sistema de gestión documental: de la era del papel a la era digital

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SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

«De la era del papel

a la era digital»

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DISEÑO DEL SERVICIO

La visión de mejora continua de nuestra institución nostraza un desafío en desarrollar un nuevo sistemadenominado “SISTEMA DE GESTION DOCUMENTALONPE”

• Utilizando Nuevas tecnologías.

• Sin Limites (utilizar desde internet).

• Utilizar Software Libre.(para servidor de aplicaciones y basede datos, Libre Office)

• Permitir la interoperabilidad con otros servicios.

• Implementar con los requerimientos de los usuarios.

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DISEÑO DEL SERVICIO

• Desarrollo Multicapas, programado en Java.

• Sistema Operativo: Linux (libre) o Windows.

• Servidor de Aplicaciones: Glassfish(Libre) o otra consoporte Java libre o con licencia.

• Base de Datos: Oracle o con posibilidad de adaptar a Basede Datos Libre.

• Funciona con cualquier navegador: IE, Chrome, Firefox,Opera.

• Office: Libre Office (Libre) o Microsoft Office 2007 osuperior.

• Acrobar Reader.

• Software de Firma ReFirma (Reniec), CertificadoDigital(Reniec) .

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ESQUEMA DEL SERVICIO

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IMPLEMENTACION

• Proceso de instalación muy fácil, solo requiere unnavegador y JRE (Java).

• Ya contaban con Office y Acrobat Reader.

• Capacitación mínima, los usuarios ya estaban familiarizadoscon el uso de sistema similar.

• Rápida adaptación de usuarios, pantallas mas amigables,opciones mas agiles e intuitivas para usos comunes.

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SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

Características

• Facilita el registro y recepción de los documentos.

• Permite que quienes emitan los documentos y quienes losreciban realicen, fácilmente, el seguimiento y consulta asus documentos.

• Búsquedas fonéticas en el asunto del documento y Filtrosdetallados.

• Documentos estandarizados mediante plantillas para losdiferentes tipos de documentos.

• Utilización de Libre Office o Office 2007 superior

• Administración del documento en formatos livianos (PDF).

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SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

Características

• Brinda seguridad y confidencialidad porque se firmadigitalmente.

• Utilización de Certificados Digitales emitidos porRENIEC.

• Documentos Firmados con Software de FirmaDigital Acreditado (ReFirma Reniec).

• Utilización desde Internet.

• Conexión segura SSL.

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SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

Beneficios

• Elimina el uso del papel y reduce significativamente el gastoen insumos para la impresión de documentos.

• Agiliza y mejora notablemente el flujo de las comunicacionesinternas, reduciendo el tiempo del trámite documentario.

• Permite la disponibilidad de la documentación administrativaen línea.

• Garantiza seguridad y confidencialidad de la documentación.

• Crea conciencia de la participación en el cuidado del medioambiente.

• Conexión de todas las oficinas ORC y ODPE.

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MEJORA CONTINUA

Mejoras a ser implementadas.

• Adaptación del SGD para ser utilizado en Tablet.

• Plantillas personalizadas por Unidad Orgánica.

• Implementar formatos mas utilizados por las diferentesUnidades Orgánicas.

• Alta Disponibilidad en Servidor de Aplicaciones

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RECURSOS DEL SISTEMA

• Servidor de Base de Datos: Compartido por varios sistemasde ONPE

Sistema Operativo: RedHat Enterprise Linux 6

Oracle 11g, con posibilidad de migrar a una BD libre(PostgreSQL),

Memoria: 10Gb

Espacio en disco : Estimado 200Gb por año (300Kb pordocumento, emisión diaria de 2,000 documentos )

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RECURSOS DEL SISTEMA

• Servidor de Aplicaciones:

Sistema Operativo: RedHat Enterprise Linux 6

Puede ser otra distribución de Linux Libre como Oracle Linux,CentOS Linux, etc.

Glassfish 4.0

Puede ser otro contenedor de aplicaciones Java, puede serJboss o con licencias como WebLogic Etc.

Memoria: 8Gb

Espacio en disco : Mínimo para el SO y 100GB libre paraarchivos temporales.

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Módulos Principales del

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

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Acceso al Sistema

Conexión Segura

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Pantalla de Inicio

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Recepción de documentos

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Emisión de documentos

Expediente

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Referencia y Anexos

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Seguimiento