proceso de planificación de un evento

EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE UN

EVENTO

Secuencia de pasos o etapas que van completando determinados resultados intermedios hasta conformar el resultado final.

PASOS DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN 1. Establecimiento de objetivos y

políticas 2. Organización del proceso de

confección del plan, 3. Captación, clasificación y

selección de informaciones. 4. Proyección del plan. 5. Evaluación de la proyección

del plan. 6. Elaboración del plan modelo

definitivo.

ASPECTOS:• La necesidad de

organizarlo: El evento debe ser la manera más rápida y fácil de trasmitir al público el mensaje, y que éste, resulte lo más eficiente y personal que sea posible.

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• Planificación y organización: Es el primer paso en todo evento, y lo que debe definirse primero es quién se encarga de la organización, una sola persona, un comité de planificación, una agencia de organización. El tiempo, es otro recurso que debe planificarse con sumo cuidado, pues el evento debe estar listo para la fecha prevista.

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• El personal técnico que se encargará del acondicionamiento del local, los proveedores, el catering, la animación y/o actividades, debe formar parte de un cronograma cuidadoso. El tema del presupuesto es bastante complicado y depende de la clase de fondos con que se cuente, y de la clase de evento que desee organizar.

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Tipo de evento

• Asistencia prevista: Público destinatario del eventoInvitación de los medios de prensaInvitados especiales (conferencistas, personalidades famosas, etc.)Público con minusvalías (accesos, ubicaciones especiales)

LUGAR DE REALIZACIÓN DEL EVENTO

• Cómodo• Adecuado al

tipo de evento

• Del gusto del público

• Fácil accesoEjemplo: Museos, edificios históricos, jardines botánicos, teatros, haciendas, yates, etc.

La planeación de eventos es una tarea que se puede convertir en muy ardua si no mantenemos la cordura y la realizamos con serenidad. Se debe

evitar el estrés y el nerviosismo, para llegar al momento de la concreción como un invitado más,

a disfrutar.

Presentado por Luz Ángela Castiblanco y Ángela Moncada G.