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INTRODUCCION

El control interno comprende el plan de organización, los métodos y

procedimientos que tiene implantados una empresa o negocio, estructurados

en un todo para la obtención de tres objetivos fundamentales: a) la obtención

de información financiera correcta y segura, b) la salvaguarda de los activos y

c) la eficiencia de las operaciones.

El control interno ha carecido durante muchos años de un marco

referencial común, generando expectativas diferentes entre empresarios y

profesionales. El control interno debe garantizar la obtención de información

financiera correcta y segura ya que ésta es un elemento fundamental en la

marcha del negocio, pues con base en ella se toman las decisiones y formulan

programas de acciones futuras en las actividades del mismo. Debe permitir

también el manejo adecuado de los bienes, funciones e información de una

empresa determinada, con el fin de generar una indicación confiable de su

situación y sus operaciones en el mercado.

Es importante identificar los riesgos de control interno, y la forma en que

afectan al mismo. El riesgo de auditoría puede ser considerado como una

combinación entre la posibilidad de la existencia de errores significativos o

irregularidades en los estados financieros y el hecho de que los mismos no

sean descubiertos por medio de procedimientos de control del cliente o del

trabajo de auditoría. El riesgo de auditoría está integrado así: a) Riesgo

Inherente, b) Riesgo de Control y c) Riesgo de Detección.

La evaluación del control interno consiste en hacer una operación

objetiva del mismo. Dicha evaluación se hace a través de la interpretación de

los resultados de algunas pruebas efectuadas, las cuales tienen por finalidad

establecer si se están realizando correctamente y aplicando los métodos,

políticas y procedimientos establecidos por la dirección de la empresa.

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CAPITULO I

CONTROL INTERNO

1. INTRODUCCIÓN

Es inobjetable la importancia que reviste para la recuperación de la

economía el control de los recursos materiales, financieros y humanos.

Dentro de una organización el proceso administrativo constituye un desarrollo

armónico donde están presentes las funciones de planeación, organización,

dirección y control.

El control interno es una trama bien pensada de métodos y medidas de

coordinación ensambladas de forma tal que funcionen coordinadamente con

fluidez, seguridad y responsabilidad, que garanticen los objetivos de preservar

con la máxima seguridad, el control de los recursos, las operaciones, las

políticas administrativas, las normativas económicas, la confiabilidad, la

exactitud de las operaciones anotadas en los documentos primarios y

registradas por la contabilidad. En fin, debe coadyuvar a proteger los recursos

contra el fraude, el desperdicio y el uso inadecuado.

2. CONCEPTO, IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO.

Dentro de una organización el proceso administrativo constituye un

desarrollo armónico donde están presentes las funciones de Planeación,

Organización, Dirección y Control. El control en su concepción más general

examina y censura con anterioridad suficiente, determinada realidad que

aprueba o corrige. Este puede ser externo, de gestión e interno. Es

conveniente destacar que en la práctica los dos últimos convergen en uno solo.

El sistema de control interno se desarrolla y vive dentro de la organización,

cumple y/o alcanza los objetivos que persigue ésta. Los grandes avances

tecnológicos aceleran los procesos productivos que indiscutiblemente

repercuten en una mejora en los campos de la organización y la administración,

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pues ésta debe reordenarse para subsistir. Ya a finales del siglo XIX se

demostró la importancia del control sobre la gestión de los negocios y que éste

se había quedado rezagado frente a un acelerado proceso de la producción.

El control interno debe su existencia dentro de una entidad por el interés de la

propia administración. Ningún administrador desea ver pérdidas ocasionadas

por error o fraude o a través de decisiones erróneas basadas en informaciones

financieras no confiables. Así, el control interno es una herramienta útil

mediante la cual la administración logra asegurar, la conducción ordenada y

eficiente de las actividades de la empresa, otorgando un nivel razonable de

confianza en la consecución de los siguientes objetivos:

Asegurar la exactitud y confiabilidad de los datos de la contabilidad y de

las operaciones financieras.

Proteger los recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso ineficiente,

así como evaluar el desempeño de todas las divisiones administrativas y

funcionales de la entidad (eficacia y eficiencia de las operaciones).

Asegurar el cumplimiento de las políticas normativas económicas de la

entidad.

Es por ello que podemos afirmar que el control interno es el conjunto de

mecanismos, sistemas, procedimientos y normas que aseguran una eficiente

gestión de la entidad, la consecución de sus objetivos y el mantenimiento de su

patrimonio, en un ambiente de participación e integración de todos aquellos

que lo emplean y con los que se relacionan: clientes y proveedores.

De todo esto se deduce que el control interno es el sistema nervioso de una

empresa ya que abarca toda la organización, sirve como un sistema de

comunicación de dos vías, y está diseñado únicamente para hacer frente a las

necesidades de una empresa específica. Incluye mucho más que el sistema

contable y cubre cosas tales como: las prácticas de empleo y entrenamiento,

control de calidad, planeación de la producción, política de ventas y auditoría

interna. Toda operación lleva implícito el control interno. El trabajador lo ejecuta

sin percatarse de que es miembro activo de su ejecución. Cuando se ejecuta

un proceso el concepto de control debe funcionar dentro de él.

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3. OBJETIVO DEL CONTROL INTERNO.

Los objetivos pueden clasificarse y enfocarse para su análisis en tres

categorías:

3.1 Objetivos de las Operaciones.

Se refieren a la utilización eficaz y eficiente de los recursos en las

operaciones de la entidad. Son la razón de ser de las empresas y van dirigidos

a la consecución del objeto social. Constituyendo de este modo la parte más

importante de todo el proceso de construcción de las estrategias y de la

asignación de los recursos disponibles.

Por ello es de suma importancia que los objetivos sean coherentes y realistas.

Constituyen elementos de gestión y no de control interno, a pesar de ser una

base previa para el mismo. Este grupo de objetivos es peculiar para cada

entidad, no así los dos restantes que, con algunos cambios, son aplicables a

todas las entidades.

La consecución de los objetivos operacionales no siempre está bajo el

control de la entidad. El control interno no es capaz de prevenir algunos

sucesos externos que pueden evitar el alcance de metas operativas, pero

puede aportar un nivel razonable de seguridad de que la administración esté

informada en el momento preciso del nivel de avance en la consecución de

dichos objetivos.

3.2 Objetivos relacionados con la información financiera.

Estos se enmarcan en la preparación y publicación de estados financieros

confiables, cuyo factor es de suma importancia en las relaciones con el

exterior, además de ser un importante elemento de la gestión interna, es por

ello que una información financiera confiable es un objetivo importante a

cumplir.

Para que los estados financieros sean confiables deben seguir los

siguientes requisitos:

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Tener principios contables aceptados y apropiados a las circunstancias.

Poseer información financiera suficiente y apropiada, resumida y

clasificada en forma adecuada.

Presentar los hechos económicos de forma tal que los estados

financieros reflejen adecuadamente la situación financiera, los

resultados de las operaciones y los flujos de orígenes y aplicaciones de

recursos en forma apropiada y razonable.

Las afirmaciones que subyacen detrás de los estados financieros son:

Existencia: Los activos y pasivos existen a la fecha del balance y las

transacciones contabilizadas han ocurrido realmente durante un período

determinado.

Totalidad: Todas las transacciones y acontecimientos ocurridos durante

un período determinado han sido efectivamente reflejadas en los

registros contables.

Derechos y obligaciones: Los activos son los derechos y los pasivos

las obligaciones de la entidad.

Valoración: El importe de los activos y pasivos y el de los ingresos ha

sido determinado con criterios adecuados de conformidad con principios

contables generalmente aceptados.

Presentación: La información financiera presentada en los estados

financieros es suficiente, adecuada y está correctamente clasificada.

3.3 Objetivos de Cumplimiento.

Se refieren al cumplimiento por parte de la entidad de las leyes y los

reglamentos. Toda entidad debe desarrollar su actividad dentro del marco de la

legalidad y los reglamentos que regulan los aspectos de las relaciones

sociales, como son: normativa mercantil, civil, laboral, financiera, medio

ambiente, seguridad, entre otros. El no cumplimiento de los mismos puede

ocasionar problemas y puede afectar su prestigio. Cada entidad debe

establecer sus propios objetivos de cumplimiento dentro de los cuales moverse.

Luego de conocer los objetivos de control interno podemos decir que un

objetivo puede pertenecer a más de una categoría. En todo caso debe existir

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una estructuración coherente de objetivos, clasificando los mismos por su

importancia y reconociendo las interconexiones y derivaciones de los mismos.

Un grupo de objetivos de especial interés es el referido a "la salvaguarda

de los activos", que se incluye dentro de los objetivos de tipo operativo, dentro

de los cuales está presente la utilización eficiente de los recursos evitando

ineficacias, pérdidas o malversaciones. Ellos pueden relacionarse con objetivos

de cumplimiento o con objetivos relativos a la información financiera. El control

interno debe conseguir que exista un nivel apropiado de información sobre la

consecución de los objetivos operativos.

3.4 Interrelaciones de los tres tipos de objetivos.

Las categorías anteriores se solapan, un objetivo puede pertenecer a

más de una categoría. La consecución de unos objetivos puede estar

condicionada a la consecución de otros, pero en todo caso debe existir una

estructuración coherente de objetivos, clasificándolos por su importancia y

reconociendo las interrelaciones y derivaciones de ellos.

Un grupo de objetivos de interés notable es el referido a la salvaguarda

de los activos, que se incluiría dentro de los objetivos de tipo operativo, en los

cuales se incluye la utilización eficiente de los recursos evitando ineficacias,

pérdidas o malversaciones. Estos objetivos pueden relacionarse con objetivos

de cumplimiento o con objetivos relativos a la información financiera, por

ejemplo: es necesario mantener un control apropiado sobre las pérdidas que se

produzcan en las existencias, para reflejarlas de manera adecuada en los

registros contables.

Nótese que la antigua definición de control interno incluía como objetivo

el adecuado reflejo de las transacciones en los registros contables y la

salvaguarda de los activos. El Informe COSO ha trasladado la salvaguarda de

los activos a los objetivos operativos, dentro del contexto de mayor amplitud en

la definición del control interno.

Es el control interno el encargado de que exista un nivel apropiado de

información sobre la consecución de los objetivos operativos. Los sistemas de

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información están muy directamente relacionados con los objetivos operativos y

de información financiera.

4. PRINCIPIOS Y NORMATIVAS DEL CONTROL INTERNO.

Como hemos planteado anteriormente el control interno comprende el plan

de organización, el conjunto de métodos debidamente clasificados y

coordinados, las medidas tomadas en una entidad para asegurar sus recursos,

propender a la exactitud y confiabilidad de la información contable, apoyar y

medir la eficiencia de las operaciones y el cumplimiento de los planes, así

como estimular la observancia de las normas, procedimientos y regulaciones

establecidas.

Deben ser tareas priorizadas de cada dirigente y trabajador, la implantación

de las medidas de control interno, así como la realización sistemática de los

controles y de la aplicación de divisiones para erradicar las deficiencias con el

objetivo de lograr un incremento de la eficiencia económica y la calidad y el

resultado positivo de las actividades realizadas por cada entidad.

Para lograr establecer un eficaz sistema de control interno, se deberá tomar en

cuenta previamente la organización de la entidad sobre la base de

determinados principios, entre ellos los fundamentales son los siguientes:

4.1División del trabajo.

En ningún caso una sola persona tendrá el control íntegro de una operación,

para procesar cada tipo de transacción el control interno debe pasar por cuatro

etapas separadas:

Autorizada.

Aprobada.

Ejecutada.

Registrada.

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De modo tal que garantice que los responsabilizados con la custodia de los

medios y la elaboración de los documentos primarios no tengan autoridad para

aprobar los mismos y que ambos no tengan la función o posibilidad de efectuar

anotaciones en los registros contables de esta forma el trabajo de una persona

es verificado por otra que trabaja independiente y que al mismo tiempo verifica

la operación realizada posibilitando la detección de errores.

4.2 Fijación de responsabilidad.

Garantizar que los procedimientos inherentes al control de las operaciones

económicas, así como la elaboración y aprobación de los documentos

pertinentes, permitan determinar en todos los casos, la responsabilidad

primaria sobre todas las anotaciones y operaciones llevadas a cabo.

Se deben proveer las funciones de cada área, así como las consecuentes

responsabilidades de cada uno de los integrantes de la misma, teniendo en

cuenta que la autoridad es delegable, no siendo así la responsabilidad.

4.3 Cargo y descargo.

Debe garantizarse que todo recurso o servicio recibido o entregado sea

registrado, o sea lograr que se contabilicen los cargos de todo lo que entra y

descargos de todo lo que sale, lo cual servirá de evidencia documental que

precise quién lo ejecutó, aprobó, registró y verificó.

Debe quedar bien claro en qué forma y momento una cuenta recibe los

créditos y los débitos, es por ello que toda anotación que no obedezca a las

normas de una cuenta se debe investigar en detalle.

Resulta conveniente además aplicar la práctica de rotar a los trabajadores

en sus distintos puestos de trabajos teniendo en cuenta sus conocimientos y

nivel ocupacional, lo que limita los riesgos de la comisión de fraudes

viabilizando su descubrimiento en caso de producirse éstos y tiene además la

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ventaja de aumentar la eficiencia del trabajo al conseguir un entrenamiento

más integral.

Para que un Sistema de Contabilidad garantice un eficiente control interno,

debe suceder lo siguiente:

a. Toda empresa antes de comenzar sus operaciones debe tener definida

correctamente su organización, como mínimo debe poseer: grafico de

funciones y manual de funciones por carga

b. Fundamentalmente deben estar bien definidas las funciones de

contabilidad y tesorería, además de estar bien segregadas y

establecidas las relaciones y puntos de convergencias de las mismas.

c. El administrativo de la contabilidad debe ser responsable de sus actos

ante el funcionario de primer nivel de la empresa, lo cual quiere decir

que este debe tener independencia de criterio absoluto ante el resto de

los funcionarios de la empresa.

d. Toda entidad clasificada como mediana o grande de acuerdo a sus

actividades económicas, debe poseer la función de auditoría interna,

subordinada directamente al funcionario de primer nivel de la

organización, ante el cual debe rendir sus informes. La intervención

interna consiste fundamentalmente en la comprobación periódica de los

mecanismos de control interno establecidos en los procedimientos

contables.

e. La entidad debe contar antes del inicio de sus operaciones con un

clasificador de cuentas donde se detalle el plan de cuentas que utiliza la

contabilidad para registrar los hechos económicos, el contenido

económico de cada cuenta con el detalle de sus abonos y créditos

fundamentales y el sistema informativo que emite la contabilidad

periódicamente a la dirección de la empresa, para dirigir

económicamente la misma.

f. Otro documento de dirección con que debe contar la entidad antes del

inicio de sus operaciones es el manual de procedimientos de

contabilidad y control interno, en el cual se describirán los

procedimientos contables y los requisitos de control interno a que cada

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operación descrita esté sujeta, con el objetivo de su chequeo y

comparación.

g. El sistema informativo periódico debe proporcionar a la dirección el

instrumento apropiado para dirigir, debe brindar entre otros aspectos los

siguientes:

o Variaciones de importancia con cifras normales

o Presupuestos o periodos anteriores.

