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UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa
Ver. 1.1
Jefe Unidad: Erika Jaña M. Autor: John Rebolledo V.
Octubre 2010
FACULTAD DE
CIENCIAS
QUÍMICAS Y
FARMACÉUTICAS
DIRECCIÓN ECONÓMICA Y ADMINISTRATIVA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE PERSONAL
UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa
1
Índice
1. Introducción ................................................................................................................................................. 3
2. Capítulo 1: Manuales de Procedimientos: Una herramienta para la gestión administrativa ................. 4
3. Capítulo 2: Antecedentes de la Institución ................................................................................................ 5
3.1 Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas .................................................................. 5
3.2 Misión ................................................................................................................................... 5
3.3 Visión .................................................................................................................................... 6
3.4 Organigrama de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas .................................... 7
3.6 Dirección Económica y Administrativa (DIRECAD) .............................................................. 8
3.6 Organigrama Dirección Económica y Administrativa (DIRECAD) ......................................... 9
4. Capítulo 3: Unidad de Personal ................................................................................................................ 10
4.1 Misión.................................................................................................................................. 10
4.2 Visión .................................................................................................................................. 10
4.4 Funciones específicas ......................................................................................................... 11
4.5 Personal .............................................................................................................................. 12
5. Capítulo 4: Explicación formato Procedimientos Unidad de Personal .............................................. 13
5.1 Formulario levantamiento de Procedimientos ...................................................................... 13
5.2 Formulario Declaración de Procedimientos ......................................................................... 14
5.3 Flujograma de Procedimientos ............................................................................................ 15
5.4 Simbología Flujogramas ...................................................................................................... 16
6. Capítulo 5: Procedimientos Unidad de Personal .................................................................................... 18
Confección y tramitación convenios honorarios (Decreto Exento) ............................................. 18
Confección y tramitación convenios honorarios (Decreto Afecto) .............................................. 22
Accidente de trabajo ................................................................................................................. 26
Asignación de productividad ..................................................................................................... 29
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Asignación familiar .................................................................................................................... 32
Asistencia del Personal de colaboración y académica .............................................................. 36
Cometidos Funcionarios ............................................................................................................ 39
Comisiones académicas ........................................................................................................... 42
Cotización de salud ................................................................................................................... 46
Fianzas de fidelidad funcionaria ................................................................................................ 49
Licencias Médicas ..................................................................................................................... 52
Revisión pago de remuneraciones del personal general ........................................................... 55
Permisos administrativos con goce de sueldo ........................................................................... 58
Prórroga de los nombramientos a personal de contrata ............................................................ 62
Realización de nombramientos de los funcionarios ................................................................... 65
Registro de afiliación a fondo de pensiones .............................................................................. 69
Retenciones judiciales............................................................................................................... 72
Renuncia Funcionario ............................................................................................................... 75
Asignación Complementaria Universitaria ................................................................................. 78
Trienio ....................................................................................................................................... 81
Calificaciones ............................................................................................................................ 84
Contrataciones .......................................................................................................................... 87
Elaboración del escalafón ......................................................................................................... 91
Planilla complementaria ............................................................................................................ 94
Jubilaciones .............................................................................................................................. 97
Feriado legal complementario ................................................................................................. 101
Cambio de sistema de salud ................................................................................................... 104
Horas extraordinarias .............................................................................................................. 107
Permisos administrativos sin goce de sueldo .......................................................................... 111
Capacitación ........................................................................................................................... 114
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1. Introducción
El presente documento tiene como objetivo presentar el Manual de Procedimientos
versión 1.1 para la Unidad de Personal perteneciente a la Dirección Económica y Administrativa
de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile, todo este
trabajo se enmarca en el Proyecto denominado “Elaboración de Manuales de Procedimientos
para la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile ” elaborado
por el Administrador Público de la misma casa de estudio John Rebolledo Verdejo con fecha de
entrega en el mes de octubre del 2010.
El objetivo general del proyecto consiste en levantar y describir los principales
procedimientos de las Unidades o Departamentos de la Facultad. Para lo cual se han utilizado
diferentes herramientas para la recopilación de información necesaria para el levantamiento de
los procedimientos tales como: entrevistas personales, reuniones con los Jefes de cada Unidad
y Departamentos, recopilación de documentos e informes anteriores relacionados con el tema.
Cabe señalar que en esta primera etapa solo se recopiló la información real de cada
Unidad y en ningún caso se llevó a cabo un rediseño de actividades, por lo cual la información
recopilada en el presente manual corresponde a la información entregada por cada Jefatura y
funcionarios de las Unidades.
John Rebolledo Verdejo
Administrador Público Licenciado en Ciencias Políticas y Gubernamentales
Universidad de Chile
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2. Capítulo 1: Manuales de Procedimientos: Una herramienta para la gestión
administrativa
La creación de Manuales de procedimientos dentro de la unidad nace debido la
necesidad de cumplir con las sugerencias establecidas por la Contraloría General de la
República de que cada unidad administrativa cuente con este tipo de documentos tanto para el
control interno como externo de las actividades que se efectúan.
El objetivo principal de un Manual de Procedimiento es poder sistematizar las principales
actividades que se realizan en la unidad administrativa, en este caso la Unidad de Personal. No
sólo se deben tener en cuenta la realización de este tipo de documentos como un mecanismo
de control, también se debe tener en cuenta como una herramienta útil para la gestión
administrativa debido a los múltiples beneficios que trae consigo este tipo de documentos.
Dentro de las ventajas que permite poseer un Manual de Procedimiento de la Unidad de
Personal se encuentran:
Permite conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a descripción de tareas,
ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y en el adiestramiento y capacitación del personal.
Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.
Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración
arbitraria.
Determina en forma más sencilla las responsabilidades administrativas y funcionales.
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3. Capítulo 2: Antecedentes de la Institución
3.1 Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas
La Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas fue creada en 1945, sobre la base
de la escuela de Química y Farmacia que inició la enseñanza de la Farmacia en 1833 en el
Instituto Nacional y que en 1842 se instaló junto con la Universidad de Chile.
Actualmente, la Facultad ofrece a sus estudiantes la posibilidad de cursar cuatro
carreras universitarias: Química y Farmacia, Bioquímica, Química e Ingeniería en Alimentos. El
factor común que distingue a todos sus egresados es la sólida formación en química y su
conexión directa al correspondiente campo de los medicamentos, alimentos, bioquímica o
industria química.
3.2 Misión
La misión de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de
Chile es la generación, cultivo, integración y transmisión de la enseñanza de la química por sí
misma y en estrecha vinculación con las Ciencias Farmacéuticas, la Bioquímica y las Ciencias
Alimentarias. Fundamentalmente educar profesionales idóneos con una sólida formación
científica, ética, y con capacidad de gestión en las áreas de las Ciencias Farmacéuticas,
Bioquímicas, Químicas y de los Alimentos.
Esta misión se materializa al proporcionar al país profesionales altamente calificados e
involucrados directamente con el área de salud (Química y Farmacia y Bioquímica) y con el
desarrollo industrial y tecnológico químico (Química e Ingeniería en Alimentos).
La formación recibida en la Facultad los habilita para ejercer su profesión en el ámbito
laboral contribuyendo al desarrollo y progreso del país. Estos profesionales además tienen la
preparación necesaria para incorporarse a actividades de perfeccionamiento continuo y a
programas de especialización y/o postgrado.
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La Facultad ejerce esta misión con excelencia, sentido de compromiso, de modo
reflexivo y crítico a través de sus funciones fundamentales de docencia, investigación y
extensión.
Esta misión se logra a través del trabajo de sus académicos en la docencia de pregrado,
postítulo y postgrado, la investigación básica y aplicada en las áreas que cultiva la Facultad, la
extensión y la permanente preocupación por los problemas de interés de la comunidad
nacional.
3.3 Visión
Que la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile sea
un Centro Universitario de excelencia, cuyo quehacer académico la convierta en un centro de
referencia por su formación docente de pre y postgrado.
Constituirse y mantenerse como líder en Investigación, creando conocimiento que
sustente su actividad docente; líder en innovación, creando conocimiento atingente a la realidad
y necesidades de nuestro país, contribuyendo así a su desarrollo.
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3.4 Organigrama de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la
Universidad de Chile:
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3.5 Dirección Económica y Administrativa (DIRECAD)
El Área de Dirección de la DIRECAD cumple con la función de ejecutar las labores
directivas decisionales superiores de la Unidad, siendo la cabeza visible de la organización ante
todos los niveles y actuando como Staff de apoyo del señor Decano de la Facultad.
Esta Área se encuentra a cargo del Director de Administración y Finanzas (Sr. Jaime
Parada Manríquez) el cual depende jerárquicamente del Decano de la Facultad.
En la actualidad el Área de Dirección se encuentra físicamente en la Dirección de
Administración y Finanzas, ubicada en Av. Vicuña Mackenna Nº79, Segundo Piso. En esta
unidad organizacional se pueden detectar las siguientes subdivisiones en base a las cargas de
trabajo.
Dirección.
Secretaría de Dirección.
Estafeta de Dirección.
Auxiliar de Dirección
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3.6 Organigrama Dirección Económica y Administrativa (DIRECAD)
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4. Capítulo 3: Unidad de Personal
El Área de Personal de la DIRECAD cumple con la función de llevar la gestión y registro
de los acontecimientos de la vida laboral de un funcionario Académico o de Colaboración de la
Facultad. Esta Área se encuentra a Cargo de una Jefatura (Srta. Erika Jaña Morales) la cual
depende jerárquicamente de la Dirección Económica y Administrativa de la Facultad.
En términos organizacionales el Área de Personal realiza una labor de apoyo o staff en
la estructura organizacional de la Facultad, ya que por sí misma no pertenece a la línea de
producción de la institución (en el caso de la Universidad: la docencia, la investigación, la
creación artística y la extensión).
En la actualidad esta Área se encuentra físicamente en la Dirección Económica y
Administrativa, ubicada en Av. Vicuña Mackenna Nº79, Segundo Piso, oficinas 1, 3 y 4. En esta
unidad organizacional se pueden detectar las siguientes subdivisiones en base a las cargas de
trabajo.
4.1 Misión
Ser una unidad de gestión y registro de todo el personal institucional de la Facultad
promoviendo directrices para una eficiente administración de los recursos humanos de las
diferentes unidades académicas y administrativas que componen la Facultad.
4.2 Visión
“Ser el aliado estratégico de la Facultad en materia de gestión de recursos humanos”.
