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PRO-GDOC-002 PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL
Metodología a seguir en el Procedimiento de elaboración de Tablas de Retención Documental
Versión:04
Serie: 114-18.2-128
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METODOLOGIA A SEGUIR EN EL PROCESO DE LA ELABORACION DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
1) Investigación preliminar sobre la Entidad DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA
✓ Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la Entidad ( decretos, acuerdos, resoluciones)
✓ Estructura interna vigente de la Entidad: Manual de Funciones y Procedimientos ✓ Organigrama actual, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos y
asignación de funciones. ✓ Procedimiento de actualización T.R.D.
2) Entrevista con los productores de los documentos de la DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA
✓ Identificación y definición de UNIDADES DOCUMENTALES ✓ Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta los manuales de
procedimientos de las dependencias ✓ Identificación de los valores primarios de la Documentación.
3). Análisis e interpretación de la información recolectada.
✓ Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales, teniendo como base la ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL, y el resultado del análisis de los manuales de procedimientos.
✓ Valoración y selección documental, basado en los ítems 5,7,9,10,11,12,13,14 de la ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL
4). Elaboración y presentación Tablas de Retención Documental.
✓ Elaboración de propuesta de Tablas de Retención Documental, teniendo como punto de partida las series u subseries que tramita y administra.
5). Transferencias Documentales Primarias y Secundarias
✓ Aplicación de pasos en las transferencias documentales
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PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL
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1. INVESTIGACION PRELIMINAR DE LA ENTIDAD
PRESENTACION
La Dirección de Tránsito de Bucaramanga fue creada en el año de 1936 por iniciativa de la Asamblea Departamental.
Inicialmente funciono como una Dependencia de la Gobernación del departamento, con unos pocos agentes de Tránsito y una estructura administrativa muy simple que se fue haciendo compleja a medida que se fue desarrollando la ciudad y el parque automotor fue creciendo.
Posteriormente mediante acuerdo municipal 040 de septiembre de 1.972 se conformo como una un Instituto Municipal. Jurídicamente pasa a ser un instituto descentralizado del orden municipal, con autonomía administrativa y económica.
Mediante acuerdo 016 del 25 de Agosto 1980 el consejo municipal de Bucaramanga en uso de sus atribuciones legales acuerda la creación y organización de un establecimiento público dotado de autonomía administrativa, patrimonio y rentas propias, denominado DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA, teniendo como sede para la atención al público en la calle 28 No. 20-06 hasta el año 1991, vigencia en la cual se centralizaron las actividades en el nuevo edificio de esa época ubicado en el kilómetro 4 de la vía Bucaramanga a Girón.
El alcalde de Bucaramanga, en uso de sus facultades constitucionales legales y reglamentarias mediante DECRETO 0221 DE NOV 30 DE 2001, establece la ESTRUCTURA de la DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA. Y se determinan las funciones generales por dependencia.
En los últimos siete años ha sido reestructurada administrativamente en dos oportunidades. Su sede principal ubicada en el Km. 4 vía a Girón, su centro de semaforización funciona en la diagonal 15 con calle 50 y el parque infantil didáctico de tránsito ubicado en el parque de los niños.
Cuenta con una planta de personal de 277 personas, 120 en la parte administrativa y 157 en el área operativa. El presupuesto de Ingresos, Gastos e Inversión por el orden de los doce mil millones de pesos en la actual vigencia fiscal.
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Actualmente la entidad es considerada por su eficiencia, organización y aplicación de las normas de tránsito, como una de las mejores instituciones de tránsito del país.
MISIÓN
La Dirección de Tránsito de Bucaramanga es un establecimiento público descentralizado del orden municipal, cuyo propósito es el registro de vehículos y conductores, el planeamiento del control del tránsito terrestre vehicular y la promoción en la educación de la seguridad vial con la finalidad de contribuir a una movilidad ágil, segura y legal.
VISION
Para el año 2020 ser el organismo de Tránsito líder a nivel nacional en la prestación de servicios certificados en calidad y la promoción de la seguridad vial, contando con un talento humano altamente calificado e idóneo, logrando el reconocimiento y satisfacción de nuestros clientes y grupos de interés.
ANTECEDENTES DE LA ELABORACION
El trabajo de la elaboración de las Tablas de Retención Documental, se realiza con el fin de dar cumplimiento al decreto 1382 de agosto, reglamentario de la Ley 80 de 1989 y el Acuerdo 09 de octubre de 1995, Acuerdo 039 de 2002, Acuerdo 004 de 2013 emanados por el Archivo General de la Nación.
El grupo de trabajo para la elaboración de las Tablas de Retención Documental (T.R.D.) está conformado por la Sra. Bárbara Carvajal, Coordinadora de Grupo de Documentación y Archivo de la Entidad, Profesional en Ciencias de la Información Bibliotecología y Archivística, y la intervención del COMITÉ DE ARCHIVO de la misma:
La T.R.D. Es una herramienta que permite la organización de los archivos y en su elaboración se tiene en cuenta todo el proceso de gestión documental de la Entidad.
Es ideal que este trabajo sea asumido por profesionales que laboren en la institución en el área de archivo porque:
Conoce la Entidad Su historia Su misión
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❖ Sus funciones y su estructura El acervo archivístico
La Coordinadora del Grupo de documentación y Archivo, liderará y coordinará todo el proceso aportando su experiencia y conocimiento, además exigir que la entidad cuente con personal profesional archivístico.
Con el apoyo de la administración representada en el Secretario General, se informó a través de memorando y visitas a las distintas dependencias, sobre la importancia de contar con un instrumento para organizar y controlar los documentos de la entidad y la metodología a utilizar.
ASPECTOS TECNICOS
El proceso y metodología utilizada para la elaboración de las T.R.D. de la DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA , está bajo los parámetros y lineamientos archivísticos del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.
Recolección de la información.
Compilación de las normas orgánicas:
• Organigrama de la Entidad • Decretos y leyes en el ámbito del Ministerio de Transportes ❖ Historia de la Institución y los diferentes cambios que has sufrido a través del
tiempo ❖ Las diferentes reestructuraciones de la Entidad
VENTAJAS
❖ Recopilación de toda la normatividad de la Entidad • Se puede reconstruir la historia de la entidad • Levantamiento de inventarios de los archivos de la Entidad • Permite hacer un diagnóstico sobre el funcionamiento de los archivos de
gestión • Se crea un indicador de volumen documental y de duplicidad de la información ❖ Permite conocer cómo se manejan los asuntos en las oficinas
Aplicación de las encuestas
La encuestas realizadas, a Dirección General; Secretaria General: Grupo Gestión del Talento Humano, Grupo Atención al Usuario, Grupo Almacén e Inventarios, Grupo Documentación y Archivo, Subdirección Financiera: Grupo de Contabilidad, Grupo Tesorería, Grupo de Ejecuciones Fiscales; Subdirección
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Técnica: Grupo Registro automotor, Grupo Licencias de Conducción, Grupo Cultura Ciudadana, Grupo Planeamiento Vial, Grupo Control Vial; Oficina Asesora de Planeación; Oficina Asesora de Sistemas; Oficina Asesora Jurídica: Grupo Contratación, Asesor Jurídico Grado02, Grupo Inspecciones; Oficina Asesora Centro de Diagnóstico Automotor; Oficina Asesora de Calidad, constituyeron un importante instrumento para el análisis y conformación de las series; ésta se realizó directamente a la persona administradora y productora del documento.
Se utilizó la encuesta diseñada por el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
• Nombre de la Unidad de Gestión • Ubicación dentro de la estructura orgánica • Fecha de creación y acto administrativo ❖ Funciones ❖ Series
La normatividad que regula la producción, el trámite y la conservación de la serie es una herramienta para la valoración de la misma.
El trámite utilizado en los procesos muestra la producción de originales y copias, lo que permite en el análisis fijar patrones para lograr la racionalización documental.
Los documentos que acompañan la serie documental se identifican como series documentales que la conforman.
La frecuencia de consulta de otras dependencias a la unidad productora se debe tener en cuenta para asignar el tiempo de retención de los documentos en el archivo de gestión al igual que en el archivo central de la entidad.
ANALISIS DE LA INFORMACION
Identificación de las series
Las series son el producto de las funciones realizadas por cada una de las dependencias, por ello la normatividad vigente debe ser el punto de partida.
Los documentos básicos para la elaboración de las tablas de retención documental son:
DISPOSICIONES LEGALES
• Acuerdo 001 de julio de 1998: "Por el cual inicia proceso de Reestructuración de la Dirección de Transito de Bucaramanga. El CONSEJO DIRECTIVO DE
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LA DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA, en uso de sus atribuciones y en especial de las conferidas por el Acuerdo No 041 del 25 de noviembre de 1.998
• Acuerdo 040 del 6 de septiembre de 1972: "Por el cual se reorganiza la Dirección de Transito de Bucaramanga
• Acuerdo No 016 del 25 de agosto de 1980 "Por el cual se crea la Dirección de Tránsito de Bucaramanga, y se modifica el Acuerdo No 040 de 1972".
• Acuerdo No 001 del 01 de junio de 2000 "Por el cual se modifican los requisitos exigidos en el Manual de Funciones de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga para el cargo del Jefe de Regulación de Control Vial"
• Acuerdo No 002 del 25 de septiembre de 2000 " Por el cual se suprime un cargo y se crea otro en su remplazo dentro de la Planta de Personal"
• Acuerdo No 003 del 04 de diciembre de 2000 " Por el cual se modifica el Sistema de Nomenclatura y clasificación de empleos de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga"
• Acuerdo No 004 de 2000 " Por el cual se suprimen cargos de la Planta de Personal de la Dirección de Tránsito DE Bucaramanga "
• Decreto No 0221 del 30 de noviembre de 2001" • Acuerdo No 007 del 10 de diciembre de 2001 " Por medio del cual de adoptan los
estatutos de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga " • Acuerdo No 003 del 19 de abril de 2002 Por medio del cual se modifica la
estructura administrativa de la Dirección de Tránsito" • Acuerdo No 001 del 10 de septiembre de 2002 " Por medio del cual se modifica el
artículo 8 del Acuerdo del Consejo Directivo No 007 del 10 de diciembre de 2001" • Acuerdo No 004 del 17 de marzo de 2006 " Por el cual se adecua la Planta de
Personal de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga a las Disposiciones de los Decretos 785 de 2005 y se dictan otras disposiciones"
• Acuerdo No 01 del 21 de marzo de 2007 Por el cual se crea empleo de libre Nombramiento y remoción en la planta de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga , para dar cumplimiento a una sentencia"
• Resolución No 406 del 05 de septiembre de 2007 " Por el cual se modifica la Resolución No 100 del 17 de marzo de 2006
• Acuerdo No 009 del 19 de diciembre de 2008 " Por medio del cual se modifica el artículo 5 y 18 del Acuerdo del Consejo Directivo No 007 del 10 de diciembre de 2001
• Resolución No 062 del 21 de febrero de 2011 " Pro medio del cual se modifica la Resolución No 406 del 05 de septiembre de 2007"
•
1.1 ESTRUCTURA INTERNA Y VIGENTE DE LA ENTIDAD.
EL Director de Transito de Bucaramanga, mediante resoluciones, distribuyen los cargos de la plata global y ubica el personal teniendo en cuenta la estructura, los planes, los programas y las necesidades del servicio.
