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Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2017

1. Presentación 2. Marco de Referencia 3. Justificación 4. Objetivos 5. Planeación

5.1. Requisitos 5.2. Alcance, Entregables y Actividades5.3. Recursos

5.3.1. Humanos5.3.2. Materiales

5.4 Tiempo de implementación 5.5 Cronograma de Actividades

Tabla de contenido


1. Presentación

LICONSA, S.A. de C.V. a través de la Dirección de Administración, la Subdirección de RecursosMateriales y Servicios generales y el Departamento de Activo Fijo y Archivo Documental, encumplimiento a lo dispuesto en la Ley Federal de Archivos y a su Reglamento publicados el 23 deenero del 2012 y el 13 de mayo de 2014 respectivamente en el Diario Oficial de la Federación, dóndese establece la obligatoriedad de las dependencias del Gobierno Federal de integrar un ProgramaAnual de Desarrollo Archivístico donde se instituyan los objetivos y el plan de actividades para darcumplimiento a la normativa en la materia, lo que permitirá administrar y mejorar el funcionamientoy operación de los archivos.

Se presenta el Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2017, el cual contempla las acciones aemprender a escala institucional para la modernización y mejoramiento continuo de los serviciosdocumentales y archivísticos.


2. Marco de Referencia

El Plan Anual de Desarrollo Archivístico, tiene fundamento en el artículo 12, fracción VI de la LeyFederal de Archivos, “…Elaborar y someter a autorización del Comité de Información o su equivalentelos procedimientos y métodos para administrar y mejorar el funcionamiento y operación de losarchivos de los sujetos obligados, con base en la integración de un Plan Anual de DesarrolloArchivístico y de conformidad con lo establecido en esta Ley...”, así como en la fracción VI “Elaborar ypresentar al Comité de Información o equivalente el Plan Anual de Desarrollo Archivístico, en el que secontemplen las acciones a emprender a escala institucional para la modernización y mejoramientocontinuo de los servicios documentales y archivísticos...”.

Así como en el Reglamento de la citada Ley que en su artículo 2, fracción IV, lo define como“Instrumento elaborado por el Área Coordinadora de Archivos que contempla las acciones aemprender a escala institucional para la actualización y mejoramiento continuo de los serviciosdocumentales y archivísticos, el cual, una vez aprobado por el Comité de Información deberá serpublicado en el sitio de Internet de cada Dependencia y Entidad…”.


3. Justificación

• Para poder desarrollar un modelo de gestión documental inserto en el Sistema Institucional deArchivos (SIA) de conformidad con él artículo 18 de la LFA, se tiene la necesidad de implementarestrategias que aseguren la aplicación y homologación de los procesos técnico- archivísticos,desde la producción de un documento en un archivo de trámite, pasando por su conservaciónprecautoria en un archivo de concentración, hasta su destino final, con lo cual se contribuye alejercicio del derecho de acceso a la información.

• Es así que el PADA se convierte en la herramienta para dar solución a la problemática planteada:continuar con la sistematización de los archivos de LICONSA a través de la determinación deacciones concretas, con estrategias, subprocesos o actividades que de forma integral permitan laconsecución de los objetivos de este plan y las finalidades específicas de cada una de lasacciones.


4. Objetivos

Objetivo General• Establecer el Plan Anual de Desarrollo Archivístico, a través del marco normativo, que permita

alcanzar niveles óptimos de eficacia, transparencia y seguridad estableciendo una filosofía demodernización, orden, control, optimización de recursos, así como la concientización del personalen la cultura archivística.

Objetivos Específicos.• Mantener el Sistema Integral de Archivos implementado por la Institución, fortaleciendo los

trabajos en materia de archivo de trámite, concentración y destino final, impulsar la adecuadagestión del ciclo vital de los archivos documentales.

• Asesorar al personal involucrado con el manejo de los archivos en el uso de los instrumentos deconsulta archivística, la identificación de expedientes y las normas aplicables en materia dearchivos.


5. Planeación

• Como ya se expuso en la introducción y en el marco de referencia, es primordial que el SIAfuncione en fase activa y semiactiva, sin embargo es indispensable encaminarlo a la mejoracontinua, mediante acciones programadas para que, toda la documentación generada orecibida, fluya sistemáticamente desde su creación hasta su destino final. Por lo anterior, esnecesario realizar las siguientes acciones y estrategias que constituirán las actividadesplanificadas para llevar a cabo los objetivos planteados:


5.1 Requisitos

– Con la finalidad de cumplir con los objetivos del PADA, se definen las necesidades para el mejoramiento delos archivos y la ejecución de las actividades contempladas:

• Elaborar los instrumentos de Consulta Archivística Versión 2017• Participar en el Desarrollo e Implementación del Sistema Informático de Archivos• Dar seguimiento a las actividades de archivísticas conforme a la normatividad aplicable.

