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UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA
UNIDAD ACADÉMICA DE ADMINISTRACIÓN
CARRERA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
ANÁLISIS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN LA
EMPRESA FRENO REPUESTO – VENTAJAS Y DESVENTAJAS FRENTE A LA FACTURACIÓN
FÍSICA EN EL AÑO 2017
TRABAJO DE GRADUACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE:
INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
NOMBRE DEL ESTUDIANTE: SEGUNDO HERNÁN LLIHUICOTA MALDONADO
Director: ING. GEOVANNY PESÁNTEZ MOLINA. MGS
Año 2017
ii
DECLARACIÓN
Yo, Segundo Hernán Llihuicota Maldonado, declaro bajo juramento que el trabajo aquí
descrito es de mi autoría; que no ha sido previamente presentado para ningún grado o
calificación profesional; y, que he consultado las referencias bibliográficas que se
incluyen en este documento.
_________________________________________
Segundo Hernán Llihuicota Maldonado
iii
CERTIFICACIÓN
Certifico que el presente trabajo fue desarrollado por Segundo Hernán Llihuicota
Maldonado, bajo mi supervisión.
_____________________________
Ing. Geovanny Pesántez Molina, Mgs.
DIRECTOR
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA
iv
DEDICATORIA
Hoy, después del esfuerzo y dedicación que representa este proyecto para mí,
puedo sentirme orgulloso de haber logrado cada uno de los objetivos que he
planificado durante todo este tiempo, deseo dedicarlo:
A Dios, porque gracias a la bendición de él pude realizar este trabajo y es mi
fuerza para seguir adelante.
A mis padres y a mis hermanos que son personas que me han ofrecido el amor
y la calidez de la familia a la cual amo.
Y en especial a mi esposa y mis hijos, porque son la razón principal por la que
he llegado hasta aquí; para que hoy sienta que todo el sacrificio valió la pena.
A los amigos verdaderos que hoy y siempre estarán ahí en los momentos de
alegría y tristeza.
v
AGRADECIMIENTOS
Mi agradecimiento sincero a Dios por ser el motor que mueve mi vida y la razón
por la que vivo cada día
A mis padres y mi esposa por el apoyo y la bendición que he recibido y por los
cuales he cumplido uno de mis grandes sueños.
Agradecimiento a la Universidad y profesores, ya que con su dirección,
conocimiento y dedicación lograron que este trabajo forme parte fundamental de mi
formación académica y profesional.
Gratitud a mis amigos y familia quienes compartieron los momentos de felicidad
y esfuerzo a lo largo de este lapso de tiempo.
Y todos quienes de alguna forma dejaron que este sueño se haga realidad
porque estuvieron conmigo.
Mil gracias!!!
vi
INDICE DE CONTENIDO DECLARACIÓN ......................................................................................................... ii
CERTIFICACIÓN ...................................................................................................... iii
DEDICATORIA ......................................................................................................... iv
AGRADECIMIENTOS ................................................................................................ v
INDICE DE CONTENIDO.......................................................................................... vi
LISTA DE FIGURAS ................................................................................................. ix
LISTA DE TABLAS .................................................................................................... x
LISTA DE CUADROS ............................................................................................... xi
LISTA DE ANEXOS ................................................................................................. xii
RESUMEN ............................................................................................................... xiii
ABSTRACT ............................................................................................................. xiv
CAPITULO I. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .............................................. - 1 -
1.1. ANTECEDENTES DEL CASO A INVESTIGAR ..............................................- 1 -
1.2. PROBLEMÁTICA ............................................................................................- 2 -
1.3. PREGUNTAS DE INVESTIGACIÓN ...............................................................- 2 -
1.3.1. Pregunta general ...........................................................................- 2 -
1.3.2. Preguntas específicas ...................................................................- 2 -
1.4. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN ............................................................- 3 -
1.4.1. Objetivo General ...........................................................................- 3 -
1.4.2. Objetivos Específicos ....................................................................- 3 -
1.5. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN .....................................................- 3 -
CAPITULO II. MARCO TEÓRICO ......................................................................... - 5 -
2.1. BASE LEGAL ..................................................................................................- 5 -
2.1.1. Reglamento de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios .............................................................................................- 5 -
2.1.2. Resoluciones vigentes de la administración tributaria....................- 5 -
2.1.3. Ley de Comercio Electrónico, firmas y mensaje de datos ............ - 16 -
2.2. COMPROBANTES DE VENTA ..................................................................... - 16 -
2.2.1. Facturas ...................................................................................... - 17 -
2.2.2. Documentos complementarios .................................................... - 17 -
2.2.3. Notas de crédito .......................................................................... - 17 -
2.2.4. Notas de débito ........................................................................... - 18 -
2.2.5. Comprobantes de retención ........................................................ - 18 -
2.3. FACTURA ELECTRÓNICA ........................................................................... - 18 -
2.4. FACTURA FÍSICA ......................................................................................... - 20 -
2.5. REQUISITOS PARA LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA ........................... - 20 -
vii
2.6. FIRMA ELECTRÓNICA. ................................................................................ - 20 -
2.7. EFECTOS DE LA FIRMA ELECTRÓNICA. ................................................... - 21 -
2.8. REQUISITOS DE LA FIRMA ELECTRÓNICA. .............................................. - 21 -
2.9. DONDE PUEDO ADQUIRIR LA FIRMA ELECTRÓNICA .............................. - 21 -
2.10. ¿CÓMO SOLICITO AUTORIZACIÓN AL SRI PARA EMITIR COMPROBANTES ELECTRÓNICOS? ................................................................ - 21 -
2.10.1. Ambiente de pruebas o certificación .......................................... - 22 -
2.10.2. Ambiente de producción ............................................................ - 22 -
2.11. LA FIRMA ELECTRÓNICA EN UN MENSAJE DE DATOS. ........................ - 22 -
2.12. OBLIGACIONES DEL TITULAR DE LA FIRMA ELECTRÓNICA. ............... - 22 -
2.13. DURACIÓN DE LA FIRMA ELECTRÓNICA. ............................................... - 23 -
2.14. EXTINCIÓN DE LA FIRMA ELECTRÓNICA. .............................................. - 23 -
2.15. PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA. ....................................... - 23 -
2.16. QUE ES EL RIDE ........................................................................................ - 24 -
2.17. EN QUE CASOS SE EMITE EL RIDE ......................................................... - 25 -
2.18. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN LATINOAMÉRICA ............................ - 25 -
CAPITULO III. MARCO DE REFERENCIA ..........................................................- 27 -
3.1. MISIÓN ......................................................................................................... - 27 -
3.2. VISIÓN .......................................................................................................... - 27 -
3.3. OBJETIVOS DE LA EMPRESA .................................................................... - 27 -
3.4. POLITICA DE CALIDAD ............................................................................... - 28 -
3.5. VALORES CORPORATIVOS ........................................................................ - 28 -
3.6. ORGANIGRAMA ........................................................................................... - 29 -
3.7. POLITICAS DE CREDITO ............................................................................ - 29 -
3.8. PROCESO DE FACTURACIÓN .................................................................... - 30 -
Fig. 5 Proceso de facturación en Freno Repuesto ............................................... - 30 -
CAPITULO IV. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ..................................- 31 -
4.1. TIPO Y DISEÑO DE INVESTIGACIÓN ......................................................... - 31 -
4.2. UNIDAD DE ANÁLISIS ................................................................................. - 31 -
4.3. POBLACIÓN ................................................................................................. - 31 -
4.4. ESTRATEGIA DE APLICACIÓN ................................................................... - 32 -
4.4.1. Cuestionarios .............................................................................. - 32 -
4.4.2. Criterio del personal con respecto a las ventajas, desventajas y costos en el proceso de implementación de facturación electrónica .............. - 32 -
4.4.3. Entrevista al contador general de freno repuesto ........................ - 39 -
CAPITULO V. RESULTADOS ..............................................................................- 42 -
5.1. IDENTIFICACIÓN DE VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA VS LA FACTURACIÓN FISICA. ................................................. - 42 -
viii
5.2. CUADRO COMPARATIVO DE COSTOS Y TIEMPOS INCURRIDOS EN LA FACTURACION ELECTRONICA VS LA FACTURACION FISICA ....................... - 42 -
5.3. ETAPAS DE IMPLEMENTACION DE SISTEMA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN LA EMPRESA FRENO REPUESTO ................................... - 47 -
5.3.1. Evaluar la situación actual antes de la implementación de comprobantes electrónicos. ........................................................................... - 47 -
5.3.2. Formar un equipo de trabajo. ...................................................... - 47 -
5.3.3. Análisis e impacto de los procesos y organización. ..................... - 48 -
5.3.4. Plan de comunicación. ................................................................ - 50 -
5.3.5. Selección de tecnologías de información. .................................... - 50 -
5.3.6. Implantación tecnológica. ............................................................ - 51 -
5.3.7. Obtención del certificado token. .................................................. - 51 -
5.3.8. Utilización del nuevo modelo. ...................................................... - 51 -
CAPITULO VI. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES................................- 52 -
6.1. CONCLUSIONES ......................................................................................... - 52 -
6.2. RECOMENDACIONES ................................................................................. - 53 -
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................... - 54 -
ix
LISTA DE FIGURAS
Fig. 1 Factura electrónica .....................................................................................- 19 -
Fig. 2 Proceso de facturación electrónica.............................................................- 24 -
Fig. 3 Imagen corporativa de Freno Repuesto .....................................................- 27 -
Fig. 4 Organigrama estructural de Freno Repuesto .............................................- 29 -
Fig. 5 Proceso de facturación en Freno Repuesto ...............................................- 30 -
Fig. 6 Pregunta 1. Cuestionario aplicado al personal de Freno Repuesto ............- 32 -
Fig. 7 Pregunta 2. Cuestionario aplicado al personal de Freno Repuesto ............- 33 -
Fig. 8 Pregunta 3. Cuestionario aplicado al personal de Freno Repuesto ............- 34 -
Fig. 9 Pregunta 4. Cuestionario aplicado al personal de Freno Repuesto ............- 35 -
Fig. 10 Pregunta 5. Cuestionario aplicado al personal de Freno Repuesto ..........- 36 -
Fig. 11 Pregunta 6. Cuestionario aplicado al personal de Freno Repuesto ..........- 37 -
Fig. 12 Pregunta 7. Cuestionario aplicado al personal de Freno Repuesto ..........- 38 -
Fig. 13 Pregunta 8. Cuestionario aplicado al personal de Freno Repuesto ..........- 39 -
Fig. 14 Flujograma del proceso de generación del comprobante electrónico .......- 49 -
Fig. 15 Establecimiento matriz de empresa Freno Repuesto ...............................- 66 -
Fig. 16 Establecimiento sucursal empresa Freno Repuesto .................................- 66 -
Fig. 17 Aplicación de cuestionarios al personal de Freno Repuesto .....................- 66 -
Fig. 18 Entrevista con el jefe administrativo de Freno Repuesto ..........................- 66 -
Fig. 19 Oficinas administrativas de Freno Repuesto ............................................- 66 -
Fig. 20 Área de ventas de Freno Repuesto ..........................................................- 66 -
x
LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Rangos de otorgamiento de créditos .......................................................- 30 -
Tabla 2 Pregunta 1. Cuestionario aplicado al personal de Freno Repuesto .........- 32 -
Tabla 3 Pregunta 2. Cuestionario aplicado al personal de Freno Repuesto .........- 33 -
Tabla 4 Pregunta 3. Cuestionario aplicado al personal de Freno Repuesto .........- 34 -
Tabla 5 Pregunta 4. Cuestionario aplicado al personal de Freno Repuesto .........- 34 -
Tabla 6 Pregunta 5. Cuestionario aplicado al personal de Freno Repuesto .........- 35 -
Tabla 7 Pregunta 6. Cuestionario aplicado al personal de Freno Repuesto .........- 36 -
Tabla 8 Pregunta 7. Cuestionario aplicado al personal de Freno Repuesto .........- 37 -
Tabla 9 Pregunta 8. Cuestionario aplicado al personal de Freno Repuesto .........- 38 -
xi
LISTA DE CUADROS
Cuadro 1 Cronograma de obligatoriedad de emisión de comprobantes electrónicos para el sector privado ............................................................................................ - 9 - Cuadro 2 Cronograma de obligatoriedad de emisión de comprobantes electrónicos para el sector público ...........................................................................................- 10 - Cuadro 3 Reforma al cronograma de obligatoriedad de utilización de comprobantes electrónicos para el sector privado .......................................................................- 11 - Cuadro 4 Ventajas y desventajas de la facturación electrónica vs la facturación física ....................................................................................................................- 42 - Cuadro 5 Tiempos empleados por el auxiliar de contabilidad en la facturación física ....................................................................................................................- 42 - Cuadro 6 Tiempos empleados por el contador general en la facturación física ....- 43 - Cuadro 7 Costos por suministros y materiales en la facturación física .................- 43 - Cuadro 8 Costos por almacenamiento de facturas en la facturación física...........- 43 - Cuadro 9 Total de costos mensuales incurridos en la facturación física en Freno Repuesto .............................................................................................................- 44 - Cuadro 10 Tiempos empleados por el auxiliar de contabilidad en la facturación electrónica ...........................................................................................................- 44 - Cuadro 11 Tiempos empleados por el contador general en la facturación electrónica ...........................................................................................................- 44 - Cuadro 12 Costos por mantenimiento incurridos en facturación electrónica ........- 45 - Cuadro 13 Costos incurridos por adquisición de firma electrónica .......................- 45 - Cuadro 14 Total de costos mensuales incurridos en la facturación electrónica ....- 45 - Cuadro 15 Cuadro comparativo de los tiempos empleados en los dos tipos de facturación ...........................................................................................................- 46 - Cuadro 16 Cuadro comparativo de los costos mensuales incurridos en los dos tipos de facturación ......................................................................................................- 46 - Cuadro 17 Involucrados en el proceso de facturación electrónica ........................- 48 - Cuadro 18 Plan de capacitación al personal de empresa Freno Repuesto ..........- 50 - Cuadro 19 Plan de capacitación sobre el uso del software de emisión de comprobantes electrónicos brindado por el SRI ...................................................- 50 - Cuadro 20 Equipos y recursos para la implantación tecnológica de la facturación electrónica ...........................................................................................................- 51 -
xii
LISTA DE ANEXOS
Anexo 1: SOLICITUD APROBACIÓN DE TEMA .................................................. - 55 -
Anexo 2: APROBACIÓN DE TEMA ..................................................................... - 57 -
Anexo 3: FORMATO DE ENCUESTA APLICADA AL PERSONAL ...................... - 59 -
Anexo 4: FORMATO DE ENTREVISTA - ÁREA DE CONTABILIDAD ................. - 62 -
Anexo 5: EVIDENCIAS -TRABAJO DE INVESTIGACIÓN ................................... - 65 -
xiii
RESUMEN
El objetivo de este trabajo de investigación es analizar las ventajas,
desventajas y costos de la facturación electrónica vs la facturación física en la
empresa Freno Repuesto, ya que la empresa a inicios de año pasó de ser persona
natural obligada a llevar contabilidad a contribuyente especial, motivo por el cual
deberá acogerse al sistema de facturación electrónica. En este sentido el presente
trabajo busca aclarar ciertas incertidumbres sobre este nuevo sistema para ello el
trabajo se presenta en 6 capítulos: el primero contiene el planteamiento del
problema y los antecedentes del caso a investigar, el segundo es la fundamentación
teórica sobre la facturación electrónica y el marco normativo, el tercer capítulo es el
marco de referencia es decir conocimiento de la empresa, el cuarto capítulo es la
metodología aplicada como cuestionarios y entrevistas, el quinto capítulo se
analizara los resultados, ventajas, desventajas y costos que trae consigo este nuevo
sistema de emisión electrónica frente a la facturación física y por último se deja a
consideración las conclusiones y recomendaciones del trabajo.
