pm certifica g. costos_cap. 07_parte_1 (2)
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GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO
1
Capítulo 7 del PMBOK 5ta Edición
Es vital para un Proyecto, gestionar
adecuadamente los Costos, aunque estos sean
considerados pequeños.
Tenga en cuenta que un pequeño agujero
puede hundir un barco. Benjamín Franklin
Una de las Restricciones más comunes de
muchos Proyectos es un Presupuesto limitado.
2
¿Estamos controlando los costos?...
En los Proyectos, siempre debemos reflexionar en relación a si:
3
…¿O son los costos los que nos están controlando?
4
� Introducción a la Gestión de Costos
� Los Procesos 7.1 Planificar la Gestión de Costos
7.2 Estimar los Costos
7.3 Determinar el Presupuesto
7.4 Controlar los Costos
� Técnica de Valor Ganado
Agenda
5
INTRODUCCIÓN
6
INTRODUCCIÓN
7
La Gestión de los Costos del Proyecto incluye los Procesos
Involucrados en
� Estimar
� Presupuestar
� Controlar los Costos
¿Cuál es su finalidad?
Lograr que el Proyecto se complete dentro del
Presupuesto Aprobado.
� Los Procesos dentro de esta Área de Conocimiento son
7.1 Planificar la Gestión de Costos
7.2 Estimar los Costos
7.3 Determinar el Presupuesto
7.4 Controlar los Costos
En Proyectos de pequeño
Alcance, estos 2 procesos de la
planificación suelen integrarse
en uno solo.
Estimar los Costos
Determinar el Presupuesto
Controlar los Costos SEGUIMIENTO
Y CONTROL
PLANIFICACIÓN
INTRODUCCIÓN
8 Planificar la
Gestión de Costos
Introducción
• Es el proceso que establece las políticas, procedimientos y la documentación para planificar, gestionar, gastar y controlar los costos del proyecto.
• Es el proceso que establece las políticas procedim7.1 Planificar la Gestión de Costos
• Es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto.
7.2 Estimar los Costos
•.Es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo autorizada.
E l i t l7.3 Desarrollar el Presupuesto
• Es el proceso que consiste en monitorear la situación del proyecto
para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo.
7.4 Controlar el Presupuesto
¿Qué implica la Gestión del los Costos del Proyecto?
INTRODUCCIÓN
Gestión de los Costos del Proyecto
o Trata principalmente del Costo de los Recursos
necesarios para completar las Actividades del Proyecto.
o El análisis del desempeño financiero del Proyecto,
por lo general se hace fuera del Proyecto. A menos
que se trate de un proyecto de inversión, donde si
se tendrán que hacer uso de técnicas financieras
(VAN, TIR. PR).
o Debe tener en cuenta el Costo del Ciclo de Vida del Proyecto y del Producto.
10
� Un subcontratista que le provee un servicio para el proyecto que usted dirige
como Project Manager, le informó que tuvo un incremento en sus costos
presupuestados debido a algunas actividades que son responsabilidad del
equipo de proyecto que está a cargo de usted. ¿Qué debería hacer usted como PMP en este caso?
A. Emitir una solicitud de cambio
B. Reunirse con la Gerencia
C. Solicitar al subcontratista la documentación de soporte
D. Rechazar cualquier iniciativa de ese tipo
11
Pregunta
� Un subcontratista que le provee un servicio para el proyecto que usted dirige
como Project Manager, le informó que tuvo un incremento en sus costos
presupuestados debido a algunas actividades que son responsabilidad del
equipo de proyecto que está a cargo de usted. ¿Qué debería hacer usted como PMP en este caso?
A. Emitir una solicitud de cambio
B. Reunirse con la Gerencia
C. Solicitar al subcontratista la documentación de soporte
D. Rechazar cualquier iniciativa de ese tipo
Pregunta
12
PROCESOS
13
7.1 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE
COSTOS
14
15
PLANIFICAR LA GESTIÓN DE COSTOS
AASTOTOSTOS OSOS
� Es el proceso que permite establecer las políticas, procedimientos y la documentación para planificar, gestionar, gastar y controlar los costos del proyecto.
