asamblea nacional · - resolución nº 263 del 30 de junio de 2008, por la cual se modifica la...

ASAMBLEA NACIONAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN

2018

Generalidades

Base Legal

Descripción de Conceptos

Estructura Organizativa

Objetivos y Funciones

Procedimientos

Mapeos

Anexos

Asamblea Nacional

DIRECTIVA DE LA ASAMBLEA NACIONAL

H.D. YANIBEL ÁBREGO SMITH

PRESIDENTA

H.D. JORGE IVÁN ARROCHA ROSARIO

PRIMER VICEPRESIDENTE

H.D. GABRIEL SOTO MARTÍNEZ

SEGUNDO VICEPRESIDENTE

LIC. FRANZ O. WEVER Z. SECRETARIO GENERAL

LIC. ANELIS BERNAL SUBSECRETARIA GENERAL

Asamblea Nacional

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

LIC. LUZ MARINA NAVARRO GUTIÉRREZ DIRECTORA

PERSONAL TÉCNICO

LIC. MARKELDA CAÑIZALES ANALISTA

LIC. BERTA HISLOP ANALISTA

LIC. MELINA OROCÚ ANALISTA

LIC. CARMEN DÍAZ ANALISTA

TEC. GLORIA GIL ASISTENTE ADMINISTRATIVA

MATILDE BUSTAMANTE SECRETARIA

POR LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN LIC. AQUILINO ORTEGA

DIRECTOR

LIC. FRANCILINO DÍAZ SUBDIRECTOR

REVISADO POR:

DEPARTAMENTO DE CORRECCIÓN Y ESTILO DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA EN ASUNTOS PLENARIOS

LIC. MIRNA VARGAS CORRECTORA

Asamblea Nacional

ÍNDICE

Página

Introducción i

I. Generalidades 1

1. Objetivo del Manual 1

1.1. Ámbito de aplicación

2. Base legal

3. Descripción de conceptos 5

II. Estructura Organizativa de la Dirección de Comunicación 8

III. Objetivo y Funciones 9

Procedimiento para la cobertura de eventos y giras para transmisión en vivo 18 Mapeo

Procedimiento para cobertura informativa de eventos y giras (radio, TV y redes Sociales/twiter, Instagram, Facebook, Página Web, Youtube) 21 Mapeo Procedimiento para publicidad pagada 24 Mapeo Procedimiento para recepción y entrega de equipos técnicos para reparación 27 Mapeo Procedimiento para producción de un programa de televisión 30 Mapeo

Procedimiento para confección de la memoria institucional. 32 Mapeo Procedimiento para producción de noticieros televisivos. 37 Mapeo Procedimiento para producción de noticieros (programas) de radio. 40 Mapeo Procedimiento para atención y orientación a los representantes de los medios masivos de comunicación. 43 Mapeo

IV. Procedimientos y Mapeos

Asamblea Nacional

Procedimiento para visitas guiadas 46 Mapeo

Anexo #1 Formulario para Reporte de Reparación de Equipo Técnico Instructivo Anexo#2 Bitácora de Reparación de Equipos Técnicos Instructivo Anexo #3 Formulario Control de Salida y Entrada de Equipos Técnicos para Reparación fuera de la Institución Instructivo Anexo#4 Formulario para Inventario de Entrega y Recepción de Equipos para Cobertura Instructivo

Firma de autorización

V. Anexos

OTROS

Asamblea Nacional

INTRODUCCIÓN

La Dirección de Comunicación se da a la tarea de elaborar el presente manual, a fin de

documentar los procedimientos operativos de su responsabilidad, orientados a mantener la

comunicación entre la Institución, el público y los agentes de información en general, a

través de los diferentes medios, así como monitorear la difusión de programas, proyectos y

acciones institucionales a través de los medios de comunicación.

El documento describe los procesos operativos e incluye las áreas y puestos que intervienen

precisando su responsabilidad y participación.

Asimismo, auxilia en la introducción del puesto, a la formación y capacitación del personal;

su consulta permite identificar con claridad los procedimientos y las rutinas de trabajo que

debe ejecutar cada unidad.

Por ser un documento de consulta frecuente y sujeto a mejoras, su contenido quedará sujeto

a cambios cada vez que la estructura o las leyes se modifiquen, a fin de que siga siendo un

instrumento actualizado y eficaz, lo cual constituye una responsabilidad de dicha dirección

y de los departamentos que la integran para proporcionar la información que facilite su

actualización.

Manual de Procedimientos Administrativos de la Dirección de Comunicación

Asamblea Nacional 1

I. GENERALIDADES

El presente manual tiene el propósito de ofrecer la descripción de las actividades y procedimientos como guía de trabajo para la ejecución de las actividades de la Dirección de Comunicación, con el objeto de dar cumplimiento a la esencia de sus responsabilidades como dependencia de comunicación para evaluar la eficiencia y efectividad del sistema de control interno, a efecto de que se garantice la transparencia y el uso adecuado de los recursos de la institución.

1. OBJETIVO

Con la elaboración del presente manual, se pretende dar a conocer en su secuencia lógica las distintas actividades que desempeña la Dirección de Comunicación de acuerdo a las atribuciones que tiene encomendadas.

Los objetivos específicos del documento son:

• Presentar una visión de conjunto de la Dirección de Comunicación. • Describir las funciones que corresponden a cada uno de los departamentos que la

integran. • Evitar discrecionalidad en la toma de decisiones. • Orientar al personal de nuevo ingreso a fin de facilitar su incorporación al área.

1.1. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Este documento está dirigido a los servidores públicos que laboran en la Dirección de Comunicación, así como al personal de nuevo ingreso; su objetivo es otorgar al personal un instrumento de inducción sobre las actividades que se llevan a cabo en esta Dirección y sus responsabilidades. Por otra parte, es importante señalar que la observancia a lo establecido en el presente documento facilitará el cumplimiento de las funciones que por ley corresponden a la Dirección de Comunicación y contribuirá al logro efectivo de los objetivos institucionales.

2. BASE LEGAL Y NORMATIVA

- Constitución Política de la República de Panamá de 1972, reformada por los Actos Reformatorios de 1978, por el Acto Constitucional de 1983 y los Actos Legislativos 1 de 1993 y 2 de 1994; y por el Acto Legislativo N° 1 de 2004.

- Ley Nº 30 de 14 de diciembre de 1993, "Por la cual se crea la Biblioteca Parlamentaria Dr. Justo Arosemena" (G. O. No. 22,438 de 23 de diciembre de 1993).

- Ley 12 de 10 de febrero de 1998, Por la cual se desarrolla la Carrera del Servicio Legislativo.

- Ley 16 de 8 de febrero de 2008, Que reforma la Ley 12 de 10 de febrero de 1998, por la cual

se desarrolla la Carrera del Servicio Legislativo y dicta otras disposiciones.


Asamblea Nacional 2

- Ley 16 de 17 de febrero de 1998, "Por la cual se reforma el Texto Único del Reglamento Orgánico del Régimen Interno de la Asamblea Legislativa" (G. O. 23,539 de 11 de mayo de 1998).

- Resolución Nº 42 de 9 de junio de 1998, de la Directiva de la Asamblea Legislativa, por la

cual se aprueba la nueva estructura administrativa del Órgano Legislativo.

- Resolución Nº 8 de 5 de octubre de 1998, Por la cual la Directiva de la Asamblea Legislativa modifica la Resolución Nº 42 de 9 de junio de 1998.

- Ley 35 de 30 de julio de 1999, Por la cual se modifica el Reglamento Orgánico del Régimen

Interno de la Asamblea Legislativa (G. O. 23,855 de 3 de agosto de 1999).

- Resolución Nº 72 de 11 de julio de 2000, Por la cual se modifica la estructura administrativa del Órgano Legislativo.

- Resolución Nº 49 de 30 de mayo de 2001, Por la cual se crea la Dirección Nacional de

Promoción de la Participación Ciudadana.

- Resolución Nº 80 de 9 de agosto de 2001, Por la cual se modifica la estructura organizativa de la Asamblea Legislativa.

- Resolución Nº 117 de 7 de agosto de 2002, Por la cual se modifica la estructura organizativa

de la Asamblea Legislativa y modifica la Resolución Nº 80 de 9 de agosto de 2001 y a todas las que les sean contrarias.

- Resolución Nº 263 del 30 de junio de 2008, Por la cual se modifica la estructura organizativa

de la Asamblea Nacional y modifica la Resolución Nº117 de 7 de agosto de 2002 y a todas las que les sean contrarias.

- Resolución Nº 178 de 30 de junio de 2010, Por la cual se aprueban modificaciones al

Reglamento de Administración de Recursos Humanos y se Autoriza el Ordenamiento en un Texto Único.

- Resolución Nº 019 de 14 de agosto de 2008, Por la cual la Directiva de la Asamblea

Nacional modifica la Resolución Nº 263 de 30 de junio de 2008.

- Resolución Nº 52 de 12 de agosto de 2009, Por la cual la Directiva de la Asamblea Nacional deroga la Resolución Nº 263 de 30 de junio de 2008, modificada por la Resolución Nº 314 de 14 de agosto de 2008 y modifica la Resolución Nº 216 de 5 de julio de 2007.

- Resolución N° 114 de 6 de octubre de 2009, Modifica la estructura organizativa de la

Asamblea Nacional, creado, dentro de la Dirección de Recursos Humanos, el Departamento de Servicios Legislativos.

- Resolución N° 131 de 14 de octubre de 2009, Que crea la Unidad de Estadística de la

Asamblea Nacional.


Asamblea Nacional 3

- Resolución N° 155 de 26 de octubre de 2009. El recurso humano que se asigne al

Departamento de Servicio Legislativo corre a la categoría de servidores públicos de libre nombramiento y remoción, y no podrá ser adscrito a la Carrera de Servicios Legislativos.

