presentació gtt tg-cdc-dpo jornada nov 2011
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Gestión del Tiempo de Trabajo
“La Gestión de Puestos y Tiempo de Trabajo como medio de optimizar
recursos y mejorar resultados”
Noviembre 2011
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AGENDA
09:45 - 10:15 Recepción y Bienvenida
Joaquim Cabot (Director Comercial T&G/CDCSoftware)
10,15 - 11:00 Generación de Valor: “La Gestión de Puestos como
medio para optimizar recursos y mejorar los resultados”.
José Corona (Socio Director DPOprojects)
11:00 - 11:30 Networking: Cofee Break
11:30 - 12:30 Caso Práctico Teknon. Solución GTT- Gestión del Tiempo de
Trabajo/Planillas .
Cristina Rodríguez (Responsable Administración Personal Centro Médico Teknon)
12:30 - 13:00 Conclusiones y copa de cava
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CDC Software: Posición en el Mercado GlobalRanking Global de Empresas Fabricantes de Software
Source: MBT Magazine Global 100 – July 2008 (www.mbtmag.com)
2007 Rank Empresa Ingresos (M)
1 SAP 12,413
2 Oracle 14,380
3 Infor 2,100
4 Sage Group 1,833
5 Microsoft 919
6 Lawson 724
7 SwissLog 530.8
8 Epicor 384
9 IBS 333
10 IFS 323
11 Exact Software 320
12 CDC Software 309
13 Ariba 296
14 Manhattan 289
15 i2 Technologies 280
2004: Top 100
2005: Top 75
2006: Top 20
2007: Top 15
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Presencia Mundial
Rio de Janeiro
San DiegoAtlanta
New YorkMilan
Barcelona
Budapest
BerlinUtrecht
Madrid Taipei
Brussels
Northampton
Paris
Hong Kong
Kuala Lumpur
Singapore
Bangkok
Auckland
Tokyo
Manila
Jakarta
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Lisbon
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Melbourne
Amman
Yokohama
RiyadhIstanbul Beirut
Oficina Ross Systems
Distribuidor
Buenos Aires
Cochabamba
Sao Paulo
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Mexico
City
Casablanca
Lima
Chicago
Toronto
Prague
Vilnius
Ramallah
Giurgiu Moscow
Kiev
Caracas
Motevideo
Accra
Glostrup
Dublin
Shanghai
Presencia en +50 países
Software traducido a 19 idiomas
+1000 empleados
+600 consultores certificados
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Multinacional con Presencia local
En España desde 1988 y en Portugal desde 1995
– Oficinas en Madrid, Barcelona, Valencia y Lisboa
– Presencia con partners locales en toda la península
El país de mayor crecimiento en
la organización
Perfil :
– 150 profesionales directos
– 275 consultores certificados
– +500 instalaciones
Centro Tecnológico de Desarrollo en Catalunya(Sant Just)
Centro mundial de soporte a la red de Distribuidores
Base de negocio en Latinoamérica
CDC Software Ibérica / TG
Headquarter & Consulting Consulting
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Grupo T&G hoy
Fundada: 1.984
Trabajadores: 75
Païses: España, Portugal y Amèrica Latina
2011 Objetivos Financieros
Facturació: +$3,0M
Marge Brut Operacions: 22%
Clientes: +250
Oficinas: 5 (1 propia y 4 Delegaciones)
Datos Globales
Principals Línies de Producte
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Bussiness T&G – Àrea de competencia
Business
Intelligence
&
Performance
Management
BI
CDC EPM
Business
Objects
Planificación de
la Demanda
Planificación
Distribución,
Transporte,
Optimitzación
Precios
Control Gastos
SCM
CDC SCM
Proactis
Ventas,
Marketing,
Support,
e-commerce
Interactive
Marketing
CRM
Pivotal
CRM
Selligent
Interactive
Marketing
Gtt - Gestión
del Tiempo
de Trabajo
Gtt
Gtt
Sistemas
de Gestión,
Finanzas
ERP Sector
Transitario
ERP
Uniclass
Finanzas
Ross ERP
Ross Freigt
Forwarder
Consultoria
Tecnològica
Servicios
Outsourcing
Optimitzación
ASP
Colt
Microsoft
HP
Sun
Proyectos Globales
Implantaciones - Formación– Consultoria - Mantenimientos
Proyectos de excelencia
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Partners y Alianzas Partners Tecnológicos
Algunas Alianzas con Integradores / Software House
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Alguns Clients de GTT…
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Gestión de Puestos y
Tiempo de trabajocomo medio de optimizar recursos
Y mejorar resultados
noviembre 2011
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Situación actual
Entorno cambiante. Incertidumbre.
