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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS
CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS
COMPUTACIONALES
“DISEÑO DE MAPA DE PROCESOS ACTUAL Y PROPUESTA DE
MEJORA PARA EL PROCESO DEL MÓDULO DE PAGOS DEL
PROTOTIPO DE SISTEMAS ACADÉMICOS DE LA FACULTAD DE
CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS
DE LA UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL”.
TESIS DE GRADO
Previa a la obtención del Título de:
INGENIERA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES
AUTORA: GRACE JUDITH GUTIÉRREZ PIN
TUTORA: ING. KATYA MARTHA FAGGIONI COLOMBO, M.Sc.
GUAYAQUIL – ECUADOR
2015
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO: “Diseño de mapa de procesos actual y propuesta de mejora para el proceso del módulo de pagos del prototipo de Sistemas Académicos de la Facultad de Ciencias Administrativas y Ciencias Matemáticas y Físicas de la Universidad de Guayaquil” REVISORES:
INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: Ciencias Matemáticas y Físicas
CARRERA: Ingeniería en sistemas computacionales
FECHA DE PUBLICACIÓN: 14/08/2015 N° DE PÁGS.: 141
ÁREA TEMÁTICA: Sistemas
PALABRAS CLAVES: Levantamiento de información y diseño de mapa de procesos
RESUMEN: Con el presente proyecto se diseñó un mapa de proceso automatizado para el módulo de pagos que se realizan en la Facultad de Ciencias Administrativas y en la Carrera de Ingeniería en Sistemas, permitiendo a los asistentes administrativos tener un mejor desenvolvimiento en sus actividades. Gracias a las herramientas de observación, entrevistas causa – efecto y encuestas se pudo cumplir con la mejora en sus procesos. N° DE REGISTRO(en base de datos): N° DE CLASIFICACIÓN:
Nº
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDF SI NO
CONTACTO CON AUTOR: Grace Judith Gutiérrez Pin
Teléfono: 0939912674 (04) 2608650
E-mail:
ggutierrez_1988@hotmail.com
CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN Nombre:
Teléfono:
APROBACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de Tutora del trabajo de investigación de procesos del
“Sistema Académico de la Universidad de Guayaquil” elaborado por la
Srta. Grace Judith Gutiérrez Pin, egresada de la Carrera de Ingeniería
en Sistemas Computacionales, Facultad de Ciencias Matemáticas y
Físicas de la Universidad de Guayaquil, previo a la obtención del Título
de Ingeniera en Sistemas, me permito declarar que luego de haber
orientado, estudiado y revisado, la Apruebo en todas sus partes.
Atentamente
Ing. Katya Martha Faggioni Colombo, M.Sc.
TUTORA
TRIBUNAL DE GRADO
Ing. Eduardo Santos Baquerizo, M.Sc. DECANO DE LA FACULTAD CIENCIAS MATEMATICAS Y
FISICAS
Ing. Inelda Martillo Alcívar, Mgs DIRECTORA
CISC, CIN
Ing. Katya Faggioni Colombo
DIRECTOR DE TESIS
Nombre y Apellidos PROFESOR DEL ÁREA -
TRIBUNAL
Ab. Juan Chávez A. SECRETARIO
I
DECLARACIÓN EXPRESA
“La responsabilidad del contenido de esta Tesis de Grado, me corresponden exclusivamente; y el patrimonio intelectual de la misma a la UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL”
GRACE JUDITH GUTIÉRREZ PIN
II
.
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS
CARRERA DE INGENIERIA EN SISTEMAS
COMPUTACIONALES
“DISEÑO DE MAPA DE PROCESOS ACTUAL Y PROPUESTA DE
MEJORA PARA EL PROCESO DEL MÓDULO DE PAGOS DEL
PROTOTIPO DE SISTEMAS ACADÉMICOS DE LA FACULTAD DE
CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS
DE LA UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL”
Tesis de Grado que se presenta como requisito para optar por el título de
INGENIERA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES
Autora: Grace Judith Gutiérrez Pin.
C.I. 0922366877.
Tutora: Ing. Katya Faggioni Colombo.
Guayaquil, Agosto de 2015
III
CERTIFICADO DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de Tutora de Tesis de Grado, nombrado por el Consejo Directivo de la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas de la Universidad de Guayaquil.
CERTIFICO:
Que he analizado el Proyecto de Grado presentado por el/la estudiante Grace Judith Gutiérrez Pin, como requisito previo para optar por el título de Ingeniera en Sistemas Computacionales, cuyo problema es:
“Diseño de mapa de procesos actual y propuesta de mejora para el
proceso del módulo de pagos del prototipo de Sistemas Académicos de la
Facultad de Ciencias Administrativas y Ciencias Matemáticas y Físicas
de la universidad de Guayaquil”. Considero aprobado el trabajo en su totalidad.
Presentado por:
Grace Judith Gutiérrez Pin C.I.: 0922366877
Tutora: Ing. Katya Faggioni Colombo.
Guayaquil, Agosto del 2015
IV
DEDICATORIA
Dedico la presente tesis primero a Dios,
porque sin él no lograría a alcanzar este
objetivo, segundo a mis padres y
hermanos que fueron y son mi fuente de
inspiración, y a todas aquellas personas
que me supieron guiar a lo largo de mis
estudios para seguir adelante y no
desmayar.
V
AGRADECIMIENTO
Agradezco a mi Dios Todopoderoso por
darme fuerza, salud y sabiduría. A mi
hermosa madre Gladys Pin Baque quien
estuvo minutos y segundos apoyándome
a lo largo del camino para que no
decaiga superando los retos junto con el
amor de mi vida R.A.P.S, y sobre todo a
mi Tutora la Ing. Katya Faggioni
Colombo por todo el apoyo brindado
durante el desarrollo de esta tesis,
aportando sus conocimientos, paciencia,
esfuerzo y comprensión para lograr mi
objetivo.
VI
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS CARRERA DE INGENIERIA EN SISTEMAS
COMPUTACIONALES
Autorización para Publicación de Tesis en Formato Digital
1. Identificación de la Tesis
Nombre Alumna: Grace Judith Gutiérrez Pin
Dirección: Floresta II Mz. 20 Villa 24
Teléfono: 0939912674 E-mail: ggutierrez_1988@hotmail.com
Facultad: Ciencias Matemáticas y Física
Carrera: Ingeniería en Sistemas Computacionales
Título al que opta: Ingeniera en Sistemas Computacionales
Profesor guía: Ing. Katya Faggioni Colombo
Título de la Tesis: “Diseño de mapa de procesos actual y propuesta
de mejora para el proceso del módulo de pagos del prototipo de
Sistemas Académicos de la Facultad de Ciencias Administrativas y
Ciencias Matemáticas y Físicas de la universidad de Guayaquil”
Temas Tesis: Levantamiento de información y diseño de mapa de procesos del módulo de pagos del sistema académico.
VII
2. Autorización de Publicación de Versión Electrónica de la Tesis A través de este medio autorizo a la Biblioteca de la Universidad de Guayaquil y a la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas a publicar la versión electrónica de esta tesis. Publicación electrónica:
Inmediata X Después de 1 año
Firma Alumno:
3. Forma de envío: El texto de la Tesis debe ser enviado en formato Word, como archivo .Doc. O.RTF y .Puf para PC. Las imágenes que la acompañen pueden ser: .gif, .jpg o .TIFF.
DVDROM X CDROM
VIII
ÍNDICE GENERAL
CARTA DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR III DEDICATORIA IV AGRADECIMIENTO V ÍNDICE GENERAL VIII ÍNDICE DE TABLAS IX ÍNDICE DE CUADROS XI ÍNDICE DE GRÁFICOS XII RESUMEN XVI (ABSTRACT) XVII
INTRODUCCIÓN
1 CAPITULO I – EL PROBLEMA 2 Ubicación del problema en un contexto 2 Situación conflicto 3 Causa del problema, consecuencia 4 Delimitación del problema 4 Formulación del problema 5 Evaluación del problema 5 Objetivos de investigación 7 Alcance del problema 8 Justificación e importancia de la investigación 9 CAPITULO II- MARCO TEÓRICO 11 Antecedentes del estudio 11 Fundamentación teórica 12 Fundamentación legal 21 Hipótesis o preguntas a contestar 30 Variables de investigación 30 Definiciones conceptuales 30 CAPÍTULO III- METODOLOGÍA 32 Diseño de la investigación 32 Instrumentos de Recolección de datos 38 Aspectos y conductas a observar 39 Descripción y Codificación de las variables 41 Metodologías Estadísticas 43 Tipos de investigación 91 Operacionalización de variables 95 Criterios para la elaboración de la propuesta 96 Recolección de la información 96 Criterio de validación de la propuesta 102 CAPÍTULO IV – MARCO ADMINISTRATIVO 118 Cronograma 118 Presupuesto 119 CAPÍTULO V – CONCLUSIÓN Y RECOMENDACIÓN 120 BIBLIOGRAFÍA
IX
ÍNDICE DE TABLAS
TABLA 1
Tabla de Codificación de Preguntas .................................................................. 41
TABLA 2
Frecuencia de la Variable edad ......................................................................... 44
TABLA 3
Estadísticas de la variable Edad ....................................................................... 44
TABLA 4
Frecuencias de la variable pregunta 2 Sexo (Género) ....................................... 47
TABLA 5
Estadísticas de tabla de frecuencia de alumnos por Facultad ........................... 49
TABLA 6
Tabla de Frecuencias de la variable Semestre .................................................. 51
TABLA 7
Tabla de Estadísticas de la variable Semestre .................................................. 51
TABLA 8
Tabla de estadística de la variable de Año de Ingreso ....................................... 54
TABLA 9
Tabla de Frecuencia de la variable de Año de Ingreso ...................................... 54
TABLA 10
Tabla de frecuencia de la variable Automatizado ............................................... 57
TABLA 11
Tabla de frecuencia acerca de la variable Legalizar Pago ................................. 59
TABLA 12
Tabla de Frecuencia de realizar largas filas ..................................................... 61
TABLA 13
Tabla de Frecuencia: Mejorar el proceso de pagos ........................................... 63
TABLA 14
Tabla de Frecuencia: Aceptación del Sistema Académico Actual ...................... 65
TABLA 15
Tabla de Frecuencia pregunta 11: Pago Integrado Sistema Académico ............ 67
TABLA 16
X
Tabla de Frecuencia Pregunta 12: Notificación por mail .................................... 69
TABLA 17
Tabla de Frecuencias Pregunta 13: Orden de Pago Automático ........................ 71
TABLA 18
Tabla de Frecuencias Pregunta 14: Legalización Automática ............................ 73
TABLA 19
Tabla de Frecuencias Pregunta 15: Apoya el cambio del proceso de pago ....... 75
TABLA 20
Valor de prueba de Chi-Cuadrado .................................................................... 77
TABLA 21
Análisis Debe Mejorar * Sistema Integrado ...................................................... 79
TABLA 22
Análisis Debe Mejorar * Notificación .................................................................. 81
TABLA 23
Análisis Debe Mejorar * Legalizar Automático ................................................... 83
TABLA 24
Análisis Debe mejorar * Apoya el Cambio.......................................................... 85
TABLA 25
Valor de prueba de Chi-Cuadrado 2 .................................................................. 87
XI
ÍNDICE DE CUADROS
CUADRO 1
Causas y Consecuencias del Problema ............................................................... 4
CUADRO 2
Valores por número de Matrícula ....................................................................... 24
CUADRO 3
Valores de Tasas y Derechos ............................................................................ 27
CUADRO 4
Población de la Facultad de Ciencias Administrativas y Facultad de Ciencias Matemáticas Y Físicas ....................................................................................... 34
CUADRO 5
Operacionalización de Variables ........................................................................ 95
CUADRO 6
Tabulación de los datos ..................................................................................... 99
CUADRO 7
Generación de orden de pago ......................................................................... 110
CUADRO 8
Legalización de orden de pago ....................................................................... 113
CUADRO 9
Emitir orden de pago ....................................................................................... 115
CUADRO 10
Detalle de ingresos ......................................................................................... 119
CUADRO 11
Detalle de egresos .......................................................................................... 119
XII
ÍNDICE DE GRÁFICOS
GRÁFICO 1
Diagrama de procesos ....................................................................................... 14
GRÁFICO 2
Mapa de Procesos ............................................................................................. 16
GRÁFICO 3
Diagrama de Flujos ............................................................................................ 18
GRÁFICO 4
Histograma y curva de la normal de la variable de edad .................................... 45
GRÁFICO 5
Diagrama de cajas y bigotes de la variable de edad ......................................... 45
GRÁFICO 6
Diagrama de Barras de la variable Sexo ............................................................ 47
GRÁFICO 7
Diagrama de barras de la variable Facultad ....................................................... 49
GRÁFICO 8
Diagrama de barras de frecuencias de alumnos por semestre .......................... 52
GRÁFICO 9
Diagrama de cajas de alumnos por semestre .................................................... 52
GRÁFICO 10
Histograma de la variable Año de Ingreso ........................................................ 55
GRÁFICO 11
Diagrama de cajas y bigotes de la variable Año de Ingreso .............................. 55
GRÁFICO 12
Tabla de frecuencia acerca de la variable Legalizar Pago ................................. 59
GRÁFICO 13
Diagrama de barras de la variable Legalizar Pagos ........................................... 59
GRÁFICO 14
Diagrama de barras variable Realizar Largas Filas ............................................ 61
GRÁFICO 15
Diagrama de barras de la variable mejorar el proceso de pagos ..................... 63
GRÁFICO 16
Diagrama de barras: Aceptación del Sistema Académico Actual ....................... 65
XIII
GRÁFICO 17
Diagramas de barras pregunta 11: Pago Integrado S.A. .................................... 67
GRÁFICO 18
Diagrama de Barras Pregunta 12: Notificación por mail ..................................... 69
GRÁFICO 19
Diagrama de barras Pregunta 13: Orden de Pago Automático .......................... 71
GRÁFICO 20
Diagrama de barras Pregunta 14: Legalización Automática ............................... 73
GRÁFICO 21 ..................................................................................................... 75
Diagrama de barras Pregunta 15: Apoya el cambio del proceso de pago .......... 75
GRÁFICO 22 ..................................................................................................... 79
Diagrama de barras: Debe Mejorar * Sistema Integrado .................................... 79
GRÁFICO 23
Diagrama de barras : Debe mejorar*Notificacion ............................................... 81
GRÁFICO 24
Diagrama de barras: Debe mejorar * Legalizar Automático ............................... 83
GRÁFICO 25
Gráfico de Baras: Debe mejorar * Apoya el Cambio .......................................... 85
GRÁFICO 26
Diagrama de Ishikawa ...................................................................................... 98
GRÁFICO 27
Proceso de Pagos Actual de Facultad de Ciencias Administrativas ................. 104
GRÁFICO 28
Proceso de Pagos Actual de Facultad de Ciencias Administrativas ................. 105
GRÁFICO 29
Diagrama de Proceso de mejora del módulo de pagos para la Facultad de Ciencias Administrativas y Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas de la Universidad de Guayaquil ................................................................................ 108
GRÁFICO 30
Proceso de Mejora de Generación de Orden de Pago ..................................... 109
GRÁFICO 31
Proceso de mejora de legalización de orden de pago ...................................... 112
GRÁFICO 32
Propuesta de emisión de orden de pago ......................................................... 114
XIV
GRÁFICO 33
Reporte de órdenes de pago ........................................................................... 116
GRÁFICO 34
Proceso de mejora de historial de orden de pago ............................................ 117
GRÁFICO 35
Cronograma del Proyecto ................................................................................ 118
XV
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS MATEMATICAS Y FISICAS
CARRERA DE INGENIERIA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES
“Diseño de mapa de procesos actual y propuesta de mejora para el
proceso del módulo de pagos del prototipo de Sistemas Académicos de la
Facultad de Ciencias Administrativas y Ciencias Matemáticas y Físicas
de la universidad de Guayaquil”.
Resumen
Con el presente proyecto se diseñó un mapa de proceso automatizado para el módulo de pagos que se realizan en la Facultad de Ciencias Administrativas y en la Carrera de Ingeniería en Sistemas, permitiendo a los asistentes administrativos tener un mejor desenvolvimiento en sus actividades. Gracias a las herramientas como entrevista, causa – efecto, encuestas y metodologías se mejoró sus procesos.
Autor: Grace Judith Gutiérrez Pin
Tutor: Ing. Katya Faggioni Colombo
XVI
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS MATEMATICAS Y FISICAS
CARRERA DE INGENIERIA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES
“DISEÑO DE MAPA DE PROCESOS ACTUAL Y PROPUESTA DE
MEJORA PARA EL PROCESO DEL MÓDULO DE PAGOS DEL
PROTOTIPO DE SISTEMAS ACADÉMICOS DE LA FACULTAD DE
CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS
DE LA UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL”.
Autor/a: Grace Judith Gutiérrez Pin.
Tutor/a: Ing. Katya Faggioni Colombo.
RESUMEN
Con los problemas que ha venido presentando en el departamento de
secretaría de la Facultad de Ciencias Administrativas y en la Carrera de
Ingeniería en Sistemas Computacionales de la Universidad de Guayaquil
por no poder utilizar un sistema académico automatizado en el módulo de
pagos, se necesitó realizar un levantamiento de información para
observar las falencias que se presentan en el momento que el estudiante
se matricula. Para esto se diseña un mapa de proceso automatizado que
permita cumplir con las necesidades y proporcione la facilidad a los
estudiantes como asistentes administrativos.
Con el actual proceso que tiene la Facultad de Ciencias Administrativas y
Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas han venido ocasionando
serios problemas de eficiencia y rapidez en la época de matriculación,
retrasando las tareas de los asistentes administrativos y pérdida de
tiempo por parte de los estudiantes.
XVII
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS MATEMATICAS Y FISICAS
CARRERA DE INGENIERIA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES
“DISEÑO DE MAPA DE PROCESOS ACTUAL Y PROPUESTA DE
MEJORA PARA EL PROCESO DEL MÓDULO DE PAGOS DEL
PROTOTIPO DE SISTEMAS ACADÉMICOS DE LA FACULTAD DE
CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS
DE LA UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL”.
ABSTRACT
With the problems that have been occurring in the department Secretariat
of the Faculty of Administrative Sciences and the School of Computer
Systems Engineering from the University of Guayaquil for not being able
to use an automated academic system in the PM, it was required to make
a information gathering to observe the failures that occur at the time the
student is enrolled. For this automated process map that allows
compliance with the requirements and provide ease to students as
administrative assistants is designed.
With the current process with the Faculty of Administrative Sciences and
Faculty of Mathematics and Physics they have been causing serious
problems of efficiency and speed at the time of enrollment, delaying the
tasks of administrative assistants and lost time on the part of student.
1
INTRODUCCIÓN
En la actualidad la Facultad de Ciencias Administrativas y la Carrera de
Ingeniería en Sistemas Computacionales de la Facultad de Ciencias
Matemáticas y Físicas consta con un sistema académico que no es
suficientemente automatizado y se colapsa a cada momento por lo que se utiliza
tres sistemas diferentes para las debidas matriculaciones, consultas, syllabus,
calificaciones, reportes, indicadores y legalizaciones de órdenes de pago.
