auditoria glosas noviembre 2014

8/21/2019 Auditoria Glosas Noviembre 2014

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ACTA DEVALIDACiÓN DE RESULTADOS DELA AUDITORIA

IICÓdigO: GCI-FO-140-002

GESTiÓN PÚBLICA Y AUTOCONTROL

Ilversion:1

ospta

StTón SaUvar

Proceso I Auditoría:

Auditoria de Cuentas (Glosas)

Fecha de la Auditoria:

15 de Octubre al 26 de Noviembre de 2014

Fecha del Acta:

1 4 d e a br il d e 2 01 5

Asistentes a la reunión: Eri ka Bustos, Briandda Alba, Tat iana Quimbayo y Mary Luz Muñoz

Auditor:

Yolanda Salgado

Objetivo:

Ei uuj t: ii vo , de id d l.U viu dÚ d e d uú iiu I i d , e va iu ar ,i 'UII a de cu ad os i os c omro ie s q ue s e i de nti fi qu en e n e i p ro ces o d e au di ro ri a d e s ervic io s, q ue s e c umpi a c on lo c or re sp on die nt e d ei S Gi res pe ct o a i a

d oc ument ac ió n q ue s op or ta e l s i ste ma e n el p ro ce so Y e va lu ar s i s on e fe ct iv os 105 controles respecto a la muestra seleccionada.

Alcance:

Mue stra d e 3 0 f ac tu ras d e v en ta s el ec cio na da d e la p ob la ció n s umin is tr ad as p or e l Grup o F un cio na l d e C ar te ra c or re sp on di en te a l i nfo rme d e c ue nta s p or c ob ra r c on c or te a s ep tie mb re 3 0 d e 20 14 .

T emas a trata r e n la reu ni ón :

1 . L os a ud it ores l e e x pl ic an a 105 asistentes de lareun ión que las observaciones a d iscuti r corresponden a hal lazgos de aud itor ia y /u oportun idades de mejora detectados.

2 . L o s a ud it ores h ac en l a p re se nta ci ón d e l as p ru eb as d e a ud it or ias rea liz ad as e n e l me s d e Oc tu bre Y N ov ie mb re d e 2 01 4 a 105 servidores impli cados d irec tamente con e l área / proceso / act iv idades

auditadas.

3 . Los aud itores exponen la recomendaciones generadas producto de laaudi to ra a ser consideradas por la admin is trac ión.

4 . Los servidores púb li cos impli cados d irec tamente ident if ican Yse comprometen a rea li zar 105 planes de acción necesarios para prevenir y o corregi r l as observaciones generadas producto de las

aud itor ias, estab leciendo las fecha l imite de remediación.

D e 1 6 f ac tu ra s d e v en ta g lo sa da s n o s e o bs erva s op or te d el c omun ic ad o e nv ia do p or la En tid ad Ad min is tr ado ra d e P la ne s d e B en efi cio s (Empres a Re sp on sa ble d el

p ag o) d ond e in di qu e e l mot iv o d e la g lo sa p ara l as s ig ui en te s f ac tu ra s d e v en ta s:

Nu mer o d . l a f ac tu ra

de venta

F echa de la fac tu ra

EAPB

6369068 09/0112014 CAFAM CAJA CECOMA:NSACION

6422327 2014/03/13

SALUD TOTAL

6429361

2014103/21 OONI/IDA

6456427

2014104124 ASMETSALUD

4347249 28/1112007

POSfTNA CA CESEGlROS

1 Observación

4390919

28/1112007 POSITIVA CA DESEGlROS

4415931 28/1112007

POSITIVA CA CESEGlROS

4415941 28/1112007 POSfTNA CA CESEGlROS

4753610 03/0312010 COMFACAJA ARS

4830014

21/0212008 HUMANA VIVIRSA

4849071

21/0212008 HUMANA VIVIRSA

4869861

3110512010 EMaSALLO REGONAL BOYACA

4869869

31/0512010

HUMANAV IVIRSA

4897318

2210612010

MALLAMAS EPSINDGENA

5885890

29/0712012

HUMANA VIVIRSA

f)

6361209 23/1212013 CRU2 BLA r-cA EPS

c r


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L a D ra . E ri ka Bu st os man if ie st a q ue : D e 2 00 8 a J u n-20 10 e l p ro ce so d e c on te sta ci ón d e Gl os a s e e nc on trab a a c argo d e l a f irma GG C p or lo c ua l e l á re a d e A ud it or ia

d e Cu en tas Méd ic as n o c ue nt a c on l os s op or te s d e l os tram it es s ur ti do s p or d ic ha f irma . D e l as n ot if ic ac io ne s d e l as en tid ad es a l h os pi ta l n o s e g ua rd a c op ia y a q ue

Observación

s e i ng re sa e st a in fo rmac ió n en e l mo du lo de g lo sa s d el s is tema d e in fo rmac ió n H ipó crate s e n e l c ua l q ue da d is cr im in ad o la c au sa l d e g los a y e l v alo r. Ex is te n

n ot if ic ac io ne s d e Gl os a q ue se rea liz an p or l as d if eren te s ER P a t ra vé s d e c or re os e le ctrón ic os in st it uc io na le s q ue n o s on impres os . S e c re o u n e -mai l q ue e s

manejado por e l t écnico que ingresa lag losa a l s is tema Hipócra tes y en este correo reposan los reg is tros correspondientes .

