Anexo 1: Documento de solicitud de Requisición de Información (RFI)

CUMPLE

Entregable Cantida

d Especificaciones Mínimas SI NO

Entregable #1 Sistema integral de información para 5 empresas de salud en la ciudad de Cali

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Implementar un sistema de información único e integrado a equipos extramurales e intramurales y prestadores en todos los servicios de salud de las 5 Empresas Sociales del Estado y la secretaria de salud del municipio de Cali, con licenciamiento ilimitado en usuarios y a perpetuidad para la ciudad,

Se implementara un sistema de información centralizado en el data center definido por la secretaria de salud, y con replica en un data center en la nube, al igual que en el servidor de cada una de las 5 empresas sociales del estado sector salud con las siguientes características y funcionalidades:

• Arquitectura WEB

• Base de datos Centralizada con acceso remoto

• Control de Acceso y administrador de roles

• Gestión de Formularios de captura de información.

• Interface de administrador.

• Sistema de búsqueda y filtros para fácil acceso a la información

• Sistema de backups de información.

• Compatibilidad diferentes periféricos de captura de información.

• Compatibilidad con Sistemas operativos Windows

• Función de exportar información en archivos de texto plano

• Estandarización de información.

• Log de acceso y errores

• Acceso en tiempo real a las bases de datos de los sistemas de información de las otras ESE para el cotejo de información.

• Carpeta compartida en red para almacenamiento de archivos.

• Acceso de los diferentes sistemas de soporte de la secretaria de salud.

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CASO 1: Dicho sistema de información estará data center centralizado con las siguientes características:

• RETIE. Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas, Abril 2007

• Código Eléctrico Colombiano, NTC 2050, 1986

• Acuerdo 20 del Distrito, Código de Construcción

• NFPA 70 National Electrical Code (NEC), 2005

• ANSI/TIA 942, Telecommunications Infrastructure for Data Centers Standard.

• Manual de Métodos de Distribución de Telecomunicaciones (TDMM) de Bicsi. Capítulo 8, “Equipment Room”.

Nivel de Diseño(Tier) 2. : Redundante

• Rutas únicas

• Componentes redundantes La Infraestructura que soporta toda la operación de la Nube debe cumplir las siguientes características:

• Un sistema de almacenamiento externo.

• Una expansión.

• SISTEMA DE ALMACENAMIENTO o 8Gb FC 4 Port Host Interface Card o 900GB 10K 2.5 Inch HDD o 200GB 2.5 inch SSD

Servidores cada uno con:

• 2 procesadores Xeon 6C E5-2630 a 2.3 GHz

• 96 GB de memoria RAM

• 2 Discos IBM 300GB a 10K 6Gbps HS SAS

• 1 HBA a 8Gb dual-port CASO 2: Dicha sistema de información será implementado en un servidor de datos físico alojado en el cada una de las ESE. Las funcionalidades que debe cubrir la solución son:

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CONVENIOS DE IPS CON EPS, MEDICINAS PREPAGADAS, SOAT Y Gestionar Ficha Técnica del Contrato: Permitir la gestión de una ficha parametrizable de contrato que se hace como resumen del contrato pactado para que sea de consulta rápida por las personas con permisos. Manejo de contratos por capitación y evento: Permitir el manejo de estos tipos de contrato con los convenios así como la posibilidad de tener ambas modalidades en el mismo contrato y en diferentes niveles de atención ambulatorio y hospitalario. Manejo de varios manuales tarifarios en un mismo contrato: Permitir la asignación de varios manuales tarifarios en la misma regla de negocio ya sea por grupo de servicios o hasta por cada servicio si es del caso. Homologación de manuales tarifarios: Contar con una opción para gestionar homologaciones de tarifarios existentes en el mercado. De ser posible contar con una parametrización básica incluida con el software. Gestión de copagos, moderadoras, franquicias según lo pactado en el contrato: Opciones que permitan la asignación de copagos y moderadoras, franquicias si se trata de planes complementarios, excedentes si se trata de pagos adicionales que debe hacer el usuario. Permitir el control de número de citas por paciente – convenio: El sistema debe permitir realizar controles y seguimiento a consultador frecuente Permitir el control de ordenes de prestación de servicios por paciente convenio: El sistema debe permitir realizar control sobre el numero de ordenes generadas por cliente y por paciente en un mismo evento o permitir el control por periodos de tiempo. Permitir el control de cantidad de medicamentos por paciente convenio: El sistema debe permitir realizar control sobre el numero de medicamentos, servicios y ayudas diagnosticas por cliente y por paciente en un mismo evento o permitir el control por periodos de tiempo. Cotizaciones de servicios: El sistema debe permitir la generación de cotizaciones especificas de un servicio(s) incluido(s) en el portafolio ofertado por salud.

