anexo 35 guia para el manejo seguro de sustancias quimicas

GUÍA PARA EL MANEJO SEGURO DE SUSTANCIAS QUÍMICAS

OPERACIÓN Y ENTREGA DE HIDROCARBUROS GERENCIA REGIONAL MAGDALENA MEDIO

GRM-GRM-G-001 Elaborado

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Plantilla 012 _______________________________________________________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.

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Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ...................................................................................................................... 2

2. GLOSARIO ...................................................................................................................... 2

3. CONDICIONES GENERALES ............................................................................................. 3

3.1 Compras de Sustancias Químicas ............................................................................. 4

3.2 Recepción de Sustancias Químicas en Bodegas y Plantas ......................................... 5

3.3 Transporte de Sustancias Químicas .......................................................................... 6

3.4 Almacenamiento ...................................................................................................... 6

3.5 Manipulación ........................................................................................................... 7

3.6 Roles y responsabilidades ........................................................................................ 8

3.6.1 Profesionales de la Dirección de HSE y Gestión Social ................................................... 8

3.6.2 Coordinadores y Supervisores de las Áreas de Producción y Mantenimiento ...................... 9

3.6.3 Profesionales de la Dirección de Abastecimiento de Bienes y Servicios-DAB ...................... 9

3.6.4 Interventores de Contratos para el suministro de químicos de tratamiento en Plantas y Estaciones ............................................................................................................ 10

3.6.5 Proveedor de Sustancias Químicas: .......................................................................... 10

3.6.6 Seguridad Física: ................................................................................................... 10

3.6.7 Administradores de Inventarios GRM: ....................................................................... 10

3.6.8 Operadores de Bodega: .......................................................................................... 11

3.6.9 Todo el personal que tenga contacto con sustancias químicas: ..................................... 11

3.7 Control y Monitoreo de Desengrasantes ................................................................. 11

3.7.1 Roles y Responsabilidades ...................................................................................... 11

3.7.2 Retiro del desengrasante del área de bodega ............................................................. 13

3.7.3 Cantidades de consumo para cada área o distrito ....................................................... 13




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1. OBJETIVO Establecer normas generales para la compra, transporte, recepción, almacenamiento y manipulación de sustancias químicas en todas las instalaciones de la Gerencia Regional Magdalena Medio, en cumplimiento de la normatividad vigente y bajo el compromiso con la seguridad, la salud de los trabajadores y la protección del medio ambiente. 2. GLOSARIO Almacén: Lugar de almacenamiento temporal del material, donde se recibe y se despacha. Apilar: Amontonar, poner en arrumes o montón, colocar una sobre la otra. Bodega: Sitio adecuado para el almacenamiento por periodos largos y en cualquier cantidad sin que se afecte el producto. Depósito: Lugar destinado a almacenar pequeñas cantidades del producto, puede ser de laboratorios y/o áreas industriales. Etiqueta/Rótulos de Identificación: Información impresa escrita en caracteres legibles, en la que se identifica y describe el producto contenido en el envase que acompaña, describiendo los riesgos asociados con el producto por medio de colores o símbolos. Hoja de seguridad del material (MSDS) Material Safety Data Sheets: Documento que describe los riesgos de un material peligroso y suministra información sobre cómo se puede manipular, usar y almacenar el material de manera segura. Incompatibilidad: Características de algunas sustancias que al interactuar con otras pueden sufrir alteraciones de sus características físicas o químicas, con el riesgo de provocar explosión, desprendimiento de llamas o calor, formación de compuestos, mezclas, vapores o gases peligrosos, entre otros. Materiales o sustancias peligrosas: Material perjudicial para la salud que durante la fabricación, manejo, transporte, almacenamiento o uso, pueden generar o desprender polvos, humos, gases, líquidos, vapores o fibras infecciosas, irritantes, inflamables, explosivos, corrosivos, asfixiantes, tóxicos o radiaciones ionizantes en cantidades que puedan afectar la salud de las personas, el ambiente y todo aquello que entran en contacto con éstas. Numero UN: Es el número de la Organización de las Naciones Unidas (ONU) correspondiente a dicha sustancia, el cual es asignado por el comité de expertos en transporte de sustancias químicas peligrosas de la ONU, con el fin de facilitar la identificación de cada una de las sustancias, sin importar el país del cual provenga. Placa de Identificación de la ONU: Es la placa que contiene el No. UN de la sustancia química que se transporta. Las medidas de esta placa es de 12 X 30 centímetros color naranja reflectivo con números de identificación color negro, de tal forma que se produzca el contraste, con una línea a su alrededor de espesor de 10 mm de color negra. El tamaño de los números debe ser tal que una persona con 20/20 de visión los pueda ver a 50 metros de distancia frontal.




