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PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2020
1 de 32 Boulevard. Adolfo López Mateos 172, Col. Merced Gómez, Delegación. Benito Juárez, Ciudad de México, C. P. 03930
Tels. 52831500 - 52831515.
PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVISTICO
2020
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TABLA DE CONTENIDO
1. Marco de referencia. 3
2. Justificación. 8
3. Objetivos. 10
4. Planeación. 12
5. Administración del Programa. 20
6. Planificación de la gestión de riesgos. 22
7. Análisis Cuantitativo de los Riesgos y Mitigación de Riesgos.
25
8. Normatividad.
31
9. Glosario. 31
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MARCO DE REFERENCIA
Introducción
El Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA), es el instrumento de gestión de
corto, mediano y largo plazo que contempla las acciones a emprender a escala
institucional para la modernización y mejoramiento continuo de los servicios
documentales y archivísticos, estableciendo las estructuras normativas técnicas y
metodológicos para la implementación de estrategias encaminadas a mejorar el proceso
de organización y conservación documentales en las diferentes etapas de la gestión
documental.
Cabe señalar que el presente PADA, está basado en los Criterios para elaborar el
Programa Anual de Desarrollo Archivístico, con los elementos mínimos a presentar,
emitidos en agosto 2014, por el Archivo General de la Nación, el cual establece que una
vez identificada un área de oportunidad, se puede planificar el cambio y llevarse a cabo,
luego se verifica los resultados de la implementación de tal cambio y, consecuentemente,
lograr la mejora continua.
De conformidad con los artículos 23, 24, 25 y 28 de la Ley General de Archivos (LGA), el
Titular del Área Coordinadora de Archivos debe elaborar y presentar al Titular del Sujeto
Obligado el PADA, mismo que deberá ser publicado en los portales electrónicos de cada
institución.
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Antecedentes de la Comisión Reguladora de Energía
Uno de los mandatos de la reforma a la Ley del Servicio Público de Energía Eléctrica en
1992 fue la constitución de un órgano administrativo desconcentrado de la entonces
Secretaría de Energía, Minas e Industria Paraestatal, para resolver las cuestiones
derivadas de la interacción entre el sector público y el privado, producto de dicha reforma.
En consecuencia, la Comisión Reguladora de Energía (CRE), fue creada mediante Decreto
Presidencial publicado en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el 4 de octubre de 1993,
mismo que entró en vigor el 3 de enero de 1994, según lo dispuesto en el Artículo Primero
Transitorio de dicho Decreto.
Posteriormente, y seguido a la reforma estructural que se gestó en el sector gasista en
1994, el Poder Legislativo aprobó la Ley de la Comisión Reguladora de Energía, misma
que se publicó en el DOF el 31 de octubre de 1995 y que convirtió a la institución en un
órgano desconcentrado de la Secretaría de Energía (SENER) con autonomía técnica y
operativa y con atribuciones que previamente se encontraban dispersas en la SENER, la
Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) y la Secretaría de Economía (SE). Ello
permitió a la CRE tener la capacidad de implementar el marco regulatorio en los sectores
de gas y electricidad.
Trece años después, el viernes 28 de noviembre de 2008, se publicaron en el DOF los
diversos decretos que representaron los acuerdos alcanzados en el Congreso de la Unión
en torno a cómo debía modificarse el funcionamiento del sector energético y sus
instituciones. En particular, por lo que toca a las responsabilidades de la CRE, se
aprobaron: el Decreto por el que se reforman, adicionan y derogan diversas disposiciones
de la Ley de la Comisión Reguladora de Energía; el Decreto por el que se reforman y
adicionan diversas disposiciones de la Ley Reglamentaria del Artículo 27 Constitucional
en el Ramo del Petróleo, y el Decreto por el que se expide la Ley para el Aprovechamiento
de Energías Renovables y el Financiamiento de la Transición Energética. Estas reformas
fortalecieron a la CRE en cuanto a su naturaleza, estructura y funcionamiento, además
de que le confirieron mayores atribuciones para regular no sólo el sector de gas y de
electricidad, que ya tenía bajo su responsabilidad, sino también el desarrollo de otras
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actividades de la industria de los hidrocarburos, así como la generación con fuentes
renovables de energía.
El 11 de diciembre 2013, bajo mandato Presidencial, se aprobó la Reforma Energética,
misma que tuvo la finalidad de fortalecer el sistema energético de México y colocar al
país de forma competitiva en el panorama internacional energético. La Reforma, propuso
la actualización de los artículos 5, 27 y 28 de la Constitución Mexicana. Lo anterior se reflejó
primordialmente en la construcción de un nuevo marco regulatorio, sobre el cual recaen
la publicación de 21 leyes secundarias, 24 reglamentos y 1 ordenamiento. Estos cambios
dieron origen a un nuevo arreglo institucional que implicó la creación de un fondo y tres
instituciones, el fortalecimiento de los órganos reguladores y la transformación de las
empresas estatales de hidrocarburos y electricidad.
Posteriormente, con la publicación del decreto por el que se expide la Ley de los Órganos
Reguladores Coordinados en Materia Energética; se reforman, adicionan y derogan
diversas disposiciones de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal y, se
expide la Ley de la Agencia Nacional de Seguridad Industrial y de Protección al Medio
Ambiente del Sector Hidrocarburos publicado en el Diario Oficial de la Federación el 11 de
agosto de 2014, la CRE ha iniciado un proceso de constante evolución tanto orgánica
como funcionalmente, situación que ha derivado en reformas al Reglamento Interior de
la CRE, cuya última modificación fue publicada el 11 de abril de 2019 en el Diario Oficial de
la Federación y que en este momento se encuentra en proceso de modificación para
poder cumplir en su totalidad con las atribuciones de este innovador marco normativo
energético.
