módulo de discapacidad sisdepen - caib.es
Post on 16-Oct-2021
3 Views
Preview:
TRANSCRIPT
I
Módulo de Discapacidad SISDEPEN
II
Septiembre 2011
Conselleria de Salut, Família i Bienestar Social
Este manual ha sido desarrollado por ODEC, S.A.
III
INDICE
PRESENTACIÓN............................................................................................................7
1.- DESCRIPCIÓN FUNCIONAL DEL MÓDULO...........................................................9
2.- INICIO DEL EXPEDIENTE DE DISCAPACIDAD ...................................................16
2.1.- Búsqueda de Expedientes y personas con discapacidad ............................................. 16
2.2.- Alta de un expediente .................................................................................................... 19
2.3.- Tramitación de Tareas del Expediente.......................................................................... 24
2.4.- Iniciar una nueva actuación con el Discapacitado......................................................... 25
2.5.- Tipos de actuaciones de Discapacidad ......................................................................... 28
3.- FASE TRÁMITE INICIAL ........................................................................................30
3.1.- Trámite de Inicio de la actuación ................................................................................... 30
3.2.- Trámite de Escaneado Inicial de documentos............................................................... 32
3.3.- Lista de documentos del Expediente de Discapacidad................................................. 36
3.4.- Trámite de Selección de Documentos personales para la actuación ........................... 39
3.5.- Trámite de Comprobación de datos, documentos y plazos .......................................... 42
4.- FASE SUBSANACIÓN............................................................................................44
4.1.- Trámite de Requerimiento de documentación............................................................... 44
4.2.- Solicitud de Notificación - Requerimiento...................................................................... 48
4.3.- Trámite de Control de Requerimientos.......................................................................... 49
4.4.- Control de Notificaciones............................................................................................... 51
5.- FASE EVALUACIÓN INICIAL.................................................................................53
5.1.- Trámite de Presentación................................................................................................ 53
6.- FASE CITACIONES ................................................................................................55
IV
6.1.- Trámite de Solicitud de Citación .................................................................................... 55
6.2.- Consulta de una solicitud de cita ................................................................................... 60
6.3.- Programación de una Cita ............................................................................................. 61
6.4.- Calendario de un Centro................................................................................................ 68
6.5.- Calendario de un Facultativo ......................................................................................... 70
6.6.- Trámite de Notificación de una Cita............................................................................... 72
7.- FASE EXPLORACIÓN / VALORACIÓN / INFORMES COMPLEMENTARIOS.....76
7.1.- Trámite de Exploración por Técnicos ............................................................................ 76
7.2.- Introducción de Informes de Facultativos...................................................................... 81
7.3.- Trámite Resultado de la Exploración por todos los Técnicos ....................................... 85
7.4.- Trámite de Control Informes Complementarios............................................................. 87
8.- FASE RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA...............................................................89
8.1.- Trámite de Resolución administrativa............................................................................ 89
9.- FASE DICTAMEN TÉCNICO / PROPUESTA RESOLUCIÓN FACULTATIVA......92
9.1.- Trámite de Valoración o Dictamen Técnico Facultativo ................................................ 92
9.2.- Actas de Valoración....................................................................................................... 96
10.- FASE DE RESOLUCIÓN ......................................................................................99
10.1.- Trámite Aceptación del Dictamen................................................................................ 99
10.2.- Trámite de Resolución............................................................................................... 104
11.- FASE DE ARCHIVO............................................................................................107
11.1.- Trámite de Escaneado final de documentos ............................................................. 107
11.2.- Finalización normal de una actuación ....................................................................... 111
11.3.- Otros tipos de finalización - Archivo de una Actuación ............................................. 112
11.4.- Archivo final del Expediente de Discapacidad........................................................... 113
V
12.- TRAMITACIÓN DEL RESTO DE ACTUACIONES.............................................115
12.1.- Revisión por demanda judicial................................................................................... 115
12.2.- Revisión por Recurso de Reposición......................................................................... 119
12.3.- Traslado desde otra CCAA........................................................................................ 121
13.- ACTUACIONES QUE NO AFECTAN A LA DISCAPACIDAD ...........................125
13.1.- Solicitud de Orientación Laboral................................................................................ 125
13.2.- Solicitud de Certificados / Informes ........................................................................... 131
13.3.- Delitos Violentos ........................................................................................................ 136
14.- GESTIÓN DE DATOS DE DISCAPACIDAD.......................................................137
14.1.- Consulta de datos Helium.......................................................................................... 137
14.2.- Consulta de Información Relevante de Expedientes................................................. 143
14.3.- Consulta de Informes profesionales .......................................................................... 147
14.4.- Seguimiento de los expedientes................................................................................ 148
14.5.- Documentos de los expedientes................................................................................ 149
14.6.- Gestión de Actas........................................................................................................ 150
14.7.- Gestión de la Aceptación de Dictamenes.................................................................. 150
14.8.- Impresión de tarjetas de discapacidad ...................................................................... 150
15.- FIRMA DIGITAL DE DOCUMENTOS DE DISCAPACIDAD - PORTAFIRMAS .153
15.1.- Portafirmas Electrónico del Govern........................................................................... 153
16.- ACCIONES ESPECIALES SOBRE EL EXPEDIENTE.......................................156
16.1.- Retroceder en la tramitación...................................................................................... 156
16.2.- Re-asignar tareas ...................................................................................................... 157
16.3.- Delegar tareas ........................................................................................................... 158
16.4.- Cancelar tareas.......................................................................................................... 159
16.5.- Detener la tramitación de un expediente................................................................... 160
VI
16.6.- Finalizar la tramitación de un expediente .................................................................. 161
7
PRESENTACIÓN
Para entender mejor qué lugar ocupa este módulo de Discapacidad dentro del contexto de la
aplicación SISDEPEN mostramos a continuación un esquema general con todos los módulos
que forman parte de la aplicación con las relaciones que entre dichos módulos se producirían.
8
3. Módulo Datos personales +
Histórico Actuaciones
PNC Dependencia
Módulos de Gobierno Electrónico
DGTIC
Administradores
Centro BASEMonitor Ocupacional
Discapacidad( Centro BASE
y SVAP)
SVAPServicio de
Valoración y Atención Precoz
Ciudadanos
actuacionesdependencia
actuacionesPNC
Reg.Entrada/SalidaSeguridad SEYCONetc.
gestión expedientes, requerimientos documentación,
citación, etc
gestión expedientes, requerimientos documentación,citación, valoración/informes,
tratamientos, derivaciones,
control de casos, etc.
Centros Concertados
1. MóduloAdministraciónDependencia
2. Sistema TramitaciónExpedientes
(HELIUM)
administración gestión expedientes,gestión tablas maestras Dependencia
usuarios y permisos
4. Módulo Discapacidad5. Módulo
Orientación Laboral
solicitudes ciudadanos,citaciones, documentación, controles,
listados y estadísticas, etc.
7. Módulo Citaciones
solicitud citación,citaciones pdtes
solicitud citación,citaciones pdtes
solicitud citación,citaciones pdtes
6. Módulo Valoración y Atención Precoz
datos personaleshistórico actuaciones
datos personaleshistórico actuaciones
datos personaleshistórico actuaciones
facturas,control derivaciones
plazas libres, derivaciones,conformidad
facturas
trámites pdtes, etctrámites pdtes, etc
trámites pdtes, etc
trámitación, notificaciones, etc.
trámitación, notificaciones, etc.
datos personales
gestión tablas maestras
Dependencia
Ciudadanos
comunicacionesresoluciones
etc.
Solicitudes, documentación,
Informes,etc
Solicitudes, documentación,
Informes,etc
10. Módulo Business Intelligence
datos personaleshistórico actuaciones
administraciónHELIUM
explotación datos
administraciónBusiness Intelligence
8. Módulo Informes
informes de valoración
informes de valoración
informes de valoración
11. Módulo trámites telemáticos
solicitudes onl-line
registros telemáticos
Subvenciones
subvenciones
9. Módulo de Notificaciones
notificaciones
notificaciones
9
1.- DESCRIPCIÓN FUNCIONAL DEL MÓDULO
El objetivo básico del módulo de reconocimiento de discapacidad es gestionar las siguientes
fases básicas que se producen en estos expedientes:
- introducción de la solicitud.
- requerimiento documentación.
- citación.
- valoración/propuesta de resolución.
- resolución/notificación.
- etc.
IMPORTANTE:
La solicitud inicial de discapacidad genera un primer expediente de discapacidad y a partir de
ahí el resto de revisiones, peticiones, etc. son gestionadas como sucesivas actuaciones que se
dan dentro del expediente único de esa persona.
Es decir, cada actuación con un discapacitado se gestiona dentro de un UNICO EXPEDIENTE
DE DISCAPACIDAD POR PERSONA.
En este expediente único de discapacidad, se podrán ir reflejando las sucesivas actuaciones
que se vayan realizando con respecto a la persona.:
- Solicitud inicial
- Reclamación previa
- Etc.
10
Circuito de tramitación de la Discapacidad
1
Registro inicial de la actuación
4
Comprobación datos, plazos y documentación
5
Requerimiento
se requiere documentación
10
Resultado Evaluación
15Resolución Facultativa
no requiere cita
17
Fin Actuación
9
Exploración
9.1Exploración
médico
9.2Exploración
social
9.3Exploraciónpsicológo
7
EvaluaciónTécnicos
8
Citación
9.4ExploraciónOrientador Laboral
12Resolución
Administrativa
6
Control de Requerimientos
2
Escaneado de documentación aportada
3
Copia de docs personalesal expdte
13
Dictamen técnico
16
Escaneado final
14
Aceptación Dictamen
11
Control de Informes Complementarios
Escanear?
Docs personales?
Sí
Todo ok?
Sí
citar?
Portafirmas
firma?No
Alta automáticaNotificación
Sí
caso?Valoracionesrealizadas?
Sí
valorar?
volver a citarcontrolinformescomplem
subsana?
NotificaciónRequerimiento
- Notif Requerimientos- Notif Citaciones
- Notif Resolucionesfuera plazo
volver a requerir
sí subsana
no subsana
cita programada e iniciada
no comparece 2ª citación
se requiere documentación
citar
propuesta
rechazo
NotificaciónResolución
Programación
NotificaciónCitación
Carta
caso Requerim
caso Resolucion
caso Citación
11
Recurso Reposición
1
Registro inicial de la actuación
4
RecursoReposición
5
Requerimiento
10
Resultado Evaluación
15Resolución Facultativa
no requiere cita
17
Fin Actuación
9
Exploración
9.1Exploración
médico
9.2Exploración
social
9.3Exploraciónpsicológo
7
EvaluaciónTécnicos
8
Citación
9.4ExploraciónOrientador Laboral
12Resolución
Administrativa
6
Control de Requerimientos
2
Escaneado de documentación aportada
3
Copia de docs personalesal expdte
13
Dictamen técnico
16
Escaneado final
14
Aceptación Dictamen
11
Control de Informes Complementarios
Escanear?
Docs personales?
Sí
Favorableinteresado ?
citar?
Portafirmas
firma?No
Alta automáticaNotificación
Sí
caso?Valoracionesrealizadas?
Sí
valorar?
volver a citarcontrolinformescomplem
subsana?
NotificaciónRequerimiento
- Notif Requerimientos- Notif Citaciones
- Notif Resolucionesdesfavorable interesado
volver a requerir
sí subsana
no subsana
cita programada e iniciada
no comparece 2ª citación
se requiere documentación
citar
propuesta
rechazo
NotificaciónResolución
Programación
NotificaciónCitación
Carta
caso Requerim
caso Resolucion
caso Citación
favorable interesado
12
Sentencia Judicial
1
Registro inicial de la actuación
4
Sentencia Judicial
15Resolución Facultativa
17
Fin Actuación
12Resolución
Administrativa
2
Escaneado de documentación aportada
3
Copia de docs personalesal expdte
13
Dictamen técnico
16
Escaneado final
14
Aceptación Dictamen
Escanear?
Docs personales?
Sí
Favorableinteresado ?
Portafirmas
firma?No
Alta automáticaNotificación
Sí
caso?
Notif Resolucionesdesfavorable interesado
propuesta
NotificaciónResolución
caso Resolucion
favorable interesado
13
Delitos Violentos
1
Registro inicial de la actuación
4
Comprobación datos, plazos y documentación
5
Requerimiento
se requiere documentación
10
Resultado Evaluación
13
Informe Delitos Violentos
no requiere cita
17
Fin Actuación
9
Exploración
9.1Exploración
médico
9.2Exploración
social
9.3Exploraciónpsicológo
7
EvaluaciónTécnicos
8
Citación
9.4ExploraciónOrientador Laboral
12Resolución
Administrativa
6
Control de Requerimientos
2
Escaneado de documentación aportada
3
Copia de docs personalesal expdte
16
Escaneado final
11
Control de Informes Complementarios
Escanear?
Docs personales?
Sí
Todo ok?
Sí
citar?
Portafirmas
firma?No
Alta automáticaNotificación
Sí
caso?Valoracionesrealizadas?
Sí
valorar?
volver a citarcontrolinformescomplem
subsana?
NotificaciónRequerimiento
- Notif Requerimientos- Notif Citaciones
- Notif Resolucionesfuera plazo
volver a requerir
sí subsana
no subsana
cita programada e iniciada
no comparece 2ª citación
se requiere documentación
citar
NotificaciónResolución
Programación
NotificaciónCitación
Carta
caso Requerim
caso Resolucion
caso Citación
No
14
Traslado desde otra CCAA
1
Registro de la actuación
4
Introduccion Datos Traslado(Dictamen)
2
Escaneado inicial
3
Copia Documentos Personales al Expdte
5
Fin Actuación
Escanear?
Docs personales?
15
Orientación Laboral
1
Registro de la actuación
4
Evaluación laboral
2
Escaneado inicial
3
Copia Documentos Personales al Expdte
5
Informe / certificado laboral
6
Solicitud Citación (laboral)
7
Escaneado
8
Fin actuación
Escanear?
Docs personales?
No
Sí
16
2.- INICIO DEL EXPEDIENTE DE DISCAPACIDAD
2.1.- Búsqueda de Expedientes y personas con discapacidad
Previo a la decisión de iniciar un expediente de discapacidad deberemos asegurarnos que para
la persona o actuación que vamos a tratar no existe ya un expediente de discapacidad en
nuestro aplicativo.