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4.4 Funciones específicas
Llevar el registro de vida laboral de los funcionarios de la facultad
Realizar los procesos de ingreso de funcionario a la facultad
Entregar apoyo en materia de gestión de personal a las distintas unidades de la facultad
Entregar apoyo a académicos y funcionarios en materia permisos u otra actividad ligada
a sus derechos como funcionarios
Llevar el registro estadístico de todos los movimientos administrativos de los
funcionarios en su vida como funcionarios de la facultad
Registro e ingresos de convenios a honorarios u otras modalidades de entrega de
servicio en materia de personal para la facultad
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4.5 Personal
A la fecha la Unidad de Personal cuenta con 4 personas a cargo de las labores de la
unidad estas son:
Nombre Cargo
Erika Jaña Jefe Unidad de Personal
Magaly Ahumada Administrativo Unidad de Personal
Juan Escobar Administrativo Unidad de Personal
Gloria Tralma Administrativo Unidad de Personal
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5. Capítulo 4: Explicación formato Procedimientos Unidad de Personal
A continuación se describirá los principales procedimientos de la Unidad de Personal,
antes se describirá cómo se debe leer y comprender los procedimientos en el formulario
levantamiento de procedimientos y su respectivo flujograma. Su comprensión adecuada
permitirá tener una visión real de una actividad y además permitirá realizar mejoras o cambios
en el futuro.
5.1 Formulario levantamiento de Procedimientos
Todos los procedimientos descritos en este Manual están acompañados de una ficha
denominada “Formulario de Procedimiento”, esta ficha ofrece un esquema para inventariar
secuencialmente cada procedimiento de acuerdo a su evolución particular, a continuación se
detallará en que cosiste cada casilla de este formulario:
Nombre del procedimiento Código: Folio único para cada
procedimiento
Identificación del procedimiento Fecha: Identificación temporal en
que se levantó el procedimiento
1.Descripción Definición del procedimiento.
2.Objetivo Describir como el procedimiento ayuda a conseguir los objetivos
institucionales.
3.Alcance Área en donde transcurre el procedimiento.
4.Periodicidad Lapso temporal que trascurre el procedimiento.
5.Marco Legal Leyes, reglamentos u otros que reglamentan el procedimiento.
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5.2 Formulario Declaración de Procedimientos
A continuación de la ficha levantamiento de procedimientos de encuentra adjunta el
Formulario Declaración de Procedimientos, su objetivo es entregar paso por paso las
actividades que comprenden la realización de un procedimiento identificado, a continuación se
detallará en que cosiste cada casilla de este formulario:
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Ej.: Unidad
solicitante
1 Ej.: Envía carta o
solicitud de compra
Ej.: Siempre y cuando la
Unidad Demandante lo
solicite
Ej.: -solicitud de compra
1. Responsable (cargo): Identificación del cargo o Unidad responsable de la actividad.
2. Nº: Número de identificación de las actividades, sirve para ir señalando el orden de
inicio y termino de las operaciones realizadas en dicho procedimiento.
3. Actividad: En esta casilla se señala cuáles son las acciones realizadas en función al
procedimiento identificado.
4. Observaciones: Son datos adicionales a la acción realizada en la actividad y que
entregan información que ayuda a comprender de mejor manera el procedimiento.
5. Documentos: Documentación asociada a la actividad o procedimiento.
1 2 3 4 5
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5.3 Flujograma de Procedimientos
Posteriormente a los dos anteriores formularios, cada procedimiento posee un
“Flujograma del procedimiento”, este se encuentra en formato “vertical”, lo que quiere decir que
el procedimiento se lee de arriba hacia abajo, en la parte superior se encuentran señalados los
unidades o cargos responsables de las operaciones (1), cabe destacar que si una operación se
encuentra en el “medio” de dos cargos o unidades es debido a que los dos participan en dicha
operación. En la parte superior se encuentra el nombre del procedimiento (2) en la derecha se
encuentra el código de identificación (3). Al interior del esquema se encuentran símbolos, estos
poseen distintos significados que están expuestos más adelante en la sección Simbología
Flujogramas (4). Los símbolos del Flujo se encuentran unidos con flechas, estas poseen
distintas direcciones y simbolizan como las actividades se van desarrollando y hacia qué otra
operación o Unidad debe seguir el procedimiento (5).
1
2 3
4
5
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5.4 Simbología Flujogramas
Símbolo Nombre Significado
Operación
Un procedimiento lleva consigo el desarrollo de una operación, una operación se realiza cuando se crea, se altera, se aumenta o se sustrae algo.
Lo que determina que una actividad sea un procedimiento es la entrada (Input) y la posterior salida de lo que ingreso y que obtuvo cambios debido a una operación específica (output).
Ej.: Entrada de una “solicitud” (Input) y la salida de un “permiso” (output).
Sub-Operación
Es una operación que por sus características y desarrollo se debe realizar una observación especial, debido a que se encuentra fuera del área de estudio.
Ej.: En este manual, la existencia de operaciones de otras unidades como Secretaría Municipal o la Dirección de Control, que poseen procedimientos propios.
Decisión
Representa la toma de decisión en el procedimiento. La pregunta se escribe dentro del rombo. Dos flechas que salen del rombo muestran la dirección del proceso, en función de la respuesta real.
Ej.: Puede ser la aprobación o no de una operación.
Documento
Simboliza el documento resultante de la operación respectiva. Significa que en un determinado procedimiento la aparición de un documento es el resultado o entrada de un proceso posterior.
Inicio/Termino
Simboliza que el procedimiento comienza o termina.
Documento Múltiple
Simboliza que más de un documento el que interviene en el procedimiento, el cual esta detallado en el formulario “Declaración de Procedimientos”.
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Símbolo Nombre Significado
Datos Externos
Simboliza que en la actividad se ingresan datos a un sistema externo a la Unidad o Departamento.
Ej.: Subir información al sistema AUGE de la Universidad.
Subir información al sistema Portal Mercado Público.
Firma o VºBº
Si un documento en parte derecha aparece este símbolo en el flujograma, significa que dicho documento o actividad fue firmado o dado el visto bueno por la autoridad o responsable a cargo de la actividad
Control de Legalidad
Control de Legalidad
Es la acción de controlar de legalidad un documento para poder darle atribución legal a un procedimiento.
Ej.: Los controles de legalidad que realiza la Contraloría Interna Universitaria a las resoluciones que emiten las Unidades o Departamentos de la Facultad.
Página de Referencia
Simboliza que el procedimiento debe continuar en otro lugar específico del Flujograma o página, por lo general va a acompañado de un número al interior que simboliza que se debe continuar leyendo en la otra Referencia con el mismo número.
Base de Datos
Simboliza que la actividad consiste en realizar un respaldo o archivo de los datos del flujo.
EJ.: Archivo de documentos o respaldo electrónico.
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6. Capítulo 5: Procedimientos Unidad de Personal
Nombre del procedimiento Código: UP0001
Confección y tramitación convenios honorarios (Decreto
Exento Contraloría General de la República)
Fecha: 06/10/2010
1.Descripción
El convenio a honorarios es un mecanismo de prestación de servicios que
tiene por objeto permitir a las autoridades contar con la asesoría de
especialistas en determinada materias, sobre labores ocasionales y que
no sean las habituales del respectivo Servicio. [Referencia: Manual
Operativo Departamento de Inspección y Auditoría].
2.Objetivo
Poder contar con servicios específicos y especializados de profesionales y
expertos en distintas materias para cubrir las necesidades de las unidades
solicitantes dentro de la Facultad.
3.Alcance
3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Personal.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
4.Periodicidad Durante todo el año.
5.Marco Legal Ley 18.834 Estatuto Administrativo.
Decreto 180 de 1887 del Ministerio de Hacienda.
6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
1 Recibe carta de solicitud
de convenios
honorarios firmada por
jefatura directa del
solicitante.
-carta se solicitud
convenios honorarios
Director Económico
y Administrativo
2 Da VºBº a la solicitud. -carta se solicitud
convenios honorarios
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
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6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
3 Se revisa requisitos y
documentación
necesaria.
-carta solicitud
-fotocopia cedula de
identidad
-fotocopia de título
profesional o certificado
de competencia
-dirección de boletas
Administrativo
Unidad de Personal
4 Se ingresa a sistema
AUGE (modulo
honorarios).
Propuesta de convenio,
datos de dotación,
actividad, haberes, título
y grado, convenio,
declaración jurada.
Administrativo
Unidad de Personal
5 Se imprime convenio y
declaración jurada.
7 copias de convenio. -convenio original
-formulario que
acompaña al convenio
-formulario declaración
jurada
Administrativo
Unidad de Personal
6 Se despacha el
convenio a la firma del
interesado y la
declaración jurada.
-declaración jurada
Administrativo
Unidad de Personal
7 Recibe convenio y
declaración jurada
firmados por el
interesado. Y lo envía a
la firma Director
Económico y
Administrativo.
-transcripción
-declaración jurada
Director Económico
y Administrativo
8 Firma transcripción. El Director firma el
decreto como
refrendación de las
existencias de fondos y
como transcriptor.
-transcripción
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
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6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
9 Envía documentos a
firmas autoridades de la
Facultad.
Una vez que el decreto
está firmado por el
Director se envía a firma
del Decano y
Vicedecano.
Fotocopia y despacha a
oficina central de partes
decreto, convenio y
documentación.
-decreto
-convenio
-formulario
Vicedecanato 10 Firma decreto y recibe
documentación adjunta.
-decreto
-documentación adjunta
Decanato 11 Firma decreto y recibe
documentación adjunta.
-decreto
-documentación adjunta
Contraloría Interna
Universitaria
12 Registro y control de
legalidad.
-decreto
-documentación adjunta
Contraloría General
de la República
13 Registro y control de
legalidad.
-decreto
-documentación adjunta
Administrativo
Unidad de Personal
14 Recibe decreto y
convenio firmados por
las autoridades.
-decreto
-convenio
Administrativo
Unidad de Personal
15 Recibe copia decreto
tramitado y entrega
copia a encargado de
presupuesto para
confección de cheque.
-copia decreto
Administrativo
Unidad de Personal
16 Archivo de decreto. -copia decreto tramitado
-copia de convenio
-documentos adjuntos
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
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7. DIAGRAMA DE FLUJO
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
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Nombre del procedimiento Código: UP0002
Confección y tramitación convenios honorarios (Decreto
Afecto)
Fecha: 06/10/2010
1.Descripción
El convenio a honorarios es un mecanismo de prestación de servicios que
tiene por objeto permitir a las autoridades contar con la asesoría de
especialistas en determinada materias, sobre labores ocasionales y que
no sean las habituales del respectivo Servicio. [Referencia: Manual
Operativo Departamento de Inspección y Auditoría].
2.Objetivo
Poder contar con servicios específicos y especializados de profesionales y
expertos en distintas materias para cubrir las necesidades de las unidades
solicitantes dentro de la Facultad. Se diferencia del procedimiento
Confección y tramitación convenios honorarios (Decreto Exento
Contraloría General de la República) en que la Contraloría General de
la República debe hacer Toma de Razón del decreto.
3.Alcance
3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Personal.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
4.Periodicidad Durante todo el año.
5.Marco Legal Ley 18.834 Estatuto Administrativo.
Decreto 180 de 1887 del Ministerio de Hacienda.
