analisis eq1
TRANSCRIPT
SEP DGEST
INSTITUTO TECNOLOGICO DE TUXTEPEC
MATERIA:
CONSULTORIA DE TIC’S .
ANALISIS SOBRE LOS ELEMENTOS QUE
INTEGRAN EL METODO DE CONSULTORÍA
PRESENTAN:
Acevedo Teodoro VanessaJoaquin Pérez Juan Luis
Pérez Calderón Laura Elena
Semestre: 7 Grupo: A
AREA:
ING. INFORMATICA
Octubre de 2013.
INTRODUCCION
La consultoría se practica de muchas formas diferentes, esas formas reflejan la
diversidad de las organizaciones y los entornos en que actúan, sus propios
consultores y los diversos enfoques para realizarla que estén en disposición de
aceptar como válidos y que desde luego estarán muy influidos, por los enfoques y
métodos de intervención que propongan los consultores internos.
Este material pretende dar una visión de conjunto del PROCESO DE
CONSULTORÍA así como una panorámica de SUS ETAPAS, que son utilizadas
en nuestra experiencia , que pueden ser de interés para consultores, profesores ,
investigadores y estudiantes.
La labor actual del consultor como “agente de cambio”, implica la transferencia de
conocimientos, y la capacitación del personal de las organizaciones, de forma
implícita o explícita. El modelo del proceso de consultoría incluye también
actividades relacionadas con la entrada en escena y la salida del consultor, así
como diversos aspectos de la relación consultor-cliente en el curso del proceso
La acción del consultor actual y el enfoque que generalmente se utiliza tiene como
finalidad apoyar intensa y temporalmente a las organizaciones a realizar este
proyecto y no ejecutarlo por sí mismo, de tal forma que sus directivos y
trabajadores adquieran conocimientos y habilidades que lo conviertan en un
verdadero consultor.
3.1 PREPARATIVOS
Los preparativos es la parte inicial del proceso de consultoría en el cual se lleva a
cabo la primera reunión en donde el cliente trata de conocer al consultor y de la
misma forma el consultor también trata de conocer al cliente y por supuesto
además que en esta etapa se lleva a cabo el contrato que el cliente ase con el
consultor.
Y también se asegura que el cliente está tratando con el consultor correcto y que
el consultor se asegure que puede solucionar el problema o no.
El primer contacto que el consultor debe a ser es de manera fría sin mucho interés
y ya que en esa parte no se tiene asegurado que se podrá llegar a un contrato,
además el consultor con su primera reunión con el cliente tiene que asegurarse de
que el cliente se entere por el objetivo de la reunión es de conocerse, además de
que el consultor agá que el cliente se interese y tenga buena expectativa y
esperanza en que el podrá solucionar el problema que tiene.
El primer examen de diagnóstico no se debe de cobrar considerando que si se
trata de uno corto pero si es uno más largo ahí si ya se tendría que cobrar por él.
Una vez hecho el contrato el consultor tiene que saber que espera el cliente de él.
Y por supuesto el consultor se tiene que a ser una autoevaluación de sí mismo,
además que él debe cumplir con el rendimiento y las perspectivas, el sistema que
tiene que utilizar el cliente es la situación del negocio como es el pasado, presente
y el futuro los aspectos positivos y negativos las mejoras y las oportunidades la
propuesta y la ayuda que recibirá el cliente.
Un dialogo con el cliente es el que demostrara los diversos aspectos sobre una
empresa donde debe tratarse y efectuarse cambios para un bien común con las
posibilidades que le brinde la empresa con metas definidas y objetividades para
una mayor información entre ambos individuos, la información selectiva del
consultor debe de ser más q global para q el grado de ayuda sea más q conforme
al cliente y a sus intereses importantes.
El cliente espera las conclusiones del consultor acerca del problema, sino que
además también una propuesta en la que se describa lo que el consultor sugiere
que se haga y como ofrece su ayuda, aquí también se resume el diagnóstico de la
identificación del problema, el candelario y las definiciones de funciones.
La propuesta que tiene la sección técnica y relativa del personal, la presentación
de la propuesta y la reacción que el cliente tenga al revisar la propuesta hecha por
el cliente. Aquí es donde acaba el diagnóstico y se ase el acuerdo verbal, la carta
y por supuesto el contrato ya firmado.
