SEP DGEST

INSTITUTO TECNOLOGICO DE TUXTEPEC

MATERIA:

CONSULTORIA DE TIC’S .

ANALISIS SOBRE LOS ELEMENTOS QUE

INTEGRAN EL METODO DE CONSULTORÍA

PRESENTAN:

Acevedo Teodoro VanessaJoaquin Pérez Juan Luis

Pérez Calderón Laura Elena

Semestre: 7 Grupo: A

AREA:

ING. INFORMATICA

Octubre de 2013.

INTRODUCCION

La consultoría se practica de muchas formas diferentes, esas formas reflejan la

diversidad de las organizaciones y los entornos en que actúan, sus propios

consultores y los diversos enfoques para realizarla que estén en disposición de

aceptar como válidos y que desde luego estarán muy influidos, por los enfoques y

métodos de intervención que propongan los consultores internos.

Este material pretende dar una visión de conjunto del PROCESO DE

CONSULTORÍA así como una panorámica de SUS ETAPAS, que son utilizadas

en nuestra experiencia , que pueden ser de interés para consultores, profesores ,

investigadores y estudiantes.

La labor actual del consultor como “agente de cambio”, implica la transferencia de

conocimientos, y la capacitación del personal de las organizaciones, de forma

implícita o explícita. El modelo del proceso de consultoría incluye también

actividades relacionadas con la entrada en escena y la salida del consultor, así

como diversos aspectos de la relación consultor-cliente en el curso del proceso

La acción del consultor actual y el enfoque que generalmente se utiliza tiene como

finalidad apoyar intensa y temporalmente a las organizaciones a realizar este

proyecto y no ejecutarlo por sí mismo, de tal forma que sus directivos y

trabajadores adquieran conocimientos y habilidades que lo conviertan en un

verdadero consultor.

3.1 PREPARATIVOS

Los preparativos es la parte inicial del proceso de consultoría en el cual se lleva a

cabo la primera reunión en donde el cliente trata de conocer al consultor y de la

misma forma el consultor también trata de conocer al cliente y por supuesto

además que en esta etapa se lleva a cabo el contrato que el cliente ase con el

consultor.

Y también se asegura que el cliente está tratando con el consultor correcto y que

el consultor se asegure que puede solucionar el problema o no.

El primer contacto que el consultor debe a ser es de manera fría sin mucho interés

y ya que en esa parte no se tiene asegurado que se podrá llegar a un contrato,

además el consultor con su primera reunión con el cliente tiene que asegurarse de

que el cliente se entere por el objetivo de la reunión es de conocerse, además de

que el consultor agá que el cliente se interese y tenga buena expectativa y

esperanza en que el podrá solucionar el problema que tiene.

El primer examen de diagnóstico no se debe de cobrar considerando que si se

trata de uno corto pero si es uno más largo ahí si ya se tendría que cobrar por él.

Una vez hecho el contrato el consultor tiene que saber que espera el cliente de él.

Y por supuesto el consultor se tiene que a ser una autoevaluación de sí mismo,

además que él debe cumplir con el rendimiento y las perspectivas, el sistema que

tiene que utilizar el cliente es la situación del negocio como es el pasado, presente

y el futuro los aspectos positivos y negativos las mejoras y las oportunidades la

propuesta y la ayuda que recibirá el cliente.

Un dialogo con el cliente es el que demostrara los diversos aspectos sobre una

empresa donde debe tratarse y efectuarse cambios para un bien común con las

posibilidades que le brinde la empresa con metas definidas y objetividades para

una mayor información entre ambos individuos, la información selectiva del

consultor debe de ser más q global para q el grado de ayuda sea más q conforme

al cliente y a sus intereses importantes.

El cliente espera las conclusiones del consultor acerca del problema, sino que

además también una propuesta en la que se describa lo que el consultor sugiere

que se haga y como ofrece su ayuda, aquí también se resume el diagnóstico de la

identificación del problema, el candelario y las definiciones de funciones.

La propuesta que tiene la sección técnica y relativa del personal, la presentación

de la propuesta y la reacción que el cliente tenga al revisar la propuesta hecha por

el cliente. Aquí es donde acaba el diagnóstico y se ase el acuerdo verbal, la carta

y por supuesto el contrato ya firmado.