Accederemos a la opción de menú de ‘Consulta d’Expedients’ en la cual procederemos a la
búsqueda de los datos de la persona con la que pretendemos iniciar un expediente.
La pantalla de consulta que hemos mostrado permite localizar expedientes por los campos
principales identificativos del mismo: código de expediente, tipo de expediente, NIF o nombre
de la persona asignada al expediente, etc.
17
Una vez localizada una persona/expediente, tenemos una relación de botones que nos darán
acceso a las funcionalidades más importantes de dicho expediente.
En la consulta de datos de expedientes de discapacidad podremos consultar también aquelllos
expedientes cuyas actuaciones cumplan unas determinadas condiciones (hay un apartado en
el filtro para filtrar por datos de las actuaciones). Por ejemplo podemos buscar aquellos
expedientes cuyas actuaciones se hayan iniciado entre un par de fechas concretas. Para ello
deberemos usar el subfiltro de actuaciones:
Una vez filtrados los expedientes que queramos consultar, se nos presenta la relación de
expedientes que cumplen dicha condición. Por ejemplo si ponemos “Tipus d’expedient” igual a
“Discapacitat” saldrá una pantalla como la siguiente:
18
A nivel de expediente podremos consultar de forma rápida la siguiente información:
Datos personales del expediente
Acceso a la tramitación del expediente
Información general de seguimiento o notas de cada expediente
Acceso a los datos básicos de cada actuación
Acceso a los documentos del expediente
Acceso a los datos de archivo del expediente
Acceso a las notificaciones del expediente
Acceso a la impresión de la tarjeta única
Si pulsamos cualesquiera de los iconos, iremos directamente a las funcionalidades de consulta
de datos personales, tramitación, notas de seguimiento generales de cada expediente, etc.
A nivel de actuación podremos consultar de forma rápida la siguiente información:
Dar de alta un nuevo informe
Acceso a los informes
Acceso al dictamen
Acceso a los documentos de la actuación
Acceso a las citaciones
Acceso a los datos de archivo de la actuación
Acceso a las notificaciones de la actuación
Acceso a los certificados
Una vez comprobada en esta pantalla que la persona con la que queremos trabajar no tiene un
expediente de discapacidad, podremos en dichos casos ‘Iniciar un Expediente’ de discapacidad
con el correspondiente botón.
19
2.2.- Alta de un expediente
Responsable Tarea: Grupo de Administrativos
Al recibir una solicitud el sistema debe permitir abrir un expediente de discapacidad cuyo
código de expediente debería ser gestionado por el sistema atendiendo a la siguiente lógica:
- 07 (siempre, código de la Comunidad de Baleares)
- número de oficina de centro base que lo gestiona (por defecto cogerá la oficina del usuario
que abre el expediente)
- número de expediente (número secuencial de expediente, para ese año y tipo de expediente,
en este caso Minusvalía)
- M (de minúsvalía)
- 2 dígitos para el año
Abrimos un nuevo expediente en “Nou expedient”:
20
Aparecen la lista de tipos de expediente diferentes que podemos tramitar en función de nuestro
perfil. Hacemos click sobre el botón “Iniciar” del expediente que queramos iniciar, en este caso
“SISDEPEN_DIS - Expedient de discapacitat CAIB”.
La aplicación genera un número de expediente secuencial que demos respetar y que además
será ajustado al formato pre-establecido – 07 - número de oficina de centro base - número de
expediente - M - 2 dígitos para el año. Pulsamos el botón Iniciar. El sistema nos avisa de si
estamos seguros de iniciar un expediente en cuyo caso indicamos aceptar.
Para poder realizar la apertura de un expediente, el sistema obliga a seleccionar una persona, si no no dejará que el expediente se inicie. Este trámite realiza una integración con el módulo de Datos Personales (para mayor información referirse al correspondiente manual del Módulo de Datos personales)
21
El aplicativo presenta una pantalla en la que nos indica que debemos abrir un formulario
externo, en este caso, de búsqueda y/o alta de personales en el módulo de Datos personales.
Una vez pulsado el botón OBRIR FORMULARI EXTERN:
El procedimiento a seguir deberá ser el siguiente:
1) Si la persona ya existe se busca al interesado por DNI, CIF, nombre, etc. y al dar el icono
de selección , se recupera del sistema para que nos rellene los datos personales, etc.
22
Una vez seleccionada la persona, (el sistema controla que no se pueda seleccionar una
persona que ya tenga OTRO expediente de discapacidad abierto. El aplicativo comprueba
que si la persona tiene OTRO EXPEDIENTE sí se permita abrir un expediente de
Discapacidad), se muestra el siguiente mensaje
Y podemos continuar con la tramitación del expediente puesto que la persona ya ha sido
asignada al expediente.
2) Si no existe la persona que buscamos, deberemos darla de alta (botón Nuevo) y
aportaremos la documentación acreditativa (escaneada) asociada a dicha persona. Para dar de
alta una persona y dar asignar documentación a una persona referirse al correspondiente
manual del módulo de datos personales.
Importante:
El sistema controla que no se pueda asignar una persona que ya tiene iniciado otro expediente
discapacidad. Si por equivocación seleccionamos una persona para asociarla a un nuevo
expediente, y esta persona ya tenía asociado otro expediente, el aplicativo nos muestra el
siguiente mensaje donde se indica que esa persona ya tiene un expediente asociado
indicándonos además dicho número de expediente.
También controla que la persona seleccionada tenga los datos mínimos necesarios para poder
iniciar un expediente contra esa persona.
23
Una vez finalizado el proceso de asignación de una persona a nuestro expediente, debemos
finalizar el trámite de Inicio del Expediente de Discapacidad y avanzamos en la tramitación.
Para ello pulsaremos el botón INICIAR, que inicia finalmente el expediente asignándonos un
código de expediente, etc.
24
2.3.- Tramitación de Tareas del Expediente
Existe una opción de menú TASQUES, la cual nos muestra la relación de TAREAS que
debemos gestionar, es decir:
- cada usuario ve SOLO sus tareas (TAREAS PERSONALES)
- o las que han sido asignadas a su grupo (TAREAS DE GRUPO).
Solo los usuarios que pertenecen al centro base que ha creado la tarea las podrán tramitar. Por
tanto, cuando un usuario entra al Helium solo ven aquellas tareas de los centros que tenga
asignados en su perfil.
A continuación se enseña una pantalla de ejemplo donde se muestran todos los conceptos
anteriormente mencionados.
Para realizar una tarea deberemos seleccionarla:
- si es una tarea de grupo, primero deberemos AGAFARLA, para que pasa a ser
nuestra a nivel personal
- si es una tarea personal porque previamente la cogimos, pinchamos en la misma y
accedemos a su detalle
Si hubiera una relación muy extensa de tareas asignadas a nosotros o a nuestro grupo,
podremos localizar una tarea en particular realizando un filtrado más detallado sobre dichas
tareas. Para ello deberemos pulsar el botón MOSTRAR FILTRE:
25
Una vez indicados cualesquiera de los criterios del filtro:
- nombre de la tarea
- número de expediente
- tipo de expediente
- fecha de creación en el intervalo indicado, etc.
podremos pulsar el botón CONSULTAR con lo que se aplicará el filtro a los datos y podremos ir
directamente a las tareas que nos interesan.
2.4.- Iniciar una nueva actuación con el Discapacitado
Responsable Tarea: Grupo de Administrativos
En este trámite deberemos indicar el tipo de actuación a realizar sobre el discapacitado puesto
que la elección de un tipo de actuación u otra: solicitud inicial, informes, certificados, etc.
implicará una tramitación diferente para unos casos u otros.
Cuando estén los datos introducidos pulsamos Validar y avanzamos la tramitación.
26
Nuevas actuaciones Una vez se haya iniciado una actuación en el expediente, podremos en cualquier momento
iniciar una nueva actuación en el mismo expediente para gestionar una actuación diferente
(certificado, informe, atención laboral, etc.).
Para ello deberemos ejecutar UNA ACCIÓN sobre el expediente, una acción de “Inicio de una
nueva actuación”. Así, deberemos proceder de la siguiente forma:
- una vez localizado el expediente en Helium
- accedemos a los datos de éste en Helium, para ello no tendremos más que clicar sobre
el icono de “Información” que hay asociado a ese expediente en el listado
- y pulsamos el botón OBRIR NOVA ACTUACIÓ
Con esta acción creamos una tarea del tipo ‘Inicio de nueva actuación’ en la cual podremos
indicar el tipo de actuación que iniciamos, etc. y en función de ello tramitaremos de una forma u
otra.
27
Importante:
Dado que los expedientes de Discapacidad pueden tramitar:
- expedientes de discapacidad de niños
- expedientes de discapacidad de adultos
El sistema, para diferenciar ambas situaciones, crea tareas pendientes de realización en sus
dos vertientes añadiendo una coletilla final “MENOR”. Ejemplo::
- Iniciar una nueva actuación de discapacidad (MENOR)
- Iniciar una nueva actuación de discapacidad
Y lo mismo aplica para el resto de trámites del expediente.
De esta forma, a simple vista podemos diferenciar las tareas a realizar en relación a
expedientes de discapacidad de adultos y en relación a expedientes de discapacidad de niños.
28
2.5.- Tipos de actuaciones de Discapacidad
Los tipos de actuaciones que se pueden gestionar en los expedientes de discapacidad son las
siguientes:
- solicitud inicial de discapacidad
- revisión de discapacidad (por agravamiento o mejoría, por finalización del plazo de
reconocimiento anterior, otros motivos)
- reclamación previa
- solicitud a efecto de delitos violentos
- solicitud de atención laboral
- revisión por demanda judicial
- revisión por recurso de reposición
- traslado desde otra CCAA
- solicitud de Certificados e Informes
El sistema controla que solo se puedan abrir las actuaciones que tocan en cada caso, así como
actuación inicial solo se aceptará:
- solicitud inicial de discapacidad
- solicitud a efecto de delitos violentos
- traslado desde otra CCAA
Y el resto de actuaciones necesitarán que alguna de las anteriores hubiera sido creada de
forma previa.
Además, solo se deja abrir una nueva actuación cuando la anterior ya se haya cerrado o
archivado exceptuando a las actuaciones de certificados/informes y de orientación laboral que
estas se han de poder abrir mientras el expediente no esté archivado.
29
Se explican a continuación los trámites, pantallas, datos y documentos que se utilizarán en la
tramitación de los principales tipos de actuaciones que se pueden realizar con respecto a un
discapacitado.
Los tipos de actuaciones para los cuales se emplean en mayor o menor medida los trámites
que describimos a continuación son los siguientes:
- solicitud inicial de discapacidad
- revisión de discapacidad (por agravamiento o mejoría, por finalización del plazo de
reconocimiento anterior, otros motivos)
- reclamación previa
- solicitud a efecto de delitos violentos
El resto de tipos de actuaciones tendrán trámites particulares que no serán accesibles en las
actuaciones anteriores.
- revisión por demanda judicial
- revisión por recurso reposición
- traslado desde otra CCAA
- solicitud de certificados e informes
- solicitud de atención laboral
No obstante en determinadas actuaciones anteriores como el recurso, sentencia, etc. tendrán
trámites especiales pero además también compartirán la mayor parte de los trámites con el
resto de actuaciones principales.
Importante
El sistema controla que no se puedan iniciar actuaciones que requieren de una actuación
previa para tener sentido. Por esa razón, al iniciar un expediente de discapacidad solo pueden
seleccionarse 3 tipos de actuaciones
Una vez iniciada cualesquiera de estas actuaciones, podremos posteriormente iniciar el resto
de actuaciones.
30
3.- FASE TRÁMITE INICIAL
3.1.- Trámite de Inicio de la actuación
Responsable Tarea: Grupo de Administrativos
En este trámite se recogen los datos básicos de una actuación previamente indicada con
respecto a una persona: fechas, observaciones o comentarios iniciales que describan la
actuación, etc.
31
En la parte superior de la pantalla se muestran los datos de la persona y del tipo de actuación
que hemos iniciado con ella.
Deberá además indicarse para dicha actuación:
- fecha de entrada de la actuación (debe coincidir con la del registro de entrada del documento)
- fecha de efectos (puede coincidir o no con la anterior, es la fecha válida a efectos del
procedimiento)
- comentarios abiertos del trámite por si es necesario realizar cualquier anotación relativa al
mismo
- si se desea realizar el trámite de escaneado inicial de documentos
- si se desea realizar el trámite de copia de documentos del módulo de datos personales al
expediente
En estos 2 últimos campos, si se indica que no se desea, al avanzar la tramitación se saltarán
estos trámites de forma que se agilice en este caso la tramitación.
32
3.2.- Trámite de Escaneado Inicial de documentos
Responsable Tarea: Grupo de Administrativos
En este primer trámite deberá poder escanearse toda la documentación inicial importante para
la tramitación del expediente.
La idea es que toda la documentación se vaya escaneando y adjuntando en la medida que se
vaya tramitando el expediente con idea de que las personas que intervienen en la tramitación
no requieran de acudir al expediente en papel.
Para realizar el escaneado de documentos, podremos realizar las mismas directamente desde el propio trámite de Escaneado de documentación o por el contrario utilizar las utilidades de escaneado que se han preparado en el correspondiente menú de la aplicación SISDEPEN.
La pantalla de gestión documental permite gestionar, localizar los documentos de cada
expediente atendiendo a la siguiente organización básica:
- expediente
o actuación
33
tipo de documento
• documento
Para dar de alta un documento deberemos clasificar el documento escaneado conforme a la
siguiente organización:
- tipo de documento (a seleccionar de entre una lista de valores)
o documento (a seleccionar de una lista, condicionado el tipo de documento)
y decidir si el documento se va a:
- escanear
- adjuntar desde un sistema de archivos externo
Esto se hace en 2 pantallas distintas:
34
Una vez el sistema detecta que el escaner está activado
Ejecuta la aplicación de escaneo documental propia de cada dispositivo
35
Se introduce la documentación en el escaner, y se pulsa el botón ESCANEAR para que realice
todo el proceso de escaneo propiamente dicho.
