Herramientas para el DiagnsticoSESIN 2

Agenda:Facerap Concepto y utilidad

Anlisis Factorial y Causal Concepto y utilidad

Anlisis de Factores Internos Concepto y utilidad

Objetivos de esta sesinDescubrir algunas herramientas de anlisis organizacional (AO)Entender la importancia en el manejo y aplicacin de las herramientas de diagnstico.Dominar la utilizacin de las herramientas para el diagnstico.

4 planos de la Investigacin Cientfica

El FACERAP

(F) Falla(A) Apariencia(C) Causa(E) Efecto(R) Responsable(A) Accin(P) Previsin

El FACERAPEjemplo: Atencin al Cliente

(F) Falla(A) Apariencia(C) Causa(E) Efecto(R) Responsable(A) Accin(P) PrevisinFalta de atencin personalizadaEl cliente no se identifica con la empresaFalta de capacitacinCliente insatisfechoSupervisor de ventasCapacitar al personalControl permanenteMaltrato al clienteQueja del clientePersonal no identificado con la empresaPrdida del clienteSupervisor de ventasSeleccionar bien al personalEvaluacin detallada del personalLentitud en la atencin al clienteCongestin de clientesFalta de capacitacin del personalDisminucin de la clientelaSupervisor de ventasCapacitar bien al personalCapacitacin constanteFalta de valor agregado al servicio.Cliente insatisfechoFalta de estrategia de marketingDisminucin de clientesGerente de MarketingEncuesta de necesidades de los clientes.Realizar constantemente encuestas a los clientes

El Anlisis Factorial y CausalEl diagnstico busca fundamentalmente:Determinar el grado de eficiencia de la empresa o rea.Identificar las causas de las deficiencias.

Su metodologaEn 3 etapas:1ro. Obtencin de Informacin.2do. Clculo de ndices y Porcentajes.3ro. Presentacin de Resultados.

1ra. ETAPA: Obtencin de Informacin.Divisin de la actividad de la empresa o rea en sus Factores y Funciones.

Elaboracin de la Escala.

Evaluacin de cada Factor/Funcin por componente.

Determinacin del Factor/ Funcin limitante por cada Componente.

Cmputo de Resultados.

Ejemplo: La actividad de una organizacin ha sido dividida en 9 factores.1. Medio ambiente2. Produccin3. Financiamiento4. Personal Recursos humanos5. Abastecimientos6. Marketing7. Imagen Institucional8. Contabilidad y Estadstica9. Direccin.

A su vez, cada Factor y Funcin se desagrega en sus Componentes. Por ejemplo: Abastecimientos.1. Polticas de Compras2. Mtodos de Compras3. Registro de Proveedores4. Polticas de Inventarios5. Niveles de Inventarios6. Clasificacin y Codificacin de las existencias7. Distribucin del Almacn8. ndices de escasez9. Control de Existencias10. Documentacin de Entrada y Salida

2. ETAPA: Clculo de ndices y Porcentajes*Elaboracin de la Escala

Se elabora la Escala que represente el grado de satisfaccin del funcionamiento o la realizacin de cada Factor y Funcin, CERO para la total insatisfaccin, hasta UNO para la completa satisfaccin.

Rango posiblede la Escala - Muy Bueno1.00 - Bueno 0.50 - Regular 0.25 - Malo 0.00

*Evaluacin de cada Factor yFuncin por Componente

-Se vala cada Factor y Funcin por Componente y se marca el grado que corresponde a la Escala.f = Factores n = Funciones limitantes

ndice de Eficiencia de cada Factor / Funcin (IE)

Se obtiene promediando los grados de satisfaccin ponderados por el nmero de anotaciones o marcas que a cada uno le corresponde.

Clculo del ndice de Eficiencia (IE)ndice de Deficiencia Es el complemento a la unidad del ndice de Eficiencia: ID = 1 - IE ID = 1 - 0.70 ID = 0.3030% de Deficiencia

Porcentaje Limitante Se obtiene dividiendo la unidad entre el nmero de Factores / Funciones Limitantes que aparecieron para cada Factor / Funcin: PL = 1 / 5 PL = 0.2020 %Porcentaje de Limitacin de cada Factor / FuncinLimitante (PLFk) Se obtiene multiplicando el Porcentaje Limitante (PL) por el nmero de veces que aparece cada Factor / Funcin Limitante, dentro del Factor / Funcin en estudio.Porcentaje de Limitacin de cada Factor / Funcin Limitante: Abastecimientos La Funcin Abastecimientos tiene como Factores / Funciones Limitantes: PLF4 (Personal) PLF5 (Abastecimientos) PLF9 (Direccin), y como PL = 0.2, entonces: PLF4 = 1 x 0.2 = 0.2 (F4 aparece 1 vez) PLF5 = 2 x 0.2 = 0.4 (F5 aparece 2 veces) PLF9 = 2 x 0.2 = 0.4 (F9 aparece 2 veces)

Matriz de Valores Limitantes

Es una Matriz dnde se aprecian los Factores / Funciones, su eficiencia y deficiencia y las causas limitante de estos Elementos.3. Presentacin de Resultados

*Eficiencia y Deficiencia de la Actividad de la Empresa o rea

MATRIZ DE VALORES LIMITANTES

Anlisis de factores internosFortalezas y Debilidades Fortaleza:Fuerza interna positiva. Fuerzas impulsoras que coadyuvan al normal desarrollo de las actividades de la organizacin.

Debilidad: Fuerza interna negativa. Fuerzas obstaculizantes que dificultan el normal desarrollo de las actividades de la organizacin.

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