5.2 Alcance, Entregables y Actividades:

• Alcance: Elaborar los instrumentos de Consulta Versión 2017• Entregable: Cuadro General de Clasificación Archivística, Catálogo de Disposición Documental, Fichas

de Valoración de Procesos.• Actividades: Tomar como base los procesos de la entidad, para llevar cabo reuniones con las áreas

generadoras de documentación de Oficina Central, de las Gerencias Metropolitanas que tenganprocesos sustantivos, en las cuales se realizarán entrevistas, y análisis de las funciones que generandocumentos, así como de la conformación de los expedientes, con la intención de formalizar y validarcada una de las secciones, series documentales, sub-series, valores Documentales, información, plazosde conservación, observaciones y técnicas de selección, los cuales quedarán registrados en fichas devaloración documental.

• Alcance: Contribuir con el Desarrollo e Implementación del Sistema Informático de Archivos(Diagnostico)

• Entregable: Diagnostico de los procesos archivístico de Liconsa para la elaboración del SistemaInformático de Archivos.

• Actividades: Continuar con las reuniones de trabajo entre las Subdirecciones de Recursos Materiales yServicios Generales, y de Informática; para integrar el diagnostico de detección de procesos enmateria de archivos en Liconsa, incluyendo los alcances y parámetros definitivos, para proceder así, ala primera etapa de desarrollo del Sistema Informático en cuestión.

• Alcance: Dar seguimiento a las actividades de archivísticas conforme a la normatividad aplicable.• Entregable: Guía Simple de Archivo, Inventario General de Expedientes, capacitaciones en materia de

archivos.• Actividades: En coordinación con los responsables de archivo de trámite y concentración se

continuará con la integración del inventario general de expedientes, mediante los reportes mensualesde apertura de expediente de la entidad; se actualizará la Guía Simple de Archivos en su versión 2017integrando la información correspondiente a las 41 unidades administrativas; se continuará con lasasesorías y capacitaciones con forme al calendario correspondiente.



• 5.3 Recursos Los recursos mínimos para la operación de los archivos son los que se enlistan a continuación:

– 5.3.1 Humanos.

– 5.3.2 Materiales.

Función Descripción Responsabilidad Personas Asignadas

Área Coordinadora de Archivos Coordinar los trabajos en materia de archivos de la entidad

Garantizar el adecuado funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos de la

Entidad6

Responsables de los Archivos de Trámite

Administrar los expedientes de archivo en la etapa activa

Coordinar los trabajos de apertura de expedientes de archivo y transferencias primarias de las áreas generadoras de la

documentación.

41

Responsable del Archivo de Concentración

Administrar los expedientes de archivo en la etapa semi-activa

Coordinar los trabajos de custodia de la información y préstamos de expedientes. 33

Material

Equipos de Computo con paquetería Office y servicio de Internet e impresoras

Equipos de oficina

Espacio físico para el uso exclusivo del Archivo de Concentración.

No. FUNCIÓNENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

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1 ACTUALIZAR LOS INSTRUMENTOS DE CONSULTA ARCHIVÍSTICA. X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

2SEGUIMIENTO OPERATIVO DE LA ADUANA DOCUMENTAL. Y CENTRO DOCUMENTAL LICONSA.

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

3SEGUIMIENTO DEL SISTEMA INFORMÁTICO DE REGISTRO Y CONTROL DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO.

X X X X X X

4ELABORAR EL INFORME DEL INVENTARIO GENERAL DE EXPEDIENTES.

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

5ELABORAR INFORME PARA LA ACTUALIZACIÓN DEL PORTAL DE OBLIGACIONES DE TRANSPARENCIA

X X X X

6 ACTUALIZAR LA GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS X X X X X X X X X

7DAR CUMPLIMIENTO A LO SEÑALADO EN LAS METAS Y COMPROMISOS DEL PROGRAMA PARA UN GOBIERNO CERCANO Y MODERNO.



• 5.4 Tiempo de ImplementaciónDerivado de las actividades en materia archivista de la entidad, el presente PADA describe a continuación cada una de ellas, así como los tiempos de ejecución:

‐ 5.4.1 Cronograma de Actividades


No. FUNCIÓNENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52

8ASESORAR AL PERSONAL DE OFICINA CENTRAL Y CENTROS DE TRABAJO INVOLUCRADOS CON EL MANEJO DE ARCHIVOS


9CAPACITAR AL PERSONAL EN OFICINAS CENTRALES Y CENTROS DE TRABAJO EN EL MANEJO DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES

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