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INSTITUTO TÉCNICO SUPERIORDR. ALFONSO AGUILAR RUILOVA
REGISTRO INSTITUCIONAL CONESUP Nº 13-012ANEXO A LA UNIVERSIDAD ESTATAL DEL SUR DE MANABI
JIPIJAPA – MANABÍ
TEMA:
CULTURA LABORAL DE LA SECRETARIA
ACTUAL EN LOS PROCESOS CONTABLES Y
FINANCIEROS
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REGISTRO INSTITUCIONAL CONESUP Nº 13-012ANEXO A LA UNIVERSIDAD ESTATAL DEL SUR DE MANABI
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I. RESÚMEN
La cultura laboral es definida como el conjunto de valores, creencias,
principios normas o supuestos básicos que comparten los miembros de una
organización, la definición puede ampliarse si se incluye a elementos de la
comunidad y se habla de cultura laboral. Su estudio resulta importante
cuando las empresas deben realizar cambios estratégicos de largo alcance.
El conocimiento de las normas incluidas en la Ley del Trabajo en este caso
de la secretaria debería ser uno de los elementos mínimos de información
compartida por todos estos actores. Este estudio tuvo como objetivo
determinar el conocimiento que existe de la legislación laboral de la
secretaria en los procesos contables financieros.
La Secretaria Ejecutiva del presente requiere ser una profesional con visión,
dinámica, preparada para ejercer su cargo con el apoyo de todos los
conocimientos necesarios que le facilite su ejercicio profesional, manejar
adecuadamente los términos, alcance de los tópicos gerenciales modernos,
procesos contables y financieros, interrelaciones humanas, conocimiento de
sí mismo, optimista, agradable, con personalidad, presentable, buena
conducta, valores , ética, comportamiento que genere un clima
organizacional positivo en su ejercicio, que garantice el manejo de conflictos,
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de paso a un clima organizacional en donde su rol sea muy positivo para el
desempeño de las funciones administrativas y contables. Siendo así la figura
de la secretaria sigue evolucionando, como sigue evolucionando la empresa;
y no sabemos especificar hasta qué punto dicha evolución se deba a ella.
Cada día es más trascendental dentro de la sociedad moderna el papel de la
empresa y parece ser que cada día es más importante la secretaria en la
empresa. La vemos como promotora, como animadora, como coordinadora,
como ejecutiva, como asistente cercana y activa en las grandes decisiones.
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II. INTRODUCCIÓN
La globalización ha provocado profundos cambios en todo el mundo y en
todas las organizaciones, generando particularmente un gran impacto en las
estructuras políticas y administrativas del Estado, que le exigen
modernizaciones y significativos progresos en materia de comunicación,
transparencia, eficiencia y coordinación. Las exigencias anteriores están
estrechamente relacionadas con los cambios estructurales y con el nuevo
estilo de gestión pública que demandan estas nuevas estructuras.
Por otra parte, el impacto de la globalización en las organizaciones ha
cambiado significativamente las estrategias de competencia, dando una
atención preferencial al paradigma del cliente en donde la cultura laboral
de la secretaria actual toma mucha importancia frente a las diversas
dificultades conocidas en lo que concierne al manejo económico –
presupuestario, debido a la ausencia de procesos contables.
Se desarrolló la investigación, en base a la pregunta ¿Será más eficiente la
gestión contable – administrativa con el diseño y elaboración de procesos
contables a su vez mejorar la cultura laboral de la secretaria actual
Su importancia de realizar un diagnóstico está basada en el hecho de que
es necesario conocer para actuar con eficiencia, eficacia y lograr efectividad
de investigación, en la medida que a través de éste se puede tener u
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conocimiento real y concreto de una situación sobre la que se va a intervenir,
teniendo en cuenta que las acciones de una investigación buscan resolver
una situación o un problema detectado.
III. Delimitación del ejercicio de investigación
3.1 Problema
La contabilidad tradicional debe buscar las herramientas necesarias para
subsanar las fallas estructurales que presenta dentro de su concepción
teórica, ya que estas pueden sesgar de alguna forma la veracidad de esta
frente al análisis financiero que puedan realizar los administradores de la
empresa o en su debido caso la secretaria ejecutiva de la empresa.
En muchos de los casos la contabilidad no es utilizada de la mejor forma
para fundamentar el análisis financiero y esto no solo se debe a la
metodología que se emplea en la aplicación de las herramientas financieras,
sino a algunos problemas estructurales que tiene la práctica contable dentro
de su interior.
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Una secretaria puede ser responsable de la contabilidad y la caja chica,
mientras que una secretaria ejecutiva maneja un presupuesto. Las
secretarias podrían realizar la entrada de datos en una hoja de cálculo a su
vez puede tener otros miembros del personal administrativo reportándole a
ella, mientras que una secretaria no tiene responsabilidades de supervisión.
Como problema central tenemos:
Inexistencia de una cultura laboral de la secretaria actual en los procesos
contables y financieros
La formulación del problema central sería:
¿Cómo establecer una cultura laboral de la secretaria actual en los procesos
contables y financieros?
3.2. Justificación
Desempeñarse hoy como secretaria de un ejecutivo de empresa no tiene el
mismo significado que el de hace unos años, cuando las exigencias del
mercado eran menores y las tareas se relacionaban directamente con un
trabajo estrictamente de oficina. A pesar de que la tecnología y los nuevos
formatos de comunicación amenazaron con reemplazar su función, está
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lejos de lograrlo la secretaria actual debe manejar sistemas contables y
financieros.
Firmeza y seguridad son cualidades que no pueden estar ausentes, sobre
todo, al momento de resolver situaciones extremas. El buen humor, por su
parte, contribuye a disolver el estrés propio y el de su jefe, así como a la
contención y al mantenimiento de un clima laboral ameno donde los
conflictos puedan ser neutralizados. Resulta fundamental desarrollar
habilidades no sólo actitudinales.
3.3. Hipótesis
Al establecer una cultura laboral de la secretaria actual se mejoran los
procesos contables y financieros
3.4 Objetivo general
Establecer una cultura laboral de la secretaria actual en los procesos
contables y financieros.
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3.4.1 Objetivos específicos
Determinar que cultura laboral tiene la secretaria actual.
Revisar la economía, eficiencia y efectividad de operaciones
incluyendo los controles no financieros de una entidad.
Aplicar técnicas de cultura laboral en un proceso contable.
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IV. REVISIÓN DE LITERATURA
4.1. Cultura laboral
La cultura laboral se refiere a la relación patrón empleado en donde se
sugiere a ambas partes conducirse de acuerdo a las normas laborales, esto
es , que el patrón tiene obligaciones de proporcionar al empleado, y
prestaciones, pero también un trato digno, de igual manera el empleado esta
obligado a conducirse bajo las normas de la empresa cumpliendo de la
mejor manera con su labor.
La cultura laboral es poca creo yo porque ninguno nos tomamos la molestia
de investigar nuestros derechos y obligaciones ni los patrones ni los
empleados tampoco nos gusta seguir al pie de la letra con horarios y reglas,
es mas bien cuestión de educación.
CLIMA LABORAL
El clima laboral es el ambiente de trabajo que existe en un área, un
departamento de la empresa.
Mientras que la cultura es única en la organización, sin embargo, el clima
puede ser diferente en cada sección o unidad.
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Hablar de clima es hablar de un concepto dinámico que se ve afectado por
casi todo lo que ocurre en la empresa.
El clima influye en la motivación, el desempeño y la satisfacción. Un
ambiente estable es una inversión a largo plazo, la media forma parte del
activo de la organización y como tal, debe ser valorado.
Una disciplina exagerada o demasiadas presiones pueden lograr un buen
desempeño a corto plazo, pero con un costo importante a largo plazo
respecto al clima.
Los valores que componen el clima son valores que no necesitan ser
repartidos. Para conseguir la satisfacción de un empleado no hace falta
perjudicar a otro.
Un experto en Comunicación y Personas debe conocer y utilizar
instrumentos que definan el Clima laboral existente en un momento
determinado, en un área concreta de la Organización o en cada una de las
áreas.1
4.1.1. Objetivos Centrales de la Cultural Laboral
1 paginaspersonales.deusto.es/mpoblete2/orientaci%C3%B3ndepersonal/clima01.htm
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La Nueva Cultura Laboral que proponen trabajadores y patronos está
constituida por un conjunto de principios y normas de conducta cuyos
objetivos centrales se enuncian en los siguientes planteamientos:
Fomentar en todos los centros de trabajo, entre los trabajadores y
empresarios, la revaloración del trabajo humano, otorgándole la dignidad
que le corresponde como medio para la satisfacción de las necesidades
materiales, sociales y culturales de los trabajadores y sus familias y como
elemento fundamental en la empresa para alcanzar niveles superiores de
productividad y competitividad.
Propiciar niveles de remuneración justa y equitativa que promuevan un
equilibrio armónico entre los factores de la producción, fomenten el
desarrollo de la productividad y la competitividad y premien el esfuerzo
individual y de grupo al interior de la empresa. El trabajo que posibilita la
superación personal es garantía de paz social.
Impulsar la capacidad de los trabajadores y de los empresarios como un
proceso permanente y sistemático a lo largo de su vida activa, posibilitando
así un más amplio dominio de su entorno laboral, y promoviendo en ellos
una mayor capacidad de aportación a la tarea productiva, así como de
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adaptación al cambio, de tal manera que contribuya al desarrollo de sus
capacidades y a su realización como seres humanos en el ámbito del
trabajo.
Favorecer que en los centros de trabajo se promueva el ciudadano del
medio ambiente y la aplicación integral de las disposiciones relativas a
seguridad e higiene, lo que incidirá en la salud y el bienestar de los
trabajadores, así como en la productividad de las empresas.
Estimular la creación de empleos y la preservación de los existentes
mediante el uso racional de los recursos disponibles y la gestión en la
empresa de una mayor capacidad de previsión y adaptación del cambio.
Consolidar el diálogo y la concertación como los métodos idóneos para que
las relaciones obrero-patronales se desarrollen en un clima de armonía.
Promover, en el ámbito de sus respectivos intereses, el pleno cumplimiento
de los derechos constitucionales, legales y contractuales de carácter laboral,
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y acuerdan por consenso que dichos derechos deben ejercerse siempre con
responsabilidad y mutuo respeto.2
4.1.2. Nueva Cultura Laboral es un cambio de paradigma.
El patrón paradigmático tradicional que ve en la productividad una forma
velada de explotación, no corresponde al fin legítimo del trabajo ni a la
naturaleza y aspiraciones de la persona. Por eso, estamos empeñados en
romper este paradigma y subrayar que la productividad no genera riqueza,
sino que es la riqueza de los trabajadores, lo que genera productividad.
Este es el reto, transformar la forma de ver y medir la productividad para
situarla en su justa dimensión: como un resultado de la actividad laboral
organizada, responsable y participativa.
A medida que se rompan viejos paradigmas y se genere una cultura laboral
basada en estos nuevos criterios que reconocen el valor, capacidad y
dignidad de la persona y de su trabajo, nuestro país -en un esfuerzo
compartido y comprometido entre los diversos actores sociales y
2 Felcman, I., Blutman G. y Méndez S. (2002). Cultura organizacional en la administración pública. Ediciones cooperativas.
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económicos- estará en posibilidades de contar con mayores opciones de
desarrollo y bienestar social para todos.
De hecho, la palabra opciones deberá ser el parámetro con el que se midan
todas y cada una de las acciones que den sustento a la Nueva Cultura
Laboral.3
4.1.3. La Nueva Cultura Laboral es un círculo virtuoso.
La Nueva Cultura Laboral es un círculo virtuoso que inicia con el
reconocimiento, respeto y promoción de la dignidad de la persona. El trabajo
ya no puede caer en la injusta miopía de que el es trabajo humano es una
mercancía, mucho menos de que las personas como los prescribía el
materialismo dialéctico que maniqueamente dividía entre los buenos (los
pobres) y los malos (los detentadores de los medios de producción), en
constante lucha dialéctica de clases. El trabajo no es mercancía
Luego entonces el trabajo no es mercancía, por lo que el segundo elemento
del círculo virtuoso de la Nueva Cultura Laboral es la revaloración del trabajo
humano como expresión de la dignidad de la persona, en donde a través del
trabajo la persona imprime su propia subjetividad en lo que hace.