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Este debe incluir datos básicos del paciente, descripción del servicio, valor y tiempo de caducidad y si aplica, el número de sesiones estimadas para su culminación. Manejo de grupos quirúrgicos o UVR según sean los tarifarios que apliquen: El sistema debe permitir la liquidación de ordenes de procedimientos por cualquiera de estos dos métodos según se tenga convenido. Lo ideal es que que se pueda hacer seleccionando simplemente el servicio, y que permita hacer el calculo en un mismo contrato que tenga por ejemplo las consultas negociadas a SOAT, otros servicios a iss 2001+ x% y otros a tarifa propia. Manejo de diferentes planes de atención dentro del mismo contrato o convenio: El sistema debe permitir agrupar servicios que permitan un manejo de diferentes reglas de negocio para un mismo cliente al mismo tiempo (cada una es un plan) Permitir manejo de presupuesto de un contrato especifico de modo que pueda controlar por valor del convenio o por valor del costo (prestador): El sistema debe permitir manejo de presupuesto de un contrato especifico de modo que pueda controlar por valor del convenio o por valor del costo (prestador) o por vigencia del convenio. Que genere alertas cuando el presupuesto se esté agotando, según un parámetro dado (pe: que cuando vaya el 80% del contrato, cuando se haya cumplido el 70% del tiempo) AGENDAS MEDICAS Novedades de agendas: Permitir las novedades de agendas tales como vacaciones, días feriados y permisos de los profesionales médicos. Controlar turnos y jornadas de los profesionales: Gestión de turnos adicionales a las citas como por ejemplo lo que son asignaciones en horario por turnos de urgencias y hospitalización. Parametrizar duración de consulta: Permitir la parametrización de tiempos fijos de consultas para los casos de consulta externa. En los casos de procedimientos, permitir duraciones variables que según estimados de los procedimientos.

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Administrar y controlar listas de espera cuando se habilite la capacidad: Permitir que las personas puedan quedar en lista de espera para la asignación de citas con mucha demanda y en donde el recurso se queda corto. Bloquear de agendas: Permitir el bloqueo de citas por profesional, por sitio de atención, por consultorio, etc. Controlar cancelación de citas e inasistencia: Ejercer control de las asignaciones, modificaciones y cancelaciones de citas así como también de las inasistencias según parámetros que se puedan definir Controlar disponibilidad de consultorios: Permitir la consulta y control de la ocupación de consultorios de la planta física. Reasignación de citas: Permitir la reasignación de citas ya sea cambiando el médico, la fecha, la hora, el sitio de atención, etc Asignar citas grupales: Asignación de citas a una misma hora para varios pacientes como ocurre en algunos programas de fomento de la salud. Programación de citas seriadas: Programación de espacios como estudios o tratamientos que requieran varias citas Modificación masiva de agendas: Permitir cambios masivos de medico, copiar agendas de un periodo a otro, cambiar sitios de atención, permtir cargar citas por profesional, sede, hora, duración, consultorios o salas en el caso de procedimientos, etc. Permtir manejar topes de citas por convenio. y por profesional. Permitir cargar masiva y de forma programada las agendas. Permitir asignación de citas a través de portal web. Permitir asignación de citas por viacall center o con integración con audiorespuesta CONSULTA EXTERNA Gestión de historia clínica

• Manejo de antecedentes de los pacientes

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• Registro y consulta de signos vitales

• Formulación de medicamentos

• Solicitud de Apoyos diagnósticos (Laboratorio e imagenología)

• Referencia y contra referencia

• Gestión de procedimientos ambulatorios

• Registro e impresión de incapacidades, más una opción para el tema de las prórrogas

• Graficar variables de control de los pacientes en un rango de tiempo. Ej.: Curvas de crecimiento, IMC, Peso por estatura, Perímetro cefálico, entre otras.

• Generación de ordenes

• Manejo de formatos de consentimiento Informado por especialidad y servicio.

• Consulta de resultados de imagenología.

• Manejo de guías de atención de modo que se puedan visualizar al momento de diligenciar las historias clínicas y según los criterios definidos

• Registro e impresión de notas de evolución y tratamiento

• Opción para cargar, eliminar y visualizar archivos anexos a la historia, tales como pdf con electrocardiogramas, imágenes diagnósticas, videos de ecografías, TAC, etc.

• Registro de la asistencia y/o inasistencia del paciente. Parametrización de campos que componen cada plantilla indicando si son obligatorios, con valor para seleccionar, con valor por default, capacidad para datos numéricos, fecha, etc. Estos campos deben poder ser marcables para tenerlos en cuenta en indicadores o posibles estadisticas. Permitir marcación de campos que harán parte de la epicrisis.

CONTACTO Gestión contactos con los usuarios (registro de cualquier contacto con pacientes, acudientes, aseguradoras, familiares, etc): Registro de cualquier tipo de contacto con pacientes, acudientes, aseguradoras, familiares, etc. El contacto puede ser telefónico, email etc. Se trata de tener una bitácora del momento en el que se hizo el contacto. REPORTES Gestión de estadística básica de las tablas del sistema: Contar con reportes del estado de la base de datos y sus tablas básicas para saber