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Residuos Químicos: Sobrantes de productos químicos y sus mezclas, residuos de derrames de dichos materiales, productos vencidos, o fuera de especificación (calidad alterada), envases y demás materiales contaminados con productos químicos (bolsas, cajas, tierra, papel, fibras, etc.), en estado sólido o líquido, incluyendo gases contenidos en envases, y que se puedan rehusar, reciclar, tratar, y/o disponer. Sustancia química: Los elementos químicos y sus componentes tal y como se presentan en su estado natural, o como se producen en la industria. Tarjeta de emergencia: Documento que contiene información básica sobre la identificación del material peligroso y datos del fabricante, identificación de peligros, protección personal y control de exposición, medidas de primeros auxilios, medidas para vertido accidental, estabilidad y reactividad e información sobre el transporte. 3. CONDICIONES GENERALES

Teniendo presente el compromiso con la vida se invita a conocer y aplicar las siguientes normas generales para el manejo, transporte y manipulación de sustancias químicas:

• Se deben revisar y usar los elementos de protección personal, equipos y herramientas que se requieran de acuerdo con los riesgos del producto que se está manipulando, con la labor que se va a realizar y con los estándares establecidos. Consultar la Hoja de Seguridad del producto antes de realizar toda operación.

• El personal que manipule, almacene o transporte productos químicos debe conocer las hojas

de seguridad de sus productos para asegurar el cumplimiento de las normas de seguridad definidas en ellas.

• Mantener disponibles las hojas de seguridad de los productos químicos que se manejan en

el área (las hojas de seguridad deben tener la información mínima definida en la Ley 55/1993, Art. 10, y a su vez, lo estandarizado por la NTC 4435 Transporte de Mercancías. Hojas de Seguridad para Materiales. Preparación).

• El personal involucrado en la manipulación, transporte o almacenamiento de productos químicos

debe conocer los riesgos específicos del producto, la forma de manejo y los controles necesarios para prevenir una posible situación de emergencia.

• Todo el personal que maneje, almacene, transporte o recepción de productos químicos, debe

estar capacitado en las Normas de Seguridad de Productos Químicos.

• Todo recipiente que contenga productos químicos debe estar identificado y rotulado, en cumplimiento de la Ley 55/93, Res 2400/79.

• En los sitios de manejo y almacenamiento de químicos, se debe garantizar el control de la

emergencia en caso de vertido accidental, para lo cual es necesario contar con elementos de control de derrames o kit ambiental.




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• Mantener actualizado el Inventario de los productos químicos que se manejen en el área operativa, donde se especifique el nombre del producto, las cantidades de los consumos, el para qué se utiliza, la frecuencia del uso, y el tipo de presentación.

• Los Cilindros de gases comprimidos deben contar con la prueba hidrostática vigente y deben estar identificados según los colores establecido por la directriz ECP-DHS-G-009 Código de Colores y Señales Industriales.

• Se debe cumplir con las normas de seguridad para el almacenamiento y manejo de

Cilindros de gases comprimidos, dentro de las que se destacan: tenerlos asegurados (collarines o cadenas), separados, no expuestos al sol, alejados de zonas de riesgo como tropezones o choques, separados los llenos de los vacíos y señalizar los llenos y los vacíos para diferenciarlos.

• Verificar el cumplimiento de un protocolo de recepción segura de cloro en los sitios de

recibo (Plantas de Tratamiento de Agua y Plantas de Procesos).

• El área operativa que solicite un producto químico debe verificar el cumplimiento de los requisitos que se deben cumplir en materia HSE (Requerimientos legales, Decreto 1609/02, Ley 55/93 y Res 2400/79), e incluirlo dentro de las especificaciones técnicas durante la planificación de la compra, de manera que se garantice su incorporación dentro del proceso de abastecimiento del producto. En caso de alguna duda se debe consultar a los funcionarios de Logística Inversa, ICP y/o DHS.

• Asegurar que la sustancia química residual o de desecho sea identificada, debidamente

envasada y/o embalada, de acuerdo con el Manual de manejo y disposición de residuos sólidos industriales de la Gerencia.

• Para la evaluación del cumplimiento de los requisitos establecidos en la presente guía se debe

implementar el GRM-GRM-F-001 Formato Inspección para el Manejo Seguro de Sustancias químicas y el GRM-GRM-F-027 Lista de Verificación para el Transporte Terrestre de Sustancias Químicas, en todas las áreas de la Gerencia que almacenen, manipulen y transporten sustancias químicas.

