1

INSTRUCCIONES Y FORMULARIOS DE SOLICITUD Y

ABONO DE

DIETAS Y VIAJES

DE LOS TRIBUNALES DE PROCESOS SELECTIVOS DEL CSIC

(PERSONAL FUNCIONARIO E INVESTIGADORES DISTINGUIDOS)

Desde 26 de noviembre de 2018

TODA ESTA INFORMACION Y MODELOS SE ENCUENTRAN PERMANENTEMENTE

DISPONIBLES EN LA WEB DE AYUDA A LOS TRIBUNALES http://sac.csic.es/sgarh/tribunales/

2

Guía resumen sobre el pago de dietas y viajes de los miembros de tribunales de oposición a plazas de personal funcionario Como miembro de un tribunal calificador para procesos selectivos del CSIC podrá percibir las indemnizaciones previstas en el RD 462/2002, de 24 de mayo, sobre indemnizaciones por razón del servicio, siempre que se dé cumplimiento a lo establecido en la Instrucción de 10 de febrero de 2014, de la Secretaria General del CSIC, relativa a los procedimiento de solicitud, justificación y pago de las comisiones e indemnizaciones por razón de servicio en la Agencia Estatal CSIC y en la Circular, de 16 de mayo de 2018, de la Secretaria General del CSIC sobre el nuevo contrato centralizado de servicio de agencia de viajes.

¿Cuándo se tiene derecho a percibir indemnización?

Cuando los cometidos que se le ordenen como miembro del tribunal deban desempeñarse fuera del término municipal donde radique su centro de trabajo.

¿Qué gastos son indemnizables?

Los gastos por manutención, alojamiento y los gastos de transporte.

¿Qué medios de transporte se pueden utilizar?

El avión (clase turista o de cuantía inferior) o el ferrocarril (clase turista) y tren-hotel (cama turista).

Con carácter general, los desplazamientos se realizarán en transporte público, siendo excepcional el uso del vehículo particular, es decir, si resulta más económico que otro tipo de transporte (a tal efecto se solicitará PREVIAMENTE autorización para su uso a viajes.sspf@csic.es indicando los motivos que justifican la petición)

En el caso de autorizarse el vehículo particular, será indemnizable el kilometraje (0,19 euros/km), los importes satisfechos en autopistas de peaje y los gastos por uso de garaje en el hotel o aparcamientos públicos en el lugar de desempeño de la comisión de servicio, cuando el hotel no tenga garaje.

Asimismo, serán abonados los gastos de transporte público o de taxis, cuando éstos últimos sean desde o hasta los aeropuertos y estaciones.

¿Cuáles son los importes de la indemnización por manutención y alojamiento?

Los gastos de manutención (comida y cena) y alojamiento (hotel y desayuno si está incluido en la factura del hotel) se indemnizarán por los siguientes importes máximos diarios. Para miembros de Tribunales pertenecientes a:

Subgrupos A1 y A2, que les corresponde el grupo 2 de dietas: 37,40 € por manutención y 65,97 € por alojamiento. Subgrupos C1 y C2, que les corresponden el grupo 3 de dietas: 28,21 € por manutención y 48,92 € por alojamiento.

PROCEDIMIENTO PARA PODER PERCIBIR LAS INDEMNIZACIONES:

El interesado está OBLIGADO a tramitar y reservar el TRANSPORTE para el desarrollo de la comisión de servicio, a través de la Agencia de Viajes HALCON VIAJES.

La petición de ALOJAMIENTO puede ser solicitada opcionalmente a la agencia de viajes (donde no es necesario que el viajero adelante el coste de la reserva) o bien gestionada personalmente por cada interesado (realizando la gestión de la reserva y el pago de la misma por parte del viajero).