La estructura interna de la entidad, según la Resolución 062 del 21 de febrero de 2011:
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ESTRUCTURA INTERNA DE LA ENTIDAD
DESPACHO DE LA DIRECCION GENEERAL
No de Empleos Denominacion Nivel Código Grado
1 Director General de la Entidad Director 050 3 1 Secretario General Directivo 054 2 1 Subdirector Financiero Directivo 068 1 1 Subdirector Técnico Directivo 068 1 4 Jefe Oficina Asesora Asesor 115 2 5 Asesores Asesor 105 2 2 Asesores Asesor 105 1 8 Profesional Esspecializado Profesional 222 2 1 Tesorero General Profesional 201 1 8 Profesional Universitario Profesional 219 1 2 Técnico Operativo Técnico 314 6 2 Técnico Operativo Técnico 314 5 2 Técnico Operativo Técnico 314 3 2 Técnico Operativo Técnico 314 11 7 Inspector de Tránsito y Transpotes Técnico 312 4 2 Instrutor Técnico 313 1 1 Auxiliar Administrativo Asistencial 407 14 2 Auxiliar Administrativo Asistencial 407 12 1 Auxiliar Administrativo Asistencial 407 10 1 Auxiliar Administrativo Asistencial 407 9 2 Auxiliar Administrativo Asistencial 407 8 11 Auxiliar Administrativo Asistencial 407 15 Auxiliar Administrativo Asistencial 407 12 Auxiliar Administrativo Asistencial 407
1 Secretaria Ejecutiva Asistencial 425 1 Secretaria Ejecutiva Asistencial 425 1 Secretaria Asistencial 440 1 Conductor Asistencial 480 1 Comandante Asistencial 290
--
1 Subcomandante Asistencial 338 1 Técnico Operativo Técnico 339 1 Técnico Operativo Técnico 339
157 Agentes de Tránsito Técnico 340
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CONSEJO DIRECTIVO
CONTROL INTERNO Y GESTION
D1RECCION GENERAL
COMISION DE PERSONAL
100 COMITÉ DE DESARROLLO
GESTION DEL
INSTITUCIONAL TALENTO HUMANO 111
COMITÉ DE CONTROL INTERNO
GRUPO ATENCION AL USUARIO 112
ALAMACEN E INVENTARIOS 113
GRUPO DE DOCUMENTACION Y
ARCHIVO 114
SUBDIRECCION CIAI A AlrICD A 1')r
CONTABILIDAD 121
—I TESORERIA 122
EJECUCIONES FISCALES 123
SECRETA
RIA GENERAL
110
SUBDIRECCION i— crsmir, A 19n
REGISTRÓ AUTMOTOR 111
LICENCIAS CONDUCCION 119
CULTURA CUICIUDADANA 133
CONTROL VIAL 134
PLANEAMIENTO \ /I A I 49P
OFICINA ASESORA DE
OFICINA ASESORA DE PI ANPAC.IC)N 14n
SISTEMAS 1r1
OFICINA ASESORA
OFICINA ASESORA CENTRO DE
OFICINA ASESORE SISTEMA DE
JURIDICA 160
DIAGNOSTICO AUTOMOTOR
GESTION DE CALIDAD. 180 C D A 170
CONTRATACION
ASESOR JURIDICO
GRUPO INSPECCIONES (7)
161
GARADO 02 162
162.01
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CUADRO DE CLASIFICACION DE CODIGOS DE LA DIRECCION DE TRANSITO DE B ......_. .
CLASIFICACION JERARQUICA DE LAS OFICINAS, DEPENDENCIAS Y GRUPOS DE TRABAJO DE LA DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA
NOMBRE DE LA DEPENDENCIA CODIGO
DIRECCION GENERAL 100
SECRETARIA GENERAL 110 TALENTO HUMANO 111
ATENCION AL USUARIO 112 ALMACEN E INVENTARIOS 113 DOCUMENTACION Y ARCHIVO 114
SUDIRECCION FINANCIERA 120 CONTABILIDAD 121 TESORERIA 122
EJECUCIONES FISCALES 123 SUBDIRECCION TECNICA 130
REGISTRO AUTOMOTOR 131 LICENCIAS DE CONDUCCION 132 CULTURA CIUDADANA 133 CONTROL VIAL 134 PLANEAMIENTO VIAL 135
OFICINA ASESORA DE PLANEACION 140 OFICINA ASESORA DE SISTEMAS 150
OFICINA ASESORA JURIDICA 160 CONTRATACION 161
ASESOR GRADO 02 (JURIDICO) 162 INSPECCIONES ( 7) 162.01
OFICINA ASESORA DEL C.D.A. 170 OFICINA ASESORA DE CALIDAD 180
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1.4. Procedimiento de actualización de las Tablas de Retención Documental (T.R.D.).
Confrontación de las T.R.D. con los archivos existentes en cada una de las dependencias de la entidad
De acuerdo con los archivos existentes en las dependencias visitadas y con base en las observaciones realizadas por los funcionarios de dichas dependencias, se procederá a revisar si el comentario incluido en las T.R.D. esta correctamente establecido, por lo tanto se debe revisar las Series y Subseries
✓ Establecer que las series y subseries de las que incluidas en las T.R.D existan en los archivos físicos.
✓ Establecer que la documentación que no esté incluida en las TRD debe ser organizada para la conformación de una Serie y/o Subserie
✓ Establecer las series y subseries que deberían tener otro nombre en las TRD
Tipologías Documentales
✓ Establecer que tipologías documentales no existen en los archivos físicos y se deban excluir de las TRD
✓ Establecer las tipologías documentales nuevas para ser incluidas en las TRD. ✓ Establecer las tipologías documentales que deberían tener un nombre
diferente.
Complementar tiempos de retención faltantes
✓ Se procederá a establecer si los tiempos de retención documental estipulados en las TRD son los óptimos, especialmente revisar los años de retención de los archivos de gestión, también se deben completar los tiempos faltantes.
De igual forma establecer que la disposición final de los documentos es la más conveniente para el destino final de la documentación de las dependencias (selección, eliminación, conservación total, microfilmación)
Análisis de los ajustes o modificaciones
✓ Una vez detectadas las novedades encontradas en las TRD y con base en el formato de recolección de información , se procederá a analizar que ajustes o modificaciones se le debe realizar a las TRD actuales
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1.5. Proyección de las modificaciones y validación de las Tablas de Retención Documental (T.R.D.).
✓ El personal profesional apoyado con los funcionarios de las dependencias proyectará las modificaciones y/o ajustes a las TRD como: tiempos de retención, disposición final, inclusión y exclusión de series y subseries
2. ENTREVISTA CON EL PRODUCTOR DE LA DEPENDENCIA DIRECCION GENERAL.
2.1 Identificación y definición de la Unidad Documental.
✓ El CONSEJO DIRECTIVO de la Entidad dentro de su estructura jerárquica es el Consejo Asesor de la entidad; su propósito principal es el de Dirección, Control, Políticas y Normatividad, para garantizar a la comunidad, una eficaz y adecuada prestación de los servicios.
Entre las unidades documentales que este CONSEJO produce de acuerdo a las funciones adscritas en los Estatutos de la Entidad están:
• ACTAS DEL CONSEJO DIRECTIVO • ACUERDOS DEL CONSEJO DIRECTIVO
Estas unidades documentales por su funcionabilidad forman parte de la unidad productora de la Dirección General.
✓ La DIRECCION GENERAL de la Entidad dentro de la estructura jerárquica esta en primer nivel directivo y es la encargada dentro de su propósito principal planear, organizar, dirigir y controlar la ejecución de los programas y funciones de la Dirección de Transito de Bucaramanga, adoptar las decisiones y suscribir los contratos requeridos para asegurar la realización y el cumplimiento del objeto social.
Entre las unidades documentales que la DIRECCION GENERAL produce de acuerdo a las funciones adscritas al manual de funciones de la entidad están:
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Documental
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CODIGO SERIES SUBSERIES 100-1.0 ACTAS
100-1.0-09 Comité de Dirección
100-1.0-05 Comité de Coordinación de Control Interno y Gestión
100-1.0-07 Reuniones de trabajo 100-1.2 AUDITORIAS
100-1.2-166
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
Interna
100-5.0
100-5.0-52 Evaluación y Seguimiento al Modelo Estándar de Control Interno
100-9.0 INFORMES
100-9.0-209 De Gestión Consolidado
100-9.0-178 De Gestión Control Interno y Gestión
100-9.0-65 De Plan de Acción
100-9.0-62 A Entes de Control
100-9.1 INVENTARIOS
100-9.1-186 De Gestión Documental 100-9.1-187 De Transferencias Documentales
100-20.2 RESOLUCIONES NA
✓ La SECRETARIA GENERAL de la entidad dentro de la estructura interna asegurar la orientación técnica de los recursos humanos y físicos de la entidad, el flujo, manejo y conservación de la información interna y externa para garantizar la continuidad en la prestación del servicio y la ejecución de los programas adoptados.
Entre las unidades documentales que la SECRETARIA GENERAL produce de acuerdo a las funciones adscritas al manual de funciones de la entidad están:
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CODIGO SERIES SUBSERIES 110-1.0 ACTAS
110-1.0-01 De Comité Disciplinario 110-1.0-08 De Consejo Directivo 110-1.0-07 De Reuniones de Trabajo
110-3.2 CERTIFICADOS 110-3.2-169 De Antecedentes disciplinarios
110-18.6 PROCESOS
110-18.6-136 Disciplinario
110-9.0 INFORMES 110-9.0-64 De Gestión 110-9.0-65 De Plan de Acción
110-9.0-62 A Entes de Control y organismos judiciales
110-9.1 INVENTARIOS
110-9.1-186 De Gestión Documental 110-9.1-187 DE Transferencias Documentales
✓ El GRUPO GESTION DEL TALENTO HUMANO de la entidad es un grupo de trabajo de la Secretaria General y está encargado dentro de su propósito principal de asesorar e impulsar la gestión del talento humano al servicio subordinado de la Dirección de Transito de Bucaramanga para asegurar la aplicación de las normas de la función pública, procurar el mejoramiento continuo del clima laboral, el crecimiento cualitativo del personal y la plena realización de sus derechos y deberes.
Entre las unidades documentales que el GRUPO DE GESTION DEL TALENTO HUMANO produce de acuerdo a las funciones adscritas al manual de funciones de la entidad están:
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CODIGO SERIES SUBSERIES 111-1.0 ACTAS
111-1.0-02 De Comision de Personal
111-1.0-161 Comité paritario de seguridad y salud en el trabajo
111-1.0-162 De Comité de Convivencia Laboral 111-1.0-163 De Comité de emergencia
111-2.0 BIENESTAR SOCIAL
111-2.0-22 Calidad de vida natural ( Incentivo, puesto de trabajo, desvinculación laboral)
111-2.0-23 Protección y servicio social Recreación y eduación formal)
11-3.4 COMPENSACION
SALARIAL
NA 111 -8.0 HISTORIAS
111-8.0-57 Laboral 111-8.0-58 Salud Ocupacional
111 -9.0 INFORMES
111-9.0-64 De Gestión 111-9.0-65 De Plan de Acción 111-9.0-62 A Entes de control
111-9.1 INVENTARIOS 111-9.1-186 De Gestión Documental 111-9.1-187 De Transferencias documentales
111-18.1 PLANES
111-18. 1 - 190 Insitucional de Formación y Capacitación
111-18.1-191 De Emergencia y evacuación 111-20.1 REPORTES
111-20.1-201 De Accidentes Laborales
✓ El GRUPO DE ATENCION AL USUARIO de la entidad es un grupo de trabajo asignado a la Secretaria General, dentro de su propósito principal esta planear, organizar, ejecutar, coordinar y controlar estrategias para el mejoramiento continuo de la calidad del servicio mediante un sistema integrado de información, atención, orientación, a las necesidades del usuario
Entre las unidades documentales que el GRUPO DE ATENCION AL USUARIO que produce de acuerdo a las funciones adscritas en el manual de funciones, están:
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CODIGO SERIES SUBSERIES 112-1.0 ACTAS
112 - 1.0 -07 De Reuniones de trabajo
112-1 . 4
ATENCION DE PETICIONES , QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS
112-1.4-168 Personalizada, telefónica, web y redes sociales
112-9.0 INFORMES
112-9.0-64 De Gestión
112-9.0-65 De Plan de Acción
112 -9.1 INVENTARIOS
112-9.1-186 De Gestión Documental
112-9.1-187 De Transferencias documentales
✓ El GRUPO ALMACEN INVETARIOS de la entidad está asignado a la Secretaria General, dentro de su propósito principal esta: Verificar y registrar los procesos de ingreso, existencia, baja, devolución e identificación de los bienes y elementos adquiridos por la entidad para implementar medidas de control y conservación de bienes públicos y facilitar la planeación de la adquisición.
Entre las unidades documentales que el GRUPO ALMACEN INVENTARIOS que produce de acuerdo a las funciones adscritas en el manual de funciones, están:
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CODIGO SERIES SUBSERIES 113-1.0 ACTAS
113-1.0-07 De Reuniones de trabajo 113-1.0-164 De Comité de adquisiciones
De Comité de Peritaje para la baja de bienes
113-3.5 COMPROBANTES
113-3.5-45 Ingreso y egreso 113-9.0 INFORMES
113-9.0-64 Gestión 113-9.0-65 Plan de acción
113-9.0-179 Depreciación y conciliación de activos fijos
113-9.1 INVENTARIOS
113-9.1-182 Individual de bienes por funcionario y dependencia
113-9.1-204 Elementos donados o dados de baja
113-9.0-186 De Gestión Documental 113-9.1-187 De Transferencias documentales
113-21.0 SEGUROS
NA
✓ El GRUPO DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO, grupo de trabajo asignado a la Secretaria General, dentro de su propósito principal está la de direccionar y ejecutar la administración de la información recibida y emitida por la entidad para ordenar técnicamente el archivo y el flujo de datos.
