apoyo en la gestiÓn administrativa 1

APOYO EN LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA 1

Apoyo en la Gestión Administrativa Para el Área Legal de la Empresa Sociedad

Minera de Santander S.A.S

Jenny Melissa Gelvez Balaguera

Trabajo de Grado para Optar el Título de Ingeniera Industrial

Director:

Ing. Eduwin Andrés Flórez Orejuela

Magister en Ingeniero Industrial

Universidad Santo Tomás, Bucaramanga

División de Ingenierías y Arquitectura

Facultad de Ingeniería Industrial

2021


Dedicatoria y Agradecimientos

Primeramente, quiero darle gracias a Dios por su amor, por su bondad, y por estar conmigo

en los momentos que más lo necesitaba, por brindarme salud, fortaleza y sobre todo gracias por

permitirme cumplir un logro más en mi vida y porque tengo la certeza que solo es el primero de

todas las metas que Dios tiene preparado para mí.

A mi madre Hersilia Balaguera Espinosa por estar siempre conmigo, por haberme forjado

en la persona que soy en la actualidad, porque siempre estuvo apoyándome en cada decisión, por

su esfuerzo y su amor incondicional para que siempre estuviera bien, por su entrega y por ser

promotora de mi vida, de mis sueños y del logro que estoy próxima a recibir.

A mis compañeros de carrera y amigos, ya que con ellos compartí horas de estudio, alegrías

y formadores de una bonita amistad.

Gracias a la Universidad Santo Tomas y a todos los docentes que día a día estuvieron

brindándome sus conocimientos, apoyo, motivación y consejos para crecer como profesional y

para la culminación de mi carrera profesional.

Por último, quiero darle las gracias a mis tutores que me brindaron apoyo terminar esta

etapa tan importante de mi vida profesional, El Doctor Sergio Duarte Mantilla por su paciencia y

apoyo en compartir su experiencia y conocimiento y al Ingeniero Edwin Florez, por su constante

orientación, comentarios y sugerencias para el éxito de mi práctica empresarial.

Jenny Melissa Gelvez Balaguera


Contenido

Pág.

Introducción .................................................................................................................................... 9

1. Apoyo en la Gestión Administrativa Para el Área Legal de la Empresa Sociedad Minera de

Santander S.A.S ............................................................................................................................ 10

1.1 Justificación ......................................................................................................................... 10

1.2 Objetivos ............................................................................................................................. 11

1.2.1 Objetivo general ........................................................................................................... 11

1.2.2 Objetivos específicos .................................................................................................... 11

2. Marco Referencial ..................................................................................................................... 11

2.1 Historia de la Administración. ............................................................................................ 11

2.2 ¿Que es la Administración?................................................................................................. 12

2.3 Proceso Administrativo ....................................................................................................... 13

2.3.1 Planeación ..................................................................................................................... 16

2.3.2 Organización ................................................................................................................. 17

2.3.3 Dirección ...................................................................................................................... 20

2.3.4 Control .......................................................................................................................... 21

2.3.4.1 Técnica de Control ........................................................................................... 21

2.4 Software Enterprise Resource Planning “ERP” .................................................................. 22

2.4.1 ¿Qué es un Software ERP? ........................................................................................... 22

2.4.2 Los sistemas de información empleados en la gestión empresarial ............................. 23

2.4.3 Software ERP ............................................................................................................... 24


4.3.4 Marca TOTVS -Protheus .............................................................................................. 25

2.5. Contratos Comerciales ....................................................................................................... 26

2.5.1 Clases de Contratos Mercantiles................................................................................... 27

3. Metodología .............................................................................................................................. 29

4. Cumplimiento de Objetivos Práctica Empresarial. ................................................................... 30

4.1 Plan Anual ........................................................................................................................... 30

4.2 Gestión de solicitudes del Área legal. ................................................................................. 31

4.2.1 Gestión de Proceso en el Software ERP “Protheus” .................................................... 35

4.2.2 Actividades Preliminares Antes de Realizar una Solicitud en Protheus ...................... 37

4.2.3 Solicitud de Compra ..................................................................................................... 37

4.2.4 Orden de Compra Puntual ............................................................................................ 41

4.2.5 Contrato ........................................................................................................................ 42

4.2.6 Otros Módulos en Protheus .......................................................................................... 44

4.3 Gestión Administrativa para Órdenes de Compra y Contratos ........................................... 45

4.3.1 Orden de Compra puntual ............................................................................................ 45

4.3.2 Contrato ........................................................................................................................ 46

4.3.3 Control y Seguimiento Contratos ................................................................................. 50

4.4 Informes de Cumplimiento Interno ..................................................................................... 51

4.4.1 Informe del Área de Compras ...................................................................................... 51

4.4.2 Informe Presupuestal .................................................................................................... 52

4.4.3 Informes del Área Financiera ....................................................................................... 52

4.4.4 Informe del Área Recursos Humanos ........................................................................... 53


4.4.5 Informe del Área Comunicaciones ............................................................................... 53

4.4.6 Informe Interno del Área .............................................................................................. 53

4.5 Otras Actividades ................................................................................................................ 54

4.6 Solicitud de Camionetas ...................................................................................................... 54

4.7 Solicitud de Tiquetes ........................................................................................................... 55

5. Aportes y Recomendaciones ..................................................................................................... 56

5.1 Aportes ................................................................................................................................ 56

5.2 Recomendaciones ................................................................................................................ 57

6. Lecciones Aprendidas ............................................................................................................... 58

7. Conclusiones ............................................................................................................................. 59

Referencias .................................................................................................................................... 62

Apéndices ...................................................................................................................................... 64


Lista de tablas

Pág.

Tabla 1. Concepto de Administración .......................................................................................... 13

Tabla 2 Proceso de Adquisición bien o servicio .......................................................................... 34

Tabla 3.Explicación de Campos a Diligenciar en una Solicitud de Compra. ............................. 38

Tabla 4. Explicación de Campos a Diligenciar Medición. .......................................................... 43

Tabla 5. Explicación de Campos a Diligenciar en una Solicitud de Compra. ............................ 44

Tabla 6. Detalle de Otros Módulos en Protheus .......................................................................... 44

Tabla 7. Distribución de Contratos Área Legal Respecto a los Tipos de Contrato. ................... 49


Lista de figuras

Pág.

Figura 1. Organigrama del Área Legal con sus Colaboradores Directos e Indirectos como

Contratistas In house. ................................................................................................................... 19

Figura 2. Áreas que Integra el ERP. ............................................................................................ 24

Figura 3. Diagrama de flujo de Proceso de Adquisición de un Bien o Servicio para el Área de

Legal. ............................................................................................................................................ 32


Lista de Apéndices

Pág.

Apéndice A. Diagrama de Flujo Proceso de Adquisición de Bien o Producto ............................ 64

Apéndice B. Diagrama de Flujo Proceso de Adquisición de Bien o Producto (continuación) .... 65

Apéndice C. Guía paso a Paso de Protheus ................................................................................ 66

Apéndice D. Relación entre los tipos de compras y Delegación de Autoridad ........................... 67

Apéndice E. Documentos de seguimiento de contratos ............................................................... 68

Apéndice F. Documentos de seguimiento de contratos (Continuación). ..................................... 70

Apéndice G. Formatos informes de Compras. ............................................................................ 70

Apéndice H. Formatos informe Financiera Provisiones y Reversiones ....................................... 71

Apéndice I. Informe Recursos Humanos. .................................................................................... 72

Apéndice J. Informe Interno área Legal ...................................................................................... 73


Introducción

La práctica empresarial permite formalizar los conocimientos y habilidades adquiridos

durante la formación académica e involucrarse con el mundo laboral de la Ingeniería Industrial

aplicando todo lo visto y aprendido durante la carrera. El desarrollo de esta práctica empresarial

fue realizado en el área de Legal de la empresa Sociedad Minera De Santander S.A.S (en adelante,

“Minesa”), ubicada en la ciudad de Bucaramanga donde se realizaron las actividades establecidas

y orientadas por Minesa.

Minesa es una empresa dedicada a la explotación de oro en Santander donde actualmente

está en etapa de licenciamiento ambiental para ejecutar el proyecto aurífero en la provincia de Soto

Norte, Santander.

A continuación, se dará a conocer mi experiencia y actividades realizadas a lo largo de mi

práctica, donde pude desarrollar nuevas habilidades y aplicar los conocimientos aprendidos

durante los 4 años de estudio; así mismo se dará a conocer algunas recomendaciones para mejorar

la gestión administrativa actual del área legal.


1. Apoyo en la Gestión Administrativa Para el Área Legal de la Empresa Sociedad

Minera de Santander S.A.S

1.1 Justificación

La administración de cada empresa es fundamental debido a que su mala práctica puede

contraer consecuencias a futuro, por lo tanto cada proceso administrativo debe eficiente y eficaz.

La estructura organizacional de Minesa es por áreas de trabajo que anualmente se asigna

un presupuesto para cumplir los objetivos corporativos, es decir, cada director de área administra

y es responsable de sus recursos económicos, sin embargo, el director puede delegar la

administración a la gerente de área.

El gerente del área legal evidencia que no se está realizando de forma correcta la

administración de los recursos debido que como resultado de una proyección de presupuesto para

finalizar el 2019 no son suficientes para cubrir las necesidades, adicionalmente que presenta

continuos inconvenientes con los procesos internos ya que no son flexibles a las necesidad del

área, por lo tanto esta actividad consume tiempo y afecta el desempeño del perfil que apoya esta

actividad, este perfil es un abogado junior que tiene poco conocimiento en temas administrativos.

Por tal razón, se ve la necesidad de implementar un practicante para realizar apoyo al

gerente para mejorar los procesos internos y como se ajustan a las necesidades del área, además

que permita el seguimiento de los recursos, con el fin que perfil del área pueda realizarlo.


1.2 Objetivos

1.2.1 Objetivo general

Mejorar los procesos administrativos internos para el cumplimiento oportuno de los

requerimientos para el área legal de la empresa Sociedad Minera de Santander S.A.S.

1.2.2 Objetivos específicos

Gestionar las solicitudes del área Legal con el área de compras con el presupuesto

establecido teniendo en cuenta las políticas y el software ERP establecido por Minesa.

Realizar control y seguimiento de diferentes contratos o compromisos de Minesa que están

vinculados al área Legal para hacer más eficiente y eficaz los procesos administrativos del área.

Evaluar el desempeño de las diferentes áreas evidenciando la gestión de procesos para área

Legal y sus contratistas, por medio de informes de cumplimiento interno.

2. Marco Referencial

2.1 Historia de la Administración.

La práctica de la administración es de tiempos remotos desde que el hombre ha prendido a

convivir en comunidad para la toma de decisiones, esto se puede evidenciar desde el documento

más antiguo como la Biblia, como líder Moisés, con las primeras civilizaciones como Grecia,

China y Roma, y sus modelos de gobernación.

Las primeras contribuciones a la administración que llego como consecuencia de la

revolución industrial, sin embargo, se evidenciaron a partir del “siglo XX introdujo grandes

cambios y transformaciones que influyeron significativamente en las organizaciones, en su


administración y en su comportamiento” (Chiavenato 2002, p. 155-156), esto se debió que las

fábricas y las industrias crecían muy rápido, adicional la obra de mano estaba relacionada con las

máquinas. Uno de los mayores contribuyentes es Taylor con su principal obra que desarrolla al

inicio del siglo XX, en qué medio de una época marcada por la búsqueda de la eficiencia, la

racionalidad organización del trabajo, la productividad y la ganancia como premisas básicas de las

nacientes plantas industriales herederas de los talleres fabriles del siglo. (Barba Álvarez 2010,

p.16-17). Más adelante, en la primera mitad del siglo XX, nos encontramos, por un lado, con el

grado más avanzado del maquinismo y la automatización impulsados por el fordismo, que

estimularon la producción en masa, y por otro, con la optimización de la fuerza de trabajo gracias

al taylorismo, es decir, maquinaria con alta capacidad productiva manejada eficientemente por una

masa de obreros normados por la organización científica del trabajo. (Carro & Caló , 2012)

2.2 ¿Que es la Administración?