PLANIFICAR LA GESTIÓN DE COSTOS
� El beneficio clave que proporciona este proceso es que orienta y direcciona cómo los costos del proyecto serán gestionados a lo largo del ciclo de vida del mismo.
Salidas
Técnicas Entradas
4.2 Plan para la dirección del Proyecto
4.1 Acta de Constitución del Proyecto Reuniones
APO
FAE
Juicio de Expertos
Plan de Gestión de Costos
Planificar la Gestión de Costos
Técnicas Analíticas
Línea Base del Alcance
Línea Base del Cronograma
17
PLANIFICAR LA GESTIÓN DE COSTOS
7.2 Estimate
Costs
7.3 Determine
Budget
18
Técnicas Analíticas
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Planificar la Gestión de Costos
� Desarrollar el plan de gestión de costos puede implicar la elección de opciones estratégicas para financiar el proyecto, tales como o autofinanciación o financiación con capital propio o financiación con deuda
� El plan de gestión de costes también puede
detallar los modos de financiar los recursos del proyecto, tales como la fabricación, compra, alquiler o leasing.
s as
19
Técnicas Analíticas
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Planificar la Gestión de Costos
� Las técnicas pueden incluir (pero no se limitan a): Período de Retorno de la Inversión (PR), la Rentabilidad sobre la Inversión (ROI), la Tasa Interna de retorno (TIR),y el Valor Actual Neto (VAN).
� Estas decisiones, al igual que otras decisiones financieras que afecta al proyecto, pueden afectar cronograma del proyecto y / o los riesgos.
s as
� Las políticas y procedimientos de la organización existentes, pueden influir en las técnicas financieras que se usan en estas decisiones.
Plan de Gestión de Costos
o Reglas para la medición del desempeño Valor Ganado.
o Nivel de exactitud
o Unidades de medida
o Cuentas de control (CA) : Componente de
la EDT, que se usa para la Contabilidad
de los Costos del Proyecto.
o Umbrales de control
o Formatos de informe
o Descripciones de los procesos
Orienta los 3 Procesos que
continúan en la Gestión de
Costos.
Es parte del Plan
para la Dirección del
Proyecto. 20
PLANIFICAR LA GESTIÓN DE COSTOS
Salidas
7.2 ESTIMAR LOS COSTOS
21
ESTIMAR LOS COSTOS
Este proceso consiste en desarrollar una aproximación de los Recursos Monetarios necesarios para completar las Actividades del
Proyecto.
Se trata de buscar un Costo Óptimo para el Proyecto.
Debe tomarse en cuenta: � Equilibrio entre Costo y Riesgo
� Hacer o Comprar � Comprar o Alquilar � Intercambio de Recursos
Se trata de un Proceso
que se AFINA de
manera continua.
22
Complete correctamente la siguiente frase: La estimación aproximada de Orden de Magnitud (ROM), que se
utiliza en la Fase Inicial de un Proyecto, puede tener un rango variación
de………………En una etapa posterior del proyecto, contando con mayor
información, el rango de variación de la estimación, puede llegar a
reducirse a………………..
A. ± 50% ; ± 10%
B. ± 50% ; ± 15%
C. (-50% , +100%) ; (-10%, +15%)
D. ± 50%; (-10%, +15%) 23
Pregunta
Complete correctamente la siguiente frase: La estimación aproximada de Orden de Magnitud (ROM), que se
utiliza en la Fase Inicial de un Proyecto, puede tener un rango variación
de ………………En una etapa posterior del proyecto, contando con
mayor información, el rango de variación de la estimación, puede llegar
a reducirse a ………………..
