normas y manual de procedimientos administrativos
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INTRODUCCIÓN
Es importante el tener conocimiento de lo que significa una organización
ya que haremos uso de ese método y concepto a lo largo de nuestras vidas .
Sin una organización no puede haber una buena planificación es por ello que
en este trabajo les facilitaremos la forma de hacer una organización y de que
se componen.
Los principios y contingencias del proceso organizacional, sus
implicaciones estructurales, así como los modelos y estrategias de
intervención planeada, en los procesos de una organización.
Comprender el concepto de una organización formal o informal, puesto
que es de gran importancia dentro de la estructura de la empresa. Identificar
los diferentes elementos que integran el puesto y su relación con
el desempeño en el trabajo y su relación con la efectividad de la
organización, para desarrollar sistemas de trabajo productivos. Como los
modelos y estrategias de intervención planeada, en los procesos de una
organización.
.
1
La organización
Se conoce como organización a la forma como se dispone un sistema
para lograr los resultados deseados. Es un convenio sistemático entre
personas para lograr algún propósito en específico.
Organización es un conjunto de elementos, compuesto principalmente por
personas, que actúan e interactúan entre sí bajo una estructura pensada y
diseñada para que los recursos humano, financieros, de información y otros,
de forma coordinada, ordenada y regulada por un conjunto de normas, logren
determinados fines, los cuales pueden ser de lucro o no.
Tipos de Organización
Organizaciones formales: Son las que distribuyen entre sus miembros las
actividades, responsabilidades y autoridad de forma precisa, explicita y
relativamente permanente.
Es la organización basada en la división del trabajo racional, en la
diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio
establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la
organización planeada, la que está en el papel.
Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través
de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas,
de reglas y procedimientos, etc. En otros términos, es la organización
formalmente oficializada.
Organizaciones Informales: Son las que no tienen una distribución de
actividades, responsabilidades y autoridad de una forma explícitamente
definida. Las relaciones entre sus integrantes son muy dinámicas, el número
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de sus integrantes y el liderazgo varían constantemente y hay un continuo
proceso de formación y disolución de grupos.
Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las
personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las
relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos.
Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del
surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en
cualquier otro documento formal.
La organización informal se constituye de interacciones y relaciones
sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organización
formal.
Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la
organización formal para el desempeño de los cargos.
La organización informal comprende todos aquellos aspectos del sistema
que no han sido planeados, pero que surgen espontáneamente en las
actividades de los participantes, por tanto, para funciones innovadoras no
previstas por la organización formal.
Principios de la Organización Los principios son declaraciones, enunciados o preceptos que guían al
dirigente en el acto de construir una organización. Desde el periodo clásico
de la administración se han establecido quince principios que deben
observarse al organizar una empresa o institución según Melinkoff (op cit),
se pueden enumerar en orden jerárquico de la siguiente manera:
1. Principio del Objetivo: de acuerdo con este principio, la organización
debe establecer los fines permanentes o (teología) hacia los cuales se
encamina la organización. Estos fines ayudaran a estructurar en forma
adecuada a la empresa o institución. En la actualidad, diversos enfoques
3
de la administración denominan misión a esta constelación a fines más
generales y permanentes. Así se habla de la misión de la universidad, de
la misión del Ministerio de Sanidad y Asistencia Social, etc.
2. Principios de los canales de Supervisión bien definida: según este
principio, en el organismo debe existir una serie de canales de
supervisión que deben estar conectados por canales de comunicación.
Toda unidad debe ser supervisada por otra de jerarquía mayor.
3. Principio del espacio control: de acuerdo con este principio, se debe
establecer el número de personas que deben depender de otra
directamente. Se aconseja que el número de personas este entre 7 y 8,
tomando en cuenta la naturaleza del trabajo, la capacidad del jefe, la
preparación de los subordinados, el medio ambiente físico.
4. Principio del equilibrio dirección-control: este principio establece que,
a medida que el directivo o jefe delega autoridad en otros funcionarios,
debe reservar para sí el control de funcionamiento de la organización sea
total o de la parte de ésta que delegue.
5. Principio del equilibrio autoridad-responsabilidad: de acuerdo con
este principio, la delegación de autoridad del ejecutivo al subordinado
debe ser clara para el cumplimiento de una tarea bien definida, pero el
jefe máximo debe conservar la responsabilidad total final por la
autoridad delegada.
6. Principio de fijación de responsabilidades: este principio establece
que la responsabilidad por las acciones no puede ser mayor que la que
implica la autoridad delegada, ni debería ser menor.
