteriores; relacionando

diferentes conjuntos de datos, de operacin o financieros, unos

con otros, junto con el anlisis de las relaciones y acciones de

investigacin correctivas; y revisin del desempeo funcional o de

actividad.


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Trmino. Descripcin.

Sistema de

contabilidad.

Significa la serie de tareas y registros de una entidad por medio

de las que se procesan las transacciones como un medio de

mantener registros financieros. Dichos sistemas identifican,

renen, analizan, calculan, clasifican, registran, resumen, e

informan transacciones y otros eventos.

Sistema decontrol interno.

Comprende todas las polticas y procedimientos adoptados por laadministracin de una entidad para ayudar a lograr el objetivo de

la administracin de asegurar, tanto como sea factible, la

conduccin ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo

adhesin a las polticas de administracin, la salvaguarda de

activos, la prevencin y deteccin de fraude y error, la precisin e

integridad de los registros contables, el cumplimiento de leyes y

regulaciones aplicables y la oportuna preparacin de informacin

financiera confiable.

Sistema. Conjunto de principios, normas o reglas, lgicamente enlazados

entre s, acerca de una ciencia o materia. Ordenado y armnico

conjunto que contribuye a una finalidad. Mtodo. Procedimiento.

Tcnica.


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Modelo de Auditoria de Gestion de Sistemas Administrativos

ANEXOS DEL MODELO.


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ANEXO 1

Nombre de la ferretera: _________________________

Aspec tos considerados. Resultados obten idos.

Persona entrevistada: ____________________ Firma: _____________

Cargo: _______________________________

Fecha de la entrevista: ___________________ Hora: ______________

Elaborado por Equipo de Trabajo.

INICIALES FECHA

Prepar

Revis

Formato de Minuta de entrevista.


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ANEXO 2

Lugar y fecha __________________

Sr. _____________________

Representante Legal o Administrador.

Con el propsito de la reciente auditora de gestin de Sistemas Administrativos, a

realizarse en su empresa, solicito a usted nos proporcione la siguiente

documentacin:

Descr ipcin de la documentacin sol icitada. Fecha de entrega.

Nombre del auditor solicitante. Firma.


Formato para solicitar informacin y documentacin.


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ANEXO 3

Nombre de la ferretera: _________________________

Descripc in de datos generales

de la ferretera.

Datos obtenidos.

Nombre de la ferretera:

Administrador o Representante:

Forma jurdica:

Capital:

Accionistas:

Cantidad de empleados:

Tipos de Sistemas utilizados:

Departamentos que posee:

Personal para contacto:

Monto de ventas por el ltimo ao:

Utilidades del ltimo ao:

Otros:

Nombre del auditor. Firma.


Formato de ficha de la empresa.


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ANEXO 4

Nombre de la empresa: _________________________

Documento consultado: _________________________

Fecha: _____________

Datos obtenidos.


INICIALES FECHA

Prepar

Revis

Formato para la especificacin de ladocumentacin consultada eInformacin


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ANEXO 5

Nombre del entrevistado: Cargo: Fecha programada.

Hora

programada:

Fecha

realizada: Observaciones:


INICIALES FECHA

Prepar

Revis

Formato de plan de entrevistas a realizar.


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ANEXO 6

UNIDAD DE AUDITORA

CDULA DE HALLAZGOS

Fecha Ref

Nombre de la ferretera:

Examen:

REF.A

PTS

No . DE

CONDICIN

DESCRIPCIN:

En c onside rac in d e las prueb as rea lizad as, pue de presenta rse la f igura de una c ond ic in

rep ortab le, la c ua l se informa r c om o u n ha l la zgo d e a ud itora c on teniend o los siguiente s

apa r tados :

Co ndic in o si tuac in:

Es e l even to o c i rcunstanc ia de tec ta da y ob se rvab le p rovoca da po r de f ic i enc ias oinc onsisten c ia s en c on trad a s.

Criterio:

Elem ento de ju ic io q ue se ut i liza pa ra de terminar la re levan c ia d e l ha l lazgo.

Co mo fuentes de c rite r ios se presenta n e jem p los de ind ica do res de ge st in, sug er ido s pa ra la

eva luac in.