Palabras clave: Análisis, Implementación, Facturación, Electrónica y Física
xiv
ABSTRACT
The objective of this research is to analyze the advantages, disadvantages and
costs of electronic billing vs physical billing in the company Freno Repuesto, since
the company at the beginning of the year went from being natural person forced to
carry accounting to special taxpayer, reason for which it will have to take advantage
of the system of electronic invoicing. In this sense, the present work seeks to clarify
certain uncertainties about this new system. The work is presented in 6 chapters: the
first contains the problem and case background, the second is the theoretical basis
on electronic invoicing and The third chapter is the frame of reference i.e. knowledge
of the company, the fourth chapter is the methodology applied as questionnaires and
interviews, the fifth chapter will analyze the results, advantages, disadvantages and
costs brought about by this new system of electronic emission versus physical
invoicing and finally the conclusions and recommendations of the work are left to
consideration.
Keywords: Analysis, Implementation, Billing, Electronics and Physics.
- 1 -
CAPITULO I. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1. ANTECEDENTES DEL CASO A INVESTIGAR
Existen varios trabajos de investigación sobre el análisis y la implementación
de la facturación electrónica en empresas y contribuyentes especiales del país; a
continuación se citan el resumen de algunos de los tantos estudios realizados sobre
los beneficios que puede traer la implementación del sistema de facturación
electrónica, los cuales se menciona a continuación:
En la investigación de Dávila Barzallo, (2015) “Impacto financiero de la
implementación de la facturación electrónica, Caso: Compañía SOSPYMES S.A.” se
determinó que la implementación de la facturación electrónica en la Compañía
SOSPYMES S.A. disminuyó los costos inherentes con la facturación en la empresa,
esta hipótesis fue valida ya que la empresa obtuvo mayor beneficio al reducir costos
por mano de obra y costos operativos
Por otra parte la implementación de la facturación electrónica no solo se
obtuvo beneficios para la compañía, sino también para otros usuarios de la
información como es el caso Administración Tributaria a través de su ente el SRI, ya
que facilita el control tributario de la empresa. (Dávila Barzallo, 2015)
El trabajo de investigación de Pazmiño Rubio, (2015) “Análisis de la
implementación de facturación electrónica en el Ecuador – ventajas y desventajas
frente a la facturación física”, recoge en primer lugar la fundamentación teórica sobre
la facturación electrónica y el marco normativo que ha implementado el SRI para su
uso obligatorio; posteriormente analiza las ventajas y desventajas que trae consigo
este nuevo esquema de emisión electrónica frente a la facturación física y los
desafíos que representa tanto para la Administración Tributaria como para los
contribuyentes; y por último, exhibe el proceso que se ha seguido para establecer el
sistema, así como los resultados que se han obtenido después de algún tiempo de
experiencia en los países más avanzados en el proceso de implementación de
facturación electrónica en América Latina, tales como: Chile, Brasil, México,
Argentina y Colombia.
Los resultados que se obtuvieron de esta investigación fue los beneficios en
diferentes campos: en lo ecológico, por la disminución del consumo de papel,
colaboran al cese de la tala indiscriminada de bosques, lo que ayuda al medio
ambiente; en lo económico, por la reducción de costos administrativos que se
derivan del ahorro de gastos de envío e insumos; en lo político, incentivando la
economía y optimizando los mecanismos de control para evitar la evasión fiscal; en
lo social y cultural, en la medida en que facilita el intercambio de bienes y servicios
entre zonas distantes del planeta, colaborando en la integración y crecimiento de las
diferentes culturas; en cuanto a la seguridad informática, los mecanismos necesarios
- 2 -
para la estandarización de estos documentos electrónicos, alientan la búsqueda de
soluciones que eliminen los riesgos que acechan a toda la información que circula
por internet. (Pazmiño Rubio, 2015)
1.2. PROBLEMÁTICA
Almacén de repuestos Freno Repuesto; en el año 2017 será recategorizado a
contribuyente especial, por lo que se verá obligado a optar por esta innovadora
propuesta, como es la entrega de comprobantes electrónicos.
Con la finalidad de cumplir con la La Ley del “Comercio Electrónico, Firmas
Electrónicas y Mensajes de Datos”, y la Resolución NAC-DGERCGC12-00105,
Registro Oficial 666 21 de marzo 2012; que resuelve expedir las normas para el
nuevo esquema de emisión de comprobantes de venta, retención y documentos
complementarios mediante mensajes de datos (Comprobantes electrónicos)
normativa establecida por el Servicio de Rentas Internas, Freno Repuesto empezará
a implementar este nuevo sistema de facturación y derivados a partir de Enero del
2017.
Por lo antes expuesto a la gerencia y personal administrativo del almacén le
genera incertidumbre sobre cuales podrian ser las ventajas y desventajas de este
nueva forma de facturación, y si financieramente es viable para la empresa.
Además se deberá efectuar capacitaciones y actualización de conocimientos
con respecto a los procesos que se deberán seguir para la emisión de estos
comprobantes electrónicos, ya que las normativas y reglamentos que emite el
Servicio de Rentas Internas cambian constantemente, por lo que es necesario tener
los conocimientos oportunos para asimilar los cambios que suelen regir las
diferentes actualizaciones normativas del Servicio de Rentas Internas.
1.3. PREGUNTAS DE INVESTIGACIÓN
1.3.1. Pregunta general
¿Cuáles serían las ventajas, desventajas y costos de la implementación de la
facturación electrónica en Almacén de repuestos Freno Repuesto frente a la
facturación física en el año 2017?
1.3.2. Preguntas específicas
¿Cuáles son las ventajas de la Implementación de facturación electrónica en
relación a la facturación física en Almacén de repuestos Freno Repuesto?
- 3 -
¿Cuáles son las desventajas de la Implementación de facturación electrónica
en relación a la facturación física en Almacén de repuestos Freno Repuesto?
¿Cuáles son los costos incurridos en la aplicación del Sistema de Facturación
Electrónica en Almacén de repuestos Freno Repuesto?
1.4. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
1.4.1. Objetivo General
Analizar las ventajas, desventajas y los costos de la implementación de la
facturación electrónica en Almacén de repuesto Freno Repuesto frente a la
facturación física en el año 2017.
1.4.2. Objetivos Específicos
Identificar las ventajas de la Implementación del sistema de facturación
electrónica.
Identificar las desventajas de la Implementación del sistema de facturación
electrónica.
Determinar los costos incurridos en la aplicación del sistema de facturación
electrónica en Almacén de repuestos Freno Repuesto.
1.5. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
La adopción del nuevo esquema de emisión de comprobantes electrónicos o
facturación electrónica está relacionado con el modelo de Gobierno Electrónico que
viene desarrollando el presidente de la república del Ecuador para fortalecer la
eficiencia de la Administración Pública y el cumplimiento de obligaciones de la
empresa Freno Repuesto que está dentro de la categoría de las empresas obligadas
a adoptar la facturación electrónica.
Al parecer la difusión de los beneficios de la facturación electrónica como son:
el cuidado del medio ambiente, el ahorro de espacio físico para archivo, ahorro de
papel y la reducción de costos de entrega de facturas, entre otros, ha desarrollado
cierto interés por parte del propietario de la empresa Freno Repuesto ante la
incertidumbre de saber su hay más ventajas que desventajas, para proceder con
mejor conocimiento la implementación de la facturación electrónica y transmitir a los
contribuyentes la importancia que tiene este sistema de facturación que en otros
países ya son adoptados de buena manera.
- 4 -
Los posibles beneficios podrían servir de aporte a la competitividad de la
empresa y poder expandir su negocio hacia otras ciudades, ya que la tecnología
informática es una ventaja competitiva frente a otras empresas que aún siguen con
la facturación física.
- 5 -
CAPITULO II. MARCO TEÓRICO
2.1. BASE LEGAL
2.1.1. Reglamento de comprobantes de venta, retención y documentos
complementarios
En la disposición general sexta del reglamento establece que:
El Servicio de Rentas Internas podrá autorizar la emisión de los documentos
referidos en el presente reglamento mediante mensajes de datos (modalidad
electrónica), en los términos y bajo las condiciones que establezca a través de la
resolución general que se expida para el efecto y que guardará conformidad con las
disposiciones pertinentes de la Ley de Comercio Electrónico y su reglamento. Los
documentos emitidos electrónicamente deberán contener y cumplir, en esa
modalidad, con todos los requisitos que se establecen en este reglamento para
aquellos documentos que se emitan de forma física, en lo que corresponda, constará
con la firma electrónica de quien los emita y tendrán su mismo valor y efectos
jurídicos.
Y en la disposición general décima del reglamento establece que:
Los sujetos pasivos que hayan sido autorizados para emitir comprobantes de
venta, retención y documentos complementarios electrónicamente mediante
mensajes de datos, no están obligados a emitir y entregar de manera física dichos
documentos. (Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos
Complementarios, 2016)
2.1.2. Resoluciones vigentes de la administración tributaria
La Administración Tributaria en uso de sus facultades expide resoluciones y
circulares de carácter general de cumplimiento obligatorio, necesarias para la
aplicación de las leyes y reglamentos que facilitarán a los contribuyentes el
cumplimiento de sus obligaciones tributarias y deberes formales, de conformidad con
la ley.
El Servicio de Rentas Internas mediante Resolución NAC-DGERCGC12-00105,
publicada en el Registro Oficial 666 21 de marzo 2012, expidió las Normas para el
nuevo esquema de emisión de comprobantes de venta, retención y documentos
complementarios mediante mensajes de datos (comprobantes electrónicos).
(Rodríguez Chicaiza, 2015)
Artículo 1. Apruébese el nuevo esquema de emisión de comprobantes de
venta, retención y documentos complementarios mediante mensajes de datos
- 6 -
(comprobantes electrónicos), conforme las disposiciones señaladas en la presente
Resolución.
Artículo 2. Los sujetos pasivos de tributos, podrán emitir como "mensajes de
datos" conforme la definición de la "Ley de Comercio Electrónico, Firmas
Electrónicas y Mensajes de Datos", los siguientes comprobantes de venta, retención
y documentos complementarios:
a) Facturas;
b) Comprobantes de Retención;
c) Guías de Remisión;
d) Notas de Crédito;
e) Notas de Débito;
Artículo 3. En la aplicación del esquema de emisión de comprobantes
electrónicos aprobado mediante este acto normativo, los sujetos pasivos deberán
cumplir lo siguiente:
1. Los sujetos pasivos que opten por la emisión de los mensajes de datos
señalados en esta Resolución, deberán presentar su solicitud al Servicio de
Rentas Internas en el formato dispuesto para el efecto en la página web
institucional www.sri.gob.ec, mismo que deberá ser presentado vía
electrónica, a través de la aplicación "Comprobantes Electrónicos", disponible
en el sistema de Servicios en Línea que se encuentra en la referida página
web institucional.
2. Para el efecto, previamente el contribuyente deberá, por única vez, ingresar
una solicitud de emisión bajo el aplicativo "Comprobantes Electrónicos", en la
opción de "Pruebas". Luego de aprobada la solicitud, deberá efectuar todos
los ajustes necesarios en sus sistemas computarizados e informáticos para
la emisión de comprobantes electrónicos. Al tratarse de un periodo de prueba,
los comprobantes electrónicos emitidos bajo esta opción, sin perjuicio de la
autorización otorgada por el Servicio de Rentas Internas, no tienen validez
tributaria, y por tanto no sustentan costos y gastos, ni crédito tributario.
3. Una vez que el contribuyente haya realizado todas las verificaciones dentro
del aplicativo de "Pruebas", así como los ajustes necesarios señalados en el
numeral anterior, ingresará su solicitud de emisión de comprobantes
electrónicos, a través del aplicativo establecido en el numeral 1 de este
artículo, en la opción "Producción". Todos los comprobantes emitidos bajo
esta opción, tienen validez tributaria, sustentan costos, gastos y crédito
tributario, de conformidad con la ley.