6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
1 Recibe carta de solicitud
de convenios
honorarios firmada por
jefatura directa del
solicitante.
-carta se solicitud
convenios honorarios
Director Económico
y Administrativo
2 Da VºBº a la solicitud. -carta se solicitud
convenios honorarios
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
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6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
3 Se revisa requisitos y
documentación
necesaria.
-carta solicitud
-fotocopia cedula de
identidad
-fotocopia de título
profesional o certificado
de competencia
-dirección de boletas
Administrativo
Unidad de Personal
4 Se ingresa a sistema
AUGE (modulo
honorarios).
Propuesta de convenio,
datos de dotación,
actividad, haberes, título
y grado, convenio,
declaración jurada.
Administrativo
Unidad de Personal
5 Se imprime convenio y
declaración jurada.
7 copias de convenio. -convenio original
-formulario que
acompaña al convenio
-formulario declaración
jurada
Administrativo
Unidad de Personal
6 Se despacha el
convenio a la firma del
interesado y la
declaración jurada.
-declaración jurada
Administrativo
Unidad de Personal
7 Recibe convenio y
declaración jurada
firmados por el
interesado. Y lo envía a
la firma Director
Económico y
Administrativo.
-transcripción
-declaración jurada
Director Económico
y Administrativo
8 Firma transcripción. El Director firma el
decreto como
refrendación de las
existencias de fondos y
como transcriptor.
-transcripción
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
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6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
9 Envía documentos a
firmas autoridades de la
Facultad.
Una vez que el decreto
está firmado por el
Director se envía a firma
del Decano y
Vicedecano.
Fotocopia y despacha a
oficina central de partes
decreto, convenio y
documentación.
-decreto
-convenio
-formulario
Vicedecanato 10 Firma decreto y recibe
documentación adjunta.
-decreto
-documentación adjunta
Decanato 11 Firma decreto y recibe
documentación adjunta.
-decreto
-documentación adjunta
Contraloría Interna
Universitaria
12 Registro y control de
legalidad.
-decreto
-documentación adjunta
Contraloría General
de la República
13 Registro y toma de
razón del decreto.
-decreto
-documentación adjunta
Administrativo
Unidad de Personal
14 Recibe decreto y
convenio firmados por
las autoridades
-decreto
-convenio
Administrativo
Unidad de Personal
15 Recibe copia decreto
tramitado y entrega
copia a encargado de
presupuesto para
confección de cheque.
-copia decreto
Administrativo
Unidad de Personal
16 Archivo de decreto. -copia decreto tramitado
-copia de convenio
-documentos adjuntos
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
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25
7. DIAGRAMA DE FLUJO
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
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Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
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26
Nombre del procedimiento Código: UP0003
Accidente de trabajo Fecha: 06/10/2010
1.Descripción
El accidente del trabajo se entiende como toda lesión que una persona
sufra a causa o con ocasión del trabajo y que le produzca incapacidad o
muerte. La lesión podrá ser física o sicológica pero se exige un resultado,
determinado por la incapacidad para realizar la labor ordinaria, o bien la
muerte.
2.Objetivo
Poder entregar el beneficio de la cobertura de salud en caso de accidente
que ocurra debido a las actividades laborales de los funcionarios de la
Facultad.
3.Alcance
3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
4.Periodicidad Durante todo el año y debido a la contingencia.
5.Marco Legal Ley 18.834 Estatuto Administrativo.
Ley 16.774 Sobre Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales.
6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
1 Jefe Directo del
funcionario informa
sobre accidente.
Por teléfono o vía correo
electrónico
-correo electrónico
Administrativo
Unidad de Personal
2 Se elabora y gestiona el
DIAT (Declaración
Individual de Accidente
de Trabajo) en el
SISPER.
LA DIAT. Declaración
Individual de Accidente
de Trabajo, es un
documento que acredita
que el problema es por
causa u ocasión al
trabajo.
-DIAT
Administrativo
Unidad de Personal
3 Fotocopia y despacha la
DIAT para la aprobación
del ACHS.
-DIAT
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
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27
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
4 Se reciben documentos.
-Certificado de Alta
médica entregado por el
ACHS.
-Certificado de atención
entregado por el ACHS.
-DIAT
Administrativo
Unidad de Personal
5 Elaboración del decreto
en SISPER usando el
procedimiento de
licencias médicas.
Ver procedimiento de
licencias médicas para
tramitación del decreto.
-decreto
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
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Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
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28
7. DIAGRAMA DE FLUJO
Elaboró
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06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
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29
Nombre del procedimiento Código: UP0004
Asignación de productividad Fecha: 06/10/2010
1.Descripción
La asignación universitaria de productividad puede otorgarse a los
académicos y funcionarios de aquellos servicios universitarios que
generen ingresos propios. [Referencia: Decreto Universitario N° 235, de
1987]
2.Objetivo
Entregar un emolumento a un funcionario que participe en una actividad
productiva dentro de la Facultad. El otorgamiento de este beneficio es de
competencia exclusiva del Rector de la Corporación quien determinará el
período de vigencia y el monto correspondiente dentro del límite antes
señalado mediante resolución.
3.Alcance
3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
4.Periodicidad Durante todo el año.
5.Marco Legal Ley 18.834 Estatuto Administrativo
Decreto Universitario Nº235, de 9 de enero de 1987
6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Unidad
Demandante
1 Envía a la Unidad de
Personal planilla de
pagos asignación de
productividad.
-planilla de pagos
asignación de
productividad
Director Económico
y Administrativo
2 Da VºBº a solicitudes de
pagos asignación de
productividad.
-planilla de pagos
asignación de
productividad
Administrativo
Unidad de Personal
3 Reciben planillas de
pagos asignación de
productividad.
-planilla de pagos
asignación de
productividad
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
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Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
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30
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
4 Solicita VºBº a Unidad
de Contabilidad sobre la
existencia de los fondos.
-planilla de pagos
asignación de
productividad
Administrativo
Unidad de Personal
5 Confecciona planilla
Excel con todos los
pagos del mes
autorizados y envía a
Director Económico y
Administrativo para su
aprobación.
-planilla Excel con
asignaciones de
productividad
Administrativo
Unidad de Personal
6 Se ingresa al sistema
SISPER y se
confecciona decreto y se
envía a la firma de las
autoridades. (Decano,
Vicedecano y firma de
Director Económico y
Administrativo).
-decreto
Administrativo
Unidad de Personal
7 Con nómina de decreto
ingresa a tarjeta
funcionaria.
-nómina de decreto
-tarjeta funcionaria
Administrativo
Unidad de Personal
8 Confecciona oficio con
autorización del Sr.
Vicedecano donde
indica que la Facultad
cuenta con los fondos
disponibles para pago
de productividad.
-oficio
Administrativo
Unidad de Personal
9 Se reciben firmado el
decreto y se envían a
oficina de Partes de la
Universidad para que
pase a control de la
contraloría universitaria.
-decreto
Administrativo
Unidad de Personal
10 Recibe copia decreto
tramitado y archiva.
-copia decreto
Elaboró
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Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
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31
7. DIAGRAMA DE FLUJO
Elaboró
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06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
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32
Nombre del procedimiento Código: UP0005
Asignación familiar Fecha: 06/10/2010
1.Descripción
En una prestación de carácter económico que se asigna a un trabajador o
pensionado por las personas que vivan a sus expensas y cumplan con los
requisitos establecidos por la ley. Se otorga previa autorización de las
entidades administradoras.
2.Objetivo Entregar esta prestación a los funcionarios de la Facultad que cuenten
con los requisitos que la ley determina.
3.Alcance
3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
4.Periodicidad Durante todo el año.
5.Marco Legal Decreto con Fuerza de Ley, DFL Nº 150 de 1981
6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
1 El interesado envía
certificado de nacimiento
o documentación
necesaria para
incorporar una carga.
-certificado de
nacimiento carga
-certificado de estudio
-certificado de
matrimonio
Elaboró
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Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
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33
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
2 Verifica que se cumpla
con los requisitos de
legalidad para asignarle
esta prestación y
procede a confeccionar
el Formulario de
asignación familiar DFL
Nª 150 de 1981, el cual
puede ser por nuevo
beneficiario, aumento de
cargas, disminución de
cargas, renovación de
cargas.
-certificado de
nacimiento carga
Administrativo
Unidad de Personal
3 Se despacha formulario
de asignación familiar
DFL Nª 150 de 1981 al
interesado para su
correspondiente firma.
-Formulario de
asignación familiar DFL
Nª 150 de 1981
Administrativo
Unidad de Personal
4 Se ingresan los datos y
se elabora el decreto
SISPER.
Recepcionando el
“Formulario de
asignación familiar” se
crea el decreto.
-certificado de
nacimiento
-certificado de estudios
-.certificado de
matrimonio
-formulario de solicitud
de asignación familiar
Director Económico
y Administrativo
5 Firma transcripción. El Director firma el
decreto como
refrendación de la
existencia de fondos,
como transcriptor y
como responsable.
-transcripción
Elaboró
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Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
Versión 1.0
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34
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
6 Envía documentos a la
firma de las autoridades
de la Facultad.
Una vez que el decreto
está firmado por el
Director se envía a firma
del Vicedecano.
Fotocopia y despacha a
oficina central de partes
decreto y documentos
para asignación familiar.
-decreto
-formulario solicitud
asignación familiar
-certificado nacimiento
-certificado de estudio
-certificado de
matrimonio
Vicedecanato 7 Firma decreto. -decreto
Contraloría Interna
Universitaria
8 Control de legalidad -decreto
Administrativo
Unidad de Personal
9 Recibe copia decreto y
se entrega copia a
Administrativo Unidad de
Personal para revisión
de planillas de sueldos e
ingreso a tarjeta
funcionaria.
Además envía copia al
interesado y archivo.
-copia decreto
Elaboró
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Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
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7. DIAGRAMA DE FLUJO
Elaboró
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Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
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36
Nombre del procedimiento Código: UP0006
Asistencia del Personal de colaboración Fecha: 06/10/2010
1.Descripción
Asistencia del personal de colaboración y académica consiste en llevar el
control de la jornada de trabajo que cada funcionario debe desempeñar
por su cargo. [Referencia: Manual Operativo Departamento de Inspección
y Auditoría].
2.Objetivo Llevar el control y registro de asistencia de los funcionarios de la Facultad.
3.Alcance
3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
4.Periodicidad Durante todo el año.
5.Marco Legal Ley 18.834 Estatuto Administrativo
Manual Operativo Departamento de Inspección y Auditoria Contraloría
Universitaria
6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
1 Se ingresa al sistema
TUI y se retira
información de
asistencia en sistema
TUI.
La Tarjeta Universitaria
Inteligente (TUI) es una
credencial que permite
la identificación de todos
los integrantes de la
comunidad universitaria
y brinda acceso a
múltiples servicios
tecnológicos a
estudiantes, académicos
y funcionarios de
manera integrada.