Éste levantamiento de información de módulos de pagos nos sirve para
determinar en qué procesos se puede mejorar y automatizar, para el control
oportuno de actividades y acelerar los mismos para el bienestar estudiantil y
administrativo, con el fin de mejorar la administración y disponibilidad de la
información en las diferentes carreras de la Facultad de Ciencias Administrativas
y la carrera de Ingeniería en Sistemas de la Facultad de Ciencias Matemáticas y
Físicas de la Universidad de Guayaquil, para así poder lograr la implementación
de un nuevo sistema académico que automatice y facilite la mayor cantidad de
procesos posibles.
Sin embargo, se necesita de una investigación con una visión global para
determinar aquellos procesos largos que realizan tanto el asistente
administrativo como el estudiante.
El proceso de pagos conlleva demasiado tiempo en la legalización de órdenes
de pagos, por lo que el personal administrativo tiene que verificar datos en
diferentes sistemas para que el estudiante no tenga futuros problemas en la lista
de profesores.
2
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
UBICACIÓN DEL PROBLEMA EN UN CONTEXTO
La Universidad de Guayaquil posee Facultades que en la actualidad, no todas
constan con un sistema centralizado de pagos, que permita realizar las
diferentes gestiones que necesitan hacer los estudiantes de una manera eficaz.
Esto se debe a que la Facultad de Ciencias Administrativas es una de las
facultades que aún no cuenta con un sistema automatizado de generación de
orden de pago y legalización. Aquellos procesos lo siguen realizando de manera
manual, por no contar con un único sistema de pagos, ocasionando dificultades
tanto al Departamento Administrativo y a los alumnos de la Facultad de Ciencias
Administrativas de la Universidad de Guayaquil.
Los asistentes administrativos indican que en el periodo de matriculación se
genera un caos, por lo que los estudiantes realizan largas filas no solo para
registrar su matrícula sino para la entrega de órdenes de pago y legalización.
La situación conflictiva que está ocurriendo en la Facultad de Ciencias
Administrativas de la Universidad de Guayaquil se pone en evidencia cuando el
estudiante se acerca a las ventanillas de secretaría a dejar su registro de
matrícula y esto a su vez genera una orden de pago.
Si al estudiante se le generaron valores a pagar, tendrá que cancelar en el
tiempo establecido de 7 días por aquella orden, para luego regresar nuevamente
a ventanillas a legalizar la orden y pueda escoger los paralelos, estar matriculado
y conste en la listas de los profesores.
Todas las ventanillas de la Facultad de Ciencias Administrativas de la
Universidad de Guayaquil realizan el mismo proceso con la única diferencia que
está dividido por carreras. Esto se debe a que solo existe una ventanilla para
3
cada carrera de la Facultad, lo que hace casi imposible matricular tantos
estudiantes en un solo día.
Adicionalmente, al momento de matricular al estudiante no se puede realizar la
entrega de la orden de pago en el mismo día, sino días posteriores o se le
informa al estudiante qué día se deberá acercar.
SITUACIÓN CONFLICTO NUDOS CRÍTICOS
Los problemas al generar la orden de pago se han venido presentando durante
varios ciclos en la Facultad de Ciencias Administrativas, al no poder procesar de
manera automatizada la información entre la Facultad y la Universidad, lo cual
ha generado serios problemas y malestares en el departamento de secretaría,
así como a los estudiantes debido a las largas filas para poder obtener una
matrícula.
Adicionalmente la Facultad cuenta con sistemas diferentes, es decir para
registrar al estudiante se realiza en el sistema SYSFCA que pertenece al sistema
de la Facultad de Ciencias Administrativas y para la debida generación de orden
de pago se la realiza en el sistema SIMUG a la Universidad de Guayaquil, lo cual
implica que el trabajo que realiza el asistente administrativo de secretaría se
vuelva lento.
Cuando el estudiante realiza el pago en la entidad bancaria en convenio con la
Universidad, dicho pago sólo se verá reflejado en el sistema de la Universidad de
Guayaquil más no en el sistema de la Facultad de Ciencias Administrativas, por
lo que el estudiante tendrá que acercarse a la ventanilla a legalizar dicho pago
después de siete días laborables. El asistente administrativo de la Facultad de
Ciencias Administrativas legaliza el pago en el sistema SYSFCA de manera
manual.
Debido a estos procesos tediosos que realizan tanto el asistente administrativo
como el estudiante, se requiere que éste proceso tenga una mejor organización
en el módulo de pagos, que permita suprimir aquellos pasos innecesarios que se
4
realizan para estar matriculado el estudiante, considerando las reformas
académicas establecidas por el Consejo de Educación Superior (CES) y
Secretaria de Educación Superior, Ciencia, tecnología e Innovación
(SENESCYT), todo esto con el fin de lograr que la Facultad de Ciencias
Administrativas sea más eficiente en sus procesos de pagos, brindando una
mejor atención a los estudiantes.
CAUSAS Y CONSECUENCIAS DEL PROBLEMA
Cuadro # 1
Causas y Consecuencias del Problema
CAUSAS CONSECUENCIAS
El asistente administrativo
legaliza la orden de pago en
forma manual.
Los estudiantes realizan largas
filas, haciendo que se demore el
proceso para de legalización del
pago de matrícula
Pérdida de tiempo en la fila para
lograr tener información de los
valores adeudados
Estudiante corre el riesgo de
perder el turno que el sistema le
generó.
Ingresar a dos sistemas
diferentes para la generación y
legalización de la orden de
pago.
Pérdida de tiempo en los
procesos, por lo que tendrá que
ingresar el asistente
administrativo a dos sistemas
académicos diferentes.
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Facultad de Ciencias Administrativas
DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA
El problema que se observó en el levantamiento de información de la Facultad
de Ciencias Administrativas de la Universidad de Guayaquil presentado en este
documento está enfocado a la investigación, debido a que se debe realizar un
análisis y propuesta de mejora al proceso de generación de orden de pago y
legalización.
5
CAMPO: Tecnología e investigación.
ÁREA: Procesos de Pagos en la Facultad de Ciencias Administrativas
ASPECTO: Levantamiento de información y diseño de mapa de proceso de
pagos mejorado.
TEMA: Levantamiento de información y propuesta de mejora para el proceso del
módulo de pago de la Facultad de Ciencias Administrativas y la Facultad de
Ciencias Matemáticas y físicas de la Universidad de Guayaquil.
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Se logrará optimizar el proceso de generación y legalización de orden de pagos
para brindar una mejor atención, una vez realizado el levantamiento de
información inicial, y mejorando el proceso actual en la Facultad de Ciencias
Administrativas y Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas de la Universidad
de Guayaquil?
EVALUACIÓN DEL PROBLEMA
Según el Autor (Hernández, 2006) define evaluación del problema como “Evaluar
el planteamiento del problema. Ahora se conoce la problemática de investigación
con mayor profundidad” (Hernández, p. 49).
Existen en base al levantamiento de información e investigación en la Facultad
de Ciencias Administrativas de la Universidad de Guayaquil, enfocado en el
proceso de generación y legalización de órdenes de pagos, se han considerado
seis aspectos que permiten evaluar el problema:
CLARO: En el levantamiento de información en la Facultad de Ciencias
Administrativas se observa en forma clara la falta de comunicación entre los
sistemas académicos, ocasionando malestares en las diferentes actividades que
realizan los asistentes administrativos como los estudiantes.
6
EVIDENTE: Al realizarse el levantamiento de información enfocado en la
generación de orden de pago y legalización de la Facultad de Ciencias
Administrativas de la Universidad de Guayaquil resulta por demás evidente, la
escasez de automatización, que da como resultado retrasos innecesarios para
las dos partes que intervienen en este problema: Los estudiantes y las personas
que laboran en las respectivas secretarías.
CONCRETO: Al no contar con un proceso automatizado en la generación de
orden de pago y legalización que se realiza en el departamento de secretaría de
la Facultad de Ciencias Administrativas, ha ocasionado una gran demanda
donde los estudiantes realizan largas filas antes y después de la matriculación,
retrasando las actividades de los asistentes administrativos.
RELEVANTE: Toda Comunidad Educativa debe contar con un sistema
académico eficiente que permita dar un mejor servicio a sus estudiantes y un
mejor desempeño en las actividades que realizan los asistentes administrativos.
Sin embargo en la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de
Guayaquil presentan serios problemas con el actual sistema académico del
módulo de pago como consumo de tiempo al no contar con un sistema no
automatizado.
FACTIBLE: Debido a los procesos tediosos que realizan los asistentes
administrativos al no tener una comunicación entre los sistemas académicos de
la Facultad de Ciencias Administrativas y la Universidad de Guayaquil. Se
requiere tener un sistema automatizado, donde permita mejorar aquellos
procesos largos y un mejor desempeño en sus actividades.
DELIMITADO: Las diferentes actividades que realizan los asistentes
administrativos en la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de
Guayaquil ha ocasionado pérdida de tiempo y largas filas por parte de los
estudiantes al no contar con un sistema automatizado, debido a la falta de
comunicación entre los sistemas académicos.
7
VARIABLES: El autor (Salkind, 1999) define variable como “Es un sustantivo, no
un adjetivo, y representa una clase de resultados que pueden asumir más de un
valor. Resulta interesante que variable podrían tener el mismo nombre no sólo
pueden asumir valores distintos” (Salkind, p.24).
Éstas variables independientes y dependientes se consideran en base al objetivo
general.
En el levantamiento de información que se realizó en la Facultad de Ciencias
Administrativas se observan las siguientes variables:
INDEPENDIENTE: Levantamiento de información de la Facultad de Ciencias
Administrativas de la Universidad de Guayaquil
DEPENDIENTE: Propuesta para el proceso del módulo de pagos para la
generación y legalización de orden de pago de la Facultad de Ciencias
Administrativas de la Universidad de Guayaquil.
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Diseñar el mapa de procesos mejorado a través del levantamiento de
información en la Facultad de Ciencias Administrativas del módulo de pago para
la generación de orden de pago y legalización, tomando como referencia el
mapa actual de la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas en su Carrera de
Ingeniería en Sistemas Computacionales de la Universidad de Guayaquil.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Como objetivos específicos que se define en la propuesta de mejora a realizarse
en el proceso de pagos de la Facultad de Ciencias Administrativas de la
Universidad de Guayaquil son:
8
Recopilar la información de los procesos de la generación de orden de
pagos y legalización en la Facultad de Ciencias Administrativas.
Obtener la información que ha sido recopilada sobre el proceso de pagos
en la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas, Carrera de Ingeniería
en Sistemas Computacionales de la Universidad de Guayaquil.
Identificar los procesos innecesarios que realiza el estudiante y el
asistente administrativo, al momento de legalizar y generar la orden de
pago.
Optimizar el tiempo empleado al personal administrativo como al
estudiante en el proceso de generación y legalización de orden de pago
tanto de la Facultad de Ciencias Administrativas como en la Carrera de
Ingeniería en Sistemas Computacionales de la Facultad de Ciencias
Matemáticas y Físicas de la Universidad de Guayaquil.
ALCANCES DEL PROBLEMA
La investigación no desea hacer juicios de valor sobre la actuación de los
creadores del sistema informático que rige actualmente en la Facultad de
Ciencias Administrativas de la Universidad de Guayaquil, ni es la intención el
hacer comparaciones con otras Universidades donde este problema no existe.
Como se puede observar la intención de la autora de este trabajo, es alcanzar la
eficacia organizativa en la Facultad de Ciencias Administrativas así como de la
Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas en la Carrera de Ingeniería de
Sistemas de la Universidad de Guayaquil en lo que respeta a la generación de la
orden de pago y legalización, previa a la obtención de la matrícula.
El alcance de éste proyecto de tesis implica en el levantamiento de información
que se realizó en la Facultad de Ciencias Administrativas, obteniendo la
9
información que ha sido recopilada sobre el proceso de pagos de la Facultad de
Ciencias Matemáticas y Físicas en la Carrera de Ingeniería en Sistemas
Computacionales.
Con la información recopilada se realiza un análisis, aplicando metodologías de
investigación para llegar a diseñar un mapa de mejora en los procesos de pagos
para ambas Facultades de la Universidad de Guayaquil.
La propuesta de pagos que se realizará en la Facultades, estará destinada para
el uso de las actividades que realiza el asistente administrativo como los
estudiantes, en donde permitirá rapidez y eficacia en los procesos de generación
de orden de pago y legalización, teniendo como punto de mejora automatizar los
procesos de pagos que realizan los asistentes administrativos. Así también
permitirá al estudiante verificar si dicho pago se encuentra legalizado por algún
medio digital por ejemplo, su correo institucional.
Con esto se mejorará el tiempo de respuesta en las actividades de los procesos
de pagos que realizan los asistentes administrativos de la Facultad de Ciencias
Administrativas y Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas de la Universidad
de Guayaquil.
JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA
Una vez realizado el levantamiento de información del actual sistema, este
trabajo tiene como una valedera justificación la necesidad de que el centro de
enseñanza superior conocido como Universidad de Guayaquil, específicamente
la Facultad de Ciencias Administrativas y Facultad de Ciencias Matemáticas y
Físicas cuenten con una automatización para los procesos descritos en líneas
anteriores.
Al tener identificado el problema que ocurre en el departamento de secretaría,
sus efectos y futuras consecuencias, se pueden trabajar sobre ellos para que la
propuesta de mejora en el módulo de pagos y los que vendrán a futuro mejoren
sus estándares de calidad.
10
Por otra parte, tener un sistema automatizado será de gran utilidad para los
alumnos que no tendrán que realizar los trámites con largas filas y al personal
administrativo se les evitarán los contratiempos obtenidos ante la impaciencia,
comprensible por parte de los estudiantes de la Facultad de Ciencias
Administrativas de la Universidad de Guayaquil.
Con la optimización del proceso de generación de pagos y legalización, los
estudiantes de la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de
Guayaquil no tendrán que regresar a las ventanillas a legalizar sino que tendrá
que esperar pocas horas para que el pago, efectuado en la entidad bancaria, se
vea reflejado en el sistema académico, con el envío de un mensaje de
confirmación a la parte interesada.
11
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
ANTECEDENTES DEL ESTUDIO
Hoy en día, la tecnología ha avanzado de manera sorpresiva, y vertiginosamente
aplicando conocimientos científicos y facilitando la adaptación del mismo. Se ha
logrado que los sistemas informáticos sean de gran ayuda para la humanidad,
obteniendo así la satisfacción de sus necesidades con el único fin de poder
restar procesos innecesarios para laborar día a día.
En la actualidad, muchos centros educativos en especial Universidades en todo
el país buscan la mejora en sus sistemas académicos, para así contar con un
sistema de alto rendimiento que permita mejorar tareas o procesos de manera
eficaz, sin interrupción alguna en sus procesos a realizar.
Éste levantamiento de información nace en la necesidad que tiene la Facultad de
Ciencias Administrativas como la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas
de la Universidad de Guayaquil, al no tener un sistema académico automatizado
que permita realizar sus procesos de manera segura y eficaz, situación que
preocupa tanto al departamento de secretaría como a los estudiantes cuando
empiezan las clases estudiantiles.
El estudio que se realiza en la Facultad es saber cómo se llevan los procesos
actuales y a su vez como se ejecutan, lo cual permitió observar que existen
falencias en el sistema académico al no tener una comunicación entre la
Facultad con la Universidad de Guayaquil al momento que el estudiante realiza
su pago y regresa nuevamente a la facultad a legalizar dicho pago.
Lo que se propone es dar una solución a este proceso que no se lleva de
manera automatizada, aplicando los debidos reglamentos otorgados por la
Senescyt y Universidad de Guayaquil, con el fin de dar una mayor rapidez a los
procesos que beneficiarán a los estudiantes y asistentes administrativos.
12
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
La propuesta a realizar permitirá optimizar los procesos de pagos mediante un
análisis y aplicación de herramientas de metodologías BPM que servirá para
diseñar el mapa de procesos de pagos mejorado, la misma que ayudará para
elevar el nivel de satisfacción y rapidez de los estudiantes como los asistentes
administrativos de la Facultad de Ciencias Administrativas y Facultad de
Ciencias Matemáticas y Físicas de la Universidad de Guayaquil.
Se debe de tener claro que los procesos de pagos se encuentran actualmente
no automatizados, lo cual impide al asistente administrativo la realización de
actividades en forma eficiente.
A continuación se detalla cada uno de los entes vinculados en el análisis previo
a un levantamiento de información en la Facultad de Ciencias Administrativas de
la Universidad de Guayaquil que serán de gran ayuda en el presente proyecto de
tesis:
SISTEMA
Al momento de referirnos a la palabra sistema se la define de varias maneras
según como lo definen cada persona.
Según el autor (Martínez, 2013) define “Un sistema es el conjunto de hardware,
software y el equipo humano que puede interactuar con esta asociación. Que
son todos aquellos componentes físicos y electrónicos que forman parte del
sistema informático” (Martínez, p. 17).
Desde el punto de vista podemos decir que un sistema consiste en un conjunto
de información donde se obtiene datos, por medio de aquellos sistemas
informáticos que se lo conoce como hardware.
INFORMACIÓN
EI autor (Aguilera, 2010) define información como “Un conjunto de datos
organizados que tiene un significado. La información puede estar contenida en
13
cualquier tipo de soporte. Actividades que se realizan en la organización,
relacionadas o no con la informática" (Aguilera, p. 8).
El autor (Geoffrey, 2004) define otro concepto de información como “Datos y
conocimientos que se usan en la toma de decisiones” (Geoffrey, p. 121).
Es decir, se entiende el concepto de información a lo que se pretende saber o
conocer a partir de aquellos datos recolectados.
SISTEMA DE INFORMACIÓN
Según el autor (Ciborra, 2002) define el sistema de información como “Estudio
que trata de inserción y el uso de la tecnología de la información de las
organizaciones, instituciones, y la sociedad en general” (Ciborra, p. 23).
El autor (Aguilera, 2010) define otro concepto de sistema de Información como
“Un conjunto de elementos organizados, relacionados y coordinados entre sí,
encargados de facilitar el funcionamiento global de una empresa o de cualquier
otra actividad humana para conseguir sus objetivos” (Aguilera, p. 8).
Se tienen tres actividades que se deben tener en cuenta, a continuación se
detalla:
ENTRADA: Una vez obtenida los datos a consultar, se las ingresa en el sistema
para obtener una información más detallada.
PROCESAMIENTO: Esos datos recolectados mediante una previa investigación
las convierten en información.
SALIDA: Luego de esto se las envía a las personas interesadas, que las
utilizarán para mejorar sus actividades y tener conocimiento de aquello.
14
PROCESO
Según el autor (González de las Cuevas, 2006), define un proceso como
“Secuencia de pasos que conduce a producir, registrar, conservar o modificar
información. Hay procesos administrativos mucho más complejos que requieren
la utilización de un número muy grande de papeles” (González de las Cuevas, p.
20).
Se puede decir que un proceso se conoce como pasos a realizar en una
actividad, con el fin de poder llegar a un resultado.
El autor (Carrasco, 2008) desde su punto de vista define que un proceso es “Una
totalidad que cumple un objetivo completo y que agrega valor para el cliente.
Esta unidad es un sistema de creación de riqueza que inicia y termina
transacciones con los clientes en un determinado período de tiempo” (Carrasco,
p.27).
A continuación se detalla un gráfico básico de procesos:
Gráfico # 1
Diagrama de procesos
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Grace Gutiérrez Pin
ELEMENTOS DE UN PROCESO
El autor (González de las Cuevas, 2006) define los elementos principales de un
proceso como:
ACTIVIDADES O PROCESOS
A REALIZAR
ENTRADA DE DATOS
SALIDA DE DATOS
15
“La entrada de materiales o servicios del proveedor. Etapas son las tareas que
se van dando para conseguir el resultado y salida productos o servicios, hacia el
cliente. El cliente que lo recibe puede ser externo o interno” (González de las
Cuevas, p. 20).
