análisis del control interno del ciclo inventarios.caso(7)

7/22/2019 Anlisis del Control Interno del ciclo Inventarios.Caso(7)

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Facultad de Ciencias Econmicas y de la Administracin

Contabilidades Especiales - Patricio Purtscher 1

Anlisis del Control Interno (Diseo &

Implementacin) correspondiente alCiclo de Negocios de Inventarios para elcaso de una Cooperativa Mdica

Tipo de empresa: IAMC (Cooperativa Medica)

rea temtica: Evaluacin del Control Interno (Diseo e

Implementacin de los Controles)

Auditorio: Junta Directiva de la Cooperativa Mdica

Propsito del informe: Evaluar el Diseo eImplementacin de los controles establecidos por laentidad para el ciclo de negocios de inventario(analizaremos solo el caso de Medicamentos) y elaborar

una carta de recomendaciones a efectos de serpresentada ante la Junta Directiva de la entidad.

Patricio PurtscherCI: 3.319.833-7Contabilidades EspecialesFacultad de Ciencias Econmicas y de la AdministracinUniversidad de la Republica11 de Noviembre de 2007


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Resumen Ejecutivo

Ac laracin: el presente trabajo se basa en un caso real y actual (ao 2007)En primer lugar se proceder a describir brevemente cual ser el procedimiento pararealizar la evaluacin del Control Interno (solo analizaremos el diseo y laimplementacin de los controles) de la entidad referente al ciclo de negocios deinventarios. Evaluar el diseo e implementacin de los controles implica efectuar unanlisis de si los controles fueron correctamente diseados y si los mismos funcionaronefectivamente durante todo el periodo bajo anlisis.Para analizar los controles se han diseado e implementado correctamente,realizaremos los siguientes procedimientos:

1. Se realizara un Relevamiento de informacin de todo lo referente al ciclo de

inventarios. El mismo se realiza mediante entrevistas, reuniones, charlas conpersonal de entidad involucrado con este ciclo de negocios. Con sterelevamiento, lo que buscamos adems del conocimiento del cliente y de suoperativa, es evaluar de que manera han sido diseados e implementados loscontroles tendientes a disminuir el riesgo de error material en los estadosfinancieros.

2. Observar la aplicacin de controles especficos3. Inspeccionar documentos e informes4. Rastrear transacciones a travs de los sistemas de informacin relevantes para

los informes financieros desde el inicio de la transaccin al informe en losestados financieros (por ejemplo, realizando revisiones).

A continuacin en los siguientes prrafos trataremos de establecer la importancia deeste ciclo de negocios para el caso de una institucin mdica.

El ciclo de inventarios es muy importante para la mayora de las empresas excepto elcaso de algunas empresas de servicios. En el caso especifico de una institucin desalud adquiere una relevancia aun mayor debido a que la disponibilidad demedicamentos, su recepcin y almacenamiento, su mantenimiento y control sonfactores fundamentales para la prestacin de un correcto servicio y las consecuenciaspor el mal manejo de los factores antes detallados puede acarrear problemas severos ala entidad ya que los clientes son personas fsicas y el servicio que se presta es el de lasalud que como sabemos es de mucha sensibilidad social.

Las cuentas relacionadas al este ciclo de negocios de inventarios (Medicamentos) son:

Inventario (Medicamentos)

Consumo de medicamentos (o costo de los servicios prestados)

Podemos decir que las actividades principales del ciclo de negocios deInventario (Medicamentos) que nos preocupan son:

Adquisicin y administracin del Inventario (Medicamentos)

Recepcin y almacenamiento del inventario (Medicamentos)

Mantenimiento de la informacin del stock de inventario (Medicamentos)

En el presente trabajo nos focalizaremos a las actividades de Adquisicin yadministracin de los medicamentos, o sea la primera de las tres.


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Resumen de los Procedimientos realizados a efectos deevaluar el diseo y la implementacin de los controles

Datos Generales

En las entrevistas realizadas a personal clave de la entidad, Director Tcnico yDirectos Administrativo en primer lugar se nos informo que en la misma existe unrgano llamado Central de Compras compuesto por tres funcionarias ysupervisado por un medico que a su vez aporta con su conocimiento tcnico enla materia.Esta central de compras se encarga de realizar las solicitudes de cotizaciones alos proveedores de medicamentos y decepcionar toda la documentacin

correspondiente a las compras la cual luego de ser corroborada esproporcionada al sector administrativo contable a efectos de ser contabilizada.Con respecto a la oferta de medicamentos se nos informo que es variada,poseen proveedores locales y extranjeros pero que se manejan mayormente conlos primeros.

