ARCHIVO ELECTRÓNICO DE IMÁGENES

DIANA CAROLINA HERRERAJAIME GIRALDONOHORA IPUZ

WILLIAM HIDALGO ZUÑIGAWILLIAM POVEDA MERCHAN

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

ARMENIA 2011

CONTENIDO

Que es un sistema de archivo electrónico deImágenes.

Procesos y tratamientos sobre las imágenes parasu gestión, descripción y recuperación.

Criterios para la organización de un sistema dearchivo y gestión de imágenes digitales.

¿QUE ES UN SISTEMA DE ARCHIVO ELECTRÓNICO DE IMÁGENES?

Es un sistema computarizado, un conjunto deprogramas, utilizado para rastrear y almacenarimágenes digitales de documentos originalmentesoportados en papel. El término puede serrelacionado con conceptos como sistemas deadministración de contenido (CMS) y escomúnmente visto como un sistema deadministración de contenido corporativo yrelacionado con el término Digital AssetManagement.

SISTEMA DE ARCHIVO ELECTRÓNICODE IMÁGENES

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En todo sistema de almacenamiento digital deimágenes cabe distinguir dos procesosfundamentales: el proceso de digitalización yalmacenamiento y el proceso de recuperación.

SISTEMA DE ARCHIVO ELECTRÓNICODE IMÁGENES

El sistema de almacenamiento debe permitirnosacceder y recuperar con rapidez la información quebuscamos. Cualquier sistema para ser válido deberáfacilitarnos el acceso al 100% de la informaciónalmacenada.

CONCEPTO

Las imágenes digitales son fotos electrónicascompuestas por puntos o píxeles organizados en filasy columnas, los cuales pueden contener diferentecantidad de valores de información, generandodistintas modalidades de imágenes, lo quetécnicamente es entendido como profundidad debits o modalidad de digitalización.

RESOLUCIÓN

Técnicamente la resolución identifica el número de puntos (píxeles) quese identifican en una unidad de medida, generalizada a pulgadas. Es lacapacidad de distinguir los detalles espaciales finos. La resolución es lamedida de lo detallada y precisa que es una imagen. La escala deresolución depende del dispositivo que se mida. Las digitalizaciones semiden en píxeles por pulgada –ppi– mientras que las tramas puedenmedirse en líneas por pulgada (lpi), siendo claro que en todos los casoscuanto mayor sea la resolución, más detallada y definida será la imagen.

COMPRESIÓN

La compresión se utiliza para reducir el tamaño delfichero de imagen para sualmacenamiento, procesamiento y transmisión. Eltamaño del archivo para imágenes digitales puede sermuy grande, complicando las capacidades informáticasy de redes de muchos sistemas. Todas las técnicas decompresión abrevian la cadena de código binario enuna imagen sin comprimir, a una forma de abreviaturamatemática, basada en complejos algoritmos.

CALIDAD

La calidad de la imagen conjuga un amplio número devariables, porque se trata no solo de las característicasde la captura, partiendo de las condiciones del original,sino del dispositivo de salida que se tenga previsto parala imagen.

Las políticas normales han limitado el tamaño de losficheros reduciendo la resolución, la profundidad de bitsy haciendo uso de la compresión. El objetivo es aumentarla velocidad de entrega, sin comprometer demasiado lacalidad de la imagen.

MODALIDAD

Cuando se captura una imagen, esta puede ser configurada en blanco ynegro, escala de grises o color. La diferencia entre estos tipos de datos se

basa en el número de bits asociados a cada punto de la imagen.

Una imagenen blanco y negro, comúnmente llamada bitonal, es aquella que serepresenta por píxeles –o puntos– formados por un bit que puede

representar dos tonos (blanco o negro).

Una imagen en color se representa por una profundidad de bit de 8 a 24 lo que permite obtener hasta 16,7 millones de colores asociados a un

píxel, resultantes de elevar 2 a la 24. La modalidad de color se especifica por canales (rojo, verde y azul) a los que se aparea una posibilidad de 8

bits por cada color.

