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CURSO DE DESCRIPCION Y PERFIL DE PUESTOSSECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

MODULO 1

1. ¿Qué es una organización?

 El ser humano siempre ha tenido la necesidad de encontrar el éxito en cualquiera de sus actividades. Muchas veces no podemos lograr ese objetivo debido a nuestras propias limitaciones. Es por ello que se recurre a la colaboración o ayuda de otras personas, formando así una organización. Ésta puede estar conformada por dos o más personas que necesariamente se comunicarán y velarán en conjunto por alcanzar su propósito.Una organización es una unidad social constituida en forma deliberada, con fines y objetivos predeterminados, sobre una base de actuación de cierta permanencia que se rige por un orden normativo, y se estructura alrededor de centros de poder y de decisión internos y externos, que regulan y controlan su operación para encaminarla al cumplimiento de sus propósitos.Otras definiciones de Organización

P.M. Blau. ( ) :

"Es la existencia de procedimientos formales para movilizar y coordinar los esfuerzos de diversos subgrupos, generalmente especializados, con miras a alcanzar objetivos comunes".Max Weber (1922):

"Un grupo corporativo entendido éste como una relación social que, o bien está cerrada hacia fuera, o bien, limitada mediante reglas y disposiciones de admisión de personas ajenas. Este objetivo se logra gracias a que tales reglas y ordenes se llevan a la práctica a través de la actuación de individuos específicos (director, jefe) y de un grupo administrativo".-BARNARD (1959:93)

"un sistema de actividades o fuerzas conscientemente coordinadas de dos o más personas. Supone una situación concreta en la que se dé cooperación y sus componentes constituyen varios sistemas diferentes (físicos, biológicos, psicológicos) pero lo que les unifica y relaciona es la organización"-ARGYRIS (1957:54)

Afirma que la propiedad fundamental de una organización es su basamento lógico, su racionalidad esencial. Una organización formal está basada en ciertos principios, tales como: la especialización de tareas, la cadena de mando, la unidad de dirección, la racionalidad...

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-ETZIONI (1964)

"una unidad social que ha sido creada con la intención de alcanzar metas específicas: cooperativas, empresas, hospitales, iglesias, prisiones, escuelas..."-KATZ y KAHN (1977:25)

“como un sistema energético de consumo-resultado, en el que el energético proveniente del resultado reactiva el sistema. Las organizaciones sociales son sistemas abiertos que interactúan con su ambiente”.-WEINERT (1987:41)

"una organización es un conjunto colectivo con límites relativamente fijos e identificables, con una ordenación normativa, con un sistema de autoridad jerárquico, con un sistema de comunicación, y con un sistema de miembros coordinado; este conjunto colectivo está formado por una base relativamente continua dentro de un entorno que le rodea y se dedica a acciones y actividades que normalmente tienen una meta final u objetivo, o una serie de metas finales u objetivos".Una organización hace posible que muchas personas funcionen como una unidad; para asegurar que cada una de ellas cumpla a cabalidad con su papel dentro de esta estructura, la organización debe conjuntar varios elementos:Elementos de la Organización

            1. Individuos y Grupos Interrelacionados.            2. Objetivos y Fines.            3. Diferenciación de Funciones.            4. Coordinación Racional Intencionada.            5. Tiempo.            Una "organización", está constituida por:            a) Relaciones entre los individuos que la forman.            b) Interacciones de carácter previsto con anterioridad.            c) Asociadas entre sí.            d) "Control de interacciones", de cara a conseguir las previsiones establecidas (objetivos).

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Están sujetas a la estructura y al poder, todo ello planteado con criterios de racionalidad, es decir, lejos de toda arbitrariedad.El conjunto de todos los elementos que utiliza una organización como medio para alcanzar sus objetivos, se llama estructura organizacional.La estructura de una organización es indispensable para que ésta sea más productiva y económica. A partir de los elementos mencionados se establece la disposición y correlación de las actividades, jerarquía y funciones requeridas para alcanzar los objetivos.La organización se divide en unidades administrativas; cada una tiene funciones y responsabilidades diferentes. Son dirigidos por una autoridad, la cual está encargada de actividades específicas. Estas unidades necesariamente deben relacionarse entre sí para obtener la eficiencia que se busca.            Algunas ventajas de una buena organización son:

            1. Lograr un contexto en el que el personal trabaje en conjunto en lugar de hacerlo en contra.            2. Facilitar el logro de los propósitos            3. Proporcionar comunicaciones efectivas y eficientes.            4. Dar a conocer a los empleados las redes o rutas de mando.            5. Proporcionar métodos para realizar actividades con un mínimo de esfuerzo.            6. Incrementar la productividad y reducir los costos al evitar la lentitud o ineficiencia en las actividades.La ciencia que estudia la manera de gestionar una organización se denomina administración.Se entiende por administración al conjunto ordenado y sistematizado de principios, técnicas y prácticas que tienen como finalidad apoyar la consecución de los objetivos de una organización a través de la provisión de los medios necesarios para obtener los resultados con la mayor eficiencia, eficacia y congruencia; así como la óptima coordinación y aprovechamiento del personal y los recursos técnicos, materiales y financieros.La administración puede ser de empresas privadas o de organizaciones públicas.2. ¿Qué es la Administración Pública Federal?

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La administración pública es la principal actividad que corresponde desarrollar al Poder Ejecutivo para la prestación de los servicios públicos.El Poder Ejecutivo, queda depositado generalmente en una persona. Aún cuando debemos advertir que no siempre se ha dado el caso de que los Estados dispongan de un Poder Ejecutivo unipersonal. Por ejemplo, posteriormente a la época del terror, en Francia, se conformó como depositario de la labor ejecutiva a un directorio, es decir, a un órgano colegiado, formado por tres personas, con el propósito de gobernar este país.

Dada la dificultad que resulta de coordinar a los órganos colegiados, generalmente en los Estados actuales se ha decidido por disponer como titular del Poder Ejecutivo a una persona física; de tal manera que el titular de la administración es un ente unilateral.

En nuestro país, en el ámbito federal, existe de conformidad a lo que previene el artículo 80 de la Constitución, un Supremo Poder Ejecutivo de la Unión, mismo que se deposita en un sólo individuo al que se le denomina Presidente de los Estados Unidos Mexicanos 

El Presidente de la República para auxiliarse en el desarrollo de la actividad administrativa del Estado, cuenta con una serie de entidades administrativas que le prestan ayuda y que, por razones de jerarquía, dependen de él, bien sea de manera directa o indirecta.

Estas entidades administrativas constituyen la Administración Pública Federal, que se define como el conjunto de órganos que auxilian al Ejecutivo Federal en la realización de la función administrativa, en esta materia, se compone de la Administración Central y Paraestatal que consigna la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

El artículo 90 de la Carta Magna dispone que la Administración Pública Federal sea Centralizada y Paraestatal conforme a la Ley Orgánica que expida el Congreso. En esa Ley Orgánica se distribuyen los negocios del orden administrativo de la Federación que están a cargo de las Secretarías de Estado y Departamentos administrativos y define las bases generales de la creación de las entidades Paraestatales y la intervención del Ejecutivo Federal en su operación.

3. Organización de la Administración Pública Federal.

Para el desempeño de la actividad administrativa y la prestación del servicio público a cargo del Ejecutivo, la Administración Pública Federal se organiza de cuatro formas

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4. La Administración Pública Central.

Está conformada por un conjunto de dependencias administrativas tales como: la Presidencia de la República, las Secretarías de Estado, la Consejería Jurídica del Ejecutivo Federal y los Departamentos Administrativos que determine el titular del Ejecutivo Federal.Dependencia

Es aquella institución pública subordinada en forma directa al Titular del Poder Ejecutivo Federal en el ejercicio de sus atribuciones y para el despacho de los negocios del orden administrativo que tiene encomendados. El acuerdo de sectorización reserva el concepto de dependencias a los organismos públicos del Sector Central que no son coordinadores de sector y da la denominación de secretaría a los que sí lo son.Órgano Administrativo Desconcentrado

Forma de organización con autonomía administrativa pero sin personalidad jurídica ni patrimonio propio, que de acuerdo a la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, tiene facultades específicas para resolver asuntos de la competencia de su órgano central, siempre y cuando siga los señalamientos de normatividad dictados por este último. Ejemplos: Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos, Consejo Nacional de Radio y Televisión, etc.Aquí te hemos presentado algunos ejemplos, pero si quieres conocer más, haz clic en siguiente link.

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   5. La Administración Pública Paraestatal.

Conjunto de entidades de control presupuestario directo e indirecto integrado por: los organismos descentralizados, las empresas de participación estatal, las sociedades nacionales de crédito, las organizaciones auxiliares nacionales de crédito, las instituciones nacionales de seguros y los fideicomisos. 

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                         6. Estructura de las instituciones de la APF.