- Ley 66 de 2009 de 30 de octubre de 2009, Que reforma el Texto Único de Ley 49 de 1984

Reglamento Orgánico del Régimen Interno de la Asamblea Nacional. (Gaceta 26400-C de 30/10/2009).

- Resolución N° 116 de 9 de febrero de 2010, Que aprueba el Texto Único de la Ley 49 de

1984, que adopta el Reglamento Orgánico del Régimen Interno de la Asamblea Nacional.

- Resolución N° 466 de 5 de mayo de 2010, Crea la Oficina de Equiparación de Oportunidades. - Resolución No.46 de 5 de agosto de 2010. Se modifica la denominación de las Secretarías Técnicas y se crea la Secretaría Técnica de Presupuesto.

- Resolución N° 47 de 5 de agosto de 2010, Por la cual se modifica la estructura organizativa

de la Asamblea Nacional.

- Resolución N° 454 de 29 de abril de 2011, Por la cual se aprueba en todas sus partes el Manual de Organización y Funciones del Órgano Legislativo.

- Resolución N° 45 de 3 de agosto de 2012, Por la cual se modifica la estructura organizativa

de la Asamblea Nacional.

- Resolución N° 434 de 1 de abril de 2015, Que reforma la estructura organizativa de la Institución y adiciona la Unidad de Igualdad de Género.

- Resolución N° 99 de 14 de septiembre de 2015, Que modifica la estructura organizativa y

crea la Dirección de Cultura y Deportes de la Asamblea Nacional.

3. DESCRIPCION DE CONCEPTOS

1. Boletín de prensa: Documento dirigido a los medios de comunicación con el propósito

de anunciar algo de interés público y con el objetivo de fijar su posición frente a un tema

en particular dentro del marco de la credibilidad y transparencia.

2. Campaña: Conjunto de acciones en medios de comunicación para dar a conocer

mensajes gubernamentales de interés público.

3. Estrategia de Comunicación del Gobierno: Lineamientos que rigen las acciones de

comunicación, prensa y relaciones públicas, entre otros, para las áreas de comunicación

social de las dependencias y organismos del Gobierno.


Asamblea Nacional 4

4. Gira: Visita pública o privada a algún destino nacional o internacional por parte de algún

directivo de la Asamblea.

5. Medio de comunicación: Periódico, radio, televisión e internet, principalmente.

6. Mensaje: Información que se dirige, a través de un canal de comunicación, a un auditorio

en específico.

7. Nota negativa: Nota periodística, en cualquier medio de comunicación, con información

o algún enunciado de impacto negativo a la Asamblea.

8. Proveedor: Empresa de monitoreo de medios de comunicación.

9. Público objetivo: Conjunto de personas a las que va dirigido una serie de mensajes

específicos.

10. Redes sociales: Facebook, Twitter e Instagram, principalmente.

11. Reseña: Documento con los datos generales de periodistas o medios de comunicación.

12. Sitio web: Portal de internet.

13. Tiempos oficiales: Tiempo aire en medios de comunicación electrónica.

14. Cobertura: Presencia de una o un grupo de personas en un evento determinado, para

realizar el registro en audio, video y fotografía, de la actividad.

15. Pool: Equipo de personas destinadas a cubrir un programa o actividad institucional.

16. Kit de prensa: Concentrado de información (comunicado, artículos, fotografías, etc.)

destinada al uso de los representantes de los medios de comunicación.

17. Entrevistas: Encuentro con una o más personas para conocer su opinión sobre un

determinado aspecto de interés general o particular.

18. Medios de comunicación impresos y electrónicos: Sistema de transmisión de mensajes

a través de la palabra, gestos, signos o imágenes, específicamente los relacionados con la

prensa, radio y televisión.

19. Síntesis informativa: Compilado de los principales sucesos ocurridos en un determinado

periodo y que puede presentarse en medio escrito o electrónico.

20. Impactos: Posibilidad que tiene un mensaje de ser captado por cada receptor de un

medio, generalmente medido en cantidad.

21. Insumos: Solicitud escrita o verbal para la cobertura del evento.

22. Estrategia de comunicación: Habilidad técnica y espíritu creativo en el planteamiento y

desarrollo de una acción de comunicación, de acuerdo con los medios a utilizar.


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23. Producto: Objeto final, visual o auditivo, que forma parte de una campaña de

comunicación (cartel, pendón, spot de radio, cápsula de televisión, etc.)

24. Difusión: Propagación de noticias, conocimientos, actitudes, costumbres, modos, teorías a

través de los diferentes medios electrónicos, a su alcance en cuanto a audiencia, en

perfectas condiciones de su señal de emisión.

25. Planeación de campañas: Recolección y análisis de toda la información posible sobre

una acción de comunicación, siguiendo unos objetivos concretos y razonables,

culminando con la correspondiente toma de decisiones sobre el servicio o producto objeto

de la campaña.

26. Diseño gráfico: Visualización de una idea o de un objeto, a través de un dibujo o imagen.

27. Número de autorización: Número consecutivo designado para identificar un producto de

otro.

28. Orden de trabajo: Documento con fuerza de contratación por el que una agencia o

anunciante ordena al medio la difusión de uno o más mensajes publicitarios en las

condiciones o circunstancias que en el mismo se indican, respecto a fecha, horario y

duración y que va acompañado del material correspondiente.

29. Vestir un evento: Ambientación que se hace de un espacio mediante el uso de productos

tales como carteles, banderolas, lonas de vinil, etc.

30. Pauta de transmisión (no remunerada): Relación de los anuncios que deben entrar en

un programa y que facilita la sección de publicidad y programación con indicaciones

detallas de fecha, horario y duración.

31. Dictamen técnico: Documento de autorización sobre el uso de la imagen institucional

orientada a la producción en serie de determinado producto de comunicación.

32. Leyenda: Texto, trazado y cortado, para colocarse sobre una superficie de medidas

determinadas.

33. Rating: Porcentaje de audiencia en aparatos de radio y televisión, conectados a un

programa dado y minuto a minuto durante todos los días de su duración.

34. Boletín o comunicado: Documento que la Asamblea Nacional redacta y distribuye entre

los medios de comunicación, de acuerdo con los lineamientos y estrategias establecidos

por el Programa Interno de Comunicación para ser transmitido por la radio o la televisión,

o publicado en la prensa.


Asamblea Nacional 6

35. Boletín informativo de noticias: Conjunto de noticias que, a horas determinadas,

transmiten la radio o la televisión o se publican en prensa y que se entrega al servidor

público que lo solicita.

36. Comunicación: Proceso de interacción social de los grupos, durante el cual se

intercambian o dan a conocer ideas, sentimientos, creencias, comúnmente por medio del

lenguaje.

37. Comunicado: Nota o declaración que se divulga para conocimiento público.

38. Conferencia de prensa: Reunión de los medios de comunicación convocados por una

persona pública para escuchar sus declaraciones sobre un tema o asunto y realizar

preguntas.

39. Difusión: Propagación de algo, especialmente de un conocimiento o de una noticia.

40. Medios de comunicación: Instrumentos destinados a difundir información. Se dice que la

televisión, radio y prensa e Internet, agrupados o por sí mismos, forman esos medios.

41. Monitoreo: Término que significa mantener bajo observación un medio o un programa de

radio o televisión.


Asamblea Nacional 7

II. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA


Asamblea Nacional 8

DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN

SUBDIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN


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III. OBJETIVOS Y FUNCIONES


OBJETIVO

Mantener informada a la comunidad sobre la gestión institucional que realiza la Asamblea

en su actuación legislativa, en beneficio de la sociedad panameña.

FUNCIONES

• Dirigir y coordinar la ejecución del programa de recopilación y divulgación de noticias

relativas a tópicos de interés para la Institución a través de boletines informativos,

comunicados de prensa, publicaciones escritas, radiales y televisivas, folletos y otros.

• Coordinar y supervisar la adecuada ejecución de todas aquellas actividades, proyectos

y programas dirigidos a la promoción de la imagen de la Asamblea Nacional ante la

comunidad.

• Dirigir y orientar las relaciones públicas del Órgano Legislativo.

• Supervisar la elaboración de artículos, boletines informativos y noticias para los

medios de comunicación social tanto escritos como radiales y televisivos.

• Atender a representantes de medios informativos.

• Mantener contacto permanente con organismos públicos, privados, asociaciones

deportivas, culturales (nacionales y extranjeras), y medios de comunicación en general.

• Organizar entrevistas, conferencias o ruedas de prensa.

• Representar a la Institución en actos de interés general.

• Elaborar y presentar informes de las actividades realizadas por la Dirección.

• Elaborar el plan anual de trabajo de sus actividades y proyectos.

• Confeccionar los informes de seguimiento sobre la ejecución de sus labores.

• Elaborar los informes de evaluación de resultados.

• Formular el anteproyecto de presupuesto de la Dirección.

• Las demás funciones que se le asignen, afines a su área de especialidad.


Asamblea Nacional 10

SUBDIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN

FUNCIONES

• Participar en la planificación, coordinación, seguimiento, evaluación de las actividades

y proyectos que se realizan, siguiendo las directrices de la Dirección.

• Colaborar bajo lineamientos de la Dirección, en el desarrollo de mecanismos e

instrumentos administrativos necesarios para la eficiente y eficaz prestación de los

servicios de relaciones públicas, medios de comunicación radial y televisiva.

• Elaborar informes sobre las distintas actividades requeridos por la Dirección.

• Representar a la Dirección en reuniones y comisiones, cuando se le delegue, para

emitir opinión sobre los servicios de comunicación que se realizan en la Institución.

