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Oficina de Proyectos – Vicerrectoría de Investigación y Creación
Nuevo Proceso Presentación de Propuestas
Agenda de la reunión
• Presentación del nuevo proceso de presentación de propuestas• Discusión abierta, comentarios y sugerencias
• Principales desafíos en herramientas tecnológicas• Revisión de alcance, objetivos y expectativas (Fase 1. Entendimiento Chip 2.0)
2
Parte 1. Rediseño del proceso de presentación de propuestas
(Resultados Iniciativa Nuevo Como 9: Fast Track Procesos)
3
4
Actividades realizadas
2. Identificación de desafíos
en presentación depropuestas
¿Qué genera más valor e impacto en el
proceso y actualmente? ¿Qué pasos del
proceso no aportan valor?
Revisión del proceso con
el equipo de trabajo
conformado
1. Conformación de
equipo de trabajo
¿Qué unidades estan involucradas durante
el proceso? Redefinición de roles
4. Diseño e implementación de
herramientas tecnológicas
Matriz de Riesgos
Formato único legalización
Plantilla prespuesto
Repositorio de Información
3. Análisis del proceso y redefinición del
proceso de presentación de propuestas
Piloto proceso presentación propuestas
*Facultad Economía*Facultad Administración
8 meses
1. Conformación de equipo de trabajo
5
Facultad de
Administración
Centro de
Servicios
compartidos
Vicerrectoría Investigación
y creación
DSIT
Dirección
Jurídica
Laura Gonzalez
Jhoana Vivas
Tatiana Gonzalez
Julián LizarazoEduardo Zorro
Oficina de Proyectos Elizabeth Figueroa
Mauricio Bello
Facultad de Economía
Ana Lucia Ricaurte
Eliana Cruz
María Andrea Leyva
Patricia Vega
PlaneaciónCarlos Castellanos Auditoria Jorge Charry
7
Presentar propuestas de investigación, consultoria u otros de los proyectos de la
Universidad de los Andes ante un financiador externo. Con el presente documento se
unifican los procesos internos de presentación de propuestas tanto de investigación y
consultoría.
OBJETIVO
ALCANCE
Desde que se identifica la oportunidad de presentar una propuesta a tercero hasta que el
CSC le envía el número del elemento PEP en simulación y el registro de la propuesta en
SAP a la Unidad Académica.
3. Análisis y redefinición del proceso de presentación de propuestas
8
CSC
3. Nuevo proceso de presentación de propuestas
4. Piloto Facultad Administración y Economía (Resultados)
1. Definición y rol del Oficial de Proyectos
2. Definición del rol de Unidades involucradas en el proceso
1.
2.
3.
4.
9
Oficial de proyectos: Persona afil iada a una unidad académica queapoya y monitorea la gestión de propuestas incluyendo su formulación,
ejecución y cierre.
✓ El OP trabaja de la mano con investigadores.
✓ Provee soporte en temas administrativos, financieros,
logísticos, etc., en la medida
que el proyecto lo requiera.
¿Quiénes pueden desempeñar este
cargo?
Gestores, coordinadores o jefe de proyectos, entre otros,dependiendo de la estructura de la Unidad académica y
el portafolio de proyectos que se requiera.
1. Definición y rol del Oficial de Proyectos
10
2. Definición del rol de Unidades involucradas en el proceso
¿Qué unidades participan en el proceso?
Vicerrectoría
Investigación y Creación
Unidades
Académicas
Centro de
Serv icios compartidos
Dirección
JurídicaProfesor
11
PROFESOR: Construye
documento propuesta técnica y
financiera
Revisión financiera de la propuesta
Trámite de firmas por
Representante legal
Enviar copia de la propuesta final tercero
Revisión de documento
técnico-financiero y formatos de
presentación
3. Nuevo proceso de presentación de propuestas
Proceso actual de presentación de propuestas
Diligenciamiento SAP y elemento
PEP
3 días 3 días 6 días3 días
VIC
CSC
DJ
Unidad
Unidad
Tiempo estimado trámites internos presentación propuestas: 15 días hábiles
12
3. Nuevo proceso de presentación de propuestas
Principales hallazgos del proceso actual de presentación de propuestas:
✓ Tiempo efectivo estimado de trámites internos de presentación de propuestas: 15 días hábiles (Trámites a última
hora).