5 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO.

Los elementos del control son:

1. Ambiente de Control.

2. Evaluación de Riesgos.

3. Actividades de Control.

4. Información y Comunicación.

5. Supervisión.

5.1 Ambiente de Control.

El ambiente o entorno de control constituye el punto fundamental para el

desarrollo de las acciones y refleja la actitud asumida por la alta dirección en

relación con la importancia del control interno y su incidencia sobre las

actividades de la entidad y resultados, por lo que debe tener presente todas las

disposiciones, políticas y regulaciones que se consideren necesarias para su

implantación y desarrollo exitoso.

El Ambiente de Control fija el tono de la organización al influir en la conciencia

del personal. Este puede considerarse como la base de los demás

componentes del control interno.

El Ambiente de Control es, la base para el desarrollo del resto de los

elementos, sus fundamentos claves son:

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La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el

compromiso de todos los componentes de la organización, así como su

adhesión a las políticas y objetivos establecidos.

La filosofía y estilo de dirección.

La estructura, el plan de organización, los reglamentos y los manuales de

procedimientos.

Las formas de asignación de responsabilidades y de administración y

desarrollo del personal.

El grado de documentación de políticas y decisiones, y de formulación de

programas que contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento.

En las organizaciones que lo justifiquen, la existencia de Unidades de

Auditoría Interna con suficiente grado de independencia y calificación

profesional.

5.1.1 Normas para el Ambiente de Control.

Integridad y valores éticos.

Los valores éticos son esenciales para el Ambiente de Control. El Sistema de

Control Interno se sustenta en los valores éticos, que definen la conducta de

quienes lo operan. Estos valores éticos pertenecen a una dimensión moral y,

es por ello que van más allá del mero cumplimiento de las Leyes, Decretos,

Reglamentos y otras disposiciones legales.

Competencia profesional.

Los métodos de contratación de personal deben asegurar que el candidato

posea el nivel de preparación y experiencia, ajustados a los requisitos del

cargo. Una vez incorporado, a la entidad debe recibir la orientación,

capacitación y adiestramiento necesario en forma práctica y metódica.

Atmósfera de confianza mutua.

Para el control resulta esencial un nivel de confianza mutua entre las personas,

la cual coadyuva el flujo de información que las personas necesitan para tomar

decisiones y entrar en acción. Propicia, además, la cooperación y la delegación

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que se requieren para un desempeño eficaz tendente al logro de los objetivos

de la entidad. La confianza está basada en la seguridad respecto a la

integridad y competencia de la otra persona o grupo.

Organigrama.

Toda entidad debe desarrollar una estructura organizativa que atienda al

cumplimiento de la misión y objetivos, la que deberá ser formalizada en un

organigrama. La estructura organizativa, formalizada en un organigrama,

constituye el marco formal de autoridad y responsabilidad en el cual las

actividades que se desarrollan en cumplimiento de los objetivos del organismo,

son planeadas, efectuadas y controladas.

Asignación de autoridad y responsabilidad.

Toda entidad debe complementar su organigrama, con un manual de

organización y funciones, en el cual se debe asignar la responsabilidad, las

acciones y los cargos, a la par de establecer las diferentes relaciones

jerárquicas y funcionales para cada uno de estos.

Políticas y prácticas en personal.

La conducción y tratamiento del personal de la entidad debe ser justa y

equitativa, comunicando claramente los niveles esperados en materia de

integridad, comportamiento ético y competencia.

Los procedimientos de contratación, inducción, capacitación y adiestramiento,

calificación, promoción y disciplina, deben corresponderse con los propósitos

enunciados en la política.

El personal es el activo más valioso que posee cualquier entidad y se debe

tratar y conducir de forma tal que se obtenga su más elevado rendimiento.

Debe procurarse su satisfacción personal en el trabajo que realiza,

propendiendo a que en este se consolide como persona y se enriquezca

humana y técnicamente.

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Comité de Control.

En cada entidad debe constituirse un comité de control integrado, al menos, por

un dirigente del máximo nivel y el auditor interno titular, siempre que las

condiciones lo permitan. Su objetivo general es la vigilancia del adecuado

funcionamiento del Sistema de Control Interno y su mejoramiento continuo.

5.1.2. Evaluación del Ambiente de control.

Conocimiento y aceptación consciente de las normas escritas (Códigos de

Conducta) y de Ética establecidos en la entidad, que deben incluir cuestiones

referidas a las prácticas empresariales de general aceptación, los conflictos de

intereses y los niveles esperados de comportamiento ético.

Comprobar que las respuestas sean eficientes y contundentes en los casos de

actuaciones no conformes con las reglas establecidas, sobre la base de lo

establecido en la legislación vigente. Verificar que se comunican las medidas

correctivas para que sean conocidas por toda la entidad.

Cumplimiento de los procedimientos de selección, capacitación, formación,

evaluación y promoción de los recursos humanos necesarios en la entidad, así

como que estén definidos, de forma clara y explícita, los contenidos de cada

puesto de trabajo y actividades que se le vinculan.

Evaluar si la estructura organizativa es adecuada al tamaño de la entidad, tipo

de actividad y objetivos aprobados, si se definen las líneas de responsabilidad

y autoridad, así como los canales por los que fluye la información.

Valorar la utilización de estilos de dirección correctos en cualquiera de los

niveles jerárquicos de la entidad, en lo referente al respeto por los

procedimientos de control interno implantados. Verificar que el comité de

control funcione adecuadamente y contribuya al mejoramiento continuo del

Sistema de Control Interno implantado.

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5.2. Evaluación de Riesgos.

El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que

afectan las actividades de las entidades. A través de la investigación y análisis

de los riesgos relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los

neutraliza, se evalúa la vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse un

conocimiento práctico de la entidad y sus componentes como manera de

identificar los puntos débiles, enfocando los riesgos tanto de la entidad

(internos y externos) como de la actividad.

Cabe recordar que los objetivos de control deben ser específicos, así como

adecuados, completos, razonables e integrados a las globales de la institución.

Una vez identificados los riesgos, su análisis debe incluir:

1. Una estimación de su importancia y trascendencia.

2. Una evaluación de la probabilidad y frecuencia.

3. Una definición del modo en que habrán de manejarse.

4. Cambios en el entorno

5. Redefinición de la política institucional.

6. Reorganizaciones o reestructuraciones internas.

7. Ingreso de empleados nuevos o rotación de los existentes.

8. Nuevos sistemas, procedimientos y tecnologías.

9. Aceleración del crecimiento.

10. Nuevos productos, actividades o funciones.

5.2.1. Normas para la evaluación de los riesgos.

Identificación del riesgo.

Se deben identificar los riesgos relevantes que enfrenta una entidad en el logro

de sus objetivos, ya sean de origen interno, es decir, provocados por la entidad

teniendo en cuenta la actividad específica o sus características internas en el

funcionamiento, como externos que son los elementos fuera de la organización

que afectan, en alguna medida, el cumplimiento de sus objetivos.

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Estimación del riesgo.

Se debe estimar la frecuencia con que se presentarán los riesgos identificados,

así como cuantificar la probable pérdida que ellos pueden ocasionar.

Una vez identificados los riesgos a nivel de institución y de programa o

actividad, debe procederse a su análisis. Los métodos utilizados para

determinar la importancia relativa de los riesgos pueden ser diversos, e

incluirán como mínimo:

1. Una estimación de su frecuencia, o sea, la probabilidad de ocurrencia.

2. Una valoración de la pérdida que podría resultar.

Determinación de los objetivos de control.

Luego de identificar, estimar y cuantificar los riesgos, la máxima dirección y los

responsables de otras áreas deben determinar los objetivos específicos de

control y, en relación con ellos, establecer los procedimientos de control más

convenientes.

Detección del cambio.

Toda entidad debe disponer de procedimientos capaces de captar e informar

oportunamente los cambios registrados o inminentes en el ambiente interno y

externo, que puedan conspirar contra la posibilidad de alcanzar sus objetivos

en las condiciones deseadas.

Una etapa fundamental del proceso de Evaluación del Riesgo, es la

identificación de los cambios en las condiciones del medio ambiente en que la

entidad desarrolla su acción. Un sistema de control puede dejar de ser efectivo

al cambiar las condiciones en las cuales opera.

Evaluación de Riesgos.

Comprobar la existencia de procedimientos idóneos para anticipar los riesgos,

identificarlos, estimar su importancia, evaluar su probabilidad o frecuencia y

reaccionar ante los acontecimientos o cambios (rutinarios o no) que influyen en

el logro de los objetivos previstos, tanto de fuentes internas como externas, así

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como a nivel de empresa y de las unidades o funciones más importantes

(ventas, producción, finanzas, recursos humanos, etc). A nivel de empresa

Factores externos

Nuevas tecnologías, productos, servicios o actividades.

Cambios en las necesidades y expectativas de la población.

Modificación en la legislación y las normas.

Alteraciones en el escenario económico financiero del país o en el contexto

internacional.

Factores internos

Estructura de organización existente.

Calidad del personal incorporado, así como los métodos para su instrucción y

motivación.

Reestructuraciones internas.

Sistemas de información.

La propia naturaleza de las actividades de la empresa.

Verificar la existencia de políticas y criterios de actuación definidos por la

dirección y comunicados a los niveles correspondientes dentro de la entidad,

referidos a:

Autorización de transacciones.

Aprobación de transacciones.

Proceso y registro de las operaciones.

Clasificación de las operaciones.

Verificación y evaluación del registro contable.

Salvaguarda física de los activos.

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5.3. Actividades de Control.

Las actividades de control son procedimientos que ayudan a asegurarse que

las políticas de la dirección se llevan a cabo, y deben estar relacionadas con

los riesgos que ha determinado y asume la dirección.

Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y

en cada una de las etapas de la gestión, partiendo de la elaboración de un

mapa de riesgos, conociendo los riesgos, se disponen los controles destinados

a evitarlos o minimizarlos.

En muchos casos, las actividades de control pensadas para un objetivo suelen

ayudar también a otros: los operacionales pueden contribuir a los relacionados

con la confiabilidad de la información financiera, estas al cumplimiento

normativo y así sucesivamente.

A su vez en cada categoría existen diversos tipos de control:

1. Preventivo y correctivos.

2. Manuales automatizados o informáticos.

3. Gerenciales o directivos.

En todos los niveles de la entidad existen responsabilidades de control y es

preciso que los agentes conozcan individualmente cuáles son las que les

competen, para ello se les debe explicar claramente tales funciones.

Las cuestiones que se exponen a continuación muestran la amplitud

abarcadora de las actividades de control, viéndolas en su sentido más general,

aunque no constituyen la totalidad de ellas.

Análisis efectuados por la dirección.

Seguimiento y revisión por parte de los responsables de las diversas

funciones o actividades.

Comprobación de las transacciones en cuanto a su exactitud, totalidad,

autorización pertinente: aprobaciones, revisiones, cotejos, recálculos,

análisis de consistencia, prenumeraciones.

Controles físicos patrimoniales: arqueos, conciliaciones, recuentos.

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Dispositivos de seguridad para restringir el acceso a los activos y

registros.

Segregación de funciones.

Aplicación de indicadores de rendimiento.

Consideramos que en este componente deben incluirse todas las normativas

vigentes en el país referidas a los Subsistemas de Control Interno.

A continuación mostramos un conjunto de actividades mínimas a incluir en un

Manual de procedimientos de Control Interno a elaborar en las entidades,

respetando la regla general de que debe tenerse en cuenta las características

específicas de la entidad.

5.3.1. Normas de Actividades de control.

Separación de tareas y responsabilidades.

Las tareas y responsabilidades, esenciales, relativas al tratamiento,

autorización, registro y revisión de las transacciones y hechos, deben ser

asignadas a personas diferentes.

El propósito de esta norma es procurar un equilibrio conveniente de autoridad y

responsabilidad dentro de la estructura de organización.

Al evitar que las cuestiones fundamentales de una transacción u operación

queden concentradas en una misma persona o sector, se reduce notoriamente

el riesgo de errores, despilfarros o actos ilícitos y aumenta la probabilidad que,

de producirse, sean detectados.

Coordinación entre áreas.

Cada área o subárea de la entidad debe operar coordinada e

interrelacionadamente con las restantes áreas o subáreas. En una entidad, las

decisiones y acciones de cada una de las áreas que la integran, requieren

coordinación. Para que el resultado sea efectivo, no es suficiente que las

unidades que lo componen alcancen sus propios objetivos; sino que deben

trabajar mancomunadamente para que se alcancen, en primer lugar, los de la

entidad.

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Documentación.

La estructura de control interno y todas las transacciones y hechos

significativos, deben estar claramente documentados, y la documentación debe

estar disponible para su verificación.

Toda entidad debe contar con la documentación referente a su Sistema de

Control Interno y a las cuestiones pertinentes de las transacciones y hechos

significativos.

La información sobre el Sistema de Control Interno puede figurar en su

formulación de políticas y, básicamente, en el referido manual, incluirá datos

sobre objetivos, estructura y procedimientos de control.

Niveles definidos de autorización.

Los actos y transacciones relevantes sólo pueden ser autorizados y ejecutados

por dirigentes, funcionarios y demás trabajadores que actúen dentro del ámbito

de sus competencias.

La autorización es la forma idónea de asegurar que sólo se realizan actos y

transacciones que cuentan con la conformidad de la dirección. Esta

conformidad supone su ajuste a la misión, la estrategia, los planes, programas

y presupuestos.

Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos.

Las transacciones o hechos deben registrarse, en el momento de su

materialización o lo más inmediato posible, para garantizar su relevancia y

utilidad. Esto es válido para todo el proceso o ciclo de la transacción o hecho,

desde su inicio hasta su conclusión.

Asimismo, deberán clasificarse adecuadamente para que, una vez procesados,

puedan ser presentados en informes y estados financieros con saldos

razonables, facilitando a directivos y gerentes la adopción de decisiones.

Acceso restringido a los recursos, activos y registros.