1 . GSF-PR-470-004 Act iv idad 1 Recib ir not if icac ión de relac ión de los mot ivos de g losas.

2 . D ec re to 4 747 d e 2 00 7. Ar t 2 3 T ra mi te d e gl os as L as en tid ad es res po ns ab le s d el p ago d e s ervi cio s de s alu d, d en tro d e l os trei nta (30 ) d ía s h áb il es s ig ui en te s a l a

Criterio

p re sen ta ció n de la fa ctu ra c on t od os s us s op or te s, f ormu la rá n y c omun ic arán a l os p re sta do re s d e s ervic io s d e s alu d la s g lo sa s a c ad a fa ctu ra , c on b as e e n la

c od if ic ac ió n y a lc an ce d efi ni do s e n e l ma nua l ú ni co d e g l os as , d ev olu ci on es y res pu es tas , d ef in ido e n e l pres ent e d ec re to y a t ra vé s d e s u a no ta ci ón y e nv ío en e l

reg is tro con junto de t razabi li dad de la factura cuando este sea implementado.

_ .

---_.

3. Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos.

Tipo de Observación

Oportun idad de mejora

1 . S e rec omie nd a e st abl ec er u n c on trol p re ve nt iv o d e l a rev is ió n y s eg ui mi en to a lo s c omun ic ad os , e nv ia do s po r l as E nti da de s A dmin is tr ad oras d e Pl an es d e

Recomendación

Benef ic ios que s irva como evidenc ia dentro del exped iente de cada factura g losada.

2 . S e re comie nd a i de nti fi car , an al iz ar , a val ua r y v al orar lo s p os ib le s r ie sg os q ue s e p ue da n g en erar po r n o t en er a dec ua da y o po rt un amen te d oc umen ta do s l os

exped ientes que soportan las fac turas por cobrar, en espec ia l l as g losadas.

1 . A trav és d e s is te ma H ip óc ra te s q ue da n reg is tr ad a la t ra za bil id ad d e c ad a un a d e l as fa ctu ra s g lo sad as . P or e l v o lu me n d e l a n o tif ic ac ión y c os to b en ef ic io n o s e

Plan de Acción

dejará esta evidenc ia , pero s i se rea li zará e l Back-up de los correos e lect róni cos donde se rea li zan not if icac iones.

2 . N o s e g en era n in gú n r ie sg os p or n o d ej ar la e vi de nc ia d e la n oti fi ca ció n d e g los as . H ay u na p erso na d es tin ad a a d ig ita r e st os reg is tr os de l a n o tif ic ac ió n e n e l

s is tema Hipócra tes. S in embargo, en general serevi sará e l Mapa de Riesgos respecto a Auditor ia de Cuentas (Glosas).

Fecha de remediación Lat razabi li dad de las fac turas g losadas sede ja de manera permanente.

Responsable de la remediación

Subgerente F inanciero, L íder de Auditor ia de Cuentas (Glosas)

2

De 1 1 fa ctu ra s d e v ent a g lo sa da s n o s e o bs erva e l s op or te c on trol d e l a P la ni ll a d e C or re sp on de nc ia u ti li za da p or e l g rup o fu nc io na l d e a ud it or ia d e c ue nt as p ara

ident if icar : Empresa, No Facturas, Fecha de rec ib ido g losa, Fecha de vencimiento , Valor , Fecha y f irma rec ib ido del servidor púb li co responsab le . Lasfacturas de

venta observadas son: 4347249, 4390919, 4415931, 4415941, 4753610, 4830014, 4849071, 4869861, 4869889, 4897318 Y5885890.

Observación

L a D ra. E ri ka Bu st os man if ie sta q ue : D e 2 00 8 a J u n-20 10 e l p ro ce so d e c on te sta ci ón d e Gl os a s e e nc on traba a c argo d e la f irma GG C p or lo c ua l e l á re a d e A ud it or ia

d e Cu en ta s Méd ic as n o c uen ta c on l os s op or te s d e l os t ra mi te s s ur ti do s p or d ic ha f irma . Ig ua lmen te , e s i mp or ta nte a cla ra r q ue a pa rti r d el s eg un do s emes tre d e

2 01 1 s e e mp ez ó a d oc umen ta r e l p ro ce dim ie nto d el á re a d e a ud ito ri a d e c ue nt as méd ic as e n e l c ua l s e c re aron fo rmato s, man ua le s, y s e d oc umen to c omo ta l e l

p roc ed im ie nto . Re sp ec to a la fa ct ura 5 88 58 90 d e l a E PS h umana v iv ir ( Ju n-20 12 ) e nti da d q ue e ntró en l iq ui da ció n, e l h os pi ta l r em it ió to do s lo s s o po rt es

correspondientes a la Facturación G losada por esta EPSen el proceso de l iquidación .