3.2 DIAGNOSTICO

En esta etapa del proceso de consultoría, detectamos los problemas que pueden

ser de diversas índoles como: humanos, técnicos, ocultos, sustanciales, triviales,

reales y potenciales; y planteamos y definimos los objetivos a lograr a lo largo del

proceso, esto se hará de forma conjunta con el Cliente, y sus Subordinados.

El diagnóstico puede incluso desembocar en la conclusión de que el problema no

tiene solución o de que el objetivo buscado no se puede alcanzar y el problema no

justifica el esfuerzo. (Kubr, 2005)

Antes de comenzar el diagnóstico es necesario hacer una revision, para hacer los

ajustes necesarios, para que al iniciar el trabajo sea más fácil para el consultor

definir los objetivos, y trabajar en conjunto con el cliente en un proyecto en común,

y no en proyectos diferentes.

El impacto que esto tendrá en la empresa, dependerá de la organización que

tenga el proceso de recolección y análisis de datos, ya que dará al cliente una

mejor disposición ante los cambios que sean necesarios aplicar en la empresa.

Aunque además de efectos positivos, puede tener efectos negativos debido a la

resistencia del cliente de dar información al consultor ante la solicitud de algún tipo

de información, en caso de que esto llegara a suceder el consultor deberá recurrir

a otros métodos con el fin de erradicar los temores del cliente, y debe mostrarse

visible y ser accesible, con el fin de generar un ambiente de confianza, con su

cliente.

La determinación de los objetivos del trabajo para resolver un problema garantiza

que los esfuerzos se concentrarán en los sectores donde pueden tener el mayor

impacto. (Kubr, 2005)

El objetivo principal que se definirá en el diagnostico debe ser claro y objetivo,

incluyendo algunos objetivos menores, sin sr demasiado extenso y confuso, que

llegaran a ser poco realistas y por consecuente imposibles de alcanzar, y éste

debe satisfacer, en mayor parte o en su totalidad las necesidades expresadas por

el cliente.

El consultor deberá determinar las causas del problema y determinar la dificultad

de este, crear hipótesis eliminando las que no se puedan justificar, y añadiendo

nuevas, así con el tiempo el consultor podrá definir las causas reales, y no dejarse

llevar por lo que podrían ser, falsas suposiciones, que pueden llegar a dificultar el

Diagnostico.

Otro punto importante será la capacidad y disposición del cliente para solucionar

los problemas, hablamos de recursos, tanto materiales y financieros como

conocimientos suficientes, si el cliente no reúne estas características durante el

proceso de la consultoría se buscara desarrollarlas y ayudar al cliente en la forma

que se necesite.

El objetivo del diagnóstico es preparar la acción. (Kubr, 2005)

Para preparar la acción de acuerdo al diagnóstico es necesario antes recopilar

datos, revisar su contenido, su impacto, y realizar un análisis detallado de esta,

también se debe definir el tiempo de la actividad, antes de comenzar la tarea del

consultor ya que su presencia puede influir de manera positiva o negativa a la

empresa, definir el alcance que este tendrá y finalmente, organizar los datos, para

que sean más comprensibles.

El mantenimiento ordenado de sus papeles y la forma de archivarlos para

recuperar la información ayudará al consultor a seguir el camino trazado y

facilitará al supervisor la consulta. (Kubr, 2005)

3.3 PLANIFICACION

Esta es la tercera fase de la consultoría que es la planificación de la acción, el cual

es la elaboración de solución al problema diagnosticado, la elección correcta de la

solución la presentación al cliente y la preparación para llevar acabo la aplicación

de la solución, aquí el cliente espera la mejor solución que el consultor le llegue a

proponer.

Aquí se busca sobre la posible solución del problema el principal objetivo es

descubrir todas y las más interesantes factibles y someterla a una evaluación

preliminar de cual es más recomendable para el cliente.

La característica técnicas que se llevara a cabo la complejidad y el grado de

novedad, y saber junto con el cliente si cuenta con el alcance necesario para dicho

trabajo. Aquí también surge la experiencia que ya haya tenido el consultor con

otros clientes el cual conlleva a buscar los archivos o los colegas que ya han

tenido un problema parecido o de lo mismo y así evitar esfuerzos en la solución de

problema y tampoco debe caer en la solución más obvia a elegir sino usar el

pensamiento creativo para poder dar una mejor solución al cliente y así quedar

satisfecho el mismo, lo que si se tiene que aplicar son las cuatro directrices sea

cual sea la técnica a utilizar que son: suspensión del juicio de valor, ideas

totalmente libre cantidad y por ultimo fertilización cruzada.