Una vez finalizado el proceso el sistema guarda automáticamente la imagen y permite ver
dicha imagen o realizar un nuevo escaneado.
36
3.3.- Lista de documentos del Expediente de Discapacidad
A continuación se muestra la relación de documentos que se pueden gestionar en el expediente de discapacidad: - Documentos personales de los cuales se guarda copia en el expediente DPI1 - Documents personals d'identificació DPI1.1 DNI-NIF DPI1.2 Tarjeta resident DPI1.3 Certificat resident DPI1.4 Pasaport DPI1.5 CIF persona jurídica DPI1.6 Document constitució persona jurídica DPI2 - Documents d'dentificació del representant/tutor persona física/jurídica DPI2.1 DNI-NIF DPI2.2 Tarjeta resident DPI2.3 Certificat resident DPI2.4 Pasaport DPI2.5 CIF persona jurídica DPI2.6 Document constitució persona jurídica DPI3 - Altres documents personals DPI3 Llibre de familia DPI4 Partida de naixement DPI5 Sentència d'incapacitació nombrament tutor o curador DPI6 Document guardador de fet DPI7 Certificat d'empadronament DPI8 Certificat de convivència DPI9 Document Designació a Efectes de Notificació - Documentos propios de la tramitación de la discapacidad D1 - Solicituds D1.1.1 Solicitud inicial de discpacidad D1.1.2 Revisión por agravamiento mejora D1.1.3 Revisión por finalización reconocimiento provisional D1.1.4 Revisión por otros (correción/modificación datos) D1.2.1 1ª reclamación prévia D1.3.1 Solicitud inicial de discpacidad a instancia de PNCI D1.3.2 Revisión por finalización reconocimiento provisional, a efectos de PNCI, otros D1.3.3 Revisión por modificación datos-corrección de errores D1.4.1 Solicitud inicial dictámen discapacidad a efectos delitos violentos/otros D1.5.1 Revisión a instancia de demanda judicial D1.6.1 Revisión a instancia de recurso reposición D1.7.1 Otros D1.12 Sentencia del Juzgado D1.13 Sentencia del Tribunal Superior de Justicia
37
D2 - Cartes D2.1 Carta notificant requeriment dades D2.1.1 Médic - Carta requerint informes complementaris discapacitat D2.1.2 Psicóleg - Carta requerint informes complementaris discapacitat D2.1.3 T.Social - Carta requerint informes complementaris discapacitat D2.2 Carta cita exploració discapacitat D3 - Informes mèdics D3.1 Informes proves mèdics aportats D3.2.I Informe médico D3.3 Informes proves mèdics complementaris D4 - Informes psicòleg D4.1 Informes proves psicòlegs aportats D4.2.I Informe psicológic D4.3 Informes proves psicòlegs complementaris D5 - Informes socials D5.1 Informes proves socials aportats D5.2.I Informe social D5.3 Informes proves socials complementaris D6 - Barems D6.1 Baremo de valoración cuantificación déficits físicos psíquicos D6.2 Baremo valoración cuantificación dificultades sociales D6.3 Baremo necesidad de 3ª persona D6.4 Baremo de dificultades de movilidad para el transporte colectivo D8 - Resolució D8.1 Res. dis sol. inicial + dictamen D8.2 Res. dis procés agut no valorable + dictamen D8.3 Res. dis revisió reconc. anterior + dictamen D8.4 Res. dis revisión grado permanente no 2 anys no agravament + dictamen D8.4.1 Res. dis revisión grado provisional no 2 anys no agravament + dictamen D8.5 Res. dis recl. previa ratificando reconocimiento anterior recurrido + dictamen D8.6 Res. dis recl. previa modifica anterior + dictamen D8.7 Res. dis rev. anterior definitiu + dictamen D8.9 Res.dis ejecución sentencia judicial D8.10 Res. recl. Fora de plaç D8.11 Res. arxiu no presentats doc. requeridos D8.12 Res. arxiu no compareix a cita D8.12.1 Res. arxiu no compareix a cita anterior provisional D8.12.2 Res. arxiu no compareix a cita anterior definitiu
38
Certificados e Informes D9 - Certificats D9.1.1 certificat dis gral
D9.1.2 certificat dis amb diag
D9.1.3 certificat disc pnci
D9.1.4 certificat disc pfhc
D9.1.5 certificat movilitat
D9.1.5.1 certificat movilitat no 3 anys m61
D9.1.6 certificat dis efect lborals inss
D9.1.7 certificado retroactivo
D9.1.8 certf. Disc validez reconeix tiempo trámite
D9.1.9 certificat dis pte. De trámite
D9.1.10 certf dis jubilac. Antc 45% CON valoración previa
D9.1.11 certf dis jubilac. Antc 45% SIN valorac. Previa
D10 - Informes D10.1 Informes/prescripcions varios segons casuística
Altres documents Demanda
Sentencia
Ficha SOIB
Recurs de suplicació
Etc.
39
3.4.- Trámite de Selección de Documentos personales para la
actuación
Responsable Tarea: Grupo de Administrativos
En este trámite se permite realizar una copia local en el expediente de los documentos
personales o de los documentos de los representantes de una persona con objeto de que si en
el módulo de datos personales se actualizara o cambiara la información, este cambio no
afectara al expediente que se está tramitando, quedando de forma independiente toda la
documentación personal que en su momento de disponía del interesado y sus representantes
Este trámite realiza una integración con el módulo de Datos Personales, concretamente con la gestión de documentos personales (para mayor información referirse al correspondiente manual del Módulo de Datos personales)
40
Pulsamos el botón OBRIR FORMULARI EXTERN para poder seleccionar dichos documentos.
Seleccionamos los documentos que queremos llevar al expediente y pulsamos el botón
COPIAR. El sistema nos avisará de que la copia se ha realizado satisfactoriamente y podremos
continuar la tramitación.
Si consultamos la relación de documentos del expediente tendremos que en estos momentos
ya disponemos de una copia local de los documentos personales en nuestro expediente.
41
Ya sea consultando directamente los datos en el expediente HELIUM:
Ya sea consultando los documentos desde nuestro módulo de gestión documental
42
3.5.- Trámite de Comprobación de datos, documentos y plazos
Responsable Tarea: Grupo de Administrativos
Existe un trámite de comprobación donde se deberá verificar que todos los datos y los
documentos necesarios para la tramitación están disponibles ya sea en el módulo de datos
personales o en el propio expediente de discapacidad.
Los controles básicos que se deberán realizar y reflejar en este trámite serán:
- Indicar que se ha realizado control sobre los datos. No obstante el sistema comprueba
que se disponen de los datos mínimos necesarios del interesado, para evitar en este
punto, que iniciada la tramitación no se disponga de algún dato necesario para notificar
al interesado, etc.
- Realizado control sobre los plazos
- Realizado control sobre los documentos aportados
43
Como consecuencia, el resultado de la comprobación y del tipo de actuación que estemos
llevando a cabo implicará un avance en la tramitación diferente en función de lo indicado:
En función de la situación de comprobación, el usuario deberá cerrar el trámite y el sistema
tramitará automáticamente a los siguientes trámites:
- Evaluación por técnicos (todo correcto)
- Subsanación documentación (falta documentación)
- Resolución admin. (actuación no está en plazo)
- Demanda (todo correcto, tramitación especial caso de demanda)
- Traslado (todo correcto, tramitación especial caso de traslado desde otra CCAA)
- Recurso (todo correcto, tramitación especial caso de recurso)
44
4.- FASE SUBSANACIÓN
4.1.- Trámite de Requerimiento de documentación
Responsable Tarea: Grupo de Administrativos
Una vez revisados los datos, plazos y documentos, si se ha indicado que faltan documentos
para poder tramitar la actuación, el sistema permitirá indicar qué documentación se debe
requerir al interesado.
45
Deberá por tanto poder indicarse:
- qué documento/s que se requieren, a marcar de entre los seleccionados o indicando
otro tipo de documento en la opción Altres. Indicar
- fecha del requerimiento
- plazo de subsanación (en días)
- estado de subsanación: en principio habrá que indicar “Requerit”, hasta que el
requerimiento se subsane o no en cuyo caso aportaremos o no la documentación de
subsanación y continuaremos la tramitación en consecuencia.
Al finalizar la tarea se generará y se enviará al portafirmas (todo ello de forma automática) el
documento de requerimiento conforme al modelo:
• D2.1 M01 CARTA REQUERIMIENTO DATOS
46
Al finalizar la tarea, por tanto, el documento estará en la bandeja del portafirmas electrónico de
la persona que lo tenga que firmar.
Mientras el documento esté pendiente de firma, el flujo de tramitación del expediente se
detiene y no se puede continuar la tramitación del mismo hasta que éste haya sido firmado.
Si se firma el documento, el aplicativo genera automáticamente una notificación, y avanza
avanza automáticamente la tramitación al trámite de “En espera de notificación recibida”. Este
trámite solo puede ser avanzado de forma automática desde los backoffices externos a Helium
(en este caso ASNOTIF), tal y como se explica en el siguiente apartado.
47
Si la firma del documento fuera rechazada, el aplicativo volverá la tramitación al mismo trámite
de Requerimiento, para que el usuario modifique el requerimiento y vuelva a enviarlo.
Como hemos comentado, si se firma el documento en el portafirmas, el sistema realizará una
llamada al módulo de Notificaciones. El módulo de notificaciones tendrá delegada todas las
funciones de creación de remesas de notificación para SICER (sistema de Correos), etc.
48
4.2.- Solicitud de Notificación - Requerimiento
El sistema realiza en este punto y de forma automática una integración con el módulo de Notificaciones (para mayor información referirse al correspondiente manual del Módulo de Notificaciones).
En esta tarea interna del sistema, se alimenta de forma automática con los datos propios del
expediente toda la información que el módulo de notificaciones requiere para su
funcionamiento.
Una vez se manda algún tipo de notificación, se ha de esperar a ver qué pasa con la
notificación para poder tomar decisiones de forma automatizada.
Se ha realizado una integración entre los módulos ASNOTIF de Notificaciones y SISDEPEN-
Discapacidad de modo que se han establecido las siguientes automatizaciones:
• Si no se ha subsanado la documentación después de haber transcurrido el plazo
requerido se pasará a un estado “Resolución administrativa” para hacer el correspondiente
archivo por no subsanar el requerimiento.
• Si el usuario indica que se ha subsanado el expediente avanzará al trámite de Control
de Requerimientos
• El trámite “fi de l’actuació” se finalizaría de forma automática después de que llegue el
acuse de recibo de la notificación de la resolución del grado de discapacidad o se haya
publicado en el BOIB y edicto.
49
4.3.- Trámite de Control de Requerimientos
Responsable Tarea: Grupo de Administrativos
Se habrá llegado a este trámite una vez realizada la solicitud de notificación y el sistema
detecta que la notificación ha sido efectivamente notificada o publicada en el BOIB. En este
caso el sistema avanza automáticamente el expediente al trámite de control de requerimientos,
de modo que el funcionario pueda controlar las fechas en que se satisfacen los requerimientos
o no.
Se deberá indicar en este trámite, cuando los interesados satisfagan los requerimientos, los
siguientes aspectos:
- si se ha presentado la documentación o no
o requerido (situación inicial, viene del trámite anterior)
o presentado
o no presentado
- si se ha presentado y ha subsanado, fecha de subsanación
- el resultado del control de requerimientos
o requerir más documentación
o tramitar a propuesta resolución administrativa, por no subsanación
el sistema tiene un contador interno de tiempo que hace que una vez
sobrepasado el tiempo dado al interesado para subsanar, si no se
50
realiza ninguna acción concreta con el expediente, éste avanza
automáticamente al trámite de resolución administrativa
o tramitar a evaluación por técnicos (requiere cita)
o tramitar a valoración / Informes (no requiere cita)
51
4.4.- Control de Notificaciones
Responsable Tarea: Grupo de Administrativos
En cualquier momento podemos controlar el estado en que se encuentran la totalidad de
notificaciones del expediente. El acceso a las notificaciones de un expediente estará
organizado según las diferentes actuaciones del propio expediente y por tanto podremos
acceder a través de un acceso rápido.
A través del acceso rápido en el expediente-actuación podremos acceder a las notificaciones
ordenadas descendentemente por fecha de creación, teniendo un resumen básico de la misma
y pudiendo incluso descargar el documento Oficio de notificación o acceder al detalle completo
de la notificación.
Para acceder al oficio de notificación se debe pulsar el botón DESCARGAR DOCUMENTO
Para acceder al detalle completo de la notificación pulsaremos el botón de detalle
Si queremos comprobar los datos que se muestran a modo resumen, no tendremos más que
acceder al detalle de la notificación y navegar hasta la pestaña correspondiente, en este caso
la pestaña de PUBLICACIÓN.
52
No obstante lo anterior, podemos en cualquier caso utilizar la aplicación de gestión de
notificaciones en modo consulta, utilizando para ello el usuario de consulta de datos sobre
dicho módulo.
53
5.- FASE EVALUACIÓN INICIAL
5.1.- Trámite de Presentación
Responsable Tarea: Grupo de Facultativos
Una vez se ha pasado la fase de comprobación y requerimientos, en principio se dispone de
toda la documentación y por tanto se realiza un estudio previo por los técnicos.
Para consultar la información del expediente los técnicos podrán consultar TODA la
información del expediente y sus anteriores valoraciones si las hubiera. Para conocer el detalle de cómo realizar la consulta de toda esta información referirse a la parte del manual donde se explica cómo consultar la información de los expedientes de discapacidad.
El sistema asigna automáticamente a cada uno de los técnicos citados las tareas que deben
realizar y por tanto estas tareas saldrán directamente como tareas personales de cada uno.
Como consecuencia de la evaluación del expediente, los técnicos deben poder indicar:
- qué perfiles facultativos son necesarios en la evaluación del expediente. (a seleccionar uno o
varios)
54
- Médico
- Psicólogo
- trabajador social (por defecto SI)
- orientador laboral (por defecto NO)
- qué documentación de informes, etc. deben escanearse y adjuntarse al expediente, y qué
informes no sirven y deben devolverse al interesado
- cuál es el resultado de su evaluación inicial
1) Se requieren informes complementarios. Se indica qué informes son necesarios en
los correspondientes campos y se pasa el expediente a los administrativos para que realicen el
requerimiento.