3.2 DIAGNOSTICO
En esta etapa del proceso de consultoría, detectamos los problemas que pueden
ser de diversas índoles como: humanos, técnicos, ocultos, sustanciales, triviales,
reales y potenciales; y planteamos y definimos los objetivos a lograr a lo largo del
proceso, esto se hará de forma conjunta con el Cliente, y sus Subordinados.
El diagnóstico puede incluso desembocar en la conclusión de que el problema no
tiene solución o de que el objetivo buscado no se puede alcanzar y el problema no
justifica el esfuerzo. (Kubr, 2005)
Antes de comenzar el diagnóstico es necesario hacer una revision, para hacer los
ajustes necesarios, para que al iniciar el trabajo sea más fácil para el consultor
definir los objetivos, y trabajar en conjunto con el cliente en un proyecto en común,
y no en proyectos diferentes.
El impacto que esto tendrá en la empresa, dependerá de la organización que
tenga el proceso de recolección y análisis de datos, ya que dará al cliente una
mejor disposición ante los cambios que sean necesarios aplicar en la empresa.
Aunque además de efectos positivos, puede tener efectos negativos debido a la
resistencia del cliente de dar información al consultor ante la solicitud de algún tipo
de información, en caso de que esto llegara a suceder el consultor deberá recurrir
a otros métodos con el fin de erradicar los temores del cliente, y debe mostrarse
visible y ser accesible, con el fin de generar un ambiente de confianza, con su
cliente.
La determinación de los objetivos del trabajo para resolver un problema garantiza
que los esfuerzos se concentrarán en los sectores donde pueden tener el mayor
impacto. (Kubr, 2005)
El objetivo principal que se definirá en el diagnostico debe ser claro y objetivo,
incluyendo algunos objetivos menores, sin sr demasiado extenso y confuso, que
llegaran a ser poco realistas y por consecuente imposibles de alcanzar, y éste
debe satisfacer, en mayor parte o en su totalidad las necesidades expresadas por
el cliente.
El consultor deberá determinar las causas del problema y determinar la dificultad
de este, crear hipótesis eliminando las que no se puedan justificar, y añadiendo
nuevas, así con el tiempo el consultor podrá definir las causas reales, y no dejarse
llevar por lo que podrían ser, falsas suposiciones, que pueden llegar a dificultar el
Diagnostico.
Otro punto importante será la capacidad y disposición del cliente para solucionar
los problemas, hablamos de recursos, tanto materiales y financieros como
conocimientos suficientes, si el cliente no reúne estas características durante el
proceso de la consultoría se buscara desarrollarlas y ayudar al cliente en la forma
que se necesite.
El objetivo del diagnóstico es preparar la acción. (Kubr, 2005)
Para preparar la acción de acuerdo al diagnóstico es necesario antes recopilar
datos, revisar su contenido, su impacto, y realizar un análisis detallado de esta,
también se debe definir el tiempo de la actividad, antes de comenzar la tarea del
consultor ya que su presencia puede influir de manera positiva o negativa a la
empresa, definir el alcance que este tendrá y finalmente, organizar los datos, para
que sean más comprensibles.
El mantenimiento ordenado de sus papeles y la forma de archivarlos para
recuperar la información ayudará al consultor a seguir el camino trazado y
facilitará al supervisor la consulta. (Kubr, 2005)
3.3 PLANIFICACION
Esta es la tercera fase de la consultoría que es la planificación de la acción, el cual
es la elaboración de solución al problema diagnosticado, la elección correcta de la
solución la presentación al cliente y la preparación para llevar acabo la aplicación
de la solución, aquí el cliente espera la mejor solución que el consultor le llegue a
proponer.
Aquí se busca sobre la posible solución del problema el principal objetivo es
descubrir todas y las más interesantes factibles y someterla a una evaluación
preliminar de cual es más recomendable para el cliente.
La característica técnicas que se llevara a cabo la complejidad y el grado de
novedad, y saber junto con el cliente si cuenta con el alcance necesario para dicho
trabajo. Aquí también surge la experiencia que ya haya tenido el consultor con
otros clientes el cual conlleva a buscar los archivos o los colegas que ya han
tenido un problema parecido o de lo mismo y así evitar esfuerzos en la solución de
problema y tampoco debe caer en la solución más obvia a elegir sino usar el
pensamiento creativo para poder dar una mejor solución al cliente y así quedar
satisfecho el mismo, lo que si se tiene que aplicar son las cuatro directrices sea
cual sea la técnica a utilizar que son: suspensión del juicio de valor, ideas
totalmente libre cantidad y por ultimo fertilización cruzada.