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Situación de los archivos de la Comisión Reguladora de Energía
Las principales áreas productoras de documentación en la CRE, son las áreas sustantivas;
que son aquellas encargadas de administrar los permisos que en materia de
hidrocarburos y electricidad expide la CRE. Una de las características más importantes
que incide en la explosión documental al interior, es la vigencia de los permisos, que
puede alcanzar los treinta años con la posibilidad de su renovación por el mismo periodo.
Por otra parte, una de las obligaciones de los permisionarios es la de informar
periódicamente sobre el desarrollo de sus actividades a la CRE, lo que propicia un
crecimiento constante y considerable de documentos de archivo en soporte papel y más
recientemente, en soporte electrónico.
Adicionalmente, el relevante papel que ha tomado la Comisión Reguladora de Energía
en el mercado de energéticos, así como de la regulación y cumplimiento de la
normatividad en la materia, aumentan progresivamente la generación de documentos
dentro de este Órgano Regulador Coordinado.
Las actividades de organización, registro y custodia de archivos de trámite son
responsabilidad de cada una de las unidades administrativas, quienes designan a sus
responsables de archivo de trámite. El personal designado requiere de capacitación
periódica, con la finalidad de sensibilizar y homologar los procesos en materia de archivos.
En cuanto al espacio físico, en la anterior sede de la CRE había importantes carencias para
destinar espacios seguros para la conservación de archivos. Con el cambio de inmueble
de la CRE en 2016, se designaron espacios exprofeso para los archivos de trámite, donde
se permite a cada una de las áreas administrativas gestionar su documentación activa.
Por otro lado, se destinó un espacio para resguardo del archivo de concentración, alejado
de condiciones que podrían poner en riesgo la documentación como la humedad,
temperatura y otros factores inherentes. Este espacio aloja también el “Registro Público”
en donde se resguardan los títulos de permisos, actas, acuerdos, y resoluciones emitidas
por el Órgano de Gobierno; estos se encuentran en el piso 6 del inmueble permitiendo
que se tenga un control más preciso del espacio y de la documentación. Sin embargo,
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también es un espacio que alberga archivos de trámite, ya que los espacios destinados
originalmente a ello en cada una de las áreas, fueron insuficientes.
Es importante considerar los avances que la CRE ha logrado en materia de tecnologías
de la información, para comprender las características de los expedientes que se generan
y alimentan día con día. Ejemplo de ello es la plataforma para el control de gestión de los
procesos sustantivos (KMIS), así como la implementación de la Oficialía de Partes
Electrónica (OPE), herramienta tecnológica, instrumentada por medio de un portal de
internet, permite a las personas legalmente acreditadas enviar promociones electrónicas
y, a la CRE, realizar actuaciones electrónicas relacionadas con los trámites de la Comisión.
A pesar de que estas herramientas tienen sus propios controles para la identificación y
resguardo de los documentos de archivo electrónico y documentos de archivo
digitalizados, el PADA busca propiciar su debida organización conforme a la
normatividad archivística vigente y lograr en el mediano plazo la homogeneización en la
identificación de expedientes físicos y electrónicos, así como la constitución de un
Sistema Institucional de Archivos (SIA) armónico.
El SIA de conformidad con el artículo 20 de la Ley General de Archivos, es el conjunto de
registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que
desarrolla cada sujeto obligado, y sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los
procesos de gestión documental.
La misma Ley, señala en su artículo 21, la manera en que este Sistema deberá estar
integrado:
I.- Un área Coordinadora de Archivos, y
II.- Las áreas operativas
a) De correspondencia,
b) Archivo de Trámite, por área o unidad;
c) Archivo de concentración, y
d) Archivo histórico, en su caso.
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JUSTIFICACIÓN
Para desarrollar el modelo de gestión documental inserto en el SIA, de conformidad con
el artículo 20 de la LGA, se tiene la necesidad de implementar estrategias que se aseguren
la aplicación y homologación de los procesos técnico-archivísticos, desde la producción
de un documento en un archivo de trámite, pasando por su conservación precautoria en
un archivo de concentración, hasta su conservación permanente en un archivo histórico,
de ser el caso, con lo cual se contribuye el ejercicio del derecho de acceso a la información.
Es así que el PADA, se convierte en la herramienta para conducir a la solución de la
problemática planteada: reforzar el control y la sistematización de los archivos de la CRE,
a través de la determinación de acciones concretas, con estrategias, subprocesos o
actividades que de forma integral permitan la consecución de los objetivos de este
programa y las finalidades específicas de cada una de las acciones planteadas, con los
procesos y métodos archivísticos que garanticen la actualización y mejora continua de
los servicios de archivo.
Mediante el PADA, se proyecta un impacto a corto y mediano plazo –no todas las
actividades podrán ser concluidas en un ejercicio- con la implementación del Sistema
Institucional de Archivos, incluyendo el diagnóstico del análisis de la automatización
gradual de los procesos archivísticos, ya que ello deberá estar armonizado con los
cambios que se requieran en los sistemas existentes que administran las bases de datos.
Contar con un Programa para la actualización y mejora continua de los servicios
documentales y archivísticos en la CRE se pretende obtener los siguientes beneficios:
Facilitar la gestión administrativa.
Fomentar la obligación de documentar toda decisión y actividad gubernamental.
Permitir el control de la producción y flujo de los documentos, evitando así la
explosión documental innecesaria.
Apoyar a la operación de los procesos sustantivos y adjetivos.
Favorecer la administración de los documentos generados por cada área, los
cuales registran el ejercicio de las atribuciones y/o funciones de las mismas.
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Fomentar la obligación de integrar adecuada y continuamente los documentos
de archivo en expedientes (obligación de contar con un archivo al día:
actualizado).
