auditoria de la empresa selecta
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ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACION
TRABAJO ENCARGADO DE AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
EMPRESA:
PANIFICADORA Y PASTELERIA “LA SELECTA”
DOCENTE: LIC. BRAULIO VILLA RUIZ
PRESENTADO POR:
ALVAREZ TORRES Veronica S.
CONDORI QUISPE Glenda R.
MAMANI ARUCUTIPA Nora
SEMESTRE: VIII
PUNO – PERU
2015
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INDICEI. DIAGNOSTICO DE LA ORGANIZACIÓN................................................................................. 2
A. Aspectos generales ............................................................................................................. 3
II. ANALISIS DEL ENTORNO .................................................................................................... 3
A. FACTOR TECNOLOGICO ...................................................................................................... 3
III. METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA .......................................................... 17
3.1. PLANEACIÓN .......................................................................................................................... 17
3.2. ETAPA DE INSTRUMENTACIÓN ........................................................................................ 24
3.3. EXAMEN ............................................................................................................................ 40
IV. INFORME DE AUDITORIA ............................................................................................. 54
Síntesis del informe ...................................................................................................................... 56
I. INTRODUCCION ................................................................................................................ 57
II. CONCLUSIONES ................................................................................................................. 58
III. OBSERVACIONES ............................................................................................................... 59
IV. RECOMENDACIONES ........................................................................................................ 62
ANEXOS.................................................................................................................................. 64
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I. DIAGNOSTICO DE LA ORGANIZACIÓN
Reseña histórica de la empresa
La empresa se inició hace 15 años con una tienda en el barrio Laykakota, donde solo se
vendía pan y tortas, en ese entonces no contaban con buena tecnología y solo se producía
variedades de pan y tortas; la empresa se inscribió en la Sunat en diciembre del 2010.
En el año 2014 decidieron ampliar su negocio, abriendo en el 2015 una tienda en el centro
de la ciudad, cerca al Mercado Central, ampliando la variedad se sus productos y brindando
también el servicio de cafetería; la empresa actualmente es bastante concurrida por su
buena ubicación, liderazgo en precios y el buen sabor de sus tortas, panes, chocolates y
demás productos.
MISIÓN:
VISIÓN:
“Somos LA SELECTA una panificadora, que ofrece
servicios de cafetería y variedad de panes, tortas,
bocaditos, entre otros, agradables a su paladar,
brindando calidad, buen trato y pensando en la salud
de nuestro público.”
“Somos al 2017, una panificadora reconocida como
empresa líder en panificación, por nuestra calidad,
confiabilidad y buen trato a nivel de la ciudad de
Puno”
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A. Aspectos generales
NOMBRE: pastelería y panadería “LA SELECTA”
ADMINISTRADOR: Sra. Helen Maricarmen Maquera Alvares
NÚMERO DE RUC: 10471528841 - MAQUERA ALVAREZ HELEN MARICARMEN
TIPO DE CONTRIBUYENYE: PERSONA NATURAL CON NEGOCIO
NOMBRE COMERCIAL: LA SELECTA
FECHA DE INSCRIPCION: 27/12/2010 Fecha de Inicio de Actividades
ESTADO DEL CONTRIBUYENTE: Activo
CONDICION DEL CONTRIBUYENTE: Habido
DIRECCION DEL DOMICILIO FISCALA: 4 de noviembre nro. 1360 barrio Simón Bolívar(a 3 cuadras de la región de educación) puno - puno – puno
TELEFONOS: 982040874
ACTIVIDAD DE LA EMPRESA
La empresa se dedica a la elaboración de productos como: panes, tortas, pasteles, entre
otros y a brindar servicios de cafetería, a continuación describiremos lo que el equipo de
auditores pudieron observar en cada área:
II. ANALISIS DEL ENTORNO
A. FACTOR TECNOLOGICO
La tecnología es un factor importante en todas las panificadoras, puesto que la
variedad, decoración, calidad y las cantidades de producción dependen mucho de
su tecnología, además los ingresos y utilidades de la empresa también depende de
este factor.
Por ello es recomendable que la empresa cuente con los equipos y tecnología
necesaria para la elaboración de sus productos y asimismo es necesario que el
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personal a cargo este capacitada para el buen manejo y control de los equipos.
PANIFICADORAS A NIVEL INTERNACIONAL
Actualmente las panificadoras a nivel internacional, hacen uso de las nuevas
tecnologías que se van creando, esto para mejorar la calidad y sus niéveles de
producción, utilizando maquinarias modernas, hornos de gran capacidad,
frigoríficos y vitrinas mejor diseñados para el rubro del negocio y una variedad de
herramientas que son necesarias para el proceso de producción, decoración y
comercialización de los productos.
Sin embargo, aunque la tecnología va cambiando cada vez más con el paso de los
años, la receta para la producción del pan, pasteles, tortas y demás, no ha cambiado
porque a la gente le encanta el sabor auténtico que siempre han tenido.
Para poder analizar los avances tecnológicos a nivel internacional del sector de
panificación analizaremos al Grupo BIMBO S.A., empresa dedicada al sector de
panificación y que además se encuentra en constante actualización tecnológica para
la elaboración de sus productos, este a su vez le permite tener mayor nivel de
competitividad. Aquí tenemos algunas empresas que ofrecen tecnología para
panificadoras:
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Tecnología en ingredientes alimenticios (TIASA): Sus instalaciones están
ubicadas en México
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Comercial jean domingo González: Ubicado en España, ofrece maquinarias
de última tecnología para el sector Actualmente la producción de pan a nivel
mundial, utiliza maquinaria moderna, horno de gran capacidad, variados
productos y tipos de harina, etc., pero a pesar de todo ello, el procedimiento
para la elaboración de pan es el mismo que hace miles de años atrás. Esto semantiene Por la razón de que el cliente demanda más el sabor autentico.
Para poder analizar los avances tecnológicos a nivel internacional del sector de
panificación analizaremos al Grupo BIMBOS.A., empresa dedicada al sector de
panificación y que además se encuentra en constante actualización tecnológica para
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la elaboración de sus productos, este es a su vez le permite tener mayores niveles
de competitividad
TECNOLOGÍA DEL GRUPO BIMBO S.A. EQUIPO DE ENFRIAMIENTO
- RUC: 20348735692
- Razón Social: PANIFICADORA BIMBO DEL PERU S.A
-
Tipo Empresa: Sociedad Anónima
-
Condición: Activo
-
Actividad Comercial: Elaboración de productos de Panadería.
Utiliza varios tipos de enfriamiento, fermentadoras, y cuartos fríos para distintas
necesidades de acuerdo a su producto.
LAMINADORAS
Utiliza varios tipos de enfriamiento, fermentadoras, y cuartos fríos para distintas
necesidades de acuerdo a su producto.
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BOLEADORAS
Boleadoras como panetoneras, pasteleras y boleadoras semiautomáticas
VITRINAS
La empresa hace uso de diversos tipos de vitrinas y urnas exhibidoras para la
exhibición de sus productos.
HORNOS
Cuenta con Hornos ciclos térmicos, hornos de convección, hornos de carro fijo,
hornos automáticos y hornos rotativos
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FORMADORA DE PIEZAS
Cuenta con bolleras cortadoras de pan, formadoras de croissants con esta
máquina la empresa aumento su nivel de producción.