• Cualquier otra función que se le asigne, a petición de la Dirección y que sean afines a

su área de especialidad.

DEPARTAMENTO DE RELACIONES PÚBLICAS

OBJETIVO

Lograr el desarrollo y dirección de programas y sistemas de divulgación que mantengan

informada a la opinión pública nacional e internacional, sobre los objetivos y actividades de

la Asamblea Nacional.

FUNCIONES

• Mantener programas de comunicación permanente con funcionarios administrativos,

legislativos y público en general sobre el desarrollo de la labor institucional.

• Coordinar con todas las unidades administrativas y legislativas, la promoción de sus

respectivas actividades.

• Organizar y atender las celebraciones de actos culturales artísticos, deportivos y

eventos especiales que se realicen dentro y fuera de la Institución.

• Coordinar con la Dirección las ceremonias protocolares de instalación y clausura de

períodos legislativos.



• Atender, en el marco de las actividades o funciones propias del departamento, visitas,

invitados especiales y públicos en general.

• Confeccionar material didáctico con fines informativos y educativos.

• Organizar y atender, en coordinación con el Departamento de Bienestar Social y

Laboral de la Dirección de Recursos Humanos, las celebraciones especiales como: Día

de la Madre, Día de la Secretaria, Navidad, entre otros.

• Desarrollar programas y organizar actividades, conjuntamente con el Departamento de

Bienestar Social y Laboral de la Dirección de Recursos Humanos, que incentiven a los

servidores de la institución como: Empleado del Mes, convivios y otros.




• Formular el anteproyecto de presupuesto del Departamento.


DEPARTAMENTO DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN

OBJETIVO

Mantener la comunicación entre la Institución, el público y los agentes de información en

general, a través de diferentes medios.

FUNCIONES

• Dar cobertura a las sesiones plenarias y las reuniones de las Comisiones Permanentes y

Ad-Hoc.

• Ejecutar y desarrollar programas de comunicación por diferentes medios informativos.

• Participar en las giras de trabajo que realizan los miembros de la Directiva, Honorables

Diputados (as), Comisiones Permanentes, entre otros.

• Preparar diariamente el resumen de noticias, artículos y editoriales, en relación con la

Asamblea, para su divulgación en los diarios, programas radiales, revistas y otros.

• Revisar diariamente el material informativo de las secciones del Departamento.



• Dar apoyo a todos los Honorables Diputados (as), Suplentes y a miembros de la

Directiva en cuanto a la convocatoria y cobertura de ruedas y conferencias de prensa.






DEPARTAMENTO DE RADIO Y TELEVISIÓN

OBJETIVO

Organizar y coordinar las transmisiones de televisión y radio de las sesiones y actos de la

Asamblea Nacional, así como los espacios noticiosos para la radio y televisión.

FUNCIONES

• Ejecutar la política informativa de las actividades propias de la Asamblea Nacional.

• Velar por el equilibrio de las entrevistas tanto en las transmisiones diarias como en el

noticiero.

• Dirigir la transmisión a nivel nacional del material noticioso de la Asamblea Nacional

a través de la radio y televisión.

• Dirigir y coordinar todo lo relacionado con las transmisiones de radio y televisión.

• Evaluar las grabaciones de los noticieros de los diferentes canales de la televisión

privada.

• Revisar diariamente el material informativo de las secciones del Departamento.

• Asignar la cobertura diaria de Comisiones, tanto para radio como para televisión.

• Organizar y controlar el registro de permisos, ausencias, tardanzas y cambios

especiales de horario, según sesiones del Pleno.

• Controlar el sonido en la transmisión de Radio y Televisión.








SECCIÓN DE NOTICIAS

OBJETIVO

Coordinar y producir los noticieros de la Institución; lo inherente a la cobertura y/o

seguimiento de las actividades en donde se vea involucrada la Asamblea Nacional, sus

comisiones, el trabajo comunitario y todo lo que sea información de interés nacional,

internacional y de actualidad.

FUNCIONES

• Dar cobertura (en directo o en diferido) a las actividades que se desarrollen en este

Órgano del Estado, tanto en el Pleno como en las Comisiones Permanentes y giras de

trabajo, entre otras.

• Coordinar la búsqueda de información de actualidad a lo interno de la Institución.

• Garantizar la emisión diaria de las diferentes versiones del noticiero de la Institución.

• Promover la capacitación y actualización profesional del personal bajo su cargo.




• Formular el anteproyecto de presupuesto de la Sección.




SECCIÓN DE RADIO

OBJETIVO

Coordinar todo el material noticioso relacionado con las transmisiones de radio relativo a la

Institución y transmitirlo a nivel nacional.

FUNCIONES

• Transmitir a nivel nacional el material noticioso de la Asamblea Nacional, a través de

la radio.

• Coordinar todo lo relacionado con las transmisiones de radio.

• Controlar el sonido en el estudio y la transmisión de radio.

• Informar para la radio los temas inherentes a las actividades de la Institución.






SECCIÓN DE PRODUCCIÓN

OBJETIVO

Proporcionar contenido al canal de la Televisión Parlamentaria, a través de la creación y

producción de programación de calidad, que cumpla los objetivos institucionales definidos

por la Dirección, utilizando los recursos técnicos y humanos proporcionados por el

Departamento de Radio y Televisión.

FUNCIONES

• Garantizar la realización de las producciones y la transmisión de nuestra señal en el

canal de la Institución.

• Supervisar la producción y edición de los programas de la Televisión Parlamentaria.



• Procurar la oportuna asignación de los recursos necesarios para la adecuada grabación

de los programas.

• Realizar reuniones periódicas con los colaboradores bajo su cargo para medir los

niveles de ejecución y calidad de sus trabajos.

• Proponer programas pilotos que se puedan desarrollar en la programación de la

televisión parlamentaria.






SECCIÓN DE INGENIERÍA Y OPERACIONES

OBJETIVO

Lograr que la señal de radio y televisión parlamentaria llegue a los hogares panameños con

calidad, proveyendo mantenimiento constante a sus equipos e instalaciones técnicas.

FUNCIONES

• Suministrar la instalación y puesta en funcionamiento de todos los equipos de audio y

video que requieran las distintas direcciones, departamentos y secciones de la

Asamblea Nacional.

• Garantizar la calidad de las señales emitidas por radio y televisión, a través de un

programa de mantenimiento constante.

• Dar soporte técnico a través del equipo audiovisual, a todos los eventos internos y

externos de la Institución.

• Dar mantenimiento y reparación a todos los equipos audiovisuales y de emisión tanto

de televisión como de radio y garantizar su buen funcionamiento.








SECCIÓN DE PROGRAMACIÓN, PROMOCIÓN Y MERCADEO

OBJETIVO

Mantener una programación dinámica e innovadora que proyecte el acontecer

parlamentario dentro y fuera de la Asamblea Nacional, incentivando al público televidente

a sintonizar nuestra programación a través de un plan promocional.

FUNCIONES

• Diseñar y ejecutar la programación para la televisión parlamentaria.

• Diseñar y ejecutar un plan promocional que motive a los televidentes a sintonizar la

programación de la radio y la televisión parlamentaria.

• Buscar a través de relaciones interinstitucionales, y con las representaciones

diplomáticas acreditadas en la República de Panamá, mejorar la programación para la

señal de la televisión parlamentaria.




• Formular el anteproyecto de presupuesto de la sección.




IV. PROCEDIMIENTOS Y MAPEOS



ASAMBLEA NACIONAL SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO COBERTURA INFORMATIVA DE EVENTOS Y GIRAS (RADIO, TV Y REDES SOCIALES /TWITER, INSTAGRAM, FACEBOOK, PÁGINA WEB, YOUTUBE) DEPARTAMENTO DE RADIO Y TELEVISIÓN VERSIÓN NO. 1 FECHA: 2018 VALIDADO POR: LIC. FRANCILINO DÍAZ DOCUMENTADO POR: LICDA. CARMEN DÍAZ DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO Proveer a los medios de comunicación la información sintetizada del trabajo realizado por los Honorables Diputados y sus comisiones legislativas. Proporcionar conocimiento al ciudadano del quehacer legislativo.

1 Las solicitudes deben tener VoBo de la Presidencia.

Responsable Descripción Unidad

administrativa, legislativa o Presidencia

- Remite solicitudes a la Dirección de Comunicación para ser atendidas en actividades que guarden relación con el Departamento de Comunicación.1

Director

- Recibe solicitud de la unidad administrativa o legislativa para llevar a cabo la cobertura periodística de un evento o gira de trabajo.

- Analiza los requisitos del servicio solicitado o la instrucción recibida y verifica si requiere aprobación de la Presidencia. Si

- Se remite a Presidencia para la aprobación del mismo. No

- Se remite al jefe de asignaciones. - Instruye al jefe de asignaciones para que seleccione el equipo de

cobertura periodística del evento o gira de trabajo.

Jefe de asignaciones

- Selecciona equipo de cobertura periodística que cubrirá el evento: • Reportero para radio



• Reportero para TV • Reportero para página Web • Reportero para medios escritos • Fotógrafo • Editor • Diseñador gráfico • Reportero para Youtube • Reportero para Facebook • Reportero para Instagram • Reportero para Twiter

O según la disponibilidad del personal. (Ver Anexo#4) - Presenta la propuesta al Director.

Reporteros - Realiza cobertura del evento para los medios de comunicación.

Editor

Periodista - Elabora los cambios al material que le envía el camarógrafo y hace

extracto del evento para los medios impresos. (3 minutos)

Director Asesor

Presidencial Coordinador de

Redes

- Verifica el contenido del material informativo que se publicará. - Autoriza que se difunda el comunicado de la cobertura periodística a

los medios de comunicación y que se publique en el portal de internet de la Asamblea Nacional.