Esta aprobación otorgada por el Servicio de Rentas Internas, respecto de la
solicitud de emisión de comprobantes electrónicos tendrá vigencia indefinida.
- 7 -
4. Los sujetos pasivos deberán contar con su certificado digital de firma
electrónica y mantenerlo válido y vigente. Los certificados digitales de firma
electrónica pueden ser adquiridos en las Entidades de Certificación
autorizadas en el país. Los comprobantes electrónicos deberán estar
firmados electrónicamente únicamente por el emisor, observando lo dispuesto
en el artículo 8 de la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y
Mensajes de Datos.
Cuando la firma electrónica o su certificado, se extingan, suspenda, revoque o
por cualquier causa pierda validez, no se autorizará la emisión de comprobantes
electrónicos a la que se refiere este artículo.
5. Los comprobantes electrónicos emitidos en el aplicativo de "Pruebas", así
como en el aplicativo de "Producción", deberán cumplir con los requisitos de
pre impresión y llenado, establecidos en el Reglamento de Comprobantes de
Venta, Retención y Documentos Complementarios, según corresponda.
6. Los sujetos pasivos autorizados para la emisión de comprobantes de venta,
retención y documentos complementarios bajo la presente modalidad
electrónica, podrán contar con autorización para la emisión de comprobantes
pre impresos, para cuando por solicitud del adquirente o por cualquier
circunstancia se requiera la emisión y entrega física de éstos en lugar de la
emisión del mensaje de datos, caso en el cual, los comprobantes pre
impresos deberán cumplir con todos los requisitos establecidos en el
Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos
Complementarios.
7. El Servicio de Rentas Internas en el trámite de atención de la solicitud de
emisión electrónica, otorgará un número determinado de claves de acceso
para la emisión bajo la modalidad de "Contingencia", la misma que será
utilizada únicamente en los casos que la Administración Tributaria tenga
programados mantenimientos y actualizaciones en sus sistemas de
recepción, validación y autorización, en el cual no se mantendrá disponible el
servicio de autorización en línea, o también en aquellos casos en los que no
cuente con acceso al Servicio de Consulta de Certificados Digitales de Firma
Electrónica con las Entidades de Certificación, conforme lo estipulado en la
ficha técnica.
En la aplicación de lo señalado en este artículo, los sujetos pasivos
deberán cumplir con lo establecido en la "Ficha Técnica" así como también con
las especificaciones técnicas detalladas en los archivos "XSD", que el SRI ponga a
su disposición, en la página web institucional www.sri.gob.ec.
Los comprobantes de venta, retención y documentos complementarios
emitidos bajo la presente modalidad deberán cumplir con los requisitos
adicionales de unicidad estipulados en la referida ficha técnica.
- 8 -
Artículo 4. Los sujetos pasivos que opten por la emisión de los mensajes de
datos señalados en esta Resolución deberán suscribir el respectivo acuerdo de
responsabilidad y uso de medios electrónicos, en caso de no contar aún con la
clave para el acceso a los servicios brindados a través de la plataforma electrónica
institucional.
Artículo 5. Los sujetos pasivos que accedan al presente esquema de emisión
de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios como
mensajes de datos, deberán utilizar los enlaces "WEB SERVICES" dispuestos
para el efecto por el Servicio de Rentas Internas, mecanismo a través del cual
se realizará el envío, recepción, validación, autorización o rechazo de los
comprobantes electrónicos emitidos en cada transacción.
Artículo 6. Las autorizaciones del Servicio de Rentas para la emisión de
los comprobantes electrónicos, se otorgarán una por cada uno de ellos y antes de
que éstos sean entregados a los receptores de los mismos; esta autorización será
única y diferente por cada comprobante.
Los sujetos pasivos que por su actividad económica emitan comprobantes de
venta, retención y documentos complementarios de manera masiva, podrán enviar al
Servicio de Rentas Internas, de manera conjunta o agrupada los comprobantes
electrónicos emitidos.
Artículo 7. Los sujetos pasivos que emitan comprobantes electrónicos
bajo la modalidad de "Contingencia", deberán solicitar obligatoriamente a la
Administración Tributaria, una autorización por cada comprobante electrónico
emitido en dicha modalidad, de manera inmediata y una vez que los sistemas del
Servicio de Rentas Internas se encuentren disponibles. Así mismo, deberán
incorporar las claves de acceso en cada comprobante.
Cuando las claves de acceso entregadas anteriormente para esta modalidad,
hayan sido utilizadas, los sujetos pasivos podrán solicitar nuevas claves, mismas
que serán generadas de manera automática a través del Sistema de Comprobantes
Electrónicos, previa validación de las mismas.
Artículo 8. Los sujetos pasivos que fueren autorizados a emitir sus
comprobantes de venta, retención y documentos complementarios
mediantemensajes de datos, así como aquellos que reciban documentos
autorizados emitidos bajo esta modalidad, no estarán obligados a archivar en
medios digitales los comprobantes electrónicos emitidos o recibidos, en vista de que
el Servicio de Rentas Internas mantendrá un registro de los mismos.
El Servicio de Rentas Internas pondrá a disposición de todos los sujetos
pasivos en su página web institucional "Servicios en Línea", la herramienta de
"Consulta Pública de Validez de Comprobantes Electrónicos"; así como también, la
posibilidad de presentar consultas internas sobre tales aspectos, que podrán ser
- 9 -
efectuadas ingresando con la clave personal del sujeto pasivo, y en las cuales se
detallarán los comprobantes electrónicos emitidos y/o recibidos.
Los sujetos pasivos emisores de comprobantes electrónicos a petición de los
receptores de los mismos, podrán imprimir y entregar una representación impresa
del comprobante electrónico en la cual se pueda visualizar los detalles del mismo
conforme a lo detallado en la ficha técnica. Dicha impresión tiene fines informativos y
de consulta más no validez tributaria.
Artículo 9. En lo no previsto en la presente Resolución, incluida la aplicación
de sanciones por contravenciones y faltas reglamentarias de conformidad con la ley,
se estará a lo dispuesto en el Código Tributario, Ley de Régimen Tributario Interno,
su reglamento de Aplicación y en el Reglamento de Comprobantes de Venta,
Retención y Documentos Complementarios. (SRI, 2012)
El 17 de Mayo de 2013 fue publicada en el Registro Oficial 956 la Resolución
NAC-DGERCGC13-00236 que establece el cronograma de obligatoriedad de
emisión de comprobantes electrónicos para el sector privado.
Cuadro 1 Cronograma de obligatoriedad de emisión de comprobantes electrónicos para el sector privado
GRUPO FECHA DE INICIO SUJETOS PASIVOS
1 A partir del 01 de
junio de 2014
Instituciones financieras bajo el control de la
Superintendencia de Bancos y Seguros,
excepto mutualista de ahorro y crédito para
la vivienda y sociedades emisoras y
administradoras de tarjetas de crédito.
Contribuyentes especiales que realicen,
según su inscripción en el RUC, actividades
económicas correspondientes al sector y
subsector: telecomunicaciones y televisión
pagada, respectivamente.
2 A partir del 01 de
agosto de 2014
Sociedades emisoras y administradoras de
tarjetas de crédito.
3 A partir del 01 de
octubre de 2014
Exportadores calificados por el SRI como
contribuyentes especiales.
4 A partir del 01 de
enero de 2015
Los demás contribuyentes especiales no
señalados en los tres grupos anteriores.
Contribuyentes que posean autorización de
impresión de comprobantes de venta,
retención y documentos complementarios, a
través de sistemas computarizados
(autoimpresores).
Contribuyentes que realicen ventas a través
de internet.
Los sujetos pasivos que realicen actividades
económicas de exportación.
Fuente: Servicio de Rentas Internas
Elaborado por: El Autor
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Mediante Resolución NAC-DGERCGC14-00157 publicada en el Registro
Oficial 215 de 31 de marzo de 2014 se dispone que varios organismos y entidades
públicas, deberán emitir los documentos (facturas, comprobantes de retención, guías
de remisión, notas de crédito y notas de débito) únicamente a través de mensajes de
datos y firmados electrónicamente, de acuerdo con el calendario correspondiente.
Cuadro 2 Cronograma de obligatoriedad de emisión de comprobantes electrónicos para el sector público
GRUPO FECHA DE
INICIO SUJETOS PASIVOS
1 01 de enero de
2015
Empresas públicas y empresas de servicios
públicos.
Entidades del Sector Publico Financiero.
Empresas de economía mixta
2 01 de abril de
2015
Organismos y entidades de la Función
Ejecutiva.
La Asamblea Nacional.
Organismos y entidades de la Función
Judicial, con excepción de sus organismos
auxiliares mencionados. en el Art. 178 de la
Constitución de la República del Ecuador.
Organismos y entidades de la Función de
Transparencia y Control Social.
Organismos y entidades de la Función
Electoral.
Universidades y Escuelas Politécnicas
públicas.
3 01 de julio de
2015
Los organismos y entidades de los Gobiernos
Autónomos Descentralizados, incluidas las
mancomunidades conformadas por los
mismos.
Los organismos y entidades públicas no
descritas en ninguno de los Grupos
señalados anteriormente.
Fuente: Servicio de Rentas Internas
Elaborado por: El Autor
Posteriormente se reforma a la Resolución No. NAC-DGERCGC13-00236, que
hacía referencia al cronograma de obligatoriedad de facturación electrónica, con la
Resolución NAC-DGERCGC14-00366 publicada en el Registro Oficial 257 de 30 de
mayo de 2014 indicando la ampliación de plazos para la utilización de documentos
electrónicos en el sector privado.
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Cuadro 3 Reforma al cronograma de obligatoriedad de utilización de comprobantes electrónicos para el sector privado
GRUPO FECHA DE
INICIO SUJETOS PASIVOS
1 A partir del 01 de
agosto de 2014
Sociedades emisoras y administradoras de
tarjetas de crédito.
2 A partir del 01 de
octubre de 2014
Instituciones financieras bajo el control de la
Superintendencia de Bancos y Seguros, excepto
mutualista de ahorro y crédito para la vivienda y
sociedades emisoras y administradoras de
tarjetas de crédito.
Contribuyentes especiales que realicen, según su
inscripción en el RUC, actividades económicas
correspondientes al sector y subsector:
telecomunicaciones y televisión pagada,
respectivamente.
Exportadores calificados por el SRI como
contribuyentes especiales.
3 A partir del 01 de
enero de 2015
Los demás contribuyentes especiales no
señalados en los tres grupos anteriores.
Contribuyentes que posean autorización de
impresión de comprobantes de venta, retención y
documentos complementarios, a través de
sistemas computarizados (autoimpresores).
Contribuyentes que realicen ventas a través de
internet.
Los sujetos pasivos que realicen actividades
económicas de exportación.
Fuente: Servicio de Rentas Internas
Elaborado por: El Autor
Así también mediante la Resolución NAC-DGERCGC14-00790, Registro Oficial
346 de 02 de octubre de 2014, expidió las normas para la emisión y autorización de
comprobantes de venta, retención y documentos complementarios mediante
comprobantes electrónicos.
Articulo 1.- Ámbito de aplicación.- Se autoriza, a los, sujetos pasivos la
emisión de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios
mediante la modalidad de comprobantes electrónicos, conforme a las disposiciones
señaladas en la presente Resolución.
Artículo 2.- De la emisión.- Los sujetos pasivos de tributos podrán emitir como
comprobantes electrónicos, entre otros, los siguientes comprobantes de venta,
retención y documentos complementarios:
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a. Facturas;
b. Comprobantes de Retención;
c. Guías de Remisión;
d. Notas de Crédito; y,
e. Notas de Débito.
Artículo 3.- Procedimiento.- Para la emisión de comprobantes electrónicos los
sujetos pasivos deberán cumplir lo siguiente:
1. Presentar su solicitud al Servicio de Rentas Internas en el formato dispuesto
para el efecto en la página web institucional www.sri.gob.ec. La solicitud
deberá ser presentada por vía electrónica a través de la aplicación
"Comprobantes Electrónicos", disponible en el sistema de "Servicios en Línea
", que se encuentra en la referida página web institucional.
2. Para el efecto, previamente el contribuyente deberá, por única vez, ingresar
una solicitud de emisión bajo el aplicativo "Comprobantes Electrónicos", en la
opción, de "Pruebas". Aprobada la solicitud, se deberá efectuar todos los
ajustes necesarios en los sistemas computarizados e informáticos para la
emisión de comprobantes electrónicos de tal manera que se garantice la
calidad de la informaci6n enviada a la Administración Tributaria conforme a la
"Ficha Técnica" que se publique. Al tratarse de un periodo de prueba, los
comprobantes electrónicos emitidos bajo esta opción, sin perjuicio de la
autorización otorgada por el Servicio de Rentas Internas, no tienen validez
tributaria, y por tanto no sustentan costos y gastos; ni crédito tributario.
3. Una vez que el contribuyente haya realizado todas las verificaciones dentro
del ambiente de "Pruebas", así como los ajustes necesarios señalados en el
numeral anterior, ingresará su solicitud de emisión de comprobantes
electrónicos, en la opción "ambiente de producción". Los comprobantes
emitidos bajo esta opción, tienen validez tributaria; sustentan costos, gastos y
crédito tributario, de conformidad con la ley. Es responsabilidad del emisor
garantizar al adquirente que el comprobante de venta, retención y
documentos complementarios emitido mediante la modalidad de mensajes de
datos cumple con todos los requisitos necesarios para su validez. La
aprobación otorgada por el Servicio de Rentas Internas respecto de la
solicitud de emisión de comprobantes electrónicos tendrá vigencia indefinida.