El principio de lo siguiente prescribe que el cambio o sistema a utilizar en un

momento dado debe basarse en la solución que podría plantearse cuando se

ocupe de otro problema la próxima vez que vuelva nuevamente con el mismo

cliente. La selección previa a nuevas que surjan es precisa clasificarla revisarlas,

examinar y evaluarlas.

La evaluación alternativa no tiene que ser la última solución al problema sino que

es diagnostico que ya se haya tenido desde el principio y que sea también

importante como la solución primaria echa del consultor al cliente.

Cuando las bases del proyecto esté listo el consultor debe mostrar las estrategias

para emprender el proyecto a realizar, la exposición es mostrarle al cliente en

forma de presentación con respaldo de las pruebas escritas y otros materiales

necesario la solución al problema encontrado y así llevarlo a la práctica.

El cual tiene que obtener la aceptación de las recomendaciones por parte del

cliente, el cual también llevara un conjunto de pasos, preparándose los

argumentos en favor de la recomendación de una manera eficaz, además no tiene

que ser muy analítico y sin abrumar o impresionar al cliente con técnicas que no

van al caso.

3.4 APLICACIÓN

La aplicación es la cuarta fase de la consultoría entre el consultor y el cliente

contiene cambios y mejor rendimiento para el cliente y su organización. También

el consultor pone en práctica las propuestas para así tener un mejor resultado.

Ya que si no se cuenta con esta aplicación la consultoría no estaría terminada, si

el cliente no acepta la propuesta del consultor sobre la aplicación estarían

realizando mal el trabajo, si el consultor y el cliente están de acuerdo con las fases

a realizar estarían haciendo un buen trabajo en equipo.

El cliente debe de poner en práctica todas las propuestas o decisiones que el

consultor le proporciona sobre la aplicación ya que son mejoras para el futuro de

su organización y tengan mayor rendimiento en el mercado. No precisamente el

consultor debe de tener toda la razón también puede cometer errores en sus

modelos que presenta pero ya en la propuesta debe de tener la información

precisa.

Para que el consultor pueda realizar la aplicación debe de examinar a fondo la

información si va a requerir o no este modelo. El consultor puede trabajar con un

nuevo cliente pero si no a completa la fase de aplicación con el anterior cliente eso

puede que baje el rendimiento del consultor en sus próximos casos.

También el consultor debe de entregar en tiempo y forma el proyecto ya que esto

da mucho que decir para sus próximos clientes. Antes de que se realice la

aplicación se debe de realizar un programa más detallado del trabajo ya que

ayudara a que esto se planifique mejor.

La aplicación vino a crear nuevas tareas y reemplazar a otras, ya que el consultor

hará que la aplicación sea de mayor rendimiento para que el cliente aproveche al

máximo los beneficios que le proporciona. Si la tarea a realizar es innovadora y

compleja cabe la probabilidad que sea más útil usar la fase de aplicación.

Si se llega a recurrir a una metodología nueva es mejor realizar un manual donde

se lleve los pasos a seguir, y las instrucciones de cómo se va a manejar. Cuando

la aplicación ya esté en proceso el consultor debe de ver que todo esté en orden y

las funciones estén bien, debe de asesorar al personal del cliente para el uso de la

nueva aplicación y si se presenta algún problema con ello.

En cuento a la relación de la consultoría y el cliente se debe de ver los resultados

y el mejor rendimiento que tendrá la organización, el personal del cliente también

debe de involucrarse en las actividades que el consultor le proporcione y así con

ello tener experiencia en el uso de las nuevas aplicaciones.

Cada vez se le hace más difícil al consultor los problemas pero para ello requiere

un mayor esfuerzo de perfeccionamiento colectivo mayor comunicación, mejores

estrategias para la problemática, técnica en los trabajos a realizar.

3.5 TERMINACION

La terminación es la quinta y última fase del proceso de consultoría. Cuando todo

este realmente realizado y el proyecto ya esté bien estructurado con todas las

fases, el consultor da por terminado su trabajo. También el consultor deberá de

sugerir en que momento puede retirarse de la organización ya que el cliente

podrá aun tener dudas sobre el proyecto y el consultor deberá de ayudar sobre la

problemática que se presente.