Entre las Unidades Documentales que el GRUPO DE DOCUMENTACION Y ARCHIVO que produce de acuerdo a las funciones adscritas en el manual de funciones, están:
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CODIGO SERIES SUBSERIES 121-1.0 ACTAS
121-1.0-07 Reuniones de trabajo
121-1.0-10 Comité de sostenibilidad
121-3.2 CERTIFICACIONES
121-3.2-32 Reteción en la fuente a proveedores y contratistas
COMPROBANTES 121-3.5 CONTABLES
121-3.5-46 De Egreso
CONCILIACIONES 121-3.12 BANCARIAS
NA DECLARACIONES 121-4.0 TRIBUTARIAS
NA 121-9.0 INFORMES
121-9.0-64 De Gestión
121-9.0-65 De Plan de acción
121-9.0-74 Financieros
121-9.1 INVENTARIOS 121-9.1-186
De Gestión Documental 121-9.1-187
De Transferencia Documental
✓ El GRUPO DE TESORERIA, dentro de su estructura jerárquica depende directamente de la Subdirección Financiera, tienen como propósito principal el de desarrollar actividades de verificación, control y registro del flujo de caja de la entidad en coordinación con la entidad financiera y bancaria.
Entre de ac
las Unidades Documentales que el GRUPO TESORERIA que produce uerdo a las funciones adscritas en el manual de funciones, están:
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CODIGO
SERIES SUBSERIES 122-1.0 ACTAS
CERTIFICACIONES
COMPROBANTES CONTABLES
De Reunión de Trabajo
De Ingresos y retenciones
122-3.2
122-1.0-07
122-3.5
122-3.2-153
122-3.5-48
122-3.5-49
122-9.0
De Ingreso
INFORMES De Egresos
122-9.0-64
De Gestión 122-9.0-65
De Plan de acción 122 -9.1 INVENTARIOS
122-9.1-186
De Gestión Documental
122-9.1-187
De Transferenci Documental
PAGOS DE TASAS, TARIFAS Y DERECHOS
122-8.7
NA
✓ El GRUPO DE EJECUCIONES FISCALES, dentro de su estructura jerárquica depende de la Subdirección Financiera, tiene como propósito principal el de asesorar e impulsar la gestión del recaudo coactivo de deudas fiscales y de las demás obligaciones creadas mediante acto administrativo proferido en ejercicio de las funciones policivas con ocasión de conductas contravencionales a las normas de transito
Las Unidades Documentales que el GRUPO DE EJECUCIONES FISCALES produce de acuerdo a las funciones adscritas en el manual de funciones, están:
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CODIGO SERIES SUBSERIES 114-1.0 ACTAS
114-1.0-04 Comité de archivo 114-1.0-07 Reuniones de trabajo
114-20.5 REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES
114-20.5-199 Interna despachada y externa recibida
114-20.5-200 Consecutivo de comunicaciones producidas por la entidad
114-9.0 INFORMES 114-9.0-64 De Gestión 114-9.0-65 De Plan de Acción
114-9.1 INVENTARIOS 114-9.1-186 De Gstión Documental 114-9.1-187 De Trasnferencia documental
114 -18.2 PROGRAMAS 114 - 18.2 - 128 De Gestión documental
114-22 . 0 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
114-22.0-205 Secundarias
✓ La OFICINA DE LA SUBDIRECCION FINANCIERA , dentro de la estructura jerárquica depende directamente de la Dirección General, dentro de su propósito principal esta: adoptar políticas, planes y programas y dirigir el desarrollo de las actividades propias de los procesos contables y presupuéstales , preparar y suministrar a la Dirección General con base en dichos procesos , y asistir en la formulación de planes y programas generales para asegurar el logro de los objetivos financieros de la entidad.
Entre las Unidades Documentales que LA OFICINA DE LA SUBDIRECCION FINANCIERA que produce de acuerdo a las funciones adscritas en el manual de funciones, están:
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CODIGO 120-1.0
SERIES ATAS
SUBSERIES
120 - 1.0 -07
120-3.2 CERTIFICADOS De Reuniones de trabajo
120-3.2-38
120-3.2-37 De Disponibilidad presupuestal
120-9.0
INFORMES De Registro presupuestal
120-9.0-179
120-9.0-173
120-9.0-181
120-9.0-71
120-9.0-206
120-9.0-180
120-9.0-182
120-9.0-183
De Ejecución presupuestal de Ingresos y Gastos
De Deuda Publica
De Adición y Reducción Presupuestal
De Plan anual de Caja
De Reserva Presupuestal
De Ejecución presupuestal de Ingresos y Gastos De Cuentas por pagar
De Categoria Presupuesta 120-9.0-64
120-9.0-65
120 -9.1 INVENTARIOS
De Gestión
De Plan de Acción
120 -9.1 - 186
120-9.1-187
120-18.1 PLANES 120-18.1-194
120-18.1-194
120-18.1-122
De Gestión Documental
De Transferencia Documental
Plan de cuentas por pagar
Plan de tasas, tarifas y derechos
Plan anual de Caja
✓ El GRUPO DE CONTABILIDAD, dentro de la estructura jerárquica depende de la Oficina de la Subdirección Financiera, dentro de su propósito principal esta: Apoyar las actividades financieras y contables de registro, declaraciones, información, certificación y las conducentes a la preparación y elaboración de los estados financieros.
Entre las Unidades Documentales que el GRUPO DE CONTABILIDAD que produce de acuerdo a las funciones adscritas en el manual de funciones, están:
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Documental Página 21 de 56
CODIGO SERIES SUBSERIES 123-1.0 ACTAS
123-1.0-07 De Reunión de Trabajo 123-9.0 INFORMES
123-9.0-64 De Gestión
123-9.0-65 De Plan de Acción 123-9.1 INVENTARIOS
123-9.1-186 De Gestión Dcoumental 123-9.1-187 De Transferencia Documental
123-18.6 PROCESOS
123-18.6-198 Coactivos 123-18.6-138 Persuasivos
✓ La OFICINA DE LA SUBDIRECCION TECNICA, dentro de la estructura jerárquica de la entidad depende directamente de la Dirección General, tiene como propósito principal asistir a la Dirección General en la adopción de planes, programas y estrategias técnicas e idóneas para garantizar la seguridad y la normal circulación de las personas y las cosas en la vía pública.
Las Unidades Documentales que la OFICINA DE LA SUBDIRECCION TECNICA produce de acuerdo a las funciones adscritas en el manual de funciones, están:
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CODIGO SERIES SUBSERIES
130-1.0 ACTA
130 - 1.0 - 165 comité de Movilidad
130 -3.6 CONCEPTOS
1 3 0-3.6-4 9 Concepto técnico de Tránsito y
seguridad vial
130-12.0 LICENCIAS Y PERMISOS SOBRE EL USO DE LA RED VIAL
130-12.0-206 De Cierre de vías
130-12.0-92 De Paseo del Comercio
130-12.0-154 De Tránsito de cargue y descargue
130-12.0-155 De Pico y placa
130 -9.0 INFORME
130-9.0-64 De Gestión
1 30-9.0-6 5 De Plan de Acción
130-9.1 INVENTARIOS
130-9.1-186 De Gestión Documental
130-9.1-187 De Transferencia documental
130-18.1 PLANES
130-18.1-211 Plan Local de Seguridad Vial
✓ El GRUPO DE REGISTRO AUTOMOTOR dentro de la estructura jerárquica es un Grupo de trabajo de la Subdirección Financiera, tiene como propósito principal autorizar la expedición de las licencias de tránsito, verificar que se cumpla con todos los requisitos y normas para la expedición de las licencias.
Las Unidades Documentales que el GRUPO REGISTRO AUTOMOTOR produce en cumplimiento a las funciones adscritas en el manual de funciones, están:
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CODIGO SERIES SUBSERIES 131-1.0 ACTAS
131-1.0-07 Reuniones de trabajo
131-1 . 6
ACCIONES CONSTITUCIONALES
NA
1314' 1 DERECHOS DE PETICION
NA 131-3.2 CERTIFICACIONES
131-3.2-39 De libertad y Tradición, propiedad, confirmación de cuenta,traslado de cuenta
131-8.0 HISTORIAS 131-8.0-59 De Vehículos
131-9.0 INFORMES
131-9.0-64 De Gestión 131-9.0-65 De Plan de Acción
131-9.1 INVENTARIOS 131-9.1-186 De Gestión Documental 191-9.1-187 De Transferencia Documental
✓ El GRUPO DE LICENCIAS DE CONDUCCIÓN dentro de la estructura jerárquica depende la Subdirección Técnica, tiene como propósito principal expedir licencias de conducción por primera vez, por refrendación, por recategorización, por duplicado y por cambio de tarjeta de identidad.
Las Unidades Documentales que el GRUPO DE LICENCIAS DE CONDUCCION produce en cumplimientos de las funciones adscritas en el manual de funciones, están:
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CODIGO SERIES SUBSERIES
132-1.0 ACTAS
132-1.0-07 Reuniones de trabajo
131-3.2 CERTIFICACIONES
131-3.2-170 De convalidación de información de licencias de conducción
132-3.13 CONTROL DE ESTRATOS Y CINTAS
NA
132-4.1 PETICION
DERECHO DE
NA
132-5.1 ESPECIES VENALES NA
132-8.0 HISTORIAS
132-8.0-60 De Licencias de Conducción por primera vez
132-8.0-174 De 'Licencia de Conducción por Refrendación
132-8.0-175 De 'Licencia de Conducción por Recategoriz_ación
132-8.0-176 De Licencias de Conducción por Duplicado
132-9.0 INFORMES
132-9.0-64 De Gestión
132-9.0-65 De Plan de Acción
132-9.1 INVENTARIOS
132-9.1-186 De Gestión Documental
132-9.1-187 De Transferencia Documental
✓ El GRUPO CULTURA CIUDADANA, dentro de la estructura jerárquica es un grupo de trabajo de la Subdirección Técnica, y tiene como propósito principal asesorar campañas o contratos publicitarios con medios de comunicación, de carácter educativo, preventivo e informativo.
Las Unidades Documentales que el GRUPO DE CULTURA CIUDADANA produce en cumplimiento de las funciones adscritas al manual de funciones de la entidad, están:
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CODIGO SERIES SUBSERIES 133-1.0 ACTAS
133-1.0-07 Actas reuniones de trabajo
133-3.2 CERTIFICADOS 133-3.2-171 De Asistencia a cursos 133-3.2-172 De Programas Educativos
133-9 . 3 INFORMACION INSTITUCIONAL
NA
133-9.0 INFORMES
133-9.0-64 De Gestión
133-9.0-64 De Plan de Acción 133-9.1 INVENTARIOS
133-9.1-186 De Gestión Documental
133-9.1-187 De Transferencia Documental 133-18.2 PROGRAMAS
133 - 18 2 - 196
De Educación Vial para Conductores del Futuro,Conductores y peatones preventivos, Educación Vial para un cambio de Actitud
133-18.2-197 De Cultura Víal en la Vía Púlbica
✓ El GRUPO CONTROL VIAL, dentro de la estructura jerárquica es un grupo de trabajo de la Subdirección Técnica, y tiene como propósito principal orientar y articular los recursos humanos, físicos, logísticos, y económicos asignados al grupo de control vial con sus aplicaciones administrativas, eficientes que contribuyan al logro de los objetivos y metas institucionales.
Las Unidades Documentales que el GRUPO CONTROL VIAL produce en cumplimiento a las funciones adscritas en el manual de funciones, están:
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Serie: 114 - 18.2 - 128
CODIGO SERIES SUBSERIES
134-1.0 ACTAS
134-1.0-07 Reuniones de trabajo
134-8.0 HISTORIAS
134-8.0-177 Mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos de la D.T.B.
134-9.0 INFORMES
134-9.0-64 De Gestión
134-9.0-65 De Plan de Acción
134-9.0-184 Estadístico
134-9.1 INVENTARIOS
134-9.1-188 De Vehículos inmovilizados
134-9.1-186 De Gestión Documental
134-9.1-187 De Transferencia documental
134-17.1 ORDEN DE SERVICIOS
NA
134-20.1 REPORTES
134-20.1-202 De Accidentalidad en la Vía
134-20.1-203 De Comaprendos
134-4.2 DESPEJE DE ESPACIO PUBLICO
NA
✓ El GRUPO DE PLANEAMIENTO VIAL dentro de la estructura jerárquica es un grupo de trabajo que depende de la Subdirección Técnica, tiene como propósito principal asesorar y contribuir a la implementación de estudios planes, programa y actividades ordenadas a la optimización del sistema vial y al mejoramiento de sus índices de confiabilidad y a la oportuna atención de la comunidad en general.