Causa:

Se re f ie re a lo q ue or ig ina la ex istenc ia de una ha lla zgo rep or tab le .

Efecto:

Resu l tado que se or ig ina a l no detec tar e l ha l lazgo o la razonab i l idad de los e lementos

encontrados .

Recomendac in :Lineam iento a seg uir p a ra c orreg ir el error o ha l la zgo , me c a nism o sug er id o p a ra rea l iza r las

c orrec c iones en las inc on sisten c ia s d ete c ta d a s.

Com entar ios de l aud i tad o:

Es la o p in in que p rop orc iona la pe rsona enc a rga da o respo nsab le d e l rea exam ina da .

Seguimiento:

Co ntrolar si se estn ejec uta nd o las c orrec c iones sug er id a s en la rec om end a c in.


INICIALES FECHA

Prepar

Revis

Formato de cdulas de hallazgos.


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ANEXO 7

UNIDAD DE AUDITORA

CDULA DE ACTIVIDADES PENDIENTES

Pendientes de: (Nombre del asistente de auditora)Departamento: (Nombre del departamento que se examina)Examen: (rea o rubro examinado)

No. Depend ie

te.

Referenc ia. Descr ipcin.


ANEXO 8

INICIALES FECHA

Prepar

Revis

Formato de cdula de asuntos pendientes.


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MEMORNDUM

PARA:

DE:

ASUNTO:

FECHA:

I. Objetivo de la auditora y origen de la misma: (quin la pida y porqu

razn).

II. Antecedentes : mencin de las ltimas auditoras o estudios realizados.

III. Alcance: perodo por el cual se realiza la auditora.

IV. Metodologa: fuentes de informacin consultada.

C.c : (Jefatu ras o ca rgos a los qu e se les not if ic ar los resultad os de l exa m en).

V. Resultados. Hallazgos de auditora.

No. Descr ipcin.

Co ndic in o si tua c in:

Criterios:

Causa:

Efecto:

Recomendac in :

Com entar ios de l eva luado:


ANEXO 9

Formato de informe.


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MEMORNDUM

PARA:

DE:

ASUNTO:

FECHA:

VI. Objetivo de la auditora y origen de la misma: (quin la pida y porqu

razn).

VII. Antecedentes : mencin de las ltimas auditoras o estudios realizados.

VIII. Alcance: perodo por el cual se realiza la auditora.

IX. Metodologa: fuentes de informacin consultada.

C.c : (Jefatu ras o ca rgos a los qu e se les not if ic ar los resultad os de l exa m en).

X. Resultados. Hallazgos de auditora.No. Descr ipcin.

Co ndic in o si tua c in:

Recomendac in :

Com entar ios de l eva luado:

Ca l if ic a c in de la recom enda c in:


Formato de seguimiento de informe.


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ANEXO 10


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ANEXO 11

CUESTIONARIO

UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA

Se le solicita de la manera ms atenta su valiosa colaboracin, completando el

siguiente cuestionario, cuyo propsito es de carcter acadmico y consiste en

recopilar informacin que ser utilizada para el diseo de un modelo de Auditora de

Gestin de Sistemas Administrativos, para la toma de decisiones en el control interno

de las medianas empresas del sector ferretero, ubicadas en el rea metropolitana de

San Salvador.

Anticipadamente nuestros agradecimientos por su colaboracin y garantizamos la

confidencialidad en la informacin obtenida.


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Indicaciones: Marque con una X la respuesta de su preferencia

Datos de Clasificacin:

Nombre comercial de Establecimiento: ___________________________________Razn Social (Si es Sociedad) : ______________________________________________

Cargo que desempea dentro de la empresa:

Propietario Administrador Gerente General

Auditor

Permanencia de la empresa en el Mercado:

1 5 aos ms de 5 aos

Cuerpo del cuestionario:

1. Cuenta su empresa con un Manual de Organizacin y se ha actualizado?.

Posee manual Si No

Se ha actualizado Si No

Si cuenta con manual conteste la pregunta No. 2, si no pase a la pregunta No. 3.

2. El Manual de Organizacin de su empresa fue elaborado por personal interno o personal

independiente?.