3 Artículo: Arbesú Verduzco, Luis Ignacio y González Santos Reina J., "Cutura y trabajo en el contexto de la globalización", Revista Mexicana del Trabajo, no. 2, 2001.
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El tercer elemento de este círculo virtuoso es el proceso permanente de
educación, capacitación, formación integral, que permite que la persona sea
más. No debemos aspirar a que con el trabajo la gente sólo tenga más, sino
que además de su justa retribución y prosperidad personal y familiar, la
persona sea más. No sólo que tenga más, sino que sea más.
El siguiente elemento de este círculo virtuoso es la participación pro activa y
solidaria del trabajador con su empresa, entendiéndola ésta como una
comunidad socialmente productiva. Que cualquier trabajador, sea dueño de
empresa, sea operario, la participación del trabajador para lograr por un lado
proyectar mejor su esencia de persona en lo que hace a través de la calidad,
pero por otro lado a través de su inteligencia, mejorar los procesos
productivos, entendiendo por productividad ciertamente o hacer lo mismo
con menos, o, preferentemente, hacer más con lo mismo.
La participación implica el trabajo en equipo, porque la participación no es
una parte individual para ver cómo se mejora el proceso, sino junto con
otros.
Después de la participación, tiene lugar forzosamente en este círculo
virtuoso de la Nueva Cultura Laboral, la innovación y el desarrollo
tecnológico, es así como mejoran los procesos productivos.
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Después del proceso de innovación y desarrollo tecnológico sigue sin duda
el uso responsable de los recursos naturales, el gran tema del cuidado del
entorno es parte esencial de la Nueva Cultura Laboral.
La siguiente etapa del círculo virtuoso es entonces, ahora sí, el incremento
de la productividad, entendida no como trabajar más fuerte, no como trabajar
más horas, sino como el producto de usar con mayor inteligencia los
recursos y de cuidar el entorno. El aumento de la productividad, lo cual se
traduce inmediatamente en generación de valor económico agregado, en
generación de nueva riqueza.
Consiguientemente el siguiente elemento por definición es, lograr una más
equitativa distribución de la riqueza de la nueva riqueza generada.
Entonces se avanzará hacia la fase de la satisfacción del trabajador, que
habiendo seguido este círculo desde el reconocimiento, respeto y promoción
de su dignidad hasta tener un mejor acceso a los bienes del desarrollo
porque se reparte la riqueza con él, esto produce la satisfacción del
trabajador, sea este empleado o empleador.4
Sumado todo lo anterior, el nuevo elemento es el del aumento de la
competitividad de la unidad productiva, que concretando un resultado
4 Estrategia Internacional de México en el mundo del trabajo, Secretaria del Trabajo y Previsión Social, México, dic. 2002.
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tangible de mejora, lleva a que la empresa no sólo mantenga la sobreviví
encía, sino que siga el natural impulso que propende a la expansión.
Todo este proceso, entraña a su vez como elemento aprovisionador de todo
el proceso el diálogo social, mismo que vincula desde el reconocimiento,
promoción, respeto de la dignidad de la persona…, hasta la competitividad
para resolver los problemas y para aprovechar las oportunidades, las dos
cosas, logrando hacer, digamos también como un denominador del proceso
de educación, formación integral, capacitación continua el método de
superación permanente del bien ser para lograr el bienestar como una
consecuencia.
Entonces si esa es la Nueva Cultura Laboral prevalece y construye
beneficios a todos los involucrados, quién podría dudar de la conveniencia
de estos postulados. Ese círculo virtuoso es el que justifica un derrotero para
avanzar en la transición hacia el cambio.
Cambio para navegar hacia un punto de encuentro y centro del diálogo
social en el trabajo. Este mandato nos plantea conducir con responsabilidad
los destinos de la sociedad mexicana, pensando incluso en las mexicanas y
mexicanos que aún no han nacido.
Pues la Nueva Cultura Laboral comprende que nuestro país, en estos
tiempos y los más inciertos y complejos del futuro, se merece un hoy y un
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mañana acorde con la riqueza de sus recursos naturales y su cultura, pero
sobre todo, del potencial de su gente.
4.1.4. El perfil de una secretaria ejecutiva que buscan las empresas
Ahora en día, desempeñar el puesto de secretaria de un alto ejecutivo, es
muy diferente al concepto que se tenía unos años atrás, cuando se
consideraba que las funciones a realizar eran únicamente de oficina y por
consecuente las exigencias del mercado laboral eran menores y viéndose
amenazado el cargo por desaparecer, ante la aparición de nuevas
tecnologías, pero por el contario se encuentra muy lejos ese día.
Muchas mujeres consideran esta clase de puestos muy demandante, ya que
son muchos los agentes externos que incluyen sobre el cargo, entre los
cuales podemos mencionar; nivel de aprendizaje y la presentación personal.
Los ejecutivos que encuentran reclutando a sus asistentes, buscan solidez
actitudinal entre su talento ideal; comunicaciones, empatía y con capacidad
para simplificar las tareas diarias, son cualidades sumamente importantes.
Otro factor a considerar es el potencial para tomar diferentes
responsabilidades y funciones, así como habilidad para coordinarlas.
La firmeza y seguridad son cualidades que no pueden faltar en una
persona, que se encuentra solicitando un puesto de secretaria ejecutiva.
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Para reducir el nivel de estrés, como el de su jefe, es importante poseer
buen humor y don de gente; de igual forma contribuirá a mantener un
equilibrio entre la relación de ambos y colaborar a buen ambiente laboral.
Pero no son únicamente necesarias las habilidades actitudinales, sino que
de igual forma las profesionales. Es necesario mantenerse en constate
aprendizaje y capacitación.
Al iniciar la búsqueda de una secretaria ejecutiva, son vario requisitos a
tomar en cuenta por las empresas, pero cada vez es más común que
prefieran una persona especializada, ya que aunque posean estudios en
cierta carrera, no son aptas para el cargo.
Igualmente que contar con formación completa, poseer conocimiento sobre
temas culturales, económicos y políticos; es importante manejar un segundo
idioma como es el inglés y conocer un poco sobre el rubro de la compañía
donde se desempeñará para estar capacitada con el área que debe asistir5
4.1.5. El perfil de la secretaria ejecutiva
Desempeñarse hoy como secretaria de un ejecutivo de empresa no tiene el
mismo significado que el de hace unos años, cuando las exigencias del
mercado eran menores y las tareas se relacionaban directamente con un 5 www.tecoloco.com/blog/el-perfil-de-una-secretaria-ejecutiva-que-buscan-las-empresas.aspx
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trabajo estrictamente de oficina. A pesar de que la tecnología y los nuevos
formatos de comunicación amenazaron con reemplazar su función, está
lejos de lograrlo.
Para muchas mujeres, este tipo de puesto resulta una exigencia constante.
Son muchos los factores que se deben tener en cuenta, entre ellos, el nivel
de capacitación y el cuidado de la imagen personal.
Quienes seleccionan a sus asistentes buscan personas con solidez
actitudinal: la empatía, la comunicación y el esfuerzo por despejar el camino
o simplificar las tareas son cualidades importantes. También suma valor el
poder asumir diferentes responsabilidades y funciones, así como contar con
la facilidad para coordinarlas.
Características del perfil de la secretaria ejecutiva
Firmeza y seguridad son cualidades que no pueden estar ausentes, sobre
todo, al momento de resolver situaciones extremas. El buen humor, por su
parte, contribuye a disolver el estrés propio y el de su jefe, así como a la
contención y al mantenimiento de un clima laboral ameno donde los
conflictos puedan ser neutralizados.
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Resulta fundamental desarrollar habilidades no sólo actitudinales sino
también profesionales. La capacitación y el entrenamiento continuos son
primordiales.
En el momento de iniciar la búsqueda de una secretaria, las empresas tienen
en cuenta muchos requisitos pero, sin duda, se busca cada vez más
personal especializado. No todas las secretarias –aunque tengan estudios
específicos- son aptas para todas las búsquedas.
Además de contar con una formación completa en temas de cultura general
y del ámbito político y económico –esto dependerá del rubro de la compañía-
resultan indispensables sus competencias técnicas y conocimientos
específicos de acuerdo al área a la que deba asistir.
La Secretaria Ejecutiva Proactiva
Son muchos los gerentes que se quejan de no contar con una buena
secretaria ejecutiva que le colabore en el ejercicio de su profesión, que le
permita desempeñar eficazmente sus funciones, dado a que considera
que hay mucha ineficacia en las secretarias, en donde se descuida su
selección, competencias, conllevando que en vez de favorecerlos lo
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perjudican, teniendo muchas veces que realizar funciones que la
deberían desempeñar la secretaria.
Es muy válido lo que anota mujeressinfronteras.com., que el nivel de
conocimientos e información que hoy una asistente necesita dominar ya
no abarca el campo puramente administrativo ni la atención telefónica.
En muchos de los casos, las tareas que aplican hoy a esta profesión
requieren competencias del mundo financiero, de las relaciones
humanas, e incluso de asuntos públicos y relaciones directas con los
clientes de las compañías.
Hoy se lleva a pensar el antiguo puesto de la asistente como un nuevo rol
de valor integrado, asociado con la gestión de proyectos especiales y el
manejo de sistemas internos de los distintos departamentos.
El trabajo pasa por incorporar el concepto de Project Management,
porque una secretaria ejecutiva o administrativa hoy coordina tareas,
recursos humanos y económicos.
Esto implica, de alguna manera, tener que liderar, ya no sólo seguir a
otros. Antes el rol era reactivo, hacía lo que le pedían. Hoy el rol es
proactivo: no espera que le pidan las cosas, siempre se anticipa a lo
que se pueda necesitar de ella. Esto sucede porque está, por un lado,
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mucho más inmersa en el core business de las empresas y, además
porque se informan mucho más, incluso en aspectos de la realidad
nacional política y económica.
Los escenarios económicos actuales presentan mucho dinamismo en la
competitividad, en donde las empresas exitosas muestran
organizaciones consistentes de acuerdo al requerimiento de las
actividades de los negocios , en donde triunfan quienes has sabido
organizarse, formar equipos de trabajo que garanticen resultados, En
donde la gerencia genera. Cuenta con la colaboración de una secretaria
ejecutiva adaptada a esta realidad, preactiva, creativa, innovadora que
sabe usar su talento.
No obstante a pesar de esta realidad, son muchas las empresas que han
descuidado cuál debe ser el nuevo rol de la secretaria ejecutiva moderna
y muchas se preguntan ¿Qué hacer al respecto?
Simplemente, se debe seleccionar la secretaria que cumpla con los
requisitos de un perfil que plasme sus responsabilidades, habilidades,
destrezas, conocimientos, seriedad, asertividad, autoestima, manejo de
interrelaciones humanas, trato , presentación, comunicación, todo
aquello, que permita facilitar la labor del gerente y además que le
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colabore en administrar adecuadamente su tiempo, comunicaciones,
reuniones, organización de actividades prioritarias.
El departamento de selección de personal debe tener bien definido el
cargo de la secretaria ejecutiva, con competencias de acuerdo a los
requerimientos de la dinámica de los actuales escenarios, secretarias
eficaces, atentas, de buen carácter, confiables, que generen entusiasmo,
aplicabilidad en su desempeño, atención, manejo de idiomas,
preferiblemente el inglés. Secretarias bien identificadas con el manejo del
lenguaje organizacional que la gerencia utiliza.
Secretarias que utilicen adecuadamente su potencial creativo, innovador,
que favorezca con su actuación la labor del gerente y evite al máximo en
el trato el que se den conflictos que afecten la armonía y generen un
clima organizacional negativo.