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cuando se está llegando a los limites en almacenamiento Permitir manejo de indicadores: Manejo de indicadores según circular única, tazas de mortalidad, giro cama, reingreso, infecciones intra hospitalarias entre otros. Informes para entes de control: Resolución 4505, supersubsidios y otras normas vigentes Informes financieros: Informes por sitios, centros de costos, unidades funcionales, agrupadores por grupos de servicios, etc, con sus respectivos valores a clientes, proveedores y usuarios. Herramienta para Importación / Exportación de datos: Que el sistema tenga la funcionalidad para diseñar reportes para integración con otras plataformas y permitir exportarlos. También que permita importar datos de otras fuentes al sistema. VENTA DE SERVICIOS Validación de derechos o plan de beneficios de los usuarios: Permitir algún tipo de integración con validadores de derechos externos que se encuentran en internet (uso de web Services) y que muchos de nuestros clientes exigen que se utilicen. Asignación, legalización, cancelación y cambio de citas: Permitir la asignación, legalización, cancelación y cambio de citas, así como las respectivas consultas por cada uno de los estados de las mismas. Recaudo de pagos, cuotas moderadoras, copagos, anticipos, excedentes: Recaudo de pagos, cuotas moderadoras, copagos, anticipos, excedentes por cada uno de los diferentes medios de pago. Incluye cierres de caja por cada una de las personas que recauda y un cierre de caja general. Manejo de anticipos. Manejo de retiros parciales de efectivo de las cajas. Manejo de Arqueos Manejo de reembolsos. Generación de los diferentes reportes a que dan lugar cada una de las

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transacciones descritas. Creación y modificación de usuarios (Escolaridad, Ocupación, Datos personales, entre otros): Permite la gestión de datos básicos de los pacientes. (Nombres, apellidos, documento, tipo, fecha de nacimiento, grupo sanguíneo y rh, genero, dirección, teléfono entre otros). Permite la asignación de un grupo familiar al que pertenece el paciente identificando quien es el cotizante. Permite la asignación de convenios a los que aplique el paciente para poder asignarle servicios. FACTURACIÓN A CRÉDITO Factura con cumplimiento y requisitos legales Modulo que permita: - Elaboración de Prefacturas - Elaboración de Facturas - Elaboración de notas débito - Elaboración de notas crédito - Listados de apoyo (detallados de prefactura o factura) - Anulación de Prefactura, factura, nota débito, nota crédito Gestión de devoluciones: Que permita hacer el registro integral de devoluciones de las facturas motivos según la norma, fecha de devolucion, fecha de refacturación, cliente al que se le hace la refacturación o marcación de servicio no se vuelve a facturar, permitiendo registrar las causas. Debe permitir obtener el dato de producción de la ips por dia, por rango de fecha, por facturador, por profesional. Y también cuáles de estos servicios han sido facturados y cuales estan pendientes de facturar. Armado de cuenta: Agrupación de la cuenta por: Convenio, Fechas, Tipo de Servicio Lista de chequeo con el listado de requisitos parametrizados en la ficha del convenio para verificar que todos se cumplan. Que permita marcar el estado en el que se encuentra la cuenta de cada paciente: censo, armado de cuenta, auditoria concurrente, auditoria

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interna, elaboracion de factura, radicacion del cliente, devuelta, con o sin glosa, etc. Auditoria de Cuenta: Opción que permita la validación de cada cuenta y los servicios prestados. Esta opción debe permitir marcar las inconsistencias presentadas para su posterior corrección y posterior cobro. Gestión de Glosas: Manejo de: - Conceptos de Glosa - Registro de Glosa - Radicación de Glosa - Respuestas de glosa - Seguimiento a Glosa - Certificación de pagos - Módulo para conciliación de glosas. Que permita hacer registro integral de glosas por servicio, por código cups, por paciente, por cliente en los diferentes momentos de la cadena que así lo requiera: Registro de autoglosas, glosas de auditoria concurrente, glosas de auditoria técnica, glosas del cliente, aceptación de glosas, etc. Que permita identificar glosas por cada tipo de conceptos por cliente, por factura, por paciente, por servicios, por códigos iss, cups o soat o internos. Que permita cargar archivos de glosas reportadas por el cliente en cierto formato. Que el campo de conceptos de glosa sea parametrizable segun la clasificación de la norma. Generación de RIPS: Permitir la generación de los archivos RIPS de las facturas que se generen, ya sea por factura o grupo de ellas. Que permita agrupar los RIPS para envio a secretarias y entes de control para las atenciones en un periodo dado.

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Permitir la gestión de anexos a la factura como archivos xls y pdf según requerimientos del cliente (debe permitir parametrizar los requerimientos según lo definido por el cliente) APOYOS DIAGNÓSTICOS (IMAGENOLOGÍA - LABORATORIO) Ordenes médicas: Permitir la elaboración de ordenes médicas para apoyos diagnósticos como imagenología, laboratorio, patología, optometría, etc. Atención de ordenes de servicio: Permitir el registro del resultado, concepto o evolución de los diferentes apoyos diagnósticos solicitados. Almacenamiento de imágenes diagnósticas: Opción para cargar, eliminar y visualizar archivos anexos a la historia, tales como pdf con electrocardiogramas, imágenes diagnósticas, videos de ecografías, TAC, etc. Interfaces con diferentes equipos: Permitir Interfaces con diferentes equipos. (Laboratorio, Equipos de RX, etc.) ODONTOLOGÍA Gestión de historia clínica odontológica:

• Gestión de la Historia clínica odontológica.

• Manejo de planes de tratamiento.

• Manejo de odontograma.

• Manejo de periodontograma.

• Registro de evolución de tratamientos.

• Registro e impresión de incapacidades.

• Solicitud de Ordenes de servicio.

• Formulación de ordenes de medicamentos.