-asistencia impresa
Elaboró
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Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
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37
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
2 Se imprime copia de
asistencia de cada
funcionario
mensualmente.
-copia de asistencia
impresa.
Administrativo
Unidad de Personal
3 Revisa la asistencia. Se revisa la asistencia
solamente del personal
de colaboración.
-nómina
Administrativo
Unidad de Personal
(Encargada de
permisos
administrativos)
4 Corrobora permisos
administrativos en la
asistencia.
A través de nómina de
funcionarios con
permisos administrativos
en el mes.
-nómina
Administrativo
Unidad de Personal
5 Corrobora licencias
médicas.
-licencias medicas
Encargado de
Remuneraciones
6 Corrobora feriados
legales en la asistencia.
-resolución pago de
horas extraordinarias
Administrativo
Unidad de Personal
7 Confecciona listado de
atrasos y horas extras
cotejando con decreto
de programación de
horas extraordinarias.
-copia de asistencia
impresa.
Administrativo
Unidad de Personal
8 Informa listado de
atrasos al Director
Económico y
Administrativo para su
VºBº e ingresa al
SISPER, imprime y
archiva.
-listado de atrasos
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
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Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
Versión 1.0
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7. DIAGRAMA DE FLUJO
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Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
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39
Nombre del procedimiento Código: UP0007
Cometidos Funcionarios Fecha: 06/10/2010
1.Descripción
Los funcionarios públicos pueden cumplir cometidos funcionarios que los
obliguen a desplazarse dentro o fuera de su lugar de desempeño habitual
para realizar labores específicas inherentes al cargo que sirven.
[Referencia: Estatuto Administrativo]
2.Objetivo
Permitir que funcionarios de la Facultad puedan realizar actividades
dentro y fuera de su lugar de trabajo y que requieran algún tipo de
desplazamiento, todas estas actividades deben pertenecer a las
necesidades de la Facultad o en relación a actividades del cargo.
3.Alcance
3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
4.Periodicidad Durante todo el año.
5.Marco Legal Ley 18.834 Estatuto Administrativo
Manual Operativo Departamento de Inspección y Auditoria Contraloría
Universitaria
Decreto Universitario Nº 4263/1985
6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Jefe Directo
Solicitante
1 Autoriza cometido
funcionario.
-Formulario de Cometido
Funcionario
Administrativo
Unidad de Personal
2 Se recepciona formulario
y carta de la unidad
solicitante y se verifica
pago de viatico.
-Formulario de Cometido
Funcionario.
-carta de solicitud.
Administrativo
Unidad de Personal
3 Se ingresa los datos y
se elabora el decreto
SISPER.
-decreto
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
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Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
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40
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Director Económico
y Administrativo
4 Firma transcripción. El Director firma el
Decreto como
refrendación de las
existencias de fondos y
como transcriptor
-transcripción
Administrativo
Unidad de Personal
5 Envía documentos a
firmas autoridades de la
Facultad.
-decreto
-transcripción
-formulario
Vicedecanato 6 Firma decreto. -decreto
Decanato 7 Firma decreto. -decreto
Contraloría Interna
Universitaria
9 Control de legalidad. -decreto
Administrativo
Unidad de Personal
Recibe decreto y
documentos firmados
por las autoridades.
-decreto
Administrativo
Unidad de Personal
10 Recibe copia decreto y
lo envía a Jefe Unidad
de Contabilidad si
requiere pago de viatico.
-copia decreto
Administrativo
Unidad de Personal
11 Archiva copia decreto en
la carpeta del
funcionario. Entrega
copia a Administrativo
Unidad de Personal para
el registro en tarjeta
funcionaria.
-copia decreto
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
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Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
Versión 1.0
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41
7. DIAGRAMA DE FLUJO
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Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
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42
Nombre del procedimiento Código: UP0008
Comisiones académicas Fecha: 06/10/2010
1.Descripción
Las Comisiones Académicas se otorgan para los siguientes casos:
a. Presentación de trabajos y/o participación de eventos científicos,
literarios o artísticos,
b. Concurrencia a universidades u otras instituciones similares, nacionales
o extranjeras, en representación de la Universidad, Facultad o Instituto
Interdisciplinario correspondiente,
c. Actualización o complementación de conocimientos y/o realización de
trabajos de investigación o creación artística y de redacción de obras, sea
en forma individual o en algún organismo nacional, internacional o
extranjero.
2.Objetivo
Poder otorgar comisiones académicas con goce de remuneraciones por
un periodo fraccionado o continuo de 60 días a los académicos de las
jerarquías y categoría de Profesor y de 30 días a los Instructores y
Ayudantes.
3.Alcance
3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
4.Periodicidad Durante todo el año.
5.Marco Legal Decreto Universitario N° 4263 de 1985
6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Comité de
Resoluciones de la
Facultad
1 Reciben solicitud
comisiones académicas
si se aprueba emite una
acta resolución
comisiones académicas.
-acta resolución
comisiones académicas
-documentación de
respaldo
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa
43
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Jefe de Unidad
Personal
2 Recibe acta resolución
comisiones académicas
y documentación de
respaldo.
-acta resolución
comisiones académicas
-documentación de
respaldo
Jefe de Unidad
Personal
3 Analiza el financiamiento
otorgado.
Jefe de Unidad
Personal
4 Se ingresa los datos y
se elabora el decreto
SISPER.
-decreto
Director Económico
y Administrativo
5 Firma transcripción El Director firma el
Decreto como
refrendación de la
existencia de fondos y
como transcriptor.
-transcripción
Jefe de Unidad
Personal
6 Envía fotocopia decreto
y despacha documentos
a Oficina central de
partes para la firmas
autoridades de la
Facultad.
-decreto
-transcripción
-formulario
Vicedecanato 7 Firma decreto. -decreto
Decanato 8 Firma decreto. -decreto
Contraloría Interna
Universitaria
9 Control de legalidad. -decreto
Jefe de Unidad
Personal
10 Recibe copia de decreto
y si tiene financiamiento
entrega copia a Unidad
de Contabilidad o
Unidad de Gestión.
Registra en base datos
antecedentes de
comisión y archiva copia
de los antecedentes.
-decreto
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa
44
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Jefe de Unidad
Personal
11 Entrega copia decreto a
Administrativo Unidad de
Personal para registro
en tarjeta funcionaria.
-copia decreto
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa
45
7. DIAGRAMA DE FLUJO
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa
46
Nombre del procedimiento Código: UP0009
Cotización de salud Fecha: 06/10/2010
1.Descripción
Se entiende como beneficiario tanto a la persona que se afilia a una
Isapre como a las cargas que esta incluya en su plan (hijos, esposa,
abuelos). El afiliado suscribe con la Isapre un contrato complementario de
salud, ya que viene a complementar las prestaciones básicas cubiertas
por el AUGE-GES.
2.Objetivo Realizar los descuentos en materia de salud a los funcionarios de la
Facultad como determina la ley.
3.Alcance
3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
4.Periodicidad Durante todo el año.
5.Marco Legal Ley 18.834 Estatuto Administrativo
6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Isapre 1 Realizan el Formulario
Único de Notificación
(FUN).
-Formulario Único de
Notificación
Solicitante 2 Firma y aprueba las
condiciones del
Formulario Único de
Notificación (FUN).
-Formulario Único de
Notificación
Administrativo
Unidad de Personal
3 Se recibe formulario
FUN
-Formulario Único de
Notificación
Administrativo
Unidad de Personal
4 Se busca ficha en el
sistema de personal.
-ficha personal
Administrativo
Unidad de Personal
5 Se verifican los datos del
funcionario.
-ficha personal
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
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Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa
47
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
6 Se ingresan datos al
sistema SISPER para su
posterior descuento en
la remuneración del
funcionario.
Los valores que se
ingresan son
expresados en
porcentaje, en Unidades
de Fomento o en monto
fijo.
Administrativo
Unidad de Personal
7 Mantiene en su poder el
FUN para revisión de
planillas, para ingresar a
tarjeta funcionaria y
posterior archivo en
carpeta funcionaria.
-Formulario Único de
Notificación
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa
48
7. DIAGRAMA DE FLUJO
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa
49
Nombre del procedimiento Código: UP0010
Fianzas de fidelidad funcionaria Fecha: 06/10/2010
1.Descripción
Todo funcionario o empleado que tenga a su cargo la recaudación,
administración o custodia de fondos o bienes fiscales, de cualquier
naturaleza, deberá rendir una caución (Garantía que una persona da a
otra de que cumplirá lo pactado, prometido o mandado, mediante la
presentación de fiadores, la obligación de bienes o la prestación de
juramento), para asegurar el correcto cumplimiento de sus deberes y
obligaciones. [Referencia: Estatuto Administrativo]
2.Objetivo
Que los funcionarios de la Facultad rindan fianza cuando en razón de su
cargo tengan la administración y custodia de fondos o bienes de la
Universidad, de conformidad con la Ley Orgánica Constitucional de la
Contraloría General de la República.
3.Alcance
3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
4.Periodicidad Durante todo el año.
5.Marco Legal Ley 18.834 Estatuto Administrativo. Ley 10.336 de la Contraloría General
de la República.
6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
1 Recibe y gestiona la
solicitud de fianza.
- solicitud de fianza
Administrativo
Unidad de Personal
2 Envía propuesta de
fianza a interesado para
su firma.
-propuesta de fianza
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Fecha de Emisión
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50
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
3 Se recibe solicitud
propuesta de fianza
firmada por el interesado
y se realiza oficio de
propuesta de fianza y se
envía a aseguradora
para posterior trámite en
Contraloría General de
la República.
-oficio de propuesta de
fianza
Administrativo
Unidad de Personal
4 Recibe fianza tramitada
por Contraloría General
de la República y
procede a ingresar al
sistema SISPER para
descuento.
-oficio de propuesta de
fianza
Administrativo
Unidad de Personal
5 Se archiva oficio. -oficio de propuesta de
fianza
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7. DIAGRAMA DE FLUJO
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Nombre del procedimiento Código: UP0011
Licencias médicas Fecha: 06/10/2010
1.Descripción
Es el derecho que posee todo trabajador activo dependiente o
independiente que por causa de una enfermedad, tiene que ausentarse
de su trabajo, de manera parcial o total, si así lo ha indicado un médico
cirujano, un cirujano dentista o una matrona (ésta última para pre y post
natales). Este derecho se certifica a través de un formulario que constituye
un justificativo para ausentarse del trabajo de manera total o parcial según
indique el profesional que la extiende.
2.Objetivo
Poder entregar esta prestación a los funcionarios de la Facultad y que
necesiten ausentarse de su lugar de trabajo pro el tiempo en que haya
determinado un profesional de la salud.
3.Alcance
3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
4.Periodicidad Durante todo el año.
5.Marco Legal Ley 18.834 Estatuto Administrativo.
6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
1 Se recepciona licencia
médica enviada por el
funcionario y aprobada
por un profesional de la
salud.
