seminario monitoreo y evaluaciÓn de...
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SEMINARIO
MONITOREO Y EVALUACIN
DE PROYECTOS
Departamento de Trabajo Social
Universidad de Antioquia
Docentes: Jos Ferney Torres Piedrahita
Carlos Mario Ramrez Rave
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OBJETIVOS
Reconocen los elementos bsicos para la gestin de procesos de M+E en el desarrollo de proyectos de intervencin social.
Cuentan con herramientas para la coordinacin de procesos seguimiento y evaluacin de proyectos de desarrollo, inscritos en organismos sociales.
Se encuentran motivados/as a la profundizacin y aplicacin de contenidos del Seminario en el desarrollo de su ejercicio profesional como practicantes de Trabajo social en las diferentes Organizaciones y grupos en los cuales se encuentran agenciados/as
Los y las estudiantes
del seminario de prctica
participantes del mdulo
de capacitacin en monitoreo y evaluacin de proyectos
sociales
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PLAN TEMTICO
SESIN NO 1 SESIN NO 2
Elementos Contextuales y Generalidades sobre Monitoreo y evaluacin de proyectos
Teora de Indicadores
Definicin de Monitoreo y evaluacin de proyectos Definicin de un sistema de M+E
Utilidad de los procesos de M+E Pasos para disear un sistema
Tipos de Evaluacin de proyectos Aspectos a tener presente en el diseo y
gestin de un sistema
Modelo ICEBERG de la evaluacin Caja de herramientas del DRP en la
evaluacin de Proyectos
Enfoques de la evaluacin Herramientas de Priorizacin
Relacin de la evaluacin y la planeacin Diagramas y Mapas
La evaluacin y el ciclo vital de un proyecto
Definicin de indicadores
Estructura de los indicadores
Tipos de Indicadores
Caractersticas de un indicador
Errores en el diseo de los indicadores
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PLAN TEMTICO
SESIN NO 3
Sistemas de Monitoreo y
evaluacin
Instrumentos de monitoreo para proyectos
Instrumentos de evaluacin de un proyecto
Monitoreo financiero de proyectos
Seguimiento presupuestal a los proyectos
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Los resultados de la Gestin del proyecto, para determinar Logros
Eficiencia en el uso de los recursos
Impacto en relacin con los beneficiarios
Sacar enseanzas para futuros proyectos.
ACTIVIDAD REFLEXIVA Y ANALTICA
Examinar sistemtica y objetivamente Acciones pasadas en relacin a objetivos definidos, recursos empleados y logros obtenidos
- Pertinencia de los mtodos utilizados - Guiar a los tomadores de decisiones - mejorar las actividades futuras.
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Instrumento de Seguimiento a la
gestin de proyectos. para recopilar datos
para asegurar la conduccin de
proyectos - para elaborar los informes
Arroja conocimientos -seales de alerta -
para la Toma de Decisiones sobre :
Objetivos - Recursos
Proceso de autoevaluacin -
mirarse en el espejo-examinar eficiencia, eficacia, o el impacto de su propia actividad
y buscar aqu las mejoras posibles
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LA EVALUACIN DEL PROYECTO TIENE EN CUENTA
Efectos del proyecto y con ellos de la estrategia del proyecto (objetivos, resultados, actividades, supuestos
Anlisis crtico de todas las actividades y resultados de un proyecto: pertinencia de mtodos utilizados, validez de los objetivos, la eficiencia en el uso de recursos y el
impacto en relacin con los beneficiarios
La eficiencia econmica de la utilizacin de los recursos
Identifica la necesidad de adecuacin de la planificacin (a mediano y largo plazo).
Cuestiona la validez de la planificacin del proyecto
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DEFINICIONES BSICAS
El monitoreo significa observar y recolectar informacin y adems
reflexionar sobre lo que ha sido observado para as verificar si
seguimos en el rumbo correcto para alcanzar los objetivos y/o si es necesario cambiar el rumbo. ( GTZ Monitoreo Participativo de
Impactos ).