7. Principio de la selección y adiestramiento del personal: se enuncia
diciendo que el personal debe ser seleccionado debidamente y en forma
previa, luego debe ser adiestrado, recibiendo entrenamiento.
8. Principio de la excepción: se enuncia afirmando que los jefes o
ejecutivos deben resolver solo los problemas extraordinarios, los
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problemas de rutina deben resolverlos los subjefes del nivel jerárquico
correspondiente.
9. Principio de identificación: este principio establece que todos los actos
o hechos que se sucedan o que sea susceptibles de suceder en la
institución y la cantidad de cosas que se manejen, deben tener su
identificación adecuada, para evitar confusiones con otras hechos o
cosas semejantes.
10. Principio de simplicidad: establece que dentro de cualquier
organismo sólo deben establecerse las funciones que sean
indispensables para los fines del organismo.
11. Principio de la moral interna: este principio establece que debe
haber responsabilidad, colaboración y compromiso para el logro de los
objetivos institucionales comunes, entre los integrantes de la empresa,
tanto directivo como subalterno.
12. Principio de la unidad de mando: afirma que el subordinado no
debe recibir órdenes de más de un jefe sobre la misma materia.
13. Principio de jerarquía o de escala jerárquica: establece que debe
existir una cadena de relaciones directas de autoridad desde en directivo
superior hasta el último subordinado y que ésta debe funcionar
claramente a través de toda organización.
14. Principio de especialización: establece que a medida que la
empresa se amplia y diversifica, debe crear grupos, secciones,
dependencias, etc. Para que trabajen en una sola especialidad o área de
actividades.
15. Principio de centralización – descentralización: se enuncia
diciendo que hay centralización cuando la adopción de decisiones y la
responsabilidad están centradas en la dirección superior de la institución
y que hay descentralización cuando, por delegación de autoridad, la
adopción de decisiones y la responsabilidad se distribuyen en instancias
de dirección intermedias. Una buena descentralización distribuye las
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decisiones y la autoridad en los procesos de ejecución y concentra en
la dirección superior las decisiones de política y de orden normativo.
Manual de normas y procedimiento técnicos Según Graham Kellog (2010) “El manual presenta sistemas y técnicas
especificas. Señala el procedimiento para seguir para lograr el trabajo de
todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que
desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito
significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún
trabajo.
Los manuales de normas y procedimientos se caracterizan principalmente
por establecer normas o pautas especificas y claras, y detalla
minuciosamente todos los procedimientos que se realizan en la institución.
Manuales de normas y procedimientos Es aquel que describe de manera detallada las operaciones que integran
los procedimientos administrativos, en el orden secuencial de su ejecución, y
las normas que se deben cumplir y ejecutar los miembros de la organización
compatibles con dichos procedimientos.
Las manuales de normas y procedimientos son los documentos que
especifican detalladamente una serie de normas y procedimientos,
vinculados con las actividades que se realizan en una organización/
instituciones, explicando un conjunto de procedimientos internos según los
niveles de autorización de las unidades orgánicas que forman parte de una
organización, con el objetivo de ir creando y consolidar criterios dentro de la
organización, y uniformar la actividad operativa, de la institución, Así como
también garantizar y satisfacer la transmisión y recuperación de información.
Objetivos
Presentar una visión integral de cómo opera la organización.
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Precisar la secuencia lógica de los pasos de que se compone cada uno
de los procedimientos.
Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada área de
trabajo.
Describir gráficamente los flujos de las operaciones.
Servir como medio de integración y orientación para el personal de
nuevo ingreso con el fin de facilitar su incorporación a su unidad
orgánica.
Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y
materiales.
Cooperar a la correcta realización de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad del trabajo.
Establecen un sistema de información recuperable y accesible.
Difundir el funcionamiento interno de las oficinas, a través de la
descripción de tareas, y requerimientos.
Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la
repetición de instrucciones y directrices.
Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las
modificaciones necesarias en la organización.
Hacen posible establecer una inducción, adiestramiento y capacitación
del personal, ya que describen en forma detallada las actividades de
cada oficina.
Tipos De manera general, los manuales de procedimientos por sus
características diversas pueden clasificarse en: manuales de procedimientos
de oficina y manuales de procedimientos de fábrica.
También puede referirse a:
Tareas y trabajos individuales.
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Practicas departamentales, en las que se indican los procedimientos de
operación de todo un departamento.
Practicas generales en un área determinada de actividad.