TIPOS DE UN PROCESO
El autor (González de las Cuevas, 2006) define los siguientes tipos de procesos:
a) Producción, cuando el resultado es un bien material, tangible.
b) Servicios, cuando ese resultado es un bien intangible, como la
salud, el transporte, servicios profesionales variados, etc.
c) Procesos administrativos, son toda la secuencia de pasos que
conducen a producir, registrar, conservar o modificar información.
(González de las Cuevas, p. 20)
MAPA DE PROCESOS
El autor (Summers, 2006) define mapa de procesos como “Herramientas de
Comunicación que proporcionan un claro entendimiento de la manera en que se
conducen los negocios dentro de la organización” (Summers, p. 8).
Entonces se puede considerar que proceso es un conjunto o series de pasos
que se debe de realizar, por lo tanto un mapa de procesos tendrá el mismo
concepto con la única diferencia que se aprecia sus actividades en forma de
diagramas, donde se identifica aquellos pasos que se requiere una mejora.
A continuación un gráfico de mapa de procesos:
16
PROCESOS ESTRATÉGICOS
PROCESOS OPERATIVOS
PROCESOS DE APOYO
EN
TR
AD
AS
SA
LID
AS
Gráfico # 2
Mapa de Procesos
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Grace Gutiérrez Pin
MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS
El autor (Summers, 2006) indica que “Los procesos se mejoran mediante la
elaboración de mapas de procesos de valor agregado, aislamiento de
problemas, análisis de las causas raíz y resolución de problemas” (Summers, p.
211).
TIPOS DE PROCESOS
El autor (Pérez Fernández de Velasco, 2010) dice:
Al no existir normalización ni práctica generalmente aceptada al respecto,
vamos a distinguir los procesos por su misión:
Procesos Operativos
Procesos de Apoyo
Procesos de Gestión y
Procesos de Dirección. (Pérez, p. 89).
DIAGRAMA DE FLUJOS
Para poder orientar mejor y comprender de una manera eficaz los diferentes
procesos que se realizan en una Institución Educativa, organización,
17
departamento, etc. es realizando diagramas de flujos donde se verifica por
donde se empieza y se terminan los procesos.
Para poder tener unos conocimientos más claros acerca de qué es un diagrama
de flujos se toma como referencia a los siguientes autores:
Según el autor (Chang, 2006) define diagrama de flujo como “Un diagrama de
flujo de procesos que se concentra en una función o actividad específica. A
diferencia del diagrama de flujo de secuencias” (Chang, p. 5).
(Álvarez, 1996) indica que los diagramas de flujos nos ayudan a:
Describir las etapas de un proceso y a su vez entender cómo funciona
Apoyar el desarrollo de métodos y procedimientos
Dar un seguimiento a los productos generados por un proceso
Identificar a los clientes y proveedores de un proceso
Planificar, revisar y rediseñar procesos
Diseñar nuevos procesos
Documentar en lo posible toda descripción de un proceso. (Álvarez,
p. 39)
Estos diagramas de flujo ayudarán a realizar los procesos actuales de la
Facultad de Ciencias Administrativas con el fin de obtener una mejor visión
acerca de aquellas actividades que se realizan en el departamento de secretaría,
para así lograr dar una mejor propuesta acerca de las actividades innecesarias
que le realiza en la Facultad.
A continuación se detallan los diagramas que será utilizado en el mapa de
procesos:
18
Gráfico # 3
Diagrama de Flujos
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Grace Gutiérrez Pin
BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM)
Las siglas BPM se la conocen como gestión de procesos de negocios, es unas
de las metodologías que se deben de aplicar para obtener procesos
automatizados.
Con la aplicación de ésta metodología en los procesos se logrará obtener los
resultados deseados, con el fin de lograr mejor rapidez y eficacia en los procesos
que se realizan en la generación de orden de pago y legalización de la misma.
Para lograr entender mejor la definición de que se trata BPM, el autor (Hitpass,
2012) define como “El logro de los objetivos empresariales a través de la mejora,
la gestión y el control de los procesos de negocio” (Hitpass, p. 18).
DIAGRAMA DE ACTIVADES O
PROCESOS
CONECTOR
INICIO/FIN DE PROCESO
DIAGRAMA DE DECISIÓN
INICIO /FIN DE PROCESO
LÍNEAS DE PROCESOS
19
También el autor (Harmon, 2012) define BPM como “Una disciplina de gestión
focalizada en la mejora del rendimiento corporativo por medio de la gestión por
procesos de negocio” (Harmon, p. 18).
ENTREVISTA
Se entiende como entrevista desde un punto de vista, a buscar información de
lo que se pretende estudiar o conocer. Realizando entrevistas a las personas
involucradas en lo que deseamos estudiar o levantar información con el fin de
poder conocer mejor los problemas o fallas que se presentan, para así lograr
obtener un concepto más claro de lo que se desea alcanzar o solucionar.
Se debe de tener en claro que las entrevistas se las debe realizar en forma oral y
presencial.
El autor (Pardinas, 1989) define entrevista como “Una técnica ampliamente
usada y sus resultados han sido comprobados una y otra vez. Sin embargo, la
entrevista contiene también riesgos importantes que es menester tomar en
cuenta” (Pardinas, p. 115).
ENCUESTA
El autor (Torrado, 2004) define encuesta como
Un método de investigación basado en una serie de preguntas dirigidas a
sujetos que constituyen una muestra representativa de una población con
la finalidad de describir y / o relacionar características personales,
permitiendo así generalizar las conclusiones, mediante la elaboración y la
realización adecuada de una encuesta (Torrado, p. 2).
Encuesta se la conoce como un método de obtener información, por medio de
preguntas en forma escrita. Se las realiza al conjunto de población que se desea
obtener información más clara y opiniones diferentes.
20
CARACTERÍSTICAS DE ENCUESTA
A continuación se detalla las características de una encuesta:
El autor (Fernández, 2004) dice que “Actualmente, la mayoría de los estudios de
mercado que se realizarán utilizan la encuesta como técnica principal de la
investigación como: técnica de comunicación, cuantitativa, estática y técnica
estructurada” (Fernández, p. 99).
DIAGRAMA CAUSA – EFECTO
También se la conoce como espina de pescado.
El autor (Gutiérrez, 1989) define diagrama causa – efecto como “El propósito de
expresar en forma gráfica el conjunto de factores casuales que intervienen en
una determinada característica de calidad” (Gutiérrez, p. 213).
UTILIZACIÓN DEL DIAGRAMA DE CAUSA - EFECTO
Para realizar el diagrama Causa – efecto, el autor (Lyonnet, 1989) indica “Una
vez constituido el grupo de calidad, es indispensable anotar todas las ideas
sobre las posibles causas como, dispersión de materia prima, material, mano de
obra cambiante, variación y cambios de procesos” (Lyonnet, p.131).
GRÁFICAS DE GANTT
Según el autor (Kendall, 2005) dice que gráficas de Gantt es “Una forma fácil de
programar tareas. En este tipo de gráfica las barras de cada tarea o actividad.
Deben tomarse medidas inmediatas introducción de prototipos para evitar que
otras actividades es su sencillez” (Kendall, p.59).
21
FUNDAMENTACIÓN LEGAL
ARTÍCULOS DEL CONSEJO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
Se obtuvieron datos sobre las leyes y reglamentos en el departamento de
secretaría de la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de
Guayaquil.
En la actualidad las Universidades públicas como privadas captan reglamentos y
disposiciones establecidas por el Consejo de Educación Superior que se deben
cumplir con sus estudiantes.
Si un estudiante se matrícula en la fechas publicadas por la carrera y a su vez
haya escogido el 60% de materias, sigue aplicando la gratuidad, como indica en
el artículo 34 y 16. Pero si los alumnos dentro del lapso de tiempo no lograron
matricularse, se la conoce como matrícula extraordinaria y tendrá que pagar la
multa que dispuso en reglamento de Educación Superior.
Si el estudiante no alcanzó los períodos de matrículas ordinarias o
extraordinarias, tendrá que acercarse a Secretaría para que el estudiante hable
con el Director de la carrera para que envíe un comunicado al Decano que por
caso fortuito no alcanzó matricularse.
ART. 34: Se establecen tipos de matrículas dentro del Consejo de Educación
Superior:
MATRÍCULA ORDINARIA: Es aquella que se realiza en el plazo establecido
para el proceso de matriculación, que en ningún caso podrá ser mayor a 15 días.
MATRÍCULA EXTRAORDINARIA: Es aquella que se realiza en el plazo máximo
de 15 días posteriores a culminación del periodo de matrícula ordinaria.
MATRÍCULA ESPECIAL: Es decir que en casos individuales excepcionales,
otorga el órgano colegiado académico superior de las universidades y escuelas
politécnicas, así como el organismo del gobierno de los institutos y
22
conservatorios superiores, para quien, por circunstancias de caso fortuito o
fuerza mayor debidamente documentadas, no se haya matriculado de manera
ordinaria o extraordinaria.
Esta matrícula se podrá realizar hasta dentro de los 15 días posteriores a la
culminación del periodo de matrícula extraordinaria.
ART. 16: De la condición del estudiante regular de la Universidad de Guayaquil
se la adquiere cuando se entrega la constancia de matrícula en la secretaría de
cada Unidad Académica y se haya matriculado en al menos el 60% de las
asignaturas, cursos o sus equivalentes, que permite su plan de estudios en el
periodo académico ordinario correspondiente.
También se considerarán estudiantes regulares aquellos que se encuentren
cursando el periodo académico de culminación de estudios; es decir, aquel en el
que el estudiante se matriculó en todas las actividades académicas que requiere
aprobar para concluir su carrera
ART. 20: Ámbito de la gratuidad se beneficiaría a los estudiantes.-
Ser estudiante regular de la Universidad de Guayaquil, de conformidad de lo
estipulado en el artículo 16 de este reglamento.
Cursar por primera vez una sola carrera en la Universidad. Tampoco serán
beneficiarios los estudiantes que cambien de carrera por una sola vez, siempre
que hayan aprobado una o varias asignaturas, cursos o sus equivalentes del
periodo académico ordinario o extraordinario de carácter obligatorio, que puedan
ser homologadas de conformidad a lo establecido en el Reglamento de Régimen
Académico.
a) Si un estudiante se retira de la carrera y se reincorpora como estudiante
regular dentro del tiempo máximo establecido en el Régimen Académico,
continuará gozando del derecho de la gratuidad de la educación superior.
23
b) Cursar las asignaturas, curos o sus equivalentes del periodo académico
en el tiempo y en las condiciones ordinarias establecidas en el programa
de la carrera correspondiente.
ART. 21: De los rubros cubiertos por la gratuidad.- Los estudiantes que gocen
del derecho a la gratuidad, así como aquellos que paguen los aranceles
correspondientes por tasa y otros durante el periodo académico a que
corresponda la misma, gozaran de ,os derechos o servicios que la escolaridad
en cada periodo académico abarca.
ART. 22: Pérdida parcial y temporal de la gratuidad.- los estudiantes de la
Universidad de Guayaquil perderán solamente de manera parcial y temporal la
gratuidad cuando reprueben una o varias asignaturas, cursos o sus
equivalentes.
Los estudiantes que pierdan la gratuidad de manera parcial y temporal deberán
únicamente la parte correspondiente al valor de la matrícula, y la parte relativa al
arancel por las asignaturas, cursos o sus equivalentes que hubiere reprobado.
ART. 23: Pérdida definitiva de la gratuidad.- el estudiante regular pierde
definitivamente el beneficio de la gratuidad al reprobar, en términos
acumulativos, más del 30% de los créditos correspondientes a las asignaturas,
cursos o sus equivalentes, constantes en el respectivo plan de estudios de la
carrera que se encuentre cursando, incluyendo aquellas asignaturas, curos o sus
equivalentes que haya reprobado en la carrera que se matriculó por primera vez.
A continuación se detallará en el recuadro los valores que el estudiante tendrá
que cancelar si ha perdido el 30% de su malla curricular o estudiante
profesionales o egresados. A esto se los conoce como estudiantes Irregulares.
24
Cuadro # 2
Valores por número de Matrícula
CATEGORÍA
VALOR
Primera Segunda Tercera Para alumnos NO REGULARES que hayan perdido la Gratuidad Modalidad Anual
10.50 21.00 31.50
Para alumnos NO REGULARES que hayan perdido la Gratuidad, Modalidad Semestral
5.25 10.50 15.75
EGRESADOS/PROFESIONALES NO REGULARES que hayan perdido la Gratuidad, Modalidad Anual
43.20 86.40 129.60
EGRESADOS/PROFESIONALES NO REGULARES que hayan perdido la Gratuidad, Modalidad Semestral
21.60 43.20 64.80
Los valores anotados se aplican para alumnos no regulares, egresados y profesionales que siguen una segunda carrera. Los estudiantes que se matriculan por PRIMERA VEZ y en su PRIMERA CARRERA tienen derecho a la GRATUIDAD.
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Universidad de Guayaquil
El cálculo del promedio será en base a las asignaturas aprobadas en el ciclo o
periodo Lectivo anterior, sin considerar si las materias fueron aprobadas por
primera vez o en recuperación y si estas corresponden o no al mismo nivel.
1. El número máximo de asignaturas que el estudiante puede matricularse
en cada ciclo es la cantidad de asignatura del nivel a cursar + 1 asignatura
adicional.
2. Si el estudiante se matricula en diferentes niveles podrá tomar un máximo
de 6 asignaturas.
3. Se trabajará con los valores de matrícula fijados por el Consejo
Universitario en el año 2013.
25
4. El cálculo de la pérdida definitiva de la gratuidad será en función de los
créditos de las asignaturas para lo cual se debe considerar lo siguiente:
4.1 Sumatoria de los créditos de las asignaturas tomadas desde el
periodo lectivo 2009-2010, para las unidades académicas que la
modalidad semestral empezó antes de la gratuidad, caso contrario
desde que inicio la modalidad semestral.
4.2 Sumatoria de los créditos de las asignaturas reprobadas desde el
periodo lectivo 2009-2010, para las unidades académicas que la
modalidad semestral empezó antes de la gratuidad, caso contrario
desde que inicio la modalidad semestral.
4.3 Aplicar regla de tres para obtener el porcentaje, si este resultado es
mayor que el 30% el estudiante pierde definitivamente la gratuidad y
se grabará en la tabla correspondiente. Ejemplo:
Sumatoria de los créditos de las asignaturas tomadas 85
Sumatoria de los créditos de las asignaturas reprobadas 39
Porcentaje = (39*100)/85 = 45.88 %
Resultado = Pierde definitivamente la gratuidad
4.4 El cálculo de la pérdida temporal, así también en función de los
créditos de las asignaturas en que se matricula el estudiante.
Para los que aprobaron el curso de nivelación y se matriculan a primer
semestre.
Sumar los créditos de todas las asignaturas del primer semestre
Sumar los créditos de las asignaturas que se matriculan
Aplicar regla de tres, si este resultado es menor o igual al 60% el
estudiante pierde temporalmente la gratuidad y se grabará en la
tabla correspondiente.
Para los que ya son estudiantes (de segundo semestre en adelante, repetidores
de primero, los que reingresan, los que vienen de otra Universidad o Carrera).
Sumar los créditos de todas las asignaturas del semestre que se
está matriculando.
Sumar los créditos de las asignaturas que se matriculan
26
Sumar los créditos de las asignaturas aprobadas u homologadas
del nivel que se está matriculando, en caso de que hubiere
asignaturas en esta situación, esta sumatoria deberá ser
adicionada a los créditos de las asignaturas que se matriculan.
Aplicar regla de tres, si este resultado es menor al 60% el
estudiante pierde temporalmente la gratuidad y se grabará en la
tabla correspondiente.
5. Validar en el Sistema los estudiantes que se cambian de carrera, éstos
deben de homologar en la carrera destino por lo menos una asignaturas
de lo contrario tendrán que hacer el Enes y de no aprobar harán el Curso
de Nivelación.
6. Para otorgar gratuidad a los profesionales que deseen emprender una
nueva carrera, se debe considerar que la fecha de inicio de estudios de la
carrera anterior sea menor al 20 de octubre del 2008, pasada esta fecha
el profesional perderá la gratuidad. (aplicar las validaciones en el
Sistema).
PÉRDIDA DEFINITIVA DE LA GRATUIDAD
El estudiante podrá determinar pérdida de la gratuidad mediante la aplicación
de la fórmula:
𝐶𝑀𝑅 ∗ 100
𝐶𝑀𝐴= 𝑅
Dónde:
CMR: crédito de materias reprobadas
CMA: crédito de materias aprobadas.
R: resultado
SI R mayor que el 30% hay PÉRDIDA DEFINITIVA de la gratuidad. Esto
significa que, en lo sucesivo el estudiante debe financiar su carrera hasta su
culminación.
Tal como indica en el Art. 19. Los estudiantes de la universidad de Guayaquil
pierden totalmente el derecho a la gratuidad.
27
También se detallará un cuadro de aquellos valores que emitan certificados,
derechos o especies ya sean para estudiantes profesionales y no profesionales.
Tal como lo indica en el Art. 17, 18 y 19 de los reglamentos de la Universidad de
Guayaquil mediante el CES.
Éstos valores serán aplicados en la orden de pago, de acuerdo si son
estudiantes por primera vez en la Facultad y aquellos estudiantes que van para
su segunda carrera.
Cuadro # 3
Valores de Tasas y Derechos
1 Especie valorada para estudiantes que hayan perdido la gratuidad 1.20
2 Derecho de copia para estudiantes que hayan perdido la gratuidad 1.30
3 Derecho de copia para egresados o profesionales 6.10
4 Derecho de duplicado de título profesional de tercer nivel 24.35
5 Derecho de duplicado de título o grado académico de posgrado o cuarto nivel
24.35
6 Derecho de duplicado de documentos (duplicado de recibos de pagos)
2.40
7 Derecho de pase desde y hacia otra Universidad 66.40
8 Derecho de participación en concursos para profesores universitarios 24.35
9 Derecho de participación en concurso para alumnos de posgrado en las Facultades de Ciencias Médicas y Odontología.
66.40
10 Derecho de certificado final para auxiliares de enfermería 24.35
11 Inscripción del proceso de reconocimiento académico de los Especialistas Médicos de Hecho a Especialistas Médicos de Derecho
100.00
12 Tasa por mantenimiento del Auditorio, incluye capa y birrete para estudiante de postgrado de la Facultad de Ciencias Médicas
100.00
13 Derecho de títulos
Diplomado 168.70
Especialidad 187.60
Maestría 205.55
Doctorado 253.00
Especialistas Médicos de Hecho a Especialistas Médicos de Derecho 1,400.00
14 Tasa de emisión liquidación 2*1000 5.53
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Universidad de Guayaquil
28
DE LAS TASAS
ART. 17.- De las tasas.- es el valor que la Universidad de Guayaquil cobra por
bienes, servicios o actividades extracurriculares que no forman parte de la
escolaridad y gratuidad, por lo tanto, no son de carácter obligatorio para el
estudiante.
ART. 18.- De las tasas por concepto de matrículas.- las tasas que regirán por
concepto de matrículas se cobrarán al estudiante una sola vez en cada periodo
académico, por concepto de gastos administrativos y servicios generales. Los
valores a cobrar son los contenidos en la tabla de tasas que se aprobará al inicio
de cada año fiscal.