Relaciones Públicas

- Suministra material informativo a periodistas y miembros de las comisiones.

- Envía el comunicado de la cobertura periodística a los medios de comunicación, vía correo electrónico.

- Envía por correo electrónico el comunicado de la cobertura periodística y los materiales audiovisuales al área de soporte redes, para que los publique en la página Web de la Asamblea Nacional.

Periodistas de Redes Sociales

- Publica el comunicado de la cobertura periodística y materiales audiovisuales en el portal de internet de la Asamblea Nacional y en las redes sociales (youtube, instagram, facebook, twiter).

Departamento de Relaciones Públicas

Monitoreo Informativo

- Verifica que todo el material esté distribuido y publicado e informa a la Dirección de Comunicación.

- Verifica que el comunicado de la cobertura y materiales audiovisuales estén publicados en la página Web de la Asamblea Nacional.

- Hace resumen del monitoreo de los medios de comunicación y envía reporte a Presidencia.

FIN DE PROCESO

UNIDAD ADMINISTRATIVA

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN

JEFE DE ASIGNACIONES

EQUIPO DE COBERTURA

PERIODÍSTICAPRESENTADOR ENCARGADO DE VTR PRESENTADOR PRODUCTOR PROGRAMACIÓN

Selecciona equipo de cobertura periodística que cubrirá el evento:.

Realiza la cobertura periodística del evento o gira de trabajo. Se encarga de tirarlo al aire.

Realiza la presentación del evento o gira de trabajo. Anuncia receso en el caso de ser necesario y hace comentarios para llenar espacio libre.

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓNPROCEDIMIENTO PARA COBERTURA DE EVENTOS Y GIRAS PARA TRANSMISIÓN EN VIVO

Remite solicitudes a la Dirección de Comunicación para ser atendidas en actividades que guarden relación con el Departamento de Comunicación.

Recibe solicitud de la unidad administrativa o legislativa para llevar a cabo la cobertura periodística de un evento o gira de trabajo. Analiza los requisitos del servicio solicitado o la instrucción recibida y verifica si requiere aprobación de la Presidencia.

Autoriza la propuesta del equipo de cobertura periodística y le informa al personal seleccionado.

Realiza resumen del evento.

Elabora los cambios al material grabado. Corrige el video y el audio.

Introduce cápsulas informativas o programación durante el receso, en caso de que el receso sea muy prolongado.

Si existen modificaciones del material grabado, se envía al productor para que lo edite y subsane errores.

Continúa o da por finalizado con la transmisión en vivo.

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DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO COBERTURA INFORMATIVA DE EVENTOS Y GIRAS (RADIO, TV Y REDES SOCIALES /TWITER, INSTAGRAM, FACEBOOK, PÁGINA WEB, YOUTUBE) DEPARTAMENTO DE RADIO Y TELEVISIÓN VERSIÓN NO. 1 FECHA: 2018 VALIDADO POR: LIC. FRANCILINO DÍAZ DOCUMENTADO POR: LICDA. CARMEN DÍAZ DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO Proveer a los medios de comunicación la información sintetizada del trabajo realizado por los Honorables Diputados y sus comisiones legislativas. Proporcionar conocimiento al ciudadano del quehacer legislativo.

2 Las solicitudes deben tener VoBo de la Presidencia.



- Remite solicitudes a la Dirección de Comunicación para ser atendidas en actividades que guarden relación con el Departamento de Comunicación.2

Director

- Recibe solicitud de la unidad administrativa o legislativa para llevar a cabo la cobertura periodística de un evento o gira de trabajo.

- Analiza los requisitos del servicio solicitado o la instrucción recibida y verifica si requiere aprobación de la Presidencia. Si

- Se remite a Presidencia para la aprobación del mismo. No

- Se remite al jefe de asignaciones. - Instruye al jefe de asignaciones para que seleccione el equipo de

cobertura periodística del evento o gira de trabajo.

Jefe de asignaciones

- Selecciona equipo de cobertura periodística que cubrirá el evento: • Reportero para radio



• Reportero para TV • Reportero para página Web • Reportero para medios escritos • Fotógrafo • Editor • Diseñador gráfico • Reportero para Youtube • Reportero para Facebook • Reportero para Instagram • Reportero para Twiter

O según la disponibilidad del personal. (Ver Anexo#4) - Presenta la propuesta al Director.

Reporteros - Realiza cobertura del evento para los medios de comunicación.

Editor

Periodista - Elabora los cambios al material que le envía el camarógrafo y hace

extracto del evento para los medios impresos. (3 minutos)

Director Asesor

Presidencial Coordinador de

Redes

- Verifica el contenido del material informativo que se publicará. - Autoriza que se difunda el comunicado de la cobertura periodística a

los medios de comunicación y que se publique en el portal de internet de la Asamblea Nacional.


- Suministra material informativo a periodistas y miembros de las comisiones.

- Envía el comunicado de la cobertura periodística a los medios de comunicación, vía correo electrónico.

- Envía por correo electrónico el comunicado de la cobertura periodística y los materiales audiovisuales al área de soporte redes, para que los publique en la página Web de la Asamblea Nacional.

Periodistas de Redes Sociales

- Publica el comunicado de la cobertura periodística y materiales audiovisuales en el portal de internet de la Asamblea Nacional y en las redes sociales (youtube, instagram, facebook, twiter).



- Verifica que todo el material esté distribuido y publicado e informa a la Dirección de Comunicación.

- Verifica que el comunicado de la cobertura y materiales audiovisuales estén publicados en la página Web de la Asamblea Nacional.

- Hace resumen del monitoreo de los medios de comunicación y envía reporte a Presidencia.

FIN DE PROCESO

UNIDAD ADMINISTRATIVA


JEFE DE ASIGNACIONES

REPORTEROS EDITOR PERIODISTA

ASESOR PRESIDENCIAL/

COORDINADOR DE REDES

RELACIONES PÚBLICAS

PERIODISTA DE REDES SOCIALES

RELACIONES PÚBLICAS

Verifica el contenido del material informativo que se publicará.

Selecciona equipo de cobertura periodística que cubrirá el evento.Suministra material informativo a periodistas y miembros de las comisiones. Envía el comunicado de la cobertura a los medios de comunicación vía correo electrónico. Envía por correo electrónico de la cobertura periodística y los materiales audiovisuales al Área de soporte para quelos publique en la página WEB.

Verifica que todo el material esté distribuido y publicado e informa a la Dirección de Comunicación. Verifica que el comunicado de la cobertura y materiales estén publicados en la página Web. Hace resumen del monitoreo de los medios de comunicación y envía reporte a Presidencia.

Publica el comunicado de la cobertura periodística y materiales audiovisuales en el portal de internet de la Asamblea Nacional y en las redes sociales (youtube, instagram, facebook, twiter).

Autoriza que se difunda el comunicado de la cobertura periodística a los medios de comunicación y que se publique en el portal de internet de la Asamblea Nacional.

Realiza cobertura del evento para los medios de comunicación.

Elabora los cambios al material que le envía el camarógrafo y hace extracto del evento para los medios impresos (3 minutos).

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓNPROCEDIMIENTO PARA COBERTURA INFORMATIVA DE EVENTOS Y GIRAS (RADIO, TV Y REDES SOCIALES)

Remite solicitudes a la Dirección de Comunicación para ser atendidas en actividades que guarden relación con el Departamento de Comunicación.

Recibe solicitud de la unidad administrativa o legislativa para llevar a cabo la cobertura periodística de un evento o gira de trabajo. Analiza los requisitos del servicio solicitado o la instrucción recibida y verifica si requiere aprobación de la Presidencia.

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DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO PARA PUBLICIDAD PAGADA DEPARTAMENTO DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN VERSIÓN NO. 1 FECHA: 2018 VALIDADO POR: LIC. FRANCILINO DÍAZ DOCUMENTADO POR: LICDA. CARMEN DÍAZ DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO Dar a conocer puntual y oportunamente a la sociedad la información generada por la Asamblea Nacional, a través de los medios de comunicación.



- Solicita publicidad pagada.

Director - Recibe oficio de petición de publicaciones de resoluciones, comunicado de prensa, documento oficial o publicación de gestión administrativa.

- Revisa material, el contenido informativo y corrige estilo. - Solicita espacio publicitario en los diferentes medios de

comunicación y paga anuncio.

Diseño Gráfico - Recibe la información con los datos del anteproyecto de comunicado de prensa.

- Elabora el diseño adaptándolo a las medidas de los medios de comunicación.

Director - Recibe diseño para visto bueno. REQUIERE VoBo Si

- Envía arte final de comunicado a la unidad administrativa, legislativa



o Presidencia para su revisión. No

- Reenvía anteproyecto de comunicado de prensa a Diseño Gráfico para su publicación.

- Envía diseño por medio de correo electrónico al medio publicitario. - Confirma la recepción del comunicado de prensa en todos los

medios, vía telefónica.



- Monitorea la publicación y verifica que se haya cumplido con los estándares solicitados.

- Recorta los anuncios publicados por los medios de comunicación y lo entrega a la unidad administrativa o legislativa.

HAY CORRECCIONES

Director SÍ

- Solicita al medio publicitario la corrección y publicación del comunicado de prensa. NO

- Da visto bueno al comunicado de prensa.

Unidad administrativa,

legislativa o Presidencia

- Recibe una copia de los recortes para su expediente.

FIN DEL PROCESO


DISEÑO GRÁFICO UNIDAD ADMINISTRATIVA

Solicita publicidad pagada. No REQUIERE VoBo, envía comunicado para su publicación.

Monitorea la publicación y verifica que se haya cumplido con los estándares solicitados.Revisa material, el contenido informativo y corrige estilo.