El enfoque sistémico que trata de comprender el funcionamiento de la sociedad desde una perspectiva holística e integradora, en donde lo importante son las relaciones entre los componentes. Se llama holismo al punto de vista que se interesa más por el todo que por las partes. El enfoque sistémico no concibe la posibilidad de explicar un elemento si no es precisamente en su relación con el todo. Metodológicamente, por tanto el enfoque sistémico es lo opuesto al individualismo metodológico, aunque esto no implique necesariamente que estén en contradicción.En la estructura de la Administración Pública Federal es posible identificar tres niveles de análisis: Macro administrativo (Estructura de la APF), Administrativo medio (Integración sectorial) y Micro

administrativo (Dependencia o entidad paraestatal. Cabe señalar que el sistema de la APF, representa un subsistema administrativo que forma parte de un sistema mayor que es el político, y este a su vez de uno general que es el sistema social.Una estructura adecuada es capaz de desarrollar interrelaciones lógicas, racionales, entre las diferentes áreas, dando congruencia a las funciones, con la finalidad de incrementar la eficiencia de la organización en su conjunto.La estructura le da forma y constituye el eje sobre el cual giran todas las actividades.

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7. Estructura Orgánica.

Es la disposición sistemática de los órganos que integran una institución, conforme a criterios de jerarquía y especialización, ordenados y codificados de tal forma que sea posible visualizar los niveles jerárquicos y sus relaciones de dependencia, por ejemplo:

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La Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, define a las Unidades de administración como los órganos o unidades administrativas de los ejecutores de gasto, establecidos en los términos de sus respectivas leyes orgánicas, encargados de desempeñar las funciones de planear, programar, presupuestar, en su caso establecer medidas para la administración interna, controlar y evaluar sus actividades respecto al gasto público.(http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LFPRH.pdf)El Puesto: es una unidad impersonal de trabajo, que se caracteriza por tener tareas y deberes específicos, lo cual le asigna cierto grado de responsabilidad. Puede contener una o más plazas, e implica determinados requisitos de actitud, habilidad, preparación y experiencia, así como responsabilidades y valores.Otros conceptos de puesto:Son la esencia misma del grado de productividad de una organización, por tanto, consiste en un grupo de tareas que se deben desarrollar para que una organización pueda alcanzar sus objetivos.Es parte del área de productividad establecida a cada empleado y dotada de los medios de trabajo necesarios para el cumplimiento de una determinada parte del proceso.Otro concepto de puesto de trabajo es el siguiente: célula fundamental del proceso productivo compuesto por tres elementos: Fuerza de trabajo (FT), Medios de trabajo (MT) y Objetivos de trabajo (OT). Ejemplo:

Orgánica.

Elementos del puesto de trabajo

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Medio de trabajo (MT): Es aquel objeto o conjunto de objetos de que se sirve el hombre para actuar sobre el objeto de trabajo y transformarlo. Entre ellos los más importantes son los instrumentos de producción, que comprenden las más diversas herramientas empleadas por el hombre para trabajar.Objeto de trabajo (OT): Constituye el objeto del proceso de trabajo, sobre el que actúa el hombre con ayuda de los medios de trabajo para trasformarlo en producto con un determinado valor de uso.Fuerza de trabajo (FT): Es la capacidad del hombre para trabajar el conjunto de energías físicas y espirituales que le permiten producir los bienes materiales. La fuerza de trabajo constituye el elemento que pone en movimiento a los medios de producción.En el esquema se refleja como los insumos son transformados a través del medio de trabajo, el objeto de trabajo y la fuerza de trabajo obteniendo el producto final.Plaza: la posición presupuestaria que respalda un puesto en la estructura ocupacional o plantilla, que sólo puede ser ocupada por un servidor público y que tiene una adscripción determinada.Cadena de Mando

Es una línea continua de autoridad que se extiende desde la parte superior de la organización hasta la última posición y aclara quién reporta a quién.