3.1 Compras de Sustancias Químicas

• Los siguientes aspectos se deben tener en cuenta en la formulación de especificaciones técnicas durante la planificación de la compra de sustancias químicas:

(i) El proveedor debe suministrar la hoja de seguridad (MSDS) en español que cumpla con

los 16 ítems establecidos en la NTC 4435 – (Transporte de Mercancías. Hojas de Seguridad para Materiales. Preparación),

(ii) Las sustancias químicas deben traer etiquetas que permitan su identificación, estas deberán ser fácilmente comprensibles y que facilite la información esencial sobre su clasificación, los peligros que entrañan y las precauciones de seguridad que deben tenerse en cuenta;




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(iii) El proveedor debe suministrar la tarjeta de emergencia según lo establecido por la NTC 4532 – (Transporte de Mercancías Peligrosas. Tarjetas de Emergencia para Transporte de Materiales. Elaboración);

(iv) El proveedor debe notificar las especificaciones y características propias de composición del producto químico.

(v) Que el transporte terrestre automotor del producto, hacía el lugar de destino, debe cumplir las normas vigentes establecidas en el Código Nacional de Tránsito Terrestre y los requisitos establecidos por el Decreto 1609/2002 y las pautas para la rotulación estipuladas en la NTC 1692 – (Transporte. Transporte de mercancías peligrosas, clasificación, marcado, etiquetado y rotulado).

(vi) Garantizar que los proveedores contribuyan al manejo y disposición final de los recipientes vacios de insumos químicos, esto bajo la responsabilidad solidaria de la gestión integral de los residuos peligrosos que establece el Decreto 4741/2005.

• El área de recibo de materiales y el área operativa usuaria de los productos químicos deben

garantizar el cumplimiento de las condiciones comerciales, aspectos HSE y especificaciones técnicas de dichos productos, esto durante las etapas de recepción, manejo y disposición final, de acuerdo con lo señalado en la respectiva Orden de Compra, con la cual Ecopetrol adquiere el producto.

3.2 Recepción de Sustancias Químicas en Bodegas y Plantas

• El ingreso de vehículos que transportan sustancias químicas a las zonas industriales de los campos de la GRM debe realizarse en los horarios de: 6:00 a 10:00 AM, y de 12:00 a 3:00 PM.

• Seguridad Física debe comunicar la llegada del vehículo al personal de recibo de material en

bodega o al Supervisor de la planta.

• El personal de recibo de bodegas de materiales deben autorizar formalmente el ingreso del vehículo, previa verificación de la remisión y de la orden de compra en ELLIPSE. Para el ingreso se debe especificar por correo electrónico al Command Center del Campo (seguridad física) las placas del vehículo; nombre del conductor; documento de identidad del conductor; y tipo de mercancía que transporta.

• Cuando se reciban las sustancias químicas el personal encargado debe tener una clara

identificación de los productos por medio de las hojas de seguridad entregadas por el proveedor y por lo definido dentro de las especificaciones de la compra.

• Para el caso de los recibos en bodega de materiales, una vez ingrese el vehículo, la persona de

recibo verifica la remisión de la mercancía, orden de compra, el estado de los envases y el embalaje de los productos. Una vez verificada la carga, el vehículo deberá dirigirse al lugar destinado para el almacenamiento de la sustancia química transportada.




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3.3 Transporte de Sustancias Químicas

• Los vehículos que transporten sustancias químicas deben contar con la Tarjeta de Registro Nacional para Transporte de Mercancías Peligrosas, la cual se debe tramitar ante las Direcciones Territoriales del Ministerio de Transporte (Decreto 1609/2002).

• Los vehículos que transporten productos químicos/peligrosos deben llevar el rótulo ONU y

número UN en todas las caras visibles del vehículo, de conformidad con lo estipulado en el decreto 1609/2002.

• Se debe dotar de Kit de emergencia en caso de derrames para los vehículos que transporten

productos químicos/peligrosos.

• Se deber garantizar un sistema de comunicación para vehículos que transportan productos químicos/peligrosos (Decreto 1609/2002).

• Los conductores de los vehículos que transporten productos químicos/peligrosos deben contar

con “el certificado básico obligatorio de capacitación para conductores que transportan mercancías peligrosas”.

• Los vehículos que transporten productos químicos/peligrosos deberán portar entre sus

documentos, la tarjeta de emergencia, la hoja de seguridad y números de emergencia, los cuales son exigidos en el decreto 1609/2002.

• Si se requiere transportar más de una sustancia química, estas deberán ser compatibles.

Consultar la Matriz Guía de Transporte y Almacenamiento.

• Si la sustancia química o los envases no se encuentran en buenas condiciones y presentan un posible peligro, deben tomarse las acciones necesarias para evitar cualquier incidente en las instalaciones de la Gerencia Regional Magdalena Medio.

• La sustancia química a trasladar deberá estibarse en forma conveniente en el vehículo, de

manera que se evite todo desplazamiento significativo de tales sustancias.

• Todos los aspectos anteriormente relacionados para el transporte de sustancias químicas deben ser verificados por el personal de recibo de bodegas.