Acciones a corto plazo. Resultados inmediatos.
Contención de costes de personal.
Necesidad de cambiar la forma de hacer para conseguir
nuevos resultados.
Desmotivación de empleados. Riesgo tensión social.
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Objetivos prioritarios
Hay que hacer las cosas de forma diferente…
… para alcanzar resultados distintos.
Resultado, resultado, resultado,…
Optimización de los recursos disponibles.
Identificación de ineficiencias, redundancias, errores,…
Ser más eficaces y eficientes en todos los procesos.
Mejorar la productividad de nuestros recursos. Hacer igual con menos.
Contener gastos de forma racional. Mantener calidad de servicios.
Incrementar la motivación y el compromiso de empleados.
Responsables convertidos en “Gerentes de su área de influencia”.
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Acciones a realizar
Profesionalizar la gestión.
Trabajar el corto – medio – largo plazo.
Gestionar puestos – personas – costes.
Orientación a resultado de la empresa no del
área de cada gestor.
Disminuir costes de administración a través de
una mejor tecnología.
Homogeneizar la gestión.
Asignar funciones y roles a los gestores.
Minimizar el “miedo” al cambio.
Orientación a procesos y no a transacciones.
Mejorar los procesos utilizando el conocimiento, la experiencia y la tecnología.
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¿Cree que todo lo anterior se
puede hacer gestionando
planillas cómo hasta ahora?
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Difícil, ¿NO?
Pero haciéndolo diferente sí podrá
alcanzar los nuevos retos
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¿Hablamos de retos alcanzables?
Si, pero tendremos que…
Planificar, organizar y prever.
Profesionalizar responsables.
Aplicar Control de Gestión.
Gestionar puestos en lugar de planillas.
Uso de Metodología y Tecnología apropiadas.
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¿Cómo conseguirlo?
Planificar, organizar y prever.
Aprovechando toda la experiencia y conocimiento de nuestros responsables y aportando
metodologías y herramientas innovadoras, debemos innovar para conseguir mejorar los resultados.
Organizar el presente Disponer de personas más apropiadas para dar servicios de
calidad.
Planificar el futuro Asegurar el número suficiente de personas, con la cualificación
necesaria en los puestos adecuados y en el tiempo oportuno
según la actividad prevista.
Prever los imprevistos Preparar o disponer con antelación y de forma racional de los
recursos necesarios para disminuir los efectos negativos
imprevistos.
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Cómo conseguirlo?
Profesionalizar a nuestros Responsables.
Aportar conocimientos y experiencias que les permita…
Conocer herramientas de gestión.
Orientarse a resultados a través del Control de Gestión.
Trabajo en equipo para optimizar recursos.
Homogeneizar la comunicación y los procesos internos.
Disminuir el estrés que producen los cambios.
Mejorar el liderazgo en sus equipos.
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Cómo conseguirlo?
Metodología de Control de Gestión.
Aportando metodología y herramientas que permitan…
Resultados más exactos, gestionados de forma rápida y segura.
Gestionar el Presupuesto de su entorno de responsabilidad.
Identificar mejor las desviaciones a través del seguimiento.
Mayor control de recursos. Datos más fiables y rápidos.
Homogeneización de procesos y sistemas. Consolidación de datos
entre las unidades.
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¿Cómo conseguirlo?
Gestionar Puestos en lugar de Planillas.