El principio de lo siguiente prescribe que el cambio o sistema a utilizar en un
momento dado debe basarse en la solución que podría plantearse cuando se
ocupe de otro problema la próxima vez que vuelva nuevamente con el mismo
cliente. La selección previa a nuevas que surjan es precisa clasificarla revisarlas,
examinar y evaluarlas.
La evaluación alternativa no tiene que ser la última solución al problema sino que
es diagnostico que ya se haya tenido desde el principio y que sea también
importante como la solución primaria echa del consultor al cliente.
Cuando las bases del proyecto esté listo el consultor debe mostrar las estrategias
para emprender el proyecto a realizar, la exposición es mostrarle al cliente en
forma de presentación con respaldo de las pruebas escritas y otros materiales
necesario la solución al problema encontrado y así llevarlo a la práctica.
El cual tiene que obtener la aceptación de las recomendaciones por parte del
cliente, el cual también llevara un conjunto de pasos, preparándose los
argumentos en favor de la recomendación de una manera eficaz, además no tiene
que ser muy analítico y sin abrumar o impresionar al cliente con técnicas que no
van al caso.
3.4 APLICACIÓN
La aplicación es la cuarta fase de la consultoría entre el consultor y el cliente
contiene cambios y mejor rendimiento para el cliente y su organización. También
el consultor pone en práctica las propuestas para así tener un mejor resultado.
Ya que si no se cuenta con esta aplicación la consultoría no estaría terminada, si
el cliente no acepta la propuesta del consultor sobre la aplicación estarían
realizando mal el trabajo, si el consultor y el cliente están de acuerdo con las fases
a realizar estarían haciendo un buen trabajo en equipo.
El cliente debe de poner en práctica todas las propuestas o decisiones que el
consultor le proporciona sobre la aplicación ya que son mejoras para el futuro de
su organización y tengan mayor rendimiento en el mercado. No precisamente el
consultor debe de tener toda la razón también puede cometer errores en sus
modelos que presenta pero ya en la propuesta debe de tener la información
precisa.
Para que el consultor pueda realizar la aplicación debe de examinar a fondo la
información si va a requerir o no este modelo. El consultor puede trabajar con un
nuevo cliente pero si no a completa la fase de aplicación con el anterior cliente eso
puede que baje el rendimiento del consultor en sus próximos casos.
También el consultor debe de entregar en tiempo y forma el proyecto ya que esto
da mucho que decir para sus próximos clientes. Antes de que se realice la
aplicación se debe de realizar un programa más detallado del trabajo ya que
ayudara a que esto se planifique mejor.
La aplicación vino a crear nuevas tareas y reemplazar a otras, ya que el consultor
hará que la aplicación sea de mayor rendimiento para que el cliente aproveche al
máximo los beneficios que le proporciona. Si la tarea a realizar es innovadora y
compleja cabe la probabilidad que sea más útil usar la fase de aplicación.
Si se llega a recurrir a una metodología nueva es mejor realizar un manual donde
se lleve los pasos a seguir, y las instrucciones de cómo se va a manejar. Cuando
la aplicación ya esté en proceso el consultor debe de ver que todo esté en orden y
las funciones estén bien, debe de asesorar al personal del cliente para el uso de la
nueva aplicación y si se presenta algún problema con ello.
En cuento a la relación de la consultoría y el cliente se debe de ver los resultados
y el mejor rendimiento que tendrá la organización, el personal del cliente también
debe de involucrarse en las actividades que el consultor le proporcione y así con
ello tener experiencia en el uso de las nuevas aplicaciones.
Cada vez se le hace más difícil al consultor los problemas pero para ello requiere
un mayor esfuerzo de perfeccionamiento colectivo mayor comunicación, mejores
estrategias para la problemática, técnica en los trabajos a realizar.
3.5 TERMINACION
La terminación es la quinta y última fase del proceso de consultoría. Cuando todo
este realmente realizado y el proyecto ya esté bien estructurado con todas las
fases, el consultor da por terminado su trabajo. También el consultor deberá de
sugerir en que momento puede retirarse de la organización ya que el cliente
podrá aun tener dudas sobre el proyecto y el consultor deberá de ayudar sobre la
problemática que se presente.