Asegurar información de calidad (expedientes o asuntos completos y
sustanciales).
Facilitar la toma de decisiones y/o coadyuva con el modelo de información.
Dar sustento (evidencias documentales) a las acciones del sistema de control
Interno Institucional.
Favorecer el cumplimiento al principio de acceso a la información, mejorando la
transparencia, rendición de cuentas, y las auditorias.
Coadyuvar en la gestión de los planes y proyectos institucionales con sustentos
documentales.
Ayudar a reducir los tiempos de respuesta de solicitudes de información y
coadyuva a disminuir las respuestas por inexistencia de información.
Apoyar en el control de acceso restringido a la información reservada y
confidencial.
Coadyuvar a la protección de datos personales
Coadyuvar a la descripción de los documentos y/o expedientes generados.
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OBJETIVOS
General
Establecer las bases para la sistematización de los procesos archivísticos, resguardando y
vigilando que los documentos cumplan con su ciclo vital a través de un modelo de
gestión documental en apego a la normatividad y estándares en la materia, para contar
con información útil, oportuna y expedita.
Específicos
1) Cumplir con las disposiciones de la Ley General de Archivos, así como a los
Lineamientos e instructivos emitidos por el Archivo General de la Nación, de
conformidad con lo señalado en el artículo Tercero Transitorio de la Ley , y en su
caso, la Secretaría de la Función Pública y el Instituto Nacional de Transparencia,
Acceso a la Información y Protección de Datos Personales; así como aquellas
emitidas por el Sistema Nacional de Transparencia y las mejoras prácticas
archivísticas que aseguren homogeneidad en los procesos archivísticos dentro de
la CRE.
2) Capacitar al personal responsable de la gestión documental y administración de
archivos en las áreas administrativas y sustantivas, así como del área coordinadora
de archivos.
3) Conocer el estado en que se encuentra el archivo de concentración; identificar, y
depurar la documentación, que se encuentra bajo resguardo en el archivo de
concentración, por parte de las áreas sustantivas y administrativas,
4) Homologar la identificación de documentación de comprobación inmediata en
los archivos de trámite de las unidades administrativas y sustantivas de la
Comisión.
5) Obtener y mantener archivos de trámite y de concentración debidamente
organizados y sistematizados, para garantizar la transparencia y la redición de
cuentas, a través del SIA y el ciclo vital de los documentos.
6) Actualizar los instrumentos de control y consulta archivística, Cuadro General de
Clasificación Archivística, Catalogo de Disposición Documental y Guía simple de
archivos, de acuerdo a los criterios que establezca el Archivo General de la Nación.
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7) Establecer la normatividad institucional en la materia, con la finalidad de
homologar los procesos archivísticos implementados en las áreas administrativas
y sustantivas en la gestión documental en la CRE.
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PLANEACIÓN
Para el pleno desarrollo del Programa Anual de Disposición Documental de la Comisión,
se han establecido 3 ejes temáticos, de los cuales, surgen las actividades específicas que
coadyuvan al cumplimiento de los objetivos, así como a la normatividad en la materia.
Estos ejes son:
Requisitos
Con la finalidad de dar cumplimiento a los objetivos específicos de del Programa, se
establecen una serie de acciones para el mejoramiento del control archivístico y la
ejecución de las actividades contempladas.
Actividades específicas para el cumplimiento del PADA 2020
N° Actividades Requisitos y/o
insumos Responsable y/o
actores
1
Designación del Titular del Área Coordinadora de Archivos de la Comisión Reguladora de Energía.
Oficio de Designación
Comisionado Presidente de la Comisión Reguladora de Energía.
2
Informar la designación del Titular del Área Coordinadora de Archivos al Archivo General de la Nación (AGN).
Acuse de Recepción del Archivo General de la Nación (AGN)
Titular del Área Coordinadora de Archivos.
Eje normativo.
Eje Administrativo Eje Operativo
Observancia de la Ley General de
Archivos.
Pleaneación y desarrollo de
acciones encaminadas a la
mejora de procesos archivisticos.
Ejecución de la planeación
encaminada a la mejora continua.
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Actividades específicas para el cumplimiento del PADA 2020
N° Actividades Requisitos y/o
insumos Responsable y/o
actores
3
Elaborar y publicar el informe de cumplimento del Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2019.
Captura de pantalla con la publicación del Informe 2019.
Titular del Área Coordinadora de Archivos.
4 Elaborar y publicar el Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2020.
Programa Anual de Desarrollo Archivístico firmado y liga electrónica de publicación.
Titular del Área Coordinadora de Archivos.
5
Solicitar designación de responsables de archivo de trámite de las áreas administrativas y sustantivas de la Comisión Reguladora de Energía.
Oficio de solicitud de designación.
Titular del Área Coordinadora de Archivos y Titulares de Unidad.
6 Establecimiento del Sistema Institucional de Archivos.
Oficio de nombramiento de responsables de archivo de trámite y designación de responsable del Archivo de Concentración.
Titular del Área Coordinadora de Archivos, Comisionado Presidente, Órgano de Gobierno, Secretario Ejecutivo y Titulares de Unidad.
7
Inscribir los archivos de la Comisión Reguladora de Energía ante el Registro Nacional de Archivos.
Captura de pantalla con el registro completo.
Titular del Área Coordinadora de Archivos.
8 Capacitar en materia archivística.
Convocatorias y/o Lista de Asistencia de Asesorías y/o Constancia de Acreditación.
Titular del Área Coordinadora de Archivos, Responsables de Archivos de Trámite y Dirección de Capital Humano.
9
Asistir y participar en las reuniones del Sector Energético en materia archivística
Convocatorias y/o Minutas.
Titular del Área Coordinadora de Archivos.