Las Unidades Documentales que el GRUPO DE PLANEAMIENTO VIAL produce en cumplimientos de sus funciones adscritas en el manual de funciones, están:
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CODIGO SERIES SUBSERIES 135-1.0 ACTAS
135 - 1.0 -07 De Reunión de Trabajo
135 -3.6 CONCEPTOS
135-3.6-50
Técnicos de planeamiento vial movilidad, señalización, semaforízación, control vial, planes de manejo de trafico, plan especial de parqueaderos, sentidos viales, tránsito peatonal y vehicular, accidentalidad, reductores de volocidad
135-9.0 INFORMES
135-9.0-64 De Gestión
135-9.0-65 De Plan de Acción 135-9.0-77 De Comunas
135-9.0-78 Por Interventorías
135 -9.1 INVENTARIOS 135-9.1-189 De señalización
135-9.1-186 De Semaforización
135-9.1-64 De Gestión Documental
135-9.1-65 De Transferencia Documental
135-20.1 REPORTES 135-20.1-143 De Seañalización y semaforización
135-20.1-156 De daños al sistema de semaforización
135-20.1-157 De siniestros compañias de seguros 135-20.1-158 De Turnos semalaes y horas extras
135-20.1-159 De Funcionamiento de semaforización
135-20 1-160 De Funcionamiento de semaforización del Computador Central
✓ La OFICINA ASESORA DE PLANEACION dentro de la estructura jerárquica de la entidad depende de la Dirección General, y tiene como propósito principal preparar en colaboración con los jefes de área y los grupos de trabajo los planes, programas y proyectos y demás instrumentos de gestión pertinente para garantizar el cumplimiento y aplicación de los objetivos , metas y políticas de la entidad en armonía con el plan de desarrollo municipal y demás metodologías que permitan su evolución y seguimiento.
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Serie . 114-18.2-128
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Las Unidades Documentales que la OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN produce en cumplimiento a las funciones adscritas en el manual de funciones, están:
CODIGO SERIES SUBSERIES 140-1.0 ACTAS
140 - 1.0 -07 De Reunión de Trabajo
140 -3.2 CERTIFICACIONES
140 - 3.2 -36 De Proyectos
140-5 . 0 EVALUACION Y SEGUIMIENTO
140 -5.0 - 51 De Planes, Programas y Proyectos
140 -9.0 INFORMES
140-9.0-185 De Indicadores
140-9.0-64 De Gestión
140-9.0-65 De Plan de Acción
140 -9.1 INVENTARIOS
140-9.1-186 De Gestión Documental
140-9.1-187 De Transferencia Documental
140 -18.7 PROYECTOS
140-18.7-210 De Inversión
✓ La OFICINA ASESORA DE SISTEMAS dentro de la estructura jerárquica de la entidad depende de la Dirección General, y tiene como propósito asistir a la Dirección General en la formulación de instrumentos de planeación y gestión informática, asistir técnicamente a la entidad en los procesos de adquisición, desarrollo, actualización, mantenimiento, ejecución y evaluación de la calidad de la infraestructura del hardware y software y telecomunicaciones requeridos por la entidad y responder por la integridad y veracidad de los archivos necesarios para los diferentes procesos automatizados
Las Unidades Documentales que la OFICINA ASESORA DE SISTEMAS produce en cumplimiento de las funciones adscritas en el manual de funciones, están:
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Serie: 114- 18.2 - 128 Tomo Documental Página 29 de 56
CODIGO SERIES SUBSER1ES 150-1.0 ACTAS
150-1.0-07 De Reunión de Trabajo
150-1.2 ASESORÍAS
150-1.2-14 Técnicas en la adquisición yuso de software y hardware
150-5.0 EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
150-5.0-53 A servicios informáticos
150-8.0 HISTORIAS
150-8.0-61 De computadores e impresores.
150-9.0 INFORMES
150-9.0-64 De Gestión
150-9.0-65 De Plan de Acción
150-9.1 INVENTARIOS
150-9.1-186 De Gestión Documental
150-9.1-187 De Transferencia Documental
150-14.3
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIV O DE SOFTWARE Y HARDWARE
NA
150-14.5 MECANISMOS DE CONSERVACION DIGITAL
NA
✓ La OFICINA ASESORA JURIDICA dentro de la estructura jerárquica de la entidad depende de la Dirección General, y tiene como propósito principal liderar los procesos de apoyo mediante la emisión de conceptos en materia jurídica y actuaciones de representación jurídica se brindan.
Las Unidades Documentales que la OFICINA ASESORA JURIDICA produce en cumplimiento de las funciones adscritas en el manual de funciones, están:
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Serie: 114-18.2-128
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CODIGO SERIES SUBSERIES 160-1.0 ACTAS
160-1.0-07 De Reunión de Trabajo
160-1.2 ASESORIAS
160-1.2-15 Juridicas
160-3.6 CONCEPTOS
160-3.6-47 Juridicos
160-9.0 INFORMES
160-9.0-64 De Gestión
160-9.0-65 De Plan de Acción
160-9.1 INVENTARIOS
160-9.1-186 De Gestión Documental
160-9.1-187 De Transferencia Documental
160-9.2 INSTAURACIION DE DEMANDAS
160-9.2-89 Demanda Penal
160-15.0 NORMOGRAMA
NA
✓ El Grupo de CONTRATACION según la estructura jerárquica es un grupo de trabajo a cargo de la Oficina Asesora Jurídica, y tiene como propósito principal efectuar el trámite del proceso de contratación desde el inicio hasta su liquidación; proyectar minutas contratos o convenios; efectuar el requerimiento de la ejecución de los contratos y convenios, velando por la correcta aplicación de las disposiciones legales.
Las Unidades Documentales que el GRUPO DE CONTRATACION produce en Normograma cumplimiento de las funciones adscritas en el manual de funciones, están:
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Metodología Metodología a seguir en el Procedimiento de elaboración de Tablas de Retención Documental
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COLIGO SERIES SUBSERIES 161-1.0 ACTAS
161-1.0-07 De Reunión de Trabajo
161-3.6 CONCEPTOS
161-3.6-48 Técnicos de Contratación
161-3.8 CONTRATOS
161-3.8-212 De Subasta Inversa Presencial (adquisición o suministro de bienes y servicios)
161-3.8-213 De Licitación Pública( Compraventa, suministro, servicios, prestación de servicios, mantenimiento)
161-3.8-214
Selección Abreviada de Menor Cuantía (Compraventa, suministro, servicios, prestación de servicios, mantenimiento)
161-3.8-215
De Contratación Directa ( Contratos de Prestación de Servicios, Arrendamientos de bienes inmuebles, exclusividad)
161-3.8-216 De Concurso de Merito ( consultorías y proyectos)
161-3.8-217 De Mínima Cuantía (Compraventa, suministros, servicios)
161-3.9 CONVENIOS INTERACM INISTRATIVOS
NA
161-9.0 INFORMES
161-9.0-64 De Gestión
161-9.0-65 De Plan de Acción
161-9 0-80 Contractual
161.9.1 INVENTARIOS
161-9.1-186 De Gestión Documental
161-9.1-187 De Transferencia Documental
✓ El GRUPO ASESOR GRADO 02 JURIDICO dentro de estructura jerárquica de la entidad es un grupo de trabajo de la Oficina Asesora Jurídica, y tiene como propósito principal apoyar a la gestión de la Dirección de Transito de Bucaramanga, mediante la emisión de conceptos en materia de contravenciones de tránsito para sustentar las decisiones administrativas que la Dirección de Transito de Bucaramanga debe adoptar en esta materia con análisis de la vigencia pertenencia, sentido y alcance de las fuentes formales de derecho que los fundamentan , para asegurar la conformidad de los actos de la Dirección de Transito de Bucaramanga y de las decisiones judiciales en los procesos en que ésta sea parte con el ordenamiento jurídico superior, y mediante el control y la vigilancia de las actividades a cargo de las inspecciones de tránsito.
Las Unidades Documentales que el GRUPO ASESOR GRADO 02 JURIDICO produce en cumplimiento de las funciones adscritas al manual de funciones de la entidad, están:
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CODIGO SERIES SUBSERIES 162-1.0 ACTAS
162 - 1.0 -07 De Reunión de Trabajo
162-1.6 ACCIONES CONSTITUCIONALES
NA 162 -9.0 INFORMES
162-9.0-64 De Gestión 162-9.0-65 De Plan de Acción
162 -9.1 INVENTARIOS
162-9.1-186 De Gstión Documental 162-9.1-187
De Transferencia Documental
✓ El GRUPO DE LAS INSPECCIONES, está conformado por siete inspecciones, jerárquicamente es un grupo de trabajo del Asesor Jurídico Grado 02, y tiene como propósito principal asegurar el cumplimiento de la función sancionatoria y absueltas de que da cuenta el régimen normativo contenido en el código nacional de Transito
Las Unidades documentales que el GRUPO INSPECCIONES produce en cumplimiento de las funciones adscritas al manual de funciones de la entidad, están:
CODIGO SERIES SUBSERIES 161.01-1.0 ACTAS
161.01 - 1.0 -07 De Reunión de Trabajo 161.01 -9.0 INFORMES
161.01-9.0-64 De Gestión 161.01-9.0-65 De Plan de Acción 161.01-9.0-81 De Accidentes
161.01 -9.1 INVENTARIOS
161.01-9.1-186 De Gestión Documental
161.01-9.1-187 De Transferencia Documental
161.01 - 18.6 PROCESOS
161.01-18.6-137 Contravencionales por infracciones a las normas de transito
161.01-18.6-209
Contravencionales por conducir bajo el influjo del alcohol o bajo los efectos de sustancias psicoactivasestado de embriaguez
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Documental
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✓ La OFICINA ASESORA DEL CENTRO DE DIAGNOSTICO AUTOMOTOR dentro de la estructura jerárquica de la entidad depende directamente de la Dirección General, y tiene como propósito principal planear, organizar, controlar, dirigir y controlar todas las acciones que conlleven a la habilitación, acreditación, certificación, y puesta en marcha y operaciones sostenibles del Centro de Diagnóstico Automotor de la Dirección de Transito de Bucaramanga
Las Unidades Documentales que la OFICINA ASESORA DEL CENTRO DE DIAGNOSTICO AUTOMOTOR produce en cumplimiento de sus funciones adscritas al manual de funciones de la entidad, están:
CODIGO SERIES SUBSERIES 170-1.0 ACTAS
170-1.0-07 De Reunión de Trabajo
170-7.0 GESTION OPERATIVA
DEL C.D.A.
NA
170-9.0 INFORMES.
170-9.0-64 Ge Gestión
170-9.0-65 De Plan de Acción
170-9.1 INVENTARIOS
170-9.1-186 Gde Gestión Documental
170-9.1-187 De Transferencia Documental
170-9.4 INSTRUMENTOS DE GESTION
NA
170-14.4 MANTENIMIENTO DE HABILITACION
NA
170-20.3
REVISIÓN TÉCNICO MECÁNICA Y DE EMISIONES CONTAMINANTES OBLIGATORIO A LOS VEHÍCULOS LIVIANOS, PESADOS Y TIPO MOTOCICLETA
✓ La OFICINA ASESORA DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD dentro de la estructura jerárquica de la entidad depende directamente de la Dirección General, y tiene como propósito es la mejorar la calidad en todos los procesos de la entidad a través de la aplicación de mecanismos implementados por el Gobierno Nacional respecto al Sistema Integrado de Gestión de la Calidad.
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Las Unidades Documentales que la OFICINA ASESORA DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD produce en cumplimiento de sus funciones adscritas al manual de funciones de la entidad, están:
CODIGO SERIES SUBSERIES 180-1.0 ACTAS
180 - 1.0 -07 Reuniones de trabajo
180 -1.3 AUDITORIAS
180 - 1.3 - 166 Interna
180-3.13
CONTROL Y SEGUIMIENTO AL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
NA
180-3.14 CONTROL DE FORMATOS Y REGISTROS
NA
180-9.0 INFORMES
180-9.0-64 De Gestión
180-9.0-65 De Plan de acción
180 -9.1 INVENTARIOS
180-9.1-186 De Gestión Documental
180-9.1-187 De Transferencias documentales
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2.2 Análisis de la Producción v Tramite Documental Oficina Productora Unidades documentales Producción Trámite
DIRECCION GENERAL
ACTAS Comité de Dirección Comité de Coordinación de Control Interno y Gestión Reuniones de trabajo AUDITORIAS Interna EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO Evaluación y Seguimiento al Modelo Estándar de Control Interno INFORMES De Gestión Consolidado De Gestión Control Interno y Gestión De Plan de Acción A Entes de Control INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencias Documentales RESOLUCIONES
Documentos Producidos p por el Consejo Directivo, la Dirección General y la Oficina Asesora de Control Interno y Gestión en Cumplimiento de sus funciones.