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El acceso a los recursos, activos, registros y comprobantes, debe estar

protegido por mecanismos de seguridad y limitado a las personas autorizadas,

quienes están obligadas a firmar las Actas de Responsabilidad a rendir cuenta

de su custodia y utilización.

Todo activo de valor debe ser asignado a un responsable de su custodia y

contar con adecuadas protecciones, a través de seguros, almacenaje, sistemas

de alarma, pases para acceso, etc.

Además, deben estar debidamente registrados, y periódicamente, se cotejarán

las existencias físicas con los registros contables para verificar su coincidencia.

La frecuencia de la comparación depende del nivel de vulnerabilidad del activo.

Rotación del personal en las tareas claves.

Ningún empleado debe tener a su cargo, durante un tiempo prolongado, las

tareas que presenten una mayor probabilidad de comisión de irregularidades.

Los empleados a cargo de dichas tareas deben, periódicamente, emplearse en

otras funciones.

Si bien el Sistema de Control Interno debe operar en un ambiente de solidez

ética, es necesario adoptar ciertas protecciones para evitar hechos que puedan

propiciar actos reñidos con el código de conducta del organismo.

Control del sistema de información.

El sistema de información debe ser controlado con el objetivo de garantizar su

correcto funcionamiento y asegurar el control del proceso de los diversos tipos

de transacciones.

La calidad del proceso de toma de decisiones en una entidad, descansa

fuertemente en sus sistemas de información. Un sistema de información abarca

información cuantitativa, por ejemplo, los informes de desempeño que utilizan

indicadores, y cualitativa, lo concerniente a opiniones y comentarios. El sistema

deberá contar con mecanismos de seguridad que alcancen a las entradas,

procesos, almacenamiento y salidas.

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Control de la tecnología de información.

Los recursos de la tecnología de información deben ser controlados con el

objetivo de garantizar el cumplimiento de los requisitos del sistema de

información que la entidad necesita para el logro de su misión.

La información que necesitan las actividades de la entidad, es provista

mediante el uso de recursos de tecnología de información, los que abarcan:

datos, sistemas de aplicación, tecnología asociada, instalaciones y personal.

Indicadores de desempeño.

Toda entidad debe contar con métodos de medición de desempeño que

permitan la preparación de indicadores para su supervisión y evaluación.

La información obtenida se utilizará para la corrección de los cursos de acción

y el mejoramiento del rendimiento.

Función de Auditoría Interna independiente.

La unidad de auditoría interna de las entidades debe depender de la máxima

autoridad de estas y sus funciones y actividades deben mantenerse desligadas

de las operaciones sujetas a su examen.

Las unidades de auditoría interna deben brindar sus servicios a toda la entidad.

Constituyen un "mecanismo de seguridad" con el que cuenta la autoridad

superior para estar informada, con razonable certeza, sobre la confiabilidad del

diseño y funcionamiento de su sistema de control interno.

Esta unidad de auditoría interna, al depender de la autoridad superior, puede

practicar los análisis, inspecciones, verificaciones y pruebas que considere

necesarios en los distintos sectores de la entidad con independencia de estos,

ya que sus funciones y actividades deben mantenerse desligadas de las

operaciones sujetas a su examen.

Así, la auditoría interna vigila, en representación de la autoridad superior, el

adecuado funcionamiento del sistema, informando oportunamente a aquella

sobre su situación. Por su parte, los mecanismos y procedimientos del Sistema

de Control Interno protegen cuestiones específicas de la operatoria para

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brindar una razonable seguridad de éxito en el esfuerzo por alcanzar los

objetivos de organización.

5.3.2. Evaluación del componente Actividades de Control.

Evaluar la calidad y cumplimiento de los planes de rotación en el desempeño

en las tareas claves del personal involucrado.

Verificar que la dirección efectúe análisis, periódicos y sistemáticos, de los

resultados obtenidos, comparándolos con períodos anteriores, con los

presupuestos y planes aprobados y otros niveles de análisis que les sean

útiles.

Evaluar la utilización del sistema de indicadores de rendimiento implementado

en la entidad para la puesta en marcha de acciones correctivas que disminuyan

o eliminen las desviaciones importantes.

Valorar el funcionamiento, utilización y respeto a los resultados de la Auditoría

Interna.

Comprobar el cumplimiento de los controles de la tecnología de información

referidos a:

1. Seguridad física de los equipos de información.

2. Controles de acceso.

3. Controles sobre software.

4. Controles de las operaciones de proceso de datos.

5. Controles sobre el desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones.

6. Controles de las aplicaciones.

Revisar que el plan de prevención elaborado ha tenido en cuenta el diagnóstico

de los riesgos internos o peligros potenciales, el análisis de las causas que lo

provocan o propician y las propuestas de medidas para prevenir o contrarrestar

su ocurrencia.

Comprobar que el plan de prevención, en cada una de las acciones, define el

tiempo o los momentos de ejecución, los ejecutantes y los responsables de su

control.

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5.4 Información y comunicación.

La información relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal

modo que llegue oportunamente a todos los sectores y permita asumir las

responsabilidades individuales.

La comunicación es inherente a los sistemas de información. Las personas

deben conocer, en tiempo, las cuestiones relativas a su responsabilidad de

gestión y control. Cada función debe especificarse con claridad, entendiendo

como tal las cuestiones relativas a la responsabilidad de los individuos dentro

del Sistema de Control Interno.

Además de una buena comunicación interna, es importante una eficaz

comunicación externa que favorezca el flujo de toda la información necesaria y,

en ambos casos, importa contar con medios eficaces, como los manuales de

políticas, memorias, difusión institucional, canales formales e informales, la

actitud que asume la dirección en el trato con sus subordinados. Una entidad

con una historia basada en la integridad y una sólida cultura de control no

tendrá dificultades de comunicación. Una acción vale más que mil palabras.

5.4.1. Normas de Información y Comunicación.

Información y responsabilidad.

La información debe permitir a los funcionarios y empleados cumplir sus

obligaciones y responsabilidades. Los datos pertinentes deben ser

identificados, captados, registrados, estructurados en información y

comunicados, en tiempo y forma.

Una entidad debe disponer de una corriente fluida y oportuna información

relativa a los acontecimientos internos y externos. Por ejemplo, necesita tomar

conocimiento con prontitud de los requerimientos de los usuarios para

proporcionar respuestas oportunas o de los cambios en la legislación y

reglamentaciones que le afectan. De igual manera, debe tener conocimiento

constante de la situación de sus procesos internos.

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Los riesgos que afronta una entidad se reducen en la medida que la adopción

de las decisiones se fundamente en información relevante, confiable y

oportuna. La información es relevante para un usuario, en la medida que se

refiera a cuestiones comprendidas dentro de su responsabilidad y que él

cuente con la capacidad suficiente para apreciar su significación.

La supervisión del desempeño de la entidad y sus partes componentes, opera

mediante procesos de información y de exigencia de responsabilidades de

tipos formales e informales. La cultura, el tamaño y la estructura de

organización influyen, significativamente, en el tipo y la confiabilidad de estos

procesos.

Contenido y flujo de la información.

La información debe ser clara y con un grado de detalle ajustado al nivel de la

toma de decisiones. Se debe referir tanto a situaciones externas como internas,

a cuestiones financieras como operacionales.

Para el caso de los niveles directivo y gerencial, los informes deben relacionar

el desempeño con los objetivos y metas fijados. El flujo informativo debe

circular en todos los sentidos: ascendente, descendente, horizontal y

transversal.

Es fundamental para la conducción y control de la entidad disponer de la

información satisfactoria, en tiempo y en el lugar necesario, y por ende, el

diseño del flujo informativo y su posterior funcionamiento adecuado, deben

constituir preocupaciones centrales para los responsables de la entidad, para la

toma de decisiones, si no de nada serviría.

Calidad de la información.

La información disponible en la entidad debe cumplir con los atributos de:

contenido apropiado, oportunidad, actualización, exactitud y accesibilidad. Esta

norma plantea las cuestiones a considerar con vistas a formar juicios sobre la

calidad de la información que utiliza una entidad y hace imprescindible su

confiabilidad.

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Es deber de la autoridad superior, responsable del control interno, esforzarse

por obtener un grado adecuado de cumplimiento de cada uno de los atributos

mencionados.

Flexibilidad al cambio.

El sistema de información debe ser revisado y de corresponder, rediseñado

cuando se detecten deficiencias en su funcionamiento y productos. Cuando la

entidad cambie su estrategia, misión, política, objetivos, programa de trabajo,

etc, se debe contemplar el impacto en el sistema de información y actuar en

consecuencia.

Si el sistema de información se diseña orientado en una estrategia y un

programa de trabajo, es natural que al cambiar estos, tenga que adaptarse,

atendiendo a que la información que dejó de ser relevante siga fluyendo en

detrimento de otra que sí pasó a serlo, cuidando porque el sistema no se

sobrecargue artificialmente, situación que se genera cuando se adiciona la

información, ahora necesaria, sin eliminar la que perdió importancia.

El sistema de información.

El sistema de información debe diseñarse atendiendo a la estrategia y

programa de operaciones de la entidad.

La calificación de sistema de información se aplica, tanto al que cubre la

información financiera de una entidad como al destinado a registrar otros

procesos y operaciones internas. Aquí se explica en un sentido más amplio por

alcanzar también al tratamiento de acontecimientos y hechos externos a la

entidad, refiriéndose a la captación y procesamiento oportuno de situaciones

referentes a: cambios en la normativa, legal o reglamentaria, que alcance a la

entidad, conocer la opinión de los usuarios sobre el servicio que se le

proporciona, sus reclamos, inquietudes y sus necesidades emergentes.

Tal sistema de información, deberá ser diseñado para apoyar la estrategia,

misión, política y objetivos de la entidad.

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La entidad necesita información que le permita alcanzar todas las categorías de

objetivos: operacionales, financieros y de cumplimiento. Cada dato en particular

puede ayudar a lograr una o todas estas categorías de objetivos.

Compromiso de la dirección.

El interés y el compromiso de la dirección de la entidad con los sistemas de

información se deben explicitar mediante una asignación de recursos

suficientes para su funcionamiento eficaz.

Es fundamental que la dirección de una entidad tenga cabal comprensión del

importante rol que desempeñan los sistemas de información, para el correcto

desenvolvimiento de sus deberes y responsabilidades y, en ese sentido, debe

mostrar una actitud comprometida hacia estos.

Comunicación, valores de la organización y estrategias.

Para que el control sea efectivo, las entidades necesitan un proceso de

comunicación abierto, multidireccionado, capaz de transmitir información

relevante, confiable y oportuna.

El proceso de comunicación es utilizado para transmitir una variedad de temas,

pero queremos destacar, en este caso la comunicación de los valores éticos y

la comunicación de la misión, políticas y objetivos. Si todos los trabajadores de

la entidad están imbuidos de los valores éticos que deben respetar, de la

misión a cumplir, de los objetivos que se persiguen y de las políticas que los

encuadran, la probabilidad de un desempeño eficaz, eficiente, económico,

enmarcado en la legalidad y la ética, aumenta notoriamente.

Canales de comunicación.

Los canales de comunicación deben presentar un grado de apertura y eficacia

adecuado a las necesidades de información internas y externas.

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El sistema se estructura en canales de transmisión de datos e información. En

gran medida el mantenimiento del sistema radica en vigilar la apertura y buen

estado de estos canales, que conectan diferentes emisores y receptores de

variada importancia.

La comunicación con los empleados, para que estos puedan hacer llegar sus

sugerencias sobre mejoras o posibles cambios que proporcionen el

cumplimiento de las tareas y metas.

5.4.2. Evaluación de Información y Comunicación.

Existen mecanismos para conseguir la información externa pertinente sobre las

condiciones de mercado, programas de competidores, novedades legislativas o

de organismos de control y cambios económicos.

Se suministran, a los directores y jefes de departamentos, la información que

necesitan para cumplir con sus responsabilidades.

La información está disponible, en tiempo oportuno, para permitir el control

efectivo de los acontecimientos y actividades, posibilitando la rápida reacción

ante factores económicos comerciales y asuntos de control.

Se ha desarrollado un plan informático, a largo plazo, vinculado con las

iniciativas estratégicas.

Se aportan recursos suficientes, según sean necesarios, para mejorar o

desarrollar nuevos sistemas de información.

Las vías de comunicación, sesiones formales o informales de formación,

reuniones y supervisiones durante el trabajo, son suficientes para efectuar tal

comunicación

.Existen mecanismos establecidos para que los empleados puedan aportar sus

recomendaciones.

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5.5Supervisión o Monitoreo.

Es el proceso que evalúa la calidad del control interno en el tiempo. Es

importante monitorear el control interno para determinar si este está operando

en la forma esperada y si es necesario hacer modificaciones.

Las actividades de monitoreo permanente incluyen actividades de supervisión

realizadas de forma permanente, directamente por las distintas estructuras de

dirección.

Las evaluaciones separadas son actividades de monitoreo que se realizan en

forma no rutinaria, como las auditorías periódicas efectuadas por los auditores

internos.

5.5.1. Normas de Supervisión o Monitoreo.

Evaluación del Sistema de Control Interno.

La dirección de la entidad y cualquier funcionario que tenga a su cargo un área

de segmento de organización, programa, proyecto o actividad, debe evaluar

periódicamente la eficacia de su Sistema de Control Interno y comunicar los

resultados ante quien es responsable.

Un análisis periódico de la forma en que ese sistema está operando le

proporcionará, al responsable, la tranquilidad de un adecuado funcionamiento,

o la oportunidad de su corrección y fortalecimiento.

Eficacia del Sistema de Control Interno.

El Sistema de Control Interno se considera efectivo en la medida en que la

autoridad a la que apoya cuente con una seguridad razonable en la información

acerca del avance en el logro de sus objetivos y metas y en el empleo de

criterios de economía y eficiencia, la confiabilidad y validez de los informes y

estados financieros, el cumplimiento de la legislación y normas vigentes,

incluida las políticas y los procedimientos emanados de la propia entidad, esta

norma fija el criterio para calificar la eficacia de un Sistema de Control Interno,

basándose en las tres materias del control:

1. Las operaciones.

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2. La información financiera.

3. El cumplimiento con las leyes, decretos, reglamentos y cualquier tipo de

normativa

Auditorías del Sistema de Control Interno.

Deben practicarse auditorías, las que informarán sobre la eficacia y eficiencia

del Sistema de Control Interno, proporcionando recomendaciones para su

fortalecimiento si correspondiera.

En el juego de interrelaciones de elementos que configuran y sustentan el

Sistema de Control Interno, las auditorías desempeñan un papel importante.

Estos exámenes, practicados sobre bases de normas y procedimientos

generalmente aceptados, permiten obtener una opinión técnica válida sobre el

estado y funcionamiento de un Sistema de Control Interno.