Todas estas tecnologías favorecen a las empresas para que puedan tener un
incremento en la producción,
La innovación en la tecnología, es a su vez le permite tener mayores niveles de
competitividad frente a otras empresas que no cuentan con la tecnología
adecuada.
Si todas las empresas dedicadas a este rubro realizarían una innovación de sus
tecnologías, el sector brindaría un mejor servicio y/o producto.
PANIFICADORAS A NIVEL NACIONAL
PANADERIA SAN JORGE S A
La PANADERIA SAN JORGE S.A. está ubicada en la Av. Carlos Villaran Nro. 1050 Urb.
Santa Catalina Lima - Lima - La Victoria. Se dedica a producir y comercializar
alimentos hechos de harina amasada con agua, generalmente fermentada y cocida
al horno; además de otros alimentos relacionados como galletas. La PANADERIA SAN JORGE S A cuenta con equipos de última tecnología como:
Boleadoras
Laminadoras
Hornos automáticos
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Enfriadores
Destaca por ofrecer los siguientes productos y/o servicios panadería PANADERIA
SAN JORGE S A
Panes de alta calidad
Galletas dulces empaquetadas
Galletas dulces a granel
Galletas saladas empaquetadas
Galletas saladas a granel
Panetones en caja y bolsa
Tortas
Aquí tenemos algunas empresas que ofrecen tecnología para empresas
panificadoras:
MAN PAN
SERVICE SRL
Maquinaria para Panificación y Equipos para
gastronomía panificación: Máquinas y Equipos
Chorrillos –Lima
INDUSTRIAL
BRIMALI
Empresa dedicada a la venta de maquinarias para el
sector de panificación Lima –Perú
TECNOLOGÍA
PANIFICADORA
Tecnología Panificadora es una empresa especializada
en fabricar, diseñar y vender equipos y maquinaria
para el sector de panificación.
PANIFICADORAS A NIVEL MACRO REGIONAL
Analizando a la macro región sur referidos en innovación tecnológica tenemos a las
empresas:
PANIFICADORAS LAS AMERICAS S.A
La empresa Panificadoras las Américas S.A. es una organización privada cuyo objetivo
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principal es fabricar y comercializar bienes de primera necesidad orientada el 95% de su
producción al consumidor final, siendo este el principal mercado de la empresa.
La empresa pone especial cuidado en los bienes de consumo puesto que por tratarse
de bienes comestibles se preocupa que estos sean elaborados con los mejores insumos
del mercado y la mejor tecnología para mantener y mejorar permanentemente la
calidad de sus productos, así mismo se dedica a la comercialización de mercaderías de
terceros
Utiliza maquinarias modernas como:
Batidoras industriales
Amasadoras industriales
Boleadoras
Entre sus productos más importantes tenemos: pan francés, pan integral, pan
hamburguesa, y otros panes.
Las empresas panaderas de la macro región deberían de darle más importancia en
la adquisición de la tecnología para poder incrementar sus niveles de producción y
así abarcar a un mercado más amplio.
Al parecer son pocos las empresas que están bien implementadas tecnológicamente
en la macro región del sur y solo es Arequipa la que está liderando, ya otras regiones
como Puno están descuidando este factor.
PANIFICADORAS A NIVEL REGIONAL Y/O LOCAL
“RICOS PAN” Pastelería y panadería
En la región puno regularmente implementado en tecnología tenemos a “RICOS PAN”,
es conocido por tener varios locales comerciales en la ciudad de Puno, y cuenta con
maquinarias como:Moldeadores
batidoras industriales
enfriadores.
Hornos
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Vitrinas
Galleteras, entre otros.
Las panaderías semi industriales de la ciudad de Puno, como PAN RODOS, RICO-PAN y
otros utilizan una tecnología bastante similar. Las máquinas utilizadas por estas
empresas, son de la marca Nova, pero varían moderadamente en cantidad. Utilizan
máquinas como amasadoras, divisoras, cámara de fermentación y hornos tanto
artesanales como industriales. Otras también utilizan coches de panificación y
laminadoras. En general, todas utilizan el mismo nivel de tecnología en el sector
panificador.
En la región de puno existen varios negocios en este sector, quienes realizan sus
operaciones aun de forma tradicional, esto repercute de forma significativa en su
competitividad.
Creemos de este descuido por parte de los que dirigen estos negocios para la
adquisición de maquinarias modernas, no es por falta de recursos si no por la
incapacidad de estos, que no se dan cuenta que al contar con una buena tecnología sus
niveles de producción aumentarían, podrían abarcar nuevos mercados y alcanzar
mayores niveles de competitividad.
El equipo auditor hace alcance a la empresa de panificadora y pastelería “LA SELECTA,
información necesaria para que esta empresa mejore de alguna manera su tecnología,
porque con una buena tecnología estas en la posibilidad de tener mayores niveles de
producción, competitividad y el acceso a nuevos mercados.
La empresa INDUSTRIAL BRIMALI ofrece maquinarias para el sector de la panificadora y
recomendamos a la empresa auditada evaluar la adquisición de estas maquinarias.
B. FACTOR ECONOMICO Producto Bruto Interno PBI a nivel Mundial
Las consideraciones económicas mundiales se basan en indicadores globales de
producción, el más importante dentro del crecimiento y desarrollo a nivel económico
lo detalla el Producto Interno Bruto de cada nación, pues este mide de manera objetiva
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la producción en cada sector económico.
Producto Bruto Interno (PBI) de la Macro región Sur
Asimismo, la zona que más ha impulsado este desarrollo fue el sur del país, liderado
por Arequipa, ciudad que está desarrollando más aceleradamente en la macro región
sur. Aporta al PBI nacional con un 5.1% que es mayor del que aporta Puno, Tacna,
Moquegua y Cusco.
Producto Bruto Interno (PBI) de región
Respecto a las características socio-económicas de Puno destacamos primeramente el
PBI que representa el 1,9 por ciento respecto al nacional. La producción de servicios
gubernamentales aporta el 16,2 por ciento al PBI departamental, el sector agropecuario
en un 15 por ciento; comercio, restaurantes y hoteles 14,9 por ciento; industria y
manufactura, 12,5 por ciento; construcción, 11,4 por ciento; explotación de minas y
canteras 1 por ciento; pesca 0,3 por ciento; alquiler de vivienda 0,2 por ciento y otros
servicios 28,5 por ciento, ver siguiente gráfico.
Una primera inspección nos muestra que en Puno los sectores más importantes a las
que pertenecen los micros y pequeñas empresas en esta zona son: servicios,
agropecuario, comercio, manufactura y construcción que en conjunto representan más
del 80% del PBI.
Inflación en la región Puno
La inflación acumulada en los doce meses del año 2012 en la región de Puno, fue de
5.19% según el Índice de Precios al Consumidor (IPC), por tanto, la variación promedio
mensual fue de 0.52%, informó el Instituto Nacional de Estadística e Informática (INEI).
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HARINA DE TRIGO
En los últimos días las empresas productoras, elevaron en S/.7 el costo del saco de 50
kilos de harina de trigo, por lo que ahora los pequeños panaderos están pagando S/. 87
por saco, hecho que ha originado que se anuncien constantes alzas del más noble de los
alimentos.
Sin embargo para ASPEC este incremento no debería afectar al consumidor final debido
en primer lugar, a que las empresas panificadoras cuentan con márgenes de ganancia
suficientes como para asumir el sobrecosto y en el caso de los pequeñas y medianas
panificadoras, éstas trabajaron el año pasado con precios mucho más altos y el pan no
sufrió ningún incremento.