Pasamos de una visión cortoplacista a una visión Estratégica
Incrementar el valor
que aportan los
recursos disponibles
(productividad)
Incrementar el valor de
las decisiones que
se toman
(rentabilidad).
Visión corto-plazo vs
Visión largo plazoAdministración
Gestión
DirecciónEstratégica
Evolución de la Organización
Pro
duct
ivid
ad -
Ren
tabi
lidad
Planificamos.
Prevemos.
Tenemos en cuenta
variables externas.
Visión largo plazo
Nos limitamos a
cubrir.
Pago y calendario.
Visión corto plazo
Análisis post.
Planificamos a partir
del pasado
En cuenta tiempo y
coste
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¿Cómo conseguirlo?
Uso de metodología y Tecnología apropiadas
Agilizar y automatizar procesos repetitivos y complejos.
Gestionar información de forma rápida y segura.
Mejorar calidad de los resultados.
Mejorar la comunicación y el trabajo en equipo.
Incrementar la gestión. Disminuir los costes administrativos.
Interrelacionar datos con otros sistemas de la empresa.
Más información para toma de decisiones.
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Resultados que alcanzaremos
Disminución de costes de suplencias “planificables”.
Vacaciones, absentismo previsto, permisos, actividad,…
Disminución de las ineficiencias organizativas.
Identificación de los puestos necesarios a través de Inventario.
Identificación de los requerimientos a través de la Descripción.
Disminución de la rotación de suplentes.
Contratos más estables. Mayor motivación
Mayor rentabilidad de los procesos de selección, formación,…
Incremento de la productividad. Adaptación al puesto y a la cultura.
Identificación de desviaciones y acciones inmediatas.
Comparación presupuestos vs realidad.
Disminución de la incertidumbre. Históricos.
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¿Cómo podemos ayudarle?
Le aporta conocimientos y
experiencias en gestión de
Puestos en entorno sanitario,
para que su equipo sea quien lo
haga posible
InsourcingManagementTransformación desde dentro
Le aporta una herramienta
robusta, fiable y de fácil uso que
permita llevar a cabo el cambio
en el modelo de gestión de
Puestos
GTTSolución tecnológica que facilita
su gestión
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Cómo podemos ayudarle?
Unimos fuerzas para alcanzar resultados
Mejorar el retorno de inversión de la tecnología adquirida al disminuir los procesos de
implantación y adaptación al cambio.
Asegurar el cambio que todo nuevo sistema implica, gracias a la aportación de conocimientos y
experiencias a sus responsables de equipo.
Mejorar la eficiencia de los procesos y ajustarlos a las nuevas tecnologías.
Mejorar la eficacia de sus responsables de equipo en la gestión de puestos.
Optimizar sus recursos mediante un análisis de sus estructuras organizativas.
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¿Cómo podemos ayudarle?
A través de nuestra cadena de valor
Análisis
Desarrollo
Organizativo
Formación
Implantación
GTT
Gestión
del cambio
Seguimiento
proyecto
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Cómo podemos ayudarle
Nuestros servicios
que le aportarán conocimientos y experiencias a través de
Formación blended.
Social Manager. Entorno colaborativo 2.0.
Crowdsourcing
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¿Cómo podemos ayudarle?
Y de nuestra visión de cómo la empresa
actual puede alcanzar mejor los resultados
Trabajando los seis factores
clave que intervienen en el
Resultado
La estrategia del negocio
¿Qué?
Las Personas
¿Quién?
Los Procesos¿Cómo?
La Gestión
¿Cómo y cuándo?
Los Equipos¿Quiénes?
La Tecnología
¿Con qué?
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¿Qué quiere hacer con su tiempo y el de sus empleados?
¿Administrarlo con planillas y
obteniendo los mismo resultados que
hasta ahora?
¿o Gestionarlo con soluciones
innovadoras que le permitan alcanzar
nuevos retos?