La secretaria seleccionada debe contar con aspiraciones de logro,
mostrar en su desempeño sus habilidades, destrezas, eficiencia.
Es muy válido como lo señala Anne Marie Richard, que lo que las
secretarias necesitan es tener valor agregado". Ese plus consiste en
herramientas para trabajar en equipo, autonomía para resolver
situaciones y conocimientos de contabilidad y finanzas para armar
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presupuestos.
Además, las secretarias tienen que desarrollar habilidades de
management que les permitan tomar decisiones y manejar las relaciones
interpersonales con criterio.
"Los jefes necesitan secretarias que puedan tomar decisiones por ellos y
ellas necesitan tomar conciencia del nuevo rol que ocupan. Eso en
gerencia se hace por coaching", explica Jorge Hambra, de JOH
Psicotecnia.
En la era de las computadoras de mano y el e-mail, ningún ejecutivo
necesita una secretaria que tipee cartas o le lleve la agenda, sino
personas proactivas que conozcan el negocio de la empresa.
La gerencia no debe descuidar el comportamiento de actuación de su
secretaria y si descubre debilidades de ellas en su desempeño, no
acorde a lo que pretende, debe orientarla, capacitarla, apoyarla a fin de
colaborar en su crecimiento dando paso a su desempeño de manera
más eficiente. No sebe utilizar jamás el mal trato, lenguaje inapropiado,
insulto, regaños, todo lo contrario buscar la manera de cómo solventar
las debilidades y prestar la colaboración posible para transformarlas en
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fortalezas.
El gerente debe ser un motivador, un actor básico en el logro de sus
funciones, y para ello debe estar atento de cómo son sus interrelaciones
y desempeño con sus secretaria de tal forma que la unión garantice
resultados beneficiosos.
Por último, es muy válido lo que aporta mujeres sin fronteras. Con que
se tome muy en cuenta el hecho de que las secretarias de las empresas
chicas y medianas presentan un anclaje emocional mucho más fuerte
que las de las grandes empresas en su trabajo.
No suelen tener un sólo jefe, como las asistentes de las grandes
empresas, por tanto son necesitadas y requeridas por las empresas en
su conjunto. Y esto conlleva también que este tipo de asistentes tengan
funciones conciliadoras y de armonización.
Básicamente lo que las diferencia de las secretarias de las grandes
empresas son dos cosas: por un lado, la alta importancia que le dan a la
retribución afectiva y emocional; por otro lado, un modelo más clásico y
tradicional de secretaria y de mujer.
Finalmente, consideramos muy importante que las empresas,
especialmente sus gerentes deben estar más atento en definir un perfil
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de la secretaria que requiere, considerando las características de los
actuales escenarios, las funciones que hay que desempeñar, que ayuden
a que las actividades de la gerencia se realicen sin muchos obstáculos,
que sienta realmente el apoyo de una secretaria proactiva, confiable, que
le permita desempeñarse de acuerdo al ritmo que hoy se demanda.
Del gerente dependerá el que su secretaria sea una gran ayuda,
colaboración en todo lo que pretende realizar. Por lo tanto, debe estar
atento de su comportamiento, eficiencia, productividad.
4.1.6. La cultura de la secretaria ejecutiva en la empresa moderna
Ser secretaria es una profesión más que un oficio, mucho más que un simple
trampolín para acercarse a otro puesto, y muchísimo más que un
pasatiempo. Es un cargo importante; no por nada los periódicos de todos los
días y en todas partes solicitan un buen número de secretarias altamente
calificadas.
Definitivamente, en el presente, las empresas deben contar con el insumo
del recurso humano bien definido a fin d dar paso a características básicas
que se requieren para ser altamente operativas, además de su tecnología,
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finanzas, producción, como contar con una excelente capacitación,
desarrollo, integración, productividad, pertenencia, cultura organizacional
compromiso, responsabilidad a fin de colaborar con la gerencia en pro del
logro de los objetivos establecidos.
Justamente, dentro de ese equipo humano no se puede ignorar el rol que
representa la secretaria ejecutiva, colaboradora dinámica de la gerencia, a
quien le debe prestar su apoyo, a fin de dar paso a que las acciones,
compromisos, funciones, responsabilidades de éste se pueden realizar sin
dificultades.
La gerencia moderna proactiva, requiere de una secretaria ,que además de
sus cualidades personales en donde se manifieste un buen carácter , trato,
personalidad, comportamiento, responsabilidad, compromiso, atención, sepa
manejar eficientemente las interrelaciones humanas, ser asertiva, con una
alta autoestima y sobre todo, con los conocimientos básicos que la gestión
administrativa requiere para apoyar al gerente en aquellas acciones
necesarias que le faciliten la realización de sus funciones.
Definitivamente como nos lo recuerda imagen. google.com.ve: Todas las
secretarias del momento presente dan forma a la imagen social de la
secretaria y les toca también construir su propio puesto, como quien dice,
modelarlo y animarlo. Si la gran mayoría de las secretarias se desempeñan
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con inteligencia y con responsabilidad, ellas mismas habrán dado categoría
social a su puesto. 6
4.1.7. Realidad actual de la cultura de la secretaria ejecutiva
Las empresas en el presente se enfrentan a grandes retos, a cambios que
conllevan a reestructurar su operatividad, obligando a que su gerencia este
más atenta en el tipo de estructura organizacional que se necesita, así como
en la descripción de las funciones que deben desempeñar el equipo de
trabajo, ese que le acompañara en pro de resultados que favorezca a la
organización.
Se requiere de profesionales proactivos, visionarios, altamente capacitados,
motivados a usar adecuadamente su potencial creativo, innovador.
Verdaderos emprendedores que conlleven a crear un comportamiento
organizacional favorable para la empresa.
Se necesita de una nueva secretaria ejecutiva, más adaptada a las
necesidades de las exigencias del presente, secretarias con otra cultura
organizacional, con más visión espíritu de pertenencia, capacitada de
acuerdo a los requerimientos del lenguaje, comunicación organizacional del
presente.
6 www.articuloz.com/administracion-articulos/la-secretaria-ejecutiva-en-la-empresa-moderna-408925.html
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Cambios que se han generado
Reestructuración de las organizaciones en pro de su funcionamiento, una
nueva arquitectura estructural que permita afrontar los retos, dar paso a las
transformaciones que conlleven a productividad, operatividad, que garantice
beneficios, participación en los mercados, crecimiento
Liderazgo gerencial proactivo, democrático, motivador, capaz de desarrollar
planes estratégicos, acciones que permitan a la empresa participar
eficazmente en los actuales escenarios, ser competitivos, conquistar y
permanecer en los mercados, enfrentar los retos, riesgos e incertidumbre.
Nuevas tecnología que garantizan competitividad, innovación, desarrollo de
productos, calidad y productividad, costos.
Profesionales más capacitados de acuerdos a las funciones a desarrollar,
profesionales con espíritu de pertenencia bien definido, innovadores,
creativos, colaboradores, responsables, productivos.
Nuevas aperturas , producto de una política de comercio exterior más
abierta, que ha dado paso a alianzas, acuerdos, convenios, que favorezcan
al país, a las empresas en su participación e integración con programas
económicos del gobierno.
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Nuevos conocimientos, habilidades, destrezas de la función administrativa
de acuerdo a las exigencias competitivas del presente, Conocimientos que
han dado paso a nuevos estilos de capacitación, aprendizaje más dinámicos,
más positivos en función del desempeño.
La secretaria ejecutiva del presente
De acuerdo a todo lo anteriormente expuesto, ello ha conllevado a que la
gerencia cuente en el presente con una secretaria ejecutiva eficiente, capaz
de adentrarse en sus programas, planes, facilitarles todas aquellas acciones
que le favorezcan en sus interrelaciones de trabajo, que le proporcione los
espacios, las herramientas que le favorezca en la su gestión.
La secretaria ejecutiva del presente requiere ser una profesional con visión,
dinámica, preparada para ejercer su cargo con el apoyo de todos los
conocimientos necesarios que le facilite su ejercicio, manejar
adecuadamente los términos, alcance de los tópicos gerenciales modernos,
negociación interrelaciones humanas, conocimiento de si mismo, optimista,
agradable, con personalidad, presentable, buena conducta, valores , ética,
comportamiento que genere un clima organizacional positivo en su ejercicio,
dominio de idiomas, especialmente ingles, los aspectos básicos de las
herramientas tecnológicas de informática.
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Ser una secretaria con los conocimientos y aplicación de las herramientas
básicas de crecimiento personal que garantice el manejo de conflictos, de
paso a un clima organizacional en donde su rol sea muy positivo para el
desempeño de las funciones de la gerencia.
Se necesita de una secretaria en donde la gerencia deposite su confianza,
le colabore en la minimización de problemas con la ayuda de sus
comentarios, participación en todo aquello que beneficie el desempeño del
gerente.
Una secretaria tolerante a la incertidumbre con que se mueven los negocios.
Con capacidad de crear, innovar e implementar Con visión global del
negocio de la empresa, asertiva y con autoestima alta. Que sepa planificar
su tiempo y el de su jefe, preparar y tratar la información adecuadamente,
concertar, acoger y atender a las visitas, preparar presentaciones de
productos o servicios, Organizar los viajes de negocios, entre otras
funciones.7
Aptitud y Actitud de la Secretaria Ejecutiva Actual
Aptitud: La aptitud se refiere a la capacidad de conocimiento y a las
habilidades o talentos de una persona. Para jugar basketball, por lo general,
debes ser más alto que el promedio. Para ser jockey de un caballo, debes
7 www.articuloz.com/administracion-articulos/la-secretaria-ejecutiva-en-el-tiempo-presente-650584.html
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ser en cambio más bajo que el promedio. Una persona disciplinada tiene
aptitud para ser militar. Deriva de la palabra “apto”, idóneo para realizar una
actividad.
Actitud: Quizás más importante que la aptitud, la actitud tiene que ver con la
forma de pensar y el sentir de una persona. Es como el “motor” que nos
mantiene enfocados en lograr nuestros objetivos.
Tal vez una persona no tenga el tamaño requerido para jugar basketball,
pero su actitud podría convertirlo en un jugador muy bueno a pesar de su
tamaño. Otra persona podría tener la estatura requerida para ser jockey,
pero si el mundo hípico no es su tema, por más que lo obliguen a entrenar
para jockey, no lo hará.
4.1.8. La Secretaria eficiente Y Su Rol Frente AL Siglo XXI.
Como profesional multidisciplinar, sus funciones y competencias se han visto
ampliadas con la finalidad de hacer más fácil el trabajo de dirección.
La secretaria ejecutiva del presente debe además, dar paso a su creatividad,
manejar adecuadamente las herramientas modernas de telemática, facilitar
la operatividad de su jefe, dominar el inglés, igualmente contará con los
soportes de los conocimientos básicos del lenguaje actual administrativo
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Definitivamente todas las secretarias del momento presente dan forma a la
imagen social de las instituciones y les toca también construir su propio
puesto, como quien dice, modelarlo y animarlo. Si la gran mayoría de las
secretarias si se desempeñan con inteligencia y con responsabilidad, ellas
mismas habrán dado categoría social a su puesto.
Funciones de la Secretaría Ejecutiva
La secretaria Ejecutiva es la encargada de ejecutar las resoluciones
emanadas del Consejo, siendo ésta la responsable de dar seguimiento,
coordinar y supervisar los programas, proyectos y actividades delegadas por
el Consejo y/o el Presidente en pro del desarrollo Científico y Tecnológico
del País y sirviendo de enlace entre organismos nacionales e internacionales
con el Consejo. Acuerdo administrativo 001-01(Reglamento Interno del
CONICYT).
Las funciones y atribuciones de la Secretaria Ejecutiva, son las siguientes:
a) Ejecutar las resoluciones emanadas del Consejo.
b) Elaborar y proponer al Consejo para su aprobación, el Plan Nacional de
Ciencia y Tecnología y su correspondiente cronograma de trabajo.
c) Diseñar, formular, gestionar y proponer proyectos ante el Consejo.