Criterio

GSF-PR-470-004. Numeral 7 .3 Mat ri z (Cuadro de Act iv idades y Responsab il idades) N 1 Rec ib ir Not if icac ión de relac ión de los mot ivos de lag losa, cuyo Regis tro es la

Planilla de correspondencia.


Hallazgo

1 . S e rec omien da e st ab le ce r u n c on trol p re ve nti vo d e la rev is io n y s eg ui mie nt o a l a t ra za bi li dad d e l a i nfo rmac io n q ue d eb en c on te ne r l os ex pe di ent es d e l as

fac turas por cobrar, en espec ia l l as g losadas.

Recomendación

2 . S e rec omien da i de nt if ic ar , a na liz ar , a va lu ar y v al orar lo s p os ib le s r ie sg os q ue s e p u eda n ge ne rar po r n o t e ner a de cu ada y op or tu na me nte d oc umen tad os l os


3 . Serecomienda documentar los controles prevent ivos que sedefinan estab leciendo una adecuada segregación de funciones a los servidores púb liCOSresponsables

d e l a c on te st ac ió n d e la g lo sa s d e a cu erdo c on l a res ol uc ió n 3 04 7 d e 2 00 8 y a l Man ua l d e Gl os as .

1 . Desde f inales de 2011 sede jan escaneados los soportes de los procesos de l iquidación.

Plan de Acción

2 . La g e sti ón de r ie sg os s e rea liz ó med ia nt e la d oc umen ta ci ón de l p ro ce so d e g los as d e c ar te ra , f ac tu ra ci ón y d emás . Si n e mb argo , e n g en eral s e rev is ará e l Ma pa d e

Riesgos respecto a Auditor ia de Cuentas (Glosas).

3 .

Por cargo la asignac ión de responsab il idades están ava lados por Cal idad por lo que no segenera p lan de remediación.

Fecha de remediación

Lat razabi li dad de las fac turas g losadas sede ja de manera permanente.




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No s e o bs erva e vid en ci a d el c on trol d e rev is ió n d e fe ch a d e n oti fic ac ió n d e rel ac ió n d e g lo sa s p ara la c ont es ta ci ón d e g lo sa c or re sp on die nt e a l as s ig ui en te s fa ct uras

de ventas de POSITIVA CIA DESEGUROS:4347249, 4390919, 4415931 Y4415941.

Observación

L a D ra . E ri ka B us to s man ifi es ta q u L as f ac tu ra s rela ci on ad as e n es te h al la zg o c or re sp on de n a rel ac ió n d e g lo sa e n e l s i ste ma c ua nd o e l p roc es o d e c ont es ta ci on d e

g lo sa s e e nc on trab a a c argo d e l a f irma G GC E STU DIO DE A BO GA DOS , p or l o c ua l n o t en go e vid en ci a d e l a rel ac io n d e g lo sa d e e st as fa ct uras , e l p ro ce so l o a su me e l

H os oit al a o ar ti r d el mes d elu lio 2 01 0 .

Criterio

G5F-PR-470-004. Numeral 7 .3 Mat ri z (Cuadro de Act iv idades y Responsab il idades) N 2 . Rev isar fecha not if icac ión de relac ión g losas.


Hallazgo

1 . S e rec omie nd a es ta ble ce r u n c on trol p re ve nt iv o d e la rev is ió n y s eg ui mie nt o a la t ra za bi li da d d e la in fo rmac ió n q ue d eb en c on te ne r l os e xp ed ien te s d e l as

Recomendación


2 . S e re co mi end a id en ti fi ca r, a na liz ar , a va lu ar y v al orar l os p os ib le s r ie sg os q ue s e p ue da n g en erar p or n o t en er a de cu ad a y o po rt un amen te d oc umen ta do s l os


1. üesot: f inaies de 2011 sede jar escaneaco ios soportes de ios procesos de l iquidación.

Plan de Acción 2. La gestión de riesgos se realizó mediante la d ocumentación del proceso de glosas de cartera, facturación y demás. Sin embargo, en general se r evisará el Mapa de


Fecha de rernedladón 1) La trazabilidad de las facturas glosadas se d eja de manera permanente. 2) 30-May-2015



1. D e 1 8 f ac tu ra s d e v en ta g los ad as n o s e e vi de nc ia o fi cio d e la c on tes ta ci ón d e g lo sa s p or p ar te d el G ru po Fu nc io na l d e A ud ito ria d e C ue nta s a la s e nti da de s

res po ns ab le s d e p ag o, e n e l t ie mp o e sti pu la do q ue c or re sp on de n a 15 d ía s h áb ile s. I gua lmen te s e o bs erva q ue e l v alo r d e la s f ac tu ra s g lo sa da s c or re sp on de a

$682.202.592 pesos

m cte

L a D ra . E ri ka B us to s man if ie st a q ue : e n a ra s d e mejo ra r e l f lu jO d e c aja d e la i ns ti tu ci ón s e a co rd ó c on d if eren te s E RP n o rea li za r e l

proceso de contestac ión ini cial s ino conci li ac ión d irec ta ; i gualmente las ent idades en proceso de l iquidación remit ie ron los soportes correspondientes de procesos

de acreencias.