Unidades documentales en relación directa con la ejecución del objeto de la entidad. Tienen un trámite con Secretaria General, la Oficina Asesora de Control Interno y Gestión y la Oficina Asesora de Planeación y la Subdirección Financiera
SECRETARIA GENERAL
ACTAS Comité Disciplinario Consejo Directivo Reuniones de Trabajo CERTIFICADOS Antecedentes disciplinarios PROCESOS Disciplinario INFORMES Gestión Plan de Acción Entes de Control y organismos judiciales INVENTARIOS Gestión Documental Transferencias Documentales
Documentos producidos por la Secretaria General y Control Interno Disciplinario, originados en cumplimiento de sus funciones. trabajo de la entidad.
Tramitan con las oficinas de la Dirección General, Oficina de Planeación, Calidad, Control Interno y Gestión y demás grupos de
GRUPO GESTION DEL TALENTO
HUMANO
ACTAS De Comisión de Personal Comité paritario de seguridad y salud en el trabajo De Comité de Convivencia Laboral De Comité de emergencia BIENESTAR SOCIAL Calidad de vida natural (Incentivo, puesto de trabajo, desvinculación laboral) Protección y servicio social (Recreación y educación formal) COMPENSACION SALARIAL NA HISTORIAS Laboral Salud Ocupacional INFORMES Gestión Plan de Acción Entes de control INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencias documentales PLANES Institucional de Formación y Capacitación Emergencia y evacuación Estratégico y de seguridad vial Seguridad y Salud en el Trabajo REPORTES De Accidentes Laborales
Documentos producidos en cumplimiento de las funciones administrativas
Tramita con la Dirección General, Oficina de Planeación, Oficina de Calidad, Empresas de Riesgos Profesionales, Comisión Nacional del Servicio Civil; Colpensiones,
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Oficina Productora Series y Subseries documentales Producción Trámite
ATENCION AL USUARIOS
ACTAS De Reuniones de trabajo ATENCION DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS Personalizada, telefónica, web y redes sociales INFORMES De Gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencias documentales
Documentos producidos en cumplimiento de sus funciones administrativas
Tramita con la Oficina de Calidad, Oficina de Planeación, Secretaria General y Dirección General.
ALMACEN E I NVENTARIOS
ACTAS Reuniones de trabajo Comité de adquisiciones COMPROBANTES Ingreso y egreso INFORMES De Gestión De Plan de acción Depreciación y conciliación de activos fijos INVENTARIOS Individual de bienes por funcionario y dependencia Elementos donados o dados de baja De Gestión Documental De Transferencias documentales SEGUROS
el trámite en esta oficina
Documentos producidos por actividades propias de sus funciones y aquellos originados por otras dependencias que por la interacción de actividades termina
El trámite involucra a todas las dependencias de la entidad
DOCUMENTACION Y ARCHIVO
ACTAS Comité de archivo Reuniones de trabajo REGISTRÓ DE COMUNICACIONES OFICIALES Interna despachada y externa recibida Consecutivo de comunicaciones producidas por la entidad INFORMES De Gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia documental PROGRAMAS De Gestión documental TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Secundarias
Documentos Documentos producidos por actividades propias de la oficina
tramitados con todas las dependencias de la entidad.
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DR PRO-GDOC-002
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Oficina productora Unidades documentales Producción Trámite
SUBDIRECCION FIRNANCIERA
ATAS Reuniones de trabajo CERTIFICADOS Disponibilidad presupuestal Registro presupuestal INFORMES De Ejecución presupuestal de Ingresos y Gastos De Deuda Pública De Adición y Reducción Presupuestal Plan anual de Caja Reserva Presupuestal Ejecución presupuestal de Ingresos y Gastos De Cuentas por pagar De Categoría Presupuesta De Gestión Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental PLANES Plan de cuentas por pagar Plan de tasas, tarifas y derechos Plan anual de Cata_
Documentos producidos en cumplimiento de sus funciones y aquellos que por competencia terminan su trámite en esta.
Tramitan con la Dirección General, Secretaria General, Oficina de Calidad, Planeación, Contratación, Contabilidad, Tesorería, Sistemas y Ejecuciones Fiscales
GRUPO CONTABILIDAD
ACTAS Reuniones de trabajo Comité de sostenibilidad CERTIFICACIONES Retención en la fuente a proveedores y contratistas COMPRBANTES Egreso CONCILAICIONES BANCARIAS NA DECLARACINES TRIBUTARIAS NA INFORMES De Gestión De Plan de acción Financieros INVENTRIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental
Documentos producidos por actividades propias de sus funciones y aquellos que son originados por otras dependencias que por su procedimiento requiere de esta oficina
Tramita con Tesorería, Subdirección Financiera, Almacén e Inventario y Talento Humano
GRUPO TESORERIA
ACTAS Reuniones de trabajo CERTIFICACIONES Ingresos y retenciones COMPROBANTES CONTABLES De Ingreso De Egreso INFORMES Gestión Plan de acción INVENTARIOS D Gestión Documental De Transferencia Documental PAGOS DE TASAS TARIFAS Y DERECHOS
Documentos producidos por actividades propias de sus funciones Y aquellos que son originados por otras dependencias que por su procedimiento requiere de esta oficina
Tramita con Contabilidad, Subdirección Financiera, Ejecuciones Fiscales, Oficina Asesora de Sistemas
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Oficina Productora
GRUPO EJECUCIONES FISCALES
SUBDIRECCION TECNICA
GRUPO REGISTRO AUTOMOTOR
Unidades Documentales ACTAS Reuniones de trabajo INFORMES Gestión Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental PROCESOS Coactivos Persuasivos
CONCEPTOS Concepto técnico de Tránsito y seguridad vial LICENCIAS Y PERMISOS SOBRE EL USO DE LA RED VIAL De Cierre de vías De Paseo del Comercio De Tránsito de cargue y descargue De Pico y placa INFORME De Gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia documental PLANES Plan Local de Seguridad Vial
ACTAS Reuniones de trabajo DERECHOS DE PETICIONNA CERTIFICACIONES De Libertad y Tradición De Propiedad De confirmación de cuenta De traslado de cuenta HISTORIAS De Vehículos INFORMES De Gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental
Producción Documentos producidos por actividades propias de sus funciones y aquellos originados por otras dependencias y terminan su trámite en ésta.
Documentos producidos por actividades propias de sus funciones y aquellos originados por otras dependencias y terminan su trámite en ésta.
Documentos producidos por actividades propias de sus funciones y aquellos originados por otras dependencias y terminan su trámite en ésta.
Trámite
Tramita con Tesorería, Contabilidad, Inspecciones, Asesora Grado 02 y Oficina Asesora Jurídica.
El trámite de las unidades documentales involucran a las dependencias Control vial Planeamiento Vial Oficinas Asesora Jurídica, Cultura Ciudadana, Señalización, Licencias de Conducción, Registro Automotor, Mantenimiento
Tramita con Oficina Asesora de Sistemas ,Grupo Tesorería, Usuarios externos propietarios de vehículos y entes judiciales)
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Oficina productora Unidades documentales Producción Trámite
GRUPO LICENCIAS DE CONDUCCION
ACTAS Reuniones de trabajo CERTIFICACIONES De convalidación de información de licencias de conducción CONTROL DE ESTRATOS Y CINTAS DERECHO DE PETICION NA ESPECIES VENALES NA HISTORIAS Licencias de Conducción De licencia de Conducción por Refrendación De licencia de Conducción por Recategorización De Licencias de Conducción por Duplicado INFORME De Gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental
producidos por
Documentos
actividades propias de sus funciones y aquellos originados por otras dependencias y terminan su trámite en ésta.
El trámite de estas unidades documentales tienen relación directa con las funciones propias de su oficina
GRUPO CULTURA CIUDADANA
ACTAS Actas reuniones de trabajo CERTIFICADOS De Asistencia a cursos De Programas Educativos INFORMACION INSTITUCIONAL NA INFORMES Informe de Gestión Informe Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental
De Educación Vial para Conductores del Futuro, Conductores y peatones preventivos, Educación Vial para un cambio de Actitud De Cultura Vial en la Vía Pública
istemas.
Documentos producidos en cumplimiento de sus funciones
El trámite de estas unidades documentales tiene relación directa con la misma oficina, Grupo Inspecciones y Oficina de Sistemas.
GRUPO CONTROL VIAL
ACTAS Reuniones de trabajo HISTORIAS Mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos de la D.T.B. INFORMES De Gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Vehículos inmovilizados De Gestión Documental De Transferencia documental REPORTES De Accidentalidad en la Vía De Comparendos DESPEJE DE ESPACIO PÚBLICO
Documentos producidos por actividades propias de sus funciones Y aquellos que so aq son originados por otras dependencias que por su procedimiento requiere de esta oficina
Unidades documentales que tramitan con Subdirección técnica, Planeamiento Vial, Señalización, Inspecciones.
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Oficina Productora Unidades documentales Producción Trámite
GRUPO PLANEAMIENTO VIAL
ACTAS De Reunión de Trabajo CONCEPTOS Técnicos de planeamiento vial (movilidad, señalización, semaforización, control vial, planes de manejo de tráfico, plan especial de parqueaderos, sentidos viales, tránsito peatonal y vehicular, accidentalidad, reductores de velocidad INFORMES De Gestión De Plan de Acción De Comunas Por Interventorias INVENTARIOS De señalización De Semaforización De Gestión Documental De Transferencia Documental REPORTES De Señalización y semaforización De daños al sistema de semaforización De siniestros compañías de seguros De Turnos semanales y horas extras De Funcionamiento de semaforización De Funcionamiento de semaforización del Computador Central
Documentos producidos por actividades propias de sus funciones y aquellos que son originados por otras dependencias que por su procedimiento requiere de esta oficina
Unidades documentales de trámite con Subdirección Técnica, Control Vial, Inspecciones, Cultura Ciudadana, contratación, Dirección General, Oficina de Planeación
OFICINA ASESORA DE PLAN EAC ION
ACTAS Actas reuniones de trabajo CERTIFICACIONES De Proyectos EVALUACION Y SEGUIMIENTO De Planes, Programas y Proyectos INFORMES De Indicadores De Gestión Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental PROYECTOS De Inversión
Documentos de juicio con cuestiones de hechos de ca rácter administrativo
Unidades documentales que tramitan con Dirección General, Secretaria General, Oficina de Calidad, Subdirección Financiera
OFICINA ASESORA DE SISTEMAS
ACTAS Actas de Reuniones de trabajo ASESORIAS Asesorías técnicas en la adquisición de software y hardware CAPACITACIONES Capacitaciones de uso Software y hardware HISTORIAS Historia de computadores e impresoras INFORMES Informe de Gestión Informe de Plan de Acción Informes a entes de control INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencias Documental INSTRUMENTOS DE CONSERVACIÓN DE INFORMACIÓN DIGITAL MANTENIMIENTO PREVENTIVO / CORRECTIVO DE SOFTWARE Y HARDWARE
Documentos de juicio y transmisión de información.
Unidades documentales de trámite con Grupo Inspecciones, Dirección General, Oficina de Planeación, Subdirección Técnica, Grupo Tesorería.
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Oficina Productora Unidades documentales Producción Trámite
OFICINA ASESORA JURIDICA
ACTAS De Reunión de Trabajo ASESORIAS Jurídicas CONCEPTOS Jurídicos INFORMES De Gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental INSTAURACION DE DEMANDAS Demanda Penal NORMOGRAMA REPRESENTACION JURIDICA DE LA ENTIDAD
Documentos de juicio y decisión, producidos en cumplimiento de la gestión administrativa
Unidades documentales de trámite con Registro Automotor, Dirección General,
Grupo Inspecciones, Oficina de Contratación.
GRUPO DE CONTRACION
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ACTAS De Reunión de Trabajo CONCEPTOS Técnicos de Contratación CONTRATOS De Subasta Inversa Presencial (adquisición o suministro de bienes y servicios) De Licitación Pública( Compraventa, suministro, servicios, prestación de servicios, mantenimiento) De Selección Abreviada de Menor Cuantia (Compraventa, suministro, servicios, prestación de servicios. mantenimiento) De Contratación Directa ( Contratos de Prestación de Servicios, Arrendamientos de bienes inmuebles, exclusividad) De Concurso de Merito ( consultorías y proyectos) De Mínima Cuantía (Compraventa, suministros, servicios) CONVENIOS INTERACMiNISTRATiVOS INFORMES De Gestión De Plan de Acción Contractual INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental
DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN (Comunican la existencia de hechos o actos a otras personas, órganos o entidades).
