solicitud de viajes
Post on 13-Apr-2018
226 Views
Preview:
TRANSCRIPT
7/23/2019 Solicitud de Viajes
http://slidepdf.com/reader/full/solicitud-de-viajes 1/26
Solicitud de ViajeBizagi Suite
Copyright © 2014 | Bizagi
7/23/2019 Solicitud de Viajes
http://slidepdf.com/reader/full/solicitud-de-viajes 2/26
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solicitud de Viaje | 1
Tabla de ContenidoSolicitud de Viaje .................................................................................................................................. 3
Elementos del proceso .................................................................................................................. 6
Registrar Solicitud de Viaje ................................................................................................. 6
Aprobar Solicitud de Viaje ................................................................................................. 7
¿Solicitud Aprobada? ............................................................................................................ 8
Enviar Notificación de Rechazo ......................................................................................... 9
Gestionar el Anticipo de Viaje ........................................................................................... 9
Notificar al Empleado ........................................................................................................... 11
Desembolsar Anticipo de Viaje ........................................................................................ 11
Registrar reservas ...................................................................................................................12
Notificar Reservaciones ...................................................................................................... 14
Comprar Tiquetes ................................................................................................................. 14
Notificar al Empleado ...........................................................................................................15
Reportar Gastos ......................................................................................................................16
Reporte de Gastos .............................................................................................................................. 17
Elementos del proceso ................................................................................................................. 17
Registrar Reporte de Gastos.............................................................................................. 17
Aprobar Reporte de Gastos .............................................................................................. 20
¿Aprobado? ..............................................................................................................................21
Revisar Políticas ......................................................................................................................21
7/23/2019 Solicitud de Viajes
http://slidepdf.com/reader/full/solicitud-de-viajes 3/26
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solicitud de Viaje | 2
¿Políticas Ok? .......................................................................................................................... 23
Registrar Gastos..................................................................................................................... 23
Participantes ......................................................................................................................................... 25
7/23/2019 Solicitud de Viajes
http://slidepdf.com/reader/full/solicitud-de-viajes 4/26
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solicitud de Viaje | 3
Solicitud de Viaje
Descripción
Este proceso inicia cuando un empleado presenta una solicitud de viaje a la
compañía. El empleado especifica la información referente al vuelo y determina si
son o no necesarios anticipos para gastos y reservación de hotel, para que
posteriormente el jefe revise esta información y apruebe o rechace la solicitud.
El Departamento Administrativo gestiona las reservas y anticipos requeridos así
como la compra de los tiquetes e informa los detalles y estado de cada
requerimiento al empleado. Al final del proceso, el subproceso de Reporte de
Gastos estará habilitado, allí el empleado debe registrar los gastos en los que
incurrió durante el viaje y su jefe inmediato deberá aprobar o rechazar dicho
reporte. Una vez aprobado, el Departamento Administrativo deberá comprobar si
los gastos reportados encajan dentro de las políticas de la compañía, y si lo hacen,
deberá finalmente, registrar los gastos.
7/23/2019 Solicitud de Viajes
http://slidepdf.com/reader/full/solicitud-de-viajes 5/26
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solicitud de Viaje | 4
Forma Global
7/23/2019 Solicitud de Viajes
http://slidepdf.com/reader/full/solicitud-de-viajes 6/26
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solicitud de Viaje | 5
Modelo de datos
7/23/2019 Solicitud de Viajes
http://slidepdf.com/reader/full/solicitud-de-viajes 7/26
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solicitud de Viaje | 6
Elementos del proceso
Registrar Solicitud de ViajeDescripción
En esta actividad el solicitante debe llenar la forma de Registro de Solicitud de Viaje
ingresando la información referente al vuelo, así como de la reserva de hotel y
anticipos si son requeridos.
Ejecutantes
Solicitante
Duración
4 Horas
Acciones ejecutadas al entrar
Regla para establecer la fecha, solicitante y la ciudad origen basándose en la
ubicación del solicitante.
Acciones ejecutadas al salir
Regla para establecer el total del anticipo requerido
7/23/2019 Solicitud de Viajes
http://slidepdf.com/reader/full/solicitud-de-viajes 8/26
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solicitud de Viaje | 7
Forma
Aprobar Solicitud de ViajeDescripción
El jefe del solicitante deberá revisar la Solicitud de Viaje y aprobarla, rechazarla o
solicitar cambios si lo considera necesario.
Ejecutantes
Jefe
Duración
4 Horas
7/23/2019 Solicitud de Viajes
http://slidepdf.com/reader/full/solicitud-de-viajes 9/26
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solicitud de Viaje | 8
Forma
¿Solicitud Aprobada?Esta compuerta evalúa si la Solicitud de Viaje fue aprobada o rechazada por el
Jefe del solicitante
Condiciones de la compuerta
Si: La solicitud fue aprobada
No: La solicitud fue rechazada
Cambios Requeridos: Es necesario realizar cambios a la solicitud.
