programa de gestió de socis i sistema de pagaments sepa

Impacte del sistema de pagaments SEPA en el programa de gestió de socis

2014

Impacte de la SEPA en el programa

La nova normativa SEPA no modifica la mecànica general del programa però sí que introdueix algunes modificacions importants. Principalment permet:

Convertir tots el CCC en IBAN

• El programa permet convertir tots els CCC en IBAN i avisa dels possibles errors.

Facturar amb la nova normativa

• El programa permet facturar en norma 19.14 o 19.15 i en format XML o TXT.

Emetre mandats

• El programa permet emetre fàcilment els mandats que han de signar els nous socis.

1Actualitzar

entitat bancària

Passes per fer la conversió a SEPA

2Convertir els

CCC en IBAN

3Facturar amb la nova norma

4 Emetre

mandats a nous socis

Actualitzar entitat bancària

1Caldrà anar a Arxiu / Taules de facturació / Entitats bancàries per a domiciliacions.

1. Introduir el nostre IBAN 2. Introduir la norma i format que

usarem

1Actualitzar

entitat bancària

1. Cal deixar en blanc el camp País si ens volem referir a Espanya. 2. Per defecte, indicarem el format XML. Només posarem TXT si el banc ens ho indica expressament.3. Si el banc ens imposa uns dies de marge entre que gravem la remesa i es fan efectius els càrrecs, ho indicarem a Dies Marge de Cobrament.

Recordatori per evitar errors comuns

Com sé quina norma usar? Caldrà que ens ho digui el banc. El més habitual és la 19.14 (CORE) o 19.15 (COR1).

Quin format indico? Com hem vist, per defecte posem XML.

Quins dies de marge poso? Alguns bancs obliguen a deixar un marge de temps entre la data de l’arxiu de remesa i la data en què cal fer efectius els càrrecs. Aquesta segona data és la que indiquem a Data de facturació quan fem el Procés de facturació.Si sabem que el nostre banc ens imposa un marge, l’indicarem al camp Dies Marge cobrament perquè, així, al fer la facturació, el programa evitarà que posem un marge inferior. De nou, si existeix aquest marge, cal que ens ho indiqui el banc.

Preguntes freqüents

1 2Convertir els CCC en IBAN

Convertir CCC a IBAN

Caldrà anar a Processos/Processos per canvi de versió/Omplir BIC i IBAN a partir de CCC. 1. Imprimir el llistat d’errors.2. Confirmar els CCC dels socis que

apareguin al llistat d’errors.

1. En condicions normals, deixarem les opcions que el programa ens proposa per defecte, inclosa la data 31/10/2009. Es tracta d’una data acordada per marcar amb ella les autoritzacions de domiciliació anteriors a la migració a SEPA.

2. Quan s’acabi el procés de conversió, s’obrirà una finestra per emetre el llistat d’errors: caldrà que l’imprimim o fem Vista Preliminar per conèixer i revisar els possibles errors detectats.

Recordatori per evitar errors comuns

Què és el llistat d’errors? El llistat d’errors serveix per advertir-nos sobre aquells CCC dels nostres socis que poden ser erronis, normalment per provenir de bancs o caixes ja desapareguts.

El meu soci em diu que el CCC és correcte però el programa me’l detecta com a error. Per què? El programa de Socis es basa en el llistat oficial d’entitats bancàries del Banc d’Espanya. Per tant, detecta com a error tots els CCC que provenen d’entitats de baixa. Ara bé, alguns bancs (com ara el 0030 – Banesto) han mantingut la mateixa numeració als seus CCC malgrat haver estat absorbits per altres bancs. Per tant, malgrat que el programa el detecti com a error, si el soci ens garanteix que el CCC és correcte, només caldrà que ignorem l’avís.

Els errors quedaran exclosos de la facturació? NO! El llistat d’errors actua únicament com a avís: el programa no exclou de la facturació els possibles errors que detecti. Per tant, si volem excloure algun d’aquests “errors” caldrà que ho fem manualment.

Preguntes freqüents

1Facturar amb la nova norma

El procés de facturació no ha canviat: caldrà únicament assegurar-nos que la norma que s’indica és la que volem fer servir.

3Facturar amb

la nova norma

1. Quan hem definit l’entitat bancària per a domiciliacions, hem indicat la norma que usarem per defecte. Al Procés de facturació, el programa ens la proposarà automàticament tot i que ens permetrà modificar-la.

2. Recordeu que, com sempre, convé fer abans una previsió de facturació, per assegurar-nos que tot és correcte.

Recordatori per evitar errors comuns

Després de facturar, el programa no em deixa gravar la remesa i em dóna error. Per què? Aquest missatge no té res a veure amb els CCC antics que el programa ens hagi indicat com a possibles errors al fer la conversió a IBAN. Aquests queden sempre incloses.

El que ens indica aquest missatge és que hi ha alguns socis amb dades incorrectes: normalment, IBAN incomplet o no disposen de referència de Mandat.

Quan acceptem, el programa ens permetrà imprimir el llistat d’errors per veure de què es tracta exactament. Per poder gravar la remesa, caldrà que detectem l’error i el corregim.

Preguntes freqüents

Si són errors d’IBAN, caldrà corregir-los manualment. Si manquen moltes referències de Mandat, el més ràpid pot ser passar de nou el procés de conversió i garantir que es marca l’autorització.

1Emetre mandats per als nous

socis

Els mandats corresponen a les antigues “ordres de pagament”. Són les autoritzacions que ens han de signar els nous socis per permetre’ns girar-los rebuts.Per imprimir-los des del programa, vegeu les instruccions del mòdul 3

3Facturar amb

la nova norma 4 Emetre

mandats a nous socis

Moltes gràcies per la vostra atenció!!

Per a qualsevol dubte o aclariment

suport@suport.org