2) Está todo correcto y es necesaria cita con los profesionales, se pasa a Citación:
Una vez indicada la información del trámite se da por finalizado y el aplicativo avanzará al
expediente al trámite que corresponda según se hay indicado el resultado de la evaluación:
- requerimiento
- citación
55
6.- FASE CITACIONES
6.1.- Trámite de Solicitud de Citación
Responsable Tarea: Grupo de Administrativos
Para citar a una persona de un expediente dado, se debe realizar una solicitud de citación al
personal administrativo, utilizando para ello las funcionalidades que aportará el módulo de
citaciones.
Este trámite realiza una integración con el módulo de Citaciones (para mayor información referirse al correspondiente manual del Módulo de Citaciones). El aplicativo indicará de forma automática al módulo de citaciones, obteniendo los datos del
propio expediente administrativo en que nos encontramos, la siguiente información:
- datos del interesado a citar (documento de identidad, nombre)
- datos del expediente y actuación para la cual se cita (número de expediente, número
de actuación concreta)
- centro base del expediente
- tipo de citación (de valoración para el caso de Discapacidad)
- prioridad: normal
56
Una vez pulsemos el botón ‘Obrir Formulari Extern’ se inicia el módulo de citaciones donde
podremos indicar los perfiles profesionales a citar así como indicar la prioridad de la misma así
como unas instrucciones u observaciones que pudieran ayudar en el proceso de citación y
pulsamos ‘Sol.licitar’.
IMPORTANTE: Esta pantalla mostrará por defecto seleccionados los especialistas indicados en
el trámite de evaluación inicial puesto que serán en principio estas especialidades las citadas.
No obstante, en la parte izquierda de la pantalla se mostrará la relación de especialidades del
expediente de discapacidad por si fuera necesario incluir alguna otra especialidad a la cita.
Una vez realizada la solicitud, se muestra el siguiente mensaje
57
A partir de este momento, si queremos consultar el estado de nuestra solicitud de citación (si está programada, para cuando, etc.) no tendremos más que acceder a la correspondiente funcionalidad de Citaciones. Listado de Solicitudes de Citación (para más detalle ver el apartado correspondiente en el manual de Citaciones).
Si intentamos finalizar este trámite el sistema dejará la CITACIÓN EN ESPERA, es decir, a la
espera de que se realice la programación por parte del responsable de citas.
Cuando la citación haya sido programada, la información de dicha programación:
- día de la cita
- hora de la cita
Será informado automáticamente al expediente, de modo que se pueda generar el documento
de citación con dicha información.
Si la cita ha sido acordada con el interesado:
- por teléfono, el sistema permanecerá en el trámite de cita a la espera de la exploración
por los técnicos
- por carta, el sistema avanzará automáticamente al trámite de Notificación de la cita
para que se pueda generar el documento de notificación. Finalizado este trámite el
aplicativo volverá al trámite de Cita, de nuevo a la espera de la exploración por los técnicos
Anulación / Cambio de Citas
Dado que el expediente permanecerá en el trámite de Cita hasta el mismo día de la exploración
por los técnicos, si el responsable de las citas realizará una anulación o un cambio en las
fechas de la cita, el aplicativo permitirá repetir este proceso tantas veces sea necesario hasta
que finalmente llegue el día de la cita.
58
Además, en el momento de realizar la solicitud de una cita, pueden realmente producirse
diferentes tipos de situaciones en función de si esa misma persona ya tiene otra cita preparada.
1) Solicitud de cita inicial
Si no existe ninguna otra solicitud de cita para esa persona, comprobar que estamos en el caso
de una solicitud de cita totalmente nueva
2) Ya existe una solicitud de cita para esa persona. Si ya existe una solicitud de cita para esa
misma persona
2.1 Y además la fecha de dicha cita es ANTERIOR a la fecha actual, existen 2
alternativas:
- dar la cita por válida y no crear una nueva cita
- crear una nueva solicitud de cita puesto que la anterior no es suficiente
2.2 Si la fecha de dicha cita es SUPERIOR a la fecha actual, existen varias alternativas:
- dar la cita por válida y no crear una nueva cita
59
- crear una nueva solicitud de cita puesto que la anterior no es suficiente
- anular la cita existente
- añadir un profesional a la cita existente
60
6.2.- Consulta de una solicitud de cita
Existe una opción de menú ‘Citaciones. Consulta de Citaciones’ donde podremos consultar en
qué estado está nuestra solicitud de citación: Solicitada, programada, la forma de comunicación
(carta/teléfono), fecha prevista cita (que muestra la fecha del próximo control UDIAP para citas
de UDIAP, o bien la fecha de próxima programación para las que se han aplazado), fecha de
programación una vez programada, etc.
Indicamos la información necesaria para localizar nuestra solicitud, básicamente el código del
expediente:
Y accedemos al detalle de la citación, donde podremos ver la información de dicha solicitud, si
está programada, en qué día, qué médicos están asignados, etc.
61
6.3.- Programación de una Cita
Responsable Tarea: Grupo de Administrativos que Citan
A medida que se van solicitando citas en los diferentes expedientes, el personal que deba
programar las citas recogerá todas las solicitudes y procederá a programar las mismas en las
fechas que estime conveniente. Para realizar la programación de citas previamente deberá
filtrar las solicitudes que desea programar. Para ello utilizará la siguiente pantalla donde en
principio filtrado por criterios de PRIORIDAD, por centro (campo obligado en el centro), por tipo
de cita, estado de la cita, por fecha de programación, etc.
Además podremos filtrar directamente citas solicitadas para una especialidad en concreto o
incluso donde aparezca una o varias especialidades. Filtratge per Especialitat
62
Una vez reducido el número de citas a programar, accederá a la siguiente pantalla de
programación, donde una vez indicado el día, centro y equipo de profesionales a programar,
tendremos que empezar a asignar expedientes a los huecos de cada profesional.
El objetivo de las siguientes pantallas es tener una visión global de la ocupación de todos los
profesionales de un equipo de valoración de un Centro Base para un día determinado y una
visualización de forma rápida de los huecos disponibles para optimizar el tiempo de los
profesionales y de las personas citadas evitando tiempos muertos.
Variables del ejemplo para un Centro Base hipotético, con un equipo A y día D:
Disponibilidad de todos los profesionales en el centro: 9:00 – 15:00
Tiempo medio de atención:
PSICÓLOGO (PSI): 30 minutos
MÉDICO (MED): 60 minutos
TRABAJADOR SOCIAL (TS): 30 minutos
Descanso (en este caso coincide en todos): 60 minutos.
63
64
La parrilla de programación se irá rellenando y se podrán optimizar todos los huecos generados
y disponibilidad en función de la disponibilidad de las personas a citar.
Para cada una de las citas que se están programando se podrá :
- Ver la información principal del interesado a citar: nombre, edad en el momento que
realizó la solicitud, teléfono de contacto
- indicar cómo se ha establecido la comunicación de la cita con el interesado, ya sea por
teléfono o por carta.
Pulsando el icono, podremos especificar el:
- Modo de citación (carta / teléfono(por defecto) )
- Fecha de la comunicación
- Interlocutor
- observaciones
65
Una vez preparada la programación de ese día para el equipo de trabajo, pulsaremos el botón
de Programación para confirmar la programación.
En estos momentos que dichas citas ya han sido programadas, la información de dicha
programación:
- día de la cita
- hora de la cita
será informado automáticamente a cada uno de los expedientes en cuestión, de modo que
desde dichos expedientes se pueda generar el documento de notificación de citación con dicha
información.
A partir de este momento se podrá generar el listado de citas por Expediente o persona:
A esta pantalla se puede acceder igualmente de forma directa desde la pantalla de
programación:
66
Aplazamiento de citas
En cualquier momento puede pasar que una cita ya programada tenga que ser aplazada a una
fecha posterior. En estos casos, deberemos localizar la citación en la pantalla de programación
de citaciones (por centro, código de expediente, estado, etc.) y deberemos proceder a editarla
y aplazarla a través del botón de aplazamiento, el cual nos obligará a indicar una fecha de
aplazamiento.
67
Una vez aplazada una cita, ésta aparecerá como APLAZADA en los listados, y lo más
importante, es que el sistema impedirá que se programe en una fecha anterior a la fecha de
aplazamiento.
68
6.4.- Calendario de un Centro
Existe la posibilidad de ver todas las tareas que se están llevando a cabo en cado uno de los
centros por parte de los diferentes facultativos.
Para ello se ha diseñado un calendario que permite navegar por los años-meses-dias del
calendario de modo que se puede acceder al detalle de tareas que están programadas realizar
ese día.
Utilizando las flechas de desplazamiento podemos ir navegando entre los diferentes mes y
años.
También se puede pinchar sobre el propio “mes,año” con lo que aparece el siguiente
calendario donde poder indicar rápidamente el año y mes del cual queremos consultar los
datos:
69
Las tareas que se pueden filtrar y visualizar serían las siguientes:
- valoración de discapacidad
- valoración de atención temprana
- tratamientos de atención temprana
- controles UDIAP
- orientación laboral
- Ausencias del centro (vacaciones, bajas, etc.)
- Festivos del centro
Una vez seleccionamos un día y centro, podemos ver en la parte superior derecha la relación
de actividades de ese día:
- expediente (si aplica)
- nombre y apellidos del interesado del expediente
- hora de inicio y de fin
- nombre del facultativo que realiza la actividad
70
6.5.- Calendario de un Facultativo
Del mismo modo que disponemos de un Calendario del centro, podemos acceder al detalle de
actividades programadas para un facultativo en concreto.
Se dispone de una pantalla que permite filtrar por centro-año-mes-día y facultativo, para de
este modo restringir la consulta a las actividades programadas para dicho facultativo.
Existe un criterio de colores para ver a simple vista la actividad del facultativo:
- rojo: sábados y domingos y festivos del centro (fiestas nacionales, provinciales y
locales – a definir en el Mto de festivos de la aplicación)
- Verde: ausencias del centro por vacaciones, bajas, etc. A indicar en el apartado de
gestión de ausencias del aplicativo
- Azul: tareas o actividades propias del profesionales, que han sido programadas a
través de las diferentes funcionalidades de la aplicación según corresponda
o Valoración de discapacidad
o Valoración de atención temprana
o Tratamiento SEDIAP de atención temprana
o Control UDIAP
o Atención Laboral
71
Una vez seleccionado un día en el calendario, tendremos a la derecha la relación de
actividades del profesional ese día.
En la parte inferior de la pantalla podremos acceder a la edición de dicha tarea, pudiendo
consultar información más detallada de la misma: expediente, nombre del interesado, hora de
inicio y fin, observaciones, etc. y pudiendo en cualquier caso modificar la actividad, anularla,
etc.
En esta pantalla NO SE PUEDE dar de alta tareas para un profesional, teniendo siempre el
usuario que realizar la programación de tareas donde corresponda:
- gestión de ausencias
- gestión de festivos
- programación de citas de valoración
- programación de tratamientos
72
6.6.- Trámite de Notificación de una Cita
Responsable Tarea: Grupo de Administrativos
Una vez realizada la programación de la cita deberemos notificar dicha Citación.
Si al realizar la programación de una cita se ha indicado que el modo de comunicación de la
cita es telefónico, el aplicativo obviará este trámite.
Si por el contrario, se ha indicado que el modo de comunicación de la cita es por carta, el
sistema avanzará automáticamente el expediente a este trámite de Notificación de la Cita.
En el trámite de notificación vendrá indicada la siguiente información relevante para el
discapacitado:
- día y hora de la cita (automáticamente proporcionada por el módulo de citaciones una vez se haya programado la misma)
- lugar de la cita (automáticamente proporcionada por el sistema en función de cada
centro base)
73
Con esta información, cuando se finalice el trámite, se generará automáticamente el
documento de citación (D2.2 M05 CARTA DE CITACIÓN), y se enviará el mismo al portafirmas.
74
El documento quedará por tanto en la bandeja del portafirmas de la persona que lo tenga que
firmar.
75
Mientras el documento esté pendiente de firma, el flujo de tramitación del expediente se
detiene y no se puede continuar la tramitación del mismo hasta que éste haya sido firmado.
Si la firma del documento fuera rechazada, el aplicativo volverá la tramitación al mismo trámite,
para que el usuario modifique los datos y vuelva a enviarlo.
Como hemos comentado, si se firma el documento en el portafirmas, el sistema realiza de forma automática una integración con el módulo de Notificaciones (para mayor información referirse al correspondiente manual del Módulo de Notificaciones).
En esta tarea interna del sistema, se alimenta de forma automática con los datos propios del
expediente toda la información que el módulo de notificaciones requiere para su
funcionamiento. Una vez realizado por el sistema esta integración con notificaciones, el sistema
volverá el expediente al trámite de Cita por si durante el tiempo que transcurra hasta la
exploración fuera necesario realizar un cambio en el día/hora o una anulación, etc. con lo que
el aplicativo estaría en el trámite adecuado para ello y se podría volver a repetir el proceso
hasta producirse finalmente la exploración a la persona el día de la cita.
76
7.- FASE EXPLORACIÓN / VALORACIÓN / INFORMES
COMPLEMENTARIOS
7.1.- Trámite de Exploración por Técnicos
Responsable Tarea: Grupo de Facultativos – Cada especialidad, la tarea correspondiente a su
especialidad
En función de los perfiles que se hayan marcado cómo necesarios en la valoración del
expediente el sistema creará tantas tareas por grupos de técnicos como se hayan indicado.
Estos trámites no se crearán de forma automática. El usuario que realice la primera exploración
deberá confirmar con el ICONO de INICIO EXPLORACION que se inicia el proceso de
exploración del citado utilizando para ello la pantalla de gestión de citas indicando la fecha de
programación de ese día.
En el ejemplo, supongamos que se ha indicado en el trámite de evaluación inicial que se
requiere de la participación de médico y psicólogo únicamente.
En este caso, una vez iniciada la exploración se crearán 2 tareas independientes, una para el
médico y otra para el psicólogo.
77
Estas 2 tareas serán asignadas directamente a la bandeja de ‘tareas personales’ de las
personas citadas en cada especialidad.
