COMO ARCHIVAR DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

UMB VIRTUAL, ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

JEAN PAUL BARRERA SOTO C.C 1035420461 2015

TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Establecer políticas y procedimientos para organizar y conservar este tipo

de documentos. Deben implementar mecanismos que garanticen que los documentos

electrónicos almacenados en su versión final no pueden ser modificados. Realizar la selección de documentos electrónicos para determinar cuáles se

van a conservar. Proveer un espacio físico con condiciones adecuadas para conservar

documentos en soporte electrónico. Temperatura debe estar entre 16.°C y 20.°C y humedad entre 30% y 40%.

Mantener por lo menos una copia de seguridad de los documentos producidos por medios automáticos en depósitos situados en diferentes áreas geográficas.

Investigar en el mercado sobre avance tecnológico, adquirir equipos de almacenamiento de información y trasladar documentos producidos por medios automáticos a nuevos soportes, antes de que los actuales sean obsoletos y se corra riesgo de pérdida de información

OBJETIVOS El objetivo principal de darle el tratamiento

adecuado a los documentos electrónicos es garantizar la conservación de los mismos, a corto y largo plazo así como su autenticidad.

La accesibilidad a este tipo de documentos debe ser permanente, independientemente de los sistemas en que se produjeron.

Establecer buenas practicas en la gestión de los documentos para garantizar la conservación y acceso a la memoria histórica de las entidades

Organización de los documentos electrónicos

DEFINICION: El documento electrónico de archivo es el registro de información generada, recibida, almacenada por medios electrónicos, que permanecen en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos

La organización de documentos electrónicos de los archivos de gestión consiste en agruparlos de acuerdo a la serie y/o sub serie a la que pertenecen la cual ha sido definida en el Cuadro de Clasificación Documental. Esta organización constituye el punto de partida para cualquier actuación dirigida a normalizar la gestión de los documentos de archivo en una organización. Esta recomendación, aplicable también en el entorno analógico, se revela como absolutamente indispensable en el entorno digital

En un expediente electrónico podemos encontrar los documentos electrónicos que a su vez, el contenido es referente al expediente, que por lo cual podemos encontrar archivos de texto creados, fotografías digitales, videos digitales, música digital, páginas de Internet; los mensajes de texto y los mensajes multimedia creados y enviados por un teléfono móvil celular (SMS y MMS), los faxes, las hojas de cálculo creadas mediante el uso de programas como Excel. En general cualquier documento que no repose en medio físicamente impreso o grabado y que haya sido creado o transmitido por medios electrónicos

EXPEDIENTE ELECTRÓNICO El expediente electrónico es el

conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan.

Los Expedientes Electrónicos garantizan un acceso eficiente y seguro a la información completa y a todos los documentos desde cualquier sitio, y su primordial función es la de conservar y transmitir.

POLÍTICAS DE CONSERVACION Para llegar a una conservar adecuada, los

documentos electrónicos es imprescindible incorporar una serie de requisitos archivísticos desde el momento en que se diseñan los sistemas informáticos y controlar los documentos durante todo su ciclo de vida para garantizar su calidad e integridad permanente. Pero cierta medida no puede llevarse a cabo sin un conjunto de políticas y estrategias generales que faciliten la gestión de documentos a lo largo de su ciclo de vida.

POLÍTICAS:

Es imprescindible que los archivos gocen de reconocimiento legal dentro de las instituciones. Si no es así, una de las prioridades más urgentes debería ser el desarrollo de un marco normativo dentro de ellas, en el contexto de la legislación estatal y autonómica existente.

Se apuntan algunos principios de la norma UNE-ISO 15489 al respecto:

“Las organizaciones han de definir y documentar las políticas de gestión de documentos, en el contexto del marco reglamentario existente, y garantizar que se implementan y mantienen en todos los niveles de la organización”.

La política debe ser adoptada y respaldada en el nivel más alto de decisión.

  Las responsabilidades sobre su

cumplimento deben estar asignadas y documentadas.

  Los archiveros deben tener competencias

reconocidas para intervenir, al menos, en los siguientes aspectos de formulación de políticas:

El desarrollo de una política de gestión de documentos que abarque todo su ciclo de vida

La determinación de funciones y responsabilidades con respecto a la gestión de documentos que han sido identificados como de conservación permanente;

El establecimiento de sanciones por la destrucción, alteración, etc. de documentos que han sido identificados como de conservación permanente

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

La organización en PC de los documentos electrónicos, permite utilizar carpetas que pueden organizarse en categorías de Series y subseries tal como se organizan en los documentos tipo papel. Los documentos electrónicos, como los documentos tipo papel son clasificados de acuerdo a las tablas de Retención Documental (TRD) o Cuadros de Clasificación Documental, las cuales deben estar elaboradas teniendo en cuenta el sistema organizacional de las instituciones

Ejemplo de organización de documentos electrónicos (en carpetas): Series:

Sub Series:Sub Series:

Para la organización de documentos electrónicos de debe: Clasificar: Al registrar los

datos básicos en el documento producido o recibido

Ordenar : Conformación de expedientes

  Describir: Se dan niveles

de descripción

Clasificación de documentos electrónicos

Para que la información contenida o almacenada en disquetes, Cd, Zip, Tape Backup sea de fácil búsqueda y recuperación a los usuarios, se deben seguir ciertas normas técnicas establecidas para su identificación que permiten visualizar las características de la información contenida en ellos.

Ejemplo para marcar un diskette:

BIBLIOGRAFIA Indización y resumen de documentos digitales y multimedia: Técnicas y procedimientos / Pinto

Molina, María.– España : Ediciones Trea, S.L. 2002 350 p. Reyes Ripoll, Arturo Eduardo Cómo organizar mejor el archivo y documentación de su empresa:sugerencias y técnicas para

organizar un archivo y aumentar la productividad del mismo / Arturo Eduardo Reyes Ripoll. -- Bucaramanga : Seminarios Andinos, c2002.

99 p.: il. http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental http://www.archivogeneral.gov.co/?q=node/135 http://www.archivogeneral.gov.co/files/nar/reglamentoAGN.pdf http://www.archivogeneral.gov.co/?q=node/296 http://www.archivogeneral.gov.co http://www.century.com.py/descargas/EDM.pdf http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2001/diciembre/9.pdf http://wvw.nacion.com/ln_ee/2009/febrero/08/pais1863236.html http://cau.crue.org/export/sites/Cau/Quehacemos/gruposdetrabajo/documentoselectronicos/

recomendaciones2007.pdf www.unisalle.edu.co/.../documentos/organizacion_archivos_electronicos.doc http://www.unican.es/WebUC/Unidades/servicio_prevencion/ergonomia/

Recomendaciones+en+el+trabajo+de+oficina.htm