Para solicitar el servicio de la agencia de viajes que tiene concertado el CSIC, el interesado deberá contactar vía correo electrónico a la siguiente dirección csic.tribunales@halconviajes.com cumplimentando exactamente los datos que se detallan a continuación:

En el ASUNTO obligatoriamente deberán indicar con el siguiente formato: TRIBUNALES // FECHA INICIO VIAJE DD/MM // APELLIDOS/NOMBRE

-Ejemplo: TRIBUNALES // 02/10 // PEREZ LOPEZ/MANUEL

En el CUERPO del mensaje habrá que indicar en referencia al viajero:

DNI APELLIDOS Y NOMBRE LOCALIDAD DE RESIDENCIA (si procede a efectos de poder aplicar descuentos de residentes) FECHAS DEL VIAJE, HORARIOS, TRAYECTOS TIPO DE TRANSPORTE (avión, tren, bus......) ALOJAMIENTO (informando zonas o preferencias de hoteles), en caso de solicitarlo por la Agencia.

3

Deben de evitar información adicional que no tengan nada que ver con los datos anteriores que son los necesarios para la gestión del viaje.

La solicitud de viaje deberá hacerse con un mínimo de 10 días de antelación.

Únicamente se podrá gestionar un desplazamiento fuera de Halcón Viajes cuando Halcón Viajes no haya cumplido los plazos de respuesta establecidos. Para acreditar esta circunstancia será necesario adjuntar el mail de solicitud y un mail del viajero cancelando o renunciando a la misma por no haberse cumplido los plazos de respuesta establecidos. Si se diera esta circunstancia el viajero deberá presentar junto con el anexo 14B de justificación de comisión, la factura original del desplazamiento, con los billetes o tarjetas de embarque y los mails de solicitud y cancelación de la misma al no haberse cumplido los plazos de respuesta establecidos.

Si bien la gestión del alojamiento la puede llevar, desde un primer momento, el viajero de forma particular (reservar y pagar por sí mismo), si ésta se solicita a la Agencia, cuando no le interese la propuesta ofertada por Halcón Viajes puede desistir de la misma y proceder a reservar y pagar por su cuenta el hotel que busquen de manera particular. En ese caso se deberá remitir un mail por parte del viajero a Halcón Viajes de cancelación o renuncia a la solicitud, siendo un trámite indispensable para poder justificar y reembolsar el importe, presentar la correspondiente factura a nombre del viajero al presentar la liquidación del viaje.

Si se realiza una única solicitud para el transporte y el alojamiento, en el mensaje de cancelación o renuncia de la solicitud del alojamiento pueden ACEPTAR, manifestando su conformidad, el presupuesto de transporte de forma independiente al del alojamiento para que le gestionen y envíen los billetes.

Aquellos que quieran reservar su alojamiento en la Residencia de Estudiantes o “Residencias del CSIC”, deben hacerlo directamente sin la mediación de Halcón Viajes (ver en documentos anexos el procedimiento para reservar la Residencia de Estudiantes).

1. Dada las características de los procesos selectivos de personal científico, los billetes emitidos por la agencia serán con posibilidad de cambio. Esto no quiere decir que los cambios no supongan ningún coste, por lo que rogamos planifiquen con la mayor exactitud posible las fechas de los desplazamientos.

Si un viajero tuviera que solicitar la anulación o cambio de un billete/hotel se hará través del mismo correo electrónico a csic.tribunales@halconviajes.com indicando en el asunto que es un cambio o anulación y la fecha nueva del desplazamiento y en el cuerpo del mensaje los datos del pasajero (si es posible indique la referencia de esos billetes), y los datos del cambio (nuevas fechas, horas….). Especial relevancia tiene las situaciones de anulaciones de hoteles. Con el fin de evitar que se generen costes por noches reservadas y no disfrutadas, como consecuencia de un inicio/fin desconocido a priori de las actuaciones del tribunal, se ruega se comunique vía mail (al hotel y a Halcón Viajes, cuando se ha reservado por este medio) la anulación de los días correspondiente en cuanto sea conocida y se adjunte mail de la comunicación a la documentación enviada para liquidar la dieta.