La importación de Harina de Trigo alcanza los U$ 5.9 millones a un precio de U$ 0.52 kilo
A Bolivia se exporta U$ 3.4 millones (57% del total), Chile U$ 1.4 millones
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Los principales países productores de trigo en el mundo
La producción de harina de trigo, mayormente se destina para el consumo humano. Según
en el 2012 al 2013 la FAO, indica que los principales productores de harina de trigo a nivel
mundial son: EEUU, China, India, Estados Unidos, Federación Rusa, Canadá, Pakistán,
Australia, Ucrania, Turquía, Irán y argentina
Sin embargo a nivel de Latinoamérica existen tres países netamente exportadores de Trigo,
como son Argentina, Paraguay y Uruguay.
En cuanto a harinas semi procesadas; Argentina es el mayor proveedor de Latinoamérica
con un 73% del mercado (946.000 tn) y sus destinos principales son Brasil, Bolivia y Chile.
Actualmente existen potenciales mercados a desarrollar, como el caso de Brasil y México,
dos importadores claves cuyas demandas no están cubiertas. Esto requeriría mejorar las
barreras arancelarias y lograr condiciones locales competitivas para llegar a mercados
distantes al compensar la incidencia de los fletes marítimos y otros costos logísticos.
Producción de trigo a nnivbel nacional
http://www.monografias.com/trabajos13/cultchin/cultchin.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/la-india/la-india.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos55/iran-contemporaneo/iran-contemporaneo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos55/iran-contemporaneo/iran-contemporaneo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/la-india/la-india.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/cultchin/cultchin.shtml
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En el grafico demuestra el rendimiento de producción de trigo a nivel nacional,
considerando las regiones donde se produce. La libertad y Arequipa son las región
que sobre sale en cuanto a producción de harina; mientras que las regiones de la
costa tienen deficiencias en proporcionar este producto.
Importación de trigo
La industria molinera en Perú demanda anualmente alrededor de 1.5 millones de toneladas
métricas (TM) de trigo, la que es cubierta en más del 90% por las importaciones.
En la actualidad el trigo producido en el país es de 223 mil TM, de los cuales sólo 16,000 TM
se destina a la industria molinera.
Los países desde donde importamos este cereal son: EE.UU (58,4% del total),
Canadá (31%) y Argentina (10,6%). Las compras a estos mercados crecieron en
271%, 13% y 32%, respectivamente.
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Deben estar en buen estado de conservación e higiene y libres de materiales y
equipos en desuso. Los ambientes relacionados a las operaciones con alimentos, no
deben tener comunicación directa con ningún ambiente o área donde se realicen
otro tipo de operaciones.
Las instalaciones deben ser mantenidas en buen estado de conservación e higiene.
Los materiales utilizados en la construcción de los ambientes donde se manipulan
alimentos deben ser resistentes a la corrosión, las superficies deben ser lisas, fáciles
de limpiar y desinfectar de tal manera que no transmitan ninguna sustancia
indeseable a los alimentos.
Los establecimientos deben contar con un sistema adecuado y efectivo de
evacuación de humos y gases propios del proceso.
Las instalaciones deben estar libres de insectos, roedores y evidencias de su
presencia y asimismo de animales domésticos y/o silvestres, debiendo contar con
dispositivos que eviten el ingreso de éstos, tales como interruptores, trampas,
mosquiteros, entre otros de utilidad para tal fin.
- Limpieza y desinfección del establecimiento
Los establecimientos deben contar con un Programa de Higiene y Saneamiento en
el cual se incluyan los procedimientos de limpieza y desinfección para satisfacer las
necesidades de la panadería según el servicio que se ofrecen.
Los detergentes que se utilicen deben eliminar la suciedad de las superficies,
removiéndolos de la superficie para su fácil eliminación y, tener buenas propiedades
de enjuague. Solo se debe usar productos de limpieza y desinfección autorizados o
permitidos para limpiar superficies en contacto con los alimentos y autorizados por
el Ministerio de Salud.
Cuando visitamos las instalaciones del área de operaciones, observamos quelas maquinarias, el piso, los recipientes y demás herramientas de trabajo no
se encontraban muy limpias y estaban desordenadas, por lo que el equipo
auditor recomienda cumplir con las normas sanitarias del ministerio de
salud, y que sea más responsable con el medio ambiente.
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III. METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
3.1. PLANEACIÓN
OBJETIVOS
Objetivo general:
o Realizar una auditoría operativa para mejorar manejo de los recursos humanos
en la panificadora y pastelería “LA SELECTA”.
Objetivos específicos:
o Conocer y analizar a la panificadora y pastelería “LA SELECTA” para realizar una
auditoría.
o Identificar puntos clave donde la panificadora y pastelería “LA SELECTA”, requiera
mejorar e innovar.
o Plantear un plan de mejora, para atacar los principales problemas de la empresa.
FACTORES A REVISAR:
DIRECCION (del proceso administrativo)
Tomar las decisiones pertinentes para normar la gestión de la organización
- Liderazgo: el liderazgo es una actitud muy importante en todo ámbito laboral
Análisis: En el caso de la panificadora y pastelería “LA SELECTA”, se ha observado
liderazgo en la gerente y con mayor frecuencia en la hija de la gerente, sin embargo
el administrador no mostraba las características de ser un buen líder.
-
Comunicación:
Análisis: En la panificadora, se observó que hace falta mayor comunicación entre las
áreas de venta y el área de producción. También entre el personal de los tres turnos
de trabajo del área de ventas.
- Motivación:
Análisis: A través de las encuestas y observación se identificó que en la panificadora
y pastelería “LA SELECTA”, hace falta hacer uso de la motivación.
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Grupos y equipos de trabajo
Análisis: según la versión de los trabajadores del área de producción, ellos hacen un
buen equipo. Sin embargo en el área de ventas que es donde tuvimos mayor
accesibilidad observamos que en el personal hace falta saber trabajar mejor en
equipo.
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Manejo de estrés y conflicto:
Análisis: La organización no hace nada con respecto al manejo del estrés de los
trabajadores, y en cuanto a conflicto solo hay llamadas de atención a ambas partes.
- Información y tecnología:
Análisis: En cuento a tecnología se observó que la dueña desde el año pasado ha
tratado de implementar su tecnología para poder abrir su nuevo establecimiento,
sin embargo aún no está muy bien equipado.
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Toma de decisiones:
Análisis:
En este aspecto se ha observado que hace falta que los miembros de la organización
puedan tomar decisiones con facilidad, sin embargo la gerente y su hija, manejan
muy bien este tema para dirigir a sus trabajadores.
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Creatividad e innovación:
Análisis: En este aspecto podemos decir que se observó un nivel medio bajo de
creatividad en innovación, en cuanto a la producción de sus productos.
FUENTES DE ESTUDIO
Para la recolección de la información de la panificadora y pastelería “LA SELECTA”, se
recurrirá a fuentes internas y externas; como se menciona a continuación
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Internas
- La gerente de la panificadora y pastelería “LA SELECTA”
-
La hija de la dueña ( quien es como la mano derecha de la gerente)
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El administrador
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Los trabajadores del ares de producción
-
El personal del área de ventas
Externas
-
Normas;
-
Competidores
-
Redes de información
- Clientes usuarios
INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
Determinación de las necesidades específicas
-
Realizar un estudio y análisis de la panificadora y pastelería “LA SELECTA”.