La naturaleza, extensión y frecuencia de las evaluaciones del Sistema de

Control Interno deben variar en función del nivel de riesgo determinado y de la

ponderación de la importancia del control para reducirlo.

La auditoría debe ajustarse a un método objetivo y sistemático que,

razonablemente, incremente la probabilidad de la formación de un juicio

acertado.

Validación de los supuestos asumidos.

Se deben validar, en forma periódica, los supuestos que sustentan los objetivos

de una organización.

Los objetivos de una entidad y los elementos de control que respaldan su logro

descansan en supuestos fundamentales acerca de cómo funciona su entorno.

Con frecuencia se sostienen ampliamente, en una organización, los supuestos

acerca de cómo funciona el sistema, aunque el personal puede desconocerlos.

Dichos supuestos inconscientes pueden inhibir la capacidad de adaptarse al

cambio, debido a que conducen al personal a descartar toda aquella

información que no se ajusta a sus conceptos. Se necesita un diálogo abierto

para identificar los supuestos. Si los supuestos de una organización no son

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válidos, el control puede ser ineficaz, por lo que la revalidación periódica de los

supuestos de la organización es clave para la eficacia del control.

Tratamiento de las deficiencias detectadas.

Toda deficiencia que afecte o pueda llegar a afectar la efectividad del Sistema

de Control Interno debe ser informada.

Deben establecerse procedimientos que determinen sobre qué asuntos, en qué

forma y ante quién se presentará tal información.

Las deficiencias en el funcionamiento del Sistema de Control Interno, dada su

importancia, deben ser rápidamente detectadas y comunicadas. El término

deficiencia debe entenderse en sentido amplio, es decir, cualquier "condición"

dentro del sistema que sea digna de atención.

La identificación de las deficiencias puede surgir de diferentes fuentes: el

propio control interno, la supervisión y la evaluación. También, a través de la

relación con terceros, por medio de reclamos, demandas, etc.

La comunicación de las deficiencias debe seguir, normalmente, el camino que

conduce al inmediato superior, pero la orientación general debe ser que

finalmente llegue a la autoridad que puede tomar la acción correctiva. Un caso

que puede servir de ejemplo es aquel en el que el problema detectado invade

los límites organizacionales; aquí la comunicación debe ser dirigida al nivel

suficientemente elevado como para asegurar una acción apropiada.

Se deben informar las deficiencias detectadas que superen un límite señalado

en cuanto a su relevancia y repercusión.

5.5.2. Evaluación de la Supervisión y Monitoreo.

La dirección, responsable de las operaciones compara la producción, las

existencias, las ventas u otra información conseguida en el curso de sus

actividades diarias, con la información generada a través de los sistemas.

Evaluar hasta qué punto las comunicaciones recibidas de terceros corroboran

la información generada dentro de la organización o indican problemas.

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Comparación periódica de los importes registrados por el sistema de

contabilidad con los activos materiales.

Analizar la respuesta de la entidad ante las recomendaciones de los auditores

internos y externos para fortalecer los controles internos.

Se insiste en el cumplimiento del código de ética o conducta de la entidad y si

regularmente se llevan a cabo actividades de control esenciales.

Valorar la efectividad de las actividades de auditoría interna.

6. LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO.

El concepto seguridad razonable está relacionado con el reconocimiento

explícito de la existencia de limitaciones inherentes del Control Interno.

En el desempeño de los controles pueden cometerse errores como

resultado de interpretaciones erróneas de instrucciones, errores de juicio,

descuido, distracción y fatiga.

Las actividades de control dependientes de la separación de funciones,

pueden ser burladas por colusión entre empleados, es decir, ponerse de

acuerdo para dañar a terceros.

La extensión de los controles adoptados en una organización también

está limitada por consideraciones de costo, por lo tanto, no es factible

establecer controles que proporcionan protección absoluta del fraude y

del desperdicio, sino establecer los controles que garanticen una

seguridad razonable desde el punto de vista de los costos que son

inherentes a todos los sistemas de control interno, como por ejemplo: las

opiniones en que se basan las decisiones pueden ser erróneas, los

encargados de establecer controles tienen que analizar su relación

costo/beneficio, etc. Además los controles pueden evadirse si dos o más

trabajadores se lo proponen. También la Administración podría hacer

caso omiso del sistema de control interno.

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CAPITULO II

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

1.- INTRODUCCIÓN

El sistema de control interno es el conjunto de todos los elementos en

donde lo principal son las personas, los sistemas de información, la supervisión

y los procedimientos. Este es de vital importancia, ya que promueve la

eficiencia, asegura la efectividad, previene que se violen las normas y los

principios contables de general aceptación. Los directivos de las

organizaciones deben crear un ambiente de control, un conjunto de

procedimientos de control directo y las limitaciones del control interno.

2.- COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

El control interno varía mucho entre las organizaciones, según factores

como el tamaño, la naturaleza de las operaciones y los objetivos. No obstante,

ciertas características son esenciales para un buen control interno en las

grandes empresas. Incluye cinco componentes: 1) ambiente de control, 2)

proceso de evaluación del riesgo, 3) sistema de información aplicable a los

informes financieros y a la comunicación (en lo sucesivo, sistema de

información contable), 4) actividades de control y 5) monitoreo de los controles.

2.1.- Ambiente de control

Crea el tono de la organización al influir en la conciencia de control.

Puede verse como el fundamento del resto de componentes. Entre sus factores

figuran los siguientes: integridad y valores éticos, compromiso con la

competencia, consejo de administración o comité de auditoría, filosofía y estilo

operativo de los ejecutivos, estructura organizacional, asignación de la

autoridad y de responsabilidades, políticas y prácticas de recursos humanos.

La eficiencia del control interno depende directamente de la

comunicación e imposición de la integridad y valores éticos del personal

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encargado de crear, administrar y vigilar los controles. Deben establecerse

normas conductuales y éticas que desalienten la realización de actos

deshonestos, inmorales o ilegales. No serán eficaces si no se comunican a

través de los medios apropiados: políticas oficiales, códigos de conducta.

2.2.- Proceso de evaluación del riesgo

Sirve para describir el proceso con que los ejecutivos identifican y

responden a los riesgos de negocios que encara la organización y el resultado

de ello. La evaluación del riesgo se parece a la del riesgo de auditoría, sin

embargo tiene mayor alcance pues se tienen en cuenta las amenazas contra

los objetivos en áreas como operaciones, informes financieros, cumplimiento

de las leyes y regulaciones. Consiste en identificar los riesgos relevantes, en

estimar su importancia y seleccionar luego las medidas para enfrentarlos.

2.3.- El sistema de información contable

Se compone de los métodos y de los registros establecidos para incluir,

procesar, resumir y presentar las transacciones y mantener la responsabilidad

del activo, del pasivo y del patrimonio conexo. Así pues un sistema debería:

Identificar y registrar todas las transacciones válidas.

Describir oportunamente las transacciones con suficiente detalle para poder

clasificarlas e incluirlas en los informes financieros.

Medir el valor de las transacciones de modo que pueda anotarse su valor

monetario en los estados financieros.

Determinar el período en que ocurrieron las transacciones para registrarlas

en el período contable correspondiente.

Presentar correctamente las transacciones y las revelaciones respectivas

en los estados financieros.

2.4.- Actividades de control

Son políticas y procedimientos que sirven para cerciorarse de que se

cumplan las directivas de los ejecutivos. Favorecen las acciones que acometen

los riesgos de la organización. En ella se llevan a cabo muchas actividades de

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control, pero solo los siguientes tipos se relacionan generalmente con la

auditoría de estados financieros:

Evaluaciones del desempeño

Controles del procesamiento de la información

Controles físicos

División de obligaciones

2.4.1.- Evaluaciones del desempeño

Consisten en revisar el desempeño real comparado con los

presupuestos, los pronósticos y el desempeño de períodos anteriores; en

relacionar los conjuntos de datos entre sí; en hacer evaluaciones globales del

desempeño. Estas últimas ofrecen a los ejecutivos una indicación global de si

el personal en varios niveles está cumpliendo bien los objetivos de la

organización. Los ejecutivos investigan las causas de un desempeño

inesperado y luego realizan oportunamente los cambios de estrategias y de

planes o introducen las medidas correctivas apropiadas.

2.4.2.- Controles del procesamiento de la información

Un aspecto importante a estos controles se refiere a la autorización

legítima de todos los tipos de transacciones. La autorización puede ser general

o específica. La autorización general ocurre cuando la alta dirección establece

criterios para aceptar cierta clase de transacciones. Por ejemplo, puede

determinar las listas de precios y las políticas de crédito para nuevos clientes.

La autorización específica ocurre cuando las transacciones se autorizan de

modo individual. Por ejemplo, la alta dirección podría estudiar individualmente y

autorizar las operaciones de ventas mayores a determinada cantidad.

2.4.3.- Controles físicos

A este tipo de control pertenecen los que dan seguridad física respecto a

los registros y otros activos. Una de las actividades con que se protegen los

registros consiste en mantener el control siempre sobre los documentos

prenumerados que no se emitan, lo mismo que sobre otros diarios y mayores,

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además de restringir el acceso a los programas de computación y a los

archivos de datos.

2.4.4.- División de obligaciones

Un concepto fundamental del control interno consiste en que ningún

departamento ni individuo debe encargarse de todos los aspectos de una

transacción de principio a fin. De modo análogo, ninguna persona debería

realizar más de una de las funciones de autorizar transacciones, registrarlas o

custodiar los activos. Además, en la medida de lo posible, los que efectúan la

transacción han de estar separados de esas funciones.

2.5.- Monitoreo de los controles

Es un proceso que consiste en evaluar la calidad con el tiempo.

Requiere vigilancia para determinar si funciona como se preveía o si se

requieren modificaciones. Para monitorear pueden efectuarse actividades

permanentes o evaluaciones individuales. Entre las actividades permanentes

de monitoreo se encuentran las de supervisión y administración como la

vigilancia continua de las quejas de los clientes o revisar la verosimilitud de los

informes de los ejecutivos. Las evaluaciones individuales se efectúan en forma

no sistemática; por ejemplo, mediante auditorías periódicas por parte de los

auditores internos.

La función de la auditoría interna es un aspecto importante del sistema

de monitoreo. Los auditores internos investigan y evalúan el control interno, así

como la eficiencia con que varias unidades de la organización están

desempeñando sus funciones; después comunican los resultados y los

hallazgos a la alta dirección.

Ilustraremos de forma gráfica los cinco elementos que deben actuar en

forma conjunta para que se pueda generar un efectivo control interno en las

empresas.

   

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Componentes de Control Interno

3.- EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

3.1.- Definición

Consiste en la revisión y análisis de todos los procedimientos que han sido

incorporados al ambiente y estructura del control interno, así como a los

sistemas que mantiene la organización para el control e información de las

operaciones y sus resultados, con el fin de determinar si éstos concuerdan con

los objetivos institucionales, para el uso y control de los recursos, así como la

determinación de la consistencia del rol que juega en el sector que se

desarrolla.

Evaluar un sistema de Control Interno, es hacer una operación objetiva del

mismo. Esta evaluación se hace a través de la interpretación de los resultados

de algunas pruebas efectuadas, las cuales tienen por finalidad establecer si se

están realizando correctamente y aplicando los métodos, políticas y

procedimientos establecidos por la dirección de la empresa para salvaguardar

sus activos y para hacer eficientes sus operaciones.

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La evaluación que se haga del Control Interno, es de primordial importancia

pues por su medio se conocerá si las políticas implantadas se están

cumpliendo a cabalidad y si en general se están desarrollando correctamente.

Dependiendo de la evaluación que se tenga, así será el alcance y el tipo de

pruebas sustantivas que se practiquen en el examen de los estados

financieros.

La evaluación del Control Interno puede efectuarse por los siguientes

métodos:

3.1.1.- Método Descriptivo

También llamado “narrativo”, consiste en hacer una descripción por escrito

de las características del control de actividades y operaciones que se realizan y

relacionan a departamentos, personas, operaciones, registros contables y la

información financiera. El método narrativo, es ideal para aplicarlo a pequeñas

empresas.

3.1.2.- Método de Cuestionario

En este procedimiento se elaboran previamente una serie de preguntas en

forma técnica y por áreas de operaciones. Estas preguntas deben ser

redactadas en una forma clara y sencilla para que sean comprensibles por las

personas a quienes se les solicitará que las respondan. Una respuesta

negativa advierte debilidades en el control interno.

3.1.3.- Diagrama de Flujo

El diagrama de flujo de sistemas es un diagrama, una representación

simbólica de un sistema o serie de procedimientos en que éstos se muestran

en secuencia, al lector le da una imagen clara del sistema: muestra la

naturaleza y la secuencia de los procedimientos, la división de

responsabilidades, las fuentes y distribución de documentos, los tipos y

ubicación de los registros y archivos contables. Tiene como base la

esquematización de las operaciones, mediante el empleo de dibujos (flecha,

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cuadros, figuras geométricas, etc.); en dichos dibujos se representan

departamentos, formas y archivos, por medio de ellos se indican y explican el

desarrollo de las operaciones. Este método se utiliza en la actualidad a través

de computadoras.

3.2.- Proceso de evaluación del control interno

Es preciso definir una metodología para la evaluación del control interno,

con el fin de ubicar de mejor manera las funciones del Auditor Interno,

dimensionada en la evaluación del verdadero alcance institucional y en el

marco de los planes estratégicos, las leyes, políticas, presupuestos, normas y

procedimientos que rigen las operaciones en directa relación con los objetivos

de servicio que brinda la organización, dentro del sector que se desenvuelve.

El auditor interno tiene una gran responsabilidad de velar, a través de las

respectivas evaluaciones, porque el control interno sea sólido y funcione en

beneficio de los resultados de la organización. En la figura se muestra el

proceso que debe seguir la evaluación del control interno.

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Proceso de evaluación de control interno

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Proceso de Planificación

Nombramiento

Descripción de Procedimientos de

Control Interno

Definición de Objetivos de Control

Interno

Definición Fuentes de Evidencia

Elaboración de Flujos

Selección de Muestras

Recopilar formatos

Establecer Áreas Fuertes y

Débiles

Aplicación de Pruebas de

Cumplimiento

Fuerte?

Informe

Aplicación de Pruebas de

Auditoria

Recomendar a otras

Unidades

Memo de Planificación

Tabulación de Datos

Evidencias

Proceso Continuo de Elaboración de

Papeles de Trabajo y

SupervisiónSI

NO

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3.3.- Identificación de los riesgos

La mayor parte del trabajo del auditor independiente, para formarse una

opinión sobre los estados financieros, consiste en obtener y evaluar la

evidencia comprobatoria relativa a las aseveraciones de la gerencia,

contenidas en los estados financieros.