FORMATO DE ARCHIVO

Los formatos de archivo de imagen se relacionan más quecon los bits que forman la imagen, con la información delencabezamiento acerca de cómo leer e interpretar unfichero.

Los formatos de archivo cambian en términos deresolución, profundidad de bits, capacidad de color ysoporte para compresión y metadatos.

Los formatos de ficheros de imagen se identifican paraestablecer atributos propios que soportan diferentespotencialidades de las imágenes en sí mismas.

FORMATOS DE ARCHIVOS DE IMÁGENES

La elección del formato (o formatos) gráfico a utilizaren la digitalización de documentos determinará en granmedida sus posibles aplicaciones, y por tanto, laexplotación y/o gestión del sistema documental. Cadaformato gráfico tiene sus características ypeculiaridades, y en sentido general, ninguno es mejorque otro, ya que todo depende de la finalidad y usoque se pretenda.

TIPOS FORMATOSARCHIVOS DE IMAGENES

Los mas usados en la actualidad son:

TIFF – Tagged Image File Format: TIFF es un formatopopular para imágenes de color verdadero y esampliamente soportado por las aplicaciones demanipulación de imágenes(como Photoshop, GIMP, Ulead PhotoImpact, Photo-Paint, Paint Shop Pro, entre otras), y por otros tiposde aplicaciones, e incluso por cámaras digitales.

TIPOS DE FORMATOSARCHIVOS DE IMÁGENES

GIF (Graphics Interchange Format): s un formatografico utilizado ampliamente en la Work WideWeb, tanto para imágenes como para animaciones.

JPEG (Joint Photographic Expert Group): comprime eltamaño de los archivos descartando selectivamente losdatos.

JFIF TPEG (File Interchange Format): se usa para almacenary transmitir fotos en la web, pero este formato noconviene mucho a diagramas que incluyen textos, línease iconos gráficos.

TIPOS DE FORMATOSARCHIVOS DE IMÁGENES

PhotoCD: es un sistema introducido por Kodak para la digitalización y elalmacenamiento de negativos en blanco y negro o color o transparenciasen discos compactos de su ordenador puede leer. Cada disco puedecontener cerca de 100 imágenes de alta calidad.

PNG – (Portable Network Graphics): es un formato de archivos de gráficosde mapa bits (una trama)

PDF – (Portable Document Format): formato de documento portátil) es unformato de almacenamiento de documentos, desarrollado por laempresa Adobe Systems. Este formato es de tipo compuesto (imagenvectorial, mapa de bits y texto).

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

La gestión de documentos electrónicos de archivo es complejay exige la correcta aplicación de una gran variedad defunciones.

Para colmar todas las necesidades se requiere de unsoftware especializado, que puede consistir en un móduloespecializado, en varios módulos integrados, en softwaredesarrollado a la medida del usuario o en una combinación devarios tipos de programas informáticos. En todos loscasos, siempre tendrán que existir procedimientos y políticasque complementen la gestión de forma manual.

GESTIÓN DE ARCHIVO

Básicamente, podemos gestionar un archivo desde tres tipos desistemas diferentes:

Sistemas basados en referencias a documentos físicos desde unabase de datos relacional o documental (sistema tradicional).

Sistemas basados en referencias a facsímiles (imágenes) dedocumentos físicos desde una base de datos relacional odocumental (archivo electrónico).

Sistemas basados en referencias a facsímiles (imágenes) dedocumentos físicos y ficheros de ordenador de todo tipo (texto,audio, video…) desde una base de datos relacional o documental(sistemas de gestión electrónica de documentos).

PROCESO DE DIGITALIZACIÓN

El proceso de digitalización tiene dos pasos:

1.Consideración legal del material a digitalizar: dependiendo decada país, hay un tiempo transcurrido desde la creación apartir de la cual la obra pasa a ser de dominio publico.