También se pueden clasificar de acuerdo a su ámbito de aplicación y
alcances en manual de:
Procedimiento General: es aquel que contiene información sobre los
procedimientos que se establecen para aplicarse en toda la organización
o en más de un sector administrativo.
Procedimiento Específico: son aquellos que contienen información
sobre los procedimientos que se siguen para realizar las operaciones
internas en una unidad administrativa con el propósito de cumplir de
manera sistemáticamente con sus funciones y objetivos.
Presentación Debe reflejar los fines y objetivos de las funciones a desempeñar dentro
de la institución a través de una normas establecidas, por medios de análisis,
estudios, y estrategias de planeación. La estructura se puede presentar de la
siguiente manera:
Título y código del procedimiento.
Introducción: Explicación corta del procedimiento.
Organización: Estructura micro y macro de la entidad.
Descripción del procedimiento.
Objetivos del procedimiento.
Descripción de la operación y sus participantes.
Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento.
Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del
proceso.
Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.
Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.
Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de
autocontrol.
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En toda presentación debe estar presente de manera clara y concisa los
aspectos:
Contenido del manual.
Objetivos del manual.
Objetivos y políticas de la organización.
Responsabilidad.
Contenido específicos de los entes.
Contenidos comunes de los rangos de igual jerarquía.
Alcance de los procedimientos.
Instrucciones.
Normas de procedimientos.
Organigramas.
Régimen de autorizaciones
Glosario
Índice Temático.
Índice de referencias cruzadas.
Verificación y asesoramiento.
Indicación de fechas.
Numeración de páginas.
Formato.
Armado.
Elaboración
Los manuales de procedimientos deberán elaborarse según el formato y
la Dirección de Organización se encargará de integrar la información
procesada por la unidad administrativa en dicho formato. Una vez que se
cuenta con el proyecto de manual, se requiere someterlo a una revisión final,
a efecto de verificar que la información contenida en el mismo sea la
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necesaria, esté completa y corresponda a la realidad, además de proceder a
comprobar que no contenga contradicciones o deficiencia.
Una vez que el manual de procedimientos ha sido elaborado, autorizado
e impreso, debe ser difundido entre los funcionarios y empleados
responsables de su aplicación
La elaboración del manual es un proceso de suma importancia, ya que es
a su vez el resultado de estudios, análisis, creación de estrategias, para
mejorar la calidad, eficiencia y eficacia de las funciones y actividades que se
realizan internamente en la organización; donde queda registrado los
procedimientos administrativos a seguir o implantarse. Asimismo ayuda a
identificar aquellas áreas en las cuales existan deficiencias en el sistema de
la calidad que deba ser corregido
En el proceso de creación del manual, debe existir una metodología que
garantice la descripción de los procedimientos, de acuerdo con la realidad
operativa y con las normas jurídico-administrativas establecidas al efecto.
Igualmente este debe estar bajo personal competente, la redacción y
trascripción debe ser efectuada de manera controlada, por las unidades
funcionales de los organismos.
Implantación
La implantación del manual de normas y procedimientos es importante
para la organización, ya que el personal y cada miembro perteneciente debe
estar informado, actualizado, de los cambios generados, de las actividades a
realizar, para que el sistema operativo este en constante flujo.
Para implantar el manual es necesario divulgarlo a todos los niveles de la
empresa, de la siguiente forma: presentando conferencias, reunión de
personal, repartiendo folletos entre los empleados, para logra una aplicación
inmediata y asegurar el conocimiento del nuevo proceso, los formatos que
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implican, los objetivos propuestos y los beneficios que obtendrá la compañía.
Es importante que el manual de normas y procedimientos se ajuste sin
inconveniente a la estructura de la empresa, a los requerimientos del
personal.
Mantenimiento
Consiste en mantener vigente y actualizado el manual de normas y
procedimientos, debido que si este se desactualiza, pasaría hacer un
documento inutilizable, y generaría por otro lado la creación de otro manual
que cumpla con las exigencias y necesidades actuales, creando una
desventaja en cuanto al tiempo que se perdería, por ello es más ventajoso y
recomendable para los organismos, mantener vigente el manual. Para aplicar
esta técnica, es recomendable contar con un bosquejo de las actividades que
componen el procedimiento, cada cierto tiempo.
Recursos humanos en los archivos
Debemos referirnos también al profesional o trabajador de la información
y la cultura, específicamente en la archivología, como Recursos Humanos
formados académicamente en las ciencias de la información, es el principal
elemento de la cultura en el nexo entre el usuario con el conocimiento. El
profesional de la archivología, hace posible la transferencia del patrimonio
cultural a través de los servicios de consulta, circulación, transmisión,
recuperación y adquisición información.