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Actividades específicas para el cumplimiento del PADA 2020
N° Actividades Requisitos y/o
insumos Responsable y/o
actores
10
Establecer el Grupo Interdisciplinario de la CRE, señalado en el artículo 50 de la Ley.
Oficio de convocatoria de formación del Grupo Interdisciplinario. Acta de Instalación del Grupo Interdisciplinario.
Titular del Área Coordinadora de Archivos y Titulares de Unidad.
11
Identificación y depuración del archivo de concentración de la Comisión Reguladora de Energía.
Acuerdo del Grupo Interdisciplinario para realizar actividades.
Responsable de archivo de concentración y responsable de archivo de trámite.
12
identificación de documentación de comprobación administrativa inmediata que generan las áreas administrativas y sustantivas, para su respectiva baja documental.
Acuerdo del Grupo interdisciplinario definiendo los documentos que conforman el listado de documentos de comprobación administrativa inmediata.
Titular del Área Coordinadora de Archivos, Responsable de Archivo de Concentración y Responsables de archivo de trámite de área operadora.
13
Asistir y participar en las reuniones para la actualización de los instrumentos de control archivísticos, de conformidad con los calendarios y comunicaciones establecidas por el Archivo General de la Nación.
Correos de convocatoria y minutas de las reuniones
Titular del Área Coordinadora de Archivos.
14
Actualizar los instrumentos de control y consulta archivística.
Proyecto de Guía Simple de Archivos, y Cuadro General de Clasificación Archivística, así como proyecto de Catálogo de Disposición Documental Actualizado.
Titular del Área Coordinadora de Archivos y Responsable de Archivo de Concentración.
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Para el cumplimiento de las actividades antes descritas, se necesita de la interacción de
los responsables, así como establecer el alcance de cada una de las acciones
Matriz de actividades y entregables del Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2020
Actividades
Entregable -----------------Alcance Act
ivid
ad
1
Act
ivid
ad
2
Act
ivid
ad
3
Act
ivid
ad
4
Act
ivid
ad
5
Act
ivid
ad
6
Act
ivid
ad
7
Act
ivid
ad
8
Act
ivid
ad
9
Act
ivid
ad
10
A
ctiv
ida
d 1
1 A
ctiv
ida
d 1
2 A
ctiv
ida
d 1
3 A
ctiv
ida
d 1
4
Producto 1 Oficio
Oficio de designación.
Producto 2 Acuse Acuse del oficio de
designación. Producto 3
Informe 2019 Elaborar el informe de cumplimento del Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2019.
Subproducto 3.1 Liga electrónica
Publicar el Informe 2019.
Producto 4
PADA 2020 Elaborar el Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2020. Subproducto 4.1
Liga electrónica Publicar el Programa 2020.
Producto 5
Oficio Oficio de designación de responsables de archivo de trámite.
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Actividades
Entregable -----------------Alcance A
ctiv
ida
d 1
A
ctiv
ida
d 2
A
ctiv
ida
d 3
A
ctiv
ida
d 4
A
ctiv
ida
d 5
A
ctiv
ida
d 6
A
ctiv
ida
d 7
A
ctiv
ida
d 8
A
ctiv
ida
d 9
A
ctiv
ida
d 1
0
Act
ivid
ad
11
Act
ivid
ad
12
Act
ivid
ad
13
Act
ivid
ad
14
Subproducto 5.1
Directorio Directorio de responsables de los archivos de trámite.
Producto 6
Oficio Establecimiento del Sistema Institucional de Archivos. ( informar al AGN). Producto 7
Captura de Pantalla
Comprobante del Registro en línea.
Producto 8
Convocatoria Capacitación de responsables de Archivo de Trámite. Producto 9
Minutas Asistir y participar en las reuniones del Sector Energético.
Producto 10
Oficio Establecer el Grupo Interdisciplinario de la CRE.
Subproducto 10.1 Bases de integración de
firmadas Actividades del Grupo
Interdisciplinario de la CRE.
Subproducto 10.2
Minutas Reuniones del Grupo Interdisciplinario de la CRE.
Producto 11 Listado de documentos identificados.
Trabajos de depuración del archivo de concentración.
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Actividades
Entregable -----------------Alcance A
ctiv
ida
d 1
A
ctiv
ida
d 2
A
ctiv
ida
d 3
A
ctiv
ida
d 4
A
ctiv
ida
d 5
A
ctiv
ida
d 6
A
ctiv
ida
d 7
A
ctiv
ida
d 8
A
ctiv
ida
d 9
A
ctiv
ida
d 1
0
Act
ivid
ad
11
Act
ivid
ad
12
Act
ivid
ad
13
Act
ivid
ad
14
Subproducto 11.1
Listado de documentos identificados.
Identificación de documentación de comprobación inmediata del archivo de concentración.
Producto 12 Acuerdo del
Grupo Interdisciplinario
Identificación de documentación de comprobación inmediata.
Producto 13
Minutas Participar en las reuniones para la actualización de los instrumentos archivísticos (AGN). Producto 14
Proyecto de Cuadro de
Clasificación Actualizar los instrumentos
de control y consulta archivística. Subproducto 14.1 Proyecto Guía
simple de archivo
Actualizar Guía simple de Archivos,
Subproducto 14.2 Proyecto de Catálogo de Disposición Documental
Actualizar el Catálogo de Disposición Documental.
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Cronograma de Actividades
Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA) 2020
N° Actividad Meses
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Designación del Titular del Área Coordinadora de Archivos de la Comisión Reguladora de Energía.
2 Informar la designación del Titular del Área Coordinadora de Archivos al Archivo General de la Nación (AGN).
3 Elaborar y publicar el informe de cumplimento del Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2019.
4 Elaborar y publicar el Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2020.
5
Solicitar designación de responsables de archivo de trámite de las áreas administrativas y sustantivas de la Comisión Reguladora de Energía.