Solicita espacio publicitario en los diferentes medios de comunicación y paga anuncio

Recibe la información con los datos del anteproyecto de comunicado de prensa,

Elabora el diseño adaptándolo a las medidas de los medios de comunicación.

Recibe diseño para visto bueno. Recibe una copia de los recortes para archivo.

Si REQUIERE VoBo envía a unidad administrativa o Presidencia para su revisión.

VoBo de unidad administrativa o Presidencia.

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓNPROCEDIMIENTO PARA PUBLICIDAD PAGADA

UNIDAD ADMINISTRATIVADIRECTOR DE

COMUNICACIÓNRELACIONES PÚBLICAS

Si requiere correcciones, solicita al medio publicitario la corrección y publicidad del comunicado de prensa.No requiere correcciones, da visto bueno al comunicado de prensa.

Recorta los anuncios publicados por los medios de comunicación y lo entrega a la Unidad Administrativa o Legislativa.

Recibe oficio de petición de publicaciones de resoluciones, comunicado de prensa, documento oficial o publicación de gestión administrativa.

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DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Y ENTREGA DE EQUIPOS TÉCNICOS PARA REPARACIÓN DEPARTAMENTO DE RADIO Y TELEVISION- SECCIÓN DE INGENIERÍA Y OPERACIONES VERSIÓN NO. 1 FECHA: 2018 VALIDADO POR: LIC. FRANCILINO DÍAZ DOCUMENTADO POR: LICDA. CARMEN DÍAZ DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO Establecer la metodología y los controles para el movimiento de recepción y entrega de los equipos técnicos, que ingresan a la Sección de Ingeniería y Operaciones por reparación, con el fin de preservar y asegurar el estado de estos, así como las condiciones técnicas necesarias para el uso a que están destinados en la Asamblea Nacional.

Responsable Descripción Unidad Gestora

- Realiza la solicitud de reparación del equipo, basándose en un

informe de daño o inconveniente en equipos técnicos.

Jefe de la Unidad Gestora

- Entrega el equipo técnico con la solicitud de reparación autorizada.

Técnico de Ingeniería

- Registra la entrega de la solicitud en la Bitácora de Reparación de Equipos Técnicos en Ingeniería (Anexo No.2)


- Recibe el equipo técnico con la Solicitud de Reparación debidamente autorizada por jefe de la unidad gestora.

- Realiza la revisión e inspección del equipo a fin de verificar el o los posibles daños.

- Emite el diagnóstico del daño en el equipo técnico y registra el mismo en el Reporte de Reparación de Equipo Técnico (Anexo No.1)

- Si como resultado de la verificación del equipo este debe enviarse a reparar fuera de la Institución, debe indicar en el diagnóstico la



información necesaria y comunicar al Director, de lo contrario, procede a reparar el equipo técnico de acuerdo al daño encontrado.

Director - Realiza los trámites correspondientes para enviar el equipo a reparar

en coordinación con la Dirección General de Administración y Finanzas y del Departamento de Bienes Patrimoniales.


- Anota en el Formulario Control de Salida y Entrada de Equipos para Reparación fuera de la Institución. (Anexo #3)

- Se procede a llevar el equipo a reparar siguiendo los parámetros del Departamento de Bienes Patrimoniales.

- Realiza la verificación del equipo antes de ser entregado para comprobar su estado.

- Recibe un informe de reparación de la compañía externa que realizó la reparación del equipo técnico (cambio de pieza, ajustes, observación, etc.).


En caso de que la reparación la realiza el personal técnico de la Asamblea Nacional:

- Informa a la unidad gestora que el equipo se encuentra reparado y listo para entregar y anota fecha y hora de notificación en el reporte.

- Entrega el equipo y registra la acción (nombre legible de quien entrega y quien recibe, fecha de entrega y hora).

- Procede con el archivo consecutivo del reporte de reparación del equipo (original).

Unidad Gestora - Retira el equipo reparado. - Almacena el equipo en el lugar dispuesto para el equipo en la unidad

gestora.

FIN DEL PROCESO

JEFE DE UNIDAD GESTORA

TÉCNICO DE INGENIERÍA


Entrega el equipo técnico con la Solicitud de Reparación autorizadaEn caso de que la reparación sea por personal técnico de la Asamblea Nacional.

Entrega el equipo y registra la acción (nombre legible de quien entrega y quien recibe, fecha de entrega y hora).

Retira el equipo reparado.

Se procede a llevar el equipo a reparar siguiendo los parámetros del Departamento de Bienes Patrimoniales.Realiza la verificación del equipo antes de ser entregado para comprobar su estado.

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓNPROCEDIMIENTO PARA RECEPCIÓN Y ENTREGA DE EQUIPOS TÉCNICOS PARA REPARACIÓN

UNIDAD GESTORA

Almacena el equipo en el lugar dispuesto para el equipo en la unidad gestora.

Emite el diagnóstico del daño en el equipo técnico y lo registra en el Reporte de reparación de equipo técnico.

Anota en el Formulario control de salida y entrada de equipos para reparación fuera de la Institución.

Recibe un informe de reparación de la compañía externa que realizó la reparación del equipo técnico.(cambio de pieza, ajustes, observación, etc.)

Si como resultado de la verificación del equipo, este debe enviarse a reparar fuera de la Institución, debe indicar en el diagnóstico la información necesaria y comunicar al Director; de lo contrario, procede a reparar el equipo técnico de acuerdo al daño encontrado.

Realiza la solicitud de reparación del equipo, basándose en un informe de daño o inconveniente en equipos técnicos.

Registra la entrega de la solicitud en la Bitácora de reparación de equipos técnicos en Ingeniería.

Recibe el equipo técnico con la solicitud de reparación debidamente autorizada por jefe de la unidad gestora.Realiza la revisión e inspección del equipo, a fin de verificar el o los posibles daños.

Realiza los trámites correspondientes para enviar el equipo a reparar en coordinación con la Dirección General de Administración y Finanzas y del Departamento de Bienes Patrimoniales.

Informa a la unidad gestora que el equipo se encuentra reparado y listo para entregar y anota fecha y hora de notificación en el Reporte.

Procede con el archivo consecutivo del Reporte de Reparación del equipo (original).

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DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO PARA PRODUCCIÓN DE UN PROGRAMA DE TELEVISIÓN DEPARTAMENTO DE RADIO Y TELEVISIÓN VERSIÓN NO. 1 FECHA: 2018 VALIDADO POR: LIC. FRANCILINO DÍAZ DOCUMENTADO POR: LICDA. CARMEN DÍAZ DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO Realizar programas de televisión para emitir a través de la señal del Canal Institucional.

Responsable Descripción Productor

- Identifica el objetivo del programa, tipo de programa y mensajes a

transmitir. - Genera el guion o la propuesta completa. - Calendariza el desarrollo de la producción una tabla o matriz. - Planifica el tema a desarrollar, la hora en que se desarrollará el

programa y escoge el nombre de este. - Selecciona el personal de producción: de cámara, personal técnico. - Selecciona a los invitados que desarrollarán el programa. - Realiza casting para conductor o presentador.

Director - Revisa la planificación y da visto bueno.

Productor - Selecciona los lugares ya existentes que mejor se adecuen a la

propuesta, o construye el set, según sea el caso. - Prepara set de grabación. - Selecciona el talento, vestuario de los participantes y escenografía. - Realiza ensayo y grabación del programa.

Editor - Genera el programa completo acomodando las escenas grabadas, en orden lógico según el guion.

- Pule los detalles de sonido e imagen y se agregan efectos especiales. FIN DEL PROCESO


PRODUCTOR EDITOR

Prepara set de grabación.

Pule los detalles de sonido e imagen y se agregan efectos especiales.

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓNPROCEDIMIENTO PARA PRODUCCIÓN DE UN PROGRAMA DE TELEVISIÓN

PRODUCTOR

Selecciona el talento, vestuario de los participantes y escenografía.

Realiza ensayo y grabación del programa.

Genera el programa completo acomodando las escenas grabadas, en orden lógico según el guion.

Genera el guion o la propuesta completa.

Calendariza el desarrollo de la producción, una tabla o matriz.

Planifica el tema a desarrollar, la hora en que se desarrollará el programa y escoge el nombre de este.

Selecciona el personal de producción: de cámara, personal técnico.

Selecciona a los invitados que desarrollarán el programa.

Realiza casting para conductor o presentador.

Revisa la planificación y da visto bueno.

Identifica el objetivo del programa, tipo de programa y mensajes a transmitir.Selecciona los lugares ya existentes que mejor se adecuen a la propuesta, o construye el set, según sea el caso.

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DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO PARA CONFECCIÓN DE LA MEMORIA INSTITUCIONAL DEPARTAMENTO DE RELACIONES PÚBLICAS VERSIÓN NO. 2 FECHA: 2018 VALIDADO POR: LIC. FRANCILINO DÍAZ DOCUMENTADO POR: LICDA. CARMEN DÍAZ DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO Presentar una guía para establecer el recorrido para la creación de la Memoria Institucional, establecer actividades y proyectos más relevantes que se han realizado y servir como fuente de información actualizada y de utilidad para las tareas parlamentarias que se lleven a cabo en la Asamblea Nacional y usuarios en general.

Responsable Descripción Departamento de


- Envía nota a las unidades administrativas informando el inicio de la confección de las Memorias Institucionales y establece el calendario del cierre de la entrega del material que será publicado en la memoria.


- Consulta con el presidente o la persona asignada para establecer el papel y el estilo requerido para la confección de la memoria.

Presidente o Equipo Designado

- Establece el tipo de papel y el estilo en el que desean sea confeccionada la memoria.