4. Los comprobantes electrónicos deberán estar firmados electrónicamente
únicamente por el emisor, es su responsabilidad mantener vigente el
certificado de firma electrónica utilizado y además deberá observar lo
- 13 -
dispuesto en el artículo 17 de la Ley de Comercio Electrónico, Firmas
Electrónicas y Mensajes de Datos. Este certificado podrá extinguirse,
suspenderse o revocarse de acuerdo a lo establecido en la ley antes
mencionada y su Reglamento.
5. Los comprobantes electrónicos emitidos en el ambiente de "Pruebas", así
como en el ambiente de "Producción", deberán cumplir con los requisitos de
preimpresión y llenado, establecidos en el Reglamento de Comprobantes de
Venta, Retención y Documentos Complementarios y las resoluciones que ,se
dicten para el efecto.
6. Los sujetos pasivos deberán estar a lo dispuesto en la "Ficha Técnica" así
como sujetarse a los requisitos adicionales de unicidad y especificaciones
detalladas en los archivos, "XML" y "XSD", que el Servicio de Rentas Internas
publique en la página web institucional www.sri.gob.ec.
Artículo 4.- Del deber de informar las alternativas de emisión.- El emisor
deberá poner en conocimiento del usurario o consumidor la posibilidad de recibir el
comprobante de manera electrónica o impresa. Este constituye una representación
impresa del documento electrónico (RIDE).
Artículo 5.- Del consentimiento.- Los emisores de comprobantes electrónicos
deben contar con el -Consentimiento del consumidor o usuario antes de la emisión y
envío del comprobante electrónico. Así mismo, los emisores instruirán
satisfactoriamente al consumidor o usuario sobre la forma de acceder a la
información de dicho comprobante, los medios (portal web, correo electrónico, entre
otros.), los equipos y programas que requiere para ello.
Artículo 6.- De la impresión.- Siempre que se hubiese trasmitido a la
Administración Tributaria el comprobante electrónico, los emisores deberán imprimir
y entregar el RIDE en los siguientes casos:
a) Cuando no exista el consentimiento del usuario o consumidor para recibir, el
comprobante electrónico;
b) Cuando la impresión sea requerida de manera expresa por el receptor, en el
momento de la emisión o después; y,
c) Cuando en la compra no se identifique al consumidor o usuario (consumidor
final). La impresión de la representación del comprobante electrónico (RIDE)
tendrá igual validez que los comprobantes establecidos en el Reglamento de
Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios y su
contenido podrá ser verificado con la información que reposa en la base de
datos de la Administración Tributaria.
Artículo 7.- Casos especiales.- Cuando por motivos de fuerza mayor no sea
posible generar un comprobante electrónico mediante comprobante electrónico, el
emisor podrá emitir un comprobante de venta, retención y documentos
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complementarios bajo las otras formas de emisión conforme a los requisitos
establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y
Documentos Complementarios.
Articulo 8.- De la clave de acceso.- El emisor deberá proporcionar al
consumidor o usuario la "clave de acceso" de su comprobante electrónico lo que
servirá para comprobar en la página web del Servicio de Rentas Internas el estado
del comprobante electrónico.
Articulo 9.- De la trasmisión.- Los .sujetos pasivos que emitan comprobantes
electrónicos deberán remitirlos a la Administración Tributaria en el momento mismo
de realizarse la transacción utilizando para ello los enlaces "web services"
dispuestos en la "Ficha Técnica". A través de este mecanismo se realizará el envío,
recepción, validación, autorización o rechazo de los comprobantes electrónicos.
Solamente en caso de que los sujetos pasivos, por la naturaleza de su
actividad económica, emitan comprobantes electrónicos masivamente, podrán
enviarlos al Servicio de Rentas Internas de forma conjunta o agrupada en las
condiciones señaladas en la "Ficha Técnica", dentro de un máximo de veinte y
cuatro horas de haberse realizado la transacción o generación del comprobante
electrónico.
Articulo 10.- De la unicidad.- Los comprobantes electrónicos llevaran, como
requisito obligatorio, una "clave de acceso" de carácter numérico que será generada
por el emisor. Esta cave, que se constituye en el número de autorización del
comprobante, será única para cada documento.
Artículo 11.- Del estado.- Los comprobantes enviados a la Administración
tributaria para validación podrán pasar a los siguiente estados: "Autorizado" o "No
Autorizado", pudiendo ser consultados en el portal web institucional. Cuando los
sujetos pasivos emisores de comprobantes electrónicos conozcan que un
comprobante emitido se encuentre en estado "No Autorizado", estarán en la
obligación de hacer la entrega posterior a los receptores de los mencionados
comprobantes, una vez confirmado su estado "Autorizado" en máximo veinte y
cuatro horas.
Artículo 12- De la obligación de la entrega.- Los emisores tienen la
obligación de enviar o poner a disposición de los usuarios o consumidores el
comprobante electrónico en las condiciones, oportunidad y medios establecidos en
la presente Resolución. La omisión del envío, indisponibilidad o inaccesibilidad al
comprobante electrónico se constituye en no entrega. Cuando el consumidor o
usuario no proporcione al emisor la información necesaria para el acceso al
comprobante electrónico, tendrá que imprimir y entregar el RIDE.
Articulo 13.- De la consulta.- Los usuarios o consumidores deberán consultar,
en los medios que ponga a su disposición el Servicio de Rentas Internas, la validez
de los mencionados comprobantes electrónicos.
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Articulo 14.- De la verificación.- El Servicio de Rentas Internas pondrá a
disposición de todos los sujetos pasivos, en su página web institucional "Servicios en
Línea", la herramienta de "Consulta Pública y Privada de Validez de Comprobantes
Electrónicos" en la cual se podrá verificar el estado del comprobante electrónico. No
se podrá aplicar crédito tributario o sustentar costos y gastos con comprobantes
electrónicos falsos o no autorizados
La Administración Tributaria ofrece a los sujetos pasivos la opción de consulta
en detalle de los comprobantes electrónicos emitidos y/o recibidos en un
determinado periodo. Esta herramienta puede ser utilizada ingresando con la clave
personal a la opción "consulta privada".
Articulo 15.- De la conservación.- Los sujetos pasivos que fueren autorizados
a emitir comprobantes electrónicos, así como aquellos que reciban documentos
autorizados emitidos bajo esta modalidad, deberían conservar dicha información por
un plaza igual al establecidos para los comprobantes emitidos en la modalidad de
preimpresión, sin perjuicio del registro que mantendrá el Servicio de Rentas Internas
de las transacciones realizadas por los sujetos pasivos.
Artículo 16.- Control Posterior.- La Administración Tributaria se reserva la
facultad de realizar los respectivos controles y verificaciones posteriores con relación
a la veracidad de la información enviada a su base de datos.
Artículo 17:- Normas Supletorias.- En lo no previsto en la presente
Resolución, incluidas sanciones por contravenciones, faltas reglamentarias e
infracciones, se estará a lo dispuesto en el Código Tributario, la Ley de Régimen
Tributario Interno, su Reglamento de Aplicación, el Reglamento de Comprobantes de
Venta, .Retención y Documentos Complementarios y demás normativa vigente.
DISPOSICIONES GENERALES
Primera.- Sin perjuicio de los requisitos de llenado establecidos en el
Reglamento de Comprobantes, de Venta, Retención y Documentos
Complementarios, en la emisión de comprobantes electrónicos, se deberá incluir la
siguiente información:
a) Respecto a las notas de crédito y notas de débito, se deberá señalar la fecha
de emisión del comprobante de venta.
b) Respecto a los comprobantes de retención, se deberá señalar en la fecha de
emisión, mes y año como periodo fiscal.
c) Respecto al número secuencial, este será de nueve dígitos y no podrá
omitirse los ceros a la izquierda. Los sujetos pasivos emisores de
comprobantes electrónicos deberán asignar puntos de emisión exclusivos
para esta modalidad.
Mediante Resolución NAC-DGRCGC14-00788, Registro Oficial 351 de 9 de
octubre de 2014, el SRI, expidió las normas para la transmisión electrónica de
- 16 -
información de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios a
la Administración Tributaria.
La Administración Tributaria mediante Resolución NAC-DGERCGC15-
00000004 publicada en el Registro Oficial 414 de 12 de enero de 2015, estableció la
obligatoriedad de emisión de comprobantes electrónicos para notarios.
El Servicio de Rentas Internas emitió la Circular NAC-DGECCGC15-00000007,
publicada en el Registro Oficial 492 de 04 de mayo de 2015, informando a los
sujetos pasivos emisores de comprobantes electrónicos en referencia a: oportunidad
de la entrega y notificación del comprobante electrónico al receptor, emisión a
consumidores finales, oportunidad de entrega del comprobante de retención y
anulación de comprobantes electrónicos. (Rodríguez Chicaiza, 2015)
2.1.3. Ley de Comercio Electrónico, firmas y mensaje de datos
La Ley de Comercio Electrónico, firmas y mensajes de Datos, publicada en el
Registro Oficial 557 de 17 de abril de 2002 en su artículo 1, establece el objetivo que
es de regular los mensajes de datos, la firma electrónica, los servicios de
certificación, la contratación electrónica y telemática, la prestación de servicios
electrónicos, a través de redes de información, incluido el comercio electrónico y la
protección a los usuarios de estos sistemas.
Esta normativa en su artículo 14 también indica que la firma electrónica tendrá
igual validez y se le reconocerán los mismos efectos jurídicos que a una firma
manuscrita en relación con los datos consignados en documentos escritos, y será
admitida como prueba en juicio.
Adicionalmente la Ley de Comercio Electrónico, en su artículo 29 dispone que
las entidades de certificación de información, son las empresas unipersonales o
personas jurídicas que emiten certificados de firma electrónica y pueden prestar
otros servicios relacionados con la firma electrónica, autorizadas por el Consejo
Nacional de Telecomunicaciones” según lo dispuesto en esta ley y el reglamento
que deberá expedir el Presidente de la República.
2.2. COMPROBANTES DE VENTA
Son comprobantes de venta los siguientes documentos que acreditan la
transferencia de bienes o la prestación de servicios o la realización de otras
transacciones gravadas con tributos:
a) Facturas;
b) Notas de venta - RISE;
c) Liquidaciones de compra de bienes y prestación de servicios;
d) Tiquetes emitidos por máquinas registradoras;
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e) Boletos o entradas a espectáculos públicos; y,
f) Otros documentos autorizados en el presente reglamento. (Reglamento de
Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios, 2016)
2.2.1. Facturas
Se emitirán y entregarán facturas con ocasión de la transferencia de bienes, de
la prestación de servicios o la realización de otras transacciones gravadas con
impuestos, considerando lo siguiente:
a) Desglosando el importe de los impuestos que graven la transacción, cuando
el adquirente tenga derecho al uso de crédito tributario o sea consumidor final
que utilice la factura como sustento de gastos personales;
b) Sin desglosar impuestos, en transacciones con consumidores finales; y,
c) Cuando se realicen operaciones de exportación. (Reglamento de
Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios, 2016)
2.2.2. Documentos complementarios
Son documentos complementarios a los comprobantes de venta, los siguientes:
a) Notas de crédito;
b) Notas de débito; y,
c) Guías de remisión.
2.2.3. Notas de crédito
Las notas de crédito son documentos que se emitirán para anular operaciones,
aceptar devoluciones y conceder descuentos o bonificaciones.
Las notas de crédito deberán consignar la denominación, serie y número de los
comprobantes de venta a los cuales se refieren.
El adquirente o quien a su nombre reciba la nota de crédito, deberá consignar
en su original y copia, el nombre del adquirente, su número de Registro Único de
Contribuyentes o cédula de ciudadanía o pasaporte y fecha de recepción.
Las facturas que tengan el carácter de "comercial negociables", a las que se
refiere el Código de Comercio y que en efecto sean negociadas, no podrán ser
modificadas con notas de crédito. (Reglamento de Comprobantes de Venta,
Retención y Documentos Complementarios, 2016)
- 18 -
2.2.4. Notas de débito
Las notas de débito se emitirán para el cobro de intereses de mora y para
recuperar costos y gastos, incurridos por el vendedor con posterioridad a la emisión
del comprobante de venta.
Las notas de débito deberán consignar la denominación, serie y número de los
comprobantes de venta a los cuales se refieren.
Las facturas que tengan el carácter de "comercial negociables", a las que se
refiere el Código de Comercio y en efecto sean negociadas no podrán ser
modificadas con notas de débito. (Reglamento de Comprobantes de Venta,
Retención y Documentos Complementarios, 2016)
2.2.5. Comprobantes de retención
Son comprobantes de retención los documentos que acreditan las retenciones
de impuestos realizadas por los agentes de retención en cumplimiento de lo
dispuesto en la Ley de Régimen Tributario Interno, este reglamento y las
resoluciones que para el efecto emita el Director General del Servicio de Rentas
Internas. (Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos
Complementarios, 2016)
2.3. FACTURA ELECTRÓNICA
Un comprobante electrónico es un documento que cumple con los requisitos
legales y reglamentarios exigibles para todos comprobantes de venta, garantizando
la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
Un comprobante electrónico tendrá validez legal siempre que contenga una
firma electrónica. (Servicio de Rentas Internas, 2017)
- 19 -
Fuente: Servicio de Rentas Internas
La factura electrónica presenta los siguientes beneficios:
Tiene la misma validez que los documentos físicos.
Reducción de tiempos de envío de comprobantes.
Ahorro en el gasto de papelería física y su archivo.
Contribuye al medio ambiente, debido al ahorro de papel y tintas de
impresión.
Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
Menor probabilidad de falsificación.
Procesos administrativos más rápidos y eficientes.