NO se podrá tramitar el cambio y anulaciones directamente ante la empresa suministradora de los servicios de transporte o alojamiento. Si excepcionalmente no fuera posible obtenerlo, el viajero podrá tramitar la modificación a través del servicio de Urgencias. El coste asociado a estos cambios sólo será reembolsable si se acredita debidamente su excepcionalidad.

El servicio de urgencias de Halcón Viajes deberá utilizarse sólo para incidencias que se produzcan en el marco de la comisión de servicio. (tlf. 900-811-150)

RECUERDE que el límite máximo para alojamiento del Grupo 2 de dietas está establecido en 65,97€ diarios y para Grupo 3 en 48,92€ diarios.

Plazos de respuesta por parte de la Agencia: Peticiones recibidas de lunes a viernes laborables durante la jornada de mañana (de 9.00 a 15:00

horas), se responderán antes de las 19:00 horas de ese mismo día. Peticiones recibidas de lunes a viernes laborables durante la jornada de tarde (hasta las 19:00

horas), podrán responderse hasta las 15.00 horas del día laborable siguiente. Cuando la petición se realice en día no laborable, o en día laborable pero posterior a las 19:00, se

considerará recibida en la jornada de mañana del siguiente día laborable.

4

2. Autorización del viaje: las solicitudes enviadas por el usuario serán verificadas por la propia agencia de viajes para su aprobación y ella misma confirmará todo vía mail al solicitante para que éste dé el visto bueno o seleccione de entre las alternativas propuestas por la agencia, previo a la emisión del billete.

En cualquier caso, este procedimiento de petición autorización y reserva con la agencia de viajes, no excluye la obligación de tramitar la comisión de servicio (anexo 14A). Esta comisión de servicio y para el caso de los tribunales que se están tratando en estas instrucciones, se realizará de oficio por el propio Servicio de Selección de Personal Funcionario y se adjuntará al expediente de pago una vez recibida toda la justificación del desplazamiento, por lo que el comisionado no tiene que hacer ningún trámite al respecto con respecto al anexo 14A.

3. Emisión de documentos del viaje: Una vez confirmado todos los puntos sobre el desplazamiento la agencia de viajes remitirá via e-mail los billetes y bonos correspondientes.

4. Durante el desplazamiento, deberán guardarse todos los justificantes originales de los gastos que se realicen. Estos justificantes son imprescindibles para la liquidación del viaje y el pago de las indemnizaciones. En documento adjunto se especifican los justificantes que son necesarios.

5. Una vez efectuado el desplazamiento y dentro de un plazo de 10 días, se deberá remitir al Servicio de Asuntos Económicos y Contratación de Oficialía Mayor (CSIC – C/ Serrano, 117 – 28006 Madrid):

Un Anexo 14B por cada trayecto de ida y vuelta, donde aparezcan reflejadas las distintas fases de las reuniones del tribunal, firmado por el interesado y el presidente del tribunal (o por el secretario en caso de que interesado y presidente sean la misma persona). En documentos adjuntos se incluye el propio anexo 14B y un ejemplo explicativo de su cumplimentación. Justificantes ORIGINALES de taxi y/o transporte público, certificación estancia en el hotel (o documento sustitutivo). En documentos adjuntos se incluye una tabla resumen con los justificantes más habituales y su forma de presentación.

En caso de PERSONAL EXTERNO al CSIC se deberá aportar documento de su entidad de origen en que se autorice el desplazamiento y conste expresamente que esa entidad no liquidará gastos al comisionado por la realización de la comisión.