7/23/2019 Solicitud de Viajes
http://slidepdf.com/reader/full/solicitud-de-viajes 10/26
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solicitud de Viaje | 9
Enviar Notificación de RechazoDescripción
Se envía un correo electrónico al solicitante notificando el rechazo de su solicitud
Script
Estimado <TravelRequest.Applicant.fullName>, Su Jefe
<TravelRequest.Applicant.idBossUser.fullName> ha rechazado su solicitud de viaje
desde <TravelRequest.DepartingFrom> en la fecha <TravelRequest.LeavingDate>.
Saludos Cordiales, Equipo Administrativo Estimado
<TravelRequest.Applicant.fullName>,Su Jefe
<TravelRequest.Applicant.idBossUser.fullName> ha rechazado su solicitud de viajecon ciudad de partida <TravelRequest.DepartingFrom> en la fecha
<TravelRequest.LeavingDate>.
Gestionar el Anticipo de ViajeDescripción
En esta actividad se deben ingresar los valores de los anticipos aprobados de
acuerdo a las políticas de la compañía para gastos en el país destino, discriminadospor tipo, para la solicitud de viaje y se calcula de manera automática el monto total
del anticipo a desembolsar.
Ejecutantes
Asistente administrativo
Duración
1 Día
Acciones ejecutadas al entrar
-Regla para establecer los gastos permitidos por la política de la compañía basados
en el país destino.
-Regla para establecer los valores de anticipos aprobados basados en los anticipos
solicitados.
Acciones ejecutadas al guardar
-Regla para establecer el anticipo total aprobado
Acciones ejecutadas al salir
7/23/2019 Solicitud de Viajes
http://slidepdf.com/reader/full/solicitud-de-viajes 11/26
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solicitud de Viaje | 10
-Regla para establecer el anticipo total aprobado
Forma
7/23/2019 Solicitud de Viajes
http://slidepdf.com/reader/full/solicitud-de-viajes 12/26
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solicitud de Viaje | 11
Notificar al EmpleadoDescripción
Se envía un correo electrónico al solicitante con la información de los anticipos
aprobados.
Script
Su información de anticipo solicitadoEstimado
<TravelRequest.Applicant.fullName>,Los siguientes montos han sido aprobados
para su viaje asociado al número de caso <RadNumber>:Anticipo de Alimentación
<TravelRequest.TravelAdvance.ApprovedMealsAdvance>Anticipo de
Transporte <TravelRequest.TravelAdvance.ApprovedTransportationAd>OtrosGastos <TravelRequest.TravelAdvance.ApprovedAdvanceOthers>Total del Anticipo
<TravelRequest.TravelAdvance.TotalAdvanceApproved>Moneda
<TravelRequest.Country.PolicyCurrency.Currency>Por favor dirijase al
Departamento Administrativo para recibir el anticipo.Saludos Cordiales,Equipo
Administrativo
Desembolsar Anticipo de ViajeDescripción
Se realiza el desembolso del anticipo al empleado y se carga el registro de
desembolsos
Ejecutantes
Asistente administrativo
Duración
1 Día
7/23/2019 Solicitud de Viajes
http://slidepdf.com/reader/full/solicitud-de-viajes 13/26
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solicitud de Viaje | 12
Forma
Registrar reservasDescripción
El asistente administrativo debe ingresar en esta actividad, la información para
vuelos y hoteles si es requerido.
7/23/2019 Solicitud de Viajes
http://slidepdf.com/reader/full/solicitud-de-viajes 14/26
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solicitud de Viaje | 13
Ejecutantes
Asistente administrativo
Duración
1 Día
Forma
7/23/2019 Solicitud de Viajes
http://slidepdf.com/reader/full/solicitud-de-viajes 15/26
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solicitud de Viaje | 14
Notificar ReservacionesDescripción
Se envía un correo electrónico al solicitante, y una copia de éste al asignado con la
información de la reserva.
Script
1. Su Reservación de Vuelo Estimado <TravelRequest.Applicant.userName>,
Adjunto se encuentra la reservación de vuelo para la solicitud asociada con el
número de caso <RadNumber>. Si lo desea, un cambio es posible a los siguientes
vuelos: Origen: (departing grid) Destino: (Arriving grid)
<TravelRequest.FlightReservation>Por favor contáctenos si usted tiene algún
comentario con respecto a la reservación. Saludos Cordiales, Equipo Administrativo
2. Su reservación de Hotel Estimado <TravelRequest.Applicant.userName>,
Esta es la reservación de Hotel para su viaje asociado al número de caso
<RadNumber>: Hotel <TravelRequest.Hotel.HotelName>
Dirección<TravelRequest.Hotel.Address> Teléfono
<TravelRequest.Hotel.Telephone> Ciudad <TravelRequest.Hotel.City.City>
País <TravelRequest.Hotel.City.State.Country.Country> Fecha de Ingreso
<TravelRequest.LeavingDate> Fecha de Salida
<TravelRequest.ReturningDate>
Saludos Cordiales,
Equipo Administrativo
Comprar TiquetesDescripción
En esta actividad se carga el tiquete electrónico generado por la aerolínea una vez
se confirma la reservación del vuelo.