3

I I

umero de'

t actura de

Fecha de

remisicnofic io Fechalimíte

para para la

Valorde la

vecr

de la contestaciónde

cc reeerecéo

~E~m~p~r~ ~~a~R=e=s~po~n~5~a~b~~~d~e~ ~p= ~gO~b_~v~e~n=t . ~_ 1 ~~=d~u~r ~~ ~g~==S= 4~ c=a=U~S3~ ~d=e~~~g~~~s= ~

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4/8

POSITIVAOlA DESE GUROS

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13


5/8

1.GSF-PR-470-004 Act iv idad 11 Contestar la g losa a la ent idad responsab le del pago

2 . S e o bs erva q ue e l A rt . 3 · d e l a R es olu ci ón 0 44 5 d e 2 01 1 res ue lv e e nt re la s F un ci on es d el C omité d e G lo sa s, lo s ig ui en te :

- U na v ez c omun ic ad a la e xis te nc ia d e G lo sa D efi nit iv a p or p ar te d el á re a d e a u di to ria d e c ue nta s med ic as , e l C o mi té d eb e e st ab le ce r, s i e ll o o cu rr ió o n o p or f al la s

en lagest ión admin is trat iva o asistencial , rea li zada por los funcionar ios del Hospi ta l.

- E stu di ar c ad a c as o e n p ar ti cu la r y e mit ir u n c on ce pto d eb id amen te f un da me nt ad o o ju st if ic ad o, e n e l q u e s e i nd iq ue s i e xi st e o n o u na p re su nta res po ns ab il id ad

asignab le a quien haya incurri do en la fa ll a que genera la g losa sea admin is trat iva o asistencial .

- Co nf orma r u n e xp ed ie nt e q ue c on te ng a to do s l os d oc umen to s q ue s ir va n p ara s op or ta r la c au sa d e l a g lo sa y g en erar rec omen da cio ne s d el C omité c omo res ul ta do

de la evaluación.

- Man te ne r es tr ic to c on trol y s eg ui mi en to d e c ad a u na d e la s res po ns ab ili da de s d ete rm in ad as p or e l c o mi té p or e st e c on ce pt o y g es tio na r l a re cu pe ra ci ón d e l os

Criterio

valores glosados.

3. Resolución 004 5 d e : 2013 . Art icule primero. f .1odi f i caí e~articule c u ar to d e la Resoluclón 044:) d e 2010. P er io dic id ad d e l as reuniones. E l c o m it é Se deberá ícu¡ ¡ i ¡

tr imes tral me nt e o rd in ar ia me nte y e xtrao rd in ar ia me nt e c ua nd o lo c on vo qu e a lg un os d e s us mie mb ro s. El s ec re ta ri o d el c omit é d eb erá c on vo ca r p or e sc rit o c on

o ch o d ía s d e a nte la ció n a l os m ie mb ro s d el c omit é, i nd ic an do l os t emas a trata r, d ía , h ora y lu ga r.

4 . De creto 4 74 7 d e 2 00 7 A rt 2 3 Tramite d e g lo sa s . .. E l p re st ad or d e s ervic io d e s al ud d eb erá d ar res pu es ta a l as g lo sa s p re se nta da s po r la s e nti da de s res po ns ab le s

d e p ag o d e s ervi cio d e s alu d d en tro d e l os q ui nc e (15 ) d ía s h áb il es s ig ui en te s a s u re ce pc ió n. E n s u res pu es ta a la s g lo sa s, e l p re st ad or d e s ervic io s d e s alu d p od rá

acceder las glosas iniciales . .. .

5 . Re so lu ci ón 3 04 7 d e 2 00 8. a ne xo 6 Man ua l ú ni co d e g lo sa s d ev ol uc io ne s y res pu es ta s

6 . G SF -MA-47 0-00 1. Man ua l d e g lo sa s. R es pu es ta s a g lo sa s o d ev olu cio ne s. L as res pu es ta s a g lo sa s y d ev ol uc io ne s d eb en i nte rp re ta r e n t o do s lo s c a so s c omo la

res pu es ta q ue e l p re sta do r d e s ervi cio s d e s alu d d a la g lo sa o d ev ol uc ió n g en erad a

p or l a e nti da d res po ns ab le d el p ag o

Tipo de Observación Hallazgo

1 . S e re co mi en da i de nti fic ar , a na liz ar , a va lu ar y v alo ra r l os p os ib le s r ie sg os q ue s e p ue da n g en erar p or n o te ne r a de cu ad a y o po rtu na me nt e d oc umen ta do s lo s

Recomendación

e xp ed ie nte s q ue s op or ta n la s f ac tu ra s p or c ob ra r, e n e sp ec ia l la s g lo sa da s, y p or n o c umpl im ie nt o a de cu ad c d e la s f un ci on es d el Co mit é d e Gl os as .