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HISTORIA
1991: Primera piedra
18 Febrero 1994: Apertura
Ampliaciones diferentes servicios
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SERVICIOS
• Hospitalización
• Área quirúrgica
• Unidad de cuidados intensivos (UCI)
• Urgencias
• Instituto Oncológico Teknon (IOT)
• Área de servicios de diagnóstico
• Farmacia
• Consultorios Vilana y Marquesa
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DEPARTAMENTOS
• Hostelería
• Ingeniería, Proyectos y Servicios
• Contabilidad
• Facturación
• Sistemas de la Información
• Logística y Relación con Aseguradoras
• Comunicación
• Calidad y Gestión documental
• RRHH
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El mando intermedio
Gestiona unidades de negocio.
Optimiza y mejora el sistema de control de tiempo . Gestiona horarios.
Colabora en la conciliación profesional-personal.
Cuantifica la productividad.
Controla el índice de absentismo y sus causas.
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Gtt : herramienta de gestión del M.I.
Calendarios laborales individualizados.
Incidencias de permisos.
Sistema de mensajería con RRHH: contratos, períodos de prueba,
excedencias, reducciones.
Polivalencia de colaboradores en la organización.
Conexión con nómina.
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«Los que emplean mal su tiempo son los primeros en quejarse de su brevedad.»
C.Baudelaire
«El tiempo es la medida de los negocios, como el dinero lo es de las
mercancías.» F.Bacon
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Organización del trabajo
Calendario Laboral
Ciclos y Horas de Trabajo
Horarios
Organización de las Estructuras
Plazas Estructuras
Plazas / Dedicaciones Parciales Actividades
Turnos
Presencias Mínimas / Presencias Reales
Personas
Calendario Individual por Profesional
Descansos Legales según Contrato
Incidencias: Horas, Absentismos, Guardias, ...
Administración
Coberturas
Retribuciones
Distribución de Costes
Guión
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• Planificar de forma eficiente los Recursos Humanos
• Aumentar la productividad
• Reducir los costes
• Potenciar las capacidades de los mandos intermedios
• Incrementar la satisfacción de los profesionales
• Controlar las actividades
• Cuantificar los costes operativos de forma exacta
¿Qué es Gestión del Tiempo de Trabajo?
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¿Qué es Gestión del Tiempo de Trabajo?
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•37 % Problemas de comunicación internos
•32 % Falta de adecuación a los programas de cambio
•31 % Plantillas inadecuadas o fuerza de trabajo mal dirigida
•Fuente: proudfoot consulting (2008 Global productivity Report)
La improductividad en España
37%
32%
31%Comunicación
Cambio
Plantilla
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¿Qué es Gestión del Tiempo de Trabajo?
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Organización
Departamento de
Recursos Humanos
Pagar, velar por el
cumplimiento legal,
notificaciones a la
administración, etc.
Departamento de
Operaciones
Producir
37 % Comunicación
31 % Plantilla
El modelo de organización
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¿Qué es Gestión del Tiempo de Trabajo?
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Pagar, velar por el cumplimiento legal,
notificaciones a la administración, etc.Producir
El modelo de organización
Organización
Departamento de
Recursos Humanos
Departamento de
Operaciones
Gestión del Tiempo de Trabajo
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¿Qué es Gestión del Tiempo de Trabajo?
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Inversión en gestión de valor añadido.
Aumento de las capacidades en
liderazgo y supervisión.
Mejora de las cualidades y habilidades
profesionales. Buena comunicación
organización - profesional
Mejoras en la planificación y el control de
las actividades
Estrategia
GTT
Mandos
Intermedios
ProfesionalesProcesos
Valores
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¿Qué es Gestión del Tiempo de Trabajo?
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•Acceso a visión estratégica: Actividad - Recursos
•Facilidad de introducir desviaciones en los tiempos de trabajo
•Dotar a los mandos intermedios de capacidad de negociación
•Mecanismos agiles para desplazar profesionales a través de
servicios/turnos/puestos
•Disminuir los costes administrativos en los cambios de
planificación
•Procesos integrados
•Circuitos claros, fáciles y con control de errores
¿Cómo mejorar la productividad?
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¿Qué es Gestión del Tiempo de Trabajo?