Personal Interno Personal Independiente

Explique:____________________________________________________________________

3. Cuenta su empresa con una Misin y Visin?.

Si No

4. Posee su empresa Objetivos, Metas, Polticas y Procedimientos?.

Objetivos: Si No

Metas: Si No

Polticas: Si No

Procedimientos: Si No

De contestar afirmativo, pase a la siguiente pregunta; caso contrario pase a la pregunta No. 6.


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5. Las metas, polticas y procedimientos de la empresa estn diseados en funcin de los objetivos

de la misma?.

Si No

6. Tiene su empresa proyectado ampliar operaciones?

Si No

7. Se han diseado controles internos para las operaciones y se ponen en prctica?.

Se han diseado: Si No

Se ponen en prctica: Si No

si la respuesta es NO, por favor indicar el porqu.______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

8. Quin ejerce la supervisin de la empresa?.

Administrador Contador Auditor Propietario

Otros

Explique:

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

9. Son controladas las Gerencias o Puestos de direccin de las reas funcionales de la empresa

(Compras, Ventas, Finanzas)?.

Si No

10. Cuenta la empresa con equipo de computo y/o sistemas informticos para el control de sus

operaciones?.

Si No

11. Se han establecido controles para los inventarios y manejo de estos?.

Si No

Explique:

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________


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12. Cules son las herramientas que le facilitan conocer la rotacin de inventarios?.

Sistemas computarizados Presupuestos de Ventas

Existencia de inventarios

13. Posee sistemas computarizados para el control de las siguientes operaciones?.

Ventas Cuentas por cobrar Cuentas por pagar

Efectivo

14. Existe un control de calidad que valide la informacin que se obtiene de los SistemasInformticos?.

Si No

Porqu: _______________________________________________________________________

15. Cules son los canales para distribuir o comercializar sus productos?.

Sucursales Consignacin Ruteos

16. Cmo se podra mejorar la gestin de las reas funcionales (compras, ventas, finanzas)?.a. Implementacin de nuevas estrategias de ventas

b. Nueva tecnologa

c. Capacitacin del personal

17. Cuenta con Auditora dentro de la empresa, o recibe este servicio por personal independiente?.

Dentro de la empresa: Si No

Personal independiente: Si No

18. Ha recibido informacin referente a la auditora de Gestin de Sistemas Administrativos?.

Si No

19. En la empresa realizan Auditora de Gestin de Sistemas Administrativos?.

Si No

Si su respuesta en NO, conteste la siguiente pregunta, si es SI pase a la No. 21.


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20. Cuales son las razones por las cuales no se realizan auditoras de gestin de Sistemas

Administrativos en la empresa?.

Explique:

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

21. Con qu frecuencia realizan la auditora de gestin de Sistemas Administrativos en la empresa?.

Mensual Semestral Anual

22. Considera necesario que el personal conozca sobre la importancia de la Auditora de Gestin de

Sistemas Administrativos?.

Si No

23. Con los recursos que cuenta la empresa actualmente, considera que podra realizarse una

auditora de gestin de Sistemas Administrativos?.

Si No

Porqu:

______________________________________________________________________________

24. Cuales son los beneficios que esperara de los resultados de la Auditora de Gestin de Sistemas

Administrativos?.

Eficacia Eficiencia Economa Rentabilidad

Mejor posicin en el mercado

25. Cree usted, que las recomendaciones de la auditoria de gestin de sistemas administrativos,

influiran significativamente en la toma de decisiones de la administracin?.

Si No

Porqu:

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________


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26. Considera que con la aplicacin de la Auditora de Gestin de Sistemas Administrativos, se

incrementara sus utilidades y por ende lograr una mayor posicin en el mercado?.

Si No

Porqu:

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

27. Considera que mediante la capacitacin sobre un modelo de Auditoria de gestin de sistemas

administrativos, se obtendran beneficios para su empresa?.

Si No

28. Cmo propietario o administrador considera factible implementar el Modelo de Auditora de

Gestin de Sistemas Administrativos?.

Si No

29. De implementarse el Modelo de Auditora de Gestin de Sistemas Administrativos, estara

dispuesto a que el personal reciba capacitacin para su efectividad ?.

Si No

Nombre del entrevistado.______________________ Nombre del entrevistador.________________

Lugar y fecha de la entrevista. _________________

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