• Solicitud apoyos diagnósticos(Laboratorio, imagenología y patología).

• Manejo de formatos de consentimiento Informado por especialidad. Formas de pago

• Generación de presupuesto odontológico por cliente y/o paciente.

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• Manejo de anticipos y pagos parciales. URGENCIAS Manejo de triage: Permitir la parametrización del contenido del triage , su diagnóstico y su clasificación. Así como también permitir la gestión de la información que se hace en cada triage a un paciente. Gestión de admisión de pacientes:

• Gestión de admisión de pacientes

• Manejo de anticipos o abonos

Gestión de historia clínica:

• Ver Gestión de Historia Clínica Consulta Externa

• Generación automática de Epicriris

• Gestión de plan de tratamiento Estación de enfermería:

• Permitir consulta de ingreso y egreso de pacientes a piso - Admisiones

• Administrar y controlar planes diarios de cuidados por paciente y procedimientos específicos (vacunación, transfusiones, diálisis, quimioterapias, notas de la enfermera, notas de recuperación, etc).

• Administrar y controlar turnos de enfermería.

• Permitir la gestión electrónica de la hoja de tratamiento incluido el registro de suministro de medicamentos por dosis y tiempos.

• Permitir entrega de turno en el sistema: suministra al personal de enfermería una relación con el resumen de las actividades por cada paciente / usuario del servicio, mostrando ordenes de pacientes / usuarios del servicio pendientes de ejecutar y medicamentos e insumos con su existencia en el momento de entrega

HOSPITALIZACIÓN Admisiones:

• Ver Gestión de admisiones de pacientes en Urgencias.

• Alta administrativa del paciente, con sus registros e integración al sistema, para bloquear cargos posteriores a la alta médica, generación de constancias y certificados de hospitalización.

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• Liquidación de prestaciones y facturación. Historia Clínica: Ver gestión de historia clínica en urgencias. Camas: Asignación de camas (incluir traslados entre las diferentes áreas de la clínica). Paciente Fallecido: Manejar los diferentes registros de paciente fallecido. Hojas de monitoreo: Controlar hojas de monitoreo respiratorio y hemodinámico. Censo y Manejo de Camas: Censo de camas:

• Ocupación : Por cama, Por área, Por aseguradora

• Estado de cama: Ocupada, Reservada, Disponible, En Limpieza, En Mantenimiento.

• Manejo de traslados de cama

Check In / CheckOut: Manejo de check in y checkout de habitaciones. Estación de enfermería: Ver Estación de enfermería en Urgencias Integración: Integración con sistemas de farmacia e inventarios de suministros ALIMENTACIÓN INTRA-HOSPITALARIA Minuta de alimentación: Permitir el manejo de minutas de alimentación de los pacientes hospitalizados según indicación médica. CIRUGÍA Configurar Tipo de Cirugía: El sistema deberá permitir configurar los diferentes tipos de cirugías que se pueden realizar en la institución. Ej.: Programada, Urgente, Reintervención. Listas de Chequeo: El sistema deberá permitir registrar los diferentes ítems dentro de todas las posibles listas de chequeo que podrán visualizarse en el sistema

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Configurar equipos especiales: El sistema deberá permitir configurar los equipos especiales que podrán estar asociados a una sala de cirugía. Ej. Mesa de operaciones, Incubadora, lámparas, etc. Configurar causas motivos novedad agenda: El sistema deberá permitir registrar las causas de las novedades ya sean cancelaciones, replanificaciones, etc. de la agenda de quirófanos. También deberá permitir registrar los motivos de cancelación y replanificación de la agenda de quirófanos. La selección de un motivo de novedad de agenda será obligatorio para el momento que se desea realizar la modificación. Planear Quirófano: El sistema debe permitir realizar la planeación de los quirófanos en los periodos de tiempo requeridos, ya sea que se haga semanal, mensual, bimensual, etc. Además permitirá configurar las diferentes clases de tiempos de limpieza por cada procedimiento quirúrgico que se puedan realizar en la clínica. El sistema debe permitir la consulta de las solicitudes de cirugía existentes y seleccionar la cirugía a la que desea configurarle la información adicional. Hoja de gastos: el sistema debe tener la facilidad de gestión de la hoja de gastos quirúrgicos para generar de manera automática las devoluciones o adiciones que tengan lugar en la cirugía. Programar Cirugía: El sistema deberá permitir separar en la agenda disponible la fecha y hora de la cirugía. Anestesia: Registro de anestesia – Anestesiograma Flujos de Cirugías: A partir de un tipo de cirugía el sistema deberá permitir configurar un flujo de trabajo diferente y en el cual se podrá visualizar la trazabilidad de cada una de ellas. El sistema deberá permitir modificar los nombres de los estados que podrá tener una cirugía, los cuales abarcan desde la solicitud hasta la

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ejecución de la misma.

• Pendiente: Estado automático desde que se realiza la activación desde SAS.

• Solicitada: Cuando a la solicitud se le hayan completado la información requerida el sistema deberá cambiar el estado automáticamente a Solicitada.

• Aprobada: Esta aprobación deberá pasar por las personas autorizadas para realizar este fin.

• Aprobada por anestesiólogo: Para las cirugías que requieren anestesiólogo será necesario esta aprobación manual para poder realizar la programación.