-
Identificación de los puntos clave, para lograr mayor competitividad en el
mercado.
Identificación de los factores que requieren de atención
-
Espacio limitado para la producción
- Motivación, manejo de conflicto y control del estrés.
- Innovación y tecnología
- Análisis de impacto ambiental
- Empoderamiento
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Mala asignación del personal
Identificación de estrategias de acción
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Realización de un diagnóstico.
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Analizar y plantear soluciones para mejorar la actividad empresarial de
panificadora y pastelería “LA SELECTA”
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Jerarquización de prioridades en función del fin que se persigue
1.
Espacio limitado para la producción
2.
Motivación, manejo de conflicto y control del estrés.
3. Innovación y tecnología
4. Empoderamiento
5. Mala asignación del personal
6.
Análisis de impacto ambiental
Descripción de la ubicación, naturaleza y extensión de los factores
- Panificadora y pastelería “LA SELECTA”; ubicado en el centro de la ciudad, dedicada
a la producción de panes, pasteles, café y otros.
Especificación del perfil del auditor
- Auditores externos: Porque no somos parte de la organización.
Estimación del tiempo y los recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido
- Tiempo: La auditoría se realizara en 3 meses y 15 días
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Recursos: visitas a la organización, entrevistas, encuestas, hojas de observación y
otros.
PREPARACIÓN DEL PROYECTO DE AUDITORIA
Propuesta técnica
- Naturaleza: se realizara una Auditoria operativa
- Alcance: área de ventas y área de producción.
- Antecedentes: De acuerdo a la información que se nos brindó; no se realizó una
auditoria antes.
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Objetivos: Realizar una auditoría operativa para mejorar manejo de los recursoshumanos en la panificadora y pastelería “LA SELECTA”.
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Estrategias:
- Realización de un diagnóstico.
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Utilización de herramientas como, encuestas, ficha de observación y
entrevistas.
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Analizar y plantear soluciones para mejorar la actividad empresarial de
panificadora y pastelería “LA SELECTA”.
- Justificación: Toda organización busca la competitividad en el mercado y una de
las formas de llegar a este objetivo es a través de una auditoria para poder
conocer la situación dela organización y plantear alternativas de mejora.
-
Acciones: visitas a la organización, entrevistas y acceso al interior del área de
producción y el establecimiento.
- Recursos: Recursos económicos, RRHH y recursos materiales (computadoras,
cámara fotográfica, impresora, hojas, celulares)
- Costo: No se pretende cobrar por este servicio debido que es un trabajo con fines
académicos, con el propósito de fortalecer los conocimientos adquiridos así
como brindar un servicio a la sociedad.
-
Resultados:
- Enriquecer nuestros conocimientos a través de aplicación de una auditoria
operativa en la panificadora y pastelería “LA SELECTA”, porque más se
aprende en la práctica que en la teoría
-
Brindar una opción de mejora en el proceso administrativo de la empresa.
Información complementaria:
- Auditoria administrativa, Enrique Benjamin Franklin Foncowsky.
-
La auditoría operativa en la práctica; Jordi Mas y Charles Ramio.
Programa de trabajo
- Identificación: Auditoria administrativa en la panificadora y pastelería “LA
SELECTA” -
Responsables: Glenda Condori, Nora Mamani y Verónica Alvares.
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Áreas: área de ventas y área de producción.
- Actividades:
- Visitar la panificadora
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Entrevistar a la gerente
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Analizara a la panificadora
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Identificar puntos clave donde la panificadora
- Proponer soluciones
- Fases:
- Diagnóstico
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Instrumentación
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Examen
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Informe
- Calendario: los meses de abril, mayo, junio, julio y parte de agosto.(Diagrama de
Gantt)
- Periodicidad: Tres meses y 15 días.
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a) DIAGRAMA DE GANTT
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
PRIMERA PARTE
Primera reunió del equipo
Busqueda de la empresa para el
trabajo
Primera visita al establecimiento de
venta entrevista con una trabajadora
(vendedora)
Segunda visita al establecimiento
de venta entrevista con la hija de la
dueña
Primera visita a la empresa (area deproduccion) entrevista con el
administrador
Recopilacion de informacion basica
Preparacion y entrega del trabajo
de la parte I
Estrevista con el lic. Para las
correcciones
SEGUNDA PARTE
Segunda visita a la empresa
(fotografias, entrevistas, etc. a los
trabajdores)
Tercera visita al establecimiento de
venta (fotografias, entrevistas y
encuestas )
Tecera visita a la empresa (
fotografias a los equipos, hornos,
etc. y ecnuestas a los trabajdores)
Analisis de la informacion
Preparcion y entrega del trabajo de
la parte II
Segunda entrevista con el lic. Para
las correciones
TERCERA PARTE
Elaboracion de propuestas para lamejora de la empresa
Preparacion y entrega del trabajo de
la parte III
Exposicion de las mejoras
realizados en al empresa
ACTIVIDADES
MESES
MAYO JUNIO JULIO AGOSTO
SEMANAS
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Asignación de la responsabilidad
Coordinador general: Verónica Alvares Torres
Líder del proyecto: Glenda Condori Quispe
Asistente o analista del proyecto: Nora Mamani Arucutipa
3.2. ETAPA DE INSTRUMENTACIÓN
En ésta etapa es necesario seleccionar y aplicar las técnicas de recolección que se han
estimado como más viables de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoria, la
selección de instrumentos de medición que se emplearon, el manejo de los papeles de
trabajo y evidencia, así como la supervisión necesaria para mantener una coordinación
eficaz.
3.1 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN
En el estudio administrativo se utilizaron algunas técnicas que ayudan la obtención,
análisis y evaluación de la recopilación de datos e información.
Investigación documental
FUENTE: Elaboración Propia
GERENTE
ADMINISTRADOR
OPERARIO 1
VENDEDOR 3
OPERARIO 2 VENDEDOR 2
VENDEDOR 1
OPERARIO 3
ADQUICISION DE
MATERIALES
JEFE DE PRODUCCION JEFE DE VENTAS
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Entrevistas: Se realizaron con el administrador de la “Selecta”, para obtener
información general y conocer la historia de ésta organización y así mismo las
funciones y papales de cada trabajador.
Cuestionario: Aplicado al personal para poder obtener información y efectuar undiagnóstico.
Observación directa: A través de ésta técnica se consideraron distintas formas de
apreciación, ya que cada uno de los integrantes del equipo percibió al personal en
diferentes situaciones.
Encuestas: Aplicado a las personas que trabajan en la empresa de carácter
cualitativo es decir que no hay preguntas exactas.
3.2ESCALAS DE MEDICIÓN
Se llevó a cabo la integración de cuestionarios, encuestas a los trabajadores de la
panificadora también la selección de cédulas para las entrevistas así como la asignación de
escalas de medición. Entre las escalas consideradas se pueden mencionar:
1) Ordinal o lickert
a)
Nunca 1
Casi nunca 2
A veces 3
Con frecuencia 4
Siempre 5
b)
Bueno 1
Regular 2
Malo 3
2) De intervalos iguales
A) SI
B) NO
-
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CUADROS DE OBSERVACIÓN DIRECTA
OBSERVACIÓN
Área de trabajo: Ventas Fecha: 09 – 05
N° de trabajadores: 02 Turno: Tarde
Hora OBSERVACIÓN
2.50 pm El personal de ese horario se mostró muy amable.