Los documentos que pueden ser emitidos electrónicamente son:
Fig. 1 Factura electrónica
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Facturas
Notas de crédito
Notas de débito
Comprobantes de retención
Guías de remisión
2.4. FACTURA FÍSICA
Son documentos autorizados previamente por el SRI, que respaldan las
transacciones efectuadas por los contribuyentes en la transferencia de bienes o por
la prestación de servicios o la realización de otras transacciones gravadas con
tributos, a excepción de los documentos emitidos por las instituciones del Estado
que prestan servicios administrativos y en los casos de los trabajadores en relación
de dependencia. La falta de emisión o entrega de documentos autorizados, la
emisión incompleta o falsa de éstos, constituyen casos de defraudación que serán
sancionados de conformidad con el Código Tributario. (Servicio de Rentas Internas ,
2017)
2.5. REQUISITOS PARA LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
Los requisitos son los siguientes:
Firma electrónica
Software que genere comprobantes electrónicos (puede ser propio o se
puede utilizar la herramienta de comprobantes electrónicos de uso gratuito)
Conexión a Internet
Clave de acceso a servicios en línea (Servicio de Rentas Internas , 2017)
2.6. FIRMA ELECTRÓNICA.
Son los datos en forma electrónica consignados en un mensaje de datos,
adjuntados o lógicamente asociados al mismo, y que puedan ser utilizados para
identificar al titular de la firma en relación con el mensaje de datos, e indicar que el
titular de la firma aprueba y reconoce la información contenida en el mensaje de
datos. (Servicio de Rentas Internas , 2017)
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2.7. EFECTOS DE LA FIRMA ELECTRÓNICA.
La firma electrónica tendrá igual validez y se le reconocerán los mismos efectos
jurídicos que a una firma manuscrita en relación con los datos consignados en
documentos escritos, y será admitida como prueba en juicio.
2.8. REQUISITOS DE LA FIRMA ELECTRÓNICA.
Para su validez, la firma electrónica reunirá los siguientes requisitos, sin
perjuicio de los que puedan establecerse por acuerdo entre las partes:
a) Ser individual y estar vinculada exclusivamente a su titular;
b) Que permita verificar inequívocamente la autoría e identidad del signatario,
mediante dispositivos técnicos de comprobación establecidos por esta Ley y
sus reglamentos;
c) Que su método de creación y verificación sea confiable, seguro e inalterable
para el propósito para el cual el mensaje fue generado o comunicado.
d) Que al momento de creación de la firma electrónica, los datos con los que se
creare se hallen bajo control exclusivo del signatario; y,
e) Que la firma sea controlada por la persona a quien pertenece.
2.9. DONDE PUEDO ADQUIRIR LA FIRMA ELECTRÓNICA
Existen 4 entidades certificadoras en el país:
Banco Central del Ecuador
Security Data
ANF
Consejo de la Judicatura (Servicio de Rentas Internas , 2017)
2.10. ¿CÓMO SOLICITO AUTORIZACIÓN AL SRI PARA EMITIR
COMPROBANTES ELECTRÓNICOS?
El esquema de comprobantes electrónicos tiene dos ambientes:
Ambiente de PRUEBAS
Ambiente de PRODUCCIÓN
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2.10.1. Ambiente de pruebas o certificación
Todo contribuyente debe solicitar autorización para utilizar el Ambiente de
Pruebas o Certificación en el portal web. Para lo cual, debe ingresar a
www.sri.gob.ec con su RUC y clave a la opción "Servicios en Línea" / Comprobantes
Electrónicos / Pruebas / Autorización / Solicitud de Autorizaciones.
El Ambiente de Pruebas o Certificación permite revisar el funcionamiento del
esquema de emisión electrónica, realizar los ajustes a los sistemas y corregir
posibles errores.
Los comprobantes que se emitan en este ambiente no tienen validez tributaria.
2.10.2. Ambiente de producción
Una vez culminadas todas las pruebas en Ambiente de Pruebas o Certificación,
el contribuyente podrá solicitar la autorización para que se habilite el Ambiente de
Producción.
Deberá ingresar a este ambiente en "Servicios en Línea", con su número de
RUC y clave de acceso y seleccionar la opción Comprobantes Electrónicos /
Producción / Autorización / Solicitud de Autorizaciones.
Todos los comprobantes electrónicos autorizados en Ambiente de Producción
tienen validez tributaria (Servicio de Rentas Internas , 2017)
2.11. LA FIRMA ELECTRÓNICA EN UN MENSAJE DE DATOS.
Cuando se fijare la firma electrónica en un mensaje de datos, aquélla deberá
enviarse en un mismo acto como parte integrante del mensaje de datos o
lógicamente asociada a éste. Se presumirá legalmente que el mensaje de datos
firmado electrónicamente conlleva la voluntad del emisor, quien se someterá al
cumplimiento de las obligaciones contenidas en dicho mensaje de datos, de acuerdo
a lo determinado en la Ley. (SRI, 2002)
2.12. OBLIGACIONES DEL TITULAR DE LA FIRMA ELECTRÓNICA.
El titular de la firma electrónica deberá:
a) Cumplir con las obligaciones derivadas del uso de la firma electrónica;
b) Actuar con la debida diligencia y tomar las medidas de seguridad necesarias,
para mantener la firma electrónica bajo su estricto control y evitar toda
utilización no autorizada;
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c) Notificar por cualquier medio a las personas vinculadas, cuando exista el
riesgo de que su firma sea controlada por terceros no autorizados y utilizada
indebidamente;
d) Verificar la exactitud de sus declaraciones;
e) Responder por las obligaciones derivadas del uso no autorizado de su firma,
cuando no hubiere obrado con la debida diligencia para impedir su utilización,
salvo que el destinatario conociere de la inseguridad de la firma electrónica o
no hubiere actuado con la debida diligencia;
f) Notificar a la entidad de certificación de información los riesgos sobre su firma
y solicitar oportunamente la cancelación de los certificados; y,
g) Las demás señaladas en la Ley y sus reglamentos.
2.13. DURACIÓN DE LA FIRMA ELECTRÓNICA.
Las firmas electrónicas tendrán duración indefinida. Podrán ser revocadas,
anuladas o suspendidas de conformidad con lo que el reglamento a esta ley señale.
2.14. EXTINCIÓN DE LA FIRMA ELECTRÓNICA.
a) La firma electrónica se extinguirá por:
b) Voluntad de su titular;
c) Fallecimiento o incapacidad de su titular;
d) Disolución o liquidación de la persona jurídica, titular de la firma; y,
e) Por causa judicialmente declarada.
La extinción de la firma electrónica no exime a su titular de las obligaciones
previamente contraídas derivadas de su uso. (SRI, 2002)
2.15. PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA.
De acuerdo a los parámetros establecidos por el Servicio de Rentas Internas se
puede concluir el proceso de facturación electrónica mediante 4 pasos; los cuales se
los realiza consecuentemente y se los define en la siguiente figura:
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Fig. 2 Proceso de facturación electrónica
Fuente: Servicio de Rentas Internas
Paso 1 Emisión:
El emisor puede generar comprobantes electrónicos en la herramienta gratuita
o en su sistema propio. La emisión puede ser individual o en conjunto.
Paso 2 Firma
Una vez generado el comprobante electrónico se firma con el “certificado de
firma digital”, que debe ser adquirido en las entidades certificadoras.
Paso 3 Autorización
El emisor envía el comprobante firmado a la base de datos del Sri y cuando
llega la información se valida y se autoriza el comprobante
Paso 4 Notificación
El receptor puede verificar los comprobantes electrónicos autorizados mediante
la página web del emisor, correo electrónico otros medios o a través de la página
web del SRI
2.16. QUE ES EL RIDE
Es un formato de representación impresa de un documento electrónico.
La impresión de la representación del comprobante electrónico (RIDE) tendrá
igual validez que los comprobantes establecidos en el Reglamento de
- 25 -
Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios y su contenido
podrá ser verificado con la información que reposa en la base de datos de la
Administración Tributaria.
2.17. EN QUE CASOS SE EMITE EL RIDE
Cuando no exista el consentimiento del usuario o consumidor para recibir el
comprobante electrónico;
Cuando la impresión sea requerida de manera expresa por el receptor, en el
momento de la emisión o después; y,
Cuando en la compra no se identifique al consumidor o usuario (consumidor
final).
2.18. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN LATINOAMÉRICA
La factura electrónica se encuentra en pleno proceso de expansión en todo el
mundo. Según Billentis, este año se intercambiarán unos 40 billones de facturas en
este formato. De ellas, más de la mitad, unos 25 billones, corresponden
a Latinoamérica. Esta región se ha convertido ya en la más avanzada en este ámbito
a nivel internacional, debido a las políticas fiscales que han llevado a cabo los
Gobiernos de los diferentes Estados.
México se encuentra a la cabeza de ellos. Este año, el país ha celebrado
el décimo aniversario del Comprobante Fiscal Digital por Internet con una elevada
tasa de penetración. Y es que, desde 2014, el denominado CFDI es obligatorio para
la práctica totalidad de los contribuyentes. Ahora, el Servicio de Administración
Tributaria continúa desarrollando políticas que tienden a reducir los procedimientos
administrativos en papel. Como por ejemplo, las nuevas medidas para fomentar
la contabilidad electrónica, o el nuevo documento electrónico para las retenciones e
informaciones de pago.
Junto a México, Brasil cuenta con una de las tasas de adaptación más
elevadas. Según Billentis, en este caso la cifra ronda el 90 %. Esto se debe a una
estricta legislación que se puso en marcha hace algunos años y que obliga a buena
parte de los contribuyentes al uso de la Nota Fiscal Electrónica.
En Chile, la adopción de este sistema también se encuentra ampliamente
extendida, aunque hasta hace poco el Documento Tributario Electrónico era
voluntario. Se calcula que más de la mitad de las facturas se generan ya por medios
electrónicos y se prevé un elevado crecimiento debido a las nuevas políticas. El
pasado mes de octubre se adhirieron al sistema de forma obligatoria las grandes
empresas del país y el Servicio de Impuestos Internos espera completar la migración
en 2018.
- 26 -
En el grupo de países de adopción temprana de la factura electrónica, no
podemos olvidar a Guatemala. Allí, desde 2013, el esquema FACE es
obligatorio para todas las personas individuales o jurídicas calificadas como
contribuyentes especiales.
Este también ha sido un año de grandes avances para Uruguay, que
está llamado a convertirse próximamente en uno de los países líderes en facturación
electrónica. La Resolución D.G.I. Nº 798/2012 ha llevado a un millar de las grandes
empresas a sumarse al Comprobante Fiscal Electrónico. Actualmente, la Dirección
General Impositiva se plantea establecer un cronograma de adaptación que incluya
a nuevos grupos de contribuyentes. Una medida similar a la que tomó Argentina con
la Resolución General 3571/2013 y que llevó a miles de contribuyentes a sumarse a
este sistema entre abril y agosto. Además, en los últimos meses la Administración
Federal de Ingresos Públicos ha decidido incorporar nuevos sectores a la factura
electrónica, como es el caso del de la minería.
En Perú, los contribuyentes pueden facturar electrónicamente de forma
voluntaria desde 2010, aunque la legislación avanza hacia la obligatoriedad. Este
año, 239 grandes empresas del país han tenido que implantar este sistema y, según
algunos diarios, la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración
Tributaria planea que el 100 % de los contribuyentes emplee la factura electrónica
para el 2017. No obstante, todavía no se han emprendido medidas legislativas al
respecto.
Otra de las novedades de este año ha sido el anuncio del Ministerio de
Finanzas de Costa Rica acerca de un nuevo proyecto de firma y factura electrónica
obligatoria. El nuevo sistema, que todavía no tiene fecha de lanzamiento, sustituirá
al implantado en 2013 con el objetivo de garantizar el procesamiento de la
información.
Durante el próximo año, se espera que la factura electrónica continúe
creciendo en todo el mundo. Las políticas impulsadas en los Estados
latinoamericanos ya se han configurado como un modelo a seguir para diversos
países europeos y asiáticos, como por ejemplo, es el caso de Vietnam. (edicom
connecting business, 2017)
- 27 -
Fig. 3 Imagen corporativa de Freno Repuesto
CAPITULO III. MARCO DE REFERENCIA
3.1. MISIÓN
Ofrecer a los clientes una amplia gama de repuestos automotrices de las
principales y mejores marcas del mundo a precios accesibles, brindando excelente
atención al momento de adquirirlos, satisfaciendo plenamente sus necesidades.
Fuente: La Empresa
3.2. VISIÓN
Ser reconocidos en el 2018 como la mejor empresa en repuestos para
vehículos en el cantón La Troncal, con los altos estándares de calidad,
cumplimiento, seriedad y honestidad para con los clientes, pensando siempre en el
ámbito del desarrollo social y económico de la zona.
3.3. OBJETIVOS DE LA EMPRESA
Satisfacer las necesidades de los clientes.
Tener un crecimiento sostenido de la empresa mediante un nivel estable de
ventas.
- 28 -
Ser reconocida y elegida como la mejor empresa comercializadora de
repuestos automotriz en el Cantón.
Brindar a los trabajadores beneficios que lo ayuden a mejorar
económicamente.
3.4. POLITICA DE CALIDAD
La Empresa Freno Repuesto se compromete a satisfacer la necesidad de los
clientes en la venta de repuestos automotrices de calidad, que nos permita aumentar
la proporción de clientes satisfechos generando mayor rentabilidad a la empresa.
3.5. VALORES CORPORATIVOS
La Empresa Freno Repuesto está orientada con valores corporativos que
generan armonía y orden para ofrecer un máximo rendimiento en todas las áreas.
Entre estos están:
Honestidad
Trabajo en Equipo
Responsabilidad
Calidez humana
Respeto
Comunicación
Servicio
Calidad
- 29 -
3.6. ORGANIGRAMA
Fig. 4 Organigrama estructural de Freno Repuesto
GERENTE GENERAL
AREA ADMINISTRATIVA
AREA OPERATIVA
RECURSOS HUMANOS
CONTABILIDAD
CONTADOR
AUXILIAR DE CONTABILIDAD
VENTAS BODEGA
AUXILIAR 1
AUXILIAR 2
VENDEDOR 1
VENDEDOR 2
VENDEDOR 3
CAJERA
Fuente: La Empresa Elaborado por: El Autor
3.7. POLITICAS DE CREDITO
El crédito tendrá un plazo de 30 días tendrá un recargo de 4% del valor del
producto.