La palabra Administración se forma del prefijo ad, Hacia, y de ministratio. Esta última

palabra viene, a su vez, de minister, vocablo compuesto de minus, comparativo de inferioridad, y

del sufijo ter, que sirve como término de comparación. Siendo Magíster (Magistrado) función de

preeminencia o autoridad y menester expresa subordinación u obediencia. Por lo que

etimológicamente se refiere a una función que se desarrolla bajo el mando del otro (Cuartas, 2008)

De tal manera que los conceptos más conocidos alrededor del mundo y de la historia son

los siguientes:


Tabla 1. Concepto de Administración

Autor Concepto de administración

V. Clushkov “Es un dispositivo que organiza y realiza la transformación, recibe la información del

objeto de dirección, procesa y la transmite bajo la forma necesaria para la gestión,

realizando este proceso continuamente.”

J.D. Mooney “Es el arte o técnica de dirigir e inspirar a lo demás, con base en un profundo y claro

conocimiento de la naturaleza humana” Y contrapone esta definición con la que da

sobre la organización como: “la técnica de relacionar los deberes o funciones

específicas en un todo coordinado”.

Koontz and O´Donnell Consideran la administración como: “la dirección de un organismo social, y su

efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus

integrantes”

F. Tannenbaum “El empleo de la autoridad para organizar, dirigir, y controlar a subordinados

responsables (y consiguientemente, a los grupos que ello comanda), con el fin de que

todos los servicios que se prestan sean debidamente coordinados en el logro del fin de

la empresa”

Henry Fayol (Considerado por muchos como el verdadero padre de la moderna administración) dice

que “administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar”

F. Morsten Marx La concibe como “Toda acción encaminada a convertir un propósito en realidad

positiva”, “es un ordenamiento sistemático de medios y el uso calculado de recursos

aplicados a la realización de un propósito”

F.M. Fernández

Escalante

“Es el conjunto de principios y técnicas, con autonomía propia, que permite dirigir y

coordinar la actividad de grupos humanos hacia objetivos comunes”

Reyes Ponce “Es un conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas

de estructurar y manejar un organismo social”

Mary Parker Follet La administración se ha llamado “El arte de hacer las cosas por conducto de las

personas”, llama la atención al hecho de que los gerentes alcanzan las metas

organizacionales haciendo que otros lleven a cabo las tareas necesarias, pero no

realizando ellos mismos tales tareas.

Nota: Adaptado de Chiavenato, I. (2004). Introducción a la teoría general de Administración. Colombia:. Colombia:

McGraw-Hill.

A partir de lo anterior, podemos resumir que la administración se puede comprender como

la ciencia que realizar actividades específicas por cada área de trabajo de la empresa para alcanzar

objetivo planeado de manera eficaz y eficiente; de otra manera se entiende como delegar las

actividades, utilizando todos los recursos, para obtener resultados.

2.3 Proceso Administrativo

Proceso administrativo es el flujo continuo e interrelacionado de las actividades de

planeación, organización, dirección y control, desarrolladas con el objetivo de aprovechar los


recursos humanos, técnicos, materiales y de otro tipo, con los que cuenta la organización, para

hacerla efectiva para cumplir con el objetivo, metas de la organización.

El paradigma del proceso administrativo y de las áreas funcionales fue desarrollado por

Henri Fayol (1916). Aunque todavía se discuta si la administración es una ciencia o, por el

contrario, es arte, desde una perspectiva funcionalista se afirma que la función básica de la

administración, como práctica, es la de seleccionar objetivos apropiados y dirigir a la organización

hacia su logro. Lo anterior implica definir la administración como un proceso que, como tal,

requiere de la ejecución de una serie de funciones. Fayol describió las actividades administrativas

como compuestas por las funciones de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. (Zapata,

Murillo, y Martinez, 2006, p 64)

La teoría clásica cuyo fundador o su padre Henri Fayol, que definió la Administración

como un conjunto de operaciones que realiza las empresas y puede dividirse en 6 subgrupos:

1. Operaciones técnicas: Fabricación, transformación de insumos.

2. Operaciones comerciales: Compras, ventas, búsqueda de mercados.

3. Operaciones financieras: Búsqueda y administración de capitales.

4. Operaciones seguridad: Protección de bienes y de personas.

5. Operaciones contabilidad: Registros de ingresos y egresos, inventarios, balances,

estadísticas, precios.

6. Operaciones Administrativas o de gerencia: previsión, mando, organización, coordinación

y control.

Los 6 grupos operacionales son esenciales para una empresa, pero los 5 primeros para la

época eran conocidos, por tal motivo especifico más su definición, en que Administrar es prever,

organizar, mandar, coordinar y controlar.


1. Prever es escrutar el porvenir y confeccionar el programa de acción.

2. Organizar es constituir el doble organismo, material y social, de la empresa.

3. Mandar es dirigir el personal.

4. Coordinar es ligar, unir y armonizar todos los actos y todos los esfuerzos.

5. Controlar es vigilar para que todo suceda conforme a las reglas establecidas y a las órdenes

dadas.

Adicional Fayol, hablo de otras capacidades como humanas del personal, y sus 14

principios de la administración los más importantes son 6, la división de trabajo, autoridad,

disciplina, unidad de mando, unidad de dirección, y la subordinación de los intereses particulares

al interés general, estos principios son características y conocimientos que debe contar el

administrador o el encargado de la administración. (Fayol, 1987)

La aportación de Fayol para su siglo fue muy importante hasta hoy en día, sin embargo,

las empresas no cuentan con solo las 6 operaciones o en día, se denominan como áreas, existen

otras como, compras o abastecimiento, comunicaciones, ambiental, social, legal, mercadeo,

ventas, recursos humanos entre otras, que dependen de la actividad de la empresa, como cada área

u operación tiene un conocimiento especifico es responsabilidad de la administración central

(gerencia) determinar los objetivos de la empresa para lograr entender su organización los recursos

necesarios para operar y las responsabilidad de cada uno para cumplir con estos mismos, con lo

anterior podemos entender la importancia de la administración a través del tiempo.

El proceso administrativo se define como a todos los momentos de gestión de la

Administración orientados a garantizar el cumplimiento misional y al logro de los objetivos

propuestos, a través del uso adecuado de los recursos.


Una organización como ente social implica una estructura que debe armonizar sus

elementos fundamentales como, las personas, las tareas y la administración, por consiguiente, el

proceso administrativo busca armonizar estos elementos; planeando acciones, organizando las

cosas, integrando recursos, ejecutando tareas, ordenando y controlando resultados, proceso y

fundamentalmente generando mecanismos de comunicación para dar a conocer sus ideas o los

objetivos propuestos de la empresa. El proceso administrativo tiene 4 funciones principales que

son, planeación, organización, ejecución y control.

2.3.1 Planeación

Es un acto intencional de ejercer influencia formal y positiva sobre el curso, rumbo y

porvenir de una organización; también puede ser considerado como el proceso mediante el cual,

los responsables de la dirección de la empresa trazan el rumbo y diseñan la carga de navegación

de acuerdo con la misión y la visión de la organización. Debe atender a un conocimiento muy claro

y riguroso del medio interno y externo de la organización. La importancia de la planeación se basa

en:

Es estimado como un valioso instrumento estratégico que permite identificar

oportunidades, evaluar el mejor enfoque y determinar qué debe hacerse a partir de una correcta

toma de decisiones.

Está fundamentado en la capacidad interna de la organización.

Por su posibilidad para identificar amenazas, es necesaria para la sobrevivencia de

cualquier proyecto u organización.

Permite estructurar todas las actividades de una organización, ya que unifica los esfuerzos

en la misma dirección, es decir, permite una base para la acción.


Propicia una ubicación correcta de lo que se es y de hacia dónde se puede llegar, lo que

significa enfrentarse con la realidad, sacrificando beneficios actuales para obtener logros mayores;

esto implica un acuerdo a nivel de dirección y liderazgo de esta para que el conjunto de la

organización marche hacia el mismo objetivo.

La planeación en una empresa debe ser estratégica debido todos los recursos de la empresa

están a disposición para realizar una buena práctica sobre ellas se tienen que tener diferentes

factores como las debilidades y fortalezas internas como las políticas de la empresa, procesos,

entre otros y externos como los clientes potenciales, competencia, agentes gubernamentales, con

lo anterior es proponer la matriz DOFA, que logra establecer los puntos que merecen atención y

así cumplir con el objetivo más importante que es elaborar un mapa estratégico de la organización.

Adicionalmente de las estrategias la planeación se logra la misión y visión, que tienen un nivel de

importancia significativa en la compañía. (Plata, 2017)

2.3.2 Organización

“Organizar es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una

empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento de los elementos materiales,

técnicos, tecnológicos y humanos, en la relación de los fines de la empresa” (I. Guzmán V),

adicionalmente aprovechamiento de los recursos también buscando la eficiencia y la buena

elección de esos recursos.

La empresa tiene que crear su organigrama, y elegir el tipo que más se ajuste a su actividad,

es muy importante tener clara los objetivos, porque el organigrama me define o me estima los

recursos humanos que requiere la empresa, así como su visión que también permite estimar este

recurso en 10, 20 o 30 años dependiendo su visión.


En Minesa esta actividad se practica con el organigrama tradicional, es decir, vertical

donde existe el director de legal, el gerente de legal y después 3 abogados en diferentes

especializada des que reportan al gerente del área. Pero esta actividad de organizar no está a cargo

del presidente de la compañía sino de cada área ya que se asignan unos objetivos y recursos para

que logre cumplir estos objetivos específicos y logren el objetivo general. Para organizar estos

recursos, el área realiza un plan anual en recursos económicos, materiales y humano incluido el

equipo actual (gerente, abogados litigios, abogados corporativos, abogado contratación y técnico

minero) este estimado se ajusta cada mes de acuerdo con las nuevas necesidades o inconvenientes

que se presenten. La organización es muy importante debido que si no se aplica correctamente

puede ser un desgaste o un gasto para la compañía, que afecta a largo plazo por lo tanto cuando se

trata de establecer debe partir desde la planeación y con objetivos definidos (véase Figura 1).


Figura 1. Organigrama del Área Legal con sus Colaboradores Directos e Indirectos como Contratistas In house.

Nota: Adaptado de la practica empresarial organigrama del área legal.

Jose Miguel Amaya

Contratación

Mauricio Cuesta

Director Legal

Presidente

Darren

Min

esa

Org

an

iza

ció

n L

eg

al

Jenny Melissa Gelvez

Administración

Jose Hernan Valencia

Técnico Minero

Giovanni Gualdrón

Litigios

Sergio Duarte Mantilla

Gerente Legal

Licencia Maternidad

Co

ntr

ati

sta

Yasmín Ferreira Alvaro Prada

Abogada In House- Gestión

Predial Abogado de tierras

Ingrid Zarate

Inmobiliario


2.3.3 Dirección

“Comprende la influencia interpersonal del administrador a través de la cual logra que sus

subordinados obtengan los objetivos de la organización; mediante la supervisión, la comunicación

y la motivación” (Roberto B. Buchele). Este tercer paso, es muy importante, está enfocado en la

relación como equipo de trabajo, sin embargo, hay un rol muy importante por parte del director o

gerente que es contar con las “Actividades de la función directiva, que son gestión del talento

humano, resolución y manejo de conflictos, liderazgo, motivación, comunicación, trabajo en

equipo, manejo de estas y cambio” (Bernal.C, p. 119). Estas últimas funciones esenciales como

director debido que la buena armonía y este grupo de funciones, motiva al equipo cada vez ser

mejor, eficientes y cumplir con los objetivos asignados.

