TERRITORIAL CALDAS Proyección - …sirecec2.esap.edu.co/admon/archivos/20180605110128.pdf · general, gracias al trabajo de sus empleados.28 may. 2013 ... Mejora continua de Procesos

TERRITORIAL CALDAS

ProyeccioacutenInstitucional

Reciba un cordial saludo y bienvenida a este evento de Capacitacioacuten

MISIOacuteN

bull Formar ciudadanos y ciudadanas en losconocimientos valores y competencias del saberadministrativo puacuteblico para el desarrollo de lasociedad el Estado y el fortalecimiento de lacapacidad de gestioacuten de las entidades yorganizaciones prestadoras de servicio puacuteblicoen los diferentes niveles de educacioacuten superioreducacioacuten para el trabajo y el desarrollohumano la investigacioacuten y asistencia teacutecnica enel aacutembito territorial nacional y global

bull La ESAP en el 2019 seraacute una institucioacuten decaraacutecter universitario de calidad acadeacutemicaacreditada liacuteder en la transformacioacuten de lasociedad las entidades puacuteblicas y lasorganizaciones sociales y el oacutergano consultordel Estado en el saber administrativo puacuteblicodifundiendo y generando conocimiento enlos aacutembitos nacional territorial y global

VISIOacuteN

Docente capacitador

NELSON ALEJANDRO MORALES

SEMINARIO DE GESTIOacuteN

DOCUMENTAL

bull Nelson Alejandro MoralesConferencista

bull Seminario en Gestioacuten DocumentalTiacutetulo

bull ESAP ndash Territorial CaldasInstitucioacuten

bull Docente - CapacitadorCargo

bull nealmo332Hotmailcom ndashCelular 312 8 31 9952 Contacto

Tema Intensidad Horaria

1 CONCEPTOS BAacuteSICOS Y NORMATIVIDAD VIGENTE DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL

4

2 ESTRATEGIAS DE GENERACIOacuteN DE VALOR PUacuteBLICO A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL

4

3 ORGANIZACIOacuteN TRANSFERENCIAS Y VALORACIOacuteN DOCUMENTAL

4

4 GESTIOacuteN DE DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS 2

5 PRESERVACIOacuteN DE DOCUMENTOS 2

AGENDA DE TRABAJO

MISIOacuteN

Formar ciudadanos y ciudadanas en los conocimientosvalores y competencias del saber administrativo puacuteblicopara el desarrollo de la sociedad el Estado y elfortalecimiento de la capacidad de gestioacuten de lasentidades y organizaciones prestadoras de serviciopuacuteblico en los diferentes niveles de educacioacuten superioreducacioacuten para el trabajo y el desarrollo humano lainvestigacioacuten y asistencia teacutecnica en el aacutembito territorialnacional y global

VISIOacuteNLa ESAP en el 2019 seraacute una institucioacuten de caraacutecter

universitario de calidad acadeacutemica acreditada liacutederen la transformacioacuten de la sociedad las entidadespuacuteblicas y las organizaciones sociales oacuterganoconsultor del estado en el saber administrativopuacuteblico difundiendo y generando conocimiento enlos aacutembitos nacional territorial y global

BIENVENIDOS

Seminario en Gestioacuten Documental

GENERACIOacuteN DE VALOR

Generacioacuten de valor en la empresa Una empresa comosociedad de capital es una maquinaria cuyo objeto esla generacioacuten de valor la inversioacuten de los recursoseconoacutemicos aportados por la propiedad de la sociedadpermite generar nueva riqueza (valor) en el caso maacutesgeneral gracias al trabajo de sus empleados28 may 2013

wwwgooglecomcosearchq=generacioacuten+de+valorampoq=generacioacuten+de+valorampaqs=chrome69i57j0l58390j1j7ampsourceid=chromeampie=UTF-8

httpswwwyoutubecomwatchv=YZJG0Zh2y0c

GENERACION DE VALOR

GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL

1 Ahorro de Costos

2 Ahorro de Tiempo

3 Mejora en el Clima Organizacional

4 Trazabilidad de la Informacioacuten

5 Mejora continua de Procesos

6 Conectividad y Movilidad

GENERACION DE VALOR

GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL

7 Memoria Institucional

8 Copias de Seguridad

9 Servicio al Ciudadano

10 Defensa Judicial

11 Eliminacioacuten de Reprocesos

12 Homologacioacuten Actividades

GENERACION DE VALOR

iquestCOMO GENERO VALOR COTIDIANAMENTE

bull EN MI PUESTO DE TRABAJO

bull COMO CIUDADANO

bull EN MI HOGAR

bull EN MI ROL COMO PADRE PAREJA HIJA HERMANO CIUDADANA

ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS

Para la

Administracioacuten

Gestioacuten y Control

Para los

ciudadanos

Para la ciencia

la investigacioacuten

y la cultura

MARCO

JURIacuteDICO

bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)

bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura

bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)

bull Acuerdos del Archivo General de 2015

MARCO JURIacuteDICO

bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental

bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD

bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten

bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD

MARCO JURIacuteDICO

TABLAS DE

RETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental

Listado de con sus correspondientes

a las cuales se asigna el tiempo de

permanencia en cada etapa del de los

documentos

SERIES

TIPOS DOCUMENTALES

CICLO VITAL

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos

desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su

conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten

a un archivo permanente

21

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

etapas

ARCHIVO

CENTRAL

ARCHIVO

DE GESTIOacuteNARCHIVO

HISTOacuteRICO

VALOR

PRIMARIO O

INMEDIATO

VALOR

SECUNDARIO O

MEDIATO

Administrativo legal fiscal

contable y teacutecnico

Cultural

Histoacuterico

Cientiacutefico

transferenciastransferencias

22

INMEDIATOS O

PRIMARIOS

MEDIATOS O

SECUNDARIOS

Interesan a la institucioacuten

Productora o al iniciador

Presentan aspectos

Existen durante los momentos

Se evaluacutean para dar un plazo de

Retencioacuten en una tabla

Terminan en desafectacioacuten o

disponibilidad

Administrativo juriacutedico legal y fiscal

De traacutemite de vigencia y de plazo

precaucional

Interesan a la

investigacioacuten y a la

historia

Se clasifican

Se juzgan para

Predecibles o evidenciales

No predecibles (criterios de importancia y

muestra complementaria)

Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten

SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional

SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental

iquestQueacute es una serie documental

Es el conjunto de de estructura

y contenido homogeacuteneos producidos por una

en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa

Unidades Documentales

UNIDAD DOCUMENTAL

Unidad de anaacutelisis en los procesos de

identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La

unidad documental puede ser simple cuando

este constituida por un solo documento o

compleja cuando lo constituyen varios

formando un expediente

TIPO DOCUMENTAL

Unidad documental simple

Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas

necesarias para ser considerada documento

EXPEDIENTE

Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto

Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental

AMBITO DE APLICACIOacuteN

bull Entidades puacuteblicas

bull La Rama Judicial

bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)

Caracteriacutesticas

bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos

bull Integralidad de los expedientes y sus valores

bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario

bull Estructura Orgaacutenico-funcional

Criterios para la Elaboracioacuten

bull Anaacutelisis Contextual

(Normativo Institucional e histoacuterico)

bull Idoneidad

bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)

bull Firmas Responsables

Aprobacioacuten de las TRD

bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo

ndash Comiteacute Interno de Archivo

bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN

Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes

bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente

ndash Consejo Departamental de Archivos

ndash Consejo Distrital de Archivos

ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN

bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD

bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas

bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas

bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos

bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)

Cuando Actualizar las TRD

bull Cambio de estructura orgaacutenica

bull Cambio de Funciones

bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten

bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos

bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales

bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos

bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS

bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN

Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo

bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN

ndash Sector Respectivo

bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web

bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender

ndash Ampliar plazos

bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente

bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten

bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

MISIOacuteN

bull Formar ciudadanos y ciudadanas en losconocimientos valores y competencias del saberadministrativo puacuteblico para el desarrollo de lasociedad el Estado y el fortalecimiento de lacapacidad de gestioacuten de las entidades yorganizaciones prestadoras de servicio puacuteblicoen los diferentes niveles de educacioacuten superioreducacioacuten para el trabajo y el desarrollohumano la investigacioacuten y asistencia teacutecnica enel aacutembito territorial nacional y global

bull La ESAP en el 2019 seraacute una institucioacuten decaraacutecter universitario de calidad acadeacutemicaacreditada liacuteder en la transformacioacuten de lasociedad las entidades puacuteblicas y lasorganizaciones sociales y el oacutergano consultordel Estado en el saber administrativo puacuteblicodifundiendo y generando conocimiento enlos aacutembitos nacional territorial y global

VISIOacuteN

Docente capacitador

NELSON ALEJANDRO MORALES

SEMINARIO DE GESTIOacuteN

DOCUMENTAL

bull Nelson Alejandro MoralesConferencista

bull Seminario en Gestioacuten DocumentalTiacutetulo

bull ESAP ndash Territorial CaldasInstitucioacuten

bull Docente - CapacitadorCargo

bull nealmo332Hotmailcom ndashCelular 312 8 31 9952 Contacto

Tema Intensidad Horaria

1 CONCEPTOS BAacuteSICOS Y NORMATIVIDAD VIGENTE DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL

4

2 ESTRATEGIAS DE GENERACIOacuteN DE VALOR PUacuteBLICO A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL

4

3 ORGANIZACIOacuteN TRANSFERENCIAS Y VALORACIOacuteN DOCUMENTAL

4

4 GESTIOacuteN DE DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS 2

5 PRESERVACIOacuteN DE DOCUMENTOS 2

AGENDA DE TRABAJO

MISIOacuteN

Formar ciudadanos y ciudadanas en los conocimientosvalores y competencias del saber administrativo puacuteblicopara el desarrollo de la sociedad el Estado y elfortalecimiento de la capacidad de gestioacuten de lasentidades y organizaciones prestadoras de serviciopuacuteblico en los diferentes niveles de educacioacuten superioreducacioacuten para el trabajo y el desarrollo humano lainvestigacioacuten y asistencia teacutecnica en el aacutembito territorialnacional y global

VISIOacuteNLa ESAP en el 2019 seraacute una institucioacuten de caraacutecter

universitario de calidad acadeacutemica acreditada liacutederen la transformacioacuten de la sociedad las entidadespuacuteblicas y las organizaciones sociales oacuterganoconsultor del estado en el saber administrativopuacuteblico difundiendo y generando conocimiento enlos aacutembitos nacional territorial y global

BIENVENIDOS

Seminario en Gestioacuten Documental

GENERACIOacuteN DE VALOR

Generacioacuten de valor en la empresa Una empresa comosociedad de capital es una maquinaria cuyo objeto esla generacioacuten de valor la inversioacuten de los recursoseconoacutemicos aportados por la propiedad de la sociedadpermite generar nueva riqueza (valor) en el caso maacutesgeneral gracias al trabajo de sus empleados28 may 2013

wwwgooglecomcosearchq=generacioacuten+de+valorampoq=generacioacuten+de+valorampaqs=chrome69i57j0l58390j1j7ampsourceid=chromeampie=UTF-8

httpswwwyoutubecomwatchv=YZJG0Zh2y0c

GENERACION DE VALOR

GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL

1 Ahorro de Costos

2 Ahorro de Tiempo

3 Mejora en el Clima Organizacional

4 Trazabilidad de la Informacioacuten

5 Mejora continua de Procesos

6 Conectividad y Movilidad

GENERACION DE VALOR

GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL

7 Memoria Institucional

8 Copias de Seguridad

9 Servicio al Ciudadano

10 Defensa Judicial

11 Eliminacioacuten de Reprocesos

12 Homologacioacuten Actividades

GENERACION DE VALOR

iquestCOMO GENERO VALOR COTIDIANAMENTE

bull EN MI PUESTO DE TRABAJO

bull COMO CIUDADANO

bull EN MI HOGAR

bull EN MI ROL COMO PADRE PAREJA HIJA HERMANO CIUDADANA

ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS

Para la

Administracioacuten

Gestioacuten y Control

Para los

ciudadanos

Para la ciencia

la investigacioacuten

y la cultura

MARCO

JURIacuteDICO

bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)

bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura

bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)

bull Acuerdos del Archivo General de 2015

MARCO JURIacuteDICO

bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental

bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD

bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten

bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD

MARCO JURIacuteDICO

TABLAS DE

RETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental

Listado de con sus correspondientes

a las cuales se asigna el tiempo de

permanencia en cada etapa del de los

documentos

SERIES

TIPOS DOCUMENTALES

CICLO VITAL

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos

desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su

conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten

a un archivo permanente

21

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

etapas

ARCHIVO

CENTRAL

ARCHIVO

DE GESTIOacuteNARCHIVO

HISTOacuteRICO

VALOR

PRIMARIO O

INMEDIATO

VALOR

SECUNDARIO O

MEDIATO

Administrativo legal fiscal

contable y teacutecnico

Cultural

Histoacuterico

Cientiacutefico

transferenciastransferencias

22

INMEDIATOS O

PRIMARIOS

MEDIATOS O

SECUNDARIOS

Interesan a la institucioacuten

Productora o al iniciador

Presentan aspectos

Existen durante los momentos

Se evaluacutean para dar un plazo de

Retencioacuten en una tabla

Terminan en desafectacioacuten o

disponibilidad

Administrativo juriacutedico legal y fiscal

De traacutemite de vigencia y de plazo

precaucional

Interesan a la

investigacioacuten y a la

historia

Se clasifican

Se juzgan para

Predecibles o evidenciales

No predecibles (criterios de importancia y

muestra complementaria)

Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten

SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional

SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental

iquestQueacute es una serie documental

Es el conjunto de de estructura

y contenido homogeacuteneos producidos por una

en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa

Unidades Documentales

UNIDAD DOCUMENTAL

Unidad de anaacutelisis en los procesos de

identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La

unidad documental puede ser simple cuando

este constituida por un solo documento o

compleja cuando lo constituyen varios

formando un expediente

TIPO DOCUMENTAL

Unidad documental simple

Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas

necesarias para ser considerada documento

EXPEDIENTE

Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto

Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental

AMBITO DE APLICACIOacuteN

bull Entidades puacuteblicas

bull La Rama Judicial

bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)

Caracteriacutesticas

bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos

bull Integralidad de los expedientes y sus valores

bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario

bull Estructura Orgaacutenico-funcional

Criterios para la Elaboracioacuten

bull Anaacutelisis Contextual

(Normativo Institucional e histoacuterico)

bull Idoneidad

bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)

bull Firmas Responsables

Aprobacioacuten de las TRD

bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo

ndash Comiteacute Interno de Archivo

bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN

Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes

bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente

ndash Consejo Departamental de Archivos

ndash Consejo Distrital de Archivos

ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN

bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD

bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas

bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas

bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos

bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)