ART. 19.- De las tasas por otros rubros.- las tasas por otros rubros son
independientes a las de matrículas, corresponden a otra naturaleza. Estarán
contempladas en la tabla de tasas que se aprobará al inicio de cada año fiscal.
DISPOSICIONES GENERALES
TERCERA.- El número máximo de asignaturas, cursos o sus equivalentes que
pueden matricularse un estudiante regular en un período académico será la
cantidad total de materias que están asignadas en cada nivel o semestre más
una materia adicional y el nivel del estudiante será el que se encuentre cursando
la mayor cantidad de asignaturas, cursos o equivalentes.
CUARTA.- Si el estudiante se matricula en diferentes niveles podrá tomar un
máximo de 6 asignaturas, cursos o sus equivalentes y el nivel del estudiante
será el que se encuentre cursando la mayor cantidad de asignaturas, cursos o
sus equivalentes.
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LEY ORGÁNICA DE EDUCACIÓN SUPERIOR
(Registro Oficial No. 298, del 12 de octubre del 2010)
Art. 80.- Gratuidad de la educación superior pública hasta el tercer nivel.-
Se garantiza la gratuidad de la educación superior pública hasta el tercer nivel.
La gratuidad observará el criterio de responsabilidad académica de los y las
estudiantes, de acuerdo con los siguientes criterios:
a) La gratuidad será para los y las estudiantes regulares que se matriculen en
por lo menos el sesenta por ciento de todas las materias o créditos que permite
su malla curricular en cada período, ciclo o nivel;
b) La gratuidad será también para los y las estudiantes que se inscriban en el
nivel preuniversitario, prepolitécnico o su equivalente, bajo los parámetros del
Sistema de Nivelación y Admisión;
c) La responsabilidad académica se cumplirá por los y las estudiantes regulares
que aprueben las materias o créditos del período, ciclo o nivel, en el tiempo y en
las condiciones ordinarias establecidas. No se cubrirán las segundas ni terceras
matrículas, tampoco las consideradas especiales o extraordinarias;
d) El Estado, por concepto de gratuidad, financiará una sola carrera o programa
académico de tercer nivel por estudiante. Se exceptúan los casos de las y los
estudiantes que cambien de carrera o programa, cuyas materias puedan ser
revalidadas;
e) La gratuidad cubrirá exclusivamente los rubros relacionados con la primera
matrícula y la escolaridad; es decir, los vinculados al conjunto de materias o
créditos que un estudiante regular debe aprobar para acceder al título terminal
de la respectiva carrera o programa académico; así como los derechos y otros
rubros requeridos para la elaboración, calificación, y aprobación de tesis de
grado;
f) Se prohíbe el cobro de rubros por utilización de laboratorios, bibliotecas,
acceso a servicios informáticos e idiomas, utilización de bienes y otros,
correspondientes a la escolaridad de los y las estudiantes universitarios y
politécnicos;
g) Para garantizar un adecuado y permanente financiamiento del Sistema de
Educación Superior y la gratuidad, la Secretaría Nacional de Educación Superior,
Ciencia, Tecnología e Innovación desarrollará un estudio de costos por
30
carrera/programa académico por estudiante, el cual será actualizado
periódicamente;
h) Se pierde de manera definitiva la gratuidad, si un estudiante regular reprueba,
en términos acumulativos, el treinta por ciento de las materias o créditos de su
malla curricular cursada; e,
i) La gratuidad cubrirá todos los cursos académicos obligatorios para la
obtención del grado.
HIPÓTESIS O PREGUNTAS A CONTESTARSE
¿Si con el levantamiento de información en la Facultad de Ciencias
Administrativas se logrará automatizar los procesos para poder mejorar la
rapidez y eficiencia de las órdenes de pago y legalización de la misma?
VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN
INDEPENDIENTE: Levantar información del módulo de proceso de pagos.
DEPENDIENTE: Analizar y diseñar el mapa de proceso actual del sistema
académico de la Facultad de Ciencias Administrativas.
DEFINICIONES CONCEPTUALES
CES (Consejo de Educación Superior)
(Universidad de Guayaquil, 2014) “Establece reglamentos para las
Universidades tanto las públicas como privadas, con el fin de poder llevar un
control en sus alumnos y sean aplicados” (Universidad de Guayaquil, p.3).
SI (Sistema de información)
(Ciborra, 2002) define datos “Aquellos que son ingresados en el sistema u
ordenador para poder realizar el procesamiento debido” (Ciborra, p.23).
31
PROCESOS
(Gonzáles de las Cuevas, 2006) define “Pasos a realizar, tiene un dato de
entrada, lo procesa y obtiene como resultado una salida de información”
(Gonzáles de las Cuevas, p.20).
DATOS
(Martínez, 2013) identifica “Dato a una variable específica con lo que se logrará
obtener un conjunto de datos para poder llegar a un resultado” (Martínez, p.18).
INVESTIGACIÓN
(Aguilera, 2010) define como “investigar algún punto específico, una vez
estudiado, se obtienen las conclusiones” (Aguilera, p.8).
VARIABLE
(Nixon, 1968) “Una variable varía de aquellos resultados obtenidos” (Nixon, 17).
DEPENDIENTE
(Nixon, 1968) “Consiste en depender de algo es decir, se depende del trabajo
para poder pagar los estudios” (Nixon, 17).
INDEPENDIENTE (Nixon, 1968) “Consiste en no depender de nadie, es decir puedo o no trabajar”
(Nixon, 17).
32
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA
DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
MODALIDAD DE LA INVESTIGACIÓN
INTRODUCCIÓN DEL CAPÍTULO
En el actual proyecto de tesis de éste capítulo se presentan los métodos que se
han utilizado y las herramientas para las mejoras de los procesos de generación
de orden de pago y legalización.
Para realizar las mejoras en el proceso de pagos se realizó en base a los
resultados obtenidos del levantamiento de información que se efectuó en la
Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de Guayaquil, y tomando
como referencia el mapa de proceso actual de la Facultad de Ciencias
Matemáticas y Físicas que se obtuvo a través de una información proporcionada
por la misma.
Adicionalmente se presentan algunos gráficos estadísticos y definiciones
estadísticas que servirán para la comprensión de este capítulo, se describen los
tipos de muestreo a utilizar, se presenta el marco muestral, el diseño muestral y
la determinación del tamaño de la muestra respectivamente, también se describe
el diseño del cuestionario y las diferentes secciones que lo componen, se
presenta la descripción y codificación de las variables a emplearse en éste
proyecto.
DEFINICIONES BÁSICAS
Para identificar los problemas que se presentan en la Facultad de Ciencias
Administrativas de la Universidad de Guayaquil se realizó un análisis mediante la
observación donde se pudieron estudiar las causas y efectos del problema a
investigar en los procesos de generación de orden de pago y legalización, con el
fin de resolver el problema y satisfacer la necesidad.
33
A continuación se detallan los siguientes tipos de muestreos que serán utilizados
en este capítulo:
ESPACIO MUESTRAL
El autor (Álvarez, 2007) define el concepto de espacio muestral como “El
conjunto de todos los posibles resultados de un experimento aleatorio. Al
espacio muestral también se lo denomina universo o población del experimento”
(Álvarez, p. 88).
VARIABLE ALEATORIO
(Álvarez, 2007) define variable aleatoria como “Cualquier operación matemática
que se haga en una constante, cuyo resultado se puede valorar mediante una
medida cuantitativa” (Álvarez, p. 136).
VARIABLE ALEATORIA DISCRETA
(Álvarez, 2007), define la variable discreta como “Son aquellos que toman
valores numéricos aislados, por lo que, fijados dos consecutivos, no pueden
tomar ningún valor inmediato” (Álvarez, p. 136).
VARIABLE ALEATORIA CONTINÚA
Las variables aleatorias continúas son definidas (Álvarez, 2007) como “Aquella
que puede tomar valor cualquier, valor dentro de unos límites. Es una fórmula
matemática, lo que por otra parte permite una gran riqueza de cálculo de
probabilidades” (Álvarez, p. 142).
POBLACIÓN OBJETIVO
(Álvarez, 2007) define población objetivo como “La población objetivo del estudio
puede ser más amplia si el investigador pretende explorar los resultados a
ámbitos distinto de la población estadística, pero esta cuestión es externa a la
estadística inferencial” (Álvarez, p. 220).
Con el levantamiento de información en la Facultad de Ciencias Administrativas
de la Universidad de Guayaquil y observando los problemas que se presentan al
iniciarse las matrículas, se determina la población afectada a éste problema que
34
son los estudiantes y asistentes administrativos de la Facultad como población
objetivo.
A continuación tenemos nuestra población a detallarse:
Cuadro # 4
Población de la Facultad de Ciencias Administrativas y Facultad de
Ciencias Matemáticas Y Físicas
Población N°
Estudiantes de Ciencias Administrativas
12740
Estudiantes de Ciencias Matemáticas y Físicas
5188
Total 17928 Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Universidad de Guayaquil
POBLACIÓN INVESTIGADA
(Torres, 2013) define la población investigada como “Cualquier diseño muestral
que pretende recoger el sentir de la opinión pública nacional, los diversos
tamaños de los centro poblados, y todos los socioeconómicos en la proporción
que le corresponda” (Torres, p. 28).
(La Torre, 2010) define población como “El conjunto de todos los individuos,
objetos, personas, eventos, etc. en lo que se desea estudiar el fenómeno. Éstos
deben reunir las características de lo que es objeto de estudio” (La Torre, p. 23).
La población seleccionada para este trabajo de tesis está compuesta por los
asistentes administrativos y alumnos de la Facultad de Ciencias Administrativas
de la Universidad de Guayaquil. El personal administrativo y los directivos son
los indicados al momento de la entrevista porque son quienes están al tanto de
los procesos que realizan en el proceso de generación de la orden de pago y
legalización, y conocen los malestares que éstos provocan.
35
CONCEPTO DE MUESTREO
(Benjumea, 2006) define el muestreo como:
El estudio de muestreo debe asegurar que cada elemento de la
población tenga la misma probabilidad de ser seleccionado. Esto se
consigue si se consideran muestras con reposición, es decir, cada
elemento, una vez seleccionada al azar dentro de la población, se
devuelve a ella de manera que se pueden repetir elementos en una
muestra. (Benjumea, p. 209)
MUESTRA
El autor (Benjumea, 2006) define la muestra como “Conceptos teóricos relativos
al muestreo, individuos en la que se selecciona una muestra de tamaño,
cualquier subconjunto de elementos de la población” (Benjumea, p. 211).
Una muestra es una parte representativa de una población que se vaya a
investigar, es decir los estudiantes de la Facultad de Ciencias Administrativas y
la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas de la Universidad de Guayaquil.
Para esto, se hace el uso de la fórmula general de la muestra, la cual permite
obtener un resultado representativo del grupo de personas que hemos
estudiado.
MARCO MUESTRAL
(Vivanco, 2005) dice que “Permite enumerar las unidades de muestreo para su
posterior selección, se entiende como el ordenamiento de las unidades de
muestreo” (Vivanco, p. 24).
Por lo tanto se considera marco muestral a la representación de los entes que
constituyen la población objetivo, como lo son los estudiantes que están al tanto
de la pérdida de tiempo que realiza al momento de matricularse. Por tal motivo
los estudiantes que se han tomado de muestra para este estudio pertenecen a la
Facultad de Ciencias Administrativas y la Facultad de Ciencias Matemáticas y
Físicas de la Universidad de Guayaquil.
36
MUESTRA ALEATORIA
(Vivanco, 2005) define como muestra aleatoria a “La selección de elementos en
la que cada uno de éstos tiene una probabilidad conocida y distinto de 0 al ser
seleccionado, a la distribución de valores de una variable aleatoria que tiene
asociada la probabilidad de ocurrencia” (Vivanco, p. 25).
TIPOS DE MUESTREOS
MUESTREO ALEATORIO SIMPLE
(Vivanco, 2005) define que “El muestreo aleatorio simple requiere de menos
elementos porque la varianza del estimador es menor. Un uso complementario al
cálculo del tamaño de la muestra propio al diseño” (Vivanco, p. 202).
MUESTREO ALEATORIO ESTRATIFICADO
(Vivanco, 2005) define que muestreo aleatorio estratificado “Es un diseño
monoetápico donde el azar opera restringido. Normalmente la varianza del
estimador será menor a la del muestreo aleatorio simple” (Vivanco, p. 201).
DISEÑO MUESTRAL
POBLACIÓN OBJETIVO
Al levantar la información en la Facultad de Ciencias Administrativas de la
Universidad de Guayaquil, se define como población objetivo a los asistentes
administrativos y estudiantes quienes están al tanto de los problemas que se
presentan en el módulo de pagos durante la generación y legalización de la
misma.
MARCO MUESTRAL
El marco muestral consiste en la representación de las personas involucradas en
el procesos de pagos y que a su vez constituyen la población objetivo. Esto
corresponde a los estudiantes que están actualmente registrados y matriculados
en la Facultad de Ciencias Administrativas así como de la Facultad de Ciencias
Matemáticas y Físicas de la Universidad de Guayaquil.
37
DETERMINACIÓN DEL TAMAÑO DE LA MUESTRA
Una muestra es una parte representativa de una población o de un universo, es
decir el número de encuestas que se van a realizar.
Para esto, se hace el uso de la fórmula general de la muestra, la cual permite
obtener un resultado representativo del grupo de personas involucradas en el
problema que hemos estudiado.
La fórmula de la muestra es la siguiente:
𝑛 =N ∗ 𝑍 𝑝 ∗ 𝑞𝑎
2
𝑑 2 ∗ (𝑁 − 1) + 𝑍 ∗𝑎2 𝑝 ∗ 𝑞
p * q = Desviación Estándar de una población.
p= Es una probabilidad de éxito (0.50).
q= Es una probabilidad de fracaso (0.50).
d= Límite aceptable de error muestral (0.05 5%).
Z= Número de desviación Típicas.
𝑛 =20242 ∗ 1.96 ∗ 0.5 ∗2
0.5
0.05 2 ∗ (20242 − 1) + 1.96 ∗2 0.5 ∗ 0.5
𝑛 =20242 ∗ 3.84 ∗ 0.25
0.0025 ∗ (20241) + 3.84 ∗ 0.25
𝑛 =19440.42
50.60 + 3.84 ∗ 0.25
𝑛 =19440.42
51.56
𝑛 = 377
En donde:
n= 377 el tamaño de la muestra
N= 20242 tamaño de la población
38
INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
Para realizar el desarrollo de éste proyecto, es importante que se realicen
primero el levantamiento de información para que así se conozca de manera
más eficiente cuales son las causas que ocasionan los problemas en un lugar
determinado. Una vez realizada la recopilación de datos, conlleva a buscar las
posibles soluciones para lograr obtener un resultado, y poder solucionar.
Son muchas las herramientas que se pueden manejar en un proceso
investigativo, y que aportan con conocimientos sólidos y precisos en el momento
de analizar la información de aquellos datos recolectados.
En éste proyecto de tesis se centrará en las siguientes herramientas que nos
servirá de gran ayuda para realizar nuestro análisis durante el levantamiento de
información, aplicando técnicas de:
LA OBSERVACIÓN
Al aplicar la técnica de la observación se pudo analizar los procesos actuales
que se realizan en la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de
Guayaquil.
Ésta investigación fue revelando los procesos tediosos que se visualiza al
momento de generar y legalizar una orden de pago que se presentan al
momento que un estudiante se acerca a secretaría a matricularse.
Se comprueban los procesos largos que realiza el estudiante una vez que
obtiene la orden de pago y legalización de la misma.
Esta investigación de observación se realiza en el departamento de secretaría de
la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de Guayaquil, a
aquellos asistentes administrativos en donde actualmente se efectúa dichos
procesos.
39
ASPECTOS Y CONDUCTAS A OBSERVAR
Con el levantamiento de información se logra determinar los procesos que se
realizan en el departamento administrativo, con el fin de poder estudiar las
funciones que se realizan en la Facultad de Ciencias Administrativas de la
Universidad de Guayaquil verificando los resultados que se van obteniendo en
aquellos procesos a realizar.
Determinar los problemas que se presentan en cada proceso de generación de
orden de pago y legalización de la misma, con lo que se pudo observar son los
problemas que se van presentando en cada proceso.
Por tal motivo, se requiere que el módulo de pagos se maneje de manera
automatizado, para que así permitan la rapidez y eficiencia de los asistentes
administrativo.
LA ENTREVISTA
Para lograr entender el módulo de pagos, se establecieron preguntas al personal
administrativo para conocer como es el proceso de generación de la orden de
pago y legalización que se realizan en la Facultad de Ciencias Administrativas de
la Universidad de Guayaquil.
En la entrevista realizada al Sr. Rubén Sánchez (Anexo 1) se logró obtener el
funcionamiento del sistema académico del módulo de pagos y en que artículos
se rigen, para así lograr obtener una visión más clara del proceso a partir que el
estudiante se matrícula y conlleva esto a la generación y legalización de la orden
de pago que se realizan, con el fin de poder definir los alcances que tendrá este
proyecto de tesis de acuerdo a los requerimientos.
Otro concepto de investigación, el autor (Alles, 1999) define entrevista como:
Uno de los métodos más difundidos en la selección de personas.
Una relación entre dos personas. Si el entrevistado responde en forma
precisa y breve a lo que se le demanda, si centra su conversación en lo
40
importantes y en aquello que entendemos le interesa al otro, es decir, a
partir de nuestro relato y experiencia y conocimientos. (Alles, p. 26)
Con los resultados obtenidos mediante las entrevistas que se realizaron los
asistentes administrativos se pudo determinar las reglas con las que se rige las
órdenes de pago, las principales actividades que deben ser comentadas, la
estructura del sistema académico del módulo de pagos, y la presentación visual.
Así también definir los alcances que tendrá el proyecto de acuerdo a los nuevos
requerimientos establecidos.
Los instrumentos de recolección de datos que se utilizó en el levantamiento de
información en la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de
Guayaquil, se basa en mejorar los procesos de pagos tediosos.
DISEÑO DEL CUESTIONARIO
Para realizar el levantamiento de información se realizaron cuestionarios de
preguntas las cuales están distribuidas de la siguiente manera, la primera
denominada “Información General del entrevistado“ que tiene que ver con el
estudiante de la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de
Guayaquil que consta de cinco preguntas donde se obtiene información tal
como: edad, sexo, que semestre está cursando, en qué año ingresó en la
Facultad, Facultad en que se encuentra estudiando.
La segunda sección de cuestionarios tiene como título “Situación Actual del
Sistema Académico del módulo de pago en la generación de orden de pago y
legalización”, en esta sección consta de cinco preguntas. Se busca obtener
información de la situación actual en el aspecto laboral como en el tiempo que se
tarda a realizar los procesos de pagos. Los asistentes administrativos de la
Facultad de Ciencias Administrativas.
En la siguiente sección denominada “Procesos de mejoras del módulo de pago
en la generación de orden y legalización”, en esta sección consta de cinco
preguntas, que se logrará obtener por parte de los estudiantes respuestas claras
y eficaz de como desearía que esté el módulo de pagos.
41
DESCRIPCIÓN Y CODIFICACIÓN DE VARIABLES
Para facilitar la interpretación y manejo de las variables que se ha investigado
durante el levantamiento de información, es de gran utilidad establecer una
codificación.
A continuación se presenta una descripción por cada pregunta realizada al
entrevistado y codificación determinada para cada una de las variables de
acuerdo al diseño que se realizó en las líneas anteriores del Diseño del
cuestionario.