La terminación consta de dos aspectos la relación que ahí entre el consultor y el

cliente y el trabajo en el cual fue realizado por el consultor. Cuando el consultor se

retira es porque el proyecto quedo completamente terminado sin ninguna

problemática, quedo entendible para el cliente y así el podrá seguir con el

funcionamiento del proyecto sin ayuda del consultor.

Otra forma de que el consultor pueda dar por terminado su trabajo debe de estar

completamente asegurado que el cliente quedo conforme y satisfecho con el

proyecto y así continúe con el proyecto para el futuro de su organización.

Para que el consultor se pueda retirar de una buena forma todo tiene que estar en

orden, entendible para el cliente ya que con un error que esté presente puede

echar abajo todo el proyecto. Cuando el cliente haya entendido todo y le haya

quedado claro el consultor no debe de insistir en quedarse.

Existe una evaluación que se da entre el cliente y consultor y ahí se verá si al

cliente le quedo claro el proyecto, pero en ocasiones es más fácil evitar ese tipo de

evaluación ya que una de las causas podrá ser que el cliente no quedo satisfecho

con el trabajo del consultor y aun presenta dudas o que genera otro gasto más

para el cliente.

Por lo tanto la evaluación es para ver que tanto cambio la organización si hubo

mejoras o nuevas innovaciones, así el cliente considera si fue con éxito o no

realizar el proyecto.

También el cliente ve que tipo de problemática tenía su organización y con eso se

basa para mejorarlas y tener buena presentación en la organización y la

capacitación de las nuevas aplicaciones.

Para esto debe de llevar un seguimiento de la información de los problemas que

en futuro podrían presentase, en el cual le ayuda a que su organización este mejor

organizada y saber con claridad que es lo que la organización necesite en el

momento adecuado.

Un servicio de seguimiento es una fuente valiosa de información sobre la

repercusión real de los cometidos realizados y sobre los nuevos problemas que

pueden surgir en la organización cliente. (Kubr, 2005)

El seguimiento se debe realizar si el consultor está seguro de que alguna de las

actividades favorece a los intereses de cliente y tiene algo que ofrecer, y debe

informárselo en el reporte o al reunirse con él, el cliente decidirá si ésta de

acuerdo o no con el seguimiento y se hará con el fin de observar el progreso de la

aplicación de la consultoría, y aplicar las medidas correctivas y descubrir nuevos

problemas.

Después del seguimiento se presentara un informe final que debe ser completo,

hacer referencias y dar detalles sobre acontecimientos, y abarcar los hechos

esenciales y confirmaciones de la tarea, en él también se incluirá una evaluación

de estos, presentando los beneficios económicos, financieros y sociales, y

describir las nuevas capacidades y sistemas, destacando su impacto en el

rendimiento.

Finalmente el consultor hará sugerencias al cliente, como mejoras, oportunidades

y desarrollar el nuevos sistema introducido con su ayuda.

Un buen informe de consultoría debe poder ganarse el respeto del cliente, el cual

lo considerará como una fuente de aprendizaje y nuevas pautas. (Kubr, 2005)

CONCLUSION

Como todo en la vida, existe un proceso definido para realizar una consultoría,

esta metodología cambia en cada caso de aplicación ya que como se sabe, las

empresas difieren mucho una de otra, aun cuando se dediquen al mismo giro o se

enfoquen al mismo segmento de personas, sin embargo, en esencia el proceso

conserva elementos esenciales que lo integran, como el contacto con el cliente, el

diagnostico preliminar, la planificación, así como su implantación para llegar a un

informe que ofrezca un panorama de cómo se puede solucionar la problemática

que ha generado la realización de este proceso

A nuestro juicio un consultor competente debe estar informado al respecto de los

enfoques y otras tecnologías avanzadas en el campo de la gestión organizacional

y sacar el mejor partido posible de los aportes de los diferentes enfoques , que por

lo general son compatibles, aunque en la práctica tenga preferencia por uno

específico de ellos o por otro especialmente desarrollado, el cual debe adaptarlo y

mejorarlo de forma continua para ser competitivo en su entorno y poder servir

mejor a sus clientes.

REFERENCIAS:

Kubr, M. (2005). La Consultoria de Empresas. Mexico: Limusa.