3.4 Almacenamiento

• Las sustancias químicas se deben almacenar según la compatibilidad con los demás productos que se encuentren en el área, para evitar contactos accidentales y prevenir incidentes ocupacionales y ambientales. El personal encargado de realizar el almacenamiento de sustancias químicas en bodegas, laboratorios y plantas, debe consultar la Matriz Guía de Transporte y Almacenamiento. Dicha matriz deberá estar publicada y disponible en los sitios de almacenamiento de sustancias químicas. Ver Grafico 1.




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• Se debe adecuar y/o construir un sistema de contención para las sustancias químicas que se almacenen, el cual debe obedecer al riesgo contaminación, cantidad, y al riesgo de los químicos que se manejen.

• Demarcar las áreas de almacenamiento de químicos de acuerdo con el ECP-DHS-G-009 Código

de Colores y Señales Industriales y con el Instructivo establecido por la Gerencia para la señalización de áreas, donde se establece que las áreas se deben señalizar con franjas de 5 cms (2”) de ancho en color amarillo. Si el área es un sitio de almacenamiento temporal se puede utilizar una cinta de demarcación.

• Cuando se esté almacenando la sustancia química en bloques se debe dejar espacio libre de 0.5

m entre bloques y un espacio de la pared de 0.7 m. Utilizar estibas para una mejor distribución de los productos, y de igual forma, evitar el deterioro de las bases de los recipientes contenedores de sustancias químicas.

• El apilamiento de los recipientes y bultos no debe ser superior a tres metros en la bodega y

estos no deben sobresalir de las estibas.

• Se deben mantener organizadas las sustancias de manera que los montacargas y los equipos de emergencia puedan moverse libremente. Mantener señalizados claramente los pasillos de movimiento de los montacargas y mantenerlos libres de obstrucción para evitar accidentes.

• El almacenamiento de las sustancias químicas que se utilizan en las instalaciones de Gerencia

Regional Magdalena Medio ya sea en bodegas, unidades de proceso y laboratorios será de transito previo a su uso, por lo que se debe mantener solo las cantidades necesarias para la continuidad de las operaciones o la realización de pruebas.

• No deben permanecer productos en desuso por tiempos prolongados en los lugares de

almacenamiento; en estos casos se debe operar prontamente para darle disposición final adecuada en cumplimiento a lo descrito en el decreto 4741 de 2005.

3.5 Manipulación

• Antes de cualquier operación verifique los equipos y herramientas a utilizar en la manipulación de la sustancia química. En caso de cualquier condición insegura que se detecte en la manipulación de sustancias químicas se debe reportar al jefe inmediato.

• Verificar el estado de los envases, etiquetas y productos antes de usarlos. No se deben usar

productos sin identificar. Evitar los trasvases de sustancias químicas y sólo en casos estrictamente necesarios, éstos deben realizarse de forma segura y se deben utilizar recipientes adecuados (los cuales deben cumplir con las normas de identificación y rotulación). Para la GRM el Rombo de Seguridad NFPA 704 es la alternativa empleada como rotulo de identificación, el cual puede colocarse sobre los productos químicos mediante cualquier sistema de fijación al envase (adhesivo y/o atado). Ver Grafico 2.

• En caso de requerirse los trasvases se debe utilizar dado el caso, bombas manuales o eléctricas,

recipientes con bocas pequeñas o embudos donde se requiera. Para las sustancias altamente




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volátiles se debe tener en cuenta la dirección de los vientos. Los recipientes de trasvase deben colocarse sobre una base firme y segura durante la operación.

• Los elementos para realizar el trasvase (bombas o mangueras) no deben estar impregnados de

otras sustancias químicas y menos con productos incompatibles que puedan causar incidentes. Por esta razón, cada sustancia química debe tener sus aditamentos propios: mangueras, acoples, etc. Los aditamentos para el trasvase deben quedar firmes en los envases para evitar que se desacoplen y se produzcan derrames o fugas.

• Mantener instalados y en buen estado, los elementos de emergencia, como duchas de

emergencia y lavaojos, para atender posibles incidentes relacionados con el contacto del químico.

• No golpear los tambores de sustancias químicas durante las actividades de carga y para su

movilización se debe aplicar los procedimientos para el manejo manual y mecánico de cargas.

• No utilizar disolventes para la limpieza de manos.

• No ingerir alimentos ni tomar agua dentro de los lugares en donde se manipulan sustancias químicas.

• No genere puntos de ignición mientras manipule sustancias químicas (fumar, uso de equipos electrónicos, entre otros).

• En caso de tener contacto con productos proceda la inmediata descontaminación (lavado con

suficiente agua, cambio de ropa, etc.). Referirse de inmediato a la hoja de seguridad del producto.