Una actividad adicional es la toma de decisiones que el director debe tener experiencia en

toma de decisiones, “análisis para identificar un problema, Identificar los criterios de decisión,

ponderación de criterios de decisión, desarrollo de alternativas, análisis de alternativas, selección

de alternativas, implementación y evaluación de la eficiencia de la alternativa”. (Bernal C. p.104).

En Minesa las actividades se analizan para determinar posibles riesgos y asimismo posibles

soluciones, estas soluciones o estrategias califican también los posibles riesgos y en dado caso que

se presente esa oportunidad tener un plan de acción que equilibre la acción, es un software que nos

ha funcionado adicional explicado por Bernal, debido que en caso de presentarse un riesgo ya se

puede actuar y no se presentan esas situaciones que pueden ocasionar estrés laboral. La mayoría

de las funciones anteriormente nombradas las aplica el gerente del área legal.


2.3.4 Control

Proceso mediante el cual se garantiza que los propósitos y políticas de una empresa se

cumplan y que los recursos disponibles para ello estén siendo administrados adecuadamente en

términos de eficacia y eficiencia, esta actividad la practica el gerente del área o el director está

muy involucrada a la dirección.

El control cuenta con una serie de actividades ya establecidas con anterioridad como,

documentos, formatos de registros, la asignación de funciones para cada miembro del equipo, los

métodos de supervisión y verificación.

La importancia del control es:

• La disminución de posibilidades de errores e irregularidades.

• La obtención de información correcta, segura y oportuna.

• La verificación del cumplimiento de las políticas y objetivos.

• La protección de los bienes de una entidad.

El riesgo es siempre una parte inherente al desarrollo, por lo que no se pueden orientar

todos los recursos para eliminarlo totalmente, esto será tanto como para impedir el desarrollo de

cualquier organización e ir en contra de la esencia misma del control; siempre habrá riesgos, lo

importante es saber identificarlos y manejarlos.

2.3.4.1 Técnica de Control

Los controles deben permitir localizar en forma rápida las desviaciones. Lo ideal es que

esto suceda antes de que ocurran las fallas.

Los controles deben ser objetivos, de lo contrario, influirán los aspectos subjetivos en los

juicios sobre el desempeño; las unidades de medida deben ser verificables.


En lo posible el control debe ser previo, es mejor un pronóstico que un dato histórico para

efectos de la corrección de la desviación.

Los controles deben ser flexibles en forma correspondientes con la planeación. Deberán

señalar aquellos puntos considerados como relevantes en la ejecución del plan. La administración

y el proceso administrativo. (Carlos A. p 107)

Los controles deben ser económicos y comprensibles, hay que analizar la contribución que

el software puede hacer y que estos sean tan claros que puedan ser interpretados por el personal de

línea. (Plata, 2017)

Para lograr una buena práctica de control se debe implementar estrategias, procesos y

seguimientos la más utilizada en Minesa es revisión analítica que nos permite hacer un análisis

profundo de la información y comprobación en Minesa es importante comparar la información

debido que en ocasiones pueden hacer falta y se complementan. Las anteriores actividades no solo

están para la empresa sino también para el área debido que ellos mismos son responsables del

cumplimiento de unos objetivos.

2.4 Software Enterprise Resource Planning “ERP”

2.4.1 ¿Qué es un Software ERP?

Los sistemas ERP comenzaron a ser implantados por las grandes compañías, especialmente

las transnacionales, con el objetivo de integrar toda la información de los distintos departamentos

y filiales de la empresa en una única base de datos común.

Para poder cumplir con su principal objetivo, el software de información debe identificar

los datos relevantes, recogerlos, almacenarlos, transformarlos en información atendiendo a sus


distintos usuarios y ponerla a disposición de aquellas personas que deban usarla en sus procesos

de decisión, en consecuencia, el software de información se situaría entre los decisores y los

procesos que han de gestionar, este planteamiento nos puede llevar a considerar que los decisores

actúan como demandantes usuarios de información, siendo el software de información de la

empresa quien la oferta.

2.4.2 Los sistemas de información empleados en la gestión empresarial

Las nuevas necesidades informativas relacionadas con la gestión por procesos han obligado

a las empresas a concebir sus sistemas de información de una forma diferente. Se ha pasado de la

racionalización de los flujos informativos disponibles y necesarios para el funcionamiento de las

áreas de la empresa, a la construcción de sistemas que integran toda la información sobre los

procesos empresariales y que permiten a la dirección gestionarlos de forma más rápida y eficaz.

De este modo, cuando un dato es introducido en el software ERP por una función organizativa,

inmediata- mente está disponible para ser empleado por el resto de las funciones de la empresa.

Por último, es necesario reconocer que a esta evolución han contribuido al menos tres

fenómenos que se influyen recíprocamente:

1. Las necesidades de información de los distintos departamentos empresariales que han ido

creciendo en términos de cantidad y calidad, para satisfacer a los requerimientos

cambiantes de los clientes.

2. La mejora del conocimiento sobre las problemáticas económicas y sobre las técnicas de

gestión.

3. La evolución tecnológica en el ámbito de la informática y de las telecomunicaciones que

ha permitido contar con herramientas cada vez más potentes y a precios más asequibles.


2.4.3 Software ERP

Como se ha comentado anteriormente, la doctrina considera de forma mayoritaria como

antecedentes de lo que actualmente conocemos como ERP, que surgieron en un entorno

empresarial caracterizado, por una parte, por el interés de las empresas en predecir la demanda y

estimar las cantidades de materiales necesarias para la producción y, por otra, por los rápidos

avances tecnológicos. Estos dos aspectos impulsaron posteriormente nuevas versiones en las que

se integran gradualmente las áreas distintas organizativas, Marketing, Contabilidad y Finanzas, en

una base de datos de uso común que además permitía obtener los informes más rápidamente.

Ahora bien, algunas de estas funciones seguían sin ser abarcadas adecuadamente, por

ejemplo, el Área Financiera. Asimismo, persistía la dificultad para unir las funciones productivas

y financieras debido a la diferencia de sus tareas, lo que provocaba problemas internos de

comunicación. A raíz de estas limitaciones, surgen los ERP como un nuevo tipo de software de

información diseñado para ayudar a integrar todas las actividades de la empresa, básicamente,

Producción, Finanzas, Marketing y Recursos Humanos (véase figura 2)

Figura 2. Áreas que Integra el ERP.

Nota: Montenegro, & Deisy. (2010). Sistemas de Informaciòn gerencial. Recuperado el 8 de Abril de 2021, de

http://demovi4.blogspot.com/2010/11/que-es-el-balanced-scorecard.html


Las características del entorno en el que se desarrollaron los ERP fueron el aumento de la

competitividad empresarial, la rapidez del cambio tecnológico, la reducción del ciclo de vida de

los productos, el incremento en el uso de la subcontratación, la reducción de las estructuras

burocráticas tradicionales y la importancia creciente de los medios de comunicación a causa de la

globalización de los mercados. Estos avances, junto a la evolución de las comunicaciones y la

necesidad de integración, hicieron aumentar el interés por los ERP como fuente de coordinación

de las distintas unidades organizativas sobre todo en organizaciones centralizadas donde la

dirección efectiva depende de conseguir un elevado control sobre los empleados. (Sierra &

Escobar, 2007)

4.3.4 Marca TOTVS -Protheus

TOTVS Protheus es un software de planificación de recursos empresariales (ERP) y de

gestión de relaciones con el cliente creado en Brasil, este software admite la gama completa de

funcionalidades de planificación de recursos empresariales (ERP) en un informe eficiente y

comprensible. Este informe de capacidades, dividido por el módulo de software y enviado a usted

como una hoja de cálculo de Excel, explora las fortalezas y debilidades de TOTVS Protheus y

describe su soporte para 3,539 funciones y características individuales. Además de saber qué

funciones son compatibles, también podrá ver exactamente cómo se ofrecen (p. Ej., Suministradas

directamente por el software o disponibles a través de complementos, modificaciones o asistencia

de terceros).

Este es el Software que cuenta Minesa que permite una serie de conexiones con diferentes

áreas, como compras, financiaras y contables, que son las activas actualmente en la empresa. Este

software cuenta con diferentes tipos dependiendo de la necesidad de la empresa Minesa tiene la


licencia de Financiero que sirve para controlar todas las adquisiciones de bienes o servicios.

(TOVUS, s.f)

2.5. Contratos Comerciales

La historia halla que el antecedente que el criterio objetivo a partir de la Revolución

Francesa de 1789, pues desde entonces se abrió camino la idea de que no era posible aceptar un

derecho de una clase -la de los comerciantes-, ya que resultaba violatorio del principio de igualdad

ante la ley. A raíz de ello empieza a plasmarse el criterio objetivo del derecho comercial, que parte

de la base de que éste no es el derecho de los comerciantes, sino el de los actos de comercio, sin

importar quién los realiza. Este concepto objetivo, plasmado en el Código de Comercio francés de

1807, es el que campea en los códigos de comercio del siglo pasado, entre ellos el nuestro.

(Recursos, s.f.). En Colombia se rige con el Código de Comercio que tiene como objetivo regular

las relaciones mercantiles y comerciales donde se encuentra los requisitos de aplicabilidad

establecidas las leyes que debe cumplir y los requisitos mínimos para considerarse un Contrato.

(Presidente de la República, 1971)

Por lo tanto toda persona natural o jurídica ofrezca una actividad comercial en Colombia

debe regirse con esta normativa.

El concepto general de un contrato es un acuerdo de voluntades que crea o transmite

derechos y obligaciones a las partes que lo suscriben. El contrato es un tipo de acto jurídico en el

que intervienen dos o más personas y está destinado a crear derechos y generar obligaciones. Se

rige por el principio de autonomía de la voluntad, según el cual, puede contratarse sobre cualquier

materia no prohibida. Los contratos se perfeccionan por el mero consentimiento y las obligaciones

que nacen del contrato tienen fuerza de ley entre las partes contratantes. (Farina, 2014)


2.5.1 Clases de Contratos Mercantiles

Los contratos mercantiles se pueden clasificar dependiendo de sus especiales

características, aunque se debe señalar que esta clasificación es la misma que se puede hacer

respecto a cualquier tipo de contrato, ya que dice relación con las características básicas de los

mismos.

Contratos unilaterales y bilaterales: El artículo 1439 del Código Civil previene “El contrato

es unilateral cuando una de las partes se obliga para con otra que no contrae obligación alguna; y

bilateral, cuando las partes contratantes se obligan recíprocamente”. Ejemplo típico de contrato

bilateral es la compraventa, en que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en

dinero. Tales son también, la permuta, el arrendamiento, la sociedad, entre otros.