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d) Planificar, organizar, ejecutar, administrar y controlar la Política Nacional
de ciencia y tecnología previamente aprobadas por el Consejo.
e) Promover y apoyar las actividades vinculadas con la investigación y
desarrollo tecnológico del país.
f) Mantener informado al Presidente del Consejo y a los organismos que
financian los proyectos, a través de la elaboración y presentación periódica
de informes de avance, indicando claramente los resultados parciales y
estado de situación de los fondos asignados a cada proyecto.
g) Trabajar en Coordinación con las áreas operativas que estén involucradas
con el desarrollo científico y tecnológico del país.
h) Proponer y coordinar con las instituciones involucradas, la gestión,
canalización, asignación y obtención oportuna de los recursos financieros y
técnicos para la ejecución de programas y/o proyectos científico
tecnológicos.
i) Velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos para la
contratación de bienes y servicios.
j) Proponer concursos, normas y procedimientos para otorgar premios,
reconocimientos y distinciones en Ciencia y Tecnología.
k) Levantar actas y acuerdos de las sesiones del Consejo.
l) Proponer la formación de comisiones para el mejor desempeño de las
funciones del Consejo y coordinar las actividades de las comisiones del
Consejo.
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m) Proponer fuentes de cooperación internacional, gestionar los proyectos
ante las organizaciones respectivas y supervisar la ejecución de dichos
proyectos con la participación de las instituciones de estado correspondiente
para la gestión de los recursos ante la comunidad donante.
4.1.9. Consejos De Éxito
El perfeccionamiento del ser humano se obtiene a lo largo de su vida con su
educación, dedicación y esfuerzo, de esto dependerá el éxito ya sea
personal y profesional para esto debe tomar diariamente lo que le ofrece la
vida a través de los consejos de éxito que se deben poner en práctica
especialmente en el área secretarial, ya que trabaja con otras personas
como clientes y usuarios.8
4.1.10. Actitudes Y Aptitudes Para El Desarrollo Eficiente
Cada individuo tiene un perfil determinado de personalidad profesional que
le hace más adecuado a un puesto que a otro, la secretaria ejecutiva puede
desempeñar su rol o papel profesional que le corresponde de acuerdo al
8 Flor G. Secretaria Ejecutiva Moderna. Artículos de Publicación 2010
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funcionamiento de la institución, será requisito indispensable una actitud
personal, una disposición favorable al trabajo que habitualmente desarrolla.
Una secretaria para efectuar su trabajo será la actitud que tome frente a él,
poniendo el máximo interés, en las tareas que realiza, en ciertas ocasiones
deberá aplicar la psicología lo que le permitirá resolver determinadas
situaciones y circunstancias.
Cabe señalar que las aptitudes que una secretaria debe poseer para
optimizar su labor, serán, la capacidad de análisis y de síntesis, la
responsabilidad y, sobre todo, la apelación constante al sentido común,
gran sentido de organización y planificación de su trabajo, dominio de la
reglas básica de etiqueta y protocolo, un requisito indispensable que una
secretaria conozca de forma suficiente las materias que constituyen el
objeto de su institución y que este familiarizada en el manejo de los
conceptos prácticos que las desarrollan, para así ordenar y tratar con
cualquier interlocutor de forma adecuada.
Las relaciones inter-personales que se crean alrededor del trabajo de una
institución obligan a las secretarias a adoptar pautas de comportamiento
correctas y adecuadas en cada momento, con una perfecta combinación y
equilibrio entre aptitud y actitud lograr á el éxito profesional.
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4.1.11. Organización Inteligente
Una organización inteligente es una estructura integrada, trabaja como un
todo, que es capaz de tejer permanentemente la habilidad de cambiar de su
carácter, tiene valores, hábitos, políticas, programas, sistemas u estructuras
que apoyan al aprendizaje organizacional.
Característica de la organización inteligente es el manejo efectivo de su
conocimiento, detección oportuna de necesidades y por su capacidad de
innovación9
4.1.11. Relaciones INTERPERSONALES
Las relaciones interpersonales que se crean alrededor del trabajo de una
Institución obligan a una secretaria adoptar unas pautas de comportamiento
correcta y adecuadas en cada momento, esto supone un personalidad en la
que predominen los rasgos de autodominio, sensibilidad, responsabilidad,
etc, debe primar el carácter controlado y equilibrado en el trato: el rector,
9 Cedeño Gardenia, Garay Julia, Garcia Glenda, Modulo de Asistencia Ejecutiva II.
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docentes, administrativos, padres de familia y alumnado con quienes se
relaciona en razón de su puesto.
Para mantener buenas relaciones interpersonales son imprescindibles tres
cualidades y o requisitos de forma y de fondo: buena presencia, educación y
amabilidad, además de la vocación para el ejercicio de la profesión que lo
lograr á aplicando las aptitudes como: la preparación con una sólida
formación lo que le permitirá interpretar y resolver cualquier situación que se
produzca en el ámbito de su trabajo, ya que sin ella no es posible ser una
profesional competente.
Dentro de las relaciones interpersonales la secretaria está en contacto diario
con persona por lo que ha de tener un buen nivel de cultura, lo que implica
unos amplios conocimientos de la reglas básicas de ortografía, gramática y
sintaxis, debiendo serla expresión oral fluida y correcta.10
4.2. Procesos contables
La información contable que presenta una empresa es elaborada a través de
lo que llamamos proceso contable.
10 Sevilla Quiroz, María Antonieta, 1001 Sugerencias para la Secretaria Eficaz
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El proceso contable es el ciclo mediante el cual las transacciones de una
empresa son registradas y resumidas para la obtención de los Estados
Financieros.
Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos
contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas
de los estados financieros. Algunos ejemplos de procedimientos contables,
son los siguientes:
• Recepción de inventarios
• Ventas de productos
• Fabricación de productos
• Registro de estimaciones
• Destrucción de inventarios
Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que
pueden asimilarse como procedimientos contables de acuerdo con la
definición dada al principio, permite conocer en profundidad todas las
posibles operaciones que pueden afectar los estados financieros.
Cuando se está realizando el análisis de todos los procesos llevados a cabo
por la empresa, es sumamente importante determinar e identificar todos
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aquellos clasificables como procedimientos contables. Este primer paso del
análisis ayudará a determinar e identificar en cuáles de ellos un error pudiera
tener mayor impacto sobre los estados financieros que otro.
La amortización de una plusvalía por lo general, representa montos
importantes. En una empresa manufacturera, se considera altamente crítico,
el manejo de todos los inventarios, sean éstos de productos terminados,
productos en proceso, materias primas o materiales y suministros.
Es probable que para una empresa de servicios el manejo de los inventarios
involucre cifras de poca importancia en comparación a lo que representan
éstos para una empresa manufacturera.11
Periodo Contable
Los resultados de las operaciones efectuadas por un negocio se resumen y
presentan a los dueños, al final de un periodo determinado que se conoce
como periodo contable
El Balance General se presenta para efectos administrativos y toma de
decisiones en periodos mensuales, y también debe de presentarse en
ejercicios anuales para efectos fiscales y toma de decisiones .Debemos de
11 www.monografias.com/trabajos82/sistemascontables/sistemascontables.
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distinguir el periodo como la fracción de un ejercicio (un mes) y un ejercicio
(actualmente un año natural) compuesto de doce periodos mensuales.
Etapas
Registrar la Operación en el Libro Diario
Posteriormente a este proceso de verificación, comprobación y
análisis de los documento se procede a registrar las operaciones en
un libro de contabilidad conocido como Libro Diario el cual tiene
carácter cronológico es decir se van registrando las operaciones en
completo orden de fecha en que van ocurriendo valiéndose de la
teoría del cargo y del abono.
Las operaciones deben recogerse en el libro día a día, o bien por
periodos no superiores al mes si su detalle aparece en otros libros.
Las anotaciones en el libro se harán por medio de asientos.
Registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de
la empresa. Será válida sin, embargo, la anotación conjunta de los
totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, a
condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros
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concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se
trate."
Libro Mayor
A continuación el empleo del Libro Mayor donde se agrupan y se
clasifican todas las cuenta por separado y determinar su saldo. A lo
largo de la vida de una empresa, se van produciendo distintos hechos
que deben ser registrados por prescripción legal o por necesidades de
la gestión de la empresa.
Estos hechos quedan reflejados en el Libro Diario de forma
cronológica. La finalidad del Libro Mayor va a consistir en
recoger estos mismos hechos pero no en atención a la fecha de
realización, sino a la cuenta que se ha visto afectada.
Es un libro no obligatorio, a pesar de que en la práctica resulta
imprescindible llevarlo. En él se van a recoger las distintas cuentas, y
los movimientos que se hayan realizado en ellas. De este modo, el
diario es como lo que su nombre indica, un libro diario donde se
anotan una tras otra todas las operaciones de la empresa y el mayor -
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que está representado por una ficha para cada cuenta - va anotando
en cada ficha solo los movimientos que a ella corresponden.
Respecto a la forma de llevar el Libro Mayor, podemos distinguir dos
principales:
1. Una de las formas en que se pueden realizar las anotaciones es
mediante las cuentas llamadas "en forma de T". De acuerdo a este
sistema, se formará una T, de modo, que se irán anotando las
operaciones en el lado izquierdo o en el derecho, según las
operaciones que se quiera reflejar sean cargos o abonos.
2. La otra forma en la que podemos registrar las operaciones en el Libro
Mayor es por medio de un cuadro, que es como se hace en la vida
real, pues cuando se hace una anotación es necesario saber también
la fecha y el concepto de la misma.
Balance de Comprobación
Seguidamente el Balance de Comprobación el cual consiste en una
verificación matemática de los registro que sean realizado en el
periodo donde es lógico suponer de la suma de los saldo de las
cuenta deudora es igual a la suma de cuenta acreedora. Es un
instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista del total de
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los debitos y de los créditos de las cuentas, junto al saldo de cada una
de ellas (ya sea deudor o acreedor). De esta forma, permite
establecer un resumen básico de un estado financiero.
El balance de comprobación refleja la contabilidad de una empresa u
organización en un determinado periodo. Por eso, este balance actúa
como base a la hora de preparar las cuentas anuales.
El balance de comprobación también permite confirmar que la
contabilidad de la empresa esté bien organizada. Es posible que el
balance de sumas y saldos sea correcto y que, sin embargo, incluya
una contabilidad defectuosa. Ese sería el caso, por ejemplo, de
alguien que ha pagado a un proveedor pero le anotó dicho pago a
otro. El balance sería correcto desde los números, pero no en la
práctica.
La elaboración de un balance de comprobación comienza con la
realización de las sumas de las anotaciones de cada cuenta, tanto en
el debe como en el haber. En el paso siguiente, se obtiene el saldo de
cada cuenta (la diferencia entre el debe y el haber). Por último, las
sumas y los saldos obtenidos se trasladan al balance.
Por lo general, el balance de comprobación es un documento
voluntario para el empresario, aunque recomendable para que éste
pueda conocer con precisión el estado financiero de su empresa sin
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necesidad de arrastrar errores hasta la elaboración de las cuentas
anuales.
Ajuste y correcciones
Es la etapa que le sigue antes de emitir estados financieros deben
efectuarse los ajustes necesarios para cumplir la norma técnica de
asignación, registrar los hechos económicos realizados que no hayan sido
reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y
reconocer el efecto de la pérdida de poder adquisitivo de la moneda
funcional. Estos ajustes y correcciones son necesarios para poder emitir
estados financieros ajustados a la realidad económica y financiera de la
empresa, además de cumplir con los principios de contabilidad. Durante el
ejercicio contable, los errores son casi inevitables, lo que hace necesaria una
revisión al final del periodo para identificar y corregir esos errores. Algunos
hechos económicos, debido a que en el momento de su registro no se
conocen plenamente, se registran de forma incompleta, de modo que se
hace necesario realizar el ajuste respectivo al finalizar el periodo contable
cuando ya se tiene la información completa. Es importante que todos los
ajustes y correcciones a que haya lugar, se hagan antes del cierre contable,
pues esta es la oportunidad para sanear la contabilidad y los estados
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financieros, puesto que una vez realizado el cierre y emitidos los estados
financieros, se hace más difícil el proceso de corrección y ajuste.