• Programada: Cuando se haya realizado la programación de la cirugía, el sistema deberá cambiar el estado automáticamente a Programada.

• Confirmada: Con este estado, el usuario responsable deberá validar la lista de chequeo y el contacto realizado con el paciente. Esta confirmación deberá ser manual.

• Cancelada: Cuando la solicitud de la cirugía no es aprobada por algún motivo el cual deberá seleccionarse de la lista parametrizable.

• Aplazada: Cuando la solicitud de la cirugía debe ser aplazada, deberá ingresarse el motivo del aplazamiento.

• Realizada: Cuando la cirugía ya se ha ejecutado. Registro de informe quirúrgico: El sistema deberá permitir registrar el informe quirúrgico parametrizado en la base de datos de SAS, el cual es variable en el tiempo y los campos podrán visualizarse de acuerdo con la configuración. Cada uno de los campos tiene en su configuración, el tipo de campo (numérico, texto, lista, entre otros, el orden en el formulario y el estado. Permitir el registro de los datos que corresponden a la información de la cirugía, en donde se pueda relacionar el (los) procedimientos quirúrgicos que se realizaron. Además se requiere que todos los hallazgos o novedades quirúrgicas puedan ser diligenciadas en el informe y si es del caso poder ingresar las nuevas ordenes de atención de los procedimientos que se requieran. Consulta preanestésica:

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El sistema deberá permitir consultar la historia clínica del paciente y deberá permitir registrar la consulta preanestésica, permitiendo configurar los posibles estados o validaciones que se podrá tener luego de una consulta preanestésica, ya sea porque el anestesiólogo aprobó la realización de la cirugía, la rechazó o la aplazó. La consulta preanestésica es variable en el tiempo y los campos deberán visualizarse de acuerdo con la configuración. El anestesiólogo podrá ingresar al sistema y registrar la información requerida para realizar la cirugía. Alistar insumos y equipos especiales: El sistema deberá permitir registrar en el sistema el alistamiento de los insumos y equipos especiales por parte del usuario designado. El usuario deberá ingresar al formulario de alistamiento y chequear uno a uno los insumos y equipos especiales traídos desde la solicitud de la cirugía y los requerimientos del anestesiólogo. En caso de necesitarse más insumos o equipos especiales, el usuario podrá seleccionar a través de un componente para seleccionarlos. El sistema debe permitir imprimir en un formato el listado de insumos y equipos especiales necesarios para que sean alistados. Admitir paciente: El sistema deberá permitir realizar el proceso de admisión de un paciente a sala de cirugía mediante las verificaciones determinadas con anterioridad. Salas de cirugía: El sistema deberá permitir configurar las salas de cirugía en los cuales se podrán realizar cualquier tipo de intervención quirúrgica considerando los tiempos de aseo de la sala e incluirlos en los tiempos que se reportan para uso de la sala. El sistema debe permitir cargar las cirugias según si es principal o secundaria (90%, 80%, 75%) las vias (misma via diferente via, etc )de procedimientos, uvr, grupo quirúrgico, para que calcule de forma autormática el valor de los insumos, los derechos de salas, derechos de materiales, etc.

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FOMENTO DE LA SALUD Gestión de aspectos relacionados con fomento de la salud:

• Gestión de historia clínica promoción y prevención.

• Gestión de carnetización de pacientes en cada uno de los diferentes programas.

• Registro de esquemas de vacunación.

• Permitir detectar y gestionar al consultador frecuente.

• Gestión de programas promoción y prevención.

• Manejo de Definición y seguimiento de metas de los diferentes programas.

• Cumplimiento res 4505 y normas vigentes. AUDITORIA MÉDICA Evaluación de Historias Clínicas: Que el sistema tenga una opción de formato, donde se puedan registrar los diferentes tipos de evaluación de historias. Eventos de notificación obligatoria: Opción que permita el registro de eventos de notificación obligatoria para su posterior generación de datos estadísticos. Evaluación de prestadores: Que el sistema tenga una opción de formato, donde se puedan registrar los diferentes tipos de evaluación de los prestadores AUTORIZACIONES Gestión de solicitud y autorización de servicios y manejos de presupuestos

• Solicitud de ordenes de prestación de servicios (Internas y externas)

• Autorización de Ordenes de prestación de servicios (Internas y externas)

INVENTARIO Gestión de inventario que permita manejar registros (entradas, salidas) de todo relacionado con insumos, medicamentos, equipos, hemoderivados vacunas entre otros.

• Clasificación y codificación de productos.

• Mantenimiento de bodegas.

• Transacciones de inventario.

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• Pedidos.

• Despachos.

• Canastas.

• Devoluciones.