Contratos onerosos y gratuitos: Conforme al artículo 1440 del Código Civil, “el contrato

es gratuito o de beneficencia cuando sólo tiene por objeto la utilidad de una de las partes, sufriendo

la otra el gravamen; y oneroso, cuando tiene por objeto la utilidad de ambos contratantes,

gravándose cada uno a beneficio del otro”. contrato oneroso o a título oneroso, es aquel en que

cada parte paga la ventaja que reporta del contrato, es decir, recibe un beneficio a cambio de una

contraprestación actual o futura. La compraventa es un contrato oneroso. Procura al vendedor una

suma de dinero a cambio de desprenderse de una cosa, y al comprador le brinda las ventajas de

una cosa a cambio del desembolso de una suma de dinero. Contrato gratuito, en cambio, es aquel

en que una de las partes se procura una ventaja sin que ello le demande un sacrificio, porque no

debe suministrar una contraprestación a cambio del beneficio que recibe. Son contratos gratuitos

la donación y el comodato. De lo dicho resulta que los contratos bilaterales son siempre onerosos;

al obligarse ambas partes reportan un beneficio y soportan el gravamen que significa la obligación

recíproca. Los contratos unilaterales son generalmente gratuitos. En el comodato, por ejemplo, la


gratuidad es de la esencia del contrato. Pero el contrato unilateral puede ser, también, oneroso; tal

es el caso del mutuo interés.

Contratos solemnes y consensuales: El artículo 1443 del Código Civil establece: “El

contrato es real cuando, para que sea perfecto, es necesaria la tradición de la cosa a que se refiere;

es solemne cuando está sujeto a la observancia de ciertas formalidades especiales, de manera que

sin ellas no se produce ningún efecto civil; y es consensual, cuando se perfecciona por el solo

consentimiento”. Los contratos consensuales se perfeccionan por el solo acuerdo de voluntades,

solo consenso, con prescindencia de todo requisito de forma. El contrato solemne requiere la

observancia de ciertas formas; no basta el consentimiento de las partes para que se repute perfecto.

El consentimiento de los contratantes debe manifestarse o exteriorizarse mediante la observancia

de las formas legales. Así, por ejemplo, la regla general es que lo contratos sean consensuales,

como el arrendamiento, el mutuo o el comodato. Como ejemplo de contratos solemnes está la

compraventa de inmuebles, o el matrimonio.

Contratos principales y accesorios de garantía Dice el artículo 1442 del Código Civil;” El

contrato es principal cuando subsiste por sí mismo sin necesidad de otra convención, y accesorio

cuando tiene por objeto asegurar el cumplimiento de una obligación principal, de manera que no

pueda subsistir sin ella”. El contrato principal, por tanto, es el que tiene una vida propia e

independiente, como la compraventa, la sociedad, el arrendamiento. El contrato accesorio, por el

contrario, se caracteriza porque su finalidad es garantizar el cumplimiento de una obligación y por

su situación de dependencia con respecto a la obligación garantizada, como la hipoteca o la fianza.

Contrato de suministro: El suministro es el contrato por el cual una parte asume frente a la

otra la obligación de cumplir prestaciones periódicas y continuadas durante un término en la

medida que lo solicite y por un precio fijado o a fijarse. Por medio de este tipo de contratos quien


suministra provee al suministrado de los bienes que éste le requiera en medida que le resulten

necesarios. No tiene una regulación legal específica, aunque por lo general se regula por las reglas

generales del Código Civil respecto de la compraventa.

3. Metodología

La metodología de la práctica inicia con un listado de actividades a realizar por la persona

de apoyo administrativo del área legal, participando en la capacitación de políticas, manuales,

procesos y manejo de software ERP, analizando este listado de actividades se puede observar que

pertenecen a la misma naturaleza por lo tanto permitió agrupar las actividades de la siguiente

manera:

Realizar un plan anual que permita observar las actividades establecidas para cumplir con

las metas del área con el fin de establecer los recursos económicos y de adquisición de bienes o

servicios.

Gestión de solicitudes del área, consiste en la solicitud adquirir un bien o servicio del área,

para esta actividad se debe cumplir con manuales y políticas ya establecidas por Minesa, se

propone un proceso que debe realizar el apoyo administrativo para esta adquisición.

Gestión administrativa, hace referencia al seguimiento y control de los contratos y ordenes

de compras puntuales, se propone un proceso para mantener una trazabilidad de la información en

pagos, entrega del bien o cumplimiento del servicio, entre otra información relevante necesaria

para realizar consultas o informes.

Informes de cumplimiento, esta actividad está relacionada a los informes internos, se

propone guía de diligenciamiento y los parámetros de aplicación, es decir cuando aplica su uso.


Otras actividades, estas otras actividades están relacionadas a solicitud de transporte

interno y externo del área de manera interna; los tiquetes bajo la plataforma establecida y para

externos como contratistas en sus movilizaciones al área de proyecto, se propone un planeamiento

semanal al contratista para gestionar solicitudes, en este caso se busca alinear las solicitudes con

diferentes áreas de Minesa que apoyan esta actividad.

4. Cumplimiento de Objetivos Práctica Empresarial.

4.1 Plan Anual

Para el cumplir los objetivos como empresa, Minesa y sus directivos otorgan

responsabilidades y actividades específicas a cada área, una vez definidas estas actividades es

necesario realizar una reunión de equipo para revisar los siguientes aspectos:

Desarrollo y desglose de actividades: En el equipo revisar el desglosé de cada actividad

con el fin de establecer cronogramas de trabajo estableciendo responsable o responsables,

incluyendo si requiere asesoría de terceros o adquisición de bien o servicio.

Estimar presupuesto: Estableciendo a detalle el cronograma de trabajo se puede plantear

un presupuesto estimado teniendo en cuenta valores de años anteriores o valoraciones en el

mercado, estos valores se recomiendan tener una contingencia dependiendo de la naturaleza de la

actividad puede oscilar entre dos (2%) a cinco (5%) porciento.

Estimar Compromisos: Obteniendo cronogramas de actividades y presupuesto, se puede

informar al área de abastecimiento las futuras necesidades de tal manera que pueden adelantar

actividades previas al compromiso.


Seguimiento: Una vez establecido el área deberá establecer un periodo de revisión de

actividades para realizar ajustes o incluir nuevas actividades, lo recomendable es que no sea mayor

a un mes.

Con el plan anual establecido el equipo está alineado esto permite iniciar el año con

eficiencia ya que se tiene claro los pasos a seguir y en caso de haber cambios se puedan ajustar de

manera coordinada y eficaz.

4.2 Gestión de solicitudes del Área legal.

Todas las solicitudes para adquirir un bien o servicio de cualquier área de Minesa, en este

caso específicamente para el área de legal debe ser gestionado por algún miembro del equipo legal,

realizar esta actividad requiere una interacción con otras áreas como, presupuesto, abastecimiento

y financiera las áreas encargadas de ejecutar la solicitud por medio de software ERP denominado

Protheus, el cual tiene como objetivo consolidar en software cada manual con sus respectivas

políticas para hacer eficaz el proceso, asimismo tiene como objetivo almacenar la información de

cada solicitud desde el 2015 que fue adquirida por Minesa, este último es el objetivo es el más

relevante de la herramienta debido que libera a la compañía de formatos y tamaños grandes en

archivos físicos y digitales, adicionalmente es practico para consulta el cual fue muy útil para

comprender el funcionamiento de la herramienta y de las solicitudes del área legal.

Durante la ejecución de las solicitudes se evidencia que hay actividades manuales como

envío de correos, diligenciamiento de formatos, archivar documentos y correos, entre otros, estos

no se reflejaron como una actividad, sin embargo, la incluida durante la práctica para disminuir el

riesgo en auditorías internas de la compañía que actualmente solo aplican para las áreas de

abastecimiento o financiera, y en ocasiones pueden solicitar información adicional a cualquier


área, para corroborar información o por errores en archivos o en Protheus no cuenten con los

documentos y son solicitados a las áreas, por tal razón vi conveniente almacenar cierto tipo de

información sobre la solicitud de esta manera se minimiza riesgos para el área legal. De acuerdo

con lo anterior y a la práctica de gestionar solicitudes, propuse el siguiente diagrama de flujo del

proceso general, en donde inicia con dos (2) reuniones anuales para definir actividades y los

recursos, esta reunión no es una actividad de la persona de apoyo, sin embargo, si es la base e

insumos para realizar la gestión de las solicitudes (véase ilustración I).

Para realizar el anterior diagrama se debe realizar un análisis anterior que es la siguiente

tabla 2, la cual tiene como objetivo describir cada actividad incluyendo.

Figura 3 Diagrama de flujo de Proceso de Adquisición de un Bien o Servicio para el Área

de Legal.

Actividad

Actividad en

software Protheus

Documentos o

formatos

Proceso definidoCorreo

electronico

Documento en

Word

Documento en

PDF

Acciones


Nota: Adaptado en la practica empresarial para realizar el proceso de adquisición de un bien o servicio.

Diagrama de flujo- Proceso adquisición bien o servicio

Le

ga

lA

ba

ste

cim

ien

toF

ina

ncie

raP

resu

pu

esto

Áre

a s

olicit

an

te

Área solicitante Abastecimiento Financiera

Inicio

1.Reunión para

realizar

presupuesto anual

2.Reunión para

definir las

adquisiciones

anuales

3.Gerente/

Director define

la necesidad

4.Realizar

Solicitud de

compra

6.¿ se realizo

contrato?

SI

8.Visto bueno

del contrato

NO

7.Orden de

compra puntual

9.Ingresar

Contrato/Orden

de pedido.

10.Recibe

notificación de

solicitud atendida

y adjudicada

11.Seguimie

nto de

orden/

Contrato

12.Proveedor

radica factura

13.Proceso

de cuentas

por pagar

Fin

5.Aplicación de

Manual de

abastecimiento


Tabla 2. Proceso de Adquisición bien o servicio

# Responsable Actividad Descripción Actividad Subproceso

1 Director/Geren

te/Miembro

del área

Definir la

necesidad

El responsable de esta actividad debe definir la

necesidad justificándola, incluyendo, tiempo y

valor estimado para presentación al director del área

quien aprueba la actividad y monto estimado. En

caso de que la necesidad sea sugerida por un

miembro del equipo debe exponerla al gerente que

es el filtro para presentar al director.

Actividades

preliminares

e iniciales

2 Gerente/Admi

nistrativo

Verificar recursos

disponibles

El gerente antes de presentar al director la

aprobación de actividad, se recomiendo asegurar

que los recursos disponibles para que la solicitud no

sea rechazada en el punto seis (6).

Actividades

preliminares

e iniciales

3 Gerente ¿El director

aprobó?

El gerente presenta la necesidad al director para su

aprobación.

Actividades

preliminares

e iniciales

4 Administrativo Realizar la solicitud

de compra (SC)

De acuerdo con capacitación de software se realiza

la solicitud de compra.

Actividades

preliminares

e iniciales

5 Administrativo Diligenciar y enviar

formato de

validación

presupuestal

Diligenciar el formato de validación presupuestal,

el cual tiene como objetivo solicitar al área de

presupuesto su visto bueno que los recursos están

disponibles.

Actividades

preliminares

e iniciales

6 Analista

presupuesto

Verifica

presupuesto

Verifica que cuente con los recursos suficientes,

teniendo en cuenta las solicitudes ya realizadas

anteriormente por el área.

Validación

presupuestal

7 Analista

presupuesto

Inquietudes sobre

la SC

En algunas ocasiones como primer filtro el área de

presupuesto tiene preguntas sobre la solicitud de

compra.

Validación

presupuestal

8 Administrativo Solicitar respuesta

y ajuste de formato

El administrativo aclara las inquietudes, en caso de

tener que modificaciones el formato se realizan

Validación

presupuestal

9 Analista

presupuesto

Liberación en

Protheus

Respondidas las dudas o en caso de no tenerlas,

ingresa a su perfil en el Software y aprueba la SC.