✓ Proceso lineal y poco flexible.
✓ Ausencia de valor agregado y reproceso en unidades como Vicerrectoría de investigación y Creación y CSC.
✓ No diligenciamiento de formatos y diferentes tipos de formato (SAP – Vicerrectoría de Investigación y Creación)
✓ Flujo de convocatorias no es acorde con el tiempo de presentación de propuestas a terceros
✓ Ausencia de repositorio de información para toma de decisiones estratégicas.
✓ Diferentes procesos de trámites propuestas, contratos de ingresos (investigación y Consultoría), no hay unificación.
✓ Propuestas Colciencias, Icetex y BanRep(ausencia de valor agregado Unidad -Vicerrectoría de Investigación y
Creación - Dirección Jurídica)
13
Enviar matriz de riesgos a
Dirección Jurídica -
TdR
Validar la matriz de la
solicitud
Diligenciar Formato único
de legalización
PROFESOR: Construir documento propuesta técnicaCotización:
Firma decano
Copia de la propuesta final
a DJ y VIC
Propuesta: Firma por
Representante legal
6 días
1 día
3. Nuevo proceso de presentación de propuestas
Registro SAP y elemento PEP incluido en el formato único de legalización
Unidad
Revisión financiera de la propuesta
3 días 1 día
Unidad
Unidad
DJ
CSC
Unidad
Monitoreo y acompañamiento
DJ VIC
Cuando existen TdR
CSC
Repositorio documentos
14
3. Nuevo proceso de presentación de propuestas
Principales aportes del nuevo proceso:
✓ Tiempo efectivo estimado de trámites internos de presentación de propuestas: máximo 10 días hábiles
prev ia rev isión de matriz de riesgos de TdR (cuando existen).
✓ Rol más activo de los profesores y oficiales de proyectos (basado en criterio y toma de decisiones).
✓ Contacto directo entre Unidad y Dirección Jurídica (CSC no interv iene)
✓ Proceso FLEXIBLE basado en toma de decisiones.
✓ Redefinición de roles de CSC y Vicerrectoría de Investigación y Creación.
✓ Implementación de nuevas herramientas tecnológicas.
✓ Formato Único de trámite (sin firmas)
✓ Unificación procesos trámites propuestas, contratos de ingresos (Investigación y Consultoría)
✓ Propuestas Colciencias, Icetex y BanRep (trámite de firma Vicerrectoría de Investigación y Creación -
NO pasa por Dirección Jurídica)
Diagrama del nuevo flujo de procesos de presentación de propuestas
15
Paso 1. Análisis de términos
de referencia - TdRPaso 2. Documento técnico y financiero Paso 3. Presentación de propuesta
16
Diligenciar formato único de
legalización
PROFESOR
UNIDAD(Oficial de proyectos)
Paso 1. Análisis de términos de referencia - TdR
17
DIRECCIÓN JURÍDICA
UNIDAD(Oficial de proyectos)
Paso 2. Documento técnico y financiero
18
CSC(Centro de Servicios
compartidos)
UNIDAD(Oficial de proyectos)
Paso 2. Documento técnico y
financiero
19
UNIDAD(Oficial de proyectos)
Paso 2. Documento técnico
y financiero
Paso 3.