De otra parte, las proyecciones y planes de la empresa, por lo general
se realizan al iniciar el año, y es de suma importancia contar con
información financiera ajustada a la realidad, algo que no se logra
sino se hacen los ajustes y correcciones del caso.
Para determinar que ajustes y correcciones deben hacerse, es
necesario realizar una auditoría a la contabilidad y al proceso contable
mismo, lo cual es una gran herramienta para hacer un diagnóstico
profundo de la empresa.
Si no se ajusta la contabilidad al final del año, es imposible detectar
errores en la contabilidad y hasta falencias económicas y financieras
de la empresa, que pueden llevar a la administración de la empresa a
tomar decisiones equivocadas.
La utilidad de la información contable depende directamente de su
fiabilidad, de que esté ajustada a la realidad, y esto sólo se logra
cuando de forma juiciosa y consciente, se realizan los ajustes y se
corrigen los errores contables antes de emitir oficialmente estados
financieros.
Hoja de Trabajo
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Hoja de trabajo, también conocida con el nombre de Estado de
trabajo, no es un documento contable obligatorio o indispensable,
tiene carácter optativo, y además de índole interna, que el contador
formula antes de hacer el cierre anual de las operaciones y que le
sirve de guía para hacer con seguridad los asientos de ajuste, los de
pérdidas y ganancias y el cierre del libro diario, así como los Estados
financieros: Estado de situación y Estado de resultados en el libro de
inventarios y balances.
El Estado de trabajo se desarrolla en una hoja tabular de 12
columnas, en las cuales se hace el resumen del cierre anual de
operaciones.
Preparación de los Estado Financiero
En Base la Hoja de Trabajo y teniendo la certeza de que todo esta
correcto se procede a preparar los dos estados financieros más
importantes de la contabilidad: El Estado de Ganancias y
Pérdidas(conformado por las cuentas Nominales de ingresos y
Egresos)y el Balance General (Conformado por las cuentas reales de
activo, de Pasivo y Capital.)
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Asientos de cierre
Las cuentas nominales son transitorias, es decir , duran el mismo
tiempo que el ejercicio de la empresa, en consecuencia terminado el
periodo contable, debe procederse a cancelar todas las cuentas
nominales y a traspasarse la utilidad o perdida a la cuenta capital a
este proceso se le conoce como asientos de cierre. Sirve para
separar un ejercicio económico de otro.
El momento concreto en el que se procederá al cierre de la
contabilidad, será al final del ejercicio. También se cerrará la
contabilidad en el momento en que cese la actividad de la empresa.
Estos asientos contables tienen como objetivo la cancelación de las
cuentas de resultado contra la cuenta de pérdidas y ganancias
Estas cuentas para su cancelación se debitan o acreditan por el
mismo valor que tienen acumulado. 12
12 Estudio de la contabilidad General , Editorial Felix Varela. la Habana, 2006,p. 57.
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4.2.1. Fases Del ejercicio contable
Tres son las fases que abarca el ciclo contable:
A.- Apertura o inicial: supone la apertura de los libros de contabilidad, tanto
en el caso de una empresa que inicia su actividad por primera vez, como en
el de aquélla que ya ha venido desarrollando una actividad productiva en
ejercicios precedentes.
B.- Desarrollo o gestión: se extiende a lo largo del ejercicio económico anual
y tiene la finalidad de interpretar y registrar contablemente las operaciones
que surgen como consecuencia de la actividad de la empresa.
C.- Conclusión o cierre: consiste en un trabajo de recopilación y síntesis, por
el cual se introducen determinadas modificaciones o ajustes a las cuentas
que permitan elaborar una información contable de síntesis, los estados
financieros, que se ponen a disposición de todos los usuarios.13
4.2.2. Importancia de los sistemas de contabilidad
13 instituto.central.mx/index.php/secretaria-ejecutiva
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Su importancia se deriva de la necesidad de llevar un adecuado control de
las operaciones y transacciones financieras. Así como la de obtener y
analizar información y emprender alguna acción basada en su
interpretación.
La información contable debe servir fundamentalmente para:
Predecir flujos de efectivo.
Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de
los negocios.
Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
Evaluar la gestión de los administradores de la empresa.
Ejercer control sobre las operaciones de la empresa.
Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.
Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.
Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad
económica representa para la comunidad.
LOS REGISTROS CONTABLES
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Son las anotaciones de comprobantes, facturas, recibos, vouchers que se
hacen en los libros contables y que se registran de manera definitiva. Son
libros donde se asientan y resumen las operaciones de la empresa con el fin
de cumplir con las obligaciones que impone la ley en el código de comercio
(decreto No.2-70) en su artículo No.368 y proporcionar informes financieros
a los usuarios para conocer la situación y resultados de la empresa.
Los libros y registros contables básicamente contienen la historia detallada
de la empresa y su finalidad es:
Facilitar el control interno de la empresa.
Garantizar el correcto registro de las transacciones.
Permitir la supervisión a terceros (auditoria externa, administración
tributaria, bancos, proveedores y otros).
Crear bases de datos estadísticos para realizar pronósticos y
Facilitar las evaluaciones de activos y pasivos.
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El departamento de contabilidad es el centro de la empresa donde se
clasifican, se registran e interpretan toda la información financiera, que
mediante el mecanismo de control interno serán recibidas.
Los informes financieros describen el desempeño histórico de una empresa
y proporcionan una base, junto con el análisis comercial y económico, para
realizar proyecciones y pronósticos a futuro. Por lo tanto, deben cumplir los
siguientes puntos:
Utilizar un lenguaje común para toda la comunidad,
Demostrar la lógica de las interrelaciones que existen entre los estados
financieros,
Introducir algunos de los principios fundamentales de finanzas y
Establecer la importancia de los flujos futuros de efectivo como la base para
medir el valor presente y el valor futuro de una organización
4.2.3. SISTEMA DE CONTABILIDAD GENERAL
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Está definido como un sistema de información consistente en un conjunto de
cuentas, libros, formas, asientos y reportes financieros y operativos,
lógicamente organizados e interrelacionados entre sí, los cuales mediante
acción coordinada conllevan a la obtención de información contable. Este
sistema se nutre de los sistemas ya que estos generarán los soportes
necesarios para el registro y procesamiento contable de la información.
Controla las operaciones y suministra información financiera de una
empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las
informaciones administrativas y financieras.
Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que
su estructura configurativa cumpla con los objetivos trazados. Esta red de
procedimientos debe estar tan íntimamente ligados, que integre de tal
manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar
cualquier actividad importante de la misma.
Para administrar y evaluar un negocio es importante tener una comprensión
básica de los sistemas de contabilidad. El sistema de contabilidad es el
vínculo que mantiene juntas las diversas partes de una organización. Ayuda
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a los gerentes a cumplir exitosamente con sus responsabilidades. Los
propietarios de negocios que no están familiarizados con los sistemas de
contabilidad son víctimas de esta práctica con una alarmante frecuencia.
El Sistema contable puede ser:
Sistema contable financiero: Un sistema de información contable, con
frecuencia llamado simplemente un sistema de información, es la
combinación del personal, los registros y los procedimientos que usa un
negocio para cumplir con sus necesidades rutinarias de información
financiera. Debido a que cada negocio tiene necesidades de información
diferentes cada uno usa un sistema de información contable distinto.
Sistema contable de Costos: Es un sistema de información que clasifica,
acumula, controla y asigna los costos para determinar los costos de
actividades, procesos y productos y con ello facilitar la toma de decisiones,
la planeación y el control administrativo. Los informes de costos son muy
útiles también para la planeación y selección de alternativas ante una
situación dada.
Sistema contable Administrativo: Es básicamente una estructura de
relaciones formales. Implica la definición del flujo de información, el diseño
del soporte de los datos y la descripción de las tareas administrativas en
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cada sector en forma de rutina y procedimiento. Dada la interrelación entre
las operaciones de la organización, se requiere normalizar el tratamiento de
la información de manera que el mismo presente un proceso de integración
análogo al requerido para tomar decisiones en las organizaciones.
Sistema contable Tributario: Sistema de información orientado a dar
cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones.
Los Sistemas Administrativos y Contables representan la concreción en
términos operativos de las actividades necesarias para que los datos
ingresados a la organización y los que ella misma genera, se conviertan en
información relevante para la toma de decisiones.
Los Sistemas Administrativos y Contables implican además, la expresión
operativa de los criterios emanados de la Teoría de la Administración. Así los
procesos de departamentalización, programación, y otros, se conviertan en
Manuales de Organización y Procedimientos, en los cuales se definen las
misiones y funciones concretas de los sectores organizativos.
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4.2.4. Características Generales De Un Sistema De Información
Contable
Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad,
flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.
Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control
sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los
métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las
operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros
contables.
Compatibilidad: un sistema de información contable cumple con la pauta de
compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y
las características especiales de un negocio en particular.
Flexibilidad: Es la adaptación de programas a los requerimientos de la
empresa con posibilidades de cambio en los formatos de los estados
financieros.
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Relación de costo / beneficio: El costo-beneficio es una lógica o
razonamiento basado en el principio de obtener los mayores y mejores
resultados, tanto por eficiencia técnica como por motivación, es un
planteamiento formal para tomar decisiones que cotidianamente se nos
presentan.
4.2.5. La codificación del Plan de Cuentas
Para la codificación (asignación de un número referéncialo letra referencia),
se hace necesario la asignación para una cuenta contable de ésta
codificación, con la finalidad de:
Facilitar la localización de las cuentas, registros y aportes, así como la
información de manera rápida y segura. Ejemplo: la gerencia desea saber un
informe sobre los ingresos del restaurante por rublos del mes de enero 2011,
o informe sobre los gastos que involucra a la plantilla de trabajadores que se
tiene.
· Simplificar su denominación: ejemplo: 6101-01 sueldos y salarios, 6101-02
Bono nocturno, gasto, 6101-03 horas extras, otros.
· Permite una mejor visión de un conjunto de cuentas y dar orden racional a
la contabilidad, ejemplo:
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1. ACTIVO
1.1 ACTIVO CIRCULANTE
1.1.01 EFECTIVO EN CAJA
1.1.01-001 Caja oficina principal
1.1.01-002 Caja oficina de ventas
1.1.02 BANCOS
1.1.02-001 Banco Mercantil, cuenta corriente
1.1.02-002 Banco Banesco, cuenta corriente
1.2 ACTIVOS NO CORRIENTES
1.2.01 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
1.2.01-001 Local Principal
1.2.01-002 Maquinaria y equipo
Actualmente es imprescindible en los sistemas de contabilidad
computarizada, puesto que para cargar y/o abonar a las cuentas, solo puede
utilizarse códigos.14
14 contadoresdelsigloxxi.blogspot.com/
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4.3. Procesos financieros
Es la fase posterior a la implantación de los planes financieros; el control
trata el proceso de retroalimentación y ajuste que se requiere, para
garantizar la adherencia a los planes y la oportuna modificación de los
mismos, debido a cambios imprevistos.
También se puede decir que la planificación financiera es un procedimiento
en tres fases para decidir qué acciones se deben realizar en lo futuro para
lograr los objetivos trazados: planear lo que se quiere hacer, llevar a cabo lo
planeado y verificar la eficiencia de cómo se hizo. La planificación financiera
a través de un presupuesto dará a la empresa una coordinación general de
funcionamiento.
La planificación financiera es un aspecto que reviste gran importancia para el
funcionamiento y, por ende, la supervivencia de la empresa.
Son tres los elementos clave en el proceso de planificación financiera:
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1. La planificación del efectivo consiste en la elaboración de presupuestos de
caja. Sin un nivel adecuado de efectivo y pese al nivel que presenten las
utilidades la empresa está expuesta al fracaso.