Recibida toda esta documentación, la caja pagadora de Oficialía Mayor, que habrá recibido por parte de la agencia las facturas de alojamiento y transporte de cada uno de esos desplazamientos, procederá a efectuar el pago de la liquidación del viaje mediante transferencia a la cuenta corriente del interesado (cumplimentar por todos los viajes con independencia sean o no del CSIC). EN TODOS LOS CASOS DE JUSTIFICACIÓN DE INDEMNIZACIONES, TANTO POR DIETAS O PLUSES COMO POR GASTOS DE VIAJE, EL EXCESO DE LO GASTADO SOBRE LAS CUANTÍAS VIGENTES EN CADA MOMENTO CORRERÁ A CARGO DEL COMISIONADO. Para aclaraciones generales sobre el procedimiento de viajes de tribunales: Servicio de Selección de Personal Funcionario C/ Serrano, 117 - 28006-Madrid E-mail: viajes.sspf@csic.es Teléfonos: 915680017 - 915681835 Para aclaraciones sobre la justificación y pago/liquidación de las dietas: Servicio de Asuntos Económicos y Contratación de Oficialía Mayor C/ Serrano, 117 bajo - 28006 - Madrid E-mail: viajes.oficialia@csic.es Teléfonos: 915668897 - 915681490

Para aclaraciones/incidencias directas con HALCON VIAJES: C/ Serrano, 115 bis - 28006 – Madrid Teléfono: 91 05 05 880 (solo para incidencias o urgencias de un día de antelación a la fecha del viaje) Teléfono: 90 08 11 150 (para incidencias que se produzcan en el marco de la comisión de servicio) csic.tribunales@halconviajes.com

Reserva y uso de las RESIDENCIAS DE ESTUDIANTES

Aquellos que quieran reservar su alojamiento en las Residencias “CSIC”:

Fundación Residencia de Estudiantes de Madrid (reservas@residencia.csic.es) Residencia d’Investigadors de Barcelona (investigadors@resa.es) Residencia de Investigadores de la EEHA en Sevilla (residen@eehaa.csic.es)

Podrán hacerlo directamente sin la mediación de Viajes Halcón, enviando la petición de reserva a través del correo de la Residencia (y en el caso de la de Madrid con copia a viajes.oficialia@csic.es)

Las personas que soliciten el servicio de la Residencia de Estudiantes de Madrid

Las personas que soliciten el servicio de la Residencia de Estudiantes de Barcelona y Sevilla

Deberán indicar que la factura que se emita vaya con cargo a Oficialía Mayor y que son miembros de un Tribunal de oposición (especificar número de tribunal y convocatoria. Ejemplo: tribunal nº 3 de Científicos Titulares libres 2018). De esta manera el interesado no tendrá que pagar dicha factura.

Esto último es importante ya que la Residencia exige la conformidad de la caja pagadora que soporta el gasto.

El interesado deberá abonar la factura (que debe de ir a su nombre) a la propia residencia y presentarla junto con el resto de documentación al finalizar el desplazamiento para su justificación, liquidación y pago al comisionado.

Hay que recordar que la cuantía máxima de la dieta del Grupo 2 para alojamiento es de 65,97 € diarios.

Debido a su demanda se recomienda hacerlo con la mayor antelación posible.

ANEXO 14B - JUSTIFICACIÓN DE LA INDEMNIZACIÓN

D./Dª N.I.F.

Puesto de trabajo Grupo de dieta 1º 2º 3º

Instituto/Centro/Unidad

DECLARA, a los efectos del Real Decreto 462/2002, sobre indemnizaciones por razón del servicio, que ha realizado la comisión de servicio autorizada y con arreglo a los siguientes datos(2):

Itinerario

Medios de locomoción

En caso de vehículo particular indicar: Modelo Matrícula

Otros gastos (indicar)

Importes Salida desplazamiento Regreso desplazamiento

Manutención Locomoción Alojamiento Otros Gastos Fecha Hora Fecha Hora

Datos bancarios (Cumplimentar en TODO caso con idependencia de ser o no ser

personal del CSIC)

