reunion de kickoff
Post on 19-Feb-2017
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La reunión de Kickoff
Curso de Dirección deProyectos
Introducción
» Hay que establecer un clima de confianza
» Debemos manejar toda la información disponible
» Se deben manejar las expectativas del cliente, y gestionar losposibles riesgos
» Debemos prepararnos mental y físicamente, y ser conscientesdel impacto que causaremos
» Hay que poner en marcha trucos y herramientas que nospermitan derribar los muros de la resistencia al cambio
» Hay que dar protagonismo a los interlocutores del cliente, y alos participantes, haciéndoles ver la importancia de su labor
» El kickoff es como un baile de presentación en sociedad ó como unaprimera cita : es la primera vez que nos ven gestionando el trabajo
Antes del kick-off
» Recopilar y “digerir” la información disponible (oferta, modelo de costes,planificación, actas reuniones comerciales, etc)
» Si no se ha participado en el proceso comercial, hablar con quien lo hizo.
» Convocar una reunión “interna” de enfoque (expectativasdel cliente, información útil, quién es quién, tono requerido–formal/informal-, etc.)
» Diseñar el equipo de trabajo (quién, cuándo, dónde, etc.)
» Convocar el kick-off con una semana de antelación almenos. Conocer a quién se convoca, papel de cada uno.Elegir el día y hora convenientemente.
» Estudiar la planificación, el alcance, el equipo:identificando posibles riesgos, internos ó externos, y prepararuna estrategia antes de ir a la reunión
Cómo prepararse
» Hay que preparar la documentación en formatoejecutivo, que incluya la información relevante quedebamos discutir y mostrar
» Trabajarla lo máximo posible con el responsable delproyecto del cliente
» Preparar el material y el entorno (salas, proyectores,muestras de documentos, bolis, libretas, carpetas,tarjetas, etc.)
» Confirmar con el interlocutor del cliente los asistentes
» Compartir la información con el responsable delproceso comercial, si no somos nosotros
La Reunión» Temas a tratar e información necesaria que debemos llevar preparada :
» Nuestra visión del Proyecto y Alcance
» Calendario, hitos principales y entregables
» Riesgos (en caso necesario, y enfocados en positivo)
» Presentación del Equipo, roles y responsabilidades. Foros de seguimiento
» Protocolos de aprobación, fases y gestión de cambios
» Disponibilidad necesaria de las personas del cliente
» Plan de comunicación
» Próximos pasos
» Hay que moderar la reunión
» Antes de que un tema se enquiste, si no es el foro de decisión adecuado,proponer una reunión monográfica del tema, con los “decisores”
» Es posible que haya que preparar dos reuniones, una interna del cliente y otracon nosotros (establecer nuestra influencia)
Después del kick-off
» Elaborar y entregar en los dos días siguientes elacta de la reunión, indicando claramente loscompromisos y tareas adquiridos por ambas partes,y el responsable ó responsables de cumplirlos
» Nunca tardar más de dos días en entregar lasactas de las reuniones
» Llamar al interlocutor para contrastar impresiones yrecoger cualquier punto discordante, que permitaorientar nuestra posición
» Nunca prometer nada que no se pueda cumplir
» Ser riguroso en los compromisos adquiridos
» Convocar siempre las reuniones con antelación yuna agenda predefinida, estableciendo nosotrostiempos estimados para cada tema, y manejarlos
Después del kick-off» La clave básica después del kick-off es :
Gracias…y buena Suerte
Curso de Dirección deProyectos
María Jesús Salido Rojomaria.salido@gmail.com
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