Causa: Le gusta su trabajo.
Efecto: Ganas de volver al establecimiento.
Correctiva: Seguir motivándola.
Fuente: elaboración propia
OBSERVACIÓN
Área de trabajo: Ventas Fecha: 20 – 05
N° de trabajadores: 02 Turno: Noche
Hora OBSERVACIÓN
8.00 pmEl personal se mostró bastante amable, y estaban dispuestos a brindarnosinformación.
Causa: Personal motivado y les gusta su trabajo.
Efecto: Ganas de volver a la tienda
Correctiva: Seguir motivando al personal.
Fuente: elaboración propia
OBSERVACIÓN
Área de trabajo: Área operativa Fecha: 30 – 05
N° de trabajadores: 01 Turno: DíaHora OBSERVACIÓN
3.15 pm.Nos encontramos con el administrador, y se notaba muy ocupado yexigente, no nos quiso brindar información porque llegamos 15 minutostarde.
Causa: La gerente ya no se encontraba en la empresa y el administrador estaba molesto.
Efecto: Muestra una mala imagen de la empresa,
Correctiva: requiere capacitación porque debería ser más amable y saber tratar condiferentes personas.
Fuente: elaboración propia
OBSERVACIÓN
Área de trabajo: Área operativa Fecha: 31 - 05
N° de trabajadores: 01 Turno: Día
Hora OBSERVACIÓN
10.00 amNos encontramos con la gerente y no nos quiso brindar informaciónporque estaba ocupada.
Causa: Estaba ocupada y no sabía que información darnos.
Efecto: Hace pensar que la gerente es muy cerrada.
-
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Correctiva: Debería ser más tratable y conversadora.
Fuente: elaboración propia
OBSERVACIÓN
Área de trabajo: Ventas Fecha: 05 - 06
N° de trabajadores: 02 Turno: MañanaHora OBSERVACIÓN
11.30 am.El personal de ese horario se mostró muy cerrado, no nos quiso dar ningúntipo de información y además parecía aburrida. Y tuvimos que llamar a ladueña para que nos dejara tomar fotos.
Causa: Aburrimiento, rutina, no le gusta su trabajo o no tuvo un buen día.
Efecto: Ganas de no volver a la tienda.
Correctiva: Motivación y capacitación
Fuente: elaboración propia
OBSERVACIÓN
Área de trabajo: Ventas Fecha: 05 - 06
N° de trabajadores: 02 Turno: Noche
Hora OBSERVACIÓN
9.00 pm
Las señoritas que atienden en ese horario eran muy amables y brindabanmuy buena atención a las personas. El equipo auditor consumió losproductos y estaban deliciosos, a buen precio, y recibieron buenaatención.
Causa: les gusta el trabajo, son personas mable y alegres.
Efecto: Ganas de volver a la tienda y satisfacción.
Correctiva: Motivación e incentivos.
Fuente: elaboración propia
FICHA DE OBSERVACIÓN
Área de trabajo: Área operativa Fecha: 08 - 06
N° de trabajadores: 08 Turno: Tarde
Hora OBSERVACIÓN
3.00 pm
Todo el personal se encontraba muy bien vestidos y amable. Sin embargose observó que el establecimiento estaba algo descuidado en cuanto alimpieza, la hija de la gerente se portó muy amable y respondió a todas laspreguntas que se le hizo.
Causa: sabían que llegaríamos
Efecto: buen trato y satisfacción.
Correctiva: capacitación y mayor limpieza.
Fuente: elaboración propia
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CEDULA PARA LA DETECCION Y REGISTROS DE HALLASGOS Y EVIDENCIAS DURANTE LAS
ENTREVISTAS Y CUESTINARIOS
CEDULA PARA LA DETECCIÓN Y REGISTROS DE HALLAZGOS Y EVIDENCIAS DURANTE LASENTREVISTAS Y CUESTIONARIOS
fecha: 08/06 periodo: junio
N°HALLAZGO EVIDENCIAS ASPECTOS SOLIDOS
ASPECTOS PARAMEJORAR
1
Falta de conocimiento yconfusión con respectoa organización(organigramas)
Cuestionariosaplicados a losempleados
Los empleados notienen conocimientodel funcionamiento dela organización ya queal momento depreguntarles cual es,no supieronresponder.
Dar a conocer a losempleados elfuncionamiento,pensamiento de laempresa, mediante lapublicación de esta enel área de trabajo
2 falta de motivaciónPequeñasentrevistas conlos empleados
Al comentar con losempleados acerca dela motivaciónmencionaron que nocuenta con unprograma demotivación
Implementar unprograma demotivación que tengacomo objetivo elreconocimiento de losempelados así como eltrabajo por metas
3
Mal empleo del tramode control o inadecuadadesignación de
funciones
Entrevista conlos empleados
Los empleadosafirmaron que su jefees el gerente deventos, pero algunas
veces su jefe tambiénes encargado decontabilidad
Definir de maneraadecuada los tramos decontrol respetando la
relación jefe-subordinado
4Falta de programas decapacitación
Entrevista conlos empleados
No se le da granrelevancia aldesempeño delpersonal, y no hayaactualización detécnicas yconocimientos
Establecer unprograma deentrenamiento ycapacitación para elpersonal de laempresa.
5 Falta de comunicaciónEntrevista conlos empleados
No existen buenoscanales decomunicación entre elpersonal y losdirectivos de laempresa
Establecer canales dedistribución formal einformal para mejorarlas relaciones laborales
Fuente: elaboración propia
-
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3.4 Medición
De acuerdo a la información analizada se detectó que el proceso administrativo aplicado
en esta empresa presenta ciertas oportunidades de crecimiento, en específico en la etapa
de organización, por lo cual esta auditoría se enfocó con más ímpetu en dicha área.Indicadores
A continuación se enlistan los indicadores de mayor importancia para la
empresa:
Grado percibido de planeación
Grado percibido de formalización
Grado percibido de responsabilidad del equipo
Grado percibido de coordinación entre puestos de trabajo
Grado percibido de participación y toma de decisiones
Grado percibido de satisfacción de los empleados
Grado percibido de logro de metas y objetivos
Grado percibido de atención y servicio a clientes
ENCUESTA: ORGANIZACION
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
1. ¿Conoce el organigrama de la panificadora?
Si ( )
No ( )
DIVISIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE FUNCIONES
2. ¿Las funciones son claras para todo el personal?
Si ( )
No ( )
3. ¿Cómo se da a conocer el contenido de las funciones en su área?
a) De manera verbal ( )
b) Según Manual de Procedimientos y Funciones ( )
-
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c) Otros
4. ¿Se brinda capacitación de funciones por área y puesto?
a) Nunca ( )
b) Casi nunca ( )
c) A veces ( )
d) Con frecuencia ( )
e) Siempre ( )
RECURSOS HUMANOS
5. ¿Qué procedimiento utilizan para contratar al personal?
a) Convocatoria ( )
b) Convenios ( )
6. ¿Cómo es evaluado el desempeño del personal?
a) Cantidad de ventas ( )
b) Número de clientes atendidos ( )
7. ¿Se han llevado a cabo acciones para que el personal se motive y pueda desempeñar
mejor su trabajo?
