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Trébol System Informática, S.L. Manual MS Trébol - Contabilidad
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Si el apunte ya ha sido contabilizado, el Sistema situará los acumulados de las
cuentas correctamente.
4.- Visualizar un Apunte
Utilizando la función ACTUALIZAR se podrá visualizar el contenido de un apunte
sin alterar la información de los asientos.
5.- Imprimir un Apunte
Cuando sea necesario imprimir un Apunte contable, se utilizará la función
IMPRIMIR para obtener el listado del Apunte.
6.- Contabilizar un Apunte
Cuando un apunte contable haya sido introducido en el Sistema y el mismo esté
cuadrado, utilizando la función CONTABILIZAR situaremos los saldos de las
cuentas afectadas por los asientos del Apunte, debidamente actualizados.
Después de contabilizar los Apuntes, el Sistema permite siempre que el período
contable esté abierto, modificar, suprimir o adicionar nuevos asientos en el
apunte.
En este caso la actualización de los saldos de las cuentas tendrán lugar en el
momento de la alteración del Apunte.
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Apuntes Integrados
Cuando el Sistema Contable esté integrado con otras aplicaciones del Sistema de
Información, éste proceso permitirá incorporar todos los apuntes contables que fueron
generados desde el anterior proceso.
Al mismo tiempo que tiene lugar la incorporación de los apuntes, también son
actualizados los saldos de las cuentas que se vean afectadas.
Si este proceso va a ser ejecutado en el mismo momento que otro proceso está
integrando apuntes a la contabilidad, el Sistema lo detecta y representa un mensaje que
indica dicha situación y no podrá realizarse.
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Consolidación de Empresas
El Sistema Contable permite obtener resultados consolidados correspondientes a varias
Empresas.
Ésta prestación requiere que exista un Plan de Cuentas por cada Empresa de trabajo y
por consiguiente una estructura contable de la misma.
Asimismo, el Sistema requiere que exista la Empresa que consolida. Esta Empresa no
tendrá un Plan de Cuenta propio, pues el conjunto de los Planes de Cuentas de cada
Empresa de trabajo relacionada lo creará automáticamente.
Deberán establecerse en el Archivo de Empresas Consolidadas, las relaciones oportunas
de las Empresas de Trabajo con la Empresa consolidada.
Cuando una empresa desee establecer una estructura contable a nivel de
Departamentos, podrá crearse un Plan de Cuentas General de la Empresa y un Plan de
Cuentas por cada Departamento.
A partir de ésta estructura deberá establecer en el Archivo de Empresas Consolidadas,
las relaciones oportunas de la Empresa consolidada, con la Empresa principal y las
Empresas Departamentales.
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Asientos Pre-definidos
Para conseguir que el Sistema pueda crear asientos de forma automática, deberá
previamente definirse las Cuentas que intervienen en los mismos.
El Sistema Contable permite utilizar las siguientes opciones:
A.- Conceptos Contables
En el Archivo de Conceptos Contables se puede relacionar con la clase del
concepto, las Cuentas del Debe y el Haber que habitualmente
corresponden al mismo.
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Esta opción permite que en el momento de seleccionar el concepto
contable, el Sistema asigne inicialmente las Cuentas contables, que si
procede serán modificadas por las que correspondan.
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B.- Asientos Automáticos
Cuando el Sistema deba generar asientos automáticos originados por otras
aplicaciones, utilizará la plantilla o modelo de asiento previamente
configurado en el Archivo de Asientos Pre-Definidos.
Los asientos que están reconocidos por la Gestión Contable son los
siguientes:
01 FACTURA VENTAS
02 ABONOS VENTAS
03 DEVOLUCIÓN VENTAS
04 PRORRATEO I.V.A.
06 ACTIVOS FIJOS
08 FACTURAS COMPRAS
09 ABONO COMPRAS
30 REGULARIZACIÓN EJERCICIO
31 CIERRE EJERCICIO
32 APERTURA EJERCICIO
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Consulta Cuenta Corriente
Esta opción de trabajo permite conocer el Saldo de las Cuentas Contables como así
mismo el detalle de los movimientos.
Para ello, se hará lo siguiente:
1.- Se indicará la Empresa de trabajo, consolidada o no.
2.- Se indicara el Ejercicio contable a consultar.