Independientemente de lo anterior, todo el personal facultativo tendrá acceso a todas las citas
que se la han programado para un día y centro determinado. Esta información será la misma
que se gestiona con los actuales Cuadros de Citaciones de un día y Centro determinado.
En esta pantalla se puede filtrar:
- para un centro
- profesional facultativo
- se puede navegar por los días y meses el calendario
y el sistema muestra la relación de expedientes (código de expediente, nombre y apellidos del
interesado) así como el día y hora concretas de las citas
Esta información servirá para preparar las citas así como para poder localizar los expedientes
para los cuales se deben introducir los resultados de la evaluación.
78
Una vez seleccionada la tarea de evaluación de cada expediente que corresponde a cada perfil
profesional implicado, el sistema mostrará la pantalla de introducción de datos de dicha
evaluación:
El facultativo deberá indicar si lo ha visto o no y cual ha sido el resultado de su evaluación.
- el individuo NO se presenta:
- si es primera citación, debe volver a citarse
- si era segunda citación, debe llevarse el expediente a resolución para notificar la
resolución de archivo por no comparecencia
- el individuo SI se presenta, el profesional deberá indicar
- si puede realizarse una valoración final
- es necesario pedir informes complementarios o volver a pedir una citación para acabar de
matizar o valorar determinados aspectos
El sistema controlará que no se pueda indicar que no se ha visto y por el contrario se envía el
expediente a valoración. Además, en el caso de que se requieran informes complementarios se
79
facilita la posibilidad de poder indicar qué informes se han solicitado y que plazo se la ha dado
al interesado así como la posibilidad de poder generar el documento de requerimiento de
Informes Técnicos Complementarios desde este mismo trámite por parte del propio facultativo.
De este modo se podrá entregar en mano a la persona que se está valorando.
En este caso el sistema controlará que no se pueda finalizar el trámite si no se ha incorporado
el documento de requerimiento de informes complementarios.
A continuación un ejemplo del documento “Informe Complementarios”:
80
Una vez que todos los facultativos finalicen sus respectivas tareas de evaluación asociadas al
expediente, podrán continuarse con la tramitación del mismo. Mientras haya un facultativo que
no realice su evaluación el expediente quedará a la espera de él, puesto que en función de lo
que él pudiera indicar se podría necesitar una cita, o pasar directamente a informes, etc.
No obstante lo anterior, el resto de facultativos que estén trabajando el mismo expediente,
podrán ir realizando sus respectivos informes de valoración si por su parte tuvieran toda la
información necesaria.
81
7.2.- Introducción de Informes de Facultativos
Responsable Tarea: Grupo de Facultativos – Cada facultativo introduce los informes de su
especialidad
Una vez recabada toda la información, puede procederse a realizar la valoración del
discapacitado que se plasma básicamente en informes (en función del discapacitado podrá
rellenarse un informe o varios).
El aplicativo facilita la entrada del resultado de dichos informes según los modelos que
actualmente contempla la aplicación.
Ninguna persona puede modificar informes de un técnico cuando se encuentran en fase de "en
procés" o "valorat", es decir antes del EVO. En caso de fuerza mayor, si un técnico de la misma
especialidad tiene que intervenir, el sistema permite copiar el informe del otro técnico el cual
queda como anulado, y asume el nuevo informe como suyo.
Independientemente de lo anterior cualquier técnico puede ver los informes cuando están
“cerrados”.
Además, los técnicos facultativos dispondrán de una utilidad de gestión de informes que:
- tendrá un comportamiento común para todos los técnicos, no obstante cada perfil
técnico tendrá sus preguntas particulares según su especialidad pero se compartirán las
funciones básicas de impresión de informes, encabezado y cierre del informe, etc.
- existirá una utilidad de confección de plantillas de informes con la cual se podrá en
cualquier momento, definir un nuevo tipo de informe, modificar o añadir una pregunta o
respuesta posible a una plantilla ya existente, etc
Conforme a la entrada de dichos datos, el sistema aplica los correspondientes cálculos de
puntuación parcial y puntual total de discapacidad.
Una vez se obtiene el cálculo del % de discapacidad (este dato en principio no puede ser
modificado) el sistema debe facilitar la generación del documento Dictamen Técnico o
propuesta de resolución conforme a dicha información o puntuación calculada.
82
Introducción de datos de informes
Para la gestión de los informes deberemos acceder a la utilidad de gestión de informes
Desde esta pantalla tendremos acceso centralizado a todos los informes de todos los
expedientes los cuales podremos localizar por múltiples criterios:
- tipo de expediente
- datos del interesado
- datos del expediente
- profesional que ha realizado el informe
- estado del informe, etc.
TODOS los informes compartirán la siguiente información:
Cabecera del informe
83
Datos de Identificación (vendrá dado por los propios datos del expediente administrativo,
no teniendo que introducir estos datos los técnicos facultativos)
- nombre y apellidos
- DNI / NIE , con fecha de caducidad
- Fecha de nacimiento y edad
- Sexo
- Teléfono
- Nacionalidad
- Número de expediente
- fecha de apertura del informe actual
- nombre del técnico que elabora el informe
- motivo del informe (actuación: solicitud inicial-revisión, etc.)
- fecha de cierre del informe (cuando se de por finalizado)
Cuerpo del informe:
Cada tipo de informe tendrá unas preguntas y unas respuestas o cálculos a realizar diferentes
en cada caso.
Los informes que se deberán gestionar en la gestión de discapacidad son los siguientes:
Informe médico
Informe Psicológico
Informe Social
Informe Laboral
Informe 3ª persona (se va a independizar del informe médico y psicológico). A este informe
podrán acceder ambos perfiles para que pueda ser rellenado por ambos
Informe de Movilidad
Informe BBD
Informe EVE
84
Ejemplo de Informe médico
Los informes pueden ser impresos en formato PDF para su posterior firma y escaneo en el
sistema de gestión documental. Para ello no tendremos más que pulsar el icono de impresión
PDF asociado a cada informe.
Una vez se hayan finalizado individualmente los informes, cada facultativo deberá indicar en el
correspondiente expediente que por su parte el informe ha sido realizado y que por tanto está
pendiente de generación del DICTAMEN.
85
7.3.- Trámite Resultado de la Exploración por todos los
Técnicos
Responsable Tarea: Grupo de Administrativos
Como hemos comentado, una vez que todos los facultativos finalicen sus respectivas tareas de
evaluación asociadas al expediente, podrán continuarse con la tramitación del mismo.
Este trámite de resultado final de la evaluación es importante porque permite conocer los
resultados particulares de las evaluaciones realizadas por cada facultativo y en función de ello,
poder decidir cómo debe continuar la tramitación del expediente.
1) Si alguno de los técnicos ha indicado qué no ha podido ver o desea ver de nuevo al
interesado, se deberá volver a citar.
2) Si alguno de los técnicos ha solicitado informes complementarios y no es necesario volverlo
a citar, el expediente se podrá llevar al trámite de control de informes complementarios por
parte de los administrativos
3) Si todos los técnicos han indicado que pueden realizar sus valoraciones, el expediente se
podrá avanzar al trámite de Informes.
4) Si se ha indicado que el interesado no se ha presentado y era su segunda citación, el
expediente se deberá tramitar a propuesta de resolución administrativa por no comparecencia.
5) Si por los motivos que sean, se decide que lo tiene que ver otro facultativo distinto de los que
ya lo han visto, sin necesidad de tener que pasar por el trámite de citación, etc., existe también
la opción de añadir un nuevo facultativo, indicando la especialidad. Esto hará que al finalizar la
taera se cree un nuevo trámite de exploración de ese nuevo facultativo.
86
87
7.4.- Trámite de Control Informes Complementarios
Responsable Tarea: Grupo de Administrativos
En este trámite los administrativos podrán controlar e indicar si el interesado ha aportado o no
los informes complementarios solicitados en cuyo caso afirmativo debería adjuntar al
expediente el/los informes escaneados para su utilización por parte de los facultativos.
En este trámite además de adjuntar los informes aportados, deberá indicar el estado y fecha
final del control, es decir, si ha sido presentado o no el informe solicitado y la fecha de la
aportación del informe. La fecha es obligatoria en el caso de indicar que han sido entregados.
88
Mientras no se dé por finalizada esta tarea, el expediente estará PENDIENTE CONTROL
INFORMES COMPLEMENTARIOS.
Cuando se dé por finalizada esta tarea el expediente avanzará al trámite de Resultado de la
Exploración por los Facultativos, donde podrá finalmente ver si todos los facultativos han
recibido la información complementaria solicitada
En función de ello, decidir cómo continuar la tramitación:
Si se avanza a propuesta resolución, los técnicos podrán finalizar sus informes (hayan
aportado información complementaria o no) y podrán por tanto realizar un dictamen final.
89
8.- FASE RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA
8.1.- Trámite de Resolución administrativa
Responsable Tarea: Grupo de Administrativos
Pueden darse varias situaciones que impliquen que se puede proponer una resolución
administrativa del expediente:
- por incomparecencia del interesado a las citaciones
- por estar la actuación solicitada fuera de plazo
- tras una petición de subsanación, por no aportar documentación
En estos casos, el propio personal administrativo
- Indica Fecha propuesta resolución
- indica el tipo de resolución administrativa
90
Además de estos datos principales podremos indicar, en función del tipo de propuesta
resolución a obtener:
- Fecha de notificación de la resolución anterior (para el caso de no admisión a trámite
reclamación previa, por estar fuera de plazo)
- Fecha de notificación del requerimiento (para el caso de no subsanación)
- Fecha de notificación de la Citación (para el caso de incomparecencia)
Al finalizar la tarea, el aplicativo generará automáticamente el documento de la Resolución
Administrativa, según los modelos establecidos, generando uno u otro en función del tipo de
resolución. Dicho documento, como el resto de los que se generan automáticamente, será
enviado al portafirmas, y posteriormente (tras haber sido firmado) se generará su notificación
también de forma automática.
91
92
9.- FASE DICTAMEN TÉCNICO / PROPUESTA RESOLUCIÓN
FACULTATIVA
9.1.- Trámite de Valoración o Dictamen Técnico Facultativo
Responsable Tarea: Grupo de Facultativos
Conforme a la entrada independiente de cada técnico de datos en los informes, el sistema
debe aplicar los correspondientes cálculos de puntuación parcial y puntual total de
discapacidad de un expediente.
Este trámite sirve para obtener el cálculo del % de discapacidad (este dato en principio no
puede ser modificado) y además facilitar la posterior generación del Dictamen Técnico o
propuesta de resolución conforme a dicha información o puntuación calculada.
Los datos que forman la discapacidad han sido recogidos de los distintos informes, y no son
modificables directamente por los técnicos.
93
Este trámite realiza una integración con el módulo de Informes (para mayor información referirse al correspondiente manual del Módulo de Informes).
Existen unos controles básicos que impedirán acceder al dictamen:
- si existen informes de facultativos sin finalizar
Como hemos comentado, dado que el dictamen se alimenta de los Informes, el aplicativo
presenta una pantalla en la que nos indica que debemos abrir un formulario externo, en este
caso, de cálculo del dictamen.
94
En esta pantalla se muestran:
- todas las patologías asociadas al expediente
- el carácter de la discapacidad
- las distintas puntuaciones en los factores socio-económicos
- el grado de discapacidad física y psíquica,
- las puntuaciones en los baremos de necesidad de 3ª persona, y dificultad de movilidad;
- las fechas de revisión de 3ª persona y mobilidad, o si son definitivos
- la fecha de próxima revisión o si es definitivo
- y finalmente el grado total de minusvalía.
Asimismo, se presenta los profesionales asociados a esta valoración. Si todos los profesionales
están conformes con la propuesta de resolución facultativa:
- se acepta valoración y se indica fecha de valoración
- se indica el tipo de propuesta de resolución facultativa (indicada por los facultativos para
ayudar a los administrativos en la generación de la documentación posterior)
95
- se indica el equipo de valoración que realiza el dictamen
Una vez se ha realizado y ha sido aceptada esta valoración (se deberá introducir una Fecha de
Valoración), los informes quedan bloqueados para que no se puedan modificar a posteriori.
Si no están conformes con el dictamen, los técnicos podrán revisar sus informes y finalizarlos
de nuevo, con lo que podrían volver a generar el Dictamen Técnico.
96
9.2.- Actas de Valoración
Responsable Tarea: Grupo de Facultativos
La impresión de las actas de valoración se ejecuta desde la opción de menú que se presenta a
continuación:
La pantalla que se presenta es la que mostramos a continuación:
Esta pantalla sirve también para la gestión de actas del expediente de atención temprana, por
tanto para el caso que nos ocupa deberá estar marcada en el panel superior la opción
“Resolució Discapacitat”
Los parámetros necesarios para acceder a un acta de valoración son:
• Fecha de valoración,
• Centro Base, y
• Equipo de valoración.
97
Una vez introducidos los datos le damos al botón Buscar y nos aparece la relación de
expedientes de discapacidad que han sido valorados ese día por el equipo de valoración
indicado.
Las opciones que figuran son la impresión del documento del acta (Botón “Imprimir Acta”), el
cual genera el siguiente documento resumen de las valoraciones realizadas:
Desde esta misma pantalla tenemos 2 botones que nos permiten acceder al dictamen de cada
expediente, así como a la parte de tramitación de los mismos.
Estos botones están pensados para que la Dirección del Centro Base pueda de forma
centralizada acceder a los diferentes expedientes realizando la tarea de aceptación o no, que
implica varias opciones:
- A) favorables, indicar la fecha de resolución y avanzar la tramitación
98
- B) favorables con cambios, indicar fecha resolución, posibilidad de cambiar los valores
de discapacidad por imperativo legal y avanzar la tramitación
- C) no aceptar la valoración, devolviendo la tramitación a los técnicos
99
10.- FASE DE RESOLUCIÓN
10.1.- Trámite Aceptación del Dictamen
Responsable Tarea: Grupo de Dirección Centro Base
En este trámite en principio la puntuación total propuesta será aceptada a menos que la
dirección del centro considere que debe ser revisada por imperativo legal, etc.