Tabla # 1
Tabla de Codificación de Preguntas
PREGUNTA TIPO OPCION CODIFICACION
1) Edad Cuantitativo No. (17-35)
2) Sexo Cualitativo Masculino 1
Femenino 2
3) Facultad a la que pertenece Cualitativo F.C.A. 1
F.C.M.F. 2
4) ¿Qué semestre está cursando? Cuantitativo 8 Semestres 1- 8
5) ¿Año que ingresó a la Facultad?
Cuantitativo [2014 hasta el año posible encontrado
2003 – 2015
6) Está automatizado en su Facultad el módulo de pago
Cualitativo Si 1
No 2
7) ¿Está de acuerdo usted con regresar a la Facultad a legalizar el pago que realizó en el banco?
Cualitativo Total acuerdo 5
Parcial acuerdo 4
No interesado 3
Parcial desacuerdo
2
Total desacuerdo 1
8) ¿Está de acuerdo usted en realizar largas filas en la Facultad
para retirar la orden de pago?
Cualitativo Total acuerdo 5
Parcial acuerdo 4
Indiferente 3
Parcial desacuerdo
2
Total desacuerdo 1
9) ¿Está de acuerdo usted en que Cualitativo Total acuerdo 5
42
se debería de mejorar el actual proceso de pago en la Facultad?
Parcial acuerdo 4
Indiferente 3
Parcial desacuerdo
2
Total desacuerdo 1
10) ¿Está de acuerdo usted con el sistema actual de pago que
tiene la Facultad?
Cualitativa Total acuerdo 5
Parcial acuerdo 4
Indiferente 3
Parcial desacuerdo
2
Total desacuerdo 1
11) ¿Considera usted en que el trámite de pago esté
automatizado e Integrado al Sistema Académico?
Cualitativo Total acuerdo 5
Parcial acuerdo 4
Indiferente 3
Parcial desacuerdo
2
Total desacuerdo 1
12) ¿Está de acuerdo usted en recibir un mensaje a su correo Institucional indicando que ya
está legalizado su Orden de pago?
Cualitativo Total acuerdo 5
Parcial acuerdo 4
Indiferente 3
Parcial desacuerdo
2
Total desacuerdo 1
13) ¿Está de acuerdo usted en que al momento de matricularse
se genere la orden de pago automáticamente?
Cualitativo Total acuerdo 5
Parcial acuerdo 4
Indiferente 3
Parcial desacuerdo
2
Total desacuerdo 1
14) ¿Está de acuerdo usted que la legalización de la orden de
pago sea automática?
Cualitativo Total acuerdo 5
Parcial acuerdo 4
Indiferente 3
Parcial desacuerdo
2
Total desacuerdo 1
15) ¿Está de acuerdo Ud. que se debería de mejorar el actual
proceso de pago?
Cualitativo Total acuerdo 5
Parcial acuerdo 4
Indiferente 3
Parcial desacuerdo
2
Total desacuerdo 1
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Grace Gutiérrez Pin
43
METODOLOGÍAS ESTADÍSTICAS
Una vez realizada la interpretación de variables investigadas, se ha tomado en
consideración la realización de metodologías que provienen de la asignatura de
la estadística descriptiva como lo son:
a) Los diagramas de barras
b) Histogramas de frecuencias
c) Estadísticas
INTERPRETACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
ANÁLISIS UNIVARIADO DE LOS DATOS
A continuación se presentan los cuadros estadísticos que contienen los
resultados obtenidos en la encuesta en vivo a los estudiantes de la Facultad
Ciencias Administrativas y la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas.
Los datos obtenidos constituyen la base fundamental para el conocimiento a
fondo de la solución planteada y de esta manera hacer una propuesta de un
cambio en el proceso de cobros, generación de orden de pago y para la
legalización de matrículas entre los estudiantes.
Se espera que la universidad se interese en invertir en esta solución, la misma
que daría óptimos resultados.
El autor Héctor Luis Ávila (2006) nos dice que consiste en el análisis de cada
una de las variables estudiadas por separado, es decir, el análisis está basado
en una sola variable. Las técnicas más frecuentes de análisis Univariado son la
distribución de frecuencias para una tabla Univariado y el análisis de las medidas
de tendencia central de la variable. (Ávila, 2006 p.100)
44
- Variable Pregunta 1: Edad
Tabla # 2
Frecuencia de la Variable edad
EDAD
Frecuencia Porcentaje
Válido 17 8 2,1%
18 60 15,9%
19 58 15,4%
20 51 13,5%
21 36 9,5%
22 28 7,4%
23 31 8,2%
24 31 8,2%
25 22 5,8%
26 22 5,8%
27 14 3,7%
28 8 2,1%
29 3 0,8%
30 2 0,5%
34 2 0,5%
35 1 0,3%
Total 377 100
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Grace Gutiérrez Pin
Tabla # 3
Estadísticas de la variable Edad
Estadísticos Edad
N Válido 377
Perdidos 0
Media 21,59
Error estándar de la media ,167
Mediana 21,00
Moda 18
Desviación estándar 3,235
Varianza 10,465
Asimetría ,903
Error estándar de asimetría ,126
Curtosis ,752
Error estándar de curtosis ,251
Rango 18
Mínimo 17
Máximo 35
Suma 8141
Percentiles 25 19,00
50 21,00
75 24,00
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Grace Gutiérrez Pin
45
Gráfico # 4
Histograma y curva de la normal de la variable de edad
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin
Fuente: Grace Gutiérrez Pin
Gráfico # 5
Diagrama de cajas y bigotes de la variable de edad
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin
Fuente: Grace Gutiérrez Pin
46
En el análisis estadístico de la variable EDAD, podemos demostrar que en un
total de 377 estudiantes encuestados el promedio de la edad es de 21,59 años
con una mediana de 21 años, la edad más frecuente es de 18 años con una
frecuencia de 60 siendo la mayoría de encuestados con un 15,9%; si
observamos los valores de la media y la mediana notamos que la media con
21,59 es mayor que la mediana con 21 lo cual nos indica que el coeficiente de
asimetría con un valor de 0.903 positivo lo que nos muestra un resultado la
distribución de la probabilidad bajo la curva normal presenta una asimetría hacia
la derecha, esto nos da a notar que la mayoría de los datos se encuentran
acumulados hacia la izquierda de la distribución que la mayoría de los
encuestados están entre las edades de 18 a 22 años. Luego notamos la forma
de la curtósis dando a notar que el grado de concentración que muestra los
valores de la media es positiva por lo que la curva normal es elevada o también
llamada leptocúrtica, el valor resultado de la desviación estándar con respecto a
la distancia de cada punto de la media es de 21,59 +/- 3,23. En la representación
gráfica del diagrama de cajas de la variable Edad se observa que la parte
derecha es mayor que la parte izquierda indicando que las edades
comprendidas entre el 50% y el 75% de la muestra están más dispersas que las
edades entre el 25% y el 50% que están más concentradas, en los bigotes
notamos que la parte izquierda es más corto lo cual nos dice que el 25% de la
edad más joven están más concentrados que el 25% de los mayores de los
bigotes de la derecha con valores atípicos, es decir que encontramos valores
extremos de los datos normales de la muestra.
47
- Variable Pregunta 2: Sexo (Género)
Tabla # 4
Frecuencias de la variable pregunta 2 Sexo (Género)
GÉNERO
Frecuencia Porcentaje
Válido Masculino 207 54,9%
Femenino 170 45,1%
Total 377 100%
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Grace Gutiérrez Pin
Gráfico # 6
Diagrama de Barras de la variable Sexo
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin
Fuente: Grace Gutiérrez Pin
48
De la variable Sexo (Género) de los entrevistados de la muestra podemos decir
que la frecuencia más denotada es masculina, por lo que la mayoría de los
encuestados fueron hombres con un 54.9% es decir 207 personas de sexo
masculino, frente al 45,1% de mujeres encuestadas, es decir 170 personas del
sexo femenino que juntos dan como resultado 377 estudiantes facultades de
Ciencias Administración y Ciencias Matemáticas y Físicas de la Universidad de
Guayaquil, el valor total de la muestra.
49
- Variable Pregunta 3: Facultad
Tabla # 5
Estadísticas de tabla de frecuencia de alumnos por Facultad
FACULTAD
Frecuencia Porcentaje
Válido Administración 202 53,6%
Matemáticas 175 46,4%
Total 377 100
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Grace Gutiérrez Pin
Gráfico # 7
Diagrama de barras de la variable Facultad
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin
Fuente: Grace Gutiérrez Pin
50
Analizando la variable facultad podemos notar que la frecuencia es mayor en la
Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de Guayaquil con un
valor de 202 estudiantes encuestados que representan el 53,6% de la muestra
frente al 175 estudiantes de la facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas de la
Universidad de Guayaquil que representa el 46,4% de la muestra, los cuales
suman un resultado de 377 alumnos es valor total de la muestra.
51
- Variable Pregunta 4: Semestre
Tabla # 6
Tabla de Frecuencias de la variable Semestre
Frecuencia de la Variable Semestre
Frecuencia Porcentaje
Válido 1 93 24,7%
2 76 20,2%
3 46 12,2%
4 35 9,3%
5 29 7,7%
6 31 8,2%
7 37 9,8%
8 30 8%
Total 377 100
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Grace Gutiérrez Pin
Tabla # 7
Tabla de Estadísticas de la variable Semestre
Estadísticos Semestre
N Válido 377
Perdidos 0
Media 3,59
Error estándar de la media ,121
Mediana 3,00
Moda 1
Desviación estándar 2,357
Varianza 5,557
Asimetría ,538
Error estándar de asimetría ,126
Curtosis -1,081
Error estándar de curtosis ,251
Rango 7
Mínimo 1
Máximo 8
Suma 1353
Percentiles 25 2,00
50 3,00
75 6,00
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Grace Gutiérrez Pin
52
Gráfico # 8
Diagrama de barras de frecuencias de alumnos por semestre
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin
Fuente: Grace Gutiérrez Pin
Gráfico # 9
Diagrama de cajas de alumnos por semestre
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin
Fuente: Grace Gutiérrez Pin
53
De la variable semestre el resumen estadístico analizamos el nivel o semestre
que se encuentra cursando el entrevistado. El estadístico nos indica que el
promedio del semestre de los 377 entrevistados de la muestra es de 3,59, una
frecuencia de nivel uno de 93 siendo la mayoría del primer semestre; con una
mediana del 3,00, si tomamos en cuenta estos valores que la media es mayor
que la mediana y el coeficiente de asimetría con 0,538 positivo, lo que quiere
decir que la distribución de probabilidad de la curva normal presenta una
asimetría hacia la derecha indicando que la mayoría de los datos se encuentran
concentrados hacia la Izquierda de la distribución en otras palabras la mayor
cantidad de personas encuestadas están en los primeros semestres de las
facultades de Ciencias Administrativas y Ciencias Matemáticas y físicas de la
Universidad de Guayaquil. El dato estadístico de la forma de la curtósis, no da a
notar el grado de concentración que presentan los valores alrededor de la media
es menor a cero (-1,081) entonces la curva de la normal se muestra platicúrtica
con baja concentración de los datos. Con el dato estadístico de la desviación
estándar podemos decir la distancia entre cada punto con respecto a la media es
de 2,35 (tercer semestre). Los datos estadísticos de los cuartiles del grafico del
diagrama de cajas y bigotes notamos que la parte izquierda del 25% y el 50% de
los encuestados están más concentrados que la parte derecha del 50% al 75%
que se encuentran más dispersos, con respecto a los bigotes podemos decir que
en la parte izquierda del 0% al 25% están en los primero semestres, en contrario
al otro extremo del 75% al 100% están mucho más dispersos con un límite de
semestre que es el octavo semestre de los encuestados.
54
- Variable pregunta 5: Año de Ingreso
Tabla # 8
Tabla de estadística de la variable de Año de Ingreso
Estadísticos Variable: AÑO DE INGRESO
AÑO DE INGRESO
N Válido 377
Perdidos 0
Media 2012,58
Error estándar de la media ,086
Mediana 2013,00
Moda 2014
Desviación estándar 1,669
Varianza 2,786
Asimetría -1,806
Error estándar de asimetría ,126
Curtosis 4,758
Error estándar de curtosis ,251
Rango 11
Mínimo 2003
Máximo 2014
Suma 758744
Percentiles 25 2012,00
50 2013,00
75 2014,00
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Grace Gutiérrez Pin
Tabla # 9
Tabla de Frecuencia de la variable de Año de Ingreso
AÑO DE INGRESO
Frecuencia Porcentaje
Válido 2003 1 0,3%
2005 2 0,5%
2007 1 0,3%
2008 7 1,9%
2009 9 2,4%
2010 22 5,8%
2011 34 9,0%
2012 58 15,4%
2013 105 27,9%
2014 138 36,6%
Total 377 100
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Grace Gutiérrez Pin
55
Gráfico # 10
Histograma de la variable Año de Ingreso
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin
Fuente: Grace Gutiérrez Pin
Gráfico # 11
Diagrama de cajas y bigotes de la variable Año de Ingreso
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin
Fuente: Grace Gutiérrez Pin
56
La variable de la pregunta 5 se refiere al año de ingreso a las diferentes carreras
en las facultades de Ciencias Administrativas y Ciencias Matemáticas y Físicas
de la Universidad de Guayaquil de la muestra de 377 estudiantes encuestados
notamos que el promedio del año de ingreso es el 2012, siendo el año más
frecuente el 2014, con una mediana de año 2013, aquí observamos que la
mediana es mayor que la media y el coeficiente de asimetría con valor negativo
(-1,806) dando como resultado la distribución de la probabilidad bajo la curva
normal una asimetría hacia la izquierda, lo que quiere decir que la mayoría de los
datos se encuentran hacia la derecha de la distribución entonces la mayor
cantidad de personas encuestadas ingresaron entre los años 2012 y 2014. El
dato estadístico de la curtósis nos indica el grado de concentración que
presentan los valores alrededor de la media siendo esta con valor positivo (4,75)
por esto la curva normal es elevada es decir que es una distribución leptocúrtica.
El dato estadístico de la distribución estándar nos indica que cada punto con
respecto a la media es de 1,6 años. En el diagramas de cajas y bigotes podemos
observar que la parte izquierda de la caja y la parte derecha de la caja son de
igual tamaño con lo cual podemos decir que del 25% al 50% están igual de
dispersos los datos que del 50% al 75%, con respecto a los bigotes podemos
observar que el 25% de la izquierda están más dispersos con valores atípicos y
muy lejanos de los valores normales de la muestra, en contrario al 25% de la
derecha que está muy concentrado e incluso invisible.
57
- Variable Pregunta 6: Automatizado
Tabla # 10
Tabla de frecuencia de la variable Automatizado
AUTOMATIZADO
Frecuencia Porcentaje
Válido SI 163 43,2%
NO 214 56,8%
Total 377 100
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Grace Gutiérrez Pin
Gráfico # 12
Diagrama de barras de la variable Automatizado
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin
Fuente: Grace Gutiérrez Pin
58
El siguiente análisis corresponde a la variable de la pregunta numero 6 la cual se
refiere al conocimiento que tienen los 377 encuestados entre las facultades de
Ciencias Administrativas y Ciencias Matemáticas y Físicas de la Universidad de
Guayaquil acerca si tienen automatizado o no el sistema de pagos en sus
respectiva Facultad de los cuales podemos notar que la respuesta más frecuente
es NO con 214 correspondientes al 56,8%, mientras que el SI tiene una
frecuencia de 163 correspondiente al 43,2. Cabe recalcar que el sistema de
pagos un se maneja algos procesos manuales y que los alumnos que
reprendieron afirmativo tienen una expectativa de automatizado por el uso del
sistema SIUG que utiliza la web para agilizar los pagos sin embargo aún cuenta
con procesos manuales que el proyecto de Prototipo de Sistema Académico
busca realizar mejoras.
59
- Variable Pregunta 7: Legalizar Pago
Tabla # 11
Tabla de frecuencia acerca de la variable Legalizar Pago
LEGALIZAR PAGO
Frecuencia Porcentaje
Válido Total_desacuerdo 161 42,7%
Parcial_desacuerdo 145 38,5%
No interesado 50 13,3%
Parcial_acuerdo 10 2,7%
Total_acuerdo 11 2,9%
Total 377 100
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Grace Gutiérrez Pin
Gráfico # 13
Diagrama de barras de la variable Legalizar Pagos
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin
Fuente: Grace Gutiérrez Pin
60
De la variable de la pregunta número 7 se desea saber si los 377 estudiantes
encuestados de las facultades de Ciencias Administrativas y Ciencias
Matemáticas y Físicas están de acuerdo o no con el engorroso trámite de
realizar la legalización del pago hacia sus facultades correspondientes de
manera presencial de los cuales podemos notar que el valor más frecuente
corresponde a un Total desacuerdo con 161 respuestas que refleja el 42,7%,
seguido por el 145 respuestas en parcial desacuerdo con un 38,5%, tenemos
también 50 respuestas de no interesa el tema con el 13%, los valores más bajos
registrados son 10 respuestas de parcial acuerdo con 2,7% y 11 respuestas de
total acuerdo con el 2,9%. Al parecer a muchos estudiantes están en total
desacuerdo en realizar este trámite que significa pérdida de tiempo y por qué no
decirlo de dinero.
61
- Variable Pregunta 8: Largas filas
Tabla # 12
Tabla de Frecuencia de realizar largas filas
LARGAS FILAS
Frecuencia Porcentaje
Válido Total_desacuerdo 152 40,3%
Parcial_desacuerdo 143 37,9%
No interesado 60 15,9%
Parcial_acuerdo 10 2,7%
Total_acuerdo 12 3,2%
Total 377 100
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Grace Gutiérrez Pin
Gráfico # 14
Diagrama de barras variable Realizar Largas Filas
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin
Fuente: Grace Gutiérrez Pin
62
La siguiente variable nos indica la aceptación o rechazo en realizar largas filas
para retirar la orden de pago. De los 377 encuestados en las Facultades de
Ciencias Administrativas y Ciencias Matemáticas y Físicas tenemos que la
respuesta más frecuente es en total desacuerdo con 152 que corresponden al
40,3%, seguido del parcial desacuerdo que corresponde el 37,9% de la muestra,
60 respuestas de no interesado que son el 15,9%, las respuestas menos
seleccionadas son parcial acuerdo con 10 respuestas que son el 2,7% y el total
acuerdo con 12 respuestas que corresponden a 3,2%.
Es notable que la mayoría estén en total desacuerdo en realizar largas filas para
retirar su orden de pago en las facultades, cabe recalcar que esta situación se
presenta más en la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de
Guayaquil.
63
- Variable Pregunta 9: Mejorar el proceso de pagos
Tabla # 13
Tabla de Frecuencia: Mejorar el proceso de pagos
DEBE MEJORAR
Frecuencia Porcentaje
Válido Total_desacuerdo 13 3,40%
Parcial_desacuerdo 23 6,10%
No interesado 72 19,10%
Parcial_acuerdo 91 24,10%
Total_acuerdo 178 47,20%
Total 377 100
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Grace Gutiérrez Pin
Gráfico # 15
Diagrama de barras de la variable mejorar el proceso de pagos
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin
Fuente: Grace Gutiérrez Pin
64
En la Variable de la pregunta número 9 se refiere a la precepción que tienen los
377 encuestados entre las Facultades de Ciencias Administrativas y Ciencias
Matemáticas y Físicas en que se necesita mejorar el procesos de pagos en su
respectiva facultades, de los cuales se obtuvo los siguientes resultados: en total
desacuerdo 13 respuestas con el 3,4% la más baja de la muestra, seguido por
23 respuestas de parcial desacuerdo con un 6,1% de la muestra, tenemos
también 72 respuestas de no interesado corresponden al 19,1%. En parcial
acuerdo tenemos 91 respuestas seleccionadas con el 24,1% siendo esta una de
las más altas y en total acuerdo tenemos 178 respuestas seleccionadas con el
47,2% siendo esta la respuesta más alta dando a notar que los encuestados
creen que se necesita mejorar el procesos de pagos en ambas facultades.