CODIGO IBAN Entidad Sucursal DC Nº de cuenta

Número del tribunal: Escala de la convocatoria:

En , a de de

Fdo.: (Firma del solicitante)(1)

A cumplimentar en caso de asistencia a tribunales

Certificado de asistencia

En , a de de

Fdo.: (Firma del Presidente/Secretario del Tribunal)(1)

CERTIFICACIÓN (Órgano que liquida la comisión) Nombre y apellidos

Cargo

CERTIFICA: Que el interesado que rinde la presente cuenta justificativa ha realizado la comisión de servicio. Que no se ha realizado la comisión de servicios, pero existen gastos de cancelación.

En , a de de (2)

Fdo.: (Firma y sello)(1)

1) La firma ha de ser original o electrónica. Deberá indicarse nombre y apellidos del firmante 2) Esta firma tendrá como fecha, al menos, un día hábil posterior a la finalización de la comisión.

Ejemplo acerca de la cumplimentación del modelo 14B y de la documentación justificativa necesaria para liquidar más ágilmente el desplazamiento.

Itinerario – Ejemplo si es de ida y vuelta: Madrid-Sevilla-Madrid (si el viaje tiene “escalas” indicar también).

Medios de locomoción – Hay que indicar todos los que se hayan utilizado: avión, tren, bus, metro, taxi (y se presente documento de gasto).

Hora de salida/llegada – Hay que indicar la de salida/llegada al domicilio, no la del medio de transporte.

Datos bancarios – con el fin de actualizar los datos es conveniente que TODOS (CSIC y externos) indiquen el número de cuenta donde quieran que se les ingrese este concepto.

Número del Tribunal y escala de la convocatoria del proceso selectivo en el que actúa.

Firmas del interesado y del Presidente del Tribunal (o Secretario si el Presidente es además el interesado). AMBAS NECESARIAS Y ORIGINALES.

SOBRE LA JUSTIFICACIÓN DE LA ESTANCIA EN EL HOTEL (INDISPENSABLE SI SE HA UTILIZADO EL SERVICIO DE LA AGENCIA DE VIAJES DEL CSIC). Se ha de entregar UNO DE ESTOS TRES JUSTIFICANTES:

• Bono sellado por el hotel. • Certificado de estancia del hotel. • Factura de algún gasto o tarjeta que dan con el número de habitación.

SOBRE LA JUSTIFICACIÓN DE LOS MEDIOS DE TRANSPORTE: a) Billetes, tanto los originales enviados por la agencia inicialmente como con los que se

haya viajado finalmente a causa de cambios. Si es avión, tarjetas de embarque.

Ejemplo: Constitución Primera fase…

Ejemplo: 18/02/20 – 9:00 a 19:30 19/02/20 – 9:00 a 21/02/20 – 18:00

-----No rellenar----

¿QUE TENGO QUE HACER UNA VEZ HE TERMINADO EL DESPLAZAMIENTO?

REMITIR AL SERVICIO DE ASUNTOS ECONOMICOS Y CONTRATACION DE OFICIALIA MAYOR LA SIGUIENTE DOCUMENTACIÓN ORIGINAL:

o C/ Serrano, 117 – 28006 Madrid

DOCUMENTOS (en la siguiente hoja se amplía esta información) CHECK LIST

ANEXO 14 B: cumplimentado y firmado original o firma electrónica válida (no escaneada). NO deben tener enmiendas ni tachaduras. En las horas de salida y llegada han de figurar las de salida y llegada desde/hasta el domicilio/centro de trabajo (no la de los medios de transporte). Ver ejemplo de cumplimentación. En caso de PERSONAL EXTERNO al CSIC se deberá aportar documento de su entidad de origen en que se autorice el desplazamiento y conste expresamente que esa entidad no liquidará gastos al comisionado por la realización de la comisión.