6 Establecimiento del Sistema Institucional de Archivos.
7 Inscribir los archivos de la Comisión Reguladora de Energía ante el Registro Nacional de Archivos.
8 Capacitar en materia archivística.
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PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2020
19 de 32 Boulevard. Adolfo López Mateos 172, Col. Merced Gómez, Delegación. Benito Juárez, Ciudad de México, C. P. 03930
Tels. 52831500 - 52831515.
N° Actividad Meses
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
9 Asistir y participar en las reuniones del Sector Energético en materia archivística
10 Establecer el Grupo Interdisciplinario de la CRE, señalado en el artículo 50 de la Ley.
11 Identificación y depuración del archivo de concentración de la Comisión Reguladora de Energía.
12
Identificación de documentación de comprobación inmediata que generan las áreas administrativas y sustantivas, para su respectiva baja documental.
13
Asistir y participar en las reuniones para la actualización de los instrumentos de control archivísticos, de conformidad con los calendarios y comunicaciones establecidas por el Archivo General de la Nación.
14
Actualizar los instrumentos de control y consulta archivística.
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN
ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS
PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2020
20 de 32 Boulevard. Adolfo López Mateos 172, Col. Merced Gómez, Delegación. Benito Juárez, Ciudad de México, C. P. 03930
Tels. 52831500 - 52831515.
ADMINISTRACIÓN DEL PROGRAMA
El PADA será elaborado anualmente conforme al Artículo 23 de la Ley General de
Archivos, mismo que debe ser publicado en la página de internet de la Comisión
Reguladora de Energía.
Comunicaciones
Las comunicaciones para el cumplimiento de las actividades descritas en el presente
Programa, se realizará como se muestra:
Con la finalidad de documentar las comunicaciones para el cumplimiento del PADA
2020:
Componente del SIA
Información generada
Intercambio de información con:
Medio de intercambio
Titular del Sujeto Obligado
Objetivos y políticas institucionales.
Área coordinadora de archivos.
Políticas y Lineamientos.
E-mail. Reuniones.
Titular del Área Coordinadora de Archivos
Titular del Sujeto
Obligado.
Responsable del Archivo de Concentración
Responsable de archivo de
Correspondencia
Responsables de Archivo de Tramite de las áreas de la
CRE.
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN
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PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2020
21 de 32 Boulevard. Adolfo López Mateos 172, Col. Merced Gómez, Delegación. Benito Juárez, Ciudad de México, C. P. 03930
Tels. 52831500 - 52831515.
Componente del SIA
Información generada
Intercambio de información con:
Medio de intercambio
Titular del Área Coordinadora de Archivos
Planeación, Comunica objetivos y políticas.
Archivo de concentración Responsables de archivos de trámite Colaboradores.
Planes y Programas.
Procesos Archivísticos.
E-mail. Reuniones.
Titular del Área Coordinadora de Archivos y Responsable del Archivo de concentración
Capacitación e Informes.
Responsables de archivos de trámite, Responsable de archivo de correspondencia.
Planes y Programas.
Procesos Archivísticos.
E-mail. Reuniones.
Responsables de Archivo de trámite
Transferencias primarias y secundarias.
Responsable del archivo de concentración y otros colaboradores.
Planes y Programas.
Procesos Archivísticos.
E mail. Reuniones.
Reporte de avances
El Área Coordinadora de Archivos elaborará un informe anual de actividades, al finalizar
el ejercicio, mismo que será publicado en la página electrónica del Órgano Regulador en
Materia Energética.
Control de cambios
El presente PADA podrá ser modificado cuando sea necesario. En este caso, el Titular del
Área Coordinadora de Archivos recibirá la solicitud de cambio, la analizará y determinará
el alcance; evaluará los requisitos y los recursos implicados, lo comunicará con las áreas
involucradas para aceptar o rechazar el cambio propuesto e informará de la acción
tomada al Titular del Sujeto Obligado.
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN
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PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2020
22 de 32 Boulevard. Adolfo López Mateos 172, Col. Merced Gómez, Delegación. Benito Juárez, Ciudad de México, C. P. 03930
Tels. 52831500 - 52831515.
PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE RIESGOS
Identificación de Riesgos
N° Actividades Riesgos Factores de Riesgo
1
Designación del Titular del Área Coordinadora de Archivos de la Comisión Reguladora de Energía.
Incumplimiento a la Ley General de Archivos Falta de designación del Titular del Área Coordinadora de Archivos.
1. Inexistencia de la función en el reglamento interno de la CRE.
2. Carencia de funciones.
2
Informar la designación del Titular del Área Coordinadora de Archivos al Archivo General de la Nación (AGN).
Falta de designación y notificación al Archivo General de la Nación del Titular del Área Coordinadora de Archivos.
1. Omisión en la notificación de la designación del Titular del Área Coordinadora de Archivos.
2. Pérdida de documentación.
3
Elaborar y publicar el informe de cumplimento del Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2019.
Falta de claridad en las actividades realizadas en materia archivística en 2019, y sin publicación para su difusión.
1. Falta de designación del Titular del Área Coordinadora de Archivos.
2. Sin espacio en la página de internet de la Comisión.
4
Elaborar y publicar el Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2020.
Falta de directrices y estrategias en materia archivística que impiden elaborar y publicar el PADA para el ejercicio 2020.
1. Falta de designación del Titular del Área Coordinadora de Archivos.
2. Desconocimiento de la Ley General de Archivos.
3. Alta Rotación de personal, que impida la elaboración del PADA.
4. No contar con espacio en la página de internet.
5
Solicitar designación de responsables de archivo de trámite de las áreas administrativas y sustantivas de la Comisión Reguladora de Energía.