3.6 Roles y responsabilidades Para el aseguramiento de todas las temáticas concernientes al manejo seguro de sustancias químicas en la Gerencia, todos los roles que se describen a continuación, deben coordinar y realizar inspecciones sistemáticas para verificar el cumplimiento de la presente guía y lograr así, la evaluación del cumplimiento legal sobre el tema, aplicando el GRM-GRM-F-001 Formato Inspección para el Manejo Seguro de Sustancias químicas y el GRM-GRM-F-027 Lista de Verificación para el Transporte Terrestre de Sustancias Químicas 3.6.1 Profesionales de la Dirección de HSE y Gestión Social

• Apoyar a todas las áreas operativas en la determinación de los posibles aspectos, impactos,

peligros y riesgos que puedan estar presentes por la utilización de nuevos productos químicos, y sus debidos mecanismos para la prevención, reducción y/o eliminación.

• Garantizar que las hojas de seguridad disponibles en DATAQUIM figuren todas las correspondientes a las sustancias químicas utilizadas por la Gerencia.

• Dar asistencia técnica en las medidas requeridas para la manipulación segura de sustancias químicas en todos los procesos de operación y entrega de hidrocarburos.




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3.6.2 Coordinadores y Supervisores de las Áreas de Producción y Mantenimiento

• Asegurar el entrenamiento a operadores en el manejo seguro de los insumos químicos que usan en su labor con base en la información contenida en las hojas de seguridad.

• Ser el custodio del Inventario de Sustancias Químicas implementado por la GRM. • Recomendar las medidas requeridas para la manipulación segura de los químicos a utilizar en

los procesos. • Asegurar que las hojas de seguridad se encuentren disponibles en las áreas correspondientes y

sean de conocimiento público, enfatizando en aquellos trabajadores que tienen contacto directo con alguna sustancia química.

• Velar para que los lineamientos de las hojas de seguridad se pongan en práctica en los lugares de trabajo.

• Tomar las medidas adecuadas para hacer frente a situaciones de emergencia. • Asegurar que las zonas de dosificación de insumos químicos se encuentren libres de

contenedores vacíos. • Gestionar recursos para asegurar que la sustancia química residual o de desecho sea

identificada, debidamente envasada y/o embalada y dispuesta de acuerdo al Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos- implementado por la GRM.

• Asegurar el cumplimiento de lo establecido en la presente guía. • Evaluar y seleccionar los tipos de químicos a utilizar en las diferentes actividades dentro del

proceso de operación y entrega de hidrocarburos, de igual forma, deben indicar a cuáles de ellos se le debe auditar mediante muestreo el cumplimiento de las especificaciones técnicas y características propias de composición del producto químico. Es de estricto cumplimiento la toma de muestras a desengrasantes industriales. Ver ítem 3.7 CONTROL Y MONITOREO DE DESENGRASANTES de la presente guía.

3.6.3 Profesionales de la Dirección de Abastecimiento de Bienes y Servicios-DAB

• Incluir en las especificaciones técnicas durante la planificación de la compra todos los requisitos que se deben cumplir en materia de HSE según la legislación vigente.

• En todos los procesos de abastecimiento de bienes y/o servicios, tener como prioridad en los criterios de selección y evaluación de proveedores, aquellos que garanticen un manejo y disposición final del recipiente de la sustancia química. Esto debe ser incluido en la especificación del proceso de compra o contratación.

• Soportar al negocio en la realización de estudio de inteligencia de mercado y otros que permitan identificar alternativas de sustitución de agentes químicos con menores riesgos a las personas, el ambiente, los equipos e instalaciones.

• Promover con los diferentes negocios la implementación de modelos comerciales que promuevan las prácticas de optimización de consumos de productos químicos.

• Para nuevos productos se deberá solicitar a los proveedores la remisión de las hojas de seguridad de manera previa a la entrega del producto químico.

• Comunicar al proveedor de sustancias químicas todos los requisitos relacionados al transporte y manejo seguro de sustancias químicas establecidos en la presente guía.

• Retroalimentar al proveedor de sustancias químicas las No Conformidades relacionadas con el cumplimiento de los requisitos en el transporte y recepción de sus productos en las áreas de recibo de la GRM.




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3.6.4 Interventores de Contratos para el suministro de químicos de tratamiento en Plantas y Estaciones

• Verificar que en las especificaciones del contrato de suministro que involucren sustancias

químicas para los procesos de tratamiento en plantas y estaciones, se haya incluido el cumplimiento de la legislación vigente para el manejo y transporte de materiales peligrosos contempladas en el Decreto 1609/2002.

• Solicitar al proveedor del contrato de suministro que involucren sustancias químicas peligrosas, el cumplimiento de las especificaciones del contrato que hacen referencia al manejo y transporte de mercancías peligrosas.