Validación

presupuestal

10 Administrativo Confirmación de

presupuesto

Aprobada la SC, se notifica al área de

abastecimiento para que inicie su gestión.

Adquisición

del

compromiso

11 Administrativo Elaborar y enviar

de alcance para

servicio/bien

elaborar alcance, documento donde se describe a

detalle el bien o el servicio.

Adquisición

del

compromiso

12 Comprador Aplicación de

Manual de

abastecimiento

El comprador realiza su actividad de adjudicación

del proveedor de acuerdo al tipo de compra y al

manual de abastecimiento. En esta actividad es

importante resaltar que el perfil de administrativo

deber tener presente este proceso interno.

Adquisición

del

compromiso

13 Comprador ¿Requiere un

contrato?

El comprador define dependiendo de la naturaleza

de la compra si se va a realizar contrato. Es

importante resaltar el seguimiento del

administrativo desde este punto del proceso ya que

las demoras o el cuello de botella se encuentra en

esta actividad

Adquisición

del

compromiso


# Responsable Actividad Descripción Actividad Subproceso

14 Comprador Emite Orden de

compra puntual

La compra se definió como orden puntual el

comprador realiza su actividad interna necesaria

Adquisición

del

compromiso

15 Comprador Se crea borrador de

contrato

El comprador de acuerdo a la oferta y alcance,

realiza el borrador del contrato para revisión legal

Adquisición

del

compromiso

16 Abogado Revisa y genera

última versión para

firma.

El abogado revisa el documento y realiza el

borrador con firmas. Es importante tener en cuenta

en este proceso puede haber solicitudes del abogado

en ajustes en Anexos del Contrato que

ocasionalmente involucran al área solicitante.

Adquisición

del

compromiso

17 Comprador Gestión de firmas

del contrato

El comprador genera la ruta de firmas del contrato

como del proveedor como de Minesa

Adquisición

del

compromiso

18 Comprador Crear y gestionar

aprobaciones en

Protheus

Firmado el Contrato el comprador crea el software

Protheus este mismo, el mismo software lo envía a

sus debidas aprobaciones

Adquisición

del

compromiso

19 Comprador Confirmación del

compromiso

El comprador confirma al área la adquisición del

compromiso, compartiendo la orden de pedido o el

contrato.

Adquisición

del

compromiso

Nota: Adaptado de la practica empresarial para realizar el proceso de adquisición de un bien o servicio.

El diagrama de flujo o en la tabla 2 se puede observar que tiene varios procesos ya definidos

como se pueden observar en punto cuatro (4), cinco (5), once (11) y trece (13), de los cuales dos

de ellos fueron elaborados durante la práctica, como el cuatro (4) y once (11), el primero tiene

como objetivo planear y organizar cada actividad en el área y el segundo como en este apartado

consiste en el proceso para realizar la solicitud de compra. En los siguientes apartados se abarcará

cada uno.

4.2.1 Gestión de Proceso en el Software ERP “Protheus”

El software Protheus es una herramienta empresarial creada por TOVS muy moderna que

permite la interacción de todas las compras realizadas por la empresa por el estado actual de su

ejecución, teniendo en cuenta lo anterior para iniciar su proceso se requiere los siguientes

conceptos y el significado en el proceso.


El software Protheus es donde inicia y finaliza el proceso de compra y pago de estas

solicitudes, adicionando su almacenamiento de la información, este software cuenta con unos

perfiles que, según la actividad del operador las cuales son:

Operador Solicitante: Perfil que permite realizar solicitudes de compra, mediciones (pago

a contratos), imprimir órdenes de compra y remisiones. Este perfil es de la administración o el

encargado de la gestión administrativa.

Operador Compras: Es el que sube la información al sistema, como los proveedores,

órdenes de compra y contratos, así mismo puede configurar las aprobaciones y perfiles que pueden

acceder a la información, por tal razón estos perfiles son únicamente el área de compras que se

basan en las políticas y procesos establecidos, manejando un nivel de confidencialidad.

Operador Aprobador: Perfil que solo puede aprobar, órdenes de compra y pago a

contratos(mediciones), estas aprobaciones están sujetas al documento de Delegación de Autoridad

que es creado por Minesa, donde estipula los niveles de aprobación según su monto, donde el perfil

bajo es gerente del área y puede llegar a la junta directiva de Minesa. Por tal razón estos perfiles

son aplicados a gerentes, directores, CFO (director Financiero), CEO (presidente) y JDM (Junta

Directiva Minesa).

Operador Financiero: Es el perfil que sube y modifica toda la información relacionada

financiera y contable del sistema, para la cancelación de cuentas por pagar, este procedimiento no

puede iniciar sin documentos anteriormente emitidos por el propio software que son orden de

compra y remisión.

Teniendo en cuenta los perfiles del software Protheus, para el área legal se asignan tres

perfiles, para el gerente y director perfil de aprobador y para el apoyo en gestión administrativa se

asigna el solicitante, el cual se me asigna durante la práctica, es importante tener en cuenta que


para realizar este proceso de solicitudes de compra es simultánea entre las áreas y los operadores,

para lograr comprender la gestión administrativa del proceso se debe contar con los conocimientos

y pasos claros, para que posteriormente se realice el seguimiento y control de estas solicitudes.

4.2.2 Actividades Preliminares Antes de Realizar una Solicitud en Protheus

Las actividades preliminares, para realizar la solicitud en el software Protheus son las

siguientes:

Identificación de la necesidad: algún miembro del equipo puede realizar la solicitud al

gerente del área y si está a su alcance de aprobarla si no, deberá continuar con el siguiente nivel

que es el director, con el fin que de notificarlos y conocer sus opiniones.

Presupuesto: Revisar presupuesto anual y verificar que tenga asignado una línea

presupuestal y clase valor al producto o servicio que se desea adquirir, adicional se tiene revisar si

el gasto es planeado de no ser así se debe notificar al gerente y este debe solicitar el presupuesto

al área de financiera, dando conocer la importancia de adquirir este servicio o producto.

Producto: Confirmación de producto a utilizar en el software Protheus, esta actividad se

realiza por medio de un correo al área financiera, explicando en que consiste el servicio y/o

producto, con el fin de no generar reprocesos cuando realicen sus actividades contables también

en el software Protheus.

4.2.3 Solicitud de Compra

La solicitud de compra es el inicio de la interacción con el área de compras y con el

software Protheus, para tener una buena práctica se debe tener en cuenta las políticas de Minesa y

los procesos establecidos.


Las solicitudes de compra tienen como fin convertirse en una compra puntual o un

Contrato, su diferencia consiste en el monto por el que se realice la solicitud esta información está

más clara en el documento de Delegación de Autoridad de la empresa.

En el momento de incluir una solicitud de compra en el sistema, siguiendo la guía expuesta

en la práctica, encontrara una serie de ítems que debe diligenciar el solicitante (véase Tabla 3).

Tabla 3. Explicación de Campos a Diligenciar en una Solicitud de Compra.

Concepto Explicación

Producto Se verifica con el área de Financiera, explicando el objeto del producto y/o servicio.

Proveedor Se hace alguna claridad del producto, en caso de necesitarse.

Aplicación Son dos letras, el cual está relacionado con la confirmación del producto con Financiera.

Cantidad Número de unidades a requerir, en caso de un servicio se aplica los meses a utilizar.

Valor estimado Valor estimado en el presupuesto establecido a inicio de año, para el servicio y/o

producto.

Moneda Aplica de moneda en pesos o dólares.

Centro Costo Codificación compuesta de 5 números que determinan el área que se encuentra el

presupuesto

Ítem Conta Código compuesto por 7 números que determina la línea presupuestal

Clase Valor Código compuesto por 4 números que determina la clase valor

F. Requerida La fecha que se requiere la Solicitud no puede ser inferior al día que se está realizando

Tipo de Compra Elegir entre compra Norma, Especial, Directa o Hecho cumplido. Tener en cuenta que

las diferentes a compra Normal, tiene que tener su proveedor creado en el software para

guardar la operación

Proveedor El software lo exige cuando consiste en una compra Especial, Directa o Hecho Cumplido.

Justificación

Interna

Campo para colocar las especificaciones (producto) u Objetivo (servicio).

Nota: Explicación de cada campo a diligenciar por el solicitante en el Software Protheus al incluir una nueva solicitud

de compra.

Como se puede observar en la tabla 3 anterior existen cuatro (4) tipos de solicitud de

compras que permite las políticas, sin embargo, solo una de ellas es la ideal y no va contra los


procesos normales de adquisiciones de bienes y servicios. Estos 4 tipos de solicitudes hacen que

el proceso sea cambie un poco, en el sentido de la responsabilidad en momento de una auditoría,

por tal razón a continuación se explicara cada tipo de solicitud para tener en cuenta en el momento

de realizar una solicitud en el sistema. En la anterior también se observa un resumen de los pasos

para encontrar la solicitud de compra en el software y el detalle de cada ítem que se tiene que

diligenciar.

Solicitud de compra Normal: Es la solicitud es la ideal en utilizarse en el software Protheus

debido que satisface todos los procesos normales para realizar una compra, una negociación y

elección es por parte del área de compras, donde en la única interacción que involucre el solicitante

es en la gestión para obtener aprobaciones en el sistema, estas aprobaciones son según el

documento de la Delegación de Autoridad, por tal razón en momento de auditorías el responsable

será el área de compras.

Solicitud de Compra Directa: Es la solicitud es una excepción, donde se renuncia que el

área de compras realice las cotizaciones con diferentes proveedores, es decir, el área legal elige el

proveedor, para realizar el proceso el área legal, debe enviar diligenciado y firmado el formato

diligenciado de Autorización Único Proponente (establecido políticas de Minesa) que puede

descargado en el SharePoint de Minesa, este formato establece que el gerente o director del área

justifica el motivo de elección del proveedor, los datos del proveedor (Nit, razón social y contacto)

y un estimado de costos, para que compras inicie la negociación con el proveedor elegido por área,

este documento se firma de acuerdo como está establecido en el documento de Delegación de

Autoridad.

Usualmente esta solicitud de compra es usada en el área legal para tratar temas de litigios,

donde se analiza más competencias, experiencia y confidencialidad de la información, por tal razón


se eligen a proveedores ya existentes en la base de datos del área. Para realizar esta solicitud de

compra es necesario verificar que el proveedor solicitado o elegido por el área solicitante este

creado en el sistema, de lo contrario se solicita al área de compras su creación para finalizar la

Solicitud. En caso de una auditoría, Compras es responsable del acuerdo en negociaciones y en la

elección el área legal, en caso de tener más preguntas sobre la elección el área tendrá que sustentar

la elección.

Solicitud de Compra Especial: es la solicitud es una excepción, se realiza para casos

únicamente legales, es decir, para pagos fijados por un juez, pagos de impuestos donde la compra

ya depende de la legislación de Colombia, no rompe ninguna política y el proceso se realiza lo

más rápido posible para impedir el cumplimiento de la ley colombiana, también se tiene como

excepción para el caso de proveedores para una respuesta de un proceso judicial de causa

inmediata, que no permite el tiempo para realizar el proceso de elección de proveedores, este

último motivo trata de evitarse, por tal razón se mantienen unos contratos vigentes con diferentes

firmas de abogados especializados en derecho minero, ambiental, corporativo y litigante. Para

realizar esta solicitud de compra es necesario verificar que el proveedor solicitado o elegido por el

área solicitante este creado en el Protheus, de lo contrario se solicita al área de compras su creación

para finalizar la Solicitud.