• Control de Máximos, mínimos y cantidad de reposición. PRESUPUESTOS Definición de presupuesto por convenio y por especialidades: El sistema debe permitir la creación de presupuesto por rangos de fechas definidas, valores asignados de acuerdo a lo contratado por convenio y especialidad Control de presupuesto por convenio y especialidades: El sistema debe permitir consultar el presupuesto de la IPS, Los centros de costos, Medicamentos e insumos y servicios en general. El sistema debe permitir hacer control y gestión del presupuesto. Control de presupuesto por convenio –médico: Permitir control y seguimiento a la ejecución presupuestal de la IPS, por convenio y médico. Contratos por capitación: Permitir manejo de presupuesto de un contrato especifico por capitación. Contratos por evento: Permitir manejo de presupuesto de un contrato especifico por evento. Contratos por horas prestadas: El sistema debe permitir ingresar horas laboradas a los diferentes médicos para su respectivo pago por prestación de servicios Contratos por turnos: El sistema debe permitir ingresar turnos a los diferentes médicos para su respectivo pago por prestación de servicios. Ejemplo: Usuario que labora de viernes a domingo. PRESTADORES Pago a prestadores

• El sistema debe permitir la parametrización de prestadores, tarifas y generación de cuentas para los respectivos pagos.

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• El sistema debe permitir el cambio de cuentas en caso de presentarse algún cambio o inconsistencia con la cuenta.

• El sistema debe permitir el cambio de prestador.

• El sistema debe permitir la anulación de una cuentas

• El sistema debe permitir la facturación de las cuentas para pago a prestadores, y llevar una contabilización. El sistema debe permitir controles para el pago de servicios que indiquen que el valor facturado es diferente del valor de los soportes. El sistema debe permitir la lista de chequeo de cumplimiento de requisitos de ley que deben cumplir los prestadores.

GESTIÓN DE CUENTAS X COBRAR Cuentas por Cobrar:

• El sistema debe permitir la parametrización en el sistema para la generación de los archivos planos, RIPS, RIPS, FURIPS, FORECAT, FUSOAT, etc y los demás formatos de ley y que deben ser entregados por las IPS.

• Poder coordinar y realizar la conciliación, seguimiento y negociación de glosas a los proveedores de servicio, de acuerdo a los parámetros establecidos, con el propósito de definir los valores a pagar por concepto de conciliación de glosas.

• Permitir realizar el proceso de conciliación y generar los documentos respectivos (cuadros y actas de conciliación, entre otros), registrando los valores definitivos de conceptos glosados, con el objeto de dar trámite a las órdenes de pago o cobros correspondientes. Que el sistema permita realizar el análisis y revisión de las respuestas de glosas radicadas y objeciones para dar continuidad al pago o cobro de cuentas

• Permitir registras notas débito y crédito para manejar el valor de una Cuenta por Cobrar en el sistema.

• Permitir revisar administrativamente las cuentas radicadas.

• Que el sistema debe permitir liquidación de cuentas por capitación, eventos, horas.

• Permitir llegar hasta la generación de un estado de cuentas.

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GESTIÓN DE CUENTAS X PAGAR Cuentas por Pagar

• El sistema debe permitir la reliquidación de cuentas.

• El sistema debe permitir el manejo de deducciones y descuentos.

• Permitir registras notas débito y crédito para manejar el valor de una Cuenta por Pagar en el sistema.

• Permitir el registro de los pagos totales o parciales.

• Permitir generar estados de cuenta por prestador.

CAJA

• Consolidados de recaudo por sede: El sistema debe permitir realizar registros por paciente/usuario del servicio le puede corresponder realizar un pago (recaudo paciente) por los servicios/atenciones, este pago puede denominarse de diferentes formas, ej.: copago, cuota moderadora, franquicia, etc. El Acuerdo 260 da los lineamientos para el establecimiento de algunos de estos pagos. Debe permitir realizar consolidados de las diferentes sedes y por cajero.

• Consolidados de recaudo por empresa: El sistema debe permitir los consolidados de los diferentes registros en caja por convenio.

• Cierre de caja: Permitir llevar el registro o generar los listados de los descuadres de cada cajero(a) con el fin de contar con indicadores de desempeño laboral y tomar decisiones. Permitir coordinar y controlar auditorias, arqueos, descuadres, periódicamente de la caja menor y valor de las bases para las cajeras.

• Gestión Anticipos: El anticipo se define como un pago realizado por el paciente sin existir la prestación de un servicio o atención de manera previa. Se podrán hacer anticipos a órdenes con cita asignada o cirugía programada y confirmada, siempre y cuando la fecha de la cita o programación sea superior a la fecha del anticipo. Por ejemplo, en el caso de Hospitalizaciones, cirugías, tratamientos odontológicos, etc, en los cuales por políticas de la Institución se exige como prerrequisito para la atención dejar un anticipo.

• Facturación por paciente: Los pacientes/usuarios del servicio realizan pagos por concepto de las atenciones/servicios recibidos

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(ej.: atenciones hospitalarias) o de las atenciones/servicios a recibir (ej.: atenciones ambulatorias), estos pagos son recibidos por el personal de la Institución que se encuentra autorizado para recaudar dinero.

• Reembolsos: Los reembolsos reflejan una devolución total o parcial que se hace al paciente del dinero que ha pagado a la Institución por medio de la Factura a Pacientes. Los reembolsos que se originan por una anulación, devolución o un saldo a favor del paciente, pueden requerir autorización por criterios como el tiempo y/ o el monto.

• Arqueos: Para ejercer un mayor control sobre el recibo y entrega de los dineros que reciben los Usuarios que Recaudan dinero, el sistema permite a una instancia superior (ej.: coordinador de cajas) registrar el recibo del dinero, realizar la comparación y arqueo contra lo registrado en el sistema.