2 . S e re co mi en da q ue c ad a a cta d el C omité d e G lo sa s s ea e nv ia da a l os as is te nte s, med ia nt e e -mail c on l os res pe cti vo s a ne xo s p ara s u rev is ió n y a prob ac ió n d e l a

presentac ión, conceptos, aprobac iones y compromisos consignados en e l acta, previo a f irmas.

Plan de Acción

1 . R ev is ar y a ct ua liz ar e l ma pa d e r ie sg os d el p ro ce so d e a ud ito ri a d e c ue nt as (glo sa s) .

2 . E nv ia r a cta d el c omit é d e g lo sa s y l os res pe cti vo s a ne xo s, p ara rev is ió n p or l os a sis te nte s a l c omité p re vi o a f irma s.

Fecha de remediacrón

30-may-1s

Responsable de la r emediación Subgerente Financiero, Líder de Auditoria de Cuentas Medicas ( Glosas)

D e 1 9 f ac tu ra s d e v en ta g lo sa da s n o s e e vid en cia e l s op or te d e c on cil ia ció n e nt re e l HS B y la s e nt id ad es res po ns ab le s d e p ag o. L a D ra . E ri ka B us to s man ifi es ta q ue :

1 7 d e l as f ac tu ra s s on c on GG C p ero d e 2 00 8 a J u n-20 10 e l p ro ce so d e c on te sta ció n d e G lo sa s e e nc on trab a a c argo d e l a f irma G GC p or l o c u al e l á re a d e A u di to ria

5 Observación de Cuentas Médicas no cuenta con los soportes de los tramites surtidos por dicha firma. La factura 6539899 fue contestada como se e videncia a t raves del sistema

h ip oc ra te s e n s u e s ta do GS G LO SA S OL UC IO NAD A e l 3 0 d e o ct ub re d e 2 01 4 b ajo l a rel ac io n d e g lo sa N O. ~ 61 1. L a f ac tu ra 6 36 12 09 e sta e n p ro ce so d e c on cil ia ci on

c on e l G ru po S alu dc oo p d ad o q ue s e d io p ri or id ad a l a E PS S AL UD CO OP .

1 . GSF-PR-470-004 Gestión de Glosas. Numeral 7 .3 Mat ri z (Cuadro de act iv idades y responsab il idad) Act iv idad

30. conci li ar con las ent idades responsab les del pago

la glosa reiterada

2 . L e y 5 94 d e 2 00 0 L ey G en eral d e A rc hi vo .

3 . Re so lu ci ón 3 57 d e 2 00 8 N umeral 3 .8 Co nc il ia ci on es d e in fo rmac ió n. D eb en rea liz ar se c on ci li ac io ne s p erma ne nt es p ara c on tras ta r, y a ju sta r s i a e ll o h ub ie re l ug ar ,

Criterio

la in fo rmac ió n reg is tr ad a e n l a c o nta bi li da d d e l a e nt id ad c on ta ble p úb lic a y l os d ato s q ue ti en en l as d if eren te s d ep en de nc ia s res pe cto a s u res po ns ab il id ad e n l a

administración del proceso especif ico.

4 . De creto 4 74 7 d e 2 00 7. P or med io d el c ua l s e re gu la n a lg un os a sp ec to s d e l as rel ac io ne s e ntre lo s p re st ad ores d e s ervic io s d e s al ud y l as e nt id ad es res po ns ab le s

d el p ag o d e l os s ervic io s d e s al ud d e l a p ob la ció n a s u c a rg o, y s e d ic ta n o tras d is po si cio ne s. A rt. 2 3 T rá mi te d e g lo sa s, A rt. 2 4 R ec on oc im ie nto d e in te re se s. A rt. 2 5

Regis tro con junto de t razabi li dad de la fac tura .

5 . R es ol uc ió n 3 04 7 d e 2 00 8 mod ifi ca da p or l a R es olu ci ón 4 16 d e 2 00 9.

Anexo Técnico 6. Manual Único de Glosas, Devoluc iones y Respuestas.


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Hallazgo

1 . S e re co mie nd a e st ab le ce r u n c on trol p re ve nti vo d e la rev is ió n y s eg uim ie nt o a la t ra za bi li da d d e l a i nf orma ci ón q ue d eb en c on te ne r l os e xp ed ie nte s d e la s

Recomendación


2 . S e rec omie nd a i de nti fi ca r, a na li za r, a va lu ar y v alo ra r lo s p os ib le s r ie sg os q ue s e p ue da n g en erar p or n o t en er a de cu ad a y o po rtu na me nte d oc umen ta do s lo s


1 . Desde f inales de 2011 sede jar escaneado los soportes de los procesos de l iquidación.