Este trámite se podrá realizar de 2 formas:
- A nivel individual, expediente a expediente,
- A nivel masivo, desde una pantalla preparada para tal efecto, Gestión de aceptación de
dictámenes
A nivel masivo
100
Esta pantalla sirve también para la aceptación masiva del expediente de atención temprana,
por tanto para el caso que nos ocupa deberá estar marcada en el panel superior la opción
“Resolució Discapacitat”
En esta pantalla, el usuario deberá indicar los parámetros necesarios para acceder a la relación
de expedientes a aceptar, que son:
• Fecha de valoración,
• Centro Base, y
• Equipo de valoración.
Una vez introducidos los datos le damos al botón Buscar y nos aparece la relación de
expedientes de discapacidad que han sido valorados ese día por el equipo de valoración
indicado.
En principio saldrá toda la relación de expedientes que cumplan con los parámetros de
búsqueda independientemente del trámite en el que estén.
El usuario solo podrá aceptar o denegar aquellos dictámenes que están en el trámite de
aceptación de dictamen, que será para los cuales tenga la posibilidad de seleccionarlos. El
resto de expedientes valorados ese día por ese equipo que estén en otro estado de tramitación
tienen impedida la selección.
El usuario en este trámite deberá poder consultar el reconocimiento de discapacidad de cada
expediente, así como el tipo de propuesta resolución facultativa que han indicado los técnicos:
- fecha valoración
- % grado
- Puntuación 3ª persona
- Puntuación movilidad
- Carácter: físico, psíquico, sensorial
- Fecha si es provisional o definitiva
A partir de este momento puede realizar dos acciones, aceptar o rechazar el dictamen/es en
función de si se ha seleccionado uno o varios expedientes.
101
- Si la dirección está conforme con la resolución, la aceptará (introducirá fecha de resolución)
- Si no está conforme, pulsará el botón Denegar y el sistema devolverá la propuesta al trámite
anterior para que se rectifique.
En estos casos, el sistema avanzará la tramitación de los anteriores expedientes y podrá
visualizarse su nuevo trámite en la propia pantalla (por ejemplo, resolución si se ha aceptado).
Los botones de ‘Aceptar’ y ‘Denegar’ quedarán inhabilitados a partir de ese momento.
A nivel individual
Si hemos procedido a hacer la aceptación del dictamen de forma manual desde Helium, una
vez seleccionada la tarea e introducidos los datos en la pantalla de dictamen, deberemos
guardar y volver a Helium para que continúe la tramitación del expediente.
Por ejemplo, si es una resolución favorable pero con cambios, se indicará fecha resolución, y
cambiará los valores de discapacidad por imperativo legal avanzando posteriormente la
tramitación.
102
En la tarea Helium, al cerrar la ventana, aparecen estos datos:
103
Para finalizar la tarea de aceptación del dictamen, deberemos indicar:
- volver a valoración (NO se ha aceptado)
- avanzar a resolución (SI se ha aceptado)
104
10.2.- Trámite de Resolución
Responsable Tarea: Tarea automática
En este trámite se generará el documento de Resolución conforme a la correspondiente
plantilla para posteriormente pasarse a firmar digital por la dirección del centro. Con
posterioridad se deberá notificar la resolución con acuse de recibo. (VER DOCUMENTACIÓN
MÓDULO DE NOTIFICACIONES).
Este trámite no es visible como una tarea asignada a nadie, se ejecuta automáticamente
cuando se avanza el trámite anterior (aceptación del dictamen), bien finalizando la tarea Helium
individual o bien a través de la aceptación masiva de dictámenes que hay en SISDEPEN.
El tipo de documento de Propuesta Resolución Facultativa que se generará será uno de los
siguientes:
• D8.1 * S * Resolución reconocimiento inicial de la discapacidad + dictamen
• D8.2 * S * Resolución imposibilidad de reconocimiento por proceso agudo +
dictamen. Sólo en casos de solicitudes iniciales. En revisiones se mantendrá el
reconocimiento anterior durante un período de 6 meses.
• D8.3 * S * Resolución por revisión del reconocimiento anterior + dictamen
• D8.4 * S * Resolución ratificando reconocimiento anterior, no pasados 2 años, no
agravamiento + dictamen
• D8.5 * S * Resolución ratificando reconocimiento anterior recurrido + dictamen
• D8.6 * S * Resolución modificando el reconocimiento anterior recurrido + dictamen
• D8.7 * S * Resolución manteniendo, por imperativo legal, el grado de discapacidad
reconocido en aplicación de baremos antiguos + dictamen
• D8.8 * S * Resolución, por imperativo legal, reconociendo grado discapacidad del
65% a personas con sentencia judicial de incapacitación + dictamen
• D8.9 * S * Resolución de ejecución de sentencia judicial + dictamen
A continuación un modelo de documento de Resolución de Discapacidad:
105
Después de generarse automáticamente, se pasa al portafirmas electrónico la firma del
documento.
106
Mientras el documento esté pendiente de firma, el flujo de tramitación del expediente se
detiene y no se puede continuar la tramitación del mismo hasta que éste haya sido firmado.
Si se firma el documento, el aplicativo avanza automáticamente la tramitación al siguiente
trámite. Si la firma del documento fuera rechazada, el aplicativo volverá la tramitación al mismo
trámite de Resolución.
Como hemos comentado, si se firma el documento en el portafirmas, el sistema realiza de forma automática una integración con el módulo de Notificaciones (para mayor información referirse al correspondiente manual del Módulo de Notificaciones).
En esta tarea interna del sistema, se alimenta de forma automática con los datos propios del
expediente toda la información que el módulo de notificaciones requiere para su
funcionamiento. Una vez realizado por el sistema esta integración con notificaciones, se
avanza automáticamente la tramitación del expediente al siguiente trámite.
107
11.- FASE DE ARCHIVO
11.1.- Trámite de Escaneado final de documentos
Una vez finalizada la actuación deberemos realizar un último proceso de escaneado final de
documentos de la actuación.
En este trámite deberemos utilizar el módulo de gestión documental de SISDEPEN. Para ver el funcionamiento de este módulo ver la parte correspondiente del manual.
El módulo de escaneado de documentos nos dará apoyo a la realización de las tareas básicas
de:
- escaneado de documentación
- clasificación de la documentación en base a :
o expedientes
actuaciones
• tipos de documentos
108
Dado un expediente, podremos localizar sus actuaciones.
Y gestionar los documentos de dicha actuación, agrupados por tipo de documento.
Para dar de alta un documento deberemos clasificar el documento escaneado conforme a la
siguiente organización:
- tipo de documento (a seleccionar de entre una lista de valores)
o documento (a seleccionar de una lista, condicionado el tipo de documento)
y decidir si el documento se va a:
- escanear
- adjuntar desde un sistema de archivos externo
Esto se hace en 2 pantallas distintas:
109
Una vez el sistema detecta que el escaner está activado
Se introduce la documentación en el escaner, y se pulsa el botón ESCANEAR para que realice
todo el proceso de escaneo propiamente dicho.
110
111
11.2.- Finalización normal de una actuación
Si la actuación se completa hasta al final deberemos cerrar el último trámite de ‘Finalización de
la actuación’, el cual da la misma por concluida.
Indicaremos la fecha de finalización y opcionalmente unas observaciones de dicho trámite.
El sistema controla que la fecha de finalización de la actuación sea posterior a la fecha de inicio
de la misma.
Una vez finalizada la actuación no se podrán:
- modificar los informes
- modificar el dictamen
- solicitar nuevas citas
112
11.3.- Otros tipos de finalización - Archivo de una Actuación
Todas las actuaciones del expediente de discapacidad pueden finalizarse en cualquier
momento por cualesquiera de los siguientes motivos que pueden producirse mientras se está
tramitando:
- desestimiento
- decisión administrativa
- otros
Una vez localizado el expediente y la actuación que queremos archivar, hacemos clic sobre el
icono de ARCHIVO
La siguiente pantalla aparece, en la cual debemos indicar la fecha y el motivo de archivo de la
actuación:
113
En función del tipo de archivo que se seleccione, el sistema pedirá que se complete mayor
información.
- desestimiento:
o fecha del escrito de desestimiento
Para terminar el proceso de archivo de la actuación deberemos cancelar el trámite en el cual se
encontrara el expediente en el momento para de este modo eliminar dicha tarea de la bandeja
de tareas pendientes del expediente. Para hacer esto habrá que pulsar el botón “Cancel.la
tasques a l’Helium” (Ver también apartado del Manual – Cancelar tareas).
11.4.- Archivo final del Expediente de Discapacidad
Todas los expedientes de discapacidad pueden finalizarse en cualquier momento por
cualesquiera de los siguientes motivos que pueden producirse mientras se está tramitando:
- defunción
- traslado a otra CCAA
- otros
Una vez localizado el expediente hacemos clic sobre el icono de ARCHIVO
114
En función del tipo de archivo que se seleccione, el sistema pedirá que se complete mayor
información.
- traslado a otra CCA:
o fecha traslado
o CCAA donde se traslada
- Defunción
o Fecha de la defunción
o Quién comunica la defunción
En el caso de que se archive por defunción o traslado, se actualizará dicha información
automáticamente en el módulo de datos personales.
Además, una vez archivado del expediente, éste pasará automáticamente al estado “ATURAT”.
115
12.- TRAMITACIÓN DEL RESTO DE ACTUACIONES
Se explican a continuación los trámites, pantallas, datos y documentos que se utilizarán en la
tramitación del resto de actuaciones que se pueden realizar con respecto a un discapacitado.
- Revisión por demanda judicial
- Revisión por recurso reposición
- Traslado desde otra CCAA
No obstante en determinadas actuaciones anteriores como el recurso, sentencia, etc. tendrán
trámites especiales pero además también comparten la mayor parte de los trámites con el resto
de actuaciones principales.
12.1.- Revisión por demanda judicial
Cuando una persona no está de acuerdo con la resolución de discapacidad de la Consellería
tiene la posibilidad de presentar una demanda en el Juzgado.
En este caso, cuando se recibe la petición de documentación del Juzgado se debería iniciar
una nueva actuación: Revisión por demanda Judicial, y deberíamos reflejar los datos de la
nueva actuación:
- fecha de entrada de la nueva actuación
- fecha de efectos
- descripción
En el trámite de escaneado de documentación deberemos poder escanear y adjuntar la
documentación de entrada de la actuación, en este caso el documento: D1.5 * E * Revisión a
instancia de demanda judicial
Más tarde, al haber indicado al aplicativo que es una actuación de Revisión por demanda
judicial, el aplicativo saltará el trámite de comprobación de datos, plazos y documentos y
avanzará la tramitación automáticamente hasta el trámite de Demanda.
116
Veamos la información que gestiona el trámite de Sentencia Judicial.
En este trámite se podrían introducir la siguiente información de la demanda y posterior
sentencia:
- datos del juzgado (número de juzgado, población, número de demanda)
- fecha del juicio a celebrar
- resultado de la sentencia, deberemos indicar pendiente hasta recibir la misma
Por otro lado, se podrá generar el documento de salida:
- D2..4 *S * escrito adjuntando duplicado de documentos escaneados de las actuaciones
objeto de la demanda, más informes técnicos complementarios emitidos por los técnicos
intervinientes.
117
Y se indicará la fecha de remisión del expediente al juzgado
Y se paraliza el trámite hasta que llegue sentencia judicial y ésta sea firme.
Cuando llegue la sentencia del juzgado se debe de poder registrar la siguiente información
relevante.
- número de sentencia
- fecha de la sentencia
- fecha de entrada en vigor de la sentencia
- resultado de la sentencia (favorable / desfavorable al interesado)
- puntos que implica la sentencia
- cabe recurso de suplicación
- datos del Tribunal Superior de Justicia
118
Una vez recibido el contenido de la sentencia deberá revisar el expediente en el sentido de la
sentencia, CUMPLIMIENTO DE LA SENTENCIA, esto es:
- favorable al interesado, se rectifica el grado de minusvalía y se comunica al interesado
su nuevo grado
- desfavorable al interesado, se queda todo como está, se mantiene el % y se realiza un
archivo de la actuación
En función del Resultado que indiquemos de la sentencia, el aplicativo avanzará la tramitación
en un sentido u otro.
- si indicamos favorable al interesado, el sistema avanza al trámite de valoración,
deberemos rectificar el grado de minusvalía en la columna MANUAL y se comunica al
interesado su nuevo grado
- si indicamos desfavorable al interesado, se queda todo como está, se mantiene el % y
el sistema avanza al trámite de escaneado final de documental para posterior finalizar la
actuación.
119
12.2.- Revisión por Recurso de Reposición
Cuando una persona no está de acuerdo con la resolución de discapacidad de la Consellería
tiene la posibilidad recurrir al Organo Competente.
En este caso, cuando se recibe un Recurso se debería iniciar una nueva actuación: Revisión
por Recurso Reposición, y deberíamos reflejar los datos de la nueva actuación:
- fecha de entrada de la nueva actuación
- descripción de la actuación
- indicar si tiene un representante o dirección de notificación concreto para esta
actuación
- documentación de entrada de la actuación, en este caso el documento: D1.6 * E *
Revisión a instancia de recurso reposición
Una vez escaneada la documentación de entrada aportada y realizada la copia de documentos
personales a la actuación, el aplicativo salta el trámite de comprobación de datos, plazos y
documentos y avanza automáticamente la tramitación hasta el trámite de Recurso.
Accedemos al trámite de Recurso:
Se imprimen los documentos del expediente para esa actuación recurrida y se genera el Oficio
de Remisión: D2.3 *S * escrito adjuntando recurso de reposición y documentación duplicada
Posteriormente se indica:
- la fecha de remisión del expediente al Organo Competente
120
Y se espera hasta que llega la Resolución del Organo Competente la cual se incorpora al
expediente, indicando además si es favorable o desfavorable al interesado
Se Cierra el trámite
- Si es favorable al interesado, se revisa la actuación. El aplicativo avanzará automáticamente
la tramitación del expediente al trámite de evaluación por los técnicos y a partir de este
momento la tramitación del mismo deberá pasar por la fases de Dictamen, Aceptación,
Resolución, Notificación, Escaneado Final y Fin de la actuación.
- Si es desfavorable al interesado, el sistema avanza al trámite de escaneado final de
documental para posterior finalizar la actuación.
121
12.3.- Traslado desde otra CCAA
Para los casos en los que nos sea derivado un expediente gestionado en otra CCAA, se
deberá permitir abrir expediente de discapacidad en nuestra comunidad, dándole número, y
permitiendo introducir los datos personales y escanear los documentos personales del
expediente original que nos ha sido remitido.