2. Selección del material adecuado teniendo en cuenta:

- Estado del material

- Tamaño

- Disponibilidad de información descriptiva y de navegación

PROCESO DE DIGITALIZACIÓN

Resistencia del soporte digital es acorde al uso previsto.

Disponibilidad de infraestructura tecnológica y recursosfinancieros.

Valor o interés del material justifica su digitalización.

Lugar de almacenamiento en tamaño y calidad.

PROCESO DE DIGITALIZACIÓN

Los factores que afectan la calidad de una imagen digital son:

- Calidad del original

- Calidad de la reproducción fotográfica intermedia, si existiera.

- Medio de digitalización y parámetros de conversión.

- Procesamiento de imagen y algoritmos de comprensión.

- Reformateo, remuestreo o redimensionamiento de la imagen.

- Entorno o de visualización.

- Computador y software del usuario.

- Calidad y configuración del monitor e impresora del usuario.

PROCESO DE DIGITALIZACIÓN

Para definir que es aceptable y que no, deberá tenerse en cuenta el objetivo final del producto:

Eliminación de degradaciones, se requiere de software detratamiento de imágenes digitales.

Representación fiel del original, digitalizaciones de alta resolución ytono continuo.

Documento digital a disposición del publico, no se requiere tantacalidad.

Documento para internet, menos calidad.

Miniaturas: son muy pequeñas representaciones al solo efecto dereconocerlas.

CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Para el proceso de digitalización se requiere de una clasificación para realizar unproceso adecuado:

- Materiales de audio.- Materiales de video.- Materiales impresos :- Texto impreso.- Imágenes o impreso a pluma, bitonal, color único sin gradación y fondo

contrapuesto como los planos.- Imágenes impresos media tinta, que son esquemas de líneas o puntos en un

patrón regular, como grabados.- Imágenes o impresos tono continuo, en escalas de grises o poli cromáticos; los

cambios producen en un degrade continuo suavemente.- Imágenes o impresos combinados que presentan dos o mas categorías(

documentos o libro con texto e imágenes.

PRESENTACIÓN DE LAS IMÁGENES

La digitalización deberá encontrar un punto intermedio entre el servicio deimágenes digitales a través de monitores y la copia impresa de losdocumentos digitalizados.

Las necesidades de los usuarios podrán requerir de posibilidades de consulta enlínea, descargue de imágenes, impresión de documentos, etc., y el sistemadigital de imágenes ha de prever la satisfacción de estos requerimientos conen establecimiento de características técnicas aplicadas al proceso.

Modalidad de captura (color, escala de gris, bitonal), tamaños de ficheros, calidadde las imágenes, formatos de grabación, escala aplicada, entre otros, sonaspectos que requieren de evaluación, aunado a las especificacionesdisponibles por el usuario en relación con alcances técnicos delcomputador, la velocidad de acceso, capacidades del navegador web ydisponibilidad y características del visualizador.

DISPOSITIVOS: COMPONENTES DE UN SISTEMA DE

DIGITALIZACIÓN DE IMÁGENES

- Computadores ( conectados en red, preferentemente).

- Dispositivos de adquisición de imágenes.

- Software de tratamiento, formateo y comprensión de imágenes.

- Dispositivos de almacenamiento.

- Dispositivos de visualización e impresión.

Procesos y tratamientos sobre las imágenes para su gestión, descripción y recuperación.

En este proceso se sistematiza la información del conjuntocon la finalidad de facilitar la comprensión del fondo ocolección y la recuperación de la información contenida. Ladescripción debe darse del nivel más general al másespecífico. En la guía la unidad de descripción es elconjunto, en el inventario la serie documental y en elcatálogo la unidad documental (que en el caso defotografías puede ser la fotografía individual o elreportaje).

Procesos y tratamientos sobre las imágenes para su gestión, descripción y recuperación.

