sistema integrado de informacion gerencial operativo (siigo 4.3 )

1. INTRODUCCION Y PARAMETROS1. INTRODUCCION Y PARAMETROS

1. Introducción y acceso a la pagina web1.1. que es SIIGO1.2. ventajas diferenciales1.3. productos SIIGO

2. Estructura del proceso de capacitación 2.1 módulos de SIIGO

3. Instalación de empresa 4. Parametrización

4.1 creación de países y ciudades4.2 creación de zonas4.3 creación de centros y subcentros de costos 4.4 creación de bodegas y ubicaciones4.5 definición del registro de control5. Taller Parametrización

1. INTRODUCCION Y acceso a 1. INTRODUCCION Y acceso a la pagina webla pagina web

1.1. QUE ES SIIGO

SIIGO - Sistema Integrado de Información Gerencial Operativo, es un software genérico administrativo que permite llevar un registro detallado de las operaciones de la empresa y en general de todos los aspectos relacionados con la administración de negocios. Su mercado objetivo son las medianas y pequeñas empresas de los sectores industrial, comercial y de servicios, que utilizan computadores bajo los sistemas operacionales DOS, WINDOWS, LINUX o REDES.

1.2. VENTAJAS DIFERENCIALES 1.2. VENTAJAS DIFERENCIALES

14 módulos administrativos:14 módulos administrativos: Permiten controlar todas las áreas de su empresa. Información al día:Información al día: Permite tomar decisiones correctas al tener cifras reales. Información exacta: Información exacta: Reduce el riesgo de tomar malas decisiones. Información Histórica: Información Histórica: Permite analizar el comportamiento de las cifras.

Información Corporativa: Información Corporativa: Permite tener control total de las diferentes empresas. Seguridad en Información: Seguridad en Información: Permite restringir el acceso a las cifras. Facilidad de manejo: Facilidad de manejo: Garantiza en poco tiempo aprender el programa. Auditoría de la Información: Auditoría de la Información: Resume los informes mas importantes de auditoría. Información Proyectada: Información Proyectada: Permite sensibilizar las cifras para evaluar el impacto de las decisiones.

1.3. PRODUCTOS SIIGO 1.3. PRODUCTOS SIIGO

SIIGO Básico: SIIGO Básico: Nos permite instalar Nos permite instalar hasta dos empresas en la misma hasta dos empresas en la misma licencia.licencia.

1.3. PRODUCTOS SIIGO 1.3. PRODUCTOS SIIGO

SIIGO Estándar: SIIGO Estándar: Permite instalar Permite instalar hasta 98 empresas en la misma hasta 98 empresas en la misma licencia. licencia.

2. Estructura del proceso de 2. Estructura del proceso de capacitación capacitación

El objetivo principal del proceso de capacitación consiste en mostrar al usuario el ciclo normal de una empresa en sus operaciones, interactuando de forma integrada con todos los módulos

2.1. MODULOS DE SIIGO BASICO

Documentos Contabilidad Cartera Proveedores

Inventarios Interface Administración

3. Instalación de empresas3. Instalación de empresas

La instalación de empresas debe hacerse en orden consecutivo así, SIIWI01, SIIWI02.

Al borrar un Directorio de trabajo ( SIIWI01, SIIWI02) se desencadenan las empresas, no permitiendo la ejecución de otros procesos posteriormente.

NOTA: NOTA: La carpeta SIIWI01, NO puede ser usada ya que es de uso del Administrador.

Ruta menú Tipo Explorador: Administración – Creación nueva empresa.

En esta ventana digitamos en “Numero de Empresa a Instalar” (02 ó 03, etc.), teniendo en cuenta la “Unidad” a usar para crear la empresa ( C:, D: u otra )

Ingrese en “Número de Empresa” el mismo digito que usó en “Número de Empresa a Instalar” omita el “0”.

En caso de instalar una empresa sobre otra ya creada, es obligatorio seleccionar la opción “Corresponde a una reinstalación” para que el sistema pida la Clave del Administrador y pueda reemplazar los archivos existentes. De lo contrario se debe dejar en blanco.

En este caso (Reinstalación de Empresa) el sistema genera un mensaje de advertencia indicando lo anterior, para que el sistema solicite la Clave del Administrador y así poder registrar la nueva información.

En caso de instalar una empresa nueva, inmediatamente se registra el serial (01-68-1998-00551-07), el nombre que se le va a dar a la empresa y el numero de identificación (NIT) con una casilla independiente para el digito de verificación.

Agente retenedor: Se debe seleccionar si la empresa que se está instalando es agente retenedor de IVA, de lo contrario con Enter se deja en blanco.