65
- Variable pregunta 10: Aceptación del Actual Sistema de Pago
Tabla # 14
Tabla de Frecuencia: Aceptación del Sistema Académico Actual
ACTUAL SISTEMA
Frecuencia Porcentaje
Válido Total_desacuerdo 145 38,50%
Parcial_desacuerdo 138 36,60%
No interesado 71 18,80%
Parcial_acuerdo 11 2,90%
Total_acuerdo 12 3,20%
Total 377 100
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Grace Gutiérrez Pin
Gráfico # 16
Diagrama de barras: Aceptación del Sistema Académico Actual
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin
Fuente: Grace Gutiérrez Pin
66
En la variable de la pregunta número 10 nos va a indicar la aceptación que tiene
el actual sistema de pago en las facultades de Ciencias Administrativas y
Ciencias Matemáticas y Físicas de la Universidad de Guayaquil. De los 377
encuestados tenemos que la respuesta más frecuente escogida es total
desacuerdo con 145 respuestas que corresponden al 38,5% de la muestra,
seguido por un parcial desacuerdo de 138 respuestas correspondiente al 36.6%
del total de la muestra, encontramos también 71 respuestas de no interesado
con un 18,8%; luego se presentan los valores más bajos que son 11 respuestas
de parcial acuerdo correspondiente al 2,9% y 12 respuestas de total acuerdo que
corresponden al 3,2% del total de la muestra. Con ellos veremos que los
alumnos en ambas facultades creen que se necesita mejorar el sistema de
pagos en sus respectivas Facultades.
67
- Variable Pregunta 11: Pago Integrado
Tabla # 15
Tabla de Frecuencia pregunta 11: Pago Integrado Sistema Académico
Sistema Integrado
Opción Frecuencia Porcentaje
Total_desacuerdo 24 6,4%
Parcial_desacuerdo 12 3,2%
No interesado 31 8,2%
Parcial_acuerdo 112 29,7%
Total_acuerdo 198 52,5%
Total 377 100
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Grace Gutiérrez Pin
Gráfico # 17
Diagramas de barras pregunta 11: Pago Integrado S.A.
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin
Fuente: Grace Gutiérrez Pin
68
Los resultados obtenidos de la variable pregunta 11 nos muestran sobre la
aceptación de los 377 encuestados entre las facultades de Ciencias
Administrativas y Ciencias Matemáticas y Físicas de la Universidad de Guayaquil
de integrar el proceso de pago a un solo Sistema Académico, tenemos que las
respuestas más bajas son total desacuerdo con una frecuencia de 24
seleccionadas correspondientes al 6,4%, seguido de parcial desacuerdo con una
frecuencia de 12 seleccionadas correspondiente al 3,2% de la muestra, también
se observa que no interesado tiene 31 veces seleccionada con el 8,2% de la
muestra; luego parcial acuerdo con 112 veces seleccionada con un 29,7% de la
muestra y total acuerdo con 198 veces seleccionada, siendo la más alta de la
muestra con un 52,5% lo que nos permite concluir que los estudiantes desean
que el sistema de pagos debe estar integrado a un solo sistema académico en
ambas facultades de la Universidad de Guayaquil.
69
- Variable Pregunta 12: Notificación por mail
Tabla # 16
Tabla de Frecuencia Pregunta 12: Notificación por mail
Notificación por Mail
Opción Frecuencia Porcentaje
Total_desacuerdo 37 9,8%
Parcial_desacuerdo 20 5,3%
No interesado 62 16,4%
Parcial_acuerdo 115 30,5%
Total_acuerdo 143 37,9%
Total 377 100
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Grace Gutiérrez Pin
Gráfico # 18
Diagrama de Barras Pregunta 12: Notificación por mail
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin
Fuente: Grace Gutiérrez Pin
70
En la pregunta número 12 se consultó a los 377 estudiantes de las facultades de
Ciencias Administrativas y Ciencias Matemáticas y Físicas acerca de
implementar una notificación al correo institucional que indique la legalización del
pago de los cuales obtenemos las siguientes respuestas. Un 9.8% en total
desacuerdo que corresponden a 37 veces seleccionadas seguido por 5,3% de
parcial desacuerdo que corresponde a 20 veces seleccionada, tenemos también
que el 16,4% no está interesado unas 62 veces seleccionadas, continua en
parcial acuerdo con 30,5% un total de 115 seleccionada y total acuerdo con
37,9% el dato más alto con 143 veces seleccionado. Estos valores dan a notar
que los estudiantes desean obtener una notificación acerca de la legalización de
los pagos por vía correo electrónico.
71
- Variable Pregunta 13: Orden de Pago Automático
Tabla # 17
Tabla de Frecuencias Pregunta 13: Orden de Pago Automático
Orden de Pago Automático
Opción Frecuencia Porcentaje
Total_desacuerdo 38 10,1%
Parcial_desacuerdo 26 6,9%
No interesado 31 8,2%
Parcial_acuerdo 123 32,6%
Total_acuerdo 159 42,2%
Total 377 100
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Grace Gutiérrez Pin
Gráfico # 19
Diagrama de barras Pregunta 13: Orden de Pago Automático
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin
Fuente: Grace Gutiérrez Pin
72
En la pregunta número 13 se refiere a que debería generarse la orden de pago
inmediatamente después de matricularse para ello se consultó a los 377
estudiantes de las facultades de Ciencias Administrativas y Ciencias
Matemáticas y Físicas de los cuales obtenernos los siguientes resultados: Con
una frecuencia de 38 veces tenemos un total desacuerdo con el 10.1% de la
muestra, seguido por 26 veces parcial desacuerdo el 6,9% de la muestra, no
interesado con una frecuencia de 31 veces corresponde al 8,2% de la muestra.
Con los valores más altos tenemos a parcial acuerdo con una frecuencia de 123
con un 32,6% de la muestra y en total acuerdo con una frecuencia de 159 veces
un 42,2% de la muestra; con lo cual podemos deducir que los estudiantes
desean obtener una orden de pago inmediatamente después de realizar el
registro de matriculación.
73
- Variable Pregunta 14: Legalización Automática
Tabla # 18
Tabla de Frecuencias Pregunta 14: Legalización Automática
Legalización Automática
Opción Frecuencia Porcentaje
Total desacuerdo 2 0,5%
Parcial desacuerdo 3 0,8%
No interesado 43 11,4%
Parcial acuerdo 64 17,0%
Total acuerdo 265 70,3%
Total 377 100
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Grace Gutiérrez Pin
Gráfico # 20
Diagrama de barras Pregunta 14: Legalización Automática
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin
Fuente: Grace Gutiérrez Pin
74
En la pregunta número 14 nos indicara a la aceptación que tienen 377
estudiantes de las facultades de Ciencias Administrativas y Ciencias
Matemáticas y Físicas en automatizar la legalización del pago después de
realizarlo dicho pago con los cuales tenemos los siguientes resultados: En total
desacuerdo tenemos con una frecuencia de 2 veces tan solo el 0.5% de la
muestra, seguido por parcial desacuerdo con una frecuencia de 3 veces el 0,8%
de la muestra, luego tenemos no interesado con una frecuencia de 43 veces
correspondiente al 11,4% de la muestra; seguido de los valores con frecuencia
más alta parcial acuerdo 64 veces con 17% y total acuerdo con una frecuencia
de 265 veces seleccionado con el 70,3% del total de la muestra con el cual de
demuestra que los alumnos están interesados en automatizar el proceso de
legalización luego de realizar el pago.
75
- Variable Pregunta 15: Apoya el cambio
Tabla # 19
Tabla de Frecuencias Pregunta 15: Apoya el cambio del proceso de pago
Apoya el cambio
Opción Frecuencia Porcentaje
Parcial desacuerdo 3 0,8%
No interesado 36 9,5%
Parcial acuerdo 71 18,8%
Total acuerdo 267 70,8%
Total 377 100
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Grace Gutiérrez Pin
Gráfico # 21
Diagrama de barras Pregunta 15: Apoya el cambio del proceso de pago
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin
Fuente: Grace Gutiérrez Pin
76
En la variable de la pregunta número 15 nos indicara el apoyo al cambio que
tienen 377 estudiantes de las facultades de Ciencias Administrativas y Ciencias
Matemáticas y Físicas en los procesos de pagos con los cuales obtenemos los
siguientes resultados en: con una frecuencia de 3 veces y un porcentaje del
0.8% tenemos un parcial desacuerdo, con 36 veces seleccionado un 9,5% de la
muestra tenemos a no interesado, con una frecuencia de 71 veces seleccionado
correspondiente al 18,8% tenemos un parcial acuerdo, y la opción con más
frecuencia es total acuerdo con 267 veces seleccionada un 70,8% de la muestra
con lo que podemos deducir que los estudiantes en ambas facultades apoyan el
cambio para mejorar el procesos de pagos.
77
TABLAS DE CONTINGENCIA
ANÁLISIS BIVARIADO DE LOS DATOS
TABLAS CRUZADAS Y ANÁLISIS DE CONTINGENCIA
El análisis de las tablas de contingencia reside en la información que se obtuvo
en la Facultad de Ciencias Administrativas y Facultad de Ciencias Matemáticas y
Físicas de la Universidad de Guayaquil.
Tabla # 20
Valor de prueba de Chi-Cuadrado
Variable Pregunta 9: Debe Mejorar
Características de la muestra
X2 g.l. p n
1 Pregunta 11: Sistema Integrado
51,804 16 0,000 377
1 Pregunta 12: Notificación
30,696 16 0,015 377
2 Pregunta 14: Legalizar Automático
31,466 16 0,012 377
3 Pregunta 15: Apoya el cambio
25,756 12 0,012 377
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Grace Gutiérrez Pin
78
Con los datos proporcionados de la tabla de valor de prueba de Chi-cuadrado en
el cual se observan los valores de la prueba que se analizaran como los de Chi-
Cuadrado// g.l. grados de libertad // p Significación // * significativa al nivel 0,01
(bilateral) // n número de alumnos de la muestra; asociados entre las variables
Pregunta 9 (Debe mejorar) Vs. las variables Pregunta 11(Sistema integrado),
Pregunta 12(Notificación por mail) , Pregunta 14(Legalización automática),
Pregunta 15(Apoya el cambio); para lo cual en cada uno de los casos aplicamos
la prueba de Chi-cuadrado, lo que parte del establecimiento de la hipótesis nula
(H0), los criterios de las variables asociadas son independientes, contra la
hipótesis alternativa (Ha) los criterios son dependientes, por lo que tenemos que,
si = 0.05 y p-valor es menor a , entonces se rechaza la hipótesis nula y se
acepta la alterna. En el análisis entre las variables notamos que en cada caso
asociado a la variable de la pregunta 9 (Debe Mejorar) tenemos que el p-valor
es menor a 0.05 podemos decir que las variables de las pregunta 11(Sistema
Integrado), pregunta 12(Notificación), pregunta 14(Legalizar automático) y
pregunta 15(Apoya el cambio) se encuentran asociadas dependientemente a la
variable pregunta 9(debe mejorar) por lo que podemos rechazar na hipótesis
nula y aceptar la alterna con el nivel de confianza del 95%.
79
- Variables Debe Mejorar Vs. Sistema Integrado
Tabla # 21
Análisis Debe Mejorar * Sistema Integrado
Debe mejorar*sistema integrado tabulación cruzada
Debe mejorar sistema integrado Total
Tota
l
desacuerd
o
Parc
ial
desacuerd
o
No
Inte
resad
o
Parc
ial
acuerd
o
T
ota
l
acuerd
o
Total_desacuerdo 0 0 3 5 5 13
Parcial_desacuerdo 0 0 4 6 13 23
No interesado 7 2 8 32 23 72
Parcial_acuerdo 1 0 2 19 69 91
Total_acuerdo 16 10 14 50 88 178
Total 24 12 31 112 198 377
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Grace Gutiérrez Pin
Gráfico # 22
Diagrama de barras: Debe Mejorar * Sistema Integrado
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin
Fuente: Grace Gutiérrez Pin
80
Por lo que podemos deducir con la tabla cruzada de la variable de la pregunta 9
(Debe mejorar) versus la variable de la pregunta 11 (Sistema Integrado) tenemos
que entre ambas respuestas presentan un total desacuerdo en la falta de
mejorar y la falta de un solo sistema de pagos que pueda integrarse al sistema
académico. Al contrario la mayoría están en total acuerdo en que se debe
mejorar el sistema académico integrándolo al prototipo de sistema académico,
en total 178 encuestados están de acuerdo con estas mejoras y 198 en
integrarlo al prototipo de Sistema Académico para las facultades de Ciencias
Matemáticas y Físicas y Ciencias Administrativas de la Universidad de
Guayaquil.
81
- Variables Debe Mejorar Vs. Notificación por mail
Tabla # 22
Análisis Debe Mejorar * Notificación
Tabla cruzada
Debe Mejorar Notificación
Tota
l
Tota
l
desacuerd
o
Parc
ial
desacuerd
o
No
inte
resa
do
Parc
ial
acuerd
o
Tota
l
acuerd
o
Total_desacuerdo 2 0 3 4 4 13
Parcial_desacuerdo 4 3 5 7 4 23
No interesado 6 4 17 20 25 72
Parcial_acuerdo 4 4 22 33 28 91
Total_acuerdo 21 9 15 51 82 178
Total 37 20 62 115 143 377
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin
Fuente: Grace Gutiérrez Pin
Gráfico # 23
Diagrama de barras : Debe mejorar*Notificacion
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin
Fuente: Grace Gutiérrez Pin
82
Al analizar la tabla cruzada de la variable de la pregunta 9 (Debe mejorar) versus
la variable de la pregunta 12 (Notificación por mail) tenemos que entre ambas
respuestas presentan un total desacuerdo en la falta de mejorar el sistema de
pagos puesto que aú n se realizan procesos manuales con el cual conlleva
mucha pérdida de tiempo y la falta de no contar con una manera de notificar a
los alumnos la legalización de los pagos en el sistema académico. Es por ello
que la mayoría están en total acuerdo en que se debe mejorar el proceso de
pagos con la notificación de la legalización del sistema de pagos, en total 178
encuestados están de acuerdo con estas mejoras y 143 en la implementación de
la notificación de la legalización del pago por el correo institucional del prototipo
de Sistema Académico para las facultades de Ciencias Matemáticas y Físicas y
Ciencias Administrativas de la Universidad de Guayaquil; pero, también se
podría utilizar el correo personal de cada estudiante.
83
- Variables Debe Mejorar Vs. Legalizar Automático
Tabla # 23
Análisis Debe Mejorar * Legalizar Automático
Tabla cruzada
Debe Mejorar Legalizar Automático Total
Tota
l
desacuerd
o
Parc
ial
desacuerd
o
No
inte
resado
Parc
ial
acuerd
o
Tota
l
acuerd
o
Total_desacuerdo 0 1 2 4 6 13
Parcial_desacuerdo 0 0 3 9 11 23
No interesado 0 1 9 15 47 72
Parcial_acuerdo 0 1 15 12 63 91
Total_acuerdo 2 0 14 24 138 178
Total 2 3 43 64 265 377
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Grace Gutiérrez Pin
Gráfico # 24
Diagrama de barras: Debe mejorar * Legalizar Automático
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin
Fuente: Grace Gutiérrez Pin
84
Continuando con el análisis de los datos de la tabla cruzada de la variable de la
pregunta 9 (Debe mejorar) versus la variable de la pregunta 14 (Legalización
Automática) tenemos que entre ambas respuestas presentan un total
desacuerdo en la falta de mejorar el sistema de pagos y la falta de no contar con
paso automatizado de la legalización de los pagos en el Sistema Académico.
Los datos revelan que la mayoría están en total acuerdo en que se debe mejorar
el proceso de pagos con la automatización de la legalización del sistema de
pagos inmediatamente después de haberse realizado el pago, en total 178
encuestados están de acuerdo con estas mejoras y 265 en la implementación de
la legalización automática del pago a través del prototipo de sistema académico
para las facultades de Ciencias Matemáticas y Físicas y Ciencias Administrativas
de la Universidad de Guayaquil.
85
- Variables Debe Mejorar Vs. Apoya el Cambio
Tabla # 24
Análisis Debe mejorar * Apoya el Cambio
Tabla cruzada
Debe mejorar apoya el cambio Total
Parc
ial
desacuerd
o
No
inte
resa
do
Parc
ial
acuerd
o
Tota
l
acuerd
o
Total_desacuerdo 1 2 4 6 13
Parcial_desacuerdo 0 3 9 11 23
No interesado 1 8 16 47 72
Parcial_acuerdo 1 11 16 63 91
Total_acuerdo 0 12 26 140 178
Total 3 36 71 267 377
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Grace Gutiérrez Pin
Gráfico # 25
Gráfico de Baras: Debe mejorar * Apoya el Cambio
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin
Fuente: Grace Gutiérrez Pin
86
En la tabla cruzada de la variable de la pregunta 9 (Debe mejorar) versus la
variable de la pregunta 15 (Apoya el Cambio) tenemos que entre ambas
respuestas presentan un total desacuerdo en la falta de mejorar el sistema de
pagos y la percepción que tienen los estudiantes de que las mejoras propuestas
ayudaran a obtener un mejor servicio con el sistema académico. Al contrario la
mayoría están en total acuerdo en que se debe mejorar el proceso de pagos con
las propuestas para el sistema académico, en total 178 encuestados están de
acuerdo con estas propuestas y 267 en la apoyan los cambios propuestos para
el módulo de pago para el prototipo de Sistema Académico para las facultades
de Ciencias Matemáticas y Físicas y Ciencias Administrativas de la Universidad
de Guayaquil.
87
Tabla # 25
Valor de prueba de Chi-Cuadrado 2
Variable Pregunta 10: Actual Sistema
Características de la muestra X2 g.l. p N
1 Pregunta 11: Sistema Integrado
33,423 16 0,006 377
2 Pregunta 12: Notificación 26,858 16 0,043 377
3 Pregunta 15: Apoya el cambio 24,519 12 0,017 377
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Grace Gutiérrez Pin
1.- Análisis de independencia de las variables Actual Sistema vs. Sistema
Integrado
H0: No hay asociación entre las variables Actual Sistema y Sistema Integrado en
los procesos de pagos.
Ha: hay asociación entre las variables Actual Sistema y Sistema Integrado en los
procesos de pagos
Para un nivel de significancia de α = 0.05, rechaza H0 a favor de Ha si p-
valor<0.05. Según el resultado emitido en la tabla de prueba de Chi-Cuadrado
anterior, para estas dos variables asociadas, el p-valor es de 0,006, lo que
significa que es mucho más pequeño que α, por lo que podemos asegurar que
con un nivel de confianza del 95% que el Sistema Integrado está asociada a la
variable Actual Sistema, con Chi-cuadrado de 33,423 con 16 grados de libertad,
para una población de 377 estudiantes.
