seguimiento del proyecto

Seguimiento del Proyecto

Información para la elaboración de nuevos proyectos

Diseño Implementación Evaluación

AntesDiagnóstico

DuranteSeguimiento

DespuésEvaluación Final

Seguimiento del Proyecto

Seguimiento y Control•Procesos•Productos intermedios•Flujo de costos

Antes: Ayuda a la definición del proyecto. Incluye diagnóstico de la situación y evaluación de alternativas (pertinencia, coherencia, viabilidad, sostenibilidad, impacto)

Durante: Monitoreo/Seguimiento. Se realiza durante la operación del proyecto, con el objetivo de conocer marcha del proyecto, los productos intermedios y reprogramar actividades y recursos, si se requiere.

Después: Se lleva a cabo una vez concluida la operación para conocer resultados. A veces incluye la evaluación de impacto.

Los tres momentos de evaluación

Antes: Diagnóstico

Se refiere al reconocimiento, priorización y análisis de las situaciones, sean estas: problemas, necesidades o incumplimiento de derechos que ocurren en un determinado grupo social

Como instrumentos para la selección y análisis de problemas a abordar se utilizan distintos instrumentos como matrices y árboles de problema

Antes: determinar posible impacto

Se refiere a la evaluación de alternativas que se realiza con el fin de identificar el proyecto, sobre la base de su impacto entre los grupos beneficiarios y de otro tipo.

Se utilizan instrumentos que permiten seleccionar la alternativa para maximizar el impacto al menor costo posible: La matriz para evaluación de las alternativas (ya utilizada) Otras más específicas como:

Matriz de costos Matriz de impactos Matriz costo-impacto Matriz de jerarquización de variables Matriz de jerarquización de criterios, etc.

Durante: Seguimiento del Proyecto

Es el control periódico de la implementación del proyecto y se fundamenta en la presentación de informes de avance.

Los principales instrumentos para el monitoreo son la Matriz de Planificación del Proyecto (Indicadores) y el Plan o Programa de Trabajo (actividades, productos, involucrados y tiempos)

Se revisan productos intermedios y logros a corto plazo y la ejecución financiera

Requiere de la participación de los grupos beneficiarios durante la planificación e implementación de esta evaluación (Control social)

Después Se revisan los efectos una vez concluido el

proyecto a corto, mediano y largo plazo y sus causas y las nuevas capacidades instaladas

Requiere de la participación de los grupos beneficiarios (Control social)

Se fundamenta generalmente en la investigación de causas y efectos: Modelos experimentales, cuasi-experimentales y no experimentales y estudios de rendimiento (costo-efectividad).

Actualizar permanentemente la información sobre el avance del proyecto.

Verificar el cumplimiento de actividades y resultados dentro de los tiempos y presupuesto previstos.

Realizar recomendaciones y ajustar el plan de trabajo.

El seguimiento permite

Puede ser ejercido desde de la organización o por los entes beneficiarios del proyecto (Control Social)

Se ejecuta de acuerdo con un plan aplicando instrumentos específicos como los informes de avance y las reuniones de seguimiento.

Seguimiento

Es el control del proyecto que se lleva a cabo mediante la participación ciudadana. Lo ejercen los propios ciudadanos en un sistema democrático y les permite acceso a las informaciones sobre la marcha de los proyectos y sus resultados.

Control social del proyecto

1. Conocer la programación del proyecto2. Establecer un Plan de Seguimiento3. Recolectar información sobre el progreso del

proyecto4. Analizar la información y determinar desvíos5. Proponer reajustes al proyecto6. Elaborar informe7. Hacer conocer los resultados a la comunidad,

miembros del CLPP, etc.

Quien hace el control debe…

Informantes Reuniones de seguimiento Audiencias públicas Observación directa de obras Informes de avance del contratista Otros

Fuentes para recolectar información

1. INFORMACIÓN GENERAL1. Obra, proyecto, programa, servicio objeto de la Contraloría

Social y donde se adscribe (Plan o programa)2. Sitio donde se ejecuta3. Características de contratación (si procede)4. Otros

2. HALLAZGOS Y NOVEDADES1. Logros y ejecuciones2. Situaciones no programadas y efectos sobre el proyecto

3. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES1. Principales hallazgos2. Recomendaciones sobre reorientación del proyecto

4. ANEXOS.

El Informe de Seguimiento

¿Qué se espera? En general los informes deben responder a las

siguientes interrogantes: Las actividades o insumos del proyecto, ¿Se están

llevando en forma oportuna y eficaz en relación a sus costos?;

¿Hasta qué punto se están cumpliendo los factores externos, o se están convirtiendo en riesgos que afectan el progreso del proyecto?

Los productos del proyecto, ¿Se están logrando tal como fueron planificados en cuanto a beneficiarios, cantidad, calidad, tiempo y costo?

¿En qué grado se están alcanzando los objetivos del proyecto?

Cierre y Evaluación final del proyecto

Fases en el desarrollo de un Proyecto

Cierre La etapa de cierre comprende:

Elaborar el informe de cierre del proyecto.Elaborar el cierre contable y administrativo

del proyecto.Realizar la auditoria administrativa.Entregar los bienes y servicios

producidos con el proyecto.

Al culminar el proyecto se realiza el cierre de todos los procesos administrativos vinculados con su ejecución (cierre de contratos, terminación de procesos de inspección, cierre de cuentas, entrega de bienes, etc.)