Cuando Actualizar las TRD

bull Cambio de estructura orgaacutenica

bull Cambio de Funciones

bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten

bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos

bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales

bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos

bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS

bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN

Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo

bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN

ndash Sector Respectivo

bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web

bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender

ndash Ampliar plazos

bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente

bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten

bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

bull La ESAP en el 2019 seraacute una institucioacuten decaraacutecter universitario de calidad acadeacutemicaacreditada liacuteder en la transformacioacuten de lasociedad las entidades puacuteblicas y lasorganizaciones sociales y el oacutergano consultordel Estado en el saber administrativo puacuteblicodifundiendo y generando conocimiento enlos aacutembitos nacional territorial y global

VISIOacuteN

Docente capacitador

NELSON ALEJANDRO MORALES

SEMINARIO DE GESTIOacuteN

DOCUMENTAL

bull Nelson Alejandro MoralesConferencista

bull Seminario en Gestioacuten DocumentalTiacutetulo

bull ESAP ndash Territorial CaldasInstitucioacuten

bull Docente - CapacitadorCargo

bull nealmo332Hotmailcom ndashCelular 312 8 31 9952 Contacto

Tema Intensidad Horaria

1 CONCEPTOS BAacuteSICOS Y NORMATIVIDAD VIGENTE DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL

4

2 ESTRATEGIAS DE GENERACIOacuteN DE VALOR PUacuteBLICO A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL

4

3 ORGANIZACIOacuteN TRANSFERENCIAS Y VALORACIOacuteN DOCUMENTAL

4

4 GESTIOacuteN DE DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS 2

5 PRESERVACIOacuteN DE DOCUMENTOS 2

AGENDA DE TRABAJO

MISIOacuteN

Formar ciudadanos y ciudadanas en los conocimientosvalores y competencias del saber administrativo puacuteblicopara el desarrollo de la sociedad el Estado y elfortalecimiento de la capacidad de gestioacuten de lasentidades y organizaciones prestadoras de serviciopuacuteblico en los diferentes niveles de educacioacuten superioreducacioacuten para el trabajo y el desarrollo humano lainvestigacioacuten y asistencia teacutecnica en el aacutembito territorialnacional y global

VISIOacuteNLa ESAP en el 2019 seraacute una institucioacuten de caraacutecter

universitario de calidad acadeacutemica acreditada liacutederen la transformacioacuten de la sociedad las entidadespuacuteblicas y las organizaciones sociales oacuterganoconsultor del estado en el saber administrativopuacuteblico difundiendo y generando conocimiento enlos aacutembitos nacional territorial y global

BIENVENIDOS

Seminario en Gestioacuten Documental

GENERACIOacuteN DE VALOR

Generacioacuten de valor en la empresa Una empresa comosociedad de capital es una maquinaria cuyo objeto esla generacioacuten de valor la inversioacuten de los recursoseconoacutemicos aportados por la propiedad de la sociedadpermite generar nueva riqueza (valor) en el caso maacutesgeneral gracias al trabajo de sus empleados28 may 2013

wwwgooglecomcosearchq=generacioacuten+de+valorampoq=generacioacuten+de+valorampaqs=chrome69i57j0l58390j1j7ampsourceid=chromeampie=UTF-8

httpswwwyoutubecomwatchv=YZJG0Zh2y0c

GENERACION DE VALOR

GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL

1 Ahorro de Costos

2 Ahorro de Tiempo

3 Mejora en el Clima Organizacional

4 Trazabilidad de la Informacioacuten

5 Mejora continua de Procesos

6 Conectividad y Movilidad

GENERACION DE VALOR

GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL

7 Memoria Institucional

8 Copias de Seguridad

9 Servicio al Ciudadano

10 Defensa Judicial

11 Eliminacioacuten de Reprocesos

12 Homologacioacuten Actividades

GENERACION DE VALOR

iquestCOMO GENERO VALOR COTIDIANAMENTE

bull EN MI PUESTO DE TRABAJO

bull COMO CIUDADANO

bull EN MI HOGAR

bull EN MI ROL COMO PADRE PAREJA HIJA HERMANO CIUDADANA

ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS

Para la

Administracioacuten

Gestioacuten y Control

Para los

ciudadanos

Para la ciencia

la investigacioacuten

y la cultura

MARCO

JURIacuteDICO

bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)

bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura

bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)

bull Acuerdos del Archivo General de 2015

MARCO JURIacuteDICO

bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental

bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD

bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten

bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD

MARCO JURIacuteDICO

TABLAS DE

RETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental

Listado de con sus correspondientes

a las cuales se asigna el tiempo de

permanencia en cada etapa del de los

documentos

SERIES

TIPOS DOCUMENTALES

CICLO VITAL

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos

desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su

conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten

a un archivo permanente

21

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

etapas

ARCHIVO

CENTRAL

ARCHIVO

DE GESTIOacuteNARCHIVO

HISTOacuteRICO

VALOR

PRIMARIO O

INMEDIATO

VALOR

SECUNDARIO O

MEDIATO

Administrativo legal fiscal

contable y teacutecnico

Cultural

Histoacuterico

Cientiacutefico

transferenciastransferencias

22

INMEDIATOS O

PRIMARIOS

MEDIATOS O

SECUNDARIOS

Interesan a la institucioacuten

Productora o al iniciador

Presentan aspectos

Existen durante los momentos

Se evaluacutean para dar un plazo de

Retencioacuten en una tabla

Terminan en desafectacioacuten o

disponibilidad

Administrativo juriacutedico legal y fiscal

De traacutemite de vigencia y de plazo

precaucional

Interesan a la

investigacioacuten y a la

historia

Se clasifican

Se juzgan para

Predecibles o evidenciales

No predecibles (criterios de importancia y

muestra complementaria)

Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten

SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional

SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental

iquestQueacute es una serie documental

Es el conjunto de de estructura

y contenido homogeacuteneos producidos por una

en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa

Unidades Documentales

UNIDAD DOCUMENTAL

Unidad de anaacutelisis en los procesos de

identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La

unidad documental puede ser simple cuando

este constituida por un solo documento o

compleja cuando lo constituyen varios

formando un expediente

TIPO DOCUMENTAL

Unidad documental simple

Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas

necesarias para ser considerada documento

EXPEDIENTE

Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto

Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental

AMBITO DE APLICACIOacuteN

bull Entidades puacuteblicas

bull La Rama Judicial

bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)

Caracteriacutesticas

bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos

bull Integralidad de los expedientes y sus valores

bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario

bull Estructura Orgaacutenico-funcional

Criterios para la Elaboracioacuten

bull Anaacutelisis Contextual

(Normativo Institucional e histoacuterico)

bull Idoneidad

bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)

bull Firmas Responsables

Aprobacioacuten de las TRD

bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo

ndash Comiteacute Interno de Archivo

bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN

Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes

bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente

ndash Consejo Departamental de Archivos

ndash Consejo Distrital de Archivos

ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN

bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD

bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas

bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas

bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos

bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)

Cuando Actualizar las TRD

bull Cambio de estructura orgaacutenica

bull Cambio de Funciones

bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten

bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos

bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales

bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos

bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS

bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN

Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo

bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN

ndash Sector Respectivo

bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web

bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender

ndash Ampliar plazos

bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente

bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten

bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Docente capacitador

NELSON ALEJANDRO MORALES

SEMINARIO DE GESTIOacuteN

DOCUMENTAL

bull Nelson Alejandro MoralesConferencista

bull Seminario en Gestioacuten DocumentalTiacutetulo

bull ESAP ndash Territorial CaldasInstitucioacuten

bull Docente - CapacitadorCargo

bull nealmo332Hotmailcom ndashCelular 312 8 31 9952 Contacto

Tema Intensidad Horaria

1 CONCEPTOS BAacuteSICOS Y NORMATIVIDAD VIGENTE DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL

4

2 ESTRATEGIAS DE GENERACIOacuteN DE VALOR PUacuteBLICO A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL

4

3 ORGANIZACIOacuteN TRANSFERENCIAS Y VALORACIOacuteN DOCUMENTAL

4

4 GESTIOacuteN DE DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS 2

5 PRESERVACIOacuteN DE DOCUMENTOS 2

AGENDA DE TRABAJO

MISIOacuteN

Formar ciudadanos y ciudadanas en los conocimientosvalores y competencias del saber administrativo puacuteblicopara el desarrollo de la sociedad el Estado y elfortalecimiento de la capacidad de gestioacuten de lasentidades y organizaciones prestadoras de serviciopuacuteblico en los diferentes niveles de educacioacuten superioreducacioacuten para el trabajo y el desarrollo humano lainvestigacioacuten y asistencia teacutecnica en el aacutembito territorialnacional y global

VISIOacuteNLa ESAP en el 2019 seraacute una institucioacuten de caraacutecter

universitario de calidad acadeacutemica acreditada liacutederen la transformacioacuten de la sociedad las entidadespuacuteblicas y las organizaciones sociales oacuterganoconsultor del estado en el saber administrativopuacuteblico difundiendo y generando conocimiento enlos aacutembitos nacional territorial y global

BIENVENIDOS

Seminario en Gestioacuten Documental

GENERACIOacuteN DE VALOR

Generacioacuten de valor en la empresa Una empresa comosociedad de capital es una maquinaria cuyo objeto esla generacioacuten de valor la inversioacuten de los recursoseconoacutemicos aportados por la propiedad de la sociedadpermite generar nueva riqueza (valor) en el caso maacutesgeneral gracias al trabajo de sus empleados28 may 2013

wwwgooglecomcosearchq=generacioacuten+de+valorampoq=generacioacuten+de+valorampaqs=chrome69i57j0l58390j1j7ampsourceid=chromeampie=UTF-8

httpswwwyoutubecomwatchv=YZJG0Zh2y0c

GENERACION DE VALOR

GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL

1 Ahorro de Costos

2 Ahorro de Tiempo

3 Mejora en el Clima Organizacional

4 Trazabilidad de la Informacioacuten

5 Mejora continua de Procesos

6 Conectividad y Movilidad

GENERACION DE VALOR

GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL

7 Memoria Institucional

8 Copias de Seguridad

9 Servicio al Ciudadano

10 Defensa Judicial

11 Eliminacioacuten de Reprocesos

12 Homologacioacuten Actividades

GENERACION DE VALOR

iquestCOMO GENERO VALOR COTIDIANAMENTE

bull EN MI PUESTO DE TRABAJO

bull COMO CIUDADANO

bull EN MI HOGAR

bull EN MI ROL COMO PADRE PAREJA HIJA HERMANO CIUDADANA

ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS

Para la

Administracioacuten

Gestioacuten y Control

Para los

ciudadanos

Para la ciencia

la investigacioacuten

y la cultura

MARCO

JURIacuteDICO

bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)

bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura

bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)

bull Acuerdos del Archivo General de 2015

MARCO JURIacuteDICO

bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental

bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD

bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten

bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD

MARCO JURIacuteDICO

TABLAS DE

RETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental

Listado de con sus correspondientes

a las cuales se asigna el tiempo de

permanencia en cada etapa del de los

documentos

SERIES

TIPOS DOCUMENTALES

CICLO VITAL

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos

desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su

conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten

a un archivo permanente

21

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

etapas

ARCHIVO

CENTRAL

ARCHIVO

DE GESTIOacuteNARCHIVO

HISTOacuteRICO

VALOR

PRIMARIO O

INMEDIATO

VALOR

SECUNDARIO O

MEDIATO

Administrativo legal fiscal

contable y teacutecnico

Cultural

Histoacuterico

Cientiacutefico

transferenciastransferencias

22

INMEDIATOS O

PRIMARIOS

MEDIATOS O

SECUNDARIOS

Interesan a la institucioacuten

Productora o al iniciador

Presentan aspectos

Existen durante los momentos

Se evaluacutean para dar un plazo de

Retencioacuten en una tabla

Terminan en desafectacioacuten o

disponibilidad

Administrativo juriacutedico legal y fiscal

De traacutemite de vigencia y de plazo

precaucional

Interesan a la

investigacioacuten y a la

historia

Se clasifican

Se juzgan para

Predecibles o evidenciales

No predecibles (criterios de importancia y

muestra complementaria)

Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten

SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional

SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental

iquestQueacute es una serie documental

Es el conjunto de de estructura

y contenido homogeacuteneos producidos por una

en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa

Unidades Documentales

UNIDAD DOCUMENTAL

Unidad de anaacutelisis en los procesos de

identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La

unidad documental puede ser simple cuando

este constituida por un solo documento o

compleja cuando lo constituyen varios

formando un expediente

TIPO DOCUMENTAL

Unidad documental simple

Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas

necesarias para ser considerada documento

EXPEDIENTE

Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto

Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental

AMBITO DE APLICACIOacuteN

bull Entidades puacuteblicas

bull La Rama Judicial

bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)

Caracteriacutesticas

bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos

bull Integralidad de los expedientes y sus valores

bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario

bull Estructura Orgaacutenico-funcional

Criterios para la Elaboracioacuten

bull Anaacutelisis Contextual

(Normativo Institucional e histoacuterico)

bull Idoneidad

bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)

bull Firmas Responsables

Aprobacioacuten de las TRD

bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo

ndash Comiteacute Interno de Archivo

bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN

Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes

bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente

ndash Consejo Departamental de Archivos

ndash Consejo Distrital de Archivos

ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN

bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD

bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas

bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas

bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos

bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)

Cuando Actualizar las TRD

bull Cambio de estructura orgaacutenica

bull Cambio de Funciones

bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten

bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos

bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales

bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos

bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS

bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN

Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo

bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN

ndash Sector Respectivo

bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web

bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender

ndash Ampliar plazos

bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente

bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten

bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

bull Nelson Alejandro MoralesConferencista

bull Seminario en Gestioacuten DocumentalTiacutetulo

bull ESAP ndash Territorial CaldasInstitucioacuten

bull Docente - CapacitadorCargo

bull nealmo332Hotmailcom ndashCelular 312 8 31 9952 Contacto

Tema Intensidad Horaria

1 CONCEPTOS BAacuteSICOS Y NORMATIVIDAD VIGENTE DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL

4

2 ESTRATEGIAS DE GENERACIOacuteN DE VALOR PUacuteBLICO A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL

4

3 ORGANIZACIOacuteN TRANSFERENCIAS Y VALORACIOacuteN DOCUMENTAL

4

4 GESTIOacuteN DE DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS 2

5 PRESERVACIOacuteN DE DOCUMENTOS 2

AGENDA DE TRABAJO

MISIOacuteN

Formar ciudadanos y ciudadanas en los conocimientosvalores y competencias del saber administrativo puacuteblicopara el desarrollo de la sociedad el Estado y elfortalecimiento de la capacidad de gestioacuten de lasentidades y organizaciones prestadoras de serviciopuacuteblico en los diferentes niveles de educacioacuten superioreducacioacuten para el trabajo y el desarrollo humano lainvestigacioacuten y asistencia teacutecnica en el aacutembito territorialnacional y global