Si ( )
No ( )
CAMBIO ORGANIZACIONAL
8. ¿El área ha sufrido algún cambio?
a) Nunca ( )
b) A veces ( )
c) Con frecuencia ( )
d) Desconozco ( )
-
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9. ¿Quién es el responsable de poner en marcha los cambios cuando son necesarios?
a) Dueño ( )
b) Gerente ( )
c) Desconozco ( )
ELEMENTOS COMPLEMENTARIAS
COMERCIALIZACIÓN
1. ¿Están definidos los objetivos de ventas a corto, mediano y largo plazo?
Si ( )
No ( )
2. ¿se ha considerado el desarrollo de nuevos productos o servicios, o el mejoramiento
de los actuales?
a) Nunca ( )
b) Poco ( )
c) A veces ( )
d) Normalmente ( )
e) Permanentemente ()
-
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TABULACION E INTERPRETACION DE LA ENCUESTA
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
INTERPRETACION:
El 100% de las personas encuestadas no conocen el organigrama por ausencia de esta
en la panificadora.
DIVISIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE FUNCIONES
0%
100%
¿Conoce el organigramade la panificadora?
no
67%
33%
¿Las funciones son claras para todo elpersonal?
si
no
-
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INTERPRETACION:
El 67% de las personas encuestadas saben sus funciones y son claras dentro de la
panificadora.
INTERPRETACION:El 100% de las personas encuestadas conocen sus funciones de forma verbal ya que no
cuentan con un manual de procedimientos y funciones de la panificadora.
100%
0%0%
¿Cómo se da a conocer elcontenido de las funciones en su
área?
De manera verbal
Según Manual deProcedimientos yFunciones
Otros
0%
33%
50%
17%
0%
¿Se brinda capacitación de funciones porárea y puesto?
Nunca
Casi nunca
A veces
Con frecuencia
Siempre
-
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-
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CAMBIO ORGANIZACIONAL
INTERPRETACION:
El 67% de las personas encuestadas opinan que nunca sufrió algún cambio dentro de la
panificadora.
INTERPRETACION:
El 67% de las personas encuestadas opinan que el dueño es el responsable de los
cambios dentro de la panificadora.
67%
16%
0%
17%
¿El área ha sufrido algún cambio?
Nunca
A veces
Con frecuencia
Desconozco
67%
33%
0%
¿Quién es el responsable de poner enmarcha los cambios cuando son
necesarios?
Dueño
Gerente
Desconozco
-
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ELEMENTOS COMPLEMENTARIAS
COMERCIALIZACIÓN
INTERPRETACION:
El 50% de las personas encuestadas saben que no existen objetivos de ventas a todos
los plazos dentro de la panificadora, y el 50% de personas encuestadas si opinan que
hay objetivos trazados en la panificadora.
INTERPRETACION:
50%50%
¿Están definidos los objetivos de ventas acorto, mediano y largo plazo?
Si
No
0%
50%50%
0% 0%
¿se ha considerado el desarrollo de nuevosproductos o servicios, o el mejoramiento
de los actuales?
Nunca
Poco
A veces
Normalmente
Permanentemente
-
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El 50% de las personas encuestadas consideran poco el desarrollo de nuevos productos
o servicios, y el 50 por ciento también a dentro de la panificadora.
PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN:
II. ETAPA DE ORGANIZACIÓN
COMPONENTE: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Indicadores cualitativos:
Precisión con que se determinan los niveles de autoridad y responsabilidad dentro
de la empresa.
Indicadores cuantitativos:
P gz
=
0
Indicadores cualitativos
Observaciones:
La empresa no cuenta con un organigrama pero cada miembro del personal
conoce y distingue el nivel jerárquico que hay así como el lugar que ellos ocupan
dentro de la empresa.
Indicadores cuantitativos
Observaciones:
El 100% de los trabajadores de venta no conocen la estructura orgánica de la
empresa pero desempeñan sus funciones de manera empírica.
COMPONENTE: SE TOMA EN CUENTA LA DIVISIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE FUNCIONES.
Indicador cualitativo:
Grado en que determina carga de trabajo.
Observación:
Se observa la colaboración entre sus pares trabajadores en la realización de
actividades.
-
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Indicador cuantitativo:
descripcion de puestosnumero de puestos
= 11
Indicadores cualitativos
Observaciones:
Cada trabajador realiza de manera empírica, lo que genera que actividades no
programadas sean realizadas por las personas adecuadas, es decir, por aquellas
que cuenten con los conocimientos y habilidades que requiere dicha actividad.
Indicadores cuantitativos
Observaciones:
En todas las empresas es necesario que haya una descripción escrita de todas las
actividades y funciones que implica cada puesto, de esta manera cada trabajador
conoce a la perfección el trabajo que debe realizar.
COMPONENTE: RECURSOS HUMANOS
Indicador cualitativo: Determinación del sistema formal de Administración de las personas.
Observación
La empresa está consciente de que el factor humano es esencial, por ello trata de
satisfacer sus necesidades (económicas y de superación), proporcionándoles las
condiciones de trabajo adecuadas y recibiendo una remuneración justa. En
cuanto a la capacitación, si bien ésta no se da de manera formal, el 100% de los
trabajadores cubren con los conocimientos y habilidades que requiere su puesto.
Indicador cuantitativo:
analisis de puestos
total de personal=
6
6
Observaciones:
En todas las empresas es necesario que haya reclutamiento adecuado del
personal con las descripciones que necesita el cargo.
-
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motivación, manejo del estrés
- Describir ese hecho: En el presente estudio se hará hincapié en el área de
recursos humanos, con el propósito de verificar y evaluar las actividades que se
están desempeñando en dicha área, así como las posibles fallas y las correccionesque se pueden hacer. Esta auditoria contiene puntos importantes que son de gran
importancia para la panificadora “la selecta” para poder lograr una mejora en las
operaciones que esta área realiza.
Detectar deficiencias en el manejo, ver cómo se pueden mejorar mediante la
investigación técnica que se realice, conocer los hechos, descomponerlo en partes
que nos permitan realizar un análisis más exacto, explicar el comportamiento del
mismo y proponer mejorar que ayuden de la mejor manera posible.
- Identificar y explicar su comportamiento:
Lo que se pretende obtener con la realización de la auditoria administrativa es ver
los factores que afectan el desempeño del área de ventas, que actividades de las
que realiza se pueden mejorar y cuales están afectando el buen funcionamiento
de la misma.
Por último se considera que la implantación de los resultados que se obtengan en
la auditoria ayudara a mejorar la administración del departamento, provocaran
un cambio de cultura que permitirá un crecimiento y un servicio de mayor calidad
para el mercado al que va dirigido.
¿Qué trabajo se hace? Se realizó una auditoria operativa
¿Para qué se hace? Para mejorar el tema de recursos humanos en la panificadora y pastelería “la
selecta”
¿Cómo se hace?
- Recopilando información
- A través de varias visitas al establecimiento
- Entrevistas
-
Cuestionarios
-
Observación
¿Con que se hace? Se utilizó:
-
Materiales: papeles de trabajo, cámara fotográfica, celulares, computadora y impresora.
- Recursos económicos
- Recursos humanos: el equipo auditor.
-
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Éstos son los productos que son ofertados por la empresa:
Tortas
Panes
Bocaditos
Cafetería
Productos Precios en nuevos soles
Tortas
30.00 a 65.00(variación dependiendo
del tamaño)
Pan integral 5x1.00
Pan carioca 5x1.00
Pan tostada 5x1.00
Los bocaditos que se sirven en la
cafetería
1.00 A MAS (de acuerdo a la variedad y
tamaño)
PUBLICIDAD
En la actualidad RICOS PAN, SI posee publicidad, y una de la publicidades más
efectivas que es la publicidad de boca en boca.