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El monitoreo se relaciona directamente con la gestin administrativa y consiste en un examen continuo o peridico que se efecta durante la implementacin del proyecto, en las etapas de inversin y/u operacin. Se realiza con el objeto de hacer un seguimiento del desarrollo de las actividades programadas, medir los resultados de la gestin y optimizar sus procesos, a travs del aprendizaje que resulta de los xitos y fracasos detectados al comparar lo realizado con lo programado, algn estndar (promedio u ptimo) y/u otros programas o proyectos. Se desarrolla en distintos niveles de la gestin, con el objeto de conocer sobre los insumos, actividades, procesos y productos, cuyos principales indicadores se relacionan con el tiempo, la cantidad, la calidad y el costo que tiene cada uno. (Cepal. Manual de formulacin, evaluacin y monitoreo de proyectos sociales).
DEFINICIONES BSICAS
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DEFINICIONES BSICAS
Constante revisin de los progresos del proyecto (comparacin de lo planificado
y lo realizado)
Identifica la necesidad de medidas correctivas a corto plazo en caso de
desviaciones de la planificacin.
Proceso continuo de recoleccin de informacin y tratamiento de datos -
descubrir anomalas durante la ejecucin de los proyectos - brinda la oportunidad de correcciones - reorientaciones tcnicas.
El
Monitoreo
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comparacin entre los resultados obtenidos y los medios o recursos disponibles (financieros, materiales) y los esfuerzos que hayan hecho posible el uso ms econmico de los mismos o una menor inversin sin afectar la calidad de los resultados
La eficiencia:
comparacin de los objetivos versus los resultados logrados para ver en qu medida se consigui lo que se propuso
La eficacia:
apreciacin de todos los efectos de las acciones sobre el medio, en los aspectos tcnicos, econmicos, sociales, culturales, polticos, ecolgicos, etc. El cambio que el proyecto produjo sobre la realidad y situacin al final del proyecto as como tambin los cambios no esperados o previstos que determinen una trascendencia del proyecto
El impacto:
CRITERIOS DE LOS PROCESOS DE M+E
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CRITERIOS DE LOS PROCESOS DE M+E
La pertinencia es la adecuacin de los resultados y los objetivos de la intervencin al
contexto puede ser definida, en trminos generales, como en que se realiza. Para su
anlisis ser preciso considerar:
los problemas y las necesidades de los
beneficiarios;
las polticas de desarrollo
nacionales, regionales o locales en el sector sobre el
que se interviene;
la existencia de otras actuaciones
sinrgicas, complementarias o competitivas, de la
cooperacin oficial, de la cooperacin
descentralizada o de otros donantes;
la poltica (objetivos y
prioridades) de cooperacin para
el desarrollo del donante;
las capacidades tcnicas y
financieras con las que se cuenta; y
la concepcin que se posee acerca del concepto y el
sentido del trmino desarrollo.
La viabilidad el grado en el que los efectos positivos derivados de la intervencin continan una vez que se ha retirado la ayuda externa. Este criterio parte de la idea de que es conveniente que los beneficiarios o las instituciones contraparte se hagan cargo de continuar cumpliendo con los efectos positivos de la actuacin ejecutada.
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UTILIDAD DE LOS PROCESOS DE M+E
Determinar la viabilidad de una inversin e incrementar las probabilidades de sustentabilidad.
Comparar entre varias alternativas excluyentes de inversin.
Determinar los aspectos crticos de ejecucin de una inversin.
Minimizar el riesgo.
Determinar las condiciones apropiadas de financiamiento, de acuerdo a su
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TIPOS DE EVALUACINSegn su funcin
Evaluacin
Intermedia y
Evaluacin
Terminal
Se define en funcin del momento de ejecucin del proyecto.
Busca informacin sobre la evolucin del proyecto durante su
ejecucin y al final del mismo.
Formativa y
Sumativa
Se define en funcin de la retroalimentacin. La Formativa se
hace durante y para mejorar una intervencin a un grupo
especfico de personas. La Sumativa al final del proyecto. Su
utilidad es recoger la experiencia de la ejecucin para
determinar los factores de xito o fracaso.