Falta de designación de responsables de archivo de trámite por parte de las áreas administrativas y sustantivas de la Comisión.
1. Alta rotación de personal que impida tener designaciones oportunas de los archivos de trámite.
2. Desconocimiento de la Ley General de Archivos.
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PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2020
23 de 32 Boulevard. Adolfo López Mateos 172, Col. Merced Gómez, Delegación. Benito Juárez, Ciudad de México, C. P. 03930
Tels. 52831500 - 52831515.
N° Actividades Riesgos Factores de Riesgo
6 Establecimiento del Sistema Institucional de Archivos.
Falta de establecimiento del Sistema Institucional de Archivos
1. Falta de designación del Titular del Área Coordinadora de Archivos.
2. Desconocimiento de la Ley General de Archivos. 3.- No contar con los responsables de archivo de trámite.
7
Inscribir los archivos de la Comisión Reguladora de Energía ante el Registro Nacional de Archivos.
Registro Nacional de Archivos sin registros por parte de la Comisión Reguladora de Energía.
1. Expedientes mal integrados
2. Desconocimiento de los procesos de control archivístico.
3. Falta de interés en la identificación y clasificación de los expedientes.
8 Capacitar en materia archivística.
Falta de capacitación en materia archivística
1. Alta Rotación de Personal
2. Personal con conocimientos desactualizados sobre materia archivística.
3. Falta de control en la generación de expedientes.
4. Expedientes en archivo de trámite mal integrados, así como saturación del archivo de trámite de las áreas.
9
Asistir y participar en las reuniones del Sector Energético en materia archivística
Falta de seguimiento y desconocimiento del responsable de archivos de la Comisión Reguladora de Energía, de los acuerdos celebrados en materia archivística, por parte del Sector energético.
1. Falta de designación del Titular del Área Coordinadora de Archivos.
2. Alta Rotación de personal.
3. Aplazamiento de reuniones por condiciones ajenas a la Institución.
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24 de 32 Boulevard. Adolfo López Mateos 172, Col. Merced Gómez, Delegación. Benito Juárez, Ciudad de México, C. P. 03930
Tels. 52831500 - 52831515.
N° Actividades Riesgos Factores de Riesgo
10
Establecer el Grupo Interdisciplinario de la CRE, señalado en el artículo 50 de la Ley.
Falta del establecimiento del grupo interdisciplinario de la CRE.
1. Omisión de designación por parte de las unidades administrativas para la conformación del grupo.
2. Alta Rotación de personal.
11
Identificación y depuración del archivo de concentración de la Comisión Reguladora de Energía.
Falta de identificación y depuración del archivo de concentración de la Comisión Reguladora de Energía
1. Alta Rotación de Personal, que impide que tengan los conocimientos necesarios sobre materia archivística.
2. Implementación inadecuada de controles archivísticos.
3. Archivo mal identificado y clasificado.
4. Sobresaturación del espacio del archivo de concentración, así como incumplimiento en el ciclo vital de los documentos
12
Identificación de documentación de comprobación inmediata que generan las áreas administrativas y sustantivas, para su respectiva baja documental.
Falta de identificación de documentación de comprobación inmediata que generan las áreas administrativas y sustantivas, para su respectiva baja documental.
1. Personal con conocimientos desactualizados sobre materia archivística.
2. Falta de aplicación de los controles en la generación de expedientes.
3. Implementación inadecuada de los controles archivísticos
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25 de 32 Boulevard. Adolfo López Mateos 172, Col. Merced Gómez, Delegación. Benito Juárez, Ciudad de México, C. P. 03930
Tels. 52831500 - 52831515.
N° Actividades Riesgos Factores de Riesgo
13
Asistir y participar en las reuniones para la actualización de los instrumentos de control archivísticos, de conformidad con los calendarios y comunicaciones establecidas por el Archivo General de la Nación.
Falta de seguimiento por parte del encargado de archivos de la Comisión Reguladora de Energía, en la actualización de documentos de control y resguardo archivístico conforme a lo señalado por el AGN.
1. Falta de designación del Titular del Área Coordinadora de Archivos.
2. Alta Rotación de personal.
3. Aplazamiento de reuniones por condiciones ajenas a la Institución.
14 Actualizar los instrumentos de control y consulta archivística.
Instrumentos de identificación y control archivístico desactualizados.
1. Personal con conocimientos desactualizados sobre materia archivística.
2. Falta de control en la generación de expedientes.
3. Implementación inadecuada de los controles archivísticos
ANÁLISIS CUANTITATIVO DE LOS RIESGOS Y MITIGACIÓN DE RIESGOS
Actividad 1: Designación del Titular del Área Coordinadora de Archivos de la Comisión
Reguladora de Energía. Riesgo: Falta de Designación del Titular del Área Coordinadora de Archivos e Incumplimiento a la Ley General de Archivos.
Probabilidad de Ocurrencia
Grado de Impacto
Nivel de decisión del
Riesgo
Clasificación del Riesgo
Estrategia para Administrar el
Riesgo
20% 80% Estratégico Legal Reducir el Riesgo
Acciones para mitigar el riesgo.
Informar e involucrar a los mandos superiores del Órgano Regulador de la importancia del cumplimiento de la LGA.
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26 de 32 Boulevard. Adolfo López Mateos 172, Col. Merced Gómez, Delegación. Benito Juárez, Ciudad de México, C. P. 03930
Tels. 52831500 - 52831515.
Actividad 2: Informar la designación del Titular del Área Coordinadora de Archivos al Archivo
General de la Nación (AGN)
Riego: Falta de designación y notificación al Archivo General de la Nación del Titular del Área Coordinadora de Archivos.