Agente Retenedor

Maneja Múltiples Retenciones: Esta opción permite manejar más de un tipo de retención en la fuente dentro de un mismo documento y realiza el cálculo de las mismas únicamente en los casos en que realmente procede. Lo anterior tanto para quienes están catalogados como Auto retenedores como para quienes no lo son.

Maneja múltiples ret. x documento

Inventario Periódico

Inventario periódico: Corresponde al sistema de valoración de inventarios que se va a llevar en la empresa. Para manejar el sistema Permanente deje en blanco o seleccione el campo si define el manejo del juego de inventarios.

•Fecha corte saldos: Corresponde a la fecha del Balance General con el cual se va a iniciar la empresa. El formato de fecha para SIIGO es año completo, mes y día (AAAA/MM/DD)•Maneja IVA diferencial: se debe asignar si en su empresa comercializan productos con varias tarifas de impuesto a las ventas (IVA)

Mantiene el P.U.C.: (Plan único de cuentas) Campo empleado para mantener el Plan Único de Cuentas que el sistema tiene digitado internamente, de acuerdo a la actividad económica de la compañía.

En este momento el sistema presenta por defecto las siguientes alternativas de Plan de Cuentas:

•Plan para empresas del Sector Solidario (Cooperativas)•Plan para Entidades Prestadoras de Salud •Plan de Empresas de Servicios o Comerciales (Decreto 2650)•Plan de Entidades Oficiales

El siguiente paso es la confirmación de los datos que se registraron anteriormente:

Se da por finalizado el proceso de instalación de empresa.

IMPORTANTE IMPORTANTE Para que el sistema asuma los cambios, deberá salir de la aplicación y volver a ingresar, encontrando así la empresa que acabó de instalar.

4. ParametRización4. ParametRización

4.1. Creación de países y 4.1. Creación de países y ciudadesciudadesRuta menú Tipo Explorador:

Parametrización – Registro de ciudadesNOTA: NOTA: Se pueden crear hasta 999 países y 9999 ciudades, empleando códigos numéricos Estos datos son requeridos en la apertura de terceros e informes de ventas. El Código del DANE es un campo informativo únicamente.

Para grabar la ciudad y el país a crear se debe hacer clic sobre el ícono,o con la tecla de función F1.

4.2. Creación de Zonas4.2. Creación de Zonas

Ruta menú Tipo Explorador: Parametrización – Registro de zonas

NOTA: NOTA: Las zonas son necesarias en el momento de crear los vendedores y los cobradores, para generar algunos informes de ventas. Se pueden definir hasta 999 zonas. Se debe seleccionar un país y una ciudad en la cual este la respectiva Zona

4.3. Creación de Centros 4.3. Creación de Centros y Subcentros de Costoy Subcentros de Costo

Ruta menú Tipo Explorador: Contabilidad – Administración de centros de costos – Apertura

CENTROS DE COSTOS. Son áreas o líneas en las cuales se puede dividir una empresa con el fin de generar informes por cada una de ellas. Tres líneas de un empresa ejemplo: Electrodomésticos Muebles Colchones

NOTA: NOTA: Si no se tienen centros de costos se debe manejar como mínimo 1.

SUBCENTROS DE COSTOS.

Se pueden definir hasta 999 por cada centro de costo, para poder detallar por áreas mas especificas dentro de cada centro de costos.

4.4. Creación de 4.4. Creación de Bodegas y UbicacionesBodegas y Ubicaciones

Ruta menú Tipo Explorador: Inventarios – Administración de Bodegas – Apertura

Se entiende por Bodega como el sitio en el cual se tiene almacenado el inventario. Se pueden definir 99 de ellas.

RECUERDEEn el caso de no manejar Centros de Costo y/o bodegas, se debe crear como mínimo uno solo(a), debido a que en algunos de los procesos automáticos, que se verán en los siguientes Temas, SIIGO solicita un Centro de Costo y/o bodega como requisito para generarlos.

4.5. Definición del 4.5. Definición del Registro de ControlRegistro de Control

Ruta menú Tipo Explorador: Parametrización – Registro de Control

La información que se solicita en el registro de control sirve para definir la información correspondiente a:

1. Los datos generales de la empresa instalada2. Definición del Método de Valuación de los Inventarios3. Información tributaria de la empresa instalada4. Definición de parámetros generales del programa

4.5.1. Definición del 4.5.1. Definición del Registro de ControlRegistro de Control

Los campos que se deben diligenciar son:

DirecciónE-mail.CiudadCódigo de País y Código de CiudadTeléfonosMoneda nacional (pesos M/CTE)

Signo Moneda ( $ )Sigla de Identificación (NIT) Sigla de Impuesto Ventas (IVA)Numero de Informes diariosBodega principal – Centro de Costos Principal

4.5.2. Definición del 4.5.2. Definición del Método de Valuación de los Método de Valuación de los

inventariosinventariosVALORIZACIÓN DEL INVENTARIO: En SIIGO se pueden definir tres tipos de costeo o valorización del inventario, se debe seleccionar el más conveniente para el manejo de la mercancía de su compañía de acuerdo a las siguientes preguntas:

NOTA: NOTA: Se debe tener en cuenta que el no asignar el campo significa contestar a la pregunta NO, y asignar el campo es responder a la pregunta SI.