- Remite las instrucciones al Departamento de Relaciones Públicas.


- Recibe las instrucciones para la selección de material para la confección de la Memoria Institucional.

- Solicita a la Dirección General de Administración y Finanzas que, en conjunto con el Departamento de Imprenta, establezcan la fecha para dar inicio al tiraje de la Memoria Institucional.



3 El informe debe presentarse en letra tipo arial, tamaño 12, espacio sencillo.

- Solicita a través de nota, la compra de material necesario para la confección de la Memoria Institucional.

- Dirección General

de Administración y

Finanzas

- Recibe notas y da el visto bueno para que realice el trámite correspondiente.

- Remite notas al Departamento de Imprenta y Departamento de Compra y Proveeduría.

Departamento de Imprenta

- Recibe nota con el visto bueno de la Dirección General de Administración y Finanzas y procede a establecer la fecha para el tiraje de la Memoria Institucional y el trámite de compra de materiales, en caso de que el Departamento no cuente con el material.

- Remite nota al Departamento de Relaciones Públicas, donde establece la fecha para dar inicio a la impresión de la Memoria Institucional.


- Recibe la nota de la imprenta. - Solicita a la Presidencia, Vicepresidencia, Secretaría General,

Comisiones, Direcciones, Departamentos y Unidades Administrativas para que presenten su informe anual3

de las labores realizadas durante el año, con sus respectivas fotografías.

Presidencia, Vicepresidencia,

Secretaría General y Unidades

Administrativas

- Remiten informe con sus respectivas fotografías al Departamento de Relaciones Públicas.

Departamento de


- Recibe informes. - Establece el orden en que debe ser presentado el informe en la

Memoria Institucional. - Remite la documentación a la Coordinadora de Diseño y Edición.

Coordinación de Diseño y Edición

- Recibe el borrador de la Memoria Institucional. - Realiza el diseño de portada y toda la diagramación interna del

contenido (arma los cuadros y coloca las fotografías). - Remite borrador de la memoria al Departamento de Relaciones

Públicas.


- Recibe borrador de la Memoria Institucional. - Realiza revisión previa de la Memoria Institucional; si está correcta,

lo remite al Presidente de la Asamblea o al equipo de la Presidencia designado. Si existe alguna observación, la remite a la Coordinación de Diseño y Edición para que realice los ajustes necesarios.



Presidente o equipo designado

- Recibe la Memoria Institucional. - Revisa el documento y, si no tiene ninguna observación, le da el visto

bueno. - Remite el documento al Departamento de Relaciones Públicas.

Departamento de


- Recibe la Memoria Institucional y la remite al Departamento de Medios de Comunicación.

- Recibe la Memoria Institucional y la remite al Departamento de Medios de Comunicación.

Departamento de Medios de

Comunicación

- Recibe la Memoria Institucional y revisa la ortografía. - Remite al Departamento de Relaciones Públicas.


- Recibe Memoria Institucional y la remite al Departamento de Imprenta.

Dirección General de

Administración y Finanzas

Departamento de Imprenta

- Recibe la Memoria Institucional y la revisa. - Da inicio a la impresión de la Memoria Institucional. - Remite la Memoria Institucional al Departamento de Relaciones

Públicas.


- Recibe, revisa y distribuye la Memoria Institucional.

FIN DEL PROCESO


PRESIDENTE/ EQUIPO ASIGNADO

DEPARTAMENTO DE RELACIONES PÚBLICAS

COORDINACIÓN DE DISEÑO

DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y

FINANZAS

DEPARTAMENTO DE IMPRENTA

DIRECCIONES, UNIDADES

ADMINISTRATIVAS Y COMISIONES

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓNPROCEDIMIENTO PARA LA CONFECCIÓN DE LA MEMORIA INSTITUCIONAL

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Consulta con el Presidente o persona asignada para establecer el papel y estilo requerido para la confección de la Memoria Institucional.

Recibe la instrucción de selección de material para la confección de la Memoria Institucional.

Recibe nota con el visto bueno para que proceda a realizar reservas y el trámite de compra de materiales si la imprenta no cuenta con el material.

Recibe nota y da vsito bueno para que se realice el trámite correspondiente y remite nota al Departamento de Imprenta y al Departamento de Compras y Proveeduría.

Remte nota al Departamento de Relaciones Públicas con la nota donde establece la fecha para dar inicio a la impresión de la Memoria Institucional.

Recibe nota y solicita a las diferentes unidades administrativas para que presente el informe de las labores realizadas durante el año.

Solicita a través de la nota, la compra de materiales necesarios para la confección de la Memoria Institucional.

Solicita a la Dirección General de Administración y Finanzas para que realice la reserva para la confección de la Memoria Institucional.

Establece el tipo de papel y el estilo requerido.

Recibe la Memoria Institucional y revisa la ortogafía y la remite al Departamento de Relaciones Públicas.

Recibe la Memoria Institucional, revisa y da inicio a la impresión y cuando está lista, la remite al Departamento de Relaciones Públicas.

Recibe la Memoria Inatitucional y la remite al Departamento de Imprenta.

Recibe, revisa y distribuye la Memoria Isntitucional.

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓNPROCEDIMIENTO PARA LA CONFECCIÓN DE LA MEMORIA INSTITUCIONAL

Remiten informes con sus respectivas fotografías al Departamento de Relaciones Públicas.

Recibe el informe, establece el orden en que debe ser presentado el informe de la Memoria Institucional y remite la documentación a Coordinación de Diseño y Edición.

Recibe borrador de la Memoria Institucional, realiza el diseño de portada y la diagramación interna, arma los cuadros y coloca la fotografia.

Recibe borrador, realiza revisión previa de la Memoria Institucional; si está correcta, la remite al Presidente o al equipo asignado por él.

Recibe la Memoria Institucional, revisa y da el visto bueno si no tiene ninguna observación que realizarle.

Recibe la Memoria Institucional y la remite al Departamento de Medios de Comunicación.

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DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO PARA PRODUCCIÓN DE NOTICIEROS TELEVISIVOS DEPARTAMENTO DE RADIO Y TELEVISIÓN VERSIÓN NO. 1 FECHA: 2018 VALIDADO POR: LIC. FRANCILINO DÍAZ DOCUMENTADO POR: LICDA. CARMEN DÍAZ DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO Efectuar la producción de noticieros y cortes informativos relacionados con los eventos relevantes ocurridos en la entidad para su transmisión por medios electrónicos. (Televisión)

Responsable Descripción Coordinador de

Noticias - Se reúne con todo el equipo de trabajo y asigna área de cobertura

(interna o externa).

Periodista - Cubre el evento, gira, recoge la información y regresa a la base.

Editor/ Periodista

- Procesa el “VTR”.

Coordinador de Noticias

- Arma el guion del noticiero. - Revisa el orden de las noticias. - Lleva el guion al presentador de noticias, planea la grabación y

agenda de las grabaciones.

Editor - Realiza la edición y postproducción para elaborar el master final del guion o libreto que se le ha solicitado.

- Ensambla los VTR de acuerdo al guion.


- Graba el guion.( presentador y productor) - Remite al editor.



Editor - Prepara y calendariza la transmisión en el canal de televisión de la Asamblea.

- Genera bitácora con la información del programa que incluya nombre, duración, fecha de transmisión.

- Envía la información a través de los formatos requeridos a la televisión estatal para su difusión.

Medio de comunicación

- Se realiza transmisión.

FIN DEL PROCESO

PERIODISTA EDITOR/PERIODISTAMEDIO DE

COMUNICACIÓN

Revisa el orden de las noticias.Lleva el guion al rpesentador de noticias, planea la grabación y agenda de las grabaciones.

Prepara y calendariza la transmisión en el canal de televisión de la Asamblea. Genera bitácora con la información del programa que incluya nombre, duración, fecha de transmisión. Envía la información a través de los formatos requeridos a la televisión estatal para su difusión.

Procesa el "VTR".

Arman el gruion Se realiza la transmisión.

Cubre el evento, gira, recoge la información y regresa a la base. Graba el guion (presentador y productor). Remite al editor.

Se reiune con todo el equipo de trabajo y asigna área de cobertura (interna o externa).Realiza la edición y postproducción para elaborar el master final del gruion o libreto que se le ha solicitado. Ensambla los VTR de acuerdo al guion.

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓNPROCEDIMIENTO PARA PRODUCCIÓN DE NOTICIEROS TELEVISIVOS

COORDNADOR DE NOTICIAS

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DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO PARA PRODUCCIÓN DE NOTICIEROS (PROGRAMAS) DE RADIO DEPARTAMENTO DE RADIO Y TELEVISÓN – SECCION RADIO VERSIÓN NO. 1 FECHA: 2018 VALIDADO POR: LIC. FRANCILINO DÍAZ DOCUMENTADO POR: LICDA. CARMEN DÍAZ DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO Efectuar la producción de noticieros y cortes informativos relacionados con los eventos relevantes ocurridos en la entidad para su transmisión en las diferentes frecuencias de radio que opera el sistema.

Responsable Descripción Periodista - Realiza la propuesta de guion del programa. (noticiero)

- Remite al editor para su revisión y aprobación.

Editor - Recibe y revisa el guion del programa (noticiero), a fin de verificar que cumpla con cumpla con los objetivos previstos y la metodología correspondiente y determina:

- Si el guion del programa (noticiero) no cumple con los objetivos lo devuelve al periodista para que haga las adecuaciones respectivas.

- Si el guion del programa cumple con lo especificado, lo remite al coordinador de noticias.

Periodista - Recibe el guion del programa (noticiero) y realiza las adecuaciones pertinentes.

- Envía al editor para la revisión.



Editor - Revisa el guion del programa (noticiero) si cumple con lo especificado.

