organizacion y archivo
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ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTION
VERÓNICA FUNES CAJAS
MATERIA : ORGANIZACIÓN Y ARCHIVO
FECHA: 31 DE OCTUBRE DE 2011
GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTION Y
TRANFERENCIAS DOCUMENTALES
ACUERDO 042 DE 2002 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LA ENTIDAD ES IMPORTANTE POR CUANTO
1) Facilita el acceso a los documentos y a la información
2) Favorece el control por parte del encargado del archivo
3) Ahorra de trabajos a las personas que los necesitan
4) Agiliza la Gestión de la Entidad
5) Beneficia al usuario
6) Refleja una Buena organización
CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS Y SU CICLO VITAL
ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO
VALORES PRIMARIOSo Administrativoso Legaleso Fiscaleso Contableso Funcionales
VALORES SECUNDARIOSo Históricoso Científicoso Culturaleso Misionales
DISPOSICION FINAL
ELIMINACION
• ALMACEN DE PAPEL
1. Papeles apilados, diarios, boletines, fotocopias
2. Pocas personas saben lo que hay
3. Los documentos llegan como pueden
4. Cada persona conserva o elimina o le que le parece oportuno
5. Es difícil encontrar y consultar un documento
6. Todo el mundo puede acceder
7. No hay normad de archivo ni de clasificación
• ARCHIVO DE DOCUMENTOS
1. Documentos importantes que hay que conservar, clasificar y ordenar
2. Inventario de los documentos con la descripción correspondiente
3. Traslado organizado al archivo central
4. Criterios únicos de conservación y eliminación
5. Consulta y préstamo de la documentación en forma ágil y oportuna
6. Acceso para el personal autorizado
7. Manual de gestión de documentos
DOCUMENTOS QUE FORMAN PARTE DEL ARCHIVOABARCA EXCLUYE
Todos los documentos esenciales para el desarrollo de una actividad continuada de un área administrativas
Los documentos que acredite un valor administrativo y que forman parte de un procedimiento
Documentos que establecen responsabilidad fiscal Documentos que aporten valor legal, contable o jurídico en las actuaciones
de la empresa Documentos que reflejan la historia de la entidad
Todos los documentos y libros conservados como referencia o material de consulta
Las copias de documentos originales , excepto de aquellos documentos de los que únicamente tengan copia
Boletines de noticias sin actualidad o importancia vigente Notas, tarjetas, invitaciones particulares Cotizaciones desactualizados Todo escrito a lápiz puesto que no tiene valor jurídico
PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ARCHIVAR
Para archivar los documentos debemos seguir los siguientes procedimientos
ORDEN: Hay que disponer metódicamente los elementos y documentos con que se trabaja, para ejercer sobre ellos un control que permita saber, el cualquier momento en que parte se hayan.
ORGANIZACIÓN: La organización permite a la persona un mayor rendimiento y le ofrece la satisfacción de ver sus planes realizados.
PREVISION: Dedicar a las tareas de archivo el tiempo que sea necesario para mantenerlo al día
PRONTITUD: Los documentos que son solicitados al archivo deben encontrarse en forma inmediata
CORDIALIDAD: El manejo del archivo impone relaciones con otras personas de la empresa. La persona encargada del archivo debe estar siempre dispuesta y demostrar complacencia al dar información que le soliciten o al buscar los documentos que le pidan.
SIGILO PROFESIONAL: Tanto el archivista como el secretario u oficinista en general, deben ser personas altamente reservadas.
CONCETRACION: Debe ejecutar con toda atención las labores del archivo
ACTUACIONES DE UNA UNIDAD ADMINISTRATIVA
DAN ORIGEN A:
UNIDADES DOCUMENTALES
Son piezas documentales que produce o recibe una unidad administrativa de acuerdo a las funciones asignadas y esto a su vez conforman las
series documentales
SERIE:INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
ORDEN DE PROCEDENCIA
ORDEN ORIGINAL
Ordenación: Por meses y dentro de cada mes en orden cronológico
Fallo Sep 12/07
Pruebas Ago. 30/07 Descargos
Agosto 15/07 Indagación
Julio 05/
Denuncia Junio 30/07
InvestigaciónDisciplinaria
COMO ORGANIZAR
LOS ARCHIVOS
DE GESTION
DOCUMENTOS RECIBIDOS
CORRESPONDENCIA RECIBIDA
CORRESPONDENCIA RECIBIDA
SolicitudSolicitud
SerieSerie
RespuestaRespuesta
Correspondencia despachada
Correspondencia despachada
COMUNICACIONES INTERNAS
SUB. TECNICA
TESORERIA
REGISTRO AUTOMOTOR
LICENCIAS
CONTABILIDAD
DIRECCION GENERAL
COMUNICACIONES INTERNAS
SUB. FINANCIERA
DIFERENTES SERIES DOCUMENTALES: ORDENACION ALFABETICA
PROVEEDORES
INVENTARIOS
CUENTAS DE COBRO
CAJA MENOR
Capacitación de personal
Actas Consejo Directivo
ACTAS
VIATICOS
ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
CLASIFICACION ORDENACION DESCRIPCION
FONDOSERIE DOCUMENTAL YTIPOLOGIALos documentos producidosPor una oficina no debenMezclasen con otros
Se determina que documento va primero y cual va después. Los documentos deben archivarse y organizasen de acuerdo al orden que le dio el área productora
Permite identificar, localizarY recuperar la información Para la gestión.
Principio de procedencia Principio de orden originalMarcación de legajos,
Cajas e inventario
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