Gracias a la labor del profesional de esta área, se ha conseguido
mantener el patrimonio cultural y social de las naciones, conservando,
preservando y resguardando el conocimiento, a través de técnicas y proceso
sistemáticos, tanto de forma tradicional: manual, y moderna: automatizada, la
aplicación de las nuevas tecnologías de recuperación y búsqueda agilizada
de la información, para su fácil difusión.
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El personal fundamental
El personal primero debe estar capacitado, preparado y ser profesional
del área archivística, para prestar un serbio eficiente y eficaz. El personal se
divide de forma jerárquica según sus funciones y actividades de la labor
archivística:
El archivólogo: director responsable del archivo.
Sus objetivos se basan en dirigir, coordinar y controlar la organización y el
funcionamiento del archivo, para custodiar y organizar la documentación, con
la finalidad de facilitar la consulta al propio organismo que la ha generado y
también a todos los ciudadanos, de acuerdo con la normativa de
accesibilidad a la documentación.
Tiene como funciones:
Hacer las propuestas oportunas para llevar a cabo una buena gestión del
centro archivístico y, al mismo tiempo, potenciar una fluida comunicación
interdepartamental con el objeto de facilitar el sistema de organización
documental del organismo o entidad a la que pertenece el archivo.
Planificar, dirigir y coordinar las publicaciones del archivo: guías,
inventarios, catálogos, elaborar las memorias anuales del archivo.
Archivero o archivista:
Se encarga de velar por la organización y la custodia de la documentación
que está bajo su responsabilidad con la finalidad de facilitar la consulta, así
como también del procesamiento de los documentos.
Tiene como función:
Organizar y dirigir la elaboración de los instrumentos de descripción de la
documentación custodiada en el archivo - catálogos, inventarios, índices
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u otros- y realizar aquellos que requieran una descripción documental
más especializada.
Definir y organizar el sistema de información, consulta y préstamo de la
documentación del archivo. También le corresponderá asesorar a los
usuarios que requieran una información más especializada.
Organizar y dirigir la elaboración de los instrumentos de descripción de la
documentación custodiada en el archivo - catálogos, inventarios, índices
u otros- y realizar aquellos que requieran una descripción documental
más especializada.
Auxiliar de Archivo
Colaborar en los trabajos de ejecución y control de la documentación, en
especial, aquellas que conciernan más directamente con las técnicas
archivísticas manuales de la organización documental como pueden ser la
gestión de los depósitos y las de prevención y conservación de la
documentación, entre otras
Sus funciones pueden ser:
Colaborar con los otros técnicos del archivo en los trabajos de custodia y
tratamiento documental consistentes en la ordenación física de la
documentación de algunas series documentales, etc.
Llevar a cabo la gestión del espacio de los depósitos, de acuerdo con las
directrices de su superior jerárquico, comprobando la ubicación de la
documentación y los espacios que quedan libres, con la finalidad de
asignar nuevas unidades de instalación
Supervisar periódicamente las condiciones físicas y ambientales de los
diferentes depósitos, a partir del uso y control de los aparatos que
permiten asegurar un buen estado de conservación y seguridad del
edificio y los depósitos
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Funciones de los administrativos y auxiliares administrativos:
Pueden encargarse de recibir y atender al público del archivo y también
llevar la gestión de los trabajos administrativos, de acuerdo con lo
establecido en la legislación vigente.
Sus funciones a cumplir:
Recibir y atender al público del archivo ofreciéndole la información que
requiera, o bien dirigiéndolo a la sala de consulta o las salas donde se
efectúa alguna actividad.
Realizar los trabajos administrativos del centro
Introducción de los datos de algunas series documentales ya
inventariadas al sistema informático.
Los técnicos superiores especialistasColaborar en todas aquellas cuestiones que le indique el director del centro
y, en especial, velar y aplicar las técnicas más apropiadas para la
prevención, reproducción y preservación de la documentación en cualquier
tipo de soporte documental.
Estudiar y proponer a la dirección del centro todas aquellas acciones
encaminadas a llevar a cabo una buena política de prevención,
reproducción y preservación de la documentación.
Deberá controlar el estado de conservación de la documentación en
cualquier tipo de soporte documental.
Organizar y dirigir las técnicas de restauración más apropiadas para
cada tipo de soporte documental y, al mismo tiempo, ejecutar aquellas
técnicas que requieran una manipulación más especializada.