• Asegurar con el seguimiento sistemático al contrato, el planteamiento y ejecución de acciones que permitan el cumplimiento total de la presente guía.

• En los casos donde la ejecución del contrato incluya el manejo y disposición de sustancias peligrosas, verificar el cumplimiento de todos los aspectos incluidos en este documento.

3.6.5 Proveedor de Sustancias Químicas:

• Cumplir con la legislación vigente sobre el manejo y transporte de mercancías peligrosas. • Suministrar los datos referentes a las especificaciones y características propias de composición

del producto químico, previo a la entrega del mismo. • Proporcionar la hoja de seguridad (MSDS) en español que cumpla con los 16 ítems establecidos

en la NTC 4435 – (Transporte de Mercancías. Hojas de Seguridad para Materiales. Preparación). • Cumplir con los lineamientos del presente documento durante el tiempo de ejecución/vigencia

del contrato. • Facilitar sin costo para sus trabajadores, los equipos de protección personal y ropas protectoras

según lo recomendado en las hojas de seguridad de las sustancias químicas suministradas; asegurando el adecuado mantenimiento y velando por la utilización de dichos medios de protección.

• Prestar el soporte técnico en la manipulación, disposición de residuos y atención de emergencias según los riesgos establecidos en la hoja de seguridad del producto.

• Capacitar al personal involucrado en el manejo y despacho de las sustancias químicas. • Atender a las acciones de mejoramiento en atención a las No Conformidades que se identifiquen

con objeto de la aplicación de este documento. 3.6.6 Seguridad Física:

• Asegurar el cumplimiento del reglamento para entrada, circulación y salida de vehículos en las instalaciones de los campos de la Gerencia Regional Magdalena Medio.

3.6.7 Administradores de Inventarios GRM:

• Garantizar que el almacenamiento de sustancias químicas en las bodegas de materiales cumplan con los estándares establecidos en la presente guía para el cumplimiento legal en el tema.

• Asegurar la capacitación y entrenamiento del personal de las bodegas en manejo de sustancias químicas y uso de la base de datos de hojas de seguridad, DATAQUIM.

• Informar a la operación los casos de sustancias químicas que hayan excedido su tiempo de vida útil, con el fin de gestionar recursos para una adecuada disposición final del producto.




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• Tomar las medidas adecuadas para hacer frente a situaciones de emergencia con el apoyo del grupo de control de emergencias.

• Informar a DAB las No Conformidades identificadas por el personal de bodega a razón del cumplimiento de las responsabilidades establecidas para el proveedor en la presente guía.

3.6.8 Operadores de Bodega:

• Facilitar para el trabajador y transportador de equipo automotor de las bodegas, equipos de protección personal y ropas protectoras según lo recomendado en las hojas de seguridad de las sustancias químicas almacenadas; asegurando el adecuado mantenimiento y velando por la utilización de dichos medios de protección.

• Verificar durante la llegada, la recepción y descargue de las sustancias e insumos químicos en las bodegas de materiales los requerimientos establecidos en el presente documento.

• Proporcionar paralelo a la entrega de los productos químicos una copia de la hoja de seguridad suministrada por el proveedor.

• Durante el evento de registrarse No Conformidades deben comunicar a los Administradores de Inventarios GRM, los hallazgos encontrados para la debida toma de acciones.

• Mantener un registro actualizado del inventario de las sustancias químicas almacenadas en bodega, con referencia a las hojas de seguridad. Esta información debe ser accesible para los trabajadores que este en contacto con las sustancias químicas.

3.6.9 Todo el personal que tenga contacto con sustancias químicas:

• Leer y entender las etiquetas, hojas de seguridad y los procedimientos antes de manipular las sustancias químicas.

• Utilizar el equipo de protección personal adecuado a la sustancia a manipular. • Conocer la ubicación de las hojas de seguridad para consultarla y aplicarla al momento de la

manipulación de la sustancia química. • Informar al superior inmediato, dueño del área o personal de Control Emergencias, sobre

incidentes (derrames, incendio, etc) ocasionados por sustancias químicas. 3.7 Control y Monitoreo de Desengrasantes Con el fin de atender un hallazgo de auditoría identificado por la Contraloría General de la República referente al manejo y control de los desengrasantes en Bodegas de Materiales, la Gerencia determina establecer condiciones para el control, seguimiento y trazabilidad en los consumos del producto desengrasante por parte de funcionarios de ECOPETROL. S.A. 3.7.1 Roles y Responsabilidades A continuación se definen los roles para el control y seguimiento de las cantidades de desengrasantes a ser empleadas por parte de los funcionarios de ECOPETROL. S.A. Jefe de Departamentos

• Autorizar el retiro del desengrasante en bodega para cantidades superiores establecidas para el uso de cada área (mayores a 5 tambores de 55 galones). La cantidad autorizada no debe superar los diez tambores de 55 galones.