• Módulo generador de informes: El sistema permita tener un modulo de registro de informes para revisión de cierre general diario, cierre por usuario diario.

CENTRAL FARMACÉUTICA Gestión Central Farmacéutica

• Registro de consumo directo desde las farmacias a las hojas de Trabajo de los pacientes. Interface directa con Facturación.

• Manejo de Proveedores por Producto. Registro e impresión de ingresos por compra de mercancías a partir de la generación de un pedido; Listados generales de grupos y subgrupos de productos y Proveedores. Listado de Inventario de productos, Informes de Facturación. Listado de Productos devueltos.

• Movimiento de inventarios por conceptos varios.

• Control de Almacenes y/o Bodegas.

• Listado de alertas para productos con stock mínimos o máximos.

• Manejo de fracciones en los productos, permitiendo trabajar con diferentes unidades de medida.

• Permitir hacer sollicitudes de nuevas inclusiones de productos, cotizaciones, marcación de agotados y desabastecidos, marcación de alertas.

• Permitir generar reportes detallados de consumo por paciente, por convenio, por servicio, por codigo, por descripcion, cantidades,

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reformulaciones, cambios de tratamiento, etc. GESTIÓN DE GLOSAS Gestión de glosas

• Registrar las Glosas que se reciben de los Clientes.

• Permitir asignar glosas sobre las cuentas de los prestadores.

• El sistema permite registrar la gestión realizada a las glosas registradas/ radicadas, lo cual incluye observaciones de la gestión realizadas, cambio de estado y cierre de las glosas; permitiendo consignar la información de la respuesta (número de respuesta, fecha del acuerdo, valor acordado, observaciones).

• Dentro del proceso de gestión de glosas se registran las respuestas emitidas por la IPS, ya sean para glosas recibidas ó para glosas emitidas (como contra respuesta a la respuesta recibida) esta podrá ser impresa de forma individual o en bloque para ser enviada al tercero correspondiente.

• Parametrizar tiempos de respuesta a glosas de acuerdo con la normatividad y las negociaciones con clientes y proveedores.

• Permitir generar reportes e informes detallados de las glosas generadas a cada factura, indicando resultados de la gestión realizada en diferentes fechas (conciliadas, pagadas, levantadas, etc.).

INDICADORES Gestión Financiera

• Rotación de cartera.

• Edades de cartera (30, 60, 90 y 120 días), las de más de 120 días se han dado a un cobrador externo por un porcentaje de recuperación.

• Capacidad de endeudamiento.

• Sobre ejecución de gastos.

• Cuentas por pagar a proveedores.

• Edades de las cuentas por pagar.

• Provisión de gastos, frente a la imputación real.

Servicios de Salud

• Egresos, consultas, urgencias.

• Índice de ocupación de la cama.

• Cirugías realizadas.

• Días de estancia.

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• Giro de cama.

• Costos unitarios, versus estándar de Costos. Consulta Ambulatoria

• Rendimiento hora / médico.

• Utilización de consultorios físicos.

• Concentración de consultas.

• Grado de cumplimiento de hora medico Hospitalización

• Promedio de Permanencia.

• Intervalo de Sustitución.

• Porcentaje de Ocupación.

• Rendimiento-Cama.

• Tasa de Infecciones Intrahospitalarias.

• Tasa Bruta de Letalidad.

• Tasa de Reingreso < de 7 días.

• Tasa de abortos Urgencias

• % de pacientes en Sala de Observación con estancia > o = a 24 horas.

• % de reingresos a Urgencias en menos de 24 horas.

• Promedio de Tiempo de espera en minutos Quirofano:

• Rendimiento de la Sala de Operaciones (12 h)

• Porcentaje de Operaciones Suspendidas.

• Porcentaje de Horas Quirúrgicas Efectivas.

• Porcentaje de Intervenciones Quirúrgicas de Emergencia.

• Tasa de Pacientes que presentan Encefalopatía Hipóxica post-acto quirúrgico,

• Tasa de Mortalidad de Centro Quirúrgico

• Tasas de Pacientes Reintervenidos.

• % de Ocupación de Salas

• Tiempo perdido entre cirugías.

• Porcentaje de ocupación de cada sala de cirugía.

• Porcentaje de infecciones.

• Porcentaje de cancelaciones.

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• Porcentaje de reprogramaciones.

• Oportunidad en cirugía electiva (en días). (sumatoria total de los días calendario transcurridos entre la fecha de solicitud de la cirugía y el momento en el cual es realizada la cirugía )

• Oportunidad en cirugía de urgencias (en horas).

• Complicaciones quirúrgicas.

• Complicaciones anestésicas.

• Tiempo de ocupación por especialidad

• Cancelaciones por motivo.

• Numero de procedimientos por especialidad y por especialista.

• Ocupación por motivo de cirugía (electiva-urgencias)

• Tipo de anestesia administrada Patología Clínica

• Promedio de análisis de laboratorio por consulta externa

• Promedio de análisis de laboratorio por emergencia Radiodiagnóstico e Imágenes

• Promedio de exámenes radiológicos por emergencia

• Promedio de exámenes radiológicos por consulta externa Farmacia

• Promedio de recetas por consulta externa

• Promedio de recetas por Urgencias Calidad en la Atención

• En cirugía cumplimiento de lo realizado con relación a lo programado en sala de operaciones.

