ARCHIVOS DIGITALES

Un medio de mejora para las empresas y para cualquier entidad son los archivos digitales, se pueden almacenar y custodiar de una manera más fácil, además de la seguridad y la integridad del mismo que no se verá afectada por la manipulación o el tiempo que contribuye al deterioro y la pérdida parcial o total de la información.

Los mecanismos de almacenamiento pueden ser en formato CD, una PC o lo más usado la Intranet con esta herramienta será más rápida la consulta y se disminuirán los mecanismos de control como hojas de préstamo, de entrega, entre otros.

Los beneficios son incalculables además de la optimización por el ahorro de tiempo en la consulta, la inserción; la mejora del proceso evitando perdidas, deterioro, almacenamiento y transporte en caso de ser un archivo muy grande. La aplicación de las tablas de retención puede optimizarse de igual manera mediante el sistema que es más específico y da un aviso para los tiempos de retención del documento.

Para que este sistema sea aplicable a la mayoría de las unidades documentales, se debe tener en cuenta la importancia de las firmas para las aprobaciones y la validez de los mismos, la solución para este problema está en las firmas digitales que ya se ven implementadas por las registradurias y algunas empresas que vieron el beneficio de este practico sistema. Con esta nueva implementación que se está dando se contribuye además al ahorro de insumos como el papel, el cartón, la estantería, el espacio, el agua, entre otros es indispensable pensar en contribuirle a la naturaleza. Con los documentos ya existentes se puede proceder a una digitalización, o traspaso del documento a un medio digital, para posteriormente proceder a la eliminación del papel y conservar en forma digital únicamente los documentos importantes, porque en los casos en los que se ve un archivo de gran tamaño en medio papel se dificultad la correcta aplicación de los tiempos de las tablas de retención y se terminan almacenando documentos que ya cumplieron su tiempo, en la eliminación se ve el beneficio del reciclaje de una gran cantidad de papel que también contribuye al medio ambiente

La seguridad de la información se sigue aplicando de una forma segura y más específica Las computadoras que permiten varios usuarios implementan permisos sobre archivos para

controlar quién puede o no modificar, borrar o crear archivos y carpetas. A un usuario dado se

le puede conceder solamente permiso para modificar un archivo o carpeta, pero no para

borrarlo; o a un usuario se le puede conceder permiso para crear archivos o carpetas, pero no

para borrarlos. Los permisos también se pueden usar para permitir que solamente ciertos

usuarios vean el contenido de un archivo o carpeta. Los permisos protegen de la manipulación

no autorizada o destrucción de la información de los archivos, y mantienen la información

privada confidencial impidiendo que los usuarios no autorizados vean ciertos archivos.

Otro mecanismo de protección implementado en muchas computadoras es una marca de sólo

lectura. Cuando esta marca está activada en un archivo (lo que puede ser realizado por un

programa de computadora o por un usuario humano), el archivo puede ser examinado, pero no

puede ser modificado. Esta marca es útil para información crítica que no debe ser modificada o

borrada, como archivos especiales que son usados solamente por partes internas del sistema

informático. Algunos sistemas incluyen también unamarca oculta para hacer que ciertos

archivos sean invisibles; esta marca la usa el sistema informático para ocultar archivos de

sistema esenciales que los usuarios nunca deben modificar