Adquis ic in de Medicamentos

La necesidad de adquisicin de medicamentos puede surgir tanto del sectorFarmacia como de cualquier otro sector en el cual se constate la necesidad deaumentar el stock de medicamentos.

En la farmacia de la entidad se lleva un control del inventario de medicamentosmediante revisiones peridicas de los niveles de stock. A su vez se realizanrecuentos fsicos al menos 1 vez al ao a efectos de validar y conciliar los datosque surgen del sistema contable con las cantidades efectivamente existentes enstock.Existe un sistema informtico mediante el cual se tiene la informacin en tiemporeal de las cantidades en stock, pero el mismo a demostrado no estar siendocorrectamente implementado dadas las diferencias de stock que se registran enel momento de realizar los recuentos de medicamentos que si bien no son muymateriales se encuentran ao a ao.El Encargado de Farmacia adems de basarse en la informacin del sistema

informtico a efectos de determinar las necesidades de adquisicin demedicamentos se rene peridicamente con los encargados de los restantessectores (semanalmente) y los Directores Tcnico y Administrativo a efectos ecoordinar y planificar la actividad. Esto es asi dado que dependiendo de la pocadel ao o de una situacin cualquiera que pueda plantearse (epidemias, etc.)pueden surgir necesidades de adquisicin de medicamentos que pueden noestar siendo indicadas por el sistema informtico.

En caso de verificarse la necesidad de adquirir medicamentos, el encargado deFarmacia enva una solicitud a la Central de Compras indicando el tipo demedicamento y las cantidades a ser compradas, las cuales ya fueron aprobadas


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por el Director Tcnico en las reuniones semanales que detallamosanteriormente.

A partir de ese momento es la Central de Compras la que se encarga de realizarlas solicitudes de cotizaciones a los proveedores.

Al recibir las cotizaciones en algunos casos se plantea el tema ante la juntasemanal y se evala cual es el medicamento mas indicado para el caso concretoy no solo se decide en base a el precio.

Luego se emite una orden de compra y se enva al proveedor.

Al recibirse la mercadera se solicita por parte de personal de recepcin deldepsito la orden de compra correspondiente a efectos de verificar que losmedicamentos recibidos coincidan con las ordenes de compra enviadas al

proveedor.Luego de corroborar lo anterior se enva la factura proporcionada por elproveedor al sector administrativo contable a efectos de su contabilizacin yarchivo.

Administ racin de los Medicamentos

Respecto a la administracin del stock de medicamentos, como dijimos, se nosinformo por parte del encargado de Farmacia que existe un sistema informticoque lleva el stock en tiempo real.

A su vez se realizan revisiones peridicas por parte del personal de farmacia

para aquellos medicamentos que poseen periodos de vencimiento muy cortos ypara el resto de los mismos se realizan tambin revisiones pero msdistanciadas en el tiempo.Se nos informo que en casos de detectarse medicamentos vencidos los mismosson separados e identificados siendo dados de baja del proveedor,procedindose a su destruccin o devolucin a los laboratorioscorrespondientes.

A si mismo al realizar una visita a los depsitos de medicamentos se constatoque los mismos estn bajo llave y aquellos que por poseer caractersticasespeciales (costosos, indispensables para ciertos tratamientos, peligrosos, etc.)estn separados y estn mas protegidos. De todos modos encontramos

deficiencias en la custodia d los mismos.Con respecto a la seguridad contra incendios, humedad, calor, etc., se nosinformo que el deposito esta acondicionado para proteger a los medicamentoscontra dichos problemas.

Tambin como debemos acotar que la entidad no realiza presupuestos para lascompras del ejercicio o proyecciones, sino que como se dijo en prrafosanteriores las necesidades surgen de los informes de farmacia y de situacionesque se den en la operativa de la cooperativa.


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Segn personal de la entidad, se posee mucha experiencia en el asunto y lasdecisiones se toman sobre la marcha.

Problemas de control interno detectados yrecomendaciones a la Junta Directiva de la entidad

A continuacin se proceder a detallar aquellos problemas de control internodetectados tanto en la adquisicin como en la administracin del inventario por

parte de la cooperativa mdica.Tambin para cada uno de los problemas se realizar sugerencias a efectos decorregir esos problemas de control interno.