Plan de Acción

2 . L a g es ti ón d e r ie sg os s e rea liz ó med ia nt e l a d oc umen ta ci ón d el p ro ce so d e g lo sa s d e c ar te ra , fa ctu ra ci ón y d emás . S in e mb argo , e n g en eral s e rev is ará e l Map a d e



1) Lat razabi li dad de las fac turas g losadas sede ja de manera permanente. 2) 30-May-2015



6

E l Man ua l d e Gl os as ap ro ba do med ia nte R es ol uc ió n 0 44 5 d e n ov ie mb re 1 1 d e 2 01 1 e sta bl ec e q ue la p er io dic id ad d e l a reu ni ón d e g lo sa s e s men su al me nt e, n o

o bs ta nte c on l a R es olu ció n 0 04 5 d el 2 01 3 s e e st ab le ce mod if ic ar l a p er io di cid ad d e la reu nió n la c ua l q ue da ra as í Ar ti cu lo c ua rt o P er io dic id ad d e la s re un io ne s. El

C omité s e d eb erá reu nir tr imes tralmen te o rd in ar ia me nte , y e xt ra ordi na ri amen te c ua nd o lo c on vo qu e a lg un os d e s us mie mb ro s. E l s ec re ta rio d el c omité d eb erá

Observación

c on vo ca r p or e sc ri to c on o ch o d ía s d e a nt el ac ió n a l os m ie mb ro s d el c omité , in di ca nd o l os te ma s a trata r, d ía , h ora y lu ga r.

1. C on sid eran do q ue l a e vi de nc ia rec ib id a s ob re l os C omit é d e G lo sa s rea li za do s en 2 01 4 n o s e re al iz ó c omité e n l os t ri me st re s s eg un do y c ua rt o d e 2 01 4 (el 1 · s e

h izo e l 25-04-2014 y 3· 03-09-2014)

2 . S e o b se rv a qu e l a c on vo ca to ria p or e sc rit o a l p r imer c omit é d e g lo sa s d e 2 01 4 s e h a ce e l d ía a nte rio r a la reu nió n med ia nte c or re o e le ct ró ni co in st it uc io na l,

e nv ia do e l 2 4 d e a br il d e 2 01 4 p or e l Se creta rio d el C omité d e G lo sa s (Dr . R afa el Mau ri ci o S op o) .

1 . Resoluc ión 0445 de 2010. Por e l cua l secrea e l Comité de Glosas, Devoluc iones y Respuestas del Hospi ta l S imón Bol ívar .

Criterio

2 . R e so lu ci ón 0 04 5 d e 2 01 3. A rt ic ul o p ri me ro . Mod ifi ca r e l a rt ic ul o c ua rto d e la R es ol uc ió n 0 44 5 d e 2 01 0. P er io dic id ad d e l as reu nio ne s. E l c omit é s e d eb erá reu nir

t ri me st ra lmen te o rd in ar ia me nte y e xtrao rd in ar ia me nte c ua nd o lo c on vo qu e a lg un os d e s us mie mb ro s. E l s ec re ta ri o d el c omit é d eb erá c on vo ca r p or e sc ri to c on

o ch o d ía s d e a nte la ci ón a lo s m ie mb ro s d el c omité , in di ca nd o l os te ma s a trat ar , d ía , h ora y l ug ar .

Tip o d e Observac ión : lallazgo

1. Asegurar e l cumpl imiento de las Funciones del Comité de Glosas, dejando la respect iva evidenc ia .

2 . S e re co mie nd a e st ab le ce r u n c on trol p re ve nti vo d e rev is ió n y s eg ui mie nt o d e la s a cta s d el Co mit é d e G lo sa s, d on de s e e st ab le zc a e l s eg uim ie nto d e la g es ti ón

Recomendación durante las reuniones trimestrales establecidas en el manual de glosas y e l c umplimiento de las funciones del comité.

3 . Serecomienda ident if icar , ana li zar, ava luar y valorar los pos ib les r iesgos que puedan generar por incumpl imiento de las funciones y demás d isposiciones inc lu idas

e n la R es olu ció n 0 44 5 d e 2 01 0 v R es ol uc ió n 0 04 5 d e 2 01 3.

1 . S e h a rá l a rev is ió n d e id . csolución

01 1:5

de 2010 y 0045 de 20L.

Plan de Acción

2 . L a g es ti ón d e r ie sg os s e rea liz ó med ia nt e l a d oc umen ta ci ón d el p ro ce so d e g lo sa s d e c ar te ra , fa ct urac ió n y d emás . S in e mb argo , e n g en eral s e rev is ará e l Map a d e



30-may-15

Responsable de la rem ediac ión Subger ente Financier o, Líder de Auditoria de Cuentas (Glosas)

7 Observación

S e o bs erva q ue e n e l A rt. 3 · d e l a R e so lu ció n 0 44 5 d e 2 01 1 res ue lv e e nt re l as F un cio ne s d el Co mit é d e G lo sa s, l o s ig ui en te :

a ) E la bo ra r e reg la me nto i nte rn o p ara la e va lu ac ló n d e g lo sa s . Si n e mba rg o, n o s e o btu vo e vid en ci a d e e ste Re gl ament o In te rn o.