Presentación de propuesta
DIRECCIÓN JURÍDICA
20
UNIDAD(Oficial de proyectos)
Paso 3. Presentación de propuesta
DIRECCIÓN JURÍDICA
CSC(Centro de Servicios
compartidos)
4. Implementación de herramientas tecnológicas
21
Matriz de Riesgos
Formato Unico
Legalización
Plantilla prespuesto
Repositorio de
Información
1. Respositorio de información institucional
2. Matriz de riesgos
3. Formato Único de Legalización
4. Plantilla de presupuesto
A
B
C
D
22
https://uniandes.sharepoint.com/:x:/r/sites/gestprop/_layouts/15/doc2.aspx?sourcedoc=%7B23d2f47d-2211-4b2c-afd8-4cf25258ce86%7D&action=default&uid=%7B23D2F47D-2211-4B2C-AFD8-4CF25258CE86%7D&ListItemId=61274&ListId=%7B97341900-5194-4E66-93EC-04B4707CE761%7D&odsp=1&env=prod
Repositorio Información
Repositorio documentos
institucionales
23
Guía que indica documentos disponibles, responsable y última fecha de
actualización
¿Cómo esta organizado el repositorio?
Análisis de riesgosHerramienta de verificación de aspectos que deben ser tenidos en cuenta a la hora de considerar presentar una propuesta a un tercero.
El formato único está disponible como formulario online en PowerApps.
24
Análisis de riesgos
¿Qué es la herramienta de Análisis de riesgos?
Tipos de riesgos:
• Organizacionales• Jurídicos• Financieros
• Administrativos • Técnicos
Clasificación:
• Entidad financiadora• Necesidad de asociación• Asuntos Internos Uniandes
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Estructura
Usuarios de la herramienta
Fases del análisis
FASE 1.
Términos de ReferenciaFASE 2.
Propuesta
Términos de referencia Propuesta
26
Flujo del proceso
Dirección Jurídica(Asignación de
abogado)
Estado Completo
Diligenciamiento
Diligenciamiento
Estado Incompleto
Estado Completo
Enviar
Diligenciamiento
Diligenciamiento
Estado Incompleto
Contactar Oficial de Proyectos y solucionar
dudas
Oficial recibe análisis de riesgos con
recomendaciones
Guardar
Envio formulario
Env iar al correo
juridica@uniandes.edu.
co
Abogado asignado
Correo de confirmación con
el nombre del abogado asignado
Copia Vice Investigación Creación
Correo odp-vice@uniandes.edu.co
27
Flujo análisis de riesgos
Operación del formulario de análisis de riesgo
Análisis de riesgos -Términos de Referencia
Buscador de formularios por nombre o financiador
Usuario
Creación de nuevas matrices y resumen Información de la
convocatoria
Estado del análisis
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Diligenciamiento de datos
Datos generales de
convocatoria y adjuntos de TdR
Análisis de Riesgos
Preguntas por rol y banderas
de riesgo
Continuar adelante
Tener en cuenta recomendaciones
Punto crítico de evaluación
No tengo conocimiento
Análisis de riesgos -Términos de Referencia
Formulario Único de Legalización
29
Formulario Único de Legalización
¿Qué es el formulario único de legalización ?
• Formulario único para propuesta, contrato, convenio, entre otro (Trámites DJ). Unificación Consultoría - Investigación
• Permite un conocimiento y monitoreo ágil y eficiente de las propuestas y cotizaciones a ser presentadas, contratos y convenios a ser legalizados.
• Resumen de aspectos sobresalientes de las propuestas o cotizaciones a presentar, o del contrato a legalizar.
• Información adecuada para la creación de elemento PEP ‘en simulación’ en SAP, paso previo a la ejecución financiera del proyecto
• Permite crear una base de datos que permita hacer análisis pertinentes del proceso y su efectividad.
• El formato único está disponible como formulario online en PowerApps.
¿Qué queremos del formulario?