2.- Análisis de independencia de las variables categóricas Actual Sistema vs.
Notificación por mail.
H0: No hay asociación entre las variables Actual Sistema y Notificación por mail.
Ha: hay asociación entre las variables Actual Sistema y Notificación por mail.
Para un nivel de significancia de α = 0.05, rechaza H0 a favor de Ha si p-
valor<0.05. Según el resultado emitido en la tabla de prueba de Chi-Cuadrado
anterior, para estas dos variables asociadas, el p-valor es de 0,043, lo que
significa que es mucho más pequeño que α, por lo que podemos asegurar que
con un nivel de confianza del 95%,que la notificación por mail está asociada a
88
la variable Actual Sistema, con Chi-cuadrado de 26,858 con 16 grados de
libertad.
3.- Análisis de independencia de las variables Actual Sistema vs. Apoya el
Cambio.
Podemos observar el resultado del valor-p es 0.017 para cada variable, y es
menor al valor de α=0.05, por lo que se rechaza la hipótesis nula, es decir existe
suficiente evidencia estadística para determinar que las variables no son
independientes.
PROCEDIMIENTOS DE LA INVESTIGACIÓN
En el presente proyecto de tesis se sigue los siguientes puntos a considerar para
el diseño de mapa de procesos, se utilizaron herramientas de observación,
encuestas, entrevistas, diagramas de causa – efecto para tener un conocimiento
más profundo acerca del sistema académico del módulo de pagos de la Facultad
de Ciencias Administrativas de la Universidad de Guayaquil.
Adicionalmente, se realizó un análisis para obtener los conocimientos más claros
de las causas que provocan en la generación de orden de pago y legalización.
EL PROBLEMA
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El problema se ubica en la Facultad de Ciencias Administrativas de la
Universidad de Guayaquil, que consiste en que no cuenta con un sistema
automatizado de proceso de pago en la generación de orden de pago y
legalización de la misma.
Adicionalmente, estos procesos lo siguen realizando en forma manual,
ocasionando dificultades tanto el departamento Administrativos como a los
estudiantes de la Facultad.
89
INTERROGANTES DE LA INVESTIGACIÓN
Al levantar información en la Facultad de Ciencias Administrativas de la
Universidad de Guayaquil, se analizaron los datos recopilados y se observó que
el sistema académico del módulo de pagos provocan problemas y pérdida de
tiempo tanto al asistente administrativo como a los estudiantes.
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
En este proyecto de tesis, se define mejorar los procesos de pagos de la
Facultad de Ciencias Administrativas y de la Facultad de Ciencias Matemáticas y
Físicas de la Universidad de Guayaquil mediante diseños de mapas de
procesos mejorado, de aquella información levantada en la Facultad de Ciencias
Administrativas y tomando como referencia el mapa actual que tiene la Facultad
de Ciencias Matemáticas y Físicas en la carrera de Ingeniería en Sistemas
Computacionales.
JUSTIFICACIÓN O IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIÓN
Con el levantamiento de información efectuado en la Facultad de Ciencias
Administrativas de la Universidad de Guayaquil tiene como valedera justificación
que la Facultad de Ciencias Administrativas cuente con un sistema automatizado
para los procesos de generación de pagos y le galización.
Tener los procesos automatizados será de gran utilidad para los asistentes
administrativos como para los estudiantes de las Facultades de no perder tiempo
en las actividades a realizarse por ambas partes.
MARCO TEÓRICO
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
En Fundamentación Teórica se describen los conceptos que se observaron en el
levantamiento de información como: qué es un sistema, qué es un proceso, un
dato, etc., que nos será de gran ayuda para éste proyecto de tesis para
comprender y entender ciertas definiciones.
90
FUNDAMENTACIÓN LEGAL
Hoy en día tanto las Universidades Públicas como Privadas captan reglamentos
y disposiciones por entes superiores a la educación como los son: el Consejo de
Educación Superior, Senescyt, etc.
Estos artículos están aplicados tanto para la Universidad como para los
estudiantes, es decir que si un estudiante repite materias por segunda o tercera
vez, se generarán valores adicionales y no tendrá Gratuidad.
PREGUNTAS A CONTESTARSE
Las preguntas a contestarte se basan con el levantamiento de información
realizada en la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de
Guayaquil, que se busca obtener soluciones en los pasos innecesarios que se
realiza en los procesos de pagos.
Las cuales se realizarán la siguiente pregunta a contestarse:
¿Con el levantamiento de información en la Facultad de Ciencias Administrativas
de la Universidad de Guayaquil, se lograría optimizar los procesos del módulo de
pagos para poder mejorar la rapidez y eficiencia?
DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
Se entiende término como: desde – dónde, es decir desde donde se quiere
comenzar algo y hasta donde se quiere llegar con ese algo.
Refiriéndose a este proyecto de tesis, se empieza desde en el levantamiento de
información de los procesos de pagos en la Facultad de Ciencias Administrativas
de la Universidad de Guayaquil hasta llegar a una mejora de aquellos procesos
de pagos en la generación de orden de pago y legalización de la misma, con el
fin de automatizar los procesos largos y tediosos.
91
METODOLOGÍA
DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
TIPOS DE INVESTIGACIÓN
Para la solución de éste proceso se detallan los métodos que se han utilizado
en la recolección de información, las herramientas que se ha seleccionado para
el análisis, verificando las falencias del sistema, así como también la población
que se verá afectado en el estudio de nuestro problema.
DISEÑO METODOLÓGICO
El trabajo de investigación que se efectuó en la Facultad de Ciencias
Administrativas de la Universidad de Guayaquil consistirá en una investigación
cualitativa.
Se aplicó el método descriptivo y las técnicas de entrevistas y encuestas que se
realizó al personal administrativo, y estudiantes de la Facultad, a través
de preguntas formuladas acerca del sistema académico que utilizan
actualmente, referente al módulo de pago, convirtiéndose éste en un proyecto
factible debido a las siguientes características:
MODALIDAD DE LA INVESTIGACIÓN Investigación de campo: (Palella & Martin, 2010) dice que “La Investigación de
campo consiste en la recolección de datos directamente de la realidad donde
ocurren los hechos, sin manipular o controlar las variables” (Palella & Martin,
p.88).
La investigación busca obtener los conocimientos necesarios para poder realizar
un levantamiento de información, lo que permitió obtener una idea más clara
de los procesos que se deben de mejorar, involucrar entrevistas y encuestas que
fueron realizadas al personal administrativo, y estudiantes de la Facultad de
Ciencias Administrativas de la Universidad de Guayaquil, con el fin de lograr
obtener una investigación más clara y precisa a la problemática que se ha venido
presentando en dicha Facultad.
92
INVESTIGACIÓN BIBLIOGRÁFICA
(Palella y Martins, 2010) define la investigación como aquel “Se fundamenta en
la revisión sistemática, rigurosa y profunda del material documental de cualquier
clase. Se procura el análisis de los fenómenos o el establecimiento de la relación
entre dos o más variables” (Palella y Martins, p.87).
Se utilizó esta modalidad de la investigación porque
permitió obtener información oportuna sobre la situación actual de los procesos
administrativos dentro de la Facultad de Ciencias Administrativas de la
Universidad de Guayaquil.
TIPOS DE INVESTIGACIÓN
Éste trabajo de tesis que realizaremos, se describe como un tipo
de investigación factible, porque por medio del levantamiento de información se
lograron observar las falencias en la generación de la orden de pago y
legalización de la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de
Guayaquil.
Utilizando como herramienta la observación para elaborar la mejora del mapa de
procesos de pagos, que nos permitirá alcanzar los resultados
correspondientes para la solución.
Según el autor (Ramos, 2000) define como un proyecto factible “En la
elaboración de una propuesta de un modelo operativo viable o una solución
posible a un problema de tipo práctico, para satisfacer necesidades de
una institución o grupo social” (Ramos, p. 224).
En el levantamiento de información que se efectúo en la Facultad de Ciencias
Administrativas de la Universidad de Guayaquil, fue mediante preguntas los
cuales ayudaron obtener una visión más amplia en los procesos de módulo de
pagos.
93
Los tipos de investigación que se realizaron fueron: Exploratorio, Descriptivo y
Explicativo-Propósito.
EXPLORATORIO
(Baptista, 2006) dice que investigación exploratorio
Es aquel que está dirigida a tener un conocimiento general o
aproximativo de la realidad. Comúnmente, se emplea este tipo
de investigación en el inicio de cualquier proceso científico, cuando
se quiere explorar algún tópico que ha sido tratado escasamente,
por no tener mucha información sobre el o porque no se dispone de
medios para llegar a mayor profundidad. (Baptista, p. 210)
Dentro de la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de
Guayaquil se efectuó una investigación exploratoria mediante entrevistas al
personal del departamento administrativo con el fin de poder indagar las
falencias encontradas en el sistema académico.
DESCRIPTIVO
(Baray 2006) “La investigación descriptiva consiste en llegar a conocer las
situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de la descripción
exacta de las actividades, objetos, procesos y personas” Baray (p.85).
Por medio de esta investigación se pudo obtener profundos conocimientos, como
el manejo que se realiza dentro del departamento administrativo en los
procesos internos del módulo de pagos.
EXPLICATIVO-PROPOSITIVO
(Cervo y Bervian, 1989) “La investigación explicativa intenta dar cuenta de un
aspecto de la realidad, explicando su significatividad dentro de una teoría de
referencia, a la luz de leyes que dan cuenta de hechos o fenómenos que se
producen en determinadas condiciones” (Cervo y Bervian, p. 45).
94
Lograr obtener una óptima gestión en cuanto a los manejos de la orden de pago
y la unificación total ya que actualmente presenta falencias en varios de los
procesos que compone éste módulo de pagos.
POBLACIÓN Y MUESTRA La población seleccionada para éste proyecto de tesis está compuesta por
asistentes administrativos, y estudiantes de la Facultad de Ciencias
Administrativas de la Universidad de Guayaquil, y tomando como referencia a los
alumnos de la carrera de Ingeniería en sistemas de la Facultad de Ciencias
Matemáticas y Físicas, para logar obtener una muestra de estudiantes entre
ambas Facultades. Teniendo en cuenta que dicho levantamiento de información
solo fue realizada en la Facultad de Ciencias Administrativas.
ENTREVISTAS
Según la (guía de tesis, 2014)
Son herramientas que se utilizan para producir información o datos.
Se los emplea para obtener resultados. Para seleccionar una técnica
para la recolección de datos o de información que requiere una
investigación, esta, le determina el o los instrumentos que se deben
de utilizar. (Guía de tesis, p.13)
95
OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES
Cuadro # 5
Operacionalización de Variables
Elaborado Por: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Facultad de Ciencias Administrativas
Variables Dimensiones Indicadores Técnicas
V.I
Levantamiento de información de la
Facultad de Ciencias
Administrativas de la Universidad de
Guayaquil
Departamento Administrativos
Alumnos
Provoca pérdida
de tiempo en ejecutar los procesos de
pagos, durante la generación y
legalización de la misma
Entrevistas a los asistentes administrativos Encuestas a los estudiantes
V.D
Propuesta para el proceso del
módulo de pago para la
generación y legalización de
orden de pago en la Facultad de
Ciencias Administrativas y
Facultad de Ciencias
Matemáticas y Físicas de la
Universidad de Guayaquil
Procesos Automatizados en los procesos de pagos en la generación de orden de pago y Legalización de la
misma
Menor pérdida tiempo
Mejor atención
Bibliografías basada en los
procesos
Aplicando las leyes del Consejo
de Educación Superior a la
orden de pago
96
CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA
El presente proyecto de tesis tiene validez en la propuesta de mejora en los
procesos de generación de orden y legalización de la misma, tanto para la
Facultad de Ciencias Administrativas como para la Facultad de Ciencias
Matemáticas y Físicas de la Universidad de Guayaquil.
Gracias a la Coordinación que se pudo realizar con los asistentes administrativos
de la Facultad de Ciencias Administrativas y la colaboración de las entrevistas
realizadas, se pudo investigar la problemática que está ocurriendo en los
procesos del módulos de pagos que tiene dicha Institución, validando y
justificando con transparencia dicha propuesta. (Anexo 1)
El resultado buscado por las encuestas realizadas a los estudiantes de la
Facultad de Ciencias Administrativas como la Facultad de Ciencias Matemáticas
y Físicas, se pudo aclarar que hace falta que los procesos de pagos de las
Facultades estén automatizados.
También que permitan obtener un mayor desenvolvimiento los asistentes
administrativos, como la buena atención en los estudiantes, donde el beneficio
será mutuo tanto para secretaría como para los estudiantes, la calidad del
servicio de las Facultades y estudiantes se sentirán bien y confiados.
RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
Son muchas las herramientas que se pueden manejar en un
proceso investigativo, y que aportan con conocimientos sólidos y precisos en el
momento de analizar la información.
En éste proyecto de tesis se centrará en las siguientes herramientas que sirvió
de gran ayuda para realizar el análisis durante el levantamiento, aplicando
técnicas de:
La Observación
Aspectos y Conductas a Observar
97
La Entrevista
Las Encuestas
Diagramas de Causa – efecto
Y finalmente utilizando la metodología de BPM
La Facultad de Ciencias Administrativas y la Facultad de Ciencias Matemáticas y
Físicas de la Universidad de Guayaquil presentan problemas en el módulo de
pagos al momento de la generación y legalización de la misma, por no contar
con un sistema automatizado que permita restar aquellos pasos innecesarios
que realiza el alumno para que se encuentre matriculado.
La propuesta que se realizará en el módulo de pagos es mejorar aquellos
procesos tediosos que realiza el asistente administrativo para generar o legalizar
la orden de pago.
El análisis que se utilizará para permitir diseñar el mapa de proceso actual
mejorado consiste en optimizar los procesos largos, ayudando a los asistentes
administrativos de éstas Facultades a dar una atención inmediata y eficaz.
Adicionalmente se utilizará la metodología BPM que será de gran ayuda para
los diseños de los mapas de procesos del módulo de pagos.
También se ha realizado entrevistas a los asistentes administrativos sobre el
sistema actual que tiene la Facultad de Ciencias Administrativas, cuáles son las
falencias y problemas que tiene el módulo de pagos, así como la pérdida de
tiempo al momento de matricular y generar la orden de pago del estudiante.
Luego de esto, se han realizado encuestas a los estudiantes de la Facultad de
Ciencias Administrativas como la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas en
la Carrera de Ingeniería en sistemas, con el fin de poder tener un panorama más
claro de los problemas que ha venido presentando los estudiantes como el
departamento de secretaría.
Para realizar la recolección de datos se utilizarán diversas herramientas que se
podrá aplicar en un proceso de investigativo, cuyos medios y recursos permiten
98
recolectar, analizar y transmitir todo tipo de información con respecto a
la investigación y así mismo la solución del problema que se plantee, con el
fin de lograr conocimientos al momento de la entrevista y poder obtener hasta el
mínimo de los detalles las necesidades que tiene los asistentes administrativos y
alumnos de la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de
Guayaquil.
Una vez realizado el levantamiento de información en la Facultad de Ciencias
Administrativas de la Universidad de Guayaquil, y tomando como referencia el
mapa de proceso actual de la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas que
fue información proporcionada por la carrera de Ingeniería en sistemas
Computacionales, se realiza un diagrama de Causas y Efectos donde se tendrá
una mejor visión acerca de lo está ocurriendo en dichas Facultades en los
módulos de pagos. (ANEXO 2).
Gráfico # 26
Diagrama de Ishikawa
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Facultad de Ciencias Administrativas
Personal Administrativo Estudiantes
Tiempo de esperas
inadecuadas
Sistema no automatizado
No existe comunicación con el sistema de Universidad de
Guayaquil
Orden de pago
siguiente día
Utilizar diferentes sistemas
Legalización manual
Ventanillas llenas para recibir la orden de pago
Regresar a ventanillas a legalizar
Regresar a escoger paralelo una vez cancelada la orden
de pago
Sistema Académico
Pagos
99
Éste diagrama evidencia que la Facultad de Ciencias Administrativas de la
Universidad de Guayaquil tiene serios problemas en los procesos de
matriculación, generación y legalización de orden de pago por no contar con un
sistema automatizado.
Los asistentes administrativos realizan los procesos en forma manual.
Por tal motivo, una vez realizado el levantamiento de información se realizó un
análisis a aquellos procesos tediosos, como la falta de comunicación entre los
sistemas. Utilizando el diagrama de Ishikawa que sirvió de gran ayuda para
verificar las causas de los diferentes procesos que se realizan en secretaría.
PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS
Después de la recolección de datos se realiza la respectiva tabulación lo cual
mostrara la situación actual del ámbito del estudio. Este proceso se realizó
manualmente reflejando como resultado la información y gráficos estadísticos
que se detallan en el siguiente cuadro:
Cuadro # 6
Tabulación de los datos
PREGUNTA OPCION FRECUENCIA PORCENTAJE
1) Edad 17 8 2,10%
18 60 15,90%
19 58 15,40%
20 51 13,50%
21 36 9,50%
22 28 7,40%
23 31 8,20%
24 31 8,20%
25 22 5,80%
26 22 5,80%
27 14 3,70%
28 8 2,10%
29 3 0,80%
30 2 0,50%
34 2 0,50%
35 1 0,30%
2) Sexo Masculino 207 54,90%
100
Femenino 170 45,10%
3) Facultad a la que pertenece Administración 202 53,60%
Matemáticas 175 46,40%
4) ¿Qué semestre está cursando?
1 93 24,70%
2 76 20,20%
3 46 12,20%
4 35 9,30%
5 29 7,70%
6 31 8,20%
7 37 9,80%
8 30 8%
5) ¿Año que ingresó a la Facultad?
2003 1 0,30%
2005 2 0,50%
2007 1 0,30%
2008 7 1,90%
2009 9 2,40%
2010 22 5,80%
2011 34 9%
2012 58 15,40%
2013 105 27,90%
2014 138 36,60%
6) Está automatizado en su Facultad el módulo de pago
SI 163 43,20%
NO 214 56,80%
7) ¿Está de acuerdo usted con regresar a la Facultad a
legalizar el pago que realizó en el banco?
Total_desacuerdo 161 42,70%
Parcial_desacuerdo 145 38,50%
No interesado 50 13,30%
Parcial_acuerdo 10 2,70%
Total_acuerdo 11 2,90%
8) ¿Está de acuerdo usted en realizar largas filas en la
Facultad para retirar la orden de pago?
Total_desacuerdo 152 40,30%
Parcial_desacuerdo 143 37,90%
No interesado 60 15,90%
Parcial_acuerdo 10 2,70%
Total_acuerdo 12 3,20%
9) ¿Está de acuerdo usted en que se debería de mejorar el actual proceso de pago en la
Facultad?
Total_desacuerdo 13 3,40%
Parcial_desacuerdo 23 6,10%
No interesado 72 19,10%
Parcial_acuerdo 91 24,10%
Total_acuerdo 178 47,20%
10) ¿Está de acuerdo usted con el sistema actual de pago
que tiene la Facultad?
Total_desacuerdo 145 38,50%
Parcial_desacuerdo 138 36,60%
No interesado 71 18,80%
Parcial_acuerdo 11 2,90%
Total_acuerdo 12 3,20%
101
11) ¿Considera usted en que el trámite de pago esté
automatizado e Integrado al Sistema Académico?