TRANSPORTE (aunque se los hayan sacado desde la agencia y no los hayan pagado hay que remitirlos en todo caso) Avión: tarjetas de embarque. Tren/BUS: billetes. Si se han producido cambios hay que enviar tanto los originalmente enviados vía mail por la agencia como los realmente usados. Vehículo particular (medio excepcional que se ha de autorizar previamente): solicitar a viajes.sspf@csic.es explicando la motivación su uso.

ALOJAMIENTO Si ha sido a través de la agencia de viajes UNO de estos documentos:

Bono sellado por el hotel. Certificado de estancia del hotel. Factura de algún gasto o tarjeta que dan con el número de habitación.

Si ha sido gestionado de forma particular:

Factura a nombre del viajero. En el caso de que se haya solicitado presupuesto a Halcón Viajes, mail de rechazo o cancelación de la solicitud.

OTROS GASTOS: Taxis (solo son indemnizables los que tienen origen o destino en una estación de tren/bus/aeropuerto). Billetes de otros transportes públicos colectivos (metro, bus, cercanías). Peajes, parkings.

JUSTIFICANTES PARA LA LIQUIDACIÓN DEL VIAJE - HALCON VIAJES REMITIRA DIRECTAMENTE A OFICIALIA MAYOR LAS FACTURAS DE LOS SERVICIOS

SOLICITADOS A ELLA. NO OBSTANTE EL VIAJERO DEBE JUSTIFICAR EL USO DE ESOS SERVICIOS - TODOS LOS JUSTIFICANTES APORTADOS DEBEN SER ORIGINALES (FACTURAS, BILLETES, TARJETAS DE EMBARQUE, TICKETS, ETC.)

TRANSPORTE

ALOJAMIENTO

-AVION (clase turista o de cuantía inferior)

-TARJETAS DE EMBARQUE (si se extraviaran, es necesario certificado de la compañía aérea acreditando que el viaje se ha realizado) -FACTURA con el nº de billete y los datos del interesado si se cumple la excepción que exima de gestionarlo por HALCON VIAJES siempre que ésta lo haya acreditado documentalmente.

-SI EL ALOJAMIENTO SE CONTRATA CON HALCON VIAJES: el

BONO que envía la agencia al correo del comisionado indicando los

días que se ha alojado, firmado y sellado por el hotel. En caso de

extravío de este certificado, cualquier documento expedido por el hotel que

refleje las fechas en las que se ha hospedado (factura de algún gasto, tarjeta

que dan con el número de habitación).

-SI EL ALOJAMIENTO SE CONTRATA DIRECTAMENTE CON EL

ESTABLECIMIENTO HOTELERO o por INTERNET porque HALCON

VIAJES no haya podido ofrecer el servicio solicitado, acreditándolo

documentalmente, FACTURA ORIGINAL, a nombre del

comisionado, donde se especifique el precio del alojamiento diario por

habitación, número de personas que han ocupado la misma y, en su caso, el

gasto de desayuno.

*EL DESAYUNO SÓLO SE ABONARÁ SI ESTÁ INCLUIDO EN LA FACTURA

DEL HOTEL Y SIEMPRE QUE EL IMPORTE TOTAL DE AMBOS CONCEPTOS

(ALOJAMIENTO Y DESAYUNO) NO SUPERE EL IMPORTE MÁXIMO DIARIO DE

ALOJAMIENTO PARA CADA GRUPO.

-TREN

-BILLETES DEL TREN (puede ser billete electrónico). Si hay cambios adjuntar tanto los billetes originales como los cambiados con los que se ha viajado.

-AUTOMÓVIL PROPIO

-TICKETS DE PEAJES, PARKING.

-OTROS MEDIOS DE TRANSPORTE

-RECIBO DE TAXIS, BILLETES DE BUS, METRO, ETC. -TICKET DE PARKING DE AEROPUERTO O ESTACIO-NES DE TREN O AUTOBÚS, siempre y cuando la comisión de servicio sea de menos de 24 horas.