Criterio

R es ol uc ió n 0 45 5 d e N ov ie mb re d e 2 01 1. F un cio ne s d el c omité d e g lo sa s. E la bo ra r e l r eg la me nto i nte rn o p ara la e va lu ac ió n d e g lo sa s


Hallazgo

1. Asegurar e l cumpl imiento de las Funciones del Comité de Glosas, dejando la respect iva evidenc ia .

2 . S e rec omie nd a e sta bl ec er u n c on trol p re ve nti vo d e rev is ió n y s eg uim ie nt o d e l as a cta s d el C omité d e Gl os as , d on de s e e st ab le zc a e l s e gu im ie nt o d e l a g es tió n

Recomendación

d uran te l as reu nio ne s tr imes trale s e st ab le ci da s e n e l man ua l d e g lo sa s y e l c umpl im ie nt o d e l as fu nc io ne s d el c omit é.

3 . Serecomienda ident if icar , ana li zar, ava luar y valorar los pos ib les r iesgos que puedan generar por incumpl imiento de las funciones y demás d isposiciones inc lu idas

e n l a R e so lu ció n 0 44 5 d e 2 01 0 y Re so lu ci ón 0 04 5 d e 2 01 3.

Plan de Acción El R eglamento Interno para la Evaluación de Glosas se p resentará para revisión y aprobación en el segundo Comité de Glosas de 2015.


30-jun-15




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8

Seev idencia dentro del procedimiento GSF-PR-470-004 Versión 1.Gest ión de g losas, en numeral 7 .3 Mat ri z (cuadro de Act iv idades y -responsabi li dades) . l a

Observación

act iv idad 10, sol ic it ar soportes a las respect ivas áreas, mediante los formatos FO-470-009 Memorando sol ic it ud de documentos y FO-470-01O Memorando rei te rado

d e d oc umen to s, n o s e o bs erva e l u s o d e d ic ho s f orma to s p or p ar te d el g ru po f un cio na l d e a ud it or ia d e c ue nt as .

1 . Manual de cal idad. Cód igo GMC-MA-160-001 Versión 9. documentos espec if ica e l s is tema de gestión de cal idad de la información

2. NTCGP 1000:2008 Especif ica los requisi tos

Criterio

3 . No rma IS O 90 01 :2 00 8 n umeral 4 .2 .3 C on trol d e l os d oc umen to s. lo s d oc umen to s req ue ri do s p or e l s is te ma d e g es tió n d e c ali da d d eb en c on trol ar se . lo s

reg is tr os s on u n t ip o e sp ec ia l de d oc umen to .. . D eb e e sta bl ec e u n p ro ce dim ie nt o d oc umen ta do q ue d efi na l os c on trol es n ec es ar io .. .b ) rev is ar y a ctu al iz ar l os

documentos cuando sea necesar io y aprobar los nuevamente


Hallazgo

Se rec omie nd a rev is ar e l 1 00 % d e l a d oc umen ta ció n d el p ro ce so a se gu ra nd o q ue lo s f o rmato s in cl ui do s e n l os p ro ce dim ie nt os , i ns truc ti vo s, man ua le s y d emás ,

Recomendación

estén v igentes y actua li zados, y que los formatos d iseñados estén s iendo considerados dentro de ladocumentac ión del proceso soportando suut il idad, importanc ia

lv

uni fi cación de controles hac iendo efi cien te su d il igencia miento. l o anter io r considerando la normati vidad v igente .

Plan de Acción

l os fo rmato s rela ci on ad os c on s ol ic it ud a ot ra s á re as s e e li mi na ro n y e st a e n p ro ce so d e a ct ua liz ac ió n p or C ali da d.


15-jun-15


Subgerente F inanciero, l íder de Auditor ia de Cuentas (Glosas) y Cal idad

9

Observación

No s e e vi de nc ia c ro no grama d e c ap ac ita ci ón 2 01 3-20 14 d e a ct ua li za ció n n orma ti va s ob re lo s c ambi os e sta bl ec id os e n l a res olu ci ón 0 41 6 d e 2 00 9, g es tió n d e g lo sa s,

depuración.