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Coordinadores • Asegurar que la aplicación/uso del desengrasante industrial sea acorde con la finalidad y el

propósito del mismo (volumen, proporción y frecuencia). • Gestionar recursos necesarios para asegurar el cumplimiento de la toma de muestras a las

sustancias químicas previamente definidas. • Autorizar de manera individual por cada área o distrito el retiro del desengrasante en bodega,

sin que esta cantidad sea mayor a 5 tambores de 55 galones por distrito/área. • Entregar el consolidado mensual de los consumos de desengrasantes con su debido visto bueno

al Administrador de Inventarios, registrando la información en el GRM-GRM-F-002 Formato Seguimiento a la Aplicación del Producto Desengrasante.

• Comunicar por vía mail al Jefe de Departamento sobre el comportamiento de los consumos de desengrasante y la disposición final de los tambores vacios.

• Asegurar la toma de muestras de los productos desengrasantes con el objetivo de dar validez a los parámetros de calidad y confiabilidad del producto recibido; verificar el envío a las instalaciones del ICP para su análisis y mantener los resultados de las mismas por cerca de 5 años.

Supervisor de Área Operacional

• Llevar a cabo el control mensual del consumo de desengrasantes en su área bajo su responsabilidad. Diligencia la información requerida por el GRM-GRM-F-002 Formato Seguimiento a la Aplicación del Producto Desengrasante, donde se lleva la relación mensual de lo que recibe en su distrito o área de operación versus lo consumido.

• Entregar mensualmente al Coordinador el consolidado de los registros para su revisión y visto bueno.

• Garantizar que los recipientes (tambores) que contienen el líquido desengrasante regresen a la Bodega de Excedentes de cada campo de la Gerencia.

• Regular las existencias de desengrasantes para que estas no superen el promedio de consumo reportado por el área operativa a cargo.

• Garantizar que el producto desengrasante consumido sea usado exclusivamente por funcionarios de ECOPETROL. S.A y que su uso sea única y exclusivamente para fines de la labor establecida por ECOPETROL. S.A.

• Garantizar la disposición final de los tambores vacios del desengrasante según la ruta de disposición establecida por Logística Inversa.

• Exigir que la bodega entregue el desengrasante con la hoja de seguridad, y su debido rotulo y etiqueta, según como lo establece la presente guía.

Administrador de Inventarios

• Soportar la veracidad de la información del consumo reportada por el Coordinador al Jefe de Departamento versus la información registrada en las salidas del producto en ELLIPSE.

Operador de Bodega

• Custodiar y garantizar el almacenamiento del producto bajo las condiciones establecidas por el proveedor para que el desengrasante no pierda sus condiciones fisicoquímicas.

• Garantizar el recibo del producto por parte del proveedor y exigir que se encuentre rotulado e identificado con su debida hoja de seguridad, y a su vez, despachar el producto bajo las mismas condiciones de información a los funcionarios de ECOPETROL S.A.




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• Establecer estrategias de rotación y despacho del producto para garantizar que el tiempo de almacenaje no supere el año. En caso que el tiempo máximo de almacenaje no se cumpla, se tendrá que justificar y direccionar al Administrador de Inventarios, para solicitar con el ICP un análisis del tiempo de vida útil del desengrasante.

• No entregar desengrasante durante los fines de semana; solo en casos de emergencia el coordinador de turno será el encargado de la autorización para la salida de bodega de este producto

• Informar al administrador de inventarios cada vez que se reciba el desengrasante industrial para la realización del muestreo, verificar que el despacho del producto desengrasante se efectué una vez conocidas las pruebas y que estas cumplan con las especificaciones técnicas del mismo.

3.7.2 Retiro del desengrasante del área de bodega

• El supervisor debe enviar correo al coordinador pidiendo autorización para poder retirar el producto de las bodegas y copiar al administrador de inventarios.

• Si el consumo es superior al consumo normal establecido en este documento (5 tambores de 55 galones) tendrá que ser autorizado por el Jefe de Departamento guardando la relación establecida en el ítem 3.1 Roles y responsabilidades de este documento.

• El Operador de bodega entregará el desengrasante solo si el Administrador de inventarios le confirma mediante el correo y quedara como soporte la salida de bodega y los registros de ELLYPSE (waybill).

• Solo funcionarios de Ecopetrol pueden retirar y transportar el desengrasante. • Cada tambor del desengrasante deberá estar etiquetado y con su respectiva hoja de seguridad

3.7.3 Cantidades de consumo para cada área o distrito

• Se establece un consumo de 5 tambores de 55 galones y/o las requeridas por cada área/distrito según sus comportamientos de consumo.

• Las existencias mínimas de este producto en cada área o distrito estará bajo la custodia absoluta del supervisor.