-licencia médica
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6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
2 Recepciona licencia
médica y verifica los
antecedentes.
-formulario de licencia
médica
Administrativo
Unidad de Personal
3 Se ingresan los datos y
se elabora el decreto en
SISPER.
Obtiene del SISPER las
últimas 3 liquidaciones
de sueldo, información
necesaria para proceder
a llenar la licencia
médica.
-decreto
Director Económico
y Administrativo
4 Firma transcripción. -transcripción
Administrativo
Unidad de Personal
5 Recibe y dispone a
despachar documentos
y decreto a las
autoridades de la
Facultad.
-decreto
-documentos del
solicitante
-DFL Nª 150
-transcripción
Vicedecanato 6 Firma decreto. -decreto
Decanato 7 Firma decreto. -decreto
Contraloría Interna
Universitaria
8 Control de Legalidad. -decreto
Administrativo
Unidad de Personal
9 Recibe copia decreto se
ingresa a base de dato
interna y se archiva el
documento.
-copia decreto
Administrativo
Unidad de Personal
10 Fotocopia y envía
licencia médica a la
Institución encargada de
la cobertura de salud.
-licencia médica
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7. DIAGRAMA DE FLUJO
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55
Nombre del procedimiento Código: UP0012
Revisión pago de remuneraciones del personal general Fecha: 06/10/2010
1.Descripción
Todo cargo público necesariamente deberá tener asignado un grado de
acuerdo con la importancia de la función que se desempeñe y, en
consecuencia, le corresponderá el sueldo de ese grado y las demás
remuneraciones a que tenga derecho el funcionario. [Referencia: Estatuto
Administrativo]
2.Objetivo
Realizar la revisión de la planilla de pagos de los funcionarios de la
Facultad y que permita entregar la remuneración asignada en referencia a
su cargo u otros descuentos o asignaciones que procedan.
3.Alcance
3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
4.Periodicidad Durante todo el año.
5.Marco Legal Ley 18.834 Estatuto Administrativo.
6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Servicios centrales 1 Emite Planillas de
sueldos.
Estas planillas contienen
información de la
remuneración que va
obtener cada funcionario
en relación a su cargo,
también salen en detalle
todos los descuentos
legales o de otro tipo
que pueda tener el
funcionario, como
también las
asignaciones o bonos
que puedan tener.
-planillas de sueldos
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Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
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6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
(Encargado de
Remuneraciones)
2 Revisa que estén
correctos todos los
haberes de cada
funcionario.
-planillas de sueldos
Administrativo
Unidad de Personal
(Encargado de
Remuneraciones)
3 Verificar que vengan a
pago las modificaciones
del mes.
-planillas de sueldos
Administrativo
Unidad de Personal
(Encargado de
Remuneraciones)
4 Se verifican descuentos
legales y personales, si
son correctos los datos
entregados en las
planillas se envía por
correo electrónico a
Servicios Centrales para
que procedan a realizar
el pago, si no lo es se
notifica vía correo
electrónico que
rectifiquen el pago.
-planillas de sueldos
Administrativo
Unidad de Personal
(Encargado de
Remuneraciones)
5 Procede con
autorización de Servicios
Centrales a la impresión
de planillas de sueldos
del mes y a archivo, a la
impresión de la
estructura mensual y a
la impresión de
Resumen de Costos por
Organismo mensual
(Planilla que se entrega
a la Unidad de
Contabilidad).
-planillas de sueldos
-estructura mensual
-Resumen de Costos por
Organismo
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Fecha de Actualización
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7. DIAGRAMA DE FLUJO
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06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
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58
Nombre del procedimiento Código: UP0013
Permisos administrativos con goce de sueldo Fecha: 06/10/2010
1.Descripción
Los funcionarios podrán solicitar permisos para ausentarse de sus labores
por motivos particulares hasta por seis días hábiles en el año calendario,
con goce de remuneraciones. Estos permisos podrán fraccionarse por
días o medios días. [Referencia: Estatuto Administrativo]
2.Objetivo Permitir a los funcionarios de la Facultad ausentarse por motivos
particulares de su trabajo sin que sea menoscabada su remuneración.
3.Alcance
3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
4.Periodicidad Durante todo el año.
5.Marco Legal Ley 18.834 Estatuto Administrativo
Manual Operativo Departamento de Inspección y Auditoria Contraloría
Universitaria
6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Jefe Directo
Solicitante
1 El Jefe Directo autoriza
el formulario de permiso
administrativo con firma
y VºBº en el documento.
-Formulario de Solicitud
Permiso Administrativo
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59
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
2 Se recepciona el
formulario de permiso
administrativo, se
corroboran días
disponibles, se registra
en cuaderno de control
de permisos, y se envía
a VºBº del Director
Económico y
Administrativo y VºBº del
Vicedecano.
-Formulario de Solicitud
Permiso Administrativo
Director Económico
y Administrativo
3 Da VºBº al permiso.
-Formulario de Solicitud
Permiso Administrativo
Vicedecanato 4 Firma el Formulario de
Permiso Administrativo
-Formulario de Solicitud
Permiso Administrativo
Administrativo
Unidad de Personal
5 Recibe formulario con
VºBº de las autoridades
y procede a ingresar los
datos en el sistema
SISPER para creación
de decreto colectivo.
-Formulario de Solicitud
Permiso Administrativo
Director Económico
y Administrativo
6 Firma transcripción. -transcripción
-decreto
-Formulario de Solicitud
Permiso Administrativo
Administrativo
Unidad de Personal
7 Envía documentos a
firmas autoridades de la
Facultad.
-decreto
-transcripción
-formulario
Vicedecanato 8 Firma decreto. -decreto
Decanato 9 Firma decreto. -decreto
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6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Contraloría Interna
Universitaria
10 Control de legalidad. -decreto
Administrativo
Unidad de Personal
11 Recibe decretos
firmados por las
autoridades de la
Facultad.
Se recibe copia de
decreto tramitado y se
entrega copia a
Administrativo Unidad de
Personal para registro
en tarjeta de
funcionarios y archivo.
-decreto
-copia decreto tramitado
-Formulario de Solicitud
Permiso Administrativo
Administrativo
Unidad de Personal
12 Se envía a encargada
de revisión de asistencia
y archiva decreto.
-copia decreto
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Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
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61
7. DIAGRAMA DE FLUJO
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06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
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62
Nombre del procedimiento Código: UP0014
Prórroga de los nombramientos a personal de contrata Fecha: 06/10/2010
1.Descripción
Empleo a contrata es aquél de carácter transitorio que se consulta en la
dotación de una institución. Los empleos a contrata, durarán, como
máximo, sólo hasta el 31 de diciembre de cada año y los empleados que
los sirvan expirarán en sus funciones en esa fecha, por el solo ministerio
de la ley, salvo que hubiere sido propuesta la prórroga con treinta días de
anticipación a lo menos. [Referencia: Estatuto Administrativo]
2.Objetivo Realizar la prórroga de funcionarios a contrata de la Facultad previa
autorización del Decano.
3.Alcance
3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
4.Periodicidad Durante el término de la fecha de la contrata.
5.Marco Legal Ley 18.834 Estatuto Administrativo
6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Jefe de Unidad
Personal
1 Imprimen del SISPER
listado de prórrogas de
personal a contrata y
envía al Sr. Decano.
-listado de prórrogas de
personal a contrata
Decanato 2 Se procede prorrogas si
es así se envía
información a Unidad de
Personal.
Jefe de Unidad
Personal
3 Se ingresa los datos y
se elabora el decreto
sistema SISPER.
-decreto
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Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
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63
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Director Económico
y Administrativo
4 Firma transcripción. El Director firma el
Decreto como
refrendación de las
existencias de fondos y
como transcriptor.
-transcripción
Jefe de Unidad
Personal
5 Envía documentos a
firmas autoridades de la
Facultad.
-decreto
-transcripción
Vicedecanato 6 Firma decreto. -decreto
Decanato 7 Firma decreto. -decreto
Contraloría Interna
Universitaria
8 Control de legalidad -decreto
Jefe de Unidad
Personal
9 Recibe decreto firmados
por las Autoridades.
Se entrega copia a
Administrativo Unidad de
Personal para registro
en tarjeta funcionaria.
-decreto
-copia decreto
-tarjeta de funcionarios
Jefe de Unidad
Personal
10 Recibe copia del
decreto. Se envía copia
de decreto al interesado.
Archiva copia decreto en
la carpeta del
funcionario.
-copia decreto
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Fecha de Emisión
06.10.10
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Fecha de Actualización
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7. DIAGRAMA DE FLUJO
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Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
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65
Nombre del procedimiento Código: UP0015
Realización de nombramientos de los funcionarios Fecha: 06/10/2010
1.Descripción
El nombramiento es el acto jurídico en la cual a un funcionario se hace
titular de su cargo con lo cual debe realizar y cumplir las funciones a las
cuales se le ha encomendado.
2.Objetivo Poder contar con los funcionarios de colaboración y académicos
necesarios para las actividades de la Facultad.
3.Alcance
3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
4.Periodicidad Durante todo el año.
5.Marco Legal Ley 18.834 Estatuto Administrativo.
6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Decanato 1 Decano autoriza el
ingreso de nuevo
funcionario a la Facultad
previas características
aprobadas.
-decreto
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Ver. 1.1
Fecha de Actualización
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6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Jefe de Unidad
Personal
2 Se pide a nuevo
funcionario toda la
documentación
necesaria de ingreso.
-certificado de estudios,
títulos o post grados
-copia cedula identidad
-certificado de salud
compatible con el cargo
-certificado de servicio
militar
-certificado de servicio
militar
-certificado de
nacimiento
-certificado de
antecedentes
-declaración de no haber
cesado en cargo público
por medida disciplinaria
-declaración sobre
probidad administrativa
Jefe de Unidad
Personal
3 Se ingresa los datos y
se elabora el decreto
SISPER.
-decreto
Director Económico
y Administrativo
4 Firma transcripción. -transcripción
Jefa Unidad de
Personal
5 Envía documentos a
firmas autoridades de la
Facultad.
-decreto
-transcripción
-documentos anexos
Vicedecanato 6 Firma decreto. -decreto
Decanato 7 Firma decreto. -decreto
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06.10.10
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Fecha de Actualización
Ver. 1.1
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67
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Contraloría Interna
Universitaria
8 Control de Legalidad. -decreto
Contraloría General
de la República
9 Control de Legalidad. -decreto
Jefe de Unidad
Personal
10 Recibe decreto firmado
por las autoridades.
Se recibe copia decreto,
se envía copia al
funcionario y una copia
se archiva en carpeta
funcionaria.
-decreto
-carpeta hoja de vida
-copia decreto
Jefe de Unidad
Personal
11 Entrega copia de
decreto y documentos a
administrativo Unidad de
Personal para registro y
confección de
confección de carpeta
funcionaria y revisión de
planillas de sueldos.