El cierre del proyecto puede ir acompañado de una auditoria administrativa que estudiará los soportes e informes contables y elaborará recomendaciones sobre el uso de los recursos financieros. La auditoria puede ser interna o externa, de carácter obligatorio o complementario.

Cierre

Evaluación final ¿Evaluar para qué? ¿Quién puede evaluar? ¿Cuáles son los

actores? ¿Cuál es la relación entre evaluador y evaluado?

¿Qué impacto se espera del proyecto? ¿Desde el punto de vista de quién son

considerados los “resultados”? ¿Quién define lo que es o no un “resultado”? ¿Cómo evaluar valores como solidaridad y

autonomía? ¿Cómo tener en cuenta el tiempo de

maduración de los proyectos?

Una visión de la evaluación como forma de aprendizaje

La evaluación ofrece herramientas para reflexionar sobre lo actuado, desarrollar capacidades y obtener mejor conocimiento sobre la manera en que opera la realidad; permite proponer cambios; promueve el protagonismo de los actores.

Es una instancia de aprendizaje compartido, un instrumento para el empoderamiento, brinda racionalidad a la acción y genera procesos democratizadores.

Se revisan los efectos una vez concluido el proyecto a corto, mediano y largo plazo y sus causas y las nuevas capacidades instaladas

Requiere de la participación de los grupos beneficiarios

Se fundamenta generalmente en la investigación de causas y efectos: Modelos experimentales, cuasi-experimentales y no experimentales y estudios de rendimiento (costo-efectividad).

Evaluación final

Tipos de evaluación

De acuerdo con el enfoque De acuerdo con el evaluador De acuerdo con el objeto De acuerdo con el momento

De acuerdo con el enfoque Suelen diferenciarse en evaluaciones

fundamentadas en métodos cualitativos y en métodos cuantitativos.

Por ejemplo en una evaluación social cuantitativa la pregunta central es qué hacen los sujetos y qué variables pueden explicar y medir tales comportamientos.

En una cualitativa, lo importante no sólo es describir qué hacen los sujetos sino qué significa para ellos lo que hacen, cuál es el sentido o significado y la motivación de sus prácticas y comportamientos

De acuerdo con el evaluador

Evaluación externa Evaluación interna Evaluación mixta Evaluación participativa

De acuerdo con el objeto

De entrada De proceso De productos

De resultados

A LO INTERNO

HACIA LO EXTERNO

ViabilidadEficaciaEficiencia(Rendimiento)

ImpactoPertinenciaSostenibilidad

Criterios asociados

Criterios asociados

De acuerdo con el momento

Ex-ante: Ayuda a la definición del proyecto. Incluye diagnóstico de la situación y evaluación de alternativas.

Durante: Monitoreo/Seguimiento. Se realiza durante la operación del proyecto, con el objetivo de conocer marcha del proyecto, los productos intermedios y reprogramar actividades y recursos, si se requiere.

Ex-post: Se lleva a cabo una vez concluida la operación para conocer resultados. A veces incluye la evaluación de impacto.

Los logros se miden como productos (logros intermedios) o como resultados o efectos (logros finales obtenidos como resultados de la intervención).

Productos: Corresponden a objetivos específicos o intermedios y se obtienen de las actividades desarrolladas durante el proyecto.

Resultados: Aluden a cualquier tipo o nivel de resultado positivo alcanzado en relación a lo programado; asociados al concepto de efectividad

Productos y resultados

Pueden ser esperados o no esperados. Los esperados se corresponden con el

objetivo general del proyecto; por lo que implica un cambio positivo a partir de la intervención o proyecto

Los no esperados pueden ser positivos o negativos. Se corresponde con efectos o resultados que no fueron contemplados en la formulación del proyecto

Resultados

La evaluación de impacto determina los efectos del proyecto en los beneficiarios directos e indirectos y en otras poblaciones más allá de los destinatarios directos, en otras localizaciones, en otras organizaciones, otros programas, u otros niveles de gestión.

Mide cambios en plazos mayores que el de los efectos inmediatos

Está vinculada al logro de los objetivos de desarrollo.

Evaluación del impacto

Modelos de evaluación Basados en paradigmas explicativos que

buscan la relación entre variables y que privilegian el uso de datos cuantitativos: Ej: costo-efectividad y diseños experimentales

Basados en paradigmas interpretativos. Son holísticos y comprehensivos. Ej. iluminativo.

Algunos diseños experimentales

Experimentales: Pretest-postest: Sólo postest:

Cuasi experimentales: Pretest-postest: Series: 01 02 03 04 X 01 02 03 04

No experimentales o pre-experimentales: Ex-post-facto: X 0 Pretest-postest: 0 X 0 Compración:

AX 0 XAX X

A 0 XA X

X 0 XX X

X 0 0

Caja de Herramientas

Propiciar ideas Técnica de grupo nominal Diálogo Torbellino de ideas

Analizar problemas Diagramas causa-efecto Árbol de Problema Modelo explicativo causal Mapas mentales/redes de problemas Explicación situacional Diagrama de dispersión

Identificar proyectos Identificación de proyectos de acción Matriz problemas/proyectos de acción Escenarios Matriz estrategias/escenarios Diagrama de Pareto

Identificar actores Mapa de actores Análisis de viabilidad Compromisos de acción

Programar Matriz de diseño de operaciones Flujograma de proceso

Evaluar Matriz de seguimiento, evaluación y

corrección de proyectos Gráfico de tiempo Tendencia históricas