Unidades documentales de tramite con Oficina de Planeación, Talento Humano, Calidad, Subdirección Financiera
OFICINA ASESORA JURIDICA GRADO 02
ACTAS De Reunión de Trabajo ACCIONES INSTITUCIONALES INFORMES Gestión Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental
Fiscales,
DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN (Comunican la existencia de hechos o actos a otras personas, órganos o entidades). Documentos de juicio sobre las cuestiones de hecho o de derecho que sean objeto de un procedimiento administrativo). DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS (El instrumento por el que los ciudadanos se relacionan con la actividad de las Administraciones Públicas).
Unidad Documental que tramita con Ejecuciones
Inspecciones y entidades externas fiscalizadoras.
Unidades documentales de trámite con Ejecuciones Fiscales , Oficina Asesora Jurídica Grado 02,
GRUPO INSPECCIONES
ACTAS De Reunión de Trabajo INFORMES De Gestión De Plan de Acción De Accidentes INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental PROCESOS Contravencionales por infracciones a las normas de transito Contravencionales por conducir bajo el influjo del alcohol o bajo los efectos de sustancias psicoactivas estado de embriaguez
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Oficina Productora Unidades documentales I Producción Trámite
OFICINA ASESORA CENTRO DE
DIAGNOSTICO AUTOMOTOR
ACTAS De Reunión de Trabajo GESTION OPERATIVA DEL C.D.A. INFORMES. Ge Gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental INSTRUMENTOS DE GESTION MANTENIMIENTO DE HABILITACION REVISIÓN TÉCNICO MECÁNICA Y DE EMISIONES CONTAMINANTES OBLIGATORIO A LOS VEHÍCULOS LIVIANOS, PESADOS Y TIPO MOTOCICLETA
DOCUMENTOS DE CONSTANCIA (Contienen una declaración de conocimiento de un órgano administrativo, cuya finalidad es la acreditación de actos, hechos o efectos).
Unidades documentales de trámite con Talento Humano, Grupo Contratación, Oficina Asesora de Planeación.
OFICINA ASESORA DE CALIDAD
ACTAS Reuniones de trabajo AUDITORIAS Interna Externa CONTROL Y SEGUIMIENTO AL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD CONTROL DE FORMATOS Y REGISTROS INFORMES Gestión Plan de acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencias documentales
Documentos de constancia y de juicio, acreditan actos o hechos administrativos sobre cumplimiento de procesos
Unidades administrativas de
. tramite con todos los proceso de la entidad.
El cuadro anterior muestra una clasificación de las series y subseries documentales con la producción y tramite de cada una de las dependencias de la entidad. Las series documentales son el producto de los asuntos relacionados con las funciones y procedimientos de cada dependencia; la producción de los documentos que tienen que ver con:
• Determinación, uso y finalidad de los documentos • Identificación de las dependencias productoras • Control de la producción de nuevos documentos • Determinación de la periodicidad de los documentos
Y en lo relacionado con el trámite de los documentos, este tiene que ver con el flujo que tienen las unidades documentales con las dependencias con fin de terminar su manejo administrativo, desde que inicia (recibe o se produce) hasta su disposición final.
2.3 Identificación de los valores de las unidades documentales
Una vez identificadas las unidades documentales, y extractadas las series documentales del manual de funciones y procedimientos de la entidad; se presenta a continuación la identificación de los valores documentales teniendo en cuenta los tipos documentales que cada dependencia produce ajustados al
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cumplimiento de las normas tanto internas como externas de la entidad reflejados en el Normograma
OFICINA PRODUCTORA SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES TERMINOS DE
CONSERVACION NORMATIVIDAD
DIRECCION GENERAL
ACTAS Comité de Dirección Comité de Coordinación de Control Interno y Gestión Reuniones de trabajo AUDITORIAS Interna EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO Evaluación y Seguimiento al Modelo Estándar de Control Interno INFORMES De Gestión Consolidado De Gestión Control Interno y Gestión De Plan de Acción A Entes de Control INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencias Documentales RESOLUCIONES
2000
Documentos con valor Administrativo, jurídico Legal e Histórico VALOR PERMANENTE ( Originales) Contienen la historia de la Entidad VALOR ADMINISTRATIVO ( copias)
de 2004, Ley 594 de
Son documentos de decisión esenciales para el funcionamiento de la Entidad, tienen un valor histórico. Valor administrativo, jurídico y legal, son documentos de juicio Y comunican laexistencia de hechos a otras personas entidad. Acuerdo 07 de 2001. Resolución 062 de 2011. Decreto 214 de 1999. Decreto 4110
SECRETARIA GENERAL
ACTAS Comité Disciplinario Consejo Directivo Reuniones de Trabajo CERTIFICADOS Antecedentes disciplinarios PROCESOS Disciplinario INFORMES De Gestión De Plan de Acción Entes de Control y organismos judiciales INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencias Documentales
Documentos con valor administrativo, legal e histórico VALOR PERMANENTE ( Originales) VALOR ADMINISTRATIVO ( copias)
Son documentos de decisión esenciales para el funcionamiento de la Entidad, tienen un valor histórico. Valor administrativo, son documentos de juicio y comunican la existencia de hechos a otras personas entidad. Resolución 062 de 2011. . Ley 734 de 2000. Resolución 065 de 2008. Resolución 405 de 2007. Ley 594 de 2000, Ley 962 de 2005
GRUPO GESTION DEL
TALENTO HUMANO
ACTAS De Comisión de Personal Comité paritario de seguridad y salud en el trabajo De Comité de Convivencia Laboral De Comité de emergencia BIENESTAR SOCIAL Calidad de vida natural (Incentivo, puesto de trabajo, desvinculación laboral) Protección y servicio social (Recreación y educación formal) COMPENSACION SALARIAL HISTORIAS Laboral Salud Ocupacional INFORMES De Gestión De Plan de Acción Entes de control INVENTARIOS De Gestión De Transferencias documentales PLANES Institucional de Formación y Capacitación Emergencia y evacuación Estratégico y de seguridad vial Seguridad y Salud en el Trabajo REPORTES
De Accidentes Laborales
Documentos con valor administrativo, jurídico, legal e Histórico HISTORIAS LABORALES Por exigencia de la Ley 100 para pensiones y sucesiones 20 años + 1 por precaución + 10 años reserva legal + 70 años por su valor legal e histórico 101 AÑOS EN TOTAL
P Art. 15 y 23 de la Constitución Política de 1991. P Art. 60 C. de Comercio. Art. 31 Decreto 1798 de 1990; eliminar a los 10 años si se garantiza su reproducción y calidad. P Art. 28 Ley 594 de 2000, Art. 13 Ley 57 de 1985 P Art. 39 y 55, Ley 80 de 1993: Estatuto Admtivo. P Ley 200 de 1995 conductas servidores públicos.... Resolución 062 de 2011. Ley 100 de 1993. Ley 909 de 2004. Ley 1064 de 2006
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Documental
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GRUPO DE ATENCION AL
USUARIO
ACTAS Reuniones de trabajo ATENCION DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS Personalizada, telefónica, web y redes sociales INFORMES Gestión Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión De Transferencias documentales
Valor Administrativo, jurídico y legal (2 a 4 años por precaución).
otras personas,
pública
Valor administrativo DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN: Comunican la existencia de hechos o actos a
órganos o entidades DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS:Es el documento con el ciudadano se relaciona con la actividad administrativa
Resolución 062 de 2011. Resolución 449 de 2004 Ley 190 de 1995. Ley 734 de 2002, Ley 594 de 2000
GRUPO ALMACEN E INVENTARIOS
SEGUROS
ACTAS Reuniones de trabajo Comité de adquisiciones COMPROBANTES Ingreso y egreso INFORMES Gestión Plan de acción Depreciación y conciliación de activos fijos INVENTARIOS Individual de bienes por funcionario y dependencia De Elementos donados o dados de baja De Gestión Documental De Transferencias documentales
los bienes
de 2000
Documentos con valor administrativo, jurídico, legal e histórico VALOR PERMANENTE ( Original)
legal e histórico (Código de Comercio), Ley 594
Se conservan permanentemente
devolutivos y de consumo (activos). Los ya vendidos (o inactivos). se conservan muestras físicas. Valor administrativo,
d
GRUPO DOCUMENTACION
Y ARCHIVO
ACTAS Comité de archivo Reuniones de trabajo REGISTRÓ DE COMUNICACIONES OFICIALES Interna despachada y externa recibida Consecutivo de comunicaciones producidas por la entidad CONTROL DE PRESTAMO DE DOCUMENTOS INFORMES De Gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia documental PROGRAMAS De Gestión documental TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Secundarias
permanente.
Documentos con valor administrativo y legal, los documentos misionales que conforman el programa de gestión documental tienen conservación
Valor administrativo DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN: Comunican la existencia de hechos o actos a otras personas, órganos o entidades Valor permanente e histórico TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
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SUBDIRECCION FINANCIERA
ATAS Reuniones de trabajo CERTIFICADOS Disponibilidad presupuestal Registro presupuestal INFORMES De Ejecución presupuestal de Ingresos y Gastos De Deuda Pública De Adición y Reducción Presupuestal Plan anual de Caja Reserva Presupuestal Ejecución presupuestal de Ingresos y Gastos De Cuentas por pagar De Categoría Presupuesta De Gestión Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental PLANES Plan de cuentas por pagar Plan de tasas, tarifas y derechos Plan anual de Caja
Documentos con valor administrativo, legal e histórico Los balances generales , Estados Presupuestales y los Informes Financieros Y los movimientos contables , solamente muestras se conservan PERMANENTEMENTE
Comercio, Art. 31 Decreto 1798 de
el manejo económico de la
P Art. 60 Código de
1990; eliminar a los 10 años si se garantiza su reproducción, perdurabilidad, legibilidad y consulta, bajo certificación de la Cámara de Comercio respectiva. p Art. 28 Ley 594 de 2000, Art. 13 Ley 57 de 1985. P Valor histórico porque testimonia
gestión administrativa de la Entidad
GRUPO CONTABILIDAD
ACTAS Reuniones de trabajo Comité de sostenibilidad CERTIFICACIONES Retención en la fuente a proveedores y contratistas COMPROBANTES De Egreso CONCILAICIONES BANCARIAS DECLARACINES TRIBUTARIAS INFORMES De Gestión De Plan de acción Financieros INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental
Documentos con valor administrativo, legal y contable. Los movimientos contables tienen conservación de 30 años; 4 años en archivo de Gestión y 27 como reserva
f., 1
9 precausional. ' años en medio físicos y los 21 restantes en medio digitales.
Código de Comercio Art. 31.esolución. Decreto 1798 de 1990; eliminar a los 10 años si se garantiza su reproducción, perdurabilidad. legibilidad y consulta, bajo certificación de la Cámara de Comercio respectiva Art 28 de la Ley 594 de 2000. Resolución No 062 de 2011; Resolución 1008 de 2006
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GRUPO TESORERIA
ACTAS Reuniones de trabajo CERTIFICACIONES Ingresos y retenciones COMPROBANTES CONTABLES De ingreso De Egreso INFORMES De Gestión De Plan de acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental PAGOS DE TASAS TARIFAS Y DERECHOS
Documentos con valor administrativo, legal y contable. Los documentos funcionales Y misionales de la entidad tienen preservación
y conservación desde 4a ñ 26 años .
Resolución 557 de 2008 Contaduría General de la Nación Procedimiento para la clasificación de los ingresos. ' Art. 28 Ley 594 de 2000, Art. 13 Ley 57 de 1985.
GRUPO EJECUCIONES
FISCALES
ACTAS Reuniones de trabajo INFORMES De Gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión De Transferencia Documental PROCESOS Coactivos Persuasivos
Documentos con valor administrativo, jurídico y legal. Tienen reserva precausional las unidades documentales del proceso contravencional, en caso de una investigación judicial
Código de procedimiento civil, estatuto tributario, Resolución 062 de 2011
SUBDIRECCION TECNICA
CONCEPTOS Concepto técnico de Tránsito y seguridad vial LICENCIAS Y PERMISOSSOBRE EL USO DE LA RED VIAL De Paseo del Comercio De Tránsito de cargue y descargue Por Congestión Vial INFORME De Gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión De Transferencia documental PLANES Plan Local de Seguridad Vial
Documentos con valor administrativo, jurídico y legal (2 a 4 años preservación) Tienen conservación permanente los documentos que evidencia y dan testimonio de la misión de la entidad.
medio".