Elaboró
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06.10.10
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Fecha de Actualización
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68
7. DIAGRAMA DE FLUJO
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06.10.10
Ver. 1.1
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69
Nombre del procedimiento Código: UP0016
Registro de afiliación a fondo de pensiones Fecha: 06/10/2010
1.Descripción
La afiliación es la relación jurídica entre un trabajador y el sistema de
pensiones de vejez, invalidez y sobrevivencia que origina los derechos y
obligaciones que la ley establece, en especial, el derecho a las
prestaciones y la obligación de cotización.
La afiliación al sistema es única y permanente. Subsiste durante toda la
vida del afiliado, ya sea que se mantenga o no en actividad, que ejerza
una o varias actividades simultáneas o sucesivas, o que cambie de
institución dentro del sistema.
2.Objetivo Realizar los descuentos en materia de afiliación fondo de pensiones a los
funcionarios de la Facultad como determina la ley.
3.Alcance
3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
4.Periodicidad Durante todo el año.
5.Marco Legal Ley 18.834 Estatuto Administrativo
Decreto ley nº 3.500
6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
AFP 1 Realizan el Formulario
AFP.
AFP: Administradoras de
Fondos de Pensiones
- Formulario AFP.
Solicitante 2 Firma y aprueba las
condiciones del
Formulario AFP.
- Formulario AFP
Administrativo
Unidad de Personal
3 Se recibe formulario
AFP.
- Formulario AFP
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Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
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70
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
4 Se busca ficha en el
sistema de personal.
-ficha personal
Administrativo
Unidad de Personal
5 Se verifican los datos del
funcionario.
Administrativo
Unidad de Personal
6 Se ingresan datos al
SISPER para su
posterior descuento en
la remuneración del
funcionario.
Los valores que se
ingresan son
expresados
comúnmente en
porcentaje de la
remuneración del
funcionario.
Administrativo
Unidad de Personal
7 Mantiene en su poder
carta de AFP, para
revisión de planillas,
para ingresar a tarjeta
funcionaria y posterior
archivo en carpeta
funcionaria.
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Fecha de Actualización
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71
7. DIAGRAMA DE FLUJO
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06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
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72
Nombre del procedimiento Código: UF0017
Retenciones judiciales Fecha: 06/10/2010
1.Descripción
Es un descuento de carácter judicial, que recae exclusivamente sobre
remuneraciones del trabajador. Las más comunes son las pensiones
alimenticias.
2.Objetivo
Realizar este descuento emanado de la justicia a los funcionarios de la
Facultad, es correspondiente realizarlo debido a las responsabilidad que
posee la Universidad en aplicar estas sentencias judiciales en sus
funcionarios.
3.Alcance
3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
4.Periodicidad Durante todo el año.
5.Marco Legal Ley 18.834 Estatuto Administrativo.
6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Juzgado 1 Recibe dictamen de
retención y lo firma.
-dictamen de retención
Administrativo
Unidad de Personal
2 Se recibe dictamen de
retención y planilla de
retenciones judicial.
-dictamen de retención
-planilla de retenciones
judicial
Administrativo
Unidad de Personal
3 Se revisa y se procede a
hacer los cálculos de
descuentos al
funcionario.
Elaboró
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Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa
73
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
4 Se ingresan datos a
SISPER (detalle de
retención judicial).
Servicios centrales 5 Envía cheque de pago
de retención judicial.
- cheque de pago
Administrativo
Unidad de Personal
6 Se recibe cheque y se
deposita a cuenta de
afectado o se le envía.
El funcionario lo realiza
de manera manual y
personalmente este
paso.
- cheque de pago
Elaboró
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Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
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74
7. DIAGRAMA DE FLUJO
Elaboró
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06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
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75
Nombre del procedimiento Código: UP0018
Renuncia Funcionario Fecha: 06/10/2010
1.Descripción
La renuncia del trabajador debe darse por escrito y con una anticipación
de, a lo menos, 30 días. La circunstancia de haberse dado el aviso de
término de contrato por renuncia voluntaria del trabajador con menos de
30 días de anticipación.
2.Objetivo
Permitir que funcionarios de la Facultad lleven a cabo el proceso de
renuncia de su cargo con los eventuales pagos de indemnización y otras
obligaciones de ambas partes en la secesión de actividades.
3.Alcance
3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
4.Periodicidad Durante todo el año.
5.Marco Legal Estatuto Administrativo Ley 18.834
6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Funcionario 1 Funcionario envía carta
informando decisión de
renunciar.
-carta
Jefe Directo
Solicitante
2 Autoriza carta de
renuncia.
-carta
Jefa Unidad de
Personal
3 Se recepciona solicitud y
carta de la unidad
solicitante y se verifica
pago de viatico.
-formulario
-carta de solicitud
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa
76
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Jefa Unidad de
Personal
4 Recibe formulario
renuncia firmado por el
interesado, y se ingresa
los datos al SISPER
para la creación del
decreto.
Director Económico
y Administrativo
5 Firma transcripción. El Director firma el
Decreto como
refrendación y como
transcriptor.
-transcripción
Jefa Unidad de
Personal
6 Envía documentos a
firmas autoridades de la
Facultad.
-decreto
-transcripción
-formulario
Vicedecanato 7 Firma decreto. -decreto
Decanato 8 Firma decreto. -decreto
Contraloría Interna
Universitaria
9 Control de legalidad. -decreto
Contraloría General
de la República
10 Toma de razón. -decreto
Jefa Unidad de
Personal
11 Recibe decreto firmados
por las autoridades.
Envía copia decreto al
interesado y archiva una
copia en la carpeta
funcionaria.
-decreto
-copia decreto
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
Versión 1.0
UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa
77
7. DIAGRAMA DE FLUJO
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa
78
Nombre del procedimiento Código: UP0019
Asignación Complementaria Universitaria Fecha: 06/10/2010
1.Descripción
Este beneficio es otorgado por el Sr. Rector de la Universidad, conforme a
la proposición del Jefe de Servicio de cada Facultad u Organismo.
Tal como su nombre lo señala es un beneficio que se entrega para
complementar la remuneración del respectivo cargo.
2.Objetivo Entregar este beneficio monetario a los funcionarios que son beneficiados
una vez cumplidos los requisitos exigidos por la Universidad.
3.Alcance
3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
4.Periodicidad Durante todo el año.
5.Marco Legal Ley 18.834 Estatuto Administrativo
Decreto Universitario Nº 5.507 de 1991
6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Jefa Unidad de
Personal
1 Recibe instrucción del
Decano o Director
Económico
Administrativo en donde
se informa entregar
Asignación
Complementaria
Universitaria a
funcionario.
La Asignación
Complementaria
Universitaria su monto
no podrá exceder del
equivalente a 7 veces el
Sueldo Base de Grado
1º de la Escala de
Sueldos.
-carta
Jefe de Unidad
Personal
2 Se ingresa los datos y
se elabora el decreto
SISPER.
Es un decreto de tipo
colectivo.
-decreto
Director Económico
y Administrativo
3 Firma transcripción. -transcripción
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa
79
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Jefa Unidad de
Personal
4 Envía documentos a
firmas autoridades de la
Facultad.
-decreto
-transcripción
-documentos anexos
Vicedecanato 5 Firma decreto. -decreto
Decanato 6 Firma decreto. -decreto
Contraloría Interna
Universitaria
7 Control de Legalidad. -decreto
Jefe de Unidad
Personal
8 Recibe decreto firmado
por las autoridades y
archiva en la carpeta del
funcionario.
-decreto
-copia decreto
Jefe de Unidad
Personal
9 Entrega copia a
Administrativo de
Personal para revisión
de planillas de sueldo.
-copia decreto
-planillas de sueldo
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa
80
7. DIAGRAMA DE FLUJO
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa
81
Nombre del procedimiento Código: UP0020
Trienio Fecha: 06/10/2010
1.Descripción
Son los funcionarios de la Facultad que esta acogidos a la ley médica
base (ley 15.076 “ley médica”) cada tres años le corresponde un aumento
de su sueldo en base a un porcentaje sobre su sueldo base (ley 15.076
ley medica).
Los profesionales que pertenecen a esta ley son los siguientes:
Los médicos-cirujanos, farmacéuticos o químicos-farmacéuticos,
bioquímicos y cirujanos dentistas, que desempeñen funciones
profesionales en cargos o empleos remunerados a base de sueldo.
2.Objetivo Entregar este beneficio monetario a los funcionarios que se encuentran
acogidos a la ley 15.076.
3.Alcance
3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
4.Periodicidad Durante todo el año.
5.Marco Legal Ley 15.076 “ley médica”
6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Jefa Unidad de
Personal
1 Revisa tabla que
contiene los funcionarios
que estén acogidos a la
Ley 15.076 y verifica si
están en cumplimiento
de su Trienio.
Se revisa cada mes. -tabla de funcionarios
Jefa Unidad de
Personal
2 Revisa que el
funcionario posea
Trienio y el porcentaje
que debe ser asignado.
Ley expresa cuales son
los porcentajes que
deben asignárseles a los
funcionarios acogidos a
esta ley en base a su
antigüedad.
-tabla de funcionarios
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa
82
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Jefe de Unidad
Personal
3 Se ingresa los datos y
se elabora el decreto
SISPER.
-decreto
Director Económico
y Administrativo
4 Firma transcripción. -transcripción
Jefa Unidad de
Personal
5 Envía documentos a
firmas autoridades de la
Facultad.
-decreto
-transcripción
-documentos anexos
Vicedecanato 6 Firma decreto. -decreto
Decanato 7 Firma decreto. -decreto
Contraloría Interna
Universitaria
8 Control de Legalidad. -decreto
Contraloría General
de la República
9 Control de Legalidad. -decreto
Jefe de Unidad
Personal
10 Recibe decreto firmado
por las autoridades.
-decreto
-carpeta hoja de vida
-copia decreto
Jefe de Unidad
Personal
11 Entrega copia a
Administrativo de
Personal para revisión
de planillas de sueldo.
-decreto
-copia decreto
Jefe de Unidad
Personal
12 Se recibe copia decreto,
se envía copia al
funcionario y una copia
se archiva en carpeta
funcionaria.
-decreto
-copia decreto
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa
83
7. DIAGRAMA DE FLUJO
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa
84
Nombre del procedimiento Código: UP0021
Calificaciones Fecha: 06/10/2010
1.Descripción
El sistema de calificación tendrá por objeto evaluar el desempeño y las
aptitudes de cada funcionario, atendidas las exigencias y características
de su cargo. Servirá de base para el ascenso, los estímulos y la
eliminación del servicio.
2.Objetivo
Llevar el registro de las calificaciones realizadas en la Facultad y realizar
las calificaciones de los Funcionarios dependientes de la Unidad de
Personal.
3.Alcance
3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
4.Periodicidad Durante todo el año.