Solicitud de Compra Hecho Cumplido : Esta solicitud es una excepción total de las

políticas de Minesa, debido que es la renuncia total al proceso del área de compras, ya que se recibe

el servicio y después de recibido se legaliza, es decir se realiza el proceso en el software para que

el proveedor pueda radicar la factura, para realizar el proceso, se debe diligenciar el formato de

Hecho Cumplido (establecido en las políticas de Minesa) donde se justifica los motivos que

llevaron al hecho cumplido, la elección del proveedor y costo, este es firmado como lo declara el


documento de Delegación de Autoridad. Esta forma de compra no debe usarse por el área debido

que asume la responsabilidad en caso de una auditoría, y debe estar bien justificado. Para realizar

esta solicitud de compra es necesario verificar que el proveedor solicitado o elegido por el área

solicitante este creado en el sistema, de lo contrario se solicita al área de compras su creación para

finalizar la Solicitud.

Teniendo en cuenta las 2 variables para realizar el inicio de la solicitud de compra, como

tipo de compra y el documento de Delegación de Autoridad la relación entre ellas para realizar el

debido cumplimiento, se realizó durante la practica un cuadro resumen que permite rápidamente

la visibilidad de estos documentos sin entrar en detalle de cada uno (véase en la ilustración 2).

4.2.4 Orden de Compra Puntual

La orden de compra se realiza después de aprobada la solicitud, según el documento de

Delegación de Autoridad y según las políticas de Minesa si la solicitud no supera los Cincuenta

Millones ($50.000.0000) de pesos el área de compras enviara la orden de compra con el detalle de

lo pedido, la forma de pago y las demás condiciones pactadas en la negociación.

Cuando la solicitud supera el monto de Cincuenta Millones ($50.000.0000) de Pesos o el

proyecto tiene un cronograma muy puntual por cumplir se debe realizar un contrato, en este caso

la orden de compra, será subida al módulo de contratos y toma otra ruta de aprobaciones como lo

establece el documento de Delegación de Autoridad, esta ruta es igual a la inicial de la solicitud

de compra.


4.2.5 Contrato

Contrato es un acuerdo bilateral entre dos partes, donde una ofrece y otra recibe el servicio,

dando el cumplimiento a las políticas de Minesa si la solicitud supera los Cincuenta Millones

($50.000.0000) de pesos, debe realizarse un contrato. Este documento es responsable el área de

compras, para su firmas y validaciones legales. El área legal solo se encarga de consolidar el

Alcance, documento donde expone lo pactado, objetivo, cronogramas, informes, aclaraciones del

servicio o producto y exclusiones.

El contrato es subido al software posteriormente de aprobada la orden de compra, donde

posteriormente será sometido a las mismas aprobaciones de la orden de pedido, el área de compras

libera el contrato y lo notificará al área legal, cuando todos los anexos del contrato, como pólizas,

alcance y Acta de inicio, de lo contrario se podrá observar en el sistema, pero no se puede realizar

algún pago.

El contrato tiene un alcance de servicios donde queda establecidos el cronograma de pagos

o en algunas ocasiones el cumplimiento de hitos, una vez cumplidos permitirá realizar los soportes

para realizar la radicación de factura por parte del proveedor. La ruta indicada para obtener estos

soportes por Protheus se debe realizar una actividad definida por el software como, medición de

orden de pedido, esta actividad se realiza sobre el valor total del Contrato, permitiendo cancelar el

valor aprobado para pagos o establecido contractualmente, este valor a cancelar solo puede realizar

sobre el valor estimado presupuestal mensual, en dado el caso que pase el software no deja guardar

la información. Para lograr incluir una medición en el software se tiene que diligenciar cada campo

(véase en Tabla 4).


Tabla 4. Explicación de Campos a Diligenciar Medición.

Concepto Observación

Observaciones Se hace una breve descripción del motivo de la medición, ejemplo cancelación de servicios

correspondiente al mes de junio 2018.

Saldo Medir

Es el saldo máximo que se puede realizar la medición, en caso de que el valor sea inferior

al de la medición, la causa puede ser por 2 razones, (i) saldo total del Contrato, se debe

solicita una revisión al Contrato. (ii) por las planillas del Contrato, se debe solicitar al

área de compras el cambio de planillas.

Cantidad Es el porcentaje del Contrato a medir, algunos contratos solo permiten modificar este

concepto y se debe calcular, realizando la razón del valor a medir y del disponible.

Valor Total Algunos contratos permiten la modificación de esta casilla con el valor a cancelar o realizar

la medición, en caso tal que no lo permite se modifica es la cantidad.

Nota: Explicación de cada campo a diligenciar por el solicitante en el software Protheus al realiza una medición.

Luego de realizada la medición es aprobada por el Gestor del Contrato, el cual cuenta con

el perfil de Aprobador en el sistema, posteriormente de esta aprobación se podrá imprimir la Orden

de pedido.

La remisión es el soporte después de la Orden de Pedido, el significado de este documento

es la aceptación del producto y servicio, así el proveedor no puede radicar la factura sin este

documento. La remisión tiene dos maneras de entregarse al proveedor cuando se requiere que

legalice su factura:

Compra puntual: es decir compra menos a los Cincuenta Millones pesos, se envía al

proveedor cuando se confirma la recepción de los productos en caso del servicio el informe o

entregable pactado.

Contrato: se envía junto a la orden de compra debido que se imprime también la orden

para cuando se confirma la medición del valor a cancelar para ese mes.

Sin embargo, para cualquiera de los dos casos que se requiera imprimir este documento se

debe realizar por el solicitante en el sistema, el cual debe diligenciar ciertos campos (véase Tabla

5).


Tabla 5. Explicación de Campos a Diligenciar en una Solicitud de Compra.

Nota: Explicación de cada campo a diligenciar por el solicitante en el software Protheus al realiza una remisión.

4.2.6 Otros Módulos en Protheus

Para realizar un excelente manejo del Software Protheus es necesario, saber ingresar a otros

módulos, estos son como estrategias para verificar y consultar información, estos módulos son

contratos, proveedores y productos, su acceso a Protheus se explica en la guía del software

Protheus, es importante tener en cuenta que la información que se encuentre puede estar

desactualizada, pero en dado caso que se encuentre en ese estado y sea suministrada, la

responsabilidad esta fuera del alcance del solicitante (véase Tabla 6).

Tabla 6. Detalle de Otros Módulos en Protheus

Concepto Detalle Área

encargada

Contrato Esta planilla del Software permite visualizar los contratos en el sistema,

verificar, la planilla, cronograma, saldo y vigencia

Compras

Proveedores Esta planilla del software permite visualizar los datos de los proveedores,

como NIT, Dirección, razón social, teléfono, persona de contacto; Esta

información es de utilidad para diligenciar los informes mensuales de

financiera.

Compras

Productos Esta plantilla del software permite visualizar los productos activos,

disponibles y su código que de utilidad para diligenciar las solicitudes de

compra.

Financiera

Nota: Explicación de módulos adicionales para en el software Protheus.

Concepto Observación

Proveedor Ingresar el Código o Razón social del proveedor

Número

documento

La remisión se identifica con la Letra S inicial y continua con el número de la orden de compra

Moneda Seleccionar la moneda como se realizó en la solicitud de compra

Producto Se llama al software la orden de pedido, usando Acciones relacionadas y selecciona orden

pedido.


4.3 Gestión Administrativa para Órdenes de Compra y Contratos

La gestión administrativa para las órdenes de compra y contratos surge de las políticas de

Minesa, y para control y seguimiento basados en las siguientes actividades:

1. Radicación de factura: Minesa estableció 2 soportes adicionales a su factura, como la

orden de compra y remisión, esta actividad solo puede realizarse del día 1 hasta el 25 de

cada mes.

2. Compromisos contractuales: para el control de lo pactado con el contratista se requiere

tener de referente con entregables, tiempos y montos.

3. Ejecución presupuestal: me permite medir y ajustar el presupuesto ejecutado mensual, que

permite prevenir y dar alertas al gerente del área sobre el presupuesto. En caso de que la

alerta sea temprana se notifica con tiempo para adquirirlo y en caso contrario notificarlo

para realizar nuevos proyectos internos o donarlo a otras áreas.

Por las razones anteriores en la práctica se estableció un procedimiento para lograr

cumplimientos de las más importantes actividades para lograr una buena gestión administrativa, a

continuación, se explica la metodología para este proceso interno acerca de órdenes de compra y

contratos (véase Figura 3).

4.3.1 Orden de Compra puntual

Cuando se genera una orden de compra normal para adquirir un producto y/o servicio por

un valor inferior a los Cincuenta Millones de pesos (monto establecido en documento Delegación

de autoridad de Minesa), la gestión de solicitarla está a cargo del área solicitante, pero la gestión

de negociar está a cargo del área de Compras. Para obtener una orden de compra es el resultado de

un proceso establecido en el software Protheus.


La orden de compra se realiza después de aprobada la solicitud, según el documento de

Delegación de Autoridad, sí la solicitud no supera los Cincuenta Millones de pesos el área de

compras enviara la orden de compra con el detalle de lo pedido, la forma de pago y las demás

condiciones pactadas en la negociación. Esta orden de compra será un documento de compromiso

entre las dos (2) partes.

Cuando la solicitud supera el monto de Cincuenta Millones de Pesos o el proyecto tiene un

cronograma muy puntual por cumplir se debe realizar un Contrato, en este caso la orden de compra

será subida al módulo de contratos y toma otra ruta de aprobaciones como lo establece el

documento de Delegación de Autoridad.

La orden de compra es una responsabilidad única del área de compras, ellos deben enviarla

al proveedor y el área legal gestiona que se cumpla lo pactado, en caso contrario notifica a compras

para que gestione su cumplimiento, lo anterior aplica para los tipos de compra normal, para los

demás tipos de compra el área solicitante se encargara de imprimir y enviar al proveedor la orden

de compra al proveedor.

4.3.2 Contrato

Cuando el Contrato se establece en el módulo del software Protheus, se debe realizar un

seguimiento al Contrato para dar cumplimiento a lo pactado con el contratista, el área legal

actualmente cuenta con cuatro (4) tipos de contratos en la forma de pago:

Cumplimiento de cronograma: estos contratos usualmente son manejados para temas de

litigios, debido a la estructura de los procesos judiciales. Este tipo de contratos no son flexibles en

el sistema, debido que estos procesos pueden durar hasta 3 años y la normalidad de los contratos

es tener una fecha de inicio y terminación, y anualmente se tiene que solicitar al área de compras


la habilitación del Contrato, adicionalmente también afecta el presupuesto anual debido que

compromete el valor total o el saldo del Contrato sin tener la certeza que se realice el pago o no y

limita el presupuesto disponible del área.

Fijo mensual: este tipo de Contrato es un pago de tarifa mensual establecida en la

negociación, es el más sencillo y practico, debido que se sabe el valor comprometido y no se basa

en una estimación presupuestal.

Pacto de tarifas: este tipo de Contrato se negocia las tarifas de diferentes perfiles y rangos,

suelen ser honorarios con abogados en diferentes especialidades y Minesa consume a medida que

se requiera el proyecto, este tipo de Contrato en el software es término medio, debido que se tiene

que estimar el gasto mensual de estas consultorías, las modificaciones de planillas y cronogramas

de estos contratos se modifican en el último trimestre del año.

Marco: consiste en un objetivo macro y este genera diferentes micro proyectos, llamado

contractualmente ordenes de servicio, este tipo de contratos también es un pacto de tarifas por

perfil y por el porcentaje de dedicación, ya que para diferentes ordenes de servicios pueden estar

involucrados dos (2) perfiles, estos contratos normalmente son consultorías legales para realizar

un micro proyecto en específico. Tiene un gran grado de responsabilidad debido que de un contrato

marco, pueden pactarse varias órdenes de servicio, debe realizar una revisión muy puntual en el

monto del pago y administrar la información para futuras estimaciones y conclusiones de gastos

sobre estas actividades.