- Realiza el programa (noticiero) conjuntamente con el locutor y equipo de trabajo.

- Envía programa (noticiero) al coordinador de noticias.


- Arma el noticiero de 30 minutos y el micronoticiero de 2 minutos.

Editor - Envía a todos los medios de comunicación radial que tienen pauta con la Asamblea Nacional.

FIN DEL PROCESO

EDITORCOORDINADOR DE

NOTICIAS

Realiza la propuesta de guión del programa. (noticiero). Remite al Editor para su revisión. Arma el noticiero de 30 minutos y el micronoticiero de 2 minutos.

Cubre el evento, gira, recoge la información y regresa a la base. Revisa el guion del programa (noticiero) si cumple con lo especificado.

Realiza el programa (noticiero) conjuntamente con el locutor y equipo de trabajo.

Envía programa (noticiero) al coordinador de noticias.

Si el guion del programa cumple con lo especificado, lo remite al coordinador de noticias.

Recibe el guion del programa (noticiero) y realiza las adecuaciones pertinentes.

Envía al editor para la revisión.

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓNPROCEDIMIENTO PARA PRODUCCIÓN DE NOTICIEROS (PROGRAMAS DE RADIO)

Envía a todos los medios de comunicación radial que tienen pauta con la Asamblea Nacional.

PERIODISTA

Recibe y revisa el guión del programa (noticiero), a fin de verificar que cumpla con los objetivos previstos y la metodología correspondiente y determina: Si el guión del programa (noticiero) no cumple con los objetivos, lo devuelve al periodista para que haga las adecuaciones respectivas.

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DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y ORIENTACIÓN A LOS REPRESENTANTES DE LOS MEDIOS MASIVOS DE COMUNICACIÓN DEPARTAMENTO DE RELACIONES PÚBLICAS VERSIÓN NO. 1 FECHA: 2018 VALIDADO POR: LIC. FRANCILINO DÍAZ DOCUMENTADO POR: LICDA. CARMEN DÍAZ DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO Establecer los elementos de coordinación interna para atender las solicitudes de los representantes de los medios masivos de comunicación sobre la información relacionada con las actividades, funciones y programas de la Asamblea Nacional.

Responsable Descripción Director - Recibe las solicitudes de los representantes de los medios de

comunicación, sobre la información relacionada con las actividades, funciones y programas de la Institución.

- Solicita al encargado del Departamento de Relaciones Públicas la integración de la información necesaria para dar respuesta a las solicitudes realizadas por los representantes en los medios masivos de comunicación.

Encargado de Departamento de


- Efectúa la integración de la información consistente en documentos, bibliografía, acuerdos y datos estadísticos.

- Remite la información al Director para su revisión.

Director / Relaciones Públicas

- Revisa en conjunto con el Director la información que atenderá la petición. - Proporciona la información a los representantes de los medios masivos de

comunicación.



Representantes de medios de

comunicación

- Recibe la información.

FIN DEL PROCESO

ENCARGADO DE RELACIONES

PÚBLICAS

DRECTOR / RELACIONES PÚBLICAS

REPRESENTANTES DE MEDIOS DE

COMUNICACIÓN

- Revisa en conjunto con el Director la información que atenderá la petición.

- Proporciona la información a los representantes de los medios masivos de comunicación.

- Recibe la información.

- Remite la información al Director para su revisión.

- Recibe las solicitudes de los representantes de los medios de comunicación, sobre la información relacionada con las actividades, funciones y programas de la Institución.

- Solicita al encargado del Departamento de Relaciones Públicas la integración de la información necesaria para dar respuesta a las solicitudes realizadas por los representantes en los medios masivos de comunicación.

- Efectúa la integración de la información consistente en documentos, bibliografía, acuerdos y datos estadísticos.

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓNPROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y ORIENTACIÓN A LOS REPRESENTANTES DE LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN


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ASAMBLEA NACIONAL SECRETARIA GENERAL

DIRECCION DE DESARROLLO INSTITUCIONAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO PARA VISITAS GUIADAS DEPARTAMENTO DE RELACIONES PÚBLICAS VERSIÓN NO. 1 FECHA: 2018 VALIDADO POR: LIC. FRANCILINO DÍAZ DOCUMENTADO POR: LICDA. CARMEN DÍAZ DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO Dar a conocer la institución a través de la difusión de la historia, sistema de trabajo, paseo por los ambientes y servicios que brinda la Institución.

Responsable Descripción Usuario interesado - Envía solicitud dirigida al Presidente o Secretario General pidiendo

autorización para visita guiada. - Envía visto bueno a Dirección de Comunicación.

Secretaria de la

Dirección de Comunicación

- Recibe solicitud, verifica y remite al Director.

Director - Revisa solicitud y remite a la Unidad de Relaciones Públicas para su atención.


- Recibe la solicitud de la visita e inicia coordinación con el interesado sobre la programación de la visita.

- Se preparan carpetas con materiales impresos para visita guiada. - Solicitar permiso de acceso a las áreas de interés mediante

memorando, indicando los ambientes a recorrer y las actividades informativas a realizar en ellas.

Direcciones involucradas

- El encargado coordina con los jefes y supervisores la disponibilidad



de los ambientes en la fecha y hora solicitadas. - Una vez hechas las coordinaciones, facilita la visita mediante

memorando remitido a la Dirección de Comunicación y vía llamada telefónica a la Unidad de Relaciones Públicas.


- Realiza programación de la visita según fecha y hora acordada con el interesado y direcciones involucradas.

- Se comunica mediante memorando al Departamento de Seguridad, adjuntando listado de personas autorizadas, para que facilite el ingreso al grupo de la visita guiada, indicando la fecha y hora.

Usuario/interesado - INICIO DE LA VISITA GUIADA - Mostrar identificación a los vigilantes para acceso a la visita guiada.

Servicio de Vigilancia

- Verificar datos del usuario según listado. Dejar entrar a la visita solo si está en el listado entregado por el Departamento de Relaciones Públicas.


- El día de la visita guiada, se ejecuta la visita según el cronograma. - Registrar en el libro de visitas. - Una vez culminada la visita, se invita a los visitantes para el Registro

de fotos y se le hace entrega del material impreso, tras lo cual se procede a despedirlos.

Unidad de Prensa - Efectuar el procedimiento Registro Fotográfico y/o Audiovisual. - Publicar la visita en la Página Web.

FIN DE PROCESO

SECRETARIA DE LA DIRECCIÓN DE

COMUNICACIÓNDIRECTOR SERVICIO DE VIGILANCIA UNIDAD DE PRENSA

Recibe solicitud, verifica y remite al Director.

Revisa solicitud y remite a la Unidad de Relaciones Públicas para su atención.

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓNPROCEDIMIENTO PARA VISITAS GUIADAS

El encargado coordina con los jefes y supervisores la disponibilidad de los ambientes en la fecha y hora solicitadas. Una vez hechas las coordinaciones, facilita la visita mediante memorando remitido a la Dirección de Comunicación y vía llamada telefónica a la Unidad de Relaciones Públicas.

Efectuar el procedimiento Registro Fotográfico y/o Audiovisual. Publicar la visita en la Página Web.

USUARIO INTERESADODEPARTAMENTO DE

RELACIONES PÚBLICASDIRECCIÓN INVOLUCRADAS

Envía solicitud dirigida al Presidente o Secretario General pidiendo autorización para visita guiada. Envía visto bueno a Dirección de Comunicación.

Realiza programación de la visita según fecha y hora acordada con el interesado y direcciones involucradas. Se comunica mediante memorando al Departamento de Seguridad, adjuntando listado de personas autorizadas, para que facilite el ingreso al grupo de la visita guiada, indicando la fecha y hora.

Recibe la solicitud de la visita e inicia coordinación con el interesado sobre la programación de la visita. Se preparan carpetas con materiales impresos para visita guiada. Solicitar permiso de acceso a las áreas de interés mediante memorando, indicando los ambientes a recorrer y las actividades informativas a realizar en ellas.

INICIO DE LA VISITA GUIADA. Mostrar identificación a los vigilantes para acceso a la visita guiada.

Verificar datos del usuario según listado. Dejar entrar a la visita solo si está en el listado entregado por el Departamento de Relaciones Públicas.

El día de la visita guiada, se ejecuta la visita según el cronograma. Registrar en el libro de visitas. Una vez culminada la visita, se invita a los visitantes para el Registro de fotos y se le hace entrega del material impreso, tras lo cual se procede a despedirlos.

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V. ANEXO

FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS

ASAMBLEA NACIONAL DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN

Departamento de Ingeniería y Operaciones Reparación de Equipos Técnicos

Para uso del solicitante Nombre del Solicitante Sección Fecha de

solicitud

Descripción del Equipo Marca Modelo Serie Placa

Informe de Daños o Inconvenientes

Responsable del equipo técnico Autorizado por: Nombre del funcionario Sección

Para uso de la Sección de Ingeniería y Operaciones solamente Recibido por: (Nombre) Fecha de

recibido: Hora am

pm

1. Daño encontrado: Diagnóstico del Equipo Técnico

2. Causa:

3. Piezas o componentes dañados:

1. Trabajo realizado: Reparación del equipo:

2. Piezas reemplazadas (descripción)

Observaciones:

Reparación realizada por: Técnico de Ingeniería Fecha de reparación:

Entrega de Equipo Reparado Nombre/Firma Fecha Hora Nombre/ Firma Fecha Hora

Notificado por: am Entregado por: am pm pm

Jefe Encargado Revisado por:

am Retirado por: am pm pm

# de solicitud

ANEXO#1

50


Departamento de Ingeniería y Operaciones

INSTRUCTIVO PARA UTILIZAR EL FORMULARIO DE REPARACIÓN DE EQUIPOS TÉCNICOS

I. Controlar las solicitudes realizadas al Departamento de Ingeniería y Operaciones para el movimiento de

recepción y entrega de los equipos técnicos que ingresan al Departamento por daños o inconvenientes.