5.Marco Legal Ley 18.834 Estatuto Administrativo
Decreto Universitario Nº 5.507 de 1991
6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Jefa Unidad de
Personal
1 Recibe correo
electrónico de Servicios
Centrales informando
que se encuentra abierto
el periodo de
calificaciones de los
funcionarios de la
Facultad e informando
en que tramo se
encuentra.
La calificación se realiza
en una vez al año, los
tramos que componen la
calificación se
encuentran:
Informe uno, Informe
dos, precalificación y
calificación.
-correo electrónico
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa
85
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Jefa Unidad de
Personal
2 Realiza calificación de
sus funcionarios de
acuerdo a los
parámetros solicitados
de la Universidad y en
los tramos en el cual se
encuentra la calificación.
Jefa Unidad de
Personal
3 Se compara información
de los informes con la
información entregada al
sistema SISPER.
En relación a las
actividades y el actuar
en materia
administrativa de los
funcionarios durante el
periodo de calificación.
-informes
Jefa Unidad de
Personal
4 Lleva el registro de las
calificaciones de la
Facultad de todos los
Directores y Jefes.
Esta base se revisa
detalladamente,
corroborando la
integridad los datos.
Finalmente se remiten
las observaciones a la
Base de Datos a la
Dirección de Recursos
Humanos de la
Universidad.
-informe
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa
86
7. DIAGRAMA DE FLUJO
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa
87
Nombre del procedimiento Código: UP0022
Contrataciones Fecha: 06/10/2010
1.Descripción
Es formalizar con apego a la ley, la futura relación de trabajo para
garantizar los intereses, derechos y deberes tanto del trabajador como de
la Facultad.
2.Objetivo Poder contar con los funcionarios de colaboración y académicos
necesarios para las actividades de la Facultad.
3.Alcance
3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
4.Periodicidad Durante todo el año.
5.Marco Legal Ley 18.834 Estatuto Administrativo.
6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Comisión 1 La Comisión autoriza el
ingreso de nuevo
funcionario a la Facultad
previas características
aprobadas.
-resolución
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa
88
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Jefe de Unidad
Personal
2 Se solicita a nuevo
funcionario toda la
documentación
necesaria de ingreso.
Recibe de la Comisión la
jerarquía o tramo
expuesto de la nueva
contratación.
-certificado de estudios,
títulos o post grados
-copia cedula identidad
-certificado de salud
compatible con el cargo
-certificado de servicio
militar
-certificado de servicio
militar
-certificado de
nacimiento
-certificado de
antecedentes
-declaración de no haber
cesado en cargo público
por medida disciplinaria
-declaración sobre
probidad administrativa
Jefe de Unidad
Personal
3 Se ingresa los datos y
se elabora el decreto
SISPER.
-decreto
Director Económico
y Administrativo
4 Firma transcripción. -transcripción
Jefa Unidad de
Personal
5 Envía documentos a
firmas autoridades de la
Facultad.
-decreto
-transcripción
-documentos anexos
Vicedecanato 6 Firma decreto. -decreto
Decanato 7 Firma decreto. -decreto
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
Versión 1.0
UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa
89
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Contraloría Interna
Universitaria
8 Control de Legalidad. -decreto
Contraloría General
de la República
9 Toma de Razón. -decreto
Jefe de Unidad
Personal
10 Recibe decreto firmado
por las autoridades.
-decreto
-carpeta hoja de vida
-copia decreto
Jefe de Unidad
Personal
11 Entrega copia de
decreto y documentos a
administrativo Unidad de
Personal para registro y
confección de
confección de carpeta
funcionaria y revisión de
planillas de sueldos.
-carpeta funcionaria
-planillas de sueldos
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
Versión 1.0
UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa
90
7. DIAGRAMA DE FLUJO
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa
91
Nombre del procedimiento Código: UP0023
Elaboración del escalafón Fecha: 06/10/2010
1.Descripción
Es un ordenamiento de funcionarios públicos confeccionado por las
instituciones con el resultado de las calificaciones ejecutoriadas; se
ordena a los funcionarios de cada grado de la respectiva planta, por la
lista de clasificación, y dentro de la misma, en forma decreciente,
conforme al puntaje obtenido.
2.Objetivo
Realizar el escalafón de la Facultad de Ciencias Químicas y
Farmacéuticas de acuerdo a los cambios que se realicen en él, en el
respectivo año.
3.Alcance
3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
4.Periodicidad Una vez al año.
5.Marco Legal Ley 18.834 Estatuto Administrativo
6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Jefa Unidad de
Personal
1 Realiza los cambios en
el escalafón de los
funcionarios de planta
de la Facultad cada año.
-informe escalafón de la
Facultad de Ciencias
Químicas y
Farmacéuticas
Jefa Unidad de
Personal
2 Verifica que funcionario
le corresponde ascender
y ordenar en relación a
los requisitos.
-informe escalafón de la
Facultad de Ciencias
Químicas y
Farmacéuticas
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa
92
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Jefe de Unidad
Personal
3 Se ingresa los datos y
se elabora el decreto
SISPER.
-decreto
Director Económico
y Administrativo
4 Firma decreto. Verifica fondos
monetarios.
-decreto
Rector Universidad
de Chile
5 Firma el decreto -decreto
Jefe de Unidad
Personal
6 Envía el escalafón a la
Dirección de Recursos
Humanos de la
Universidad de Chile
-informe escalafón de la
Facultad de Ciencias
Químicas y
Farmacéuticas
Dirección de
recursos Humanos
de la Universidad
de Chile
7 Envía el escalafón a la
Contraloría General de
la República
Si existiese dudas o
alguna observación que
emita la Contraloría
General de la República
realiza la corrección la
Unidad de Personal.
-informe escalafón de la
Facultad de Ciencias
Químicas y
Farmacéuticas
Jefe de Unidad
Personal
8 Corrige las
observaciones que
puedan presentarse al
escalafón.
-informe escalafón de la
Facultad de Ciencias
Químicas y
Farmacéuticas
Jefe de Unidad
Personal
9 Envía copia del decreto
a Administrativo de
Personal para revisión
de planillas de sueldo.
-copia decreto
-planillas de sueldo
Jefe de Unidad
Personal
10 Notifica al funcionario
cambio en el escalafón.
-copia decreto
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa
93
7. DIAGRAMA DE FLUJO
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa
94
Nombre del procedimiento Código: UP0024
Planilla complementaria Fecha: 06/10/2010
1.Descripción
La planilla complementaria tiene por objeto enterar la diferencia de
remuneración de un docente cuando ésta sea inferior a la total mínima
fijada por ley, necesario es concluir que solamente se verán beneficiados
con dicha planilla aquellos docentes que estando vinculados con el
establecimiento educacional en virtud de un contrato de trabajo a la fecha
de entrada en vigencia de una ley que incremente las remuneraciones, su
remuneración mensual no alcanzare el monto fijado para la total mínima,
de acuerdo a sus horas contratadas.
2.Objetivo Entregar planilla complementaria a los funcionarios que la requieran de
acuerdo a resolución de las autoridades de la Facultad.
3.Alcance
3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
4.Periodicidad Durante todo el año.
5.Marco Legal Ley 18.834 Estatuto Administrativo
Manual Operativo Departamento de Inspección y Auditoria Contraloría
Universitaria
6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Servicios centrales 1 Emite planillas de
sueldos.
Estas planillas contienen
información de la
remuneración que va
obtener cada funcionario
en relación a su cargo.
.
-planillas de sueldos
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
Versión 1.0
UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa
95
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
2 Revisa que estén
correctos todos los
haberes de cada
funcionario. Y que se
encuentren las planillas
complementarias
integradas a la
remuneración del
funcionario.
Se debe ingresar al
sistema SISPER las
planillas
complementarias del
funcionario si no se
encuentra integrada en
el las planillas de los
Servicios Centrales de la
Universidad.
-planillas de sueldos
Administrativo
Unidad de Personal
3 Verificar que vengan a
pago las modificaciones
del mes.
-planillas de sueldos
Administrativo
Unidad de Personal
4 Procede con
autorización de Servicios
Centrales a la impresión
de planillas de sueldos
del mes y a archivo, a la
impresión de la
estructura mensual y a
la impresión de
Resumen de Costos por
Organismo mensual
(Planilla que se entrega
a la Unidad de
Contabilidad).
-planillas de sueldos
-estructura mensual
-Resumen de Costos por
Organismo
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa
96
7. DIAGRAMA DE FLUJO
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa
97
Nombre del procedimiento Código: UP0025
Jubilaciones Fecha: 06/10/2010
1.Descripción
Es la protección social de la vejez, en forma de pago mensual a los
beneficiarios de las prestaciones cuando éstos han llenado ciertos
requisitos de edad o años de servicios y se aprueba este beneficio por
una institución o autoridad competente.
2.Objetivo Entregar planilla complementaria a los funcionarios que la requieran de
acuerdo a resolución de las autoridades de la Facultad.
3.Alcance
3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
4.Periodicidad Durante todo el año.
5.Marco Legal Ley 18.834 Estatuto Administrativo
Manual Operativo Departamento de Inspección y Auditoria Contraloría
Universitaria
1. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Funcionario 1 Se acerca a la Unidad
de Personal, solicita que
comience el proceso de
jubilación de su vida
laboral.
.
Administrativo
Unidad de Personal
2 Realiza certificado del
empleador que contiene
las últimas rentas 36, y
se entrega además otros
requisitos que requieran
la Institución
Administradora de los
Fondos de Pensiones.
Se verifican que estén
todos los datos escritos
correctamente.
-certificado del
empleador
Elaboró
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
Administrador Público
Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa
98
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Director Económico
y Administrativo
3 Firma certificado del
empleador.
-certificado del
empleador
Administrativo
Unidad de Personal
4 Realiza el certificado de
realización de servicios.
Se realiza la solicitud de
desahucio si se requiere.
En este certificado se
especifican los cargos
que ha tenido el
funcionario durante su
vida laboral en la
Facultad.
-certificado de
realización de servicios
Administrativo
Unidad de Personal
5 Ingresa los datos y se
elabora el decreto
SISPER.
-decreto
Director Económico
y Administrativo
6 Firma transcripción. -transcripción
Administrativo
Unidad de Personal
7 Envía documentos a
firmas autoridades de la
Facultad.
-decreto
-transcripción
-documentos anexos
Vicedecanato 8 Firma decreto. -decreto
Decanato 9 Firma decreto. -decreto
Contraloría Interna
Universitaria
10 Control de Legalidad. -decreto
Contraloría General
de la República
11 Toma de Razón. -decreto
Elaboró
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Fecha de Emisión
06.10.10
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99
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
12 Recibe decreto firmado
por las autoridades.
Se envía formulario al
funcionario para que
entregue a Institución
Administradora de los
Fondos de Pensiones
para que comiencen a
cancelar la jubilación del
funcionario y una copia
se archiva en carpeta
funcionaria.