La cadena de mando implica la inclusión de conceptos complementarios:La Autoridad.- Se refiere al derecho inherente en una posición organizacional para dar órdenes a otros y esperar que se cumplan. Para facilitar la coordinación, a cada puesto de mando se le da un lugar en la cadena de mando, y a cada nivel se le concede cierto grado de autoridad para que pueda cumplir con sus responsabilidades.Unidad de Mando.- Este principio ayuda a preservar el concepto de una línea continua de autoridad, en este sentido un subordinado debe tener un solo jefe superior, ante el cual es directamente responsable.Equilibrio entre autoridad-responsabilidad.- Entendiendo que la responsabilidad es la obligación de atender los deberes y de ejercer la autoridad con base en las normas de actuación establecidas, y en las

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facultades otorgadas, se debe promover el equilibrio entre autoridad y responsabilidad.Tramo de Control

El tramo de control determina el número de subordinados que un puesto puede dirigir y supervisar eficaz y eficientemente, y determina en gran medida el número de niveles y puestos que tiene una organización. Las estructuras funcionales y verticales, tienden a reflejar tramos de control reducidos, manteniendo un control estricto del puesto de mando sobre sus subordinados.La tendencia reciente es hacia los grandes tramos de control en las organizaciones, en donde las empresas buscan reducir gastos, reducir costos de operación, acelerar la toma de decisiones, incrementar la flexibilidad, acercarse más a los clientes y facultar a los empleados.Nivel jerárquico: Es una división de la estructura administrativa, que comprende todos los órganos que tienen autoridad y responsabilidad similares, independientemente de la clase de función que tengan encomendada.

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Organigrama: entendido como una representación gráfica de la estructura orgánica que debe reflejar en forma esquemática, la posición de las unidades administrativas que la componen, los tramos de control, nivel jerárquico, canales formales de comunicación y coordinación, así como líneas de mando.

Los organigramas señalan la vinculación que existe entre departamentos a lo largo de las líneas de autoridad principales.A partir del organigrama, se pueden observar las principales características de una organización.1. La estructura de la organización2. Los aspectos más importantes de la organización: Planificación de los

Recursos Humanos, Análisis y Diseño del Trabajo, Reclutamiento y Selección  y Evaluación y Revisión del Desempeño, entre otros.

3. La naturaleza lineal o staff del departamento4. Las relaciones entre las unidades estructurales5. Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y

en cada departamento o sección.6. Las comunicaciones y sus vías.7. Las vías de supervisión8. Los niveles y los estratos jerárquicos

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9. Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización.10. Las unidades de categoría especial. 

Funciones Del Organigrama

Para la ciencia de la administración:

Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la organización al reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y actualizaciones.Para el área de organización y sistema:

Sirve para reflejar la estructura así como su permanente revisión y actualización, la cual se da a conocer a través de los manuales de organización.Para el área de administración de personal:

El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal.Y en forma general sirve para:Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización.Comunicar la estructura organizativa.Reflejar los cambios organizativos.FUNCION SUSTANTIVA: Aquellas que desarrollan funciones derivadas directamente de las atribuciones, objetivos y razón de ser de la Institución y para lo que están facultadas y fueron constituidas.FUNCION ADMINISTRATIVA: Las adscritas a las Oficialías Mayores o unidades homólogas, incluyendo sus unidades subordinadas, las coordinaciones administrativas y enlaces administrativos aun cuando no estén adscritos directamente a la Oficialía Mayor o equivalente; y aquellas que realizan funciones de apoyo y control en el logro de los objetivos y funciones de las áreas sustantivas de la institución.8. Estructura Orgánica Básica

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La integran las unidades administrativas cuyas funciones reflejan las atribuciones conferidas en la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal (para el caso de dependencias) o en el instrumento jurídico aplicable de creación (para el caso de entidades paraestatales). Se caracterizan por tomar decisiones, formular políticas, elaborar directrices y determinar líneas generales, que se vinculan en forma directa y determinante con los objetivos institucionales.  Comprende áreas con nivel jerárquico-organizacional de Secretario hasta Director General o sus equivalentes. 

9. Estructura Orgánica ni BásicaLa integran las unidades administrativas cuyo nivel jerárquico-organizacional es menor a Director General y depende invariablemente de alguna unidad ubicada en estructura orgánica básica. Se caracterizan por diseñar, elaborar, realizar estudios y trabajos, así como aplicar las políticas, programas y normas establecidas que coadyuven a alcanzar los objetivos institucionales determinados

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10. Ocupacional

Agrupación de puestos plaza, donde cada uno de ellos tiene actividades definidas, delimitadas y concretas que permiten el cumplimiento de una función y que se respaldan por un grado de responsabilidad determinado o en su caso de autoridad si se trata de puestos de mando.TOMADO DE LA “GUIA TECNICA PARA EL PROCESO DE PLANEACIÓN DE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA FEDERAL Y LAS REGLAS PARA SU APROBACIÓN Y REGISTRO” ELABORADA POR LA UNIDAD DE POLITICA DE RECURSOS HUMANOS DE LA APF, SEPTIEMBRE 4, 2009

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