- MAS PAN:
Panificadora “MAS PAN” se ha caracterizado por ser una panificadora que vende
sus productos a bajos precios, tiene varios años en el mercado y también ofrece
servicios de cafetería, está ubicada en el jr. Los incas y es bastante concurrida.
Precios:
Los precios de las tortas varían entre s/.16.00 las tortas más pequeñas a s/.45 las
más grandes.
-
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Pastel de mil hojas.
Empanadas
Tajada de fresa.
Tajada de coco. Alfajores.
Cachitos.
TORTAS:
Tortas de matrimonio
Tortas de cumpleaños.
Tortas infantiles.
Tortas especiales, etc.
PRECIOS: la empresa espiga de trigos actualmente presenta los
siguientes precios de sus productos.
Producto Precio en nuevo soles
Pan tostada 5x1.00
Pan integral 5x1.00
Pan carioca/sarnita/yema 5x1.00
Pan trigo/ciabata 5x1.00
Biscocho 0.20
2.0
0 (por kilo)
Bizcocho 0.50
2.5
0 (por kilo)
Chancay2.50 (por kilo)
Pan molde
4.5
0 (paquete)
Galleta
5.5
0 (1/2 kilo)
Queque ingles
5.0
0
-
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Pastel de yema
0.5
0
Queque
0.7
0
Cachito de mantequita/canela
0.5
0
Galletas de agua
3.5
0 (½ kilo)
Tajada de fresa
2.5
0
Tortas
Tortas de matrimonio
200.00 a 450.00 (depende de la altura de
pisos)
Tortas de cumpleaños. 30.00
Tortas infantiles. 20.00
Tortas de especiales.
35.00 a más (depende del requisito del
cliente)
- PAN RODOS:
Pan rodos está ubicada, en la av. La torres, tiene varios años en el mercado,
esta panificadora ofrece variedad de productos y tiene un ambiente de
cafetería.
Precios:
Los precios de las tortas varían entre s/.20.00 las tortas más pequeñas a
s/.60las más grandes.
El precio de los panes en esta empresa, por unidades S/. 0.20, dentro de los
panes además se tiene algunas variedades como son los denominados ;
cachitos, pan integral, pan de yema, pan de canela, etc. Tienen el precio de
s/. 0.40.
PUBLICIDAD
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NUEVOS COMPETIDORES:
Los posibles nuevos competidores de la panificadora “LA SELECTA” podrían
ser:
-
Panificadora y pastelería TENTACION CAFE: esto porque es unapanificadora con 2 meses de funcionamiento, ofrece buenos productos y
algunos jugos que aún no se preparan en las panificadoras de la ciudad,
asimismo la decoración y ambientación de su local es muy buena, así como
también la atención al cliente, sin embargo, una de sus debilidades es la
tecnología y su falta de posicionamiento en el mercado por ser aun nueva.
CUADRO DE COMPARACIÓN
La calificación se realizara del 1 al 10
FACTORES “LA SELECTA” “RICOS PAN” “MAS
PAN”
Atención al publico 8 6 8
Diversidad de productos 8 7 6
Precio 8 7 9
Calidad y buen sabor de los
productos 8 8 7
Tecnología 8 9 8
RRHH 7 9 7
Ubicación 10 9 8
Publicidad 9 8 0
TOTAL 66 63 53
Análisis: La panificadora “La selecta” tiene como competidores directos a estas dos
panificadoras como la primera competencia encontramos a “RICOS PAN” y seguidamente
a “MAS PAN” que ofrecen los mismos productos y servicios pero con la diferencia de “LA
SELECTA” está ubicado en una zona estratégico en el centro de la ciudad de puno, lo cual
favorece a la empresa a comparación con las panificadoras de ricos pan y más pan ,
también un factor importante a considerar es la atención al cliente en donde la empresa
-
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“LA SELECTA” tiene a las personas adecuadas para el puesto, en el factor de tecnología
la empresa en estudio le falta implementar las maquinarias adecuadas.
DIAMANTE DE PORTER:
RIVALIDAD ENTRE COMPETIDORES:
En la ciudad de Puno existen varias empresas panificadoras, sin embargo existenalgunas que destacan:
Competidores potenciales:
- RICOS PAN: Esta panificadora es una de las más conocidas a nivel local, por
contar con varios locales comerciales en la ciudad de Puno, y por incursionar en
servicios de tipo restaurant.
Ofrece productos en diferentes presentaciones y cuenta con tecnología para
producir sus productos.
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• Diversidad de productos.
• Proceso de producción establecido
• El pan sigue siendo un producto indispensable para las personas.
• La parte de los cobros siempre se hacen al contado• Campaña publicitaria por radio y televisión
Debilidades
• Mano de obra no calificada
• Inadecuada atención al cliente (por parte de los vendedores)
• Falta de actividades motivacionales
• Depreciación de maquinaria
• Lento desarrollo en nuevos productos
• Falta de conocimiento de ciertos productos por parte de los consumidores
• Analizando los factores externos obtenemos las siguientes oportunidades y
amenazas.
Oportunidades
• Introducir sus productos en otros mercados
• Creación de nuevos productos
• Implementar campañas publicitarias
• El mercado que está en crecimiento en la zona: hay mayor cantidad de personas
que comen pan en los desayunos y festejan cumpleaños.
• Profundización en la línea de productos
• Posibilidad de explotar la asociación con beneficios nutrimentales en panes
• Obtención de nuevos puntos de venta
Amenazas
• Incremento de precios en materia prima
• Creación de nuevas panificadoras
• Incremento en el salario mínimo
• Delincuencia
• Que nuestros más cercanos competidores rebajen algunos de sus productos o
presenten nuevas técnicas que implique la creación de mejores y más dulces enceres.
• Cambios en los precios internacionales de los insumos para la preparación de
nuestros productos, incomodando de esta manera al bolsillo de nuestro cliente.
-
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• Fuerte competencia de productos sustitutos.
CAUSAS DE LOS PROBLEMAS DE LA DESMOTIVACION DEL PERSONAL
La espina de pescado (también conocido como diagrama de causa – efecto) concebida
por Kaoru Ishikawa, facilita el análisis de problemas y ayuda a la formulación de
soluciones. Muestra como los problemas que se presentan en las organizaciones son
generados por otros problemas a los cuales se les denomina causas; por lo tanto para dar
solución a estos es necesario atacar las causas, eliminando el problema de raíz.
-
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Análisis del Diagrama Causa-Efecto
De acuerdo a los resultados obtenidos, basado en el diagrama de Ishikawa podemos
observar que el mayor número de causas se encuentran en la mano de obra y métodos
de trabajos es por estos que estas áreas son las primeras que deben ser atacadas.
DIAGRAMA DE PARETO
Problemas existentes dentro de la empresa
• Espacio limitado para la producción
• Equipos en malas condiciones
• Falta de motivación al personal
• Carencias de normas de trabajo
• Demora de los trabajadores
PROBLEMASGRADO
DEMOLESTIA
% DEOCURRENCIA
FRECUENCIAACUMULADA
Espacio limitado para laproducción A 6 38% 38%
-
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Equipos en malascondiciones
B 4 25% 63%
Falta de motivación alpersonal
C 3 19% 81%
Carencias de normas de
trabajo D 2 13% 94%
Demora de los trabajadores E 1 6% 100%
TOTAL 16 1.00
Análisis del Diagrama de Pareto
Los problemas de espacio limitado para la producción, equipos en malas condiciones y
falta de motivación al personal, son los mayores problemas que se deben atacar ya que
estos causan el deficiente desempeño del personal.