Focalizada y
Global
Se definen en funcin o atencin a un aspecto en particular
(focalizado) o a la totalidad (global). Su utilidad est
relacionada con el tipo de informacin requerida.
Descriptiva y
Explicativa
Se definen de acuerdo a su finalidad. La descriptiva identifica y
describe los aspectos del proyecto, y la explicativa identifica y
explica las causas o efectos del estado del proyecto evaluado
Capacitadora y
Experiencial
Se define en funcin de la experiencia y el conocimiento.
Identifica las argumentaciones que mejor expliquen el resultado
y faciliten el crecimiento, desarrollo y perfeccionamiento de los
que intervienen en el proyecto.
Informal y Formal Se define de acuerdo a los criterios o juicios sobre la utilidad, la
conveniencia o sobre la fase de supuestos subjetivos e
individuales para elegir diferentes cursos de accin. La Formal en
cuanto se define en sentido estricto a un proceso sistemtico y
criterios tcnicos.
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TIPOS DE EVALUACIN
Segn quin lo realiza
Externa Responde a las necesidades de la entidad financiadora.
Generalmente es realizada por un tcnico o experto y responde a una
necesidad o tiempo especfico
Interna o
Autoevaluacin
Se realiza de manera autnoma a veces con apoyo tcnico y
metodolgico de un asesor externo que apoya o facilita. Es
participativa, los actores intervienen y acompaan el proceso de
evaluacin mediante su anlisis crtico y objetivo
Mixta Es un intento por conciliar las propuestas de las dos anteriores y ampliar
la participacin de todos los actores y sus contrapartes involucradas
en el proceso de desarrollo
Participativa El objetivo es minimizar la distancia entre los criterios del evaluador y de
los beneficiarios. Buscan crear las condiciones para que se genere una
respuesta endgena del grupo objetivo. Se lo utiliza particularmente
para pequeos proyectos.
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TIPOS DE EVALUACIN
Segn el momento que se realiza y el objetivo perseguido
Evaluacin
Ex-Ante
Se realiza en el diseo del proyecto o sea antes de la inversin y laoperacin Permite estimar tanto los costos como el impacto (o beneficios) yas adoptar la decisin (cualitativa) de implementar o no elproyecto. A partir de ella resulta posible priorizar distintos proyectos eidentificar la alternativa ptima para alcanzar los objetivos deimpacto perseguidos. La lnea de base es un insumo clave para la Evaluacin Ex-ante Permite ddeterminar la viabilidad financiera y econmica de un proyecto.
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Evaluacin
Ex-Post
Se lleva a cabo tanto en la etapa de operacin como unavez finalizado el proyecto. Centra su atencin en la relacin entre los productos y ellogro de objetivos.
Se incorporan los efectos y el impacto (lo externo, en lapoblacin objetivo). Permite determinar el origen diferencias entre lo previsto yreal. Permite mejorar la metodologa de evaluacin ex -ante. Permite realizar correcciones al proyecto en su operacin y
evitar resultados desfavorables La evaluacin ex post tiene como objetivo principal verificarlos resultados de la operacin frente a lo programadoinicialmente con el fin de guiar la formulacin y elaboracin denuevos proyectos
TIPOS DE EVALUACIN
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NIVEL TCNICO
NIVEL PSICOSOCIAL
Sentimientos
MetodologasTiempo
Teoras
Objetivos
Recursos
Expectativas
Poderes
Temores
http://www.perseus.com/blogsurvey/iceberg.htmlhttp://www.perseus.com/blogsurvey/iceberg.html
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FINES DEL MONITOREO Y EVALUACIN
El M+E se constituye en un instrumento de poder mediante el cual se garantiza que, las actividades reales y los recursos asignados, correspondan a las actividades y recursos proyectados.
Controlar:
El M+E, generalmente, se utiliza frente a aportadores de recursos econmicos e instancias superiores, con el fin de dar relevancia y respaldar la inversin de recursos en proyectos.