Probabilidad de Ocurrencia
Grado de Impacto
Nivel de decisión del
Riesgo
Clasificación del Riesgo
Estrategia para Administrar el
Riesgo
10% 80% Operativo Administrativo Reducir el Riesgo
Acciones para mitigar el riesgo.
Informar e involucrar a los mandos superiores del Órgano Regulador de la importancia del cumplimiento de la Ley General de Archivos, así como comprobar que la designación sea informada al Archivo General de la Nación.
Actividad 3: Elaborar y Publicar el informe de cumplimento del Programa Anual de Desarrollo
Archivístico 2019.
Riesgo: Falta de claridad en las actividades realizadas en materia archivística en 2019, y sin publicación para su difusión.
Probabilidad de Ocurrencia
Grado de Impacto
Nivel de decisión del
Riesgo
Clasificación del Riesgo
Estrategia para Administrar el
Riesgo
20% 70% Operativo Administrativo Reducir el Riesgo
Acciones para mitigar el riesgo.
Verificar que una vez aprobado el Informe Anual de actividades, se publique en el Portal de la Comisión.
Actividad 4: Elaborar y Publicar el Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2020.
Riego: Falta de directrices y estrategias en materia archivística que impiden elaborar y publicar el PADA para el ejercicio 2020.
Probabilidad de Ocurrencia
Grado de Impacto
Nivel de decisión del
Riesgo
Clasificación del Riesgo
Estrategia para Administrar el
Riesgo
30% 90% Operativo Administrativo Reducir el Riesgo
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27 de 32 Boulevard. Adolfo López Mateos 172, Col. Merced Gómez, Delegación. Benito Juárez, Ciudad de México, C. P. 03930
Tels. 52831500 - 52831515.
Acciones para mitigar el riesgo.
1.- Elaborar un cronograma de actividades para la Elaboración y Publicación del Programa Anual. 2.- Verificar que una vez aprobado el Programa Anual, se publique en el Portal de la Comisión.
Actividad 5: Solicitar designación de responsables de archivo de trámite de las áreas
administrativas y sustantivas de la Comisión Reguladora de Energía. Riesgo: Falta de designación de responsables de archivo de trámite por parte de las áreas administrativas y sustantivas de la Comisión.
Probabilidad de Ocurrencia
Grado de Impacto
Nivel de decisión del
Riesgo
Clasificación del Riesgo
Estrategia para Administrar el
Riesgo
60% 80% Directivo Administrativo Reducir el Riesgo
Acciones para mitigar el riesgo.
1.- Solicitar a los Titulares de cada unidad, la designación de los responsables de archivos. 2.- Actualizar de manera trimestral el directorio de Responsables de Archivo de Trámite de las áreas de la CRE.
Actividad 6: Establecimiento del Sistema Institucional de Archivos.
Riesgo: Falta de Establecimiento del Sistema Institucional de Archivos.
Probabilidad de Ocurrencia
Grado de Impacto
Nivel de decisión del
Riesgo
Clasificación del Riesgo
Estrategia para Administrar el
Riesgo
20% 80% Directivo Administrativo Reducir el Riesgo
Acciones para mitigar el riesgo
1.- Informar e involucrar a los mandos superiores del Órgano Regulador de la importancia del cumplimiento de la Ley General de Archivos y de la designación del Titular del Área Coordinadora de Archivos. 2.- Solicitar a los Titulares de cada unidad, la designación de los responsables de archivos. 3.-Comprobar que una vez designado el Titular del Área Coordinadora de Archivos y los
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28 de 32 Boulevard. Adolfo López Mateos 172, Col. Merced Gómez, Delegación. Benito Juárez, Ciudad de México, C. P. 03930
Tels. 52831500 - 52831515.
responsables de archivo de trámite de las áreas sustantivas y administrativas, se informe de la conformación al AGN.
Actividad 7:
Inscribir los archivos de la Comisión Reguladora de Energía ante el Registro Nacional de Archivos.
Riesgo: Registro Nacional de Archivos sin registros por parte de la Comisión Reguladora de Energía.
Probabilidad de Ocurrencia
Grado de Impacto
Nivel de decisión del
Riesgo
Clasificación del Riesgo
Estrategia para Administrar el
Riesgo
50% 80% Operativo Administrativo Reducir el Riesgo
Acciones para mitigar el riesgo.
Capacitar a los responsables de archivo sobre la implementación de controles archivísticos.
Actividad 8: Capacitar en materia archivística.
Riesgo: Falta de capacitación en materia archivística
Probabilidad de Ocurrencia
Grado de Impacto
Nivel de decisión del
Riesgo
Clasificación del Riesgo
Estrategia para Administrar el
Riesgo
60% 70% Operativo Administrativo Reducir el Riesgo
Acciones para mitigar el riesgo.
Capacitar a los responsables de archivo de trámite de las áreas administrativas y sustantivas de la Comisión.
Actividad 9: Asistir y participar en las reuniones del Sector Energético en materia archivística.
Riesgo: Falta de seguimiento y desconocimiento del responsable de archivos de la Comisión Reguladora de Energía, de los acuerdos celebrados en materia archivística, por parte del Sector energético.
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29 de 32 Boulevard. Adolfo López Mateos 172, Col. Merced Gómez, Delegación. Benito Juárez, Ciudad de México, C. P. 03930
Tels. 52831500 - 52831515.
Probabilidad de Ocurrencia
Grado de Impacto
Nivel de decisión del
Riesgo
Clasificación del Riesgo
Estrategia para Administrar el
Riesgo
20% 60% Estratégico Administrativo Reducir el Riesgo
Acciones para mitigar el riesgo.
1.- Mantener comunicación con los coordinadores de Archivo de las instituciones que conforman el Sector Energético. 2.- Informar los acuerdos celebrados en las reuniones con el Sector Energético, al Titular del Área Coordinadora de Archivos.