Organizar, dirigir y supervisar los trabajos relacionados con las copias de
seguridad de la documentación para la conservación o consulta.
Política de reclutamiento y de Selección.
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Es el proceso de identificar y atraer a la organización a solicitantes
capacitados e idóneos, por ende se debe tener cuidado y ser minucioso
al momento de seleccionar al nuevo personal.
Objetivo: Reclutar y seleccionar al personal idóneo para ocupar el puesto
vacante y así poder dar cumplimiento a los programas de trabajo, para
superar las expectativas de nuestros clientes
Alcance: La presente política aplica a la Dirección General, Gerencias y
Coordinaciones Este manual está diseñado para facilitar el proceso de
reclutamiento y selección de personal en la organización
Responsabilidades: Es responsabilidad del las Gerencias y Coordinaciones conocer y aplicar
el proceso de Reclutamiento. Esta Política esta diseñada para facilitar el
proceso de reclutamiento y selección de personal en la organización a través
del Departamento de Recursos Humanos
Políticas de inducción Consiste en la orientación general, que se le da al empleado para
integrarlo en el entorno laboral de la institución; y prepararlo el cargo que va
a cumplir dentro de empresa.
“Tiene como finalidad que el trabajador conozca más en detalle la empresa y
sus funciones, se integre a su puesto de trabajo y al entorno humano en que
transcurrirá su vida laboral. Una Inducción bien ejecutada constituye la base
de todas las expectativas y compromisos implícitos (contrato psicológico) del
trabajador. Esta persona se plantea una serie de importantes interrogantes
acerca de la organización y el ambiente que se “respira” en ella y deben
responderse con la mayor rapidez.” (Administración de empresas.
Políticas de adiestramiento: Es la formación que se le brinda y da al personal, con el objetivo de
especializarlo y mejorar el desempeño de los empleados dentro de la
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institución, por medio de cursos, talleres, y actividades de adiestramiento. Es
el entrenamiento y transmisión de conocimientos concernientes al área
profesional, obteniendo el desarrollo de habilidades competente.
Capacitación: La capacitación se considera como un proceso a corto plazo, en que se
utiliza un procedimiento planeado, sistemático y organizado, que comprende
un conjunto de acciones educativas y administrativas orientadas al cambio y
mejoramiento de conocimientos, habilidades y actitudes del personal, a fin de
propiciar mejores niveles de desempeño compatibles con las exigencias del
puesto que desempeña, y por lo tanto posibilita su desarrollo personal, así
como la eficacia, eficiencia y efectividad empresarial a la cual sirve La
capacitación es el desarrollo personal y profesional que tiene como finalidad
especializar, mejorar la calidad y eficiencia de su trabajo y estar a la altura de
los nuevos avances tecnológicos y científicos que se dan en la sociedad
profesional (en este caso en el mundo de la información) y la propia en la
naturaleza de la llamada sociedad. La capacitación es de objetivos cortos o
mediano plazo y muy específica, pero que siguen aportando un conocimiento
al empleado.
SueldoSegún Sánchez Barriga (2010) “Es la fase de la administración de recursos
humanos, que usa principios y técnicas definidas para lograr la remuneración
total que recibe el trabajador, sea razonablemente apropiada a la importancia
del puesto, a la eficiencia, a las necesidades personales del trabajador y a
las posibilidades de la empresa.”
La función que tiene el departamento de recursos humanos en la
administración de sueldos y salarios es:
El sistema debe ayudar y atraer el número y la clase de empleados
necesarios para operar en la institución en términos de excelencia.
El sistema tiene que jugar un papel positivo para motivar a los
empleados a trabajar lo mejor que sus habilidades les permitan.
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Tiene que dar a los empleados la oportunidad de lograr sus aspiraciones
dentro de un marco de imparcialidad y equidad.
Debería ofrecer a los empleados un incentivo para mejorar sus destrezas
y habilidades.
MeritocraciaEn una definición muy amplia, se refiere a aquellos sistemas políticos donde
se accede a los cargos de poder, no por el nacimiento o la riqueza (o sea,
según pautas de adscripción) sino por los méritos (pautas de realización).
En las sociedades industriales avanzadas, esos "méritos" se refieren en
principio al desarrollo de la inteligencia y de los conocimientos, a las
capacidades intelectivas evidenciadas y sancionadas por el sistema escolar,
base indispensable (pero no suficiente) para tener acceso a la clase dirigente
e iniciar luego un "cursus honorum" basado en el desempeño de cargos de
creciente importancia, hasta donde lleguen las posibilidades evolutivas y la
combinación de circunstancias de poder y de apoyos de cada uno.