Legitimar:
El M+E es un instrumento para desarrollar y mejorar la calidad y el profesionalismo de un equipo de trabajo, frente a un proyecto determinado.Reflexionar:
Instrumento para satisfacer el inters cientfico.
Conocimiento Cientfico:
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ENFOQUES DEL M+E
Enfoque tradicional Enfoque Moderno
Carcter El enfoque principal es financiero
Esta enfocado principalmente a
objetivos y a tareas.
Criterio El criterio importante es el control
El criterio importante es la auto
reflexin.
nfasis Fija su atencin en el pasado Hace adaptacin permanente a las necesidades del usuario, para
la toma de decisiones
nfasis Da mucha importancia a la contabilidad
Hace anlisis de lo logrado, para
un mejoramiento en el futuro.
Generacin
de
Informacin
Tiene afn en acumular datos. Se analizan los datos, y se toman
decisiones con base a ellos.
Organizacin Utiliza normas y procedimientos Responsabilidad orientada en la situacin actual
Dirigida a Esta orientada a autoridades Esta orientada a las tareas de equipos/individuos.
Condiciones Exige alta divisin del trabajo, y es poco flexible.
Esta orientada a equipos, y es
flexible
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ENFOQUES DEL M+E
Enfoque tradicional Enfoque Moderno
Propsito
evaluacin
Rendicin de cuentas, Mejora de la gestin,
Empoderamiento,
aprendizaje
Agente
evaluador
Evaluadores externos Poblacin local apoyada por el
facilitador (agente externo)
actitud
evaluador
Objetividad, distancia
con
la poblacin local
Se explicita la subjetividad,
proximidad y fomento de la
confianza
Objeto
medicin
Indicadores
predeterminados
Indicadores negociados
Mtodos de
evaluacin
Mtodos formales,
complejos,
cuantitativos
Mtodos informales, simples,
cualitativos
Cuando se
evala
En momentos
preestablecidos
Peridicamente
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TIPOS DE EVALUACIN RELACIONADOS CON LOS NIVELES DE
PLANEACIN
PLANIFICACIN
(MPP)
EVALUACIN
NIVEL
ESTRATEGICO Objetivo General Impactos o
Efectos Objetivo Especifico
NIVEL
OPERATIVO Servicios Servicios
Actividades Actividades
Recursos Recursos
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LA EVALUACIN Y EL CICLO VITAL DEL PROYECTO
PROGRAMACIN
Plan Anual
EVALUACIN
Informes de
Evaluacin
FINALIZACIN
Informe
Final
SEGUIMIENTO
Informes de
Seguimiento
EJECUCIN
FORMULACIN
/PLANIFICACIN
Documento del
Proyecto
IDENTIFICACIN
/ DIAGNSTICO
Ficha de
Identificacin
Ciclo de la
intervencin
Lneas de influencia
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LA EVALUACIN Y EL CICLO VITAL DEL PROYECTO
Preparacin
del
proyecto
La evaluacin debe generar informacin sobre
experiencia adquirida y prctica ptima que pueden
sugerir mejore enfoques para el diseo de nuevos
proyectos.
Debe incluir datos de referencia e indicadores de
desempeo que son esenciales para el trabajo futuro de
M+E del desempeo de los proyectos. A este nivel, la
introduccin de los principios de evaluacin se considera
formativa, pues sienta las condiciones para la
evaluacin futura.
Ejecucin
del
proyecto
La evaluacin adopta la forma de monitoreo continuo.
Durante la ejecucin la evaluacin es considerada
formativa porque su propsito es respaldar la mejora
continua de a ejecucin del proyecto
Operacin
del
proyecto
El proceso de evaluacin despus de la terminacin del
proyecto reexamina la identificacin y diseo original e
indaga sobre su ejecucin y desempeo de desarrollo,
por ende adquiere un carcter sumativa.
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DIFICULTADES Y LIMITACIONES DE LA EVALUACIN
Planificacin incoherente, sin indicadores
Desconocimiento acerca de la formulacin de indicadores.
Resistencias, por parte del equipo, frente al control y/o a utilizar formatos e informes.