Al planificar y realizar una auditoría, el auditor considera tales

aseveraciones dentro del contexto de su relación con el saldo de una cuenta o

clase de transacción.

El riesgo de declaración incorrecta importante en las aseveraciones de

los estados financieros consiste:

- Riesgo Inherente

- Riesgo de Control

- Riesgo de Detección

3.3.1.- Riesgo Inherente

Consiste en la posibilidad de que en el proceso contable (registro de las

operaciones y preparación de estados financieros) ocurran errores sustanciales

antes de considerar la efectividad de los sistemas de control. Por ejemplo:

áreas como la de costos, que incluyen cálculos complicados, tiene más

posibilidad de ser mal expresado que las que contiene cálculos sencillos; el

efectivo y los títulos valores al portador son más susceptibles a pérdida o

manipulación que los títulos nominativos. Las áreas que resultan de criterio

subjetivos gerenciales tales como: obsolescencias de existencia de inventarios,

provisión para cuentas incobrables, etc. Son de mayor riesgo que las que

resultan de determinaciones más objetivas.

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3.3.2.- Riesgo de Control

Refiere a la incapacidad de los controles internos de prevenir o detectar los

errores o irregularidades sustanciales de la empresa.

Para que un sistema de control sea efectivo debe ocuparse de los riesgos

inherentes percibidos, incorporar una segregación de funciones apropiada de

funciones incompatibles y poseer un alto grado de cumplimiento.

Al igual que el riego inherente, el riesgo de control existe,

independientemente de la auditoría y esto es gran medida fuera del control del

auditor.

Los sistemas de control bien diseñados reducen el riesgo de sufrir una

pérdida significativa a causa de errores o irregularidades, especialmente por

parte de empleados de baja jerarquía. Los sistemas de control tienen menos

posibilidades de evitar las irregularidades cometidas por la gerencia superior

quien está en posición de sobrepasarlos o ignorarlos. En consecuencia, el

auditor debe interesarse particularmente en el ambiente de control, los

controles gerenciales, y en el papel de la auditoría interna, ya que estos

pueden proporcionar una seguridad razonable de que la gerencia no está

involucrada en ellos.

3.3.3.- Riesgo de Detección

Consiste en la posibilidad que hayan ocurrido errores importantes en el

proceso administrativo-contable, que no sean detectados por el control interno

y tampoco por las pruebas y procedimientos diseñados y realizados por el

auditor.

3.4.- Medios de evaluación del riesgo de control

Para fines del tema que se trata como es el riesgo y el control interno se

debe agregar que el grado de riesgo de control interno se puede evaluar en

ALTO, MODERADO O BAJO, dependiendo de los resultados del análisis

realizado por el auditor.

SISTEMAS DE CONTROL INTERNO Página 42

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Un riesgo alto de control interno implica realizar más pruebas sustantivas y

se determina así, cuando se percibe la existencia de debilidades importantes

en los controles establecidos o ausencia de controles básicos en áreas

importantes. Lógicamente, un alto riesgo de control, implica mayor probabilidad

de que existan errores o irregularidades no detectados por los controles

internos establecidos, que afectan significativamente el contenido de los

estados financieros.

El riesgo bajo de control interno, implica realizar menos pruebas

sustantivas, y se determina en base al resultado de las pruebas de

cumplimiento realizadas.

Conforme disminuye el valor evaluado del riesgo de control, se aumenta el

nivel aceptable de riesgo de detección. Por consiguiente, el auditor podrá

alterar la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas sustantivas

planificadas.

Generalmente existe mayor riesgo de auditoría en el primer examen

realizado a un nuevo cliente, debido al hecho de que no se está muy

familiarizado con las operaciones del mismo. En el caso de auditorías

recurrentes, la experiencia de los años anteriores generalmente da una

indicación de los riesgos de auditoría involucrados. La auditoría de una

organización donde, año tras año, no se encuentra errores de significación

involucra menor riesgo de auditoría que la auditoría en una organización donde

frecuentemente se cometen grandes errores.

La evaluación del riesgo de control es el proceso de evaluar la efectividad

de los procedimientos y políticas de la estructura de control interno de una

entidad para evitar o detectar las declaraciones incorrectas importantes en los

estados financieros. Después de obtener el conocimiento de la estructura de

control interno, el auditor puede evaluar el riego de control al nivel máximo para

algunas o todas las aseveraciones, porque considera que los procedimientos y

políticas probablemente no sean adecuados o porque no resulta práctico

evaluar su efectividad.

Evaluar el riego de control por debajo del nivel máximo implica:

SISTEMAS DE CONTROL INTERNO Página 43

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Identificar los procedimientos y políticas de la estructura de control interno,

dirigidos a evitar o detectar declaraciones incorrectas importantes en

aseveraciones específicas de los estados financieros.

Realizar pruebas de los controles para evaluar la efectividad de tales

procedimientos y políticas.

Al identificar los procedimientos y políticas de la estructura de control

interno relevantes a las aseveraciones específicas de los estados financieros,

el auditor debe considerar que los procedimientos y políticas pueden tener un

efecto extensivo a muchas aseveraciones, o un efecto especifico sobre una

aseveración individual, dependiendo de la naturaleza del elemento de

estructura de control interno en particular.

El ambiente de control y el sistema contable, suelen tener un efecto

extensivo sobre varios saldos de cuentas o clases de transacciones y por lo

tanto, afectan muchas aseveraciones.

Por el contrario, algunos procedimientos de control, suelen tener un efecto

específico sobre una aseveración individual incluida en un saldo de cuenta o

clase de transacción en particular.

Los procedimientos dirigidos a comprobar la efectividad del diseño y

operación de un procedimiento o políticas de estructuras de control interno, se

dirigen a establecer que éstos estén debidamente diseñados, para evitar o

detectar las declaraciones incorrectas importantes en las aseveraciones de los

estados financieros.

Las pruebas de controles dirigidos a comprobar tanto la efectividad del

diseño, como la operación de un procedimiento o política, suelen incluir

procedimientos tales como informes, observación de la aplicación de los

procedimientos o políticas y la ejecución de éstos, por parte del mismo auditor.

La conclusión a que se llega como resultado de la evaluación del riesgo de

control, se denomina “Nivel Evaluado del Riesgo de Control”. Al determinar el

material de evidencia necesario para amparar un nivel evaluado específico del

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riesgo de control, por debajo del nivel máximo, el auditor debe considerar las

características de la evidencia comprobatoria. El auditor emplea el nivel

evaluado de riesgo de control para determinar el nivel aceptable de riesgo de

detección, para las aseveraciones de los estados financiero, el auditor emplea

el nivel aceptable de riesgo de detección, para determinar la naturaleza,

oportunidad y el alcance de los procedimientos de auditoría que se emplearán

para detectar las declaraciones incorrectas.

Mientras más bajo sea el nivel aceptable de riesgo de detección, debe

aumentar la seguridad derivada de las pruebas sustantivas. En consecuencia,

el auditor puede tomar una o más de las siguientes medidas:

Cambiar la naturaleza de las pruebas sustantivas de un procedimiento

menos efectivo a uno más efectivo.

Cambiar la oportunidad de las pruebas sustantivas.

Cambiar el alcance de las pruebas sustantivas.

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CAPITULO III

INFORME COSO

1. CONTROL INTERNO Y EL INFORME COSO

El denominado "INFORME COSO" sobre control interno, publicado en EE.UU.

en 1992, surgió como una respuesta a las inquietudes que planteaban la

diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones existentes en torno a

la temática referida.

Plasma los resultados de la tarea realizada durante más de cinco años por el

grupo de trabajo que la TREADWAY COMMISSION, NATIONAL

COMMISSION ON FRAUDULENT FINANCIAL REPORTING creó en Estados

Unidos en 1985 bajo la sigla COSO (COMMITTEE OF SPONSORING

ORGANIZATIONS). El grupo estaba constituido por representantes de las

siguientes organizaciones:

• American Accounting Association (AAA)

• American Institute of Certified Public Accountants (AICPA)

• Financial Executive Institute (FEI)

• Institute of Internal Auditors (IIA)

• Institute of Management Accountants (IMA)

La redacción del informe fue encomendada a Coopers & Lybrand.

Se trataba entonces de materializar un objetivo fundamental: definir un nuevo

marco conceptual del control interno, capaz de integrar las diversas

definiciones y conceptos que venían siendo utilizados sobre este tema,

logrando así que, al nivel de las organizaciones públicas o privadas, de la

auditoria interna o externa, o de los niveles académicos o legislativos, se

cuente con un marco conceptual común, una visión integradora que satisfaga

las demandas generalizadas de todos los sectores involucrados.

SISTEMAS DE CONTROL INTERNO Página 46

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2. DEFINICION Y OBJETIVOS

El Control Interno es un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de

pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos, efectuado por el

consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una

entidad, diseñado con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el

logro de objetivos incluidos en las siguientes categorías:

• Eficacia y eficiencia de las operaciones.

• Confiabilidad de la información financiera.

• Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas.

Completan la definición algunos conceptos fundamentales:

El control interno es un proceso, es decir un medio para alcanzar un fin y

no un fin en sí mismo.

Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles, no se

trata solamente de manuales de organización y procedimientos.

Sólo puede aportar un grado de seguridad razonable, no la seguridad

total, a la conducción.

Está pensado para facilitar la consecución de objetivos en una o más de

las categorías señaladas las que, al mismo tiempo, suelen tener puntos

en común.

Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una

cadena de acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestión e

integrados a los demás procesos básicos de la misma: planificación, ejecución

y supervisión. Tales acciones se hallan incorporadas (no añadidas) a la

infraestructura de la entidad, para influir en el cumplimiento de sus objetivos y

apoyar sus iniciativas de calidad.

SISTEMAS DE CONTROL INTERNO Página 47

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Según la Comisión de Normas de Control Interno de la Organización

Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), el control

interno puede ser definido como el plan de organización, y el conjunto de

planes, métodos, procedimientos y otras medidas de una institución, tendientes

a ofrecer una garantía razonable de que se cumplan los siguientes objetivos

principales:

Promover operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces, así

como productos y servicios de la calidad esperada.

Preservar al patrimonio de pérdidas por despilfarro, abuso, mala gestión,

errores, fraudes o irregularidades.

Respetar las leyes y reglamentaciones, como también las directivas y

estimular al mismo tiempo la adhesión de los integrantes de la

organización a las políticas y objetivos de la misma.

Obtener datos financieros y de gestión completos y confiables y

presentados a través de informes oportunos.

Para la alta dirección es primordial lograr los mejores resultados con economía

de esfuerzos y recursos, es decir al menor costo posible. Para ello debe

controlarse que sus decisiones se cumplan adecuadamente, en el sentido que

las acciones ejecutadas se correspondan con aquéllas, dentro de un esquema

básico que permita la iniciativa y contemple las circunstancias vigentes en cada

momento.

Por consiguiente, siguiendo los lineamientos de INTOSAI, incumbe a la

autoridad superior la responsabilidad en cuanto al establecimiento de una

estructura de control interno idónea y eficiente, así como su revisión y

actualización periódica.

Ambas definiciones (COSO e INTOSAI) se complementan y conforman una

versión amplia del control interno: la primera enfatizando respecto a su carácter

de proceso constituido por una cadena de acciones integradas a la gestión, y la

segunda atendiendo fundamentalmente a sus objetivos.

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3. COMPONENTES

El marco integrado de control que plantea el informe COSO consta de cinco

componentes interrelacionados, derivados del estilo de la dirección, e

integrados al proceso de gestión:

Ambiente de control

Evaluación de riesgos

Actividades de control

Información y comunicación

Supervisión

El ambiente de control refleja el espíritu ético vigente en una entidad respecto

del comportamiento de los agentes, la responsabilidad con que encaran sus

actividades, y la importancia que le asignan al control interno.

Sirve de base de los otros componentes, ya que es dentro del ambiente

reinante que se evalúan los riesgos y se definen las actividades de control

tendientes a neutralizarlos. Simultáneamente se capta la información relevante

y se realizan las comunicaciones pertinentes, dentro de un proceso

supervisado y corregido de acuerdo con las circunstancias.

El modelo refleja el dinamismo propio de los sistemas de control interno. Así, la

evaluación de riesgos no sólo influye en las actividades de control, sino que

puede también poner de relieve la conveniencia de reconsiderar el manejo de

la información y la comunicación.

No se trata de un proceso en serie, en el que un componente incide

exclusivamente sobre el siguiente, sino que es interactivo multidireccional en

tanto cualquier componente puede influir, y de hecho lo hace, en cualquier otro.

SISTEMAS DE CONTROL INTERNO Página 49

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Existe también una relación directa entre los objetivos (Eficiencia de las

operaciones, confiabilidad de la información y cumplimiento de leyes y

reglamentos) y los cinco componentes referenciados, la que se manifiesta

permanentemente en el campo de la gestión: las unidades operativas y cada

agente de la organización conforman secuencialmente un esquema orientado a

los resultados que se buscan, y la matriz constituida por ese esquema es a su

vez cruzada por los componentes.

4. AMBIENTE DE CONTROL

El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el

accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno y que son por

lo tanto determinantes del grado en que los principios de este último imperan

sobre las conductas y los procedimientos organizacionales.

Es, fundamentalmente, consecuencia de la actitud asumida por la alta

dirección, la gerencia, y por carácter reflejo, los demás agentes con relación a

la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y

resultados.

Fija el tono de la organización y, sobre todo, provee disciplina a través de la

influencia que ejerce sobre el comportamiento del personal en su conjunto.

Constituye el andamiaje para el desarrollo de las acciones y de allí deviene su

trascendencia, pues como conjunción de medios, operadores y reglas

previamente definidas, traduce la influencia colectiva de varios factores en el

establecimiento, fortalecimiento o debilitamiento de políticas y procedimientos

efectivos en una organización.

Los principales factores del ambiente de control son:

La filosofía y estilo de la dirección y la gerencia.

SISTEMAS DE CONTROL INTERNO Página 50

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La estructura, el plan organizacional, los reglamentos y los manuales de

procedimiento.

La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el

compromiso de todos los componentes de la organización, así como su

adhesión a las políticas y objetivos establecidos.

Las formas de asignación de responsabilidades y de administración y

desarrollo del personal.

El grado de documentación de políticas y decisiones, y de formulación

de programas que contengan metas, objetivos e indicadores de

rendimiento.

En las organizaciones que lo justifiquen, la existencia de consejos de

administración y comités de auditorías con suficiente grado de independencia y

calificación profesional.