• Para el trasvase, almacenamiento y aplicaciones deberá remitirse al Instructivo para el Manejo, Almacenamiento y Transporte de Sustancias Químicas de la Gerencia.

• Para casos excepcionales donde se requieran cantidades superiores a la autorizada, se debe dejar constancia de la cantidad utilizada, el nombre del área y aclarar la condición especial que suscito el consumo mayor.

• Para mezclas y aplicaciones debe remitirse a las aconsejadas por el proveedor.




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Grafico 1. Matriz Guía de Transporte y Almacenamiento

Convenciones Se pueden almacenar y transportar juntos. Verificar reactividad individual utilizando la hoja de seguridad (MSDS).

Precaución, posibles restricciones. Revisar incompatibilidades individuales utilizando la hoja de seguridad (MSDS), Pueden ser incompatibles o pueden requerirse condiciones específicas.

Se requiere almacenar y transportar por separado. Son incompatibles. (1) Consultar tabla de compatibilidad de explosivos. (2) Las sustancias de la clase 9 - Sustancias y objetos peligrosos varios - que inicien, propaguen o difundan el fuego no deben transportarse o almacenarse al lado de sustancias tóxicas o inflamables. (3) Se permite transporte y almacenamiento mixto solo si no reaccionan entre sí en caso de incidente. Pueden utilizarse gabinetes de seguridad o cualquier separación física que evite el contacto. (4) Líquidos corrosivos en envases quebradizos no deben transportarse o almacenarse junto con líquidos inflamables, excepto que se encuentren separados por gabinetes de seguridad o cualquier medio efectivo para evitar el contacto en caso de incidente.




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Grafico 2. Rombo de Seguridad NFPA 704

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• :-Jíe ROL 1 1

PROGRAMA MANEJO SEGURO DE PRODUCTOS QUÍMICOS GERENCIA REGIONAL MAGDALENA MEDIO

SisTema oe GesTión InTeGRaL HSEQ

Nombre del producto:

OX - Oxidante

AS -Asfixiante

W- Reacción peligrosa con el agua

RIESGO ESPECIAL

4- Puede explotar 3 - puede explotar en

caso de go_lpe o calentamiento

2 - Cambio químico violento pero no explota

1 - Inestable si se calienta pero no explota

O- Estable INESTABILIDAD

Etiquetado realizado por: ___________________ _

Fecha de etiquetado: Día Mes Año

Consulte la hoja de seguridad del producto antes de realizar toda operación. Tenga siempre disponible los elementos de control de derrames ó kit ambiental.


OPERACIÓN Y ENTREGA DE HIDROCARBUROSGERENCIA REGIONAL MAGDALENA MEDIO

- G' YROLElaborado Versión:

GRM-GRM-G-00129/06/2012 2

RELACIÓN DE VERSIONES

Versión Fecha Cambios

Elaboración de la Guía como atención al Plan de Acción formulado ante una Noconformidad identificada durante la Auditoría Seguimiento del ICONTEC a GRM.

1 09/09/2010Se establecen condiciones para el control, seguimiento y trazabilidad en losconsumos de desengrasantes en atención de un hallazgo de la ContraloríaGeneral de la República referente al manejo y control del producto en Bodegasde Materiales.

Inclusión del uso del formato GRM-GRM-F-027 Lista de Verificación para elTransporte Terrestre de Sustancias Químicas, para la evaluación de losrequisitos legales en el transporte de químicos, esto en atención de una NoConformidad del ICONTEC identificada en auditoría de seguimiento 2011.

2 29/06/2012 Al tener presente la nueva referencia documental sobre Permisos de TrabajoECP-DHS-M-001 "Manual de Control de Trabajo", se elimina el siguiente ítem enCondiciones Generales: Si desarrolla una actividad que requiera un permiso detrabajo e involucre la manipulación de productos químicos, se debe asegurar eldiligenciamiento y cumplimiento del ECP-DRI-F-018 Formato N° 6 DE.CERTIFICADOS DE APOYO, según el Manual del Sistema de Permisos de Trabajo.

Para mayor información sobre este documento dirigirse a quien lo elaboró, en nombre de ladependencia responsable:Elaboró: Johana Isabel Rey Valdivieso // Wilson Andrés Trujillo MejíaTeléfono: 38206 // 39864Buzón: iohana.rev ecouetrol.com.co // wilson.truiillo©a©ecopetrol.com.copendenc i a: Líder HSE SOR // Profesional Sistema de Gestión y Control Integral GRM

Revisó Aprobó

LUIS ANTONIO CASTILLO GÓMEZSuperintendente de Operaciones del Río (e)

FRANCY ED T RAM ' ARROYAVEGerente Regional Magdalena Medio

Plantilla 012 16/16

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anexo 35 guia para el manejo seguro de sustancias quimicas

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