Procedimiento de Control I nterno Contable CGN. Numeral 3 .13. Actua li zación permanente y continuada . .. los funcionar ios de las ent idades deben estar informados

a ce rc a d e lo s p ro ce so s d e c ap ac it ac ió n p erma ne nte q ue d es ar ro lla la Co nt ad ur ía Ge ne ra l d e l a N ac ió n, e n v ir tu d d el p la n a nu al d e c ap ac it ac ió n, c on e l o b je ti vo d e

Criterio

par ti ci par act ivamente en los eventos que se rea li zan.

lo s res po ns ab le s d irec to s d el p ro ce sa mi en to d e la in fo rmac ió n c on ta ble e n l as e nti da de s t ie ne n e l d eb er d e s ol ic it ar c on ce pt os t éc ni co c on ta bl es a l a C on ta du ría

G en eral d e l a N ac ió n c ua nd o n o s e t en sa c la ri da d res oe cto d e l a a oli ca ci ón d e n orma s c on te nid as e n e l R ég imen d e Co nt ab il id ad P úb li ca .

T ip o d e O b S eí v ac i cí i

Oportun idad de mejora

Recomendación

S e rec omie nd a q ue s e s ol ic it e a T al en to Hu ma no q ue a de la nte l as a cc io ne s a q ue h ay a lu ga r p ara lo grar q ue s e g en eren e sto s e sp ac io s d e a ct ua li za ci ón e xt erno ,

d on de s e a se gu re l a a ct ua li za ci ón y e nte nd im ie nto d e l a n o rmat iv id ad v ige nt e y mejo re s p ra cti ca s e n c ua nto a l a A ud ito ria d e C u en ta s (Gl os as ).

Plan de Acción

S ol ic ita r a T al en to H uman o c ap ac ita ci ón d e c on ref eren ci a a l a n orma ti vid ad v ig en te s ob re c on te sta ci ón d e g lo sa s.


15-jun-1S


Subgerente F inanciero, l ideres de Admis iones y Autor izac iones, Facturación, Cartera y Cuentas medicas (Glosas).

No s e o bs erva i nfo rme e nt re ga do p or e l G GC E st ud io d e a bo ga do s l td a. , d on de s e e vi de nc ie la g es tió n d e l a rev is ió n, c on te sta ció n y c on ci lia ci ón d e g lo sa s, d e l a

10

Observación

muest ra seleccionada se evidenc ia que las fac turas de venta No. 4347249,4390919,4415931 y 4415941 no t iene soporte de lagest ión de contestac ión, conci li ac ión

u o fic io s e nv ia do s a c ar te ra p ara e l c ob ro d e d ic ha f ac tu ra o c omun ic ad o a l á re a d e c on ta bi li da d p ara rea li za r lo s res pe cti vo s a ju ste s, l o qu e g en era c re dib il id ad d e

los saldos de los estados f inancieros.

Criterio

Resoluc ión 357 de 2008. Numeral 3 .7 Soportes documenta les . .. Son documentos soporte las relac iones, escri tos, contratos , escri tu ras, mat ri cu las inmobil ia ri as ,

f ac tu ra s d e c ompra, f ac tu ra s d e v en ta , t ít ulo s v alo re s, c omprob an te s d e e gres os .


Hallazgo

1 . A se gu ra r q ue s e d ej en o po rt un a y c omple ta me nt e s op or ta do s l os e xp ed ie nte s d e c ad a f ac tu ra c ob ra da , e n e sp ec ia l l as fa ct uras g lo sa da s.

2 . S e rec omie nd a q ue la Su bg eren cia F in an cie ra y C omercia l ju nt o c on e l G ru po F un cio na l d e G es tió n Do cu me nta l d ef in an la g es ti ón d el a rc hi vo g en erad as e n e l

proceso de Gestión de la Sostenibi li dad F inanciera, estab leciendo c laramente los responsab les (cargo) del manejo y custodia de la información rec ib ida, generada y

Recomendación

reportada desde este proceso.

3 . Serecomienda ident if icar , ana li zar, valorar

y

e va lu ar lo s p os ib le s r ie sg os q ue s e p u ed an g en erar p or a si gn ar l a re sp on sa bi li da d c ompl eta o p arcia l d e l os p ro ce so s

a p erso na l c on trata do p or p re sta ci ón d e s ervi cio s, c on sid eran do q ue l a c on se cu en ci a d el r ie sg o p ue de s er l a rup tu ra e n l a c ad en a d e man do e n e l p roc es o d e

Gestión de la Sostenibi lidad Financiera.

Plan de Acción

D ad o q ue e l c on trato c on GG C e stá e n p ro ce so ju rí di co , e l á rea n o t ie ne l a c ompe te nc ia p ara rea liz ar l a rev is ió n d el p ro ce so rea li za do p or e sta fi rma p or l o q ue n o s e

genera ningún plan de mejoramiento.

C :


N/A


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IResponsable de la remediación IN/A

t os s ig ui en te s f irma n e n s eñ al d e rev is ió n, c ompromis o y a proba ció n d e l o c o nt en id o e n e l a c ta :

F irma del Dueño del Proceso

Los s iguientes f irman en señal de ent rega de los resul tados de la aud itor ia :

Firma de Auditores

F irma de Jefe OGPA

auditoria glosas noviembre 2014

Documents