Ejecutantes
Asistente Administrativo
Duración
1 Día
7/23/2019 Solicitud de Viajes
http://slidepdf.com/reader/full/solicitud-de-viajes 16/26
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solicitud de Viaje | 15
Forma
Notificar al EmpleadoDescripción
Se envía un correo electrónico al solicitante con la información del tiquete.
7/23/2019 Solicitud de Viajes
http://slidepdf.com/reader/full/solicitud-de-viajes 17/26
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solicitud de Viaje | 16
Script
Asunto: Su tiquete de VueloEstimado <TravelRequest.Applicant.fullName>,
Adjunto se encuentra el tiquete electronico para su viaje asociado al número de
caso: <RadNumber>.
Saludos Cordiales,
Equipo Administrativo<TravelRequest.ETicket>
Reportar Gastos
Descripción
El subproceso de Reporte de Gastos estará habilitado al final del proceso de
solicitud de viajes para que el empleado registre los gastos en los que incurrió
durante el viaje y su jefe inmediato deberá aprobar o rechazar dicho reporte. Una
vez aprobado, el Departamento Administrativo deberá comprobar si los gastos
reportados encajan dentro de las políticas de la compañía, y si lo hacen, deberá
finalmente, registrar los gastos.
Proceso
Reporte de Gastos - Reportar Gastos
7/23/2019 Solicitud de Viajes
http://slidepdf.com/reader/full/solicitud-de-viajes 18/26
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solicitud de Viaje | 17
Reporte de GastosVersión: 1.0
Autor: Bizagi
Elementos del proceso
Registrar Reporte de GastosDescripción
En esta actividad el solicitante debe ingresar la información de todos los gastos
efectuados durante el viaje.
Ejecutantes
Solicitante
Duración
Basado en la fecha de llegada
Acciones ejecutadas al entrar
Regla para establecer la duración de la tarea
7/23/2019 Solicitud de Viajes
http://slidepdf.com/reader/full/solicitud-de-viajes 19/26
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solicitud de Viaje | 18
Acciones ejecutadas al guardar
Regla para establecer el total de gastos reportados en efectivo y tarjeta de crédito
Acciones ejecutadas al salir
Regla para establecer el total de gastos reportados en efectivo y tarjeta de crédito.
Forma
7/23/2019 Solicitud de Viajes
http://slidepdf.com/reader/full/solicitud-de-viajes 20/26
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solicitud de Viaje | 19
7/23/2019 Solicitud de Viajes
http://slidepdf.com/reader/full/solicitud-de-viajes 21/26
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solicitud de Viaje | 20
Aprobar Reporte de GastosDescripción
En esta actividad el Jefe del solicitante debe aprobar o rechazar el reporte de
gastos hecho por el solicitante.
Ejecutantes
Jefe
Duración
1 Día
Forma
7/23/2019 Solicitud de Viajes
http://slidepdf.com/reader/full/solicitud-de-viajes 22/26
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solicitud de Viaje | 21
¿Aprobado?Condiciones de la compuerta
Si: Si la solicitud ha sido aprobada el proceso continúa con la siguiente
actividad.
No: Si la solicitud fue rechazada el proceso regresa a la actividad Reportar
Gastos para realizar los cambios pertinentes.
Revisar PolíticasDescripción
El Departamento Administrativo debe revisar la información aprobada, teniendo
en cuenta que todos los gastos deben ser válidos dentro de la política de la
compañía.
Ejecutantes
Asistente administrativo
Duración
1 Día
7/23/2019 Solicitud de Viajes
http://slidepdf.com/reader/full/solicitud-de-viajes 23/26
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solicitud de Viaje | 22
Forma
7/23/2019 Solicitud de Viajes
http://slidepdf.com/reader/full/solicitud-de-viajes 24/26
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solicitud de Viaje | 23
¿Políticas Ok?Descripción
Esta compuerta evalúa si los gastos reportados están dentro del marco de las
políticas de la compañía.
Condicions de la compuerta
Si: Si el reporte de gastos es acorde con las políticas de la compañía, el
proceso continúa.
No: Si el reporte de gasto no concuerda con las políticas de la compañía, el
proceso regresa a la actividad Registrar Gastos.
Registrar GastosDescripción
En esta actividad se debe chequear la opción de Gastos Registrados para
evidenciar que se efectuó el registro de los mismos.
Ejecutantes
Asistente administrativo
Duración
1 Día
7/23/2019 Solicitud de Viajes
http://slidepdf.com/reader/full/solicitud-de-viajes 25/26
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential
Solicitud de Viaje | 24
Forma
top related