IV. INFORME DE AUDITORIA
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
0
2
4
6
8
10
12
14
16
A B C D E
g r a d o d e m o l e s
t i a
problemas
Digrama de pareto
-
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“ AÑO DE LA DIVERSIFICACION PRODUCTIVA Y DEL FORTALECIMIENTO DE
EDUCACION ”
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO
ESCUELAPROFECIONAL DE ADMINISTRACION
MEJORAMIENTO EN LA DIRECCIÓN DE MANEJO DE RECURSOS HUMANOS,
MOTIVACIÓN Y ORGANIZACION DE LA PANIFICADORA Y PASTELERÍA “LA
SELECTA”
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
Informe: N° 0001
-
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con visión y misión, para que la empresa pueda encaminarse de manera
adecuada.
5. Se ha observado que no existe personal capacitado en el área de ventas, ya que
se ha percibido una mala atención en el turno mañana.6. También se observó que no existe empoderamiento del personal, esto en el caso
del administrador y del personal de ventas.
III. OBSERVACIONES
Sumilla
o
Como se ha observado existen varias deficiencias en la empresa en
estudio, sin embargo todos estos están bastante relacionados con el área
de recursos humanos, la motivación, organización y dirección de la
empresa.
Punto básico de la observación
En la panificadora y pastelería “LA SELECTA”, se pudo concluir que en las
diferentes áreas existen varias deficiencias, principalmente con respecto al áreade Recursos humanos y clima organización; pues aunque esta área aún no existe
en la panificadora, el equipo auditor la sugiere, puesto que se ha detectado varias
deficiencias, con respecto al tema.
Elementos de la observación
Condición:
- En el examen realizado se ha determinado que existe espacio
limitado para el área de producción, además se observó que en la
planta de producción hacía falta mayor organización de lasherramientas, maquinaria, estantes mesas y demás para
efectuarse el proceso de producción en las condiciones requeridas.
- En las visitas realizadas al área de producción también se observó
equipos y herramientas en condiciones algo deficientes, como es
el caso de las batidoras, mesas, ollas, frigoríficos y cocina.
- En varias todas la visitas que realizo el equipo auditor, ha
observado cierto desgano en el personal que labora en el área de
producción y el área de ventas.
-
La panificadora y pastelería “LA SELECTA”, no cuenta con visión,misión, reglamento de organización de funciones, organigrama, o
-
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funcionando desde hace 15 años atrás, tienen algunas maquinarias
que hay que renovar.
- Podemos concluir que los trabajadores se muestran desganados y
estresados, porque la empresa no se preocupa por la satisfacción
de sus trabajadores, y según el cuestionario realizado, no existemotivación, ellos solo se dedican a cumplir con su trabajo.
- La organización no cuenta con visión, misión, organigrama, un
reglamento de organización y funciones, porque la dueña trabaja
de forma empírica, y tampoco nadie había estudiado o realizado
un trabajo de la panificadora, antes.
- Según la entrevista que se realizó, los trabajadores no fueron
capacitados, porque la dueña no tenía tiempo, y porque las
trabajadoras del área de ventas, son temporales en el puesto.
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El equipo auditor observo que el administrador solo hacía caso alo que le decía la hija de la dueña, y las señoritas que atienden en
el área de ventas no quiso brindar ningún tipo de informacion al
equipo auditor aun sabiendo que ya se tenía el permiso
correspondiente; por lo que hace falta el empoderamiento de los
empleados, en la toma de decisiones.
Efecto
- Como ya se detalló, el área de producción debió ser más amplio, y
organizado, para un buen desempeño del personal de producción,
porque eso también influye en la actitud, satisfacción y efectividaden la producción del personal.
- Ya que la maquinaria no se encuentra debidamente equipada, el
proceso de producción se ve limitado de alguna manera a la
innovación y salubridad de los productos.
- El desgano, estrés y falta de motivación de los trabajadores, trae
como consecuencia que el trabajador ahuyente a los clientes, con
el mal trato, y otras actitudes negativas que transmiten.
- El hecho que la empresa no cuente con visión, misión,
organigrama, un reglamento de organización y funciones, hace que
no tenga bien en claro sus objetivos y poder enmarcarse a ello.
- Si a los trabajadores no se les capacita, tampoco tendrán un buen
desempeño laboral, su nivel de productividad es baja, por que
actúan en base a su experiencia, y a lo que creen que deberían
hacer, como e sel caso del personal de ventas.
- La falta de empoderamiento de los trabajadores podría traer como
consecuencia que cuando el administrador o la dueña no se
encuentre, las actividad de la empresa se paralice, o simple mente
se pierdan algunas oportunidades, como: si la SUNAT, se
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presentara, el personal de ventas no quiera brindar ninguna
información, ni dar boleta, como ocurrió con el equipo auditor.
Comentarios de la entidad
Como ya se detalló, de acuerdo a las entrevistas, observaciones y cuestionariosrealizados se determinó que la empresa muestra mayores deficiencias en cuanto
al manejo de los recursos humanos y clima organizaciones, relacionado a la
capacitación, comunicación y manejo del estrés, por lo que se recomendaría
tomar en cuenta todos estos aspectos, para un mejor desempeño en sus
actividades laborales.
IV. RECOMENDACIONES
1. Se recomienda a la empresa rediseñar la distribución de espacios de la
panificadora en particular el área de producción de manera técnica utilizando
herramientas de la ingeniería como es el AutoCAD y contratar un especialista que
tenga conocimientos, para la buena distribución del área de producción.
2. Adquirir o comprar nuevos equipos para la producción ya que con las que cuenta
la empresa se encuentran en malas condiciones. Los equipos nuevos y la cantidad
adecuada favorecen a la buena producción e innovación de sus productos.
3. Para el mejor desempeño del personal se recomienda, que la dueña se preocupe,
por la motivación, a través de premios (al mejor vendedor, antigüedad,
responsabilidad), brindar un trato familiar, y organizar paseos empresariales para
disminuir el estrés.
4. Se recomienda establecer su visión, misión y reglamento de organización y
funciones, para que la empresa logre encaminarse de manera objetiva. Asimismo
el equipo auditor, con base en la información proporcionada, propone el
organigrama que se puede ver en la información documental, para lo cual es
necesario difundirlas entre todo el personal.
5. Se recomienda que la panificadora realice algunas capacitaciones al persona de
producción y al personal del área de ventas, para que puedan brindar una mejor
atención y diferenciarse de las demás panificadoras en este aspecto.
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6. También se recomienda el empoderamiento de los trabajadores en la toma de
decisiones, puesto que es necesario que ellos se sientan útiles y no estén
preguntando en cada momento a sus superiores.
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Puerta principal de la panadería. Mostrador de los distintos productos.
Ambiente o el local para el público. Mostrador y estante de la panificadora.
Mesas para la atención al público. Mostrador de tortas.
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Mostrador de tortas Mostrador y exhibición de las tortas
Ambiente de la panificadora “La Selecta”
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