Total_desacuerdo 24 6,40%
Parcial_desacuerdo 12 3,20%
No interesado 31 8,20%
Parcial_acuerdo 112 29,70%
Total_acuerdo 198 52,50%
12) ¿Está de acuerdo usted en recibir un mensaje a su correo Institucional indicando que ya
está legalizado su Orden de pago?
Total_desacuerdo 37 9,80%
Parcial_desacuerdo 20 5,30%
No interesado 62 16,40%
Parcial_acuerdo 115 30,50%
Total_acuerdo 143 37,90%
13) ¿Está de acuerdo usted en que al momento de
matricularse se genere la orden de pago
automáticamente?
Total_desacuerdo 38 10,10%
Parcial_desacuerdo 26 6,90%
No interesado 31 8,20%
Parcial_acuerdo 123 32,60%
Total_acuerdo 159 42,20%
14) ¿Está de acuerdo usted que la legalización de la orden
de pago sea automática?
Total_desacuerdo 2 0,50%
Parcial_desacuerdo 3 0,80%
No interesado 43 11,40%
Parcial_acuerdo 64 17%
Total_acuerdo 265 70,30%
15) ¿Está de acuerdo Ud. que se debería de mejorar el actual
proceso de pago?
Total_desacuerdo 0 0%
Parcial_desacuerdo 3 0,80%
No interesado 36 9,50%
Parcial_acuerdo 71 18,80%
Total_acuerdo 267 70,80%
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Tabulación de los datos obtenido mediante encuestas a los alumnos de las
Facultades de Ciencias Administrativas y Ciencias Matemáticas y Físicas de la Universidad de Guayaquil
102
CRITERIOS DE VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA
Previo al análisis del proceso y describiendo la situación actual se realizó un
mapeo a los procesos mediante la metodología BPM que identificaron los
actores, las actividades que realizan así como el flujo de trabajo.
Ésta metodología propone una estrategia de mejorar los procesos que se
realizan para llegar a la satisfacción del personal administrativo como el
estudiante, así como la optimización y rediseño de los procesos que ya existen
pero son muy largos para los procesos de módulo de pagos.
La validez de la propuesta a presentar en las mejora del módulo de pagos en la
Facultad de Ciencias Administrativas y Facultad de Ciencias Matemáticas y
Físicas de la Universidad de Guayaquil, tiene como propósito reducir el tiempo
de espera por parte de los alumnos y procesos largos por parte del asistente
administrativo.
Durante el levantamiento de información se pudieron observar las falencias que
tiene el sistema académico del módulo de pagos por no contar con un sistema
automatizado, que permita al asistente administrativo realizar aquellos procesos
de una manera rápida y eficaz.
También gracias a los asistentes administrativos de la Facultad de Ciencias
Administrativas que se logró concretar el levantamiento de información con las
entrevistas realizadas, donde se pudo estudiar mejor la problemática que tiene
dicha Institución. Con esto se logrará obtener un sistema automatizado que
permita realizar aquellos procesos de una manera rápida, eficaz y oportuna,
brindando un buen servicio de calidad para los estudiantes y solucionar los
problemas tediosos que se presenta en secretaría.
103
PROCESO DE PAGOS
PROCESO ACTUAL: Manual e interacción entre estudiante y personal administrativo.
ESTUDIANTE:
- Se acerca a ventanilla para obtener una matrícula.
- Solicitud de matrícula, Ficha de actualización de datos.
PERSONAL ADMINISTRATIVO:
- Recepta los documentos del estudiante.
- Registra la matrícula en el sistema (materias, actualiza datos).
- Generación de la orden de pago. (ANEXO 1 y 2)
Los Asistentes Administrativos realizan la generación de orden de pago
en otro sistema académico más no en el sistema de la Facultad.
ESTUDIANTE:
- Recibe la orden de pago dentro de dos días o en el mismo día.
(ANEXO 5)
Muchas veces sucede que las órdenes de pagos se demoran en ser
emitidas por largas colas que existe en la Facultad durante la época de
matriculación.
- El estudiante una vez obtenida la orden de pago, procede a acercarse al
Banco a realizar el pago si existe algún valor.
- Nuevamente el estudiante regresa a ventanilla a legalizar su pago y
solicitar paralelo, porque aún no está matriculado. (ANEXO 3 y 4)
PERSONAL ADMINISTRATIVO
- Legalización de orden de pago.
- Procede a la asignación de paralelo.
104
Como se observó al momento del levantamiento de información que el personal
administrativo realiza los procesos de legalización de orden de pago en forma
manual, así mismo como la generación de orden de pago.
Por tal motivo el estudiante regresa a la Facultad, esto sucede al no existir un
proceso automatizado.
Existe en el proceso actual de la Facultad de Ciencias Administrativas de la
Universidad de Guayaquil interacción entre el estudiante con el asistente
administrativo, más no el estudiante con el sistema académico en la generación
de orden de pago y legalización de la misma.
Gráfico # 27
Proceso de Pagos Actual de Facultad de Ciencias Administrativas
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin
Fuente: Facultad de Ciencias Administrativas
105
Como se observa en el gráfico los asistentes administrativos de la Facultad de
Ciencias Administrativas de la Universidad de Guayaquil realizan aquellos
procesos de matriculación, notas, pagos etc. en forma manual, al no existir un
sistema automatizado.
Gráfico # 28
Proceso de Pagos Actual de Facultad de Ciencias Administrativas
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin
Fuente: Facultad de Ciencias Administrativas
Además ocurre éste problema porque en el proceso de pagos utilizan diferentes
sistemas al momento de generar la orden de pago, y legalización de la misma.
106
PROCESO DE MEJORA DEL MÓDULO DE PAGOS DE LA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CIENCIAS
MATEMÁTICAS Y FÍSICAS DE LA UNIVERSIDAD DE
GUAYAQUIL
El proceso de mejora a realizar consiste que los estudiantes tengan interacción
con el sistema, y no verse la necesidad de regresar a la Facultad a retirar la
orden de pago o legalizar la misma para constar como matriculados.
En el proceso actual que tiene la Facultad de Ciencias Administrativas como la
Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas, consiste que los alumnos tienen
que realizar largas filas para retirar la orden de pago, así también para la
legalización de la misma.
Adicionalmente, el estudiante tendrá que esperar que la orden de pago ya sea
emitida para poder retirar y realizar su pago si existiese algún valor, caso
contrario tendrá que realizar nuevamente fila en secretaría para legalizar aquella
orden de pago y estar ya matriculado.
El propósito de estos procesos consiste en que sus registros se realicen de
forma automática y no de manera manual, que el estudiante interactúe con el
sistema académico, y no con el personal administrativo.
ESTUDIANTE
- Solicita turno en el sistema
- Se le asigna el turno en forma automática, si es un estudiante con las
mejoras notas académicas será unos de los primeros en matricularse.
- Selección de materia con paralelo
- Impresión de la orden de pago.
107
SISTEMA
- El sistema académico del módulo de pago permitirá al estudiante imprimir
aquella orden de pago al momento que el estudiante actualice sus datos
y se matricule en el sistema.
Si al estudiante se le generó valor a pagar tendrá que acercarse al banco a
cancelar aquel pago, y en el prototipo del sistema académico del módulo de
pagos automáticamente legaliza aquella orden dentro de 24 Horas y envía un
mensaje de confirmación al estudiante que se encuentra matriculado por medio
del correo Institucional.
108
Gráfico # 29
Diagrama de Proceso de mejora del módulo de pagos para la Facultad de
Ciencias Administrativas y Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas de
la Universidad de Guayaquil
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Grace Gutiérrez Pin
109
Gráfico # 30
Proceso de Mejora de Generación de Orden de Pago
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Grace Gutiérrez Pin
110
Cuadro # 7
Generación de orden de pago
ACTIVIDAD OBSERVACIÓN
USUARIO LOGIN
El estudiante para matricularse debe estar conectado. Tener un usuario y contraseña que fue previamente asignado por el administrador.
ACTUALIZAR DATOS
Corresponde al módulo de matrícula y persona. Donde se verifica si el estudiante es profesional o por primera vez
REGISTRAR MATERIAS
Pertenece al módulo de matriculación, donde el estudiante realiza el ingreso de materias y de acuerdo a eso se generará la orden de pago en cero o con valores a pagar
LEGALIZAR
El estudiante no tendrá que acercarse a la Facultad a legalizar dicha orden de pago. El asistente administrativo se encargará de validar el estado del estudiante.
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Grace Gutiérrez Pin
En éste proceso de generación de orden de pago, el administrador se encarga
de crear los turnos del estudiante se le asigna el turno automáticamente a
aquellos estudiantes que tienen las mejores calificaciones. (ANEXO 3)
Los turnos son generados:
Para aquellos alumnos que estén por terminar la malla y tengan un
faltante de menor o igual a 4 materias, a este caso de estudiantes
se generara turno Automático.
En base al cronograma de actividades para el periodo ordinario.
Debemos de tener en cuenta que se les generará turno manual a
aquellos estudiantes de abandonaron sus estudios por calamidad
111
doméstica, enfermedad, etc. Y regresan nuevamente a la Facultad
para solicitar el turno.
El estudiante se registra en el sistema académico, de acuerdo a los reglamentos
dispuesto por la Unidad Académica y en los tiempos establecidos.
Una vez asignado el turno con fecha de matriculación, el estudiante procede a
matricularse.
De acuerdo al régimen de estudio se verificará si el estudiante es por primera
vez, ingresará los datos del colegio donde realizó sus estudios con el fin que el
estudiante pueda acogerse a la gratuidad, y si el estudiante es profesional es
decir va para su segunda carrera no tendrá gratuidad, se le generará la orden de
pago de acuerdo a la tabla de valores de la Universidad de Guayaquil (Gráfico
#2, página 24).
Si en la orden de pago se generó algún valor a pagar o no, el estudiante ya no
tendría que regresar a la Ventanillas a legalizar la orden de pago.
Dicha orden se legaliza en forma automática.
112
Gráfico # 31
Proceso de mejora de legalización de orden de pago
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin
Fuente: Grace Gutiérrez Pin
El departamento de secretaria tendrá una pantalla de MANTENIMIETO DE
ESTADO ESTUDIANTE de legalización de órdenes de pagos.
Donde se pasa de un estado a otro, tenemos tres tipos:
Deuda pendiente: En la orden de pago, los estudiantes en el
período de matriculación tendrán la opción de poder anular el
semestre o las materias, inclusiones en un periodo de 30 días.
Con un plazo determinado por el centro de cómputo para el debido
pago de la orden de pago.
113
Anulación: El asistente administrativo podrá realizar el cambio
manual, dependiendo de lo que vaya a realizar el estudiante, esto
de acuerdo a la constitución y leyes para las Universidades
Públicas.
Gratuidad: Para aquellos estudiante que aún gozan de la
gratuidad o son estudiante regulares, donde el asistente
administrativo realiza el cambio de estado en forma manual.
Cuadro # 8
Legalización de orden de pago
ACTIVIDAD OBSERVACIÓN
USUARIO LOGIN
- El asistente administrativo tendrá un Usuario y contraseña.
- Rol asignado, para poder realizar el cambio de estado en la legalización.
VERIFICAR LAS ÓRDENES DE
PAGOS
El asistente administrativo, se encargará de verificar aquellas órdenes canceladas – no canceladas y pasar de un estado a otro (validar)
CAMBIO DE ESTADO
ESTUDIANTE
El asistente administrativo pasa de orden de pago de deuda pendiente a validar o anular.
LEGALIZAR
El estudiante no tendrá que acercarse a la Facultad a legalizar dicha orden de pago. El asistente administrativo se encargará de validar el estado del estudiante.
ENVIAR CORREOS MASIVOS
Para aquellos estudiantes que aún no han cancelado.
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin
Fuente: Grace Gutiérrez Pin
114
Gráfico # 32
Propuesta de emisión de orden de pago
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin
Fuente: Grace Gutiérrez Pin
115
Cuadro # 9
Emitir orden de pago
ACTIVIDAD OBSERVACIÓN
USUARIO LOGIN
- El asistente administrativo tiene que estar como:
- Usuario conectado. Y tener el Rol asignado para emisión de orden de pago
VERIFICAR REGISTRO Y MATRICULACIÓN
Con los datos ingresados del estudiante, se verificará en el cuadro de valores. Para la emisión de orden de pago.
REGISTRAR DATOS
Llenar los datos del estudiante que van a realizar cursos o posgrados de varios filtros para ubicar dicha orden
INGRESAR
DOCUMENTO
El asistente administrativo ingresará el documento firmado por el decano si existe algún descuento para aquellos profesores o estudiantes que vayan a realizar un posgrado.
ENVIAR CORREO
Se encarga de enviar aquella orden de pago por correo Institucional.
LEGALIZAR El estudiante no tendrá que acercarse a la Facultad a legalizar dicha orden de pago. El asistente administrativo se encargará de validar el estado del estudiante.
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Grace Gutiérrez Pin
116
Gráfico # 33
Reporte de órdenes de pago
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Grace Gutiérrez Pin
Observamos la Pantalla de Reportes de las Órdenes de Pagos, por Facultad,
Carreras, Institutos de Postgrados, Cursos y Ciclos.
Dicha proceso es para el perfil del asistente administrativo donde se verifica
todas aquellas órdenes de pagos canceladas por los estudiantes.
117
Gráfico # 34
Proceso de mejora de historial de orden de pago
Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Grace Gutiérrez Pin
Éste proceso de mejora consiste cuando el estudiante desean informarse de
historial de órdenes de pago y facturas, donde el asistente administrativo lo
puede visualizar e imprimir en PDF.
118
CAPÍTULO IV
MARCO ADMINISTRATIVO
CRONOGRAMA
Para la elaboración del presente proyecto de tesis se basa en la utilización del
diagrama de GANTT para que establezca las diferentes actividades que se ha
venido realizando.
Gráfico # 35
Cronograma del Proyecto
Elaborado por: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Grace Gutiérrez Pin
119
PRESUPUESTO
Para la elaboración de éste proyecto de tesis se basó en la mejor manera de
reducir gastos innecesarios:
Cuadro # 10
Detalle de ingresos
INGRESOS
Financiamiento Propio $350
Total $350
Elaborado por: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Grace Gutiérrez Pin
Cuadro # 11
Detalle de egresos
EGRESOS
Suministros de oficina $100
Impresiones $85
Encuadernado y Empastado $260
Transporte $350
Recursos Humanos $60
Total $855
Elaborado por: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Grace Gutiérrez Pin
120
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES Y RESULTADOS
CONCLUSIONES
Después de haber realizado un análisis a los problemas en la Facultad de
Ciencias Administrativas como la Carrera de Ingeniería en Sistemas
Computacionales de la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas de la
Universidad de Guayaquil, y proponer sus mejoras en el sistema del módulo de
pagos, como conclusiones a éste trabajo de tesis, se puede decir:
Se diseñó un mapa de procesos mejorado para que pueda cumplir con
las expectativas del estudiante y del personal administrativo tanto de la
Facultad de Ciencias Administrativas como la Carrera de Ingeniería en
Sistemas Computacionales de la Universidad de Guayaquil.
Se obtuvo la información de los procesos del módulo de pagos en la
Facultad de Ciencias Administrativas, con el fin de mejorar el proceso de
pagos.
Se identificaron las falencias en el sistema académico en la parte del
módulo de pagos a través de herramientas de recolección de
información.
Se logró optimizar el tiempo empleado en el módulo de pago tanto al
estudiante como personal administrativo.
Se observó doble actividad que realiza el personal administrativo en el
sistema académico durante el levantamiento de información de los
procesos actuales, aumentando así el consumo de tiempo.
121
RECOMENDACIONES
En las recomendaciones se detallan los siguientes puntos:
Se recomienda que si se realizan nuevos levantamiento de información
en cualquier Facultad de la Universidad de Guayaquil ésta, se la realice
en el momento justo que los estudiantes se estén matriculando y el
personal administrativo esté utilizando el sistema, para así poder
observar las falencias del proceso en tiempo real.
Se aconseja que éste trabajo de tesis pueda ser continuado con la debida
implementación para demostrar en forma física las bondades de ésta
investigación.
Se recomienda que la Universidad de Guayaquil tenga convenios con
más entidades Bancarias que recolecten el dinero de la matriculación de
los estudiantes.
Se sugiere que éste estudio se extienda a otras Facultades de la
Universidad de Guayaquil debido a que éstas se encuentran en la misma
situación conflictiva en cuanto al módulo de pagos.
Realizar la unificación de todo el sistema académico, para así lograr que
el personal administrativo no realice aquellos procesos manuales
innecesarios.
Y se recomienda que al momento de imprimir la orden de pago se refleje
las materias y cursos, con el fin que el estudiante esté seguro de su
matrícula.
122
RESULTADOS
Con el levantamiento de información de los procesos de pagos que se realizó en
la Facultad de Ciencias Administrativas y tomando como referencia el mapa de
proceso actual de la Carrera de Ingeniería en Sistemas Computaciones de la
Universidad de Guayaquil.
Se logró automatizar aquellos procesos críticos que realiza el personal
administrativo como el estudiante al momento de la generación de orden de
pago, donde involucraba tiempo de espera.
Dicha automatización en los procesos de módulo de pago, da como resultado
que tanto el estudiante como el personal administrativo no tendrá que esperar
demasiado tiempo para obtener los resultados esperados.
123
BIBLIOGRAFÍA
CITAS BIBLIOGRAFICAS
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PÁGINAS WEB
Codelive, (n.d). Modelación Dinámica de Sistemas de Información, de
http://modelaciondinamicainf.blogspot.com/p/que-es-un-sistema.html
126
ANEXOS
ANEXO 1
127
ANEXO 2
128
ANEXO 3
129
ANEXO 4
130
ANEXO 5
131
ANEXO 6
ENTREVISTAS
ÁREA: SECRETARÍA GENERAL
PERSONA: PERSONAL ADMISTRATIVO
Como hemos indicado en la Facultad de Ciencias Administrativas de la
Universidad de Guayaquil ejercen las mismas actividades.
1. ¿Qué cargo tiene?
Digitador hace más de 7 años
2. ¿Qué área es?
Secretaría de toda la Facultad de Ciencias Administrativas.
3. ¿Qué sistema utiliza?
Utilizan dos sistemas diferentes:
Sistema de la Facultad (SYSFCA) para los procesos académicos.
Sistema de la Universidad (SIMUG) para la generación de orden de pago y para
los de primer nivel el Sistema Integrador Universidad de Guayaquil (SIUG)
4. ¿Qué actividades realiza?
Reportes de matrícula
Calificaciones
Listado de alumnos
Exámenes
Matriculación
Generación y legalización de orden de pago
Solicitudes
132
5. ¿El Sistema Académico es automatizado?
No, para la generación de orden de pago lo gestiona en el sistema de la
Universidad de Guayaquil y para legalización en el sistema de la Facultad
que lo realizan el personal administrativo.
6. ¿Qué tareas realizan?
Ejecutar los procesos de matriculación de los estudiantes cada inicio de
nuevo ciclo, donde aquellos procesos se lo realizan en forma manual.
Se ingresan la información en dos sistemas diferentes que muchas veces
no resulta tan eficiente ya que muestra problemas en la matriculación
como al momento de generar la orden de pago, luego de emitir orden de
pago el estudiante tiene que ir a cancelar y luego legalizar para escoger
el paralelo. Esto no asegura que el estudiante pueda encontrar algún
cupo para obtener un curso
133
ANEXO 7
134
ANEXO 8
135
ANEXO 9
136
ANEXO 10
137
ANEXO 11
138
ANEXO 12
139
ANEXO 13
140
ANEXO 14
141
ANEXO 15
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