Teniendo la claridad de los tipos de Contrato se estableció un seguimiento para realizar

una buena administración respecto a las variables de tiempo y dinero, en lo que coinciden los

diferentes tipos de contratos, sin embargo los más complejos son los que están pactados con tarifas

y adicionalmente el Contrato genera gastos reembolsables y administración de gastos


reembolsables, debido que genera un desgaste en su revisión, por tal motivo se realizó el siguiente

proceso de facturación, así mismo como la creación de formatos para seguimiento de los mismos:

1. El Contratista deberá enviar un prebill o proforma, en este incluirá todos los gastos y

honorarios causados en ese mes. Normalmente este documento el proveedor lo envía los

primeros 5 días del mes siguiente.

2. Realizar un resumen de honorarios y enviarlo al gerente del área que tiene conocimiento

del servicio recibido y opinar si está de acuerdo con los valores a facturar.

3. Revisión de reembolsables, verificar que se encuentre los conceptos establecidos en el

Contrato, usualmente son viáticos, y de acuerdo con los parámetros establecidos por

Minesa que no superen el monto de Quinientos Mil pesos en pasajes aéreos, almuerzos no

superen los Veinte y cinco Mil pesos, el alojamiento lo ofrece Minesa en su campamento

ubicado en California, Santander o en algunos contratos ya viene incluido con los

honorarios. En el caso de evidenciarse una inconsistencia, se solicita al proveedor

aclaraciones.

4. Teniendo los 3 conceptos revisados, se realiza un resumen para enviar al gerente que

aprueba la proforma, adicional las observaciones que se evidenciaron en la revisión, más

tener en cuenta el tiempo de vigencia y el consumo porcentual del Contrato, así se alerta

del estado actual del contrato en caso de querer continuar con el proveedor y buscar firmar

un otrosí.

5. Con la aprobación del total de la proforma se realiza la medición en el software Protheus,

se informa al gerente con el soporte de la aprobación en el punto (d).

6. Con la aprobación de la medición, imprime la orden de compra y se realiza la remisión e

imprime.


7. Envió de soportes al proveedor para que pueda acercarse a las oficinas de Bucaramanga

para realizar la radicación, sí el proveedor no es de Bucaramanga, debe enviar por correo

certificado la factura y antes de enviarla en versión física será enviada en escáner. Esto se

realiza con el fin de revisión de la factura para no enviar el documento 2 veces, y por si no

alcanza a llegar para el cierre contable pueda ser radicada con la copia, en espera de la

original.

El área legal cuenta veinticinco (25) contratos vigentes a la fecha, de acuerdo con la

clasificación realizada anteriormente, se observa cómo están distribuidos los contratos de acuerdo

con su clasificación. (véase Tabla 7).

Tabla 7. Distribución de Contratos Área Legal Respecto a los Tipos de Contrato.

Condición de pago - tipo de Contrato Número de

Contratos

Aplica

reembolsables

Aplica administraciones

reembolsables

Cronograma 7 0 0

Fijo mensual 6 4 0

Tarifas 10 4 3

Marco 2 2 2

Total 25 10 5

Nota: Distribución de los veinticinco (25) contratos del área legal respecto a los tipos de contratos de Minesa.

Durante la práctica se creó un documento que permitiría el seguimiento de cada pago, y

crear una base de datos para el área, el primer documento se basó en un documento sencillo, pero

a medida de la práctica se optimizo el documento con la información de cada Contrato, presupuesto

y actividad (véase Ilustración 3). En el documento se observa diferentes conceptos:

1. Mes: hace referencia al mes que se está realizando el ingreso de información.

2. Detalle: hace referencia a la factura que se está cancelando.

3. Honorarios: valor correspondiente a honorarios


4. Reembolsables: varía dependiendo si aplica contractualmente, valor de reembolsables.

5. TOTAL: valor total, aunque es el subtotal debido que hace falta incluir el IVA, hace

referencia al total para realizar la medición en el software Protheus, debido que en software

no debe ingresar los valores sin IVA.

6. Saldo: valor que va quedando en el contrato a medida que se va realizando los pagos.

7. OP: hace referencia al número de orden de compra que genera el software Protheus después

de aprobada la medición.

8. Medición: hace referencia al número con que se realizó en el software Protheus, este es

anotada en la tabla 7 para tener seguimiento del proceso.

4.3.3 Control y Seguimiento Contratos

El Control y seguimiento de los contratos del área legal, es de alta importancia debido que

el 100% de los contratos son servicios, para lograr medir la satisfacción del servicio, se solicita al

proveedor las actividades realizadas para que el gestor apruebe su pago.

contratos que están bajo programas de Minesa como el de Reasentamiento del Proyecto

Soto Norte, cuentan con dos (2) contratos el del operador y la interventoría. Para abril 2018 inicio

este programa la cantidad de personal del operador para este inicio proyecto, la Interventoría estaba

encargada de la aprobación del servicio demoraba aproximadamente 15 días en realizar esta

revisiones, es entendible la cantidad del personal, después de varias reuniones durante 2 meses

logramos optimizar el proceso de revisión de 5 días, esto se trabajó entre la interventoría y Minesa

debido que esta revisión tiene como producto un informe que es entregado a Minesa para realizar

el pago.


4.4 Informes de Cumplimiento Interno

Los procesos establecidos por Minesa, definen que mensualmente cada área debe entregar

al área de Recursos Humanos, el reporte de Contratistas en campo cada 15 días, y el área Financiera

los informes de Reversiones y Provisiones del mes vencido.

4.4.1 Informe del Área de Compras

Mensualmente el área de compras entrega un informe a cada área donde muestra el estado

de los contratos en ejecución con su presupuesto comprometido para el 2018 en el Software

Protheus adicional otra información de los contratos como, los que están pendiente de Cierre,

terminados en el mes y en elaboración. De estos informes, el más importante es el de ejecución

que me permite ver si la información que compras comparte concuerda con la Control interno del

área legal debido que posteriormente de su envió ellos consolidan la información de la informa

para elaborar un informe ejecutivo para la alta gerencia de Minesa (véase Ilustración 4).

Internamente se presenta al gerente del área durante una reunión para enseñar los que

requiere su atención. Este informe no ha sido muy útil para el área legal en sentido presupuestal

debido que muestra el valor comprometido anualmente y no todos los contratos del área se van a

ejecutar en el año 2018, ya que están realizados a un término indefinido de vencimiento, ya que

consisten en procesos legales y su cronograma depende únicamente del proceso legal. Se realizó

las recomendaciones al área sobre el informe para que sea un poco más flexible en sus parámetros

de tiempos.


4.4.2 Informe Presupuestal

El encargo presupuestal envía el ejecutado mensual a cada gerente el cual es compartido

para revisar si está de acuerdo y revisión y ajuste del presupuesto pronosticado mensualmente.

Como es un proceso extenso revisar cada grupo presupuestal, se realiza una reunión con el gerente

junto al informe de compras para notificar alertas, estrategias y al final realizar una toma de

decisión.

4.4.3 Informes del Área Financiera

El coordinador el área Financiera es responsable de enviar estos formatos sin diligenciar al

encargado del administración del área y especificando la fecha límite de entrega, estos informes

son para el área Financiera de importancia debido que permite conocer los servicios prestados y

no alcanzados a facturar (provisiones) y de los ejecutados en el mes los que lograron facturar

(reversión), de esta manera ellos están atentos a estas facturas así puedan cumplir con el pago y el

comprometer el presupuesto asignado a estas labores.

1. Provisiones: son todos los gastos ejecutados en el mes, es decir la adquisición de productos

o servicios, pero por motivos de confirmación de servicio o entrega de productos no logran

facturar para el día 25 del mes (cierre contable), como ya existe un compromiso de pago

estos valores se provisionan con un soporte de un Contrato u orden de compra puntual.

Este informe se envía el día hábil siguiente al cierre contable esta entre 26,27 o 28 del mes.

2. Reversiones: teniendo en cuenta las provisiones que se realicen en el mes, para el siguiente

mes el Coordinador de Financiera enviara esas mismas provisiones, pero en el archivo de

reversiones, preguntándole al área si se logró radicar la factura del servicio o de los

productos adquiridos, si tal evento ocurrió se reversa el valor con el número de la factura.


4.4.4 Informe del Área Recursos Humanos

El área de recursos humanos es muy importante saber el número de personas que

empleando Minesa, ellos tienen control por el personal directo, pero los contratistas depende de

las necesidades del proyecto, por tal razón cada 15 días, las áreas que tengan contratistas deben

enviar debidamente diligenciado El coordinador el área Financiera es responsable de enviar estos

informes sin diligenciar al encargado del área y especificando la fecha límite de entrega, estos

informes son para el área Financiera de importancia debido que el informe de reversiones les

permite saber que se facturo en el mes , lo que está pendiente por facturar, en el informe de

Provisiones, los nuevos servicios adquiridos por la empresa que están pendiente de pago, de esta

manera ellos llevan un poco más de control sobre las cuantas por paga atrasadas y futuras.

4.4.5 Informe del Área Comunicaciones

El área de Comunicaciones, consolida la información de las próximas actividades

programadas con la comunidad, con el objetivo de informar a los gerentes de cada área de las

actividades y si son trasversales a sus actividades para participar. Este informe se envía cada

viernes a la coordinadora del área, con la información de lugar, hora, objetivo y responsables.

4.4.6 Informe Interno del Área

El director del área requiere un seguimiento de las actividades realizadas por el equipo,

adicional el cumplimiento de las metas o indicadores de desempeño (KPI) establecidas para cada

integrante, durante la práctica se realizó un documento para este seguimiento. Donde cada

integrante del equipo coloca sus actividades de la semana, sobre estas coloca sus estado, avances,

problemas o riesgos y Acciones o recomendaciones.


4.5 Otras Actividades

Durante la practica brinde apoyo a otro tipo de actividades que están a cargo de la gestión

administrativas, que también requieren su gestión y control debido que afectan al presupuesto del

área, es importante tener en cuenta que todo lo adquirido al área, afecta su presupuesto.

4.6 Solicitud de Camionetas

Los contratistas de Minesa que requieren movilización a su sede en Suratá, California,

Vetas o alguna vereda de los anteriores municipios, Minesa le asegura el transporte esto está

establecido en sus contratos, como el gestor debe asegurar el cumplimiento de lo pactado se creó

el siguiente proceso para realizar una buena solicitud:

1. Confirmación: el Contratista debe confirmar el número de personas y debe realizarse a

través de un correo electrónico, especificando los datos como, nombre, documento de

identidad, teléfono, lugar de partida, hora de partida y hora abordar, en caso de que se

requiera el transporte por un periodo se debe especificar desde el inicio y fin de la estadía,

cuando trata de contratistas de otras ciudades y requieren movilización a aeropuerto se

debe especificar la hora de vuelo y número de vuelo.

2. Revisión: se revisa que la necesidad de la estadía en campo sea necesaria para el

cumplimiento de las actividades establecidas.

3. Aprobación: después de la revisión, se reenvía la solicitud al gerente para su aprobación.

4. Solicitud a administración campo: con el visto bueno del gerente se reenvía la información

a la administración de campo para iniciar el proceso de requerir a los proveedores

establecidos el servicio de transporte.