2. La planificación de utilidades, se obtiene por medio de los estados
financieros proforma, los cuales muestran niveles anticipados de ingresos,
activos, pasivos y capital social.
3. Los presupuestos de caja y los estados proforma son útiles no sólo para la
planificación financiera interna; forman parte de la información que exigen
los prestamistas tanto presentes como futuros
4.3.1. Objetivos de la planificación financiera
Los objetivos fundamentales de la planificación financiera son:
Trascender más allá de lo operativo y acercarse más a lo estratégico.
Ayudar a identificar los objetivos de la empresa.
Establecer las acciones necesarias para que la empresa logre sus objetivos
financieros.
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Cuantificar las diferentes alternativas estratégicas, a fin de evaluar los
impactos que generan en la situación financiera de la empresa.
Promover el análisis de las diferencias entre los objetivos y la condición
financiera actual de la empresa.
Dinámica del modelo financiero
El modelo financiero se modifica de acuerdo con las decisiones que toma la
dirección, las modificaciones que se derivan de la operación normal de la
empresa y el efecto de factores externos.
Los principales motivos de cambio y su repercusión sobre el modelo son:
Aumentos de ventas.
Clientes.
Inventarios.
Proveedores y Acreedores.
Créditos a largo plazo, líneas de crédito revolventes.
Aumento de capital, pérdidas cambiarias, presiones inflacionarias.
4.3.2. El proceso de planificación financiera
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El proceso de planificación financiera expone técnicas y herramientas para
lograr una efectiva y oportuna toma de decisiones, a fin de visualizar como
se administra un negocio y su impacto de esta actividad en la empresa, con
el propósito de lograr sus objetivos y metas desde el punto de vista integral.
De acuerdo con Weston y Brigham 1992 (Fundamentos de Administración
Financiera), el proceso de planificación financiera "implica la elaboración de
proyecciones de ventas, ingresos y activos tomando como base estrategias
alternativas de producción y mercadotecnia, así como la determinación de
los recursos que se necesitan para lograr esas proyecciones"
Brealey / Myers, 1992 (Principios de Finanzas Corporativas) sobre la
planificación financiera, expone que es un "proceso de análisis de las
influencias mutuas entre las alternativas de inversión y de financiamiento;
proyección de las consecuencias futuras de las decisiones presentes,
decisión de las alternativas a adoptar y por ultimo comparación del
comportamiento posterior con los objetivos establecidos en el plan
financiero".
En conclusión el proceso de planificación financiera es una técnica que
reúne un conjunto de métodos, instrumentos y objetivos, con el fin de
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establecer en una empresa pronósticos y metas económicas y financieras
por alcanzar, tomando en cuenta los medios que se tienen y los que se
requieren para lograrlo.15
4.3.3. Partes del proceso de la planificación financiera
Fines - Establecer en la empresa pronósticos y metas económicas y
financieras por alcanzar. Especificar metas objetivas.
Medios - Elegir políticas, programas, procedimientos y práctica con los que
habrán de alcanzarse los objetivos. Para llevar a cabo lo planeado se
requiere organización, ejecución y dirección.
Recursos - Determinar tipos y cantidades de los recursos que se necesitan,
definir cómo se habrán de adquirir o generar y cómo se habrán de asignar a
las actividades.
Realización - Elaboración de los presupuestos de operación, de inversiones
permanentes y financiero. Delinear los procedimientos para toma de
15 CÓRDOBA PADILLA, Marcial. Gerencia Financiera Empresarial, 2007, Primera Edición, ECOE Ediciones, Bogotá, Colombia.
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decisiones, así como la forma de organizarlos para que el plan pueda
realizarse.
Control - Para llevar un buen control se requiere evaluar los resultados
comparándolos con patrones o modelos establecidos previamente. Delinear
un procedimiento para prever o detectar los errores o las fallas, así como
para prevenirlos o corregirlos sobre una base de continuidad.
Soporte Y Registro Contable De Documentación Financiera
Contabilidad financiera.- Es el sistema de información que expresa en
términos cuantitativos y monetarios, las transacciones realizadas y ciertos
acontecimientos económicos susceptibles de registrarse, y que en su
conjunto permite conocer la situación financiera particularmente de las
empresas.
Contabilidad Administrativa-. Es el sistema orientado a informar
internamente sobre funciones de planeación y control y que será utilizado
por administradores y propietarios para evaluar el cumplimiento de metas y
objetivos preestablecidos.
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Normas de Información Financiera (antes Principios de
Contabilidad)
Las normas de información financiera (NIF) regulan la información financiera
presentada en los estados financieros y sus notas. Es importante mencionar
que la utilización de las NIF incrementa la calidad de la información
financiera, asegurando así su mayor aceptación, no sólo a nivel nacional,
sino también internacional.
Por lo anterior las normas de información financiera que a continuación
veremos son aquellas que nos permiten conocer el marco general bajo el
cual debe operar el sistema de información contable.
Información Financiera
Al hablar de información financiera nos tenemos que referir a la información
externa que se encuentra dirigida a los usuarios del negocio que no están
involucrados en la administración y pretende cubrir la demanda de
información para la toma de decisiones de los distintos usuarios de la
información, como pueden ser accionistas, bancos, acreedores,
trabajadores, entre otros
4.3.4. La secretaria y su nuevo rol contable financiero
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- Vigilar la elaboración y expedición de las convocatorias.
- Verificar el contenido de las órdenes del día y los listados de los asuntos
que se tratarán incluyendo los soportes documentales necesarios.
- Remitir a cada integrante del comité la carpeta correspondiente en tiempo y
forma.
- Deberá vigilar que los acuerdos del comité se asienten correctamente.
- Levantar el acta de cada una de las sesiones.
- Vigilar que el archivo de documentos este completo y actualizado, y
conservarlo en custodia.
- Circular para su firma los acuerdos emitidos por los miembros del Comité
durante las sesiones.
Ejemplo: La Nueva Secretaria
Hace algunos años, cuando me hice cargo de una nueva posición gerencial,
lo primero que hice fue cambiarle a doña Amalia el título de Secretaria, que
mantuvo por muchos años, al de "Asistente Administrativa". Doña Amalia ya
tenía una exitosa carrera en la organización. De verdad era ella quien hacía
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la mayoría de las funciones administrativas de la empresa y el título no
correspondía al trabajo que estaba realizando. Era mucho más que una
"secretaria". Ella tenía una bien cimentada experiencia, siendo el nexo entre
nuestra oficina principal en el Estado, Proveedores y Clientes locales. Como
yo nunca me acostumbré a dictar cartas, casi siempre hice mis propias
llamadas telefónicas y el café lo servía la encargada del aseo, o lo hacía yo
mismo, siempre entendí que todos los que estaban a mí alrededor eran
"asistentes".
En la actualidad no hay duda que el trabajo secretarial ha tenido un vuelco
enorme. Con las redes locales de computadoras y las redes de área amplia
al alcance de cualquier oficina u hogar, todo ejecutivo tiene que redactar y
escribir sus propios memorandos, cartas, presentaciones y envía sus
ofertas. El no hacerlo es una pérdida de tiempo, a la vez que provocan
ruidos en la comunicación, que pueden costar mucho dinero. La
correspondencia escrita en papel ha dado paso completamente a la
transferencia de información en forma digital. Los pagos y transferencias de
dinero se hacen en forma digital, aunque en nuestros países no se hayan
popularizado los Sistema de Intercambio Electrónico de Datos entre
empresas, bancos, proveedores y clientes, los cuales se encargan de
manejar gran parte de la las transacciones de las empresas.
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La asistente o asistente administrativo que requiere el ejecutivo moderno
necesita una completa redefinición de funciones. Esto conlleva muchos
cambios, desde seleccionar personal con una capacitación m completa, a
pagarles salarios más altos. Estos cambios en las funciones de las
"secretarias" se han ido dando poco a poco, como todos en la naturaleza. No
hay duda que ha sido un largo camino el que han tenido que recorrer las
mujeres, para ser consideradas como parte del equipo, permitirles que
participen en las reuniones y que sus opiniones y recomendaciones sean
escuchadas. Desgraciadamente esto no está ocurriendo a la velocidad que
se requiere en los países de Latinoamérica, al igual que se producen
lentamente en Afganistán y otros lugares donde las doctrinas Talibán siguen
vigentes. Las transformaciones de tareas, especialmente en grandes
empresas, también han traído como consecuencia que la "asistente
administrativa" tenga que atender más de un solo ejecutivo.
Para muchos ejecutivos esto tampoco ha sido fácil, porque muchos de ellos
estaban acostumbrados a tener cada uno su propia secretaria. Entre
paréntesis, me ha tocado de cerca ver como muchos ejecutivos usaban sus
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"secretarias" para que atendieran labores que corresponderían a las amas
de llave en sus hogares, tales como ordenar compras del supermercado,
hacer citas al dentista y ir a dejar los chicos del jefe al colegio. Una empresa
que pretenda tener utilidades, no puede permitirse tener ese tipo de "jefes"
en el competitivo mundo actual. La "asistente administrativa" requerida por la
empresa actual no solo debe tener una preparación completa, que incluya
otros idiomas, administración, contabilidad, mercadeo y ventas. Es necesario
que tenga habilidades interpersonales, liderazgo, capacidad de trabajo en
equipo y flexibilidad para adaptarse a las cambiantes circunstancias que
confronta a diario la empresa de nuestros días.
En muchas empresas son las "asistentes administrativas" las que hacen que
la empresa camine. Esto por cada día existe más egresados de las
Universidades que están convencidos de lo que les dijo su padre "Estudie,
hijo mío, para que no tenga que trabajar como yo". El éxito en cualquier
empresa depende del equipo de trabajo. La Asistente Administrativa es una
pieza fundamental en cualquier actividad sea lucrativa o no lucrativa.16
4.3.5. La secretaria ejecutiva del presente en el área contable
16 www.emagister.com/curso-secretaria-ejecutiva/secretaria-que-debe-hacer
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De acuerdo a todo lo anteriormente expuesto, ello ha conllevado a que la
gerencia cuente en el presente con una secretaria ejecutiva eficiente, capaz
de adentrarse en sus programas, planes, facilitarles todas aquellas acciones
que le favorezcan en sus interrelaciones de trabajo, que le proporcione los
espacios, las herramientas que le favorezca en la su gestión.
La secretaria ejecutiva del presente requiere ser una profesional con visión,
dinámica, preparada para ejercer su cargo con el apoyo de todos los
conocimientos necesarios que le facilite su ejercicio, manejar
adecuadamente los términos, alcance de los tópicos gerenciales modernos,
negociación interrelaciones humanas, conocimiento de si mismo, optimista,
agradable, con personalidad, presentable, buena conducta, valores , ética,
comportamiento que genere un clima organizacional positivo en su ejercicio,
dominio de idiomas, especialmente ingles, los aspectos básicos de las
herramientas tecnológicas de informática.
Ser una secretaria con los conocimientos y aplicación de las herramientas
básicas de crecimiento personal que garantice el manejo de conflictos, de
paso a un clima organizacional en donde su rol sea muy positivo para el
desempeño de las funciones de la gerencia.
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Se necesita de una secretaria en donde la gerencia deposite su confianza, le
colabore en la minimización de problemas con la ayuda de sus comentarios,
participación en todo aquello que beneficie el desempeño del gerente.
Una secretaria tolerante a la incertidumbre con que se mueven los negocios.