Art. 49. Reproducción de documentos. El parágrafo del artículo 2°. De la Ley 80 de 1989...: "En ningún caso los documentos carácter
histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier
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GRUPO REGISTRO
AUTOMOTOR
ACTAS Reuniones de trabajo DERECHOS DE PETICION CERTIFICACIONES De Libertad y Tradición De Propiedad De confirmación de cuenta De traslado de cuenta HISTORIAS De Vehículos INFORMES
n De Gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental
Documentos con valor administrativo y legal (de 2 a 4 años de preservación) PERMANENTE por su valor técnico e histórico (originales historiales de vehículos)
de 2011; Resolución 2395 de
Art. 49. Reproducción de documentos. El parágrafo del artículo 2°. De la Ley 80 de 1989...: "En ningún caso losdocumentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio". Resolución No 062
2009; Resolución 12379 de 2012
GRUPO LICENCIAS DE CONDUCCION
ACTAS Reuniones de trabajo CERTIFICACIONES De convalidación de información de licencias de conducción CONTROL DE ESTRATOS Y CINTAS DERECHO DE PETICION ELIMINACION ESPECIES VENALES HISTORIAS Licencias de Conducción De Licencia de Conducción por Refrendación De Licencia de Conducción por Recategorización De Licencias de Conducción por Duplicado INFORMES De Gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental
Documentos con valor administrativo, jurídico y legal ( de 2 a 16 años preservación) PERMANENTE por su valor técnico e histórico (originales historias licencias de conducción)
Art. 49. Reproducción de documentos. El parágrafo del artículo 2°. De la Ley 80 de 1989...: "En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio".
GRUPO CULTURA CIUDADANA
ACTAS Actas reuniones de trabajo CERTIFICADOS De Asistencia a cursos De Programas Educativos INFORMACION INSTITUCIONAL INFORMES Informe de Gestión Informe Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental PROGRAMAS De Educación Vial para Conductores del Futuro. Conductores y peatones preventivos, Educación Vial para un cambio de Actitud De Cultura Vial en la Vía Pública
Documentos con valor administrativo, legal e histórico ( de 2 a 5 años de preservación) PERMANENTE por su valor técnico e histórico (originales) su conservación se hace por selección
Art. 49. Reproducción de documentos. El parágrafo del artículo 2°. De la Ley 80 de 1989...: "En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio". Ley 769 de 2002
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GRUPO CONTROL VIAL
ACTAS Reuniones de trabajo HISTORIAS Mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos de la D.T.B. INFORMES De Gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Vehiculos inmovilizados De Gestión Documental De Transferencia documental REPORTES De Accidentalidad en la Vía De Comparendos DESPEJE DE ESPACIO PÚBLICO
Documentos con valor administrativo, legal e histórico ( de 2 a 5 años de preservación) PERMANENTE por su valor técnico e histórico (originales) su conservación se hace por selección
Art. 49.
Ley 769 de 2002
Reproducción de documentos. El parágrafo del artículo 2°. De la Ley 80 de 1989...: "En ningún caso los documentos de
histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio".
GRUPO PLANEAMIENTO
VIAL
ACTAS De Reunión de Trabajo CONCEPTOS Técnicos de planeamiento vial (movilidad, señalización, semaforización, control vial, planes de manejo de tráfico, plan especial de parqueaderos, sentidos viales, tránsito peatonal y vehicular, accidentalidad, reductores de velocidad INFORMES De Gestión De Plan de Acción De Comunas Por Interventorías INVENTARIOS De señalización De semaforización De Gestión Documental De Transferencia Documental REPORTES De Señalización y semaforización De daños al sistema de semaforización De siniestros compañías de seguros De Turnos semanales y horas extras De Funcionamiento de semaforización De Funcionamiento de semaforización del Computador Central
Documentos con valor administrativo, legal e histórico ( de 2 a 8 años de preservación) PERMANENTE por su valor técnico e histórico (originales) su conservación se hace por selección
Art. 49.
documentos. El parágrafo del artículo 2°. De la Ley 80 de 1989...: "En
2002(capítulos), Manual de Señalización VIAL, Resolución 0001885 de2015: CN Art 24, Art 23 (Debido
Reproducción de
ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio". Ley 769 de 2002. Resolución 062 de
2011, Código Nacional de Tránsito, Ley 769 de
proceso)
OFICIONA ASESORA DE PLANEACION
ACTAS Actas reuniones de trabajo CERTIFICACIONES De Proyectos EVALUACION Y SEGUIMIENTO De Planes, Programas y Proyectos INFORMES De Indicadores De Gestión Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencias Documentales PROYECTOS De Inversión
Documentos con valor administrativo, legal e histórico ( de 2 a 8 años de preservación) PERMANENTE por su valor técnico e histórico (originales) su conservación se hace por selección
Art. 49. Reproducción de documentos. El parágrafo del artículo 2°. De la Ley 80 de 1989...: "En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio". Ley 769 de 2002
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OFICINA ASESORA DE SISTEMAS
ACTAS Actas de Reuniones de trabajo ASESORIAS Asesorías técnicas en la adquisición de software y hardware CAPACITACIONES Capacitaciones de uso Software y hardware HISTORIAS Historia de computadores e impresoras INFORMES De De Plan
Gestión de Acción
Informes a entes de control INVENTARIOS De Gestión Documental De transferencias documentales INSTRUMENTOS DE CONSERVACIÓN DE INFORMACIÓN DIGITAL MANTENIMIENTO PREVENTIVO / CORRECTIVO DE SOFTWARE Y HARDWARE
Documentos con valor administrativo, jurídico y legal ( de 2 a 5 años de preservación)
LEY 527 DE 1999 Valor administrativo, legal e histórico, las muestras deben ser de los archivos más importantes
OFICINA ASESORA JURIDICA
ACTAS De Reunión de Trabajo ASESORIAS Jurídicas CONCEPTOS Jurídicos INFORMES De Gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental INSTAURACIION DE DEMANDAS Demanda Penal NORMOGRAMA
DOCUMENTOS con valor administrativo
, jurídico e histórico (de a 1 0 18 años plazo
, precausional I Conservación permanente los seleccionados sistemáticamente.
Código penal."
Documentos de constancia que contienen
1 declaración de conocimientos administrativos de la Entidad
1 Documentos con declaración de juicio administrativo. Constitución Nacional. Código Nacional de Tránsito. Legislación penal. Legislación civil.
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GRUPO CONTRATACION
ACTAS De Reunión de Trabajo CONCEPTOS Técnicos de Contratación CONTRATOS CONVENIOS INTERACMINISTRATIVOS INFORMES De Gestión De Plan de Acción Contractual INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental
DOCUMENTOS
CUMENTOS con valor administrativo, jurídico, legal e histórico (de 2a 6 años de preservación + 23 por reserva legal. Conservar permanente lo seleccionados
i sstemáticamente)
Art. 39 y 55, Ley 80 de 1993: Estatuto de Contratación Administrativa; Art. 40 y 41, Ley 200 de 1995: Conductas sancionables a servidores públicos sobre los archivos, responsabilidad civil. Ley 734 de 2002: Código cl . o igo Único Disciplinario. Decreto 1082 de 2015 Ley 80 de 1993 Ley 1150 de 2007, Resolución 062 de 2011 Resolución Manual de Contratación Resolución de supervisión.
OFICINA ASESORA JURIDICA GRADO
02
ACTAS De Reunión de Trabajo ACCIONES CONSTITUCIONALES INFORMES De Gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental
Valor administrativo y jurídico. Documentos de constancia que contienen declaración de conocimientos administrativos de la Entidad Documentos con declaración de juicio administrativo. Constitución Nacional. Código Nacional de Transito. Legislación penal. Legislación civil. Código penal.
Ley 769 de 2002; Ley 594 de 2000; Constitución Política; Procedimiento Administrativo de lo Contencioso Administrativo.
GRUPO INSPECCIONES
ACTAS De Reunión de Trabajo INFORMES De Gestión De Plan de Acción De Accidentes INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental PROCESOS • Contravencionales por infracciones a las
normas de transito • Contravencionales por conducir bajo el
influjo del alcohol o bajo los efectos de sustancias psicoactivas estado de embriaguez
Documentos con valor administrativo, legal Y jurídico( de 2 a 4 años como preservación + 21 años por reserva legal a procesos contravencionales por infracciones a las normas de Tránsito y por conducir bajo el influjo del alcohol y sustancias psicoactivas
Código
Reproducción de
Constitución Política, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo,
Procedimiento Penal, Código General del
Proceso, Código Nacional de Tránsito ( Ley 769 de 2002)y demás normas complementarias, o que las modifiquen, aclaren o adicionen.
Art. 49.
documentos. El parágrafo del artículo 2°. De la Ley 80 de 1989...: "En ningún caso los documentos de carácter histórico
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GRUPO CONTRATACION
ACTAS De Reunión de Trabajo CONCEPTOS Técnicos de Contratación CONTRATOS De Subasta Inversa Presencial (adquisición o suministro de bienes y servicios) _ De Licitación Pública( Compraventa, suministro, servicios, prestación de servicios, mantenimiento)_ De Selección Abreviada de Menor Cuantía (Compraventa. suministro, servicios, prestación de servicios. mantenimiento _ De Contratación Directa ( Contratos de Prestación de Servicios, Arrendamientos de bienes inmuebles, exclusividad)_ De Concurso de Merito ( consultorías y proyectos)_De Mínima Cuantía (Compraventa, suministros, servicios). CONVENIOS INTERACMINISTRATIVOS INFORMES De Gestión De Plan de Acción Contractual INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental
DOCUMENTOS con valor administrativo, jurídico, legal e histórico (de 2a 6 años depreservación + 23 por reserva legal. Conservar permanente lo seleccionados sistemáticamente)
Resolución Manual
supervisión.
Art. 39 y 55, Ley 80 de 1993: Estatuto de Contratación Administrativa; Art. 40 y 41, Ley 200 de 1995: Conductas sancionables a servidores públicos sobre los archivos, responsabilidad civil. Ley 734 de 2002: Código Único Disciplinario. Decreto 1082 de 2015 Ley 80 de 1993 Ley 1150 de 2007, Resolución 062 de 2011 R de Contratación Resolución de
OFICINA ASESORA JURIDICA GRADO
02
ACTAS De Reunión de Trabajo ACCIONES CONSTITUCIONALES INFORMES De Gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental
Valor administrativo y jurídico. Documentos de constancia que contienen declaración de conocimientos administrativos de la Entidad Documentos con declaración de juicio administrativo. Constitución Nacional. Código Nacional de Transito. Legislación penal. Legislación civil. Código penal.
Documentos con valor administrativo, legal v
- juridico( de 2 a 4 años como preservación + 21 años por reserva legal a procesos contravencionales por infracciones a las normas de Tránsito y por conducir bajo el influjo del alcohol y sustancias psicoactivas
Código
Reproducción de
Ley 769 de 2002; Ley 594 de 2000; Constitución
ítica; Procedimiento Administrativo de lo
A Contencioso
dministrativo.
Constitución Política, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo,
Procedimiento Penal, Código General del Proceso, Código Nacional de Tránsito ( Ley 769 de 2002)y demás normas complementarias, o que las modifiquen, aclaren o adicionen.
Art. 49.
documentos. El parágrafo del artículo 2°. De la Ley 80 de 1989...: "En ningún caso los documentos de carácter histórico
GRUPO INSPECCIONES
ACTAS De Reunión de Trabajo INFORMES De Gestión De Plan de Acción De Accidentes INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental PROCESOS • Contravencionales por infracciones a las
normas de transito • Contravencionales por conducir bajo el
influjo del alcohol o bajo los efectos de sustancias psicoactivas estado de embriaguez
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Normatividad
Resolución 062 de 2011. NTC-ISO-IEC- 17020 VERSION 2012; NTC-5375 VERSION 2012; NTC-5385 VERSION 2011. NTCGP: 1000-2009; ISO-9001; MECI DECRETO LEY 943 DE 2012. Resolución 3768 de septiembre de 2013; Ley 594 de 2000
Resolución No 062 de 2011 Ley 594 de 2000_ NTCGP . 1000-2009, IS0- 9001, MECI DECRETO LEY 943 DE 2012_ Norma Técnica de Calidad NTC IS09001-2008
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podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio
Oficina productora SERIES Y SUBSERIES Términos de conservación
CENTRO DE DIAGNÓSTICO AUTOMOTOR
MOTOCICLETA
ACTAS De Reunión de Trabajo GESTION OPERATIVA DEL C.D.A. INFORMES. Ge Gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental INSTRUMENTOS DE GESTION MANTENIMIENTO DE HABILITACION REVISIÓN TÉCNICO MECÁNICA Y DE EMISIONES CONTAMINANTES OBLIGATORIO A LOS VEHÍCULOS LIVIANOS, PESADOS Y TIPO
Documentos con valor administrativo y jurídico de 2 a 6 plazos precausional; 2 años reserva legal. Tienen conservación permanente las series misionales de la dependencia y aquellos documentos que se deben conservar y actualizar en gestión.