VISIOacuteNLa ESAP en el 2019 seraacute una institucioacuten de caraacutecter

universitario de calidad acadeacutemica acreditada liacutederen la transformacioacuten de la sociedad las entidadespuacuteblicas y las organizaciones sociales oacuterganoconsultor del estado en el saber administrativopuacuteblico difundiendo y generando conocimiento enlos aacutembitos nacional territorial y global

BIENVENIDOS

Seminario en Gestioacuten Documental

GENERACIOacuteN DE VALOR

Generacioacuten de valor en la empresa Una empresa comosociedad de capital es una maquinaria cuyo objeto esla generacioacuten de valor la inversioacuten de los recursoseconoacutemicos aportados por la propiedad de la sociedadpermite generar nueva riqueza (valor) en el caso maacutesgeneral gracias al trabajo de sus empleados28 may 2013

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GENERACION DE VALOR

GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL

1 Ahorro de Costos

2 Ahorro de Tiempo

3 Mejora en el Clima Organizacional

4 Trazabilidad de la Informacioacuten

5 Mejora continua de Procesos

6 Conectividad y Movilidad

GENERACION DE VALOR

GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL

7 Memoria Institucional

8 Copias de Seguridad

9 Servicio al Ciudadano

10 Defensa Judicial

11 Eliminacioacuten de Reprocesos

12 Homologacioacuten Actividades

GENERACION DE VALOR

iquestCOMO GENERO VALOR COTIDIANAMENTE

bull EN MI PUESTO DE TRABAJO

bull COMO CIUDADANO

bull EN MI HOGAR

bull EN MI ROL COMO PADRE PAREJA HIJA HERMANO CIUDADANA

ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS

Para la

Administracioacuten

Gestioacuten y Control

Para los

ciudadanos

Para la ciencia

la investigacioacuten

y la cultura

MARCO

JURIacuteDICO

bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)

bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura

bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)

bull Acuerdos del Archivo General de 2015

MARCO JURIacuteDICO

bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental

bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD

bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten

bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD

MARCO JURIacuteDICO

TABLAS DE

RETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental

Listado de con sus correspondientes

a las cuales se asigna el tiempo de

permanencia en cada etapa del de los

documentos

SERIES

TIPOS DOCUMENTALES

CICLO VITAL

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos

desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su

conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten

a un archivo permanente

21

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

etapas

ARCHIVO

CENTRAL

ARCHIVO

DE GESTIOacuteNARCHIVO

HISTOacuteRICO

VALOR

PRIMARIO O

INMEDIATO

VALOR

SECUNDARIO O

MEDIATO

Administrativo legal fiscal

contable y teacutecnico

Cultural

Histoacuterico

Cientiacutefico

transferenciastransferencias

22

INMEDIATOS O

PRIMARIOS

MEDIATOS O

SECUNDARIOS

Interesan a la institucioacuten

Productora o al iniciador

Presentan aspectos

Existen durante los momentos

Se evaluacutean para dar un plazo de

Retencioacuten en una tabla

Terminan en desafectacioacuten o

disponibilidad

Administrativo juriacutedico legal y fiscal

De traacutemite de vigencia y de plazo

precaucional

Interesan a la

investigacioacuten y a la

historia

Se clasifican

Se juzgan para

Predecibles o evidenciales

No predecibles (criterios de importancia y

muestra complementaria)

Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten

SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional

SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental

iquestQueacute es una serie documental

Es el conjunto de de estructura

y contenido homogeacuteneos producidos por una

en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa

Unidades Documentales

UNIDAD DOCUMENTAL

Unidad de anaacutelisis en los procesos de

identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La

unidad documental puede ser simple cuando

este constituida por un solo documento o

compleja cuando lo constituyen varios

formando un expediente

TIPO DOCUMENTAL

Unidad documental simple

Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas

necesarias para ser considerada documento

EXPEDIENTE

Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto

Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental

AMBITO DE APLICACIOacuteN

bull Entidades puacuteblicas

bull La Rama Judicial

bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)

Caracteriacutesticas

bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos

bull Integralidad de los expedientes y sus valores

bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario

bull Estructura Orgaacutenico-funcional

Criterios para la Elaboracioacuten

bull Anaacutelisis Contextual

(Normativo Institucional e histoacuterico)

bull Idoneidad

bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)

bull Firmas Responsables

Aprobacioacuten de las TRD

bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo

ndash Comiteacute Interno de Archivo

bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN

Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes

bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente

ndash Consejo Departamental de Archivos

ndash Consejo Distrital de Archivos

ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN

bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD

bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas

bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas

bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos

bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)

Cuando Actualizar las TRD

bull Cambio de estructura orgaacutenica

bull Cambio de Funciones

bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten

bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos

bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales

bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos

bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS

bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN

Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo

bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN

ndash Sector Respectivo

bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web

bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender

ndash Ampliar plazos

bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente

bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten

bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Tema Intensidad Horaria

1 CONCEPTOS BAacuteSICOS Y NORMATIVIDAD VIGENTE DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL

4

2 ESTRATEGIAS DE GENERACIOacuteN DE VALOR PUacuteBLICO A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL

4

3 ORGANIZACIOacuteN TRANSFERENCIAS Y VALORACIOacuteN DOCUMENTAL

4

4 GESTIOacuteN DE DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS 2

5 PRESERVACIOacuteN DE DOCUMENTOS 2

AGENDA DE TRABAJO

MISIOacuteN

Formar ciudadanos y ciudadanas en los conocimientosvalores y competencias del saber administrativo puacuteblicopara el desarrollo de la sociedad el Estado y elfortalecimiento de la capacidad de gestioacuten de lasentidades y organizaciones prestadoras de serviciopuacuteblico en los diferentes niveles de educacioacuten superioreducacioacuten para el trabajo y el desarrollo humano lainvestigacioacuten y asistencia teacutecnica en el aacutembito territorialnacional y global

VISIOacuteNLa ESAP en el 2019 seraacute una institucioacuten de caraacutecter

universitario de calidad acadeacutemica acreditada liacutederen la transformacioacuten de la sociedad las entidadespuacuteblicas y las organizaciones sociales oacuterganoconsultor del estado en el saber administrativopuacuteblico difundiendo y generando conocimiento enlos aacutembitos nacional territorial y global

BIENVENIDOS

Seminario en Gestioacuten Documental

GENERACIOacuteN DE VALOR

Generacioacuten de valor en la empresa Una empresa comosociedad de capital es una maquinaria cuyo objeto esla generacioacuten de valor la inversioacuten de los recursoseconoacutemicos aportados por la propiedad de la sociedadpermite generar nueva riqueza (valor) en el caso maacutesgeneral gracias al trabajo de sus empleados28 may 2013

wwwgooglecomcosearchq=generacioacuten+de+valorampoq=generacioacuten+de+valorampaqs=chrome69i57j0l58390j1j7ampsourceid=chromeampie=UTF-8

httpswwwyoutubecomwatchv=YZJG0Zh2y0c

GENERACION DE VALOR

GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL

1 Ahorro de Costos

2 Ahorro de Tiempo

3 Mejora en el Clima Organizacional

4 Trazabilidad de la Informacioacuten

5 Mejora continua de Procesos

6 Conectividad y Movilidad

GENERACION DE VALOR

GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL

7 Memoria Institucional

8 Copias de Seguridad

9 Servicio al Ciudadano

10 Defensa Judicial

11 Eliminacioacuten de Reprocesos

12 Homologacioacuten Actividades

GENERACION DE VALOR

iquestCOMO GENERO VALOR COTIDIANAMENTE

bull EN MI PUESTO DE TRABAJO

bull COMO CIUDADANO

bull EN MI HOGAR

bull EN MI ROL COMO PADRE PAREJA HIJA HERMANO CIUDADANA

ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS

Para la

Administracioacuten

Gestioacuten y Control

Para los

ciudadanos

Para la ciencia

la investigacioacuten

y la cultura

MARCO

JURIacuteDICO

bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)

bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura

bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)

bull Acuerdos del Archivo General de 2015

MARCO JURIacuteDICO

bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental

bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD

bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten

bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD

MARCO JURIacuteDICO

TABLAS DE

RETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental

Listado de con sus correspondientes

a las cuales se asigna el tiempo de

permanencia en cada etapa del de los

documentos

SERIES

TIPOS DOCUMENTALES

CICLO VITAL

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos

desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su

conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten

a un archivo permanente

21

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

etapas

ARCHIVO

CENTRAL

ARCHIVO

DE GESTIOacuteNARCHIVO

HISTOacuteRICO

VALOR

PRIMARIO O

INMEDIATO

VALOR

SECUNDARIO O

MEDIATO

Administrativo legal fiscal

contable y teacutecnico

Cultural

Histoacuterico

Cientiacutefico

transferenciastransferencias

22

INMEDIATOS O

PRIMARIOS

MEDIATOS O

SECUNDARIOS

Interesan a la institucioacuten

Productora o al iniciador

Presentan aspectos

Existen durante los momentos

Se evaluacutean para dar un plazo de

Retencioacuten en una tabla

Terminan en desafectacioacuten o

disponibilidad

Administrativo juriacutedico legal y fiscal

De traacutemite de vigencia y de plazo

precaucional

Interesan a la

investigacioacuten y a la

historia

Se clasifican

Se juzgan para

Predecibles o evidenciales

No predecibles (criterios de importancia y

muestra complementaria)

Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten

SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional

SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental

iquestQueacute es una serie documental

Es el conjunto de de estructura

y contenido homogeacuteneos producidos por una

en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa

Unidades Documentales

UNIDAD DOCUMENTAL

Unidad de anaacutelisis en los procesos de

identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La

unidad documental puede ser simple cuando

este constituida por un solo documento o

compleja cuando lo constituyen varios

formando un expediente

TIPO DOCUMENTAL

Unidad documental simple

Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas

necesarias para ser considerada documento

EXPEDIENTE

Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto

Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental

AMBITO DE APLICACIOacuteN

bull Entidades puacuteblicas

bull La Rama Judicial

bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)

Caracteriacutesticas

bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos

bull Integralidad de los expedientes y sus valores

bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario

bull Estructura Orgaacutenico-funcional

Criterios para la Elaboracioacuten

bull Anaacutelisis Contextual

(Normativo Institucional e histoacuterico)

bull Idoneidad

bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)

bull Firmas Responsables

Aprobacioacuten de las TRD

bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo

ndash Comiteacute Interno de Archivo

bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN

Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes

bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente

ndash Consejo Departamental de Archivos

ndash Consejo Distrital de Archivos

ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN

bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD

bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas

bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas

bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos

bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)

Cuando Actualizar las TRD

bull Cambio de estructura orgaacutenica

bull Cambio de Funciones

bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten

bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos

bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales

bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos

bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS

bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN

Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo

bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN

ndash Sector Respectivo

bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web

bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender

ndash Ampliar plazos

bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente

bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten

bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

MISIOacuteN

Formar ciudadanos y ciudadanas en los conocimientosvalores y competencias del saber administrativo puacuteblicopara el desarrollo de la sociedad el Estado y elfortalecimiento de la capacidad de gestioacuten de lasentidades y organizaciones prestadoras de serviciopuacuteblico en los diferentes niveles de educacioacuten superioreducacioacuten para el trabajo y el desarrollo humano lainvestigacioacuten y asistencia teacutecnica en el aacutembito territorialnacional y global

VISIOacuteNLa ESAP en el 2019 seraacute una institucioacuten de caraacutecter

universitario de calidad acadeacutemica acreditada liacutederen la transformacioacuten de la sociedad las entidadespuacuteblicas y las organizaciones sociales oacuterganoconsultor del estado en el saber administrativopuacuteblico difundiendo y generando conocimiento enlos aacutembitos nacional territorial y global

BIENVENIDOS

Seminario en Gestioacuten Documental

GENERACIOacuteN DE VALOR

Generacioacuten de valor en la empresa Una empresa comosociedad de capital es una maquinaria cuyo objeto esla generacioacuten de valor la inversioacuten de los recursoseconoacutemicos aportados por la propiedad de la sociedadpermite generar nueva riqueza (valor) en el caso maacutesgeneral gracias al trabajo de sus empleados28 may 2013

wwwgooglecomcosearchq=generacioacuten+de+valorampoq=generacioacuten+de+valorampaqs=chrome69i57j0l58390j1j7ampsourceid=chromeampie=UTF-8

httpswwwyoutubecomwatchv=YZJG0Zh2y0c

GENERACION DE VALOR

GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL

1 Ahorro de Costos

2 Ahorro de Tiempo

3 Mejora en el Clima Organizacional

4 Trazabilidad de la Informacioacuten

5 Mejora continua de Procesos

6 Conectividad y Movilidad

GENERACION DE VALOR

GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL

7 Memoria Institucional

8 Copias de Seguridad

9 Servicio al Ciudadano

10 Defensa Judicial

11 Eliminacioacuten de Reprocesos

12 Homologacioacuten Actividades

GENERACION DE VALOR

iquestCOMO GENERO VALOR COTIDIANAMENTE

bull EN MI PUESTO DE TRABAJO

bull COMO CIUDADANO

bull EN MI HOGAR

bull EN MI ROL COMO PADRE PAREJA HIJA HERMANO CIUDADANA

ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS

Para la

Administracioacuten

Gestioacuten y Control

Para los

ciudadanos

Para la ciencia

la investigacioacuten

y la cultura

MARCO

JURIacuteDICO

bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)

bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura

bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)

bull Acuerdos del Archivo General de 2015

MARCO JURIacuteDICO

bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental

bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD

bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten

bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD

MARCO JURIacuteDICO

TABLAS DE

RETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental

Listado de con sus correspondientes

a las cuales se asigna el tiempo de

permanencia en cada etapa del de los

documentos

SERIES

TIPOS DOCUMENTALES

CICLO VITAL

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos

desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su

conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten

a un archivo permanente

21

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

etapas

ARCHIVO

CENTRAL

ARCHIVO

DE GESTIOacuteNARCHIVO

HISTOacuteRICO

VALOR

PRIMARIO O

INMEDIATO

VALOR

SECUNDARIO O

MEDIATO

Administrativo legal fiscal

contable y teacutecnico

Cultural

Histoacuterico

Cientiacutefico

transferenciastransferencias

22

INMEDIATOS O

PRIMARIOS

MEDIATOS O

SECUNDARIOS

Interesan a la institucioacuten

Productora o al iniciador

Presentan aspectos

Existen durante los momentos

Se evaluacutean para dar un plazo de

Retencioacuten en una tabla

Terminan en desafectacioacuten o

disponibilidad

Administrativo juriacutedico legal y fiscal

De traacutemite de vigencia y de plazo

precaucional

Interesan a la

investigacioacuten y a la

historia

Se clasifican

Se juzgan para

Predecibles o evidenciales

No predecibles (criterios de importancia y

muestra complementaria)

Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten

SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional

SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental

iquestQueacute es una serie documental

Es el conjunto de de estructura

y contenido homogeacuteneos producidos por una

en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa

Unidades Documentales

UNIDAD DOCUMENTAL

Unidad de anaacutelisis en los procesos de

identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La

unidad documental puede ser simple cuando

este constituida por un solo documento o

compleja cuando lo constituyen varios

formando un expediente

TIPO DOCUMENTAL

Unidad documental simple

Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas

necesarias para ser considerada documento

EXPEDIENTE

Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto

Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental

AMBITO DE APLICACIOacuteN

bull Entidades puacuteblicas

bull La Rama Judicial

bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)

Caracteriacutesticas

bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos

bull Integralidad de los expedientes y sus valores

bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario

bull Estructura Orgaacutenico-funcional

Criterios para la Elaboracioacuten

bull Anaacutelisis Contextual

(Normativo Institucional e histoacuterico)

bull Idoneidad

bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)

bull Firmas Responsables

Aprobacioacuten de las TRD

bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo

ndash Comiteacute Interno de Archivo

bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN

Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes

bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente

ndash Consejo Departamental de Archivos

ndash Consejo Distrital de Archivos

ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN

bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD

bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas

bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas

bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos

bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)

Cuando Actualizar las TRD

bull Cambio de estructura orgaacutenica

bull Cambio de Funciones

bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten

bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos

bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales

bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos

bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS

bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN

Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo

bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN

ndash Sector Respectivo

bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web

bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender

ndash Ampliar plazos

bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente

bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten

bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

VISIOacuteNLa ESAP en el 2019 seraacute una institucioacuten de caraacutecter

universitario de calidad acadeacutemica acreditada liacutederen la transformacioacuten de la sociedad las entidadespuacuteblicas y las organizaciones sociales oacuterganoconsultor del estado en el saber administrativopuacuteblico difundiendo y generando conocimiento enlos aacutembitos nacional territorial y global

BIENVENIDOS

Seminario en Gestioacuten Documental

GENERACIOacuteN DE VALOR

Generacioacuten de valor en la empresa Una empresa comosociedad de capital es una maquinaria cuyo objeto esla generacioacuten de valor la inversioacuten de los recursoseconoacutemicos aportados por la propiedad de la sociedadpermite generar nueva riqueza (valor) en el caso maacutesgeneral gracias al trabajo de sus empleados28 may 2013

wwwgooglecomcosearchq=generacioacuten+de+valorampoq=generacioacuten+de+valorampaqs=chrome69i57j0l58390j1j7ampsourceid=chromeampie=UTF-8

httpswwwyoutubecomwatchv=YZJG0Zh2y0c

GENERACION DE VALOR

GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL

1 Ahorro de Costos

2 Ahorro de Tiempo

3 Mejora en el Clima Organizacional

4 Trazabilidad de la Informacioacuten

5 Mejora continua de Procesos

6 Conectividad y Movilidad

GENERACION DE VALOR

GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL

7 Memoria Institucional

8 Copias de Seguridad

9 Servicio al Ciudadano

10 Defensa Judicial

11 Eliminacioacuten de Reprocesos

12 Homologacioacuten Actividades

GENERACION DE VALOR

iquestCOMO GENERO VALOR COTIDIANAMENTE

bull EN MI PUESTO DE TRABAJO

bull COMO CIUDADANO

bull EN MI HOGAR

bull EN MI ROL COMO PADRE PAREJA HIJA HERMANO CIUDADANA

ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS

Para la

Administracioacuten

Gestioacuten y Control

Para los

ciudadanos

Para la ciencia

la investigacioacuten

y la cultura

MARCO

JURIacuteDICO

bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)

bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura

bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)

bull Acuerdos del Archivo General de 2015

MARCO JURIacuteDICO

bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental

bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD

bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten

bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD

MARCO JURIacuteDICO

TABLAS DE

RETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental

Listado de con sus correspondientes

a las cuales se asigna el tiempo de

permanencia en cada etapa del de los

documentos

SERIES

TIPOS DOCUMENTALES

CICLO VITAL

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos

desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su

conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten

a un archivo permanente

21

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

etapas

ARCHIVO

CENTRAL

ARCHIVO

DE GESTIOacuteNARCHIVO

HISTOacuteRICO

VALOR

PRIMARIO O

INMEDIATO

VALOR

SECUNDARIO O

MEDIATO

Administrativo legal fiscal

contable y teacutecnico

Cultural

Histoacuterico

Cientiacutefico

transferenciastransferencias

22

INMEDIATOS O

PRIMARIOS

MEDIATOS O

SECUNDARIOS

Interesan a la institucioacuten

Productora o al iniciador

Presentan aspectos

Existen durante los momentos

Se evaluacutean para dar un plazo de

Retencioacuten en una tabla

Terminan en desafectacioacuten o

disponibilidad

Administrativo juriacutedico legal y fiscal

De traacutemite de vigencia y de plazo

precaucional

Interesan a la

investigacioacuten y a la

historia

Se clasifican

Se juzgan para

Predecibles o evidenciales

No predecibles (criterios de importancia y

muestra complementaria)

Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten

SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional

SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental

iquestQueacute es una serie documental

Es el conjunto de de estructura

y contenido homogeacuteneos producidos por una

en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa

Unidades Documentales

UNIDAD DOCUMENTAL

Unidad de anaacutelisis en los procesos de

identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La

unidad documental puede ser simple cuando

este constituida por un solo documento o

compleja cuando lo constituyen varios

formando un expediente

TIPO DOCUMENTAL

Unidad documental simple

Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas

necesarias para ser considerada documento

EXPEDIENTE

Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto

Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental

AMBITO DE APLICACIOacuteN

bull Entidades puacuteblicas

bull La Rama Judicial

bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)

Caracteriacutesticas

bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos

bull Integralidad de los expedientes y sus valores

bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario

bull Estructura Orgaacutenico-funcional

Criterios para la Elaboracioacuten

bull Anaacutelisis Contextual

(Normativo Institucional e histoacuterico)

bull Idoneidad

bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)

bull Firmas Responsables

Aprobacioacuten de las TRD

bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo

ndash Comiteacute Interno de Archivo

bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN

Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes

bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente

ndash Consejo Departamental de Archivos

ndash Consejo Distrital de Archivos

ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN

bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD

bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas

bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas

bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos

bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)

Cuando Actualizar las TRD

bull Cambio de estructura orgaacutenica

bull Cambio de Funciones

bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten

bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos

bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales

bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos

bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS

bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN

Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo

bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN

ndash Sector Respectivo

bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web

bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender

ndash Ampliar plazos

bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente

bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten

bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

BIENVENIDOS

Seminario en Gestioacuten Documental

GENERACIOacuteN DE VALOR

Generacioacuten de valor en la empresa Una empresa comosociedad de capital es una maquinaria cuyo objeto esla generacioacuten de valor la inversioacuten de los recursoseconoacutemicos aportados por la propiedad de la sociedadpermite generar nueva riqueza (valor) en el caso maacutesgeneral gracias al trabajo de sus empleados28 may 2013

wwwgooglecomcosearchq=generacioacuten+de+valorampoq=generacioacuten+de+valorampaqs=chrome69i57j0l58390j1j7ampsourceid=chromeampie=UTF-8

httpswwwyoutubecomwatchv=YZJG0Zh2y0c

GENERACION DE VALOR

GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL

1 Ahorro de Costos

2 Ahorro de Tiempo

3 Mejora en el Clima Organizacional

4 Trazabilidad de la Informacioacuten

5 Mejora continua de Procesos

6 Conectividad y Movilidad

GENERACION DE VALOR

GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL

7 Memoria Institucional

8 Copias de Seguridad

9 Servicio al Ciudadano

10 Defensa Judicial

11 Eliminacioacuten de Reprocesos

12 Homologacioacuten Actividades

GENERACION DE VALOR

iquestCOMO GENERO VALOR COTIDIANAMENTE

bull EN MI PUESTO DE TRABAJO

bull COMO CIUDADANO

bull EN MI HOGAR

bull EN MI ROL COMO PADRE PAREJA HIJA HERMANO CIUDADANA

ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS

Para la

Administracioacuten

Gestioacuten y Control

Para los

ciudadanos

Para la ciencia

la investigacioacuten

y la cultura

MARCO

JURIacuteDICO

bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)

bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura

bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)

bull Acuerdos del Archivo General de 2015

MARCO JURIacuteDICO

bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental

bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD

bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten

bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD

MARCO JURIacuteDICO

TABLAS DE

RETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental

Listado de con sus correspondientes

a las cuales se asigna el tiempo de

permanencia en cada etapa del de los

documentos

SERIES

TIPOS DOCUMENTALES

CICLO VITAL

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos

desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su

conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten

a un archivo permanente

21

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

etapas

ARCHIVO

CENTRAL

ARCHIVO

DE GESTIOacuteNARCHIVO

HISTOacuteRICO

VALOR

PRIMARIO O

INMEDIATO

VALOR

SECUNDARIO O

MEDIATO

Administrativo legal fiscal

contable y teacutecnico

Cultural

Histoacuterico

Cientiacutefico

transferenciastransferencias

22

INMEDIATOS O

PRIMARIOS

MEDIATOS O

SECUNDARIOS

Interesan a la institucioacuten

Productora o al iniciador

Presentan aspectos

Existen durante los momentos

Se evaluacutean para dar un plazo de

Retencioacuten en una tabla

Terminan en desafectacioacuten o

disponibilidad

Administrativo juriacutedico legal y fiscal

De traacutemite de vigencia y de plazo

precaucional

Interesan a la

investigacioacuten y a la

historia

Se clasifican

Se juzgan para

Predecibles o evidenciales

No predecibles (criterios de importancia y

muestra complementaria)

Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten

SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional

SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental

iquestQueacute es una serie documental

Es el conjunto de de estructura

y contenido homogeacuteneos producidos por una

en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa

Unidades Documentales

UNIDAD DOCUMENTAL

Unidad de anaacutelisis en los procesos de

identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La

unidad documental puede ser simple cuando

este constituida por un solo documento o

compleja cuando lo constituyen varios

formando un expediente

TIPO DOCUMENTAL

Unidad documental simple

Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas

necesarias para ser considerada documento

EXPEDIENTE

Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto

Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental

AMBITO DE APLICACIOacuteN

bull Entidades puacuteblicas

bull La Rama Judicial

bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)

Caracteriacutesticas

bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos

bull Integralidad de los expedientes y sus valores

bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario

bull Estructura Orgaacutenico-funcional

Criterios para la Elaboracioacuten

bull Anaacutelisis Contextual

(Normativo Institucional e histoacuterico)

bull Idoneidad

bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)

bull Firmas Responsables

Aprobacioacuten de las TRD

bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo

ndash Comiteacute Interno de Archivo

bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN

Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes

bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente

ndash Consejo Departamental de Archivos

ndash Consejo Distrital de Archivos

ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN

bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD

bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas

bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas

bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos

bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)

Cuando Actualizar las TRD

bull Cambio de estructura orgaacutenica

bull Cambio de Funciones

bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten

bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos

bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales

bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos

bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS

bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN

Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo

bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN

ndash Sector Respectivo

bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web

bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender

ndash Ampliar plazos

bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente

bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten

bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

GENERACIOacuteN DE VALOR

Generacioacuten de valor en la empresa Una empresa comosociedad de capital es una maquinaria cuyo objeto esla generacioacuten de valor la inversioacuten de los recursoseconoacutemicos aportados por la propiedad de la sociedadpermite generar nueva riqueza (valor) en el caso maacutesgeneral gracias al trabajo de sus empleados28 may 2013

wwwgooglecomcosearchq=generacioacuten+de+valorampoq=generacioacuten+de+valorampaqs=chrome69i57j0l58390j1j7ampsourceid=chromeampie=UTF-8

httpswwwyoutubecomwatchv=YZJG0Zh2y0c

GENERACION DE VALOR

GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL

1 Ahorro de Costos

2 Ahorro de Tiempo

3 Mejora en el Clima Organizacional

4 Trazabilidad de la Informacioacuten

5 Mejora continua de Procesos

6 Conectividad y Movilidad

GENERACION DE VALOR

GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL

7 Memoria Institucional

8 Copias de Seguridad

9 Servicio al Ciudadano

10 Defensa Judicial

11 Eliminacioacuten de Reprocesos

12 Homologacioacuten Actividades

GENERACION DE VALOR

iquestCOMO GENERO VALOR COTIDIANAMENTE

bull EN MI PUESTO DE TRABAJO

bull COMO CIUDADANO

bull EN MI HOGAR

bull EN MI ROL COMO PADRE PAREJA HIJA HERMANO CIUDADANA

ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS

Para la

Administracioacuten

Gestioacuten y Control

Para los

ciudadanos

Para la ciencia

la investigacioacuten

y la cultura

MARCO

JURIacuteDICO

bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)

bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura

bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)

bull Acuerdos del Archivo General de 2015

MARCO JURIacuteDICO

bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental

bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD

bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten

bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD

MARCO JURIacuteDICO

TABLAS DE

RETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental

Listado de con sus correspondientes

a las cuales se asigna el tiempo de

permanencia en cada etapa del de los

documentos

SERIES

TIPOS DOCUMENTALES

CICLO VITAL

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos

desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su

conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten

a un archivo permanente

21

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

etapas

ARCHIVO

CENTRAL

ARCHIVO

DE GESTIOacuteNARCHIVO

HISTOacuteRICO

VALOR

PRIMARIO O

INMEDIATO

VALOR

SECUNDARIO O

MEDIATO

Administrativo legal fiscal

contable y teacutecnico

Cultural

Histoacuterico

Cientiacutefico

transferenciastransferencias

22

INMEDIATOS O

PRIMARIOS

MEDIATOS O

SECUNDARIOS

Interesan a la institucioacuten

Productora o al iniciador

Presentan aspectos

Existen durante los momentos

Se evaluacutean para dar un plazo de

Retencioacuten en una tabla

Terminan en desafectacioacuten o

disponibilidad

Administrativo juriacutedico legal y fiscal

De traacutemite de vigencia y de plazo

precaucional

Interesan a la

investigacioacuten y a la

historia

Se clasifican

Se juzgan para

Predecibles o evidenciales

No predecibles (criterios de importancia y

muestra complementaria)

Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten

SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional

SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental

iquestQueacute es una serie documental

Es el conjunto de de estructura

y contenido homogeacuteneos producidos por una

en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa

Unidades Documentales

UNIDAD DOCUMENTAL

Unidad de anaacutelisis en los procesos de

identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La

unidad documental puede ser simple cuando

este constituida por un solo documento o

compleja cuando lo constituyen varios

formando un expediente

TIPO DOCUMENTAL

Unidad documental simple

Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas

necesarias para ser considerada documento

EXPEDIENTE

Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto

Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental

AMBITO DE APLICACIOacuteN

bull Entidades puacuteblicas

bull La Rama Judicial

bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)

Caracteriacutesticas

bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos

bull Integralidad de los expedientes y sus valores

bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario

bull Estructura Orgaacutenico-funcional

Criterios para la Elaboracioacuten

bull Anaacutelisis Contextual

(Normativo Institucional e histoacuterico)

bull Idoneidad

bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)

bull Firmas Responsables

Aprobacioacuten de las TRD

bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo

ndash Comiteacute Interno de Archivo

bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN

Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes

bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente

ndash Consejo Departamental de Archivos

ndash Consejo Distrital de Archivos

ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN

bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD

bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas

bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas

bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos

bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)

Cuando Actualizar las TRD

bull Cambio de estructura orgaacutenica

bull Cambio de Funciones

bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten

bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos

bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales

bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos

bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS

bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN

Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo

bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN

ndash Sector Respectivo

bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web

bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender

ndash Ampliar plazos

bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente

bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten

bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL

1 Ahorro de Costos

2 Ahorro de Tiempo

3 Mejora en el Clima Organizacional

4 Trazabilidad de la Informacioacuten

5 Mejora continua de Procesos

6 Conectividad y Movilidad

GENERACION DE VALOR

GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL

7 Memoria Institucional

8 Copias de Seguridad

9 Servicio al Ciudadano

10 Defensa Judicial

11 Eliminacioacuten de Reprocesos

12 Homologacioacuten Actividades

GENERACION DE VALOR

iquestCOMO GENERO VALOR COTIDIANAMENTE

bull EN MI PUESTO DE TRABAJO

bull COMO CIUDADANO

bull EN MI HOGAR

bull EN MI ROL COMO PADRE PAREJA HIJA HERMANO CIUDADANA

ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS

Para la

Administracioacuten

Gestioacuten y Control

Para los

ciudadanos

Para la ciencia

la investigacioacuten

y la cultura

MARCO

JURIacuteDICO

bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)

bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura

bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)

bull Acuerdos del Archivo General de 2015

MARCO JURIacuteDICO

bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental

bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD

bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten

bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD

MARCO JURIacuteDICO

TABLAS DE

RETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental

Listado de con sus correspondientes

a las cuales se asigna el tiempo de

permanencia en cada etapa del de los

documentos

SERIES

TIPOS DOCUMENTALES

CICLO VITAL

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos

desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su

conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten

a un archivo permanente

21

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

etapas

ARCHIVO

CENTRAL

ARCHIVO

DE GESTIOacuteNARCHIVO

HISTOacuteRICO

VALOR

PRIMARIO O

INMEDIATO

VALOR

SECUNDARIO O

MEDIATO

Administrativo legal fiscal

contable y teacutecnico

Cultural

Histoacuterico

Cientiacutefico

transferenciastransferencias

22

INMEDIATOS O

PRIMARIOS

MEDIATOS O

SECUNDARIOS

Interesan a la institucioacuten

Productora o al iniciador

Presentan aspectos

Existen durante los momentos

Se evaluacutean para dar un plazo de

Retencioacuten en una tabla

Terminan en desafectacioacuten o

disponibilidad

Administrativo juriacutedico legal y fiscal

De traacutemite de vigencia y de plazo

precaucional

Interesan a la

investigacioacuten y a la

historia

Se clasifican

Se juzgan para

Predecibles o evidenciales

No predecibles (criterios de importancia y

muestra complementaria)

Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten

SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional

SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental

iquestQueacute es una serie documental

Es el conjunto de de estructura

y contenido homogeacuteneos producidos por una

en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa

Unidades Documentales

UNIDAD DOCUMENTAL

Unidad de anaacutelisis en los procesos de

identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La

unidad documental puede ser simple cuando

este constituida por un solo documento o

compleja cuando lo constituyen varios

formando un expediente

TIPO DOCUMENTAL

Unidad documental simple

Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas

necesarias para ser considerada documento

EXPEDIENTE

Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto

Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental

AMBITO DE APLICACIOacuteN

bull Entidades puacuteblicas

bull La Rama Judicial

bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)

Caracteriacutesticas

bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos

bull Integralidad de los expedientes y sus valores

bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario

bull Estructura Orgaacutenico-funcional

Criterios para la Elaboracioacuten

bull Anaacutelisis Contextual

(Normativo Institucional e histoacuterico)

bull Idoneidad

bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)

bull Firmas Responsables

Aprobacioacuten de las TRD

bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo

ndash Comiteacute Interno de Archivo

bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN

Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes

bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente

ndash Consejo Departamental de Archivos

ndash Consejo Distrital de Archivos

ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN

bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD

bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas

bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas

bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos

bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)

Cuando Actualizar las TRD

bull Cambio de estructura orgaacutenica

bull Cambio de Funciones

bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten

bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos

bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales

bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos

bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS

bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN

Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo

bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN

ndash Sector Respectivo

bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web

bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender

ndash Ampliar plazos

bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente

bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten

bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL

7 Memoria Institucional

8 Copias de Seguridad

9 Servicio al Ciudadano

10 Defensa Judicial

11 Eliminacioacuten de Reprocesos

12 Homologacioacuten Actividades

GENERACION DE VALOR

iquestCOMO GENERO VALOR COTIDIANAMENTE

bull EN MI PUESTO DE TRABAJO

bull COMO CIUDADANO

bull EN MI HOGAR

bull EN MI ROL COMO PADRE PAREJA HIJA HERMANO CIUDADANA

ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS

Para la

Administracioacuten

Gestioacuten y Control

Para los

ciudadanos

Para la ciencia

la investigacioacuten

y la cultura

MARCO

JURIacuteDICO

bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)

bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura

bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)

bull Acuerdos del Archivo General de 2015

MARCO JURIacuteDICO

bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental

bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD

bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten

bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD

MARCO JURIacuteDICO

TABLAS DE

RETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental

Listado de con sus correspondientes

a las cuales se asigna el tiempo de

permanencia en cada etapa del de los

documentos

SERIES

TIPOS DOCUMENTALES

CICLO VITAL

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos

desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su

conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten

a un archivo permanente

21

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

etapas

ARCHIVO

CENTRAL

ARCHIVO

DE GESTIOacuteNARCHIVO

HISTOacuteRICO

VALOR

PRIMARIO O

INMEDIATO

VALOR

SECUNDARIO O

MEDIATO

Administrativo legal fiscal

contable y teacutecnico

Cultural

Histoacuterico

Cientiacutefico

transferenciastransferencias

22

INMEDIATOS O

PRIMARIOS

MEDIATOS O

SECUNDARIOS

Interesan a la institucioacuten

Productora o al iniciador

Presentan aspectos

Existen durante los momentos

Se evaluacutean para dar un plazo de

Retencioacuten en una tabla

Terminan en desafectacioacuten o

disponibilidad

Administrativo juriacutedico legal y fiscal

De traacutemite de vigencia y de plazo

precaucional

Interesan a la

investigacioacuten y a la

historia

Se clasifican

Se juzgan para

Predecibles o evidenciales

No predecibles (criterios de importancia y

muestra complementaria)

Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten

SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional

SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental

iquestQueacute es una serie documental

Es el conjunto de de estructura

y contenido homogeacuteneos producidos por una

en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa

Unidades Documentales

UNIDAD DOCUMENTAL

Unidad de anaacutelisis en los procesos de

identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La

unidad documental puede ser simple cuando

este constituida por un solo documento o

compleja cuando lo constituyen varios

formando un expediente

TIPO DOCUMENTAL

Unidad documental simple

Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas

necesarias para ser considerada documento

EXPEDIENTE

Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto

Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental

AMBITO DE APLICACIOacuteN

bull Entidades puacuteblicas

bull La Rama Judicial

bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)

Caracteriacutesticas

bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos

bull Integralidad de los expedientes y sus valores

bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario

bull Estructura Orgaacutenico-funcional

Criterios para la Elaboracioacuten

bull Anaacutelisis Contextual

(Normativo Institucional e histoacuterico)

bull Idoneidad

bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)

bull Firmas Responsables

Aprobacioacuten de las TRD

bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo

ndash Comiteacute Interno de Archivo

bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN

Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes

bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente

ndash Consejo Departamental de Archivos

ndash Consejo Distrital de Archivos

ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN

bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD

bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas

bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas

bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos

bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)

Cuando Actualizar las TRD

bull Cambio de estructura orgaacutenica

bull Cambio de Funciones

bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten

bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos

bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales

bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos

bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS

bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN

Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo

bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN

ndash Sector Respectivo

bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web

bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender

ndash Ampliar plazos

bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente

bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten

bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

GENERACION DE VALOR

iquestCOMO GENERO VALOR COTIDIANAMENTE

bull EN MI PUESTO DE TRABAJO

bull COMO CIUDADANO

bull EN MI HOGAR

bull EN MI ROL COMO PADRE PAREJA HIJA HERMANO CIUDADANA

ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS

Para la

Administracioacuten

Gestioacuten y Control

Para los

ciudadanos

Para la ciencia

la investigacioacuten

y la cultura

MARCO

JURIacuteDICO

bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)

bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura

bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)

bull Acuerdos del Archivo General de 2015

MARCO JURIacuteDICO

bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental

bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD

bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten

bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD

MARCO JURIacuteDICO

TABLAS DE

RETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental

Listado de con sus correspondientes

a las cuales se asigna el tiempo de

permanencia en cada etapa del de los

documentos

SERIES

TIPOS DOCUMENTALES

CICLO VITAL

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos

desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su

conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten

a un archivo permanente

21

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

etapas

ARCHIVO

CENTRAL

ARCHIVO

DE GESTIOacuteNARCHIVO

HISTOacuteRICO

VALOR

PRIMARIO O

INMEDIATO

VALOR

SECUNDARIO O

MEDIATO

Administrativo legal fiscal

contable y teacutecnico

Cultural

Histoacuterico

Cientiacutefico

transferenciastransferencias

22

INMEDIATOS O

PRIMARIOS

MEDIATOS O

SECUNDARIOS

Interesan a la institucioacuten

Productora o al iniciador

Presentan aspectos

Existen durante los momentos

Se evaluacutean para dar un plazo de

Retencioacuten en una tabla

Terminan en desafectacioacuten o

disponibilidad

Administrativo juriacutedico legal y fiscal

De traacutemite de vigencia y de plazo

precaucional

Interesan a la

investigacioacuten y a la

historia

Se clasifican

Se juzgan para

Predecibles o evidenciales

No predecibles (criterios de importancia y

muestra complementaria)

Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten

SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional

SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental

iquestQueacute es una serie documental

Es el conjunto de de estructura

y contenido homogeacuteneos producidos por una

en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa

Unidades Documentales

UNIDAD DOCUMENTAL

Unidad de anaacutelisis en los procesos de

identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La

unidad documental puede ser simple cuando

este constituida por un solo documento o

compleja cuando lo constituyen varios

formando un expediente

TIPO DOCUMENTAL

Unidad documental simple

Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas

necesarias para ser considerada documento

EXPEDIENTE

Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto

Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental

AMBITO DE APLICACIOacuteN

bull Entidades puacuteblicas

bull La Rama Judicial

bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)

Caracteriacutesticas

bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos

bull Integralidad de los expedientes y sus valores

bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario

bull Estructura Orgaacutenico-funcional

Criterios para la Elaboracioacuten

bull Anaacutelisis Contextual

(Normativo Institucional e histoacuterico)

bull Idoneidad

bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)

bull Firmas Responsables

Aprobacioacuten de las TRD

bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo

ndash Comiteacute Interno de Archivo

bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN

Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes

bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente

ndash Consejo Departamental de Archivos

ndash Consejo Distrital de Archivos

ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN

bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD

bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas

bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas

bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos

bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)

Cuando Actualizar las TRD

bull Cambio de estructura orgaacutenica

bull Cambio de Funciones

bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten

bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos

bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales

bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos

bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS

bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN

Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo

bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN

ndash Sector Respectivo

bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web

bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender

ndash Ampliar plazos

bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente

bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten

bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS

Para la

Administracioacuten

Gestioacuten y Control

Para los

ciudadanos

Para la ciencia

la investigacioacuten

y la cultura

MARCO

JURIacuteDICO

bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)

bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura

bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)

bull Acuerdos del Archivo General de 2015

MARCO JURIacuteDICO

bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental

bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD

bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten

bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD

MARCO JURIacuteDICO

TABLAS DE

RETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental

Listado de con sus correspondientes

a las cuales se asigna el tiempo de

permanencia en cada etapa del de los

documentos

SERIES

TIPOS DOCUMENTALES

CICLO VITAL

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos

desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su

conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten

a un archivo permanente

21

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

etapas

ARCHIVO

CENTRAL

ARCHIVO

DE GESTIOacuteNARCHIVO

HISTOacuteRICO

VALOR

PRIMARIO O

INMEDIATO

VALOR

SECUNDARIO O

MEDIATO

Administrativo legal fiscal

contable y teacutecnico

Cultural

Histoacuterico

Cientiacutefico

transferenciastransferencias

22

INMEDIATOS O

PRIMARIOS

MEDIATOS O

SECUNDARIOS

Interesan a la institucioacuten

Productora o al iniciador

Presentan aspectos

Existen durante los momentos

Se evaluacutean para dar un plazo de

Retencioacuten en una tabla

Terminan en desafectacioacuten o

disponibilidad

Administrativo juriacutedico legal y fiscal

De traacutemite de vigencia y de plazo

precaucional

Interesan a la

investigacioacuten y a la

historia

Se clasifican

Se juzgan para

Predecibles o evidenciales

No predecibles (criterios de importancia y

muestra complementaria)

Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten

SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional

SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental

iquestQueacute es una serie documental

Es el conjunto de de estructura

y contenido homogeacuteneos producidos por una

en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa

Unidades Documentales

UNIDAD DOCUMENTAL

Unidad de anaacutelisis en los procesos de

identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La

unidad documental puede ser simple cuando

este constituida por un solo documento o

compleja cuando lo constituyen varios

formando un expediente

TIPO DOCUMENTAL

Unidad documental simple

Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas

necesarias para ser considerada documento

EXPEDIENTE

Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto

Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental

AMBITO DE APLICACIOacuteN

bull Entidades puacuteblicas

bull La Rama Judicial

bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)

Caracteriacutesticas

bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos

bull Integralidad de los expedientes y sus valores

bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario

bull Estructura Orgaacutenico-funcional

Criterios para la Elaboracioacuten

bull Anaacutelisis Contextual

(Normativo Institucional e histoacuterico)

bull Idoneidad

bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)

bull Firmas Responsables

Aprobacioacuten de las TRD

bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo

ndash Comiteacute Interno de Archivo

bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN

Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes

bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente

ndash Consejo Departamental de Archivos

ndash Consejo Distrital de Archivos

ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN

bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD

bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas

bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas

bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos

bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)

Cuando Actualizar las TRD

bull Cambio de estructura orgaacutenica

bull Cambio de Funciones

bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten

bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos

bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales

bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos

bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS

bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN

Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo

bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN

ndash Sector Respectivo

bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web

bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender

ndash Ampliar plazos

bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente

bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten

bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

MARCO

JURIacuteDICO

bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)

bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura

bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)

bull Acuerdos del Archivo General de 2015

MARCO JURIacuteDICO

bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental

bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD

bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten

bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD

MARCO JURIacuteDICO

TABLAS DE

RETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental

Listado de con sus correspondientes

a las cuales se asigna el tiempo de

permanencia en cada etapa del de los

documentos

SERIES

TIPOS DOCUMENTALES

CICLO VITAL

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos

desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su

conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten

a un archivo permanente

21

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

etapas

ARCHIVO

CENTRAL

ARCHIVO

DE GESTIOacuteNARCHIVO

HISTOacuteRICO

VALOR

PRIMARIO O

INMEDIATO

VALOR

SECUNDARIO O

MEDIATO

Administrativo legal fiscal

contable y teacutecnico

Cultural

Histoacuterico

Cientiacutefico

transferenciastransferencias

22

INMEDIATOS O

PRIMARIOS

MEDIATOS O

SECUNDARIOS

Interesan a la institucioacuten

Productora o al iniciador

Presentan aspectos

Existen durante los momentos

Se evaluacutean para dar un plazo de

Retencioacuten en una tabla

Terminan en desafectacioacuten o

disponibilidad

Administrativo juriacutedico legal y fiscal

De traacutemite de vigencia y de plazo

precaucional

Interesan a la

investigacioacuten y a la

historia

Se clasifican

Se juzgan para

Predecibles o evidenciales

No predecibles (criterios de importancia y

muestra complementaria)

Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten

SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional

SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental

iquestQueacute es una serie documental

Es el conjunto de de estructura

y contenido homogeacuteneos producidos por una

en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa

Unidades Documentales

UNIDAD DOCUMENTAL

Unidad de anaacutelisis en los procesos de

identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La

unidad documental puede ser simple cuando

este constituida por un solo documento o

compleja cuando lo constituyen varios

formando un expediente

TIPO DOCUMENTAL

Unidad documental simple

Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas

necesarias para ser considerada documento

EXPEDIENTE

Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto

Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental

AMBITO DE APLICACIOacuteN

bull Entidades puacuteblicas

bull La Rama Judicial

bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)

Caracteriacutesticas

bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos

bull Integralidad de los expedientes y sus valores

bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario

bull Estructura Orgaacutenico-funcional

Criterios para la Elaboracioacuten

bull Anaacutelisis Contextual

(Normativo Institucional e histoacuterico)

bull Idoneidad

bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)

bull Firmas Responsables

Aprobacioacuten de las TRD

bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo

ndash Comiteacute Interno de Archivo

bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN

Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes

bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente

ndash Consejo Departamental de Archivos

ndash Consejo Distrital de Archivos

ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN

bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD

bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas

bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas

bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos

bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)

Cuando Actualizar las TRD

bull Cambio de estructura orgaacutenica

bull Cambio de Funciones

bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten

bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos

bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales

bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos

bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS

bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN

Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo

bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN

ndash Sector Respectivo

bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web

bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender

ndash Ampliar plazos

bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente

bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten

bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

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bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)

bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura

bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)

bull Acuerdos del Archivo General de 2015

MARCO JURIacuteDICO

bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental

bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD

bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten

bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD

MARCO JURIacuteDICO

TABLAS DE

RETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental

Listado de con sus correspondientes

a las cuales se asigna el tiempo de

permanencia en cada etapa del de los

documentos

SERIES

TIPOS DOCUMENTALES

CICLO VITAL

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos

desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su

conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten

a un archivo permanente

21

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

etapas

ARCHIVO

CENTRAL

ARCHIVO

DE GESTIOacuteNARCHIVO

HISTOacuteRICO

VALOR

PRIMARIO O

INMEDIATO

VALOR

SECUNDARIO O

MEDIATO

Administrativo legal fiscal

contable y teacutecnico

Cultural

Histoacuterico

Cientiacutefico

transferenciastransferencias

22

INMEDIATOS O

PRIMARIOS

MEDIATOS O

SECUNDARIOS

Interesan a la institucioacuten

Productora o al iniciador

Presentan aspectos

Existen durante los momentos

Se evaluacutean para dar un plazo de

Retencioacuten en una tabla

Terminan en desafectacioacuten o

disponibilidad

Administrativo juriacutedico legal y fiscal

De traacutemite de vigencia y de plazo

precaucional

Interesan a la

investigacioacuten y a la

historia

Se clasifican

Se juzgan para

Predecibles o evidenciales

No predecibles (criterios de importancia y

muestra complementaria)

Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten

SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional

SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental

iquestQueacute es una serie documental

Es el conjunto de de estructura

y contenido homogeacuteneos producidos por una

en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa

Unidades Documentales

UNIDAD DOCUMENTAL

Unidad de anaacutelisis en los procesos de

identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La

unidad documental puede ser simple cuando

este constituida por un solo documento o

compleja cuando lo constituyen varios

formando un expediente

TIPO DOCUMENTAL

Unidad documental simple

Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas

necesarias para ser considerada documento

EXPEDIENTE

Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto

Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental

AMBITO DE APLICACIOacuteN

bull Entidades puacuteblicas

bull La Rama Judicial

bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)

Caracteriacutesticas

bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos

bull Integralidad de los expedientes y sus valores

bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario

bull Estructura Orgaacutenico-funcional

Criterios para la Elaboracioacuten

bull Anaacutelisis Contextual

(Normativo Institucional e histoacuterico)

bull Idoneidad

bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)

bull Firmas Responsables

Aprobacioacuten de las TRD

bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo

ndash Comiteacute Interno de Archivo

bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN

Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes

bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente

ndash Consejo Departamental de Archivos

ndash Consejo Distrital de Archivos

ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN

bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD

bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas

bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas

bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos

bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)

Cuando Actualizar las TRD

bull Cambio de estructura orgaacutenica

bull Cambio de Funciones

bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten

bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos

bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales

bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos

bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS

bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN

Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo

bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN

ndash Sector Respectivo

bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web

bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender

ndash Ampliar plazos

bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente

bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten

bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental

bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD

bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten

bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD

MARCO JURIacuteDICO

TABLAS DE

RETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental

Listado de con sus correspondientes

a las cuales se asigna el tiempo de

permanencia en cada etapa del de los

documentos

SERIES

TIPOS DOCUMENTALES

CICLO VITAL

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos

desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su

conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten

a un archivo permanente

21

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

etapas

ARCHIVO

CENTRAL

ARCHIVO

DE GESTIOacuteNARCHIVO

HISTOacuteRICO

VALOR

PRIMARIO O

INMEDIATO

VALOR

SECUNDARIO O

MEDIATO

Administrativo legal fiscal

contable y teacutecnico

Cultural

Histoacuterico

Cientiacutefico

transferenciastransferencias

22

INMEDIATOS O

PRIMARIOS

MEDIATOS O

SECUNDARIOS

Interesan a la institucioacuten

Productora o al iniciador

Presentan aspectos

Existen durante los momentos

Se evaluacutean para dar un plazo de

Retencioacuten en una tabla

Terminan en desafectacioacuten o

disponibilidad

Administrativo juriacutedico legal y fiscal

De traacutemite de vigencia y de plazo

precaucional

Interesan a la

investigacioacuten y a la

historia

Se clasifican

Se juzgan para

Predecibles o evidenciales

No predecibles (criterios de importancia y

muestra complementaria)

Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten

SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional

SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental

iquestQueacute es una serie documental

Es el conjunto de de estructura

y contenido homogeacuteneos producidos por una

en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa

Unidades Documentales

UNIDAD DOCUMENTAL

Unidad de anaacutelisis en los procesos de

identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La

unidad documental puede ser simple cuando

este constituida por un solo documento o

compleja cuando lo constituyen varios

formando un expediente

TIPO DOCUMENTAL

Unidad documental simple

Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas

necesarias para ser considerada documento

EXPEDIENTE

Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto

Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental

AMBITO DE APLICACIOacuteN

bull Entidades puacuteblicas

bull La Rama Judicial

bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)

Caracteriacutesticas

bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos

bull Integralidad de los expedientes y sus valores

bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario

bull Estructura Orgaacutenico-funcional

Criterios para la Elaboracioacuten

bull Anaacutelisis Contextual

(Normativo Institucional e histoacuterico)

bull Idoneidad

bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)

bull Firmas Responsables

Aprobacioacuten de las TRD

bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo

ndash Comiteacute Interno de Archivo

bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN

Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes

bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente

ndash Consejo Departamental de Archivos

ndash Consejo Distrital de Archivos

ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN

bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD

bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas

bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas

bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos

bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)

Cuando Actualizar las TRD

bull Cambio de estructura orgaacutenica

bull Cambio de Funciones

bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten

bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos

bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales

bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos

bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS

bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN

Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo

bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN

ndash Sector Respectivo

bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web

bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender

ndash Ampliar plazos

bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente

bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten

bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

TABLAS DE

RETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental

Listado de con sus correspondientes

a las cuales se asigna el tiempo de

permanencia en cada etapa del de los

documentos

SERIES

TIPOS DOCUMENTALES

CICLO VITAL

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos

desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su

conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten

a un archivo permanente

21

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

etapas

ARCHIVO

CENTRAL

ARCHIVO

DE GESTIOacuteNARCHIVO

HISTOacuteRICO

VALOR

PRIMARIO O

INMEDIATO

VALOR

SECUNDARIO O

MEDIATO

Administrativo legal fiscal

contable y teacutecnico

Cultural

Histoacuterico

Cientiacutefico

transferenciastransferencias

22

INMEDIATOS O

PRIMARIOS

MEDIATOS O

SECUNDARIOS

Interesan a la institucioacuten

Productora o al iniciador

Presentan aspectos

Existen durante los momentos

Se evaluacutean para dar un plazo de

Retencioacuten en una tabla

Terminan en desafectacioacuten o

disponibilidad

Administrativo juriacutedico legal y fiscal

De traacutemite de vigencia y de plazo

precaucional

Interesan a la

investigacioacuten y a la

historia

Se clasifican

Se juzgan para

Predecibles o evidenciales

No predecibles (criterios de importancia y

muestra complementaria)

Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten

SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional

SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental

iquestQueacute es una serie documental

Es el conjunto de de estructura

y contenido homogeacuteneos producidos por una

en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa

Unidades Documentales

UNIDAD DOCUMENTAL

Unidad de anaacutelisis en los procesos de

identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La

unidad documental puede ser simple cuando

este constituida por un solo documento o

compleja cuando lo constituyen varios

formando un expediente

TIPO DOCUMENTAL

Unidad documental simple

Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas

necesarias para ser considerada documento

EXPEDIENTE

Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto

Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental

AMBITO DE APLICACIOacuteN

bull Entidades puacuteblicas

bull La Rama Judicial

bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)

Caracteriacutesticas

bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos

bull Integralidad de los expedientes y sus valores

bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario

bull Estructura Orgaacutenico-funcional

Criterios para la Elaboracioacuten

bull Anaacutelisis Contextual

(Normativo Institucional e histoacuterico)

bull Idoneidad

bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)

bull Firmas Responsables

Aprobacioacuten de las TRD

bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo

ndash Comiteacute Interno de Archivo

bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN

Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes

bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente

ndash Consejo Departamental de Archivos

ndash Consejo Distrital de Archivos

ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN

bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD

bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas

bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas

bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos

bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)

Cuando Actualizar las TRD

bull Cambio de estructura orgaacutenica

bull Cambio de Funciones

bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten

bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos

bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales

bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos

bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS

bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN

Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo

bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN

ndash Sector Respectivo

bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web

bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender

ndash Ampliar plazos

bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente

bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten

bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental

Listado de con sus correspondientes

a las cuales se asigna el tiempo de

permanencia en cada etapa del de los

documentos

SERIES

TIPOS DOCUMENTALES

CICLO VITAL

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos

desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su

conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten

a un archivo permanente

21

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

etapas

ARCHIVO

CENTRAL

ARCHIVO

DE GESTIOacuteNARCHIVO

HISTOacuteRICO

VALOR

PRIMARIO O

INMEDIATO

VALOR

SECUNDARIO O

MEDIATO

Administrativo legal fiscal

contable y teacutecnico

Cultural

Histoacuterico

Cientiacutefico

transferenciastransferencias

22

INMEDIATOS O

PRIMARIOS

MEDIATOS O

SECUNDARIOS

Interesan a la institucioacuten

Productora o al iniciador

Presentan aspectos

Existen durante los momentos

Se evaluacutean para dar un plazo de

Retencioacuten en una tabla

Terminan en desafectacioacuten o

disponibilidad

Administrativo juriacutedico legal y fiscal

De traacutemite de vigencia y de plazo

precaucional

Interesan a la

investigacioacuten y a la

historia

Se clasifican

Se juzgan para

Predecibles o evidenciales

No predecibles (criterios de importancia y

muestra complementaria)

Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten

SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional

SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental

iquestQueacute es una serie documental

Es el conjunto de de estructura

y contenido homogeacuteneos producidos por una

en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa

Unidades Documentales

UNIDAD DOCUMENTAL

Unidad de anaacutelisis en los procesos de

identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La

unidad documental puede ser simple cuando

este constituida por un solo documento o

compleja cuando lo constituyen varios

formando un expediente

TIPO DOCUMENTAL

Unidad documental simple

Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas

necesarias para ser considerada documento

EXPEDIENTE

Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto

Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental

AMBITO DE APLICACIOacuteN

bull Entidades puacuteblicas

bull La Rama Judicial

bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)

Caracteriacutesticas

bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos

bull Integralidad de los expedientes y sus valores

bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario

bull Estructura Orgaacutenico-funcional

Criterios para la Elaboracioacuten

bull Anaacutelisis Contextual

(Normativo Institucional e histoacuterico)

bull Idoneidad

bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)

bull Firmas Responsables

Aprobacioacuten de las TRD

bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo

ndash Comiteacute Interno de Archivo

bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN

Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes

bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente

ndash Consejo Departamental de Archivos

ndash Consejo Distrital de Archivos

ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN

bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD

bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas

bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas

bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos

bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)

Cuando Actualizar las TRD

bull Cambio de estructura orgaacutenica

bull Cambio de Funciones

bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten

bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos

bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales

bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos

bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS

bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN

Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo

bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN

ndash Sector Respectivo

bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web

bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender

ndash Ampliar plazos

bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente

bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten

bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos

desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su

conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten

a un archivo permanente

21

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

etapas

ARCHIVO

CENTRAL

ARCHIVO

DE GESTIOacuteNARCHIVO

HISTOacuteRICO

VALOR

PRIMARIO O

INMEDIATO

VALOR

SECUNDARIO O

MEDIATO

Administrativo legal fiscal

contable y teacutecnico

Cultural

Histoacuterico

Cientiacutefico

transferenciastransferencias

22

INMEDIATOS O

PRIMARIOS

MEDIATOS O

SECUNDARIOS

Interesan a la institucioacuten

Productora o al iniciador

Presentan aspectos

Existen durante los momentos

Se evaluacutean para dar un plazo de

Retencioacuten en una tabla

Terminan en desafectacioacuten o

disponibilidad

Administrativo juriacutedico legal y fiscal

De traacutemite de vigencia y de plazo

precaucional

Interesan a la

investigacioacuten y a la

historia

Se clasifican

Se juzgan para

Predecibles o evidenciales

No predecibles (criterios de importancia y

muestra complementaria)

Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten

SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional

SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental

iquestQueacute es una serie documental

Es el conjunto de de estructura

y contenido homogeacuteneos producidos por una

en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa

Unidades Documentales

UNIDAD DOCUMENTAL

Unidad de anaacutelisis en los procesos de

identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La

unidad documental puede ser simple cuando

este constituida por un solo documento o

compleja cuando lo constituyen varios

formando un expediente

TIPO DOCUMENTAL

Unidad documental simple

Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas

necesarias para ser considerada documento

EXPEDIENTE

Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto

Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental

AMBITO DE APLICACIOacuteN

bull Entidades puacuteblicas

bull La Rama Judicial

bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)

Caracteriacutesticas

bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos

bull Integralidad de los expedientes y sus valores

bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario

bull Estructura Orgaacutenico-funcional

Criterios para la Elaboracioacuten

bull Anaacutelisis Contextual

(Normativo Institucional e histoacuterico)

bull Idoneidad

bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)

bull Firmas Responsables

Aprobacioacuten de las TRD

bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo

ndash Comiteacute Interno de Archivo

bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN

Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes

bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente

ndash Consejo Departamental de Archivos

ndash Consejo Distrital de Archivos

ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN

bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD

bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas

bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas

bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos

bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)

Cuando Actualizar las TRD

bull Cambio de estructura orgaacutenica

bull Cambio de Funciones

bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten

bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos

bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales

bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos

bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS

bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN

Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo

bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN

ndash Sector Respectivo

bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web

bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender

ndash Ampliar plazos

bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente

bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten

bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

21

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

etapas

ARCHIVO

CENTRAL

ARCHIVO

DE GESTIOacuteNARCHIVO

HISTOacuteRICO

VALOR

PRIMARIO O

INMEDIATO

VALOR

SECUNDARIO O

MEDIATO

Administrativo legal fiscal

contable y teacutecnico

Cultural

Histoacuterico

Cientiacutefico

transferenciastransferencias

22

INMEDIATOS O

PRIMARIOS

MEDIATOS O

SECUNDARIOS

Interesan a la institucioacuten

Productora o al iniciador

Presentan aspectos

Existen durante los momentos

Se evaluacutean para dar un plazo de

Retencioacuten en una tabla

Terminan en desafectacioacuten o

disponibilidad

Administrativo juriacutedico legal y fiscal

De traacutemite de vigencia y de plazo

precaucional

Interesan a la

investigacioacuten y a la

historia

Se clasifican

Se juzgan para

Predecibles o evidenciales

No predecibles (criterios de importancia y

muestra complementaria)

Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten

SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional

SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental

iquestQueacute es una serie documental

Es el conjunto de de estructura

y contenido homogeacuteneos producidos por una

en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa

Unidades Documentales

UNIDAD DOCUMENTAL

Unidad de anaacutelisis en los procesos de

identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La

unidad documental puede ser simple cuando

este constituida por un solo documento o

compleja cuando lo constituyen varios

formando un expediente

TIPO DOCUMENTAL

Unidad documental simple

Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas

necesarias para ser considerada documento

EXPEDIENTE

Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto

Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental

AMBITO DE APLICACIOacuteN

bull Entidades puacuteblicas

bull La Rama Judicial

bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)

Caracteriacutesticas

bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos

bull Integralidad de los expedientes y sus valores

bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario

bull Estructura Orgaacutenico-funcional

Criterios para la Elaboracioacuten

bull Anaacutelisis Contextual

(Normativo Institucional e histoacuterico)

bull Idoneidad

bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)

bull Firmas Responsables

Aprobacioacuten de las TRD

bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo

ndash Comiteacute Interno de Archivo

bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN

Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes

bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente

ndash Consejo Departamental de Archivos

ndash Consejo Distrital de Archivos

ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN

bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD

bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas

bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas

bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos

bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)

Cuando Actualizar las TRD

bull Cambio de estructura orgaacutenica

bull Cambio de Funciones

bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten

bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos

bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales

bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos

bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS

bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN

Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo

bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN

ndash Sector Respectivo

bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web

bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender

ndash Ampliar plazos

bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente

bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten

bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

22

INMEDIATOS O

PRIMARIOS

MEDIATOS O

SECUNDARIOS

Interesan a la institucioacuten

Productora o al iniciador

Presentan aspectos

Existen durante los momentos

Se evaluacutean para dar un plazo de

Retencioacuten en una tabla

Terminan en desafectacioacuten o

disponibilidad

Administrativo juriacutedico legal y fiscal

De traacutemite de vigencia y de plazo

precaucional

Interesan a la

investigacioacuten y a la

historia

Se clasifican

Se juzgan para

Predecibles o evidenciales

No predecibles (criterios de importancia y

muestra complementaria)

Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten

SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional

SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental

iquestQueacute es una serie documental

Es el conjunto de de estructura

y contenido homogeacuteneos producidos por una

en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa

Unidades Documentales

UNIDAD DOCUMENTAL

Unidad de anaacutelisis en los procesos de

identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La

unidad documental puede ser simple cuando

este constituida por un solo documento o

compleja cuando lo constituyen varios

formando un expediente

TIPO DOCUMENTAL

Unidad documental simple

Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas

necesarias para ser considerada documento

EXPEDIENTE

Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto

Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental

AMBITO DE APLICACIOacuteN

bull Entidades puacuteblicas

bull La Rama Judicial

bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)

Caracteriacutesticas

bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos

bull Integralidad de los expedientes y sus valores

bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario

bull Estructura Orgaacutenico-funcional

Criterios para la Elaboracioacuten

bull Anaacutelisis Contextual

(Normativo Institucional e histoacuterico)

bull Idoneidad

bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)

bull Firmas Responsables

Aprobacioacuten de las TRD

bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo

ndash Comiteacute Interno de Archivo

bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN

Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes

bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente

ndash Consejo Departamental de Archivos

ndash Consejo Distrital de Archivos

ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN

bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD

bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas

bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas

bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos

bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)

Cuando Actualizar las TRD

bull Cambio de estructura orgaacutenica

bull Cambio de Funciones

bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten

bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos

bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales

bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos

bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS

bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN

Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo

bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN

ndash Sector Respectivo

bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web

bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender

ndash Ampliar plazos

bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente

bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten

bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten

SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional

SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental

iquestQueacute es una serie documental

Es el conjunto de de estructura

y contenido homogeacuteneos producidos por una

en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa

Unidades Documentales

UNIDAD DOCUMENTAL

Unidad de anaacutelisis en los procesos de

identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La

unidad documental puede ser simple cuando

este constituida por un solo documento o

compleja cuando lo constituyen varios

formando un expediente

TIPO DOCUMENTAL

Unidad documental simple

Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas

necesarias para ser considerada documento

EXPEDIENTE

Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto

Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental

AMBITO DE APLICACIOacuteN

bull Entidades puacuteblicas

bull La Rama Judicial

bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)

Caracteriacutesticas

bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos

bull Integralidad de los expedientes y sus valores

bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario

bull Estructura Orgaacutenico-funcional

Criterios para la Elaboracioacuten

bull Anaacutelisis Contextual

(Normativo Institucional e histoacuterico)

bull Idoneidad

bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)

bull Firmas Responsables

Aprobacioacuten de las TRD

bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo

ndash Comiteacute Interno de Archivo

bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN

Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes

bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente

ndash Consejo Departamental de Archivos

ndash Consejo Distrital de Archivos

ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN

bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD

bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas

bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas

bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos

bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)

Cuando Actualizar las TRD

bull Cambio de estructura orgaacutenica

bull Cambio de Funciones

bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten

bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos

bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales

bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos

bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS

bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN

Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo

bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN

ndash Sector Respectivo

bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web

bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender

ndash Ampliar plazos

bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente

bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten

bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional

SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental

iquestQueacute es una serie documental

Es el conjunto de de estructura

y contenido homogeacuteneos producidos por una

en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa

Unidades Documentales

UNIDAD DOCUMENTAL

Unidad de anaacutelisis en los procesos de

identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La

unidad documental puede ser simple cuando

este constituida por un solo documento o

compleja cuando lo constituyen varios

formando un expediente

TIPO DOCUMENTAL

Unidad documental simple

Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas

necesarias para ser considerada documento

EXPEDIENTE

Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto

Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental

AMBITO DE APLICACIOacuteN

bull Entidades puacuteblicas

bull La Rama Judicial

bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)

Caracteriacutesticas

bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos

bull Integralidad de los expedientes y sus valores

bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario

bull Estructura Orgaacutenico-funcional

Criterios para la Elaboracioacuten

bull Anaacutelisis Contextual

(Normativo Institucional e histoacuterico)

bull Idoneidad

bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)

bull Firmas Responsables

Aprobacioacuten de las TRD

bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo

ndash Comiteacute Interno de Archivo

bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN

Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes

bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente

ndash Consejo Departamental de Archivos

ndash Consejo Distrital de Archivos

ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN

bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD

bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas

bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas

bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos

bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)

Cuando Actualizar las TRD

bull Cambio de estructura orgaacutenica

bull Cambio de Funciones

bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten

bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos

bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales

bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos

bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS

bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN

Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo

bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN

ndash Sector Respectivo

bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web

bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender

ndash Ampliar plazos

bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente

bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten

bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

iquestQueacute es una serie documental

Es el conjunto de de estructura

y contenido homogeacuteneos producidos por una

en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa

Unidades Documentales

UNIDAD DOCUMENTAL

Unidad de anaacutelisis en los procesos de

identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La

unidad documental puede ser simple cuando

este constituida por un solo documento o

compleja cuando lo constituyen varios

formando un expediente

TIPO DOCUMENTAL

Unidad documental simple

Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas

necesarias para ser considerada documento

EXPEDIENTE

Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto

Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental

AMBITO DE APLICACIOacuteN

bull Entidades puacuteblicas

bull La Rama Judicial

bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)

Caracteriacutesticas

bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos

bull Integralidad de los expedientes y sus valores

bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario

bull Estructura Orgaacutenico-funcional

Criterios para la Elaboracioacuten

bull Anaacutelisis Contextual

(Normativo Institucional e histoacuterico)

bull Idoneidad

bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)

bull Firmas Responsables

Aprobacioacuten de las TRD

bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo

ndash Comiteacute Interno de Archivo

bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN

Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes

bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente

ndash Consejo Departamental de Archivos

ndash Consejo Distrital de Archivos

ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN

bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD

bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas

bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas

bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos

bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)

Cuando Actualizar las TRD

bull Cambio de estructura orgaacutenica

bull Cambio de Funciones

bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten

bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos

bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales

bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos

bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS

bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN

Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo

bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN

ndash Sector Respectivo

bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web

bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender

ndash Ampliar plazos

bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente

bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten

bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

UNIDAD DOCUMENTAL

Unidad de anaacutelisis en los procesos de

identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La

unidad documental puede ser simple cuando

este constituida por un solo documento o

compleja cuando lo constituyen varios

formando un expediente

TIPO DOCUMENTAL

Unidad documental simple

Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas

necesarias para ser considerada documento

EXPEDIENTE

Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto

Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental

AMBITO DE APLICACIOacuteN

bull Entidades puacuteblicas

bull La Rama Judicial

bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)

Caracteriacutesticas

bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos

bull Integralidad de los expedientes y sus valores

bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario

bull Estructura Orgaacutenico-funcional

Criterios para la Elaboracioacuten

bull Anaacutelisis Contextual

(Normativo Institucional e histoacuterico)

bull Idoneidad

bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)

bull Firmas Responsables

Aprobacioacuten de las TRD

bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo

ndash Comiteacute Interno de Archivo

bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN

Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes

bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente

ndash Consejo Departamental de Archivos

ndash Consejo Distrital de Archivos

ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN

bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD

bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas

bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas

bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos

bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)