Temor de que un sistema de evaluacin institucional requiera demasiado tiempo y esfuerzo.
Concepcin de que la elaboracin de los indicadores y la evaluacin se deben delegar a expertos.
Directores no sensibilizados frente el enfoque
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INDICADORES SOCIALES
Los indicadores son criterios de medicin que permiten valorar, analizar y evaluar el comportamiento de variables.
Sin indicadores no es posible comprobar si el proyecto est bien encaminado, o si los objetivos continan siendo adecuados.
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INDICADORES SOCIALES
Son instrumentos de monitoreo y observacin de un sistema, construidos a partir de la evaluacin y relacin de variables
del sistema. La medicin de estas variables y su posterior comparacin con los valores metas establecidos permite
determinar el logro del sistema y su tendencia de evolucin.
Los indicadores son necesarios para poder mejorar. Lo que no se mide no se puede controlar, y lo que
no se controla no se puede gestionar.
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INDICADORES SOCIALES
Los indicadores describen el significado exacto de los objetivos y ofrecen una descripcin detallada de las condiciones y una
precisin de los contenidos de cada objetivo, a travs del desarrollo de los siguientes componentes o preguntas:
El tiempo: Cundo?
(Hasta cundo?)
La cantidad: Cunto?
(Cuntas veces, cuntas
personas?
Grupo meta: Quin?
El lugar: Dnde?La calidad: Qu
tan bueno?
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INDICADORES SOCIALES
En relacin con el logro del objetivo, los indicadores
Destacan las caractersticas importantes del objetivo a ser alcanzado.
Ayudan al equipo a ponerse de acuerdo acerca de los resultados y objetivos
Constituyen una base para el seguimiento o la evaluacin, y as ayudan a facilitar la conduccin del proyecto orientada a los objetivos.
Los indicadores constituyen aspectos cualitativos y cuantitativos de una accin, que permiten verificar el impacto, la eficacia y la eficiencia de un proyecto.
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UTILIDAD DE LOS INDICADORES
Permiten verificar los objetivos de un proyecto, mediante criterios claros, para determinar el xito.
Sirven como orientacin del seguimiento al proyecto sea el caso de efectos, reacciones, servicios y recursos, para adaptar la planificacin a nuevas circunstancias.
Dan cuenta del consenso alcanzado entre los involucrados (beneficiarios, destinatarios) sobre lo que quieren o no alcanzar.
Expresan en qu se puede reconocer, exactamente, si se ha logrado un objetivo fijado.
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UTILIDAD DE LOS INDICADORES
Ayudan a aterrizar los conceptos globales que presenta el proyecto.
Crea consenso al interior del equipo del proyecto sobre los cambios que
procura el proyecto.
Crean identidad y perfil propio en el equipo que est involucrado en la
gestin del proyecto.
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CARACTERSTICAS DE LOS INDICADORES
Vlidos: apropiados para el proyecto
Confiables: veraces, crebles
Especficos: acorde con los objetivos o con los servicios.
Sensibles: al cambio
Accesibles: comprensibles
Unvocos: no permita varias interpretaciones.
Relevantes: priorizar los ms claves con respecto a los objetivos y los servicios.
Precisos: que contenga la estructura bsica del indicador
Independientes: indicadores para cada nivel de la MPP.
Unvocos: no permita varias interpretaciones.
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ESTRUCTURA DE UN INDICADOR
CundoTiempo:
CuntosCantidad:
QuinesActor:
DndeLugar:
Qu tan bien, Qu tan bueno Calidad:
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LA CALIDAD DE UN INDICADOR
La calidad es el conjunto de
propiedades y caractersticas de un producto o una
accin.
La calidad son los atributos que rigen
el logro de los resultados y el cumplimiento efectivo de la
estrategia generada en la planificacin.
La calidad se puede definir desde las expectativas de los destinatarios de un servicio, desde los profesionales y
tcnicos y desde las personas e
instituciones indirectamente implicadas en el
proyecto.