Objetivo del Formulario

II. Este formulario debe ser utilizado por todos los productores, periodistas, camarógrafos y personal que requiera

utilizar y reparar los equipos técnicos.

Alcance

III. 1.

Contenido del Formulario

# de la solicitud:

2.

Secuencia lógica por orden de llegada de las solicitudes de reparación de equipos

técnicos.

Nombre del solicitante:

3.

Colocar el nombre del funcionario que solicita la reparación del equipo.

Sección:

4.

Colocar el nombre de la sección a la que pertenece el solicitante.

Fecha de la solicitud:

5.

Detalle la fecha que corresponde al momento de llenar el documento.

Nombre del equipo:

6.

Detalle el nombre del equipo que presenta daños o inconvenientes.

Marca:

7.

Detalle la marca del equipo que presenta daños o inconvenientes.

Modelo:

8.

Detalle el modelo del equipo que presenta daños o inconvenientes.

Serie:

9.

Detalle la serie del equipo que presenta daños o inconvenientes.

Placa:

10.

Detalle la placa del equipo que presenta daños o inconvenientes.

Informe de daños o inconvenientes:

11.

Detalle los daños, inconvenientes o situaciones que desee resaltar o

documentar, referente a daños o inconveniente que presenta el equipo.

• Nombre del funcionario: Detalle el nombre del funcionario responsable del equipo.

Responsable del equipo técnico:

• Sección: Detalle el nombre de la sección a la que pertenece el solicitante. • Autorizado por: Firma del jefe inmediato del responsable del equipo

Para uso de la Sección de Ingeniería y Operaciones

12. Recibo por: (Nombre):

13.

Detalle el nombre del técnico que recibe el equipo.

Fecha de recibido:

14.

Detalle la fecha que recibe el equipo.

Hora:

15.

Detalle la hora que recibe el equipo.

• Daño encontrado: detalle el daño encontrado

Diagnóstico del equipo técnico:

• Causa: detalle las causas del daño encontrado. • Piezas o componentes dañados: detalle de las piezas dañadas

16.

• Trabajo realizado: Detalle de actividades realizadas para la reparación del equipo.

Reparación del Equipo:

• Piezas reemplazadas (descripción): Describa las piezas que han sido reemplazadas.

ANEXO#1

51

17. Observaciones:

18.

Se colocará cualquier información adicional que documente el diagnóstico y la

reparación del equipo.

Reparación realizada por:

19.

Firma como constancia de la validación del técnico.

Fecha de reparación:

Fecha que corresponde al momento de realizar la reparación.

Entrega de equipo reparado

20. Notificado por:

21.

Colocar el nombre del funcionario que notifica que el equipo está reparado.

Revisado por:

22.

Colocar el nombre del supervisor que revisa el equipo por entregar.

Fecha y hora:

23.

Coloca la fecha y hora de notificación y revisión.

Entregado por:

24.

Colocar el nombre del supervisor que entrega el equipo por entregar.

Retirado por:

25.

Colocar el nombre del funcionario que retira el equipo

Fecha y hora:

Colocar fecha y hora del retiro del equipo.

Instructivo para utilizar el formulario de

Reparación de Equipos Técnicos Departamento de Ingeniería y Operaciones

2/2

ANEXO#1

52

ASAMBLEA NACIONAL DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN Sección de Ingeniería y Operaciones

Bitácora de Reparación de Equipos Técnicos No. Entregado

(Sección Gestora) # de

Solicitud Equipo técnico (Descripción)

Marca Modelo Serie Placa Sec. Ingeniería Recibido por:

Fecha de reparación

Fecha de recibido

*Reparado por:

Observación

*Reparado por Nota:

1= Personal Técnico de la Asamblea Nacional 2= Personal Técnico de compañía externa

ANEXO #2

53



INSTRUCTIVO PARA UTILIZAR EL FORMULARIO DE BITÁCORA DE REPARACIÓN DE EQUIPOS TÉCNICOS

I. Registrar las solicitudes de reparación de equipos técnicos, en forma cronológica para facilitar el seguimiento de las solicitudes recibidas.

Objetivo del formulario

II.

Este formulario debe ser utilizado por el personal técnico que recibe los equipos en la Sección de Ingeniería y Operaciones.

Alcance

III.

1. Contenido del Formulario

No.:

2.

Secuencia lógica del registro.

Entregado (Sección Gestora):

3.

Colocar el nombre de la sección a la que pertenece el solicitante.

# de Solicitud:

4.

Secuencia lógica por orden de llegada de las solicitudes de reparación de equipos

técnicos. Equipo técnico (Descripción):

5.


Marca:

6.


Modelo:

7.


Serie:

8.


Placa:

9.


Recibido por (Sección de Ingeniería):

10.

Detalle el nombre del técnico que recibe el equipo.

Fecha de recibido:

11.

Detalle la fecha que recibe el equipo.

Fecha de reparación:

12.

Fecha que corresponde al momento de realizar la reparación.

*Reparado por:

13.

Detallar donde se reparó el equipo (personal técnico de la Asamblea Nacional o

personal técnico de compañía externa). Observaciones:

Se colocará cualquier información adicional que documente el diagnóstico y la

reparación del equipo.

DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN Sección de Ingeniería y Operaciones

Instructivo Bitácora de Reparación de Equipos Técnicos

54

ANEXO #2

ASAMBLEA NACIONAL DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN Sección de Ingeniería y Operaciones

Formulario Control de Salida y Entrada de Equipos Técnicos para Reparación fuera de la Institución No. # de

Solicitud Descripción

Equipo Técnico Marca Modelo Serie Placa Entregado Compañía externa Recibido Observación

Nombre Fecha Nombre Fecha

ANEXO #3

55



INSTRUCTIVO PARA UTILIZAR EL FORMULARIO DE CONTROL DE SALIDA Y ENTRADA DE EQUIPOS PARA REPARACIÓN FUERA DE LA INSTITUCIÓN

I. Registrar las solicitudes de reparación de equipos técnicos, en forma cronológica para facilitar el seguimiento de las reparaciones de los equipos fuera de la institución.


II.

Este formulario debe ser utilizado por el personal técnico que recibe los equipos en la Sección de Ingeniería y Operaciones.

Alcance

III.


No.:

Secuencia lógica del registro.

2. # de Solicitud:

Secuencia lógica por orden de llegada de las solicitudes de reparación de equipos técnicos.

3. Equipo técnico (Descripción):


4. Marca:


5. Modelo:


6. Serie:


7. Placa:


8. Entregado por /Nombre- Fecha:

Detalle el nombre del técnico que entrega el equipo y la fecha de la entrega.

9. Compañía externa:

Detallar el nombre de la compañía donde se reparó el equipo.

10. Recibido por Nombre- Fecha:

Detalle el nombre del técnico que recibe el equipo reparado.

11. Observaciones:

Se colocará cualquier información adicional que documente el diagnóstico y la reparación del equipo.

ANEXO #3

56

ASAMBLEA NACIONAL DIRECCION DE COMUNICACIÓN Departamento de Radio y Televisión

Inventario de Entrada y Salida de Equipo para Coberturas Para: DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD De: DEPARTAMENTO DE RADIO Y TELEVISIÓN Fecha: Lugar de cobertura: Hora: Funcionario autorizado a retirar el equipo: AUDIO Cantidad Marca Placa Amplificadores Micrófonos de Cable Tarjeta de Memoria Mezcladores de Audio Micrófonos Inalámbricos Cargador de Batería Bases de Inalámbrico Cables de Micrófono Reproductor de CD Trípodes de Bocina Cable de Bocina Reglas Eléctricas VIDEO Switcher Video Cámara de Video Trípode de Cámara Lámparas Monitores Televisor Cable de Video (varios) DVD CAMARÓGRAFOS Cámara Fotográfica OTROS:

Observaciones Firmas Autorizadas Fecha Hora Salida Entrada Director

Responsable del Equipo

Encargado de Seguridad Observaciones:

ANEXO#4

57


Departamento de Radio y Televisión

INSTRUCTIVO PARA UTILIZAR EL FORMULARIO DE INVENTARIO DE ENTRADA Y SALIDA DE EQUIPOS PARA COBERTURAS PERIODÍSTICAS

I. Registrar los equipos que son utilizados por los periodistas fuera de la institución para la realización de las coberturas periodísticas.


II.

Este formulario debe ser utilizado por el personal del Departamento de Radio y Televisión que utilizará los equipos fuera de la institución.

Alcance

III.


Fecha:

Detalle la fecha de la solicitud.

2. Hora:

Detalle la hora de la solicitud.

3. Lugar de cobertura:

Detalle el nombre del lugar donde se realizará la cobertura periodística.

4. Funcionario autoriza a retira el equipo:

Detalla el nombre del jefe que aprueba la salida del equipo.

5. Cantidad:

Detalle las cantidad de equipos que serán utilizados.

6. Marca:


7. Placa:


8. Observaciones:


Firmas Autorizadas:

9. Director:

Coloca la firma del director que aprueba la salida y entrada del equipo. Detallar el nombre de la compañía donde se reparó el equipo.

10. Responsable del equipo:

Detalle el nombre del funcionario responsable del equipo.

11. Encargado de seguridad:

Detalle el nombre del agente de seguridad que verifica la salida y entrada del equipo de la institución.

12. Observaciones:


ANEXO #4

58



VI. OTROS

asamblea nacional · - resolución nº 263 del 30 de junio de 2008, por la cual se modifica la...

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