El tiempo máximo del crédito será de 30 días.
Si el cliente no paga dentro del tiempo establecido, habrá un recargo extra del
3.6% diarios del valor total del crédito.
Si el cliente sobrepasa los 60 días de impago de su crédito, tendrá una
reducción del valor de su cartera de crédito del 15%.
Rangos de crédito:
- 30 -
Tabla 1 Rangos de otorgamiento de créditos
º- GRUPO DOLARES
1 A 0 – 1000
2 B 0 – 500
3 C 0 – 200
4 D 0 – 100
5 E 0 - 50
Fuente: La Empresa Elaborado por: El Autor
3.8. PROCESO DE FACTURACIÓN
Fig. 5 Proceso de facturación en Freno Repuesto
PEDIDO
EL VENDEDOR INGRESA EN EL SISTEMA LA ORDEN DE PEDIDO
ENVIA A BODEGA LA ORDEN DE PEDIDO
REVISA SI HAY EN EL INVENTARIO
PREPARA LA ORDENSI
NO
LA ORDEN PASA AL ÁREA DE COMPRAS
EMITE UN EGRESO DE BODEGA
FACTURACIÓN Y COBRO
ENTREGA DE MERCADERIA
FACTURA Y GUÍA DE REMISIÓN
Fuente: La Empresa Elaborado por: El Autor
La factura de la empresa consta de tres copias o ejemplares las mismas que
están distribuidas de la siguiente manera: la blanca u original es para el adquirente,
amarilla es para el emisor, y la copia verde es sin derecho a crédito tributario.
- 31 -
CAPITULO IV. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
4.1. TIPO Y DISEÑO DE INVESTIGACIÓN
En este caso de estudio de acuerdo a las particularidades presentes se ha
considerado la aplicación del método cualitativo, ya que se determinará las ventajas,
desventajas y costos que se incurren en la facturación electrónica comparándola con
la facturación física, a través de la realización de encuestas y cuestionarios.
Por ende también representa un caso de tipo exploratorio; por lo que hace
referencia al análisis de un proceso a estudiar en un determinado lugar y tiempo; lo
cual permitirá conocer la situación actual de la facturación en la empresa, Freno
Repuesto.
En el presente trabajo se procederá a realizar un análisis de tipo documental,
por medio de la elaboración de cuestionarios; que van a permitir analizar los
acontecimientos suscitados, durante los procesos que intervienen en la emisión de
comprobantes electrónicos en la Empresa Freno Repuesto durante el periodo fiscal
2016.
Así como también se efectuará el análisis de las ventajas y desventajas que ha
dado lugar la implementación de comprobantes electrónicos; con respecto a la
comunidad, el Servicio de Rentas Internas y el medio ambiente. Lo que permitirá
conocer el estado y reacciones ocasionadas por el proceso a evaluar; pudiendo así
identificar las acciones factibles por adoptar, según sean las necesidades de la
empresa.
4.2. UNIDAD DE ANÁLISIS
La unidad de análisis que se utilizará en el presente trabajo es de manera
individual, tomando como referencia a los trabajadores involucrados en el proceso a
investigar.
4.3. POBLACIÓN
Gerente General
Contador General
Auxiliar de Contabilidad
Vendedor 1
Vendedor 2
Vendedor 3
Cajera
- 32 -
43%
57%
Sabe usted cuales son los requerimientos para implementar el sistema de facturación electrónica
SI
NO
Fig. 6 Pregunta 1. Cuestionario aplicado al personal de Freno Repuesto
4.4. ESTRATEGIA DE APLICACIÓN
4.4.1. Cuestionarios
Los cuestionarios son herramientas utilizadas para recolectar datos específicos
a través de un banco de preguntas. El cuestionario esta referenciado al caso de
estudio a investigar, pueden ser preguntas en base a conocimientos o experiencias
personales, así como también referentes a la sociedad.
En el presente caso de estudio se aplicará Cuestionarios Abiertos; lo cual
permitirá al entrevistado responder con total libertad, con el fin de conseguir mayor
información, lo que ayudará a la consecución de los objetivos planteados.
4.4.2. Criterio del personal con respecto a las ventajas, desventajas y costos
en el proceso de implementación de facturación electrónica
1. ¿Sabe usted cuáles son los requerimientos para implementar el sistema de
facturación electrónica?
Tabla 2 Pregunta 1. Cuestionario aplicado al personal de Freno Repuesto
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 3 43%
NO 4 57%
TOTAL 7 100%
Fuente: La Empresa
Elaborado por: El Autor
Fuente: La Empresa
Elaborado por: El Autor
- 33 -
Análisis:
Se expone en la primera pregunta el conocimiento que los empleados tienen
sobre los requerimientos para implementar el sistema de facturación electrónica,
manifestando que el 57% de ellos si conocen de los requerimientos y el 43%
manifiestan tener desconocimiento.
2. Una vez ya puesto en conocimiento de cuál es el proceso de implementación
de la facturación electrónica, ¿Cree usted que estaría en la capacidad de
adoptarla?
Tabla 3 Pregunta 2. Cuestionario aplicado al personal de Freno Repuesto
Fuente: La Empresa
Elaborado por: El Autor
Fig. 7 Pregunta 2. Cuestionario aplicado al personal de Freno Repuesto
Fuente: La Empresa
Elaborado por: El Autor
Análisis:
El 71% de los encuestados manifiestan que no están con la capacidad y el
entrenamiento suficiente para adoptar el nuevo sistema de facturación mientras que
el 29% si tienen el conocimiento y la experiencia para asumirla.
29%
71%
¿Cree usted que estaría en la capacidad de adoptar el nuevo sistema de facturación?
SI
NO
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 2 29%
NO 5 71%
TOTAL 7 100%
- 34 -
71%
29%
Considera usted que la implementación del sistema de facturación electrónica ayudará a reducir costos
SI
NO
3. ¿Considera usted que la implementación del sistema de facturación
electrónica ayudará a reducir costos?
Tabla 4 Pregunta 3. Cuestionario aplicado al personal de Freno Repuesto
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 5 71%
NO 2 29%
TOTAL 7 100%
Fuente: La Empresa
Elaborado por: El Autor
Fig. 8 Pregunta 3. Cuestionario aplicado al personal de Freno Repuesto
Fuente: La Empresa
Elaborado por: El Autor
Análisis:
El 71% de los encuestados manifiestan que la implementación del sistema
electrónica si ayuda en la reducción de costos mientras que el 29% piensa que daría
lo mismo que la facturación física.
4. ¿Considera usted que existirá menor falsificación de documentos con la
implementación del sistema de facturación electrónica?
Tabla 5 Pregunta 4. Cuestionario aplicado al personal de Freno Repuesto
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 6 86%
NO 1 14%
TOTAL 7 100%
Fuente: La Empresa
Elaborado por: El Autor
- 35 -
Fig. 9 Pregunta 4. Cuestionario aplicado al personal de Freno Repuesto
Fuente: La Empresa
Elaborado por: El Autor
Análisis:
El 86% de los encuestados aseveran que la implementación del sistema
electrónica reducirá la falsificación de documentos mientras que el 14% piensa que
lo contrario que de igual forma se puede dar la falsificación de los documentos
tributarios.
5. Considera usted como un factor determinante a la hora de implementar el
sistema de facturación electrónica la cantidad de megas de internet con las
que cuenta el comercial.
Tabla 6 Pregunta 5. Cuestionario aplicado al personal de Freno Repuesto
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 7 100%
NO 0 0%
TOTAL 7 100%
Fuente: La Empresa
Elaborado por: El Autor
86%
14%
Considera usted que existirá menor falsificación de documentos con la implementación del sistema de
facturación electrónica
SI
NO
- 36 -
Fig. 10 Pregunta 5. Cuestionario aplicado al personal de Freno Repuesto
Fuente: La Empresa
Elaborado por: El Autor
Análisis:
El 100% de los encuestados aseveran que es de vital importancia contar un
internet que brinde suficientes megas para la emisión y envío de comprobantes
electrónicos a los correos electrónicos de los clientes.
6. Considera usted que es un beneficio la eliminación de espacio físico al
utilizar el sistema de facturación electrónica
Tabla 7 Pregunta 6. Cuestionario aplicado al personal de Freno Repuesto
Fuente: La Empresa
Elaborado por: El Autor
100%
0%
Conectividad a internet del comercial para el funcionamiento correcto de la facturación electrónica
SI
NO
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 7 100%
NO 0 0%
TOTAL 7 100%
- 37 -
Fig. 11 Pregunta 6. Cuestionario aplicado al personal de Freno Repuesto
Fuente: La Empresa
Elaborado por: El Autor
Análisis:
El 100% de los encuestados aseguran que la implementación del sistema
electrónica reducirá el espacio físico que antes se ocupaba para el almacenamiento
de los comprobantes físicos.
7. Considera usted que los sistemas que generan los comprobantes
electrónicos garantizan que la información sea correcta.
Tabla 8 Pregunta 7. Cuestionario aplicado al personal de Freno Repuesto
Fuente: La Empresa
Elaborado por: El Autor
100%
0%
Considera usted que es un beneficio la eliminación de espacio fisico al utilizar el sistema de facturacion
electrónica
SI
NO
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 2 29%
NO 5 71%
TOTAL 7 100%
- 38 -
Fig. 12 Pregunta 7. Cuestionario aplicado al personal de Freno Repuesto
Fuente: La Empresa
Elaborado por: El Autor
Análisis:
El 29% de los encuestados aseguran que los sistemas que generan los
comprobantes electrónicos si garantizan que la información sea correcta mientras
que el 71% piensa que no hay seguridad de que la información proporcionada en los
comprobantes electrónicos sea confiable.
8. Considera usted que el nivel de educación con relación al uso de correos
electrónicos de ciertos contribuyentes o consumidores afectan la efectividad
del sistema de facturación electrónica.
Tabla 9 Pregunta 8. Cuestionario aplicado al personal de Freno Repuesto
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 7 100%
NO 0 0%
TOTAL 7 100%
Fuente: La Empresa
Elaborado por: El Autor
29%
71%
Considera usted que los sistemas que generan los comprobantes electrónicos garanticen que la
información sea correcta
SI
NO
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Fig. 13 Pregunta 8. Cuestionario aplicado al personal de Freno Repuesto
Fuente: La Empresa
Elaborado por: El Autor
Análisis:
El 100% de los encuestados aseguran que el nivel de educación con relación al
uso de correos electrónicos de ciertos contribuyentes o consumidores es una
dificultad o desventaja para la facturación electrónica ya que no tienen o saben usar
un correo electrónico al cual enviar la factura por lo que tendrán que imprimir el
documento en ese momento.
4.4.3. Entrevista al contador general de freno repuesto
Entrevistado: Ing. Iván Tapia
Cargo: Contador General
Fecha: 17 de marzo de 2017
1. ¿Cuáles son los medios utilizan para emitir comprobantes de venta y
documentos complementarios?
Los medios que la empresa utiliza son los comprobantes tradicionales como
son los documentos impresos o también llamados comprobantes físicos.
2. ¿La utilización de estos comprobantes tradicionales le genera a la
empresa algún inconveniente?
Estos comprobantes ocasionan varios inconvenientes como son la pérdida o
extravío de los documentos fuente, así como también el deterioro y daño de su
integridad durante la permanencia en archivo del departamento.
100%
0%
Considera usted que el nivel de educación con relación al uso de correos electrónicos de ciertos contribuyentes
o consumidores afectan la efectividad del sistema de facturación electrónica
SI
NO
- 40 -
3. ¿Los inconvenientes señalados anteriormente motivan a cambiar los
medios tradicionales de emisión de comprobantes por comprobantes
electrónicos?
Partiendo de la respuesta del entrevistado identificó que son razones más que
suficientes para optar por un sistema que brinde una mayor seguridad y cuidado de
la información al momento de su archivo.
4. ¿Cree usted que la empresa dejará de emitir comprobantes impresos?
Según el entrevistado manifiesta que se seguirán emitiendo comprobantes
impresos, algunos por su nivel de conocimiento sobre el uso del correo electrónico o
también por requerimientos especiales, optan por la sola utilización de estos medios
tradicionales.
5. ¿Qué medios elegiría para la implementación de comprobantes
electrónicos?
El encuestado menciona que, cumpliendo con la disposición de la empresa, se
iniciará adoptando el Sistema de Comprobantes Electrónicos Gratuito que ofrece el
Servicio de Rentas Internas; el cual es el medio básico para la producción y emisión
de estos comprobantes.
6. ¿Qué recursos incurrirán al momento de asumir este cambio de
facturación?
Según la respuesta se menciona que los Recursos que formarán parte de la
implementación de estos medios en empresa Freno Repuesto serán los siguientes:
Recursos Humanos: empleados
Recursos Tecnológicos: computadoras, software
Recursos Económicos: presupuesto destinado a cubrir estos costos.
7. ¿Qué factores externos le impedirían a usted realizar el proceso de
facturación electrónica?
Suspensión del servicio eléctrico por causas de fuerza mayor.
Servicio de internet deficiente otorgada por el proveedor
Mantenimientos del sistema
- 41 -
8. ¿Cree que es necesario recibir capacitaciones por parte del Sri con
respecto al tema de comprobantes electrónicos?
Se deberá realizar la gestión para que el personal pueda asistir a la
capacitación brindada en el Servicio de Rentas Internas, lo cual ayudará a que el
personal obtenga conocimiento sobre el tratamiento de este nuevo sistema de
facturación, para aprovechar al máximo la utilización del programa gratuito que
brinda el Sri; dando paso a la correcta emisión de comprobantes electrónicos.
- 42 -
CAPITULO V. RESULTADOS
5.1. IDENTIFICACIÓN DE VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA FACTURACIÓN
ELECTRÓNICA VS LA FACTURACIÓN FISICA.