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•¿Qué hacemos, cuánto hacemos, cuándo lo hacemos?
•Conversión actividad – recursos necesarios
•Carga externa
La actividad
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¿Qué es Gestión del Tiempo de Trabajo?
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•Planificación de presencias mínimas / optimas /reales
•Ratios de Eficiencia
•Cesión/Petición de recursos
Gestión de la actividad
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¿Qué es Gestión del Tiempo de Trabajo?
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•Planificación de presencias mínimas / optimas /reales
•Ratios de Eficiencia
•Cesión/Petición de recursos
•Control de Presencia y Control de Actividad
Distribución de la actividad
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¿Qué es Gestión del Tiempo de Trabajo?
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La optimización
•Negociación mando – profesional
•Pagos automáticos
•Búsqueda de recursos de menor coste
•Disminución de las contratas
•Aumento de los desplazamientos internos
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¿Qué es Gestión del Tiempo de Trabajo?
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•Sin límite de tiempo para la planificación futura
•Gestión de ciclos totalmente automática
•Gestión de fantasmas: unión de necesidades futuras para cubrir con un solo
profesional
•Conciliación vida laboral – personal
•Ajustes en la necesidad
Planificación futura
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¿Qué es Gestión del Tiempo de Trabajo?
© Copyright CDC Software Ibérica 65
•Control y cálculo de vacaciones
•Publicación de Calendarios
•Calendario personal
•Planificación futura
•Gestión de ubicaciones
•Solicitud de permisos
•Avisos vía e-mail y mensajería SMS
•Cálculo de vacaciones
•Gestión de competencias
•Acceso a bolsa laboral - pool
Apoyo a la gestión
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¿Qué es Gestión del Tiempo de Trabajo?
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Mejoras laborales
•Control de descansos
•Aumento comunicación profesional – mando intermedio
•Disminución desviaciones en pagos
•Conciliación vida laboral – personal
•Autogestión del tiempo de trabajo
•Planificación futura
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¿Qué es Gestión del Tiempo de Trabajo?
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Definiendo la organización
Actividad: análisis del pasado, forecast, soluciones verticales
Plantilla: definición teórica de la estructura de trabajo
Presencias mínimas: función(actividad)
Circuitos óptimos
1
2
3
Profesionales: Asignación de los profesionales a la plantilla4
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¿Qué es Gestión del Tiempo de Trabajo?
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Definición políticas empresariales y
laborales
Adaptarse al cambio
Operaciones diarias
Cambios calendario
profesional
Retribución
Marco normativo
Imputación de costes
Optimización
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¿Qué es Gestión del Tiempo de Trabajo?
© Copyright CDC Software Ibérica 73
Cambio
Sustitutos
Cobertura
Retribución
Marco normativo
Imputación de costes
Definición políticas empresariales y laborales
Pool, canguro,
correturnos
Bolsa de trabajo Contrato
Pacto
Búsqueda del mejor candidato
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¿Qué es Gestión del Tiempo de Trabajo?
© Copyright CDC Software Ibérica 75
¿Cuál es el mejor candidato?
•Definición de mis favoritos
•Personal excedente de otros servicios
•Gestión de competencias
•Balance de horas
•Control de descansos
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¿Qué es Gestión del Tiempo de Trabajo?
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Cuadro de Mando
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Análisis de la información
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La unión hace la fuerza
Estrategia
GTT
Mandos
Intermedios
Recursos
Humanos
Profesionales Tecnología
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•Integrado bajo bases de datos MSSQL – Oracle
•Exportación e importación de datos a través de
WebServices – Ficheros – Acceso directo BD
•Integrado con la mayoría de los grandes proveedores
de soluciones de Nómina – Recursos Humanos (Meta 4/ SAP / Seresco ,
etc…)
Integración
© Copyright CDC Software
CDC Software
Gestión de Tiempo de Trabajo
Frederic Mompou, 5 5ª Planta
08960 Sant Just Desvern
Barcelona (Spain)
Tel.: 902 213 41 // 637 747 880
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