-decreto
-carpeta hoja de vida
-copia decreto
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100
7. DIAGRAMA DE FLUJO
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101
Nombre del procedimiento Código: UP0026
Feriado legal complementario Fecha: 06/10/2010
1.Descripción
Se entiende por feriado el descanso a que tiene derecho el funcionario,
con el goce de todas las remuneraciones durante el tiempo y bajo las
condiciones que la ley establece.
Para los funcionarios regidos por el Estatuto Administrativo, el feriado
correspondiente a cada año calendario es de quince días hábiles para los
funcionarios con menos de quince años de servicio, y de veinte días
hábiles para los funcionarios con quince o más años de servicio y menos
de veinte, y de veinticinco días hábiles para los funcionarios con veinte o
más años de servicio.
2.Objetivo
Realizar el procedimiento de feriado legal complementario a los
funcionarios que los requieran, estableciendo si cumplen con los
requisitos que expresa la ley.
3.Alcance
3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
4.Periodicidad Durante todo el año.
5.Marco Legal Ley 18.834 Estatuto Administrativo
Manual Operativo Departamento de Inspección y Auditoria Contraloría
Universitaria
1. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Funcionario 1 Llena el formulario
feriado legal
complementario
.
-formulario feriado legal
complementario
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102
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Jefe del
Funcionario
2 Firma (aprueba) el
formulario feriado legal
complementario y los
días de feriado legal
complementario que se
asignará.
También lo firma el
Decano, Vicedecano y
Director Económico y
Administrativo.
-formulario feriado legal
complementario
Administrativo
Unidad de Personal
3 Se ingresa los datos y
se elabora el decreto
SISPER.
-decreto
Director Económico
y Administrativo
4 Firma transcripción. -transcripción
Administrativo
Unidad de Personal
5 Envía documentos a
firmas autoridades de la
Facultad.
-decreto
-transcripción
-documentos anexos
Vicedecanato 6 Firma decreto. -decreto
Decanato 7 Firma decreto. -decreto
Contraloría Interna
Universitaria
8 Control de Legalidad. -decreto
Administrativo
Unidad de Personal
9 Recibe decreto firmado
por las autoridades.
Y archiva en la carpeta
hoja de vida del
funcionario.
-decreto
-carpeta hoja de vida
-copia decreto
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7. DIAGRAMA DE FLUJO
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104
Nombre del procedimiento Código: UP0027
Cambio de sistema de salud Fecha: 06/10/2010
1.Descripción
Afiliarse a una Isapre consiste en contratar un seguro de salud en el cual
se transfiere todo o parte del riesgo financiero asociado a una eventual
pérdida del estado de salud. Este seguro se materializa en un contrato de
salud privado donde afiliado e Isapre acuerdan libremente los beneficios y
condiciones generales y específicas dentro de un marco reglamentario
establecido. Los contratos de salud tienen carácter individual y los planes
pueden ser individuales o grupales.
2.Objetivo Realizar el procedimiento de cambio de Isapre a los funcionarios que lo
requieran.
3.Alcance
3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
4.Periodicidad Durante todo el año.
5.Marco Legal Ley 18.834 Estatuto Administrativo
Manual Operativo Departamento de Inspección y Auditoria Contraloría
Universitaria
1. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Isapre 1 Realizan el Formulario
Único de Notificación
(FUN).
-Formulario Único de
Notificación
Solicitante 2 Firma y aprueba las
condiciones del
Formulario Único de
Notificación (FUN) y el
cambio de Isapre.
-Formulario Único de
Notificación
Administrativo
Unidad de Personal
3 Se recibe formulario
FUN
-Formulario Único de
Notificación
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105
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
4 Se busca ficha en el
sistema de personal.
-ficha personal
Administrativo
Unidad de Personal
5 Se verifican los datos del
funcionario.
-ficha personal
Administrativo
Unidad de Personal
6 Se ingresan datos al
sistema SISPER para su
posterior descuento en
la remuneración del
funcionario.
Los valores que se
ingresan son
expresados en
porcentaje, en Unidades
de Fomento o en monto
fijo.
Administrativo
Unidad de Personal
7 Mantiene en su poder el
FUN para revisión de
planillas, para ingresar a
tarjeta funcionaria y
posterior archivo en
carpeta funcionaria.
-Formulario Único de
Notificación
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7. DIAGRAMA DE FLUJO
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107
Nombre del procedimiento Código: UP0028
Horas extraordinarias Fecha: 06/10/2010
1.Descripción
Horas Extraordinarias son aquellas que se concederá al funcionario que
deba realizar trabajos nocturnos o en días sábado, domingo y festivos o a
continuación de la jornada de trabajo, siempre que no se hayan
compensado con descanso complementario. [Referencia: Estatuto
Administrativo]
2.Objetivo Realizar el registro de los funcionarios que realizan horas extraordinarias
una vez que fueron programadas con su Jefe directo.
3.Alcance
3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
4.Periodicidad Durante todo el año.
5.Marco Legal Ley 18.834 Estatuto Administrativo
Manual Operativo Departamento de Inspección y Auditoria Contraloría
Universitaria
1. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
1 Recibe carta de
programación de horas
extraordinarias de los
funcionarios firmada por
su Jefe directo.
La cancelación de horas
extraordinarias debe ser
acordada previamente
entre el funcionario y su
Jefe directo.
-carta de programación
de horas extraordinarias
Administrativo
Unidad de Personal
2 Realiza decreto manual
de programación de
horas extraordinarias.
Sacando número de
decreto en el sistema
SISPER. Es un decreto
de tipo colectivo. Se
realiza este
procedimiento al
personal de
colaboración.
-decreto manual
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108
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Jefa Unidad de
Personal
3 Envía documentos a
firmas autoridades de la
Facultad.
-decreto
-transcripción
-documentos anexos
Director Económico
y Administrativo
4 Firma transcripción. -transcripción
Decanato 5 Firma decreto. -decreto
Contraloría Interna
Universitaria
6 Control de Legalidad. -decreto
Administrativo
Unidad de Personal
7 Recibe documentos y
realiza decreto de pago
de horas extraordinarias.
-decreto de pago
Jefe de Unidad
Personal
8 Se ingresa los datos y
se elabora el decreto
SISPER.
-decreto de pago
Director Económico
y Administrativo
9 Firma transcripción. -transcripción
Administrativo
Unidad de Personal
10 Envía documentos a
firmas autoridades de la
Facultad.
-decreto de pago
-transcripción
-documentos anexos
Vicedecanato 11 Firma decreto. -decreto de pago
Decanato 12 Firma decreto. -decreto de pago
Contraloría Interna
Universitaria
13 Control de Legalidad. -decreto de pago
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Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
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109
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
14 Entrega copia a
encargado de
remuneraciones para
que haga revisión de
planillas de sueldo y que
verifique el pago de
horas extraordinarias.
-copia decreto de pago
Administrativo
Unidad de Personal
15 Entrega copia del
decreto a Encargado de
Centro de Costos y
Encargado de Oficina
Contable.
-copia decreto de pago
Elaboró
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Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
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110
7. DIAGRAMA DE FLUJO
Elaboró
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Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
Versión 1.0
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111
Nombre del procedimiento Código: UP0029
Permisos administrativos sin goce de sueldo Fecha: 06/10/2010
1.Descripción
El funcionario podrá solicitar permiso sin goce de Remuneraciones:
a) por motivos particulares, hasta por seis meses en cada año calendario,
y
b) para permanecer en el extranjero, hasta por dos años.
[Referencia: Estatuto Administrativo]
2.Objetivo Permitir a los funcionarios optar por permiso administrativo sin goce de
sueldo.
3.Alcance
3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
4.Periodicidad Durante todo el año.
5.Marco Legal Ley 18.834 Estatuto Administrativo
Manual Operativo Departamento de Inspección y Auditoria Contraloría
Universitaria
6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Jefe Directo
Solicitante
1 El Jefe Directo autoriza
el formulario de permiso
sin goce de sueldo
firmado por el
funcionario.
-formulario de solicitud
permiso sin goce de
sueldo
Administrativo
Unidad de Personal
2 Se ingresa los datos y
se elabora el decreto
SISPER.
-decreto
Director Económico
y Administrativo
3 Firma transcripción. -transcripción
Elaboró
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Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
Versión 1.0
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112
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
4 Envía documentos a
firmas autoridades de la
Facultad.
-decreto
-transcripción
-formulario de solicitud
permiso sin goce de
sueldo
Vicedecanato 5 Firma decreto. -decreto
Decanato 6 Firma decreto. -decreto
Contraloría Interna
Universitaria
7 Control de Legalidad. -decreto
Administrativo
Unidad de Personal
8 Recibe documentos y
entrega copia de decreto
a encargado de Revisión
de Planillas de
Remuneración para que
haga los respectivos
descuentos.
-decreto
-copia decreto
-formulario de solicitud
permiso sin goce de
sueldo
Administrativo
Unidad de Personal
9 Archiva documentos en
carpeta de funcionarios.
-decreto
-copia decreto
-formulario de solicitud
permiso sin goce de
sueldo
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Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
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113
7. DIAGRAMA DE FLUJO
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06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
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114
Nombre del procedimiento Código: UP0030
Capacitación Fecha: 06/10/2010
1.Descripción
Se entenderá por capacitación el conjunto de actividades permanentes,
organizadas y sistemáticas destinadas a que los funcionarios desarrollen,
complementen, perfeccionen o actualicen los conocimientos y destrezas
necesarios para el eficiente desempeño de sus cargos o aptitudes
funcionarias.
[Referencia: Estatuto Administrativo]
2.Objetivo
Permitir a los funcionarios de la Facultad realizar capitaciones para que
actualicen o perfecciones sus conocimientos y destrezas necesarias para
un eficiente desempeño de sus cargos.
3.Alcance
3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
4.Periodicidad Durante todo el año.
5.Marco Legal Ley 18.834 Estatuto Administrativo
Manual Operativo Departamento de Inspección y Auditoria Contraloría
Universitaria
6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Coordinadora de
Capacitación
1 Envía correo electrónico
indicando los
funcionarios que deben
inscribir cursos de
capacitación.
La capacitación puede
ser requerida para
personal de
colaboración y
académicos.
-correo electrónico
Administrativo
Unidad de Personal
2 Realiza las fichas de
inscripción y las remite a
Coordinadora de
Capacitación para que
realicen las inscripciones
-fichas de inscripción
Elaboró
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Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa
115
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
3 Recibe de Coordinadora
de Capacitación carta de
compromiso que tiene
que ser firmado por el
Jefe directo del
funcionario que debe
realizar el curso.
-carta de compromiso
Administrativo
Unidad de Personal
4 Realiza procedimiento
de Cometido
Funcionario para poder
cubrir al funcionario en
caso de accidente
durante las horas en que
este realiza su
capacitación.
Elaboró
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Administrador Público
Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1
Versión 1.0
UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa
116
7. DIAGRAMA DE FLUJO
Elaboró
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Universidad de Chile
Fecha de Emisión
06.10.10
Ver. 1.1
Fecha de Actualización
Ver. 1.1