Es la organización basada en una división del trabajo racional, en la
diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio
establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la
organización planeada; la que está en el papel. Es generalmente
aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de
manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de
reglas y procedimientos, etc. En otros términos, es la organización
formalmente oficializada.
Sistema kardex Kardex, en definitiva, no es más que un registro de manera organizada de
la mercadería que se tiene en un almacén. Generalmente, para poder
hacerlos hay que hacer un inventario de todo el contenido que tiene la
bodega, y determinar la cantidad, un valor de medida, y el precio unitario,
esta información pasaría a ser el inventario inicial con el que se parte. Luego
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se pueden clasificar los productos por sus características comunes, y una
vez que se hace todo eso se puede llenar los Kardex, que se pueden
encontrar en papelerías o en cualquier programa contable.
Importancia del kardex Para empezar en el RER no es de tanta obligación tributaria llevar
este registro auxiliar, pero es necesario que el empresario conozca la
importancia de llevar el kardex ordenadamente porque le permitirá conocer al
detalle y al día el stock con el que cuenta y por lo tanto podrá valorizar su
stock, porque hay muchos comerciantes que tienen tal o cual stock pero no
saben el costo, le permitirá conocer si está ganando o está perdiendo o
quizás se están sacando la mercadería y no se da cuenta, pequeñas cosas
que a la larga son de importancia sobre todo para el empresario.
El método a utilizar podría ser solamente a nivel de unidades sin
valorizarlas, en primer lugar porque no está obligado a llevar el kardex y en
segundo lugar porque el costo por lo general no se modifica durante buen
tiempo, en su momento si quiere saber el importe de su mercadería al costo
simplemente verifica el stock y determina el precio en función al costo de
adquisición de la mercadería.
El control de existencias en un almacén se realiza por método de practica
especiales, en planilla o tarjetas cuyo objetivo principal es el control
minucioso de las entradas y salidas de mercancías de existencias.
Cuando nos referimos a existencia, almacén o activo realizable estamos
siempre haciendo mención a cuanto tiene la empresa disponible para vender
o también para fabricar.
También ofrece kardex es el desarrollo de simulaciones dinámicas que
muestran como aumentar el espacio de almacenamiento en respuesta al
incremento de producción o de facturación. Para soluciones de
almacenamiento ya existentes, podemos detectar las deficiencias en la
capacidad, flujo de materiales y accesibilidad. El resultado es hallar la mejor
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solución para ahorrar tiempo y espacio, mejorar el funcionamiento del
almacén y aumentar el ahorro de recursos económicos en todas las áreas.
Componentes del sistema kardex Una tarjeta de kárdex o auxiliar de inventario de mercancías consta de
las siguientes partes:
Encabezamiento:
1. Fecha en que se efectúa la transacción.
2. Descripción del movimiento de acuerdo con el soporte.
3. Número del comprobante del cual se trasladan los movimientos.
Entradas: se registra la cantidad y el costo total de los artículos
comprados y las devoluciones. Al final del periodo esta columna informa
el valor total de las mercancías almacenadas durante el periodo.
Salidas: se registra la cantidad y el costo de la mercancía vendida, las
devoluciones en ventas. Al final del periodo esta columna informa el
costo total de la mercancía vendida.
Saldos: se registra la cantidad y el costo de las mercancías en
existencia.
Costo unitario: se registra el valor de costo por unidad de la mercancía
en existencia. Al final de cada periodo, también se utiliza para liquidar el
inventario final de mercancías.
Ubicación: Se registra el sitio de almacenamiento de la mercancía.
Proveedor: Nombre o razón social, ciudad y teléfono de la persona o
empresa a quien se le compra el artículo.
Además, debemos saber que existen distintos métodos de kárdex, teniendo
cada uno de ellos un manejo y forma de registro particular. Introducimos a
grandes rasgos los tres tipos básicos y su variación en la forma de entrada.
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Conclusión
La investigación sobre la organización nos muestra que para todo en el
mundo tiene que haber una organización para así formar planes a corto
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mediano o largo plazo ya que esto conlleva a mayor eficiencia mas trabajo
como ya lo hemos nombrado hay dos tipo de organizaciones formales he
informales y estas serán utilizadas de acuerdo a la necesidad que tengamos
en ese momento esto va de la mano junto con el manual de procedimientos y
normas técnico sin ellos no habría un orden a pesar que hay una
organización.
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