En base a los resultados obtenidos de los cuestionarios y entrevistas realizadas
al personal de la empresa Freno Repuesto se puede determinar las siguientes
ventajas y desventajas:
Cuadro 4 Ventajas y desventajas de la facturación electrónica vs la facturación física
FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
VENTAJAS DESVENTAJAS
Reducción de costos: administrativos y
operativos
Disminución de falsificación de documentos.
Eliminación de archivo físico y
almacenamiento de facturas: las facturas
electrónicas se almacenan en una base de
datos.
Conservación de los documentos en cuanto
a estética: se evita la destrucción de los
comprobantes por factores como incendio,
pérdida o deterioro.
Ahorro de papel y tintas de impresión
contribuye con el cuidado del medio
ambiente.
Mayor facilidad de control por parte del SRI
cuando realice auditorias.
Disponibilidad de información: al instante.
Reducción de tiempos de envió de
comprobantes.
Necesita de un internet que brinde
suficientes megas de navegación.
Para la recepción de comprobantes
electrónicos algunos clientes no poseen o
recuerdan su correo electrónico.
La anulación de comprobantes no está
contemplada dentro de la facturación
electrónica.
Se mantiene la impresión física. (RIDE).
Actualizaciones y mantenimientos
programados por el SRI.
Elaborado por: El Autor
5.2. CUADRO COMPARATIVO DE COSTOS Y TIEMPOS INCURRIDOS EN LA
FACTURACION ELECTRONICA VS LA FACTURACION FISICA
Cuadro 5 Tiempos empleados por el auxiliar de contabilidad en la facturación física
AUXILIAR DE CONTABILIDAD
ACTIVIDAD CANTIDAD TIEMPO
UNITARIO
TIEMPO TOTAL
MENSUAL
Emisión de factura 125 5 min 625 min
Archivo de factura 125 45 seg 56 min
Búsqueda de factura 30 5 min 150 min
Entrega de factura con la mercadería 125 7 min 875 min
Error en la emisión de alguna factura 5 3 min 15 min
Elaborado por: El Autor
- 43 -
En el cuadro 5 se observa los tiempos empleados por el auxiliar de contabilidad
en la facturación física, en este se establece los tiempos unitarios utilizados por el
personal para la emisión, archivo, búsqueda, y entrega de comprobantes
electrónicos, así como la cantidad de comprobantes que emiten al mes; el tiempo
total se obtiene de la multiplicación de la cantidad de facturas por el tiempo unitario.
Cuadro 6 Tiempos empleados por el contador general en la facturación física
CONTADOR GENERAL
ACTIVIDAD CANTIDAD TIEMPO TOTAL
MENSUAL
Revisión de facturas 125 45 min
Declaración de impuestos 125 4 horas Elaborado por: El Autor
El cuadro 6 se define los tiempos empleados por el contador general de la
empresa al momento de revisar los comprobantes de venta y otros documentos
complementarios así como el tiempo requerido para revisar y registrar dichos
comprobantes en las declaraciones correspondientes.
Cuadro 7 Costos por suministros y materiales en la facturación física
SUMINISTROS Y MATERIALES
DESCRIPCIÓN CANTIDAD VALOR
block de facturas 2 $ 60,00
cinta tóner 1 $ 80,00
tinta para sello de la empresa 1 $ 3,50
folder 2 $ 13,00
total mensual
$156,50
Elaborado por: El Autor
En el cuadro 7 se establece cuáles son los suministros y materiales requeridos
para el proceso de facturación física en la empresa Freno Repuesto, el costo
mensual incurrido es de $156,50.
Cuadro 8 Costos por almacenamiento de facturas en la facturación física
ALMACENAMIENTO DE FACTURAS
DESCRIPCIÓN CANTIDAD VALOR
Archivador 1 $ 25,00
total mensual
$ 25,00
Elaborado por: El Autor
En el cuadro 8 se establece los costos por almacenamiento de los
comprobantes físicos, para lo cual se requiere un archivador para su
almacenamiento respectivo, cuyo costo mensual es de $25,00.
- 44 -
Cuadro 9 Total de costos mensuales incurridos en la facturación física en Freno Repuesto
TOTAL DE COSTOS MENSUALES INCURRIDOS
DESCRIPCIÓN VALOR
Suministros y materiales $ 156,50
Almacenamiento $ 25,00
total $ 181,50
Elaborado por: El Autor
En el cuadro 9 se presenta un resumen los costos mensuales incurridos en la
facturación física en Freno Repuesto, cuyo costo es de $181.50 que al año
representa un valor total de $2178.00 por concepto de suministros, materiales y
almacenamiento.
Cuadro 10 Tiempos empleados por el auxiliar de contabilidad en la facturación electrónica
AUXILIAR DE CONTABILIDAD
ACTIVIDAD CANTIDAD TIEMPO
UNITARIO
TIEMPO TOTAL
MENSUAL
Emisión de factura 125 1 min 125 min
Archivo de factura automático
Búsqueda de factura 30 1 min 30 min
Entrega de factura con la mercadería 125 3 min 375 min
Autorización del SRI 125 2 min 250 min
Error en la emisión de alguna factura 5 1 min 5 min
Elaborado por: El Autor
En el cuadro 10 se observa los tiempos empleados por el auxiliar de
contabilidad en la facturación electrónica, en este se establece los tiempos unitarios
utilizados por el personal para la emisión, archivo, búsqueda, y entrega de
comprobantes electrónicos, así como la cantidad de comprobantes que emiten al
mes; el tiempo total se obtiene de la multiplicación de la cantidad de facturas por el
tiempo unitario, cabe mencionar que el archivo de factura bajo este tipo facturación
es automático ya que se almacena en una base datos al momento de generar el
comprobante electrónico.
Cuadro 11 Tiempos empleados por el contador general en la facturación electrónica
CONTADOR GENERAL
ACTIVIDAD CANTIDAD TIEMPO TOTAL
MENSUAL
Revisión de facturas 125 automático
Declaración de impuestos 125 1 hora Elaborado por: El Autor
- 45 -
El cuadro 11 se define los tiempos empleados por el contador general de la
empresa al momento de revisar los comprobantes de venta y otros documentos
complementarios así como el tiempo requerido para revisar y registrar dichos
comprobantes electrónicos en las declaraciones correspondientes a través de la
facturación electrónica.
Cuadro 12 Costos por mantenimiento incurridos en facturación electrónica
MANTENIMIENTO
DESCRIPCIÓN CANTIDAD VALOR
Mantenimiento de computadoras 4 $ 60,00
Internet 1 $ 68,35
total mensual
$128,35 Elaborado por: El Autor
En el cuadro 12 se observa los costos incurridos por mantenimiento que se
efectúa a los equipos de cómputo de la empresa, además del servicio de internet
contratado, para la generación de comprobantes electrónicos cuyo costo de
mantenimiento mensual es de $128,35.
Cuadro 13 Costos incurridos por adquisición de firma electrónica
ADQUISICIÓN DE FIRMA ELECTRÓNICA POR DOS AÑOS
DESCRIPCIÓN CANTIDAD VALOR
Emisión del certificado de firma electrónica 1 $ 34,20
Dispositivo portable - token 1 $ 29,64
total por dos años $ 63,84
costo mensual $ 2,66 Elaborado por: El Autor
En el cuadro 13 se observa los costos incurridos por adquisición de firma
electrónica que es necesario para la generación y validez de comprobantes los
electrónicos, estos precios fueron obtenidos de la página institucional del Banco
Central del Ecuador que es una de las cuatro instituciones que otorgan estas
certificaciones cuyo costo total es de $63,84 incluido IVA, pero cabe aclarar que esta
certificación tiene una vigencia de 2 años por lo que su costo menusal es de $2,66.
Cuadro 14 Total de costos mensuales incurridos en la facturación electrónica
TOTAL DE COSTOS MENSUALES INCURRIDOS
DESCRIPCIÓN VALOR
Mantenimiento y archivo $ 128,35
Adquisición de firma electrónica $ 2,66
total $ 131,01
Elaborado por: El Autor
- 46 -
El cuadro 14 presenta un resumen de los costos mensuales incurridos en la
facturación electrónica, cuyo valor total es de $131.01 por concepto de
mantenimiento de equipos y el pago del plan de internet así como la adquisición de
la firma electrónica, que al año le representa un valor de $1572.12.
Cuadro 15 Cuadro comparativo de los tiempos empleados en los dos tipos de facturación
TOTAL DE TIEMPOS EMPLEADOS EN EL MES
CONTADOR GENERAL
DESCRIPCIÓN CANTIDA
D
TIEMPO FACTURACIÓ
N FÍSICA
TIEMPO FACTURACIÓ
N ELECTRÓNIC
A
AHORRO DE TIEMPO CON
FACT. ELECTRÓNICA
Revisión de facturas 125 45 min
automático 45 min
Declaración de impuestos 125 4 horas 1 hora y 30 min 2 horas con 30 min
AUXILIAR DE CONTABILIDAD
Emisión de factura 125 625 min 125 min 500 min
Archivo de factura 125 56 min automático 56 min
Búsqueda de factura 30 150 min 30 min 120 min
Entrega de factura con la mercadería 125 875 min 375 min 500 min
Autorización del Sri 125
- 250 min 250 min
Error en la emisión de alguna factura 5 15 min 5 min 10 min
Elaborado por: El Autor
En el cuadro 15 se puede observar un cuadro comparativo en donde se
demuestra que la facturación electrónica tiene como ventaja la reducción de tiempos
en revisión, emisión, entrega y archivo de comprobantes electrónicos, así como
disponer de la información de forma inmediata.
Cuadro 16 Cuadro comparativo de los costos mensuales incurridos en los dos tipos de facturación
TOTAL DE COSTOS MENSUALES INCURRIDOS
DESCRIPCIÓN FACTURACIÓN
FÍSICA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
VALOR VALOR
Suministros y materiales / mantenimiento y archivo $ 156,50 $ 128,35
Almacenamiento / adquisición de firma electrónica $ 25,00 $ 2,66
total $ 181,50 $ 131,01
Elaborado por: El Autor
La empresa Freno Repuesto al adoptar la facturación electrónica tiene una
reducción en sus gastos operativos y administrativos de $50.49 al mes, cuando
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emite en promedio unas 125 facturas mensuales; esto al año a la empresa le
representaría un ahorro de $605.88.
5.3. ETAPAS DE IMPLEMENTACION DE SISTEMA DE FACTURACIÓN
ELECTRÓNICA EN LA EMPRESA FRENO REPUESTO
Para la implementación del sistema de facturación electrónica se toma como
referencia el estudio efectuado por (ROMERO, 2013), en donde establece diez
pasos a seguir para la implementación de comprobantes electrónicos; de los cuales
se hace referencia de acuerdo al presente trabajo los siguientes:
1) Evaluar.
2) Formar un equipo de trabajo.
3) Análisis e impacto de los procesos de Organización.
4) Plan de comunicación.
5) Selección de tecnología de información.
6) Implantación tecnológica.
7) Obtención de la certificación token.
8) Utilizar el nuevo modelo.
Motivos por las cuales se comunica al gerente general conjuntamente con el
personal del área administrativa, concordaron en organizarse de la mejor manera
para entender y adoptar esta innovadora propuesta con responsabilidad y eficiencia
en los procesos que se ejecutan dentro de la empresa en caso de su
implementación. Para ello la empresa debe seguir os siguientes pasos:
5.3.1. Evaluar la situación actual antes de la implementación de comprobantes
electrónicos.
Se debe comenzar con la estimación de la cantidad de comprobantes de venta
que mensualmente emite y recibe la empresa, sean estos facturas, retenciones,
notas de crédito y notas de débito. Mediante la entrevista al Contador general se le
pudo consultar la cantidad promedio de facturas que la empresa emite en el mes
cuya respuesta fue de 125 facturas al mes.
Se realizará un análisis del proceso de facturación que existe en la empresa es
decir se desde su emisión, entrega, almacenamiento, y posible pérdida o deterioro.
5.3.2. Formar un equipo de trabajo.
Se debe establecer quiénes serán los encargados de iniciar la facturación
electrónica en la empresa; tomando en consideración que se debe contar con una
persona encargada de la preparación de información y realización de los
comprobantes emitidos por la empresa y otra persona que este encargada del
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monitoreo y recepción de los comprobantes que son emitidos por clientes y/o
proveedores y recibidos por la empresa, de acuerdo a la transacción comercial
realizada.
Cuadro 17 Involucrados en el proceso de facturación electrónica
CARGO FUNCIONES
GERENTE GENERAL
Desempeña el cargo representante legal de la
empresa.
Asigna tareas para cada área.
Autoriza la compra de insumos y materiales
necesarios para la comercialización de la
mercadería.
CONTADOR GENERAL
Vela por el fiel cumplimiento de las obligaciones
tributarias de la empresa.
Revisa los documentos contables y genera los
reportes mensuales.
Monitorea que el proceso de facturación electrónica
se dé con normalidad.
AUXILIAR DE
CONTABILIDAD
Cumple las funciones de apoyo al contador
general.
Genera los respectivos comprobantes electrónicos
de venta.
Se encargar de los arqueos de caja diarios.
VENDEDORES
Brinda atención al cliente.
Recepta la información para la generación de los
comprobantes electrónicos.
Elaborado por: El Autor
5.3.3. Análisis e impacto de los procesos y organización.
Se definirá el proceso para la emisión y recepción de comprobantes
electrónicos, incluyendo los requerimientos establecidos por el S.R.I; como la
adquisición de la firma electrónica y la adecuación del software del Sistema de
Facturación.