OFICINA ASESORA DE CALIDAD
De transferencia Documental
ACTAS De Reunión de Trabajo AUDITORIAS Interna CONTROL Y SEGUIMIENTO AL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD CONTROL DE FORMATOS Y REGISTROS INFORMES DE gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental
Documentos con valor administrativo y legal. de 2 a 6 años precausional. Los documentos producidos en cumplimiento de sus funciones. Estos son de conservación permanente.
3. ANALISIS E INTERPRETACION DE LA INFORMACION RECOLECTADA
Se realizó una análisis a la investigación realizada a la entidad y su fuentes documentales, de tal manera que se tomaron los manuales, los actos administrativos, el organigrama y las encuestas como materia prima y fundamental en el análisis e interpretación, ya que las Tablas de Retención Documentos son un instrumento que se genera a partir del análisis e investigación de la institución y sus fuentes.
3.1 Conformación de series y subseries documentales
Para la agrupación de las series y subseries documentales, se realizó la relación entre las series, las funciones y actividades de las unidades productoras documentales, ya que se identificaran en la propuesta de las Tablas de Retención Documental y los documentos de apoyo no se contemplaron.
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Es así como las series y subseries de cada oficina que produjo los documentos reflejan las funciones y actividades que en virtud del desarrollo de los trámites y procedimientos administrativos se desarrollaran para el cumplimiento de los objetivos que les han sido asignados
La conformación de series y subseries documentales permite conservar unidades documentales completas, ya que regulará la generación, trámite y conservación de las mismas acorde a las necesidades de la entidad, siguiendo los principios de la archivística sobre la procedencia y orden original de los documentos.
A partir de la conformación de las series y subseries se presenta el cuadro de clasificación general debidamente codificado, el cual refleja la jerarquización y la clasificación dada a los documentos producidos por la Dirección de Transito de Bucaramanga. A sí mismo y para mayor claridad se elaboró un listado consolidado donde se registran las series y las subseries manejadas por cada unidad administrativa, que al mismo tiempo puede considerarse como banco terminológico de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga.
3.1.1 Codificación
Después de estudiar los sistemas de codificación y la conveniencia de crearlos se concluyó:
3.1.1.1 Codificación Unidades Administrativas
Se adopta la codificación teniendo en cuenta la estructura orgánica funcional de la Dirección de Transito de Bucaramanga, dicha codificación será presentada en las Tablas de Retención Documental (T.R.D.) debajo de la palabra código con el fin de mostrarla de manera independiente a la codificación de las series y subseries documentales.
La estructura de los códigos para las oficinas que produjeron los documentos parte de la estructura organizacional, identificando los niveles jerárquicos, las secciones y subsecciones que la integran, tomando codificación de la siguiente manera:
CUADRO DE CLASIFICACION DE SERIES Y SUBSERIES POR UNIDADES ADMINISTRATIVAS (anexo)
3.1.1.2 Codificación se series y subseries
El código para una series documental es un número que consta de dos dígitos consecutivos de forma ascendente, para realizar este proceso se Iistaros las series documentales en orden alfabético y se numeraron.
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Metodología a seguir en el Procedimiento de elaboración de Tablas de Retención Documental
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podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio
Oficina productora SERIES Y SUBSERIES Términos de conservación Normatividad
CENTRO DE DIAGNÓSTICO AUTOMOTOR
ACTAS De Reunión de Trabajo GESTION OPERATIVA DEL C.D.A. INFORMES. Ge Gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental INSTRUMENTOS DE GESTION MANTENIMIENTO DE HABILITACION REVISIÓN TÉCNICO MECÁNICA Y DE EMISIONES CONTAMINANTES OBLIGATORIO A LOS VEHÍCULOS LIVIANOS, PESADOS Y TIPO MOTOCICLETA
Documentos con valor administrativo y jurídico de 2 a 6 plazos precausional; 2 años reserva legal. Tienen conservación permanente las series misionales de la dependencia y aquellos documentos que se deben conservar y actualizar en gestión.
Resolución 062 de 2011 NTC-ISO-IEC- 17020 VERSION 2012: NTC-5375 VERSION 2012; NTC-5385 VERSION 2011. NTCGP: 1000-2009; ISO-9001: MECI DECRETO LEY 943 DE 2012. Resolución 3768 de septiembre de 2013; Ley 594 de 2000
OFICINA ASESORA DE CALIDAD
ACTAS De Reunión de Trabajo AUDITORIAS Interna CONTROL Y SEGUIMIENTO AL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD CONTROL DE FORMATOS Y REGISTROS INFORMES DE gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De transferencia Documental
Documentos con valor administrativo y legal, de 2 a 6 años precausional. Los documentos producidos en cumplimiento de sus funciones. Estos son de conservación permanente.
Resolución No 062 de 2011 Ley 594 de 2000 NTCGP: 1000-2009; IS0- 9001; MECI DECRETO LEY 943 DE 2012_ Norma Técnica de Calidad NTC ISO9001-2008
3. ANALISIS E INTERPRETACION DE LA INFORMACION RECOLECTADA
Se realizó una análisis a la investigación realizada a la entidad y su fuentes documentales, de tal manera que se tomaron los manuales, los actos administrativos, el organigrama y las encuestas como materia prima y fundamental en el análisis e interpretación, ya que las Tablas de Retención Documentos son un instrumento que se genera a partir del análisis e investigación de la institución y sus fuentes.
3.1 Conformación de series y subseries documentales
Para la agrupación de las series y subseries documentales, se realizó la relación entre las series, las funciones y actividades de las unidades productoras documentales, ya que se identificaran en la propuesta de las Tablas de Retención Documental y los documentos de apoyo no se contemplaron.
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Ejemplo:
SERIE CODIGO DE LA SERIE ACTAS 1.0 ACUERDOS 1.1 ASESORIAS 1.3
El código de la subseries corresponde a un número de dos dígito teniendo en cuento el consecutivo ascendente por cada serie documental, dependiendo del orden alfabético, estos dos dígitos se separan con un punto, lo que permite dejar abierta la clasificación decimal de las series en caso de que surjan series nuevas.
Subseries
Código de la Subseries Actas de Comité Disciplinario
01
Actas de Comisión de Personal
02
En resumen la codificación de las secciones, subsecciones, series y subseries documentales consta de un promedio de nueve dígitos así: Los tres primeros dígitos corresponde a la dependencia, oficina, sección, subsección de la entidad, los dos dígitos siguientes corresponden a la serie documental y los dos o tres últimos dígitos corresponden a la subseries documental.
SECCION SUBSECCIÓN SERIE SUBSERIE CODIGO DIRECCION GENERAL
SECRETARIA ACTAS GENERAL
De Comité Disciplinario
100-1.0-01
El código de la oficina, las series y las subseries están separadas por un guion (-), mientras que la serie entre si y las subseries se separa con un punto (.).
3.2 Valoración Documental
Para entrar a proponer los tiempos de conservación de cada serie documental se realizó el proceso de valoración documental teniendo en cuenta los valores primarios, tales como el valor administrativo, legal, fiscales, contable, y para establecer los valores secundarios, se estudió el valor histórico de los documentos, teniendo en cuenta su utilidad para la ciencia, la cultura y la investigación. Adicionalmente, en este proceso se tuvo presente los conceptos de valor mediato predecible y valor mediato no predecible, en todos los casos se estudiaron y establecieron los plazos de vigencia y plazo precauciona! para los documentos, atendiendo a la normatividad jurídica existente, y para aquellos casos en los que la norma no regula se entró a establecer dichos plazos con la aprobación inicial de los responsables del archivo, los jefes de cada unidad
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productora y posteriormente del Comité de Archivo de la entidad,. Es decir que para todos los casos se consultó las disposiciones legales vigentes, tanto externas como internas.
La valoración documental permitió establecer la propuesta de retención para cada subseries documental en la etapa del Archivo Central, su conservación y disposición final.
La valoración de los documentos se basó en los ítems 5, 7, 9, 10, 11, 12, 13,14 de la encuesta de la Unidad Documental.
4. ELABORACION Y PRESENTACION DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
4.1. En cumplimiento a los lineamientos y parámetros establecidos por la DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA en los procedimientos de la normalización de los procesos relacionados con la Gestión Documental; y teniendo como base de aplicación la Ley GENERAL DE ARCHIVO (LEY 594 DE 2000). Se hizo necesario ajustar las Tablas de Retención Documental de la DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA, tendiente a la actualización de los procedimientos, surgimiento y aplicación de normatividad legal vigente a actividades, creación de nuevas oficinas, adición y ajuste de funciones.
5. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Una vez agotados los términos de permanencia en cada archivo según la propuesta de Tabla de Retención Documental se debe proceder a normalizar el proceso de transferencias documentales, el cual aplicará tanto para las transferencias primarias como para las secundarias.
Para este proceso se implementará el Formato Único de Inventario Documental tal y como se regula en el Acuerdo 038 de 2002 del Archivo General de la Nación y para su diligenciamiento se trabajará el instructivo Formato Único de Inventario Documental.
Cada año los tres primeros meses se realizará el calendario de transferencias documentales y coordinará dicho proceso
5.1 Normas básicas para la Transferencia de Documentos del Archivo de Gestión al A al Archivo Central de la entidad.
Todas las dependencias de la entidad remitirán al Archivo Central los documentos ya tramitados, de conformidad a lo estipulado en la Tabla de Retención Documental.
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Retire las copias y fotocopias de documentos, siempre y cuando exista original, realice selección natural.
Normalice la denominación de tipos documentales como lo plantea la Tabla de Retención Documental, para construir las series documentales.
Los documentos se enviarán al Archivo Central ordenados y clasificados por series documentales, al igual que los expedientes con sus respectivos tipos documentales al interior.
Elabore el Formato de Inventario Único Documental
El Formato de Inventario Único Documental será firmado por el Jefe de la oficina productora de los documentos y el Jefe del Archivo quien recibe, revisa y confronta la transferencia.
No se aceptaran unidades de conservación identificadas con documentos varios o misceláneos.
Las transferencias se harán de acuerdo al cronograma establecido por el Archivo Central y aplicando las Tablas de Retención Documental
5.2 Disposición final
En la disposición final se plantea en la Tabla de Retención Documental para algunas subseries documentales, teniendo en cuenta la frecuencia de consulta y su importancia para soportar la información en medios magnéticos, concretamente se recomienda la digitalización.
Así mismo, para la disposición final y teniendo en cuenta el resultado del proceso de valoración documental, se propone realizar selección, no solo para conservar en otros soportes, sino también para eliminar y conservar parcial o totalmente, según cada caso.
Para normalizar estos procesos se plantea:
Eliminación Documental: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor primario y que no reúnen las características para ser valorados como poseedores de valores secundarios, para realizar dicho proceso se implementará el formato de autorización para la eliminación en archivos de gestión y central
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Es de anotar que ninguna serie documental se destruirá si no está reflejada y autorizada en la Tabla de Retención Documental, las eliminaciones documentales corresponderán entonces a la aplicación misma de la TRD.
Las eliminaciones documentales harán parte del proceso de transferencias documentales primaria y secundaria, anotando que en las transferencias primarias los archivos de Gestión solo estarán facultados para eliminar documentos de apoyo y de selección natural
Así mismo para las transferencias secundarias se aplicaran las modalidades de muestreo descritas a continuación:
Muestreo: En la columna instrucciones del cuadro de Tablas de Retención Documental para cada subserie en que se requiera realizar selección documental, se explicará cual es la modalidad de muestreo a aplicar.
Se trabajó en el desarrollo de esta propuesta el muestreo aleatorio y el sistemático. Y dentro del muestreo sistemático se contempló el muestreo cronológico y el muestreo por polos de interés.
Muestreo Aleatorio: Cuando la muestra se toma al azar y no depende de pautas o períodos. Se parte del supuesto de que cualquier unidad de la serie tiene todas las posibilidades de representar a la serie. Mientras más homogénea sea la base menor ha de ser la muestra.
Muestreo Sistemático: Cuando la muestra depende del criterio o establecimiento de una pauta predeterminada de selección (geográfico, alfabético, sociológico, etc.).
Muestreo cronológico: Consiste en tomar como criterio especifico la fecha de los documentos, así: el día tal, el mes tal, etc. y eliminar los demás de la serie.
Muestreo por polos de interés: Consiste en seleccionar de la población de muestra aquellos documentos que tienen un interés particular para la entidad.
5.3 Retención Documental
Los periodos de retención y las modalidades de selección fueron tenidos en cuenta según lo establecido por ley, reglamentación o propuestas de los gestores de la documentación.
La retención documental se fijó en años para el Archivo Central, teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos.
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