Actividad 10: Establecer el Grupo Interdisciplinario de la CRE, señalado en el artículo 50 de la
Ley.
Riesgo: Falta del establecimiento del grupo interdisciplinario de la CRE.
Probabilidad de Ocurrencia
Grado de Impacto
Nivel de decisión del
Riesgo
Clasificación del Riesgo
Estrategia para Administrar el
Riesgo
20% 70% Directivo Administrativo Reducir el Riesgo
Acciones para mitigar el riesgo.
Emitir la solicitud para la conformación del Grupo Interdisciplinario de la Comisión Reguladora de Energía.
Actividad 11: Identificación y depuración del archivo de concentración de la Comisión
Reguladora de Energía.
Riesgo: Falta de identificación y depuración del archivo de concentración de la Comisión Reguladora de Energía.
Probabilidad de Ocurrencia
Grado de Impacto
Nivel de decisión del
Riesgo
Clasificación del Riesgo
Estrategia para Administrar el
Riesgo
40% 80% Operativo Administrativo Reducir el Riesgo
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN
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30 de 32 Boulevard. Adolfo López Mateos 172, Col. Merced Gómez, Delegación. Benito Juárez, Ciudad de México, C. P. 03930
Tels. 52831500 - 52831515.
Acciones para mitigar el riesgo.
Impulsar con el Grupo Interdisciplinario los acuerdos de seguimiento sobre la documentación que se resguarda en el archivo de concentración y cuyo ciclo vital, ya ha concluido, conforme a los documentos de control archivístico vigentes.
Actividad 12: Identificación de documentación de comprobación inmediata que generan las
áreas administrativas y sustantivas, para su respectiva baja documental.
Riesgo: Falta de identificación de documentación de comprobación inmediata que generan las áreas administrativas y sustantivas, para su respectiva baja documental.
Probabilidad de Ocurrencia
Grado de Impacto
Nivel de decisión del
Riesgo
Clasificación del Riesgo
Estrategia para Administrar el
Riesgo
40% 80% Operativo Administrativo Reducir el Riesgo
Acciones para mitigar el riesgo.
1.- Capacitar a los responsables de archivo de trámite de las áreas administrativas y sustantivas de la Comisión. 2.- Involucrar a los responsables de archivo de trámite de las áreas administrativas y sustantivas de la CRE, en la creación de los documentos de control archivístico. 3.- Capacitar a los responsables de archivo sobre la implementación de controles archivísticos.
Actividad 13: Asistir y participar en las reuniones para la actualización de los instrumentos de
control archivísticos, de conformidad con los calendarios y comunicaciones establecidas por el Archivo General de la Nación.
Riesgo: Falta de seguimiento por parte del encargado de archivos de la Comisión Reguladora de Energía, en la actualización de documentos de control y resguardo archivístico conforme a lo señalado por el AGN.
Probabilidad de Ocurrencia
Grado de Impacto
Nivel de decisión del
Riesgo
Clasificación del Riesgo
Estrategia para Administrar el
Riesgo
20% 60% Estratégico Administrativo Reducir el Riesgo
Acciones para mitigar el riesgo.
1.- Vigilar el calendario de reuniones que publica el Archivo General de la Nación. 2.- Informar los acuerdos celebrados en las reuniones con el Archivo General de la Nación, al Titular del Área Coordinadora de Archivos.
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31 de 32 Boulevard. Adolfo López Mateos 172, Col. Merced Gómez, Delegación. Benito Juárez, Ciudad de México, C. P. 03930
Tels. 52831500 - 52831515.
Actividad 14: Actualizar los instrumentos de control y consulta archivística.
Riesgo: Instrumentos de identificación y control archivístico desactualizados.
Probabilidad de Ocurrencia
Grado de Impacto
Nivel de decisión del
Riesgo
Clasificación del Riesgo
Estrategia para Administrar el
Riesgo
10% 70% Operativo Administrativo Reducir el Riesgo
Acciones para mitigar el riesgo.
1.- Asistir a las reuniones que encabeza el AGN, en cumplimiento de la LGA. 2.- Asistir a las reuniones del Sector Energético, en materia archivística. 3.- Capacitar a los responsables de archivo de trámite de las áreas administrativas y sustantivas de la Comisión, así como al responsable de Archivo de Concentración. 4.- Involucrar a los responsables de archivo de trámite de las áreas administrativas y sustantivas de la CRE, en la creación de los documentos de control archivístico.
NORMATIVIDAD
Ley General de Archivo (DOF 15-06-2018) Acuerdo del Consejo del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la
Información Pública y Protección de Datos Personales, por lo que se aprueban los Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos (DOF 04-05-2016)
Criterios para elaborar el Programa Anual de Desarrollo Archivístico, emitidos por el Archivo General de la Nación, Primera edición, México, 2015.
GLOSARIO DE TÉRMINOS
DOF Diario Oficial de la Federación
SE Secretaría de Energía
CRE Comisión Reguladora de Energía
SENER Secretaría de Energía
SHCP Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
CADIDO Catálogo de Disposición Documental
CGCA Cuadro General de Clasificación Archivística
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32 de 32 Boulevard. Adolfo López Mateos 172, Col. Merced Gómez, Delegación. Benito Juárez, Ciudad de México, C. P. 03930
Tels. 52831500 - 52831515.
Criterios Criterios específicos de organización y conservación de archivos
LGA Ley General de Archivos
SIA Sistema Institucional de Archivos.
Elaboró Revisó
Blanca Cecilia Cruz Gutiérrez Marco Antonio Joao Bárcenas Paredes
Enlace
Responsable de Archivo de Concentración
Autorizó
Eugenia Guadalupe Blas Najera
Directora General de Recursos Humano, Materiales y Servicios Generales y Coordinadora de Archivos.
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