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Fig. 14 Flujograma del proceso de generación del comprobante electrónico
Inicio
Registrar datos del
cliente y transacción
comercial
Crear estructura XML
en base al formato del
SRI
Factura XML
Tiene firma digitalGestionar una firma
digitalNo
Firmar el XML
Si
Se puede enviar el
XML al sriEnviar a contingenciaNo
Enviar al SRI para
recibir comprobante
Si
Recibió
comprobante
Enviar al SRI para
autorización de
comprobante
Si
Se obtuvo la
autorización del
comprobanteNo
Factura XML
autorizada Si
Archivar en base de
datos
Generar RIDE
Enviar al cliente
Fin
No
Fuente: (Ordoñez Montesdeoca, 2015)
Elaborado por: El Autor
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Se podrá rediseñar los procesos, puntualizando quien será la persona
encargada de firmar y autorizar los documentos generados en la aplicación de este
sistema.
5.3.4. Plan de comunicación.
Se realizará la capacitación respectiva al personal que va a estar encargado de
este nuevo proceso de facturación así como brindar información a todos quienes
integran la empresa Freno Repuesto, con la colaboración del SRI a través de un
convenio de capacitación.
Para posteriormente dar a conocer a los clientes y proveedores del nuevo
servicio que se estará brindando, con el fin de incentivar la aceptación de este nuevo
sistema de generación de comprobantes de venta que por supuesto tienen la misma
validez tributaria que los comprobantes tradicionales o físicos.
Cuadro 18 Plan de capacitación al personal de empresa Freno Repuesto
CARGO FUNCIONES
Entidad o Empresa Capacitadora Servicio de Rentas Internas Agencia La Troncal
Temática de Capacitación Comprobantes Electrónicos
Horas de Capacitación 8 horas
Horario 2 días Sábados de 08:00 a 12:00
Elaborado por: El Autor
Cuadro 19 Plan de capacitación sobre el uso del software de emisión de comprobantes electrónicos brindado por el SRI
CARGO FUNCIONES
Entidad o Empresa Capacitadora Servicio de Rentas Internas Agencia La
Troncal
Temática de Capacitación Uso del Software Gratuito de Comprobantes
Electrónicos
Horas de Capacitación 16 horas
Horario 4 días Sábados de 08:00 a 12:00
Elaborado por: El Autor
5.3.5. Selección de tecnologías de información.
Una vez capacitado al personal de la empresa se debe proceder con la
adquisición del software que permitirá la generación de los comprobantes
electrónicos, y para ello se comenzará a trabajar con la herramienta gratuita que el
SRI pone a disposición de los pequeños y medianos contribuyentes, un facturador
electrónico gratuito que cumple las funciones para generar, firmar electrónicamente,
enviar sus comprobantes para la autorización por parte de la Administración
Tributaria y visualización de la Representación Impresa de Documento Electrónico
(RIDE).
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Para descargar el facturador electrónico gratuito el contribuyente debe ingresar
al link: Facturador Electrónico Gratuito Esquema Off-line Versión Windows.
5.3.6. Implantación tecnológica.
La implantación tecnológica del sistema de facturación electrónica se la debe
establecer en la matriz de la empresa Freno Repuesto, cuyo establecimiento se
encuentra ubicado en la Avenida 25 de Agosto y calle Azogues frente al monumento
a la caña en el cantón La Troncal, ya que la empresa cuenta con una sucursal; para
ello la empresa cuenta con los siguientes recursos y equipos necesarios para la
implementación de este nuevo sistema:
Cuadro 20 Equipos y recursos para la implantación tecnológica de la facturación electrónica
CANTIDAD RECURSO O EQUIPO CARACTERISTICAS
4 PC de escritorio Sistema operativo Windows 10
Procesador Intel Pentium Quad Core
2.4 Ghz
Memoria RAM 8GB
Disco Duro 1 TB
1 Servicio de Internet Netlife
Plan Pyme 2
Velocidad 20 Mbps
Compartición 4:1
1 Impresora Modelo l 355 con sistema de tinta
continua.
Wi - Fi
Fuente: La Empresa
Elaborado por: El Autor
5.3.7. Obtención del certificado token.
Para obtener la firma electrónica o también llamado token se deberá iniciar el
trámite respectivo para la solicitud y obtención de la misma, ya que sin el token no
se podría firmar los comprobantes electrónicos y tampoco poder requerir la
autorización de los próximos documentos a emitir.
5.3.8. Utilización del nuevo modelo.
Finalmente el uso del Sistema de Facturación Electrónica a través de la
herramienta brindada por el Servicio de Rentas Internas, la empresa pondrá a
disposición el nuevo servicio de facturación electrónica a sus diferentes clientes y
proveedores; proceso que se realizará de forma organizada y responsable por el
personal administrativo calificado y designado por la Gerencia General.
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CAPITULO VI. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1. CONCLUSIONES
Al término del presente trabajo de investigación se determinó las siguientes
conclusiones:
La facturación electrónica tiene muchas ventajas en diversos ámbitos en
comparación con la facturación física por ejemplo; en el aspecto del medio ambiente,
este sistema ayuda a la conservación del medio ambiente a través de la eliminación
del papel al no ser necesaria la impresión del documento ya que este se envía vía
correo electrónico siempre y cuando si el cliente no lo requiriese; en el ámbito de
control por parte deI Servicio de Rentas Internas, ofreciéndole información oportuna,
suficiente y leal, al momento de efectuarse la transacción comercial, aportando de
manera directa en la disminución de la evasión de impuestos; mayor agilidad de los
procesos de entrega inmediata de los comprobantes de venta, eliminación de
espacios para el almacenamiento físico de los comprobantes entre otros aspectos
que hacen que la facturación electrónica sea viable para cualquier empresa
indistintamente de la actividad que realice.
Así como la facturación electrónica tiene sus ventajas también tiene sus
desventajas por ejemplo; que el contribuyente o cliente no posea un correo
electrónico para receptar el comprobante electrónico, en ese momento se deberá
generar el RIDE para esa persona, con esto se estaría contradiciendo con la
reducción de papelería que ofrece la facturación electrónica y el cuidado del medio
ambiente, pero esta desventaja es de muy poca consideración ya que los beneficios
son mayores al utilizar este sistema de facturación; otra desventaja podría ser los
costos de inversión para la implementación del nuevo sistema de emisión de
comprobantes electrónicos y la capacitación que requiere el personal para su
utilización.
En relación a los costos que se incurren al implementar la facturación
electrónica se puede observar que el cambio de sistema de facturación le genera a
la empresa un ahorro significativo en el año con relación a los costos operativos, así
como también reduce los tiempos de emisión, revisión, archivo y envío de los
comprobantes de venta, retención, y otros documentos complementarios como notas
de débito y crédito permitiendo generar, recibir y entregar información veraz e
inmediata.
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6.2. RECOMENDACIONES
Para conseguir que la implementación de este nuevo sistema de emisión
electrónica de documentos tributarios sea un éxito y aprovechar todos los beneficios
que ofrece, es fundamental que a más de conocer la normativa vigente para su
aplicación, el contribuyente cuente con un plan de trabajo acorde a las necesidades
de la empresa, y evalúe el impacto de la facturación electrónica en sus procesos
operativos, con el objeto de minimizar errores antes de ingresar al ambiente de
producción.
Para el caso de clientes que no proporcionan o poseen una dirección de
correo electrónico, se deberá proporcionar el Ride (Representación Impresa
Documento Electrónico), por lo que se propone programar el desarrollo del sistema
en el que se permita visualizar los documentos a través de la página web
institucional solicitando únicamente el número de cédula del cliente.
Para el caso de reducir los costos de inversión por la compra de software, la
empresa puede optar por la herramienta gratuita que ofrece el Servicio de Rentas
Internas, hasta familiarizarse con el nuevo sistema de facturación electrónica, y una
vez que la empresa evidencie que la adopción de este nuevo sistema trae grandes
beneficios, si desea puede adquirir un software que satisfaga las necesidades de la
empresa.
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BIBLIOGRAFÍA
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SRI. (17 de ABRIL de 2002). SRI. Obtenido de http://www.sri.gob.ec/de/10110
SRI. (14 de Enero de 2012). Servicio de Rentas Internas. Obtenido de
http://www.inteme.com.ec/pdf/Resolucion_SRI_Factura_Electronica_NAC-DGERCGC12-00020.pdf
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Anexo 2: APROBACIÓN DE TEMA
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Anexo 3: FORMATO DE ENCUESTA APLICADA AL PERSONAL
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ENCUESTA APLICADA AL PERSONAL DE LA EMPRESA FRENO REPUESTO
Objetivo: La presente encuesta tiene como objetivo conseguir información sobre el
nivel de conocimiento sobre la facturación electrónica, cuáles podrían ser sus
ventajas y desventajas, razón por la cual se requiere su colaboración, respondiendo
de la manera más veraz a las siguientes preguntas.
Nota: Marque con una “X” la opción que crea usted conveniente.
1. ¿Sabe usted cuáles son los requerimientos para implementar el sistema de
facturación electrónica?
SI
NO
2. Una vez ya puesto en conocimiento de cuál es el proceso de implementación de
la facturación electrónica, ¿Cree usted que estaría en la capacidad de adoptarla?
SI
NO
3. ¿Considera usted que la implementación del sistema de facturación electrónica
ayudará a reducir costos?
SI
NO
4. ¿Considera usted que existirá menor falsificación de documentos con la
implementación del sistema de facturación electrónica?
SI
NO
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5. Considera usted como un factor determinante a la hora de implementar el sistema
de facturación electrónica la cantidad de megas de internet con las que cuenta el
comercial.
SI
NO
6. Considera usted que es un beneficio la eliminación de espacio físico al utilizar el
sistema de facturación electrónica.
SI
NO
7. Considera usted que los sistemas que generan los comprobantes electrónicos
garantizan que la información sea correcta.
SI
NO
8. Considera usted que el nivel de educación con relación al uso de correos
electrónicos de ciertos contribuyentes o consumidores afectan la efectividad del
sistema de facturación electrónica.
SI
NO
Gracias por su colaboración
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Anexo 4: FORMATO DE ENTREVISTA - ÁREA DE CONTABILIDAD
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ENTREVISTA AL ENCARGADO DEL AREA DE CONTABILIDAD DE LA
EMPRESA FRENO REPUESTO
Objetivo: La presente entrevista tiene como objetivo determinar la importancia que
tiene el departamento de compras desde la perspectiva del jefe departamental.
EMPRESA FRENO REPUESTO
Entrevistado: Ing. Iván Tapia
Cargo: Contador General
Área: Contabilidad
Fecha: 17 de marzo de 2017
1. ¿Cuáles son los medios utilizan para emitir comprobantes de venta y
documentos complementarios?
2. ¿La utilización de estos comprobantes tradicionales le genera a la empresa
algún inconveniente?
3. ¿Los inconvenientes señalados anteriormente motivan a cambiar los medios
tradicionales de emisión de comprobantes por comprobantes electrónicos?
4. ¿Cree usted que la empresa dejará de emitir comprobantes impresos?
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5. ¿Qué medios elegiría para la implementación de comprobantes
electrónicos?
6. ¿Qué recursos incurrirán al momento de asumir este cambio de
facturación?
7. ¿Qué factores externos le impedirían a usted realizar el proceso de
facturación electrónica?
8. ¿Cree que es necesario recibir capacitaciones por parte del Sri con respecto
al tema de comprobantes electrónicos?
Elaborado por: Hernán Llihuicota
Supervisado por: Ing. Geovanny Pesántez
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Anexo 5: EVIDENCIAS -TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
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Fig. 15 Establecimiento matriz de empresa Freno Repuesto
Fig. 16 Establecimiento sucursal empresa Freno Repuesto
LEVANTAMIENTO FOTOGRÁFICO
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Fig. 17 Aplicación de cuestionarios al personal de Freno Repuesto
Fig. 18 Entrevista con el jefe administrativo de Freno Repuesto
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Fig. 19 Oficinas administrativas de Freno Repuesto
Fig. 20 Área de ventas de Freno Repuesto
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Anexo 6: CERTIFICADO ÍNDICE DE SIMILITUD
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UNIDAD ACADEMICA DE ADMINISTRACIÓN
CERTIFICA:
Que, el trabajo titulado “ANÁLISIS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE FACTURACIÓN
ELECTRÓNICA EN LA EMPRESA FRENO REPUESTO – VENTAJAS Y
DESVENTAJAS FRENTE A LA FACTURACIÓN FÍSICA EN EL AÑO 2017” realizado por
el señor SEGUNDO HERNÁN LLIHUICOTA MALDONADO fue revisado a través de la
herramienta Turnitin y presenta un 04% de índice de similitud.
La Troncal, 24 de marzo de 2017
Ing, Geovanny Pesántez Molina. MGs DIRECTOR TRABAJO DE TITULACION
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Anexo 7: RECIBO DIGITAL - TURNITIN
Autor de la entrega:Título del ejercicio:
Título de la entrega:Nombre del archivo:Tamaño del archivo:
Total páginas:Total de palabras:
Total de caracteres:Fecha de entrega:
Identif icador de la entrega:
Recibo digitalEste recibo conf irma quesu trabajo ha sido recibido por Turnit in. A continuación podrá ver lainf ormación del recibo con respecto a su entrega.
La primera página de tus entregas se muestra abajo.
Hernan Llivicuotarevisión de estudiorevisión de estudioCaso_de_estudio-_Hern_n_Llihuic…2.16M8615,70097,76828-mar-2017 10:51a.m.790700897
Derechos de autor 2017 Turnitin. Todos los derechos reservados.
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Anexo 8: INFORME DE ORIGINALIDAD - TURNITIN
revisión de estudio
INFORME DE ORIGINALIDAD
4%
INDICE DE SIMILIT UD
4% FUENT ES DE
0% PUBLICACIONES
6% T RABAJOS DEL
INT ERNET EST UDIANT E
FUENTES PRIMARIAS
1 www.edicomgroup.com
Fuent e de Int ernet
4%
EXCLUIR CIT AS ACT IVO EXCLUIR < 3%
EXCLUIR
BIBLIOGRAFÍA
ACT IVO COINCIDENCIAS
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