Con capacidad de crear, innovar e implementar Con visión global del
negocio de la empresa, asertiva y con autoestima alta. Que sepa planificar
su tiempo y el de su jefe, preparar y tratar la información adecuadamente,
concertar, acoger y atender a las visitas, preparar presentaciones de
productos o servicios, Organizar los viajes de negocios, entre otras
funciones.17
4.3.6. Ejemplo: La Nueva Secretaria en el área administrativa
Hace algunos años, cuando me hice cargo de una nueva posición gerencial,
lo primero que hice fue cambiarle a doña Amalia el título de Secretaria, que
mantuvo por muchos años, al de "Asistente Administrativa". Doña Amalia ya
tenía una exitosa carrera en la organización. De verdad era ella quien hacía
la mayoría de las funciones administrativas de la empresa y el título no
correspondía al trabajo que estaba realizando. Era mucho más que una
17 www.articuloz.com/administracion-articulos/la-secretaria-ejecutiva-en-el-tiempo-presente-650584.html
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"secretaria". Ella tenía una bien cimentada experiencia, siendo el nexo entre
nuestra oficina principal en el Estado, Proveedores y Clientes locales. Como
yo nunca me acostumbré a dictar cartas, casi siempre hice mis propias
llamadas telefónicas y el café lo servía la encargada del aseo, o lo hacía yo
mismo, siempre entendí que todos los que estaban a mí alrededor eran
"asistentes".
En la actualidad no hay duda que el trabajo secretarial ha tenido un vuelco
enorme. Con las redes locales de computadoras y las redes de área amplia
al alcance de cualquier oficina u hogar, todo ejecutivo tiene que redactar y
escribir sus propios memorandos, cartas, presentaciones y envía sus
ofertas. El no hacerlo es una pérdida de tiempo, a la vez que provocan
ruidos en la comunicación, que pueden costar mucho dinero.
La correspondencia escrita en papel ha dado paso completamente a la
transferencia de información en forma digital. Los pagos y transferencias de
dinero se hacen en forma digital, aunque en nuestros países no se hayan
popularizado los Sistema de Intercambio Electrónico de Datos entre
empresas, bancos, proveedores y clientes, los cuales se encargan de
manejar gran parte de la las transacciones de las empresas.
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La asistente o asistente administrativo que requiere el ejecutivo moderno
necesita una completa redefinición de funciones. Esto conlleva muchos
cambios, desde seleccionar personal con una capacitación m completa, a
pagarles salarios más altos. Estos cambios en las funciones de las
"secretarias" se han ido dando poco a poco, como todos en la naturaleza. No
hay duda que ha sido un largo camino el que han tenido que recorrer las
mujeres, para ser consideradas como parte del equipo, permitirles que
participen en las reuniones y que sus opiniones y recomendaciones sean
escuchadas. Desgraciadamente esto no está ocurriendo a la velocidad que
se requiere en los países de Latinoamérica, al igual que se producen
lentamente en Afganistán y otros lugares donde las doctrinas Talibán siguen
vigentes. Las transformaciones de tareas, especialmente en grandes
empresas, también han traído como consecuencia que la "asistente
administrativa" tenga que atender más de un solo ejecutivo.
Para muchos ejecutivos esto tampoco ha sido fácil, porque muchos de ellos
estaban acostumbrados a tener cada uno su propia secretaria. Entre
paréntesis, me ha tocado de cerca ver como muchos ejecutivos usaban sus
"secretarias" para que atendieran labores que corresponderían a las amas
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de llave en sus hogares, tales como ordenar compras del supermercado,
hacer citas al dentista y ir a dejar los chicos del jefe al colegio. Una empresa
que pretenda tener utilidades, no puede permitirse tener ese tipo de "jefes"
en el competitivo mundo actual. La "asistente administrativa" requerida por la
empresa actual no solo debe tener una preparación completa, que incluya
otros idiomas, administración, contabilidad, mercadeo y ventas. Es necesario
que tenga habilidades interpersonales, liderazgo, capacidad de trabajo en
equipo y flexibilidad para adaptarse a las cambiantes circunstancias que
confronta a diario la empresa de nuestros días.
En muchas empresas son las "asistentes administrativas" las que hacen que
la empresa camine. Esto por cada día existe más egresados de las
Universidades que están convencidos de lo que les dijo su padre "Estudie,
hijo mío, para que no tenga que trabajar como yo". El éxito en cualquier
empresa depende del equipo de trabajo. La Asistente Administrativa es una
pieza fundamental en cualquier actividad sea lucrativa o no lucrativa.18
4.3.7. Funciones de la secretaria en el rol contable
Elaborar la programación de pagos a proveedores
18 www.emagister.com/curso-secretaria-ejecutiva/secretaria-que-debe-hacer
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Elaborar la programación de pagos de nominas, compensaciones y
eventos de la propia facultad.
Recopilar, verificar y archivar los reportes de ingresos diarios de las
cajas.
Elaborar pólizas de ingresos, capturarlas y archivarlas.
Emitir un informe mensual del efectivo cobrado.
Girar Cheques y preparar las Fichas de Depósitos.
Pagar a proveedores y otros.
Realizar las conciliaciones Bancarias.
Controlar el fondo de las diferentes cajas chicas.
Realizar los Depósitos.
Llevar el control de Saldo del banco, para saber con exactitud cuanto
disponer en el momento.
Centralizar la información en el Depto. de contabilidad, verificar
registros, realizar correcciones, actualizar la información y cerrar el
mes de trabajo.
Orientar a las personas que acuden al Depto. de contabilidad con
buen trato y calidez
Mantener la información contable actualizada.
Realizar otras funciones que se le asignen.
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Manejo de las empresas basándose principalmente en
indicadores financieros
Es importante concientizar a los altos directivos, y en general a todos los
usuarios, sobre la distorsión de la información de costos provocada por los
volúmenes manejados en cada línea de producto y por el número mismo de
ellos, a unida al aumento en significancia y proporción de los gastos
indirectos como elementos del costo.
En nuestra opinión, creemos más útil y benéfico utilizar los indicadores re-
levantes que nos muestran los factores críticos para el éxito de cada área
del negocio, con los cuales se cuenta actualmente, y sólo adecuar la
información operacional a fin de coadyuvar con los altos niveles
administrativos al logro de una mejor actuación de la empresa.
Ahora bien, una propuesta es desarticular los costos de la contabilidad
financiera para adecuarlos a los distintos tipos de toma de decisiones.
Muchas empresas tienen ligada su contabilidad de costos a la contabilidad
financiera y las disposiciones fiscales. Y justamente ésa es la razón de no
contar con información razonable, ya que ésta es adecuada a los distintos
propósitos, fundamentalmente a los fiscales, provocando la distorsión en la
información de costos para la toma de decisiones.
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Sin ir más lejos, a partir de 1989, para propósitos fiscales, desaparece el
concepto de costo de ventas, de esta manera en las empresas ahora priva
más la relevancia que la verificabilidad a detalle de la valuación de
inventarios.
Es importante hacer ciertos puentes entre la contabilidad financiera y la
contabilidad administrativa.
El fundamento de la aseveración lo encontramos en uno de los objetivos de
la contabilidad financiera: la salvaguarda de los intereses de los 34 usuarios
externos, aspecto que no podemos supeditar a la contabilidad administrativa
eminentemente orientada a los usuarios internos; sin embargo, podemos ir
estableciendo partidas comunes de conciliación.
Concretamente, debemos partir del concepto de utilidad visto como un
cambio patrimonial y desprender de él un estado de resultados que muestre
las actividades que agregan valor, las que no lo agregan, las realizadas de
esa entidad con otras entidades, las realizadas por transformaciones
internas y aquellas realizadas por eventos y circunstancias del entorno; lo
anterior, con el propósito de presentar a los usuarios externos la actuación
de la empresa.
El Ejercicio Contable Económico. Etapas
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El ejercicio económico es cada uno de los períodos contables en el que se
divide la vida de la empresa. Generalmente la contabilidad financiera, ese
período es anual y en el caso de España suele ir de 1 de enero a 31 de
diciembre, lo cual no impide que se tomen períodos de tiempo más
pequeños si la empresa así lo necesita u otras fechas diferentes si la
empresa así lo requiere.
Las etapas son:
Al inicio del ejercicio:
Libro de Inventarios y Cuentas Anuales—Balancee Inicial e Inventario
Inicial
Libro Diario—Asiento de Apertura
Libro Mayor—Apertura de Cuentas
Durante el ejercicio:
Libro de Inventarios y Cuentas Anuales—Pasar el Balance de Sumas y
Saldos, al menos, una vez cada trimestre.
Libro Diario—Asientos de Gestión
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Libro Mayor—Pasar los asientos de gestión del Diario
Al cierre del ejercicio:
Libro de Inventarios y Cuentas Anuales—Inventario Extracontable y
Cuentas Anuales
Libro Diario—Asientos de Periodificación, Regulación y Cierre
Libro Mayor—Pasar los asientos de periodificación, regulación y cierre.
Se cierran automáticamente los mayores
LA CONTABILIDAD AL INICIO DEL EJERCICIO
LOS INVENTARIOS
Estado contable estático, es el que representa cuantitativa y
cualitativamente los elementos del patrimonio. Es decir, es un recuento
detallado y sistematizado de los elementos que componen el patrimonio.
Un inventario contable es aquel que está expresado en unidades
monetarias y se elabora a partir de los datos que suministra la contabilidad.
Un inventario extracontable es el que se elabora con independencia de los
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datos contables, después de haber realizado una inspección física del
patrimonio, hay dos tipos:
De almacén—como mínimo hay que hacer 1 al año
De caja—se realiza diariamente
Otros inventarios son:
De Gestión—cualquiera de los que se hacen durante el ejercicio
De Liquidación—cuando la empresa se va a liquidar y va a
desaparecer
De Intervención o Judicial—como consecuencia de un mandato
judicial
Formato del inventario:
ENCABEZAMIENTO: son datos de identificación y tiene que figurar
obligatoriamente el Nº de inventario y el nombre del titular de la
entidad
CUERPO O PARTE CENTRAL: se expone la relación de los
elementos generalmente en este orden:
Elementos de Activo—ordenados de más a menos disponibilidad
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Elementos de Pasivo—ordenados de más a menos exigibilidad
CERTIFICACIÓN Y FIRMA: una forma de certificación puede ser:
D/Dña. Certifica que el presente inventario asciende a......pts. para
que así conste
Fecha
Firma
V. MATERIALES Y MÉTODOS
5.1. MATERIALES
Los materiales e insumos utilizados en este trabajo de investigación
fueron:
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Cuaderno de notas,
Lápiz
Carpetas
Transportes
Plumas, papel bond
Marcadores
textos, fotocopias
computadora
tinta de impresión
cd rum
perforadora, otros.
5.2. MÉTODOS
Se utilizaron para la recolección de la información los siguientes
métodos: el método bibliográfico-documental y el método científico.
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El método bibliográfico-documental, se utilizó para seleccionar la
información realizada a través de folletos, revistas, libros y textos muy
significativos del tema.
El método Científico, sirvió para recolectar la información en base a la
parte teórica del contenido.
Recursos Humanos
- Investigadora
- Tutor
PRESUPUESTO
CONCEPTO
NUMERO
DE
UNIDADES
COSTO
UNITARIO
US $
COSTO
TOTAL
US $
Copias de Libros 40 0.03 1.20
Pen driver 1 35.0 35.0
Cd 3 1,50 4.50
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Hojas de Impresión 3 12,00 36.00
Alquiler de
Computador
25.00
Originales de
Monografía
102 0.25 25.50
Corrección de
Monografía
102 0.25 25.50
Copias de
Monografías
102 0.03 3.06
Empastado de
Monografía
1 10.00 10.00
Otros Imprevistos 70.00
TOTAL $ 235.76
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VI. RESULTADOS
Una vez realizada la investigación de llegó a los siguientes resultados: Las
empresas modernas han originado grandes cambios en pro de su
participación eficaz en los actuales escenarios económicos, que se
caracterizan por ser dinámicos, cambiantes, retadores, competitivos, en
donde solamente pueden actuar aquellas empresas que se han preparado
de acuerdo a las exigencia del presente en el ámbito contable y financiero.
La cultura organizacional de la Secretaria tiene que diseñarse a partir de lo
que somos como personas y de nuestras particulares actitudes y valores
hacia el trabajo productivo, eliminando aquellos factores distractores que
pudieran entorpecer las posibilidades de transformación. El surgimiento de
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dicha cultura debe propiciar mejor conocimiento y mayor comprensión de las
características de los participantes en la correspondiente praxis laboral.