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Usuarios del formulario
Formulario Único de Legalización
INFORMACIÓN DEL TERCERO (FINANCIADOR - ENTIDAD CONTRATANTE)
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01INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
CONTRATO Y/O PROPUESTA
04 INFORMACIÓN EQUIPO
03INFORMACIÓN DE LA
PROPUESTA/CONVENIO/CONTRATO
02INFORMACIÓN DEL TERCERO
(FINANCIADOR - ENTIDAD CONTRATANTE)
05 RESUMEN FINANCIERO
06RESUMEN DE OVERHEAD, INGRESOS
Y CONTRAPARTIDA UNIANDES
07INFORMACIÓN FINANCIERA (APORTE
O CONTRAPARTIDA UNIANDES)
08 APROBACIÓN
FORMATO ÚNICO DE LEGALIZACIÓN
INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN CONTRATO Y/O PROPUESTA
Secciones y subsecciones dentro del formulario…
¿Qué tipo de trámites se pueden realizar?
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PROPUESTA CONTRATO CONVENIO OTRO
Investigación
Consultoría
Capacitación
Prestación servicios
Convenio específico
Convenio Marco
Otros Movilidad y Pasantía
COTIZACIÓN
Formulario dinámico
Formulario Único de Legalización
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Estado Completo
Estado Incompleto Guardar
Envio formulario
Enviar al correo
juridica@uniandes.edu.
co con copia a VIC
Oficial de proyectos
(Diligencia el formulario)
Profesor para aprobación Decano o delegado
para aprobación
Aprobación
Oficial recibe documentos firmados
Envío notificación centro de Serv icios compartidos para
registro en SAP y creación elemento PEP
Dirección Jurídica(Asignación de
abogado)
Abogado asignado tramita documentos
Aplicación
Formulario Único de Legalización
Plantilla única de presupuesto
Plantilla que sirve como suplemento en casos que no hay formato de presupuesto establecido (opcional) y de fácil empleo
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Plantilla única presupuesto
¿Qué esperamos con este nuevo proceso?
35
¿Qué esperamos con este nuevo proceso?
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✓ Generación de indicadores y estadísticas para el éxito en las aplicaciones y captación de recursos
✓ Incrementar la tasa de éxito en presentación de proyectos
✓ Capacitar a Oficiales de Proyectos en gestión de proyectos
✓ Unificación procesos trámites propuestas, contratos de ingresos (Investigación y Consultoría)
✓ Propuestas Colciencias, Icetex y BanRep (trámite de firma Vicerrectoría de Investigación y Creación -
NO pasa por Dirección Jurídica)
✓ Trazabilidad del proceso y seguimiento
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Pasos siguientes…
Parte 2. CHIP 2.0: Proyectos de la mano de la Tecnología
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• CHIP 2.0: Proyectos de la mano de la tecnología
FASE 1. ENTENDIMIENTO FASE 3. EJECUCIÓN
FASE 2. DEFINICIÓN
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Revisión de alcance, objetivos
y expectativas
Entender el Objetivo
Entendimiento y tansferencia
del proceso actual
establecido para proyectos
Transferencia de Conocimiento
Validación con Unidades
Recopilación de datos
Revisión de sistemas actuals
en uso por las facultades
Sistemas actuales
Consolidación de Requerimientos
Hoy
Entrevistas de validación con las
Unidades sobre las
funcionalidades del sistema
Recopilando lo que tenemosF A S E D E E N T E N D I M I E N T O
DSIT consolida y entrega el listado
de requerimientos técnicos que
debería cumplir el sistema
Finalización
Junio 30
¿Qué requerimos de las facultades?
40
Requerimientos facultades/unidades
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✓ Definición de los oficiales de proyectos (Capacitación herramientas web piloto)
✓ Definición de delegado para aprobación de propuestas (Formulario único de legalización)
✓ Centros de costos definidos para pagos de pólizas de cumplimiento
✓ Requerimientos tecnológicos en el área de proyectos (Fase de entendimiento Chip 2.0)
✓ Compartir sus mejore prácticas y soluciones para evaluación en los próximos pasos
Oficina de Proyectos – Vicerrectoría de Investigación y Creación
Preguntas y comentarios
42
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