5. Confirmación: la administración en campo notifica el vehículo asignado para el servicio.


4.7 Solicitud de Tiquetes

Para el equipo interno del área se presentan reuniones en las oficinas de Minesa en Bogotá,

es importante llevar un registro y control de estos gastos debido que también se ven reflejados en

el informe presupuestal mensual, este control ayuda a tener una mayor precisión en este estimado

mensual para los próximos meses. Para crear estas solicitudes de tiquetes se deben realizar por una

plataforma establecida por Minesa, para esto es necesario seguir los siguientes pasos:

1. Pasos preliminares: el integrante del equipo envía el itinerario con el objetivo de la visita,

con copia al director del área y administración Minesa.

2. El ingreso a la plataforma: se realiza la compra de tiquetes con la información antes

suministrada, antes de finalizar se diligencia el para el control, de tal manera que finaliza

la operación.

3. Seguimiento: como la plataforma es virtual, se tiene que llevar seguimiento después de

finalizar, el software genera un número de compra a esa solicitud, con ese número se realiza

control para verificación de su aprobación por parte de la administración Minesa, es muy

importante realizar este seguimiento debido que tiene un límite de tiempo para su

aprobación.

4. Emisión: cuando la administración Minesa aprueba el pedido, automáticamente se emite

el tiquete, enviando una copia al solicitante como confirmación de la finalización del

proceso.

5. Cambios: se realiza directamente en la plataforma, pagando la penalidad, el cual debe ser

notificada por el operador de la plataforma para saber el valor total del tiquete.

6. No uso: cuando el tiquete no se usa, el integrante debe notificarlo a la persona que realiza

la solicitud debido que se puede usar para un próximo viaje.


7. Cancelación: no se puede cancelar un viaje, mejor no se le da el uso establecido, para que

quede como pendiente de usar en la plataforma.

5. Aportes y Recomendaciones

5.1 Aportes

Cuando llegue a la practica en el área legal, no se contaba con una base de datos sobre la

facturación el cual fue una alerta para mi supervisor, intente recuperar la mayor información en el

primer mes de la práctica a partir de ella ir construyendo la base de datos del área con el objetivo

de tener mayor control sobre los pagos y el estado de los contratos, esta base tuvo varias versiones

hasta que logro la última versión. Ahora el área cuanta con su base de datos.

Proceso de revisión de proformas, para contratos con altos valor económico y de personal,

esto para tener un mayor control y poder realizar las alertas antes de realizar los pagos

correspondientes al mes, así el gerente pueda exigir al proveedor un poco más para realizar el pago.

Archivo de documentos, cuando llegue el área no contaba con archivos referentes a los

temas administrativos como formatos de compras, copia de la factura radica, documentos

remisorios. Esto es importante debido que los proveedores requieren siempre la fecha de

cancelación de la factura, teniendo la copia de radicado esta información se puede brindar teniendo

en cuenta su forma de pago.

Reunión sobre informe de presupuesto y compras, al unir estos dos informes el gerente del

área tiene más visibilidad de sus recursos económicos y para el fin de año a solicitarlos nuevamente

ya tenga claro lo que requiere.


Uso de herramientas como One Drive han generado en el equipo mayores eficiencias, para

entrega de informes, trabajo conjunto de documentos y compartir información, para la mayoría es

nueva la herramienta, entonces es interesante explicar el funcionamiento y generar una herramienta

más al equipo del área.

Para actividades puntuales como respuestas a PQRS, que son recogidas por los contratistas

del área, presentada inconvenientes en proyectar su respuesta y ser entregada antes de los 15 días

de vencimiento, aporte la idea de revisarlas en una hora especifica en los días martes, jueves y

viernes, con lo documentos compartidos en la nube este aporte nos dio más visibilidad en fechas

de entrega y eficiencia en la actividad.

5.2 Recomendaciones

Recomiendo a Minesa la optimización de sus procesos internos, tienen una herramienta

muy buena que es un ERP, sin embargo, el tiempo es un recurso que no están teniendo en cuenta.

Durante el tiempo en mi práctica, puede evidenciar que para montos menores a Cinco Millones de

Pesos, no requieren un proceso tan regido, debido que puede salir más costoso la compra de

servicio y/o producto con el proceso interno ya que la empresa no utiliza un solo recurso interno

para una compra aproximadamente 4 personas, y son compras que no requieren un riesgo muy

grande.

Recomiendo, a Minesa para el área de compras un proceso diferente en temas de producto

al de servicios, debido que no se tiene visibilidad en los formatos, como los de evaluación de

proveedores, alcances para contratos para el proceso en general, ya que


Recomiendo a Minesa, realizar el procedimiento para puestos de trabajo como gestor

administrativo, debido que varias personas que realizan esta función no tienen claro sus deberes y

responsabilidades, esto genera problemas administrativos a grande escala.

Una recomendación a nivel de compañía y a nivel de apoyo administrativo, cada cambio

en los procesos de facturación, financiero o de compras, debe socializarse con un pequeña reunión

con las personas que realizan esta actividad, debido que al no compartirse con tiempo puede

generar reprocesos y confusiones, así mismo a los cambios trasversales del proceso, como un

proceso adicional en compras sino se comparte puede generar un retraso en el seguimiento normal

de la operación, es muy importante que todos estemos informados para ser más eficaces, ya que

en algunas ocasiones el retraso o reproceso puede afectar económicamente la empresa sin ser

notado.

6. Lecciones Aprendidas

El primer retro, fue la manipulación del software Protheus, debido que tiene 2 módulos, y

son muy parecidos por tal razón me tomo un tiempo, adaptarme a él, aprendí a tener paciencia.

Adicional me equivoque varias veces en subir las Solicitudes de Compra y después de aprobadas,

tenía que realizar cambios, es decir, inicia de nuevo la aprobación, para esta lección realice un

pequeño manual con las recomendaciones y pasos.

Diligenciamiento de formatos internos, realizarlos muy despacio y antes de realizarlo,

revisar la política muy bien antes de pasarlo a mis superiores, debido que realizar de nuevo el

proceso, aproximadamente 3 días ya que los altos directivos se encuentran en la ciudad de Bogotá.

Trabajo en equipo con diferentes con las áreas de compras y financiera, fue una herramienta

muy importante para lograr ser mejor cada día y cumplir el objetivo de la práctica, ya que me


permitieron entender el proceso y algunos procedimientos que no están establecidos Minesa y

aportando ideas a estas mismas.

Experiencia laboral, al principio es difícil soltarse en el campo laboral, para el aporte de

ideas y alertas, aprendí a dejar el miedo y dar mis opiniones de la mejor manera para mejorar cada

día más dentro del área, fue un excelente equipo debido que me escuchaban con cariño y

construimos buenas estrategias para crecer como área.

7. Conclusiones

Al finalizar la práctica empresarial en la empresa Sociedad Minera de Santander S.A.S.,

me permitió enfrentarme al campo laboral por primera vez como futura ingeniera industrial, logre

adquirir adicional al conocimiento, y la práctica de mi vida universitaria, adquirir responsabilidad

y compromiso con una empresa, sobre todo a relacionarme debido que es una empresa con un gran

número de empleados.

La gestión administrativa de una empresa es muy importante, por lo tanto, durante la

práctica realice un procedimiento para cada actividad, con el fin de desarrollar una buena

administración, esto lo logre con los conocimientos durante mi vida universitaria y los adquiridos

realizar la práctica, estos procedimientos permiten al área tener mayor control de todos los

recursos, de tal manera siendo más eficaz los proceso.

Realizar la gestión de solicitud de compras es una de las actividades más extensas y

precavidas debido que se tiene que tener en cuenta los procesos y políticas ya establecidos por

Minesa, con una interrelación entre las áreas de compras, financiera y software ERP Protheus, para

esta actividad como solicitante de este proceso se realizó un procedimiento donde se involucre lo

establecido por la empresa, su software los requerimientos del área, logrando realizar


eficientemente la actividad de satisfacer las necesidades del área, es muy importante tener en

cuenta cada paso al momento de realizar la actividad, debido que un incumplimiento no se ve

afectada el área o el gerente que es responsable de esta misma, sino toda la empresa en el momento

de realizarse auditorias, por tal razón en un cambio de algún proceso o de política se tiene que

evaluar al procedimiento establecido en la práctica.

Otra activad que requiere ser cuidadoso es en el control y el seguimiento de contratos u

órdenes de compra puntuales, debido que este seguimiento está ligado a lo contractualmente pacto

entre el proveedor y Minesa, este control y seguimiento permite colocar alertas de retraso para

entregas, también la eficiencia del operador, los valores a cobrar por el servicio o producto y lo

más importante medir la satisfacción del producto o servicio entregado por el proveedor en algunos

contratos u orden compra es fácil de medir pero en algunos casos es importante tener en cuenta el

concepto técnico del producto o servicio entregado, así se puede medir y poder tomar decisiones

sobre la recibido, adicional se tiene que realizar al seguimiento a las responsabilidades de empresa

como los pagos a los proveedores debido que está pactado por 30 días de calendario, en

certificados, entre otros, se tiene que ser muy cuidadoso debido que un incumplimiento puede

recaer en notificaciones que aportan a su cancelación de contrato y en los peores escenarios en

reclamaciones judiciales. Después de realizar las diferentes actividades es importante los

resultados para estos se evidencian en la entrega de informes que es una evaluación necesaria

dentro de la empresa para conocer los avances y estado, estos resultados son de importancia para

la alta gerencia y la toma de decisiones en cambios de procesos o políticas permitiendo ser más

flexibles y tomando el cumplimiento.


Me despido de mis 4 años de carrera universitaria, con diferentes conocimientos y una

experiencia en la vida laboral que fue muy buena que me permite continuar en Minesa, estoy muy

agradecida y orgullosa de mi esfuerzo, también con el inicio de esta vida laboral que me enfrento.


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pensamiento-administrativo/


Apéndices

Apéndice A. Diagrama de Flujo Proceso de Adquisición de Bien o Producto.

Diagrama de flujo- proceso de solicitud de compra

Áre

a

Presu

pu

esto

SC

MLe

ga

l

Actividades preliminares e iniciales Validación presupuestal Adquisición del compromiso

Inicio1.Definir la

necesidad

2.Verificar

recursos

económicos

4.Realizar

SC

3.Aprobación

interna del

director del

área

5.Diligenciar y

enviar formato

de validación

presupuestal

6.Verifica

presupuesto

7.Inquietude

s sobre la SC

SI

8.Aclara dudas

e envía

respuestas.

NO9.Liberación

en Protheus

13.

¿Requiere

un contrato?

15.Se crea borrador

de contrato y envía al

abogado.

NO

14. Gestionar

orden de

compra puntual

SI

17.Gestión de

firmas del

Contrato

16.Revisa y genera

ultima versión para

firma se envía al

Comprador.

18.Crear y gestionar

aprobaciones en

Protheus

19.Confirmació

n del

compromiso

11.Elaborar y Enviar

de alcance para

servicio/bien al

comprador asignado

Fin

12.Aplicación

de Manual de

abastecimiento

10.

Confirmación

de

presupuesto.


Apéndice B. Diagrama de Flujo Proceso de Adquisición de Bien o Producto (continuación)

Acciones

Actividad

Actividad en

software Protheus

Documentos o

formatos

Proceso definido


Apéndice B. Guía paso a Paso de Protheus


Apéndice D. Relación entre los tipos de compras y Delegación de Autoridad


Apéndice C. Documentos de seguimiento de contratos

VERSIÓN 1

VERSIÓN 2


Apéndice D. Documentos de seguimiento de contratos (Continuación).


Apéndice E. Formatos informes de Compras.


Apéndice F. Formatos informe Financiera Provisiones y Reversiones


Apéndice G. Informe Recursos Humanos.


Apéndice H. Informe Interno área Legal

apoyo en la gestiÓn administrativa 1

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