El ambiente de control reinante será tan bueno, regular o malo como lo sean

los factores que lo determinan. El mayor o menor grado de desarrollo y

excelencia de éstos hará, en ese mismo orden, a la fortaleza o debilidad del

ambiente que generan y consecuentemente al tono de la organización.

5. EVALUACION DE RIESGOS

El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que

afectan las actividades de las organizaciones. A través de la investigación y

análisis de los riesgos relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los

neutraliza se evalúa la vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse un

conocimiento practico de la entidad y sus componentes de manera de

identificar los puntos débiles, enfocando los riesgos tanto al nivel de la

organización (internos y externos) como de la actividad.

El establecimiento de objetivos es anterior a la evaluación de riesgos. Si bien

aquéllos no son un componente del control interno, constituyen un requisito

previo para el funcionamiento del mismo.

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Los objetivos (relacionados con las operaciones, con la información financiera y

con el cumplimiento), pueden ser explícitos o implícitos, generales o

particulares. Estableciendo objetivos globales y por actividad, una entidad

puede identificar los factores críticos del éxito y determinar los criterios para

medir el rendimiento.

A este respecto cabe recordar que los objetivos de control deben ser

específicos, así como adecuados, completos, razonables e integrados a los

globales de la institución.

Una vez identificados, el análisis de los riesgos incluirá:

Una estimación de su importancia / trascendencia.

Una evaluación de la probabilidad / frecuencia.

Una definición del modo en que habrán de manejarse.

Dado que las condiciones en que las entidades se desenvuelven suelen sufrir

variaciones, se necesitan mecanismos para detectar y encarar el tratamiento

de los riesgos asociados con el cambio. Aunque el proceso de evaluación es

similar al de los otros riesgos, la gestión de los cambios merece efectuarse

independientemente, dada su gran importancia y las posibilidades de que los

mismos pasen inadvertidos para quienes están inmersos en las rutinas de los

procesos.

Existen circunstancias que pueden merecer una atención especial en función

del impacto potencial que plantean:

Cambios en el entorno.

Redefinición de la política institucional.

Reorganizaciones o reestructuraciones internas.

Ingreso de empleados nuevos, o rotación de los existentes.

Nuevos sistemas, procedimientos y tecnologías.

Aceleración del crecimiento.

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Nuevos productos, actividades o funciones.

Los mecanismos para prever, identificar y administrar los cambios deben estar

orientados hacia el futuro, de manera de anticipar los más significativos a

través de sistemas de alarma complementados con planes para un abordaje

adecuado de las variaciones.

6. ACTIVIDADES DE CONTROL

Están constituidas por los procedimientos específicos establecidos como un

reaseguro para el cumplimiento de los objetivos, orientados primordialmente

hacia la prevención y neutralización de los riesgos.

Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y

en cada una de las etapas de la gestión, partiendo de la elaboración de un

mapa de riesgos según lo expresado en el punto anterior: conociendo los

riesgos, se disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos, los

cuales pueden agruparse en tres categorías, según el objetivo de la entidad

con el que estén relacionados:

Las operaciones

La confiabilidad de la información financiera

El cumplimiento de leyes y reglamentos

En muchos casos, las actividades de control pensadas para un objetivo suelen

ayudar también a otros: los operacionales pueden contribuir a los relacionados

con la confiabilidad de la información financiera, éstas al cumplimiento

normativo, y así sucesivamente.

A su vez en cada categoría existen diversos tipos de control:

Preventivo / Correctivos

Manuales / Automatizados o informáticos

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Gerenciales o directivos

En todos los niveles de la organización existen responsabilidades de control, y

es preciso que los agentes conozcan individualmente cuales son las que les

competen, debiéndose para ello explicitar claramente tales funciones.

La gama que se expone a continuación muestra la amplitud abarcativa de las

actividades de control, pero no constituye la totalidad de las mismas:

Análisis efectuados por la dirección.

Seguimiento y revisión por parte de los responsables de las diversas

funciones o actividades.

Comprobación de las transacciones en cuanto a su exactitud, totalidad, y

autorización pertinente: aprobaciones, revisiones, cotejos, recálculos,

análisis de consistencia, prenumeraciones.

Controles físicos patrimoniales: arqueos, conciliaciones, recuentos.

Dispositivos de seguridad para restringir el acceso a los activos y

registros.

Segregación de funciones.

Aplicación de indicadores de rendimiento.

Es necesario remarcar la importancia de contar con buenos controles de las

tecnologías de información, pues éstas desempeñan un papel fundamental en

la gestión, destacándose al respecto el centro de procesamiento de datos, la

adquisición, implantación y mantenimiento del software, la seguridad en el

acceso a los sistemas, los proyectos de desarrollo y mantenimiento de las

aplicaciones.

A su vez los avances tecnológicos requieren una respuesta profesional

calificada y anticipativa desde el control.

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7. INFORMACION Y COMUNICACIÓN

Así como es necesario que todos los agentes conozcan el papel que les

corresponde desempeñar en la organización (funciones, responsabilidades), es

imprescindible que cuenten con la información periódica y oportuna que deben

manejar para orientar sus acciones en consonancia con los demás, hacia el

mejor logro de los objetivos.

La información relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal

modo que llegue oportunamente a todos los sectores permitiendo asumir las

responsabilidades individuales.

La información operacional, financiera y de cumplimiento conforma un sistema

para posibilitar la dirección, ejecución y control de las operaciones.

Está conformada no sólo por datos generados internamente sino por aquellos

provenientes de actividades y condiciones externas, necesarios para la toma

de decisiones.

Los sistemas de información permiten identificar, recoger, procesar y divulgar

datos relativos a los hechos o actividades internas y externas, y funcionan

muchas veces como herramientas de supervisión a través de rutinas previstas

a tal efecto. No obstante resulta importante mantener un esquema de

información acorde con las necesidades institucionales que, en un contexto de

cambios constantes, evolucionan rápidamente. Por lo tanto deben adaptarse,

distinguiendo entre indicadores de alerta y reportes cotidianos en apoyo de las

iniciativas y actividades estratégicas, a través de la evolución desde sistemas

exclusivamente financieros a otros integrados con las operaciones para un

mejor seguimiento y control de las mismas.

Ya que el sistema de información influye sobre la capacidad de la dirección

para tomar decisiones de gestión y control, la calidad de aquél resulta de gran

trascendencia y se refiere entre otros a los aspectos de contenido, oportunidad,

actualidad, exactitud y accesibilidad.

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La comunicación es inherente a los sistemas de información. Las personas

deben conocer a tiempo las cuestiones relativas a sus responsabilidades de

gestión y control. Cada función ha de especificarse con claridad, entendiendo

en ello los aspectos relativos a la responsabilidad de los individuos dentro del

sistema de control interno.

Asimismo el personal tiene que saber cómo están relacionadas sus actividades

con el trabajo de los demás, cuáles son los comportamientos esperados, de

que manera deben comunicar la información relevante que generen.

Los informes deben transferirse adecuadamente a través de una comunicación

eficaz. Esto es, en el más amplio sentido, incluyendo una circulación

multidireccional de la información: ascendente, descendente y transversal.

La existencia de líneas abiertas de comunicación y una clara voluntad de

escuchar por parte de los directivos resultan vitales.

Además de una buena comunicación interna, es importante una eficaz

comunicación externa que favorezca el flujo de toda la información necesaria, y

en ambos casos importa contar con medios eficaces, dentro de los cuales tan

importantes como los manuales de políticas, memorias, difusión institucional,

canales formales e informales, resulta la actitud que asume la dirección en el

trato con sus subordinados. Una entidad con una historia basada en la

integridad y una sólida cultura de control no tendrá dificultades de

comunicación. Una acción vale más que mil palabras.

8. SUPERVISION

Incumbe a la dirección la existencia de una estructura de control interno idónea

y eficiente, así como su revisión y actualización periódica para mantenerla en

un nivel adecuado. Procede la evaluación de las actividades de control de los

sistemas a través del tiempo, pues toda organización tiene áreas donde los

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mismos están en desarrollo, necesitan ser reforzados o se impone

directamente su reemplazo debido a que perdieron su eficacia o resultaron

inaplicables. Las causas pueden encontrarse en los cambios internos y

externos a la gestión que, al variar las circunstancias, generan nuevos riesgos

a afrontar.

El objetivo es asegurar que el control interno funciona adecuadamente, a través

de dos modalidades de supervisión: actividades continuas o evaluaciones

puntuales.

Las primeras son aquellas incorporadas a las actividades normales y

recurrentes que, ejecutándose en tiempo real y arraigadas a la gestión,

generan respuestas dinámicas a las circunstancias sobrevinientes.

En cuanto a las evaluaciones puntuales, corresponden las siguientes

consideraciones:

a. Su alcance y frecuencia están determinados por la naturaleza e

importancia de los cambios y riesgos que éstos conllevan, la

competencia y experiencia de quienes aplican los controles, y los

resultados de la supervisión continuada.

b. Son ejecutados por los propios responsables de las áreas de gestión

(autoevaluación), la auditoria interna (incluidas en el planeamiento o

solicitadas especialmente por la dirección), y los auditores externos.

c. Constituyen en sí todo un proceso dentro del cual, aunque los enfoques

y técnicas varíen, priman una disciplina apropiada y principios

insoslayables. La tarea del evaluador es averiguar el funcionamiento real

del sistema: que los controles existan y estén formalizados, que se

apliquen cotidianamente como una rutina incorporada a los hábitos, y

que resulten aptos para los fines perseguidos.

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d. Responden a una determinada metodología, con técnicas y

herramientas para medir la eficacia directamente o a través de la

comparación con otros sistemas de control probadamente buenos.

e. El nivel de documentación de los controles varía según la dimensión y

complejidad de la entidad. Existen controles informales que, aunque no

estén documentados, se aplican correctamente y son eficaces, si bien

un nivel adecuado de documentación suele aumentar la eficiencia de la

evaluación, y resulta más útil al favorecer la comprensión del sistema

por parte de los empleados. La naturaleza y el nivel de la documentación

requieren mayor rigor cuando se necesite demostrar la fortaleza del

sistema ante terceros.

f. Debe confeccionarse un plan de acción que contemple:

El alcance de la evaluación

Las actividades de supervisión continuadas existentes.

La tarea de los auditores internos y externos.

Areas o asuntos de mayor riesgo.

Programa de evaluaciones.

Evaluadores, metodología y herramientas de control.

Presentación de conclusiones y documentación de soporte

Seguimiento para que se adopten las correcciones pertinentes.

Las deficiencias o debilidades del sistema de control interno detectadas a

través de los diferentes procedimientos de supervisión deben ser comunicadas

a efectos de que se adopten las medidas de ajuste correspondientes.

Según el impacto de las deficiencias, los destinatarios de la información

pueden ser tanto las personas responsables de la función o actividad implicada

como las autoridades superiores.

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CAPITULO IV

CUESTIONARIOS

INFORME SOBRE EL SISTEMA DE PREVENCION DEL LAVADO DE DINERO O DE

ACTVOS

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2008

I. INFORMACION RELATIVA AL EXAMEN

Motivo del examen

Objetivos del examen

Alcance del Examen

Responsabilidad

II. INFORMACION RELATIVA A LA ENTIDAD CREDITICIA

2.2 Actividad y antecedentes

2.2 Marco Legal

III. EVALUACION DEL CUMPLIMIETNO DEL REGLAMENTO PARA LA PREVENCION DEL LAVADO DE DINERO.

1. Controles internos implementados por los sujetos obligados para prevenir o detectar el lavado de dinero.

2. Señales de alerta para la detección de transacciones inusuales.

3. Registros de operaciones inusuales y criterios por no haber sido consideradas sospechosas

4. Registro de operaciones sospechosas y procedimientos para la comunicación a la UIF.

5. Clientes exceptuados del registro de transacciones

6. Procedimientos para el aseguramiento de la idoneidad del personal y los sujetos obligados

7. Conocimiento y capacitación del personal del programa de prevención del lavado de dinero

8. Procedimientos de seguridad en el almacenamiento de la información física y electrónica correspondiente al registro de transacciones.

9. Plan y procedimientos de trabajo del oficial de cumplimiento

10.Plan procedimientos de trabajo del oficial de cumplimiento

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11.Sanciones internas por incumplimiento del código de conducta o de las disposiciones establecidas en la Ley y el presente Reglamento.

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PROGRAMA DE AUDITORIA: AL AREA DE PREVENCION DE LAVADO DE DINERO

AL: 2008

OBJETIVO: Evaluar el área de Prevención de Lavado de Dinero

REF. HECHO FECHA DE HORAS

PROCEDIMIENTOS P/T POR TERMINO TOTALES

1. Verificar si el área cuenta con un manual de organización y funciones.

2. Determinar si el manual de prevención del lavado de dinero guarda relación con las políticas, mecanismos de prevención de transacciones inusuales y sospechosa.

3. Verifique el grado de contabilidad del sistema de prevención del lavado de dinero en distintas aéreas de operación de la cooperativa.

4. Evaluar los mecanismos de identificación, registro, y control de las transacciones sospechosas e inusuales que se detectan en la Cooperativa.

5. Evaluar la forma de comunicar las operaciones sospechosas e inusuales que se pre4sentan en la cooperativa, así como también las transacciones que son iguales o superen los montos establecidos por la unidad de inteligencia financiera (UIF)

6. Evaluar el cumplimiento de las funciones y responsabilidades del Oficial de Cumplimiento de la Cooperativa- Verifique si el oficial de cumplimiento

cumple con vigilar el cumplimiento de este manual.

- Verificar si el oficial de cumplimento cumple con emitir los informes a la SBS, al consejo de administración.

- Revisión del listado analítico de clientes que reporta los importes que se encuentren calificados como operaciones inusuales o sospechosas.

- Elaborar un cuestionario al personal de la entidad si conocen y si se aplica.

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- Si el Personal conoce el Manual de Prevención del lavado de dinero, sus políticas, mecanismos de prevención, difusión, procedimientos de registro y reporte y revisión del sistema de prevención.

- Verificar si en el desarrollo de las operaciones han incidido en el código de conducta que contiene los principios y valores éticos de todo el personal de la institución y en el cumplimiento del código.

- Efectuar la revisión de las ordene4s de pago correspondientes a los importes que se encuentren declarados en los formularios “Registro de Transacciones de Mayor Cuenta y a su vez reportados en los informes emitidos por el Oficial de Cumplimiento.

7. Revisar si los manuales son actualizados de acuerdo a las normas y procedimientos relacionados de prevención de lavado de Dinero.