Cuando Actualizar las TRD

bull Cambio de estructura orgaacutenica

bull Cambio de Funciones

bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten

bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos

bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales

bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos

bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS

bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN

Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo

bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN

ndash Sector Respectivo

bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web

bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender

ndash Ampliar plazos

bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente

bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten

bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

TIPO DOCUMENTAL

Unidad documental simple

Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas

necesarias para ser considerada documento

EXPEDIENTE

Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto

Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental

AMBITO DE APLICACIOacuteN

bull Entidades puacuteblicas

bull La Rama Judicial

bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)

Caracteriacutesticas

bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos

bull Integralidad de los expedientes y sus valores

bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario

bull Estructura Orgaacutenico-funcional

Criterios para la Elaboracioacuten

bull Anaacutelisis Contextual

(Normativo Institucional e histoacuterico)

bull Idoneidad

bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)

bull Firmas Responsables

Aprobacioacuten de las TRD

bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo

ndash Comiteacute Interno de Archivo

bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN

Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes

bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente

ndash Consejo Departamental de Archivos

ndash Consejo Distrital de Archivos

ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN

bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD

bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas

bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas

bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos

bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)

Cuando Actualizar las TRD

bull Cambio de estructura orgaacutenica

bull Cambio de Funciones

bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten

bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos

bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales

bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos

bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS

bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN

Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo

bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN

ndash Sector Respectivo

bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web

bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender

ndash Ampliar plazos

bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente

bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten

bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental

AMBITO DE APLICACIOacuteN

bull Entidades puacuteblicas

bull La Rama Judicial

bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)

Caracteriacutesticas

bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos

bull Integralidad de los expedientes y sus valores

bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario

bull Estructura Orgaacutenico-funcional

Criterios para la Elaboracioacuten

bull Anaacutelisis Contextual

(Normativo Institucional e histoacuterico)

bull Idoneidad

bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)

bull Firmas Responsables

Aprobacioacuten de las TRD

bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo

ndash Comiteacute Interno de Archivo

bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN

Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes

bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente

ndash Consejo Departamental de Archivos

ndash Consejo Distrital de Archivos

ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN

bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD

bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas

bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas

bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos

bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)

Cuando Actualizar las TRD

bull Cambio de estructura orgaacutenica

bull Cambio de Funciones

bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten

bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos

bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales

bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos

bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS

bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN

Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo

bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN

ndash Sector Respectivo

bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web

bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender

ndash Ampliar plazos

bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente

bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten

bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

AMBITO DE APLICACIOacuteN

bull Entidades puacuteblicas

bull La Rama Judicial

bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)

Caracteriacutesticas

bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos

bull Integralidad de los expedientes y sus valores

bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario

bull Estructura Orgaacutenico-funcional

Criterios para la Elaboracioacuten

bull Anaacutelisis Contextual

(Normativo Institucional e histoacuterico)

bull Idoneidad

bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)

bull Firmas Responsables

Aprobacioacuten de las TRD

bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo

ndash Comiteacute Interno de Archivo

bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN

Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes

bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente

ndash Consejo Departamental de Archivos

ndash Consejo Distrital de Archivos

ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN

bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD

bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas

bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas

bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos

bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)

Cuando Actualizar las TRD

bull Cambio de estructura orgaacutenica

bull Cambio de Funciones

bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten

bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos

bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales

bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos

bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS

bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN

Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo

bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN

ndash Sector Respectivo

bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web

bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender

ndash Ampliar plazos

bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente

bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten

bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Caracteriacutesticas

bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos

bull Integralidad de los expedientes y sus valores

bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario

bull Estructura Orgaacutenico-funcional

Criterios para la Elaboracioacuten

bull Anaacutelisis Contextual

(Normativo Institucional e histoacuterico)

bull Idoneidad

bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)

bull Firmas Responsables

Aprobacioacuten de las TRD

bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo

ndash Comiteacute Interno de Archivo

bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN

Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes

bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente

ndash Consejo Departamental de Archivos

ndash Consejo Distrital de Archivos

ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN

bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD

bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas

bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas

bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos

bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)

Cuando Actualizar las TRD

bull Cambio de estructura orgaacutenica

bull Cambio de Funciones

bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten

bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos

bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales

bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos

bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS

bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN

Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo

bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN

ndash Sector Respectivo

bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web

bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender

ndash Ampliar plazos

bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente

bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten

bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Criterios para la Elaboracioacuten

bull Anaacutelisis Contextual

(Normativo Institucional e histoacuterico)

bull Idoneidad

bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)

bull Firmas Responsables

Aprobacioacuten de las TRD

bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo

ndash Comiteacute Interno de Archivo

bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN

Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes

bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente

ndash Consejo Departamental de Archivos

ndash Consejo Distrital de Archivos

ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN

bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD

bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas

bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas

bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos

bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)

Cuando Actualizar las TRD

bull Cambio de estructura orgaacutenica

bull Cambio de Funciones

bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten

bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos

bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales

bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos

bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS

bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN

Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo

bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN

ndash Sector Respectivo

bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web

bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender

ndash Ampliar plazos

bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente

bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten

bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Aprobacioacuten de las TRD

bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo

ndash Comiteacute Interno de Archivo

bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN

Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes

bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente

ndash Consejo Departamental de Archivos

ndash Consejo Distrital de Archivos

ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN

bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD

bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas

bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas

bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos

bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)

Cuando Actualizar las TRD

bull Cambio de estructura orgaacutenica

bull Cambio de Funciones

bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten

bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos

bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales

bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos

bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS

bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN

Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo

bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN

ndash Sector Respectivo

bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web

bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender

ndash Ampliar plazos

bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente

bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten

bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes

bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente

ndash Consejo Departamental de Archivos

ndash Consejo Distrital de Archivos

ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN

bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD

bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas

bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas

bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos

bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)

Cuando Actualizar las TRD

bull Cambio de estructura orgaacutenica

bull Cambio de Funciones

bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten

bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos

bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales

bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos

bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS

bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN

Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo

bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN

ndash Sector Respectivo

bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web

bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender

ndash Ampliar plazos

bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente

bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten

bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas

bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas

bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos

bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)

Cuando Actualizar las TRD

bull Cambio de estructura orgaacutenica

bull Cambio de Funciones

bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten

bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos

bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales

bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos

bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS

bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN

Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo

bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN

ndash Sector Respectivo

bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web

bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender

ndash Ampliar plazos

bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente

bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten

bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Cuando Actualizar las TRD

bull Cambio de estructura orgaacutenica

bull Cambio de Funciones

bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten

bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos

bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales

bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos

bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS

bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN

Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo

bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN

ndash Sector Respectivo

bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web

bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender

ndash Ampliar plazos

bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente

bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten

bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS

bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN

Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo

bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN

ndash Sector Respectivo

bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web

bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender

ndash Ampliar plazos

bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente

bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten

bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo

bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN

ndash Sector Respectivo

bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web

bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender

ndash Ampliar plazos

bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente

bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten

bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente

bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten

bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

DIFUSIOacuteN

bull ACTO ADMINISTRATIVO

CAPACITACIOacuteN

bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN

bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN

bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental

PRIMER PASO

ACTAS COMITEacute

INTERNO DE

ARCHIVO

ACTAS JUNTA

DIRECTIVA

INFORME DE

REVISOR FISCAL

INFORME

FINANCIERO

INFORME AUDITORIA

INTERNA

ACTAS INFORMES

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

SEGUNDO PASO

Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental

En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso

Ejemplo

TERCER PASO

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia

Tercer Paso

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

01

Actas de Comiteacute de Archivo 2000

Actas de Comiteacute de Archivo 2001

Informe de Actividades 2001

Informe de Actividades 2002

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

3020112 Actas de Comiteacute de Archivo

3022505 Informes de Actividades

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros

Cuarto Paso

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

01

11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

11001 Procesos Disciplinarios

1- Reyes Carrero Nepomuceno

2- Rodriacuteguez Eustacio

3- Vargas Joseacute A

Reyes Carrero Nepomuceno

Rodriacuteguez Eustacio

Vargas Joseacute A

Zapata Arturo

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

02

01

Alfon Caro Alberto Mariacutea

Arango Cuervo Ramiro

Buitrago Moises

Cardenas Guillermo

Diaz Andrade Gustavo

01

Pacheco Gonzalo

Quito Joseacute Roberto

Romero Jeroacutenimo

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original

Quinto Paso

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS

22001 CONTRATOS ESTATALES

2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios

Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

OFICINA DE TALENTO HUMANO

22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales

AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DIRECCION GENERAL

100001 RESOLUCIONES

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL

100002 DECRETOS

Fechas ________ a ___________

Inicial Final

Folios __________

Bogotaacute enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

SEXTO PASO

Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control

Sexto Paso

3

2

1

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

SEPTIMO PASO

Diligencie la Hoja de Control

Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

OCTAVO PASO

Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes

Noveno Paso

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002

Deacutecimo Paso

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries

Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo

Undeacutecimo Paso

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)

Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia

Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo

Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda

Documentos de Apoyo o Facilitativos

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales

Duodeacutecimo Paso

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS

bull PLANEAR

bull RECOLECTAR

bull CONSERVACIOacuteN

bull CLASIFICACIOacuteN

bull ORDENACIOacuteN

bull DESCRIPCIOacuteN

bull SERVICIO

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

PLANEAR

bull Diagnoacutestique

bull Elabore un Cronograma

bull Estime los Costos y Recursos

ndash Financieros

ndash Insumos

ndash Mano de Obra

ndash Mobiliario

ndash Equipos

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

RECOLECTAR

bull Examine los repositorios

bull Traslade con Cuidado

ndash Principio de Procedencia

ndash Principio de Orden Original

bull Traslade con paraacutemetros normalizados

bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

CONSERVACIOacuteN

bull Aisle Material Contaminado

bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro

bull Reproduzca documentos seguacuten su valor

bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Condiciones para los Locales

bull Ubicacioacuten Geograacutefica

bull Aacutereas dentro del local

bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa

bull Distribucioacuten de Estanteriacutea

bull Condiciones de Infraestructura

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES

CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

PERSONERIA

MUNICIPALDESPACHO

ALCALDIacuteA

SECRETARIacuteA

GENERAL Y

DE GOBIERNO

SECRETARIacuteA

HACIENDAUMATA

INSPECCIOacuteN

DE POLICIacuteA

COMISARIacuteA

DE FAMILIacuteA

UNIDAD

DE SALUD

CONCEJO

MUNICIPAL

SECRETARIA

BIENESTAR

SOCIAL

TESORERIacuteA

UNIDAD DE

EDUCACIOacuteN

CASA DE

LA CULTURA

OFICINA DE

PLANEACIOacuteN

Y OBRAS

PUacuteBLICAS

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

PERSONERIA

MUNICIPAL

300

CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL

DESPACHO

ALCALDIA

200

CONCEJO

MUNICIPAL

100

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

ORDENACIOacuteN

a) Ordenacioacuten de fondos

b) Ordenacioacuten de secciones y

subsecciones

c) Ordenacioacuten de series subseries y

asunto

d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes

e) Ordenacioacuten de tipos documentales

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL

bull Inventarios Documentales

bull Hojas de Control

bull Registros

bull Formatos de Registro y Control

bull Formatos para la Trazabilidad

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

INTRODUCCIOacuteN

Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad

Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil

bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

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CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

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CEROS PAPEL

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bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

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Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

OBJETIVO

Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel

ALCANCE

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CEROS PAPEL

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CEROS PAPEL

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bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

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Documentos electroacutenicos

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Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

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Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

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AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

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Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

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Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

ALCANCE

bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel

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Documento electroacutenico

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validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

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Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

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BIBLIOGRAFIA

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AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional

Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos

electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC

Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

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Formato de documento electronico

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bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

iquestQUEacute ES CERO PAPEL

Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente

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CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

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CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

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bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

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bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

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Documentos electroacutenicos

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Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

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Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

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Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

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Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

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Formato de documento electronico

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Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

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Documentos electroacutenicos

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Documento electroacutenico

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Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

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Documentos electroacutenicos

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Documentos electroacutenicos

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Documento electroacutenico

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Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

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Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

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bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO

PAPEL

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

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Documento electroacutenico

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Por su origen

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Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

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FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

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bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

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bull Firma digital

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Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

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Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

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Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

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BIBLIOGRAFIA

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PAPEL

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Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

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pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta

RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS

CEROS PAPEL

bull Reducir residuos contaminantes

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Imprimir a Doble Cara

bull CORREGIR EN PANTALLA

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

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FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

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bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

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CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades

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iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

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Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

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Por su origen

Por su forma y formato

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Por su origen

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FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

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Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

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electroacutenico

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Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

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Documentos electroacutenicos

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Documento electroacutenico

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AUTENTICIDAD

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Formato de documento electronico

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Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel

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Documentos electroacutenicos

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Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

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Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

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pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea

iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL

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bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

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Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

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Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

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El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

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Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

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Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

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Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

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Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

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Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

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Por su origen

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Por su origen

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Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

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Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

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Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

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Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

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BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

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Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

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Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico

iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo

bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato

electroacutenico

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Documentos electroacutenicos

CERO PAPEL

Guiacutea No 3

Documentos electroacutenicos

bull 1 Definicioacuten

Documento electroacutenico

Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares

bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

clases

Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios

Por su forma de creacioacuten

Por su origen

Por su forma y formato

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

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bull Documento electroacutenico de archivo

Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos

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bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

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Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

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INTEGRIDAD

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FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

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Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

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Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

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Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

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Por su origen

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Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

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FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

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Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

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Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

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Metadatos del documento

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Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

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Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

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Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

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Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

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Formato de documento electronico

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Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Documentos electroacutenicos

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Documento electroacutenico

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Por su origen

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Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

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Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

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Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

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Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

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Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web

recomendaciones

bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten

bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico

bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional

bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar

Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

AUTENTICIDAD

El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

INTEGRIDAD

Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

FIABILIDAD

Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

DISPONIBILIDAD

Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

bull Firma del documento electroacutenico

Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

Formato de documento electronico

bull Cifrado

bull Compresioacuten

bull Contenido multimedia

bull Referencias a contenido externo

bull Coacutedigo ejecutable

bull Fuentes

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Por su forma de creacioacuten

bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado

bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

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FIABILIDAD

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Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

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Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

bull Firma digital

Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten

Metadatos del documento

Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo

bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico

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Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Por su origen

Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones

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bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

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Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

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Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

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bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)

bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como

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Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y

validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos

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Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

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BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

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Caracteriacutesticas del documento electroacutenico

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El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

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Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

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BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

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Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado

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El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia

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Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades

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Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten

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Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

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Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice

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Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

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Estructura loacutegica

Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por

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Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

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Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

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BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

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BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

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Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia

Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia

Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

BIBLIOGRAFIA

Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia

Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012

Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia

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