3.- Opcionalmente se indicará una determinada cuenta para situar la lista.
A partir de los datos indicados, el Sistema representará en pantalla una lista de Cuentas
Contables.
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A continuación se deberá seleccionar la cuenta deseada.
Si la opción indicada es visualizar, el Sistema representará a partir de la fecha inicial
del Ejercicio, el Saldo y los movimientos contables.
Por limitaciones de pantalla, se representan en la misma los datos más significativos del
movimiento.
Si es necesario ampliar la visión de los mismos, se deberá utilizar la barra de
desplazamiento para visualizar más información del movimiento.
Si deseamos situarnos en una fecha determinada para acceder más rápidamente a los
movimientos de la cuenta, se tecleará la fecha deseada y a continuación el botón
Aceptar, a continuación el Sistema representará el Saldo Inicial de esa fecha y los
movimientos posteriores a la misma.
Cuando la opción de trabajo sea Imprimir, el Sistema listará todos los movimientos de la
cuenta a partir de las fechas de inicio y final
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Consulta Masas Patrimoniales
Esta opción de trabajo permite conocer el Saldo de las Masas Patrimoniales de la
actividad contable, como asimismo, el saldo de cada cuenta asociada a la Masa
Patrimonial.
El Sistema presenta la siguiente pantalla:
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El usuario seleccionará la Masa Patrimonial que desea analizar.
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El Sistema le presentará la siguiente pantalla:
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Balances del Mayor
Esta opción de trabajo permite obtener del Sistema de Información los Balances de la
Contabilidad a partir de los datos siguientes:
A.- Empresa: Se indicará la Empresa de trabajo.
B.- Período: Se indicará el Mes/Año correspondiente al ejercicio contable.
C.- Cuenta o Auxiliar: Este dato permitirá externamente determinar a que nivel
debe imprimirse el Balance.
1. Nivel Cuenta
2. Nivel Auxiliar.
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Cuando sea seleccionada la opción Nivel Auxiliar se indicará opcionalmente si es
necesario listar detalle de los movimientos, y el período inicial de los mismos.
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Balances Comprobación y Saldos
Esta opción de trabajo permite obtener del Sistema de Información el Balance de Sumas
y Saldos a partir de los datos siguientes:
A.- Empresa: Se indicará la Empresa de trabajo.
B.- Período: Se indicará el Mes/Año correspondiente al ejercicio contable.
C.- Cuenta o Auxiliar: Este dato permitirá externamente determinar a qué nivel
deberá imprimirse el Balance.
1. Nivel Cuenta
2. Nivel Auxiliar.
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El Sistema presentará el siguiente balance.
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Balance de Terceros
Esta opción de trabajo permite obtener un Balance de Saldos de aquellas Cuentas que
forman parte del Plan Contable de Terceros:
Al solicitar el proceso se indicará lo siguiente:
- Empresa
- Ejercicio
- Mes
- Cuenta Mayor Terceros: Dato opcional.
En el caso de no indicar Cuenta de Terceros, el Sistema emitirá el Balance incluyendo
todas las Cuentas de Terceros.
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Cuentas Corrientes Terceros
Esta opción de trabajo permite listar las Cuentas Corrientes de clientes, proveedores,
deudores y acreedores, etc., que correspondan al Plan de Cuentas de Terceros.
Al solicitar el proceso se indicará:
- Empresa
- Ejercicio
- Fecha inicial
- Fecha final
- Cuenta Desde y Hasta
El Sistema imprimirá una ficha de cuenta corriente por cada cuenta de terceros.
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Cuentas Anuales
Esta opción de trabajo permite obtener los siguientes resultados:
A.- Balance de Situación
B- Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
Ambos resultados responderán en su diseño, al publicado oficialmente por Hacienda.
Cuando sea solicitado el proceso, se indicará lo siguiente:
- Empresa
- Ejercicio
- Mes
- Clase de Resultado: 1. Balance de Situación.
2. Cuenta de Pérdidas y Ganancias
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Diarios
Esta opción de trabajo permite obtener del Sistema de Información los Diarios Contables
de la Empresa.
Al solicitar el trabajo se indicará:
A.- Empresa
B.- Período inicio
C.- Período final
D.- Diario: Dato opcional. Utilizar F2 para lista.
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E.- Clase de Diario
1.- Detalle
2.- Resumen
3.- Apertura
4.- Regularización.