8. Verificar si la cooperativa a reducido la posibilidad que pueda ser víctima de actividades ilegales efectuadas por sus socios, directivos y trabajadores.- Revisar si el manual de Lavado de

Dinero incluye el procedimiento de adecuación, aprobación por el consejo de Administración.

- Revisar si en el manual de lavado de dinero consta la firma de todo el personal de la institución aceptando los procedimientos a cumplir y el código de conducta a seguir.

- Determinar si el oficial de cumplimiento tiene implementada un software que le permita identificar las transacciones que sobre pasan los importes sujetos a control, registro y reporte de acuerdo a los dispositivos legales.

9. Verificar si la Oficina de auditoría interna presento el plan anual de auditoría 2008

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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

AUDITORIA AL AREA DE PREVENCION DE LAVADO DE DINERO

Entidad: ………………………….… Fecha: ……………….…….…………….

Personal Encuestado Oficial de Cumplimiento

PREGUNTASRESPUESTA REF

P.T.SI NO N/A1. Existe un manual de prevención del

lavado de dinero?X

2. Existe un sistema de prevención del lavado de dinero?

- Es confiable?

X

X

3. Existen mecanismos de identificación, registro, control y organización de las transacciones sospechosas e inusuales?

X

4. Cumple con emitir los informes a la SBS, al consejo de administración

5. Tiene usted implementado un software que permita identificar las transacciones que sobre pasan los importes sujetos a control, registro y reporte de acuerdo a los dispositivos legales

X

Observaciones

Preparado por FECHAFallas que afecten al alcance del examen

Cedula Nº

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Sociedad de Auditoria Aguilar

Vizcarra Asociados S.C.

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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

AUDITORIA AL AREA DE PREVENCION DE LAVADO DE DINERO

Entidad: ………………………………… Fecha: ……………….…….……………….

Personal Encuestado Personal seleccionado de la cooperativa

PREGUNTASRESPUESTA REF

P.T.SI NO N/A1. Conoce usted el Manual de Prevención de

Lavado de DineroX

2. Conoce Usted sus políticas, mecanismo de prevención y difusión del lavado de Dinero?

X

3. La cooperativa Capacita al personal sobre el código de conducta?

X

4. Ha firmado usted el código de conducta Cumple con emitir los informes a la SBS, al consejo de administración

X

Observaciones Todos los trabajadores contestaron “No”, la pregunta 4

Preparado por FECHAFallas que afecten al alcance del examen

Cedula Nº

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Sociedad de Auditoria Aguilar

Vizcarra Asociados S.C.

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CEDULA DE AUDITORIA EN EL AREA DE PREVENCION DE LAVADO DE DINERO

RAZON SOCIAL: Cooperativa de Ahorro y Crédito Nº 505 Ltda

PERIODO DE AUDITORIA: Del 01/01/2008 al 31/12/2008

FECHA DE AUDITORIA: Ejercicio 2008

OBJETIVOS

1. Evaluar los aspectos de organización del área.2. Determinar si el manual de prevención del lavado de dinero guarda

relación con las políticas mecanismos de prevención de transacciones inusuales o sospechosa.

3. Verificar el grado de confiabilidad del sistema de prevención.

PROCESOS Y/O DOCUMENTO

EXISTE, SE APLICA SOLO DE FORMULA

COMO SE EJECUTA

EVALUACION

OBSERVACIONES

E A F N/A

1.1 Manual de organización y funciones

X

La empresa tiene un manual de organización y funciones, quien es responsabilidad de cada área.

La empresa no acredita documento de evaluación sobre la ejecución del manual de organización y funciones

El manual de organización y funciones fue elaborado por especialistas con intervención del personal de la cooperativa.

1.2 Cuenta con una estructura orgánica

X

Con eficiencia fue estructurado de forma coordinada con el consejo directivo y gerente

Fue elaborada en conformidad de todos los involucrados

Guarda relación con las actividades de la institución y responsabilidades de las aéreas.

2.1 Guarda relación con las políticas mecanismos de prevención de transacciones inusuales o sospechosa

X El área responsable hace un seguimiento diario de las transacciones que puede ser

El seguimiento que hace la cooperativa guarda relación con las transaccio

El informe que remite al oficial de cumplimiento al SBS y la dirección guardan relación a las políticas y

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inusuales o sospechosas.

nes efectuadas por los socios y lo comunicado al SBS

mecanismos de prevención.

3. Confiabilidad del sistema de prevención

X

El área responsable hace cruce de información con el área de caja y operaciones para optimizar el sistema de prevención del lavado de dinero

La cooperativa tiene un sistema confiable porque aplican las normas de confiabilidad

El sistema de prevención de lavado de dinero se ejecuta en forma optima

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CEDULA DE AUDITORIA EN EL AREA DE PREVENCION DE LAVADO DE DINERO

RAZON SOCIAL: Cooperativa de Ahorro y Crédito Nº 505 Ltda

PERIODO DE AUDITORIA: Del 01/01/2008 al 31/12/2008

FECHA DE AUDITORIA: Ejercicio 2008

OBJETIVOS

4. Evaluar el mecanismo de identificación 5. Evaluar la forma de comunicar las formas sospechosas e inusuales, asi

también las transacciones que son iguales o superen los montos establecidos por la unidad de inteligencia financiera.

PROCESOS Y/O DOCUMENTO

EXISTE, SE APLICA SOLO DE FORMULA

COMO SE EJECUTA

EVALUACION

OBSERVACIONES

E A F N/A

4.1 Mecanismo de identificación

X X

La cooperativa por medio de sus cuentas de ahorros. Cta. Cte. identificados de acuerdo a lo establecido por Ley

La empresa tiene un mecanismo de identificación de lavado de dinero que trabaja de manera adecuada y cumple con los requisitos establecidos por norma

El mecanismo de identificación es eficaz

4.2 Registro X X

La cooperativa ejecuta el registro en forma diaria

El registro es efectuado en forma eficaz

4.3 Control x x El área responsable hace un control diario de las transacciones que puede ser inusuales o sospechosa

Guarda relación con las transacciones efectuadas por los socios y lo comunicado al SBS

El control cumple con los requerimientos legales

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s.Se comunica aplicando la norma establecida por el SBS

5.1 Como se comunica las transacciones sospechosas

X X

Considerando las transacciones que son iguales o superen los montos establecidos por la unidad de inteligencia

La cooperativa comunica conforme a las normas establecida (UIF)

El encargado de comunicar las operaciones sospechosa conoce la forma de su presentación

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CEDULA DE AUDITORIA EN EL AREA DE PREVENCION DE LAVADO DE DINERO

RAZON SOCIAL: Cooperativa de Ahorro y Crédito Nº 505 Ltda

PERIODO DE AUDITORIA: Del 01/01/2008 al 31/12/2008

FECHA DE AUDITORIA: Ejercicio 2008

OBJETIVOS

6. Evaluar el cumplimiento de las funciones y responsabilidades del oficial de cumplimiento.

7. Verificar si la revisión de las ordenes de pago correspondientes a los importes que se encuentran declarados en los formularios” Registro de Transacciones de Mayor cuantía” y sis estos son reportados en los informes emitidos por el oficial de cumplimiento

PROCESOS Y/O DOCUMENTO

EXISTE, SE APLICA SOLO DE FORMULA

COMO SE EJECUTA

EVALUACION

OBSERVACIONES

E A F N/A

6.1 Cumple con vigilar el cumplimiento del manual

X X

Efectúa un seguimiento y control diario del manual

La cooperativa cumple con vigilar, el cumplimiento del manual

El oficial de cumplimiento cumple con vigilar el cumplimiento de manual.

6.2 Presentación de los informes al SBS

X X

De acuerdo a las fechas establecidas por la SBS y el cronograma interno por la administración

Los informes fueron presentados respetando las fechas establecidas por la SBS y la administración.

El oficial de cumplimiento tiene conocimiento amplio de la forma de pre4sentacion y elaboración del informe

6.3 Revisa el listado analítico de clientes que reporta los importes que se encuentren calificados con operaciones inusuales o sospechosas

X X El OC hace cruce de información con las Cta. Cte. O ahorros de los socios con las presunciones de ingresos que estos puedan

El oficial de cumplimiento efectúa un seguimiento diario del listado analítico de clientes y analiza las operaciones inusuales

El oficial de cumplimiento conoce el procedimiento de revisión de las operaciones inusuales y sospechosas.

SISTEMAS DE CONTROL INTERNO Página 69

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tener (CTS. Gratificación Utilidades, etc.)

o sospechosas

7.1 Las órdenes de pago se encuentra declarados en los formularios de RTMC y reportados en los informes emitidos

X X

Efectúa un cruce de información con los reportes de las órdenes de pago y el RTMC y a sus vez con los informes emitidos

Los informes declarados o emitidos guarda relación con el listado de las órdenes de pago

Todas las transacciones anuales o sospechosas se encuentran declarados y concordados

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RAZON SOCIAL: Cooperativa de Ahorro y Crédito Nº 505 Ltda

PERIODO DE AUDITORIA: Del 01/01/2008 al 31/12/2008

FECHA DE AUDITORIA: Ejercicio 2008

OBJETIVOS

8. Determinar si los manuales son actualizados y si cumplen con las normas y procedimientos relacionados de Prevención de Lavado de Dinero.

9. Verificar si la cooperativa a reducido la posibilidad que pueda ser víctima de actividades ilegales efectuadas por socios, directivos y trabajadores.

10.Determinar si la oficina de auditoria interna presento el Plan Anual de auditoria 2008.

PROCESOS Y/O DOCUMENTO

EXISTE, SE APLICA SOLO DE FORMULA

COMO SE EJECUTA

EVALUACION

OBSERVACIONES

E A F N/A

8.1 Actualización de los manuales y cumplimiento a las normas

La cooperativa realiza la actualización de acuerdo a las normas del SBS

La cooperativa cumple con la actualización y guarda relación con las normas establecidas

La cooperativa contratada a una empresa de prestigio para actualización del manual.

9.1 El manual de lavado de dinero incluye el procedimiento de adecuación, aprobación por el C. De administración.

Se efectúa una reunión con el C de Adm. Para verificar si incluye el procedimiento de adecuación y aprobación.

El manual es presentado de acuerdo al procedimiento de adecuación y aprobación del C. de Adm.

La cooperativa cumple con los requisitos que debe tener el manual

9.2 El manual consta con la firma de todo el personal aceptando los procedimientos a cumplir y el código de conducta

La Cooperativa hace de conocimiento el manual para que

Todo el personal no a firmado la aceptación de los procedimie

Es responsabilidad de la Cooperativa hacer firmar al personal

SISTEMAS DE CONTROL INTERNO Página 71

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todo el personal proceda con la firma

ntos a cumplir y el código de conducta a seguir.

9.3 Implementación del software que le permita identificar las transacciones inusuales

El área responsable efectúa la implementación del software en forma constante

El software es implementado de acuerdo a los requerimientos y permite identificar las transacciones inusuales

Es necesario que también lo revise una empresa externa para vigilar su funcionamiento.

11. La oficina de auditoria interna presento el Plan Anual de Auditoria 2008

La oficina de auditoría interna presenta antes del cierre del ejerció el plan anual de auditoría 2008

La oficina de auditoría interna presento un informe referente al sistema de prevención de LD

La A.I. tiene que evaluar el sistema de prevención y detección del LD a fin de verificar el cumplimiento de la exigencia legal.

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OTROS MODELOS DE CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

AREA DE CONTABILIDAD

CUESTIONARIOS DE CONTROL

Entidad: ……………………………………… Fecha: ……………….…….………….

PREGUNTASRESPUESTA REF

P.T.SI NO N/A1. Cuenta la unidad de Contabilidad con los siguientes documentos?

a. Manual de Organización y funciones?Indique la fecha de aprobación y el N de Resolución?

b. Un lujo de actividades?c. Un plan de cuentas actualizado?d. Un manual de Procedimientos Contables?

2. Los jefes responsables supervisan que los trabajadores bajo su dependencia tomen conocimiento de sus funciones y deberes asegurando su adecuado cumplimiento?3. En la unidad de contabilidad independiente de las unidades de:

a. Adquisiciones?b. Almacenes?c. Rentas o Ingresos?d. Presupuesto?e. Cobranzas?f. CAJA?

4. Se basa el Sistema Contable en:a. Principios de contabilidad Generalmente

Aceptados?b. Plan Contable General?c. Plan Contable Gubernamental?d. Se cumple con el principio contable de

simultaneidad y paralelismo contable?5. El sistema Contable prevé la obtención de costos

por actividades o servicios prestados?a. Se basa el Sistema Contable en las Normas

Generales del Sistema de Contabilidad?b. La entidad Registra a sus operaciones aplicando

la Contabilidad Financiera y Contabilidad Presupuestal?

6. La unidad de Contabilidad de la principal, centraliza

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PORTILLO PEREIRA ASOCIADOS

CONTADORES PUBLICOS S.C.

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toda la información contable?a. La oficinas periféricas o sucursales remiten

oportunamente a la principal la información contable?

7. Existe una adecuada separación de funciones entre los auxiliares de Contabilidad, que asegure que una operación o transacción completa no recaiga en una sola operación?

8. Se cumple en todas las transacciones formularios pre numerales?a. Recepciona copia la Unidad de Contabilidad?

9. La unidad de Contabilidad de la entidad esta a cargo de un Contador Publico Colegiado?

10. Se formula Estados de: a. situación Financiera(Balance General) (F-1)b. Situación Económica ( Estado de Gestión) (F-2)c. Estado de Cambio en el Patrimonio Neto ( F-3)d. Estado de Flujos de Efectivo ( F-4) e. Balance de Ejecución de Ingresos y Gastos

(AP1)f. Estado de Origen y Aplicación de Fondos (AP2)

11. Se emite oportunamente tales estados, de acuerdo a las normas y/o directivas? (según sea el caso) a. Indicar que periodos corresponden los últimos

Estaos emitidos:i. …………………………………..ii. …………………………………..

b. Indicar la fecha de aprobación de tales estados y precisar el nivel que autoriza:

i. ………………………………….ii. ………………………………….

c. Se elaboran informes de movimiento 12. Se remiten dichos estados a las Organismos o

Entidades en los plazos establecidos en la legislación, norma y/o directiva (según se el caso).

13. Son analizados o interpretados los estados financieros en la unidad de contabilidad?

14. En la información Económico (estado de gestión), es posible distinguir los ingresos y gastos de operación de los que no son de esta naturaleza?

15. Reciben oportunamente los funcionarios responsables de la Administración los estados Financieros y Presupuestales para la toma de decisiones.a. Iniciar a que periodo corresponde los últimos

estados recibidos?b. Indicar las fechas de remisión

16. Registros de Contabilidad a. Están debidamente legalizados ante autoridades

competentes los libros principales?b. Están autorizados por el Director General de

Administración o quien haga sus veces los libros y registros auxiliares?