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PISTAS PARA LA CONSTRUCCIN DE LAS CALIDADES
CAPACITADO
APRENDIDO
ACEPTADO
UNA VEZ APLICADO
UNA VEZ APLICADO
APRENDIDO
ACEPTADO
APLICADO
CONTINUACIN
SATIFACIN
No significa
No significa
No significa
No significa
No significa
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REVISIN DE LOS INDICADORES
Para cada nivel se eligieron indicadores independientes a la descripcin del nivel
inferior?
Los indicadores elegidos miden lo
esencial del contenido de los
objetivos?
Los indicadores que reflejan el
cumplimiento del objetivo del proyecto
son objetivamente verificables de
diversas maneras (cantidad, calidad,
tiempo, lugar)?
Lo mismo pasa con los indicadores del
nivel de los resultados?
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MATRIZ DE PLANIFICACCIN DEL PROYECTO
LOGICA VERTIVAL
Indicadores Fuentes de Verificacin
Supuesto
Objetivo
Superior
Objetivo del
proyecto
Servicios
Actividades Recursos Fuentes de
Verificacin
Costos
Condiciones
previas
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TIPOS DE INDICADORES
Recursos humanos financieros y fsicos.De insumo:
Cambios en el nivel de vida.De impacto:
Logros y lmites del proyecto.De resultado:
Cuantifica acciones.De procesos:
Permiten evaluar las actividades, la temporalidad, los recursos.De gestin:
estn relacionados con los resultados que nos indican capacidad o acierto en la consecucin de tareas y/o trabajos planeados.De Eficacia:
estn relacionados con los datos que nos indican los recursos invertidos en la consecucin de tareas y/o trabajos. De eficiencia:
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INDICADORES
INDICADORES DE IMPACTO
Se construyen para medir el logro del objetivo de desarrollo y el objetivo del proyecto
Para el objetivo de Desarrollo
debemos preguntarnos
por:
las transformaciones de comportamiento y mentalidad de los
beneficiarios.
la transformacin de las condiciones para
os beneficiarios
En el ao 2001, el 40% de nios y nias es situacin de desnutricin en el barrio 8 de Marzo, han mejorado los ndices de masa corporal (IMC).
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INDICADORES
la reaccin esperada de los destinatarios frente a los servicios ofrecidos.
la utilizacin de los servicios.
Para el objetivo del proyecto
debemos preguntarnos por:
En el ao 1999, el 69% de padres, madres y responsables del cuidado de nios y nias es situacin de desnutricin en el barrio 8 de Marzo,
reconocen los criterios de una alimentacin balanceada.
INDICADORES DE IMPACTO
Se construyen para medir el logro del objetivo de desarrollo y el objetivo del proyecto
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INDICADORES
INDICADORES DE SERVICIOS
Se construyen para medir la calidad de la oferta y productos del proyecto.
Debemos preguntarnos
por:
cules son los criterios de los profesionales vinculados al proyecto.
cules son las expectativas de los destinatarios de los servicios del proyecto.
cules son los criterios de personas e instituciones relacionadas indirectamente con el proyecto.
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INDICADORES
INDICADORES DE SERVICIOS CRITERIOS DE CALIDAD
Desde los
profesionales
Desde los
Destinatarios
Desde los Terceros
Metodologa clara Contenidos
aplicables al
contexto
Amplia cobertura de
asistencia
Cumplimiento de los
objetivos
Cumplimiento de las
expectativas de los
participantes
Posibilidad de replicar
la experiencia
Apropiacin de los
conceptos
Claro y entendible el
conocimiento
impartido
Contenidos
aplicables
Manejo adecuado
de la dinmica de
grupo
Prctico Contenidos
actualizados
Dinmica
participativa del talle
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DIFICULTADES EN EL DISEO DE INDICADORES
Contar con informacin insuficiente para su construccin.
Incapacidad del equipo diseador, para construir consensos acerca de los criterios de xito del proyecto.
Equipos que sienten temor frente al control y la critica
Equipos sin tiempo suficiente para el diseo de los indicadores del proyecto.
Insuficientes conocimientos conceptuales frente al tema
Poca valoracin de los indicadores en la gestin de proyectos.
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