Cabe destacar que la cultura y principios institucionales no están bien
impartidos entre los que laboran, debido a que se evidenció diferencias entre
los mismos, a raíz de los nuevos lineamientos administrativos ya que estos
trajeron como consecuencia la reestructuración de los cargos y nuevos
esquemas de trabajo a los que no se estaba acostumbrado.
VII. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
7.1. CONCLUSIONES
De acuerdo a esto y para dar respuesta se pudo notar que la cultura de la
Secretaria es débil ya que las normas establecidas por la organización no
están bien inculcadas, sabiendo que se debe educar a los miembros que allí
laboran para la internalización de la cultura organizacional y sobre todo en la
parte contable y financiera.
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Cabe destacar que no cumplen ni se rigen normas de cultura siendo está
una de las características principales para poder tener una cultura bien
arraigada, y la labor se hace más pesada por no haber participación de
todas las personas involucradas para la toma de decisiones, es decir, no
existe énfasis en el grupo, para existir se debe orientar al personal con fines
de logros colectivos facultando al individuo para que tenga mayor poder de
acción y decisión en la institución.
7.2. RECOMEDACIONES
Una vez realizada la investigación y presentadas las respectivas
conclusiones se recomienda:
Fomentar programas de sensibilización a la colectiva organización,
con la finalidad de educar a la Secretaria para que internalicen
la cultura organizacional, como ventaja competitiva en
la gestión gerencial.
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Promover el autodesarrollo para que la secretaria y todo el personal
esté en capacidad de construir nuevos esquemas, a fin de; lograr la
identificación y el compromiso y la consistencia gerencial entre lo que
se dice y lo que se practica en las organizaciones, estimular la
orientación al logro de todos sus miembros, a través de a creación
de conciencia y el diseño e implantación de programas que estimulen
nuevas ideas para llevar a cabo el incremento de la efectividad
contable y financiera que estén dispuesta al cambio.
Fortalecer el poder personal con fines de logros colectivo. De esta
manera se faculta al individuo para que tenga mayor poder de acción
decisión.
.Analizar adecuadamente la información para la toma de decisión
coadyuvar en la conformación de una cultura organizacional que
concientice la necesidad del personal y haga participar a todos los
trabajadores involucrados directa e indirectamente en el proceso
correspondiente.
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VIII BIBLIOGRAFÍA
Artículo: Arbesú Verduzco, Luis Ignacio y González Santos Reina J.,
"Cutura y trabajo en el contexto de la globalización", Revista
Mexicana del Trabajo, no. 2, 2001.
Cedeño Gardenia, Garay Julia, Garcia Glenda, Modulo de Asistencia
Ejecutiva II.
CÓRDOBA PADILLA, Marcial. Gerencia Financiera Empresarial,
2007, Primera Edición, ECOE Ediciones, Bogotá, Colombia.
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Estrategia Internacional de México en el mundo del trabajo, Secretaria
del Trabajo y Previsión Social, México, dic. 2002.
Felcman, I., Blutman G. y Méndez S. (2002). Cultura organizacional
en la administración pública. Ediciones cooperativas.
Flor G. Secretaria Ejecutiva Moderna. Artículos de Publicación 2010
instituto.central.mx/index.php/secretaria-ejecutiva
Sevilla Quiroz, María Antonieta, 1001 Sugerencias para la Secretaria
Eficaz
www.articuloz.com/administracion-articulos/la-secretaria-ejecutiva-en-
la-empresa-moderna-408925.html
www.articuloz.com/administracion-articulos/la-secretaria-ejecutiva-en-
el-tiempo-presente-650584.html
www.emagister.com/curso-secretaria-ejecutiva/secretaria-que-debe-
hacer
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www.monografias.com/trabajos82/sistemascontables/
sistemascontables.
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Los registros contables y estados financieros son dos componentes
básicos dentro de la contabilidad de una empresa como parte
fundamental y rol de la secretaria.
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La contabilidad moderna consta de un ciclo de siete etapas. Los tres
primeros se refieren a la sistematización de libros, es decir, a la compilación
y registro sistemáticos de las transacciones financieras. Los documentos
financieros constituyen la base de la contabilidad; entre estos documentos
cabe destacar los cheques de banco, las facturas extendidas y las facturas
pagadas. La información contenida en estos documentos se traslada a los
libros contables, el diario y el mayor. En el libro diario se reflejan todas las
transacciones realizadas por la empresa, mientras que en el mayor se
reflejan las transacciones que afectan a las distintas partidas contables, por
ejemplo, caja, bancos, clientes, proveedores, entre otras.
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Primer paso. El registro de cada transacción en el libro diario constituye el
punto de partida del sistema contable de doble entrada. Con este sistema se
analiza la estructura financiera de una organización tomando en cuenta el
doble efecto que toda transacción tiene sobre dicha estructura (una compra
de bienes constituye, por un lado, un aumento del activo, pero también
refleja una disminución del mismo al reducirse la cantidad de dinero
disponible). Por ello, toda transacción tiene una doble dimensión; la primera,
el deber (que aparece a la izquierda) y, la segunda, el haber (que aparece a
la derecha). Esta doble dimensión afecta de distinta forma a la estructura
financiera. En función de su naturaleza, una partida contable puede disminuir
con el deber e incrementarse con el haber, y otra puede aumentar con el
debe y disminuir con el haber. Por ejemplo, la compra de bienes al contado
aumenta la cuenta de bienes (débito) y disminuye la cuenta de caja (crédito).
Sin embargo, si el bien se compra a crédito se creará una cuenta de pasivo,
y en el libro diario aparecerá una nueva partida, incrementándose la cuenta
de bienes (débito) y aumentándose la partida que refleja el pasivo (crédito).
El reconocimiento de la obligación de pagar a los empleados aumentará la
partida contable de salarios (débito) y aumentará el pasivo (crédito). Cuando
se paguen los salarios se producirá una disminución en la cuenta de caja
(crédito) y disminuirá el pasivo (débito).
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Segundo paso. En la siguiente etapa del ciclo contable las cantidades
reflejadas en el libro diario se copian en el libro mayor, en el que aparece la
cuenta concreta de cada partida contable. En cada cuenta aparecen los
débitos a la izquierda y los créditos a la derecha, de tal forma que el saldo,
es decir el crédito o el débito neto de cada cuenta, puede calcularse con
facilidad.
Cada cuenta libro del mayor puede a su vez desglosarse, es decir, en cada
cuenta se pueden diferenciar distintos aspectos. Por ejemplo, en la cuenta
de clientes se pueden desglosar, uno a uno, los clientes de la empresa, para
saber cuánto ha comprado cada uno de ellos. Por analogía, la cuenta de
salarios se puede desglosar en función de cada trabajador.
Tercer paso. Una vez reflejadas todas las transacciones en el libro mayor se
procede a obtener el saldo -deudor o acreedor- de cada cuenta. La suma de
todos los saldos acreedores debe ser igual a la suma de todos los saldos
deudores, pero con signo contrario, ya que cada transacción que genera un
crédito provoca, al mismo tiempo, un débito de la misma cuantía. Este paso,
al igual que los siguientes, se produce al concluir el año fiscal. En cuanto se
han completado los distintos libros, finaliza la parte de la sistematización de
libros del ciclo contable.
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Cuarto paso. Finalizadas las etapas correspondientes a la teneduría de
libros, el contable o contador público procede a ajustar una serie de cuentas
con el propósito de destacar hechos económicos que; aunque no se han
producido de forma convencional, sí representan transacciones finiquitadas.
A continuación destacamos algunos de los casos más comunes: ingresos
pendientes de pago (por ejemplo, intereses a cobrar que todavía no se han
hecho efectivos); gastos pendientes (por ejemplo, salarios del mes corriente
que todavía no se han satisfecho); ingresos percibidos con antelación (por
ejemplo, cuando se recibe la cuantía de una suscripción por adelantado);
gastos que se realizan de una forma anticipada (el pago de la prima de un
seguro de riesgo); la depreciación (reconocimiento de que el coste de una
máquina debe amortizarse a lo largo de los años de su vida útil); inventarios
(valoración de los bienes almacenados y verificación de que la cantidad
almacenada coincide con la que se deriva de las cuentas); e impagados
(consiste en declarar una serie de cuentas pendientes de pago como de
dudoso cobro, de forma que se reconozca el posible quebranto en el futuro).
Quinto y sexto pasos. Una vez realizados los ajustes anteriores, el
contador público realiza un primer balance de comprobación de saldos,
adaptándolos con los ajustes anteriores (paso quinto). Cuando se han
actualizado todos los saldos se procede a redactar el balance y preparar la
cuenta de pérdidas y ganancias (paso sexto). Los saldos de las distintas
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cuentas proporcionan la fuente de datos para la contabilidad financiera y de
costes de la empresa.
Séptimo paso. El último paso consiste en cerrar las cuentas anuales,
transfiriéndolas a la cuenta de pérdidas y ganancias con el propósito de que
las cuentas que corresponden tan sólo a la actividad anual se anulan unas a
otras, para que los créditos y débitos del siguiente año fiscal reflejen en
particular la actividad fiscal de ese año.
Estados financieros
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Los estados financieros representan el producto final del proceso contable y
tienen por objeto, presentar información financiera para que los diversos
usuarios de los estados financieros puedan tomar decisiones eficientes y
oportunas. Ahora bien, la información financiera que tales usuarios requieren
se enfoca primordialmente en la:
a. Evaluación de la rentabilidad;
b. Evaluación de la posición financiera, que incluye su solvencia y liquidez;
c. Evaluación de la capacidad financiera de crecimiento;
d. Evaluación del flujo de fondos.
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De acuerdo con estas necesidades los estados financieros básicos son:
Estado de situación financiera o balance general. Muestra los activos,
pasivos y el capital contable a una fecha determinada. Está integrado por:
•Activo
•Pasivo
•Capital Contable
El activo representa todos los bienes de una empresa, como el efectivo en
caja y en bancos, las cuentas por cobrar a los clientes y otros deudores,
maquinaria, equipos de transporte y otros. La clasificación de los activos se
realiza de la siguiente manera:
•Activos circulantes que se integra por caja, bancos, cliente, cuentas por
cobrar a deudores diversos, inventarios, impuestos en favor de.
•Activos no circulantes a fijo que se integran como maquinaria y equipos,
bienes inmuebles.
•Activos diferidos que se integran como bienes y derechos que tiene la
empresa que no son físicamente medibles a saber los gastos de instalación,
rentas pagadas por anticipado.
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Los pasivos están integrados por todas las deudas que se tienen en la
empresa y están integrados por:
•Pasivos a corto plazo que son deudas que se deben cubrir antes de un año
como son los impuestos por pagar, las deudas con proveedores y otras
cuentas por pagar.
•Pasivo a largo plazo que son las deudas que se deben de cubrir a más de
un año como son los créditos hipotecarios.
El capital contable está integrado por las aportaciones de los socios, las
utilidades generadas en años anteriores y las reservas legales.
Estado de resultados. Muestra los ingresos, costos-gastos y la utilidad o
pérdida resultante en el período. Los elementos que integran este estado
financiero son:
•Ventas
•Devoluciones y rebajas sobre ventas
•Costos y gastos
•Utilidad bruta
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Estado de variaciones en el capital contable. Muestra los cambios en la
inversión de los propietarios durante el período. El presente estado
financiero se elabora tomando en cuenta las aportaciones de capital que se
hayan efectuado por ejercicio, disminuyendo las reducciones de capital para
llegar al capital actual de una empresa.
Estado de cambios en la situación financiera. Muestra la forma en que se
modificaron los recursos y las obligaciones de la empresa durante el
período; se elabora tomando los balances generales de dos períodos, y
comparándolos para determinar los recursos generados o utilizados durante
las operaciones de la empresa durante esos años.
Otros registros contables
Comprende una serie de registros que se señalan a continuación:
•Bienes de producción
•Registro de nómina
•Registro de las devoluciones y rebajas en ventas
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•Registro de comprobantes
•Registro de Cheques
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