5.- Cierre
F.- Datos iniciales
Número de apunte
Importe Debe
Importe Haber
Número página
Cuando el Diario Contable sea listado en la modalidad de Detalle, el Sistema listará por
cada Diario los asientos contables debidamente numerados por fechas.
Los Diarios Contables listados en la modalidad de Resumen, pueden ser utilizados a
efectos de realizar en los libros Oficiales los asientos manuales.
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I.V.A.
Cuando los Apuntes Manuales son introducidos en el Sistema, determinada información
de los mismos son utilizados para obtener los Registros de I.V.A. correspondientes.
De la misma forma, cuando los asientos son integrados, se generará automáticamente
información con destino a los Registros.
Al solicitar éste proceso, se indicará lo siguiente:
A.- Empresa
B.- Ejercicio
C.- Período; Mes y Año
D.- Clase Registro;
Soportado
Adquisiciones Intracomunitarias
Repercutido, facturas originales
Repercutido, facturas rectificativas
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Activos Fijos
A partir de la información registrada en el Archivo de Activos Fijos, éste proceso creará
de forma automática los Asientos de Amortizaciones de aquellas inversiones que en
función de la clase de amortización, procedan hacerse.
El Cálculo de las Amortizaciones se realizará de la siguiente forma:
A.- Cálculo del número de meses entre la fecha inicial de amortización y la fecha final
indicada en el proceso
B.- Cálculo del importe de la amortización mensual.
1. Si la amortización está condicionada por un período máximo
Importe de la Inversión / Número de meses máximo
2. Si la amortización está condicionada por un porcentaje
Importe Inversión * Porcentaje / 100
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C.- Cálculo del importe de la amortización acumulada
Número de meses (Cálculo A) * Importe amortización mes.
D.- Cálculo del importe de la amortización real.
Importe nueva amortización acumulada menos el importe de la amortización
acumulada anterior
Una vez creados los Asientos automáticos, se puede utilizar la opción de Listar la
Situación de las Amortizaciones, para conocer la situación de las mismas.
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Declaración modelo 347
Anualmente será necesario realizar declaración de las operaciones realizadas con los
proveedores y clientes.
El Sistema presentará la siguiente pantalla:
El proceso creará el archivo de datos que será necesario Importar en la Aplicación de
Hacienda.
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Declaración IVA modelo 303
Periódicamente (mensual o trimestral) será necesario realizar la declaración del IVA
correspondiente a operaciones realizadas con clientes y proveedores.
El Sistema presentará la siguiente pantalla:
El proceso creará un borrador de la Carta de Pago y opcionalmente creará un archivo de
datos para la declaración que será necesario Importar en la Aplicación de Hacienda.
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Declaración IRPF modelo 110
Periódicamente (mensual o trimestral) será necesario realizar la declaración de las
retenciones correspondientes al IRPF retenido en la nómina y a los profesionales.
El Sistema presentará la siguiente pantalla:
El proceso creará un Informe con las Retenciones aplicadas a los profesionales y que
será necesario incluir en la declaración.
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Cierre y Apertura Ejercicio
Ésta opción de trabajo se utilizará cuando sea necesario hacer lo siguiente:
1.- Crear asientos de Regularización.
2.- Crear asientos de Cierre.
3.- Crear asientos de Apertura.
Crear asientos de Regularización.
Ésta opción de trabajo, permitirá de forma automática crear el Apunte correspondiente a
los Asientos de Regularización de las Cuentas de los Grupos 6 y 7 y por consiguiente el
asiento del Resultado del Ejercicio..
Éste proceso tendrá un número de Apunte reservado y podrá realizarse cuantas veces
sea necesario.
Crear Asiento de Cierre.
Ésta opción de trabajo permitirá de forma automática, crear el Apunte correspondiente al
Asiento del cierre de los saldos correspondientes a los Grupos 1, 2, 3, 4 y 5..
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Éste proceso tendrá un número de Apunte reservado y podrá realizarse cuantas veces
sea necesario.
Crear Asientos de Apertura.
Ésta opción de trabajo permitirá de forma automática, crear el Apunte correspondiente a
los Asientos de Apertura del próximo Ejercicio.
Éste proceso tendrá un número de Apunte reservado y podrá realizarse cuantas veces
sea necesario.
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