A. ± 50% ; ± 10%
B. ± 50% ; ± 15%
C. (-50% , +100%) ; (-10%, +15%)
D. ± 50%; (-10%, +15%)
24
Pregunta
ESTIMAR LOS COSTOS
25
FAE
APO
Estimación Ascendente
Software de estimación de
costos para la DP
Estimación Análoga
Estimación Paramétrica
Análisis de Reserva
COQ
Análisis de Propuestas para
Licitaciones
$$$$$
ACTUALIZA
Estimaciones de Costos de
las Actividades
Base de los Estimados
5.3 Línea Base del Alcance
6.5 Cronograma del Proyecto
11.2 Registro de Riesgos
8.1 Plan de Gestión de
RRHH
Documentos del Proyecto
Juicio de Expertos
Estimación por tres valores
$$$
ENTRADAS
SALIDAS
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
7,1 Plan de Gestión de
Costos Técnicas Grupales de Toma de Decisiones
Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Estimar los Costos 26
ENTRADAS
Estimar los Costos
Línea Base del Alcance
� Descripción del Producto, los criterios de aceptación, los
entregables claves, los límites del Proyecto, los supuestos y las
restricciones: presupuesto limitado, fechas de entrega, recursos
especializados, políticas de la Organización.
La información adicional que puede contener la línea base del alcance y que
incluye requisitos con implicaciones contractuales y legales, esta relacionada
con la salud, la seguridad, el desempeño, el medioambiente, los seguros, los
derechos de propiedad intelectual, las licencias y los permisos. Toda esta
información debe tomarse en cuenta para la elaboración de las estimaciones
de costos.
28
Cronograma del Proyecto
ENTRADAS
Estimar los Costos
� Tipo y cantidad de Recursos, así como la cantidad de tiempo (sobre todo para los costos variables) son los factores principales para determinar el Costo del Proyecto.
Recuerde que, el proceso Estimar los Recursos de las
Actividades (6.4) implica determinar la disponibilidad
y las cantidades necesarias de personal y material
requeridos para realizar las actividades del
cronograma. Este proceso está estrechamente
coordinado con la estimación de costos 28282828282828282828282282828822222828822282222222282822222222282822222222222222282222222228228228222222888882828282888288222828282822282222882
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Registro de Riesgos
Plan de RRHH
ENTRADAS EEstimar los Costos
� Atributos, Salarios, Reconocimientos y Compensaciones
� Costos de mitigación
� Los riesgos, que pueden ser amenazas u oportunidades, en general ejercen un impacto tanto en los costos de las actividades como en los del proyecto global.
FAE
� Condiciones de Mercado
� Información Comercial Publicada: Ratios de costos
en las Bases de Datos Comerciales. Listas de Precios
Publicadas.
30
Estimar los Costos
Herramientas y Técnicas
Estimación Análoga
o Los miembros del Equipo deben poseer experiencia, por eso se dice que es una forma de Juicio de Expertos.
o Se usa cuando la Información es limitada. o Menos costosa, más rápida pero menos
exacta. o Fiable, cuando hay proyectos anteriores
similares, de hecho y no de apariencia. o Puede usarse en conjunto con otros métodos
de estimación.
Recuerde que esta
técnica también se usa el
Proceso de Estimar la Duración de las
Actividades (6.4).
Tenga presente que la Estimación Análoga también es conocida como una Estimación Descendente o de Arriba hacia Abajo.
Ventajas Desventajas
Rápida Menos exacta
Las actividades individuales no
necesitan ser identificadas
Se preparan con información
limitada
Menos costosa Requiere considerable experiencia
para hacerlo bien
Provee al gerente de proyecto de
una idea de las expectativas de la
gerencia
Extremadamente difícil para
proyectos con alto grado de
incertidumbre
ESTIMACIÓN POR ANALOGÍA
ESTIMAR LOS COSTOS
31
32
Estimación Ascendente
Estimar los Costos
Herramientas y Técnicas
Recuerde que esta
técnica también se usa el Proceso de Estimar la
Recursos de las
Actividades (6.3).
o Estima el costo de los recursos de las actividades con mayor detalle.
o Es más costosa e implica mayor tiempo.