Además se deberá poder registrar todas y cada una de las actuaciones en nuestra aplicación
informática, escanear todos los documentos, etc.
Para ello, deberemos iniciar una actuación de discapacidad de tipo traslado.
Y finalizamos la tarea. Dado que las actuaciones que se nos pueden trasladar serán de
diferentes tipos:
- solicitud inicial de discapacidad
- revisión, etc.
deberemos indicar:
- el tipo de traslado que queremos gestionar.
- la CCAA de origen de dicho traslado
122
Para ello se crea una tarea inicial de traslado donde debemos indicar esta información:
Una vez finalizada esta tarea, deberemos por última realizar el inicio efectivo de la actuación en
el sistema, indicando la fecha de la actuación, la fecha de efectos, etc. tal y como hacemos
siempre que se inicia una actuación en el sistema.
Al finalizar el inicio efectivo de la actuación el sistema nos indica que deben avanzar al trámite
de escaneado de documentación donde deberemos escanear la información que se nos
proporciona.
Finalizado el trámite de escaneado el sistema avanza al trámite de comprobación de datos,
plazos y documentos.
Si todo está correcto en el expediente que se nos traslada, el sistema nos lleva la trámite de
traslado donde podremos introducir los datos de los informes, dictámenes, etc.
123
Si algo no estuviera correcto podremos indicarlo y avanzar la tramitación:
- solicitar subsanación (faltan documentos)
-archivar (fuera de plazo)
según corresponda.
Si la información del expediente que se nos traslada es correcta, deberemos en el trámite de
traslado, introducir en el expediente la información de los dictámenes que dan soporte a las
actuaciones de discapacidad del expediente.
Así podremos ir directamente a la funcionalidad de gestión de expedientes y actuaciones de la
aplicación, en donde podremos dar de alta de forma libre toda la información relevante de dicha
actuación:
- Dictamenes
- documentos de la actuación, escaneando y clasificando la información aportada
124
Si hubiera necesidad de dar de alta varios dictámenes técnicos para un mismo expediente de
discapacidad que proviene de un traslado de otra CCAA, deberemos obligatoriamente iniciar
varias actuaciones de tipo traslado porque para una actuación el sistema solo acepta un
dictamen o valoración.
Por este motivo, en el caso de los traslados desde otra CCA, se debería informar en el
aplicativo del último dictamen técnico que de apoyo al grado de discapacidad del interesado.
Si hubiera necesidad de dar de alta un histórico de dictámenes de un discapacitado de otra
CCA, sería necesario abrir varias actuaciones de tipo Traslado, y en cada una de ellas, debería
indicar sus dictamenes correspondientes.
125
13.- ACTUACIONES QUE NO AFECTAN A LA
DISCAPACIDAD
Se explican a continuación los trámites, pantallas, datos y documentos que se utilizarán en la
tramitación de las actuaciones que no afectan al procedimiento de discapacidad:
- solicitud de orientación laboral
- solicitud de certificados e Informes
- delitos violentos
13.1.- Solicitud de Orientación Laboral
En el procedimiento de orientación laboral que se seguirá con los discapacitados que se
relacionan con la Consellería se diferenciarán 2 casos:
- Casos nuevos: en estos casos, se realizará, dentro del procedimiento general de
discapacidad, en el trámite de informe facultativos, un informe laboral que no
condicionará en ningún caso la generación del documento de resolución de
discapacidad.
- Revisiones de casos: en estos casos, el sistema permitirá iniciar una nueva actuación
que no afecte al procedimiento general de discapacidad y de igual modo se permitirá
acceder a las funcionalidades comunes de SISDEPEN, esto es, llevar un seguimiento
particular de atención a usuarios, realizar informes, etc. que de nuevo en ningún caso
afectará al procedimiento ni a las resoluciones existentes.
Por tanto, se iniciará una actuación de ‘Solicitud de orientación laboral’ cuando se quiera:
- gestionar de Solicitudes de Informes de Aptitud (existen expedientes de discapacidad)
- gestionar consultas o peticiones varias en relación a la orientación laboral
El aplicativo controla que en las actuaciones de orientación laboral, la persona esté en edad de
trabajar (a partir de los 16 años).
126
Así, cuando se quiera realizar Orientación Laboral para discapacitados (existen expedientes de
discapacidad previos), el orientador laboral podrá generar en cualquier momento el Informe
Laboral de dicho discapacitado, sin que ello afecte en ningún momento al procedimiento de
discapacidad que pudiera estar llevándose a cabo en dicho momento.
Para ello, deberemos iniciar en el expediente de discapacidad una nueva actuación de
“Solicitud de Orientación Laboral” lo cual los lleva directamente a la siguiente pantalla:
- introducción de datos de la actuación
o tipo de actuación
o fecha de solicitud de la actuación, fecha de efectos
o observaciones
Una vez finalizado el trámite inicial seguiremos el proceso común de gestión de cualquier
actuación que para con un ciudadano se realice en el expediente:
- escaneo inicial de documentación a través del módulo de escaneo
- copia de documentos personales al expediente-actuación en cuestión
127
Evaluación Laboral En este trámite indicaremos qué tipo de actuación laboral realizaremos con el Discapacitado,
ya sea:
- preparar su informe laboral
- generar certificado tipo Ficha SOIB, etc.
Además deberemos decidir si se puede generar el informe para la persona o si por el contrario
es necesario citarlo.
En función de lo anterior deberemos decidir si avanzar la tramitación al trámite de Informe
Laboral o al trámite de Solicitud de Citación.
Informes / Certificados Laborales Como en el resto de actuaciones de discapacidad, la manera de realizar la introducción de
informes facultativos (en este caso, Informe Laboral) se realizará a través de la utilidad de
consulta de expedientes y sus actuaciones..
Pulsando el botón de Informes, seleccionamos INFORME LABORAL y procedemos a su
cumplimentación:
- formación y experiencia del individuo
- CNOs
- Etc.
128
Y podremos indicar las ocupaciones recomendadas al individuo, bien sea introduciendo
directamente el código CNO o seleccionándolo de entre una lista de valores en la cual
podemos hacer búsquedas por nivel.
129
Por último, tenemos en el expediente la posibilidad de generar más documentación e informes
que pudieran ser requeridos en dicha actuación laboral.
En el trámite de Solicitud de Orientación Laboral podremos indicar :
- Informe Sol.licitat
- Destinatari Informe
- Texto libre
Para la generación del informe de aptitud hay que rellenar:
- Lloc de Feina
- Observacions
Una vez indicada esta información procederemos a seleccionar la plantilla de informe laboral
que queremos obtener del sistema. Para ello en la pestaña de documentos tendremos estos
documentos disponibles:
130
A continuación un modelo de Informe Aptitud.
Una vez generados los informes, podremos cerrar el trámite lo cual finalizará la actuación.
Una vez generados los correspondientes informes o certificados laborales, se pueden adjuntar
en el sistema de forma que se indique se va a enviar al Portafirmas para que firme
electrónicamente el documento el cargo que corresponda.
131
13.2.- Solicitud de Certificados / Informes
Cuando una persona o entidad nos solicite un certificado o informe debemos localizar el
expediente y actuación en cuestión y pulsar el icono de Certificados:
El sistema nos mostrará la relación de certificados/informes emitidos para dicho expediente.
En función de si queremos generar un certificado/informe manual o telemático pulsaremos el
botón correspondiente. Las 2 opciones deberán utilizarse cuando:
- telemático: en base a la última valoración y unas plantillas se generarán unos
certificados/informes cerrados en los cuales no participan profesionales facultativos.
Para generar estos certificados el sistema nos enlazará con la opción de
generación de certificados via SISTRA, la plataforma de tramitación electrónica
del Govern
132
- manual: en base a datos introducidos de forma libre por el funcionario y unas plantillas
se generarían informes abiertos o a medida.
o Si indicamos manual, el sistema nos emplazará a iniciar una nueva actuación
de Certificados/informes, donde el funcionario deberá decidir qué tipo de
certificado o informe desea genera
Manual , en base a una plantilla abierta el funcionario preparará un
informe a medida
Automático, en base a plantillas cerradas el funcionario generará los
certificados con los datos de la última valoración de la discapacidad.
En cualquiera de los 2 casos, el sistema te lleva al trámite de registro inicial de actuación donde
deberemos introducir los datos básicos de inicio de la actuación, como en el resto de
actuaciones del expediente
o fecha de solicitud de la actuación
o fecha de efectos
o observaciones
Cuando se abre una actuación de tipo certificados/informes no se pasa por los trámites de
escaneado inicial y copia de documentos de la persona.
133
CASO AUTOMÁTICO
Nada más iniciar el trámite de Solicitud de Certificados/Informes, el sistema realizará una copia
local de los valores de discapacidad de la última resolución válida de la Consellería para que
de este modo, podemos generar los certificados de discapacidad solicitados basándose
siempre en la última situación de discapacidad validada por la Consellería.
Los documentos de salida de este trámite estarán basados en plantillas Word.
En principio se dispondrán de los siguientes certificados:
• Certificado general de reconocimiento de discapacidad con diagnóstico
• Certificado general de reconocimiento de discapacidad sin diagnóstico
• Pensiones no contributivas de invalidez (PNCI)
• Valoración de 3ª persona (se denomina Certificado a efectos de protección Familiar por
hijo a cargo (PFHC)
• Certificado a efectos laborales, etc.
A continuación un modelo de certificado automático:
134
MANUAL
Si indicamos MANUAL el sistema avanza al trámite de generación de informes de forma libre,
en el cual podremos indicar:
- el correspondiente texto libre a utilizar en el informe de tipo libre
-fecha de salida del certificado o informe
En función de la solicitud, el funcionario introducirá los datos básicos que desea introducir en el
informe de forma libre y generará el documento de salida, certificado/s o informes solicitados.
A continuación un modelo de Certificado manual o semi-automático:
135
Se ha desarrollado una pantalla que muestra el histórico de los certificados que se van
emitiendo a la cual se accede mediante el correspondiente icono
La información que se muestra en esta pantalla es la siguiente:
• la fecha de petición del certificado
• la fecha de emisión
• el tipo de certificado / informe
• Si se ha emitido telemáticamente o por Helium.
• el registro de salida (solo SISTRA).
• En el caso de los informes (no automáticos), un enlace al propio informe que se ha
generado.
Así como 2 botones para poder crear un nuevo certificado/informe:
• 1 botón para hacerlo manual (enlaza con helium)
• 1 botón para hacerlo con trámite telemático (enlaza con SISTRA)
136
13.3.- Delitos Violentos
La tramitación de delitos violentos será exactamente igual que la tramitación de una Solicitud
de discapacidad, con la única salvedad que al iniciar la actuación ésta será catalogada como
del tipo ALTRES, para de este modo poder realizar la simulación del proceso de discapacidad:
- requerimiento de documentación
- informes
- dictamen, etc.
pero marcando la actuación como una actuación que no es propiamente de discapacidad con
lo cual debería tenerse en cuenta dicha marca a la hora de impedir la consideración de esta
persona como discapacitado, aunque el resultado de la tramitación así lo sugiriera.
Para tramitar este tipo de actuación deberemos indicar una actuación del tipo ‘Delito violento /
acuerdo amistoso’:
A partir de este momento, avanzaremos la tramitación con objeto de llegar al trámite de
valoración donde deberemos adjuntar el informe/s de delitos violentos escaneado.
137
14.- GESTIÓN DE DATOS DE DISCAPACIDAD
Para consultar los datos de discapacidad se han habilitado varios mecanismos diferenciados:
- consulta en Helium de todos los datos de detalle de expedientes de discapacidad, es
decir, TODOS los datos, TODOS los trámites, TODOS los documentos, TODAS las
fechas de tramitación, etc.
- consulta de datos importantes de los expedientes de discapacidad, es decir, SOLO la
información relevante, esto es:
o expediente – persona asociada
o para cada actuación
citaciones
informes
dictamen
notificaciones
etc.
- Informes facultativos de los expedientes.
- Consulta del seguimiento/observaciones generales de los expedientes.
- Consulta de los documentos de los expedientes.
- Gestión de Actas
- Gestión de la Aceptación de Dictámenes
- Impresión de tarjetas de discapacidad
Veamos las características de cada una de las opciones:
14.1.- Consulta de datos Helium
La herramienta HELIUM incorpora su propia utilidad de consulta de datos de expedientes. Para
acceder a ella:
138
Listado de expedientes El listado de expedientes permite localizar expedientes por los datos más significativos del
mismo y que son independientes además del TIPO DE EXPEDIENTE qué estemos buscando,
esto es, código de expediente, fecha de alta del mismo, tipo de expediente, estado del mismo.
Introduciendo los datos básicos de filtrado y pulsando Consultar el sistema nos muestra la
relación de expedientes que cumplen con dicha condición de búsqueda.
Para acceder a los datos de detalle de un expediente en particular no tendremos más que
pulsar sobre el icono de información del expediente en cuestión.
139
Una vez situados en el expediente podremos consultar toda la información de detalle del
mismo, la cual está organizada en pestañas:
- Expedient: información general del expediente como el código, el tipo, usuario y fecha
de inicio, etc.
140
- Dades: información de datos de detalle de cada trámite del expediente. Esta
información está organizada por actuación y por támites, y dentro de cada trámite
podemos consultar qué datos de han introducido pudiendo cambiar dicha información
si tenemos los correspondientes privilegios, etc.
- Documents: información de los documentos asociados al expediente. Del mismo modo
podremos acceder a los documentos que se han anexado al expediente los cuales se
organizan de igual forma que los datos.
- Cronograma: En una visión tipo calendario se pueden ver el desarrollo del expediente
en formato calendario
- Terminis: Esta pestaña permite controlar los Terminis de un expediente, pudiendo
iniciarlos, pararlos, eliminarlos, etc.
141
- Tasques: En esta pestaña se muestran todos los trámites realizadas en el expediente
desde su inicio, sirviendo como un historial de tramitación del mismo. Además sirve
para delegar tareas de una persona a otra persona.
- Tokens: Esta pestaña permite realizar acciones concretas sobre el expediente, como
retroceder un trámite.