4.5.3. Costeo en Línea 4.5.3. Costeo en Línea

LINEALINEA: :

Informe al día Descarga cantidades y valores (aun costo promedio ponderado). Contabilidad debe estar el día. No puede estar en rojo.

MARCACIONMARCACION: :

BATCH: BATCH:

No se necesita ir al día. Se puede girar en rojo Cada vez que se realiza una venta se descarga en cantidades pero no dinero.

MARCACIONMARCACION: :

PREDETERMINADO: PREDETERMINADO:

Descarga cantidades reales a un valor estimado o predeterminado. Permite salidas negativas y al final del mes, mediante un ajuste predeterminado se contabiliza la costo real.

MARCACIONMARCACION: :

Información Información TributariaTributaria

Esta opción permite manejar mas de un tipo de retención en la fuente y realiza el calculo de las mismas únicamente en los casos que realmente procede.

Maneja Nomina Con Decimales

NOTA: NOTA: Este campo deja en blanco.

Facturación en Bloque:Facturación en Bloque:Es una opción que permite parametrizar conceptos fijos de facturación, para varios clientes o terceros. Facturación Rápida:Facturación Rápida:Es una opción que permite parametrizar conceptos fijos de facturación, para un cliente o tercero.

NOTA: NOTA: En la mayoría de los casos se usa facturación rápida.

Tipos de Contribuyentes:Tipos de Contribuyentes:En este campo se debe seleccionar el En este campo se debe seleccionar el tipo de contribuyente correspondiente tipo de contribuyente correspondiente a la empresa.a la empresa.

Tipo de Personas: Tipo de Personas: Se debe asignar si es Se debe asignar si es Persona Persona Jurídica Jurídica o o Persona NaturalPersona Natural

Maneja Impoconsumo:Maneja Impoconsumo:Este campo se asigna si se desea hacer el manejo de impuestos a los productos como licores y cigarrillos.

Maneja Autorretencion:Maneja Autorretencion:Si la compañía es auto retenedora, se deben parametrizar las cuentas en la definición de los documentos tipo F.

IVA Diferencial:IVA Diferencial:Se debe asignar este campo si se comercializa productos gravados a diferentes tarifas. Esta permite asignar una cuenta para compras y para ventas.

Maneja Cooperativas: Maneja Cooperativas: Este campo se debe seleccionar si se trabaja con el sector cooperativo, ya que permite realizar la reclasificación de las cuentas de Clientes con base a las últimas modificaciones del Plan de Cuentas de Cooperativas.

Creación de actividades económicas: Creación de actividades económicas:

Si definió en el campo reforma tributaria municipal que SI, se deben registrar las actividades económicas su tarifa y cuenta de aplicación, de las personas jurídicas y naturales con las cuales comercializa sus productos o servicios.

Ruta menú Tipo Explorador: Administración – Códigos AE- Procesos – Funciones del Administrador – Administrador.

Manejo de ReservasManejo de Reservas

Asigne el campo, si el proceso de facturación, lo realiza en dos terminales al mismo tiempo.

Impuesto del AIU (Administración, Impuesto del AIU (Administración, Imprevisto y Utilidad)Imprevisto y Utilidad)

Aplica para empresas que prestan servicios de aseo y vigilancia.

Corre Desagrega por producto o Corre Desagrega por producto o por Cuenta:por Cuenta:

Desagrega: Desagrega: Consiste contabilizar una proporción del valor ajustes por inflación de la cuenta de ajustes por inflación de inventarios a la cuenta de inventarios que maneje la empresa.

Por Cuenta: Por Cuenta: Que consiste en llevar el valor de la proporción de la cuenta de ajuste de todos los productos de una línea de inventario, al primer producto de la misma.

Modifica Bodega y Centro de Costo de Modifica Bodega y Centro de Costo de notas de trasladosnotas de traslados

Al marcar esta opción el sistema permite modificar la bodega y el centro de costo que se registra en el documento Nota de Traslado.

NOTA: NOTA:

Los campos siguientes se dejan en Blanco, para esta opción damos ENTER.

TALLER NTALLER Noo 11