La terminación consta de dos aspectos la relación que ahí entre el consultor y el
cliente y el trabajo en el cual fue realizado por el consultor. Cuando el consultor se
retira es porque el proyecto quedo completamente terminado sin ninguna
problemática, quedo entendible para el cliente y así el podrá seguir con el
funcionamiento del proyecto sin ayuda del consultor.
Otra forma de que el consultor pueda dar por terminado su trabajo debe de estar
completamente asegurado que el cliente quedo conforme y satisfecho con el
proyecto y así continúe con el proyecto para el futuro de su organización.
Para que el consultor se pueda retirar de una buena forma todo tiene que estar en
orden, entendible para el cliente ya que con un error que esté presente puede
echar abajo todo el proyecto. Cuando el cliente haya entendido todo y le haya
quedado claro el consultor no debe de insistir en quedarse.
Existe una evaluación que se da entre el cliente y consultor y ahí se verá si al
cliente le quedo claro el proyecto, pero en ocasiones es más fácil evitar ese tipo de
evaluación ya que una de las causas podrá ser que el cliente no quedo satisfecho
con el trabajo del consultor y aun presenta dudas o que genera otro gasto más
para el cliente.
Por lo tanto la evaluación es para ver que tanto cambio la organización si hubo
mejoras o nuevas innovaciones, así el cliente considera si fue con éxito o no
realizar el proyecto.
También el cliente ve que tipo de problemática tenía su organización y con eso se
basa para mejorarlas y tener buena presentación en la organización y la
capacitación de las nuevas aplicaciones.
Para esto debe de llevar un seguimiento de la información de los problemas que
en futuro podrían presentase, en el cual le ayuda a que su organización este mejor
organizada y saber con claridad que es lo que la organización necesite en el
momento adecuado.
Un servicio de seguimiento es una fuente valiosa de información sobre la
repercusión real de los cometidos realizados y sobre los nuevos problemas que
pueden surgir en la organización cliente. (Kubr, 2005)
El seguimiento se debe realizar si el consultor está seguro de que alguna de las
actividades favorece a los intereses de cliente y tiene algo que ofrecer, y debe
informárselo en el reporte o al reunirse con él, el cliente decidirá si ésta de
acuerdo o no con el seguimiento y se hará con el fin de observar el progreso de la
aplicación de la consultoría, y aplicar las medidas correctivas y descubrir nuevos
problemas.
Después del seguimiento se presentara un informe final que debe ser completo,
hacer referencias y dar detalles sobre acontecimientos, y abarcar los hechos
esenciales y confirmaciones de la tarea, en él también se incluirá una evaluación
de estos, presentando los beneficios económicos, financieros y sociales, y
describir las nuevas capacidades y sistemas, destacando su impacto en el
rendimiento.
Finalmente el consultor hará sugerencias al cliente, como mejoras, oportunidades
y desarrollar el nuevos sistema introducido con su ayuda.
Un buen informe de consultoría debe poder ganarse el respeto del cliente, el cual
lo considerará como una fuente de aprendizaje y nuevas pautas. (Kubr, 2005)
CONCLUSION
Como todo en la vida, existe un proceso definido para realizar una consultoría,
esta metodología cambia en cada caso de aplicación ya que como se sabe, las
empresas difieren mucho una de otra, aun cuando se dediquen al mismo giro o se
enfoquen al mismo segmento de personas, sin embargo, en esencia el proceso
conserva elementos esenciales que lo integran, como el contacto con el cliente, el
diagnostico preliminar, la planificación, así como su implantación para llegar a un
informe que ofrezca un panorama de cómo se puede solucionar la problemática
que ha generado la realización de este proceso
A nuestro juicio un consultor competente debe estar informado al respecto de los
enfoques y otras tecnologías avanzadas en el campo de la gestión organizacional
y sacar el mejor partido posible de los aportes de los diferentes enfoques , que por
lo general son compatibles, aunque en la práctica tenga preferencia por uno
específico de ellos o por otro especialmente desarrollado, el cual debe adaptarlo y
mejorarlo de forma continua para ser competitivo en su entorno y poder servir
mejor a sus clientes.
REFERENCIAS:
Kubr, M. (2005). La Consultoria de Empresas. Mexico: Limusa.