- Registre: En esta pestaña se muestra mayor detalle que en la pestaña de Tasques,
puesto que se muestran todas las acciones realizadas en el expediente desde su inicio,
sirviendo como un historial de tramitación del mismo
- Eines: Permite interrumpir la tramitación de un expediente en cualquier momento
indicando el motivo (archivo por defunción, etc.)
Consultas por tipos
Las consultas avanzadas permiten localizar expedientes por criterios particulares de cada TIPO
DE EXPEDIENTE. Indicamos en este caso el tipo de expediente en cuestión, es nuestro caso,
Expediente de Discapacidad, y el sistema nos muestra una relación de consultas pre-
establecidas mediante las cuales podemos consultar los expedientes por criterios propios de
nuestro tipo de expediente, en este caso, por fecha de resolución. Estas consultas tendrán que
haber sido definidas previamente en el apartado de diseño.
142
En función de la consulta seleccionada deberemos indicar unos parámetros u otros.
143
14.2.- Consulta de Información Relevante de Expedientes
En este caso se pretende acceder únicamente a la información relevante de cada expediente,
esto es:
- expediente – persona asociada (acceso al módulo de datos personales)
- relación de actuaciones del expedientes ordenadas cronológicamente por fechas
o información relevante de cada actuación:
o datos de la persona/representante que inició la actuación
o citaciones
o informes de facultativos
o dictamen
o documentos de la actuación
o notificaciones
o datos de archivo
La pantalla principal de consulta permite localizar expedientes:
- por los campos principales identificativos del mismo: código de expediente, tipo de
expediente, NIF o nombre de la persona asignada al expediente, etc.
- así como los campos de las actuaciones que componen el expediente.
144
Para cada expediente tenemos una relación de botones que nos darán acceso a las
funcionalidades más importantes de dicho expediente.
Es muy importante indicar que en la consulta de datos de expedientes de discapacidad
podremos consultar las actuaciones de forma diferenciada:
- las que afectan al procedimiento de discapacidad (solic. Discapacidad, revisión, etc.)
- las que no afectan al procedimiento (orientación laboral)
Para ello solo tendremos que filtrar por tipo de actuación o marcar mostrar Actuaciones de tipo
Laboral.
Una vez filtrados los expedientes / tipos de actuaciones que queramos consultar, se nos
presenta la relación de expedientes que cumplen dicha condición.
A nivel de expediente podremos consultar de forma rápida la siguiente información:
Datos personales del expediente
Acceso a la tramitación del expediente
Información general de seguimiento o notas de cada expediente
Acceso a los datos básicos de cada actuación
Acceso a los documentos del expediente
Acceso a los datos de archivo del expediente
Acceso a las notificaciones del expediente
Acceso a la impresión de la tarjeta única
145
Si pulsamos cualesquiera de los iconos, iremos directamente a las funcionalidades de consulta
de datos personales, tramitación, etc. de cada expediente.
Si pulsamos el icono de actuaciones, el aplicativo nos mostrará todas las actuaciones
realizadas sobre el expediente, ordenadas por fecha de manera descendente con su
información principal.
Para cada actuación individual podremos a su vez, tener acceso directo a la siguiente
información relevante:
Dar de alta un nuevo informe
Acceso a los informes
Acceso al dictamen
Acceso a los documentos de la actuación
Acceso a las citaciones
Acceso a los datos de archivo de la actuación
Acceso a las notificaciones de la actuación
Acceso a los certificados
Informes
Citaciones
146
Valoración / Dictamen Técnico
Documentos del expediente / de la actuación
Etc.
147
14.3.- Consulta de Informes profesionales
Esta pantalla permite realizar una búsqueda por DNI/NIE, NIF del profesional, expedientes,
fechas, etc. para poder visualizar todos los informes según la búsqueda realizada.
Una vez localizado un informe, podremos editarlo, cambiar algún dato(si no está finalizado),
imprimirlo, etc.
148
14.4.- Seguimiento de los expedientes
La pantalla de seguimiento de expedientes permite localizar expedientes por los campos
principales identificativos del mismo: código de expediente, fechas, centro base, NIF o nombre
de la persona asignada al expediente, etc. y poder anotar cualquier comentario u observación
general relacionado con el mismo:
Esta pantalla es de uso libre por cualquier usuario, pudiendo indicar en ella:
- observaciones o comentarios
- motivo del registro, etc.
149
14.5.- Documentos de los expedientes
La pantalla de consulta permite localizar los documentos de los expedientes por los campos
principales identificativos del mismo: código de expediente, tipo del expediente, actuación, tipo
de documento, etc.
Una vez localizado un expediente o documento, podremos editarlo, modificarlo o sustituirlo, dar
de alta un nuevo documento, bien sea a través del módulo de escaneado o adjuntando un
archivo externo.
150
14.6.- Gestión de Actas
Ver capítulo 9.2
14.7.- Gestión de la Aceptación de Dictamenes
Ver capítulo 10.1
14.8.- Impresión de tarjetas de discapacidad
Responsable Tarea: Grupo de Administrativos
Existe una funcionalidad que permite imprimir las tarjetas de discapacidad de los dic
Al seleccionar esta opción se nos muestra la siguiente pantalla:
151
Esta pantalla está dividida en dos paneles. Cada uno de los paneles está diseñado para
recoger los parámetros de selección de la impresión de tarjetas.
En el panel superior se permite realizar impresiones masivas, y en el inferior, impresiones
individualizadas.
• Impresión masiva.- Selecciona todos aquellos expedientes que verifiquen las
condiciones impuestas, a través de la selección de determinados parámetros. Estos
parámetros son los siguientes:
� Centro Base.
� Equipo de Valoración.
� Fecha inicial de las valoraciones.
� Fecha final de las valoraciones.
� Grado de minusvalía (cómo mínimo el sistema obliga a un 32%)
� Temporalidad de la valoración (Definitiva/Provisional).
• Impresión individual.- En la extracción individual seleccionaremos el expediente
únicamente a través de su número.
Es muy importante definir la impresora por defecto de Windows, pues las tarjetas necesitan una
impresora particular.
Al pulsar daremos paso a un proceso automático de impresión de tarjetas.
152
También existe la posibilidad de Imprimir tarjetas de discapacidad directamente desde las
propias fichas de los expedientes utilizando el correspondiente icono.
Si alguno de los expedientes no cumple con las condiciones de generación de tarjetas
(dictamen con fecha de resolución), el sistema mostrará un mensaje advirtiéndonos de dicha
situación:
153
15.- FIRMA DIGITAL DE DOCUMENTOS DE DISCAPACIDAD
- PORTAFIRMAS
Para realizar las acciones de firma digital de documentos de discapacidad se utilizarán los
mecanismos que la herramienta HELIUM y el portafirmas electrónico del Govern Balear, los
cuales facilitarán la firma de documentos de salida de la aplicación. Los documentos de salida
que se manejan en la aplicación y que se firmarán electrónicamente son los siguientes:
D2 CARTAS U OFICIOS. Los oficios de notificación serán firmados por la Jefe de Servicio
o por quien se indique en el módulo de notificaciones.
Los informes de facultativos no se firmarán por los técnicos facultativos
D3 INFORMES MÉDICOS
D4 INFORMES PSICOLÓGiCOS
D5 INFORMES SOCIALES
Sólo se firmará mediante el documento de oficio de notificación cuando salen fueran y lo hará
el director del Centro Base, indicando en el informe qué facultativo lo emitió, centro y fechas.
D8 RESOLUCIÓN SEGÚN CASUÍSTICA
Todos los documentos de resolución deberán ser firmados por el Director del Centro Base
D9 CERTIFICADOS SEGÚN CASUÍSTICA
Los Certificados (sobre Discapacidad, sobre atención primerenca , sobre integración laboral y
los semiautomáticos) también serán firmados por el Director del Centro Base
Los certificados automáticos obtenidos desde SISTRA, se firmarán con el Sello de Organo a
través de Trámites Telemáticos.
15.1.- Portafirmas Electrónico del Govern
Los documentos de tipo:
- Citación
- Requerimientos
- Resolución
154
- Certificados
Cada uno de estos tipos de documento será firmado por un Alto Cargo (Director del Centro
Base, por ejemplo), y éstos serán pasados para su firma a través del Portafirmas Electrónico del Govern.
Esta aplicación permitirá que el Director del Centro pueda firmar documentos de forma
electrónica, en bloques de muchos documentos, y además el módulo permite delegar la firma a
otras personas.
Además, TODOS los documentos que se firmen digitalmente en el portafirmas serán
custodiados en el servicio de custodia documental del Govern.
Este servicio permite garantizar la validez de la firma digital de los documentos custodiados
durante un periodo indeterminado de tiempo y por sí mismo, es decir, aunque el cerificado esté
revocado, la autoridad de certificación hubiera desaparecido, etc.
Las personas a las que se enviarán desde la tramitación Helium cada uno de los tipos de
documentos, están configuradas en la tabla general “Firmantes de los documentos del
portafirmas”, accesible desde el menú de administración de la aplicación SISDEPEN:
155
156
16.- ACCIONES ESPECIALES SOBRE EL EXPEDIENTE
16.1.- Retroceder en la tramitación
Retroceder en la tramitación se deberá de utilizar EXCLUSIVAMENTE cuando se haya
producido un ERROR en la tramitación y por tanto no se quiere continuar el avance del
expediente por un flujo de tramitación que no es el apropiado. El retroceso en la tramitación
implicará ir paso a paso hacia detrás en la tramitación hasta situarnos en el trámite deseado.
Durante ese retroceso los datos introducidos en las tareas que se anulan serían eliminados.
Para realizar un retroceso en la tramitación, localizaremos al expediente en cuestión (ver
consulta de expedientes) y en la pestaña de TOKENS, localizaremos la tarea que queremos
retroceder y pulsaremos el icono que sirve para RETROCEDER LA TRAMITACIÓN:
El aplicativo nos mostrará la relación de pasos anteriores al paso en el que nos encontramos
(puede ser uno o varios, si viniéramos de una bifurcación)
Seleccionamos el nodo anterior, marcamos cancelar tareas y pulsamos el botón RETROCEDIR
lo cual hace que se anule la tarea en la que nos encontramos y el expediente se sitúe en
lanuela tarea seleccionada.
157
16.2.- Re-asignar tareas
Reasignar tareas se deberá utilizar para cambiar una tarea que ha sido asignada a una
persona (PERSONA1), a otra persona diferente (PERSONA2), dado que la primera no va a
poder realizar la tramitación (vacaciones, baja, etc.)
Para ello, iremos al expediente en cuestión y en la pestaña de TASQUES, localizaremos la
tarea que queremos re-asignar y pulsaremos el icono de PERSONAS que sirve para RE-
ASIGNAR:
Una vez indicado que queremos re-asignar la tarea, indicaremos el nombre de la persona que
va a coger la nueva tarea (PERSONA2)y pulsaremos el botón RE-ASIGNAR.
La tarea ya no estará en la lista de tareas pendientes de la PERSONA1 y en cambio si estará
en la lista de tareas pendientes de la PERSONA2.
Del mismo modo que se puede asignar a una persona se puede asignar a un grupo, indicando
en la expresión de asignación:
- group(nombre_del_grupo)
- user(codigo_del_usuario)
158
16.3.- Delegar tareas
La delegación de tareas significa que el usuario que ha de tramitar una tarea tendrá la opción
de definir, para una tarea concreta, qué otra persona podrá también realizar dicha tarea.
Cuando se delega una tarea se ha indicar a quien se delega y se ha de añadir un comentario
para la persona a la que delega. Además se puede indicar si se quiere supervisar dicha tarea
una vez la tarea hubiera sido realizada por la persona a la cual hubiese sido delegada.
159
16.4.- Cancelar tareas
Cancelar una tarea significa que dicha tarea no se va a realizar. Esto puede ser necesario
cuando una actuación debe archivarse porque el interesado desiste, fallece, etc. por tanto se
va a proceder al archivo de la actuación y no se va a continuar la tramitación desde el punto en
que se encontrara.
Para cancelar una tarea, deberemos localizar el expediente, seleccionar la actuación con la
cual queremos trabajar, ir a la pestaña TASQUES, y buscar la tarea que queremos cancelar
(será la última).
Pulsaremos el botón CANCELAR la tarea, con lo que se muestra el siguiente mensaje de
aviso, se cancela la tarea dejando de estar pendiente en el bandeja de tramitación de los
usuarios.
160
16.5.- Detener la tramitación de un expediente
Detener la tramitación de un expediente implica que no se va a continuar con la tramitación del
expediente, independientemente del trámite en el que nos encontremos por el motivo que sea.
En el momento que detengamos la tramitación del expediente, todas las tareas que pudiera
tener pendiente quedan anuladas y el expediente queda en estado archivado pudiendo
consultar su datos en todo momento.
Para ello, localizaremos el expediente en cuestión y en la pestaña de EINES pulsaremos la
opción de ATURAR con lo que nos aparece una pantalla donde debemos indicar el motivo.
Una vez indicado el motivo y pulsado el botón ATURAR el expediente elimina todas las tareas
pendientes y pasa a un estado similar al de archivo.
Si fuese necesario se puede retomar el expediente con la acción REPRENDRE TRAMITACIÓ.
161
16.6.- Finalizar la tramitación de un expediente
Finalizar la tramitación de un expediente implica que se va a dar por concluída la tramitación
del mismo, independientemente del trámite en el que nos encontremos por el motivo que sea:
- defunción del interesado
- traslado a otra CCAA
- otros
En estos casos, habremos procedido previamente al archivo del expediente.
En el momento que detengamos la tramitación del expediente, todas las tareas que pudiera
tener pendiente quedan anuladas y el expediente queda en estado archivado pudiendo
consultar su datos en todo momento.
Para finalizar de forma definitiva un expediente deberemos ejecutar UNA ACCIÓN sobre el
expediente, una acción de “Finalizar Expediente”. Así, deberemos proceder de la siguiente
forma:
- una vez localizado el expediente en Helium
- accedemos a los datos de éste en Helium, para ello no tendremos más que clicar sobre
el código del expediente
- y pulsamos el botón FINALIZAR EXPEDIENTE
- A partir de este momento ya no podemos iniciar más trámites en Helium para dicho
expediente
top related