La conservación de la imagen digital. La idea deconservación de imágenes digitales está más asociada a laidea de custodia de ficheros electrónicos. Actualmente lasposibilidades de almacenamiento se centranprincipalmente en los CDs, DVDs y HDs. Recuperación: Alas imágenes se asocia una base de datos relacionalestándar que nos permitirá recuperar la imagen deldocumento. Esto supone no tener los textos accesiblespara ninguna otra aplicación, tales como un procesador detextos o un editor.

Procesos y tratamientos sobre las imágenes para su gestión, descripción y recuperación.

El tratamiento automatizado de los instrumentosreferenciales y de control ha aumentadovertiginosamente el potencial informativo conrespecto a las antiguas fichas en papel. Al mismotiempo ha modificado ciertas prácticas en eltratamiento documental, como es el caso de la indexación,que suponen nuevos retos para los gestores dedocumentación.

Procesos y tratamientos sobre las imágenes para su gestión, descripción y recuperación

Recuperación

Los sistemas de recuperación de información visual estánrelacionados con almacenamiento eficiente yrecuperación de registros. En general, son útilessolamente si pueden recuperar coincidencias aceptablesen tiempo real. Adicional a palabras clave asignadas porun humano, los sistemas RI pueden usar el contenidovisual de las imágenes como índices (color, textura yforma). Recientemente, varios sistemas combinanatributos heterogéneos.

CRITERIOSAlmacenamiento ¿Dónde guardaremos nuestros documentos? ¿Cuánto podemos

pagar para almacenarlos?

Recuperación¿Cómo puede la gente encontrar documentos necesarios?¿Cuánto tiempo se puede pasar buscándolo? ¿Qué opcionestecnológicas están disponibles para la recuperación?

Clasificación¿Cómo organizamos nuestros documentos? ¿Cómo aseguramosque los documentos estén archivados siguiendo el sistema másapropiado?

Seguridad

¿Cómo evitamos la pérdida de documentos, evitar la violaciónde la información o la destrucción no deseada de documentos?¿Cómo mantenemos la información crítica oculta a quién nodebiera tener acceso a ella?

Custodia¿Cómo decidimos qué documentos conservar? ¿Por cuántotiempo deben ser guardados? ¿Cómo procedemos a sueliminación (expurgo de documentos)?

CRITERIOS

Distribución¿Cómo distribuimos documentos a la gente que lanecesita? ¿Cuánto podemos tardar para distribuirlos documentos?

Workflow¿Si los documentos necesitan pasar a partir de unapersona a otra, cuáles son las reglas para el flujo deestos documentos?

Creación¿Si más de una persona está implicada en creación omodificación de un documento, cómo se podrácolaborar en esas tareas?

Autenticación

¿Cómo proporcionamos los requisitos necesariospara la validación legal al gobierno y a la industriaprivada acerca de la originalidad de los documentos ycumplimos sus estándares para la autentificación?

CONCLUSIONES

El proceso de digitalización de imágenes suministra a lasorganizaciones en general, y a los archivos en particular, unmedio poderoso de gestionar la información impresa a travésdel tratamiento de la documentación vía imagen. Ladigitalización de documentos impresos de todo tipo(expedientes, cartas, informes, facturas, albaranes, libros,fotografías…) y su posible, rápida y (relativamente) fácilrecuperación a través de sistemas de archivo electrónico,implican enormes ventajas competitivas en todo tipo deorganizaciones: mayor acceso y movilidad a los documentos,seguridad y control de los documentos, ahorro de espaciofísico y de fotocopias.

BIBLIOGRAFÍA

http://clio.rediris.es/articulos/bibliotecasvirtuales/biblio_virtual.htm

http://es.wikipedia.org/wiki/Graphics_Interchange_Format

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http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental

Casanovas, Inés. Gestión de documentos Electrónicos.--1ed.– Buenos Aires :Alfagrama, 2008. 256p.