Ventajas Desventajas
Más exacta Toma tiempo y esfuerzo (costo)
Basada en un análisis detallado del proyecto
Tendencia del equipo a acolchar los estimados
Provee una base confiable para el monitoreo y control
Requiere que el proyecto este bien definido y entendido
ESTIMAR LOS COSTOS
33
Estimación Ascendente
� El costo de cada paquete de trabajo o de
cada actividad se calcula con el mayor
nivel de detalle posible. El costo detallado luego se resume o “acumula”
en niveles superiores para fines de
información y seguimiento. En
general, la magnitud y complejidad de la actividad o del paquete de trabajo
individual influyen en el
costo y la exactitud de la estimación
ascendente de costos.
34
Estimación Paramétrica
Recuerde que esta
técnica también se usa el
Proceso de Estimar la Duración de las
Actividades (6.4).
Estimar los Costos
Herramientas y Técnicas
o Hace uso de un Modelo Matemático
o Hace uso de Información Histórica
o Pueden ser altamente confiables cuando los
proyectos involucrados son similares de hecho y no solo en apariencia; la información histórica
usada para desarrollar el modelo fue precisa y el
modelo es escalable.
Por ejemplo: En un Proyecto anterior de Edificio Multifamiliar, cada
1m2 de construcción (12,000 m2) costó $ 400. ¿Cuánto
costará construir 8,000 m2, de un Proyecto de similares
características? Resp.
(8,000) x ($400) = $3 200 000
Recuerde de lo visto en
el Área de
Conocimiento de la Gestión del Tiempo,
que la Estimación
Paramétrica, también
puede desarrollarse a través de un Análisis
de Regresión.
35
Estimar los Costos
Estimación Paramétrica
36
Estimación por tres valores
Recuerde que esta
técnica también se usa el
Proceso de Estimar la
Duración de las Actividades (6.5).
Estimar los Costos
Herramientas y Técnicas
o Se trabaja considerando una Estimación
Optimista (Co), Más Probable (Cm) y Pesimista
(Cp). El Costo Esperado (Ce) será un promedio
ponderado:
Ce =
o La Desviación Estándar ( σ ) es
σ =
o La Varianza es
Var = σ2
Estimación PERT
Esto es asumiendo una Distribución
Beta
37
Estimación por tres valores
Recuerde que esta
técnica también se usa el
Proceso de Estimar la
Duración de las Actividades (6.5).
Estimar los Costos
Herramientas y Técnicas
o Ahora, si consideramos una Distribución de tipo Triangular, se tiene para el Valor Esperado, la siguiente expresión
Ce =
Estimación por
3 Valores
Esto es asumiendo una Distribución
Triangular
3
Ejemplo
� Se ha estimado que el costo de una actividad para 3 escenarios distintos son los que se muestran en la tabla
Estimación Costo (S/.)
Optimista (Co) 180
Más Probable (Cm) 240
Pesimista (Cp) 360
Determinemos el Costo
Esperado (Ce) y la Desviación
Estándar ( σ ) mediante la
Estimación por 3 Valores PERT.
Resolución
Ce =
Ce =
Ce = 250
σ =
σ =
σ = 30 38
¿Qué significan estos resultados?
Ce
Ce
Existe un • 68.26% de probabilidad
de que el costo esté entre 220 y 280.
• 95.46% de que esté
entre 190 y 310. • 99.73% de que esté entre
160 y 340.
Ce = 250
σ = 30
39
40
Análisis de Reserva
Recuerde que esta
técnica también se usa el
Proceso de Estimar la
Duración de las
Actividades (6.5).
o Reservas para Contingencias (Incógnitas
Conocidas). Eventos previstos pero inciertos
o Estas reservas forman parte de la Línea Base de
Costos.
o El director del Proyecto administra esta Reserva
y dispone de ella según su criterio.
o Puede haber problemas de posible exageración.
o Se recomienda que la reserva sea general para
todo el Proyecto y no por cada Actividad.