SISTEMAS DE CONTROL INTERNO Página 74

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c. Estén al día los Libros Principales?d. Estén al día los Registros Principales?

17. Están los Asientos de Contabilidad debidamente sustentados por documentos originales?a. se utilizan formularios pre – numerados?b. Son firmados por el Contador General?

18. Están archivados en orden lógico los documentos sustentatorios?a. de los ingresos?b. De los egresos?c. De los compromisos diarios?d. Son de fácil accesoe. Facilita las labores de auditoria?

19. Son los MAOYES Auxiliares conciliados mensualmente con la cuenta de control?a. Indique el mes al que corresponde a la ultima

conciliaciónb. Se ajustan las diferenciasc. Están los asientos de ajustes de Contabilidad

debidamente autorizados, además del Contador General por los funcionarios competentes?

20. Se preparan los anexos demostrativos de los saldos del mayor general?

21. Incluye el Balance General todo el Activo. Pasivo y Patrimonio de la entidad’

22. Son debidamente registrados los diversos valores recibidos en garantía?

23. Se lleva un registro y/o control de los prestamos otorgados o funcionarios y empleados de la entidad?a. esta al día b. Indique la fecha del ultimo registro

24. Potencial Humanoa. Tiene el área de contabilidad la cantidad de

personal suficiente para cumplir sus actividades?b. Tiene el área de contabilidad cubierto el CAP

autorizado?c. El personal que elabora en la unidad contable

tiene formación universitaria?d. El personal que elabora en la unidad contable ha

sido capacitado en relación al sistema contable que se aplican en la entidad?

25. Recursos materialesa. son atendidos oportunamente los requisitos de

material y equipos que formula la Unidad Contable para el cumplimiento de sus actividades?

b. El equipo de computo son suficientes para atender las necesidades de la Unidad Contable?

c. Las computadoras y los equipos adicionales están en buen estado de funcionamiento?

Observaciones

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Preparado por FECHAFallas que afecten al alcance del examen

Cedula Nº

CUESTIONARIO DE CONTROL SI NO

A. ANALISIS DE RIESGOS

1. ¿Se verifica un seguimiento periódico del plan estratégico?

2. ¿Se inspecciona cual es el posicionamiento de la compañía respecto a la competencia?

3. ¿ Se efectúan reuniones habituales de la alta dirección para tratar asuntos estratégicos del negocio?

4. ¿ Se examina la rentabilidad de las diversas unidades de negocio?

5. ¿Se analiza el riesgo de crédito?

6. ¿ Se analiza el riesgo de obsolescencia de las existencias?

7. ¿ Se analiza la rentabilidad de las inversiones en activos fijos?

8. ¿S controla la actividad y los resultados de las delegaciones y/o filiales?

CUESTIONARIO DE CONTROL SI NO

B. CICLO DE COMPRAS, INVERSIONES, NOMINAS Y PAGO

1. ¿Esta Centralizada la función de compras?

2. ¿Existe control de presupuesto de las compras?

3. ¿Están autorizadas las compras e inversiones previamente a su solicitud? (en el caso de inversiones se analiza la suficiencia presupuestaria)

4. ¿Existe una lista de proveedores autorizados?

5. ¿Se verifican las existencias compradas en cuanto a número y calidad?

6. ¿Se cotejan en recepción las unidades registradas en albaran

SISTEMAS DE CONTROL INTERNO Página 76

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con las perdidas?

7. ¿Se cotejan en recepción las unidades recibidas con el albaran?

8. ¿Se cotejan las unidades indicadas en factura con el albaran?

9. ¿Se revisa la introducción de existencias y la valoración en el sistema de inventario permanente?

10. ¿Se cotejan los precios con la plantilla pactada?

11. ¿Se autorizan las facturas y la fecha de pago antes de pasarlas a tesorería?

12.¿Se comunica a contabilidad las facturas debidamente autorizadas’

13. ¿Se autoriza suficientemente la emisión de notas de cargo a los proveedores en caso de discrepancias?

14. ¿Se concilian las notas de cargo con la nota de abono emitida del proveedor?

15. ¿Se verifica la entrada de existencias previamente a la autorización de una

16. Al cierre, se registran las compras con facturas pendientes de recepción.

17. Al cierre, se analizaran los gastos susceptibles de periodificación contable por el responsable de contabilidad.

18. Semestralmente, se amortizan los elementos del inmovilizado.

19. ¿Se realiza inventario físico de existencias al cierre y relativo de inmovilizado?

20. ¿Se analiza la obsolescencia de las existencias al cierre del ejercicio?

21. ¿Existe un criterio formalizado para distinguir las reparaciones de las mejoras?

22. ¿Se revisa la asistencia al puesto de trabajo previamente a la elaboración de la nómina y especialmente los finiquitos?

23. ¿Se autoriza el pago por persona independiente al preparador de la nomina?

24. ¿Las funciones de compra, pago y contabilidad están suficientemente segregadas o existen mecanismos de autorización que garanticen la independencia de funciones?

SISTEMAS DE CONTROL INTERNO Página 77

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25.¿Se cotejan por persona independientemente las bases fiscales con los datos contables?

CUESTIONARIO DE CONTROL SI NO

C. CICLO DE INGRESOS Y COBRO

1. ¿Existe presupuesto de ventas?

2. ¿los vendedores y directivos de venta no perciben su retribución en función de objetivos de venta y rentabilidad?

3. ¿Existe una tarifa oficial de precios y una política predefinida de descuentos y devoluciones?

4. ¿Se exige un nivel suficiente de autorización para separarse de las políticas preestablecidas en cuanto a precios y descuentos?

5. ¿Se autorizan las ventas por el nivel suficiente en función del riesgo crediticio derivado?

6. ¿Se analiza la concentración de crédito antes de aplazar una operación?

7. ¿Se comprueban las existencias pedidas por los clientes previamente a su embarque?

8. ¿Se corteja el albaran emitido con la nota de pedido de cierre?

9. ¿ Se corteja la factura emitida con el albaran/es?

10. ¿Se comprueban los datos del cliente y se actualizan adecuadamente?

11. ¿Se mantiene un registro de cuentas a cobrar en función de la antigüedad de los saldos?

12. ¿Se autorizan adecuadamente los saneamientos de créditos por morosidad o descuentos?

13. ¿Se registran adecuadamente y se siguen los anticipos de clientes?

SISTEMAS DE CONTROL INTERNO Página 78

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CONCLUSIONES

1. PRIMERA

El Control Interno es una herramienta de suma importancia para

salvaguardar y proteger aspectos tales como de índole financiero,

económico, etc. Pues su debida utilización trae consigo que en las

entidades permanezca un debido orden acorde a lo establecido por las

resoluciones pertinentes en cada territorio nacional para las entidades.

La utilización del Control Interno en las entidades permite que se

reduzcan en gran magnitud las ilegalidades y corrupción dentro del

marco laboral, ya que obliga a cada elemento de la organización a ser

mayor controlado por la persona pertinente.

2. SEGUNDA

Los principales componentes de control interno son: Ambiente de

control, Proceso de evaluación del riesgo, El sistema de información

contable, Actividades de control, Monitoreo de los controles. Los cuales

son útiles para que el control interno funcione apropiadamente.

El control interno puede ser evaluado a través de los siguientes

métodos: Método Descriptivo, Método de Cuestionario, Diagramas de

Flujo. La evaluación del control interno permite al auditor establecer si se

están ejecutando correctamente y utilizando los métodos, políticas y

procedimientos establecidos por la dirección de la empresa.

3. TERCERA

En el marco de control postulado a través del Informe COSO, la

interrelación de los cinco componentes (Ambiente de control, Evaluación

de riesgos, Actividades de control, Información y comunicación, y

Supervisión) genera una sinergia conformando un sistema integrado que

responde dinámicamente a los cambios del entorno.

SISTEMAS DE CONTROL INTERNO Página 79

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Atendiendo a necesidades gerenciales fundamentales, los controles se

entrelazan a las actividades operativas como un sistema cuya

efectividad se acrecienta al incorporarse a la infraestructura y formar

parte de la esencia de la institución.

Mediante un esquema de controles incorporados como el descripto:

1. Se fomentan la calidad, las iniciativas y la delegación de poderes.

2. Se evitan gastos innecesarios.

3. Se generan respuestas ágiles ante circunstancias cambiantes

4. CUARTA

El método de cuestionarios consiste en diseñar cuestionarios con base en

preguntas que deben ser contestadas por los funcionarios y personal

responsable de las distintas áreas de la empresa bajo examen. Las

preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta afirmativa

indique un punto óptimo en el sistema de control interno y una respuesta

negativa indique una debilidad o un aspecto no muy confiable. Algunas

preguntas probablemente no resultan aplicables; en ese caso se utilizan

las letras NA no aplicable. En otros casos, la pregunta amerita un

análisis más detallado; en este caso, se cumple la información.

Normalmente, el auditor obtiene las respuestas de los funcionarios

mediante una entrevista tratando de obtener la mayor evidencia. En este

sentido es conveniente tener presente que el examen de control interno

no concluye con la contestación de las preguntas del cuestionario. El

auditor debe obtener evidencia y otras pruebas por medio de

procedimientos alternativos que le permitan determinar si realmente se

llevan a la práctica los procedimientos que la empresa tiene previstos.

Con este objetivo, es conveniente que el auditor solicite algunos

documentos que comprueben las afirmaciones; por ejemplo, en el caso

de conciliaciones bancarias, podría solicitarse la del último mes para

comprobar su existencia.

SISTEMAS DE CONTROL INTERNO Página 80

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La aplicación del cuestionario permite servir de guía para el relevamiento

y la determinación de las áreas críticas de una manera uniforme

facilitando la preparación de las cartas de control interno.

SISTEMAS DE CONTROL INTERNO Página 81

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BIBLIOGRAFÍA

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Sistema de Control Interno en www.monografias.com

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Ministerio de 3 Finanzas y Precios, 2003

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SISTEMAS DE CONTROL INTERNO Página 82

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Wood Fonseca, Guillermo. El control es el hombre. Revista de Auditoría

y Control. 2(4): 37-45, 2001

SISTEMAS DE CONTROL INTERNO Página 83

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INDICE

.

CAPITULO I ………………………………………………………………………….…….……..……..3

CONTROL INTERNO………………………………………………………………..………..……….. 3

INTRODUCCIÓN

1. INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………..………...3

2. CONCEPTO, IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO. …………………………….…3

3. OBJETIVO DEL CONTROL INTERNO……………………………………………...............5

3.1 Objetivos de las Operaciones…………………………………………………………..5

3.2 Objetivos relacionados con la información financiera. ……………….............5

3.3 Objetivos de Cumplimiento. ………………………………………………………….....6

3.4 Interrelaciones de los tres tipos de objetivos………………………………………….7

4. PRINCIPIOS Y NORMATIVAS DEL CONTROL INTERNO……………………...............8

4.1 División del trabajo. ………………………………………………………………...8

4.2 Fijación de responsabilidad. …………………………………………………………….9

4.3 Cargo y descargo. ………………………………………………………………………. .9

5 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO. ………………………………………………….11

5.1 Ambiente de Control. …………………………………………………………………...11

5.1.1 Normas para el Ambiente de Control…………………………….……….12

5.1.2. Evaluación del Ambiente de control……………………………….…….14

5.2 . Evaluación de Riesgos. …………………………………………………….……15

5.2.1. Normas para la evaluación de los riesgos……………………….………15

5.3. Actividades de Control. ………………………………………………………….……18

5.3.1. Normas de Actividades de control………………………………….……..19

5.3.2. Evaluación del componente Actividades de Control…………….……..23

5.4 Información y comunicación. …………………………………………….………24

5.4.1. Normas de Información y Comunicación………………………….……..24

5.4.2. Evaluación de Información y Comunicación…………………….………28

5.5 Supervisión o Monitoreo. ………………………………………………….………29

5.5.1. Normas de Supervisión o Monitoreo…………………………….……….29

5.5.2. Evaluación de la Supervisión y Monitoreo…………………….…………31

6. LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO……………………………………….……………32

CAPITULO II…………………………………………………………………………………….……..33

SISTEMA DE CONTROL INTERNO………………………………………………………….…….33

1.- INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………….……….33

2.- COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO……………………………………………..…...33

SISTEMAS DE CONTROL INTERNO Página 84

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2.1.- Ambiente de control…………………………………………………………………….33

2.2.- Proceso de evaluación del riesgo………………………………………………….….34

2.3.- El sistema de información contable……………………………………………..….…34

2.4.- Actividades de control………………………………………………………….……….34

2.4.1.- Evaluaciones del desempeño………………………………………….….35

2.4.2.- Controles del procesamiento de la información………………………....35

2.4.3.- Controles físicos………………………………………………………..……35

2.4.4.- División de obligaciones……………………………………………..……..36

2.5.- Monitoreo de los controles………………………………………………………..……36

3.- EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO………………………………………………..……..37

3.1.- Definición…………………………………………………………………………...……37

3.1.1.- Método Descriptivo……………………………………………………….....38

3.1.2.- Método de Cuestionario ……………………………………………………38

3.1.3.- Diagrama de Flujo…………………………………………………………...38

3.2.- Proceso de evaluación del control interno……………………………………………39

3.3.- Identificación de los riesgos……………………………………………………………41

3.3.1.- Riesgo Inherente…………………………………………………………….41

3.3.2.- Riesgo de Control……………………………………………………………42

3.3.3.- Riesgo de Detección………………………………………………………...42

3.4.- Medios de evaluación del riesgo de control…………………………………………..42

CAPITULO III…………………………………………………………………………………...……….46

INFORME COSO………………………………………………………………………………..……...46

1. CONTROL INTERNO Y EL INFORME COSO…………………………………………..……..46

2. DEFINICION Y OBJETIVOS……………………………………………………………..……….47

3. COMPONENTES…………………………………………………………………………..……...49

4. AMBIENTE DE CONTROL……………………………………………………………..…………50

5. EVALUACION DE RIESGOS……………………………………………………………..………51

6. ACTIVIDADES DE CONTROL…………………………………………………………..……….53

7. INFORMACION Y COMUNICACIÓN…………………………………………………..……….55

8. SUPERVISION…………………………………………………………………………..………..,56

CAPITULO IV………………………………………………………………………………..…………59

SISTEMAS DE CONTROL INTERNO Página 85

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CUESTIONARIOS……………………………………………………………………….…….………59

CONCLUSIONES…………………………………………………………………………….……….79

BIBLIOGRAFÍA………………………………………………………………………………..……….82

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