Debilidad de Control Interno: no existen presupuestos ni proyecciones decompras, lo que lleva a que no se dificulte la tarea de trazar objetivos en cuantoa los costos del inventario.

Sugerencia: realizar anualmente un informe de las compras realizadas en elpresente ao y el presupuesto estimado para el prximo ao a efectos de ir

mejorando esta informacin ao a ao y reducir costos de almacenamiento,aprovechar descuentos por cantidad, etc., lo que llevara a tener un inventariomenos costoso. El ideal seria elaborar presupuestos mensuales del consumo demedicamentos para cada uno de los sectores de la entidad, como insumo paraelaborar dicha informacin se podra utilizar el historial de consumo de lainstitucin y ponderndolo por la cantidad de socios estimada para el ejerciciosiguiente, complementndolo con mas informacin.

Debilidad de Control Interno: el sistema informtico que lleva el inventario entiempo real no es implementado correctamente.

Sugerencia: verificar que el sistema sea el adecuado para la entidad. Ademsrealizarle los ajustes necesarios para que el mismo brinde ms seguridad encuanto a la informacin que proporciona.

Debilidad de Control Interno: se realizan recuentos fsicos de inventario al menos1 vez al ao.

Sugerencia: dado que el sistema informtico no es confiable los recuentos demedicamentos deberan ser mensuales, al menos para el caso de aquellos


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medicamentos con ms movimientos. Esto permitira ir ajustando los datos desistema a la realidad ms frecuentemente y mantener un inventario ms real enla contabilidad de la entidad.

Debilidad de Control Interno: el sistema de informacin no brinda infamacinsobre las fechas de vencimiento de los medicamentos, o en caso de hacerlo lamisma es poco confiable.

Sugerencia: verificar que el sistema sea el adecuado para la entidad. Ademsrealizarle los ajustes necesarios para que el mismo brinde ms seguridad encuanto a la informacin que proporciona.

Debilidad de Control Interno: la custodia de los medicamentos es deficiente.

Sugerencia: restringir el acceso a los medicamentos mediante algn sistema queimpida el ingreso a la farmacia a personal no autorizado.Colocar aquellos medicamentos que por poseer caractersticas especiales(costosos, indispensables para ciertos tratamientos, peligrosos, etc.) en undeposito independiente o separados del resto y reducir el numero de personascon acceso directo a estos.

Acondicionar de mejor forma el depsito de la farmacia para evitar problemas dehumedad, calor, etc.Cumpliendo con las anteriores recomendaciones se lograr reducir las perdidas

por, diferencias de stock (faltantes), deterioro, etc.

Debilidad de Control Interno: las rdenes de compra se emiten en 2 vas y no esenviada a depsito.

Sugerencia: emitirlas en 3 vas como mnimo, una para el proveedor, una paracontabilidad y archivo y otra para depsito.

Debilidad de Control Interno: segn se nos informo, la entidad no tieneconvenios o arreglos con proveedores de medicamentos (laboratorios) que lesignifiquen algn beneficio en relacin a los precios o cantidades tal comosucede en el caso de otras instituciones de salud.

Sugerencia: realizar acuerdos con laboratorios a efectos de conseguir mejoresprecios.


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ConclusionesDe nuestro trabajo podemos concluir que la cooperativa posee ciertasdebilidades en el control interno relacionado al ciclo de negocios de inventario ymas precisamente en los relacionado a la adquisicin y administracin de losmedicamentos.Estas debilidades provocan distorsiones en los estados contables de la entidadgenerando que los saldos de inventarios y consumo se encuentren sobre osubvaluados.La entidad debe trabajar en estos problemas de control interno para intentarsolucionar los mismos para lo cual se presenta la carta de recomendaciones a la

Junta Directiva.

Dado que solo analizamos el diseo e implementacion de los controlesasociados a las actividades de adquisicin y administracin de medicamentos nopodemos concluir sobre la totalidad del control interno de la cooperativa en loreferente a medicamentos, pues ademas del diseo e implementacion de loscontroles debriamos analizar la eficacia operativa de los mismos en lainstitucin.

Por todo lo anterior es posible afirmar que si bien no tenemos un opinin global yconcluyente sobre el control interno estudiado, podemos decir que la entidad

presenta varias debilidades en el diseo e implementacion de los controles loque no nos permite en principio hacer confianza en los mismos.

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