• Oportunidad de la atención en los quirófanos.

• Análisis de causas de cancelación de la cirugía.

• Evaluación de la calidad técnica por medio de auditorías.

• Infección intrahospitalaria.

• Mortalidad hospitalaria. Administrativos

• Índices de uso por patología de la población.

• Gestión de referencia y contra referencia (Eventos atendidos en otras instituciones vs Captura realizada, contra referencia realizada)

• Estado de pérdidas y ganancias de cada unidad de negocio.

• Desechos de las drogas en las farmacias del hospital.

• Rotación de inventarios.

• Rotación de cartera.

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PROGRAMAS DE PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN Gestión y programas de Promoción y Prevención

• Informe resultados y cantidad de citologías realizadas en un periodo de tiempo determinado.

• Informe de citologías por afiliación.

• Informe ordenes pendientes de colposcopia.

• Informe de asistencia de los pacientes a los eventos educativos y a los controles (Hipertensos, cursos gestantes, lactantes) entre rangos de fechas determinados

• Informe de pacientes de alto riesgo.

• Informe de trazabilidad del paciente en los servicios en un periodo de tiempo determinado.

• Informe de ordenes generadas a un paciente vs ejecutadas.

• Informe de nuevas personas en los programas de acuerdo a un rango de tiempo, tanto en cantidad como por edades.

• Informe mensual de modelo de riesgos biopsicosocial.

• Informe de todos los programas de fomento de la salud.

• Informe de crecimiento y desarrollo, mensual donde se muestre el cumplimiento de metas y el estado de los niños en peso y talla.

• Informe anual de la cantidad de citologías realizadas, los resultados, y la calidad de la muestra.

• Informes e indicadores para planificación familiar tales como pacientes nuevos y de control, dispositivos colocados, numero de ligaduras y vasectomías.

• Informes e indicadores de población que ingresa, que sale, que se mueren por programa.

• Informe de costos por paciente.

• Informe de consultadores frecuentes.

• Informe de pacientes hospitalizados por programa.

• Informe con cantidades e indicadores de remisiones a fomento basado en el número de consultas atendidas por prestador en un periodo de tiempo determinado.

VACUNACIÓN Venta de paquetes de vacunas a empresas El sistema debe permitir el manejo de venta de paquetes de vacunas a una empresa, el sistema brinda la posibilidad de generar e imprimir un documento para registro de pacientes. El sistema brinda la opción de hacer el registro de pacientes

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directamente en el sistema. Registrar vacunas sugeridas: Permitir registrar vacunas sugeridas para un paciente para la consulta y asi facilitar la venta especificando cod, nombre de la vacuna, laboratorio, tipo y Nro de documento, y nombre del paciente. Consultar carnet de vacunación: El sistema de información debe permitir, consultar el carnet de vacunación de un paciente. En el carnet aparece vacuna, fecha de aplicación, dosis, vacunador, vacunas básicas faltantes, dosis faltantes y fecha para esta dosis. Las dosis aplicadas y faltantes aparecen con colores diferentes. Consultar pacientes por vacunar: El sistema de información debe permitir, consultar pacientes por vacunar, una vez ingresados los parámetros de búsqueda, vacuna y dosis, el sistema despliega la lista de pacientes que faltan por la aplicación de esa vacuna y dosis; mostrando nombre, edad, sexo, teléfono, dirección, celular, y correo electronico. Generar alarma por pacientes con dosis faltantes: El sistema de información debe, generar alarmas, cuando se este acercando la fecha de la aplicación de una dosis del esquema de un paciente. Estas alarmas deben ser generadas para el personal a cargo en vacunación, consulta externa y enfermeria. Informes El sistema de información debe permitir generar informes de vacunas especificando cantidad de dosis aplicadas, y a que pacientes agrupando por convenios y sab. - Informe de dosis aplicadas y esquemas completos, y a que pacientes. - Consolidado de vacunas confamiliares (cuantas vacunas compre, cuantas aplique y cuantas hay al final de cada mes con valores) especificando vacunas existentes vs aplicadas y vacunas aplicadas a particulares. - Existencias de vacunas en inventario especificando vacuna, laboratorio, cantidad. - Generar informe de las vacunas mas vendidas en municipios. - De ventas a empresas (cantidad y tipo de vacuna) ENFERMERÍA Gestión de Enfermería

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• Administrar y controlar planes diarios de cuidados por paciente y procedimientos específicos (vacunación, transfusiones, diálisis, quimioterapia, otros notas de la enfermera, notas de post – parto, notas de recuperación)

• Administrar y controlar turnos de enfermería (asistencias, guardias, plantillas de enfermera)

• Permitir registro de conceptos de enfermería

• Permitir administrar y controlar insumos de enfermería por paciente: material quirúrgico, material para curaciones, insumos de farmacia, devoluciones; realizar os cargos de estos consumos al paciente a través de la HC y de su cuenta de ingreso.

• Permitir manejo de hoja de tratamiento.

• Permitir entrega de turno en el sistema, suministra al personal de enfermería una relación con el resumen de las actividades por cada paciente/usuario del servicio, mostrando órdenes del paciente/usuario del servicio pendientes de ejecutar y medicamentos e insumos con su existencia en el momento de la entrega.