Estimar los Costos
Herramientas y Técnicas
Herramientas y Técnicas Descripción
Costos de la Calidad (COQ)
o COQ = Costos de Prevención + Costos de
Evaluación + Costos de Reproceso .
Software de estimación de costos para la dirección de proyectos
o Hojas de Cálculo y Herramientas de
Simulación y Estadística.
Análisis de propuestas para licitaciones
o Estimación de costos con ayuda de
propuestas enviadas por los proveedores. Es
el Análisis de lo que debería costar el Proyecto.
ESTIMAR LOS COSTOS
41
Herramientas y Técnicas
42
ESTIMAR LOS COSTOS
Salidas
Estimación de los Costos de las Actividades
o Valorizaciones cuantitativas de los costos
probables de los recursos requeridos
para completar las actividades del Proyecto.
o Deben cubrir todas las categorías de
recursos que serán cargados al Proyecto.
o Son ajustados frecuentemente durante el
curso del proyecto para reflejar el detalle
adicional disponible.
43
ESTIMAR LOS COSTOS
Salidas
Base de los Estimados
� Independiente del nivel de detalle, los
documentos de respaldo deben proporcionar
una compresión clara y completa de la forma en
que se obtuvo la Estimación de Costos.
o Fundamento de las Estimaciones
o Supuestos utilizados
o Restricciones
o Rangos de los Estimados
o Nivel de confiabilidad del Estimado final
Actualizaciones a los Documentos del
Proyecto
� Se incluye entre otros el Registro de Riesgos
Pregunta
� Usted quiere realizar un viaje en su automóvil de Lima a Ica. Conoce que la distancia es 303 Km, que el precio de la gasolina es de S/.15 por galón y que su vehículo consume 10L por cada 100Km. Con esta información desea el costo en combustible del viaje. ¿Qué técnica de estimación está usando?
A. Estimación ROM
B. Paramétrica
C. Análoga
D. Descendente 44
Pregunta
� Usted quiere realizar un viaje en su automóvil de Lima a Ica. Conoce que la distancia es 303 Km, que el precio de la gasolina es de S/.15 por galón y que su vehículo consume 10L por cada 100Km. Con esta información desea el costo en combustible del viaje. ¿Qué técnica de estimación está usando?
A. Estimación ROM
B. Paramétrica
C. Análoga
D. Descendente 45
� Cuando recién se está conceptualizando el Proyecto, usted tiene un
intercambio de opiniones con el sponsor acerca de qué técnica de estimación
se debería utilizar. Usted desea aplicar algún tipo de juicio de expertos, pero
el sponsor prefiere una estimación análoga. Lo mejor sería:
A. Aceptar la estimación análoga pues es una forma de juicio
experto.
B. Sugerir el costeo del ciclo de vida como un punto medio entre
ambas posiciones.
C. Determinar por qué el sponsor desea una estimación tan exacta.
D. Tratar de convencer al sponsor de utilizar el juicio experto pues
usualmente es más exacto.
Pregunta
ees
� Cuando recién se está conceptualizando el Proyecto, usted tiene un
intercambio de opiniones con el sponsor acerca de qué técnica de estimación
se debería utilizar. Usted desea aplicar algún tipo de juicio de expertos, pero
el sponsor prefiere una estimación análoga. Lo mejor sería:
A. Aceptar la estimación análoga pues es una forma de juicio
experto.
B. Sugerir el costeo del ciclo de vida como un punto medio entre
ambas posiciones.
C. Determinar por qué el sponsor desea una estimación tan exacta.
D. Tratar de convencer al sponsor de utilizar el juicio experto pues
usualmente es más exacto.
Pregunta
ees
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